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Desenvolvimento da rede PERT em processos produtivos de pr-impresso Um estudo de caso

Resumo Com a competitividade acirrada entre as empresas em busca de alcanar maior espao no mercado tornam-se inconcebveis os atrasos e adiantamentos nos processos produtivos, sob pena de que se tenham sistemas produtivos com custos elevados que onerem o produto final, sendo, portanto necessrio o provimento de medidas de controle e acompanhamento dos tempos de processamento das atividades de fabricao. O presente artigo tem por objetivo avaliar o tempo de processamento de atividades desenvolvidas em um departamento de uma empresa do setor grfico no intuito de verificar quais atividades so mais propensas gerao de gargalos e quais as atividades apresentam folga. Para tanto, utilizou-se a metodologia PERT que possibilitou o acompanhamento das atividades a fim de identificar formas de otimizar e controlar os tempos de execuo das mesmas. Palavras-chave: PERT, Setor grfico, Pr-Impresso. 1. Introduo A funo da Programao da Produo no a de simplesmente emitir documentos autorizando a produo, mas a de administrar os recursos de uma organizao para cumprir os prazos prometidos aos clientes. Muitos so os problemas que podem ocorrer durante o processo produtivo, como avarias de mquinas, postos de trabalho ocupados, que atrasam os programas propostos e a entrega dos produtos aos clientes. Nesse contexto, de fundamental importncia o gerenciamento adequado dos recursos produtivos de tal modo que garanta a fluidez nos processos como um todo, visando o cumprimento do estabelecido. As atividades do setor grfico, de acordo com Slack et al (2002) so classificadas como processos de jobbing, isto , so processos que em geral apresentam alta variedade e baixo volume de produo. Segundo o autor, nesse tipo de processo os produtos compartilham os mesmos recursos de operao com diversos outros produtos exigindo o mesmo tipo de ateno, mas diferindo entre si pelas necessidades exatas que cada um apresenta. Verifica-se, portanto, que os produtos do setor grfico demandam um nvel de customizao muito elevado com baixa periodicidade no pedido dos clientes, isto , produtos diversificados com freqncia de produo baixa, tornando-se difcil estabelecer o tempo padro para a execuo das atividades do departamento exigindo um tratamento mais especfico para cada tipo de produto. Com isso, vemos a necessidade da implantao nas empresas de processos de gerenciamento de projetos. A tcnica PERT/CPM uma tcnica para ajudar o gerenciamento de projetos utilizando o conceito de rede, sendo que um projeto descrito como uma rede particular de etapas. O gerenciamento atravs do PERT fornece informaes essenciais para o PCP da empresa, tais como: qual o tempo de trmino da produo, avaliando a possibilidade de finalizao no prazo estipulado; conhecimento de atividades crticas, que devem ser observadas com mais cuidado na garantia do tempo de execuo; em que atividades devemos concentrar a produo em casos que se queria ganhar tempo, ou quando estiver atrasado o processo; atividades nas quais h alguma possibilidade de reformular o tempo de entrega e quais as possibilidades dentro de cada uma das reas; atividades das quais pode-se transferir recursos a utilizar e melhorar reas mais crticas (ANTONIOLLI & BACHEGA , 2004). Nesse sentido, o presente artigo procura aplicar esta tcnica a fim de evidenciar o tempo de processamento de atividades desenvolvidas em um departamento de uma empresa do setor

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grfico no intuito de verificar quais atividades so mais propensas gerao de gargalos e quais as atividades apresentam folga permitindo ao tomador de deciso uma viso da flexibilidade das atividades do processo. 2. Gerenciamento de Projetos Um projeto uma forma estruturada de organizar recursos para a consecuo de um objetivo, ou conjunto de objetivos, ou seja, um empreendimento no repetitivo de incio, meio e fim pr-definidos, que iro seguir um caminho de eventos organizados para a obteno do fim estabelecido (VARGAS, 2006). O gerenciamento do projeto pode ser complicado dependendo do nmero de etapas e do relacionamento de dependncia entre as etapas, pois, caber ao gerente observar a influncia de uma ao em uma etapa sobre o decorrer do processo que se segue. Como diz Travassos & Kienbaum (2003) a forma caracterstica de se descrever um projeto represent-lo utilizando uma rede de atividades encadeadas, dispostas em eixos que representam o tempo transcorrido de realizao destas atividades, com suas duraes e relaes de precedncia, s quais tambm so associados os recursos necessrios a sua realizao. O processo de gerenciamento composto de cinco fases, que so, previso, programao, coordenao, execuo e controle. Na previso, deve-se planejar os atos que sero realizados, incluindo durao e recursos. Na programao, deve-se elencar as tarefas a serem realizadas, respeitando o seqenciamento de dependncia das atividades, que iro seguir o projeto. Na fase de coordenao, as ordens sero emitidas para o inicio das atividades, seguindo o que foi programado. Na execuo, como sugere o nome, as tarefas sero realizadas tendo a preocupao do trmino dentro do previsto. E finalmente, o controle que estar acontecendo em simultaneidade com as anteriores, realimentando as informaes e corrigindo possveis erros. 3. Conceitos preliminares Rede PERT/CPM O sistema de programao PERT (Program Evaluation Review Technique) e CPM (Critical Path Method) foram desenvolvidos no final da dcada de 50, ganhando grande renome e importncia dentro das mais diversas reas, da construo de edifcios, fbricas e rodovias a desenvolvimento de novos produtos ou sistemas de computao. A diferena principal entre os dois sistemas est no carter probabilstico na relao tempo-custo relacionado ao PERT, enquanto o CPM apresenta um aspecto mais determinstico (GODINHO FILHO, CAMPANINI & VITA, 2004), porm, devido as semelhanas no existe mais razo na separao dos sistemas PERT e CPM, formando um nico sistema PERT/CPM. Segundo Cukierman (2000), a rede PERT/CPM determina uma viso global do projeto, j que esta trabalha na sua totalidade, atuando nas entradas, no processo e nas sadas, alm de abordar os relacionamentos e comunicao dos setores da empresa, facilitando o feedback. De acordo com Villar, Silva & Nobrega (2008) o sistema envolve trs fases na execuo do projeto: planejamento, programao e controle. No planejamento as atividades tem que ser denominadas, bem como a interdependncia entre elas, sendo a fase mais importante do projeto, pois um erro ou o esquecimento de uma fase importante do processo pode comprometer o resultado final do projeto. A programao envolve a determinao das estimativas de tempo esperados para cada atividade, podendo verificar, assim, a estimativa total de tempo do processo. A partir, desta fase pode-se seguir na determinao do caminho crtico, que o trajeto mais longo, que determinar o maior tempo de produo, onde a folga igual a zero, ou seja, um atraso nesse tempo culminar no atraso total do projeto. No controle h a verificao da correspondncia entre planejamento e execuo, para a tomada de

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possveis correes a tempo. A programao da produo pelo sistema PERT se utiliza dos valores de tempo pessimista, mais provvel e otimista, para a determinao do tempo esperado e varincia da durao das atividades, conforme as equaes apresentadas a seguir.

Te =

To + Tm + T p 6

To T p = 6
2

Considera-se ainda, os conceitos de incio cedo e tarde de uma atividade e do trmino cedo e tarde de uma atividade, os quais so os tempos utilizados na construo do diagrama de sequncia das atividades e determinao do caminho crtico. 4. Procedimentos Metodolgicos As tcnicas de pesquisa adotadas nesse trabalho so do tipo documentao direta e indireta uma vez que foram realizadas pesquisas bibliogrficas e pesquisa de campo para coleta de dados (SILVA & MENEZES, 2001). O estudo de caso foi realizado junto a um dos departamentos de uma empresa do setor grfico, doravante denominada Grfica X. O departamento em anlise responsvel pelo tratamento dos arquivos enviados pelos clientes cujas atividades antecedem o processo de impresso final. O mesmo encontra-se dividido em quatro funes, a saber: Montagem, Imposio, Gravao de Chapa, Revelao da matriz de verniz. De forma geral, a metodologia do presente trabalho foi estruturada da seguinte maneira: - Descrio do ambiente de estudo; - Caracterizao dos processos produtivos; - Identificao das relaes de dependncias entre as atividades do departamento; - Estruturao da rede PERT (definio do caminho crtico); - Identificao das atividades que geram tempo improdutivo. Para o levantamento das informaes dos tempos de cada uma dessas atividades, estruturouse um formulrio com espao destinado ao preenchimento do incio de do trmino dessas atividades medida que fossem sendo executadas. O formulrio de controle dos tempos produtivos percorria o fluxo normal do processo acompanhado da Ordem de Produo, estando totalmente preenchido e pronto para anlise ao final de todas as operaes, quando o mesmo era entregue ao responsvel pela tabulao e tratamento desses dados. Com essas informaes foi possvel o desenvolvimento da rede PERT e, com isso, a identificao do caminho crtico do processo. 5 Estudo de caso 5.1 Descrio da empresa e do ambiente de estudo Localizada no parque industrial do municpio de Joo Pessoa PB, a grfica X uma empresa de grande porte (acima de 300 funcionrios) da indstria grfica que atende o mercado nacional com a produo de material visual de marketing e propaganda em papel. O portflio dos produtos fabricados abrange 3 diferentes tipos de material classificados em: Industrial (embalagens, rtulos, envelopes); Editorial (livros, revistas); Promocional (agendas, tablides, cartazes e folders). uma das poucas empresas desta categoria, situada fora do eixo Sul / Sudeste, onde se encontram seus maiores concorrentes. Entre seus clientes existem Pessoas Fsicas e Jurdicas, passando por micro, pequenas, mdias e grandes empresas. Atua no mercado de todo o Brasil,

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porm, com foco mais direcionado aos trabalhos destinados s regies Norte e Nordeste. Conta com um parque grfico de aproximadamente 13.000 m de rea construda, estando dividido em trs grandes reas: Administrao, Impresso e Acabamento alm do refeitrio e espao para repouso. Dentre as atividades desenvolvidas na empresa, o presente artigo focou quelas realizadas pelo departamento de Pr-impresso. A Pr-Impresso um subsistema localizado no setor de Impresso cuja funo o de recebimento dos arquivos dos clientes e o tratamento de edio de imagens e preparao das chapas, de modo a dispor o layout correto ao processo de impresso, na forma como foi projetado pelo cliente. Neste sentido, considerado um departamento chave e de suma importncia para organizao, pois a partir dele que todo o processo produtivo se inicia. Neste departamento so realizadas 4 atividades Montagem, Imposio, Gravao de Chapa e Revelao da Matriz de Verniz que, dependendo do tipo do arquivo a ser trabalhado, segue a estrutura linear de dependncia na seqncia apresentada anteriormente. O departamento opera nos trs turnos com um total de 15 funcionrios (sendo 3 assistentes, 3 montadores, 3 impositores, 3 gravadores e 3 reveladores). 4.2 Caracterizao dos processos produtivos de pr-impresso O departamento de pr-impresso responsvel pelo fornecimento de chapas gravadas, ao Setor de Impresso. Essas chapas iro alimentar as impressoras planas funcionando como se fossem carimbos dos contedos do produto final, podendo ser imagens e/ou textos contidos em revistas, tablides, livros, folders, entre outros produtos do portflio da empresa. As impressoras planas reproduzem os arquivos no papel e encaminha ao Setor de Acabamento para finalizao do produto.

Figura 1 Macrofluxo dos processos da Pr-impresso

A partir do macrofluxograma da figura 1, pode-se observar que as atividades se desenvolvem em uma seqncia lgica linearizada. Dependendo do tipo de arquivo aberto ou fechado algumas atividades podero ser suprimidas. Nos casos em que os arquivos enviados pelos clientes so do tipo aberto, isto , quando so permitidas alteraes nos principais atributos do produto (cores, tamanho, fontes, imagens, etc.), os mesmos necessitam de algum tratamento antes de passar pelo processo de imposio. Aps realizados tais ajustes seguem para a aprovao do cliente, o que torna o processo mais demorado. J nos casos em que os arquivos so do tipo fechado, ou seja, quando no so permitidas modificaes, seguem diretamente para atividades de imposio e finalizao. Uma vez tendo realizado essas atividades preliminares, os arquivos estaro prontos para serem impressos nas chapas e enviados ao setor de impresso. Uma vez identificado que os arquivos necessitam de verniz, torna-se necessria a atividade do revelador manual que se responsabilizar pela confeco da matriz de verniz utilizada no processo de envernizamento

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aps terem sido impressos os arquivos no setor de impresso. 4.3 Diagramao do Processo Tendo em vista a diversidade de produtos fabricados pela empresa e que cada um apresenta procedimento distinto, procurou-se identificar um tipo de produto que tenha periodicidade nos pedidos para proceder a diagramao do processo. Para tanto, decidiu-se delimitar a amostra da pesquisa apenas aos produtos cujas caractersticas se assemelham um dos outros. Nesse sentido, os seguintes critrios para a definio da amostra foram levados em considerao: - Produto escolhido: Folder - Nmero de pginas por arquivo: 8; - Dimenso das Chapas gravadas: 790 X 1030 cm - Quantidade de Chapas gravadas: 8 - Todos os arquivos da amostra passam pela atividade de Revelao da Matriz de Verniz. Na tabela que se segue esto discriminadas as informaes necessrias para a montagem da rede PERT (figura 2), constando dos desdobramentos das atividades realizadas em cada posto de trabalho do departamento, suas relaes de dependncia, seus tempos (otimista, mais provvel e pessimista) de execuo, e por fim, o clculo probabilstico do tempo esperado e do desvio-padro.
Id A B C D E F G H Assistente Organizao dos servios (arquivos+checklist) Verificar o tipo de arquivo Verificar se h anormalidade Verificar se h envolvimento com outro setor Aprovao do cliente (entra em contato) Verificao da necessidade de atividades independentes Realizao das atividades independentes Liberao no sistema A B C K/L D F C/E/G Montagem I J K L Edio do arquivo Confeco do boneco de baixa Reviso e correo de anormalidades Criao de JPEG's C I/M J K Imposio M N O P Q R S Verificar necessidade de prova Reviso do material Verificar anormalidade Criao do template Importao dos arquivos Confeco e reviso do lay-out Confeco do lay-out de verniz H M N O P Q R 1 8 3 7 1 22 7 2 15 5 11 2 28 11 3 29 7 15 3 44 14 2,00 16,17 5,00 11,00 2,00 29,67 10,83 0,11 12,25 0,44 1,78 0,11 13,44 1,36 22 15 10 3 39 23 18 7 80 59 34 10 43,00 27,67 19,33 6,83 93,44 53,78 16,00 1,36 Dependncia TO 2 1 5 1 2 3 20 1 TMP 3 2 7 2 4 10 35 2 TP 5 3 9 3 60 30 45 3 TE 3,17 2,00 7,00 2,00 13,00 12,17 34,17 2,00 0,25 0,11 0,44 0,11 93,44 20,25 17,36 0,11

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Gravao T U V W X Y Z Impresso das chapas Remoo da pelcula da chapa Furao das chapas Descarregar laserfilmes Preparao das telas de verniz Montagem das telas Lavagem das telas R/S T U Revelao R/S W X Y 18 42 19 13 25 52 23 20 31 58 31 24 24,83 51,33 23,67 19,50 4,69 7,11 4,00 3,36 14 8 4 18 11 6 27 16 9 18,83 11,33 6,17 4,69 1,78 0,69

Tabela 1 Atividades da PI e a relao de dependncia

I
12,17 55,17 12,17 55,17 43,00

J
55,17 82,84 82,84 55,17 27,67

K
82,8 102,17 102,1 82,84 19,33

L
102,1 109,00 102,17 109,00 6,83

A
0,00 0,00 3,17 3,l7 3,17 3,17

B
5,17 5,17 5,17 3,17 5,17 2,00

C
12,17 12,17

E
109,0 122,00 109,00 122,0 13

7,00

D
12,17 73,66 2,0 14,17 75,66 122,0 122,00

H
124,0 124,00 2,0 124,00 124,00

M
126,00 126,00 2,0 126,00 126,0

N
142,17 142,17

O
142,17 147,17 142,17 147,17 5,00

P
147,17 147,17 158,17 158,17 11,0

16,17

F
14,17 75,66 26,34 87,83 26,34 87,83 12,17

G
60,51 122 34,17

Q
158,17 160,17 158,17 160,17 2,0

V
219,17 313,83 225,3 320,00 207,84 302,50

U
219,17 313,83

T
207,84 189,84 302,50 283,67 18,00

R
160,17 160,17 189,84 189,84

6,17

11,33

29,67

Z
300,5 320,0 300,5 320,00 19,50 276,83 276,83

Y
300,5 300,5 225,50 225,50

X
276,83 276,83

W
225,50 200,67 200,67 225,50 24,00 189,84 189,84

S
200,67 200,67

23,67

51,33

10,83

Figura 2 Diagramao PERT do processo de Pr-Impresso

Resultados e concluses Atravs da construo da rede PERT percebe-se que o caminho crtico formado pelas atividades ABCIJKLEHMNOPQRSWXYZ e que as atividades geradoras de possveis atrasos na produo, isto , as atividades gargalos se concentram na passagem de C para H e na passagem de R para S ou T. O quadro a seguir apresenta as situaes descritas anteriormente evidenciando os possveis caminhos que podem ser percorridos durante o processo produtivo e, por conseguinte, podero alterar o tempo total do processo para mais ou menos.

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CAMINHOS 1 2 3 4 5 CDFGH CIJKEH CIJKLEH RTUV RSWXYZ

TEMPO*(min) 48,34 103,00 109,83 35,50 129,33

FOLGA (min) 183,47 0,00 0,00 283,15 0,00

*tempo desconsiderando as atividades C, H e R. Tabela 2 Tempos e folgas de alguns caminhos da rede PERT

Os tempos registrados na tabela acima desconsideraram as atividades C, H e R porque pretende-se evidenciar apenas a diferena dos intervalos de tempo dos caminhos que podem ser seguidos dependendo das caractersticas inerentes ao produto a ser fabricado. Verifica-se que, caso o arquivo seja do tipo fechado e no ocorra anormalidades, o caminho seguir a seqncia direta de C para H, isto quando so dispensveis ajustes no arquivo e o mesmo segue para liberao do sistema, conduzindo ao processo com o menor tempo. As atividades que necessitam de ajustes podero seguir trs caminhos (1, 2 ou 3), conforme apresentados na tabela. O caminho 1 ocorre nos casos em que os arquivos (aberto ou fechado) apresentam anormalidades e dependem das atividades de outros departamentos da empresa. Nessa situao verifica-se este caminho consome menor tempo que o 2 e o 3. O caminho 2 ocorre nos casos em que o arquivo do tipo aberto, isto , passa por atividades de montagem eletrnica antes de ser liberado no sistema. Vale ressaltar que nesta ramificao a atividade L no foi considerada pois, ela ocorre apenas em casos que o cliente solicita aprovao digital podendo ser ento dispensada. O caminho 3 considera a atividade L na situao em que o cliente solicita a aprovao digital sendo portanto necessria a criao de JPEGs. Essa atividade contribui para o aumento do tempo no processo e, portanto, est inserida no caminho crtico. A ocorrncia dos caminhos 4 ou 5, se d pela necessidade ou no da aplicao de verniz conforme solicitado pelo cliente. No havendo necessidade da atividade de Revelao (confeco da matriz de verniz), o caminho segue o diretamente de R para T demandando menor tempo. Caso contrrio o caminho percorrido passa a ser de R para S, isto segue para a revelao sem precisar de ir para a gravao, pois so processos independentes. Vemos, a partir, dos resultados vistos na tabela, que os caminhos 3 e 5 fazem parte do caminho crtico, e consequentemente, no apresentam folgas, assim como, o caminho 2 que uma ramificao diferente do caminho crtico, mas que est inserida neste. J os caminhos 1 e 4 apresentam folgas considerveis ( 183,47 e 283,15) comparadas com o tempo total do processo que de 320 minutos. O processo de produo que levar menos tempo para ser concludo, ser quando o arquivo for do tipo fechado sem anormalidades, passando diretamente de C para H, e no necessita da atividade de revelao, com um tempo total de 163,85 minutos, e uma folga de 283,15 minutos. J o processo que apresenta a maior folga, ocorre quando o arquivo fechado com anormalidades e vai para o processo de gravao. Esta folga de 466,62 minutos, ou seja,

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consideravelmente maior que o tempo total do caminho crtico, sendo um produto que ter uma grande flexibilidade na ordem de produo. Atravs desses resultados, a empresa tem informaes de tempos de produo dos diferentes produtos, assim como o tempo de folga desses processos, o que ir auxilia-la no PCP, sabendo quais atividades tero que ter maior prioridade (caminho crtico), pois um atraso nelas ir atrasar todo o processo, e quais os caminhos que tero flexibilidade de entrar no processo produtivo, pois tero folgas (arquivos fechados e gravao), que podero ser administradas na programao da produo. Como vemos, a aplicao de PERT na empresa de grande valia, pois os dados fornecidos auxiliam as decises dos programadores, dando informaes concretas de tempos e folgas. Referncias
ANTONIALLI, Luiz Marcelo; BACHEGA, Stella Jacyszyn . Planejamento com PERT/CPM: um caso prtico em uma pequena empresa rural que atua na produo e processamento de tilpias. 2004. Disponvel em: <http://www.sober.org.br/palestra/12/02O126.pdf>. Acesso em: 04/05/2009 as 15:05. CUKIERMAN, Zigmundo Salomo. Planejando para o Futuro: O Medelo Pert CPM -- Aplicado a Projetos. So Paulo: Qualitymark, 2000. GODINHO FILHO, Moacir; CAMPANINI, Luciano; VITA, Romano Augusto S. Guerra. A interao MRPII - CPM: estudo de caso e proposta de um sistema hbrido. Prod., So Paulo, v. 14, n. 1, 2004 . SLACK, Nigel; CHAMBERS, Stuart; JOHNSTON, Robert. Administrao da Produo. 2. Ed. So Paulo: Atlas, 2002. SILVA, Edna Lcia da; MENEZES, Estera Muszkat. Metodologia da pesquisa e elaborao de dissertao 3. ed. rev. atual. Laboratrio de Ensino a Distncia da UFSC . Florianpolis:2001. TRAVASSOS, Paulo Roberto Nascimento; KIENBAUM, Germano de Souza. Gerenciamento de projetos e simulao de processos: uma abordagem integrada. Anais do III Worcap-INPE. So Jos dos Campos: nov, 2003. VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de projetos estabelecendo diferenciais competitivos. 6 Ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2006. VILLAR, A. M. ; SILVA, Liane Mrcia Freitas e ; NGREGA, M. M. . Planejamento, Programao e Controle da Produo. 1. ed. Joo Pessoa: Editora Universitria, 2008.