Licda. Nora Mara Reiner Alvarado, MSc.

PRESUPUESTOS CAPTULO 1
El Modelo de Planeacin y Control de Utilidades PCU

Texto: Licda. Nora Mara Reiner Alvarado, MSc. Presupuestos, Gua Aplicada a Tres Modelos, Edicin 2013, Universidad Galileo

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El Modelo PCU: Segn los autores Welsch, Hilton, Gordon y Rivera

Constituye una herramienta de previsin y control

utilizada por empresas para alcanzar ciertas metas y objetivos. Comprende el desarrollo de: 1) Los objetivos generales de la empresa 2) Las metas de la compaa 3) Un plan estratgico de largo plazo 4) Un plan tctico de corto plazo 5) Un sistema de informes de desempeo 6) Procedimientos de seguimiento.

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Segn el modelo PCU

UN PRESUPUESTO NO ES:
Un conjunto de cdulas cuantitativas que

pueden ser completadas por un contador

NI TAMPOCO:
Un modelo matemtico que se desarrolla

mediante la programacin de computadoras

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Se puede entender como:

Un Presupuesto o el modelo PCU significan plasmar en trminos monetarios las decisiones de la alta administracin para un perodo de tiempo, con el fin de alcanzar sus metas y objetivos. Constituye un proceso participativo que involucra desde la alta administracin hasta los niveles operativos

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Fases del Proceso

Consta de 2 fases: 1) PLANEACIN
Preparacin: Anlisis de la Situacin Actual: Dnde estoy? Anlisis FODA Plan Sustantivo: Parte explicativa del plan Objetivos, metas y estrategias Plan Financiero: Parte numrica del plan Plan estratgico (2 5 aos) Plan tctico (12 meses)

2) CONTROL
Informes de Desempeo Seguimiento

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Fases del Proceso

Fases

Etapas

Actividades de la PCU Situacin Actual: Dnde est la empresa. Anlisis del entorno: Identificar y evaluar variables externas no controlables por la administracin. Anlisis de la empresa: Variables internas. Objetivos Generales: A dnde quiere estar la empresa en el largo plazo. Metas: Planes concretos que se desea lograr en un plazo definido. Estrategias: Cursos de accin a seguir para alcanzar las metas. Plan Estratgico de largo plazo: 2-5 aos: Ventas, costos y utilidades. Inversiones y adiciones de capital Plan Tctico de corto plazo: 12 meses, Operativo y Financiero Informes comparativos de ejecucin versus la planeacin Retroalimentacin y recomendaciones de acciones correctivas

Participante

Plazo

Preparacin

Alta administracin

Proceso Continuo

Planeacin

Alta administracin Alta administracin y Gerencia General Alta administracin y Gerencia General Gerencia General y Gerencias de Nivel Medio Jefes Operacionales Contabilidad/ Presupuestos Gerencias de lnea Largo Plazo

Plan Sustantivo

Plan Financiero

Largo plazo Corto plazo Mensual, trimestral Mensual, trimestral

Control

Informes de Desempeo Seguimiento

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Requisitos para Implantar un sistema de PCU

1. Debe existir un compromiso de la alta administracin 2. Debe existir un sistema de contabilidad por centros

de responsabilidad
Para empresas que no cuenten con un sistema de contabilidad por reas se debe disear uno.

3. Se requiere la formacin de un Comit de 4. 5. 6. 7.

Presupuestos Deben fijarse metas realistas y reflejar planes alcanzables Debe existir plena formalidad en los planes Debe existir un Manual de Presupuestos Deben proporcionarse Informes de Desempeo

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El Comit de Presupuestos
Lo deben integrar: El Gerente General: Sirve de enlace entre la alta administracin y el Comit para comunicar los planes a largo plazo y polticas sobre las cuales se ha de basar los presupuestos. El Contralor / Director de Presupuestos: Es responsable por la organizacin del sistema y la calendarizacin de actividades para la implantacin y ejecucin del sistema presupuestal. Gerentes y Jefes de Departamentos: Coordinan y supervisan la elaboracin del Presupuesto Parcial correspondiente a cada una de sus reas.
Ventas Compras Produccin Personal o RRHH Etc.

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Manual de Presupuestos
Comunica a todos los integrantes los objetivos del

proceso Revela el compromiso de la alta direccin Define las funciones y responsabilidades para los participantes del proceso Especifica fechas lmite para entregar los presupuestos Se estandarizan procesos mediante formas prediseadas Contiene instructivos y procedimientos para elaborar los presupuestos Se simplifica la consolidacin de la informacin para obtener el Presupuesto Maestro.

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El modelo PCU no es una frmula mgica que

conduce al xito, pero s es un programa que ayuda a la administracin a desempear su funcin de planificacin al desarrollar un plan estratgico de largo plazo y un plan tctico a corto plazo enfocado al logro de sus metas y objetivos. El programa PCU ayuda a la administracin a ejecutar su funcin de control al comparar la puesta en marcha de los planes con los resultados reales y medir su desempeo.

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Ejemplos de un Plan Sustantivo

Modelos de Empresas Objetivos Generales Industrial Producciones Globo, S.A. Ser una compaa competitiva en crecimiento que opera con una filosofa positiva de vida. Crear condiciones que mejoran el nivel de vida de los trabajadores y la sociedad. Incrementar el volumen de unidades vendidas en 20% Mantener en el siguiente ao una Utilidad Neta del 10% Terminar proyecto de ampliacin del taller de produccin. Comercial BBB, S.A. Aumentar la participacin de mercado. Posicionarse como una tienda de departamentos. Servicios SEISA, S.A. Aumentar la competitividad en la venta y servicios de tecnologa Aumentar el mercado en el rea de diseo de sitios web Brindar motivacin positiva a los empleados

Metas

Aumentar sus ingresos por ventas en 12% como mnimo en el siguiente ao Mantener un margen bruto de ganancia de 9% como mnimo sobre las ventas netas.

Estrategias

Introducir el producto Y para el ao 20X2 Expandir sus operaciones a una nueva rea geogrfica (rea 2) Instituir programas de motivacin y capacitacin tcnica

Introducir una nueva lnea de ventas (Hogar) en el segundo semestre del ao Promover la nueva lnea en diferentes medios Manejar precios de introduccin especiales

Aumentar sus ingresos en 15% mnimo el prximo ao Mantener un margen neto sobre ventas totales mnimo del 20% Iniciar proyecto de renovacin de instalaciones a terminarse en 20X2. Introducir una nueva lnea de ventas de equipo (cmaras de vigilancia) como un departamento separado Realizar una revisin y nivelacin de los sueldos de empleados.

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El Presupuesto Personal
El modelo PCU puede aplicarse a su hogar o de manera

personal, ya que el proceso es el mismo que en las empresas.

Fase Etapa Preparacin P la n e a c i n Plan Sustantivo Plan Financiero Desempeo C o n tro l Seguimiento Actividad Anlisis de su situacin actual Dnde estoy? Consideracin de variables externas que tendrn impacto en su presupuesto. Establecimiento de objetivos y metas personales y financieras Dnde Quiero Estar? Traduccin a trminos monetarios de las metas personales y financieras; elaboracin del presupuesto de ingresos y gastos fijos y variables Supervisin y observancia de sus patrones de gastos Comparacin entre su presupuesto y lo acontecido en la realidad Evaluacin del desempeo observado y toma de medidas correctivas encauzadas al logro de sus metas.

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Elaboracin de su Presupuesto Personal

Fase de Planeacin Preparacin del Presupuesto
Anlisis de su Situacin Actual--Dnde estoy?

Identificar todas sus fuentes de ingresos y gastos, por superfluos que parezcan. Llevar un registro detallado de los ingresos y gastos reales durante un mes o de varios meses para establecer promedios y hacer estimaciones.

Identificacin de Variables Externas que Tendrn

Impacto en su Presupuesto
Cambios en la legislacin laboral o fiscal, tasas de inters, tasa de inflacin, tipos de cambio, aumentos en precios de ciertos productos.

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Pasos Sugeridos para Establecer su Situacin Actual

1) Identifique sus fuentes de ingreso y regstrelas en una

hoja. Considere como fuente de ingreso solo aquel que es real y fijo y no
producto de la especulacin ni el azar.

2) Lleve un registro de sus gastos diarios, luego revise las

listas y agrpelas por categora de gasto. 3) Totalice sus gastos ya categorizados, por semana y luego por mes. 4) Asigne prioridad a sus gastos y ordnelos de los ms a los menos importantes.
5) 6) 7)

Reste los gastos de los ingresos totalizados por mes y observe el resultado. Al tener este registro de varios meses establezca promedios en los diferentes rubros de ingresos y gastos. Evale qu gastos son necesarios y cules puede reducir o eliminar.

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Ejemplo
Tabulacin de Ingresos y Gastos Reales de Billy
INGRESOS Sueldo Base Aguinaldo Comisin TOTAL INGRESOS GASTOS Cuota Universidad Comida Contribucin Alquiler Gasolina Medicinas Celular Reparaciones Ropa Entretenimiento TOTRAL GASTOS Ingresos Gastos Prioridad oct-12 4000 500 4500 1 2 3 4 5 6 7 8 9 700 1000 1000 300 0 200 0 300 250 3750 750 nov-12 4000 200 4200 700 1200 1000 320 0 200 600 0 0 4020 180 dic-12 4000 4000 800 8800 700 1500 1000 350 1200 200 0 500 500 5950 2850 Promedio 4000 500 4500 700 1233 1000 323 400 200 200 267 250 4573 -73

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Plan Sustantivo
Establecimiento de objetivos y metas--Dnde quiero

estar? Pasos Sugeridos para la Fijacin de Metas 1. Liste sus metas de acuerdo a las categoras definidas en sus objetivos 2. Asigne prioridad a sus metas y ordnelas de las ms a las menos importantes 3. Defina un plazo para cada una de sus metas 4. Establezca una declaracin de accin a tomar para el logro de cada meta (estrategia) 5. Analice cada meta y defina para cada una:
1. 2.

Qu podra estar haciendo ahora mismo para el logro de esa meta Qu recursos son necesarios para cada curso de accin fijado

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Ejemplo
Declaracin de Objetivos Generales
Educativos: Billy tiene como objetivo principal terminar su carrera de

ingeniera civil lo antes posible y dedicarse al ejercicio de su profesin. Sociales/Familiares: Luego de establecerse como profesional, el objetivo de Billy es contraer matrimonio y formar una familia. Econmico-Financieros: Al establecerse como profesional y formar una familia, Billy tiene como objetivo la construccin de su casa propia.

Fijacin de Metas y Estrategias

Prioridad 1 Objetivos Graduarse Metas Terminar la carrera el siguiente ao Establecer compromiso en 6 meses Tener el enganche de un terreno en 5 aos Plan Accin (Estrategia) Tomar cursos inter-ciclo y de vacaciones para adelantar clases Ahorrar Q3000 para comprar anillo Ahorrar Q100,000 Recurso Q2000

2 3

Casarse Construir casa

Q500/mes Q1667/mes

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Plan Financiero: Elaboracin del presupuesto de ingresos y gastos Coloque en un formato sus ingresos y gastos

identificados en el anlisis de su situacin actual Las prioridades asignadas en el paso anterior le permiten diferenciar los gastos necesarios de los no necesarios y decidir cules se pueden eliminar o suspender temporalmente

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Ejemplo
Presupuesto de Billy
INGRESOS Almacn TV Shack Comisin TOTAL INGRESOS GASTOS Gastos Regulares Ahorro Alimentacin Alquiler Celular Educacin Gasolina y Lubricantes Total Gastos Regulares Otros Gastos: Entretenimiento Imprevistos Ropa / Accesorios Total Otros Gastos TOTAL GASTOS RESULTADO (Ingresos-Gastos) MES 1 4000 500 4500

Identificacin de Variables Externas: 10% aumento en precios de alimentos y gasolina

300 1356 1000 200 700 355 3911 0 200 0 200 4111 389

Para reunir los Q2000 que Billy necesita, asign Q300/mes de ahorro.
Identific Ropa y Entretenimiento como gastos no necesarios, por lo cual les coloc cero.

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Fase de Control
Evaluacin del Desempeo Supervisin y observancia de sus patrones de gasto Conocer sus hbitos de gasto para encontrar patrones. Cmo decide lo que compra? Se podra catalogar usted como un comprador impulsivo? sus decisiones son cuidadosamente estudiadas previamente? Se deja guiar o influenciar por la publicidad o la moda? Qu factores piensa que son influyentes a la hora de comprar? Comparacin entre su presupuesto y lo acontecido en la

realidad
Registro de datos reales y calculo de la variacin entre el presupuesto y lo real, para los ingresos y los gastos. Identificacin de las variaciones. En qu conceptos gast menos de lo que plane? En qu conceptos gast ms? Qu tipo de circunstancias originaron que gastara de ms?

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Ejemplo
Presupuesto Personal de Billy Presupuesto Mes 1 Real Mes 1 Diferencia (Real - Presupuesto)

INGRESOS Almacn TV Shack Comisin TOTAL INGRESOS GASTOS Gastos Regulares Ahorro Alimentacin Alquiler Celular Educacin Gasolina y Lubricantes Total Gastos Regulares Otros Gastos: Entretenimiento Gastos Mdicos/Medicinas Imprevistos Ropa / Accesorios Total Otros Gastos TOTAL GASTOS RESULTADO (IngresosGastos)

4000 500 4500

4000 400 4400

0 (100) (100)

300 1356 1000 200 700 355 3911 0 200 0 200 4111 389

200 1340 1000 250 700 360 3850 0 500 0 500 4350 50

(100) (16) 0 50 0 5 (61) 0 500 (200) 0 300 239 (339)

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Ejemplo Desempeo Real Vs. Presupuesto Mes 1

En sus ingresos: Su ingreso por comisin fue

menor que su presupuesto. En sus gastos: El pago del celular fue mayor que el presupuesto, as como la gasolina. Pero el gasto de mayor impacto fue un imprevisto de gastos mdicos por Q500, lo cual caus que su ahorro tuviera que reducirse en Q100. Esto hizo que Billy tuviera que revisar el presupuesto y realizar algunos ajustes.

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Seguimiento Evaluacin del desempeo observado y

toma de medidas correctivas encauzadas al logro de sus metas. Al identificar los conceptos donde sus variaciones son desfavorables, le da a usted una pauta de cunto se est desviando de su presupuesto y alejando de sus metas. Analcelas y replantelas, o tome la decisin de enmendar el error.

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Ejemplo Seguimiento Mes 2

Para el siguiente mes: Billy redujo sus comisiones presupuestadas en Q100 Asign Q300 para cubrir imprevistos Redujo el ahorro previsto en Q100. Observe el Ejemplo de Desempeo Real Vs. Presupuesto del Mes 2. Aunque tuvo imprevistos, al reorganizar sus gastos pudo continuar ahorrando los Q300 presupuestados originalmente, situacin que lo reencauz hacia el logro de su meta.

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Ejemplo Desempeo Real vs. Presupuesto Mes 2

Presupuesto Personal de Billy Presupuesto Mes 2 Real Mes 2 Diferencia (Real - Presupuesto)

INGRESOS Almacn TV Shack Comisin TOTAL INGRESOS GASTOS Gastos Regulares Ahorro Alimentacin Alquiler Celular Educacin Gasolina y Lubricantes Total Gastos Regulares Otros Gastos: Entretenimiento Imprevistos Ropa / Accesorios Total Otros Gastos TOTAL GASTOS RESULTADO (IngresosGastos)

4000 400 4400

4000 500 4500

0 100 100

200 1474 1000 250 700 360 3984 0 300 0 300 4284 116

300 1360 1000 250 700 350 3960 0 200 0 200 4160 340

100 (114) 0 0 0 (10) (24) 0 (100) 0 (100) (124) 224

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Reflexiones y Sugerencias
La mayora de millonarios no llevan vidas salvajes y

emocionantes. Son gente comn y corriente que trabajan duro, ahorran mucho, son econmicos y pueden dar cuenta de cada centavo. Usted tambin puede amasar una pequea fortuna al tener un orden y racionalizar sus gastos. Considere el concepto de retrasar la gratificacin. El retrasar la gratificacin significa sacrificar algo hoy para poder disfrutar despus de un futuro financieramente sano.

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El secreto para alcanzar la seguridad financiera es relativamente sencillo:

No gaste ms de lo que gana. Priorice sus gastos. Revise sus metas y prioridades de gastos. Considere eliminar los gastos no necesarios. Guarde dinero para emergencias. Concntrese en ahorrar para adquirir las cosas que realmente necesita o desea. No se deje llevar por la publicidad o los medios, ellos tienen su propio objetivo que es el sacarle el dinero a usted, hacindole pensar que le estn ayudando. Planee para el da en que ya no pueda generar ingresos o simplemente desee retirarse.

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Vivir con un Presupuesto

Puede parecer una tarea imposible de cumplir, sin

embargo no es tan difcil como aparenta. Realmente slo significa un cambio en sus hbitos de vivir y por lo tanto de gastar. Algunas sugerencias incluyen:
Congelar sus compras temporalmente Evitar la tentacin de ir de compras a centros comerciales Establecer la diferencia entre una necesidad y un antojo Utilizar listas para sus necesidades y comprar slo lo que est en la lista Si no puede manejar sus tarjetas de crdito sin que signifiquen deudas, guardarlas temporalmente (no utilizarlas)

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Otras sugerencias para ayudarle a ahorrar en un hogar incluyen:

Preparar los alimentos en casa en lugar de comer fuera Evitar el desperdicio de alimentos perecederos Comparar precios y comprar lo ms favorable Aprovechar ofertas slo cuando estn dentro de sus necesidades o sean productos que va a utilizar de todos modos Comprar productos duraderos de alta calidad cuando estn dentro de sus prioridades Buscar alternativas a gastar

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Revise su presupuesto peridicamente y en

especial cuando observe algn cambio sustancial en su situacin, como por ejemplo: Si su ingreso aumenta o disminuye considerablemente Si sus gastos aumentan o disminuyen considerablemente Si su familia cambia de tamao Si recibe alguna herencia o algn otro regalo Si alguna de sus metas cambia de alguna forma