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Charte dAudit Interne

1. Dfinition

La charte dAudit Interne est, en quelque sorte, la loi fondamentale des auditeurs . Elle reconnat leur rle, leur fournit le laissez-passer ncessaire pour assumer leurs missions et pour leur donner une identit. Elle protge galement les audits en guidant lactivit de lAudit Interne et en imposant aux auditeurs des devoirs et des principes dontologiques quils doivent observer. 1.1 Missions du comit daudit Un comit daudit est constitu au sein du conseil dadministration dEthias. Il est de taille restreinte afin de ne pas entraver le processus dcisionnel. Les personnes suivantes participent galement aux runions du comit daudit, sans en tre membres : ventuellement le prsident ou un membre du comit de direction, lauditeur interne et le commissaire. Le comit daudit pourra, dans des circonstances exceptionnelles, dcider que lune ou plusieurs de ces personnes ne doivent pas tre prsentes. Le comit daudit est comptent pour : la confirmation de la charte daudit du service daudit interne ; la confirmation du plan pluriannuel daudit et des moyens engags ; la prise de connaissance des rapports dactivits et du rsum des principales recommandations formules par le service daudit interne ainsi que ltat de la situation quant la suite qui leur a t donne ; la communication avec le commissaire quant son programme daudit, ses conclusions ainsi que ses recommandations ; les dlibrations sur ltat du contrle interne, le fonctionnement du service daudit interne, linformation financire externe (en ce compris le respect des dispositions lgales, rglementaires et statutaires), ainsi que la conformit avec les rgles tablies par le conseil dadministration ; la formulation dune recommandation lintention de conseil dadministration lors de la nomination du commissaire. Organisation et mission de la fonction daudit interne Organisation

1.2

1.2.1

La fonction daudit fait partie intgrante de la politique de management dEthias. Laudit interne est une fonction indpendante et permanente dvaluation des activits, de la qualit et de lefficacit des procdures et des mthodes de contrle interne. Lindpendance et lobjectivit sont des normes essentielles la fonction daudit. Le dpartement daudit interne est directement rattach au comit de direction en gnral et son prsident en particulier, lui garantissant ainsi autonomie et indpendance. Le responsable de laudit interne a le droit de faire rapport au Prsident du Comit de direction, sans en avoir t saisi auparavant, quand il dtecte une situation grave. Il peut galement sadresser en direct au Prsident du Conseil dadministration si la situation le requiert. Dans les deux cas, le Conseil dadministration est inform sans dlai. Du fait de son indpendance, lauditeur interne ne peut assumer aucune responsabilit oprationnelle; par ailleurs, il nexerce aucune autorit sur les entits audites.

Laudit doit assurer chaque audit une approche objective et au Comit de direction un rapport correct et une valuation impartiale de la situation et des faits. Lobjectivit sera garantie par larchitecture des rapports qui seront bass sur des faits constats et mesurs et par la rfrence explicite aux normes utilises. 1.2.2 Mission

Laudit interne a pour mission dassister les dirigeants et responsables de lentreprise au sens large du groupe constitu (filiales comprises) afin de leur permettre dexercer efficacement leurs responsabilits en leur permettant datteindre la matrise des risques majeurs susceptibles daffecter la ralisation des objectifs dEthias retenus par le Comit de direction. Laudit interne doit par ailleurs : mener bien lexcution du plan pluriannuel daudit retenu par le Comit de direction et approuv par le Conseil dadministration ; examiner la fiabilit et la rectitude des informations financires et oprationnelles ainsi que les moyens et mthodes utiliss pour identifier, mesurer, classer et diffuser ces informations ; examiner les systmes mis en place pour garantir la conformit avec les politiques, plans, procdures, lois et rglements pouvant avoir un impact significatif sur les oprations et les comptes-rendus ; examiner les moyens de sauvegarde des actifs et, si ncessaire, vrifier lexistence de ceux-ci ; apprcier si les ressources de toutes sortes sont bien utilises, avec conomie et efficacit ; examiner les oprations et les programmes pour sassurer que les rsultats en sont cohrents avec les objectifs et les buts poursuivis et que ces oprations et programmes ont t mens bien comme prvu ; sassurer du suivi des recommandations formules et sinformer de leur implmentation.

1.3

Rle, responsabilits, champ dinvestigation et comptence de laudit interne Rle et responsabilits

1.3.1

Laudit interne analyse et value priodiquement ladquation et lefficacit des mesures de contrle interne qui restent cependant la responsabilit de tous les membres de lentreprise. Il procdera des vrifications et des contrles raisonnables, ce qui implique quil ne donne pas dassurance absolue quil nexiste pas de dviations. Laudit formule des recommandations qui doivent permettre damliorer les processus et le fonctionnement du groupe Ethias. Laudit conseille le Comit de direction dEthias en matire de contrle interne. Le responsable de laudit interne labore, notamment, un plan pluriannuel de planification des missions raliser et constitue pour chaque mission un programme dtaill. Dans le cadre de sa mission, laudit interne pourra analyser et valuer des problmes spcifiques sur requte du Comit de direction. Laudit interne est galement responsable de la centralisation et du traitement des cas de fraudes internes, ainsi que des enqutes en vue de la prvention et de la dtection de fraudes internes dans toutes les composantes dEthias. 1.3.2 Champ dinvestigation et comptence

Laudit interne assume ses missions dans lensemble du groupe Ethias, soit en direct soit en supervision des services daudit interne pour les filiales o un tel dpartement est constitu. Laudit interne a un accs illimit, sous rserve des interdictions lgales ou rglementaires, aux informations, aux documents et aux biens matriels (immeubles, installations, ) ou immatriels (fichiers, logiciels, contrats, dossiers, ). Il peut demander toute personne les lments ncessaires quil juge indispensables lexcution de ses missions. Dans ce contexte, il peut consulter tous les procs-verbaux de tous les organes tant consultatifs que dcisionnels de lentreprise. Il doit recevoir dune part les rapports et conclusions du Collge des Commissaires et dautre part toute note relative au fonctionnement des dpartements, aux modifications dorganisation et de procdures. Il sera inform en temps utile de toute extension dactivit ou de toute ouverture dentit nouvelle pour quil puisse vrifier au pralable que le contrle interne de celle-ci est dment prvu et que la matrise des risques est assure. Laudit interne est comptent pour toutes les matires lies aux missions exerces dans sa sphre dactivit. Lauditeur interne veillera cependant mener des discussions constructives auprs des audits, en toute loyaut. Cette comptence va de pair avec un devoir de discrtion et de confidentialit ce qui, a priori, vaut pour toutes les affaires de personnel. Les dossiers daudit interne sont confidentiels et cest le responsable de laudit qui dtermine qui a accs ces dossiers. Lauditeur interne nest pas responsable de llaboration dune solution pour remdier aux dficiences quil a constates. Il doit cependant raliser un suivi de la mise en uvre de ses recommandations conformment aux objectifs fixs dans la prsente charte. Laudit interne peut galement exercer des activits de conseil qui rentrent dans le cadre dune mission formelle, compltement dcrite dans une convention crite, et des activits dassistance, comme la participation temporaire des comits de pilotage ou une quipe projet.

Les auditeurs peuvent dans la mesure de leur comptence et de leur disponibilit, exercer des activits de conseil dans le cadre de leur travail quotidien ou sur demande explicite du management. Si les activits de conseil ont des rpercussions sur le plan daudit, une demande doit tre faite au Comit de direction pour accord. En cas de rponse favorable, les impacts sur le plan daudit doivent tre formaliss dans un document. Les tches de conseil seront reprises dans le rapport vers le Comit de direction. 1.4 Mthodologie daudit et standards professionnels Mthodologie daudit

1.4.1

Le planning pluriannuel daudit tel quapprouv par le Comit de direction et par le Conseil dadministration doit couvrir un cycle complet de rvision gnrale bas sur lanalyse des risques inhrents aux activits et compte tenu des effectifs et moyens disponibles. Chaque mission daudit est prcde dune phase dtude et danalyse des activits. Le responsable de laudit interne tablit, pour chaque mission, une lettre de mission , document informant de lexistence de la mission et dcrivant le domaine dtude et ses limites, en somme la porte de la mission. Ensuite, une phase de vrification, dobservation et de test est mise en uvre. Cette phase dbouche sur la rdaction dun rapport provisoire, qui est soumis aux audits quant aux constatations et ides principales du contenu, et sur une phase de validation. Aprs rponse du responsable concern et engagements ventuels de mesures de redressement, suit un rapport au Comit de direction. Laudit est responsable du suivi des risques rapports et des engagements pris. Laudit interne rend compte au Comit de direction propos des activits daudit interne. 1.4.2 Standards professionnels

La fonction daudit au sein dEthias est organise conformment aux normes et standards de lInstitute of Internal Auditor (IIA). LIIA est une organisation professionnelle de renomme mondiale. Les standards de lIIA concernent : lindpendance et lobjectivit de lauditeur vis--vis des activits audites ; la comptence et les qualifications professionnelles des auditeurs ; le champ daction du travail de laudit ; lexcution des missions daudit ; la direction du service daudit interne.

Chaque auditeur interne sengage respecter ces normes et standards et adhre au code de dontologie dfini par lIIA. 1.5 Objectifs et droulement des missions daudit Objectifs principaux de laudit interne

1.5.1

Lutilit de la fonction daudit interne dcoule des risques propres aux activits du groupe et du besoin de contrler dans un souci dune plus grande efficacit des entreprises dans le monde conomique actuel.

Ses objectifs principaux sont donc de raliser une valuation indpendante de la qualit et de lefficacit des procdures et mthodes de contrle interne, et ce, afin de sassurer que : les scurits sont suffisantes ; les informations sincres ; les oprations rgulires ; les organisations efficaces ; les structures claires et adaptes aux objectifs de lentreprise.

1.5.2

Droulement classique des missions daudit

Le droulement dun audit au niveau des siges, des bureaux ou dune filiale se droule suivant diffrentes phases : 1.5.2.1 Analyse des risques et planning Une grille dvaluation des risques est labore partir de lanalyse de lensemble des activits et procdures dEthias. Sur base de la classification stratgique retenue par le Comit de direction, un plan est tabli afin de couvrir les risques essentiels sur une priode moyen terme. Le planning annuel dcoule du plan pluriannuel. Indpendamment dun certain nombre de domaines ou de contrles caractre inopin qui peuvent tre raliss, chaque mission daudit est annonce pralablement au responsable de service audit au moyen dune lettre de mission . Le Comit de direction peut galement demander des missions daudit non planifies, de sa propre initiative ou sur suggestion des responsables de services, afin de couvrir certains sujets de proccupations. 1.5.2.2 Prparation de la mission et objectifs Cette phase de prparation dbute par llaboration dune lettre de mission , destination tant des auditeurs que des audits, labore par les responsables de laudit interne. Durant cette premire phase de la mission daudit, lauditeur doit se familiariser avec les activits et processus qui font lobjet de lenqute. Cela se passe sur base de la littrature existante, de notes de service, de procdures, dorganigrammes, de prises de contact pralables, etc. Cette analyse pralable permet de prciser les risques et, en fonction de ceux-ci et des demandes en attente du Comit de direction, de dlimiter le champ dinvestigation. 1.5.2.3 Enqute Le travail sur le terrain se droule par vrification des faits matriels, interviews du personnel, observations et tests afin dvaluer le fonctionnement et lefficience des systmes de contrle interne. En cas dcart en les faits (ce qui est) et les normes (ce qui doit tre), laudit interne analyse les causes et formule un avis autoris. Les questions et problmes ventuels qui surgissent au cours de lenqute sont dbattus avec les responsables concerns. En cas de difficult, lintervention du responsable de laudit interne peut tre requise. 1.5.2.4 Rapport Chaque mission se termine par la prsentation des conclusions et du projet de rapport au responsable audit. Les constatations et recommandations sont discutes lors de cette runion de validation et le projet de rapport est ensuite modifi ou complt des points de vue de laudit. La qualit et lobjectivit du rapport sont ainsi garanties. Laudit interne transmet le rapport dfinitif au responsable concern ; le plan dactions et le rapport de synthse sont remis au Comit de direction. Ils doivent statuer sur les rponses donner aux recommandations mises. Les mesures correctives entreprendre doivent viser apporter une valeur ajoute lentreprise (scurit, efficacit, etc). 1.5.2.5 Suivi Laudit interne nest pas un but en soi et ne peut tre profitable que dans la mesure o il conduit des ralisations concrtes. Laudit interne attachera donc une grande importance au suivi des actions. Il vrifiera la ralisation de celles-ci et sinformera de leur implmentation.