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NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORIA 230 DOCUMENTACION DE AUDITORIA

Introduccin
Esta Norma Internacional de Auditora (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de preparar la documentacin de auditora correspondiente a una auditora de estados financieros. Durante el transcurso de la Auditoria, el Auditor obtendr una serie de datos que le permitirn emitir su opinin sobre los estados financieros tomados en conjunto. Estos datos obtenidos en cada una de las fases del trabajo, no pueden ser almacenados solamente en la memoria del Auditor, sino que deben ser consignados por algn medio que permita su consulta en forma rpida y eficiente, y que sirvan en forma posterior para cualquier persona interesada en constatar la forma en que se lleg a la opinin sobre los estados financieros. Por esta razn el Auditor elabora u obtiene una serie de cedulas y documentos en los cuales se deja el rastro de las condiciones encontradas, las tcnicas y procedimientos aplicados, su extensin y la oportunidad de aplicacin, as como los datos que le permitieron llegar a las conclusiones sobre cada rea de trabajo examinada y a la conclusin global sobre los estados financieros tomados en conjunto. Esta unidad analizara todos las cedulas y documentos anteriormente citados que en el lenguaje tcnico se denominan Papeles de Trabajo de la Auditoria.

Objetivo
El objetivo del auditor es preparar documentacin que proporcione: Un registro suficiente y adecuado de las bases para el informe de auditora; y Evidencia de que la auditora se planific y ejecut de conformidad con las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.

Concepto de Documentos de Auditoria Son el conjunto de documentos, planillas o cdulas, en las cuales el auditor registra los datos y la informacin obtenida durante el proceso de Auditora, los resultados y las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo tambin pueden constituir la informacin almacenada en cintas, pelculas u otros medios (diskettes), y puede habilitarse sobre listados, y fotocopias de documentos claves de la organizacin, sin incurrir a exceso de copiar todo el archivo. Al preparar el auditor los papeles de trabajo debe evitar acumular exceso de documentacin, (Calidad Vs Cantidad), esto se simplifica utilizando marcas de auditoria, es decir, certificando o validando informacin o actuaciones fsicas que se tuvo a la vista, mediante marcas y referencias previamente definidas, tales como: Verificado y cruzado contra registros contables. Sumado % Porcentaje observado. Totalizado Cifras verificadas. Soportes originales vistos. ... entre otras.

Propsito

Los papeles de trabajo tienen los siguientes propsitos: Soportar por escrito la planeacin del trabajo de auditora. Instrumento o medio de supervisin y revisin del trabajo de auditora. Registra la evidencia como respaldo de la auditoria y de informe Se constituye en soporte legal en la medida de requerir pruebas. Memoria escrita de la auditora.

En los papeles de trabajo se registran: La planeacin. La naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditora desarrollados. Los resultados Las conclusiones extradas y las evidencias obtenidas. Incluyen slo asuntos importantes que se requieran junto con la conclusin del auditor y los hechos que fueron conocidos por el auditor durante el proceso de auditora.

La NIA Documentacin seala que la extensin de los papeles de trabajo es un caso de juicio profesional por lo que es necesario y prctico documentar todos los asuntos importantes que el auditor considere. La SAS y NIA indican que los papeles de trabajo incluyen, entre otros, las siguientes informaciones: Informacin referente a la estructura orgnica de la entidad examinada. Extractos o copias de documentos legales importantes, convenios, y estatutos.

Informacin concerniente al entorno econmico y legislativo dentro de los que opera la entidad. Evidencia del proceso de planeamiento

incluyendo programas de auditora y cualquier cambio al respecto.

Evidencia de la comprensin de los sistemas de contabilidad y de control interno.

Evidencia de evaluaciones de los riesgos inherentes y de control. Evidencia sobre la evaluacin del trabajo de auditores internos y las conclusiones alcanzadas.

Evidencia de que los trabajos realizados por los auxiliares fueron supervisados y revisado. Anlisis de transacciones y balances.

Anlisis de tendencias e ndice importantes. Un registro de la naturaleza, tiempo y grado de los procedimientos de auditora desarrollados y de los resultados de dichos procedimientos.

Una indicacin sobre quien desarroll los procedimientos de auditora y cuando fueron desarrollados. Copias de comunicaciones con otros auditores, expertos y otras terceras partes.

Copias de cartas o notas referentes a asuntos de auditora comunicados, o discutidos con la entidad, incluyendo los trminos del trabajo y las debilidades sustanciales en control interno. Cartas de presentacin recibidas de la entidad.

Conclusiones alcanzadas por el auditor, concernientes a aspectos importantes de la auditora, incluyendo cmo se resolvieron los asuntos excepcionales o inusuales, revelados por los procedimientos del auditor. Copias de los estados financieros, dictamen u otros informes del auditor, etctera.

Propiedad y custodia de los papeles de trabajo.- Los papeles de trabajo son de propiedad de los rganos o firmas de auditora. El auditor debe custodiar con cuidado y vigilancia la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento, y bajo cualquier circunstancia, el carcter secreto de la informacin contenida en los mismos. Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditorias futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios. Los archivos de papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos bsicos: Archivos corrientes y archivos permanentes. Los archivos corrientes contiene las informaciones relacionadas con la planificacin y supervisin que no son de uso continuo en auditorias posteriores tales como: Revisiones corrientes de controles administrativos. Estados financieros motivo de auditoria. Anlisis de informacin financiera Notas a los estados financieros. Correspondencia corriente. (Entrada y salida) Programas de auditora y otros papeles que respaldan las observaciones y Preparacin del informe, inclusive el borrador del informe.

Los archivos permanentes debern contener informaciones importantes para utilizar en auditorias futuras tales como: El historial legislativo sobre la creacin de la entidad y sus programas y actividades La legislacin de aplicabilidad contina en la entidad, polticas y procedimientos de la entidad. Financiamiento, organizacin y personal Polticas y procedimientos de presupuestos. Contabilidad e informes, estatutos, memorias anuales, etc.

Manuales, (Contable, presupuesto, tesorera, contratacin, almacn, procesos misionales, entre otros). En general la informacin que no vara con el tiempo. Ordenamiento y archivo El ordenamiento de los papeles de trabajo deber ser lgico y gil, con el objetivo de que su localizacin resulte fcil para cualquier persona. Los papeles del expediente continuo de Auditoria se ordenaran y archivaran por grupos o conceptos, atendiendo los datos o informacin que contenga. En este expediente se mantendrn los grupos que sean necesarios. Los papeles de trabajo de la Auditoria tendrn un ordenamiento lgico siguiendo el listado de rubros de la hoja de trabajo. Si estos lo estn en el orden de presentacin de los estados financieros, este ser tambin el orden en que se coloquen los papeles de trabajo en el expediente. Planificacin Y Documentacin De La Auditoria - Proceso 1-PLANIFICACION. La primera norma de auditoria generalmente aceptada del trabajo de campo requiere de una planificacin adecuada. La auditora se debe planificar de forma adecuada y los ayudantes, si es que se tienen se deben supervisar en forma correcta. Existen tres razones por las cuales el auditor planea adecuadamente sus compromisos : para permitir que el auditor obtenga las evidencias suficientes y competentes y suficientes para las circunstancias, ayudar a mantener los costos a un nivel razonable y evitar malos entendidos con el cliente. Hay 7 partes importantes de la planificacin de la auditoria:

Plan previo Obtencin de antecedentes del cliente Obtener informacin sobre las obligaciones legales del cliente Realizacin de procedimientos analticos preliminares Evaluacin de la importancia y el riesgo Conocimiento de la estructura del control interno Evaluacin del riesgo de control

2-PLAN PREVIO DE AUDITORIA. La mayor parte de la planificacin previa ocurre al principio de la auditoria con frecuencia en la oficina del cliente, en la medida de lo posible. Implica decidir si se acepta o contina haciendo la auditoria para el cliente, evaluar las razones del cliente para la auditoria, obtener una carta de compromiso y seleccinal personal de la auditoria. INVESTIGACION DE NUEVOS CLIENTES: Antes de aceptar a un nuevo cliente, la mayora de los despachos de contadores pblicos investigan la cia para determinar Su aceptabilidad. Deber evaluarse la posicin del posible cliente en la comunidad empresarial, estabilidad financiera y las relaciones con los despachos de contadores pblicos anteriores. En el caso de los clientes que han sido auditados anteriormente por otro despacho de contadores pblicos el nuevo auditor debe comunicarse con el auditor anterior. El propsito de esto es ayudar al auditor sucesor si debe de aceptar o no el compromiso. Esto ayuda al sucesor a conocer si el cliente no tiene integridad o si ha habido problemas con principios de contabilidad, los procesos de auditoria o los inventarios. La responsabilidad de iniciar la comunicacin es del auditor sucesor. Aun cuando un cliente posible haya sido auditado por otra firma de contadores pblicos, a menudo se hacen otras investigaciones. Las fuentes de informacin incluyen abogados locales, otros despachos de contadores, bancos y otras empresas. CLIENTES CONTINUOS: Los contadores pblicos evalan sus clientes existentes cada ao para determinar si existen razones para no continuar realizando una auditoria. En conflictos anteriores sobre como poder dar un alcance adecua-do a la auditoria, el tipo de opinin que se va a emitir o los honorarios son causas por las cueles el auditor suspende Su relacin con el cliente. Se determina si al cliente le falta integridad y por, lo tanto ya no debe de ser Su cliente. Si existe un litigio contra un despacho de contadores pblicos por parte del cliente o una demanda contra el mismo por parte del despacho de contadores pblicos, el despacho no puede hacer una auditoria. La investigacin de clientes nuevos y la reconsideracin de los existentes es parte esencial para decidir sobre el riesgo de una auditoria aceptable. RAZONES DEL CLIENTE PARA UNA AUDITORIA: Los usos ms probables de los estados financieros pueden determinarse a partir de la experiencia previa con el cliente y de plticas con la direccin. A lo largo del trabajo el auditor obtiene informacin adicional del porque se quiere realizar una auditora y los probables usos de los estados financieros. OBTENCION DE ANTECEDENTES: Un conocimiento amplio del negocio del cliente y de la industria y un conocimiento sobre las operacin-es de la compaa son esenciales para realizar una auditoria adecuada. La mayor parte de la informacin se obtiene de las instalaciones del cliente especficamente en el caso de un cliente nuevo.

CONOCIMIENTO DE LA INDUSTRIA Y EMPRESA DEL CLIENTE: Es importante conocer la empresa que se va a auditar por 3 razones: 1-Requerimientos de contabilidad distintos en las diferentes empresas. 2-Identificacion del riesgo aceptable de la auditoria que realice el auditor o si es aconsejable auditar otras empresas iguales. 3-Los riesgos inherentes a las empresas de una misma industria. El conocimiento de la industria del cliente se obtiene de varias formas. Entre estas se incluyen conversaciones con el auditor que fue responsable del compromiso en aos anteriores y auditores que tengan contratos en la actualidad que sean similares. Los archivos permanentes del auditor a menudo incluyen el historial de la compaa, una lista de las principales actividades del cliente y un archivo de las polticas de contabilidad en aos anteriores. VISITA A LA PLANTA FISICA Y OFICINAS: Es til para conocer mejor la empresa del cliente y sus operaciones, por lo que representa una oportunidad para observar las operaciones y conocer personal importante. OPERACIONES CON PARTES RELACIONADAS: Las operaciones con partes relacionadas son importantes para los auditores porque manifestaran en los estados financieros si son importantes. Las normas internacionales de contabilidad, requieren la manifestacin de la naturaleza de la relacin que se tiene con una tercera parte, una descripcin de las operaciones, incluyendo montos en dlares y montos vencidos y con partes relacionadas. ACTA CONSTITUTIVA: El acta constitutiva es otorgada por el estado en el cual se constituye la compaa y es el documento legal necesario para reconocer a una empresa como entidad independiente. En ella se incluye el nombre exacto de la compaa, la fecha de Su constitucin, los tipos y montos social que emite la compaa y los tipos de Montos de capital social que emite la compaa y los tipos de actividades empresariales que puede realizar.

MINUTAS DE LAS JUNTAS: Son el registro oficial de las juntas del consejo directivo y accionistas. Estas incluyen resmenes de los te-ms importantes que se analizaron en estas juntas y las decisiones que tomaron los directores y accionistas. Las minutas incluyen 2 tipos de informacin pertinente: 1. Autorizaciones y debates del consejo directivo que afectan el riesgo inherente, como compensacin a funcionarios, nuevos contratos y convenios, adquisicin de propiedades, prstamos y pagos de dividendos. 2. La informacin incluida en las minutas que afecta la evaluacin que hace el auditor del riesgo inherente.

CONTRATOS: La mayora de los contratos son de sumo inters para las partes en la auditoria, y en la prctica reciben especial atencin durante las pruebas detalladas.

PAPELES DE TRABAJO: Los papeles de trabajo son los archivos que guardan el auditor de los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes a las que se llegaron en la auditoria. El auditor emplea papeles de trabajo para facilitar Su examen y proporcionar un registro de la auditoria realizada. No existe una forma estndar para los papeles de trabajo. No deber ser inflexible la forma y contenido de los papeles de trabajo. Ms bien los papeles de trabajo se disearan para satisfacer las preferencias del auditor relativas a conceptos tales como planeacin, ndices y formas de la cedula. BASE PARA LA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA: Los papeles de trabajo incluyen informacin sobre planificacin diversa como puede ser informacin descriptiva sobre la estructura de control interno, un presupuesto de tiempo para cada una de las reas de la auditoria, un programa de auditoria y los resultados de la auditoria del ao anterior. REGISTRO DE LAS EVIDENCIAS ACUMULADAS Y RESULTADOS DE PRUEBAS: Los papeles de trabajo son el principal medio de documentacin en la realizacin de la auditoria. Si se presenta una necesidad el auditor debe ser capaz de demostrar a las dependencias regulatorias y a los tribuales que la auditoria estuvo bien planeada y adecuadamente supervisada, los datos fueron convenientes y oportunos y el informe de auditoria fue adecuado considerando sus resultados. DATOS PARA DETERMINAR EL TIPO ADECUADO DE INFORME DE AUDITORIA: Los papeles de trabajo son una fuente importante de informacin que ayuda al auditor a decidir el informe adecuado de auditoria que va a emitir en determinadas circunstancias. BASE DE ANALISIS PARA SUPERVISORES Y SOCIOS:

Son el principal marco de referencia que utiliza el personal de supervisin para evaluar si se reunieron datos suficientes y competentes para justificar el informe de la auditoria. ARCHIVOS PERMANENTES: Los archivos permantes tienen como objetivo reunir datos de naturaleza histrica o continua relativos a la presente auditoria. Son una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro en estos se incluye lo siguiente: 1. Resmenes o copias de documentos de la compaa que son de importancia contina como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisin y compra de bonos y los contratos. 2. Anlisis de aos anteriores de cuentas que tienen importancia contina para el auditor. 3. Informacin relacionada con el conocimiento de la estructura de control interno de la compaa 4. Los resultados analticos de auditorias de aos anteriores. ARCHIVOS PRESENTES: Incluyen presentes incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est aplicando. Existe un conjunto de archivos permanentes para el cliente y otro para el ao de la auditoria. Composicin: PROGRAMA DE AUDITORIA: Comnmente se conserva el programa de auditoria en archivo separado a fin de mejorar la coordinacin en todas las partes de la auditoria. INFORMACION GENERAL: Incluyen memorandos de planificacin de auditoria, resmenes o copias de las minutas de las juntas del consejo directivo, resmenes de contratos o convenios, notas sobre platicas con el cliente y comentarios o anlisis. BALANZA DE COMPROBACION DE TRABAJO: Es la tcnica que utiliza el auditor para analizar los montos de las cuentas en la auditoria que le permite a el auditor ahorrar tiempo. Cada cuenta analizada es respaldada por una cedula secundaria. ASIENTOS DE AJUSTE Y RECLASIFICACION: Los asientos de reclasificacin generalmente se hacen en los estados financieros para presentar la informacin de contabilidad en forma adecuada aun cuando los saldos del mayor estn correctos. CEDULAS DE APOYO: Se clasifican en:
Anlisis:

tiene por objetivo mostrar la actividad de una cuenta del balance durante un periodo determinado.

Balanza

de comprobacin o lista: consiste en detalles que constituyen los saldos de fin de ao ya sea de un balance o estado de resultados. Conciliacin de montos: apoya un monto especfico y por lo general se espera que relacione el monto registrado en los registros del cliente con otra fuente informacin. Pruebas de razonabilidad: Contiene informacin que permite al auditor evaluar si hay un error considerando los resultados de la auditoria. Resumen de procedimientos: En esta se resumen los resultados de un procedimiento de auditoria especfico realizado. Informacin: Este tipo de cedula contiene informacin en relacin a evidencias de auditoria Documentacin externa: Consiste en la documentacin externa que renen los auditores tales como contestaciones de confirmacin y copias de convenios.

NO ESTA DEMAS RECALCAR QUE: Los papeles de trabajo son de la propiedad exclusiva del auditor. La nica vez que otra persona, incluyendo al cliente tiene derechos legales para examinar los papeles de trabajo es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Se conserva en los despachos como fuente de consulta.