A tecnologia e a pequena empresa: como aproveitar os beneficios da TI com baixos custos e altos ganhos .

TECNOLOGIA OS

A DA

PEQUENA TI COM

EMPRESA: BAIXOS

COMO E

APROVEITAR

BENEFCIOS

CUSTOS

ALTOS GANHOS. Carlos Eduardo Machado Munhoz Administrador de Empresas e Consultor Empresarial atuando no Planejamento Estratgico de Marketing e Plano de Promoo e Comunicao de pequenas, mdias e grandes empresas h 8 anos, Bacharel e Mestrando em Administrao de Empresas, pesquisador nas reas de TI, ERP, CRM, SCM e BI. Membro-fundador, ex-Presidente e exDiretor de Marketing da FASEJ e membro permanente do Conselho Deliberativo Honorrio. E-MAIL: carlos.munhoz@terra.com.br SITE: http://planeta.terra.com.br/negocios/carlosmunhoz/ No raro, pequenas e mdias empresas (personificadas por seus donos e/ou administradores/gerentes) tm uma relao de medo e dvidas com a TECNOLOGIA. Contudo, preciso que pequenos e mdios empresrios aprendam que TI (Tecnologia de Informao) no nenhum bicho de sete cabeas. Primeiro, necessrio explicar direito o que tecnologia da informao e sua diferena com o conceito de tecnologia. A tecnologia um conceito bastante amplo, que se aplica a diversos aspectos da vida moderna: o celular, hoje to comum e utilizado, uma tecnologia que h alguns anos foi considerada revolucionria; computadores, carros, aparelhos de TV e DVD so fruto da tecnologia e de sua evoluo; a tecnologia se faz notar, ainda, em mquinas e muitos utilitrios pesados, aplicados na indstria em geral; na agricultura, a tecnologia existe no apenas na forma de mquinas mas tambm na evoluo de remdios, venenos e fertilizantes, que so desenvolvidos com o auxlio de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D), aonde existe tambm larga utilizao de tecnologias, das mais diversas; graas tecnologia, ferramentas domsticas esto mais leves, potentes e versteis, assim como eletrodomsticos (como o microondas ou mquinas de lavar) foram aperfeioados nos ltimos anos. A tecnologia da informao, apesar de tambm ser um conceito amplo, restringe-se s maneiras de lidar com as informaes em quaisquer nveis e mbitos. Neste sentido, cabe ressaltar que nos ltimos anos (mais especialmente a partir de 1996) a quantidade de informaes disponveis a qualquer pessoa cresceu vertiginosamente e um dos motivos foi o crescimento da Internet. Podemos dizer que atravs de intrincados conjuntos de hardware, software e telecomunicaes, a tecnologia da informao viabiliza complexos processos de negcio; ao mesmo tempo, contribui para os negcios a partir de sofisticadas manipulaes oferecendo diferentes vises destes negcios. Assim, a tecnologia da informao um tipo de tecnologia, pensada especificamente para gerenciar os mais diversos tipos de informaes e, neste caso, gerenciar a informao significa disponibilizar as informaes adequadas no momento certo para as pessoas que precisam dela.
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Complicado ? Nem tanto. Uma brincadeira entre os usurios de computadores ajuda a explicar a diferena entre hardware e software (h muitos livros que oferecem definies mais bonitas, mas certamente menos simples de entender): o hardware aquilo que voc chuta e o software aquilo que voc xinga. O hardware pode ser transportado, armazenado, carregado isso quer dizer que real, palpvel, tangvel. O software, por outro lado, intangvel os disquetes ou CD-ROMs que armazenam o software no compem a sua definio, so apenas hospedeiros. Isso tudo significa dizer, para os pequenos empresrios, que adotar o gerenciamento da Tecnologia de Informao requer pesados investimentos em computadores, programas, tcnicos etc ? No necessariamente. A Tecnologia de Informao (vamos trat-la de forma mais ntima ? Apenas TI) pode ser uma boa aliada para as micro, pequenas e mdias empresas, mas necessrio, em primeiro lugar, verificar se h necessidades e mensurlas. Muitas empresas, de quaisquer portes, costumam reclamar dos investimentos em TI mas esquecem de verificar se suas avaliaes feitas ANTES do investimento no estavam superdimensionadas. H muitas discusses, entre especialistas e curiosos, envolvendo uma receita de bolo, um roteiro para identificar as REAIS necessidades de TI em cada empresa. O ponto comum, todavia, deve ser o bom-senso: avaliar cada item do investimento e verificar se haver a criao de algum benefcio e/ou vantagem. Peguemos um exemplo: uma pequena empresa, com 4 pessoas ocupadas (que podem ser 4 funcionrios, 4 membros da famlia proprietria do negcio, ou qualquer proporo entre estas duas classificaes), no setor do comrcio. Geralmente, empresas que desejem vender equipamentos de TI para esta empresa tentariam fechar um pacote com hardware (computadores, monitores, placas como fax-modem etc e outros itens fsicos) e softwares (aplicativos como editor de texto, planilha eletrnica, banco de dados etc), alm do valor pela prestao de servio (instalao, montagem de rede, treinamento dos funcionrios/usurios etc). No setor comrcio, o mais comum a automao das vendas, ou seja, utilizar a TI no controle de cada mercadoria vendida no balco e conseqentemente haveria controle do estoque, possibilidade de planejar melhor as compras, projees sobre o fluxo de caixa etc. Possivelmente, haveria ainda a proposta para aquisio de softwares mais especficos, como cadastro de clientes, contas a pagar e receber, movimento bancrio, emisso de boletos etc. Pois bem, agora se faz necessrio o bom-senso: entre tudo que foi citado, servios, software e hardware, preciso que a pequena empresa (4 empregados, comrcio) analise quais itens so, realmente, necessrios. Entenda-se, neste caso, que necessrios so apenas aqueles que iro contribuir para que a lucratividade da empresa aumente. Ento, seguindo neste exemplo, digamos que a empresa no tenha o hbito de emitir boletos possivelmente o pagamento feito por meio eletrnico (carto de crdito ou carto de dbito) e/ou tradicional (cheque e dinheiro). Se o movimento bancrio for controlado de outra maneira (que esteja oferecendo bons resultados), j sero dois tipos de softwares que a empresa pode deixar de adquirir. A preocupao deve restringir-se a fazer investimentos em TI, e no gastar dinheiro com tecnologia intil. A diferena
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entre estes dois conceitos enorme e absolutamente fundamental para a evoluo da empresa. Fazer investimento uma ao que deve, sempre, preceder a uma reao: o RETORNO. Qualquer investimento que no vise a um retorno deixa de ser investimento e transforma-se em gasto. O investimento em TI, da mesma forma, deve priorizar o retorno, ou seja, a contribuio que ser dada (em curto, mdio ou longo prazo) para as operaes da empresa. Se determinada tecnologia, por melhor que seja, no contribui para o retorno (especialistas e executivos gostam do termo ROI, que significa retorno sobre o investimento, e mensura, geralmente em percentual, qual o retorno propiciado por cada investimento realizado seja em TI, seja em instalaes, seja em mquinas ou qualquer outro) de maior lucratividade e/ou caracterstica procurada por cada empresa, no vale a pena. Desta forma, preciso aplicar o bom-senso para encerrarmos uma discusso que jamais ter fim e muitas vezes acaba afastando pequenas empresas do debate sobre tecnologia: 1 hiptese: a pequena empresa perde oportunidades de crescer porque no utiliza adequadamente a TI; 2 hiptese: a pequena empresa no utiliza a TI porque ainda no cresceu o suficiente para aproveit-la plenamente. Eu diria que nenhuma destas duas hipteses totalmente verdadeira. A rigor, nenhuma empresa precisa necessariamente de tecnologia exceto, obviamente, aquelas empresas que a produzem (empresas que tm seu core-business, ou negcio principal, na tecnologia, como Microsoft, Intel, Apple etc). A tecnologia deve auxiliar as empresas para que se atinjam melhores resultados em menos tempo, com menor custo. Desta maneira, a pequena empresa pode crescer SEM tecnologia h inmeros exemplos. Todavia, se souber aproveitar melhor a tecnologia, esta empresa tem chance de crescer mais rapidamente, manter custos inferiores aos concorrentes e ainda oferecer vantagens nicas a seus clientes. A tecnologia deve ser encarada como uma ferramenta auxiliar para os negcios das empresas (especialistas gostam do termo core-business, ou seja, a atividade principal da empresa). Em determinadas circunstncias, a tecnologia passa a ser caracterizada como essencial para que estas atividades-base das empresas consigam ser realizadas no menor tempo possvel, com poucos erros (ou nenhum). Por exemplo: se esta empresa do comrcio tiver que gerenciar um cadastro de aproximadamente 50 clientes, razovel pressupor-se que seja possvel faz-lo atravs de um processo manual (um caderno ou agenda telefnica, por exemplo). Todavia, se o cadastro de uma empresa for composto de 1.500 clientes (entre usuais, raros, potenciais etc), a utilizao de um software torna-se imprescindvel para fazer um bom trabalho e diminuir a possibilidade de erros no acompanhamento e atualizao constante destes cadastros. No comrcio, um bom exemplo de utilizao da TI pode ser observado no modelo utilizado desde a dcada de 1980 nos principais varejistas mundiais: ECR (sigla do ingls Efficient Consumer Response, ou Resposta Eficiente do Consumidor).

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No fim da dcada de 1980, o relacionamento entre consumidores e varejistas, no que tange ao atendimento das necessidades daqueles, apresentou enfraquecimento, traduzido na interrupo do crescimento das indstrias e das firmas de varejo nos Estados Unidos. Esta situao culminou no desenvolvimento de uma ferramenta de gesto que buscava, de forma rpida e eficiente, conhecer os anseios dos consumidores e traduzi-los em informao aos varejistas e fornecedores o ECR. O ECR tinha como foco a cadeia de suprimentos1 como um todo e buscava ajustar a indstria de suprimentos com as necessidades dos consumidores, permitindo que os varejistas trabalhassem em maior conformidade com suas caractersticas tamanho da empresa, localizao, tipo de consumidores, poltica de preos etc. A TI, neste caso, muito importante para que as diversas empresas envolvidas numa cadeia de suprimentos (o varejista, seu fornecedor, o fornecedor deste e assim por diante) consigam ter acesso s informaes certas, no momento mais adequado antes de dimensionar a produo, daquele ms ou semana, por exemplo. Aplicar a tecnologia adequada s diferentes informaes s quais o comerciante tem acesso fundamental para aumentar suas possibilidades de lucro. Uma empresa pode utilizar softwares que armazenem informaes sobre as compras de cada um dos seus clientes previamente cadastrados; desta maneira, possvel identificar qual o valor mdio das compras do cliente A, em quais perodos ele costuma comprar mais, qual a forma de pagamento etc. Desta maneira, pode-se comparar os hbitos de todos os clientes, identificando, por exemplo, se os clientes que gastam mais na loja tm preferncia por um horrio especfico. No entanto, informaes no passam de meros nmeros sem sentido se no forem utilizadas da melhor maneira. Um recurso bastante utilizado um software do tipo banco de dados. Este poderoso programa ajuda no cadastro de clientes, centraliza os dados e ainda permite a anlise das informaes. por meio de um banco de dados que se torna possvel programar algumas estratgias de negcios, como descontos para revendedores e tabelas de preos diferentes para regies distintas. A utilizao do ECR requer a adoo de uma srie de mudanas nos processos das empresas envolvidas. No varejo, em especial, o EDI (da sigla Electronic Data Interchange, ou Troca Eletrnica de Dados, que consiste em montar um sistema tecnolgico compatvel, de forma que computadores de diferentes empresas conversem entre si e troquem informaes relevantes para cada empresa envolvida) e a leitura de cdigo de barras so as principais ferramentas visveis deste novo passo rumo TI.
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A maneira mais simples de entender a expresso cadeia de suprimentos pensar no processo pelo qual muitos produtos so

submetidos: uma matria-prima que sofre muitas modificaes em diferentes empresas tem uma extensa cadeia de suprimentos. Por exemplo: uma cala jeans, antes de chegar ao consumidor final, passa por 5 ou 6 empresas diferentes, desde o fabricante do tecido at o varejista, incluindo as empresas que fazem a colocao do tecido, o corte, a costura, as lavagens, ajustes etc. Facilita se pensarmos na cadeia de suprimentos de um carro: desde a mineradora que extraiu os minrios de ferro que fabricaram as chapas de ao at as transportadoras que retiram o veculo acabado e levam at a concessionria uma extensa cadeia de suprimentos, envolvendo as montadoras de veculos e as suas fornecedoras de plsticos, bancos, freios, pneus, vidros, motor, suspenso etc.
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Alm destas prticas - no essenciais, mas importantes o ECR requer uma aptido ao preceito de trabalho em equipe e otimizao aos aspectos culturais das empresas envolvidas. A falta de capacidades das firmas muitas vezes impossibilita o pleno alcance desta relao e capacidade, neste caso, refere-se disposio de recursos para atingir um determinado fim. Finalmente, cabe ressaltar que um aspecto bastante positivo desta integrao entre vrias empresas a possibilidade de repartir os investimentos cada empresa, assim, no ter que assumir todos os custos sozinha. Isto muito importante para as empresas de menor porte, que enfrentam escassez de recursos numa economia tumultuada como a brasileira. Uma lista dos pontos crticos a serem avaliados pelas empresas que pretendam implementar alguma tecnologia parecida so: Avaliao interna das empresas: capacidades funcionais, avaliao financeira, estruturas de base, anlise cultural e anlise da cadeia de valor. Avaliao externa: necessidades do consumidor, anlise competitiva, anlise dos parceiros chaves do negcio e melhores prticas da indstria, com o fim de se posicionar no futuro. Elaborao de critrios bsicos ao consenso na utilizao do ECR, e sua Estabelecer como se daro as relaes entre as empresas envolvidas e as aplicao em cada rea de atividade das empresas, estabelecendo as prioridades. relaes das lideranas funcionais cruzadas, e estabelecimento de um plano de implantao e manuteno da nova tecnologia. Todavia, nenhum empresrio pode deixar de levar em considerao informaes externas a estes sistemas tecnolgicos. Por exemplo: a situao do poder aquisitivo do consumidor, ndices de inadimplncia, inflao etc. Tais informaes podem ser includas no planejamento de TI das empresas, de maneira simples e com baixos custos. H softwares que consideram alguns ndices objetivos no momento de ajudar a prever a produo ou elaborar uma previso de vendas para o trimestre. Mas, ainda que a TI esteja bastante evoluda, o conhecimento que cada empresrio tem de seus consumidores e clientes no pode ser ignorado caber a cada um, assim, mesclar a nova tecnologia com a (boa e) velha experincia.

Carlos Eduardo Machado Munhoz