K

Copyright by Editora Komedi, 2008

Dados para Catalogao

Egrafonte, Ayrton
Rodrigues, Clia Regina
Assistente Administrativo
8a Edio ampliada
Campinas: Editora Komedi, 2008.
198 p.

Nenhuma parte desta publicao poder ser reproduzida, armazenada ou

transmitida de qualquer modo, ou por qualquer meio, seja mecnico, eletrnico,
fotocpia, gravao ou outros, sem prvia autorizao escrita da Editora Komedi.

ISBN: 85-7582-053-2

Editor: Srgio Vale

Gerente de Vendas: Sandro Celestino de Arajo
Diagramao e Capa: Felippe dos Santos

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2008

Impresso no Brasil

Sumrio
CAPTULO I

Rotinas de Escritrio
1

DEFINIES DA FUNO E CURRCULO ........................................................... 13

1.1 ASSISTENTE ADMINISTRATIVO ................................................................................................13
1.1.1
O caminho do emprego....................................................................................... 14
1.2 DA CONFECO DO CURRCULO... S DICAS DE RELACIONAMENTO DENTRO DA FUTURA
ORGANIZAO...........................................................................................................................14
1.2.1
Currculo ............................................................................................................. 14
1.2.2
Currculo Moderno. Currculo ou Curriculum Vitae??? .................................... 14
1.3 ESTRUTURA DE UM CURRCULO ..............................................................................................16
1.4 INSCREVER-SE NUMA AGNCIA DE EMPREGO..........................................................................18
1.4.1
Headhunters (Caa-Talentos) ............................................................................. 18
1.5 APRESENTAO PESSOAL/ENTREVISTA ..................................................................................19
1.5.1
Entrevista ............................................................................................................ 19
1.5.2
Agendar entrevista.............................................................................................. 19
1.5.3
D excelncia sua imagem............................................................................... 20
1.5.3.1
1.5.3.2

Dicas de elegncia e etiqueta................................................................................. 20

Dicas Gerais........................................................................................................... 21

1.5.4
Dinmicas de Grupo ........................................................................................... 21
1.5.5
Relaes Humanas.............................................................................................. 22
1.5.6
Ferramentas certas .............................................................................................. 23
1.5.7
Agradecimento.................................................................................................... 23
1.6 ENQUANTO EST PROCURANDO...............................................................................................24
1.6.1
Trabalho voluntrio ............................................................................................ 24
1.6.2
Trabalho como autnomo................................................................................... 24
1.7 DICAS DE TELEFONEMA PARA QUEM PROCURA EMPREGO......................................................24
1.7.1
O melhor horrio do dia para ligar ..................................................................... 24
1.7.2
Correio de voz .................................................................................................... 25
1.7.3
A atitude certa..................................................................................................... 25

1.7.4
O telefonista ....................................................................................................... 25
1.8 ETIQUETA MAIS DICAS PARA VOC...................................................................................... 25
1.8.1
Telefones celulares e pagers............................................................................... 26
1.8.2
Em locais fechados............................................................................................. 26
1.8.3
Na rua ................................................................................................................. 27
1.8.4
Em restaurantes .................................................................................................. 27
1.8.5
No carro.............................................................................................................. 27
1.8.6
Pagers ................................................................................................................. 28
1.8.7
Respondendo a mensagens em secretrias eletrnicas e correio de voz............ 28
1.8.8
Deixando recado................................................................................................. 28
1.8.9
Nmero errado.................................................................................................... 29
1.8.10 Deixar em espera ................................................................................................ 29
1.8.11 Usando o viva-voz.............................................................................................. 29
1.8.12 Telefonemas de negcios ................................................................................... 29
1.9 EXERCCIOS .............................................................................................................................. 30
2

ATENDIMENTO............................................................................................................ 31
2.1 DEFINIES .............................................................................................................................. 31
2.1.1
O Cliente............................................................................................................. 31
2.2 EXCELNCIA EM ATENDIMENTO.............................................................................................. 31
2.3 SURPREENDER O CLIENTE SIGNIFICA TORN-LO FIEL... ......................................................... 32
2.4 RECEPO ................................................................................................................................ 33
2.4.1
Expresses que geram satisfao ou problemas no atendimento....................... 34
2.5 ATENDIMENTO TELEFNICO .................................................................................................... 35
2.5.1
Telefone.............................................................................................................. 35
2.5.2
Dicas para dar excelncia ao atendimento telefnico ........................................ 35
2.5.3
Controle de Atendimento ................................................................................... 37
2.5.4
Cdigos Fonticos para Soletrar ........................................................................ 38
2.5.5
Fuso Horrio (Referncia Braslia) .................................................................... 39
2.5.6
Feriados Internacionais ...................................................................................... 41
2.6 INTERESSANTE.......................................................................................................................... 42
2.6.1
E-mail ................................................................................................................. 43
2.6.2
Usando a internet................................................................................................ 44
2.6.3
Direito privacidade: esquea ........................................................................... 44
2.6.4
Discrio............................................................................................................. 45
2.6.5
Uso pessoal......................................................................................................... 45
2.6.6
Organizao........................................................................................................ 45
2.7 EXERCCIOS .............................................................................................................................. 46

REUNIES ..................................................................................................................... 47
3.1 OS PRINCIPAIS TIPOS DE REUNIES .......................................................................................... 47
3.1.1
Providncias necessrias para Organizar/Acompanhar uma Reunio. .............. 47
3.1.1.1
3.1.1.2
3.1.1.3
3.1.1.4

3.2

A Sala..................................................................................................................... 48
Os Servios ............................................................................................................ 48
Materiais Necessrios ............................................................................................ 48
Os Participantes ..................................................................................................... 49

PAUTA ....................................................................................................................................... 49

3.3 ATA ...........................................................................................................................................49

3.3.1
Estrutura do Documento..................................................................................... 50
3.4 EXERCCIOS ...............................................................................................................................50
4

AGENDA ......................................................................................................................... 51
4.1 CONCEITO..................................................................................................................................51
4.2 DICAS DE PREENCHIMENTO ......................................................................................................51
4.3 MODELO SUGERIDO DE UMA AGENDA.....................................................................................52
4.4 EXERCCIOS ...............................................................................................................................52

ARQUIVOS ..................................................................................................................... 53
5.1 O ARQUIVO INFORMATIZADO ...................................................................................................53
5.2 ARQUIVO FSICO .......................................................................................................................53
5.3 TIPOS DE ARQUIVOS .................................................................................................................54
5.4 ACESSRIOS MAIS COMUNS PARA ARMAZENAMENTO ............................................................55
5.5 TIPOS DE ARQUIVOS (CONFORME FREQNCIA DE CONSULTA).............................................55
5.6 TIPOS DE TRANSFERNCIA DO ARQUIVO ATIVO PARA INATIVO OU MORTO ...........................55
5.7 MTODOS DE ARQUIVAMENTO (QUANTO AO TIPO DE DOCUMENTO/DADO) .........................56
5.7.1
Alfabtico ........................................................................................................... 56
5.7.2
Numrico ............................................................................................................ 58
5.7.2.1
5.7.2.2

Subdividindo as Pastas .......................................................................................... 58

Outras, possveis, subdivises ............................................................................... 58

5.7.3
Alfanumrico ...................................................................................................... 59
5.8 CORRESPONDNCIA PARA ARQUIVO ........................................................................................60
5.8.1
Modelos de protocolo ......................................................................................... 60
5.8.1.1

Livro, caderno:....................................................................................................... 60

5.8.2
Classificao dos documentos ............................................................................ 61
5.9 EXERCCIOS ...............................................................................................................................61
6

GRAMTICA E ORTOGRAFIA................................................................................. 63
6.1 CONCEITOS ................................................................................................................................63
6.2 DICAS PARA EVITAR ERROS NA REDAO DE DOCUMENTOS COMERCIAIS E OFICIAIS ..........63
6.3 SANANDO DVIDAS FREQENTES ............................................................................................65
6.3.1
Verbo Haver e Preposio A .............................................................................. 65
6.3.2
Por que, Por qu, Porque, Porqu....................................................................... 66
6.3.3
A Crase Sem Mistrios... ................................................................................. 67
6.4 NUMERAO ROMANA ............................................................................................................68
6.5 ABREVIATURAS COMUNS NA CORRESPONDNCIA COMERCIAL............................................69
6.6 EXERCCIOS ...............................................................................................................................73

CORRESPONDNCIA.................................................................................................. 75
7.1 TIPOS DE CORRESPONDNCIA ..................................................................................................75
7.2 CORRESPONDNCIA COMERCIAL E OFICIAL ...........................................................................79
7.2.1
Carta Comercial.................................................................................................. 80
7.2.2
Documentos Diversos......................................................................................... 84
7.2.2.1
7.2.2.2

Requerimento......................................................................................................... 84
Ofcio ..................................................................................................................... 85

7.2.2.3
7.2.2.4
7.2.2.5
7.2.2.6
7.2.2.7
7.2.2.7.1
7.2.2.7.2
7.2.2.7.3
7.2.2.7.4
7.2.2.7.5
7.2.2.7.6

Memorando ............................................................................................................ 88
Procurao.............................................................................................................. 88
Declarao.............................................................................................................. 90
Recibo .................................................................................................................... 90
Guias Municipais, Estaduais e Federais................................................................. 91
DARF................................................................................................................ 91
GARE ............................................................................................................... 92
DIC ................................................................................................................... 93
GRFC................................................................................................................ 94
CODAE ............................................................................................................ 95
Protocolo de Recebimentos de Documentos Cadastrais................................... 96

7.3 CLASSIFICAO DE CORRESPONDNCIA ................................................................................. 96

7.3.1
Correspondncia recebida: ................................................................................. 96
7.3.2
Rotinas da correspondncia................................................................................ 97
7.4 EXERCCIOS .............................................................................................................................. 98

CAPTULO II

Contabilidade
1

CONTABILIDADE ........................................................................................................ 99
1.1 O QUE CONTABILIDADE?.......................................................................................................99
1.1.1
So Princpios Fundamentais de Contabilidade: .............................................. 100
1.1.2
Exerccios ......................................................................................................... 100
1.2 O PATRIMNIO ....................................................................................................................... 101
1.2.1
Conceito............................................................................................................ 101
1.2.2
Representao Grfica do Patrimnio .............................................................. 101
1.2.3
Exerccios ......................................................................................................... 103
1.2.4
Composio do Patrimnio .............................................................................. 104
1.2.5
Exerccios ......................................................................................................... 106
1.2.6
As Origens e as Aplicaes de recursos ........................................................... 107
1.2.7
Exerccios ......................................................................................................... 107
1.3 DA ESCRITURAO CONTBIL .............................................................................................. 108
1.3.1
Livros da Contabilidade ................................................................................... 109
1.3.2
Exerccios ......................................................................................................... 112
1.4 RAZONETE .............................................................................................................................. 112
1.4.1
Exerccios ......................................................................................................... 113
1.5 BALANCETE DE VERIFICAO .............................................................................................. 114
1.5.1
Exerccios ......................................................................................................... 115
1.6 CONTAS DE RESULTADO ....................................................................................................... 116
1.6.1
Conceito............................................................................................................ 116
1.6.2
Regimes de Apurao....................................................................................... 116
1.6.3
Encerramento das Contas de Resultado ........................................................... 117
1.6.4
Exerccios ......................................................................................................... 123
1.7 BALANO PATRIMONIAL ....................................................................................................... 123
1.2.8
Exerccios ......................................................................................................... 127
1.8 LEI 6.404/76........................................................................................................................... 127
1.8.1
Exerccios ......................................................................................................... 129
1.9 FORMULRIOS........................................................................................................................ 130
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 131
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 134
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 135
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 138
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 139
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 142
TERMO DE ABERTURA .................................................................................................. 143
TERMO DE ENCERRAMENTO ....................................................................................... 146

CAPTULO III

Departamento pessoal
1

DIREITOS DO TRABALHADOR ............................................................................. 147

1.1 REGISTRO DO EMPREGADO ................................................................................................... 147
1.1.1
Relao de documentos para admisso obrigatrios........................................ 147
1.1.2
Recibo de entrega de Carteira de Trabalho para anotaes ............................. 148
1.1.3
Ficha ou Livro de Registro de Empregado ...................................................... 148
1.1.4
Carteira de trabalho .......................................................................................... 149
1.1.5
Comprovante de devoluo da Carteira de Trabalho....................................... 149
1.1.6
Contrato de Experincia ................................................................................... 149
1.1.7
Carto Ponto ..................................................................................................... 151
1.1.8
Aviso de Advertncia ....................................................................................... 152
1.1.9
Documento de Cadastramento do Trabalhador no PIS .................................... 152
1.1.10 Acordo de Compensao de Horas .................................................................. 152
1.1.11 Acordo para Prorrogao de Horas de Trabalho.............................................. 153
1.1.12 Termo de responsabilidade para concesso do Salrio Famlia....................... 154
1.2 DISSDIO OU ACORDO COLETIVO ........................................................................................... 156
1.3 VALE TRANSPORTE ................................................................................................................ 156
1.3.1
Conceito............................................................................................................ 156
1.3.2
Concesso......................................................................................................... 156
1.3.3
Desistncia........................................................................................................ 156
1.3.4
Desobrigao de fornecer o Vale Transporte................................................... 157
1.3.5
Proibio de conceder do Vale Transporte em dinheiro .................................. 157
1.3.6
Impostos incidentes Empregador .................................................................. 157
1.3.7
Quem paga pelo Vale Transporte..................................................................... 157
1.3.8
Base de Clculo ................................................................................................ 158
1.3.9
O Vale Transporte na admisso/demisso ....................................................... 158
1.3.10 O Vale Transporte na demisso (Aviso Prvio Indenizado)............................ 159
1.4 FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIO (FGTS) ..................................................... 159
1.5 DCIMO TERCEIRO SALRIO ................................................................................................. 159
1.5.1
Valor do Dcimo Terceiro Salrio ................................................................... 159
1.5.2
poca de pagamento......................................................................................... 160
1.6 SALRIO FAMLIA .................................................................................................................. 160
1.7 SALRIO MATERNIDADE ....................................................................................................... 161
Quanto s suas condies................................................................................. 161
1.7.1
1.7.2
Quanto ao seu valor.......................................................................................... 161
1.7.3
Quanto ao pagamento do salrio-maternidade................................................. 161
1.7.4
Quanto ao perodo de recebimento do salrio-maternidade............................. 161

1.7.5
Quanto localidade de recebimento do salrio-maternidade........................... 162
1.7.6
Quanto sua durao........................................................................................ 162
1.7.7
Quanto demisso da gestante......................................................................... 162
1.8 CIPA COMISSO INTERNA DE PREVENO DE ACIDENTES .............................................. 162
1.9 O TRABALHO DO ESTAGIRIO CONTRATO DE ESTAGIRIO ............................................... 163
1.10 EXERCCIOS ............................................................................................................................ 163
2

DEMAIS DIREITOS, DEVERES E LEGISLAES.............................................. 165

2.1 HORRIO DE TRABALHO ....................................................................................................... 165
2.1.1
Durao do Trabalho Dirio ............................................................................. 165
2.1.2
Descanso entre Jornadas................................................................................... 165
2.1.3
Descanso Semanal Remunerado (DSR) ........................................................... 165
2.1.4
Feriados ............................................................................................................ 165
2.1.5
Horas Extras ..................................................................................................... 166
2.2 FRIAS .................................................................................................................................... 167
2.2.1
Dias de Frias ................................................................................................... 169
2.2.2
Perda do direito a frias .................................................................................... 169
2.2.3
Tratamento especial.......................................................................................... 170
2.2.4
poca do pagamento......................................................................................... 170
2.2.5
Abono Pecunirio ............................................................................................. 170
2.2.6
Frias Proporcionais ......................................................................................... 170
2.2.7
Exerccio ........................................................................................................... 171
2.3 DESCONTOS SALARIAIS ......................................................................................................... 172
2.3.1
Descontos fiscais .............................................................................................. 172
2.3.1.1
2.3.1.2

Tabela para Clculo do INSS .............................................................................. 172

Tabela Progressiva para Clculo do IRRF........................................................... 173

2.3.2
Descontos Legais.............................................................................................. 174
2.3.3
Descontos Sindicais.......................................................................................... 175
2.3.4
Exerccios ......................................................................................................... 176
2.4 FOLHA DE PAGAMENTO......................................................................................................... 177
2.4.1
Exerccios ......................................................................................................... 177
2.5 CLT PRINCIPAIS ARTIGOS ................................................................................................... 178
2.5.1
Carteira de Trabalho e Previdncia Social ....................................................... 178
2.5.2
Horrio de Trabalho.......................................................................................... 185
2.5.3
Perodo de Descanso......................................................................................... 188
2.5.4
Aviso Prvio ..................................................................................................... 189
2.5.5
Resciso de Contrato de Trabalho.................................................................... 190
2.5.6
Exerccios ......................................................................................................... 196
2.6 FONTES BIBLIOGRFICAS E AGRADECIMENTOS DOS AUTORES .......................................... 197
2.6.1
Agradecimentos da autora ................................................................................ 197
2.6.2
Agradecimentos do autor.................................................................................. 198

CAPTULO I

CAPTULO I

Rotinas de Escritrio
1 Definies da Funo e Currculo

1.1 Assistente Administrativo

Profissional, conforme determinado pelo prprio termo, que d assistncia a
toda a rea administrativa.
Responsvel pelo atendimento aos clientes (internos e externos) e pelos
trmites1 burocrticos:

Recepo e expedio de documentos via fax, e-mail, correio, protocolo

(em mos);

Organizao e manuteno de arquivos e agendas e acompanhamento

de reunies;

Assistncia rea financeira: emisso de notas fiscais, fechamento de

caixa, elaborao de relatrios, controle de contas a pagar e a receber e
da inadimplncia etc.;

Apoio ao Departamento de Pessoal: organizao de arquivo de pessoal,

elaborao de folha de pagamento, preenchimentos de documentos
especficos da rea e tomada de providncia cabveis etc.

Ou seja, as funes que sero exercidas pelo assistente administrativo

dependero da realidade da empresa em que atuar (quantidade de
funcionrios, fluxo de servios administrativos e organograma vigente2); o
importante que esse profissional esteja sempre se atualizando e agregando
conhecimentos para que possa desempenhar adequadamente as tarefas que
lhe sero confiadas.
1

Caminho percorrido por um documento; meio apropriado consecuo dum fim; percurso de um processo segundo
as regras.
Em uso, em andamento, vlido.

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13

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

1.1.1 O caminho do emprego

As etapas ao longo do caminho que leva at o emprego incluem: contatar
pessoas, comunicar suas habilidades, mostrar como agradvel estar em sua
companhia. A etiqueta lhe d confiana para se concentrar no que preciso
fazer em vez de se preocupar com o jeito certo de ser comportar.

1.2 Da confeco do currculo... s dicas de

relacionamento dentro da futura
organizao
1.2.1 Currculo
Ao se preparar para enviar por correio ou e-mail seu currculo, encare uma
realidade nua e crua: no mundo de hoje, em que todos esto bastante
conscientes da exigidade do seu tempo, as pessoas esto buscando meios de
t-lo a sua disposio. Quem receber seu currculo no tem nenhuma
obrigao de l-lo ou dar-lhe uma resposta, menos ainda se no estiver bem
apresentado ou contiver alguma palavra incorreta. Lembre-se de que o
cuidado com o que for feito uma forma de divulgar em alto e bom som as
suas qualificaes profissionais.
Cuide para que seu currculo e carta-proposta sejam absolutamente precisos
e sejam um reflexo verdadeiro de suas experincias;
D exemplos de suas habilidades e competncia relatando realizaes
especficas em vez de apenas fazer a lista dos empregos em que j esteve;
Se enviar seu currculo e carta-proposta pelo correio, use papel de boa
qualidade, tamanho A4, branco ou de tom neutro;
Escolha um tipo de letra que facilite a leitura; evite fontes incomuns ou
muito rebuscadas; de preferncia, use corpo 12 e nunca 10.

1.2.2 Currculo Moderno. Currculo ou Curriculum

Vitae???
indiferente!!! Currculo a traduo de Curriculum Vitae (curriculum =
histria e Vitae = vida termos em LATIM).

14

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CAPTULO I

A principal finalidade de um currculo alcanar a entrevista. Esse

documento estampa a personalidade, a capacidade, a experincia, a
educao e o asseio do candidato.
H vrios anos, a correspondncia comercial est sendo atualizada e
sintetizada, com o objetivo de dinamizar sua confeco e leitura, facilitando,
assim, a funo de seu escritor e leitor. Quando de posse do currculo, ao
contratante s interessam os dados necessrios para contatar o candidato e
analisar as qualificaes compatveis com a vaga a ser preenchida. Ento,
esse documento dever possuir poucas pginas (entre 2 ou 3 no mximo).
Portanto:

Elimine ttulos e mscaras o currculo um documento comercial e

autocompreensvel, sendo desnecessrio, por exemplo, dizer: nome:
Marta, idade: 20 anos, Tel.: etc. basta simplificar, colocando
apenas os dados concretos;

Exemplo:
Marta Aparecida Santos.
20 anos, Solteira.
Av. Joo Jorge, 440 Vila Industrial.
Campinas SP 13036-180.
(19) 3266-3030 e 3030-2990.
marta@xxx.com.br.

Somente mencione o grau concludo (ltimo) ou em andamento;

As datas de concluso e tempo de durao dos cursos so fundamentais

para que o entrevistador saiba o seu grau de atualizao profissional;

Datas sero sempre citadas em ordem decrescente, pois, so mais

relevantes3 para a empresa as ltimas experincias profissionais do
candidato e os cursos que esto em andamento ou foram concludos h
pouco tempo e, assim, sucessivamente;

Idiomas: informar grau e fluncia;

Importante.

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15

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

No dimensione seu conhecimento como muito ou pouco (correto:

conhecimentos de informtica, incorreto: noes bsicas de informtica).
Ao ler o termo bsico o entrevistador poder eliminar o seu currculo,
embora algumas vezes, o nvel de conhecimento do candidato seja
exatamente aquele do qual a empresa precisa. Deixe para comparar suas
qualificaes e as necessidades da empresa quando obtiver dados mais
concretos durante a entrevista, por exemplo.

Evitar siglas e
incompreensvel);

Religio, times para os quais torce ou hobby4 no se discutem. Ento,

deixe essas informaes fora do seu currculo;

abreviaturas

(podero

deixar

documento

1.3 Estrutura de um Currculo

1.

DADOS PESSOAIS: nome, idade, estado civil, quantidade de filhos,

telefones, endereo completo, e-mail;

2.

OBJETIVO: rea de atuao ou funo a ser exercida (REA d uma

maior dimenso de oportunidades ex.: secretria, recepcionista e
assistente administrativa so funes que pertencem rea
administrativa obviamente a contratao fica vinculada experincia
profissional e escolaridade do candidato);

3.

FORMAO ESCOLAR: ltimo grau de formao concludo ou em

andamento (citar curso tcnico quando estiver coerente com a vaga
almejada);

4.

CURSOS DE APERFEIOAMENTO: Citar

compatveis com sua experincia profissional;

5.

EXPERINCIA PROFISSIONAL: Relao dos trs ltimos empregos

(citar experincias aleatrias somente quando agregarem valor para a
vaga em questo);

6.

QUALIFICAES PROFISSIONAIS: Quando houver espao no

currculo, abordar nesse item as principais tarefas que desempenha, ou
solicitar a oportunidade de pertencer ao quadro de recursos humanos da
organizao adquirindo uma primeira experincia, conforme
FORMAO ESCOLAR, ou, ainda, ousar uma mudana de rea de
atuao/profisso;

os

mais

atuais

Atividade, preferida, que proporciona satisfao pessoal.

16

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CAPTULO I

7.

LOCAL E DATA: Item fundamental para a permanncia de seu

currculo no arquivo das empresas. Atravs da data, a contratante saber
se os dados esto atualizados. Normalmente, um currculo
desconsiderado quando sua data de elaborao ultrapassou um perodo
de 6 meses, ou um ano (de acordo com o critrio adotado por cada
empresa);

8.

ASSINATURA: em meio s divergncias, mas utilizando o princpio da

correspondncia comercial, todo documento ter validade legal quando
assinado, caso contrrio, qualquer manifesto ser infundado;

9.

CARTA DE APRESENTAO: Em desuso. Podemos redigir quando

for necessrio, criando um texto com informaes relevantes, como: O
currculo anexo segue para anlise de V.S.a por indicao do Sr. Paulo
Soares Diretor Comercial da PALMAS PLAZA ou Solicito de V.S.a a
oportunidade de pertencer ao Quadro de Recursos Humanos dessa
conceituada empresa e desenvolver o potencial adquirido em minha
FORMAO ESCOLAR, conforme currculo anexo, obtendo assim uma
brilhante EXPERINCIA PROFISSIONAL.

As principais caractersticas de um currculo so objetividade e boa

apresentao. Seguem mais algumas dicas:

O texto devem ser enxuto;

Nunca preencha formulrios prontos (papelarias e bancas de Jornais), o

currculo deve ser digitado;

Prefira a fonte arial, no tamanho 12, para o texto e 14 ou 16 para ttulos;

Papel Verg, nas cores amarela, palha, azul clara ou branca, o mais
indicado;

No revele salrio pretendido. Esse assunto deve ser mencionado, se

necessrio, durante a entrevista mais simples quando a empresa
informa a remunerao;

Foto? Quando Solicitada!!! Na estrutura do currculo no existe a

meno de foto.

No item OBJETIVO: destaque a rea desejada e evite restringir-se a

apenas uma funo exceto profissionais especficos, como mdicos,
advogados e outros;

E-mail (ou por correio???): hoje uma ferramenta importante para o

envio de currculo e demostra suas habilidades com a tecnologia. claro

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17

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que, em alguns casos, vale a pena duplicar as informaes para que

sejam maiores as chances de seu currculo no passar despercebido;

No se esquea: DATAS de cursos ou empregos devem estar em ordem

decrescente (primeiro citamos os mais atuais e na seqncia os
anteriores).

1.4 Inscrever-se numa agncia de emprego

O que exatamente fazem as agncias de emprego? Primeiro voc deve
entender que a maioria das agncias particulares no representa voc, mas as
empresas que esto buscando empregados. So como filtros de pessoal, as
agncias atuam tanto como servios de recrutamento quanto na qualidade de
selecionador de candidatos, os quais em sua maioria, responderam a
anncios colocados pela prpria agncia.
As agncias de emprego tambm trabalham tipicamente com candidatos a
vagas de incio de carreira. Mas, ateno: as empresas que esto procurando
preencher vagas fazem uma relao das oportunidades de trabalho e
encontram candidatos no mercado aberto, de modo que voc estar em
desvantagem se depender muito das vagas oferecidas por uma agncia de
empregos sem fazer antes uma pesquisa. Pea a amigos que lhe recomendem
uma agncia ou at mesmo pea informao a respeito para um
entrevistador da empresa.

1.4.1 Headhunters (Caa-Talentos)

Empresas que buscam executivos e secretrios-executivos, mais conhecidas
como caa-talentos ou headhunters, so contratadas para descobrir pessoas
que se ajustam s especificaes de certas posies executivas ou atividades
criativas que exigem habilidade excepcionais.
Embora esses headhunters s vezes coloquem anncio, sua maneira de
contratar uma garimpagem agressiva de executivos e profissionais em
atuao no mercado de trabalho. Diferentemente das agncias de emprego,
no convidam quem est atrs de emprego para entrar no seu clube de
candidatos. Enviar-lhes uma carta e esperar que isso traga algum resultado
quase intil, mesmo para a pessoa mais qualificada em busca de emprego.

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CAPTULO I

1.5 Apresentao Pessoal/Entrevista

Dicas de conduta para dar uma guinada em sua carreira...
Seu currculo brilhou e lhe deu a oportunidade de agendar uma entrevista???
TIMO!!!!! PARABNS!!!!
Agora o que deve destacar-se o seu Marketing Pessoal...

1.5.1 Entrevista
A finalidade saber detalhes sobre a carreira, a empresa e ramos de
atividade, com o objetivo geral de avanar mais um passo em sua busca de
emprego. O candidato, portanto, deve ir em busca de uma oportunidade de
entrevista:
Envie uma carta concisa de apresentao;
Conclua a carta afirmando que dar um telefonema;
Na mesma semana, telefone e pergunte quando pode ser agendada uma
entrevista;

1.5.2 Agendar entrevista

A maneira mais fcil j ter um conhecido ou ser encaminhado por um
amigo comum. Se voc est dando um telefonema no escuro, ligando para
uma pessoa que no conhece ou que no est esperando sua ligao, ter de
trabalhar muito mais, uma vez que para obter uma resposta talvez seja
preciso escrever mais de uma carta e telefonar vrias vezes. Use sua intuio
para avaliar se a pessoa para quem voc ligou est interessada em informar
ou est sentindo-se incomodada.
Na manh da entrevista, telefone para confirmar o horrio e vista-se
profissionalmente, garantindo uma aparncia discreta e impecvel, como se
essa fosse a entrevista do emprego. Coloque seu currculo numa pasta ou
maleta, mas no o entregue a menos que isso lhe seja solicitado. Tenha
tambm papel e caneta para as suas anotaes. V de relgio, pois ser
prefervel que voc encerre a entrevista quando o tempo reservado para ela
chegar ao fim.
Durante a entrevista, estabelea um relacionamento do tipo professor-aluno,
em especial se voc for um recm-formado. Sem dar a impresso de que a
est interrogando, pergunte pessoa o que ela aprendeu ao longo do
caminho que a levou a ocupar a posio em que se encontra. Se voc
conseguir convenc-la de que quer seus conselhos porque admira suas
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conquistas, poder conseguir um mentor e um aliado, um contato que sabe

exatamente quem pode abrir portas para voc.

1.5.3 D excelncia sua imagem

SORRIA: O carisma uma valiosa ferramenta para causar uma boa
impresso;
Apresente-se dizendo claramente o seu nome e a satisfao pela
oportunidade que lhe est sendo ofertada;

Aperte firmemente a mo do entrevistador e mantenha o olhar atento

durante todo tempo da entrevista. Esta postura denota segurana e
sinceridade e, ainda, dar mais clareza e compreenso ao dilogo (veja
mais detalhe em DINMICAS DE GRUPO);

Memorize o nome do entrevistador e procure repeti-lo sempre que

possvel, para que se perceba sua capacidade de memorizao e ateno;

Evite abordar seus problema pessoais ou fatos negativos: o otimismo

uma caracterstica que o entrevistador estar buscando em voc;

Oua com ateno para conseguir obter informaes sobre as

expectativas da empresa para com o novo profissional;

A linguagem utilizada na entrevista deve ser a mais formal possvel,

porm, descontrada (evite construes que voc no domina
gramaticalmente);

Tenha sempre disposio: Por gentileza, muito obrigado(a), com

licena, Sr(a) e outros termos que definiro o seu grau cultural;

Ao final da entrevista saliente que ficar no aguardo de um feedback5 e

agradea novamente pela oportunidade.

1.5.3.1 Dicas de elegncia e etiqueta

Para vestir-se corretamente:
HOMENS

MULHERES

Gravata: s com camisa de manga

comprida.

Cabelos: bem penteados, com cores

prximas
do
natural,
ou
tonalidades que combinem com a
pele.

Palet: deve ficar com a manga

cerca de 1 centmetro mais curta
5

Resposta mediante uma compreenso (positivo ou negativo).

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CAPTULO I

que a manga da camisa e no deve

ser justo para manter a liberdade de
movimentos.

Unhas: sempre limpas e arrumadas

(com esmalte de cor clara use o
vermelho somente noite).

Cala: com barras bem feitas e no

comprimento das pernas (sem
sobra); as meias entram em
harmonia com a tonalidade da
cala.

Maquilagem: suave.

Sapatos: combin-los com o sinto

(prefira preto ou marrom). No
utilizar o cinto como suporte para
bips, culos ou celular.

Acessrios
(bolsas,
cintos
e
bijuterias): combin-los com todo o
conjunto de roupas.
Blusas e saias: sem decotes ou
comprimentos
ousados
para
evidenciar a sua elegncia, e no o
seu corpo.

1.5.3.2 Dicas Gerais

A elegncia est no modo de vestir-se, no carisma e a na boa educao;

por mais sofisticada que seja uma roupa ela deve sempre estar de acordo
com o seu estilo pessoal, para que no haja perda da espontaneidade;

A moda deve ser muito bem analisada, pois nem sempre ela adequada
ao ambiente que freqentarmos;

O uso de transparncias, decotes, cotton ou lycra podero denegrir sua

imagem desnecessariamente;

Desligue o celular para no interromper a entrevista ou criar situaes

constrangedoras;

A etiqueta extremamente rgida quanto ao cigarro: deixe-o em casa;

1.5.4 Dinmicas de Grupo

No processo seletivo a Dinmica de grupo auxilia na avaliao. Seguem
algumas orientaes para que voc tenha xito6 neste processo:

Leia jornais e revistas e tenha cincia dos atuais acontecimentos que

podero ser tema de discusses;

Evite cacoetes, como: t?, veja bem; e frases prontas, como: com certeza,
claro que sim, concordo plenamente;

Vitria, sucesso.

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Perceba momentos estratgicos para opinar durante a Dinmica no

seja o primeiro, pois perder a chance de ouvir depoimentos e obter
mais argumentos quanto ao assunto.

No se qualifique quem deve avali-lo o entrevistador (Sou

educado, inteligente, comunicativo, carismtico! quem garante que
no s egocntrico???).

Os gestos e suas caractersticas:

POSTURA

PROVVEL AVALIAO

Pernas e braos cruzados.

Bloqueio, desacordo com o assunto.

Mo sobre a boca.

Falta de sinceridade, insegurana e

timidez.

Desviando
o
entrevistador.

olhar

do

Falta de sinceridade, insegurana.

Roupas muito exuberantes.

Exibicionismo, egocentrismo.

Mos no bolso.

Vontade de ir embora, timidez.

Aperto de mo frgil.

Timidez, falta de confiana.

1.5.5 Relaes Humanas

A satisfao dos membros de uma empresa est no relacionamento sadio
dentro da organizao. O funcionrio objetiva um ambiente de respeito
mtuo e com oportunidades de crescimento pessoal e profissional. Para que
consiga estar satisfeito com a empresa observe os fatores abaixo:

22

Cada pessoa um indivduo e tem uma personalidade especfica;

Devemos respeitar ao prximo do mesmo modo que queremos ser

respeitados;

Espere, sempre, sua vez de falar. Interromper quem est falando

indelicado e pode gerar resistncia quanto sua pessoa;

Estar sempre sorridente quebrar barreiras de relacionamento;

Defina bem o sentido das palavras, no caso de discusses em grupo,

para evitar dvidas;

Evite desrespeitar a hierarquia ou ter problemas com seu chefe

imediato;

Esteja sempre pronto a colaborar com a equipe, mas no assuma

responsabilidades atribudas a outros (a no ser que esteja autorizado a
faz-lo);
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CAPTULO I

Vena suas antipatias;

Nunca emita opinies quando estiverem julgando algum poder ser

interpretado como fofoqueiro;

As normas da empresa foram implementadas para facilitar o dia-a-dia,

devemos cumpri-las sempre.

Trabalhe com o que lhe faz feliz para obter sucesso;

Jamais critique algum em pblico, isso criar antipatias que dificultaro

seu caminho.

Nunca faa promessas; se fizer, cumpra no prazo determinado ou

antecipadamente.

Tenha convico quando afirmar algo;

No existem mentiras inofensivas. Portanto, no minta;

Se algum problema gerou uma crtica abusiva, solucione-o, sem abalarse com a crtica;

Faa, periodicamente, uma auto-avaliao de sua conduta;

Pensar, avaliar e, depois, falar produzir melhores resultados e evitar

mensagens distorcidas.

1.5.6 Ferramentas certas

Encontrar um emprego antes de tudo principalmente um exerccio de
comunicao, oral e escrita. Hoje em dia, a maioria das empresas espera que
as solicitaes de emprego cheguem por fax, e-mail, o que no significa que
uma honesta cartinha manuscrita seja uma coisa obsoleta.
Uma correspondncia em papel de alta qualidade, se estiver correta e
adequada, pode causar uma impresso especialmente favorvel. Torne fcil
para as pessoas encontr-lo por telefone, usando uma secretria eletrnica ou
um fax. No necessrio ter um a\parelho de fax, mas tenha meios de
acessar rapidamente uma dessas vias. O correio em geral ser suficiente
quando voc for enviar um currculo com carta de apresentao, mas se o
empregador lhe pedir que envie um fax ou material por e-mail, o mais breve
possvel, providencie isso imediatamente.

1.5.7 Agradecimento
Depois da entrevista para informaes, envie um bilhete de agradecimento
ou e-mail, no mesmo dia, no mximo na manh do dia seguinte. Agradea a
pessoa pelo tempo que ela lhe dedicou e pelos comentrios que fez sobre sua
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23

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carreira e a empresa. Isso no s a far sentir-se bem pela ajuda que lhe deu
como ainda reforar a impresso positiva que, esperamos, voc tenha
causado.

1.6 Enquanto est procurando

1.6.1 Trabalho voluntrio
s vezes proveitoso trabalhar de graa. O trabalho voluntrio uma
excelente maneira de ampliar tanto sua base de contatos como suas
experincia. Se voc, por exemplo, universitrio ou estudante ou acabou de
se formar, e seu interesse por relaes pblicas, pode se oferecer para
trabalhar gratuitamente em algum grupo. Muitas organizaes lhe daro
oportunidade de demonstrar todo o seu talento e desenvolver pelo menos
um relacionamento slido l dentro, o que significa que poder contar com
uma boa referncia quando precisar.

1.6.2 Trabalho como autnomo

Considere a possibilidade de se instalar em casa para trabalhar se tem
condies de atuar com computador, redao de textos. Use sua rede de
contato para informar s pessoas que est aberto para clientes ou projetos,
como freelancer, podendo ajudar em eventos, organizar secretaria geral.
Estas referncias positivas que voc estar acumulando muito
provavelmente daro retorno no futuro.

1.7 Dicas de telefonema para quem procura

emprego
Se voc estiver tentando marcar com algum um horrio para uma entrevista
ou para perguntar se h vagas, tenha em mente as seguintes dicas:

1.7.1 O melhor horrio do dia para ligar

Normalmente, o melhor horrio para conseguir falar com algum entre
11h15 e 12h, quando as reunies da manh j acabaram e a pessoa ainda no
saiu para o almoo. Outro perodo em que mais provvel a pessoa estar
desocupada depois das 16 horas.

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CAPTULO I

1.7.2 Correio de voz

Telefonar bem cedo ou bem tarde, quando a telefonista provavelmente no
atender, d a oportunidade de deixar uma mensagem gravada na linha
direta da pessoa. Faa meno s coisas positivas que ouviu e leu a respeito
dela e que o motivam a querer conhec-la.

1.7.3 A atitude certa

Seja amistoso, esteja no pique, toda vez que telefonar. Nunca demonstre
aborrecimento quando a pessoa de quem voc espera um favor no retornou
sua ligao e nem sequer registrou que voc existe. Demonstre sempre
considerao pelo tempo do outro, sendo corts e indo ao ponto.

1.7.4 O telefonista
No tente ficar amigo do telefonista ou secretrio, mas fale com ele de
maneira amistosa e firme. Aquele que o considerar agressivo ou arrogante
sem dvida ter motivos para no transferir a sua ligao. Diga que sabe que
a pessoa com quem deseja falar deve estar muito ocupada e pergunte ao
telefonista que horrio ser mais apropriado para telefonar. Se conseguir
realizar essa misso de bom tom um novo agradecimento, desta vez para
esse telefonista cordial e cooperativo.

1.8 Etiqueta Mais dicas para voc...

Atualmente, na agitao do dia-a-dia, torna-se fundamental o conhecimento
de uma etiqueta bsica e que melhore suas habilidades sociais.
As empresas agregam valores queles profissionais que cuidam de sua
postura e de seu modo de proceder.
As regras de etiqueta atuais so muito alm de manipular talheres e copos. O
foco hoje evitar atitudes que incomodem o prximo: desligar
inesperadamente o telefone, falar alto, exagerar no perfume, prejudicar o
bom nome da empresa etc.
Algumas orientaes:

Nas refeies, no sirva-se de alimentos desconhecidos;

Quando estiver com dvidas de como servi-se, aguarde que outros

tomem a iniciativa, observe e repita do mesmo modo;

Quem convida algum para uma refeio deve pag-la.

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Ao telefone: quem liga diz at logo, ao receptor caber aguardar e

ouvir com muita ateno;

O celular deve ser desligado em muitas ocasies: reunies, palestras,

cursos, cinemas, teatros, ao dirigir etc.;

Quando receber um presente, abra-o, agradea e expresse satisfao. Se

o presente no lhe foi entregue pessoalmente, telefone ou envie um email de agradecimento;

Quanto s necessidades fisiolgicas (gases, tosses, soluos) caber ao

presente ignorar o fato, deixando passar despercebido. vedado
qualquer comentrio (no existe o termo sade ps-espirro);

Enfim, mantenha a espontaneidade e busque auxlio em seu feelling7.

1.8.1 Telefones celulares e pagers

deselegante usar o telefone celular num restaurante durante refeies, em
reunies, concertos, teatros, cinemas e igrejas.
Para os usurios de telefone celular, a soluo simples fale baixo e no
deixe que o som da chamada do seu aparelho incomode os outros. Desligue
o som da chamada ou use um modelo com as seguintes caractersticas:
funo de vibrador, que avisa quando entrou ligao;
dispositivo identificador, que informa sobre quem est telefonando.
Deixe o som da chamada no nvel mais baixo possvel.
O profissional que tem considerao pelas pessoas que esto em volta
lembra que, exceto telefonemas mais urgentes, todos os outros devem ser
regulamente feitos de um local reservado.

1.8.2 Em locais fechados

Quando estiver em nibus, avio, elevador, lembre-se de que todos os que
estiverem perto ficaro a par de sua conversa. Por isso, dificilmente
responsabilidade de quem escuta, mesmo sem querer, abster-se de ouvir,
uma vez que foi voc quem criou a situao. voc quem est obrigado a
no dizer coisa alguma que ofenda os eventuais e inadvertidos ouvintes,
sejam palavras de baixo calo ou de muita intimidade.
Ao falar de negcios, no corra o risco de violar a privacidade da pessoa que
est ligando, citando seu nome em voz alta. Embora sejam mnimas as
7

Sensibilidade, percepo de um fato ou situao.

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CAPTULO I

chances de algum por perto estar ouvindo a sua conversa, voc nunca ter
certeza absoluta. uma atitude sensata evitar temas confidenciais num tom
de voz que todos possam escutar, especialmente durante alguma reunio ou
num local pblico.

1.8.3 Na rua
Lembre-se apenas de no gritar ao telefone, enquanto vai andando pela rua.
Acima de tudo, falar alto pode dar impresso, para quem passa na rua, de
que voc est querendo chamar a ateno. Tenha em mente sua segurana,
especialmente quando cruzar esquinas.

1.8.4 Em restaurantes
A velha regra de que tudo tem sua hora e lugar aplica-se aqui de maneira
especial, pois o restaurante um lugar para onde as pessoas vo em busca de
um pouco de descanso, para fazer uma refeio tranqila, livre das presses
do dia de trabalho. Alguns estabelecimentos exigem que o celular seja
desligado; claro que h excees, como a me que precisa falar com a bab.
Mesmo que voc esteja na companhia de pessoas da sua intimidade, pea
licena e telefone do hall de entrada ou do banheiro.
Se estiver em um almoo de negcios ou de cunho social, fazer ou receber
ligaes mesa falta de considerao e educao.
Se a pessoa da mesa ao lado est falando em seu celular, numa conversa
fiada que nunca acaba, enquanto voc tenta falar de negcios com um
cliente, um olhar recriminador surtir o efeito necessrio. Se ela continuar,
fale com o matre.

1.8.5 No carro
Telefone num carro em movimento levanta a questo de segurana. Manter
uma conversa ao telefone distrai a ateno do motorista. Faa uso de
dispositivos que deixem as mos livres: como fone de ouvido, viva-voz etc.
Estes recursos diminuem o risco; mas a melhor opo encostar o carro por
um instante, no meio-fio, e depois telefonar.
Tenha em mente que a conexo feita dentro de um carro pode ser precria, o
que deixar a pessoa para quem voc ligou menos satisfeita, se voc tiver
que ficar repetindo.

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1.8.6 Pagers
O incmodo de um pager o mesmo de um celular.
Os que usam esse aparelho devem lembrar que, por mais urgente que seja a
mensagem, o som deve ser desligado assim que foi ouvido, especialmente
em locais pblicos.
Os modelos mais novos contm correio e voz, e mensagens numricas e
alfanumricas.

1.8.7 Respondendo a mensagens em secretrias

eletrnicas e correio de voz
Ao usar secretria eletrnica no escritrio ou correio de voz, lembre-se de
que existem certos aspectos e algumas regras urbanas que devem ser
respeitadas.
Em casa, a mensagem de sua secretria eletrnica pode ser to criativa
quando voc quiser, com fundo de msica indiana ou sinos tibetanos. Agora,
no escritrio, a melhor opo uma mensagem concisa, objetiva, curta e
gentil: seu nome completo, o da empresa ou setor, e a solicitao a quem est
telefonando para deixar recado.
Voc pode mudar diariamente a gravao para que todos tenham uma
atualizao de seus horrios.
Quando se ausentar por viagem a trabalho ou por frias, diga como a pessoa
poder contatar outro colega do mesmo departamento se precisar tratar do
assunto antes do seu retorno.

1.8.8 Deixando recado

Uma regra de ouro quando deixar mensagem , em primeiro lugar,
identificar-se, dizendo seu nome, empresa, e o assunto. Muitas pessoas ficam
falando at serem interrompidas pelo sinal, da dizem o nmero do telefone
to rpido, que fica indecifrvel. Seja conciso: a maioria das pessoas agenta
pouco os recados extensos, e recados compridos sobrecarregam todo o
sistema.
D retorno aos recados gravados em sua secretria eletrnica e correio de
voz em no mximo 24 horas. Se voc for atendido por outra secretria
eletrnica, diminua esse pingue-pongue informando onde e quando ser
possvel falar com voc nesse dia.

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CAPTULO I

Se surgir outro compromisso, deixe aviso explicando o que ocorreu e diga

quando retornar a ligao. Faa isto, pois no retornar o mesmo que
deixar a pessoa inutilmente sua espera.

1.8.9 Nmero errado

Se voc discou um nmero errado, admita o seu erro e pea desculpas. No
bata o telefone. Nada mais irritante, ao atender um chamado que foi feito
por engano, que ouvir apenas um suspiro e um clique. No descarregue o
seu desprazer na pessoa que atende ao telefone, pois no culpa dela.

1.8.10 Deixar em espera

Se voc atendido por uma telefonista, o mais provvel que o deixem
esperando. Se estiver com pressa, simplesmente deixe recado com o seu
nome, empresa, assunto e telefone. Se for interurbano, d essa informao,
visto que importante.

1.8.11 Usando o viva-voz

Informe imediatamente a pessoa para quem voc est telefonando ou que
telefonou que voc est usando esse recurso. Se a pessoa se mostrar
hesitante, explique o motivo de ser necessrio esse recurso, informe que voc
gostaria que outras pessoas na sala tambm participassem da conversa. Se
houver mais pessoas na sala, identifique-as primeiro. Essas pessoas devem
cumprimentar quem est do outro lado da linha.

1.8.12 Telefonemas de negcios

Se o assunto a ser tratado for a respeito de fatos e nmeros, prepare-se com
antecedncia. Rena as folhas e outros materiais de que possa precisar. Seja
quem for que atenda a ligao, identifique-se, mesmo que a pessoa seja de
seu relacionamento. Explique rapidamente por que est telefonando e
pergunte se essa uma boa hora para tratar do assunto. Pode ser que a
pessoa esteja de sada ou no possa ser interrompida naquele momento. Se
disser que tudo bem, explique o objetivo da ligao. Se disser que est
ocupada, pergunte qual o melhor horrio para retornar a ligao.

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1.9 Exerccios
1. Defina, previamente,
Administrativo.

a funo de um profissional que seja Assistente

_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2. Elabore, atualizando conforme as orientaes deste captulo, seu currculo
profissional.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3. Crie um Plano de Ao para que consiga participar, com excelncia, de uma
entrevista (pense em sua postura, modo de vestir-se, tcnicas de conduo do
dilogo ou dinmica de grupo e etc.).
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
4. Cite itens prticos das regras atuais de etiqueta.
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________

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