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Direccin General de Programacin Institucional y Gestin de las Organizaciones Lic. Susana Ponce
Redaccin: Asesora Legal Magali Escudero Asesora Legal Mara Milagros Badaloni
Aspectos prcticos
Elaboracin del estatuto..................................................................................................................... Pg. 17 Tramites necesarios para obtener la personeria juridica...................................................... Pg. 18 Bibliografia.............................................................................................................................................. Pg. 22
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INTRODUCCIN
En la actualidad, es cada vez ms creciente el nmero de Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC) que participan de manera activa en diferentes mbitos sociales (barrios, escuelas, entre otros). A su vez, hemos detectado que en su mayora desarrollan actividades fuera del marco legal que las dotara de existencia formal. Esa situacin no impide de manera alguna que cumplan sus objetivos, pero debemos tener en cuenta que si la asociacin no se enmarca dentro de ciertos parmetros formales probablemente no podr optimizar sus recursos, lograr la totalidad de sus fines y extender su actuacin fuera de un mbito primario de accin. El presente cuadernillo fue elaborado por primera vez, en el ao 2008, por el grupo de trabajo de la Subsecretara de Relaciones Institucionales de la Provincia del Chubut en el marco del Programa de Fortalecimiento de las Organizaciones de la Sociedad Civil con el fin de que sea una herramienta bsica de trabajo para aquellas Asociaciones que pretendan constituirse de una manera formal conforme a la legislacin vigente. Es decir, dar nacimiento legal a una organizacin superando la voluntad de sus miembros (personera jurdica). El presente trabajo les ser de ayuda para transitar los pasos administrativos para conseguirla.
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ASPECTOS TEORICOS
CONFORMANDO UNA ASOCIACION CIVIL
En primer lugar y para ubicarnos en un contexto adecuado de anlisis, debemos tener en cuenta que el derecho a reunirnos con otras personas para lograr fines comunes se encuentra contemplado en nuestra Constitucin Nacional, la misma establece que: Todos los habitantes de la Nacin gozan de los siguientes derechos conforme a las leyes que reglamenten su ejercicio, a saber: () de trabajar y ejercer toda industria lcita; de navegar y comerciar; de peticionar a las autoridades; de entrar, permanecer, transitar y salir del territorio argentino; de publicar sus ideas por la prensa sin censura previa; de usar y disponer de su propiedad; de asociarse con fines tiles; de profesar libremente su culto; de ensear y aprender (artculo 14). Asmismo, a partir de la reforma constitucional de 1994 se han reconocido los llamados intereses difusos, bajo la calificacin de derechos de incidencia colectiva en general, legitimando al afectado, el defensor del pueblo y las asociaciones que propendan a esos fines, registradas conforme a la ley, para obrar ante los tribunales de justicia (artculo 43). Por otra parte, la Constitucin de nuestra provincia contempla que: Todos los habitantes de la Provincia gozan de los derechos y garantas reconocidos por la Constitucin Nacional y la presente, con arreglo a las leyes que reglamentan su ejercicio. En especial, gozan de los siguientes derechos: () A asociarse y reunirse sin permiso previo, con fines tiles y pacficos (....) (artculo 18 inciso 7). Queda asegurada en la Provincia la constitucin de asociaciones que no contraran el bien comn, el orden pblico o la moral. Sus estructuras internas deben ser democrticas y pluralis-
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tas. Slo pueden ser intervenidas conforme a la ley y tienen los recursos correspondientes ante la justicia. Ninguna asociacin es disuelta en forma compulsiva sino en virtud de sentencia judicial (artculo 37). Se fomenta la formacin de cooperativas y mutualidades sobre la base de la cooperacin libre sin fines de lucro; las que as se constituyan y funcionen estn exentas de impuestos. El Estado fiscaliza el cumplimiento de sus fines (artculo 87). El Cdigo Civil argentino habilita, entre otros, la formacin de los siguientes tipos jurdicos de organizaciones: a) Asociacin de Hecho. b) Simples Asociaciones. c) Asociacin Civil. d) Fundacin. A continuacin desarrollaremos las principales caractersticas de cada uno de ellos.
a) Asociaciones de hecho:
Son aquellas que carecen de elementos formalizantes. No tienen reconocimiento del Estado ni estn sujetas a regulaciones. Su nacimiento responde a un estricto acto privado de un grupo de personas, que unidas bajo un proyecto comn, deciden crear un ente para llevarlo adelante y cumplir sus objetivos. No cuentan con ningn elemento formal para su funcionamiento.
b) Simples Asociaciones:
Son aquellas asociaciones que no tienen existencia legal como personas jurdicas. Son sujetos de derecho siempre que la constitucin y designacin de autoridades se acrediten por escritura pblica o instrumento privado de autenticidad certificada por escribano pblico. De lo contrario los asociados y administradores de la asociacin responden de manera solidaria por los actos de sta.
c) Asociaciones civiles:
Estn definidas por el Cdigo Civil. Para funcionar como tales deben solicitar la personera jurdica al Estado. Presentan los siguientes rasgos distintivos: - Tienen por objeto principal el bien comn. - Deben poseer patrimonio propio. - Su Estatuto debe permitirles adquirir bienes. - No deben subsistir exclusivamente de asignaciones del Estado. - No persiguen fines de lucro. - Son de asociacin voluntaria. Este carcter implica que se trata de organizaciones integradas por socios, que unidos bajo una finalidad comn actan a favor desde y para la organizacin.
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Denominaciones de uso corriente: Organizaciones de colectividades, sociedades de fomento, bibliotecas populares, academias nacionales y centros de investigacin, Organizaciones no gubernamentales (ONGs), Organizaciones de base.
d) Fundaciones:
Se encuentran previstas en el Cdigo Civil. Adems tienen su propia regulacin a partir de la ley 19.836. La misma nos define sus rasgos distintivos: - Se forman a partir del aporte humano de una o ms personas, destinado a hacer posible sus fines (de bien comn). - No tienen socios, pues sus fundadores suelen reservarse el derecho de administrar y dirigir los destinos de la institucin.
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1. El objeto social
Una buena manera de trabajar es que el grupo de personas que conformar la organizacin se rena de manera previa y elabore un pequeo borrador, simple y sencillo, de los principales objetivos que se pretenden cumplir con la organizacin. El estatuto entre otras funciones determina: a. La capacidad jurdica de la organizacin: la Asociacin podr hacer slo aquello que el objeto social enumere. b. Refleja valores que movilizan a sus integrantes. c. Representa la base desde la cual puedan redactarse la misin, la visin y los objetivos estratgicos. d. Debe ser redactado de manera amplia, no obstante no debe tener incisos de ms. e. Tiene que enumerar objetivos de manera precisa y permitir a cualquier tercero comprender el objeto central de la organizacin. f. No debe contener expresiones de deseos, ni dejar lugar a falsas interpretaciones (en ese sentido no se recomienda la incorporacin de etcteras).
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3. Decidir cul ser el domicilio legal y dnde estar ubicada la sede social
El domicilio desde el punto de vista de las Asociaciones puede ser clasificado de la siguiente manera: 1) El domicilio Legal: representa la ubicacin donde la organizacin tiene sus autoridades, sus documentos. Adems es el lugar donde se cursan las documentaciones, notificaciones y es el domicilio que la organizacin utiliza en cada uno de los contratos o convenios que firma. En los hechos, constituye un domicilio que muchas veces cumple un rol formal (es decir: no siempre el domicilio legal es aquel en que se realizan las actividades). Este domicilio es definido por la asamblea constitutiva, figura en el acta y muchas veces en el propio estatuto. Igualmente, sobre este ltimo punto recomendamos que no se incluya el domicilio exacto en el estatuto, ya que en caso de necesidad de cambiarlo ser necesario reformar el estatuto. Por eso, preferimos el uso en el texto del estatuto de la frmula () asociacin civil con domicilio en la Ciudad de Rawson () y denunciar s, el domicilio exacto en el acta constitutiva.
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2) Sede social o domicilio social: es el espacio donde efectivamente se realizan las actividades. Por lo general es all donde se renen los socios; donde la organizacin tiene sus activos; sus archivos; donde se entrevistan o capacitan los voluntarios; y muchas veces donde se desarrollan sus actividades. En la mayora de los casos, ambos domicilios coinciden e incluso en muchos casos es la casa de uno de los fundadores, socios o voluntarios. Deben tener en cuenta que el domicilio que se fije en la Inspeccin General de Justicia, AFIP-DGI o Convenios se reputa vlido hasta tanto no informen lo contrario por lo que es de suma importancia que todo lo que se reciba en ese domicilio llegue rpidamente a manos de los miembros de la comisin directiva y en caso de cambio lo informen rpidamente a cada uno de los organismos.
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comienda que al menos sean 20 aos. Tienen los mismos derechos que los socios activos pero no deben abonar cuotas sociales. Socio Adherente: Es una categora que se utiliza para aquellas personas que an no cumplieron el tiempo necesario para ser socios activos; o para aquellos que solo desean adherir a la institucin, sin participar activamente. Pueden abonar cuotas sociales. Disfrutar de los beneficios sociales. Participar de las asambleas con voz pero sin voto.
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se dilucida de la siguiente forma: Ascendemos hasta llegar al ms prximo antepasado comn con la otra, y luego bajar por la lnea recta descendente que une a este antepasado con la otra cuyo parentesco con la primera se mide. Por lo tanto dos hermanos son parientes en segundo grado de consanguinidad en lnea colateral. Ejemplos El parentesco entre dos primos hermanos?. Ascendemos al antepasado comn, que sera el abuelo de ambos y descendemos hasta el primo hermano, entonces tenemos que el grado de parentesco sera el de 4 grado de consaguinidad lnea colateral. Un to y un sobrino?. Son parientes en tercer grado, ya que si subimos hay un grado del to a su padre, que es el abuelo del sobrino, y bajando dos grados de abuelo a nieto, por lo tanto son parientes en tercer grado de consaguinidad en lnea colateral. El PARENTESCO DE AFINIDAD tambin se mide por grados. Es decir, el cnyuge se encuentra en el mismo grado de afinidad respecto de los parientes de sangre de su esposo, que ste de consaguinidad. Ejemplo qu parentesco de afinidad existe entre un hermano del esposo con respecto a la esposa? Sera de segundo grado de afinidad.
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Entre sus principales funciones se destacan la de fiscalizar el funcionamiento de la OSC, controlar el accionar de la Comisin Directiva y velar por la legalidad administrativa financiera, dictaminar sobre la memoria, el inventario y el balance, convocar a Asamblea en caso de necesidad o urgencia, asumir la direccin de la Asociacin en casos extremos. Su perodo de gestin suele ser dos aos, pero nada impida que sea 1, 3 o ms aos. Anualmente debe realizarse un informe de fiscalizacin para elevarlo a la IGJ, ste ser confeccionado por el Revisor Titular. Adems, por cada reunin debe elaborarse un acta que ser integrada luego al Libro de Actas y esa tarea le corresponde al secretario, pero tambin a la Comisin toda en su elaboracin y continuidad.
Asambleas
La Asamblea representa el rgano soberano de la Asociacin Civil. Es el espacio que sintetiza las ideas, la historia, los objetivos y la voluntad de los socios. Constituye el momento en el que se toman las decisiones ms trascendentes de la Institucin. Las asambleas deben celebrarse respetando algunos aspectos estatutarios: - Debe convocarse a todos los socios con derecho a voz, a voto, o a ambos. - La convocatoria debe hacerse respetando un plazo previo. - Debe enviarse con dicha antelacin el orden del da por circulares, respetando luego dicho temario en la reunin. En los casos en que no se haya convocado en tiempo y forma debern expresarse los motivos que retardaron la convocatoria. - Pueden celebrarse siempre y cuando exista el qurum bsico (ms de la mitad de los socios con derecho a voto mayora absoluta-) o dependiendo del tema que se trate, las mayoras especiales. Existen dos tipos de asambleas: 1) Asambleas Ordinarias: a. Elegir miembros de los rganos sociales (Comisin Directiva y Revisora de Cuentas). b. Aprobar la gestin de la Comisin Directiva sus integrantes no podrn votar sobre su propia gestin. c. Resolver las sanciones aplicadas por la Comisin Directiva y recurridas por el socio sancionado. d. Aprobar la designacin de socios honorarios. e. Establecer las cuotas sociales y contribuciones extraordinarias. f. Aprobar los balances econmicos elaborados por el Tesorero. g. Aprobar las memorias institucionales. h. Considerar y aprobar el informe del rgano de fiscalizacin. 2) Asambleas Extraordinarias: a. Considerar y aprobar las reformas de estatuto. b. Designar la comisin establecida en el estatuto en caso de disolucin. c. Tratar y decidir la remocin de integrantes de rganos sociales, de acuerdo a las causales previstas en el estatuto. d. Tratar y aprobar escisiones, fusiones y adhesiones a otras organizaciones.
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Se puede ver en link Asesoramiento Contable del sitio web del Programa de Fortalecimiento (www.chubut.gov.ar/osc) el artculo: Constitucin de Asociaciones: Cmo elegir la entidad a la que transferirn los bienes.
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ASPECTOS PRACTICOS
ELABORACIN DEL ESTATUTO
Una vez que contamos con la informacin necesaria, se debe elaborar el ESTATUTO. Luego debern celebrar LA ASAMBLEA CONSTITUTIVA, para lo cual, se renen los socios el da convenido con el fin de formalizar la existencia de la Asociacin. All se elaborar el ACTA CONSTITUTIVA. Datos que debe contener: 1. Lugar y fecha cierta de constitucin. 2. Nmina completa de los miembros presentes que tendrn la calidad de socios fundadores (como mnimo deben ser 20). 3. La decisin de constituir una Asociacin Civil con la denominacin propuesta y los objetivos de la institucin. 4. Discusin y aprobacin del objeto social en particular y del estatuto social en general (cuyo texto puede formar parte del acta o transcribirse por separado a continuacin de la misma). 5. La eleccin de las autoridades (Comisin Directiva y rgano de fiscalizacin) y su resultado, de
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conformidad con las estipulaciones previstas para cada rgano en el estatuto aprobado. 6. La decisin de solicitar la autorizacin para funcionar como persona jurdica, dejando constancia de las personas que expresamente se autorizan para realizar los trmites ante la IGJ, delegndoles facultades suficientes para aceptar los cambios, correcciones o consejos que formule el Organismo Estatal al momento de analizar la documentacin presentada. 7. Todos los asistentes deben firmar el acta. El acta y el estatuto deben estar firmadas por todos los socios presentes. Debe firmarse de la siguiente manera: todos los socios presentes deben firmar la ltima hoja en el margen inferior, incluyendo la firma y su respectiva aclaracin. Por ltimo, no deben olvidarse de transcribir ambos documentos al Libro de Actas, pues ser una exigencia de la I.G.J (para ello lgicamente, debe comprarse el libro respectivo en cualquier librera). Para la transcripcin, primero se transcribe el acta en forma manuscrita al Libro y luego deben consignarse las firmas correspondientes (en la primera hoja en blanco del mismo).
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7. Datos personales completos de las autoridades electas (Comisin Directiva y rgano Revisor de Cuentas) con la respectiva aceptacin de cada uno de los cargos y la declaracin jurada de que no se encuentran comprendidos dentro de las previsiones del art. 238 de la Ley 24.522. 8. Una fotocopia de todo lo anterior, la cual pedirn que se les selle en la Inspeccin General de Justicia para que le quede como constancia del inicio del trmite a la organizacin. Recuerden que todos los trmites que les detallamos deben ser realizados por el presidente, el secretario o bien por una persona que ellos autoricen por medio de nota firmada por ambos, en la cual se detalle expresamente que prestan autorizacin para que en nombre de la asociacin se presente ante la Inspeccin General de Justicia la documentacin necesaria para obtener la personera jurdica, quedando autorizado para aceptar y efectuar las modificaciones que el organismo sugiera al estatuto, al acta o a cualquier otro documento como as tambin, el retiro de los fondos depositados, si correspondiese.
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Por lo tanto para contar los plazos, lo importante NO ES LA FECHA DE LA RESOLUCIN sino LA FECHA EN QUE USTEDES SE NOTIFICAN. Vencido el plazo inicial de los diez (10) das hbiles administrativos o la prrroga solicitada sin que la organizacin haya subsanado las observaciones efectuadas por el organismo se dispondr el archivo de las actuaciones. Pasados los 180 das de la fecha en que se dispuso el archivo, se tendr por desistido el trmite y perdern el derecho a utilizar con prioridad el nombre elegido, debiendo adems iniciar todo el trmite nuevamente ante el mismo organismo (punto 5, Anexo I, Resolucin 225/2004). b) Dictamen sin observaciones: De no existir nuevas observaciones, la IGJ dictar una Resolucin que le otorgar finalmente la personera jurdica a la entidad, asignndole un determinado nmero. Es MUY IMPORTANTE GUARDAR BIEN DICHA RESOLUCIN, y para cualquier gestin futura es conveniente utilizar fotocopias certificadas. Recuperamos el depsito especial: Una vez que terminaron los trmites se puede pedir su devolucin a travs de un escrito firmado por la Comisin Directiva en donde se autoriza expresamente a una o varias personas con expresin de su nombre completo y D.N.I Con la orden que se expida la IGJ, iremos al Banco a solicitar el reintegro. Ese dinero es de la asociacin y puede ser usado para tareas pendientes, o bien, pueden depositarlo en una cuenta bancaria abierta a nombre de la reciente Asociacin Civil. Rbrica de los libros sociales: Una vez que obtienen la personera jurdica ser necesario llevar a la IGJ los siguientes libros para que la misma los rubrique: a. Libros de Actas (uno para cada rgano, ej. Uno de asambleas, uno de comisin directiva, uno para el rgano revisor de cuentas). b. Libro Diario. c. Libro de Balance e Inventario. d. Libro de Registro de socios. Para abonar el monto por la rbrica deben imprimir desde el sitio web de la Direccin General de Rentas (www.chubut.gov.ar/dgr), la boleta correspondiente completando los conceptos que correspondan (o en el mismo Banco en el caso de la ciudad de Rawson que cuenta con una oficina de Rentas y computadoras para imprimir las boletas) y abonar el importe tambin en Rentas. Una vez que lo tengan abonado, presentan los libros para la rbrica acompaados por el comprobante de pago.
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A su vez, tienen que obtener los tickets, facturas y recibos que respalden las compras o la contratacin de servicios. Esta documentacin deben entregarla a un contador para que realice el Balance Anual. Asimismo, deben convocar a Asamblea Ordinaria para presentar la Memoria y el Balance y si es necesario renovar autoridades. Todas estas tareas, vinculadas a la administracin y gestin, son necesarias para el funcionamiento normal de una organizacin. Una vez al ao, las asociaciones deben presentar la siguiente documentacin a la Inspeccin General de Justicia (IGJ): -Acta de la Comisin Directiva por la que se convoca a asamblea (Acta de Asamblea). -Constancia de publicacin del llamado a asamblea si correspondiere. -Memoria, firmada por el presidente. -Estados contables, con dictamen de profesional certificado por el Consejo profesional de Ciencias Econmicas de la Provincia del Chubut. - Comprobante de pago de las Tasas requeridas o constancia de que estn exentos.
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Bibliografa consultada
- Biagosh, Facundo Alberto. Asociaciones Civiles. Editorial Ad-Hoc. Edicin 2000. - Cahin, Adolfo. Las Asociaciones Civiles en la Repblica Argentina. Editociones La Rocca. Edicin 2006. - Cahin, Adolfo. Las ONGs Organizaciones no gubernamentales-. - Calabro, Horacio Miguel. Asociaciones Civiles. Editorial Aplicacin Tributaria S.A. Edicin 2006. - Crovi, Luis Daniel. Rgimen Legal de las Asociaciones Civiles. Editorial NexisLexis. - Pons, Jorge Herrero. Prctica de las Organizaciones sin fines de lucro. Tomo I y II. Ediciones Jurdicas. - Taleva Salvat, Orlando. Cmo hacer una Asociacin Civil. Ediciones Valletta. - Inspeccin General de Justicia. Resolucin 225/2004.
Sitios consultados
- Defensora del Pueblo de la Ciudad de Buenos Aires. Gua Bsica para constituir una Asociacin Civil. Publicada en el sitio web: www.ciudadyderechos.org.ar (Junio de 2008). - Fundacin YPF. Sitio web: www.fundacionypf.org.ar (Junio 2008).
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