DEBERES Y FUNCIONES DE LA SECRETARA.

Art. 57.- Secretara. Las responsabilidades de Secretara las desempea el docente asignado para el efecto o un profesional del ramo, quien debe hacerse responsable de los siguientes deberes y atribuciones: 1. Llevar los libros, registros y formularios oficiales y responsabilizarse de su conservacin, integridad, inviolabilidad y reserva; 2. Organizar, centralizar y mantener actualizada la estadstica y el archivo del Instituto; 3. Ingresar con exactitud los datos y registros acadmicos que requiera el sistema de informacin del Ministerio de Educacin; 4. Conferir, previa autorizacin del Rector o Director, copias y certificaciones; 5. Suscribir, de conformidad con las disposiciones reglamentarias, y junto con el Rector o Director, los documentos de matrcula y promocin, y los formularios o registros de datos requeridos por el Sistema de informacin del Ministerio de Educacin41 6. Las calificaciones, una vez anotadas en Secretara, no pueden ser alteradas. Solo en caso de error de clculo o de apreciacin, o de recalificacin justificada y aprobada, el Rector o Director puede autorizar el cambio del registro de las calificaciones 7. Las dems obligaciones determinadas en la legislacin vigente y las determinadas por la mxima autoridad del establecimiento. 8. Son sus funciones, adems de las previstas en el presente reglamento, las definidas en el Cdigo de Convivencia institucional, siempre que no se opongan a lo dispuesto por la Ley Orgnica de Educacin Intercultural o el presente reglamento art 57 . 1. El personal de secretara atender en el horario de 7h00-15h30 2. Inventariar todos los libros, archivos, cuadros y dems registros de su

dependencia, custodiarlas y conservarlas con orden y en buen estado. 3. Es de su responsabilidad velar por la seguridad de la documentacin y de los bienes a su cargo. 4. Al finalizar cada quimestre es obligatorio el envo al Rectorado del informe de su labor, dicho informe se entregar 5 das antes de la sesin del Consejo ejecutivo que analiza y aprueba los informes. 5. Mantener al da el archivo legal-administrativo con leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, planes, programas, y dems disposiciones relativas al ramo educativo, que se hallen vigentes y las no vigentes archivarlas en Reglamentacin no vigente. 6. Llevar adems de los libros, registros, formularios establecidos por el ministerio del ramo, los que determina el Rector (a) y el Consejo ejecutivo y gobierno escolar responsabilizndose de su integridad e inviolabilidad. 7. Actuar como secretaria del Consejo ejecutivo y de la Junta General de docentes y gobierno escolar con voz informativa. 8. Coleccionar y publicar toda informacin de prensa que tenga relacin con la vida del Instituto. 9. Citar a los miembros del Instituto para sesiones y reuniones determinadas por las autoridades y notificar oportunamente al profesorado disposiciones e informes educativos.42 10. Mantener al da la ficha (hoja de vida) del personal docente, administrativo y de servicio. 11. Prohibir la revisin de libros, registros o documentos a personal ajeno a la oficina, salvo la autorizacin por el Rector (a), as como la salida de los mismos. 12.Confeccionar la lista oficial de los estudiantes para cada curso y remitirlos a Inspeccin y al DCE.

13. Entregar en el tiempo requerido actas, listas, formularios, registros y dems documentos a cada uno de los sectores del Instituto. 14.Recabar y archivar distributivos de trabajo, horarios y hojas de actas. 15.Recibir de parte de los profesores tutores cuadros de calificaciones de cada parcial para el ingreso al sistema y de exmenes complementarios, de grado correctamente presentados, igualmente las hojas de los exmenes complementarios y de grado receptados. 16.Consultar o recibir asesora en casos especiales sobre trmites o atribuciones de secretara. 17. Publicar los cuadros de calificaciones anuales en un plazo mximo de 8 das a partir de la fecha de realizacin de la junta de curso con el visto bueno del Vicerrectorado 18. Elaborar listas de los mejores estudiantes del ao lectivo con sus respectivas notas y promedios de rendimiento y comportamiento y remitirlas al Rectorado y Consejo ejecutivo para proceder a las nominaciones estudiantiles. 19.Colaborar permanentemente con el Rectorado, y dems autoridades y organismos en todas las actividades que se realicen para el buen funcionamiento del Instituto. 20.Remitir en forma oportuna los informes y cuadros estadsticos requeridos al Instituto por autoridades o dependencias del Ministerio de Educacin y Direccin distritales. 21. Atender con prontitud y amabilidad gratuitamente, a todas las personas que requieran los servicios de su dependencia.43 22. Tramitar y registrar la correspondencia oficial y llevar el registro de ingresos y egresos. 23. Elaborar las promociones de cada ao firmados y sellados.

24. Preparar las carpetas de los estudiantes; elaborar actas de grado y dems cuadros estadsticos que requieran las autoridades educativas. 25. Atender oportuna y amablemente al personal que labora en el Instituto, estudiantes, Padres de Familia y al pblico que solicite su servicio. 26. Transcribir a computadora actas de sesiones la junta general y docente y consejo ejecutivo junta de docente de curso Padres de familia, las mismas que deben ser impresas, numeradas, foliadas y archivadas. 27. Llevar los siguientes documentos: a. Libro de matrculas b. Cuadros de calificaciones por parciales, supletorios y actas de grado. c. Actas de sesiones de consejo ejecutivo junta de docente de curso d. Actas de gobierno escolar e. Registro de comunicaciones enviadas y recibidas. f. Exmenes supletorios y exmenes escritos de grado por el lapso de un ao. g. Carpetas con la documentacin de cada estudiante. h. Carpetas con el currculo de los docentes. i. Memoria del Instituto