Casos de xito Microsoft Sector Industria

Cepsa dinamiza la gestin de sus proyectos

Resumen
Pas: Espaa. Sector: Industria. Perfil del Cliente CEPSA es un grupo empresarial con amplia actividad nacional e internacional en el sector energtico. Exporta sus productos y desarrolla actividades de exploracin y produccin, as como de fabricacin y comercializacin en pases de los cinco continentes. Situacin La Unidad de Proyectos de Sistemas de Informacin de Cepsa, que ejecuta al ao unas 140 propuestas, decidi implantar una herramienta que ayudara a planificar, controlar y administrar cada uno de los procesos. Solucin Apostaron por Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) una aplicacin de gestin de proyectos interrelacionados. Beneficios Mayor control del portfolio de proyectos. Administracin y optimizacin de los recursos. Disposicin para aplicaciones futuras. Colaboracin entre los profesionales de la unidad. Integracin de metodologas avanzadas.

Elegimos Microsoft Office Enterprise Project Management por su capacidad para cubrir desde proyectos pequeos y de corto recorrido a grandes iniciativas.
Luis Felipe Barrio Silva, responsable de la Oficina Tcnica de la Unidad de Proyectos de Cepsa.

En el rea de Ejecucin de Proyectos de Sistemas de Informacin de Cepsa trabajan alrededor de 200 personas. Segn Miguel Canteli, responsable de Ejecucin de Proyectos de Sistemas de Informacin, todas estas pequeas unidades se encontraban dispersas, as que necesitbamos integrarlas para alcanzar un modelo avanzado de trabajo, ms asentado dentro de la organizacin. Para ello, apostaron por Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM), entre otros motivos, por la integracin de Microsoft EPM con Microsoft Windows SharePoint Services, que permita reaccin sencilla de microsites para cada proyecto y la posibilidad de escalar la solucin con aplicaciones propias en Microsoft .NET, afirma Miguel Canteli.

Necesitbamos un solo sistema que nos permitiera acceder con rapidez a la informacin. Y, sobre todo, que los datos fueran nicos: que lo que se ofrece a la prensa, se dice en el Congreso o se maneja en la gestin sea lo mismo.
Rafael Chamorro Marn, subdirector general de Tecnologas y Sistemas de la Informacin del Ministerio de Fomento.

Situacin
Cepsa, con una Unidad de Proyectos de Sistemas de Informacin que ejecuta al ao unas 140 propuestas, apost por dar un salto cualitativo dentro de la organizacin para organizar sus recursos y llevar a cabo actividades de negocio estratgicas de forma efectiva. Para hacerlo precisaba la implantacin de una herramienta que ayudara a planificar, controlar y administrar cada uno de los procesos. La firma se plante la necesidad de crear una nueva unidad que fundiera las diferentes secciones dedicadas al desarrollo, implantacin y mantenimiento de aplicaciones. La estructura de estos departamentos se constitua bsicamente en bloques especializados segn grandes reas (fabricacin, administracin, investigacin operativa, etctera), declara Miguel Canteli Fernndez, responsable de Ejecucin de Proyectos de Sistemas de Informacin de Cepsa. En estas reas trabajaban alrededor de 200 personas, de las cuales prcticamente un centenar conformaba el ncleo estable de recursos humanos, mientras que la otra mitad englobaba a los colaboradores. Segn Miguel Canteli, todas estas pequeas unidades se encontraban dispersas, as que necesitbamos integrarlas para alcanzar un modelo avanzado de trabajo, ms asentado dentro de la organizacin.

Solucin
Cepsa apost por Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) por varias razones. Segn explica Luis Felipe Barrio Silva, responsable de la Oficina Tcnica de la Unidad de Proyectos de Cepsa, cuando se cre la Unidad de Proyectos se barajaron varias opciones a la hora de apostar por una herramienta de trabajo: Microsoft EPM fue seleccionada por varios motivos. El primero es que ya contbamos con un conocimiento adquirido de la solucin sobre la que trabaja, Microsoft Project, lo que haca ms sencilla la

implantacin. El segundo, su capacidad para cubrir desde proyectos pequeos y de corto recorrido a grandes iniciativas. El proceso de implantacin en la Unidad de Proyectos fue algo natural, segn declara Barrio. Para Canteli, no se debe banalizar esta solucin, ya que hay gente que puede llegar a compararla con Excel, un concepto muy diferente. Microsoft EPM es una aplicacin de gestin de proyectos interrelacionados de una organizacin, y como toda solucin usada por un colectivo, es compleja, asegura. Antes de la implantacin, la Unidad de Proyectos de la empresa mantuvo seis meses la versin antigua de Microsoft Project y, tras un estudio exhaustivo, se apost por dar el salto. La integracin de Microsoft EPM con Microsoft Windows SharePoint Services, que permita la creacin sencilla de microsites para cada proyecto y la posibilidad de escalar la solucin con aplicaciones propias en Microsoft .NET, nos convenci, afirma Canteli. A partir de ese momento, la Unidad se puso manos a la obra y comenz la migracin. Una vez superada la fase de implantacin, la Unidad de Proyectos de Cepsa opt por vincular Microsoft EPM con la metodologa propia de los proyectos de Cepsa, tal y como afirma Miguel Canteli. El objetivo era integrar los procesos de trabajo de todas las iniciativas mediante unas plantillas preconfiguradas en Infopath que gestionaron todos y cada uno de ellos, siempre en funcin de unos parmetros establecidos desde la Unidad. T puedes ofrecer una ideologa que identifique cada uno de los elementos de un proyecto, pero al final debes proporcionar una solucin que la sustente, que incluso la llegue a imponer, asegura Canteli. La combinacin de Microsoft EPM, las aplicaciones desarrolladas por la propia Unidad y el resto de programas (como Windows SharePoint Services) permiten a la Direccin de Sistemas de Informacin de Cepsa contar con una visin general de su

porfolio de proyectos, as como establecer polticas concretas de trabajo. Para Miguel Canteli, la metodologa y la colaboracin son los factores ms importantes. La primera se relaciona con la inteligencia de la aplicacin, que establece comportamientos en funcin de los parmetros marcados y de los propios conocimientos de la solucin. La segunda ofrece la posibilidad de actuar de modo remoto y con varios equipos de trabajo al mismo tiempo en los microsites generados para cada proyecto, lo que agiliza las operaciones y maximiza el rendimiento de la Unidad, que gestiona anualmente ms de 140 proyectos.

Beneficios
Microsoft Office Enterprise Project Management Solution proporciona una infraestructura con la que Cepsa gane visibilidad, introspeccin y control de su portfolio de proyectos, mejore su productividad y calidad y reduzca sus ciclos de tiempo y costes: -Administracin de proyectos como portfolios colectivos. Gracias a Microsoft EPM, Cepsa puede administrar de forma efectiva su portfolio de proyectos, identificar problemas, establecer prioridades e invertir en acciones que estn en lnea con su estrategia corporativa. Evaluacin del estatus de los proyectos. Tambin se pueden registrar procesos de riesgo a travs de informes grficos que despliegan mtricas de negocio clave. Asimismo, es posible integrar datos de Microsoft Project como elementos web, junto a otra informacin crtica, para ofrecer una visin ms completa del negocio. El resultado es una mayor profundidad en los proyectos, la identificacin de tendencias y reas de problemas y una mejor comprensin del impacto y evaluacin de las estrategias emprendidas para mitigar los riesgos mediante la utilizacin de modelos.

Administracin y optimizacin de los recursos. Planificar la disposicin de personas a travs de la organizacin es complejo. La informacin es generalmente controlada desde diversas reas, lo que hace difcil determinar necesidades de recursos a corto y largo plazo de una manera precisa. Sin un entendimiento completo de las habilidades y disponibilidad del equipo, una organizacin no puede contratar estratgicamente, desplegar o desarrollar recursos que satisfagan sus necesidades. Microsoft EPM proporciona poderosas capacidades de administracin de recursos para ayudar a lograr el mejor retorno de la inversin (ROI) de los empleados. Control de plazos de entrega y salud de los proyectos. Ya sea proporcionando productos o servicios, todas las organizaciones necesitan cumplir sus calendarios, sus presupuestos y las expectativas de sus accionistas. Para mantener la satisfaccin y el inters de los clientes, Microsoft EPM ayuda a reducir los ciclos de tiempo, minimizar los costes y controlar la calidad. Estas iniciativas requieren personal preparado, procesos estandarizados y tecnologa superior. Metodologas avanzadas integradas. Para llevar a cabo todos los proyectos, es necesario establecer polticas a seguir por cada uno de los integrantes de la Unidad. El objetivo es crear metodologas estandarizadas para que todos los miembros acaten las normas y sigan el procedimiento de un modo preestablecido. Ms y mejor colaboracin entre los profesionales de la unidad. La solucin proporciona una infraestructura que fortalece la colaboracin y contabilidad sobre todos los niveles de la organizacin. Al mismo tiempo, se refuerza la asistencia a travs de la empresa para lograr una mejor productividad. La interrelacin efectiva es esencial para lograr el xito de un proyecto. Con procesos de comunicacin claros, los miembros del equipo pueden compartir

Para ms Informacin
Para ms informacin sobre los productos y servicios de Microsoft llame al telfono de Atencin al Cliente: 902 197 198. Para acceder a ms informacin sobre los productos y servicios de Microsoft para grandes organizaciones, consulte nuestra Web: www.microsoft.com/spain/enterprise Para ms informacin sobre los productos y servicios de Cepsa, visite su Web: www.cepsa.com

conocimientos, trabajar juntos para completar tareas y responder rpidamente a los cambios, afirma Luis Felipe Barrio.

Soluciones Microsoft para el sector Industria

Las empresas de fabricacin deben competir en un entorno cada vez ms global. Su xito depende de encontrar cada vez mayores eficiencias a travs de la empresa, al tiempo que desarrollan una mayor agilidad para reaccionar a las oportunidades de mercados locales y globales. La tecnologa de Microsoft y sus partners ayudan a responder mejor a estos desafos. Las soluciones Microsoft ofrecen un gran valor aadido a los fabricantes que se encuentran bajo la presin de generar mayores retornos de sus activos. Este foco en la eficiencia se extiende a todas las reas funcionales crticas: desde acelerar el ciclo de desarrollo de los productos a acelerar la cadena de valor, optimizar las operaciones de produccin y generar nuevas oportunidades de negocio. Para ms informacin sobre las soluciones de Microsoft para el sector Industrial, consulte www.microsoft.com/spain/enterprise/sector es/industria/default.mspx

Software y Servicios

Productos Microsoft Office Enterprise Project Management Windows SharePoint Services

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