Archivo y Mensajeria

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
PG.
VERSIN
1 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01
FECHA CDIGO
ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
Realizado por:
Unidad de Organizacin y Mtodos
Revisado por:
Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto
Aprobado por:
Ing. Nora Delgado Presidenta

PG.
VERSIN
FECHA CDIGO
HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES VERSIN: I EN LA CORPORACION DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. TTULO
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA
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HOJA DE VIDA DEL MANUAL

DESCRIPCIN DEL CAMBIO AUTORIZADO POR
PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO
CAUSA
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NDICE GENERAL DESCRIPCIN

Hoja de Certificacin del Manual Hoja de Vida del Manual ndice General Introduccin Instrucciones de Uso Base Legal Objetivos General Normas Generales Normas Especficas de Archivo Normas del rea de Mensajera Procedimiento N 1: Gestin Documental Procedimiento N 2: Envo de Correspondencia Flujograma
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2 3 4 5 5 6 7 7-8 9 10 11 12 13-14
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA INTRODUCCIN
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El presente Manual de Normas y Procedimientos tiene la finalidad de describir los procedimientos de Archivo y Correspondencia de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. Queda bajo la responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas hacer cumplir con las disposiciones establecidas en el presente manual, as como proponer los correctivos y cambios que garanticen su vigencia. El Equipo de Trabajo de Organizacin y Mtodos, adscrita a la Gerencia de Planificacin, Organizacin y Presupuesto velar por mantener actualizado los procedimientos, formularios y Flujogramas respectivos.
INSTRUCCIONES DE USO
El Manual est organizado para que el usuario pueda encontrar la informacin clara y precisa tanto de las unidades que intervienen en los procedimientos, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo de los mismos. A los fines del presente Manual la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, ser denominada: la Corporacin. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin Organizacin y Presupuesto. Este Manual podr ser modificado siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos para la Elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital.
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BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N 5908, extraordinaria del 19 de febrero del 2009. Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites Administrativos, Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.393 del 22 de octubre de 1.999. Ley Orgnica de Administracin Pblica, Gaceta Oficial extraordinaria N 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001.
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA OBJETIVO GENERAL
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El equipo de trabajo de Archivo y Correspondencia es una unidad de apoyo que est adscrita a la Gerencia de Administracin y Finanzas, tiene por objeto el resguardo, custodia y tratamiento archivstico del fondo documental de la gestin administrativa de la Gerencia de Administracin y Finanzas, adems de garantizar la comunicacin formal de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital.
NORMAS GENERALES El Equipo de Trabajo de Archivo y Correspondencia ser la instancia responsable de la recepcin oficial de la documentacin dirigida a la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, debiendo establecer los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia de entrada, sin embargo a efecto de promover un tratamiento ms gil y eficaz de los documentos que ingresan a la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. Todo documento que ingrese a la Unidad de Archivo y Correspondencia de las unidades responsables se considera oficial, de acuerdo con la legislacin vigente, y se le dar el trmite que institucionalmente le corresponda con la debida discrecin y eficiencia. El servicio de despacho de correspondencia constituye una actividad de alta significacin para el desarrollo ordenado y culminacin satisfactoria de la gestin institucional, por lo que ser esencial garantizar que los documentos generados por la unidad responsable sean recibidos de manera oportuna, resguardando y promoviendo los intereses de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. Las unidades responsables debern conservar todos los documentos oficialmente generados o recibidos en el curso de sus trmites, as como mantenerlos correctamente organizados, integrando sistemticamente las fuentes de informacin documentaria para su efectivo aprovechamiento y consulta.
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Objetivos del archivo Garantizar la custodia, conservacin, clasificacin, ordenacin y descripcin de la documentacin. Establecer criterios uniformes para la organizacin de documentos. Facilitar la localizacin de los documentos para la recuperacin inmediata de la informacin.
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Funciones: Conservar los expedientes. Organizar y ordenar los documentos. Servicio de consulta-prstamo de expedientes. Recepcin, seleccin, clasificacin, sistematizacin y valoracin de los expedientes transferidos por la Gerencia de Administracin y Finanzas de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. Atender solicitudes de consulta del archivo. Archivar los documentos en los expedientes correspondientes. Colaborar en materia archivista con la Gerencia de Administracin y Finanzas de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital.
Finalidad Facilitar la localizacin de los documentos. Garantizar el control del Patrimonio Documental. Brindar un eficaz y eficiente servicio de informacin.
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA NORMAS ESPECFICAS DE ARCHIVO
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Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar que no falta ninguno. Una vez revisados los expedientes se proceder a su clasificacin, inventariado e instalacin. La documentacin deber enviarse al Archivo General en cajas normalizadas de archivo definitivo que debern llenarse en su totalidad, evitando dejar cajas semivacas. De esta forma se aprovecha ms el espacio y se evita que los documentos que contienen dichas cajas se deformen. Las cajas debern numerarse de forma correlativa de modo que su nmero coincida con el que figure en la descripcin de contenidos de la Relacin de Entrega que debe acompaar a todas las transferencias.
NORMAS DEL ARCHIVO PARA LA REMISION DE DOCUMENTACIN DE LAS UNIDADES DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL. Revisar todos los expedientes que se van a transferir para comprobar que no falta ninguno. Una vez revisados los expedientes se proceder a su calcificacin, inventario e instalacin. La documentacin deber enviarse al Archivo General en cajas normalizadas de archivo definitivo, que debern llenarse en su totalidad, evitando dejar cajas semivacas. De esta forma se aprovecha ms el espacio y se evita que los documentos que contienen dichas cajas se deformen. Las cajas debern numerarse de forma correlativa de modo que su nmero coincida con el que figure en la descripcin de contenidos de la Relacin de Entrega que debe acompaar a todas las transferencias.
Objetivo del equipo de trabajo de Mensajera Recibir, organizar y despachar la correspondencia interna y externa de las diferentes unidades que conforman el rea administrativa y de esa manera garantizar la comunicacin formal de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, a travs del servicio de la Unidad de Archivo y Correspondencia. Funciones: Recepcin de documentos de mensajera interna y externa de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital. Realizar depsitos bancarios.
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA NORMAS DEL AREA DE MENSAJERIA
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La Unidad de Archivo y Correspondencia ser la instancia responsable de la recepcin oficial de la documentacin dirigida a la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, debiendo establecer los mecanismos que garanticen un manejo expedito y controlado de la correspondencia. Todo documento que ingrese a la Unidad de Archivo y Correspondencia de las unidades responsables se considerara oficial, de acuerdo con la legislacin vigente, y se le dar el tramite que institucionalmente le corresponda con la debida discrecin y eficiencia. La correspondencia ya sea interna o externa deber ser colocada en un sobre apropiado. El sobre deber incluir el nombre completo de la oficina y/o direccin del destinatario, para facilitar su entrega. Las solicitudes de envi de correspondencia que se hagan en horas de la tarde sern entregadas el da siguiente en horas de la maana. Una vez entregada la documentacin, la unidad se encargara de la rendicin del acuse de recibido.
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTO N1: GESTIN DOCUMENTAL RESPONSABLE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
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ACCIN El Equipo de Trabajo de Archivo y Mensajera recibe de las unidades las transferencias documentales. - Si la transferencia no est bien elaborada, se realizan los ajustes necesarios. - Si la transferencia est bien elaborada, el Equipo de Trabajo de Archivo y Mensajera ubica los documentos de acuerdo a la organizacin del archivo. El Equipo de Trabajo de Archivo y Mensajera mantiene los inventarios actualizados para facilitar la localizacin de los documentos, de ser necesario se elaborara instrumentos de consulta.
FIN DEL PROCESO.
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA PROCEDIMIENTO N2: ENVI DE CORRESPONDENCIA RESPONSABLE UNIDAD PRODUCTORA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
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ACCIN Remite al Equipo de Trabajo de Archivo y Mensajera los documentos con sus respectivos soportes y direccin exacta en un sobre. Recibe de la Unidad Productora la correspondencia. Verifica si tiene la direccin. - Si no tiene la direccin, remite a la Unidad Productora. - Si tiene la direccin, revisa que la documentacin cumpla con todos los requisitos para su distribucin. Procede a asignar y a registrar el documento (fecha, procedencia, destinatario, hora y mensajero asignado).
FIN DEL PROCESO
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA FLUJOGRAMA
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UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA FLUJOGRAMA
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GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS

1 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

Unidad de Organizacin y Mtodos

Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

2 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

HOJA DE CERTIFICACIN DEL MANUAL

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA

Unidad de Organizacin y Mtodos

Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

3 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

HOJA DE VIDA DEL MANUAL

PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUDO O ELIMINADO

Unidad de Organizacin y Mtodos

Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

Ing. Nora Delgado Presidenta

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

4 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

NDICE GENERAL DESCRIPCIN

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Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

5 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

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Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

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6 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

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Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

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7 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

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Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

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Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

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10 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

Unidad de Organizacin y Mtodos

Lic. Richard Rojas. Gerente de Planificacin, Organizacin y Presupuesto

Ing. Nora Delgado Presidenta

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11 I OCTUBRE - 2013 MNYP-GAF-AC-01

FIN DEL PROCESO.

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