Este es un documento de la Academia de Guerra Naval de la Armada de EE.UU.

, que ha sido traducido al espaol para ser utilizado como referencia para la entrevista a la prensa que darn los oficiales Alumnos en el Juego de Guerra del CEM 2010 de la Academia de Guerra Naval de la Armada de Chile.

QU ES UNA GUA DE RELACIONES PBLICAS?

La Gua de Relaciones Pblicas es un documento que contiene informacin general, la audiencia a las que se quiere llegar, estado final del mensaje deseado para la audiencia, mensajes dirigidos, y preguntas y respuestas de muestra. Tambin puede contener informacin de contacto interna y externa tales como contactos de relaciones pblicas, de asuntos legislativos, legales, de la comunidad (si es aplicable) y contactos de medios de comunicacin. Esta Gua es un documento que evoluciona dependiendo de cmo cambia la situacin. Los mensajes dirigidos pueden cambiar, as como las preguntas y las respuestas. Mantenerlas actualizadas le ayudar a enfrentar con mayor xito las preguntas de los medios de comunicacin.

GUA DE MUESTRA ESTE DOCUMENTO ES SLO PARA USO OFICIAL (de su sigla en ingls FOUO). INFORMACIN GENERAL:(NO ES PARA DIVULGACIN PBLICA) DURANTE UN ACCIDENTE, LA COMUNICACIN COORDINADA Y OPORTUNA ES CRTICA PARA AYUDAR EFECTIVAMENTE A LA COMUNIDAD Y A LOS MIEMBROS DE LAS FAMILIAS DEL PERSONAL AFECTADO POR UN ACCIDENTE EN LA REPARTICIN. LA INFORMACIN GENERAL DA EXPLICACIN SOBRE EL HECHO/PROBLEMA, UBICACIN, HORA, DURACIN, ACCIONES EN PROCESO, ACCIONES REQUERIDAS. AUDIENCIAS A LAS QUE SE QUIERE LLEGAR: MUESTRA: FAMILIARES DEL PERSONAL, MIEMBROS DE LA COMUNIDAD RELACIONADOS CON EL ACCIDENTE QUE LOS AFECT. LA AUDIENCIA PREOCUPADA POR CMO ELLOS SE HAN VISTO AFECTADOS POR EL ACCIDENTE. ESTADO FINAL DEL MENSAJE: QU ESTADO FINAL QUIERE QUE LA AUDIENCIA TENGA DESPUS DE ESCUCHAR EL MENSAJE? SABER LA
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CONDICIN DEL PERSONAL? RESPONSABILIDAD? SEGURIDAD? PARA LOS MIEMBROS DE LA COMUNIDAD, SABER QUE LA REPARTICIN EST SEGURA, QUE EL ACCIDENTE EST SIENDO MANEJADO POR LAS AUTORIDADES CORRECTAS. MENSAJES DIRIGIDOS: INCLUIR INFORMACIN RESPECTO A LA SEGURIDAD DEL PERSONAL Y DEL PBLICO, ACCIONES QUE EL PBLICO NECESITARA O NO NECESITARA HACER, IMPACTO DEL ACCIDENTE, ACCIONES DE RESPUESTA QUE LA REPARTICIN EST TOMANDO, MEDIDAS TOMADAS PARA VOLVER A LA CALMA, QUE ESTAMOS ENTRENAMOS PARA DICHOS ACCIDENTES Y TODOS LOS INVOLUCRADOS TIENEN EXPERIENCIA. PREGUNTAS Y RESPUESTAS: LAS PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE MUESTRA AYUDAN A ANTICIPAR LAS PREGUNTAS QUE HARN LOS MEDIOS DE COMUNICACIN. PUEDE SOLICITAR LAS PREGUNTAS POR ADELANTADO A ESTOS MEDIOS PARA AYUDAR A DESARROLLAR SUS RESPUESTAS. ASEGRESE DE ABORDAR LAS PREGUNTAS DIFCILES QUE NO QUIERE TOCAR. LAS PREGUNTAS Y RESPUESTAS AYUDAN A DESARROLLAR LAS RESPUESTAS Y CONECTAR UN MENSAJE DIRIGIDO CON ESA RESPUESTA PARA GUIAR SUS MENSAJES. PREGUNTA DE MUESTRA: LA OFICINA DE RESPONSABILIDAD GUBERNAMENTAL DE EE.UU. (de su sigla en ingls GAO) RECIENTEMENTE DESCUBRI FALTA DE SEGURIDAD EN VARIAS REPARTICIONES DE GOBIERNO. CUANDO LLEGU HOY, VI UN GUARDIA EN LA PUERTA. CMO PUEDE JUSTIFICAR ESTA FALTA OBVIA DE SEGURIDAD EN TAL IMPORTANTE PUESTO? RESPUESTA DE MUESTRA: INCORPORAMOS UN SISTEMA DE SEGURIDAD POR CAPAS EN DONDE A MEDIDA QUE SE ACERCA A LOS ITEMS QUE QUIERE PROTEGER, LA SEGURIDAD SE HACE CADA VEZ MS FUERTE. [SE CONTESTA UNA PREGUNTA NEGATIVA EN POSITIVO, LUEGO SE GUA A UN MENSAJE SOBRE SEGURIDAD]. ADEMS DE LA GUARDIA DE LA PUERTA, NUESTRA SEGURIDAD CONSISTE EN EL USO DE TARJETAS DE IDENTIFICACIN MILITAR Y PERMISOS DE ESTACIONAMIENTO, CMARAS, SEGURIDAD INTERNA EN EL EDIFICIO, SEGURIDAD DE PATRULLAJE, IDENTIFICACIONES EMITIDAS A TRAVS DE LA OFICINA DE SEGURIDAD DE LA ACADEMIA DE GUERRA NAVAL DESPUS DE UNA VERIFICACIN DE AUTORIZACIN, ENTRE MUCHAS OTRAS MEDIDAS. COMO DEFENSORES MARTIMOS DE NUESTRA NACIN, TOMAMOS LA SEGURIDAD DE NUESTRA BASE NAVAL COMO ALGO SERIO, AS COMO LA DE NUESTRO PAS. CONTINUAMOS REVISANDO NUESTROS PROTOCOLOS DE SEGURIDAD Y HACIENDO CAMBIOS SEGN SEA NECESARIO. TODO EL PERSONAL RECIBE
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ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD EN EL MANTENIMIENTO DE LA VIGILANCIA EN SITUACIONES DE POTENCIAL INSEGURIDAD. MTODO PROPUESTO PARA DIVULGAR INFORMACIN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIN: COMUNICADOS DE PRENSA, CORREOS ELECTRNICOS MASIVOS, FAX, REUNIONES CON LA COMUNIDAD, INDAGACIONES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIN, CONFERENCIAS DE PRENSA, MEDIOS SOCIALES. CLAVES PARA ENFRENTAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIN

SEA SEGURO HABLE CLARO Y LENTO EVITE LAS JERGAS, SIGLAS, ABREVIACIONES, ETC., DGALO CON TODAS SUS LETRAS. ESCUCHE AL PERIODISTA. SEA ENTUSIASTA. INCLNESE LEVEMENTE HACIA ADELANTE EN SU ASIENTO, VARE LA VELOCIDAD DE SU CONVERSACIN, MANTENGA EL CONTACTO VISUAL CON EL PERIODISTA. NO PIERDA LA COMPOSTURA, AN CUANDO LA ENTREVISTA SE TORNE ACALORADA. HAGA UNA PAUSA ANTES DE CONTESTAR LAS PREGUNTAS PARA ORDENAR SUS PENSAMIENTOS Y EVITAR TARTAMUDEAR O DECIR MONOSLABOS COMO UMMS. SI NO ENTIENDE LA PREGUNTA, PIDA QUE EL PERIODISTA REPITA LA PREGUNTA. CONECTE LOS MENSAJES AL RESPONDER LAS PREGUNTAS. EN CUANTO A INFORMACIONES MUY TCNICAS, IMAGINE QUE LE EST EXPLICANDO EL PROBLEMA A SU HIJO. LOS MENSAJES DEBERAN SER CORTOS Y PRECISOS PARA QUE CAPTUREN LA ATENCIN Y SE PUEDAN REPETIR. REPITA LOS MENSAJES (NO DIGA COMO DIJE ANTES) CADA RESPUESTA /MENSAJE CORTO ES INDEPENDIENTE. NUNCA CONFE EN QUE ALGO NO QUEDAR GRABADO. ASUMA QUE TODAS LAS CONVERSACIONES CON EL PERIODISTA SE ESTN REGISTRANDO.
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NUNCA MIENTA.NUNCA!

ENFRENTAR A LOS MEDIOS DE COMUNICACIN CMO DAR UNA ENTREVISTA EXITOSA De cuando en cuando, puede surgir un problema dentro del dominio pblico que desate el inters de los medios de comunicacin. Puede que eso lleve a que usted sea contactado por un periodista, pidindole proporcionar algn comentario sobre la materia para ser incluido en un artculo especial que l o ella est desarrollando para su audiencia. Aqu hay informacin que lo ayudar a optimizar esas oportunidades. Entender lo que est pasando tras bambalinas. El periodista que lo contact est trabajando en viarias historias diferentes a la vez para vendrselas al editor o a una audiencia, y cada una de esas historias tiene un plazo inminente. El periodista tiene algunas tareas claves que cumplir: a) explicar el tema o problema a la audiencia en una forma clara e interesante; b) darle cierto equilibrio a la historia es decir, si un patrocinador del tema dice esto es bueno, el periodista se sentir obligado a encontrar a alguien en algn lugar que se oponga a esto y diga no, esto es malo; y c) presentar la historia para ser publicada o transmitida a tiempo. Lograr una historia adecuada es importante para el periodista, pero tambin presentarla a tiempo y recibir la paga por ella. En la mayora de los casos, la historia no esperar por usted. Si es incapaz de proporcionar la informacin que el periodista necesita, l o ella inmediatamente buscar otra fuente; o bien, el medio de comunicacin mencionara que usted no estaba disponible para la entrevista o que las llamadas no recibieron contestacin. Las entrevistas con expertos en la materia (como usted) no siempre son realizadas como parte de una investigacin preliminar en el tema. Para cuando usted sea contactado, el periodista probablemente ha satisfecho los hechos bsicos de la historia y, ahora, estar buscando citas que expliquen, apoyen o refuten algn aspecto de ella. Aprovechar al mximo la oportunidad

Un periodista lo contacta para indagar informacin sobre un suceso reciente, explicando que su fecha plazo es hoy y lo presiona para que d una entrevista ahora. Detngalo. Opngase a ser presionado para entregar sus comentarios inmediatamente sin estar preparado. Pdale al periodista que le d algunos minutos para prepararse. Como parte de su preparacin, pregunte: El nombre del periodista, su telfono, fax y direccin electrnica y el nombre de la publicacin o medio para el cual est trabajando. Va a ser un texto corto en el diario? Una seccin dentro de una revista? De qu trata la historia? Cul es el tema principal de la historia? A qu audiencia est dirigida? Qu preguntas har el periodista? Cul es la informacin de fondo que quieren extraer de sus respuestas?

Formule tantas preguntas como sea necesario y si la entrevista es pertinente, compromtase a contactarse con el periodista tan pronto como sea posible. Pregntele al periodista cul es su fecha de plazo. Si parece que el periodista va a formular preguntas fuera de su mbito de conocimiento, dgaselo. El periodista debe limitar sus preguntas a su rea de competencia, o bien, encontrar otro experto en la materia. Nunca se salga de los lmites de su conocimiento o especule sobre cosas que no est 100% seguro. Si no sabe, dgalo. Si puede obtener la informacin, ofrezca hacerlo y prosiga con el periodista. Si tiene a algn colega ms conocedor del tema, ofrezca conectarlo con el periodista. Mensajes Parte de su preparacin para la entrevista debe incluir identificar qu mensajes usted quiere trasmitir durante la entrevista. Ciertamente el propsito principal de la entrevista es que usted pueda contestar las preguntas del periodista, pero debera ver la entrevista como una oportunidad para transmitir su mensaje, tambin. Si, por ejemplo, la Academia de Guerra Naval ha comenzado un programa que es relevante para el tema sobre el cual est siendo entrevistado, podra buscar la oportunidad para mencionar ese programa como parte de su respuesta. Una entrevista exitosa

Cuando usted concede una entrevista de acuerdo a su puesto en la Academia de Guerra Naval, usted se ha convertido en un vocero oficial para la academia en este tema. Tome seriamente esa responsabilidad. Comience por indagar sobre el periodista y la publicacin para la cual trabaja. Si descubre que el periodista est haciendo una revelacin del Anarquismo Moderno o la Violencia de Hoy, usted puede educadamente declinar hacer la entrevista. Consulte al Oficial de Relaciones Pblicas para que le ayude a determinar qu periodistas y medios de comunicacin son legtimos.

Ahora que sabe ms sobre el periodista, la historia, la audiencia y, cmo sus comentarios van a encajar en ella, est listo para la entrevista. Aqu se dan algunos datos prcticos para hacerlo bien: En persona versus va Telefnica A menos que el periodista justo est cerca de su reparticin o, usted de la de l, puede que no haya tiempo para una entrevista en persona. Por lo tanto, el telfono puede preferirse, ya que permite a ambas partes estar en su propio ambiente. Dicho esto, NO use un telfono celular para la entrevista y no d la entrevista mientras est distrado, lejos de sus notas o en una pieza con fuerte ruido ambiental. Siempre la Informacin se est Grabando No importa qu le digan, asuma que todo lo que diga va a ser grabado. Adems, no confe en los botones de detenido o pausa para dejar sus comentarios aparte o murmuraciones como confidencias. An cuando su entrevista, se supone, va a ser para una publicacin escrita, puede haber leyes que permitan (desaprueben) al periodista que registre o transmita la entrevista telefnica. Aquellas leyes varan segn el Estado. Slo asuma que todo sonido que usted emita desde el comienzo hasta el final va a ser grabado y podra ser transmitido por radio o televisin, como tambin, va impresa. Si no quiere que lo expresado se convierta en un titular, no lo diga. Practique si tiene tiempo Puede sentir que lo tiene todo claro en su mente, pero si no ha explicado, en realidad, a alguien lo que sabe sobre el tema, tome un tiempo para hacerlo. Practique en voz alta sus notas o encuentre a un colega con quien discutir el tema unos minutos antes de la entrevista. Hblele a la audiencia no al periodista El periodista y la historia final son una va hacia su audiencia. No use jergas o siglas. Explique conceptos con metforas o ilustraciones (es decir, que habra suficiente agua para llenar seis piscinas Olmpicas). Sea breve Ya sea que sus comentarios estn respaldando una historia impresa o una transmisin radial o televisiva, asegrese que sus frases sean cortas y directas. Detallar una poltica de 32 puntos es algo que no ser reporteado. Si usted se va por las ramas o da largas explicaciones, el periodista cortar su entrevista o interpretar y readecuar sus comentarios al imprimir algo como .el Profesor Smith indic una fuerte oposicin a.. Si tiene un mensaje, conctelo
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Como se mencion antes, utilice la entrevista como medio para dejar traslucir su mensaje mientras entrega su respuesta. Esto puede parecer difcil de hacer al principio, si la pregunta y su mensaje no parecen estar muy relacionados, pero existe una simple tcnica llamada empalme (bridging) que usa una frase o expresin para enlazar la pregunta y/o su respuesta al mensaje que quiere transmitir. Por ejemplo, como parte de su respuesta, puede decir cosas como: Al igual que [mensaje] De manera similar, el [mensaje] Eso me recuerda lo importante que es [mensaje] No puedo comentar sobre eso, pero s le puedo decir [mensaje]

Recalque al final A medida que la entrevista llegue a su fin, recalque los principales puntos a los que hizo mencin por ltima vez. Esto puede ser difcil de hacer si usted ha estado dando respuestas inconexas y de hechos a preguntas tcnicas, pero fcil (y ms apropiado) si sus respuestas apoyan un tema o mensaje implcito. Por ejemplo, podra decir: Hemos hablado mucho sobre este tema, pero las tres cosas ms importantes para que su audiencia entienda, son XYZ. Pregunte por el artculo Aunque usted sienta que es necesario revisar un borrador del artculo (por lo menos, su parte de l) antes de que se imprima, los periodistas rara vez lo permiten. En general, usted no va a ver el artculo hasta que sea publicado e, incluso entonces, usted debera pedirle al periodista que le enve una copia o, por lo menos, decirle a usted cundo/dnde ser publicado para que pueda obtenerlo. Guarde una copia para sus registros y asegrese de que la Oficina de Relaciones Pblicas tambin tenga una. Errores? Despus de ver la historia, usted puede notar lo que cree son errores. Algunos pueden ser tipogrficos, otros pueden ser una mala caracterizacin de su tono o intencin. Incluso otros pueden ser errores factuales. En cualquier caso, puede ser apropiado pedirle al periodista que imprima una correccin. Pdale al Oficial de Relaciones Pblicas que lo ayude en hacer que el periodista corrija el registro. Por Televisin Para una entrevista televisada, todas las reglas anteriores se aplican pero pueden aplicarse en diferente proporcin. Consulte al Oficial de
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Relaciones Pblicas que le ayude a preparar una entrevista televisiva. Para la televisin, necesitar estar ms consciente de su lenguaje corporal y actitud, puesto que estar en cmara.