POLTICA DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

CDIGO: RRHH: 001 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: FECHA DE ELABORACIN:

GERENTE GENERAL 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Reclutar el personal idneo que cumpla con los requisitos solicitados en el puesto para ayudar al desarrollo de la organizacin. ALCANCE: A todos los candidatos idneos para el puesto en cuestin. RESPONSABLE DE LA REVISION DE POLTICA: Gerente Recursos Humanos REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Formato de requisicin de personal. 2. Hoja de vida. POLTICA: En el proceso de reclutamiento se les dar prioridad a los colaboradores que laboran dentro de la organizacin para contribuir con el desarrollo profesional de los mismos. Como segunda opcin se consideran las fuentes externas, a travs de las agencias de colocaciones, volantes y recomendaciones. La persona que se seleccione deber cumplir con todos los requisitos exigidos por el puesto y haber sido evaluada por el comit de seleccin integrado por: Jefe de Departamento Gerente de RRHH CONCEPTOS: 1. Reclutar: Reunir gente para cierta labor. 2. Idneo: apto, capaz, tiene suficiente para una cosa. 3. Requerimiento: demanda, ordenar, necesita algo. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1.Gerente RRHH 2 Jefe de Departamento. 3. Gerente General EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE CONTRATACIN DE PERSONAL

FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: RRHH: 002

ELABORADO POR: GERENTE DE RRHH

APROBADO POR: GERENTE GENERAL

PROPSITO: Contratar personal adecuado que cumpla con los requisitos solicitados en el puesto, para que contribuya con el desarrollo de la organizacin. ALCANCE: Todas aquellas personas que siendo reclutadas cumplan con todos los requisitos que la empresa y la ley exigen. RESPONSABLE DE LA REVISIN DELA POLTICA: Gerente de Recursos Humanos REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES 1. Contrato individual de trabajo 2. Tarjeta de identidad original y fotografa 3. Dos fotografas tamao carnet 4. Solicitud de empleo llena 5. Copia de ttulo que acredite el grado acadmico 6. Constancia de antecedentes penales extendida por la DGIC 7. Constancia de trabajo extendida por el ultimo empleador 8. Tres cartas de referencias personales POLTICA La contratacin deber hacerse con el fin de cubrir una plaza nueva o vacante y que el nuevo colaborador cumpla con los requisitos exigidos por la organizacin. Toda contratacin deber ser aprobada por: a. Gerente de RRHH Departamento. b. Jefe de

CONCEPTOS: Contratacin: Es formalizar la relacin patrono empleado mediante contrato individual de trabajo. LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Gerente General 2. Gerente de RRHH 3. Jefe de Depto. EXCEPCIONES: N/A

un

EXCEPCIONES:

N/A

POLTICA DE INDUCCIN
FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: RRHH:03

ELABORADO POR: GERENTE RRHH

APROBADO POR: GERENTE GENERAL

PROPOSITO: Proporcionar a todos los colaboradores un manual que les permita conocer la empresa como tambin las responsabilidades y beneficios que esta le ofrece, para fortalecer el aprendizaje de los mismos. ALCANCE: Todo el personal de primer ingreso dentro de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN DELA POLITICA: GERENTE RRHH REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES Manual de induccin Manual de Puestos Programa de induccin Evaluacin de induccin Formato de entrega de documentos para personal de ingreso POLTICA Todo empleado antes de iniciar su cargo deber conocer la historia de la empresa, los servicios y productos que esta ofrece, misin y visin, prcticas ticas y legales, prcticas laborales, horarios de trabajo, acciones disciplinarias, obligaciones y prohibiciones de los empleados. CONCEPTOS: Induccin adecuada: proceso de socializacin mediante el cual se prepara al individuo para un nuevo puesto. LISTA DE DISTRIBUCION: Todos los colaboradores. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE EVALUACIN DEL DESEMPEO

CDIGO: RRHH: 004 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADOPOR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPOSITO: Evaluar el desempeo del colaborador en su puesto de trabajo, con el objetivo de desarrollar el crecimiento dentro de la organizacin. ALCANCE: Todos los colaboradores de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVICIN DE POLITICA: GERENTE RRHH REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES Formato de evaluacin de desempeo POLITICA Todos los colaboradores de la organizacin debern someterse a una evaluacin del desempeo anualmente, ya que ser la base para el seguimiento de programas de capacitacin, desarrollo de carrera y promociones, as como asegurar su mejora continua a travs de una retroalimentacin la cual ser aplicada por el jefe de Departamento. CONCEPTOS: Evaluacin del desempeo: proceso de medir el buen funcionamiento de Los colaboradores en las diferentes reas de la organizacin. LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente General Gerente RRHH Jefe de rea

EXCEPCIONES:

N/A

POLTICA DE HORARIO DE TRABAJO

CODIGO: RRHH: 005 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPOSITO: Lograr la puntualidad de los colaboradores mediante el establecimiento de un horario de entrada y salida que permita un mayor control de ausencias o permisos. ALCANCE: Todos los colaboradores de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA: GERENTE RRHH REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES Tarjeta de marcaje Hoja de control de entradas y salidas para jefe. POLTICA: Todos los colaboradores debern cumplir con el horario de trabajo establecido segn el departamento al que pertenezca y registrar su entrada y salida por medio de la tarjeta de marcaje. CONCEPTO: Puntualidad: Exacto en hacer la cosas a su tiempo y de llevar a los sitios a La hora convenida. LISTADE DISTRIBUCION: a. Gerente General b. Gerente RRHH c. Jefe de rea EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE VACACIONES
CDIGO: RRHH: 006 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABARACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPOSITO: Que todos los empleados puedan gozar de un periodo de vacaciones remuneradas a las que tiene por derecho despus de cada ao de laborar como est establecido en el cdigo de trabajo. ALCANCE: Todos los colaboradores de la organizacin

RESPONSABILIDAD DE LA REVISIN DE LA POLITICA: GERENTE RRHH. REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES 1. 2. 3. 4. Contrato de trabajo. Cdigo de trabajo. Planeacin de vacaciones Formato de vacaciones POLTICA 1. El periodo de vacaciones a que tiene derecho todo colaborador, despus de cada ao de trabajo. 2. El tiempo de vacaciones ser sealado por la organizacin una vez que el empleado haya cumplido el tiempo requerido para ello. 3. Los colaboradores debern gozar sin interrupcin de su periodo de vacaciones, esto se har previa coordinacin con el encargado por rea. CONCEPTO: Vacaciones: Descanso anual remunerado y normalizado en el cdigo de Trabajo. LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Todos los colaboradores de la organizacin. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE PERMISOS
ELABORADO POR: CDIGO: RRHH: 007 GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL 06 DE JULIO DEL 2013 FECHA DE ELABORACION:

PROPOSITO: Establecer los parmetros para brindarle permiso a los colaboradores que lo requieran, sin que cause atrasos en el proceso. ALCANCE: Todos los colaboradores de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLITICA: Gerente RRHH REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES 1. Solicitud de permisos por horas 2. Solicitud de permisos por das. 3. Constancias POLTICA 1. Los permisos sern autorizados por el Jefe Inmediato o en su defecto el Gerente General y solo se concedern permisos en los siguientes casos: A. Para cumplir con las obligaciones de carcter pblico impuestas por la ley. B. En caso de emergencias familiares debidamente comprobada. C. Cuando contrajese matrimonio por primera vez, tendr derecho a tres das calendario. D. Por duelo, el colaborador tendr derecho a tres das calendario, si el fallecido fuere uno de los padres, hijos, hermanos o el conyugue. 2. todos los dems permisos no contemplados quedaran a criterio del Jefe del depto. CONCEPTO: Permiso: Es el consentimiento dado para abandonar Lugar de trabajo. LISTA DE DISTRIBUCIN: A.TODOS LOS COLABORADORES EXCEPCIONES: N/A temporalmente el

POLTICA DE BECAS
CODIGO: RRHH: 008 ELABORADO POR: APROBADO POR: GERENTE RRHH GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPOSITO: Brindar un beneficio a los colaboradores de la organizacin para lograr su desarrollo profesional dentro de la misma. ALCANCE: Todos las becas disponibles dentro de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLITICA: GERENTE RRHH REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES 1. Formulario de solicitud de beca 2. Hoja de compromiso de estudio 3. Historial de notas acadmicas POLTICA 1. Todos los colaboradores para poder optar a una beca de estudio debern mostrar un historial acadmico con ndice del 80 por ciento como mnimo y poseer una antigedad mnima de 1 ao de laborar en la organizacin para su debida aprobacin, la cual ser autorizada por el Jefe de rea y Gerente General. 2. Todo colaborador que goce del beneficio de la beca, se le har el reembolso de la misma, presentado los siguientes documentos: Universidad: historial acadmico, hoja de matrcula, Colegio: notas del parcial. 3. Las asignaturas que no sean aprobadas no sern reembolsadas. CONCEPTO: Beneficio: Bien que se hace o recibe. Desarrollo Profesional: Evaluacin progresiva de toda persona que ejerce su profesin con capacidad y aplicacin. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1. A todos los colaboradores de la organizacin. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE CAPACITACIONES
CDIGO: RRHH: 009 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Desarrollar ms habilidades en los colaboradores, para que puedan formarse y ejercer un mejor desempeo en beneficio de la organizacin. ALCANCE: Todos los programas de capacitacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA: GERENTE RRHH REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES 1. Hoja de evaluacin de desempeo 2. Solicitud de capacitacin autorizada. POLTICA 1. La organizacin realiza la planificacin correspondiente para el desarrollo de las capacitaciones continuas que mejoren el crecimiento personal y profesional de los colaboradores en las reas que lo estimen necesario segn las Evaluaciones de Desempeo realizadas. 2. La organizacin brindara los recursos necesarios para brindar a los colaboradores la capacitacin que estime conveniente. CONCEPTO: Capacitacin: mtodos que se usan para proporcionar a los colaborados nuevos o actuales, las habilidades necesarias para un rendimiento exitoso LISTA DE DISTRIBUCIN: 1. Jefe de rea 2. Gerente General.

EXCEPCIONES: N/A

POLITICA DE HORAS EXTRAS

CDIGO: RRHH: 010 ELABORADO POR: GERENTE RRHH FECHA DE APROBADO POR: ELABORACIN: GERENTE GENERAL 06 DE JUJLIO DEL 2013

PRPOSITO: Establecer los parmetros para pago de horas extras a los colaboradores que laboren en tiempo extraordinario, en busca de los resultados de la organizacin. ALCANCE: A todo el tiempo extraordinario RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: Gerente RRHH REVISIN DE LA POLTICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Formato de resumen de horas extras. 2. Tarjeta de entrada y salida del edificio. 3. Cdigo de trabajo POLTICA 1) Todos los departamentos debern entregar los reportes de horas extras autorizadas los das 12 y 24 de cada mes. 2) El pago de horas extras, se har conforme a la ley y de acuerdo con la jornada en que corresponda cada empleado, estas sern autorizadas por el jefe Inmediato o EL Gerente de cada rea. CONCEPTO: Horas Extras: ES el tiempo laborado que transcurre despus del horario normal de trabajo establecido por la organizacin.

LISTA DE DISTRIBUCION: 1.GERENTE RRHH. 2. JEFE DE AREA

EXCEPCIONES: N/A

POLITICA DE LA NO CONTRATACIN DE MENORES

CDIGO: RRHH-011 ELABORADO POR: GERENTE RRHH FECHA DE APROBADO POR: ELABORACIN: GERENTE GENERAL 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Proteger la organizacin de incumplir las disposiciones del cdigo de la niez, la adolescencia y el reglamento sobre el trabajo infantil. ALCANCE: Todos los menores de 18 aos de edad que quieran trabajar dentro de la Organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA: Gerente RRHH REVISIN DE LA POLTICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Cedula de Identidad. 2. Cdigo de trabajo POLTICA Queda estrictamente prohibida la contratacin de menores de edad dentro de la organizacin. CONCEPTO: Menores de edad: toda persona menor de 18 aos de edad LISTA DE DISTRIBUCION: 1.GERENTE GENERAL 2. GERENTE RRHH 3. JEFES DE AREA

EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE AUMENTO SALARIAL

CDIGO: RRHH-012 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABARACIN: 06 JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Incentivar a los empleados con un incremento salarial de acuerdo a la evaluacin del desempeo una vez al ao. ALCANCE: A todos los porcentajes de aumento salarial RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLTICA: GERENTE RRHH REVISIN DE LA POLTICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: Hoja de evaluacin del desempeo, tabla de porcentajes de aumento. POLTICA 1) Se har un aumento salarial a cada empleado de acuerdo al resultado de la evaluacin de desempeo, esto para contribuir en la estabilidad econmica de cada empleado. 2) EL Gerente General y Jefe de Departamento sern los responsables de definir el porcentaje de aumento salarial que se aplicara a cada empleado. CONCEPTO: Evaluacin del Desempeo: La accin de evaluar el trabajo realizado por Los empleados LISTA DE DISTRIBUCION: 1.GERENTE GENERAL 2.GERENTE RRHH 3. JEFES DE DEPARTAMENTO. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE SUELDOS Y SALARIOS

CDIGO: RRHH-013 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Definir una escala salarial, que incluya la forma o perodo de pago para todos los empleados de la organizacin. ALCANCE: Escala salarial de acuerdo a los puestos y departamentos de Enlace. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA: GERENTE RRHH REVISIN DE LA POLTICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Tabla de escala de salario. 2. Cdigo de trabajo. 3. Formato de descripcin de puestos. POLTICA 1) Los salarios fijados no podrn ser inferiores al salario mnimo. 2) La remuneracin para el efecto de su pago respecto al rea administrativa ser quincenal y semanal para el rea de produccin el cual ser acreditado a sus respectivas cuentas personales. 3) Los sueldos y salarios de cada puesto de trabajo sern regulados por la escala establecida. CONCEPTO: Escala salarial: Tabla de rango de sueldos y salarios permitidos para cada Puesto de trabajo. LISTA DE DISTRIBUCION: 1.GERENTE GENERAL 2. GERENTE RRHH 3.JEFES DE DEPARTAMENTO EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE PROMOCIN Y ASCENSO

CDIGO: RRHH-014 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Dar la oportunidad de crecimiento al personal interno que merezca y tenga las actitudes que se necesitan para dicho ascenso. ALCANCE: A todas las oportunidades de promociones y ascensos a los que tengan acceso los colaboradores. RESPONSABLE DE LA REVISIN DE LA POLTICA: GERENTE RRHH REVISIN DE LA POLTICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Formato de la evaluacin del desempeo. POLTICA Tendr la oportunidad de desarrollo y crecimiento profesional, todos aquellos empleados que muestren un buen desempeo y que renan las habilidades tcnicas e intelectuales requeridas por el puesto. CONCEPTO: Promocin: Es la elevacin del estatus de un empleado dentro de la Organizacin LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Gerente de Departamento 2. Gerente de RRHH

EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE MATERNIDAD
CDIGO: RRHH-015 ELABORADO POR: APROBADO POR: GERENTE RRHH GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Otorgar el periodo de maternidad de acuerdo lo establecido en la ley a todas las colaboradoras de Enlace. ALCANCE: A todo el personal femenino en estado de gravidez de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: GERENTE RRHH. REVISION DE LA POLITICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Examen mdico de embarazo. 2. Hoja de control mdico del IHSS. POLTICA 1) Toda empleada en estado de embarazo deber comunicrselo a su jefe inmediato durante los dos primeros meses de embarazo la cual le permitir gozar de la incapacidad POLITICAS DE CONTABILIDAD remunerada, durante el Pre y Post natal que procedan al parto, conservando su empleo y todos los derechos que le corresponden. 2) Toda empleada en estado de embarazo, deber gozar del descanso forzoso retribuido, deber presentar a la organizacin el certificado mdico, en el cual deber constar: a. El estado de embarazo de la empleada. b. La indicacin del da probable de parto. c. La indicacin de cuando deber empezar el descanso. 3) Toda empleada tendr derecho a una hora descanso dentro de la jornada de trabajo para alimentar a su hijo durante los primeros seis meses. CONCEPTO: Maternidad: Estado o cualidad de Madre. LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Jefe de rea 2. Gerente de RRHH 3. Gerente General. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA NO CONTRATACIN DE FAMILIARES

CDIGO: RRHH-016 ELABORADO POR: GERENTE RRHH FECHA DE APROBADO POR: ELABORACION: GERENTE GENERAL 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Evitar la contratacin de familiares dentro de la organizacin para impedir situaciones que no favorezcan a la misma. ALCANCE: A todas las contrataciones RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: GERENTE RRHH. REVISION DE LA POLITICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: Todos los requeridos a la hora de reclutamiento. POLTICA: Queda estrictamente prohibida la contratacin de familiares dentro de la organizacin. CONCEPTO: No contratacin de familiares: Es no contratar a familiares muy cercanos por ejemplo a padres, hijos, hermanos, cnyuges.

LISTA DE DISTRIBUCION: Todos los colaboradores de la organizacin. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE COOPERATIVA
CDIGO: RRHH-017 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Incentivar el hbito de ahorro en los colaboradores de la organizacin para garantizar un mejor estilo de vida. ALCANCE: A todos los colaboradores que pueden ser parte de la Cooperativa. RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: GERENTE RRHH. REVISION DE LA POLITICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: Hoja de afiliacin de la cooperativa. POLTICA 1. La afiliacin a la Cooperativa ser obligatoria para todos los colaboradores de la organizacin. 2. La Cooperativa brindara los siguientes beneficios. a) Prstamos Personales: se les prestara hasta un 100% del monto ahorrado. b) Vales con un monto de L. 800.00 3. El monto de la aportacin ser de Lps.100.00 semanales o su equivalente quincenal. CONCEPTO: Ahorrar: Reservar alguna parte del gasto ordinario, economizar y guardar LISTA DE DISTRIBUCION: 1.GERENTE RRHH.

EXCEPCIONES: Empleados contratados por una temporada de menos de 5 meses.

POLTICA DE AUDITORIA DE CAFETERIA

CDIGO: RRHH-018 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO FECHA DE POR: ELABORACIN: GERENTE GENERAL 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Mantener las condiciones de higiene en la cafetera para todos los empleados de la organizacin, as brindar la seguridad de alimentos inocuos. ALCANCE: A todo el personal de la cafetera. RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLTICA: GERENTE RRHH. REVISION DE LA POLITICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: Formato de verificacin de la cafetera POLTICA Todo el personal de la cafetera deber cumplir con las siguientes normas de Higiene y seguridad: a) Usar redecilla para el cabello. b) No usar camisas sin mangas. c) Evitar la acumulacin de basura dentro de la cafetera. d) Mantener las mesas, sillas y dems equipo en total limpieza. CONCEPTO: Inocuo: Que no hace dao. LISTA DE DISTRIBUCION: 1.GERENTE RRHH 2.TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA.

EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE MEDIDAS DISCIPLINARIAS

CDIGO: RRHH-019 ELABORADO POR: GERENTE RRHH APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Lograr el cumplimiento de lo descrito en el reglamento Interno de la empresa y dems leyes para garantizar la no violacin de las mismas. ALCANCE: Todas las medidas disciplinarias establecidas en Enlace. RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: GERENTE RRHH REVISION DE LA POLITICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Reglamento Interno de Trabajo 2. Cdigo de trabajo. POLTICA Se har sanciones disciplinarias a todo colaborador que incurra en una violencia de las normas internas vigentes de la empresa segn el tipo y gravedad de la falta cometida y de acuerdo al reglamento Interno de la empresa y el Cdigo de trabajo. CONCEPTO: Reglamento Interno: Conjunto de normas que regulan la conducta de los colaboradores LISTA DE DISTRIBUCION: 1.GTE.GENERAL 2. GTE RRHH. 3. JEFES DE DEPTO.

EXCEPCIONES: N/A

POLITICA DE HIGIENE Y SEGURIDAD

CDIGO: RRHH-020 ELABORADO POR: GERENTE RRHH FECHA DE APROBADO POR: ELABORACIN: GERENTE GENERAL 06 DE JULIO DEL 2013

PRPOSITO: Lograr un ambiente limpio y ordenado para el desempeo seguro y sano de las funciones asignadas a los colaboradores, el cuidado de los bienes de la organizacin y el mantenimiento de una buena imagen. ALCANCE: A todos los hbitos de higiene y seguridad de Enlace RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: GERENTE RRHH. REVISION DE LA POLITICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: Reporte de incidentes y accidentes POLTICA 1. Es responsabilidad de todo colaborador mantener limpia y ordenada el rea de trabajo. Se prohbe terminantemente consumir alimento o bebidas en el rea de trabajo. Todos los colaboradores de aseo y limpieza, sern los responsables de la limpieza en general de la organizacin, pero no podrn responder por las reas exclusivo de cada colaborador como ser el escritorio y archivos.

2. 3.

CONCEPTOS: HIGIENE Y SEGURIDAD: rea de la organizacin que tiene por objeto la conservacin de la salud y la prevencin de enfermedades LISTA DE DISTRIBUCION: Todos los colaboradores de la organizacin.

EXCEPCIONES: N/A

POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

POLTICA DE PAGO A PROVEEDORES

ELABORADO POR: CDIGO: CON-001 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Establecer los parmetros para hacer efectivo el pago a nuestros proveedores, para mantener un buen record crediticio. ALCANCE: Todos los proveedores de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES: Requisicin de suministros Orden de Compra Facturas de Compra POLTICA: El pago a proveedores se har los das viernes en horario de 1:30 a 4:00 PM. Todos los pagos a proveedores se harn por medio de cheque bancario y certificados que deber llevar dos firmas e impreso en el formato la leyenda: NO NEGOCIABLE. No se emitirn cheques al portador. Todo cheque emitido debe llevar el nombre exacto que aparece en la factura, recibo, contrato, etc. CONCEPTOS: Proveedor: Personas u organizaciones necesario o conveniente para un fin. que suministran y facilitan lo

LISTA DE DISTRIBUCION: Contador general y Gerente General. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE REEMBOLSOS DE CAJA CHICA

ELABORADO POR: CDIGO: C0N-002 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Facilitar el proceso de pago o compras menores en los distintos departamentos, para evitar atrasos en los procesos. ALCANCE: Todos los gastos que son considerados menores y que no necesitan una orden de compra para su proceso.

RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Solicitud de rembolso del fondo de caja chica. Factura de Compra Recibos POLTICA: 1) El monto asignado para caja chica es de L10, 000.00 para gastos o compras menores. 2) Los fondos de caja chica estn establecidos por un mximo de L800.00, todo gasto que exceda este valor deber de realizarse por medio de cheque con su debida orden de compra. 1) Los gastos deben ser autorizados por los jefes de departamento, debidamente justificados, Contador general y gerente general. 3) No se harn rembolsos por pago de salarios, hospedajes, estos deben de efectuarse con requisiciones y anticipos de gastos de viaje. LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Jefe del departamento 2.Contador general. 3. Gerente general. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN

ELABORADO POR: CDIGO: CON-003 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Crear conciencia en todos los colaboradores de Enlace para guardar de manera confidencial toda la informacin o documentacin de los departamentos en los que estn asignados. ALCANCE: Toda la informacin, documentacin de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: Memorndum de compromiso. POLTICA 1) Es deber del Gerente de Recursos Humanos es vigilar que todo colaborador tenga en su expediente el memorndum de compromiso de confidenciabilidad debidamente firmado. 2) Los Jefes de cada departamento deben vigilar que todas las personas a su cargo sean cuidadosas con la informacin estrictamente de la empresa, as como tambin con los archivos de documentos confidenciales de la organizacin. 3) Todos los documentos, estados financieros, contratos debern ser archivados en gavetas bajo llave. CONCEPTOS: Confidencial: Todas las cosas que se hacen o se dicen en confianza o con seguridad entre las personas. LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Gerente de Recursos Humanos 2. Contador General 3. Contador general. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA CONCILIACIONES BANCARIAS

ELABORADO POR: CDIGO: CON-004 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Mantener conciliados los saldos bancarios segn libros y estados de cuenta de bancos, para mantener un flujo de efectivo real. ALCANCE: A todas las diferentes cuentas bancarias de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Estados de cuenta del banco Auxiliares de bancos. Formato de conciliacin POLTICA Las conciliaciones bancarias debern realizarse a ms tardar los primeros diez das despus de recibir los estados de cuenta del banco. Las conciliaciones bancarias debern ser revisadas y aprobadas por el Gerente General. Todas la conciliaciones aprobadas son archivadas en forma mensual. CONCEPTOS: Conciliacin bancaria: Proceso mediante el cual se ajustan los saldos del estado de cuenta del banco y el libro auxiliar de bancos a su saldo real. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1.Contador General 2.Gerente General EXCEPCIONES: N/A

POLTICA FLUJO DE EFECTIVO

ELABORADO POR: CDIGO: CON-005 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Brindar la informacin a los directivos sobre el movimiento de efectivo de un periodo determinado, con el objetivo de verificar la disponibilidad de efectivo. ALCANCE: A todas la entradas y salidas de efectivo de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Reporte de ventas diario Reportes de egresos de efectivo Registros de otros ingresos. POLTICA Se establecer un informe que comprenda todos los ingresos y egresos que se realicen semanalmente para ser evaluados por el Contador General y el Gerente General, para efectos de conocer el movimiento de efectivo diario dentro de la organizacin. CONCEPTOS: Flujo de Efectivo: Comparacin de ingresos contra egresos para establecer la disponibilidad de efectivo con que cuenta la organizacin en determinado perodo de tiempo. LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Contador general 2.Gerente General EXCEPCIONES: N/A

POLTICA CIERRE CONTABLE

ELABORADO POR: CDIGO: CON-006 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Establecer las fechas en que debe cerrarse los libros contables y dems actividades ligadas al proceso de cierre y preparacin de los estados financieros de la empresa, para mantener al da todas la operaciones contables. ALCANCE: A todos los departamentos de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Libro diario Libro de balances Libro Mayor y Auxiliares POLTICA: Contador General enviar correo electrnico a los departamentos involucrados haciendo saber la fecha del cierre contable Todos los departamentos debern pasar informacin que se relacione con el proceso del cierre contable. El cierre contable deber efectuarse a ms tardar el da diez del mes siguiente a clausurar. Las integraciones de las cuentas de balance y gastos de operacin debern estar terminadas al da siete del mes siguiente a clausurar. Todos los departamentos debern pasar informacin que se relacione con el proceso del cierre contable. CONCEPTOS: Cierre Contable: Clausura de las operaciones contables de un mes o tiempo determinado LISTA DE DISTRIBUCIN: 1. Contador General 2. Departamentos involucrados 3. Gerente General
EXCEPCIONES: N/A

POLTICA ELABORACIN DE PLANILLAS

ELABORADO POR: CDIGO: CON-007 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Establecer un control sobre la elaboracin de la planilla y los das en que se realizarn los pagos a nuestros colaboradores. ALCANCE: A todas las planillas sean semanales o quincenales. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Reportes de asistencia Tarjetas de Marcaje Nomina de empleados Voucher de pago POLTICA La fecha de corte para la elaboracin de planilla sern los das 10 y 25 de cada mes. Las planillas debern ser autorizadas por el contador general y Gerente General Los pagos son acreditados automticamente a la cuenta bancaria de cada colaborador. Los vouchers de pago tienen que ser firmados por los colaboradores el mismo da que se efectu el pago. CONCEPTOS: Planilla: Relacin nominal de los individuos que en una oficina pblica o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibidos. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1. Contador general 2. Gerente General EXCEPCIONES: N/A

POLTICA CUENTAS INCOBRABLES

ELABORADO POR: CDIGO: CON-008 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Definir quin o quines son los responsables de determinar y aprobar la cancelacin de cuentas incobrables. ALCANCE: A todas aquellas cuentas por cobrar que estn excedido su lmite de das de crdito y que no se obtenga respuesta del cliente. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Listado de morosidad Garantas proporcionadas por el cliente. POLTICA El Contador General y Gerente General son los responsables de oficializar las cuentas de difcil cobro que no sern recuperadas y que por consiguiente sern llevadas al gasto. La cancelacin de las cuentas de difcil o dudoso cobro sern efectuadas nicamente por el Contador General, una vez haya recibido la declaracin por parte del Gerente General debidamente firmado por este y el departamento Legal. Toda cancelacin deber cumplir con el mnimo establecido por el cdigo de comercio el cual es de dos aos. CONCEPTOS: Cuentas Incobrables: Todas aquellas cuentas por cobrar que despus de agotarse todo el proceso de cobranza no se ha logrado recuperar total o parcialmente el valor de la deuda. LISTA DE DISTRIBUCIN: Contador general, Gerente General. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DECLARACIN DE IMPUESTO SOBRE VENTAS

ELABORADO POR: CDIGO: CON-009 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Presentar la declaracin del Impuesto sobre Ventas de manera oportuna y dentro del plazo establecido por la ley, para evitar pago de intereses por mora. ALCANCE: A todas las compras y las ventas de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISION: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Estado de Ingresos por ventas Reporte de compras Formato de declaracin de impuestos POLTICA La declaracin del impuesto sobre ventas deber ser presentada dentro de los primeros siete das de cada mes. La declaracin deber ser aprobada por el Gerente General Debe ser cancelado el valor a pagar mediante cheque a favor de la Direccin Ejecutiva de Ingresos. CONCEPTOS: Impuesto sobre ventas: Gravamen que se aplica a las ventas. LISTA DE DISTRIBUCIN: Contador General y Gerente general EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE VITICOS
ELABORADO POR: CODIGO: CON-010 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Brindar a los colaboradores el recurso econmico necesario para que realicen los viajes de negocios requeridos por la organizacin. ALCANCE: Todos los empleados de la organizacin que tengan que movilizarse dentro o fuera del pas. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez por ao DOCUMENTOS APLICABLES: Tabla de clculo de viticos, Formato de autorizacin del viaje. POLTICA 1. Los Gastos por viticos se asignarn tomando en cuenta lo siguiente: La ciudad de destino Tiempo de estada Categora del empleado

2. Todos estos valores se otorgan segn tabla de viticos vigente. 3. El contador general se encarga del clculo y el Gerente General aprueba el pago del mismo. CONCEPTOS: Viticos: Pago realizado al personal que desempea actividades fuera de la empresa. LISTA DE DISTRIBUCIN: Contador General, Gerente General. EXEPCIONES: N/A

POLTICA DE CHEQUES DEVUELTOS

ELABORADO POR: CDIGO: CON-011 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Establecer el manejo de los cheques devueltos por fondos suficientes, para cobrar a nuestros clientes el recargo cobrado por el banco. ALCANCE: A todos los cheques devueltos por fondos insuficientes o cualquier otro concepto. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador general REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Cheque devuelto 2.Dbito bancario, nota de debito al cliente. POLTICA 1. Todo cheque devuelto por fondos insuficientes tendr un recargo establecido por el banco ms Lps.200.00 de gastos de administracin. 2. Todo cheque devuelto deber ser cancelado por el cliente dos das despus de recibida la notificacin del banco. 3. El Contador General es el encargado de realizar la nota de debito al cliente y el Gerente General la aprueba. CONCEPTOS: Fondos insuficientes: Es cuando la cuenta a la que pertenece el cheque carece de los fondos necesarios para cubrir el monto girado. LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Contador general 2.Gerente General. EXEPCIONES: N/A

POLTICAS DE APROBACIN DE CRDITOS

ELABORADO POR: CDIGO: CON-012 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Definir el perfil de los clientes que tendrn el acceso al crdito otorgado por la organizacin. ALCANCE: Todos los clientes de la organizacin que renan los requisitos establecidos. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Solicitud de crdito 2. Referencias bancarias 3. Referencias comerciales 4. Referencias personales 5. Escritura de constitucin 6. Constancia de pagos a cuenta. POLTICA 1. Para la aprobacin de crdito los clientes debern presentar los siguientes documentos: Solicitud de crdito debidamente llena con toda la informacin requerida. Referencias bancarias Referencias comerciales Referencias personales Escritura de constitucin si fuese persona jurdica y si fuese persona natural constancia de ingresos mensuales. Constancia de pagos a cuenta.

2. Los crditos tendrn un plazo lmite de pago de 30 das. 3. Todos los crditos son aprobados por el Contador general y el Gerente general. CONCEPTOS: Cliente: Persona que utiliza los servicios de otra persona natural o jurdica. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1.Contador general 2.Gerente General. EXEPCIONES: N/A.

POLTICAS DE COMBUSTIBLE A COLABORADORES

ELABORADO POR: CDIGO: CON-013 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Regular el consumo de combustible con el objetivo de reducir gastos. ALCANCE: Todos los motoristas que tengan vehculo asignado para las labores propias de la empresa. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General. REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Requisicin de combustible 2.Orden de compra 3. Facturas de combustible. POLTICA 1. No se dar combustible a los vehculos que no ejerzan funciones de la organizacin. 2. Queda cancelada la opcin de cargar combustible particular a la organizacin como cuentas por cobrar a colaboradores. 3. Todas las requisiciones debern ser autorizadas por el Contador General y el Gerente General. 4. La Gasolinera con la que se tenga la negociacin deber tener en su poder una orden de compra abierta para entregar combustible los motoristas correspondientes. 5. La gasolinera tiene que tener un listado con las identificaciones de los motoristas de la empresa para hacer el llenado del combustible. El combustible es para ejercer funciones de la empresa. Po lo tanto debe limitarse a: Motoristas que hagan diligencias de trabajo.

CONCEPTOS: Consumo: Utilizacin por parte del consumidor de un bien o un servicio. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1.Contador general 2.Gerente General EXEPCIONES: N/A.

POLTICAS DE PRESENTACIN DE ESTADOS FINANCIEROS

ELABORADO POR: CDIGO: CON-014 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Facilitar la informacin necesaria a los directivos para la toma de decisiones. ALCANCE: Todos los Balances y Estados de Resultados de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Balance General 2.Estado de resultados 3.Flujo de efectivo. POLTICA Los estados financieros debern ser presentados a la gerencia general a ms tardar los primeros 10 das de cada mes. Estos Estados Financieros sern discutidos con los directivos de la organizacin en una junta de cierre al menos 15 das despus del cierre del perodo. CONCEPTOS: Estados Financieros. Reportes que muestran la situacin financiera de la empresa al trmino de un perodo contable. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1.Contador general 2.Gerente General 3, Directivos. EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE COBROS
CDIGO: CON-015 ELABORADO POR: CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Recuperar en el tiempo establecido todas las cuentas adeudadas por nuestros clientes para obtener mayor liquidez en la empresa. ALCANCE: A todas la cuentas por cobrar de los clientes de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General. REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Recibo de pago 2. Factura original. POLTICA Los cobros se deben realizar al menos dos das antes de la fecha de vencimiento de la factura, mediante llamada telefnica a nuestro cliente para confirmar que da podemos enviar por el pago correspondiente. Los pagos se aceptaran en efectivo, Tarjeta de debito o crdito o con cheque girado a nombre de Enlace S de R.L. CONCEPTOS: Liquidez: Grado de convertibilidad en dinero de cualquier elemento patrimonial. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1.Contador general 2.Gerente General.

EXEPCIONES: N/A.

POLTICAS DE COMPRA DE MATERIALES

ELABORADO POR: CDIGO: CON-016 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Proveer de suministros las diferentes reas de la organizacin para realizar las tareas asignadas. ALCANCE: A todos los bienes o servicios que requiera la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1.Requisicin de suministros 2. Orden de compra 3. Cotizaciones 4.Nota de crdito 5.Nota de debito. 6. Factura. POLTICA
1.

Todas las compras debern estar respaldadas por una requisicin de materiales autorizada por el jefe de departamento. Todas las rdenes de compra sern autorizadas por el Contador General y el Gerente General. Las rdenes de compra debern estar respaldadas por al menos 3 cotizaciones.

2.

3.

CONCEPTOS: Proveer: Suministrar lo necesario o conveniente para un fin. LISTA DE DISTRIBUCIN: 1.Jefe de departamento 3. Contador general 3.Gerente General. EXEPCIONES: En caso de que el Gerente general se encuentre fuera de la organizacin las rdenes de compra sern aprobadas por el Jefe del departamento y el contador General.

POLTICAS DE PRESUPUESTO DE GASTOS

ELABORADO POR: CDIGO: CON-017 CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Controlar los egresos con el fin de hacerle frente a las obligaciones y necesidades financieras de la organizacin ALCANCE: Todos los gastos que se incurren en el ejercicio de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao
CODIGO: DOCUMENTOS VT-001 2. Proyeccin ELABORADO POR: APROBADO POR: FECHA DE APROBACION: APLICABLES: 1.Presupuesto de gastos de aos anteriores GERENTE GENERAL 28 DE MARZO DEL 2010

JEFE DE VENTAS de gastos para un perodo.

POLTICA
1.

Se harn presupuestos de gastos con el fin de manejar y controlar las salidas de efectivo suficientes para cubrir las necesidades de cada mes. El contador general deber preparar al final de cada mes una comparacin entre lo presupuestado & lo real, y las variaciones debern ser justificadas por los jefes de cada departamento.

2.

CONCEPTOS: Presupuesto de egresos: Es una proyeccin de que se hace considerando los gastos futuros de una organizacin sean estos fijos o variables. LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Jefes de departamentos 2. Contador General 3. Gerente General EXEPCIONES: N/A.

POLTICA COMPRA DE ACTIVOS

CDIGO: CON-018 ELABORADO POR: CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Establecer el proceso que deben seguir los jefes de departamento para solicitar las compras de activos fijos. ALCANCE: Toda compra de activos RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: solicitud de compras POLTICA: 1). Los jefes de departamentos son los encargados de presentar la solicitud de compa de activos al Contador General 2). La solicitud de compra de activos podr ser aprobada o no por el Contador General, siempre y cuando el monto de la misma no sobrepase cincuenta mil lempiras (L. 50,000.00). 3). Si el monto de la solicitud de compra de activos sobre pasa los cincuenta mil lempiras (50,000.00) esta ser aprobada por el Gerente General. 4). Para que la compra de activos sea aprobada, esta deber ser incluida en el presupuesto anual de la empresa. 5). El proceso de compra, inicia hasta que se tiene aprobada la solicitud de compras de activos. CONCEPTOS: Activos: son todos los bienes que posee la empresa, estos pueden ser tangibles o intangibles.

LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Jefe del departamento 2.Contador general. general. EXCEPCIONES: N/A

3. Gerente

POLTICA DEVOLUCIN DE COMPRAS

CDIGO: CON-019

ELABORADO POR: CONTADOR GENERAL

APROBADO POR: GERENTE GENERAL

FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Evitar recibir suministros que no hayan sido solicitados por nuestra empresa, para mantener nicamente productos de calidad. ALCANCE: Todo compra de productos RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: facturas y orden de compra. POLTICA: 1). Todo aquel producto que no hay sido solicitado por medio de la orden de compra, ser devuelto al proveedor. 2). Los productos o suministros que presenten daos o no sean conforme a la calidad solicitada, ser devueltos al proveedor. 3). Si los productos entregados no son conforme a lo solicitado, se le notificara inmediatamente al proveedor, ya que estos no podrn ser recibidos por nuestra empresa. CONCEPTOS: Factura: documento que contiene la informacin referente a los productos vendidos, especificando la cantidad y descripcin de los mismos.

LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Contador General EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE SELECCIN DE PROVEEDORES

CDIGO: CON-020 ELABORADO POR: CONTADOR GENERAL APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Definir las condiciones que servirn de gua para la seleccin de proveedores que nos garanticen el suministro oportuno a nuestra empresa. ALCANCE: Todos los proveedores que puedan suministrar oportunamente los suministros o servicios requeridos RESPONSABLE DE LA REVISIN: Contador General REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: solicitud de proveedores. POLTICA: 1). El Contador General ser el encargado de seleccionar a los proveedores con el gerente general. 2). La seleccin de los proveedores ser en base a la calidad, tiempo de entrega, precios y polticas de crdito que nos ofrezcan. 3). La resolucin de la solicitud de inscripcin como proveedor, deber tomarse en un plazo no mayor de 15 das. 4). La empresa deber contar con tres proveedores para todos aquellos productos o servicios que se requieran. CONCEPTOS: Proveedor: es el trmino que se aplica a la persona o a la empresa que provee o abastece de productos o servicios necesarios a una persona o empresa. LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Contador general. 2. Gerente general. EXCEPCIONES: N/A

POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE LOGSTICA

POLTICA MANTENIMIENTO PREVENTIVO AREA DE ALMACENAJE

CDIGO: GL: 001 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPOSITO: Preservar la funcionalidad, utilidad y buen aprovechamiento de los espacios, y la durabilidad de los bienes inmuebles para un mejor manejo de los activos de la empresa y prevenir accidentes. ALCANCE: Todas las reas del departamento de logstica y sus colaboradores. RESPONSABLE DE LA REVISION DE POLTICA: Gerente de logstica REVISION DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Calendario de programacin 2. Equipo de trabajo 3. Informes de mantenimientos POLTICA: El Gerente de Logstica programar las diferentes actividades de revisin del equipo e infraestructura que considere necesario efectuar para asegurar el correcto funcionamiento de las zonas de almacenajes, se programara cada tres meses. CONCEPTOS: Prevencin: Es la forma de adelantarte a posibles accidentes para poder identificar y tomar las acciones pertinentes. LISTA DE DISTRIBUCIN: a. Gerente de logstica b. Jefe de almacn c. Colaboradores del rea de logstica EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE CONTROL DE PLAGAS

CDIGO: GL: 002 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Mantener controlada la produccin de plagas de insectos y araas de tanto en las oficinas como en las reas de almacenaje de los productos y materiales de nuestros clientes. ALCANCE: A todas las instalaciones de la empresa RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Logstica REVISION DE LA POLITICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Reportes de control de fumigaciones POLTICA 1. Controlar la presencia de ratones e insectos para proporcionar un buen servicio a nuestros clientes 2. Se entrena al personal de aseo sobre las trampas colocadas en las diferentes reas de las instalaciones del edificio y cmo manejar los mismos. 3. El personal de ase se encargara de verificar una vez al mes que se est cumpliendo y se coordina con la empresa fumigadora. CONCEPTOS: Contaminacin: es cualquier elemento orgnico fsico o qumico que no debe de estar en contacto con el producto LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Gerente de Logstica 2. Publicacin en el mural de anuncios. 3. Jefe de almacn

EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE ILUMINACIN
CDIGO: GL: 003 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Mantener la iluminacin adecuada tanto en el rea de administracin as como en el rea de almacenajes para poder desarrollar bien las actividades todo enfocado en el tema de seguridad. ALCANCE: A toda la iluminacin de las instalaciones de la organizacin RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Logstica REVISION DE LA POLITICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Reporte de observaciones POLTICA La iluminacin de las reas de afuera del edifico se mide por observacin. La iluminacin del rea de instalaciones de almacenes se medir con un luxmetro de grficos considerando que tenga 150 unidades lux. Es responsabilidad del jefe de Logstica revisar mensualmente el equipo de iluminacin y hacer ajustes si fuese necesario. CONCEPTOS: Observacin: Palabra utilizada para informar un punto de mejora LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Jefe de Logstica 2.Personal de la organizacin 3.Jefe de almacn

EXEPCIONES: N/A

POLITICA DE MANEJO DE QUMICOS

CDIGO: GL: 004 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Evitar la contaminacin de productos comestibles y no comestibles, y controlar el manejo de qumicos en las reas de almacenajes. ALCANCE: Todos los materiales considerados qumicos RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Logstica REVISION DE LA POLITICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Reporte de materiales qumicos y contaminantes control de existencias POLTICA 1). Capacitar peridicamente al personal de almacenes y aseo, en cuanto al manejo de los productos qumicos. 2).Todos los qumicos debern estar separados y etiquetados unos con otros para evitar la confusin y de esa manera controlar el manejo de los mismos. CONCEPTOS: Qumico: Materiales con componentes de fabricacin de delicado manejo y por ende necesitan un trato especial. LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Jefe de Logstica 2. Contabilidad 3.Personal de Logstica 4.Jefe de almacn

EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE CONTROL DE CALIDAD

CDIGO: GL: 005 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Tener un manual de calidad que ayude a dar un servicio de primera a nuestros clientes y dar un servicio de primera. ALCANCE: A todas las actividades realizadas en los diferentes departamentos. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica REVISIN DE LA POLTICA : Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: Manual de calidad POLTICA: 1- Todo servicio que se a nuestros clientes tiene que hacerse con los estndares de calidad que se merece esto para mantener una relacin de cordialidad y servicio y estandarizar los procesos.

CONCEPTOS: Control de Calidad: Tcnicas utilizadas para estandarizar un proceso. LISTA DE DISTRIBUCION: 1- Gerente de Logstica y operaciones 2.- Gerente General 3.-Jefe de almacn

EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE MONITOREO DE TEMPERATURA

CDIGO: GL: 006 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Conservar la temperatura adecuada para evitar para el manejo de los materiales que necesitan una temperatura moderada para su trato ALCANCE: rea de almacenajes de refrigerados RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica REVISION DE LA POLITICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Formato de control de temperatura y enfriamiento de almacenamiento. 2. Control de termmetros POLTICA 1. Es responsabilidad del jefe de almacn mantener el control de la temperatura en un promedio para el manejo de los productos que necesitan refrigeracin . 2. En caso de desviacin de la temperatura debe de notificarse de inmediato para tomar acciones 3. La revisin de la temperatura se realizara diariamente con una frecuencia de dos horas.

CONCEPTOS: Temperatura: Se utilizar para mantener un nivel de lgico para mantener un producto en buen estado LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Gerente de Logstica 2.Jefe de almacn

EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE PERMANENCIA EN EL REA DE TRABAJO

CDIGO: GL: 007 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPOSITO: Que cada empleado pueda cumplir su labor en el ms alto grado de rendimiento posible teniendo un balance entre el trabajo y su vida personal.

ALCANCE: Todos los empleados de la organizacin RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica. REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES: N/A

POLTICA Todos los empleados de los diferentes departamentos de la organizacin debern permanecer en su rea de trabajo, para alcanzar as el nivel de productividad deseado y una mayor eficacia.

CONCEPTOS: calidad

Permanencia: Mantenerse sin cambio en un mismo lugar estado o nivel de

LISTA DE DISTRIBUCIN: Todas los departamentos de la organizacin

EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE OPTIMIZACIN DE LOS RECURSOS

CDIGO: GL: 008 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Reducir costos para aprovechar los recursos que tiene la organizacin. ALCANCE: Todos los materiales, activos y empleados de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica. REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao. DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Control de activos 2. Control rendimiento de tareas

POLTICA Todos los colaboradores debern usar adecuadamente y eficientemente los recursos con los que cuenta la organizacin.

CONCEPTOS:

Optimizacin: Buscar la mejor manera de realizar una tarea

LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Todos los empleados de la organizacin

EXEPCIONES: N/A.

SEGURIDAD Y PROTECCIN
CDIGO: GL: 009 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Proteger la integridad fsica de los empleados, como de las dems personas; como ser: visitantes proveedores y clientes.

ALCANCE: Todos los Empleados de la organizacin, visitantes, clientes y proveedores. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica REVISIN DE LA POLTICA: continuamente DOCUMENTOS APLICABLES: Formatos de control y seguridad de accesos a reas de almacn POLTICA El Gerente de Logstica deber considerar, en toda adecuacin y/o mantenimiento correctivo que se haga, como principio primordial la proteccin a la integridad fsica de las personas que prestaran el servicio de mantenimiento o remodelacin (adecuacin) necesaria.

CONCEPTOS: Proteccin: Palabra clave utilizada para dar seguridad a los colaboradores, clientes y proveedores

LISTA DE DISTRIBUCION: 1.Gerente de Logstica 2.Gerente general

EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE ENTREGA DE UNIFORMES

CDIGO: GL: 010 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Entregar a todos los empleados de la organizacin uniformes para que se identifiquen con la empresa y as mismo sea un punto de motivacin y respeto para trabajar con nuestra empresa.

ALCANCE: Todos los empleados de la organizacin RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica y Gerente general

REVISIN DE LA POLTICA: constantemente. DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Informenes de entregas de uniformes POLTICA 1. La organizacin entregara todos los aos uniformes a los empleados de la organizacin para tener una excelente presentacin antes nuestros clientes y proveedores

CONCEPTOS: Uniformes: Material que hace verse de forma igual a quienes lo utilizan

LISTA DE DISTRIBUCION: 1. Todos los empleados de la organizacion

EXEPCIONES: N/A.

POLTICA DE ENTREGA DE EQUIPO DE TRABAJO

CDIGO: GL: 011 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGISTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Suministrar el equipo de trabajo necesario para la realizacin de sus labores y actividades diarias a los empleados del departamento de produccin.

ALCANCE: Todos los empleados del departamento de produccin RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Logstica y gerente de produccin

REVISION DE LA POLTICA: dos veces al ao. DOCUMENTOS APLICABLES: 1. Formato de entrega de equipo POLTICA 1. La organizacin brindara oportunamente a los empleados los instrumentos necesarios para la ejecucin del trabajo. 2. En caso de que los instrumentos de trabajo sean extraviados por el colaborador, stos debern ser pagados por los empleados..

DEFINICIONES: Equipo de Trabajo: Son todos aquellos que el empleado requiera para desarrollar sus tareas de acuerdo a cada puesto.

LISTA DE DISTRIBUCION: 1. empleados de reas de Logstica

EXEPCIONES: N/A.

CDIGO: GL-012

ELABORADO POR: GERENTE DE LOGSTICA

APROBADO POR: GERENTE GENERAL

FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Brindar los servicios de red a todos los empleados y que sirva como apoyo en el desarrollo de sus funciones.

POLTICA DE USO INTERNET ALCANCE: aplicable a todos los empleados que DE tengan asignacin de computadoras.
RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica REVISIN DE LA POLTICA: Una vez al ao DOCUMENTOS APLICABLES: N/A POLTICA: El acceso a Internet es totalmente restringido y solo para el uso estrictamente de la empresa ya que este no debe ser usado para el uso personal y/o comercial del usuario. Prohibido el acceso a lugares de Internet con contenido obsceno, irrespetuoso o de sitios que apoyen prcticas ilegales que atenten contra las normas de ENLACE. CONCEPTOS: Red: Una red de computadoras (tambin llamada red de ordenadores, red informtica o red a secas) es un conjunto de computadoras y/o dispositivos conectados entre s y que comparten informacin, recursos y servicios como ser el e-mail, chat, juegos, etc LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente de Logstica

EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE ACCESO A SISTEMA DE INFORMACION

ELABORADO POR: CDIGO: GL-013 GERENTE DE LOGSTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Garantizar la privacidad por parte de los empleados y proteger la informacin confidencial que se da dentro la organizacion. ALCANCE: A todo el personal de la organizacion. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica, gerente general y cada supervisor de area. REVISIN DE LA POLTICA: continua DOCUMENTOS APLICABLES: Correo, memorndum o comunicado interno. POLTICA Se prohbe intentar o realizar accesos a cuentas de usuario que no sean las propias utilizando cualquier protocolo. El acceso, el uso y administracin de la informacin de los clientes deber registrarse para cada usuario responsable, mediante la creacin de perfil de usuario que se definen como conjunto de privilegios de acceso a los diferentes aplicativos, para el procesamiento o consulta de los datos y dependiendo de las funciones asignadas a los puestos de trabajo dentro de las unidades en las que pertenecen los usuarios. CONCEPTOS: FTP: es uno de los diversos protocolos de la red Internet, concretamente significa File Transfer Protocol (Protocolo de Transferencia de Ficheros) y es el ideal para transferir grandes bloques de datos por la red. LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente de Logstica EXCEPCIONES: Las que disponga la gerencia.

POLTICA MANTENIMIENTO DE SISTEMA

CDIGO: GL-014 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGSTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Contar con mantenimiento preventivo y correctivo para el buen funcionamiento del equipo y de los sistemas el cual debe estar bien detallado en un manual de contingencia. ALCANCE: A todos los sistemas operativos y funcionales de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica REVISIN DE LA POLTICA: Semestralmente DOCUMENTOS APLICABLES: Reportes de Revisiones y mantenimientos al sistema POLTICA Deben respetar las horas y fechas establecidas por el departamento de Logstica para la revisin y el mantenimiento del equipo de la organizacion. Debe respetarse y no modificar la configuracin de hardware y software establecida, peridicamente debe hacerse el respaldo de los datos guardados en PCS y servidores y las copias de respaldo deben guardarse en un lugar seguro, a prueba de hurto, incendio e inundaciones. CONCEPTOS: Hardware: Son los componentes fsicos de la computadora, es decir, todo lo que puede verse y tocar LISTA DE DISTRIBUCIN: Gerente de Logstica y Gerente General EXCEPCIONES: las que disponga la Gerencia General.

POLTICA USUARIO DE SISTEMA

CDIGO: GL-015 ELABORADO POR: GERENTE DE LOGSTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: velar y controlar el acceso a informacin de su computadora asignada en las funciones que desempea, responsabilizndose de toda la informacin que maneja en su mquina cuidando la integridad de la organizacin. ALCANCE: A todos los empleados de la organizacin que tengan equipo asignado RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica y Supervisores de reas REVISIN DE LA POLTICA: continua DOCUMENTOS APLICABLES: formulario de acceso a software POLTICA Para prevenir el acceso no autorizado, los usuarios o empleados deben usar un sistema de contraseas y adems deben configurar el protector de pantalla para que se active al cabo de 10 minutos de inactividad y que requiera una contrasea al reactivarlo.. Adems el usuario debe activar el protector de pantalla manualmente cada vez que se ausente de su oficina para proteger la informacin. Es responsabilidad de cada empleado hacer entrega de todos los hardware referentes a las licencias que posea la estacin de trabajo que est bajo su cargo; en el caso de prdida de los hardware por parte del usuario, deber de justificar por escrito ante el supervisor a cargo o el Gerente de Logstica y la Administracin bajo que situaciones se gener el hecho. CONCEPTOS: Usuario de sistema: es un rol predefinido que incluye tareas y procedimientos que permiten a los usuarios ver informacin bsica sobre el servidor. LISTA DE DISTRIBUCION: Jefes de departamentos y Gerente de Logstica EXCEPCIONES: N/A

POLTICA SISTEMA DE REDES

ELABORADO POR: CDIGO: GL-016 GERENTE DE LOGSTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: establecer directrices, procedimientos y los requisitos para asegurar la integridad y la proteccin apropiada de la Informacin. ALCANCE: A todo el personal con accesos a los diferentes sistemas de la organizacin RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica y los Supervisores de rea REVISIN DE LA POLTICA: Continua DOCUMENTOS APLICABLES: Manuales de procesos de cada sistema. POLTICA: Prohibir la divulgacin, duplicacin, modificacin, destruccin, prdida, mal uso, robo y acceso no autorizado de informacin propietaria. Todos los cambios en los servidores y equipos de red, incluyendo la instalacin del nuevo software, el cambio de direcciones IP, la reconfiguracin de routers y switchs, deben ser documentados y debidamente aprobados, excepto si se trata de una situacin de emergencia. Todo esto es para evitar o prevenir problemas por cambios apresurados y que puedan causar interrupcin de las comunicaciones o cada de la red. CONCEPTOS: Una red de computadoras: tambin llamada red de ordenadores o red informtica, es un conjunto de equipos conectados por medio de cables, seales, ondas o cualquier otro mtodo de transporte de datos, que comparten informacin, recursos, servicios, etc. LISTA DE DISTRIBUCIN: Todo el Personal de la organizacin
EXCEPCIONES: Las

que la Gerencia disponga

POLTICA LLAMADAS TELEFNICAS

ELABORADO POR: CDIGO: GL-017 GERENTE DE LOGSTICA APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Verificar el uso adecuado de las lneas y llamadas telefnicas por parte de los empleados, para evitar costos adicionales. ALCANCE: A todas las lneas telefnicas de la organizacin.

RESPONSABLE DE LA REVISIN: Gerente de Logstica REVISIN DE LA POLTICA: continua DOCUMENTOS APLICABLES: Memorndum y cocheos de llamadas POLTICA Todos los empleados que tengan bajo su cargo una lnea telefnica son totalmente responsables del uso adecuado, bajo una clave personal y secreta que ser proporcionada por el departamento de Logstica En el caso de llamadas personales de larga distancia y a telfonos celulares el empleado tambin deber llenar el formato, comprometindose a pagar en su totalidad el costo de la llamada, cuando llegue el recibo telefnico correspondiente. CONCEPTOS: N/A LISTA DE DISTRIBUCIN: todos los empleados

EXCEPCIONES: Las que autorice la gerencia.

POLTICAS DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

DAOS EN PRODUCTO POR MAL MANEJO EN CONTENEDOR

APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-001

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES

PROPSITO: Asegurarnos de no causar prdidas a la empresa por mal manejo de los productos en los contenedores, y as tener mejores resultados ALCANCE: A todas las importaciones. RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao DOCUMENTOS APLICABLES: Documentos autorizacin aduana, formulario de reporte de daos en producto contenedor. POLTICA 1. Todo contenedor que contenga producto daado, se detendr la descarga hasta que haya llegado el Inspector para que levente un informe y sea presentado a la Naviera y al Seguro. 2. Si el dao sobrepasa el 50% se deber llamar al Abogado. Una vez se encuentren presente las personas involucradas para hacer el reporte, se proceder a la descarga del producto CONCEPTOS: Daos en productos: Es la prdida parcial o total de un producto LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente General, Gerente de Operaciones. EXCEPCIONES: N/A

SEGURIDAD DE LA CARGA
ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-002

PROPSITO: Asegurarse de que todos los contenedores lleguen sin riesgos a nuestro plantel para tener mejor control en los productos en ellos. ALCANCE: Aplica a la carga que se trae en los contenedores, salidos de aduana. RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao DOCUMENTOS APLICABLES: Documentos de aduana, orden de entrada de contenedor en plantel. POLTICA 1. 2. 3. 4. Se le deber colocar seguridad a toda carga consolidada y contenedor. Toda carga o contenedor con valor mayor a $250,000.00 se debe solicitar Patrulla. Se debe monitorear el trnsito de cada carga y cada contenedor. El trnsito de toda carga consolidada o contenedor en horas nocturnas deber ser autorizado por el Gerente de Operaciones. 5. Toda desviacin en la ruta de la carga consolidada o contenedor deber ser autorizado por el Gerente de Operaciones. 6. El Gerente de operaciones deber firmar la hoja de solicitud de seguridad, la cual sirve de comprobante para el pago de la misma. Concepto: Seguridad de la carga: Reducir al mnimo el riesgo de prdida parcial o total del producto LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente General, General de Operaciones EXCEPCIONES: N/A

USO DE UNIFORME EN PORTUARIA

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-003

PROPSITO: Establecer las polticas que regulen el uso de uniforme de la empresa para lograr una mejor presentacin e imagen personal en el rea portuaria. ALCANCE: Jefe de logstica, Supervisor de logstica RESPONSABLE DE LA POLICA: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao. DOCUMENTOS APLICABLE: Cdigo interno de trabajo POLTICA Todo personal de ENLACE est en la obligacin de utilizar el uniforme de trabajo, tanto el personal masculino como femenino que ingrese en portuaria como ser: uniforme Enlace y los utensilios chaleco refractivo, gafas, mascarilla, caso. CONCEPTOS: Uniforme. Es la vestimenta que se utiliza para que los clientes y el pblico en general puedan identificar al personal de la empresa.

Lista de distribucin: Personal de Operaciones, Personal de Logstica

Excepciones: N/A.

POLTICA DE SEGURIDAD
ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-004

PROPSITO: Determinar y establecer la responsabilidad de seguridad de toda la empresa. ALCANCE: A todo los colaboradores de Enlace RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao DOCUMENTOS APLICABLES: Reglamento interno de trabajo POLTICA Contar con un equipo completo de seguridad, desde guardias capacitados, hasta tecnologa de video, que aseguren los activos de la empresa CONCEPTO: Seguridad. Dar a conocer los deberes y obligaciones a cada vigilante en los diferentes puestos que se integre. LISTA DE DESTRIBUCION: A todo el personal. EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE GASTOS DE ALIMENTACIN Y TRANSPORTE

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-005

PROPSITO: Establecer una poltica que regule el pago de gastos de alimentacin y trasporte a los empleados de ENLACE que en forma circunstancial, trabajen despus de las siete de la noche y fines de semana. ALCANCE: A todo el personal que se requiere que trabaje en horarios o das especiales RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao. DOCUMENTOS APLICABLE: Vale de caja, autorizado por cada Gerencia POLTICA Se brindara un monto por gasto de alimentacin a los trabajadores que se queden laborando despus de la jornada de trabajo, otro por trasporte si estos laboran despus de las nueve de la noche. CONCEPTOS: Gastos. Se ocasionan cuando se requiere que los empleados permanezcan mas del tiempo de la jornada de trabajo, y se tenga que incurrir en los gastos de alimentacin y trasporte de los mismos. LISTA DE DISTRIBUCION: A todo el personal

EXCEPCIONES: Personal de Seguridad

POLTICA DE SALIDA Y ENTRADA DE CONTENEDORES

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACIN: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-006

PROPSITO: Fortalecer el control interno en el momento de la salida y entrada de contenedores. ALCANCE: A todos los contenedores que entran y salen del plantel de la organizacin. RESPONSABLE DE REVISION: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao. DOCUMENTOS APLICABLES: Hojas de salidas, comprobantes de pagos, y recibos por servicios y formatos de autorizacin. POLTICA Unificar las salidas y entradas de contenedores, facilitando al personal de seguridad que est ubicado en cada una de las casetas de los portones de salida, el registro y chequeo de cada una de las unidades. CONCEPTOS: Salidas y Entrada; se estima como salidas y entrada cuando algn Contenedor, abandone o retorne al plantel para hacer la entrega del producto del cliente y cuando valla a traer a portuaria un determinado producto. LISTA DE DISTRIBUCION: Personal de Operaciones EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE TRASLADO DE CONTENEDORES DE PORTUARIO AL PLANTEL

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-007

PROPSITO: Movilizar y resguardar los contenedores desde su salida de la Portuaria hasta el plantel de ENLACE. ALCANCE: A todos los contenedores con carga de la portuaria al plantel RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao. DOCUMENTOS APLICABLES: Permisos provisionales, autorizaciones de movilizacin POLTICA Asegurar el traslado de los contenedores desde las instalaciones portuarias, hasta las instalaciones del plantel de ENLACE por medio de las personas idneas que no pongan en riesgo la seguridad de las unidades, mediante experiencia comprobada de los mismos. CONCEPTOS: Trasladar. Hacer llegar los Contenedores con mercadera de los clientes hasta el plantel de ENLACE

LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente de operaciones y jefe de almacn

EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE INVENTARIO DE CONTEDORES

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-008

PROPSITO: Controlar el inventario de contenedores en toda la empresa, determinar el grado de organizacin que esta posee, es por esta razn que se pretende normalizar los pasos a seguir para este control en la empresa ENLACE. Para tambin manejar un mejor control de los contenedores, en plantel y circulacin. ALCANCE: A todos los contenedores en el predio de la organizacin. RESPONSABLE DE LA REVICION: Gerente de Operaciones REVISION DE POLITICA: Cada ao. DOCUMENTOS APLICABLES: Formato inventario de equipo. POLTICA 1. Hacer inventario de contenedores cada mes. 2. Enumerar los contenedores para llevar mejor orden de contenedores en plantel y en circulacin 3. Cada vez que entre y salga un Contenedor el guardia de turno debe de anotarlo CONCEPTO: Inventario: Existencia de un bien que puede ser cuantificable LISTA DE DISTRIBUCION: Aplica para personal Operaciones EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE SEGRO DE CONTENEDOR Y MERCADERA

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CODIGO: OPE-009

PROPOSITO: Cuidar y proteger los bienes y artculos del cliente en los contenedores para evitar reclamos y denuncias de cliente. ALCANCE: A las plizas de seguros de contenedores y mercadera RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao. DOCUMENTOS APLICABLES: Formulario de revisin de producto, plizas de seguro. POLTICA 1. Se deben asegurar los siguientes bienes dentro la empresa. Mercadera de cliente. Contenedor. Cabezal 2. Se deben tomar en cuenta los valores en inventarios en caso de mercadera y avalos en caso de cabezal para asegurarnos que los valores sean reales y enviarlos a la aseguradora. 3. El seguro debe cubrir todo riesgo. 4. Las plizas de seguro debe guardarse en la caja de seguridad de la empresa.

CONCEPTOS: Seguro de Contenedores: son aquellos que protegen en dao de la mercadera en los contenedores, estos cubren el gasto de dicho accidente. LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente General, Contabilidad y Gerente de operaciones

EXCEPCIONES: N/A

POLTICA DE REQUISICIONES DE BODEGA DE PLANTEL

CDIGO: OPE-010 ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL

FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

PROPSITO: Establecer parmetros para el control y salidas de materia prima de la bodega de plantel, para tener un mayor orden dentro de la misma ALCANCE: A todos la requisiciones material almacenado RESPONSABLE DE LA REVISION DE LA POLITICA: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao DOCUMENTOS APLICABLES: Control y entrada de salida de bodega de materiales, Formato de requisiciones a Bodega. POLITICA 1. Se llena formato de requisicin en donde se detalla la siguiente informacin: Nombre del departamento. Nombre de la persona responsable: Fecha. Cantidad Descripcin del producto. 2. Presentar a la bodega con la requisicin para su entrega. 3. Toda requisicin llevar la firma del contador general. 4. Las requisiciones se ingresara al sistema al final del da para su rebaja CONCEPTOS; Requisicin: Es la solicitud de un producto en especfico a la bodega para uso de la empresa. Lista de Distribucin: Gerente General, Contador, Gerente de Operaciones EXCEPCIONES: Ninguna

POLTICA DE ATENCIN AL CLIENTE

ELABORADO POR: GERENTE DE OPERACIONES APROBADO POR: GERENTE GENERAL FECHA DE ELABORACION: 06 DE JULIO DEL 2013

CDIGO: OPE-011

PROPSITO: Bsqueda, atencin y informacin de clientes, Informar sobre su producto en puerto, si se encuentra en buen estado. Localizacin de producto el destino y ubicacin y entrega del mismo. ALCANCE: A todos los clientes de Enlace RESPONSABLE DE LA REVISION: Gerente de Operaciones REVISION DE LA POLITICA: Cada ao DOCUMENTOS APLICABLES: Control de llamadas telefnicas POLTICA Todo cliente debe ser atendido en administracin, y debe de ser informado sobre la localizacin de su producto desde la llegada a puerto si este viene en buen estado, o en mal estado, la salida de puerto as como la llegada al plantel y Operaciones ser el encargado de enviar su producto a su empresa. CONCEPTOS: Cliente: Son la parte primordial para que una empresa exista LISTA DE DISTRIBUCION: Gerente General, Gerente de Operaciones EXCEPSIONES: N/A