51-1-Tesis Biblioteca PDF

ANEXO 1
CARTA M AUTOR~ZACIN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA,LA REPROMICCIN PARCIAL O TOTAL, Y PuBUCACIN ELECTR~NKA M i . TEXTO COMPLETO.
Bogot, D.C.,
Fecha O 1 Ju#o de 2 0 4 3 3
M a q w con una X
Sefiores BIIK#ITECA ALFONSO BORRERO CA5AL, 8.4. c u w
Yo (nosotros) y identMcado(s) con C.C. No. XXXXXXX v C.C. No. 80.117.197 de &mc?t. autor(88) de la tesis V trobalo I Ode arado
presentado y aprobado en el ao 1PQd! como requMo para optar al tftulo de profesional en Cien& ; autorizo ( m a )la BlMiotem Alfonso Bonero Cabal, $.J. de la Universidad Javetiana para que con fines acadhbm, muestre al mundo la produccin intelectual de la Miversidad Javeriana, a travs de le visibilidad de su contenido de la siguientemanera: Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabaJo de grado en la m i n a Web de la Facultad, de la Biboteca M n s o Bofrero Cabal, S.J. y en las redss de infotmadn del pafs y del exterior, con las waim tenga convenlo la Unlversldsd Javerlana.
Pemdta la consulta, la reproducidn, a l o s usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finatidad ecad6mlca, ya sea en formato CD-ROM o digbl desde Intemet, Intrctnet, etc., y en general para cualquier formato conoddo o por conocer.
De d o m i d a d con lo esSableddo en el artlwlo 30 de la Ley 23 de 1082 y el artfwlo 11 de la DecWnAndina 3!51 del-, % o s a s n C h a r ~ . o b r e d ~ s c m ~ ~ d e b &ulwern, los cuales ptlbies, inembargables e inallenabies.
y documento de identidad
ANEXO 2 FORMULARIO DE LA DESCRIPCIN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

TTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO: IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN BIBLIOGRFICO PARA LA COLECCIN DE LA BIBLIOTECA PERSONAL DE HERNN ECHAVARRA OLZAGA, QUE SE CONSERVA EN EL INSTITUTO DE CIENCIA POLTICA HERNN ECHAVARRA OLZAGA SUBTTULO, SI LO TIENE: ________________________________________________________ _______________________________________________________________________________
AUTOR O AUTORES Apellidos Completos Ortiz Rojas Barreto Montenegro
Nombres Completos Miguel Eduardo Alexis Eduardo
Fecha de Nacimiento
24 de Septiembre de 1982
DIRECTOR (ES) Apellidos Completos Meja de Botero Gloria Meja
Nombres Completos
JURADO (S) Apellidos Completos Nombres Completos
ASESOR (ES) O CODIRECTOR Apellidos Completos Quiones Torres Ada Julieta
Nombres Completos
TRABAJO PARA OPTAR AL TTULO DE: Profesional en Ciencia de la Informacin-Bibliotecologa FACULTAD: Comunicacin y Lenguaje PROGRAMA: Carrera _X_ Licenciatura ___ Especializacin ____ Maestra ____ Doctorado ____ NOMBRE DEL PROGRAMA: Ciencia de la Informacin Bibliotecologa PUJ BG Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado a la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J. Julio 01 de 2009
CIUDAD:
Bogot
AO DE PRESENTACIN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009
NMERO DE PGINAS Tesis 47 p. y Manual 71 p. TIPO DE ILUSTRACIONES: Ilustraciones Mapas Retratos
Planos Lminas Fotografas
Tablas, grficos y diagramas X
MATERIAL ANEXO (Vdeo, audio, multimedia o produccin electrnica): Duracin del audiovisual: ___________ minutos. Nmero de casetes de vdeo: ______ Formato: VHS ___ Beta Max ___ ___ Beta Cam
____ Mini DV ____ DV Cam ____ DVC Pro ____ Vdeo 8 ____ Hi 8 ____ Otro. Cual? _____ Sistema: Americano NTSC ______ Europeo PAL _____ SECAM ______ Nmero de casetes de audio: ________________ Nmero de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado): _________________________________________________________________________ PREMIO O DISTINCIN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mencin especial): _______________________________________________________________________________
DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAOL E INGLS: Son los trminos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Tcnicos de la Biblioteca General en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientar). ESPAOL Automatizacin de bibliotecas Desarrollo de colecciones bibliogrficas Sistemas de almacenamiento y recuperacin de informacin Catalogacin de libros - Programas para computador - Manuales Ciencia de la informacin-Bibliotecologa - Tesis y disertaciones acadmicas
INGLS
Library automation Development of library collections
PUJ BG Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado a la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J. Julio 01 de 2009
Storage systems and information retrieval Book Cataloging - Computer programs - Handbooks Information Science - academic theses and dissertations
RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAOL E INGLS: (Mximo 250 palabras - 1530 caracteres):
La Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga cuenta con la coleccin bibliogrfica de su creador, coleccin que tiene un valor especial ya que su acervo bibliogrfico conserva ttulos que no se consiguen en catlogos de otras bibliotecas nacionales y tambin por la temtica especializada en Ciencia Poltica y reas administrativas. La creacin del Instituto de Ciencia Poltica (ICP) fue una iniciativa del seor Echavarra, razn por la cual lleva su nombre en la actualidad, adems de los antecedentes representativos de su vida como Ministro de Economa, empresario, pensador y fundador de varias instituciones acadmicas. El Instituto fue concebido junto a un grupo de empresarios, polticos, acadmicos, escritores y periodistas1. El Instituto busca sistematizar y automatizar la Coleccin Echavarra Olzaga, con el propsito de poner al servicio de los usuarios esta coleccin, y dotar al ICP de una herramienta tecnolgica que le permita por una parte a los usuarios, conocer el material que compone la coleccin, a travs de un catalogo colectivo y por otra, mantener el control de la coleccin en cuanto a circulacin, prstamo e inventario del material bibliogrfico. Todo esto, soportado en una base de datos bibliogrfica, que utilizando normalizacin y formatos aceptados a nivel mundial, proveer a la biblioteca del ICP de las herramientas para el manejo de informacin en las bibliotecas especializadas.
Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga, Presentacin del Instituto, Quines somos? [en lnea]. Disponible en: http://www.icpcolombia.org/instituto.php?Tema=2 . Consultado: 09 de Mayo de 2009 PUJ BG Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado a la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J. Julio 6 01 de 2009
Para la organizacin tcnica de la coleccin se definieron los procesos requeridos en dos niveles. A nivel profesional se establecieron los procedimientos para la catalogacin, clasificacin, anlisis de contenido y el manejo del sistema de autoridades. A nivel tecnolgico se estableci el diseo y definicin de la base de datos, manejo del formato MARC y entrada de datos. Adicionalmente se realiz un manual para documentar todo el proceso antes mencionado. _____________________ The library of Hernan Echavarra Olozoga Politic Science Institute, has its founders personal Bibliographical collection which has a special value because it contains some unique titles wich do not exist in other national libraries records and also for the specialized subjects about Political sciences and Management areas. The foundation of the Institute of Political Science (by its abbreviation in spanish ICP), was an initiative from Hernn Echavarra Olzaga, that is the reason why it is call as him, besides his representative Precedents like he was Minister of economy, businessman, thinker, and founder of several academic institutes. The Institute was established together a businessmen group, Politicians, academicians, writers and journalists. The ICP aims to systematize and automate the Echavarria Olozoga Collection with the purpose of putting them at the users service and giving to the ICP a technological tool that allow to the users knowing the collections elements through a OPAC On Line Public Access Catalog, in the other hand it want to achieve the control about circulation, Lending and the stock of the bibliographical material. All the processes would be supported on a Bibliographic Database that is going to provide several tools for information management in the specialized libraries. As regards the technical organization of the materials it was defined processes about two levels: first, the professional level the procedure about Cataloguing, classification, contents analysis and system authority management. Second, technological level was defined the design and definition of the data base, usage of MARC and incoming data. In addition, a manual was made for documenting all the process mentioned before.
PUJ BG Normas para la entrega de Tesis y Trabajos de grado a la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal, S.J. Julio 01 de 2009
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE INFORMACIN BIBLIOGRFICO PARA LA COLECCIN DE LA BIBLIOTECA PERSONAL DE HERNN ECHAVARRA OLZAGA, QUE SE CONSERVA EN EL INSTITUTO DE CIENCIA POLTICA HERNN ECHAVARRA OLZAGA
Presentado por: Miguel Eduardo Ortiz Rojas Alexis Eduardo Barreto Montenegro
Trabajo presentado como requisito para optar al ttulo de Profesional en Ciencia de la Informacin Biblioteclogo
Directora: Gloria Meja Bibliotecloga
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DEPARTAMENTO DE COMUNICACIN Y LENGUAJE CIENCIA DE LA INFORMACIN BIBLIOTECOLOGA Bogot, Junio de 2009
A Dios por la oportunidad A nuestras familias por el apoyo
ARTICULO 23 DE LA RESOLUCIN No. 13 DE JUNIO DE 1946 "La universidad no se hace responsable de los conceptos emitidos por sus alumnos en sus proyectos de grado. Slo velar porque no se publique nada contrario al dogma y la moral catlica y porque los trabajos no contengan ataques o polmicas puramente personales. Antes bien, que se vea en ellos el anhelo de buscar la verdad y la justicia".
TABLA DE CONTENIDO
Introduccin ........................................................................ 6
1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA........................................ 8 1.1. Planteamiento del Problema ..................................... 8 1.2. Objetivos ................................................................ 11 1.2.1. 1.2.2. Objetivo General................................................. 11 Objetivos especficos .......................................... 11
1.3. Justificacin............................................................ 12
2. MARCOS DE REFERENCIA ............................................. 15 2.1. Marco Terico ......................................................... 15 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. Automatizacin de bibliotecas ............................ 17 Sistemas de informacin bibliogrficos .............. 20 Anlisis Documental ........................................... 22
2.2. Marco Institucional ................................................. 25 2.3. La biblioteca ........................................................... 29
3. DISEO METODOLGICO.............................................. 32 3.1. Tipo de Investigacin ............................................. 32 3.2. Eleccin de la muestra ............................................ 36 3.3. Fases para el desarrollo de la investigacin............ 32
4. ANLISIS DE RESULTADOS .......................................... 36
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................ 43
6. Bibliografa................................................................... 45
Anexo Manual de Procesamiento Tcnico
Introduccin
La Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga cuenta con la coleccin bibliogrfica de su creador, coleccin que tiene un valor especial ya que su acervo bibliogrfico conserva ttulos que no se consiguen en catlogos de otras bibliotecas nacionales y tambin por la temtica especializada en Ciencia Poltica y reas administrativas. La creacin del Instituto de Ciencia Poltica (ICP) fue una iniciativa del seor Echavarra, razn por la cual lleva su nombre en la actualidad, adems de los antecedentes representativos de su vida como Ministro de Economa, empresario, pensador y fundador de varias instituciones acadmicas. El Instituto fue concebido junto a un grupo de empresarios, polticos, acadmicos, escritores y periodistas1. El Instituto desea sistematizar y automatizar la Coleccin
Echavarra Olzaga, con el propsito de poner al servicio de los usuarios esta coleccin, y dotar al ICP de una herramienta tecnolgica que permita, por una parte que los usuarios, conozcan el material que compone la coleccin a travs de un catlogo colectivo y por otra, mantener el control de la coleccin en cuanto a circulacin y prstamo e inventario del material bibliogrfico. Todo esto, soportado en una base de datos bibliogrfica, que utilizando normalizacin y formatos aceptados a nivel mundial, proveer a la
Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga, Presentacin del Instituto, Quines somos? [en lnea]. Disponible en: http://www.icpcolombia.org/instituto.php?Tema=2 . Consultado: 09 de Mayo de 2009
1
biblioteca
del
ICP
de
las
herramientas
para
el
manejo
de
informacin en las bibliotecas especializadas. Para la organizacin tcnica de la coleccin se definieron los procesos requeridos en dos niveles. A nivel profesional se establecieron los procedimientos para la catalogacin, clasificacin, anlisis de contenido y el manejo del sistema de autoridades. A nivel tecnolgico se estableci el diseo y definicin de la base de datos, utilizando las etiquetas del formato MARC y entrada de datos. Adicionalmente se realiz un manual para documentar todo el proceso antes mencionado.
1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

1.1. Planteamiento del Problema
El Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga, tiene la necesidad de organizar los documentos bibliogrficos que posee en la biblioteca pertenecientes a la coleccin del seor Hernn Echavarra Olzaga, como un soporte investigativo y de apoyo a las actividades y gestiones propias que realiza. La coleccin fue creciendo en el transcurso de la vida acadmica y laboral del seor Hernn Echavarra. Esta se encuentra constituida con aproximadamente 2000 ejemplares, los cuales se donaron al Instituto de su mismo nombre. Dicha donacin, producto de una coleccin personal no tiene ningn tipo de organizacin, lo cual genera problemas cuando la coleccin empieza a ser parte de una institucin cuyo nfasis es consagrar como bsicos, los principios de la economa de mercado, la libre concurrencia y la iniciativa individual, reduciendo a lo indispensable la intervencin y los controles estatales2, la cual est encargada de investigaciones y proyectos como Investigacin y Anlisis, Revista Perspectiva, Observatorio Legislativo y otros, de esta manera, el organizar dicha coleccin se convierte en una necesidad que debe ser resuelta, teniendo en cuenta las Reglas de Catalogacin
Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga. Presentacin del Instituto. [en lnea]. Disponible en: http://www.icpcolombia.org/instituto.php?Tema=1 . Consultado: 29 de abril de 2009
2
Angloamericanas3, el manual de catalogacin y criterios para el desarrollo de colecciones. Actualmente este material no tiene ningn soporte de inventario fsico, o listado donde se especifiquen sus existencias (ttulos y ejemplares) y tampoco ha recibido ningn tipo de anlisis. Algunos documentos cuentan con fichas catalogrficas con la descripcin del ttulo del documento, y un sello de propiedad exlibris4 del seor Hernn Echavarra Olzaga.
Los libros en la coleccin estn agrupados por la uniformidad del empaste (diseo, color y tamao), otros por su tamao de acuerdo a las medidas no convencionales de la estantera donde se conservan, que es en madera con peldaos fijos los cuales no se pueden ajustar a la medida necesaria para la ubicacin de algunos libros de gran tamao. Tambin se encuentran ubicados de acuerdo al nivel de consulta, por el idioma extranjero ya sea en ingls,
Gorman, Michael y Winkler, Paul W. Reglas de catalogacin angloamericanas. 2. Edicin, revisin de 1988, enmiendas de 1993 y 1997. Bogot : Rojas Eberhard, 1998. p.15. ISBN: 958-9121-026-3 4 Etiqueta o sello grabado que se estampa en el reverso de la tapa de los libros, en la cual consta el nombre del dueo o el de la biblioteca a que pertenece el libro. (Definicin del diccionario de la real lengua espaola. Disponible en: http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=exlibris (Consultado el 13 de noviembre de 2008).
3
francs y alemn, y otras colecciones por el nombre de la serie, como por ejemplo los de Villegas Editores. El material conservado en su mayora es material relacionado con las reas de ciencia poltica, ciencias administrativas, economa nacional e internacional, y una minora est divido en temticas como historia colombiana, literatura colombiana, sociologa, historia mundial, religin en relacin con la poltica, y otras temticas que tienen relacin con la poltica y la economa, aunque existe material histrico, sobre la historia de Colombia y otros pases que es de importancia para historiadores e interesados como afiliados al instituto y funcionarios. En cuanto a los usuarios, son especialmente politlogos,
economistas y administradores. Estos usuarios requieren de un espacio adecuado de consulta, con recursos tecnolgicos para realizar las bsquedas del material, de manera rpida y efectiva. En la actualidad no se est haciendo un uso adecuado de esta coleccin, ya que no existe un catlogo del material bibliogrfico para las consultas, bsquedas y recuperaciones del material requerido, por ende no se pueden prestar otros servicios bibliotecarios, limitndose a slo mantener la coleccin de libros. Al no existir un catlogo, se presenta una constante
desorganizacin de la coleccin, pues no se tiene una estructura lgica para la ubicacin de los libros en la estantera, ni una signatura topogrfica que los identifique.
10
El instituto tambin requiere contar con un control de los prstamos, consultas, inventarios, y uso de los recursos de la biblioteca, evitando as la prdida del material bibliogrfico que hace parte de los activos del instituto, y llevando un control adecuado y confiable de los usuarios y del uso de la coleccin. Tambin permite tener una relacin de mutuo beneficio con pares que prestan los mismos servicios bibliotecarios soportados en un catlogo bibliogrfico.
1.2. Objetivos
1.2.1. Objetivo General
Organizar y automatizar la coleccin de la biblioteca personal de Hernn Echavarra Olzaga, perteneciente al Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga, utilizando el software SIABUC, y siguiendo las normas y polticas establecidas en el manual de catalogacin que forma parte de esta investigacin. 1.2.2. Objetivos especficos
Disear el manual de catalogacin para la biblioteca del ICP. Realizar el proceso de catalogacin (descripcin, anlisis y clasificacin) aplicando las normas internacionales
11
Ingresar los registros a la base de datos bibliogrfica, de tal manera que le permita al usuario acceder a los recursos y servicios que presta la biblioteca.
1.3. Justificacin
La implementacin de un sistema de informacin bibliogrfico, se convierte en una herramienta vital dentro de una unidad de informacin, al permitir por un lado la gestin administrativa de los servicios que se prestan y de otra, y tal vez la ms importante, que es la organizacin, sistematizacin y automatizacin de la informacin generada en el anlisis de contenidos del fondo bibliogrfico. La organizacin tcnica y especializada de la coleccin Echavarra Olzaga en un sistema de informacin bibliogrfico permitir el desarrollo de servicios que requiere la unidad de informacin como el catlogo en lnea, el servicio gil y oportuno, el acceso al conocimiento de una manera eficaz; agilidad y efectividad en los procesos de bsqueda y recuperacin del material, consulta del estado de disponibilidad de los materiales en lnea. Facilitar adems los procesos internos de la biblioteca como control de inventarios, desarrollar catlogos de autoridades, realizar transferencia de registros a travs del protocolo Z39.50 y la posibilidad de construir redes de conocimiento e intercambio de informacin con unidades pares a nivel nacional e internacional.
12
En el caso especfico del Instituto de Ciencia Poltica, los usuarios son en su mayora investigadores y ellos deben tener a su disposicin una base de datos bibliogrfica, la cual supone una facilidad de acceso a los materiales solicitados acorde con sus necesidades reales de informacin. No menos importante es la parte dedicada a la gestin
administrativa de la biblioteca, y la optimizacin de recursos, econmicos, tecnolgicos, tcnicos y bibliogrficos. Tambin la eficiencia del personal dedicado a la catalogacin y la asignacin de procesos que representen una mayor satisfaccin del usuario por medio de una mejor calidad del trabajo realizado. As, tareas rutinarias como el inventario se pueden hacer mas eficientes frente a los mtodos tradicionales, adems de reducir el margen de error humano, al trabajar directamente con la informacin registrada en el sistema. Igualmente desde el punto de vista institucional, existen razones administrativas de gran importancia como la optimizacin de recursos, la especializacin de las funciones, la optimizacin en la ejecucin presupuestal, la participacin en redes de conocimiento y/o investigacin, el intercambio de informacin con entidades pares y la visibilidad del instituto. Al final, el objetivo de la implementacin de un sistema de informacin bibliogrfico persigue un nico objetivo y es brindar las herramientas suficientes para que el usuario pueda satisfacer sus
13
necesidades de informacin con el mnimo de barreras, adems de poder promocionar y poner a su disposicin la totalidad de las colecciones y servicios con que cuenta la biblioteca.
14
2. MARCOS DE REFERENCIA
2.1. Marco Terico
Una biblioteca especializada es, segn la American Library
Association, una biblioteca establecida, mantenida y administrada por una corporacin privada, una firma comercial, una asociacin, un organismo estatal u otro grupo o entidad que tienen inters por una materia especfica para atender las necesidades de informacin de sus miembros o personal y alcanzar los objetivos de la organizacin5. De esta definicin se puede concluir que la caracterstica primordial de una biblioteca especializada es que depende de un organismo y que adems sus usuarios son tambin especializados, lo que supone que los servicios que ofrece la biblioteca deben estar acordes con sus necesidades de informacin, las cuales son especficas, es decir, el usuario de una biblioteca especializada tiene caractersticas que lo diferencian del usuario tpico de cualquier otra clase de biblioteca. Los usuarios de una biblioteca especializada tienen necesidades especficas de informacin, es decir, no van a la biblioteca a identificar su necesidad de informacin, sino que la tienen previamente definida y especificada, sin embargo es tambin un usuario que est abierto a encontrar nueva informacin que le sea
Young Heartsill, ed. Glosario ALA de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. 1a ed. Madrid : Ediciones Diaz de Santos, 1988. 473 p. ISBN: 84-86251-93-1
5
15
sugerida por el personal de la biblioteca con respecto al tema que est investigando, lo que trae consigo una interaccin entre el usuario y su biblioteca que alimentar mutuamente el conocimiento en las dos vas.6 Igualmente, la especificidad de las necesidades de informacin del usuario de la biblioteca especializada, hace que la biblioteca deba a su vez crear los mecanismos que le permitan solventar de una manera eficaz y oportuna dichas necesidades. Para esto, la biblioteca cuenta con dos herramientas que le servirn de soporte para proveer dichas soluciones, por una parte estn las herramientas informticas y tecnolgicas que le permitirn un manejo adecuado de la informacin en grandes volmenes a travs de la automatizacin, y por otra parte, las herramientas propias del quehacer del profesional en Ciencia de la Informacin, como es el anlisis documental. En primera instancia se hace referencia a las herramientas tecnolgicas representadas en la automatizacin, que sin duda prestan tambin un soporte ofimtico al proceso intelectual del anlisis documental.
Latorre Zacars. Ignacio. Sanchis Prez, Elisa. La atencin a usuarias y usuarios en bibliotecas especializadas. [En lnea]. Disponible en: http://fesabid98.floridauni.es/Comunicaciones/i_latorre.htm . Consultado en: 09 de mayo de 2009
16
2.1.1.
Automatizacin de bibliotecas
El proceso de automatizacin de las bibliotecas a travs de los cada vez ms sofisticados sistemas de informacin bibliogrfica, ofrecen soluciones a diversidad de tareas, incluyendo la facilidad de utilizacin de formatos normalizados como el caso de MARC, y adems cuentan con mdulos integrados propios de la gestin administrativa de las bibliotecas como una unidad orgnico funcional dentro de la institucin. As pues, el uso de los computadores ha acompaado a las bibliotecas en sus funciones desde la dcada de los aos sesenta en Estados Unidos, donde se comenzaron a utilizar para tareas conexas a las labores propias de la biblioteca, pero que por las caractersticas de las computadoras de la poca7 (Tareas secuenciales), eran limitadas a la elaboracin de productos de informacin tales como listados de ttulos, autores, materias o inventarios. Este procesamiento con base en tarjetas perforadas traa consigo pros y contras que hicieron que muchos de los proyectos se cancelaran y pocos siguieran, de una parte estaba la facilidad de mantener la informacin en grandes volmenes, lo cual era destacado en las bibliotecas que manejaban grandes volmenes de informacin en cuanto a fondos, usuarios y prstamos; y por otra
Los computadores de la poca trabajaban con base en fichas perforadas, lo que supona un lapso de tiempo propio para el proceso de perforacin, ordenacin, almacenamiento, comprobacin y reproduccin de las tarjetas perforadas, con los consecuentes errores humanos que podran causarse en el muy mecnico proceso.
7
17
parte estaba el extenso trabajo en tiempo y recursos- que supona la creacin de un catlogo completo con base en ese sistema. Adems, si la idea era implementar un sistema integrado que lograra consolidar en un solo registro, el catlogo, es decir los datos del material, con los datos del usuario y generar as el prstamo, el procedimiento se tornaba muy complicado, dispendioso y extenso, por lo que en la mayora de los casos se optaba por reducir la cantidad de informacin tanto del material como del usuario. Para esta etapa, los catlogos pblicos eran unos extensos listados alfabticos, que si bien ahora pueden parecer inmanejables, eran la mejor herramienta de las bibliotecas de aquella poca. Claro est, que tenan las limitantes propias de los soportes como la conservacin, la disposicin monousuario y la dispendiosa labor de actualizacin, pero que a pesar de esto lograron masificar el trabajo interbibliotecario, al poder manejar los catlogos de las dems bibliotecas en la propia, uso este que fue optimizado con la aparicin de la impresin en microformas. En la dcada de los aos setenta, la aparicin de los microcircuitos integrados, supone la aparicin de la tercera generacin de computadores, y su aplicacin en el campo de las bibliotecas no se hizo esperar. Este evento gener la verdadera relacin favorable entre costo-beneficio, la generacin de las redes de computadores, y la generacin de software. Inicialmente, el software existente no se creaba con la finalidad de servir a las bibliotecas, sino que se hacan de una manera genrica y se adaptaba a la funcin
18
requerida, pero en los aos siguientes se crearon programas especiales para bibliotecas como el BALLOTS (Bibliographic Automation of Large Libraries Using a Time-Sharing System), creado por la Universidad de Stanford. Este programa estaba creado especialmente de los para atender los requerimientos no ofreca de procesamiento materiales, pero servicios
directamente para los usuarios, por lo que seguan existiendo los tradicionales ficheros. Un avance en la automatizacin de las bibliotecas se debi a la aparicin de los lenguajes de cuarta generacin, que facilitaron la aplicacin de los programas al ser mucho mas verstiles y amigables, junto con el desarrollo de las bases de datos, que permitan ahora un manejo casi infinito de posibilidades entre los datos que stas guardaban, de la mano con el desarrollo de los software de administracin y gestin de las mismas como SQL; y los que a la postre permitieron la proliferacin de software para Sistemas de Informacin Bibliogrficos como ISIS, SIABUC, Unicornio, Janium, etc., que son los que se han desarrollado hasta ahora, y que incluyen tanto la parte de gestin de la biblioteca (Prstamos, inventarios, presupuestos, etc.), como los mdulos propios del anlisis de informacin, que incluyen el formato MARC, catlogos de autoridades, catlogo en lnea, vnculos electrnicos, analticas y dems, lo que desencaden la aparicin formal de lo que hoy se conoce como sistemas integrados de informacin bibliogrficos.
19
2.1.2.
Sistemas de informacin bibliogrficos
Los sistemas integrados de informacin bibliogrfica, tienen sus orgenes desde la misma teora general de sistemas, planteada por Ludwing Von Bertalanffy8 en la dcada de los 40 y aplicado especficamente al campo de la informacin bibliogrfica ha de tomarse como un conjunto de entradas, que vienen a ser los recursos humanos, tecnolgicos y por supuesto las colecciones, que sufren un procesamiento, el cual est gobernado por el anlisis documental y el procesamiento tcnico, que produce unos resultados que se reflejan en productos como los catlogos en lnea, todo enmarcado dentro de un entorno especfico. Para este caso se comienza por delimitar el campo de accin de los sistemas de informacin bibliogrficos, los cuales han sido establecidos dentro de la categora de sistema integral abierto, donde su principal caracterstica es que debe controlar las entradas y salidas, de acuerdo a las caractersticas del entorno9. En este punto se debe aclarar que si bien y por definicin, un sistema es un conjunto de entradas, que sufren un proceso para producir un resultado, que debe retroalimentar de alguna forma al sistema; y que todos estos componentes
Bertalanffy, Ludwig von, Teora general de los sistemas : fundamento, desarrollo. Mxico : Fondo de Cultura Econmica, 1968. 356 p. ISBN: 9681977935 Rodrguez Bolaos, Felipe. Sistematizacin de unidades de informacin bibliogrficas. 2a ed. Mxico : Colegio de Bachilleres : Editorial Limusa , Grupo Noriega Editores, 2003. 48 p. ISBN: 9681865235.
9 8
deben estar encaminados al
20
cumplimiento de un objetivo comn, pues de esta manera, el objetivo no debe ser otro que dar las soluciones a las necesidades de informacin de los usuarios. Estos sistemas de informacin bibliogrficos, deben responder a las necesidades que para cada biblioteca especializada estn sujetas a factores administrativos de la organizacin a la que sirve, sin embargo existen caractersticas que son comunes a todos ellos y que deben conformar el paquete bsico, como son: Mdulo o funcin de Seleccin y adquisicin, que debe responder a caractersticas mas administrativas que documentales, como son el control sobre los inventarios y su correspondencia con la parte contable en la ejecucin del presupuesto. Sin embargo este sistema debe retribuir informacin acerca de las preferencias de adquisicin de acuerdo a los perfiles de los usuarios, para concretar y actualizar la especialidad de la biblioteca. Mdulo de procesamiento tcnico que debe permitir alimentar la base de datos bibliogrfica mediante la aplicacin de la normatividad para la descripcin de contenidos y los formatos normalizados, con las funciones de catalogacin, clasificacin e indizacin, que vienen a componer el denominado anlisis documental que debe estar acorde a las necesidades reales de los usuarios, es decir que el nivel de profundidad en la descripcin de los documentos debera sobrepasar las expectativas del mas versado de nuestros usuarios. Sin embargo este mdulo tambin debera contener caractersticas y ayudas para quien hace el
21
anlisis documental, como la posibilidad de tener un catlogo de autoridades, lo que permitir la normalizacin y consistencia de la base de datos bibliogrfica, y que al final ser un valor altamente apreciado por el usuario aunque de forma tcita. Y finalmente el mdulo de servicios, que es el que muestra los resultados de todo el trabajo y son el producto palpable hacia el usuario, as como el ltimo eslabn en los sistemas de informacin bibliogrficos, que tiene un carcter neurlgico para todo el sistema denominado biblioteca especializada, y radica en que por un lado es el punto de contacto entre la biblioteca y el usuario, donde ste ltimo encuentra la solucin a sus necesidades de informacin y tiene la posibilidad de evaluar toda la labor de la biblioteca, pero por otra parte es la oportunidad mediante la cual la biblioteca especializada puede dar a conocer toda su coleccin.
2.1.3.
Anlisis Documental
El concepto de anlisis documental parte de una sola premisa, que hace referencia a la definicin como tal, que segn Eugenio Tardn sera: Consiste en extraer de un documento los trminos que sirvan para una representacin condensada del mismo. Su objetivo es identificar el documento mediante puntos de acceso e indicar su contenido para permitir su recuperacin posterior por parte del usuario. El resultado es la produccin de un nuevo documento diferente al original, un documento secundario: la referencia bibliogrfica. Las operaciones que implica el AD refieren un
22
conjunto de tcnicas bibliotecarias tradicionales: catalogacin, indizacin, clasificacin y resumen.10 . Sin embargo aunque exista una definicin compartida, existen sutiles variaciones entre cada una de las definiciones, de acuerdo a los componentes o alcance del anlisis, Esto ha hecho que surjan dos corrientes que proponen dos versiones del alcance del anlisis documental: Una corriente llamada integradora- concibe el anlisis documental como un conjunto de operaciones que actan tanto en el contenido como en la forma documental. A ella pertenecen Mara Pinto Molina, Vickery, Guinchat, Lpez Yepes y otros. La segunda corriente corriente restringida entiende por anlisis documental slo el que comprende el anlisis de contenidos. Autores como Chaumier, Garca Gutirrez y otros pertenecen a esta segunda corriente.11 Esto es, que en una corriente se toma el anlisis documental como la catalogacin, clasificacin e indizacin, mientras que para la otra el anlisis documental se centra nicamente en el anlisis intelectual de la informacin contenida en el documento, es decir la clasificacin e indizacin. Para Pinto Molina, la catalogacin es: el anlisis documental de la forma (ADF) es un subdominio perfectamente definido y estable al
Tardn, Eugenio. Anlisis documental. [En lnea]. Disponible en: http://alfama.sim.ucm.es/buc/documentos/Contribuciones/td01.pdf . Consultado el: 10 de mayo de 2009. 11 Ibidem.
10
23
que AD como disciplina madre puede conceder un alto grado de autonoma, tanto cientfica como institucional, nuestras dudas no van ms all de su denominacin, ubicacin y/o dimensionamientos acadmicos.12 Es decir que la catalogacin es el proceso mediante el cual se transcribe la informacin del documento, que puede extractarse del mismo directamente, sin necesidad de hacer un anlisis como tal, rescatando informacin como: ttulos, autores, edicin, datos de publicacin y dimensiones (Incluyendo extensin en nmero de pginas u hojas). En cuanto a la clasificacin, Pinto Molina la define como una operacin eminentemente intelectual, propia del conocimiento humano, que trata de discernir el contenido fundamental de los documentos (tema o temas principales) para formalizarlo y representarlo con la ayuda de un lenguaje preestablecido. Su objetivo principal es permitir el agrupamiento de materias o relaciones en clases a fin de poder almacenar y recuperar con posterioridad la informacin, al menos en los sistemas convencionales.13
Pinto Molina, Mara. Anlisis documental : fundamentos y procedimientos. 2a ed. Madrid, Espaa : Eudeba, 1993. p.87. ISBN: 8477540705 13 Ibid. P. 107
12
24
2.2. Marco Institucional

Acerca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga
Desde 1987, el Instituto se ha consolidado como un centro de pensamiento democrtico y una asociacin de hombres y mujeres libres, a quienes une un comn afecto e identidad intelectual por los principios, valores y sentimientos que conforman la democracia como sistema poltico, econmico, social y cultural; asimismo los une su deseo de actuar constante y eficazmente con el fin de superar la precariedad y desaciertos de nuestra vida pblica y lograr un desarrollo econmico, poltico, social y ambiental.14 Misin Consagrar como bsicos los principios de la economa de mercado, la libre concurrencia y la iniciativa individual, reduciendo a lo indispensable la intervencin y los controles estatales.15 Visin Consolidarnos como el centro de pensamiento lder en el impulso al pensamiento liberal en Colombia y ser uno de los ms influyentes en Amrica Latina.16
14 15
Op. Cit Ibidem. 16 Ibidem.
25
Proyectos
El Instituto de Ciencia Poltica tiene cuatro productos bandera, los cuales tienen como objetivo, contribuir a enriquecer el debate y la comprensin de los principios bsicos de la democracia, el libre mercado y las libertades individuales.17 Investigacin y Anlisis
El Instituto produce peridicamente dos tipos de documentos encaminados al anlisis poltico, econmico y social de asuntos de Colombia y Latinoamrica en general. El primer documento titulado Conceptos ICP, busca de una manera clara y sencilla acercar al lector a los temas ms importantes del momento, al tiempo que los analiza con una visin muy propia. Reflexiones Liberales, por su parte, busca con una
investigacin ms profunda contribuir a generar debate alrededor de temas ms complejos de la realidad actual del pas, con la intencin de proponer cambios estructurales al interior del gobierno, la sociedad y el sector privado. 18
17 18
Ibidem. Ibidem.
26
Revista Perspectiva
Revista que surge para llenar un vaco en nuestra regin, la cual carece de publicaciones dedicadas a promover los principios democrticos y de libre mercado de una forma gil, moderna y atractiva. Perspectiva no est pensada para eruditos sino para un pblico amplio que quiera enterarse de las tendencias ms importantes en poltica y economa. Perspectiva es un esfuerzo del Instituto de Ciencia Poltica, que cuenta con el respaldo financiero del Center for International Private Enterprise (CIPE) de Washington e importantes Think Tanks a nivel latinoamericano tales como la Fundacin Libertad de Argentina, el Centro de Divulgacin del Conocimiento Econmico (CEDICE) de Venezuela, el Instituto Ecuatoriano de Economa Poltica (IEEP) de Ecuador, el Centro para la Apertura y el Desarrollo de Amrica Latina (CADAL), Libertad y Desarrollo de Chile y el Centro de Investigaciones Econmicas Nacionales (CIEN).19 Observatorio Legislativo
El Observatorio Legislativo es un proyecto conjunto entre el Instituto de Ciencia Poltica, la Comunidad de Madrid y la Fundacin Konrad Adenauer que busca mejorar el acceso de
19
Ibidem.
27
los ciudadanos a informacin calificada sobre la gestin pblica. Los objetivos del Observatorio Legislativo son: i) brindar informacin completa y oportuna sobre los proyectos de ley ms importantes que se discuten en el Congreso; ii) abrir espacios donde y diversos sociales sectores puedan acadmicos, reflexionar polticos, sobre el empresariales
contenido de los proyectos, y iii) generar propuestas que desde la sociedad civil enriquezcan los debates que se adelantan. Los productos centrales del Observatorio Legislativo son los boletines y las Mesas de Expertos.20 Diseo y ejecucin de Proyectos
El Instituto de Ciencia Poltica, en su tarea de difusin de los principios y los valores de la democracia y la economa de mercado, trabaja en el diseo y ejecucin de proyectos y actividades de debate y formacin dirigidos a diferentes pblicos objetivo, a saber: jvenes, emprendedores, lderes sociales, formadores de opinin, empresarios, tomadores de decisin, entre otros.21
20 21
Ibidem. Ibidem.
28
2.3. La biblioteca
Usuarios de los servicios
Personal administrativo Es el personal de apoyo que desarrolla trabajos para el Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga, del cual recibe compensacin econmica directa por sus servicios. Este personal est vinculado de planta por medio de un contrato. En este perfil de usuarios se incluyen las conserjes, los vigilantes, las secretarias, los asistentes (administrativos, de proyectos e investigaciones), los directores de cada rea, los integrantes de los comits (administrativo, acadmico y editorial) y los de los consejos fundador y directivo.
Investigadores Son profesionales intelectuales y cientficos dedicados a la creacin y generacin de nuevo conocimiento, productos, procesos, mtodos y sistemas, aplicados y a la ciencia poltica y econmica en el contexto colombiano primordialmente. Los investigadores deben estar acreditados y autorizados por alguna de las empresas afiliadas, o en su defecto, estar afiliados como personas naturales.
29
Afiliados y empresarios
Actualmente, el Instituto de Ciencia Poltica tiene como afiliados a ms de 150 empresas y personas naturales quienes participan activamente de todas la actividades que el Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga organiza, adems de apoyar con sus aportes al funcionamiento del mismo. El afiliado recibe la invitacin a todas las actividades organizadas por el Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga, como seminarios, conferencias, foros, desayunos y almuerzos conferencia con destacados personajes de la vida nacional, conferencias con invitados internacionales y foros en el extranjero, entre otras actividades. Adems, para aquellos eventos que tengan algn costo, los socios tienen una tarifa especial.
Existen dos tipos de afiliaciones: Miembros Adherentes Son personas naturales o jurdicas que, con posterioridad a la creacin de la fundacin, manifiestan su deseo de pertenecer al mismo, mediante solicitud que debe ser aceptada por el Consejo Directivo y sufraguen las cuotas de sostenimiento. 22
22
Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga. Presentacin del Instituto. Afiliaciones: Formato de afiliacin. [en lnea]. Disponible en: http://www.icpcolombia.org/instituto.php?Tema=7 (Consultado el 29 de Abril de 2009).
30
Miembros del Crculo de Amigos Son aquellas personas naturales o jurdicas que, en
consideracin a la tarea cultural de difusin de los principios y valores de la democracia poltica en el marco de una economa de mercado que realiza la fundacin, se han comprometido a prestarle un apoyo financiero peridico, en una cuanta que ser establecida por el consejo directivo.23 Estudiantes universitarios
Estudiantes de educacin superior formal en ciencia poltica y ciencias econmicas, o quienes han aprobado el nivel de educacin secundaria y que han cumplido con los requisitos establecidos para su admisin en la Universidad y que actualmente se encuentran matriculados en ella.
23
Ibidem.
31
3.
DISEO METODOLGICO
3.1. Tipo de Investigacin
La metodologa del presente trabajo se enmarca en la tipologa de un proyecto de servicio, el cual se caracteriza por prestar servicios intangibles de carcter personal o tcnico, ya sea mediante el ejercicio profesional individual o a travs de instituciones24
3.2. Fases para el desarrollo de la investigacin
3.2.1. FASE 1. Levantamiento de informacin Definicin: Esta fase nos permite hacer un diagnstico tanto de la coleccin, como de la biblioteca en general en cuanto a servicios se refiere, igualmente permitir hacer la eleccin de la muestra Producto: Inventario preliminar
24
VARGAS MARTNEZ, Hermes Heriberto. Diseo de proyectos: mdulo curso acadmico. Bucaramanga: UNAD, 2005. p. 30
32
3.2.2. FASE 2. Seleccionar el software para el manejo de la base de datos bibliogrfica En esta fase se contemplan los software que cumplan con los objetivos planteados por ICP, teniendo en cuenta el tamao de la coleccin, los servicios propuestos, el presupuesto asignado y los tiempos establecidos. Para la seleccin del Software se tendrn en cuenta los siguientes criterios: Valor de la licencia. Requerimientos de software hardware. Actualizaciones (Costo tiempo). Servicios (Mdulos) Mantenimiento (Costo)
3.2.3. FASE 3. Realizar el manual de procesamiento tcnico que contempla los procedimientos y polticas a seguir La elaboracin del manual de procesamiento tcnico se convierte en la gua para la organizacin de la informacin bibliogrfica, as como para la entrada de datos en el sistema de informacin. Producto: Manual de procesamiento tcnico para la Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga
33
3.2.4. FASE 4. Organizar la coleccin teniendo en cuenta los siguientes folletos). Es la ejecucin misma del proyecto, que comprende las etapas de clasificacin, catalogacin, indizacin y terminado final del material. Producto: Informacin registrada en la base de datos bibliogrfica. aspectos: tipo de Normas coleccin tcnicas, (general, reas del conocimiento, referencia,
3.2.5. FASE 5. Identificar procedimientos de entrada de datos para ttulos creados o ingresados y agregados o copias en la base de datos La entrada de datos en la solucin informtica est ampliamente descrita en el Manual de procedimientos tcnicos. Producto: Manual de procedimientos tcnicos. Tercera parte: Manual de entrada de datos. 3.2.6. FASE 6. Establecer procedimientos de terminado final: sellos y rtulos de identificacin en el estante. Esta fase comprende la adecuacin final del material, antes de ser colocados a disposicin de los usuarios.
34
Producto: Manual de procedimientos tcnicos. Cuarta parte: Instrucciones para el terminado final. 3.3. Cronograma En el siguiente cronograma se establecen los tiempos en los cuales se ejecuta el proyecto y permite hacer un seguimiento del estado del avance del mismo.
Actividades Levantamiento de Informacin Definicin de preliminares y cronograma de actividades Seleccin y adquisicin del Software Elaboracin de Manual de Procesamiento Tcnico Actualizacin del Manual de Procesamiento Tcnico Organizacin de la Coleccin (Catalogacin Clasificacin, Indizacin) Entrada de Informacin al Sistema de Informacin Bibliogrfica Terminado final
1 Mes
2 Mes
3 Mes
4 Mes
5 Mes
6 Mes
P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
P P P P P P P P P P P P P P P P P P
P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P
P= Permanente
35
4.
ANLISIS DE RESULTADOS
FASE 1. Levantamiento de informacin
1.
De los servicios que se prestan a los funcionarios del Instituto De acuerdo a la informacin suministrada mediante entrevista personal con la Directora Ejecutiva del Instituto y la Asistente de Investigaciones del ICP, se pudo establecer: los servicios que prestaba la biblioteca se reducan al prstamo de materiales para afiliados al ICP no exista un servicio de referencia el mismo usuario deba revisar en la coleccin el prstamo era nicamente para consulta en sala. Eleccin de la muestra
2.
El total de la coleccin Echavarra Olzaga est compuesta por aproximadamente 1850 ttulos y 2150 ejemplares, informacin tomada de un inventario preliminar. La muestra que se tom corresponde al 80% del total de ttulos, es decir 1480.
36
FASE 2. Seleccionar el Software para el manejo de la Base de datos bibliogrfica El software seleccionado por el ICP para su biblioteca es SIABUC, el cual fue previamente evaluado y probado por parte de la institucin con el fin de identificar el cumplimiento de las expectativas del programa por parte del Instituto en cuanto a funcionalidad y costos tanto de implementacin como de recursos necesarios para su funcionamiento. Se presentaron otros software como Unicornio y Janium, los cuales cumplan las expectativas en cuanto a servicios bibliotecarios, pero debido a los costos de adquisicin y mantenimiento, que son bastantes elevados fueron descartados; igualmente, se evalu el software Winisis, cuyas caractersticas principales son que su licencia no tiene costo y presenta gran versatilidad en el momento de adecuarlo a las necesidades especficas de cada unidad de informacin, pero que no tiene un desarrollo final establecido, es decir que necesario un ingeniero de sistemas para elaborar desde la estructura de la base de datos, como los mdulos de servicios y el catlogo en lnea, lo que generara la inversin de recursos financieros y de tiempos. El software SIABUC fue seleccionado por su bajo costo de adquisicin, tambin por que su mantenimiento y sus actualizaciones son gratuitas, y por la facilidad de uso en sus 8 mdulos con los que cuenta el paquete completo del sistema.
37
SIABUC (Sistema de Informacin Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima)
Se seleccion el software bibliogrfico SIABUC25, con parmetros establecidos localmente y con etiquetas del formato Marc.26 Se selecciona SIABUC ya que tiene 8 mdulos indispensables para el manejo de la gestin de una biblioteca, y por el criterio de su costo de adquisicin. SIABUC es un software diseado para el manejo de los procesos tcnicos y las actividades administrativas de un centro de informacin o biblioteca, ya sea universitaria, pblica o particular, sin importar que sea pequea o grande. El funcionamiento de SIABUC est basado en mdulos, cada uno de los cuales corresponde a una tarea especfica dentro de la biblioteca. Los mdulos principales de SIABUC son: Adquisiciones Anlisis Consultas Publicaciones peridicas Inventario Prstamos
25
Biblioteca Digital de SIABUC. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/bdldemo/ (Consultado el 13 de noviembre de 2008).
Biblioteca del Congreso de Estados Unidos. Oficina de Desarrollo de Redes y Normas Marc. Disponible en: http://www.loc.gov/marc/marcspa.html (Consultado el 13 de noviembre de 2008).
26
38
Estadsticas Publicaciones en WEB SIABUC 8: Es la versin actual de SIABUC, est en constante desarrollo y peridicamente se ofrecen actualizaciones gratuitas descargables sin costo a travs de Internet. Ventajas
Bajo costo de inversin Ampliamente utilizado en Mxico y Latinoamrica Brinda actualizaciones y soporte tcnico gratuito y en lnea. Brinda capacitacin permanente presencial y en lnea. Requerimientos tcnicos de instalacin
Hardware: Computadora Pentium 2 con 64 MB de RAM Software: Windows 98, ME, 2000, XP, Server 2003 Microsoft Explorer 5.0 (contenido en el CD) Parser XML 3 (contenido en el CD) Microsoft Data Access Components 3.6 (DAO 36) (contenido en el CD) FASE 3. Realizar el manual de procedimientos que contempla los procedimientos y polticas a seguir
39
Se
realiz
un
manual
de
procedimientos
atendiendo
las
caractersticas generales de la descripcin de contenidos y de acuerdo a las Reglas de Catalogacin Angloamericanas. Este manual se fue actualizando conforme se presentaban aspectos especficos propios de la coleccin, dependiendo de la temtica tratada. La elaboracin de este manual estuvo basada en los manuales de catalogacin de instituciones como el Colegio de Estudios Superiores de Administracin CESA y la Biblioteca Regional de Murcia (Espaa)27, as como en material de docencia de la Escuela Interamericana de Bibliotecologa de la Universidad de Antioquia28, complementada con aportes de la experiencia profesional en el campo laboral de los autores. Producto de esta fase surge el Manual de procesamiento tcnico para la Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga (Anexo). FASE 4. Organizar la coleccin teniendo en cuenta los siguientes folletos).
Biblioteca Regional de Murcia. Manual de procedimiento catalogacin automatizada. [En lnea]. Disponible en: http://www.carm.es/brmu/manual/ . (Consultado el 29 de Mayo de 2009). 28 Escuela Interamericana de Bibliotecologa. Descripcin Bibliogrfica [En lnea]. Disponible en: http://docencia.udea.edu.co/bibliotecologia/DescripcionBibliografica/ . (Consultado el 29 de Mayo de 2009).
27
polticas institucionales
aspectos: tipo de
Normas coleccin
tcnicas, (general,
reas
del
conocimiento,
referencia,
40
Este
procedimiento
se
realiz
con
base
en
el
manual
de
procesamiento tcnico que se realiz previamente, sin embargo en la ejecucin del proyecto se detect la necesidad de incluir nuevas polticas, derivadas de la especificidad de la coleccin, de las pautas del ICP y de las particularidades de los materiales. Igualmente, se subdividi la coleccin en: General, Referencia (R) y Folletos (F), de acuerdo al soporte, identificando las colecciones de referencia y folletos con una letra que antecede a la signatura topogrfica, segn las especificaciones del Manual de procesamiento tcnico para la Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga (Anexo 1). Para la clasificacin de las reas temticas se utiliz el Sistema de Clasificacin Decimal Dewey Abreviado edicin 1429. Tambin fueron consultados los registros de instituciones pares. Para la asignacin de encabezamientos de materia se utiliz el Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC 2130 y la Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas31. Igualmente y debido a la especializacin de la biblioteca se hizo necesario la creacin de descriptores de contenido que permitieran una normalizacin de los trminos para facilitar la bsqueda por parte
Dewey, Melvil. Clasificacin decimal dewey abreviada. Ed. 14. Bogot : Panamerican Technology Group, PTG. Rojas Eberhard, 2008. 1131 p. ISBN 9789589121870. 30 ARMARC PARA BIBLIOTECAS PEQUEAS : Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC. Bogot : Rojas Eberhard, 2007. 912 p. ISBN 9789589121856 31 Banco de la Repblica. Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas. 3a ed. Bogot : Rojas Eberhard, c1998. 2 v. ISBN: 9586640272
29
41
de los usuarios; estos descriptores se basan en los principios descritos en el apartado de de Principios descritos en Bsicos el de los de Encabezamientos Materia, Manual
procesamiento tcnico para la Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga (Anexo).
FASE 5. Identificar procedimientos de entrada de datos para ttulos creados o ingresados y agregados o copias en la base de datos Estos procedimientos estn descritos en la tercera parte del Manual de procesamiento tcnico para la Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga (Anexo). FASE 6. Establecer procedimientos de terminado final: sellos y rtulos de identificacin en el estante. Estos procedimientos estn descritos en la cuarta parte del Manual de procesamiento tcnico para la Biblioteca del Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga (Anexo).
42
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La donacin de la biblioteca personal de Hernn Echavarra Olzaga constituye un invaluable recurso para el Instituto de Ciencia Poltica (ICP), debido a la especialidad de las temticas especficamente de economa y poltica, pero primordialmente por lo representativo de la memoria y el espritu del seor Echavarra Olzaga para con el Instituto. Es por esto, que El ICP decidi darle un tratamiento apropiado a las colecciones de su biblioteca, de manera que pudieran prestar un servicio gil y oportuno para sus miembros e investigadores, labor que incluy la adecuacin tecnolgica en cuanto a software bibliogrfico y al tratamiento tcnico de los documentos. Recomendaciones La biblioteca del ICP, por estar en proceso de organizacin, requiere implementar polticas que le permitan hacer mas objetiva su administracin identificar: Las responsabilidades del ICP frente a la biblioteca en lo relacionado con la vinculacin de la misma dentro de los planes y programas de la organizacin en aspectos administrativos, financieros y logsticos. como unidad orgnico-funcional, orientadas a
43
La creacin del Comit de Biblioteca, como un rgano asesor de la misma en todo su desarrollo. Puede estar conformado por un representante de la direccin del ICP, el biblioteclogo, un responsable de la parte administrativa y financiera, y un representante de los usuarios. Este Comit tendr como funciones aprobar los reglamentos, polticas y procedimientos tanto administrativos, como tcnicos de la Biblioteca o en su defecto aprobar la asesora de expertos en el tema para tal fin, as como definir la misin, visin y objetivos de la biblioteca para demarcar un futuro acorde con las expectativas del ICP. Direccionamiento de la biblioteca para su crecimiento y desarrollo y la promocin de sus servicios.
La participacin de la biblioteca en redes y sistemas de informacin La biblioteca necesita contar con un biblioteclogo de planta que pueda realizar la gestin requerida para la organizacin de la misma con el fin de impulsar el desarrollo de servicios de informacin, buscar la integracin con otros sistemas y servicios de informacin, buscar la participacin en programas de divulgacin e intercambio de informacin de orden nacional e internacional, promover la biblioteca entre organismos y personas interesadas en la coleccin de la organizacin y en conjunto, hacer de la biblioteca en centro de alta calidad en la gestin del conocimiento a nivel de la institucin.
44
6. Bibliografa
ARMAC para bibliotecas pequeas : p.
Archivo de Autoridades de
Materia en Formato MARC. Bogot : Rojas Eberhard, 2007. 912 BANCO DE LA REPBLICA. Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas. 3a ed. Bogot : Rojas Eberhard, c1998. 2 v. BERNAL URIBE, Martha Cecilia. Hernn Echavarra Olzaga: el empresario en su dimensin pblica, poltica y social. [Tesis]. Bogot: Universidad de los Andes, 2007. 276 p. BERTALANFFY, Ludwig Von, Teora general de los sistemas : fundamento, desarrollo. Mxico: Fondo de Cultura Econmica, 1968. 356 p. BIBLIOTECA DEL CONGRESO DE ESTADOS UNIDOS. Oficina de Desarrollo Biblioteca de Redes y de Normas Marc. Disponible Disponible en: en: http://www.loc.gov/marc/marcspa.html Digital SIABUC. http://siabuc.ucol.mx/bdldemo/ BIBLIOTECA REGIONAL DE MURCIA. Manual de procedimiento catalogacin automatizada. [En lnea]. Disponible en: http://www.carm.es/brmu/manual/ . CARAVIA, Santiago. La biblioteca y su organizacin. Gijn, Asturias : Trea, 1995. 198 p. ; 22 cm. CARRIN GUTIEZ, Manuel. Manual de bibliotecas. 2a ed. Madrid : Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1997
45
DEWEY, Melvil. Sistema de clasificacin decimal Dewey e ndice relativo. 21a ed. Bogot : Rojas Eberhard, 2000. 4 v. Diccionario de la real lengua castellana. Disponible en: http://www.rae.es/rae.html ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGA. Descripcin Bibliogrfica ica/ . [En lnea]. Disponible en: http://docencia.udea.edu.co/bibliotecologia/DescripcionBibliograf
FORERO
RAMREZ,
Blanca
Lilia.
Procesamiento
tcnico,
automatizacin y elaboracin de un catlogo de la coleccin de libros valiosos de los siglos XVI-XVIII del museo de la Biblioteca del Colegio Mximo (Compaa de Jess). Bogot: Pontificia Universidad Javeriana, 2000. 3 v. GARCA, Jess Fco. Las bibliotecas especializadas y su incidencia en el contexto econmico y social de Amrica Latina. [En lnea]. Disponible en: http://archive.ifla.org/IV/ifla62/62garc.htm . HARVEY, Gordon. Cmo se citan las fuentes gua rpida para estudiantes. Madrid, Espaa: Nuer ediciones, 2001. 103 p. ICONTEC. Instituto Trabajos de Ciencia escritos Poltica presentacin Hernn y referencias Olzaga. bibliogrficas. Bogot: ICONTEC, 2008. 110 p. Echavarra Disponible en: http://www.icpcolombia.org/index.php LATORRE ZACARS. Ignacio. Sanchis Prez, Elisa. La atencin a usuarias y usuarios en bibliotecas especializadas. [En lnea]. Disponible en: http://fesabid98.floridauni.es/Comunicaciones/i_latorre.htm .
46
LEHNUS, Donald J. Notacao de autor : manual para bibliotecas. Rio de Janeiro : BNG/Brasilart, 1978. 84 p. MARTNEZ GARCA, Marta. Olaran Mgica, Mara. Manual de catalogacin en formato Marc : Ibermac y Marc 21 : monografas impresas modernas. 2a ed. Madrid, Espaa : Arco/Libros, 2007. 429 p.
PALACIOS TARQUINO, Jorge Arturo. Organizacin tcnica y sistematizada de la fonoteca Javeriana estreo (Manual). Bogot: Pontificia Universidad Javeriana, 2002. 1 CD-ROM
PENNA, Carlos Vctor. Catalogacin y clasificacin de libros. 2 ed. Buenos Aires : Kapelusz, 1964. PINTO MOLINA, Mara. Anlisis documental : fundamentos y procedimientos. 2a ed. Madrid, Espaa : Eudeba, 1993. 270 p. PINTO MOLINA, Mara. Catalogacin de documentos : teora y prctica. Madrid : Sntesis, [s.f.]. 510 p. RODRGUEZ BOLAOS, Felipe. Sistematizacin de unidades de informacin bibliogrficas. 2a ed. Mxico : Colegio de Bachilleres : Editorial Limusa , Grupo Noriega Editores, 2003. 48 p.
SIABUC: Sistemas de informacin bibliogrfico de la Universidad de Colima (Mxico). Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/ SIRSIDINIX. Gua de formacin para el cliente Unicorn WorkFlows para Java: Administracin de Unicornio GL3.0. [Mxico] ; Sirsi, 2005. 341 p. Documento en PDF.
SPEDALIERI, Graciela. Catalogacin de monografas impresas. 1a ed. Buenos Aires : Alfagrama Ediciones, c2007. 350 p. TARDN, Eugenio. Anlisis documental. [En lnea]. Disponible en:
47
http://alfama.sim.ucm.es/buc/documentos/Contribuciones/td01. pdf YOUNG, Heartsill, ed. Glosario ALA de Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin. 1a ed. 1988. 473 p. Madrid : Ediciones Daz de Santos,
48
MANUAL DE PROCESAMIENTO TCNICO DE LA BIBLIOTECA DEL INSTITUTO DE CIENCIA POLTICA HERNN ECHAVARRA OLZAGA
Presentado por: Alexis Eduardo Barreto Montenegro Miguel Eduardo Ortiz Rojas
Directora: Gloria Meja
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA DEPARTAMENTO DE COMUNICACIN Y LENGUAJE CIENCIA DE LA INFORMACIN BIBLIOTECOLOGA Bogot, junio de 2009
InstitutodeCienciaPolticaHernnEchavarraOlzaga(ManualdeCatalogacin)
CONTENIDO INTRODUCCIN ..........................................................................4
PRIMERA PARTE ..........................................................................5
CONSIDERACIONES GENERALES .................................................5 Polticas generales ...................................................................5 Procedimientos de organizacin ..............................................6
SEGUNDA PARTE CATALOGACIN, ANLISIS Y CLASIFICACIN ............................8 1. CATALOGACIN ..................................................................8 1.1. Catalogacin descriptiva..................................................8 1.2. Eleccin de los puntos de acceso ....................................14
2. ANLISIS DOCUMENTAL........................................................22
Asignacin de encabezamientos de materia...........................22 Objetivos ................................................................................22 Principios bsicos de los encabezamientos de materia ...........23 Fuentes utilizadas ...................................................................23 Polticas ..................................................................................24
3. CLASIFICACIN ....................................................................25 La clasificacin sistemtica o asignacin numrica................25 Principios ...............................................................................26 Polticas para asignar el nmero segn el Sistema de Clasificacin Dewey...................................................................27 Signatura topogrfica ............................................................28
4. ETIQUETAS DEL FORMATO MARC...........................................32 4.1. Campos fijos bsicos.......................................................33
4.2. Campos variables ............................................................34 Etiquetas 1XX: Asiento principal ............................................36 Etiquetas 2XX: rea de ttulo y mencin de responsabilidad, rea de edicin y rea de publicacin ....................................39 Etiqueta 300: rea de descripcin fsica ................................41 Etiqueta 440: Mencin de serie ttulo ..................................42 Etiquetas 5XX: rea de notas.................................................42 Etiquetas 6XX: Encabezamientos de materia .........................45 Etiquetas 7XX: Asientos secundarios .....................................47 Etiqueta 856: Liga a los recursos electrnicos .......................49
TERCERA PARTE MANUAL DE ENTRADA DE DATOS EN SIABUC ............................50 1. Ingreso de registros nuevos .............................................50 2. Eliminar, modificar o agregar un ejemplar ya existente ....66 3. Mdulo de inventario ........................................................69
CUARTA PARTE TERMINADO FINAL....................................................................73 1. Sellado ..............................................................................73 2. Codificacin ......................................................................74 3. Rotulacin.........................................................................74
INTRODUCCIN Este manual de procesamiento tcnico se elabora con el fin de establecer los lineamientos para facilitar la organizacin tcnica del mismo segn estndares y normas internacionales, definir los procedimientos y pautas para el ingreso del material bibliogrfico, dar apoyo a los analistas de informacin bibliogrfica y orientacin a personas interesadas en los procesos y polticas a seguir para la catalogacin y clasificacin de la biblioteca en el Instituto de Ciencia Poltica. Es importante aclarar que estos procedimientos estn enfocados en gran medida a la coleccin de Hernn Echavarra Olzaga, del Instituto de Ciencia Poltica, sin embargo es aplicable a la totalidad de la coleccin de la biblioteca. El manual est dirigido al personal del Instituto responsable por el desarrollo de la organizacin tcnica y especializada de la biblioteca del Instituto. El presente manual est estructurado en tres partes; la primera contiene las disposiciones y polticas generales para el procesamiento tcnico, la segunda parte contiene la informacin relativa a las pautas que se deben seguir para hacer el anlisis de contenidos, la tercera parte contiene los pasos a seguir para las entradas de informacin bibliogrfica al software SIABUC, y por ltimo las pautas para realizar el terminado final, el cual hace relacin a los terminados fsicos del documento, donde se incluye sellado, la codificacin y rotulado del material bibliogrfico. Es de anotar que el presente manual contiene vnculos con marcadores, que llevan directamente a la parte a la cual se est haciendo referencia.
PRIMERA PARTE CONSIDERACIONES GENERALES Esta primera parte contiene las normas, polticas y procedimientos para el manejo de documentos tipo libro en la biblioteca del Instituto. Este manual es flexible para permitir que el catalogador adece las normas internacionales en funcin de los objetivos del Instituto de Ciencia Poltica, y siempre con la finalidad de dar un mejor servicio al usuario. Cualquier modificacin que se desee realizar a este manual sern estudiadas y aprobadas en el Comit de Biblioteca para conservar la normalizacin y se requiere que queden consignadas en el manual.
Polticas generales Para llevar a cabo las actividades de catalogacin es necesario tener en cuenta las siguientes polticas:
Para lo relacionado con la descripcin bibliogrfica se usan las aplicado a Reglas de Catalogacin Angloamericanas1 monografas. El material bibliogrfico ser ingresado al sistema de manera completa, con un nivel 3 de catalogacin, recuperando en lo posible la mayora de sus caractersticas y descripciones. Para el manejo de materias se usa las ARMAC Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC2.
Gorman, Michael y Winkler, Paul W. Reglas de catalogacin angloamericanas. 2. Edicin, revisin de 1988, eniendas de 1993 y 1997. Bogot : Rojas Eberhard, 1998. p.15. ISBN: 958-9121-026-3 2 ARMARC PARA BIBLIOTECAS PEQUEAS : Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC. Bogot : Rojas Eberhard, 2007. 912 p. ISBN 9789589121856
1
Para asignar la clasificacin a los documentos se usa el Sistema de Clasificacin Decimal Dewey Abreviado edicin 143. Para registrar los documentos se usa el software SIABUC.
Procedimientos de organizacin Identificacin del documento: Es necesario identificar en la base de datos el documento por cada una de sus descripciones como ttulo, autor y series, para saber si el tem ya existe en la base de datos, si tiene copias, volmenes, tomos, si existe con otra edicin o con otros publicadores. Con el fin de no duplicar registros. Precatalogacin para la identificacin del material existente: Los documentos ingresan a la base de datos, principalmente con un previo ingreso o precatalogacin, que consiste en un registro breve al catlogo de la biblioteca del Instituto, para que se vea visualizada su existencia en el catlogo pero solo contiene los datos bsicos de ttulo, autor, edicin, lugar de publicacin, publicador y fecha. Reconocimiento del documento: Es necesario analizar el documento que va a ser objeto de estudio analtico y descriptivo, para hallar e identificar las descripciones y caractersticas que se van a recuperar en el catlogo bibliogrfico. Realizar la catalogacin del documento que implica: aplicar las normas de catalogacin para cada uno de los casos, la elaboracin de todos los datos descriptivos y los puntos de acceso que requiera la obra.
Dewey, Melvil. Clasificacin decimal dewey abreviada. Ed. 14. Bogot : Panamerican Technology Group, PTG. Rojas Eberhard, 2008. 1131 p. ISBN 9789589121870.
3
Definir la temtica que va a describir el contenido del documento. Identificar la materia principal y luego materias secundarias que complementen la informacin contenida en el documento, esto con el fin que la recuperacin del material sea efectiva. Con la materia principal se define la signatura topogrfica del documento. Definir la signatura topogrfica, segn Clasificacin Dewey edicin 14 abreviado4. el Sistema de
Los procedimientos para la entrada de informacin bibliogrfica, estn definidos en la segunda parte del presente manual.
Ibidem.
SEGUNDA PARTE CATALOGACIN, ANLISIS Y CLASIFICACIN
Esta parte describe la normatividad que se debe aplicar al momento de hacer el anlisis de los documentos, catalogacin y clasificacin. Consta de cuatro partes: Anlisis de informacin segn la normatividad establecida para tal fin para el manejo de encabezamientos de materia, descriptores y tesauros. Catalogacin, que comprende la catalogacin descriptiva, segn las Reglas de Catalogacin Angloamericanas5, y la eleccin de los puntos de acceso Catalogacin en etiquetas MARC. Clasificacin segn el Sistema de Clasificacin Decimal Dewey Abreviado edicin 146
1.
CATALOGACIN
En esta seccin se describen los procedimientos especficos para la descripcin bibliogrfica, lo que se conoce como catalogacin descriptiva y la eleccin de los puntos de acceso.
1.1. Catalogacin descriptiva
5 6
Op cit. Op cit.
La catalogacin descriptiva es el proceso mediante el cual se describen los elementos fsicos del documento, es decir, los que se pueden extractar directamente del documento como son: datos de ttulo y mencin de responsabilidad, edicin, serie, publicacin (pie de imprenta) y descripcin fsica, que incluye datos acerca de la extensin del documento y de contenido como grficas, mapas etc., todo esto guiado por las Reglas de Catalogacin Angloamericanas7. Las reas utilizadas en la catalogacin descriptiva segn las reglas de catalogacin antes citadas corresponden a las reas de ttulo y mencin de responsabilidad, rea de edicin, rea de publicacin, distribucin, etc., y el rea de serie.
rea de ttulo y mencin de responsabilidad
sta rea corresponde a la etiqueta 245 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 245 . Esta informacin es extractada de la fuente principal de informacin, es decir, la portada del documento, o en su defecto de las sustitutas, es decir, del envase o cartula y est compuesta por:
Ttulo propiamente dicho: Corresponde al nombre de la obra dada por el autor. Designacin general del material [DGM]: esta informacin no es recuperada debido a la composicin de la coleccin que es mayoritariamente de libros impresos. Ttulos paralelos: Esta informacin corresponde a los ttulos en otros idiomas explcitos en la fuente principal de informacin,
Op cit.
siguiendo la reglamentacin del ttulo propiamente dicho y en el orden de aparicin en la fuente. Otra informacin sobre el ttulo: Registra adicional sobre el ttulo, es decir, el subttulo. la informacin
Mencin de responsabilidad: Esta informacin corresponde al nombre de quin tiene la autora intelectual de la obra, el cual puede ser un autor personal o corporativo, se incluyen otros colaboradores que tienen un rol definido como editor, traductor, compilador, prlogos, fotgrafos, ilustradores y otros colaboradores.
rea de edicin
sta rea corresponde a la etiqueta 250 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 250. Por regla general, los documentos al ser creados por primera vez conforman la primera edicin, y por lo tanto se omite esta rea, sin embargo, despus el autor puede hacerle cambios significativos a la obra sin alterar su esencia, lo que constituye una nueva edicin. Est compuesta por:
Mencin de edicin: Corresponde al nmero de la edicin. Mencin de responsabilidad relativa a la edicin: Esta informacin corresponde a la autora intelectual de los cambios que generaron la nueva edicin. Mencin de edicin subsiguiente: Esta informacin no es recuperada. Menciones de responsabilidad relativas a las subsiguientes: Esta informacin no es recuperada. ediciones
10
rea de publicacin, distribucin, etc.
sta rea corresponde a la etiqueta 260 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 260. Contiene la informacin acerca del lugar, nombre y fecha de donde fue producido el material; esta informacin es extractada de la fuente principal de informacin que para este caso es la pgina legal o en su defecto el colofn. Est compuesta por:
Lugar de publicacin, produccin y/o distribucin: Lugar de origen del material, generalmente la ciudad, sin embargo para evitar confusiones entre nombres de ciudades homnimas, se coloca entre parntesis el pas. Nombre del editor, productor o distribuidor: Nombre de la empresa o persona que produce, edita o distribuye el documento. Fecha de edicin, produccin o distribucin: Corresponde al ao en que se produce, o se publica el material.
rea de la descripcin fsica
sta rea corresponde a la etiqueta 300 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 300. Contiene la informacin acerca de las cualidades fsicas del material en cuanto a extensin y forma. Est compuesta por:
11
Extensin y designacin especfica de tipo de material: Corresponde en primera instancia a la cantidad de unidades, seguido de la denominacin de las mismas. Las designaciones de los tipos especficos de material estn descritas en las Reglas de catalogacin Angloamericanas. Para el caso de libros impresos corresponde al nmero de pginas, seguido de la letra (p). Ej. 125 p. Mencin de otras caractersticas fsicas: Esta informacin corresponde a caractersticas propias de cada material descritas en las Reglas de catalogacin Angloamericanas. Dimensiones: Corresponde al tamao fsico del material en cuanto a volumen, para el caso de libros impresos se toma la altura del libro en centmetros. Material complementario: acompaante. Corresponde al material
rea de la Serie
sta rea corresponde a la etiqueta 440 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 440. Contiene la informacin acerca de la serie a la que pertenece la obra; est compuesta por:
Ttulo de la serie: Nombre de la serie a la que pertenece la obra. Subttulo y/o informacin complementaria sobre el ttulo de la serie: Informacin adicional del ttulo la serie. Menciones de responsabilidad relativas a la serie: Corresponde al nombre del responsable intelectual de la serie. Numeracin dentro de la serie: Es el nmero dado al material dentro de la serie.
12
rea de Notas
sta rea corresponde a la etiqueta 500 y subsiguientes de la serie 5XX del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiquetas 5XX. Contiene la informacin que no es posible recuperar en las otras reas. Los tipos de notas utilizadas son:
Nota general: Corresponde a la etiqueta 500 en el formato MARC y contiene la informacin de carcter general que no es aplicable en los siguientes tipos de notas. Nota de bibliografa: Corresponde a la etiqueta 504 en el formato MARC y contiene la informacin acerca de si la obra tiene explcita la bibliografa utilizada o si tiene referencias bibliogrficas y cmo estn dispuestas. Nota de Contenido: Corresponde a la etiqueta 505 en el formato MARC y contiene la informacin acerca de la conformacin del contenido de la obra. Nota de resumen: Corresponde a la etiqueta 520 en el formato MARC y contiene el resumen de la obra.
rea del nmero normalizado
sta rea corresponde a la etiqueta 020 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 020. Contiene la informacin acerca del nmero internacional normalizado del documento que corresponde al ISBN (International Standard Book Number)
13
1.2. Eleccin de los puntos de acceso
Dentro de la informacin extractada en la catalogacin descriptiva, se definen los puntos de acceso, los cuales sern los que de forma normalizada permitan el acceso rpido a la informacin del documento (registro), lo cules son en su orden el autor, el ttulo y los descriptores de materia. Estos estn dados en primera instancia por el autor principal, no obstante, si la obra no tuviera un autor o autores definidos y explcitos, la entrada principal ser por el ttulo de la obra.
Autores personales
Esta informacin es el nombre del autor de la obra cuando ste es una persona y corresponde a la etiqueta 100 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 100 y cuya normalizacin se regir por las siguientes polticas: Como regla general entramos los autores personales por el apellido (s), luego el nombre (s) de pila.
Se hace la entrada por la forma ms conocida, ya sea nombre propio o el que halla tomado el autor (seudnimo, ttulo de nobleza u otras denominaciones).
Si la persona se presenta en sus obras bajo diferentes nombres, se hace la entrada por el nombre ms frecuente en sus obras, ltima forma usada y segn las fuentes de consulta.
14
Apellidos compuestos Son nombres cuyos apellidos estn compuestos por ms de una palabra o que contienen complementos de los mismos.
Apellidos enlazados por guion. Se da entrada por la primera parte y se hace una referencia a la otra forma, se deja espacio entre los apellidos y el guin, con el fin de recuperar por el apellido.
Ejemplo: Day Lewis, Cecil
Mujeres casadas. Se da entrada por el apellido de soltera y a continuacin el de casada, para mujeres espaolas, checas, hngaras e italianas. En los dems casos entra por el apellido de casada.
Ejemplo: Rojas de Len, Julia
Seudnimos
Debe entrar por el seudnimo si es ms conocido por esta forma.
Ejemplos: Barba Jacob, Porfirio, 1883-1942 Osorio Bentez, Miguel ngel
15
Nombres en ciertas lenguas
Espaoles. Entran por el primer apellido Ejemplo: Jimnez Rojas, Juan
Espaoles con partcula. Entran por la ltima parte del nombre que sigue a la partcula.
Ejemplo: Quevedo y Villegas, Francisco de
Excepcin: cuando el apellido consta de un artculo se entra por ste. Ejemplo: La Rota, Alfonso
Ingleses. Entran por el ltimo apellido
Ejemplo: Enrick, Norbert Lloyd
Italianos. Entran por la partcula
16
Ejemplo: Damicis, Prieto
Franceses. Si la partcula consta de artculo o contraccin de artculo ms preposicin, ntrese por la partcula.
Ejemplo: Le Rouge, Gustave
Si se trata de preposicin ms artculo, ntrese por el nombre que sigue a la preposicin
Ejemplo: La Fontaine, Jean de
Alemanes. Si la partcula antepuesta consta de artculo o contraccin de artculo ms preposicin, ntrese por la partcula
Ejemplo: De Rouge, Gustave
Si se trata de preposicin o preposicin y artculo, ntrese por el nombre que sigue a la partcula (apellido)
Ejemplo:
17
Goethe, Joham Wolfgang von
Los autores ingleses, italianos, franceses, alemanes, portugueses entran por el apellido paterno.
Nombres latinos. Los romanos de la poca antigua entran por la parte del nombre ms conocida
Ejemplo: Lucrecio Caro, Tito
Ttulos de nobleza y realeza
Se entra por el nombre del monarca (emperador, rey, prncipe) y a continuacin se aade el ttulo en espaol.
Ejemplo: Isabel I, Reina de Gran Bretaa
Santos
Se entran por el nombre respectivo y a continuacin se agrega la palabra Santo o Santa
18
Ejemplo: Teresa de Jess, Santa
Jefes de estado y autoridades oficiales y eclesisticas
Si ha escrito una obra durante su perodo administrativo y relacionado con l, ntrese por el pas, agregue el cargo y entre parntesis los aos primero y ltimo de su mandato, dos puntos y apellidos
Ejemplo: Colombia. Presidente (1974-1978 : Lpez Michelsen)
Papas Se entra por el nombre del papa y a continuacin el nmero de orden en romanos, despus la palabra Papa
Ejemplo: Juan XXIII, Papa
Obispos, cardenales, etc. Despus del nombre jerrquico se aade el ttulo
Ejemplo: Concha Crdoba, Luis, Cardenal
19
Se agregan tambin las inciales de una orden religiosa cristiana si son usadas comnmente por la persona
Ejemplo: Arango Puerta, Gerardo, S.J., 1935-
Autores corporativos
Esta informacin es el nombre del autor de la obra cuando ste es una entidad o institucin y corresponde a la etiqueta 110 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 110 y cuya normalizacin se regir por las siguientes polticas:
Nombre de una institucin
Se entra por el nombre de la Institucin en forma completa, pero si existe una forma abreviada o sigla y es ms conocida, ntrese por sta.
Ejemplo: Colciencias Colegio de Estudios Superiores de Administracin CESA
20
Nombres geogrficos
Cuando la entrada se hace por un lugar como entidades gubernamentales, se prefiere la forma del lugar en espaol, seguida del nombre de la entidad en forma jerrquica.
Ejemplo: Colombia. Ministerio de Educacin Colombia. Ministerio del Medio Ambiente
Conferencias, congresos, etc.
Esta informacin es el nombre del autor de la obra cuando ste es un evento y corresponde a la etiqueta 111 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 111 y cuya normalizacin se regir por el nombre seguido del nmero, ao, mes, das, ciudad y pas si es necesario.
Ejemplo: Conferencia Agrcola Internacional (2 : 1988 Feb. 11-15 : Pars)
Titulo uniforme Esta informacin es el nombre que agrupa registros de obras que aparecen bajo otros ttulos que varan con frecuencia y han entrado bajo un nombre personal o corporativo y corresponde a la etiqueta
21
130 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 130. Ejemplo: Biblia Biblia N.T Biblia. A.T
2. ANLISIS DOCUMENTAL
En esta seccin se describen los procedimientos especficos para la descripcin de los contenidos del documento, que comprende la asignacin de encabezamientos de materia.
Asignacin de encabezamientos de materia
Los encabezamientos de materia son trminos normalizados que permiten describir el contenido intelectual de los documentos y corresponden al grupo de etiquetas 6XX del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 6XX.
Objetivos
Establecer polticas comunes que permitan la unificacin, consistencia y continuidad en la construccin y asignacin de encabezamientos de materia. Adaptar LEMB a las necesidades del Instituto de Ciencia Poltica.
22
Normalizar el lenguaje de descripcin de contenidos de acuerdo al ARMAC Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC8 Facilitar la recuperacin de informacin
Principios bsicos de los encabezamientos de materia De acuerdo a las necesidades especficas de la unidad de informacin y de los usuarios a los que sirve, es posible adoptar encabezamientos de materia construidos especficamente, los cuales debern estar acordes con los principios de especificidad, idiomtico y de unidad, descritos en las LEMB9
Principio de encabezamiento especfico: se debe garantizar que el encabezamiento describa en forma precisa el tema de que trata el documento evitando generalizarlo jerrquicamente. Principio idiomtico: Los encabezamientos debern ser creados en el idioma que use mayoritariamente la comunidad de usuarios a la que sirve la unidad de informacin, excepto en los casos en que no exista una traduccin apropiada para ello. Principio de encabezamiento nico: Se debe determinar una nica forma que represente el mismo tema que se pretende describir, dejando constancia, mediante referencias cruzadas, de los posibles sinnimos y homnimos que pudieran utilizarse. Fuentes utilizadas Como fuentes para la asignacin de encabezamientos de materia se utilizaran las siguientes herramientas: Library of
ARMARC PARA BIBLIOTECAS PEQUEAS : Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC. Bogot : Rojas Eberhard, 2007. 912 p. ISBN 9789589121856 9 Banco de la Repblica. Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas. 3a ed. Bogot : Rojas Eberhard, 1998. 2 v. ISBN: 9586640272
8
23
Congress Subject Headings10, las listas de encabezamientos de materia para bibliotecas (Lemb)11 y el Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC ARMAC 12. Polticas Asignar los encabezamientos que describan el contenido de la obra y precisin y efectividad. Asignar tantos encabezamientos como temas generales trate la obra. A cada obra se le asignan los encabezamientos que trata y de acuerdo a las pautas de las LEMB. Ejemplo: Economa internacional Economa keynesiana Colombia Condiciones econmicas Para las obras de carcter histrico se les asignar el encabezamiento del tema histrico tratado con la subdivisin del tipo de literatura. Ejemplo: para una novela que trate sobre la guerra de los mil das se usar Colombia Historia Guerra de los mil das 1899-1903 Novela Para las obras biogrficas individuales se les asignarn dos encabezamientos, que sern: por el nombre del autor como
10
Library of Congress. Library of Congress Authorities. [En lnea]. Disponible en: http://authorities.loc.gov/cgi-bin/Pwebrecon.cgi?DB=local&PAGE=First (Consultado el 10 de junio de 2009) 11 Op cit. 12 Op cit.
24
encabezamiento bajo personas y otro bajo la profesin del biografiado con la subdivisin de forma Biografas. Ejemplo: Echavarra Olzaga, Hernn 1911-2006 Economistas Colombianos Biografas Para las obras que tratan temas de industrias, se asignar el encabezamiento bajo Industria y adjetivando el tipo de industria a que hace referencia. Ejemplo: Industria cafetera Industria del petrleo Industria farmacutica Despus de establecer cul es la materia principal del documento se busca en el Archivo de Autoridades de Materia en Formato MARC, ARMAC13, teniendo en cuenta las subdivisiones que especifican el alcance del encabezamiento principal, as como las tablas de subdivisiones que hacen parte de la herramienta mencionada, para asignar el encabezamiento ms especfico posible.
3. CLASIFICACIN
La clasificacin sistemtica o asignacin numrica La clasificacin es la actividad donde se define y asigna un nmero de acuerdo a la temtica, Merril define la clasificacin como el arte de asignar a los materiales bibliogrficos un lugar exacto en un sistema de clasificacin, en el cual las diferentes ramas del saber, o la descripcin de la vida humana en sus varios aspectos estn
13
Op cit.
25
agrupados de acuerdo con sus semejantes, o con las relaciones de unos con otros14 El sistema de clasificacin adoptado para el Instituto de Poltica es el Sistema Decimal de Clasificacin de Dewey. Objetivos Facilitar la identificacin del documento en la coleccin. Permite ubicar y reubicar los materiales en los estantes en un orden lgico alfanumrico. Permite agrupar temticas. Facilitar la realizacin de inventarios. Ciencia
Principios Para asignar el nmero de clasificacin siguientes principios: se aplican entre otros los
Antes de ubicar una obra dentro del Sistema de clasificacin, debe saberse exactamente cul es el asunto o tema principal, punto de vista y en que forma se trata el asunto o tema de la obra. Hacer un uso adecuado del sistema de clasificacin Dewey edicin 14 abreviada15, con el fin de agrupar ordenadamente las temticas segn la estructura de esta edicin, y evitar dispersar la coleccin.
14
Merril, William Stetson. Cdigo para clasificadores; normas para la ordenacin de libros segn los principales sistemas de clasificacin. Buenos Aires : Kapelusz, [1958]. Citado por: Penna, Carlos Victor. Catalogacin y clasificacin de libros. 2 ed. Buenos Aires : Kapelusz, 1964. p. [139]. 15 Tomado de: OCLC, the wolrds library connected. Disponible en: http://www.oclc.org/americalatina/es/dewey/versions/abridgededition14/ . (Consultado el 01-MAY-2009)
26
Elegir el nmero ms especfico que represente la materia general de que trata el documento. Si la obra trata varios temas especficos de igual importancia, se elige el primero que aparezca en el Sistema de Clasificacin Dewey y se recuperan los otros temas, asignando encabezamientos de materia a cada uno. Si la obra trata dos temas y sobresale uno, porque es mas extenso, se le asigna el nmero de clasificacin por ste, y a los otros, se les asignan los encabezamientos de materia respectivos.
Polticas para asignar Clasificacin Dewey
el
nmero
segn
el
Sistema
de
Al asignar el nmero de clasificacin es importante aplicar entre otras las siguientes polticas: Agrupar la misma temtica y evitar dispersar las colecciones. Definir el enfoque temtico dado por el autor y en los casos en que el esquema de Dewey da varias opciones, ubicarlo preferiblemente dentro de las que tengan relacin con la ciencia poltica o la economa en su orden. Elegir el nmero de clasificacin con base en el contenido de la obra, y en la especialidad de la biblioteca. Estudiar cuidadosamente cada nmero, significado y precisin del mismo, el cual debe ser claro, corto y conciso, combinando apropiadamente las tablas con los esquemas. Despus de identificar claramente la materia principal de que trata el documento, se procede a ubicarla dentro del esquema del Dewey, y asignarle el nmero ms especfico utilizando si es posible las tablas auxiliares.
27
Signatura topogrfica La signatura topogrfica nos d la ubicacin fsica del material dentro de la coleccin y corresponde a la etiqueta 082 del formato MARC descrita ms adelante en este manual en la seccin de Formato MARC para la descripcin Bibliogrfica, Etiqueta 082 consta de tres elementos:
Smbolos que identifican el tipo de coleccin Se asigna una letra al inicio de la signatura topogrfica nicamente cuando el material pertenece a alguna de las siguientes colecciones especiales. R: para la coleccin de referencia Ejemplos: R 378.861 I23 2003 R 036 H472 1995 F: para la coleccin de folletos Ejemplos: F 332.4 B17 1982 F 330.9861 O76 1977
Nmero de clasificacin Indica la materia a que corresponde el material segn el esquema de clasificacin utilizado y de acuerdo a las polticas y procedimientos descritos en el numeral anterior. Ejemplo: 330.9861 - Economa colombiana 658 - Administracin
28
Clave de entrada principal o librstica
Para localizar un libro en el estante no basta con la clasificacin del mismo, sino que es necesario otros smbolos, que estn destinados a diferenciar los documentos que traten la misma materia. Est compuesta por la primera letra inicial en mayscula y el valor numrico de las dos letras siguientes, la clave de la entrada principal, utiliza el sistema abreviado de Lehnus16, donde est representada por la letra inicial, en mayscula, seguida de los valores numricos de las dos letras siguientes, de acuerdo a la tabla:
AB C CH DEF GHI-JK L LL M N OPQ RST UVW XYZ
1 2 3 4 5 6 7 8 9
La signatura topogrfica es nica, por esta razn es necesario contar con normas especiales para la asignacin de la clave de entrada principal, como se indica a continuacin:
16
Op. Cit. 4
29
Si la entrada principal tiene dos letras, se toma la letra inicial del segundo apellido y en su defecto la del nombre. Ejemplo: Yu Chuen-Tao, Luis Y82
Cuando el apellido del autor comienza por Mc se toma como Mac Ejemplo: Mc Carthy, John M12
Cuando la entrada inicia por la letra Ch se toma como una sola letra; pero si va en medio se toma como letras independientes C y H. Ejemplo: Chamberlin, William Henry, 1897-1969 Chandler, Lester V. Schell, Orville Buchanan, Patrick J. (Patrick Joseph), 1938CH15 CH15 S24 B82
Cuando la misma obra realizada por otro autor, se conserva la clave de entrada inicial con el fin de recuperar las obras juntas. Cuando la obra viene en volmenes, ste no har parte de la clave de entrada, se colocar en la etiqueta de contenido y en inventarios. Para biografas y crticas, la clave de entrada se hace por la primera letra mayscula del apellido y el valor numrico de las dos letras siguientes del biografiado o de quien se hace la crtica e interpretacin, y se agrega la primera letra en mayscula del apellido del autor que elabora el trabajo. Si se duplica se agrega la letra inicial del ttulo. Si no tiene autor se agrega la letra inicial del ttulo. Ejemplo: 923.5861 S15M 1990 Santander : biografa / Pilar Moreno de ngel
30
Para las NUEVAS EDICIONES aumentadas, corregidas y revisadas, se diferencian con la fecha del ao de edicin. Ejemplo: El sentido comn de la economa / Hernn Echavarra Olzaga 1a Ed. 2a Ed. 330.9861 E21 2003 330.9861 E21 2006
Obras del MISMO AUTOR Y MATERIA, pero diferente ttulo, se agrega la letra inicial del ttulo, en caso de estar ya asignada, tomar cualquier letra existente en el ttulo. Ejemplo: El sentido comn en la economa colombiana / Hernn Echavarra Olzaga 330.9861 E21 2003 El sentido comn en la economa cafetera / Hernn Echavarra Olzaga 330.9861 E21S 2003 Cundo ya han sido utilizadas todas las letras del ttulo y autor se agregan dos letras Para obras ENTRADAS POR TTULO, la clave ser la letra inicial y el valor numrico de las dos letras siguientes. Para diferenciar ttulos se agregan letras contenidas en l. Ejemplo: International finance / edited by R. N. Cooper. 332 I57 1969 Para obras ENTRADAS POR TITULO y si este inicia con adjetivos numerales, se toman para la clave como si estuviesen en forma completa y en el idioma utilizado en la entrada. Ejemplo: 90 aos de la economa colombiana / Enrique Caballero...[et al.] 330.9861 N68 1999
31
Si la entrada principal es por ttulo y este comienza por un artculo definido en cualquier idioma, no se tendr en cuenta para la clave de autor. Se toma la primera palabra significativa. Ejemplo: El acero en la construccin 624.182 A23 Para obras escritas en varios IDIOMAS, se agrega la letra inicial del idioma en que viene la obra. Ejemplo: Economics Stanley Fischer Economa / Stanley Fischer 330 F47 330 F47E para Espaol
Para obras de DISTINTA EDITORIAL, se agrega un nmero arbigo consecutivo iniciando desde 1. Ejemplo: Economa / Samuelson. (McGraw-Hill) 332 S15E Economa / Samuelson. (Prentice-Hall) 332 S15E1
4. ETIQUETAS DEL FORMATO MARC
El formato MARC es utilizado para codificar los registros con el fin de facilitar su ingreso en un sistema de informacin bibliogrfico. Consta de campos fijos y variables. Cada campo es identificado mediante una etiqueta de tres dgitos. A continuacin se describen los campos a incluir en la base de datos del Instituto.
32
4.1. Campos fijos bsicos Sirven para registrar informacin que incluyen datos fijos que siempre presentan la misma modalidad. Hay que definir los datos que se deben poner en cada campo dependiendo del tipo de material que se est ingresando. Para el ingreso de libros se tendr en cuenta los siguientes campos fijos: Primera fecha y segunda fecha, para esta opcin existen dos campos para colocar los datos, el primer campo hace referencia a la primera fecha solo se debe ingresar la Primera fecha de publicacin del libro. Cdigos de ilustracin, verificar si el libro contiene las opciones que le asigna este campo. Colocar los cdigos en minscula en forma alfabtica, de acuerdo a las ilustraciones que tiene cada documento, si contiene cualquier tipo de ilustraciones se inicia con la letra a (ilustraciones). Lugar de publicacin, buscar en el libro el pas donde se publico el libro y poner su respectiva ubicacin. Hay que guiarse por las opciones que nos da el lugar de publicacin.17 Cdigo de lengua, hay que ingresar el idioma del pas y guiarnos por las opciones que da el cdigo de lengua18. Estado de registro, seleccionar la opcin Registro nuevo para todo tipo de tem. Nivel de codificacin, seleccionar la opcin Nivel completo. Naturaleza del contenido, seleccionar la opcin Ninguno. Homenaje, Escoger la opcin adecuada, dependiendo si el libro es un homenaje o no es un homenaje. Ficcin, seleccionar la opcin No es, a menos que sean literaturas o obras de ciencia ficcin. Modificado, seleccionar la opcin Ninguno.
17 18
Marc. Cdigo de pases. Disponible en: http://www.loc.gov/marc/countries/country_code.pdf Marc. Cdigo de idiomas: Disponible en: http://www.loc.gov/marc/languages/language_code.pdf
33
Tipo de registro, seleccionar la opcin Material con texto impreso (solo para libros). Catalogacin descriptiva, seleccionar la opcin Registro sigue AACR2. Nivel intelectual, seleccionar la opcin Especializado. Publicacin gubernamental, seleccionar la opcin No es publicacin gubernamental. Indicador de ndice, seleccionar la opcin adecuada, dependiendo si el libro contiene ndice o no contiene ndice. Biografa, seleccionar la opcin Ninguno, a menos que sea una biografa, colectiva o individual. Fuente de catalogacin, seleccionar la opcin Ninguno. Nivel bibliogrfico, seleccionar la opcin Monografa. Tipo fecha publicacin, seleccionar la opcin Fecha para todo tipo de tem, a menos que no exista fecha seleccionar la opcin Fecha desconocida y si el documento es una reimpresin colocar Dos fechas. Para el ltimo caso se coloca en los campos fijos la primera fecha de publicacin, y en la etiqueta 245 de los campos variables una nota (impresin de xxxx) con la fecha de reimpresin. Forma de reproduccin, seleccionar la opcin No es una reproduccin. Conferencia, congreso, etc., seleccionar la opcin Si es en los casos que sea el documento una conferencia, seminario, congreso, y No es en el caso que no aplique. 4.2. Campos variables Son campos en los cuales no es posible establecer la extensin o tamao del campo con anticipacin.
34
Etiqueta 020: ISBN Nmero Internacional Normalizado para Libros (International Standard Book Number). Identifica 1 obra y es constituido por 10 dgitos. Posterior al ao 2000 incluye el prefijo 978 de la codificacin universal de cdigos de barras en formato EAN13, divididos en cuatro segmentos. Hacen alusin en su orden al pas de publicacin, a la editorial, el orden de aparicin que lleva la obra dentro de la coleccin y el dgito nico que sirve como verificador. Este nmero ser ingresado como se encuentra en la fuente. Ejemplo: 968-451-406-9 Macroeconoma / Rudiger Dornbusch, Stanley Fischer
Etiqueta 040: Fuente de catalogacin Se registra el nombre de la organizacin quien es la fuente original del registro, se debe ingresar en este campo, este cdigo lo asigna Marc19, para este campo e institucin se asigna a todos los registros creados CO-BoFIC. Nota: Para el cdigo se hace una solicitud formal, llenando un formulario y pasados 15 das aproximadamente por correo electrnico se hace la confirmacin y asignacin del cdigo, de igual manera en la pgina oficial de Marc se puede consultar el cdigo en la seccin de organizaciones20.
Etiqueta 041: Cdigo de lengua (idioma) Se ingresa el cdigo del idioma en el que est escrito el documento de acuerdo a los cdigos MARC21 del idioma asociado, el cual debe
19 20
Marc. Disponible en: http://www.loc.gov/marc Marc. Organizaciones. Disponible en: http://www.loc.gov/marc/organizations/org-search.php 21 Marc. Cdigo de idiomas: Disponible en: http://www.loc.gov/marc/languages/language_code.pdf
35
corresponder con el colocado en los campos fijos Ejemplo: eng que pertenece idioma ingls, spa que pertenece al idioma espaol. Nota: Cuando un documento est escrito en ms de un idioma se coloca el cdigo del primer idioma, seguido del smbolo backslash (\) y enseguida el cdigo del siguiente idioma. Etiqueta 082: Clasificacin decimal dewey Este dato comienza con el cdigo de clasificacin decimal Dewey 14 edicin abreviada (Ej. 330 Economa, 510 Matemticas, 650 Gestin y servicios auxiliares, un espacio, y la clave de autor, que se determinar mediante las tablas del sistema abreviado de Lehuns22, un espacio y el ao de publicacin del documento. Ejemplo: 320.98 A57 1969 330.987 U75 1958 303.482 S56 1959
Etiquetas 1XX: Asiento principal Autor personal, 110 corporativo, 111congreso, conferencia o evento de esta naturaleza y 130 el ttulo uniforme, elegido como entrada principal de la obra. Para la normalizacin de entradas es importante consultar las RCAA2a edicin, con el fin de conformar el Catlogo de autoridades de autores en forma normalizada.
Etiqueta 100: autor personal
22
Lehnus, Donald J. Notacao de autor : manual para bibliotecas. Rio de Janeiro : BNG/Brasilart, 1978. p. 32
36
Nombre personal, palabra(s), frase(s), inicial(es), asterisco(s) y otros smbolos usados por el autor para encubrir su identidad. La forma normalizada, apellido(s), nombre(s), ao(s) de nacimiento y muerte. Si la obra trae ms de tres (3) autores, este campo se deja en blanco, en la mencin de responsabilidad se coloca el primer autor tal como aparece en la fuente principal y la palabra ...[et al.]. En la etiqueta 700 otros puntos de acceso se recuperan todos los dems autores. Ejemplos: Echavarra Olzaga, Hernn, 1911-2006 Taussig, Frank William, 1859-1940 Laski, Harold Joseph, 1893 Trotsky, Len, 1879-1940
Etiqueta 110: autor corporativo Organismo y/o grupo de personas conocidos determinado y acta como entidad principal. por un nombre
Si la obra menciona la unidad subordinada se coloca despus de la entidad principal. Agregue las fechas de creacin y de disolucin y el lugar sede de la entidad si son conocidas. Para publicaciones oficiales de jefes de Estado, mencione entre parntesis las fechas del periodo de gobierno y apellido(s) del gobernante, separados por espacio, dos puntos espacio. Los Ministerios, Embajadas, entre otros, se ingresan por el pas al cual pertenecen. Ejemplos: Federacin Nacional de Cafeteros Fondo Nacional del Caf
37
Confederacin Argentina del Comercio de la Industria y de la Produccin Iglesia Catlica. Papa (1978-2005 : Juan Pablo II) Colombia. Ministerio de Industrias. Departamento de Comercio e Industrias Varias Colombia Presidente (1986-1990 : Barco Vargas)
Etiqueta 111: seminarios, congresos, conferencias, etc. y eventos de esta naturaleza
Se indica el nombre de evento y entre parntesis (nmero : ao, mes, da : ciudad y pas donde se realizo el evento si es necesario) Ejemplo: Seminario Internacional Las Amenazas a la Democracia en Amrica Latina (2003 : Nov. 6-7 : Bogot) Conference on Comparative Development Experiences of Asia and Latin America Seminario las relaciones cvico-militares en tiempos de conflicto armado (2002 : Cartagena) Seminario Haciendo Paz (2001 mar. 9-11 : Cartagena)
Etiqueta 130: Ttulo uniforme Agrupa registros de obras que aparecen bajo otros ttulos que varan con frecuencia y han entrado bajo un nombre personal o corporativo.
Ejemplo: Biblia Biblia. N.T
38
Biblia. A.T Etiquetas 2XX: rea de ttulo y mencin de responsabilidad, rea de edicin y rea de publicacin El rea de ttulo es obligatoria en todo registro bibliogrfico. Identifica con una palabra(s) y/o frase(s) la(s) forma(s) como puede ser conocida la obra.
Etiqueta 240: ttulo uniforme Ttulo distintivo o de ordenamiento, publicarse con ttulos diferentes. Ejemplo 1: 100 Cervantes Saavedra, Miguel de, 1547-1616 240 Don Quijote de la Mancha 245 El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha ... empleado si la obra llega a
Ejemplo 2: 110 Colombia 240 Leyes, etc. 245 Leyes expedidas por el Congreso en las sesiones ordinarias de 1985-1988 ...
Etiqueta 245: ttulo y mencin de responsabilidad
Est compuesta por los siguientes elementos:
Ttulo propiamente dicho Palabra (s) o frase(s) que identifica(n) una obra.
39
Para las obras resultado de un Congreso, Seminario, Conferencia, cuyo ttulo es el mismo del evento, en la etiqueta 245 se extracta la parte del tema principal seguido de memorias y se coloca entre corchetes. Mencin de responsabilidad En esta de debe tener en cuenta: Recuperar el nombre completo si se conoce. Si se citan hasta tres autores, traductores, editores, compiladores, ilustradores, coordinadores, prologusta o quien realiza la introduccin y fotgrafos, entre otros. Cada clase de autor va separada con punto y coma (;). Los autores de la misma clase van separados por coma (,). Si hay ms de tres autores se coloca el primer autor tal como aparece en la fuente principal y la palabra ...[et al.]. Etiqueta 246: forma variante del titulo Otras denominaciones del ttulo. Se utiliza para recuperar otras formas del ttulo, como por ejemplo cuando un ttulo se escribe de una forma en la portada y de otra manera en la pasta de documento.
Etiqueta 250: edicin La edicin se menciona con el nmero ordinal o grupo de palabras que distinguen las diferentes impresiones de un material, si existen diferencias de contenido. Cuando el documento no trae definido a que edicin pertenece se deja en blanco. Solo se coloca el nmero de edicin, ya que el software coloca por defecto el a Ed.
40
Ejemplo: 2 Ed. 3 Ed. Etiqueta 260: rea de publicacin, distribucin, etc. Compuesta por el lugar de publicacin, editor, fabricador distribuidor de un documento y la fecha de publicacin. o
Si la obra trae varias ciudades, se elije la primera Si la obra no tiene explcita la mencin de ciudad, coloque [s.l.]. Si la obra trae varias editoriales, se elije la primera. Omitir las palabras editorial y librera antes del nombre de la editorial, a menos que se pierda el sentido del nombre. Ejemplo: Editorial de la Agencia de Prensa Nvosti o Editorial Losada. Si la obra no tiene explcita la mencin de la editorial, coloque [s.n.]. Si la obra no tiene explcita la mencin de ciudad y editorial, coloque [S.l. : s.n.]. Si la obra no tiene explcita la fecha, coloque [s.f.]. Ejemplo: Bogot : Fondo Cultural Cafetero, 1978 New York (State) : Cambridge at the University Press, 1959 Madrid, Espaa : Ediciones Rialp, 1953
Etiqueta 300: rea de descripcin fsica Mencin de las caractersticas fsicas de un documento preliminares, pginas, nmeros de volmenes y material acompaante (plegable,
41
hojas de lminas, videos, casete, disquete, mapa, planos, CD-ROM, entre otros). Ejemplo: 27 p. ; 22 cm. vxii, 350 p. ; 22 cm. xxxix, 341 p. : ilustraciones y fotografas ; 23 cm. lxii, 807 p. : ilustraciones, grficas y tablas ; 25 cm. + 1 CDROM 5 v. ; 20 cm.
Etiqueta 440: Mencin de serie ttulo Nombre distintivo de un conjunto determinado de obras normalmente de la misma casa editorial, agrupadas por su contenido, gnero y extensin.
Ejemplo: Studies in international security : no.10 Coleccin manuals universitarios Cuadernos comerciales del consejo ; no.11
Etiquetas 5XX: rea de notas Proporcionan informacin adicional a la obra y de las partes especiales, as como aclaraciones especiales de cada material. Estas deben ser redactadas en forma clara, breve y en forma normalizada, segn el orden de las etiquetas del formato de ingreso de datos. Los tipos de notas son:
42
Etiqueta 500: nota general Informacin general de la obra no incluida en las dems etiquetas. Las notas se separan con . -- Ejemplo: Coleccin de Hernn Echavarra Olzaga. -- Documento firmado por el autor. Coleccin de Hernn Echavarra Olzaga. -- Copia 2: Documento fotocopiado.
Etiqueta 504: nota de bibliografa, etc. Menciona informacin de bibliografa y/o referencias bibliogrficas con la ubicacin dentro del material. Cuando la pgina donde inicia la bibliografa no se encuentra numerada, pero se deduce el nmero, este se coloca entre corchetes [XXX].
Ejemplo: Incluye referencias bibliogrficas. Incluye referencias bibliogrficas e ndice. Incluye referencias bibliogrficas p. [163]-176.
Etiqueta 505: contenido, parcial Contiene la informacin de los ttulos de los captulos que componen la obra. Las notas se separan con . -- Ejemplo:
43
Viejo de Caldas. -- Fundadores. -- Manizales. -- Pereira. -Gerentes de las empresas manufactureras nacionales.
Technological revolution. -- Who is the american farmer?. -Farm in the american mind. -- Land and the demand for space. -- Debate and decision.
V.1: Desde : Espaa y Portugal en Amrica, carcter de la colonizacin peninsular frmula americana hasta testigos ticos, diplomacia singular. -- V.2: Tres ilustres introductores ; palabras inditas de historia ; acadmicos y hombres de Estado.
Etiqueta 520: resumen Identifica la cobertura y el contenido de la obra. Ejemplo: 323.9861 V35 2003 Qu ha pasado con la participacin ciudadana en Colombia? / Fabio E. Velsquez Carrillo, Esperanza Gonzlez R. ; edicin Bernardo Gonzlez Resumen: Este libro contiene los resultados y el anlisis de la investigacin que a lo largo de 2002 adelant un consorcio de ONG convocado por la Fundacin Corona con el fin de establecer cmo ha evolucionado esta opcin poltica democrtica en los municipios de Colombia. La publicacin hace un balance de lo que ha pasado con la participacin ciudadana desde su puesta en escena nacional con la Constitucin de 1991. Presenta el contexto nacional y municipal de la participacin, describe actores, habla de percepciones, motivaciones y analiza sus resultados; tambin documenta casos de participacin ciudadana y hace especial nfasis en los procesos de planeacin participativa. Para la investigacin que recoge el libro se hizo una encuesta nacional a ms de dos mil colombianos, as como se consult el tema en diversos grupos focales. Tambin se analizaron los casos de Bogot, Medelln, Cali, Valledupar y Tarso, en Antioquia; y se documentaron cinco experiencias de planeacin participativa en Medelln, en el rea Metropolitana de
44
Pereira, Pasto, en el Magdalena Medio y en el municipio indgena de Toribo, en el Cauca. Adems, se hizo una amplia revisin de la bibliografa sobre el tema.
Etiquetas 6XX: Encabezamientos de materia
Etiqueta 600:
encabezamientos bajo autor personal
En este campo se colocan los descriptores de materia, cuando stos correspondan a un personaje. Para separar cada uno de los descriptores se utiliza el smbolo Backslash, (\), que se puede obtener pulsando (Alt + 92). Nota: el nico elemento distinto a las componen el encabezamiento es el backslash. palabras que
Ejemplo: Santander, Francisco de Paula, 1972-1840 Bolvar, Simn, 1783-1830 Crtica e interpretacin Gaitn, Jorge Elicer, 1903-1948 - Coleccin de escritos
Etiqueta 610: encabezamientos bajo autor corporativo En este campo se incluyen los encabezamientos de materia cuando se refieran a una entidad. Para separar cada uno de los descriptores se utiliza el smbolo Backslash, (\), que se puede obtener pulsando (Alt + 92). Nota: el nico elemento distinto a las palabras que componen el encabezamiento es el backslash.
Ejemplo: Iglesia Catlica Universidad Pedaggica y Tecnolgica de Colombia
45
Fuerzas Armadas Revolucionarias de Colombia
Etiqueta 650:
encabezamientos bajo temas generales
En este campo se incluyen todos los dems encabezamientos que se le asignen por el clasificador al material, excepto los geogrficos. Para separar cada uno de los descriptores se utiliza el smbolo Backslash, (\), que se puede obtener pulsando (Alt + 92). Nota: el nico elemento distinto a las palabras que componen el encabezamiento es el backslash.
Ejemplo: Geopoltica - Historia - Estados Unidos Productividad industrial - Amrica Latina Hacienda pblica - Colombia - Informes
Etiqueta 651: geogrficos
encabezamientos
bajo
nombres
En este campo se incluyen los descriptores que se refieran a un rea geogrfica especfica. Para separar cada uno de los descriptores se utiliza el smbolo Backslash, (\), que se puede obtener pulsando (Alt + 92). Nota: el nico elemento distinto a las palabras que componen el encabezamiento es el backslash. Ejemplo: India - Aspectos sociales Europa - Condiciones econmicas - Congresos, conferencias, etc. Unin sovitica - Relaciones internacionales - 1975-1985
46
Etiquetas 7XX: Asientos secundarios Constituidos por nombres de personas, organismos y ttulos de inters que ayudan a identificar la obra, no elegido como entrada principal.
Etiqueta 700: autor personal
Nombres de los dems autores personales que tienen la responsabilidad intelectual del material, normalizados igual que en la etiqueta 100, seguido de coma (,) y la abreviatura de la funcin que desempe el autor en la obra:
Editor
Ed. Prl. Comp. Tr. Fot.
Prologuista : Compilador : Traductor Fotgrafo : :
Ejemplo: Soto Aparicio, Fernando, Prl. Loaeza de Graue, Mara Soledad, Tr. White, Harry Dexter, Ed.
47
Etiqueta 710: autor corporativo
Nombres de las dems entidades que tienen la responsabilidad intelectual del material, normalizados igual que en la etiqueta 110, seguido de coma (,) y la abreviatura de la funcin que desempe la institucin en la obra:
Editor
Ed. Comp.
Compilador :
Ejemplo: Ideas para la Paz, Ed. Centro de Investigacin y Planificacin del Medio Ambiente (CIPMA), Ed. Universidad Nacional de Colombia. Facultad de Derecho y Ciencias Polticas
Etiqueta 711: congresos, conferencias, seminarios, etc.
Nombres de los dems eventos que tienen la responsabilidad intelectual del material, normalizados igual que en la etiqueta 111.
Ejemplo: Conference on Comparative Development Experiences of Asia and Latin America Seminario las relaciones cvico-militares en tiempos de conflicto armado (2002 : Cartagena) Seminario Haciendo Paz (2001 mar. 9-11 : Cartagena)
48
Etiqueta 730: ttulo uniforme
Agrupa registros de obras que aparecen bajo otros ttulos que varan con frecuencia y han entrado bajo un nombre personal o corporativo. Ejemplo: Biblia Biblia. N.T Biblia. A.T
Etiqueta 740: otro ttulo
Otro u otros ttulos con que es recuperable la obra.
Ejemplo: La constituyente es el camino El negocio del siglo Trptico de mar y tierra
Etiqueta 856: Liga a los recursos electrnicos
En este campo se registra la URL del sitio al que se va a hacer referencia. (Ej. http//:www.icpcolombia.gov/XXXXXXXXXXX) Los recursos vlidos son:
Archivos de imgenes GIF o JPG Documentos PDF, HTM o TXT Archivos de sonido MID, WAV o MP3 URL's HTTP y FTP
49
TERCERA PARTE Manual de entrada de datos en SIABUC23 En esta parte se describen los pasos a seguir para la entrada de datos al software SIABUC, aplicando las normas y polticas establecidas en las dos primeras partes de este manual. Es necesario indicar que en el software bibliogrfico SIABUC no se utilizan en los campos para el ingreso de datos los subcampos, estos sirven para especificar cada una de las partes de las etiquetas.
1. Ingreso de registros nuevos Cuando el ttulo no existe en la base de datos, se ingresa mediante el cono Nueva Ficha que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana del mdulo de anlisis, lo cual desplegar una ventana de ingreso de datos, donde se encuentran en primera instancia el Formato de captura, esta opcin se utiliza para seleccionar el tipo de material que se est procesando. Para ver los tipos de material presione el men desplegable. Se debe tener en cuenta las opciones para los campos fijos del formato MARC24 y para los parmetros para el ingreso de estos campos fijos estn descritos en Conociendo MARC Bibliogrfico25.
1.1. Mdulo de anlisis (procesamiento de informacin) Los procesos tcnicos como la captura de las fichas de material bibliogrfico y documental que conforman el acervo de una institucin se realizan en el mdulo de anlisis. El acceso al mdulo de anlisis se hace por medio del men inicio de la barra auxiliar del escritorio, seleccionando el mdulo de anlisis o el de utileras como se muestra en la siguiente pantalla.
23
MARC: Machine Readable Cataloging = catalogacin legible por mquina. Formato estandarizado para el ingreso de informacin bibliogrfica.
25
24
Ingreso de entrada de datos tomado de: Manual SIABUC8 Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima: quinta edicin 2006. 132 p. FURRIE, Betty. Conociendo MARC bibliogrfico: catalogacin legible por mquina. Bogot: Rojas Eberhard. 30 p. ISBN 9589121616.
50
Para validar su entrada al sistema ingrese nombre de usuario, contrasea, clave y presione el botn aceptar para continuar.
En la interfaz principal del mdulo de anlisis se muestran las opciones ms comunes.
51
1.2. Ficha catalogrfica en SIABUC8 Para capturar una ficha catalogrfica debe ingresar a la opcin Nueva ficha e ingresar los datos que solicita la pantalla:
52
Campos fijos bsicos: sirven para registrar informacin que incluyen datos fijos que siempre presentan la misma modalidad. Hay que definir los datos que se deben poner en cada campo dependiendo del tipo de material que se este ingresando, para el ingreso de libros hay que hacer los siguientes pasos: Primera fecha y Segunda fecha, solo se debe ingresar la Primera fecha de publicacin del libro. Cdigos de ilustracin, verificar si el libro contiene las opciones que le asigna este campo. Y en el espacio en blanco que hay poner la inicial de la palabra que le da la opcin en letra mayscula. Lugar de publicacin, buscar en el libro el pas donde se publico el libro y poner su respectiva ubicacin, hay que guiarse por las opciones que nos da el lugar de publicacin. Cdigo de lengua, hay que ingresar el idioma del pas y guiarnos por las opciones que nos da el cdigo de lengua. Estado de registro, poner Registro nuevo. Nivel de codificacin, poner Nivel completo. Naturaleza del contenido, poner Ninguno. Homenaje, poner No es o S es, dependiendo si el libro tiene o no tiene homenaje. Ficcin, poner No es. Modificado, poner ninguno. Tipo de registro, poner Material con texto impreso. Catalogacin descriptiva, poner Registro sigue AACR2. Nivel intelectual, poner Especializado. Publicacin gubernamental, poner No es publicacin gubernamental. Indicador de ndice, hay que revisar el libro y poner la opcin adecuada, Si contiene ndice o No contiene ndice. Biografa, poner Ninguno. Fuente de catalogacin, poner Ninguno. Nivel bibliogrfico, se pone Coleccin, si son tesis se pone Monografa. Tipo fecha publicacin, se pone fecha. Forma de reproduccin, se pone No es una reproduccin. Conferencia, congreso, etc. se pone No es. Indicador de asiento principal, se pone Si forma parte de la ficha.
Presione el botn siguiente para continuar, y aparecer la pantalla de captura de las Etiquetas MARC:
53
020 ISBN Es el Nmero Internacional Normalizado de Libros, consta de 10 dgitos. Ejemplo:
082 Clasificacin Dewey La clasificacin agrupa los libros que traten el mismo tema o temas afines formando clases y subclases que estn representadas por nmeros y letras. 100 Autor personal Nombre que identifica a la persona responsable de la creacin intelectual de la obra.
54
Se ingresa primero el apellido y despus el nombre.
Ejemplo:
Cuando la obra tiene hasta tres autores, se ingresa al primero de ellos, posteriormente se dan de alta los tres autores en la etiqueta 245 tal como aparecen en el libro y finalmente se recuperan los coautores en la etiqueta 700. Ejemplo:
Cuando la obra tiene ms de tres autores el asiento principal ser por ttulo, es decir que la etiqueta de autor personal queda vaca. En Mencin de Responsabilidad se ingresa el primero de ellos seguido de tres puntos suspensivos y [et al.] entre corchetes.
Mencin de responsabilidad Aqu se registra a los prologuistas, ilustradores, introductores, compiladores, etc., despus de los autores separndose con punto y coma y con un espacio antes y despus. La forma de ingresarlos en la etiqueta es exactamente como viene en la portada del material bibliogrfico. Utilizar abreviaturas slo en los asientos secundarios. Prlogo Traduccin
Prl. Tr.
55
Ilustrador Prefacio Editor Compilador Coordinador Ejemplo:
Il. Pref. Ed. Comp. Coord.
250 Edicin / Mencin de edicin Edicin Es el cdigo numrico que se anota para dar a conocer las veces que ha sido publicada una obra. Se recupera a partir de la segunda edicin. En edicin slo se escribe slo el nmero. Si la obra no tiene mencin de edicin, se deja el campo vaco. Ejemplo:
260 Lugar de publicacin: editorial Lugar de publicacin
Es el sitio donde se publica la obra. Registrar el lugar de publicacin como aparezca. Se da prioridad a la primera ciudad o pas que aparezca cuando aparecen varios lugares, y en el caso de un lugar que exista con el mismo nombre
56
en dos sitios, se coloca una coma y luego se especifica con la ciudad. Ejemplo: Bogot New York Mxico Madrid, Espaa
Cuando la obra no est publicada en Mxico, pero dentro de los pases que se mencionan se encuentra ste, se menciona en segundo lugar separado por punto y coma (;) ejemplo: o Lugar de publicacin: Buenos Aires o Lugares de la portada: Buenos Aires-Colombia-Puerto Rico-Mxico-New York. o El registro debe ser: Buenos Aires, Argentina ; Mxico
Editorial Es el nombre de la empresa o entidad responsable de financiar, realizar o publicar el documento. Registrar el nombre del editor, distribuidor, etc., manteniendo la uniformidad de estos nombres. Fecha El software de manera automtica coloca la fecha en el despliegue del registro, seguido del lugar de publicacin y editorial. La fecha es tomada de los campos fijos.
300 rea de la descripcin fsica Registrar en esta rea las preliminares, el nmero total de pginas, las grficas, ilustraciones, tablas, mapas y las dimensiones del libro. Cuando el documento tiene un material acompaante como un CDRom, un folleto, un mapa, una gua, etc., se coloca seguida de la
57
fecha un (+) seguido de la cantidad en nmero de las partes acompaantes y la descripcin del material acompaante. Ejemplo: lxii, 807 p. : ilustraciones, grficas y tablas ; 25 cm. + 1 CDROM. 542 p. : ilustraciones y fotografas ; 24 cm. + 2 mapas. 717 p. ; 24 cm. + 1 folleto.
440 Serie Se entiende por serie el conjunto de documentos independientes, relacionados entre s por un ttulo colectivo y cada uno de ellos identificado por su ttulo propiamente dicho. Pueden estar numerados o no.
Ingresar el nombre de la serie como aparece en el documento. Utilizar nmeros arbigos para indicar el nmero de la serie que le corresponde a la obra. Si el documento tiene otra designacin que no sea un nmero, se anota como aparece en la fuente. Si tiene subserie se anota despus del nmero de la serie con el punto al final.
Ejemplo:
58
500 Notas generales Se consideran aqu anotaciones de ndole general, mencionando entre otros datos, si la obra incluye ndice, bibliografa, glosario, apndice, videocasete, casete, CD-ROM, disquete de 3, etc. Ejemplo:
505 Nota de contenido
En esta etiqueta se mencionan los temas que trata la obra.
Ejemplos:
Encabezamientos de materia Se entiende como encabezamiento de materia la palabra o palabras que, colocadas en el primer rengln de las fichas de materia, indican el tema o asunto especfico de que trata la obra en cuestin.
59
600 Encabezamiento bajo autor personal Se utiliza cuando el contenido de la obra trata de algn personaje determinado. Ejemplo:
610 Encabezamiento bajo autor corporativo Se utiliza cuando un organismo e institucin es parte del contenido de la obra.
Ejemplo:
611 Encabezamiento bajo conferencia, congreso, etc. Se utiliza en los casos donde el tema es el nombre de un congreso, conferencia, asamblea o cualquier otra reunin. Ejemplo:
630 Encabezamiento bajo ttulo uniforme
60
Se utiliza en las obras, cuyo tema sea un ttulo uniforme. En el caso de constituciones el encabezamiento debe asentarse de la siguiente forma:
En el caso de leyes, cdigos, etc. el encabezamiento debe asentarse de la siguiente forma:
650 Encabezamiento bajo temas generales Son palabras clave que refieren los temas generales de una obra. Por medio de estas palabras se puede recuperar la informacin al realizar una bsqueda. Se escriben digitando primero los nmeros arbigos. Si se tiene ms de un tema, deben separarse por una diagonal inversa (\), esto sirve para la recuperacin de una ficha por cada encabezamiento que se asigna.
Ejemplo:
61
651 Encabezamiento bajo nombres geogrficos
Categorizacin del documento analizado de acuerdo con el pas o regin a que se refiere el contenido.
Anotar nicamente los nombres de los pases o regiones sobre el contenido del documento.
Ejemplo:
700 Asiento secundario bajo autor personal Nombre que identifica a la persona responsable de la creacin intelectual de la obra. El nombre del autor debe ser validado en el catlogo correspondiente, si no se localiza, se escribe tal como aparece en el documento. En caso de que el documento tenga ms de un autor personal se recuperan en esta etiqueta, excepto el primero ya que se asienta en la etiqueta 100. En esta etiqueta tambin se asientan los traductores, coautores, prologuistas, editores y compiladores de la obra. Para varios asientos debe escribirse entre ellos la diagonal inversa (\).
Ejemplo: 710 Asiento secundario bajo autor corporativo Los autores corporativos son: asociaciones, instituciones, firmas de negocios, entidades oficiales y organismos gubernamentales con sus dependencias subordinadas.
62
Se anota el nombre del autor corporativo en forma completa. Cuando las entidades tienen nombres genricos se agrega entre parntesis el nombre del pas. Para entidades gubernamentales se ingresa primero el nombre del pas. En caso de que la obra tenga ms de un autor corporativo, en esta etiqueta se recuperan los dems autores. El primero se asienta en la etiqueta 110.
Ejemplo:
Llene los campos que se requieran segn sea el libro. Si tiene alguna duda en como capturar en algunos de los campos la informacin, puede visualizar los ejemplos que se ofrecen en la parte superior izquierda de los campos. Al presionar Grabar ficha aparecer la siguiente pantalla. Nota: Cabe destacar que los ejemplos que se muestran en los campos no califican para todas las fichas; si su ficha no califica con el ejemplo del campo puede recurrir al libro Reglas de Catalogacin Angloamericanas.
63
En esta pantalla se captura el nuevo ejemplar presionando agregar nuevo. Se desplegara la siguiente pantalla.
Ingrese los datos que le pide y presione Aceptar. Se desplegar la siguiente pantalla.
Presione Regresar. Una vez terminada la ficha se podr realizar la captura de una nueva ficha.
64
65
2. Eliminar, modificar o agregar un ejemplar ya existente Desde el men principal del mdulo de anlisis presione consulta. Para desplegar la pantalla que se muestra enseguida.
Presione consulta. Para desplegar la pantalla que se muestra enseguida.
66
En la barra de bsqueda se incluyen las siguientes opciones la ficha ya existente de un libro N. de Adquisicin, N. de Ficha, Titulo, Autor, Clasificacin, ISBN. Al seleccionar una de estas opciones se muestra la pantalla siguiente.
En la pantalla se muestra la ficha del libro existente, con las opciones: Modificar, Eliminar y Ejemplares. Modificar: Se utiliza para modificar la ficha cuando se ha detectado un error y solo deber seguir los pasos que le indique el sistema y grabar nuevamente la ficha con las correcciones realizadas.
Eliminar: Se utiliza cuando queremos eliminar la ficha que se despliega en la pantalla.
Ejemplares: Se utiliza cuando el libro ya esta dado de alta y slo se desea agregar un nuevo ejemplar.
67
Al elegir la opcin de ejemplares le aparecer la siguiente pantalla.
Se presiona el botn Agregar Nuevo y pantalla.
aparecer la siguiente
Ingrese los datos que la pantalla le solicita y presione aceptar.
68
3. Mdulo de inventario Con el mdulo de inventario podr verificar las existencias reales del acervo monogrfico contra lo que tiene capturado en la base de datos de SIABUC. Este mdulo se dise para que este proceso se realice en etapas y en diferentes sesiones. De manera general se puede esquematizar el proceso de inventario en los siguientes pasos: 1. Iniciar el inventario 2. Capturar los ejemplares existentes del acervo. Este proceso se puede realizar por varios usuarios a la vez, durante varios das o sesiones hasta terminar de registrar todos lo libros. 3. Generar reportes de libros perdidos para detectar materiales posiblemente extraviados. 4. Cuando ya no se tengan mas libros por capturar, se debe Cerrar el inventario. Esta accin slo la puede realizar la misma persona que inici el inventario (se recomienda que sea el responsable de la biblioteca con clave de Administrador) 5. Depurar la base de datos, borrando los ejemplares reportados como perdidos y que no fueron localizados tambin aquellas fichas que quedaron sin existencias. Esta es la interfaz del mdulo de inventario:
69
Iniciar inventario Presione el botn de principal (iniciar un inventario nuevo). Se mostrar la siguiente pantalla.
70
Presione iniciar y se exhibir la siguiente pantalla.
Est pantalla indica que el inventario se ha iniciado, presione Aceptar para y lo regresar a la pagina principal.
Captura
71
Capture los datos que se solicitan y presione regresar. Reportes
En este campo se puede realizar el reporte por Libros Inventariados, Base Completa, Libros Perdidos, Existencia por Clasificacin.
Presione Generar Reporte.
72
CUARTA PARTE TERMINADO FINAL
1. Sellado El proceso de sellado consiste en marcar los documentos con sellos de propiedad del Instituto, se cuentan con dos sellos, el primero va al respaldo de la portada donde se registra la informacin de adquisicin, como la fecha ingreso al sistema, el nmero de registro que arroja automtico el sistema, la forma de adquisicin (compra, donacin o canje), y el proveedor que hace referencia a la persona o entidad de donde proviene el material. Nota: se debe tener especial cuidado en no afectar la informacin contenida en el documento, al momento de colocar el sello de propiedad.
1. Fundacin Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga Biblioteca Fecha de ingreso ___________________ No. Ficha ______________________ Adquisicin ______________________ Proveedor ______________________
Calle 70 No. 7-29 Bogot - Colombia
PBX: 3177979 - www.icpcolombia.org
El otro sello se coloca en los cortes superior, inferior y delantero, con el fin que cuando el libro se encuentre cerrado se pueda identificar claramente su pertenencia a la biblioteca.
73
2.
Fundacin Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga Biblioteca
2. Codificacin El cdigo de barras tiene el diseo que se muestra a continuacin, donde est el nombre del Instituto, la dependencia (Biblioteca), el cdigo de barras y su nmero nico correspondiente. Este debe quedar ubicado en la parte superior central del interior de la contra portada, este no debe afectar en ninguna grfica o contenido del documento.
3.
Fundacin Instituto de Ciencia Poltica Hernn Echavarra Olzaga - Biblioteca || ||||| ||||| ||| |||||| ||||||| |||||| |||| |||| ||| | 80000001
3. Rotulacin
3.1. Rtulo exterior
El rotulo exterior debe estar ubicado en la parte inferior del lomo del documento, a un centmetro del borde. Este debe contener la informacin relacionada a la signatura topogrfica. El tamao de la fuente en que debe estar la informacin de la signatura es Arial 13.5 con negrita y en el caso de exceder el tamao del rtulo se bajar la fuente a Arial 12.5 con negrita. El tamao del rtulo es de 3cm. de largo y 2cm de alto.
74
Nota: Este rtulo se cubre con papel contac para la proteccin del mismo, excepto en los casos en que el pegamento no sea efectivo se proceder a cubrirlos con colbn para que este cristalice y proteja el rtulo.
330.9861 E21 2003

3cm. 2cm.
3.2. Rtulo interior
El rtulo interior debe estar ubicado en la parte inferior central del interior de la contra portada, este no debe afectar en ninguna grfica o contenido del documento. La informacin contenida en este rtulo es la signatura topogrfica y la informacin de ttulo y mencin de responsabilidad.
330.9861 E21 2003 El sentido comn de la economa colombiana: texto para estudiantes latinoamericanos / Hernn Echavarra Olzaga
2cm.
10cm.
75

51-1-Tesis Biblioteca PDF

Transféré par

Informations du document

Description originale:

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

51-1-Tesis Biblioteca PDF

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

ANEXO 1

Sefiores BIIK#ITECA ALFONSO BORRERO CA5AL, 8.4. c u w

ANEXO 2 FORMULARIO DE LA DESCRIPCIN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO

AUTOR O AUTORES Apellidos Completos Ortiz Rojas Barreto Montenegro

Nombres Completos Miguel Eduardo Alexis Eduardo

DIRECTOR (ES) Apellidos Completos Meja de Botero Gloria Meja

JURADO (S) Apellidos Completos Nombres Completos

ASESOR (ES) O CODIRECTOR Apellidos Completos Quiones Torres Ada Julieta

AO DE PRESENTACIN DEL TRABAJO DE GRADO: 2009

NMERO DE PGINAS Tesis 47 p. y Manual 71 p. TIPO DE ILUSTRACIONES: Ilustraciones Mapas Retratos

Planos Lminas Fotografas

Tablas, grficos y diagramas X

Library automation Development of library collections

Directora: Gloria Meja Bibliotecloga

A Dios por la oportunidad A nuestras familias por el apoyo

2.2. Marco Institucional ................................................. 25 2.3. La biblioteca ........................................................... 29

4. ANLISIS DE RESULTADOS .......................................... 36

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................ 43

Anexo Manual de Procesamiento Tcnico

1. DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Sistemas de informacin bibliogrficos

deben estar encaminados al

2.2. Marco Institucional

Op. Cit Ibidem. 16 Ibidem.

3.1. Tipo de Investigacin

3.2. Fases para el desarrollo de la investigacin

FASE 1. Levantamiento de informacin

SIABUC (Sistema de Informacin Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima)

Biblioteca Digital de SIABUC. Disponible en: http://siabuc.ucol.mx/bdldemo/ (Consultado el 13 de noviembre de 2008).

ARMAC para bibliotecas pequeas : p.

Directora: Gloria Meja

CONTENIDO INTRODUCCIN ..........................................................................4

PRIMERA PARTE ..........................................................................5

CONSIDERACIONES GENERALES .................................................5 Polticas generales ...................................................................5 Procedimientos de organizacin ..............................................6

4. ETIQUETAS DEL FORMATO MARC...........................................32 4.1. Campos fijos bsicos.......................................................33

SEGUNDA PARTE CATALOGACIN, ANLISIS Y CLASIFICACIN

1.1. Catalogacin descriptiva

rea de ttulo y mencin de responsabilidad

rea de publicacin, distribucin, etc.

rea de la descripcin fsica

rea del nmero normalizado

1.2. Eleccin de los puntos de acceso

Ejemplo: Day Lewis, Cecil

Ejemplo: Rojas de Len, Julia

Debe entrar por el seudnimo si es ms conocido por esta forma.

Ejemplos: Barba Jacob, Porfirio, 1883-1942 Osorio Bentez, Miguel ngel

Nombres en ciertas lenguas

Espaoles. Entran por el primer apellido Ejemplo: Jimnez Rojas, Juan

Ejemplo: Quevedo y Villegas, Francisco de

Ingleses. Entran por el ltimo apellido

Ejemplo: Enrick, Norbert Lloyd

Italianos. Entran por la partcula

Ejemplo: Damicis, Prieto

Ejemplo: Le Rouge, Gustave

Si se trata de preposicin ms artculo, ntrese por el nombre que sigue a la preposicin

Ejemplo: La Fontaine, Jean de

Ejemplo: De Rouge, Gustave

Goethe, Joham Wolfgang von

Ejemplo: Lucrecio Caro, Tito

Ttulos de nobleza y realeza

Ejemplo: Isabel I, Reina de Gran Bretaa

Se entran por el nombre respectivo y a continuacin se agrega la palabra Santo o Santa