Manual de usuario

Versin 2.0

Registro de Planes de Autoproteccin

FECHA: Octubre 2012

EJIE, S.A. Avda. Mediterrneo, 3 01010 - Vitoria-Gasteiz

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Control de documentacin

Histrico de versiones:
Versin 1.0 2.0 Fecha Resumen de los cambios producidos 16/02/2012 Versin inicial 16/10/2012 Versin actualizada

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Contenido
Captulo/seccin 1. 2. 3. 3.1. 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. Pgina

Introduccin........................................................................1 Acceso a travs de XlNets .................................................2 Aplicacin: Registro de Planes de Autoproteccin .........6 Perfil Titular de un plan.........................................................6 Nuevo plan de autoproteccin ..............................................8 Bsqueda de registros de Planes .......................................16 Modificar un registro de plan de autoproteccin Existente ........................................................................21 Solicitar baja registro planes...............................................24 Visor ...................................................................................37

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1.

Introduccin

En este documento se presenta una breve descripcin de la funcionalidad de la aplicacin para el registro de los planes de autoproteccin realizados de acuerdo al Decreto 227/2010, de 2 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de autoproteccin exigibles a determinadas actividades, centros o establecimientos para hacer frente a las situaciones de emergencia.

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2.

Acceso a travs de XlNets

A partir de esta pantalla el usuario externo titular podr acceder a la aplicacin tras identificarse mediante su certificado digital. Para ello pulsando en continuar con su certificado digital introducido se mostrar la pantalla de IZENPE para elegir el certificado con el que desea autenticarse (Usuarios externos). En esta pantalla se podr consultar tambin los certificados electrnicos admitidos, preguntas ms frecuentes y la poltica de privacidad aplicada a travs de los enlaces puestos a dicho efecto. Para el caso de entrada mediante certificado de Izenpe de ciudadano o de empresa u ONA:

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Y una vez elegido el certificado deber introducir el PIN correspondiente.

Para el caso de acceso a travs de DNI electrnico las pantallas varan ligeramente siendo de la siguiente forma, primero pedira el pin:

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Y a continuacin mostrara la confirmacin de que es un certificado correcto

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Si todo es correcto se acceder a la aplicacin para el registro de los planes de autoproteccin realizados de acuerdo al Decreto 227/2010, de 2 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de autoproteccin exigibles a determinadas actividades, centros o establecimientos para hacer frente a las situaciones de emergencia.

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3.

Aplicacin: Registro de Planes de Autoproteccin

los Planes de

El sistema facilitar la posibilidad de dar de alta sus registros de

Autoproteccin realizados de acuerdo al Decreto 227/2010, de 2 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de autoproteccin exigibles a determinadas actividades, centros o establecimientos para hacer frente a las situaciones de emergencia.

3.1.

Perfil Titular de un plan.

Para acceder a la aplicacin hay que identificarse previamente en XLNetS (descrito en el punto anterior), una vez identificados aparece la siguiente pantalla de entrada a la aplicacin:

Todas las pantallas tienen la misma presencia, en la parte superior aparece la cabecera del portal de emergencias y a continuacin el men, para facilitar el acceso a las distintas opciones que oferta la aplicacin. En la parte central aparecen las funcionalidades y en la parte inferior el pie de pgina.

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Cabecera

En la cabecera: Se muestra el nmero de identificacin del usuario conectado Se permite cambiar de idioma (castellano o euskera) Se muestran diferentes opciones de men. Al seleccionar con el ratn sobre cualquiera de las opciones se muestra un submen, tal y como se muestra en la siguiente imagen

Las opciones de men son las siguientes: Inicio Desde esta opcin se va a la pantalla inicial de la aplicacin. No contiene submen ninguno. Registro Dentro de la opcin de registro tendremos dos submens
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Planes: Desde esta opcin se va a la pantalla de gestin de registro de planes.

Solicitud baja registro de planes: Desde esta opcin se gestionan las bajas de los registros.

3.1.1.

Nuevo plan de autoproteccin

Pinchando sobre la opcin de men Registro > Planes, se muestra la siguiente pantalla:

Como titular, podr consultar, dar de alta y modificar los datos a registrar de aquellos establecimientos de los que es titular. Para dar de alta un nuevo registro del plan, pulse Aadir y se mostrar la siguiente pantalla.

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Para poder dar de alta un registro ser necesario introducir una serie de campos que sern obligatorios, marcados con (*). Campos obligatorios: Actividad: Tipos de actividades a las que puede pertenecer el establecimiento o evento para el que se ha desarrollado el plan a registrar. NIF/CIF: Nmero de identificacin del establecimiento. Nombre establecimiento/evento: Nombre o denominacin del

evento/establecimiento. Descripcin actividad: Descripcin de la actividad que se va a llevar a cabo en el establecimiento o evento. Identificacin: Nmero identificacin de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento. Nombre: Nombre de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

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Apellido 1: Primer apellido de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

Cargo: Cargo que ocupa la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

Telfono: Telfono de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

Email: Email de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento. Este solo se solicita, si se selecciona la opcin de que desea recibir correspondencia por va telemtica.

Visor

Dentro del apartado Datos localizacin y contacto aparece un botn

pulsando dicho botn aparece un visor geo-localizador para poder seleccionar de manera visual la ubicacin de los eventos o establecimientos. Se explica ms detalladamente en (ver punto 3.1.5 Visor) Botones Guardar: Una vez introducidos los datos mnimos obligatorios, mediante este botn se podrn guardar los datos introducidos. Si no se introduce todos los datos obligatorios o el formato de alguno de ellos no es correcto, aparecer un mensaje en la parte superior de la pantalla:

Una vez cumplimentado todo correctamente, al pulsar el botn Guardar aparece un mensaje como el siguiente:

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Al pulsar Aceptar se descarga automticamente la plantilla excel del plan. La cual tiene la siguiente presencia:

Pestaa Datos Genricos: aparece cargada con los datos dados de alta en el plan. Pestaa Datos Especficos: el usuario se encargar de cumplimentar dichos datos.

Este documento ser el que posteriormente hay que adjuntar al registro del plan desde la pestaa Plantilla excel del plan.

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El plan creado aparece cargado en el listado de planes con el estado BORRADOR

Sobre el nuevo plan se pueden realizar las siguientes acciones: -Descargar datos registro: seleccionado el establecimiento y pulsando el botn se puede descargar la plantilla excel del plan.

-Obtener el certificado: seleccionado el establecimiento y pulsando el botn , se obtiene un documento PDF que indica el estado actual

del registro del plan.

- Enviar: seleccionando el plan y pulsando el botn

se enva a la

Direccin de Atencin de Emergencias y meteorologa el registrito del plan para que compruebe la cumplimentacin de la informacin realizada. Al pulsar Enviar aparece este mensaje:

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Deber marcar las dos casillas correspondientes a las normativas actuales de seguridad y LOPD, y pulsar el botn Aceptar para proceder con el envo, en caso contrario ser cancelado. Para que el envo se haga correctamente, el plan debe de tener al menos una plantilla excel, de no ser as se muestra en pantalla el siguiente mensaje de error:

El usuario debe adjuntar el documento excel del registro del plan (el que anteriormente se ha generado al crear el plan o el que ha obtenido mediante el botn Descargar documento del plan) desde la pestaa Plantilla excel del plan del plan). Despus de adjuntar el documento, se vuelve a pulsar el botn enviar, el documento del establecimiento es registrado en el registro de entrada (*) y el registro pasa a tener estado PRESENTADO. En este estado no se puede modificar datos del registro, solamente se puede consultar pulsando doble clic sobre el listado. (ver punto 3.1.3.2 Gestin de la plantilla excel

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(*) Se da n de entrada en el Libro de Registro de Entradas/Salidas del Gobierno Vasco, el ltimo documento activo, es decir el ltimo documento adjuntado en el caso de que se hayan adjuntado varios.

Una vez que el plan ha sido enviado, el administrador de la Direccin de Atencin de Emergencias y Meteorologa revisara que se hayan aportado todos los datos relevantes y la coherencia de los mismos 1) Si es correcto el registro aparece en el listado con estado VALIDADO.

Sobre un registro en este estado VALIDADO se puede realizar modificaciones pasando a estado VALIDADO (Modificado). Tras realizar todas las modificaciones, el plan debe ser enviado (pulsando el botn Enviar) para que vuelva a ser revisado, pasando a estar en estado PENDIENTE. En este estado no se puede modificar datos del registro, solamente se puede consultar pulsando doble clic sobre el listado.

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Si la revisin ha sido correcta, el estado del plan pasa a estado VALIDADO Si la revisin ha sido incorrecta, es decir se ha solicitado una subsanacin, el estado del plan pasa a estado INCOMPLETO. Al usuario titular del plan le llegar un email con los detalles de la subsanacin, para que realice las modificaciones pertinentes. Una vez realizadas el registro ser de nuevo enviado, pasando a estado PENDIENTE. 2) Si es incorrecto, es decir el administrador ha solicitado una subsanacin, el estado del registro vuelve a pasar a estado BORRADOR. Al usuario titular del plan le llegar un email con los detalles a subsanar para que realice las modificaciones pertinentes - Editar: Pulsando el botn Editar o haciendo doble clic sobre el registro en el listado, se accede a la pantalla de edicin del mismo (ver punto 3.1.3 Modificar registro de un plan de autoproteccin existente) - Dar de alta responsables del plan: Desde la pestaa de Responsables del plan se puede gestionar los responsables del plan (ver punto 3.1.3.1 Gestin de responsables del plan) - Adjuntar plantilla excel del plan: Desde la pestaa Plantilla excel del plan, se adjunta la plantilla (descargada) del registro del plan (ver punto 3.1.3.2 Gestin de la plantilla excel del registro del plan) - Adjuntar Otros documentos del registro del plan / planos / certificados: Desde la pestaa Otros documentos del plan, Planos, Certificados, se gestionan dichos documentos.

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Cancelar: Botn para cancelar la accin de introduccin o modificacin de una agrupacin.

3.1.2.

Bsqueda de registros de Planes

Pinchando sobre la opcin de men Registro > Planes, se muestra la siguiente pantalla:

Como titular, dentro de la opcin de gestin de planes, podr consultar, dar de alta y modificar los datos de aquellos registros de planes de los que es titular. Dentro de esta opcin se acceder a una zona de bsqueda donde por los criterios existentes se puede obtener la lista de registros de planes que cumplen dichas condiciones seleccionadas. Criterios para la bsqueda:

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Debido a la gran cantidad de campos disponibles para poder filtrar se han separado en tres pestaas para simplificar la visin. La bsqueda podr incluir cualquier campo de cualquiera de las pestaas:

Criterio Datos identificativos: La primera de las pestaas son los datos de identificativos del plan: o o Estado: Lista de estados en los que se puede encontrar el registro del plan. Actividad: Lista de actividades a las que pertenece el establecimiento a registrar. o o o o N Registro: Nmero de registro del plan Identificacin: Nmero de identificacin del establecimiento o evento Nombre: Nombre del establecimiento o evento Alias: Alias del establecimiento o evento

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Criterios Datos Localizacin: La segunda pestaa son los datos relativos a la localizacin del evento o establecimiento para el que se est elaborando el registro. o o o o o o o o o Territorio: Provincia en la que se encuentra el establecimiento o evento. Municipio: Municipio. Localidad: Localidad Calle: Calle Portal: Nmero de portal Cd. Postal: Cdigo postal. UTM-x: Coordenada UTM-X del establecimiento o evento UTM-y: Coordenada UTM-Y Radio: Radio de accin sobre el que buscar los planes disponibles a partir de un punto marcado por la coordenadas UTM

Visor: Visor geo-localizador para poder seleccionar de manera visual los eventos o establecimientos. (ver punto 3.1.5 Visor)

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Criterios Datos Generales: Criterios generales por los que realizar la bsqueda de los distintos registros disponibles. o o o N Ocupantes: Rango de ocupantes del establecimiento o evento N Empleados: Rango de nmero de empleados N Alumnos/Camas: Rango del nmero de alumnos o camas que hay por establecimiento o evento. o N Visitantes: Rango del nmero de visitantes por evento o

establecimiento o o o F Alta Desde: Registros cuya fecha de alta sea superior a esta fecha F Alta Hasta: Registros cuya fecha de alta sea inferior a esta fecha F Revisin Desde: Registros cuya fecha de revisin sea superior a esta fecha o F Revisin Hasta: Registros cuya fecha de revisin sea inferior a esta fecha o F Entrada Servicio Desde: Registros cuya fecha de entrada en servicio sea superior a esta fecha o F Entrada Servicio Hasta: Registros cuya fecha de entrada en servicio sea inferior a esta fecha o F Emisin Desde: Registros cuya fecha de emisin sea superior a esta fecha o F Emisin Hasta: Registros cuya fecha de emisin sea inferior a esta fecha o F Resol. Desde: Registros cuya fecha de resolucin sea superior a esta fecha

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F Resol. Hasta: Registros cuya fecha de resolucin sea inferior a esta fecha

F Present. Desde: Registros cuya fecha de presentacin sea superior a esta fecha

F Present. Hasta: Registros cuya fecha de presentacin sea inferior a esta fecha

Correspondencia va telemtica: Mostrar aquellos registros para los que se haya seleccionado como medio de correspondencia la va telemtica

Es obligatorio presentar el plan: Mostrar los registros de los eventos o establecimientos para los que es obligatorio tener dicho plan.

Homologado: Listar los registros de los planes que deben ser homologados

Botones Buscar: Una vez establecidos los filtros por los que se quiera buscar, esta accin lanzar la bsqueda mostrando los resultados que cumplan con dichos filtros introducidos. Exportar: Accin mediante la cual se saca el listado de registros de planes, que cumplen con los requisitos de bsqueda prestablecidos, en una hoja Excel. Limpiar: Para eliminar los criterios de bsqueda que se hayan introducido. Descargar datos registro: Permitir descargar la hoja Excel con los datos de registro del plan seleccionado. Certificado: Permitir descargar el certificado del registro del plan seleccionado. Enviar: Enva un registro de plan en estado borrador a la Direccin de Atencin de Emergencias y meteorologa, para que compruebe el grado de

cumplimentacin del registro, lo valide o reclame subsanacin. Cuando el

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usuario titular enve

el registro del plan, se le solicitara que acepte las

normativas actuales de seguridad y LOPD.

A partir de este momento el plan quedar en estado presentado en espera de que la direccin lo estudie. Resultados

Los resultados se mostrarn mediante un listado que estar paginado y que permitir la ordenacin del listado por las distintas columnas pinchando sobre el encabezado de cada columna.

3.1.3.

Modificar registro de un plan de autoproteccin Existente

Pinchando sobre la opcin de men Registro > Planes, se muestra la siguiente pantalla:

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Como titular, dentro de la opcin de gestin de planes, podr consultar, dar de alta y modificar los datos de registro de aquellos planes de los que es titular , siempre que el documento posea un estado diferente de PRESENTADO o PENDIENTE.

Para modificar un registro habr que seleccionarlo en la lista y pinchar sobre el botn Editar y se mostrar la siguiente pantalla:

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Al modificar el registro de un plan, hay que tener en cuenta que ser necesario introducir una serie de campos obligatorios (igual que en alta). Campos obligatorios: Actividad: Tipos de actividades a las que puede pertenecer el establecimiento o evento para el que se desarrolla el plan. NIF/CIF: Nmero de identificacin del establecimiento. Nombre establecimiento/evento: Nombre o denominacin del

evento/establecimiento. Descripcin actividad: Descripcin de la actividad que se va a llevar a cabo en el establecimiento o evento. Identificacin: Nmero identificacin de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento. Nombre: Nombre de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

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Apellido 1: Primer apellido de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

Cargo: Cargo que ocupa la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

Telfono: Telfono de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento.

Email: Email de la persona titular o representante legal del establecimiento o evento. Este solo se solicita, si se selecciona la opcin de que desea recibir correspondencia por va telemtica.

Visor

Dentro del apartado Datos localizacin y contacto aparece un botn

pulsando dicho botn aparece un visor geo localizador para poder seleccionar de manera visual la ubicacin de los eventos o establecimientos. Se explica ms detalladamente en (ver punto 3.1.5 Visor)

Botones Guardar: Una vez introducidos los datos mnimos obligatorios mediante este botn se podrn guardar los datos introducidos. Cancelar: Botn para cancelar la accin de introduccin o modificacin de una agrupacin.

3.1.3.1.

Gestin de responsables del plan

Para poder gestionar los distintos tipos de responsables asociados a un plan se dispondr de dos mantenimientos, uno de ellos disponible en la propia alta del plan dentro del apartado Datos responsables planes autoproteccin / Tcnico competente

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y la otra opcin es a travs de las pestaas asociadas al mantenimiento de planes y que se encuentran a continuacin del listado de planes

Para aadir o editar un nuevo tipo de responsable asociado a un plan habr que pinchar sobre el botn de Aadir (o Editar) y a continuacin se mostrarn los datos necesarios a introducir para dar de alta el tipo de responsable.

Estos campos sern: Campos obligatorios: Tipo responsable: Tipo de responsable que se quiere dar de alta. Nombre: Nombre del responsable que se est dando de alta. Apellido 1: Primer apellido del responsable que se est dando de alta.
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Cargo: Cargo del responsable que se est dando de alta. Telfono: Telfono del responsable que se est dando de alta.

* Funcionalidad misma persona titular:

Mediante esta funcionalidad, al seleccionarla, se va a permitir cargar todos los datos de la persona titular del plan y asociarlos al tipo de responsable que se est dando de alta. Si se dejase seleccionado y se intentase hacer algn cambio, este no se almacenara ya que se sobrescribiran los datos de la persona titular.

Para eliminar un tipo de responsable bastara con seleccionar el responsable a borrar y pinchar sobre el botn de Eliminar. Si el estado del plan es PRESENTADO o PENDIENTE slo puede acceder a los datos en modo consulta.

3.1.3.2.

Gestin de la plantilla excel del registro del plan

Para poder gestionar los documentos del registro del plan propiamente dicho se ofrece una herramienta que permitire subir documentos a la aplicacin. Para ello se seleccionar la pestaa de Plantilla excel del plan

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y a continuacin pulsando en el botn de aadir saldr una ventana nueva que permitir anadir un nuevo documento

Para poder aadir un documento se da una funcionalidad mediante el botn de examinar que permitir acceder al documento que deseemos mediante un explorador.

Este mantenimiento permitir adems consultar los documentos disponibles as como descargarse un documento concreto. Para ello se seleccionar el documento que se

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quiera y pinchando sobre el icono puesto a tal efecto se podr consultar el documento subido tal y como se puede ver en la siguiente imagen

Al pinchar el documento saldr una pantalla en la que se dar la opcin de abrir o guardar el documento seleccionado

Todas la plantillas excel adjuntadas del registro del plan aparecen en el listado, el ltimo registro de plan adjuntado es el registro activo marcado con (inactivos). , el resto aparecern

Si el estado del registro es PRESENTADO o PENDIENTE slo puede acceder a los datos en modo consulta.

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3.1.3.3.

Gestin otros de documentos del registro del plan

Mediante este mantenimiento el usuario podr meter y gestionar todos los documentos que considere necesarios de aportar para completar al registro del plan. Para ello se seleccionar la pestaa de Otros documentos del plan

y a continuacin pulsando en el botn de aadir saldr una ventana nueva que permitir meter un nuevo documento. En el caso de otros documentos de planes ser obligatorio adems meter una denominacin o descripcin para el documento.

Para poder aadir un documento se da una funcionalidad mediante el botn de examinar que permitir acceder al documento que deseemos mediante un explorador.

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Este mantenimiento permitir adems consultar los documentos disponibles as como descargarse un documento concreto. Para ello se seleccionar el documento que se quiera y pinchando sobre el icono puesto a tal efecto se podr consultar el documento subido tal y como se puede ver en la siguiente imagen

Al pinchar el documento saldr una pantalla en la que se dar la opcin de abrir o guardar el documento seleccionado

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Si el estado del plan es PRESENTADO o PENDIENTE slo puede acceder a los datos en modo consulta.

3.1.3.4.

Gestin de planos

Mediante este mantenimiento el usuario podr meter y gestionar todos los planos que considere necesarios de aportar para completar al registro del plan. Para ello se seleccionar la pestaa de Planos

y a continuacin pulsando en el botn de aadir saldr una ventana nueva que permitir meter un nuevo documento. En el caso de los planos ser obligatorio que el formato del fichero sea .pdf y tenga un tamao mximo de 5M, adems se deber meter una denominacin o descripcin para el.

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Para poder aadir un documento se da una funcionalidad mediante el botn de examinar que permitir acceder al documento que deseemos mediante un explorador.

Este mantenimiento permitir adems consultar los documentos disponibles as como descargarse un documento concreto. Para ello se seleccionar el documento que se quiera y pinchando sobre el icono puesto a tal efecto se podr consultar el documento subido tal y como se puede ver en la siguiente imagen

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Al pinchar el documento saldr una pantalla en la que se dar la opcin de abrir o guardar el documento seleccionado

Si el estado del plan es PRESENTADO o PENDIENTE slo puede acceder a los datos en modo consulta. .

3.1.3.5.

Gestin de certificados

Mediante este mantenimiento el usuario podr meter y gestionar todos los certificados que considere necesarios de aportar para completar al registro del plan. Para ello se seleccionar la pestaa de Certificados

y a continuacin pulsando en el botn de aadir saldr una ventana nueva que permitir meter un nuevo documento. .

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Para poder aadir un documento se da una funcionalidad mediante el botn de examinar que permitir acceder al documento que deseemos mediante un explorador.

Este mantenimiento permitir adems consultar los documentos disponibles as como descargarse un documento concreto. Para ello se seleccionar el documento que se quiera y pinchando sobre el icono puesto a tal efecto se podr consultar el documento subido tal y como se puede ver en la siguiente imagen

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Al pinchar el documento saldr una pantalla en la que se dar la opcin de abrir o guardar el documento seleccionado

Si el estado del plan es PRESENTADO slo puede acceder a los datos en modo consulta.

3.1.4.

Solicitar baja registro planes

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Pinchando sobre la opcin de men Registro > Solicitar baja registro planes, se muestra la siguiente pantalla:

Como titular, dentro de la opcin de la solicitud de baja de registros de planes, podr dar de baja aquellos registros de planes que hayan sido dados de alta por l y que por lo tanto salgan en la lista. Solicitar Baja: Se le mostrar una pantalla anterior donde seleccionar el nmero de registros, de la lista de sus registros y tras pulsar la accin Solicitar Baja, se remitir a la Direccin de Atencin de Emergencias y Meteorologa una notificacin solicitando la baja en el registro.

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3.1.5.

Visor

Al pulsar sobre el botn

, aparece la siguiente pantalla:

En la parte superior de la pantalla aparece un formulario de bsqueda con los campos coordenadas (x,y), municipio o calle portal. Al introducir valor en dichos campos el mapa se coloca en el lugar indicado. Como se muestra en la siguiente imagen.

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Para seleccionar en el mapa una ubicacin concreta, pulse sobre el botn seleccione en el mapa la posicin.

lpiz y

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Una vez seleccionada pulse el botn

, de esta manera se arrastraran los datos a la

pantalla de alta/edicin o criterios de bsqueda del plan:

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