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Etablissements de formation professionnelle Fascicule De Questions et Rponses pratiques En Gestion

INTRODUCTION

Nombreux sont les gestionnaires qui font tat d'insuffisances relatives la tenue des instruments de gestion et la confusion dans la division des registres par services. Qui tient quoi ? En effet au cours de mes visites de courtoisie, les collgues me demandent de les clairer sur tel ou tel problme y affrent. C'est la raison pour laquelle il m'a paru opportun, dans le souci d'informer, d'uniformiser et d'amliorer, de faire ce travail pratique.

Par ailleurs, cette tude est'base sur des questions poses. C'est vrai, que souvent certains I.A.F. se contredisent en faisant des recommandations pour le mme objet. Comme, il est vrai, aussi, qu'ils exigent, verbalement, des agents inspects de porter des correctifs sans, au pralable, transmettre une copie de leur rapport au centre pour confirmer les constats et les recommandations.

Enfin, tenant compte de tout cela que je propose cet humble ouvrage qui a pour but de rpondre aux proccupations des gestionnaires pour un travail mthodique et uniforme dans son organisation.

bVComptabilit matire : - L e registre gnral des entres code MFP/IG/CM/RGE/01 - Le registre d'inventaire code MFP/IG/CM/RI/02 - Le registre des services rendus code MFP/IG/CM/RSR/07 - Fichier matriel consomptible code MFP/IG/CM/FC/MC/05 - Le fichier central J - Fichier matriel non consomptible code MFP/IG/CM/FNC/06 - Le registre des biens immobiliers code MFP/IG/CM/RGBI/03 -L'ensemble des P.V.(Rforme, perte ou vol, casse, transfert ou cession, rception matriel code gnral MFP/IG/CMM/ et respectivement /PV/R/LO - PV/P/V/08 - PV/C/09 - PV/C/T/07 - PV/RM/04

c ) Cantine : - Le registre gnral des entres cantine (RGEC) code MFP/IG/CM/RGEC/01 - Le fichier d'articles cantine (FAC) code MFP/IG/GC/FAC/01 - La feuille journalire de cantine (FJC) code MFP/IG/GC/FJC/02

d) Magasin Gnral : - Le bulletin journalier de rception (BJR) code MFP/IG/CMM/BJR/01 - L'tat journalier des sorties (EJS) code MFP/IG/CMM/EJS/02

- La fiche d'articles magasin (FAM) code MFP/IG/CMM/FAM/03 - La fiche d'affectation (FA) code MFP/IG/CMM/FA/04 - Le bon d'affectation (BA) code MFP/IG/CMM/BA/05 - Le bon de prt (BP) code MFP/IG/CMM/BP/07

Remarque : Le registre restant concerne l'enregistrement des ordres de missions tenu au niveau du secrtariat de la direction : Le registre des missions code MFP/IG/CF/RM/06 La rglementation stipule que tout registre lgal, c'est--dire instaur par un texte, doit tre cot (numrot) et paraph (mme signature abrge) par le chef d'tablissement ou au greffe du tribunal. A titre indicatif) la formule la plus rpandue est la suivante : Je soussign, Directeur du C...F...P...A...de premier et dernier feuillet), le prsent registre contenant (RGE, RI, RSRetc....) Fait .... le certifie avoir cot et paraphe par devant servir de registre

Feuillets numrots de 01

Aussi, il existe des prescriptions lgales relatives la tenue de ces registres qui mentionnent expressment qu'il est interdit : - De laisser des blancs (lignes ou pages) - De raturer ou de surcharger

- De gommer - D'arracher des pages - D'crire en apostille (en marge ou entre les lignes)

IL Questions poses et recommandations pratiques :


II . 1. Comptabilit Financire : a) Peut-on crer deux sous services l'un pour la section I et l'autre pour la section II avec sparation des registres, archives et bureaux ? - L'tablissement est un, le budget est unique, l'ordonnateur en un, l'unicit de la comptabilit est de fait. Les registres et archives sont dans un bureau unique. La rigueur dans la gestion se, traduit par une organisation rationnelle dans la division du travail. Il n'y a pas de charge importante ncessitant deux agents plein temps.

b) Doit-on enregistrer les fiches d'engagement et les mandats avant leur mission aux services du C F . et de l'agent comptable ? O faut-il attendre qu'elles soient vises ou admis en dpenses pour les porter sur les registres ?
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- Ds que l'ordonnateur signe la fiche d'engagement ou le mandat ces derniers deviennent officiellement des pices comptables qui doivent tre enregistres c'est--dire rfrencies avant leur transmission. Dans le cas de rejet partiel ou dfinitif, la ou les premires critures sont annules par contre passation au rouge. (En comptabilit tout chiffre en rouge est dduire).

c) - Les registres sont arrts diffremment selon les conseils des I.AF. En visite dans l'tablissement !

- Arrter un registre c'est s'informer de la situation des dates fixes (priodiquement) et en fin d'exercice (annuellement) pour le rsultat final. Le procd est trs simple :

Tel qu'il est constat, nous avons toutes les informations nous permettant l'tablissement du compte administratif de gestion,sans faire appel l'agent comptable pour vous communiquer les renseignements sinon votre comptabilit n'a pas lieu d'tre ou d'exister.

d) Faut-il modifier les procdures de travail sur recommandations verbales des IAF sans au pralable un crit ? -Le rle de l'inspecteur est avant tout formatif non rpressif son travail consiste apprcier et valuer sur place et sur pice. Quant aux procdures chacun a ses mthodes. Concernant la question, s'il fait un constat, il est tenu de faire la recommandation qui s'y rapporte et verbalement cependant l'application n'est excutoire qu'une fois la copie de son rapport est reue par l'tablissement.
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Enfin, que l'inspecteur effectue une inspection d'valuation approfondie ou command, il est tenu de faire son rapport et de transmettre une copie l'tablissement pour confirmer aux gestionnaires les constats relevs et les recommandations affrentes pour palier aux insuffisances.

e) Y- a t- il une organisation de bureau particulire pour le classement des archives ?

- Le classement des pices comptables se fait par section, chapitre et article selon qu'il s'agit des engagements ou des mandatements.

La rglementation prvoit de conserver les archives pendant au moins dix ans. Toute fois, il est probable qu'un document ressuscite aprs trente ans.

F) Le registre crancier ne fait-il pas double fonction avec le registre des services rendus ? - Le crancier est un registre comptable sur lequel sont enregistrs toutes les factures et tous les mmoires, sans exception, que le centre paie aprs services faits ou rendus.

II .2) Comptabilit Matire : a) Quel est le rle du comptable matire et sa responsabilit ?


*

- Il est plac hirarchiquement sous l'autorit de l'intendant et a pour mission principale la gestion des stocks et du patrimoine. Pour cela, le comptable matire doit avoir des qualits requises pour la fonction (exemple : Jouir d'une grande probit, aimer les chiffres, avoir le sens de l'organisation, disposer d'une facult de souvenir (mmorisation etc. .)

b) Doit-on porter en inventaire les articles dont la valeur d'achat unitaire est infrieure 300 DA ?

- La circulaire 4335/MFP/DAG/SDMM/82 du 12 Mai 1982 stipule en son chapitre 2 traitant du registre d'inventaire (RI) que tous les mobiliers y compris les animaux doivent tre inscrits dans ce registre l'exception :

-Des objets consommables par le premier usage ; -Des objets non consommables par le premier usage dont la valeur d'achat unitaire (VAU) n'excde pas les 50 DA au moment de l'achat. Actuellement cette VAU est de 300 DA conformment l'arrt du 1 Fvrier 1992 fixant le montant de la VAU des objets non consommables par le premier usage et non inventoriables.
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En effet, ce problme, de par les difficults qu'il cre, a t pos l'Administration Centrale qui a rpondu en
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transmettant la circulaire N 129/SM/MFP/92 du 17 Fvrier 1992 relative la tenue des inventaires.

Le chapitre B relatif aux biens mobiliers de cette dcision reprend les termes de la circulaire 4335 concernant les objets non consommables par le premier usage et non inventoriables en ajoutant une importante prcision Il est recommand, dans la pratique, que mme les objets d'une telle valeur (VAU) sont inscrits sur le registre d'inventaire afin d'viter un certain nombre de problmes aux gestionnaires.

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c) Les livres et le matriel de sport ne sont pas prvus dans les divisions que nous connaissons ? - Ces biens sont non consommables par le premier usage, ils doivent obligatoirement figurer dans les sous fichier non consomptible comme dans le registre d'inventaire.

Pour palier ce manque, il n'est pas interdit de crer deux nouvelles divisions (L et M). L 'essentiel est de prserver ces matriels. Quant la gestion, elle obit aux mmes rgles que les autres.,

d) Sachant que les fiches sont numrotes par fichier et classes dans Tordre alphabtique, comment prserver la numrotation ?

- Effectivement, le grand livre (fichier) est tenu l'aide de fiches conformes aux modles fixs et codifis par ta dcision ministrielle N 16/CAB du 29-12-1983 .Ces fiches sont tablies par grandes divisions correspondantes la nature du matriel comptabilis.

Elles seront obligatoirement numrotes, un numro spcial de 1

tant prvu pour chaque division, non

par fichier. Ceci a pour but de fournir un contrle exact du nombre de fiches utilises pour chacune des grandes divisions de matriel et d'viter la perte ou la disparition de fiches. Du fait que le classement des fiches, l'intrieur de chaque division sera par ordre alphabtique des articles, les numros ne se suivront pas dans l'ordre numrique. En pratique, il est conseill d'ouvrir,un rpertoire numrique par division.

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e) En gnral, les pices comptables justificatives, reues par le comptable matire, manent de quels
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services ? - Tous les documents ou pices justificatifs servant la passation des critures en comptabilit matire proviennent du magasin (BJR accompagns des bons de livraison ou de factures, EJS accompagns des bons de sorties ou P.V. divers pour les cessions, transfert, perte, vol, casse, rforme etc.... Le magasin est le lieu de transit obligatoire en entres et en sorties.

Remarque : Lors de la rception d'un quipement qu'on dpose dans un atelier en attendant l'affectation. Cet atelier devient, de fait, une annexe du magasin.

f) Y'a-t-il un mode appropri de classement des pices justificatives ? -Du moment que le comptable matire reoit au jour le jour les BJR et les EJS accompagns des pices
y

justificatives, le mode de classement qui rpond le mieux est l'idologique :

* Pour les entres, les rceptions ne sont pas nombreuses, dont les BJR et leurs P.J. ne sont pas importants en nombre. On prvoit un chrono (biblorhapte) qu'on titre BJR et dans lequel les documents sont classs et conservs l'inverse des pages d'un livre, c'est--dire le N 1 en bas et le dernier numro au dessus.

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* Pour les sorties, elles sont trs nombreuses et par consquent le nombre d'EJS est grand de mme que les bons de sorties en nombre suprieur d'o l'utilisation d'un chrono est insuffisant et pas commode.

Donc, aprs avoir pass les critures de sorties, il faudra porter le N du folio (EJS) transcrire sur le et/ou les bons de sortie pour rfrence en cas de recherche. Pour cela les EJS sont classs et conservs dans le chrono mme procd que les BJR. Les bons de sorties sont classs et conservs mensuellement dans des enveloppes avec la mention B.S. mois de dans une boite d'archiv.

g) Quelle est la procdure rglementaire pour les cessions et transferts ?

- Seul le DFEP de la wilaya est habilit dcider d'une cession ou d'un transfert selon qu'il s'agit d'oprations inter tablissements dans la mme wilaya ou inter wilaya.

* Inter tablissements : Un chef d'tablissement exprime le besoin et l'autre dclare le surplus, c'est sur cette base que le Directeur de wilaya tablit la dcision de ralisation de l'opration.

* Inter wilaya : mme procdure l'un des DFEP exprime son besoin et l'autre dclare le surplus. L, l'Administration Centrale juge de l'utilit en fonction des programmes et tablit la dcision si besoin est.

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Remarque : Les chefs d'tablissements peuvent se cder mutuellement, sous leur responsabilit, de petites quantits de matires d'uvre. '

h) Les enseignants dclarent durant l'anne des pertes d'outillages. Que faire ? - L'administration n'est pas responsable de ces pertes. Le matriel tant affect, donc pris en charge par l'utilisateur qui devient l'unique responsable, ce titre, il doit veiller sa conservation en quantit et en tat.

En ralit, il n'y a pas de perte, sauf exception, lors d'un travail en chantier ou dpannage hors atelier, il arrive qu'un stagiaire ou un agent soit distrait et oublie un outil sur place sans chance de le retrouver. Seulement dans ce cas le stagiaire ou l'agent ayant perdu l'outil dclare en remettant un rapport circonstanci et sign la direction pour juger des circonstances dans lesquelles la perte a eu lieu et entamer la procdure rglementaire de sortie des inventaires si possible. Dans tous les autres cas, il y'a lieu de considrer vol non perte .

i) Quelle est la relation du comptable matire avec le magasin ?

-Tout tablissement est organis en services ayant une circulation d'informations entre eux et une responsabilit structurelle des uns sur les autres. Entre le comptable et le magasin la relation est fonctionnelle. Le

premier est le gestionnaire des stocks et le second est le conservateur des stocks.

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Cette fonction de gestionnaire des stocks permet de suivre par des oprations de vrification des stocks et des critures du magasin.

j) Les affectations sont-elles gres par la comptabilit matire ?

- Les affectations sont des mouvements internes, en va etvient, entre le magasin et les services, il ne s'agit pas de sorties dfinitives ou d'entres relles. Donc, ne concerne pas le service mais le magasin. k) Y'a t il des textes qui rgissent les travaux d'inventaire ?

- En application de l'instruction prsidentielle N 19 du 27 Janvier 1982, la circulaire N1005/MFP/DAG/SDMM/83 du 08 Fvrier 1983 est venue instaurer la commission dite d'inventaire dans chaque tablissement.

Cette circulaire fixe la composition, les attributions et le fonctionnement de la commission d'inventaire. L e comptable matire y est membre part entire.

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1) Faut-il retranscrire l'inventaire des biens immobiliers chaque anne sur le RGBI ?

- Ce registre est un sommier de consistance sur lequel sont consigns tous les biens immobiliers dment
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inventoris et codifis.

Cette inscription se fait, en principe, l'inventaire de l'tablissement en collaboration avec les services des domaines. Toute ralisation nouvelle est porte sur ce registre en sus de ce qui existe, par contre un amnagement, par exemple construction d'une cloison de sparation pour en faire deux locaux (1 labo et 1 s. de cours), ce cas donne lieu l'annulation en marge de l'atelier considr et l'inscription des deux nouveaux locaux galement codifis.

II. 3 Magasin Gnral : a) Peut-on rceptionner une marchandise sans pices justificatives ?

- Aucune rception ne peut tre effectue que si la livraison est justifie par une pice lgale (facture, bon de livraison, dcision, P.V. e t c . ) . Comme aucune sortie ne peut se faire sans justification (bon de sortie, dcision, P.V. etc..)

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b) Peut-on rceptionner une marchandise non reue mais en avoir ?

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- L'avoir est interdit car il est considr comme faux et usage de faux punissable par la loi.

En effet, pour le paiement de la facture relative l'avoir l'ordonnateur certifie, sur le cachet de prise en charge, que les articles objet du prsent(e) mmoire ou facture ont bien t livrs, rceptionns et enregistrs au RGE/RI sous les N.... et qu'il y'a lieu de payer la somme de D'o, il certifie que le service a t fait ou rendu ce qui n'est pas le

cas. Par ailleurs, certains gestionnaires en retard considrent improprement la priode allant de Septembre Novembre comme tant de LIQUIDATION c'est l qu'en voulant aller vite qu'ils arrivent aux avoirs et autres pratiques non rglementaires.

c) Comment sauvegarder les stocks ?

- L'impossible est faire pour que les stocks emmagasins soient retrouvs intacts la sortie en quantit et en tat. En ce sens, il est indispensable que l'on soit conscient des risques auxquels les produits se trouvent exposs entre le moment o ils entrent et celui o ils sortent. On peut classer ces risques comme suit : * de manutention :

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la rception - la mise en stock - la reprise du stock * de manipulation : ( en cours de prparation des commandes ) - chute
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- crasement -frottement - dislocation de charge - dtrioration de l'emballage - dtrioration du produit - effacement des marques * de magasinage : Proprement dit, pendant que les produits stationnent au magasin. Ces risques proviennent de l'installation mme, du mode de rangement utilis et de la nature propre des produits stocks. Ce sont notamment : - Eboulement de tas - Ecroulement de piles - Chute de casiers - Action des intempries, de l'humidit, du rayonnement
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!
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- Emanation corrosives - Oxydation - Incendie - Dtournement - Dgts dus au rongeurs etc.... Sans oublier les risques particuliers ds aux matires dangereuses. Remarque : Connaissant, maintenant, les risques qui menacent les stocks, il faut prendre toutes les mesures prventives indispensables pour viter qu'ils se ralisent ou pour en limiter les effets.

d) On entend parler de diffrents stocks sans informations notre porte !

- Le nombre d'articles stocks au magasin peut atteindre plusieurs milliers et sont divers en dimension, forme, nature et masse (variant de quelques grammes quelques centaines de kilogrammes). Chaque stock peut compter de quelques units quelques milliers d'units. La dure de stockage de certains articles atteint plusieurs dizaines d'annes.

Donc, on distingue plusieurs catgories de stocks en fonction de l'importance des mouvements : * Les stocks vivants : Sont ceux des articles dont la demande est Normale envisage dans le cadre du fonctionnement de l'tablissement.

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* Les stocks dormants : Dont les sorties sont trs faibles, exemple, on n'a pas enregistr de demande depuis trois ou six mois. * Les stocks morts : Pour lesquels aucune sortie n'a t faite depuis un an ou plus. Aussi, un article passe d'une catgorie de stocks l'autre la suite de modification d'activit ou de progrs technique. Remarque : Le magasin, ses annexes et parcs sont clos et leurs entres interdites toute personne trangre au service. Toutes les oprations s'effectuent au guichet. De mme, que le fonctionnement du magasin doit tre rglement en matire d'horaire de service.

e) Existe t il une dmarche pratique pour les approvisionnements ?

Les approvisionnements sont en fonction des besoins exprims, des stocks existant au magasin et ceux restant dans les ateliers et services.

Au dbut de chaque anne pendant la

priode dite Creuse en gnral Mars, les services utilisateurs (Sections ou

Services) expriment leurs besoins quantifis en matires, produits, outillage et autres pour la concrtisation du programme de fonctionnement par activit de service ou nature de formation.

Les besoins ainsi exprims sont vrifis et authentifis par l'ATP pour les enseignants et par l'intendant pour les services communs et administratifs.

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Ces demandes sont tablies sur un tat sous forme de tableau prvoyant un numro d'ordre, la dsignation des articles, la quantit (demande) exprime, les stocks restant en atelier, les stocks au magasin et la quantit acheter.

Ds que les tats des besoins sont reus dans leur totalit par l'ATP et l'intendant, ils sont remis au magasin afin de prciser le stock existant pour chaque article demand. La formule retenue est la suivante : * La quantit demande - le stock en atelier = besoin rel * Si le besoin rel est suprieur aux stocks magasin = la diffrence est acheter avec une tolrance en plus * Si le besoin rel est infrieur aux stocks magasin = il n'y a pas lieu d'acheter Ceci permettra d'viter d'acheter des produits existants d'une part, d'autre part l'conomie compensera l'insuffisance dans l'quilibre entre les produits et les sections.

f) Quelles sont les archives que doit conserver le magasinier ?

Le magasinier dtient les carnets souches des BJR et des EJS, les dossiers nominatifs d'affectation du matriel ainsi que les copies des P.V. de rforme,' cessions, transfert, pertes, casse ou vol toutes fins utiles car ces documents reprsentent les pices justificatives ayant servi la passation des critures transmises la comptabilit matire.

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II. 4 La Cantine :
a) Quels sont les instruments rglementaires utiliss pour la gestion de la cantine ?

Certains tablissements continuent d'utiliser le registre dit de Cantine imprim par journe avec une multitude de produits alimentaires qui ne se trouvent mme pas sur le march ou ne peuvent tre achets. Ce registre oblige la manipulation des stocks par trois fois (stocks de la veille- stocks du jour et stocks fin de journe) de mme que les lignes articles sont trs rapproches ce qui multiplie les risques d'erreurs d'interversion de lignes lors du report de stocks sur la journe suivante situe au dos de la prcdente. C'est dans le but d'viter tous ces problmes que l'Administration Centrale a jug utile, de revenir l'ancien systme qui consiste en la tenue d'un registre gnral des entres cantine (RGEC), d'un fichier d'articles cantine (FAC) et de la feuille journalire de cantine (FJC). Remarque : Plusieurs tablissements autorisent mme l'usage du registre de restauration des hpitaux avec les renseignements relatifs la table commune.

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b) Doit-on tenir compte de la subvention de l'tat dans le calcul des recettes ?

- Pour chaque journe, la feuille journalire de cantine est tablie en trois volets, le premier concerne le menu du jour (petit djeuner, djeuner et dner), le second est relatif aux sorties du jour quantifies et values (quantits, prix unitaire, prix total), le troisime est divis en trois parties :

1 )- le dcompte de la moyenne des personnes nourries (Nbre de repas de midi + ceux du soir) +2 2)- le montant des recettes (bourses d'internat / demi pension + participation des stagiaires +la subvention de l'tat par catgorie de bnficiaire + les repas servis au personnel et aux passagers) 3) enfin la dpense moyenne journalire par personne nourrie.

c) Existe t il un barme de ration alimentaire ? - En principe, dans le service de l'alimentation scolaire, ces renseignements existent et peuvent vous tre remis sur demande.

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A titre indicatif : 1 ) 3esoins nutritionnels et calcul c e la ration moyenne. Age Garons 16-19 ans Filles 16-19 ans Hommes Femmes Totale Ration moyenne Ration Calorique 3070 2310 3000 2200 Ration Protidique 62,5 gr 48 gr 62,5 46 gr Apport protines animales 25/30 gr 20/25 gr 20/30 gr 15/20 gr 6:5 7:5 8:5 2x5 3x5 4x5 Nbre. Rations Ration calorique totale Ration protidique totale Apport protide animal

2) Frquence relative de service pour le plat principal. * 14 repas par semaine (7 jours)'pension complte Poulet Viande Leben ou Rab

Couscous Ptes Pomme de terre Riz Lgumes secs Crudit, lgumes frais et/ ou fruits

1 fois 2 fois 6 fois 2 fois 3 fois Au moins 7 fois mais conseill 14 fois

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d)- Quel est le rle et la responsabilit du grant de cantine ?

- Le grant de cantine est plac sous l'autorit de l'intendant, il est charg du fonctionnement de la cantine et a, donc, pour tches : * L'approvisionnement de la cantine. * L'tude ventuelle des propositions de march. * Le contact avec les fournisseurs. * La rception, le stockage et la distribution des produits alimentaires. * La tenue de la comptabilit. * La gestion du budget des dpenses affectes l'alimentation. * L'autorit sur le personnel de cantine. * L'tablissement du plan alimentaire. * La responsabilit de l'hygine alimentaire.

Pour cela il doit avoir : Des connaissances varies : techniques sur les produits utiliss et conomiques sur le march des diffrents produits, tendance des prix, juridiques pour connatre les clauses susceptibles d'tre insres dans un contrat. Des qualits de caractres : courtoisie avec les fournisseurs, les stagiaires, les personnels et le sens de la discrtion sur les activits.

Un fichier fournisseurs : chaque fournisseur doit avoir une fiche indiquant les noms prnom ou raison sociale, adresse, tlphone, fax, numros du RC et du code fiscal, numros des CCP ou CCB, conditions de livraisons et de paiement, relev de factures rfrencies ainsi que la mention relative aux visas de CF et celles concernant les admissions en dpenses. Autres : Prix courants, mercuriale etc....

e)- Comment Approvisionner la cantine ?

Je ne

voudrais pas entrer dans le dtail des marchs publics ou du gr gr mais expliquer l'art des

approvi si onnements. Les achats de denres alimentaires doivent tre : Raisonnes : car ils mettent en jeu la sant des personnes nourries(risques d'intoxications), en adaptant en quantit et en qualit les repas servis la mesure du travail effectu En rapport avec le budget Tenir compte des ressources disponibles en restant,dans la limite des possibilits

financires (... D A/jour) dont une partie variant de 71 et 77% est supporte par l'tat. Rflchis : Prvoir des quantit s commander en produits prissables court tenne et ceux prissables long tenne. Organiss : Rguliers et selon un plan de rapprovisionnement, travailler en troite collaboration avec le chef cuisinier qui exprime les besoins hebdomadaires en fonction du plan prtabli.

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f ) - Etablit-on une situation financire priodique en cantine ?

L'objectif recherch de la situation financire de cantine, est de savoir si le fonctionnement de cette cantine est normal ou pose des problmes en matire de cot pour viter les dpassements importants pouvant gner les dpenses prvues ou grever celles de l'exercice suivant. Le mois est plus que recommand pour arrter une situation financire mensuelle de cantine (SFMC), ce qui permet une prise de mesures pour l'amlioration des services rendus (repas servis) la population nourrie.

La mthode d'tablissement des la situation (SFMC) est trs simple de part les informations qu'elle donne , notamment, concernant les stocks, les dpenses et recettes du mois, ci-aprs une formule des plus lmentaires , savoir : Stocks fin de mois : Stocks de dbut du mois + les achats du mois - les consommations du mois. Consommation du mois : Total des dpenses journalires effectues dans le mois. Recettes ralises : Total des retenues cantine (bourses d'internat / demie pension) effectues +'la participation des stagiaires + la ventes de tickets aux personnel, passagers et stagiaires non boursiers bnficiant des services de la cantines.

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Recettes subventionnes : Totale des recettes ralises + la participation de l'tat (subvention). Rsultat du mois : Recettes subventionnes - les consommation du mois = bnfice ou surplus. Consommation du mois - Recettes subventionnes = perte ou dficit.

NB : Le premier rsultat permet d'amliorer les repas, le second rsultat appelle des restrictions.

Remarque : Les sorties de produits alimentaires (consommation) sont fonction du nombre des effectifs servir. Les absents, ceux qui partent les week-ends ainsi que les jours fris reprsentent un nombre apprciable de stagiaires qui on a retenu des bourses pour le mois, qui ont vers leurs participations et pour lesquels la participation de l'tat est entire. Alors les recettes sont calcules, actuellement, sans tenir compte de ce qui a t prciser ci-aprs. En effet ces recettes ont t effectues mais non comptabilises, donc ngliger. Cette rcupration permet le maintien de l'quilibre connaissant les cots et les dficits enregistrs.

II.4)- Secrtariat de direction : a)- Quelles sont les quantits que doit avoir une secrtaire de direction ?

De part ces fonctions et les informations qu'elles dtient, la secrtaire est en quelque sorte le rgulateur du temps de son chef, pour cela, il faut qu'elle ait :

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Une tenue des plus correcte et une rserve absolue vitant la familiarit. Une matrise de la longue nationale et franaise au moins. Un sens trs dvelopp de la discrtion professionnelle. Des connaissances suffisantes dans les relations humaines. Un sens pousse de l'organisation de bureau. Une facult de concentration et de mmorisation. Une matrise de l'outil informatique.

b)- On nous reproche l'insuffisance dans l'enregistrement du courrier arrive, que faire ?

Effectivement, lors de la rception d'un courrier on se limite numroter et dater la rception en prcisant la provenance et les rfrences portes. Par contre lorsque la rponse est faite on se contente de l'enregistrer uniquement sur le registre dpart sans port les rfrences de celle-ci sur le registre arrive. En cas de demande, il est plus ais de rechercher sur un seul registre au lieu de deux, gagner du temps et une qualit apprciable.

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c)- Parlez nous du classement du courrier !

Le courrier arriv est class dans un chrono arrive l'inverse des pages d'un livre, si une correspondance concerne un service, on doit lui transmettre une photocopie et garder toujours l'original. Le courrier dpart (copies) est class de la mme manire dans un chrono dpart . Les courrier arriv et dpart de l'anne ou des deux annes prcdentes restent au secrtariat en cas de recherche d'une information ou d'une pice.

d)- Qui tient le registre des missions ?

Les ordres de missions sont tablis par le secrtariat, l'enregistrement est, de fait, effectu au secrtariat. Les missionnaires, au retour, remettent les ordres de missions en donnant la date et l'heure exactes du retour au secrtaire qui doit conserver ces OM dans des chemises individuelles jusqu'au moment de leurs remboursement par le comptable financier. Remarque : Les OM ne peuvent tre rembourses que s'ils portent la signature (mme une contre signature) de l'ordonnateur.

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e)- Peut-on remettre les originaux des correspondances reues au service concern par l'objet ?

Les archives administratives (courriers arrivs et dpart) sont obligatoirement conserves au secrtariat de direction. A cet effet, l'ensemble des originaux doivent se trouver l. Quant il s'agit d'un crit concernant tel ou tel service, on fait une photocopie qu'on lui transmet pour lment de rponse, pour excution ou pour information.

IL 5) Service du personnel a)- Quelles sont les qualits de l'agent charg de la gestion du personnel ?

- Les attributions qui lui sont fixes et les informations qu'il dtient concernant les personnels font que celui-ci doit rpondre un certain nombre de critres lui permettant d'assurer ses fonctions dans les meilleures conditions, c'est ainsi qu'on exigera de lui :

Un certain niveau scolaire (possession de la longue nationale). Des connaissances en matire de relations humaines et de rglementation. Un sens de l'organisation. Une facult de concentration et de mmorisation.

Un sens dvelopp du secret professionnel.

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Un savoir limiter $a responsabilit dans les informations fournir. Si possible une matrise de l'outil informatique.

b)- Quelle est la bonne organisation pour la tenue des dossiers du personnel ?

Tous les organismes employeurs ouvrent un dossier administratif individuel pour la gestion des carrires du personnel (du pr recrutement la cessation d'activit), et un dossier comptable pour la justification de ce que peroit ce personnel (traitement, indemnits et primes diverses, prestation familiales...). Chaque dossier administratif est constitu de sous- dossiers selon la nature des pices afin de faciliter la recherche, titre indicatif il vous est propos : Pices personnelles (toutes celles que l'agent a fourni). Pices administratives (toutes celles que l'administration a tabli) Notations et avancement (fiches de notation et extraits d'avancement) Congs (annuel, exceptionnel, maladie e t c . . ) Discipline (tout ce qui concerne le volet disciplinaire) Divers (tout ce qui n'a pas de place dans les cinq premiers sous dossiers)

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c)- Les instruments tenus sont-ils cnumrs par un texte ?

-Le travail organis et l'exigence des services partenaires de l'tat (fonction publique, contrle financier, trsorerie ou agence comptable) font que des documents sont instaurs pour une conformit et une uniformit dans l'organisation afin de faciliter surtout le contrle et le suivi, donc, on citera les principaux : Le registre des actes administratifs. Le ou les registre (s) de dlibration des diffrentes commissions (Paritaire, d'attribution de logement, d'hygine, d'attribution de bourses) et conseils (d'administration et de disciplines). Remarque : 1 )- De ces registres sont extraits les procs verbaux de runions pour leur transmission qui de droit. 2)- L'agent charg de la gestion du personnel ne doit pas se substituer l'intendant ou au directeur pour donner des informations. 3)- L'accs du bureau du personnel doit tre interdit toute personne trangre au service.

d)- Y a-t-il un matriel spcifique pour la conservation des dossiers ?

-En gnral on utilise deux types de dossiers suspendus, l'un visibilit horizontale (classeurs tiroirs) et l'autre visibilit latrale (armoires classeurs mtalliques). Le classement des dossiers est d'ordre alphabtique avec des couleurs repres utilises par catgorie de personnel (direction, enseignant, administratif et de soutien) pour limiter le champs de la recherche.

e)- Existe-t -il un plan ou un programme de travail ?

Le programme de travail de ce service est fonction pour la plus grande partie, du plan de gestion des ressources humaines tabli en dbut d'anne budgtaire et vis par l'inspection de la fonction publique de wilaya.