UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y ADMINISTRACION DE EMPRESAS TURISTICAS EXPERIENCIA EDUCATIVA: AUDITORIA Y CONSULTORIA CATEDRATICO: GUADALUPE JUAREZ

NOMBRE DEL ALUMNO: HERNANDEZ MONTERO EDER EMMANUEL NOMBRE DEL TRABAJO: AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS (IMSS)

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INDICE

Presentacin de la Empresa IMSS.3 Introduccin....4 Antecedentes de la Empresa.5 Historia del IMSS .6 Misin del IMSS ...9 Visin del IMSS.10 Valores del IMSS ...10 Organigrama del IMSS...15 Informe de la Auditoria Administrativa17 a) Objetivos de la Auditoria Administrativa .18 b) Hechos relevantes a Nivel Departamento .19 c) Metodologa..22 d) Recomendaciones.23 e) Conclusin..24 f) Anexos25

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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

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INTRODUCCION

La administracin es el eje central sobre el cual gira la empresa, por lo que resulta importante el revisar y hacer un diagnstico de la misma, con el propsito de detectar problemas y solucionarlos. Con el desarrollo de la tecnologa en los sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud; es por ello, que es cada vez ms importante por parte de los altos mandos que cuenten con una evaluacin de su organizacin a nivel global, tanto individual como colectiva, este examen es mejor conocido como auditoria administrativa, la cual consiste en detectar las deficiencias de lo evaluado y posteriormente sugerir las posibles soluciones para la organizacin. La importancia de la auditoria administrativa radica en que existe una constante necesidad de examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma. Es un examen detallado de la administracin de un organismo realizado por un profesional de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, sus metas fijadas con base en la organizacin, sus recursos humanos, financieros, materiales, mtodos y controles, y su forma de operar. El siguiente documento contiene informacin de mucha importancia concerniente a una Auditoria Administrativa, realizada a partir del mes de Agosto del 2011, con el propsito general de identificar los principales problemas en el rea de Abastecimientos de la Empresa IMSS, de forma tal que se presenta una evaluacin y se determinan las reas de mejora. Debido al gran impacto que representa el rea de Abastecimientos, que depende en gran medida de la atencin a los derechohabientes, es necesario auditar dicha rea; es por ello que la Administracin se ha encargado de la planeacin, organizacin e implementacin de un programa de accin que permita identificar y resolver diversos conflictos derivados del mal funcionamiento del rea, evaluando diversos aspectos de la misma como manuales de procedimiento, manuales de organizacin, capacitacin para las funciones del rea, funciones y obligaciones, trato a derechohabientes, etc. A continuacin encontrar informacin relacionada al grado de aplicacin del proceso administrativo en el rea, donde se explica ampliamente la metodologa que se utiliz para llevar a cabo la auditoria, los instrumentos utilizados, los resultados obtenidos y las recomendaciones gestionadas por la unidad auditora.
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ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

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INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

El IMSS es la institucin de seguridad social ms grande de Amrica Latina, pilar fundamental del bienestar individual y colectivo de la sociedad mexicana y principal elemento redistribuidor de la riqueza en Mxico; es sin duda, una de las instituciones ms queridas por los MEXICANOS.

Historia del IMSS

Las reivindicaciones para la clase trabajadora se plasmaron desde la Constitucin Poltica de 1917, el Artculo 123 establece, entre otras medidas, responsabilidades de los patrones en accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, as como tambin la obligacin de observar los preceptos legales sobre higiene y seguridad. Sin embargo, no fue sino 26 aos despus cuando bajo el gobierno del Presidente de la Repblica Manuel vila Camacho se logr hacer realidad este mandato constitucional. En su discurso de toma de posesin, el primero de diciembre de 1940, el Presidente vila Camacho anunci: "...todos debemos asumir desde luego el propsito, que yo desplegar con todas mis fuerzas, de que un da prximo las leyes de seguridad social protejan a todos los mexicanos en las horas de la adversidad, en la orfandad, en la viudez de las mujeres, en la enfermedad, en el desempleo, en la vejez, para sustituir este rgimen secular que por la pobreza de la nacin hemos tenido que vivir". El 19 de enero de 1943 naci el Instituto Mexicano del Seguro Social, con una composicin tripartita para su gobierno, integrado, de manera igualitaria, por representantes de los trabajadores, de los patrones y del Gobierno Federal. De inmediato comenz a trabajar su Consejo Tcnico. Entonces, al igual que hoy, sus integrantes han sabido anteponer a los legtimos intereses que representan el bien superior del Seguro Social, constituyndose as en garanta de permanencia y desarrollo institucional.

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Se recibi la primera aportacin del Gobierno Federal por la cantidad de cien mil pesos; se afili la primer empresa y se expidi la primera credencial de afiliacin. El 6 de abril de 1943 se funda el Sindicato Nacional de Trabajadores del Seguro Social (SNTSS), que hoy en da constituye la organizacin sindical ms grande del apartado A del Artculo 123 Constitucional. El decreto de creacin del IMSS prevea la puesta en marcha de los servicios para el 1 de enero de 1944. Cuenta Miguel ngel Huerta, fundador del IMSS:

"El 31 de diciembre de 1943 no sabamos todava qu iba a pasar. Al da siguiente, sbado, recibimos un llamado urgente a nuestras casas, porque no era da hbil, para presentarnos en las oficinas del Seguro. Ah nos recibi el licenciado Garca Tllez y nos dijo: El Seor Presidente de la Repblica me acaba de llamar director general del Seguro y hoy empezaron los servicios del Seguro Social." En palabras de Ignacio Garca Tellez, primer Director del IMSS (1944-1946): "El Seguro Social, tiende a liquidar un injusto privilegio de bienestar brindando igualdad de oportunidades de defensa biolgica y econmica a las mayoras necesitadas"

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IMSS EN VERACRUZ Para fines de 1961 el Instituto Mexicano del Seguro Social inicio sus actividades en el estado de Veracruz, con 20 451 asegurados del rgimen ordinario urbano, 924 patrones y una poblacin derechohabiente de 60 676 personas, en los municipios de Xalapa, Veracruz, Coatepec, Coatzacoalcos y Minatitln. La seguridad social ha tenido como responsabilidad incorporar a los usuarios al disfrute de los beneficios del desarrollo de un pas, atendiendo a los asegurados y beneficiarios, proporcionndoles servicios de salud y otras prestaciones en especie y en dinero. Todo ello con el propsito de elevar la calidad de vida y propiciar la superacin individual, familiar y comunitaria. Es aqu en Veracruz en donde hace 45 aos nace la seguridad social. En sus inicios desde luego, la tarea se antojaba ardua, difcil, pues en la medida en que el horizonte se abra, alcanzarlo pareca como flor de milagro, pero seguramente la fortaleza, la serenidad y templanza de aquellos pioneros, de aquellos hombres y mujeres que lucharon con esperanza y con denuedo; de aquellos trabajadores fundadores de esta Delegacin, brot y sobrevive su obra, porque la tumba de los hombres..., es la tierra y la tumba de los hroes..., es la gloria, y esta es la seguridad social. Tenemos en realidad la responsabilidad de atender a la poblacin que tiene problemas de salud, tenemos tambin el compromiso de apoyar las acciones de medicina preventiva. Tenemos el gran reto de educar y fomentar la salud, seguramente unidos preservaremos la salud. Sea usted bienvenido y tenga la seguridad de que su salud est en las mejores manos.

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Misin del IMSS

El Instituto Mexicano del Seguro Social tiene un mandato legal derivado del Artculo 123 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Su misin es ser el instrumento bsico de la seguridad social, establecido como un servicio pblico de carcter nacional, para todos los trabajadores y sus familias. Es decir, el aumento en la cobertura de la poblacin se persigue como un mandato constitucional, con un sentido social. Por su parte, el Artculo 2 de la Ley del Seguro Social (LSS) establece que la seguridad social tienen por finalidad garantizar el derecho a la salud, la asistencia mdica, la proteccin de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el bienestar individual y colectivo, as como el otorgamiento de una pensin que, en su caso y previo cumplimiento de los requisitos legales, ser garantizada por el Estado. En este sentido, el Instituto proporciona a sus derechohabientes una gama de seguros que permita cumplir con lo establecido en la Ley y sobre todo brindar tranquilidad y estabilidad a los trabajadores y sus familias ante el acaecimiento de cualquiera de los riesgos especificados en la LSS. El Seguro Social comprende el Rgimen Obligatorio y el Rgimen Voluntario. Los esquemas de prestaciones, requisitos y contribuciones para tener acceso a estos regmenes son diferentes en cada caso y estn claramente establecidos en la LSS. Esta se despliega en dos vertientes:

Como institucin administradora de riesgos: Administra los distintos ramos de seguro que prev la LSS, requiriendo de una adecuada gestin de las contribuciones y los recursos financieros para proporcionar las prestaciones en especie y en dinero; y, En su carcter de organismo fiscal autnomo conducir una recaudacin eficaz logrando la transparencia y el control en la informacin que genera.

Como entidad prestadora de servicios: Fomenta la salud de la poblacin trabajadora asegurada y de sus familias, de los pensionados y de los estudiantes de manera integral, a travs de la provisin de servicios preventivos y curativos mdicos, de guarderas y de prestaciones econmicas y sociales previstos en la LSS.

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Visin del IMSS

Que nuestros usuarios nos reconozcan como una Delegacin IMSS competitiva y resolutiva por la calidad y oportunidad en los servicios que otorgamos, a travs del trabajo en equipo, mejora continua e innovacin, con alto compromiso laboral y responsabilidad social frente a los grupos de inters.

Valores del IMSS

Cdigo de Conducta y Principios ticos del servidor publico del IMSS. La tica de los servidores pblicos tiene como propsito fundamental el bien comn. Para su consecuencia ceir su conducta, sus decisiones y acciones los valores que constituyen los principios rectores del servicio publico. El servidor publico, debe mantener una conducta intachable, debiendo para ello cumplir la ley y someterse a los principios de tica. Como consecuencia tiene los siguientes valores fundamentales: 1. Lealtad Debe ser leal al Instituto Mexicano del Seguro Social y al Estado Mexicano. Debe ser fiel a los principios ticos del servidor pblico del IMSS, buscando el cumplimiento de sus fines con plena conciencia de servicio. 2. Eficiencia Debe desempear las funciones propias de su cargo, en forma personal, con elevada moral, profesionalismos, vocacin, disciplina, diligencia, oportunidad y eficiencia para dignificar la funcin pblica y mejorar la calidad de los servicios, sujetndose alas condiciones de tiempo, forma y lugar que determinen las normas correspondientes y de acuerdo con las siguientes reglas: a) Debe utilizar el tiempo laboral responsablemente, realizando siempre el mejor esfuerzo, en la forma ms productiva posible, por lo que deber ejecutar las tareas propias del cargo en el esmero, la intensidad y el cuidado apropiado.

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b) Debe aportar la iniciativa necesaria para encontrar y aplicar las formas mas eficientes y econmicas de realizar las tareas, as como para agilizar y mejorar los sistemas administrativos y de atencin a los usuarios, debiendo hacer el conocimiento de los superiores, las sugerencias y recomendaciones que considere convenientes para el mejoramiento del servicio.

c) Debe contribuir y velas por la proteccin y conservacin de todos los bienes que conforman el patrimonio del Instituto Mexicano del Seguro Social, estn o no bajo su custodia. El servidor publico esta obligado a cuidarlos responsablemente y a entregarlos cuando corresponda. d) Debe hacer uso razonable de los materiales y bienes que con motivo del desempeo de sus labores reciba, procurando el rendimiento mximo y el ahorro en el uso de esos recursos. Debe preservar la naturaleza y contribuir a la proteccin del medio ambiente. e) Los servidores pblicos tienen el compromiso de ejercer su cargo o autoridad de manera responsable y solo para las funciones y actividades que les hayan sido recomendadas.

3. Probidad El servidor pblico debe desempear sus funciones con prudencia, integridad, honestidad, decencia, seriedad, moralidad, ecuanimidad y rectitud. Debe actuar con honradez tanto en ejercicio de su cargo como en el uso de los recursos institucionales que le son confiados por razn de su funcin. Debe repudiar, combatir y denunciar toda forma de corrupcin.

4. Responsabilidad El servidor pblico es responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su funcin, debiendo actuar con un claro concepto del deber, para el cumplimiento del fin encomendado. Es deber de todo servidor publico responder sobre la forma en que se cumple sus obligaciones, incluida la informacin suficiente sobre la administracin de los bienes. Proporcionar oportuna y verazmente la informacin solicitada por quien le competa la vigilancia y defensa de los derechos humanos.
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5. Confidencialidad El servidor publico esta obligado a guardar discrecin y reserva sobre los documentos, hechos e informacin a que tenga acceso y conocimiento en razn al ejercicio de sus funciones o con motivos ellas, observando los criterios y procedimientos para la clasificacin de la informacin considerada como publica, reservada o confidencia, conforme alas disposiciones legales o instituciones aplicables. 6. Imparcialidad El servidor pblico actuar sin conceder preferencias o privilegios indebidos a organizacin o persona alguna. Su compromiso es tomar decisiones y ejercer sus funciones de manera objetiva, sin prejuicios personales y sin permitir la influencia indebida de otras personas, organizacin o persona alguna. 7. Integridad El servidor Pblico debe conducirse en el desarrollo de sus funciones con honradez, rectitud, dignidad, decoro, poniendo en la ejecucin de sus labores toda su capacidad, conocimiento y experiencia laboral. En cualquier circunstancia deber actuar de tal forma que su conducta genere y fortalezca la confianza en el Instituto Mexicano del Seguro Social. 8. Conocer las Leyes y Reglamentos El servidor publico estar obligado a conocer y cumplir las normas jurdicas inherentes al ejercicio de las funciones que tenga conferidas, asi como las que regulen el empleo, cargo o comisin que desempee, tales como: la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Ley del Seguro Social y sus reglamento, Ley Federal del Trabajo, Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, as como Contrato Colectivo de Trabajo que rige las relaciones laborales del IMSS con sus trabajadores y en general las disposiciones legales aplicables en el mbito de competencia de la institucin.

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9. Objetividad El servidor publico debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros no autorizados por autoridad administrativa competente, debiendo abstenerse de tomar cualquier decisin cuando medie violencia moral que pueda afectar su deber de objetividad, Debe hacer caso omiso de rumores.

10. Dignidad Y Respeto El servidor pblico debe ser justo, cuidadoso, respetuoso, amable y considerado en su relacin con los usuarios, con sus jefes, con sus subalternos y con sus compaeros. Debe comprender que su condicin de servidor publico del Instituto Mexicano del Seguro Social, implica asumir la mas alta y delicada responsabilidad ciudadana que le encarga el instituto Mexicanos del Seguro Social para el servicio de la colectividad. El servidor pblico adems del profesionalismo debe proporcionar un trato de calidez, que permita aminorar dentro de las posibilidades, el rigor de los apremios y necesidades de los usuarios. 11. Respetabilidad El servidor pblico debe dar a las personas un trato digno, corts, cordial y tolerante. Est obligado a reconocer y considerar en todo momento los derechos, libertades y cualidades inherentes a la condicin humana. 12. Armona laboral El servidor pblico debe promover un clima de armona laboral, partiendo del respeto alas normas internas y programas que se implementen en materia de salud y medio ambiente, as como proyectar siempre una imagen positiva de si mismo y de los compaeros de la institucin, a fin de contribuir al desarrollo de la cultura organizacional. Observando conducta adecuada en su empleo, tratando con respeto y rectitud a las persona con las que tenga relacin, abstenerse de incurrir en agraviado o abuso de autoridad. No incurrir en actos de violencia, injurias o malos tratos en contra de compaeros o derechohabientes.

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13. Superacin El servidor pblico debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser humano y como servidor pblico procurando la superacin personal y profesional que le permita incrementar sus conocimientos, experiencia y solidez moral. 14. Creatividad Es deber del servidor publico, apreciar el trabajo como un medio para fortalecer valores, por lo que debe cumplir sus labores con conciencia, en la plena medida de su potencia y de sus capacidades, reconociendo el rol que esta llamado a realizar en su diaria labor. Por ellos el servidor publico, debe ser parte de las soluciones, usando responsablemente los recursos para plantear alternativas que permitan superar los obstculos que surjan en e desempeo de la actividad laboral. 15. Actuar con transparencia y evitar el conflicto de intereses El servidor publico debe actuar en todo momento con absoluta transparencia y abstenerse de participar en procedimientos de contratacin o en cualquier otro procedimiento decisorio, incluso en su fase previa de consultas e informes, cuando por su vinculacin a personas o las actividades que estas realicen, se pueda comprometer su criterio y el desempeo imparcial de su empleo, cargo o comisin, por lo que deber excusarse de intervenir en cualquier forma en la atencin, tramitacin o resolucin de asuntos en los que tenga inters personal, familiar o de negocios.

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ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD MEDICA DE ALTA ESPECIALIADAD (UMAE) DEL IMMS EN VERACRUZ

Direccin
Divisin Biomdica Divisin de Asuntos Jurdicos

Divisin de Calidad

Depto. de Atencin y Orientacin al Derechohabiente

Direccin Mdica

Direccin de Enfermera

Direccin de Educ. de Investigacin en Salud

Direccin Administrativa

D. de Diag. y Tratamiento

Divisin de Medicina

Divisin de Ciruga

Divisin de Cardiologa

Divisin de Trauma. y Ortop.

Trabajo Social

Nutricin y Diettica

Asistente Mdica

Depto. de Personal

Depto. de Conservacin y Servicios Generales

Depto. de Finanzas

Depto. de Abastecimiento

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ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS

N-53Jefe de Depto. de Abastecimiento

AUO

N-49Jefe de Oficina de Adquisiciones

N-49Jefe de Oficina del Sistema

N-49Jefe de Oficina del Control del Abasto y Suministro

N-41 Coordinador Analista

N-41 Coordinador Analista

N-41 Coordinador Analista

AUO

N-20 Operador del Sistema

N-41Coordinador Analista

N-41Administrador de Farmacia

N-14 Ayudante Administrativo

Coordinador de Almacn

N-39 Qumica Responsable de Farmacia

Oficial de Almacn

Coordinador de Farmacia

Auxiliar de Almacn (9)

Oficial de Farmacia T. Mat.

Oficial de Farmacia T. Vesp.

Ayudante de Jornada Aculada

Ayudante de Farmacia (2)

Ayudante de Farmacia (2)

Auxiliar de Farmacia

Auxiliar de Farmacia (3)

Auxiliar de Farmacia (2)

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INFORME DE LA AUDITORIA

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OBJETIVOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La auditoria administrativa tiene como objetivo primordial el detectar las deficiencias en cualquiera de los elementos examinados y posteriormente, indicar las posibles soluciones o sugerencias para erradicar esos problemas dentro de una organizacin. La auditoria Administrativa se aplicara en el Instituto Mexicano del Seguro Social esperando que mejoren las operaciones dentro de ella. Se realizara un anlisis el cual nos mostrara el diagnostico para la organizacin al proceso administrativo, as como la evaluacin de la administracin de manera conjunta, Teniendo como finalidad dar a conocer los problemas con los que cuenta la organizacin dentro de un rea funcional y para posteriormente exponer las recomendaciones que le permita a esta, tomar decisiones, basando en los resultados obtenidos para, establecerse dentro de su ramo laboral como una empresa altamente competitiva.

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HECHOS RELEVANTES A NIVEL DEPARTAMENTO

Con la finalidad de elaborar un diagnostico sobre los procedimientos y normatividad establecida en el departamento de abastecimientos de la unidad medica de alta especialidad del Instituto Mexicano del Seguro Social ubicada en la ciudad de Veracruz, ver. Se realiz recorrido en las instalaciones que dependen del Departamento de Abastecimientos se consulto normatividad y se desarrollo encuesta a trabajadores es importante sealar que del departamento de abastecimientos de la unidad mdica de alta especialidad dependen dos reas almacenaras importantes como lo son: Farmacia que se encarga de la recepcin, resguardo y distribucin de medicamentos. Almacn que se encarga de la recepcin, resguardo y distribucin de materiales de bienes teraputicos como los son material de curacin.

Para lo cual se realiz trabajo de supervisin a los procesos en el rea de almacn. Observando lo siguiente: En recorrido efectuado se pudo observar que en las instalaciones del almacn son propiedad del Instituto y existe distribucin de los bienes de consumo de acuerdo alas caractersticas de cada uno de ellos, utilizando el sistema de PEPS (Primeras entradas, Primeras Salidas) as tambin llevan control del registro de caducidades tienen establecidos mximos y mnimos para cada uno de las claves esto de acuerdo al consumo promedio de cada clave. Ello permite evitar sobre existencias y mantener un nivel optimo de existencias que permita la atencin oportuna a los derechohabientes as tambin realizan pruebas electivas e inventarios rotativos en las existencias con la finalidad de garantizar la confiabilidad de los registros con el sistema, en el cual se lleva un control de los movimientos de entrada y salida, as tambin se observa que existe normatividad en la recepcin de los bienes a fin de realizar revisin fsica y documental de que los bienes cuentan con la calidad requerida al consultar al personal sobre si tienen un catlogo de productos, proporcionaron el catlogo que se tiene mismos que detallan de manera especial cada una de las claves que se manejan permitiendo as su fcil identificacin y localizacin, se consulto al personal directivo del departamento de abastecimientos a fin de solicitar informacin sobre si existe normatividad y expedientes de las supervisiones realizadas como evidencia documental de los resultados de las pruebas selectivas mostrando la evidencia documental solicitada mostrando tambin evidencia documental
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del personal asiste a cursos de capacitacin de manera permanente sobre los procesos de abastecimientos. Tambin cabe recordar que como es una organizacin gubernamental cuentan con un cierto presupuesto para la realizacin de sus actividades y se ejerce de acuerdo a este. Con respecto a las encuestas realizadas al personal se identifico como reas de oportunidad en: RECURSOS HUMANOS: Deficiencia en la seleccin de personal para el rea del almacn ya que no cuentan con un perfil del puesto a ocupar. RECUROSOS MATERIALES: Tienen carencias en la planeacin de reas para expansin del almacn, el espacio es muy reducido ya que tienen muchas estibas altas que pueden llegar hacer un riesgo, claves muy pegadas que puede llegar a provocar una confusin al momento de surtir. El registro de los equipos con el que cuentan a fin de identificar a que rea corresponde el equipamiento existente es malo. RECURSOS TECNICOS: No cuentan con un sistema de cdigo de barras para los registros de salidas y de entradas. Por ser una institucin gubernamental no manejan muestras promocionales a sus derechohabientes situacin que no afecta toda vez que los bienes que ingresan al instituto son verificados en su calidad y presentacin. En el departamento de abastecimientos, no existe persona que este facultada para permitir el ingreso de personal que no este registrado ya que el ingreso a la unidad es por puertas que tienen vigilancia y todo el personal que ingresa y sale debe registrarse esto es favorable para la institucin toda vez que disminuye la posibilidad de robo a los bienes institucionales.

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GRAFICA DEL CONCENTRADO DE EVALUACION

41

3 3 1
Carencia Deficiencia

Minimo

Adecuado

Optimo

Los resultados del concentrado de evaluacin aplicada al departamento de Abastecimiento en la Unidad Mdica de Alta Especialidad del IMSS determino como consecuencia que el departamento se encuentra en un nivel PTIMO segn la formula del promedio ponderado, arrojando los siguientes resultados de las respuestas : 41 Optimas, 3 Adecuadas, 1 Mnima, 3 Deficientes y 5 Carentes.

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METODOLOGIA

Para llevar a cabo una auditoria administrativa es necesario contar con un marco metodolgico que orienta las acciones en sus diferentes etapas; cada una de ellas dispone de una serie de componentes indispensables para cumplir con un fin convenido. Las tcnicas de investigacin utilizadas para la evaluacin de la presente auditoria fueron: Supervisin fsica a las reas de recepcin, resguardo y suministro a fin de Observar la operacin y compararla contra la normatividad existente. Encuesta realizada a los trabajadores la cual consisti en un cuestionario de 53 preguntas para validar el cumplimiento a la normatividad. (Anexo 1). Con los resultados obtenidos se realizo un Mtodo de evaluacin por medio de la determinacin de grados (Anexo 2). Para realizar un Concentrado de Evaluacin de la Auditoria Administrativa (Anexo 3). Entrevistas con personal directivo a fin de obtener normatividad y evidencia documental de las supervisiones que se realizan.

A continuacin se presenta una relacin de los entrevistados con respecto al puesto y al nmero de personas encuestadas del mismo

PUESTO Auxiliares de Almacn Coordinador de Almacn Adquisiciones Jefe de Abastecimientos

No. DE PERSONAS 8 2 1 1

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RECOMENDACIONES
De los resultados obtenidos en la supervisin fsica, encuesta y entrevista se observa la necesidad de mejorar en las siguientes reas: RECURSOS HUMANOS: Actualizar el perfil necesario que deben cubrir el personal de almacn con respecto a las necesidades actuales seleccionando bien a su personal que permitan mejorar este proceso en el rea del almacn. RECURSOS MATERIALES: Identificar de acuerdo a las necesidades actuales los metros cuadrados de rea que se requieren as como las especificacin que deben de tener para efectuar un correcto resguardo de los bienes institucionales y elaborar las gestiones de los recursos para su realizacin toda vez que el beneficio ser mucho mayor y con mayor eficiencia Establecer un programa de registro de los equipos y materiales a cada servicio que permita identificar a que rea pertenecen as tambin elaborar comunicados en los cuales se solicite no realizar cambios de los bienes a otras reas. RECURSOS TECNICOS: Considerando las ventajas que brinda el registro de entradas y salidas a travs de cdigo de barras se recomienda al instituto Mexicano del Seguro Social realice las gestiones ante reas normativas a fin de que se establezca el lector ptico para el registro de entradas y salidas as mismo que la proveedura le inserte en la presentacin de los bienes cdigo de barras ello permitir contar con existencias reales que permiten la reposicin oportuna de los bienes faltantes.

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CONCLUSION
La auditoria administrativa es un necesidad de la actividad empresarial por lo que la especialidad en el campo administrativo se vuelve de vital importancia su aplicacin para su correcta administracin de la empresa, ya que constituye una ventaja competitiva que le permite a la administracin ser eficaz y lograr los niveles de eficiencia: puntos claves que le permiten a una empresa competir con la competencia. La auditora administrativa es una manera eficiente de detectar problemas y reas de oportunidad para una organizacin, cualquiera que sea el giro de esta o el sector al que pertenezca. En este caso decidimos auditar el rea de Abastecimientos porque consideramos que es una parte importante dentro de la empresa. La auditora realizada en el Instituto Mexicano del Seguro Social determin que se encuentra en un nivel ptimo en su generalidad dentro del departamento de abastecimientos. El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad dentro de dicha rea de la organizacin, se encontraron las causas que hacen que en el IMSS en el rea de abastecimiento no obtengan la mejora continua dentro de la empresa. El contacto que se tuvo con los colaboradores del IMSS fue a travs de visitas continuas para fomentar el dialogo y confianza con el personal esto permiti tener elementos de comparacin entre los empleados y as presentar los resultados ms cercanos a la realidad posible. El contenido que se desarrolla en este informe se encuentra respaldado con una investigacin a travs de los cuestionarios que fueron aplicados al rea de abastecimientos, con los cuales se evalu a la misma, as mismo se dio a conocer los resultados de porcentajes que obtuvo representado en una grfica en las cuales se puede observar la diferencia que tiene entre lo real y ptimo. Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la institucin.

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ANEXOS

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ANEXO 1 FORMATO DE CUESTIONARIO

Con la finalidad de realizar un diagnostico al departamento de ABASTECIMIENTOS de la UNIDAD MEDICA DE ALTA ESPECIALIDAD (UMAE) del IMSS, favor de contestar el siguiente cuestionario:

PREGUNTAS
1. 2. Cuenta el IMSS con recintos propios para el almacenamiento de equipos, materiales, artculos y productos? Se considero el factor de cumplimiento de disposiciones oficiales para su ubicacin? Esta organizado el almacn? El personal responsable fue asignado por su experiencia en esta rea? Fue propuesto por algn grupo de afiliacin? Fue seleccionado de otra rea de la organizacin? Se le proporciono capacitacin para desempear su funcin? Se empleo personal interno para la seleccin del personal que labora en el almacn? El manejo de almacn esta reglamentado?

SI

NO

S/R

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. El tipo de lineamientos orientan su trabajo es el de reglamento interior? 11. La recepcin de equipos, materiales, artculos y productos estn relacionadas con la disponibilidad presupuestal? 12. Se verifica la recepcin con factura o nota de remisin? 13. Se manejan muestras promocionales de los productos? 14. Se revisan la condicin en que se encuentran los equipos, materiales, artculos y productos? 15. Existen estndares de calidad claramente definidos para su aceptacin o rechazo? 16. Se clasifican los equipos, materiales, artculos y productos? 17. Se dispone de un catalogo de productos? 18. Se emplea un sistema de cmputo para el manejo de equipos, materiales, artculos y productos?

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PREGUNTAS
19. La asignacin de espacios para almacenamiento permite su fcil localizacin? 20. Estn contempladas las necesidades de expansin de las instalaciones? 21. En caso positivo estn determinados los espacios alternativos? 22. Requieren de un acondicionamiento especial? 23. Estn precisados niveles mnimos y mximos para determinar puntos de reposicin? 24. Emplean el cdigo de barra? 25. Cuentan con una relacin de los cdigos de barras de los clientes? 26. Efectan entregas directamente al cliente? 27. Se cuentan con las instalaciones necesarias para la conservacin de materiales? 28. Se proporciona alguna preparacin especial para el manejo de materiales? 29. Se tiene que actualizar algn requisito peridicamente como condiciones de seguridad? 30. Se realizan inspecciones peridicas por parte de autoridades oficiales? 31. Existe un registro de los resultados de tales inspecciones? 32. Se acatan los lineamientos de carcter ecolgico? 33. El manejo de los equipos, materiales, artculos y productos requiere de algn tipo de registro oficial? 34. Se siguen normas de higiene y seguridad? 35. Existe una relacin del personal autorizado para ingresar al almacn? 36. Se dispone de un procedimiento para ingresar vales para sacar productos? 37. Los productos que salen de almacn con vale se destinan a pedidos emergentes? 38. Hay alguna persona que este facultada para permitir el ingreso de alguien no registrado? 39. Estn actualizados los inventarios? 40. Son coincidentes los registros con las existencias? 41. Se verifican con mucha periodicidad? 42. Se controlan los vales de salida del almacn? 43. Se llevan a cabo reuniones con las diferentes reas?

SI

NO

S/R

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44. Las reuniones estn calendarizadas o se efectan para resolver contingencias? 45. El funcionamiento del almacn esta insertado adecuadamente en la programacin institucional? 46. Se dispone de un inventario de activos fijos actualizado? 47. Se emplea algn sistema para identificar los activos fijos? 48. Se cuenta con una base de datos o programas computarizados del inventario? 49. La frecuencia en que se actualizan los inventarios es mensual? 50. Existe un programa para el manejo del mobiliario, maquinaria y equipo? 51. Se elaboran registros de altas, bajas parciales y definitivas, as como transferencias de bienes muebles? 52. Se cuenta con un inventario actualizado de bienes inmuebles? 53. Estn asegurados todos los bienes muebles e inmuebles?

SI

NO

S/R

Muchas gracias por la atencin prestada

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ANEXO 2 METODO DE EVALUACIN (DETERMINACION DE GRADOS)

Preguntas Categora A B C Respuestas Grados I ll lll lV V Puntuacin Evaluacin 0a5 Carente 6 a 10 Deficiente 11 a 15 Mnimo 16 a 20 Adecuado 21 a 25 Optimo Crditos 1 2 3 Evaluacin Deficiente Regular Buena

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Auditoria Administrativa

ANEXO 3 CONCENTRADO DE EVALUACION

CONCENTRADO DE EVALUACIN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA EN EL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTOS REALIZADA A LA EMPRESA: INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL "IMSS" PREGUNTAS N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 CATEGORIA B C C C B B C C C C C C B C C C C C C B A C B B B B C C B CREDITOS 2 3 3 3 2 2 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 2 1 3 2 2 2 2 3 3 2 GRADOS V V V III V I V V V V V V II V V V V V V I I V V I I II V V IV RESPUESTAS PUNTUACION 25 25 25 13 25 5 23 25 25 25 25 21 6 21 25 25 25 25 25 3 3 21 23 0 5 6 23 23 20 EVALUACION OPTIMO OPTIMO OPTIMO MINIMO OPTIMO CARENCIA OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO DEFICIENCIA OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO CARENCIA CARENCA OPTIMO OPTIMO CARENCIA CARENCIA DEFICIENCIA OPTIMO OPTIMO ADECUADO CREDITOS POR PUNTOS 50 75 75 39 50 10 69 75 75 75 75 63 12 63 75 75 75 75 75 6 3 63 46 0 10 12 69 69 40 30

Auditoria Administrativa 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 C C B C B B C B B C C C C C C C C C C C C C C B 3 3 2 3 2 2 3 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 141 V V V IV V V V V IV V V V V V V V V II V V V V V V 23 23 21 16 23 21 23 25 20 25 25 25 25 25 23 21 21 6 25 21 25 25 25 25 OPTIMO OPTIMO OPTIMO ADECUADO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO ADECUADO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO DEFICIENCIA OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO OPTIMO 69 69 42 48 46 42 69 50 40 75 75 75 75 75 69 63 63 18 75 63 75 75 75 50 2975

CARENCIA DEFICIENCIA MINIMO ADECUADO OPTIMO

5 3 1 3 41

PROMEDIO PONDERADO:

CREDITOS POR PUNTOS CREDITOS

PROMEDIO PONDERADO:

2975 141

21.09 OPTIMO

31