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DIAGNSTICO SOBRE LA CALIDAD EN LA

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA

Equipo de Apoyo MECI


Universidad de Antioquia

Medelln
Noviembre de 2009

TABLA DE CONTENIDO

1 ANTECEDENTES...................................................................................................5
2 OBJETIVOS............................................................................................................8
2.1 OBJETIVO GENERAL.....................................................................................8
2.2 OBJETIVOS ESPECFICOS............................................................................8
3 ALCANCE DEL ESTUDIO...................................................................................10
4 METODOLOGA...................................................................................................10
5 DESARROLLO DEL ESTUDIO...........................................................................10
5.1 ETAPA 1. PLANEAR LA EJECUCIN DEL TRABAJO................................13
5.2 ETAPA 2: EJECUTAR EL DIAGNSTICO INTERNO..................................13
5.3 ETAPA 3: REALIZAR SEGUIMIENTO AL PROYECTO................................59
5.4 ETAPA 4: REALIZAR AJUSTES NECESARIOS...........................................59
6 CONCLUSIONES.................................................................................................60
7 RECOMENDACIONES.........................................................................................64

INTRODUCCION

Como contribucin al logro de la meta 1 Implementar un sistema de gestin


integral ajustado a la realidad de la Universidad de Antioquia del objetivo
estratgico 1 Desarrollar un modelo de gestin acadmico y administrativo
moderno al servicio de las funciones misionales, del tema estratgico 5 Gestin
universitaria del Plan de Desarrollo 2006-2016 de la Universidad, el Comit
Coordinador de Control Interno de la Universidad de Antioquia, dentro de las
actividades a ejecutar para el logro de uno de los objetivos planteados para el ao
2010, se propuso ejecutar un diagnstico sobre el estado actual de la calidad en
la Universidad de Antioquia; para lo cual se deleg en el Equipo de Apoyo MECI
su ejecucin. El Equipo MECI, a travs de un convenio interno, cont con la
prestacin de los servicios de un asesor del Grupo Regional ISO para la
orientacin en el desarrollo del mismo.
El presente documento se desarrolla basado en la metodologa que se defini
para la ejecucin del proyecto y se presentan los resultados obtenidos a partir de
la informacin recopilada desde las temticas definidas para la elaboracin del
presente estudio, las cuales a su vez estn relacionadas con la calidad y con las
lneas estratgicas contenidas en el Plan de Desarrollo de la Universidad de
Antioquia.
Desde el nombre mismo del diagnstico se ha puesto la palabra calidad entre
comillas, ya que se parti del concepto de no tener una definicin clara para dicho
trmino por parte de los mltiples actores que existen en la UdeA, de igual manera
dicho concepto es utilizado de manera diferente por las distintas reas y procesos
que intervienen en el quehacer de la Universidad. Si bien es cierto que existe un
consenso internacional sobre el concepto del trmino calidad; dada la
complejidad de las actividades en la Universidad, se considera que debe ser

construido el concepto de calidad para la Universidad de Antioquia, de tal manera


que represente las mltiples posiciones dentro de los procesos universitarios y
que a su vez tenga un carcter concreto y holstico.

ANTECEDENTES

Se relacionan a continuacin algunos de los elementos que se tomaron como


antecedentes para el proyecto y que tiene la Universidad a manera de
oportunidades y de fortalezas a la fecha de este estudio:

La Universidad se encuentra con Acreditacin Institucional por un perodo de 9


aos (2003-2012) y actualmente est en el proceso de autoevaluacin para la
renovacin de dicha acreditacin, a partir de los factores y caractersticas
definidos por el Consejo Nacional de Acreditacin.

La Universidad se encuentra actualmente en el diseo, desarrollo e


implementacin del proyecto Transformacin Organizacional, el cual tiene
como objetivo el diseo de un sistema de gestin integral con tres
componentes: el modelo de operacin por procesos, el modelo de gestin y el
modelo de gobernabilidad. Dentro del diseo de un sistema de trabajo por
procesos se ha construido el mapa orgnico de procesos (MOP), el cual crea
la necesidad de que deben ser intervenidos los procesos, la tecnologa y la
cultura organizacional.

Varias Unidades de la Universidad cuentan con un sistema de gestin de la


calidad basado en ISO 9001 o estn en proceso de implementarlo.

Varios laboratorios de la Universidad en sus diferentes facultades, cuentan


con un sistema de gestin de la calidad basado en ISO/IEC 17025 o estn en
proceso de implementarlo.

Actualmente en la Universidad de Antioquia existen varios grupos de


investigacin clasificados por COLCIENCIAS de acuerdo con el documento

Modelo de Medicin de Grupos de Investigacin, Tecnolgica o de


Innovacin, Julio de 2008.

Actualmente la Universidad de Antioquia cuenta con varios programas de


pregrado acreditados por el MEN o en proceso de acreditacin.
acreditacin se obtiene mediante el cumplimiento

Dicha

de los requisitos

establecidos en el documento Lineamientos para la Acreditacin de


Programas, Noviembre de 2006 del Consejo Nacional de Acreditacin (CNA).

Actualmente la Universidad de Antioquia cuenta con varios programas de


posgrado en procesos de autoevaluacin y evaluacin por pares nacionales e
internacionales.

En la Universidad de Antioquia existen laboratorios de salud que prestan


servicios de extensin, los cuales tienen Certificado de Habilitacin otorgado
por la Direccin Seccional de Salud de Antioquia, ste les confiere el permiso
para prestar los servicios relacionados con su funcin.

Los siguientes elementos describen la necesidad del proyecto, el cual a su vez es


slo un insumo muy pequeo para la transformacin organizacional que vive la
Universidad y la cual est planteada en el Plan de Desarrollo 2006-2016:

La Universidad de Antioquia carece actualmente de un sistema integrado de


gestin y de un modelo de gestin integral formalizado, sobre el cual se pueda
hacer la articulacin y la puesta en comn de los temas relacionados con la
calidad.

La ausencia de polticas, lineamientos o directrices institucionales con


respecto a la unificacin de la gestin de la calidad en la Universidad de
Antioquia (existe la Resolucin Rectoral 20848 del 18 de mayo de 2005, por la
6

cual se crea el Comit Institucional de Gestin de la Calidad de la Universidad


de Antioquia, pero ste no opera actualmente).

La Universidad de Antioquia carece de un diagnstico actualizado sobre el


tema de la calidad desde un punto de vista holstico, el cual permita conocer
las herramientas implementadas para la gestin de la calidad en diferentes
procesos, dependencias, unidades administrativas, unidades acadmicas que
estn relacionadas con la docencia, la investigacin y la extensin.

El concepto de la calidad es manejado de manera diferente por los distintos


estamentos que componen la Universidad.

De manera independiente y desarticulada varias unidades administrativas o


acadmicas de la Universidad han implementado sistemas de gestin; unas
con el nimo de mejorar sus procesos y otras con el nimo de mejorar y de
obtener una certificacin.

En la Universidad de Antioquia como organizacin, no existe un sistema de


gestin para los temas ambiental, de seguridad y salud ocupacional, de la
informacin y comunicacin, entre otros.

A nivel nacional e internacional existen diferentes modelos, referentes,


normas, criterios o requisitos para implementar sistemas de gestin o buenas
prcticas organizacionales que permitan certificar procesos, acreditar mtodos
o ensayos de laboratorio, acreditar programas acadmicos, clasificar grupos
de investigacin y acreditar la institucin como un todo.

2.1

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Realizar un diagnstico de la situacin actual del tema de la calidad, de la


gestin de la calidad y del concepto de calidad que tienen algunos expertos, de
acuerdo con temticas identificadas en la Universidad de Antioquia.

2.2

OBJETIVOS ESPECFICOS

Obtener un consolidado de las diferentes formas en que se ha desarrollado las


actividades de gestin de la calidad en la Universidad, tales como:
acreditacin

institucional,

procesos

de

certificacin,

acreditacin

de

laboratorios, acreditacin de programas acadmicos, clasificacin de grupos


de investigacin, habilitacin de laboratorios para prestacin de servicios de
salud, entre otros.

Tener un consolidado de las diferentes herramientas, normas o referentes que


se utilizan al interior de la Universidad para implementar la gestin de la
calidad, tales como: requisitos de acreditacin institucional, Norma ISO 9001 y
NTCGP 1000 para Gestin de la Calidad, Norma ISO 14001 para Sistemas de
Gestin Ambiental, Norma OHSAS 18001 para la gestin de la seguridad y
salud ocupacional, Norma ISO/IEC 17025 para la Gestin de la Calidad en
Laboratorios, requisitos de

acreditacin

para

programas acadmicos,

habilitacin de laboratorios en el rea de salud, entre otros.

Definir cules y cuntos grupos de investigacin estn clasificados por


COLCIENCIAS, la clasificacin y la facultad a la cual pertenecen, y cunto
grupos de investigacin de la Universidad no estn clasificados en
COLCIENCIAS a la fecha de ejecucin de ste proyecto.

Conocer cules y cuntos programas de pregrado estn acreditados por el


MEN, su perodo de vigencia de la acreditacin y la facultad a la cual
pertenecen.

Conocer cules y cuntos programas de posgrado han realizado procesos de


autoevaluacin y evaluacin por pares nacionales e internacionales.

Conocer el nivel de calidad acadmica de la Universidad y de los estudiantes


de ltimo semestre, a partir de los resultados obtenidos en los exmenes de
Calidad de la Educacin Superior (ECAES).

Construir una matriz de correlacin entre los requisitos que plantean las
diferentes herramientas, normas o referentes que se utilizan al interior de la
Universidad para implementar la gestin de la calidad.

Conocer cules Unidades Administrativas y Acadmicas de la Universidad han


participado en proyectos de implementacin de sistemas de gestin de la
calidad o de buenas prcticas organizacionales que les permiten ser ms
eficientes y eficaces en el desarrollo de sus planes de trabajo.

Conocer cules y cuntos servidores universitarios tienen conocimiento en


temas asociados a la gestin de la calidad y a los sistemas gestin de la
calidad.

Este producto ser un insumo para el plan de formacin que

administra el Proceso Gestin del Talento Humano.

Tener un consolidado de los diferentes aplicativos informticos, ya sean


diseados al interior de la Universidad o software comercial, que existen en las
diferentes unidades de la Institucin para la administracin de la informacin y
el seguimiento asociado a las actividades de la gestin de la calidad.

Lograr una aproximacin al concepto de la calidad en la Universidad de


Antioquia, a partir del conocimiento y de la apropiacin que tienen algunos
expertos de diversas temticas.

ALCANCE DEL ESTUDIO

El diagnstico objeto de este proyecto est dirigido a la conformacin de un


inventario a nivel interno en la Universidad de Antioquia sobre el tema de la
calidad.

METODOLOGA

La metodologa aplicada durante el desarrollo del proyecto se explica en el anexo


1 de este documento, su aplicacin forma parte fundamental de este informe en el
numeral siguiente.

DESARROLLO DEL ESTUDIO

En la etapa inicial del proyecto se elabor un plan de trabajo, en el cual se


definieron las siguientes etapas y actividades:

10

FASE

ETAPA
1.
Planear la

A. PLANEAR

B. HACER

ACTIVIDAD
Definir los elementos y los componentes del proyecto.
Definir pasos y metodologa del trabajo.

ejecucin del

2.

Elaborar el plan de trabajo (cronograma).

trabajo

3.

Definir y elaborar los instrumentos para la ejecucin del

Ejecutar el

1.

diagnstico.
Definir el contexto del proyecto dentro de la UdeA (qu

diagnstico

es la Universidad de Antioquia, cul es su funcin

interno

misional, sus lneas estratgicas y qu comits o grupos


existen formalmente constituidos y cuyo tema de inters
es el de la calidad, el concepto de calidad utilizado
desde diferentes mbitos y en el marco de una
Universidad)
2.

Elaborar el normograma: Requisitos legales de origen


externo aplicables a la funcin de la Universidad en el
tema de la calidad

y actos administrativos internos

relacionados con el tema de la calidad.


3.

Elaborar

el

inventario

institucional,
docencia

calidad
y

en

de
en

los

temticas:
investigacin,

procesos

Acreditacin
extensin,

administrativos.

Elaborar cuadro de correlacin o compatibilidad entre los


diferentes modelos utilizados en la Universidad de
Antioquia con respecto a las temticas.
4.

Seleccionar las fuentes de informacin interna. Consultar


referentes y contactos. Consultar a travs de diferentes
medios (web y otros) sobre el estado actual de cada una
de las Unidades Administrativas y Acadmicas de la
Universidad con respecto al tema de la calidad.

5.

Consultar

sobre

cules

cuntos

servidores

universitarios tienen conocimiento en temas asociados a


la gestin de la calidad y a los sistemas gestin de la
calidad.
6.

Realizar un consolidado de los diferentes aplicativos


informticos ya sean diseados al interior de la
Universidad o software comercial, que existen en las

11

FASE

ETAPA
diferentes

ACTIVIDAD
unidades de la

Institucin

para

la

administracin de la informacin asociada a la gestin


de la calidad en las diferentes temticas.
7.

Disear, realizar y analizar la encuesta estratificada


sobre el concepto de calidad algunos expertos
seleccionados de acuerdo a las temticas tratadas en
este estudio.

8.

Recolectar informacin interna. Definir la agenda de


entrevistas y reuniones con contactos.

Realizar las

reuniones y entrevistas con los contactos. Incluye


reunin con la Comisin de Mejores Prcticas de la
Universidad de Antioquia. Incluye un inventario de los
diferentes aplicativos informticos ya sean diseados al
interior de la Universidad o software comercial que
existen en las diferentes unidades de la Institucin para
la administracin de la informacin asociada a la gestin
de la calidad en las diferentes temticas objeto de este
proyecto, y un inventario sobre cules y cuntos
servidores universitarios tienen conocimiento en temas
asociados a la gestin de la calidad y a los sistemas
gestin de la calidad.
9.

Tabular y analizar

la informacin producto de las

entrevistas y consultas. Llevar la informacin a los


formatos e instrumentos definidos para la recoleccin de
la informacin, tabular y realizar grficos.
10. Elaborar el informe y proponer recomendaciones a partir
del diagnstico interno.
11. Elaborar el informe final y proponer directrices para la
unificacin de la calidad en la UdeA (esquemas,
modelos, sistemas de gestin).
12. Presentar el informe final socializacin.

12

FASE

ETAPA
Realizar

C. VERIFICAR

seguimiento al
proyecto

D. AJUSTAR

5.1

Realizar ajustes
necesarios

1.

ACTIVIDAD
Hacer seguimiento al proyecto por parte del grupo
ejecutivo.

2.

Revisar el informe final y los resultados del proyecto por

1.

parte del CCCI de la UdeA. Aprobacin final.


Ajustar el estudio en las diferentes etapas y de acuerdo
a lo que se defina en la etapa de verificacin y en caso
de ser necesario.

ETAPA 1. PLANEAR LA EJECUCIN DEL TRABAJO

Como producto de la planeacin del trabajo se defini la metodologa y se elabor


el Plan de Trabajo a desarrollar, el cual se indica en el anexo 2 de este
documento;

adems se disearon los instrumentos para la recoleccin de la

informacin (ver anexo 3).

5.2

5.2.1

ETAPA 2: EJECUTAR EL DIAGNSTICO INTERNO

Definir contexto del proyecto: En el anexo 4, Contexto UdeA, se define el


contexto de la Universidad, y en el anexo 5 se establecen los grupos o
comits institucionales relacionados con el tema de la calidad en la
Universidad.

5.2.2

Elaborar el normograma: El anexo 6 contiene los requisitos legales de


origen externo y actos administrativos internos relacionados con las
temticas de calidad desarrolladas en este trabajo.

13

5.2.3

Elaborar el inventario de temticas: Las siguientes son las temticas


seleccionadas para desarrollar el trabajo; la correlacin entre los diferentes
modelos que son o podran ser utilizados en la Universidad de Antioquia se
relacionan en el anexo 7.
INVENTARIO DE TEMTICAS

Lnea
Estratgica

Temtica
Implementacin de
sistemas de Gestin
y de control de
manera institucional
Modelo de Operacin
por Procesos (dentro
del proceso de
transformacin
organizacional)
Sistema de Gestin
de la Calidad de la
Universidad de
Antioquia

Institucional

Evidencia/Temtica
Acreditacin Institucional
por parte del Ministerio de
Educacin Nacional

Lineamientos del CNA que


contienen factores y
caractersticas

Modelo de Operacin por


Procesos implementado y
operando

Modelo de Gestin Integral de


la UdeA.

SGC implementado y
operando, y certificado si
as se decide

NTCGP 1000/NTC-ISO 9001

Autoevaluacin y
evaluacin por parte de la
Contralora General de
Antioquia
Polticas de
Responsabilidad
responsabilidad social
social
implementadas y
operando
SGSYSO implementado y
Seguridad y Salud
operando, y certificado si
Ocupacional
as se decide
SGA implementado y
Sistema de Gestin
operando, y certificado si
Ambiental
as se decide
Acreditacin de programas
"calidad" en el
de pregrado por parte del
pregrado
MEN
Acreditacin de Maestra y
Doctorado por parte del
"calidad" en Maestra
MEN, una vez sean
y Doctorado
aprobados por el CNA los
lineamientos para el efecto
Exmenes de Calidad de
"calidad" en la
la Educacin Superior
educacin superior
(ECAES)
Sistema de Control
Interno

Docencia

Modelo (referente)

14

MECI 1000

Gua ISO 26000

OHSAS 18001
NTC-ISO 14001
Lineamientos del CNA que
contienen factores y
caractersticas
Lineamientos (documento en
revisin)

Decreto 1781 de 2003

INVENTARIO DE TEMTICAS
Lnea
Estratgica

Investigacin

Extensin

Administrativo

5.2.4

Temtica

Clasificacin grupos
de investigacin por
COLCIENCIAS
"calidad" de los
procesos
administrativos
"calidad" de los
procesos de
laboratorio
"calidad" en las
pruebas de
laboratorios de
ensayo
Cumplimiento de
requisitos mnimos
para los laboratorios
prestadores de
servicios de salud

Evidencia/Temtica

Modelo (referente)

Modelo de medicin de grupos


de investigacin, tecnolgica o
Clasificacin de los grupos de innovacin 2008, que
de investigacin en las
contiene la estructura de la
categoras A1, A, B, C, o D convocatoria de grupos de
investigacin cientfica o
tecnolgica 2008
Certificacin de procesos
Norma NTC-ISO 9001
Certificacin de procesos
Acreditacin de
Laboratorios

Norma NTC-IEC 17025

Habilitacin en salud
otorgada por la DSSA

Resolucin 1043 de 2006Ministerio de la Proteccin


Social

Registro de patentes, Patentes, marcas y


marcas y derechos
derechos de autor
de autor
concedidas y en trmite

Requisitos definidos por la SIC


para patentes y marcas.
Requisitos definidos por la
Direccin Nacional de
Derechos de Autor

"calidad" de los
procesos

Norma NTC-ISO 9001

Certificacin de procesos

Seleccionar las fuentes de informacin interna: Como fuentes de


informacin para la recoleccin de datos se identificaron inicialmente sitios
web, publicaciones y personas a entrevistar y en el desarrollo del trabajo se
consultaron otras fuentes que se consideraron como necesarias para
complementar informacin. Las fuentes de consulta para el desarrollo del
proyecto, se pueden identificar a partir de la informacin recopilada durante
la ejecucin del mismo; dichos documentos se encuentran en carpetas en
medio magntico, y hacen parte de la copia de respaldo que tiene el Equipo
de Apoyo MECI como soporte de este estudio.

15

5.2.5

Consultar sobre cules y cuntos servidores universitarios tienen


conocimiento en temas asociados a la gestin de la calidad y a los sistemas
gestin de la calidad: No fue posible obtener informacin sobre este tema
debido a que en la Universidad las capacitaciones relacionadas en el tema
de la calidad han sido brindadas por las diferentes Unidades Acadmicas
o Administrativas y la informacin

no se ha centralizado a travs del

Departamento de Relaciones Laborales.

Por declaracin verbal de

funcionarios del Departamento de Relaciones Laborales se conoci que las


bases de datos de aos anteriores al 2008 se daaron y no existe copia de
respaldo que soporte esta informacin.
No obstante, se evidencia que los servidores de la universidad no son ajenos a un
proceso de la cultura de la calidad que se viene gestando, ya sea a partir de la
implementacin de sistemas de gestin de calidad de manera independientes en
reas o procesos, as como a partir de los procesos de capacitacin coordinados
por el Equipo de Apoyo MECI sobre el tema de gestin del riesgo, fundamentos en
gestin de la calidad basado en la NTCGP 1000, en la implementacin del sistema
de control interno basado en el MECI y del proceso de diseo e implementacin
del modelo de operacin por procesos en el marco del proyecto de transformacin
organizacional.

5.2.6

Consolidar informacin sobre los diferentes aplicativos informticos que


existen en las diferentes unidades de la Institucin para la administracin
de la informacin asociada a la gestin de la calidad en las diferentes
temticas, ya sean diseados al interior de la Universidad o adquiridos
como software comerciales.

16

Sobre los aplicativos informticos que existen en las diferentes unidades de la


Institucin para la administracin de la informacin asociada a la gestin de la
calidad en las diferentes temticas se recopil la siguiente informacin:
Vicerrectora Administrativa: El Sistema de Gestin de la Calidad de la
Vicerrectora cuenta con el software SIGER (Sistema de Indicadores de Gestin y
Evaluacin de Resultados) para el manejo de los indicadores. Tanto las acciones
correctivas, preventivas y de mejora, como las quejas reclamos y sugerencias, se
controlan mediante formularios tipo web a los cuales se accede mediante el portal
de la Universidad.
Sistema Bibliotecas: Cuenta con una plataforma denominada MAMBO
ADMINISTRATIVO para la administracin documental del Sistema de Gestin de
la Calidad, adems ha desarrollado aplicaciones

a partir de un

lenguaje de

programacin llamado PHP mediante las cuales los funcionarios autorizados


acceden mediante la intranet a la consulta y manejo de indicadores de gestin,
producto no conforme, acciones correctivas, preventivas, de mejora y de
proteccin, comunicacin con el usuario, auditora de calidad, capacitacin,
seleccin de documentos, ingreso de usuarios, calificador de servicios.

Este

aplicativo permite adems generar correos de alerta a los responsables de los


procesos.
Las dems unidades acadmico administrativas que cuentan con sistemas de
gestin de la calidad implementados, no cuentan con un software para la
administracin, control y seguimiento del mismo, dichas actividades se realizan de
manera manual, en archivos de office.

17

5.2.7

Disear, realizar y analizar la encuesta estratificada sobre el concepto de


calidad algunos expertos seleccionados de acuerdo a las temticas
tratadas en este estudio.

Se realiz una encuesta en el mes de noviembre de 2009 con el fin de tener una
aproximacin al concepto de la calidad en la Universidad de Antioquia, a partir de
la apropiacin del conocimiento que tienen expertos de diversas temticas en la
Institucin. Entre las preguntas que considera la encuesta est el concepto de
calidad que estos expertos consideran aplicable a la UdeA. En el siguiente cuadro
se relacionan las 20 personas seleccionadas para la elaboracin de la encuesta.
Doce (12, el 60%) de ellas respondieron:
Lnea
Estratgica

Institucional

Datos generales del encuestado


Temtica

"calidad"
Institucional
Gestin
ambiental

Docencia

"calidad" en
pregrado y
posgrado

Investigacin

Investigacin

No

Nombre encuestado

Cargo

David Stephen
Fernndez Mc Cann

Jefe de Programacin Acadmica y


Desarrollo Pedaggico Docente
(Coordinador Comit Acreditacin y
Autoevaluacin)

Martha Lopera

Gestora Ambiental

Oscar Sierra Rodrguez

Luis Javier Castro


Naranjo

Vicerrector de Docencia
Docente Departamento de Ginecologa y
Obstetricia (Integrante Comisin de
Mejores Prcticas)

Jairo Humberto
Restrepo Zea

Vicerrector de Investigacin

Jorge Mario Panesso

Director Cientfico SIU

Luis Fernando Garca


Moreno

Jos Daniel Moncada


Patio

Claudia Patricia Serna


Giraldo

10

Luis Gonzalo Medina


Prez

11 Gustavo Ramn Suarez

18

Coordinador Grupo de Investigacin A1:


Grupo de Inmunologa Celular e
Inmunogentica (GICIG)
Coordinador Grupo de Investigacin A:
Grupo de Investigacin en Informacin,
Conocimiento y Sociedad
Coordinadora Grupo de Investigacin B:
Investigaciones Pirometalrgicas y de
Materiales-GIPIMME
Coordinador Grupo de Investigacin C:
Grupo de Investigacin sobre Conflictos y
Violencias
Coordinador Grupo de Investigacin D:
Ciencias Aplicadas a la Actividad Fsica y
el Deporte GRICAFDE

Lnea
Estratgica

Datos generales del encuestado


Temtica

No

Nombre encuestado

Coordinador Grupo que existe en la


universidad pero que no est clasificado en
COLCIENCIAS:
somos palabra, formacin y contextos

12 Nancy Ortiz

"calidad" en la
extensin
Extensin

"calidad" del
servicio de los
laboratorios
"calidad" del
servicio de los
laboratorios

13

Mara Helena Vivas


Lpez

Administrativo

Publicacin de
patentes,
marcas y
derechos de
autor

Vicerrectora de Extensin y/o Asistente


(David Hernndez)

14 Alfredo Gmez Cadavid

Jefe Centro de Extensin Facultad de


Medicina

15 Olga Giraldo

Bacteriloga (Responsable del proceso de


habilitacin en salud)

16 Esperanza Arenas
Extensin

Cargo

Asesora laboratorios

17

Jorge Alberto Jaramillo


Prez

Coordinador Programa Gestin


Tecnolgica

18

Rubn Alberto Agudelo


Garca

Vicerrector Administrativo

"calidad" de los
19 Julio Cesar Garca
procesos
administrativos
20 Olga Gmez

Asistente de la oficina de Planeacin,


integrante del equipo de Transformacin
Administrativa (Anterior coordinador de
calidad de la Vicerrectora Administrativa)
Representante SGC Sistema de Bibliotecas

Los resultados de la encuesta se representan en los siguientes grficos:


Pregunta No. 1: Cul es el concepto de "calidad" que Usted maneja en su rea
de trabajo?

19

Cul es el concepto de "calidad" que Usted maneja en su


rea de trabajo?
1 (8%)

Cumplimiento de requisitos

4 (33.33%)

3 (25%)

Satisfaccin del cliente

Sistema de Gestin

4 (33.33%)

Integra cumplimiento de
requisitos, satisfaccin del cliente
ysistemas de gestin

20

Comentario:
La respuesta dada por los servidores universitarios a la pregunta formulada, est
ms asociada al rea de trabajo y a la temtica que ellos dominan. Para efectos
del estudio se definieron cinco lneas estratgicas (institucional, docencia,
investigacin, extensin y administrativa); los funcionarios que respondieron la
pregunta estn en reas de trabajo que tienen relacin con las cuatro ltimas
lneas estratgicas; de la primera lnea no se tuvo respuesta por parte de los
funcionarios seleccionados.
Pregunta No. 2: Conoce Usted referentes apropiados que nos sirvan para
gestionar y aplicar el concepto de "calidad" que Usted maneja en su rea de
trabajo?

ConoceUstedreferentesapropiadosquenossirvan
paragestionaryaplicar el conceptode"calidad" que
Ustedmanejaensureade trabajo?
1(8%)

2 (17%)
9 (75%)

Si

No

No responde

Referentes relacionados por quienes respondieron "SI" a la


pregunta anterior
Estndares de la CLSI (Clinical Laboratory Standarization International)
para laboratorios clnicos
ISO 15189
NTC-ISO/IEC 17025
NTC-ISO 9001

21

Referentes relacionados por quienes respondieron "SI" a la


pregunta anterior
Buenas Prcticas de Manufactura para Bancos de Sangre
Guas del Consejo Nacional de Acreditacin
SUGI (Sistema Universitario de Gestin Integral)
NTCGP 1000
NTC-ISO 14001

Pregunta No. 3: Cual es el concepto de "calidad" que Usted considera se debe


manejar en la UdeA?

Cual es el concepto de "calidad" que Usted


considera se debe manejar enla UdeA?

5 (41%)

2 (17%)

Cumplimientode requisitos

2 (17%)
3 (25%)

Satisfaccin del cliente

Excelenciaen lo que
hacemos
Se debe crear un concepto
propio paralaUdeA

Comentario:
La respuesta dada por los servidores universitarios a la pregunta formulada, est
ms asociada al rea de trabajo y a la temtica que ellos dominan, lo cual es
lgico si se analiza de manera independiente, pero tambin nos dice que hay una
carencia en la concepcin del concepto de la calidad de manera ms institucional,
integral y holstica. El 41% de los encuestados considera que se debe construir un
concepto integral de la calidad para la Universidad.

22

Pregunta No. 4: Conoce Usted referentes apropiados que nos sirvan para
gestionar y aplicar el concepto de "calidad" que Usted considera se debe manejar
en la UdeA?

ConoceUstedreferentesapropiadosquenossirvanpara
gestionaryaplicar el concepto de"calidad" que Usted
considerasedebemanejar enlaUdeA?
1(8%)

2 (17%)
9 (75%)

Si

No

No responde

Referentes relacionados por quienes respondieron "SI" a la pregunta


anterior
Universidades a nivel nacional e internacional que han adoptado prcticas interesantes
Universidades de calidad, las mejor escalafonadas a nivel mundial
Sistemas de calidad de algunas Universidades Europeas y de Instituciones de
Investigacin de Alemania. Por ejemplo la Sociedad Fraunhofer, la Sociedad Leibniz o
diversas Universidades tales como Munich, Karlsruhe o Konstanz.
Los documentos que soportan la transformacin organizacional y los productos de la fase
de diseo del Mapa Orgnico de Procesos
NTC-ISO 9001
NTC 5254
NTC 18001
NTCGP 1000
NTC-ISO 14001

Comentario:
Los encuestados nos aportan otros modelos o referentes aplicables a las
temticas especificas en su rea de trabajo, y que se deben tener en cuenta
dentro del desarrollo del modelo de gestin integral de la Universidad, ya que ste
23

no solo se construye bajo la base de cumplimiento de requisitos de gestin, sino


dentro del cumplimiento de estndares especficos para cada actividad.
Pregunta No. 5: Considera Usted que en su rea se "trabaja con calidad"?

ConsideraUsted que en su rea se "trabaja con


calidad"?

3 (25%)
9 (75%)
Si

No

Pregunta No. 6: Por qu considera Usted que en su rea se "trabaja con


calidad"?

Razonespor lascualeslosencuestadosrespondieron
"SI" alapregunta: Por quconsideraUstedqueen su
rease"trabajacon calidad"?
1(11%)
1(11%)

2(22%)

Implementacin de
SGC en la UdeA
Cumplimiento de
requisitos
Satisfaccin del cliente

5(56%)

Oportunidad en el
servicio

24

Razonespor lascualeslosencuestadosrespondieron
"NO" alapregunta: Por quconsideraUsted queen su
reano se"trabajacon calidad"?
Faltaoportunidad
en el servicio,
1 (33%)

Faltatrabajo en
equipo, 2 (67%)

Comentario:
Considerando que los servidores seleccionados son personas responsables de
procesos claves y expertas en las temticas definidas para los propsitos de este
estudio, no se puede obviar que tres de ellos respondieron que en su rea no se
trabaja con calidad y que se debe a la falta de oportunidad en el servicio y a la
falta de trabajo en equipo, dos de los atributos que internacionalmente se deben
de tener para la prestacin de un servicio con calidad en una organizacin.
Pregunta No. 7: Cules son los atributos o caracterstica que definen la "calidad"
en el desarrollo de sus actividades?
Ver resultados de esta pregunta en el anexo 8 de este documento.
Comentario:
Los encuestados proponen 32 atributos necesarios para la prestacin de un
servicio con calidad, siendo 5 de ellos los que representan el 36% del total:
confiabilidad de los resultados, oportunidad en la prestacin del servicio,
oportunidad en la prestacin del servicio, confidencialidad, claridad y eficacia. La

25

confiabilidad y la oportunidad son atributos de la eficacia, lo cual nos dice que en


general la caracterstica predominante que define la calidad en la prestacin de los
servicios en la Universidad, es la eficacia; la cual se entiende como el
cumplimiento de los objetivos propuestos.
Pregunta No.8: Cules atributos o caractersticas considera Usted que hacen
falta "para tener calidad en el desarrollo de sus actividades"?

Culesatributoso caractersticasconsideraUsted quehacen falta


"paratener calidaden el desarrollo desusactividades"?
Mejorar lascompetenciasdel personal

1 (9%)

1 (9%)

1 (9%)

Procesosde mejoracontinua
Mejorar el climalaboral-actitud

1 (9%)
1 (9%)

5 (46%)
1 (9%)

Integralidadentreprocesos
Mejorar laoportunidad
Incrementoen el nmero de
docentes, mejorar lasremuneraciones
salariales
Mejorar laatencinalasnecesidadesde
losusuarios.

La siguiente es la opinin de la Docente Nancy Ortiz, Coordinadora del Grupo de


Investigacin Somos Palabra, Formacin y Contextos: "Lo que hacemos como
docentes e investigadores no siempre puede evaluarse en trminos de la relacin
de objetivos-resultados, la produccin de saber desde una ptica cualitativa no
paradigmtica transita por la comprensin, la interpretacin, la congruencia y la
crtica, lo que en muchas ocasiones desva el quehacer investigativo de los
objetivos prefijados. Comprensin,

interpretacin, congruencia y crtica seran

precisamente los atributos", la cual no est includa en el grfico anterior, ya que


es una posicin muy particular y que no responda directamente a la pregunta
formulada.

26

Comentario:
Cinco (46%) de los servidores Universitarios encuestados identifica los procesos
de mejora continua como el aspecto ms necesario para tener calidad en el
desarrollo de sus actividades; lo cual tiene amplia relacin con la creacin de una
cultura de la calidad alrededor de un modelo de gestin integral diseado a partir
de un enfoque por procesos.

Lo anterior puede ser generado por la

implementacin de un sistema de gestin integral.


Pregunta No.9: Considera Usted que en la UdeA se "trabaja con calidad"?

Comentario:
A pesar de que el nmero de encuestados es poco significativo para la poblacin
universitaria, pero al mismo tiempo conociendo que los que respondieron la
encuesta son personas responsables de procesos claves en la universidad; llama
la atencin que slo el 50% de ellos considera que en la universidad se trabaja
con calidad.

27

Pregunta No.10: Por qu considera Usted que en la UdeA se trabaja con


calidad?

Razones por la cuales 6 de los 12 encuestados opinan que en la UdeA


"SI" se "trabaja con calidad"
Considero que el concepto de calidad se maneja de manera fragmentada en la
institucin, aun de manera muy reactiva, con compromisos poco genuinos por
parte de algunos directivos y funcionarios, conflictos de inters, etc. De otro lado,
s podemos identificar ahora varios lderes de calidad y funcionarios, con un
compromiso manifiesto y sentido de pertenencia, insatisfechos con el status quo,
con deseos de que todo salga muy bien.
Por la dedicacin, la trayectoria y el alto nivel de formacin de nuestros
empleados. Sin embargo, es necesario evaluar el nivel de calidad que nos exigen
nuestros colaboradores y usuarios.
Porque se cumple con los requisitos establecidos por el Ministerio de Educacin
Nacional, los entes de Control y los usuarios de los servicios Universitarios.
Considero que existen muchos aspectos por mejorar para garantizar la eficiencia
y eficacia en el cumplimiento de dichos requisitos.
Porque la comunidad universitaria trabaja en forma mancomunada para alcanzar
los objetivos institucionales. Hay un norte, hay un plan de desarrollo, hay
objetivos, metas, estrategias, hay una misin y visin claramente establecidas
Porque siempre se est pensando en la excelencia. Los procedimientos son
claros y bien documentados,
los procesos son dirigidos por personas
debidamente capacitadas. La vinculacin de docentes tiene un procedimiento
muy claro que garantiza transparencia y pretende que sus profesores sean de
alto nivel de excelencia. Y as las investigaciones que se conducen se realizan
con seriedad, y son de nivel internacional.
Debido a la transformacin organizacional que se est llevando a cabo
actualmente en la Universidad, los funcionarios, hemos adoptado la disciplina de
la Calidad, a pesar de la complejidad de las diferentes lneas estratgicas y de la
lentitud de dicho proceso.

Razones por la cuales 2 de los 12 encuestados opinan que en la UdeA


"NO" se "trabaja con calidad"
1

Porque hace falta claridad en los procesos, falta compromiso y liderazgo,


hay insatisfaccin.
Porque no existe an una cultura del servicio y de la calidad sustentado
en procesos transparentes y efectivos acordes con las necesidades de
usuarios y clientes de los servicios derivados de la Universidad. Los
aspectos polticos, normativos propios de la Universidad y el manejo
excesivamente burocrtico de los procesos hacen del sistema de gestin
de la Universidad un sistema que no va a la par con la dinmica de la
Universidad en otros procesos misionales ms avanzados tales como los
de investigacin o transferencia de tecnologa.

28

Razones por la cuales 3 de los 12 encuestados opinan que slo en algunas


reas de la UdeA se "trabaja con calidad"
Porque se trabaja con calidad en las reas donde se tienen
1
requerimientos, en las dems no.
Porque el cambio se percibe especialmente en servicio, atencin,
2
eficiencia.
Debera incrementarse el nmero de reas que conozcan y practiquen la
nocin de calidad integral. Adems porque hay poco trabajo en equipo,
no se establecen metas de mejoramiento o si se establecen no se
3
evalan oportunamente. Hay mucha competencia desleal, gran
tendencia hacia el conflicto estril y a dilatar los tiempos de ejecucin de
las tareas.

Nota: Uno de los encuestados no respondi a la pregunta anterior.


Pregunta No.11: Para Usted cules son los atributos o caracterstica que
definen la "calidad" en la UdeA?
Ver resultados de esta pregunta en el anexo 9 de este documento.
Comentario:
Los encuestados proponen 23 atributos necesarios para la prestacin de un
servicio con calidad en la Universidad de Antioquia, siendo 8 de ellos los que
representan el 56% del total: atencin/satisfaccin al usuario, pertinencia,
oportunidad, responsabilidad, conciencia de lo pblico/proyeccin social, sentido
de pertenencia, eficiencia y Caractersticas de calidad definidas en el estatuto y
derivadas de la implementacin de SGC en la UdeA. Dos (2) de los ocho (8)
representan el 21% del 56%, ellos son: sentido de pertenencia y eficiencia. El
primero tiene relacin con la gobernabilidad y la actitud manifiesta; el segundo
tiene relacin con el uso ptimo de los recursos.

29

Pregunta No.12: Cules atributos o caracterstica que definen la "calidad"


considera Usted que hacen falta en la UdeA?

Culesatributoso caracterstica quedefinenla


"calidad",consideraUstedquehacenfaltaenlaUdeA?
Uso racional de los recursos

1 (8%)

1 (8%)

Mejoramiento del clima laboralactitud

1 (8%)
1 (8%)

2 (17%)

Satisfaccin de los usuarios

Oportunidad en el servicio

2 (17%)

2 (17%)
2 (17%)

Mejoramiento continuo, continuidad


en los procesos y actualizacin
Mayores recursos econmicos/Mejor
remuneracin de docentes y
empleados
Actitud crtica y comprensiva de
nuestros contextos
No responde

Comentario: El grupo de encuestados respondi esta pregunta ms refirindose a


debilidades o faltantes, que a caractersticas o atributos de calidad consideradas
como necesarias para tener "calidad" en la UdeA.
Comentario final: La muestra seleccionada de veinte (20) personas y las doce
(12) personas que respondieron a la encuesta no constituyen una muestra
representativa para los propsitos perseguidos. En la medida de lo posible se
hace necesario repetir el ejercicio y si es necesario hacer ajustes a la encuesta,
una vez que haya avanzado un poco ms en el desarrollo de las capacitaciones
sobre el tema de gestin del riesgo, gestin de la calidad y en el proyecto de
transformacin organizacional, de tal manera que en la Universidad exista una
base de sensibilizacin y conocimiento alrededor de los fundamentos para la
creacin de una cultura de la calidad.

30

5.2.8

Recolectar la informacin, consolidarla en los instrumentos respectivos,


tabular y elaborar grficos: El anexo 10 de este documento contiene las
bases de datos recopiladas mediante el uso de los instrumentos, las cuales
luego de ser tabuladas arrojaron los siguientes resultados:

5.2.8.1

Lnea estratgica Institucional. Temtica: Implementacin de


sistemas de gestin y de control de manera institucional.

Acreditacin Institucional:

La ley 30 de 1991 establece las condiciones de aseguramiento de la calidad para


las instituciones de educacin superior; en su artculo 53 crea el Sistema Nacional
de Acreditacin y se refiere precisamente a la acreditacin de instituciones, la cual
es de carcter voluntario.
La acreditacin es el acto por el cual el Estado adopta y hace pblico el
reconocimiento que los pares acadmicos hacen de la comprobacin que efecta
una institucin sobre la calidad de sus programas acadmicos, su organizacin y
funcionamiento y el cumplimiento de su funcin social. Es un mecanismo para la
bsqueda permanente de ms altos niveles de calidad por parte de las
instituciones que quieran acogerse a l para el fortalecimiento de su capacidad de
autorregulacin y para su mejoramiento1.
Como resultado del compromiso de la Universidad de Antioquia con este proceso,
el Ministerio de Educacin Nacional, mediante Resolucin No. 2087 del 5 de
septiembre de 2003 resuelve acreditar institucionalmente a la Universidad, por un
perodo de nueve (9) aos, siendo la primera universidad pblica en el pas y la
segunda de una institucin en el mbito nacional en acceder a este
1

http://www.cna.gov.co/cont/acr_alt_cal/index.htm

31

reconocimiento, adems una de las dos universidades con el perodo de


acreditacin mayor asignado hasta el momento.
Desde el mismo momento en el que se obtuvieron los resultados de la
autoevaluacin, se ha venido trabajando en la implementacin de planes de
mejoramiento y con un mayor esfuerzo, luego de recibir el informe de evaluacin
externa de acreditacin institucional.
El Comit Tcnico de Autoevaluacin y Acreditacin Institucional responsable
entre otros aspectos de promover la bsqueda permanente, sincera y efectiva de
la

excelencia

acadmica,

ha

realizado

un

continuo

seguimiento

la

implementacin del Plan de Mejoramiento y Mantenimiento Institucional, mediante


la verificacin del cumplimiento de las acciones planteadas desde el ao 2003.
Actualmente trabaja en la elaboracin de una propuesta metodolgica y de un
balance de acciones a 2009, con miras a iniciar la autoevaluacin institucional
2010-2011 y como parte del proceso de reacreditacin en el ao 2012.

Modelo de Operacin por


transformacin organizacional)

procesos

(dentro

del

proceso

de

En el ao 2004 el Consejo Superior de la Universidad de Antioquia aprob


elaborar la formulacin del proyecto Sistema Universitario de Gestin Integral
SUGI cuyo objetivo fundamental es el de orientar las actividades acadmico
administrativas de la Universidad de Antioquia hacia un modelo de gestin por
procesos, para el cumplimiento de su misin Institucional en concordancia con los
principios de la funcin pblica para satisfacer con efectividad las necesidades de
la sociedad.
En el marco del Plan de Desarrollo Institucional 2006-2016 Una universidad
investigadora, innovadora y humanista al servicio de las regiones y del pas, el
tema estratgico 5 Gestin universitaria, se tiene como objetivo Desarrollar un

32

modelo de gestin acadmico y administrativo moderno al servicio de las


funciones misionales, para lo cual se ha planteado la meta Implementar un
sistema de gestin integral ajustado a la realidad de la Universidad de Antioquia y
como estrategia se ha definido Desarrollar y poner en marcha el Sistema
Universitario de Gestin Integral.
Es as como se viabiliza la primera etapa del proyecto que consisti en el diseo
de un sistema de trabajo por procesos para el logro de los objetivos misionales y
la ejecucin del Plan de Desarrollo de la Universidad mediante la definicin de un
mapa orgnico de procesos y una estructura organizacional, la elaboracin del
plan para la gestin del Sistema de Informacin y Tecnologa Informtica SITI
y el plan para la asimilacin del cambio.
Tomando como orientacin estratgica la innovacin en productos y/o servicios y
mediante la utilizacin de una metodologa denominada Organizaciones
Orientadas por Procesos Sistmicos OOPS, se elabor el Mapa Orgnico de
Procesos, el cual es adoptado por el consejo Superior Universitario en el Acuerdo
354 del 29 de abril de 2008. El Mapa Orgnico de Procesos se considera como
uno de los niveles dentro de la arquitectura del modelo de operacin para la
Universidad y ha permitido determinar para la Institucin macroprocesos, sus
articulaciones y su relacin con el contexto o Tringulo Esencial Institucional (TEI);
consta de 7 procesos, cuatro de ellos a cargo de la operacin (misionales) y tres
habilitadores, entendidos como propulsores de las competencias que distinguirn
a la Universidad de Antioquia como protagonista de la estrategia conducente al
ao 2016.
En el mes de noviembre del ao 2008, se asigna un grupo de analistas de
planeacin para la conformacin de un equipo de transformacin organizacional y
administrativa, el cual se ha dedicado desde entonces a planificar la segunda
etapa del proyecto denominada Transformacin Organizacional que incluye la

33

adopcin de la estructura arquitectnica del modelo de operacin para la


Universidad entregada en diciembre del ao 2007 por la primera etapa del
proyecto SUGI. Dicha estructura ha sido revisada y refinada por el equipo de
transformacin organizacional administrativa, el cual ha incorporado elementos
complementadores del Mapa Orgnico de Procesos hacia el modelo de gestin
integral tales como el modelo de gestin y el modelo de gobernabilidad, la
propuesta del modelo de competencias para la asignacin de personas a los
equipos de trabajo que operarn los nuevos procesos, la propuesta de estructura
orgnica para viabilizar la direccin del modelo de operacin a nivel de
macroprocesos y lneas decisionales, revisin y propuesta tcnica para la
estructuracin de las reas de articulacin y la viabilizacin normativa de la
adopcin a travs del Acuerdo Superior 365 del 28 de julio de 2009 que faculta al
Rector para iniciar la adopcin de los macroprocesos haciendo las modificaciones
a que se diere lugar dentro del marco legal vigente 2
Durante el ao 2009 el equipo de transformacin organizacional administrativa ha
desarrollado sus actividades con miras hacia el entendimiento del verdadero
significado del cambio que traer para la Universidad la adopcin del Mapa
Orgnico de Procesos; es por sto que estructur una metodologa para la
adopcin del Mapa con el fin de posibilitar el trnsito, de manera gradual, de un
modelo de operacin con procesos aislados a un modelo de gestin integrado en
la Universidad y as gestar la Universidad bajo condiciones de participacin
colectiva por parte de los miembros de la comunidad Universitaria.
Con el fin de ir adoptando los nuevos modelos propuestos conservando el orden
metodolgico establecido para cada uno de los macroprocesos, se definieron
actividades, tiempos requeridos y se estructur un plan general de transformacin
en los componentes administrativo, cambio cultural y comunicaciones. A partir de
este plan se conformaron planes detallados para cada macroproceso, iniciando
2

Resumen actividades desarrolladas ao 2009 equipo de transformacin organizacional.

34

con el primer macroproceso a adoptar, el de Desarrollo Institucional. Cada plan


cuenta

con

las

siguientes

etapas:

refinamiento

administrativo

para

el

macroproceso, identificacin y preparacin de talento humano para el desarrollo


de macroproceso, diseo de instrumentos y requerimiento de recursos,
preparacin y ejecucin de la operacin.
Al finalizar el ao 2009 se cuenta por parte del equipo de

transformacin

organizacional administrativa de los siguientes productos:


Refinamientos del modelo de operacin: Caracterizacin del Mapa Orgnico de
Procesos MOP, precisin sobre las reas de articulacin, ficha de caracterizacin
del Macroproceso de Desarrollo Institucional, criterios para la articulacin de las
Unidades Bsicas de Manejo (UBM), mapa de articulacin de las Unidades
Bsicas de Manejo del Macroproceso de Desarrollo Institucional, banco de
Proyectos de la Transformacin Organizacional, fichas de caracterizacin de
recursos, propuesta para la identificacin de competencias, competencias por
Unidades Bsicas de Manejo, fichas de caracterizacin del Banco de Proyectos
para la adopcin del Macroproceso de Desarrollo Institucional.
Refinamientos de los modelos de gestin y de gobernabilidad: Resultados de los
Foros de Gobernabilidad 3P y 5P, fundamentos del modelo de gestin de la
Universidad de Antioquia.
Aprestamiento para la transformacin: Actores y roles para la transformacin
organizacional, responsabilidad y autoridad de los equipos de la transformacin
organizacional, Acuerdo Superior 354 del 29 de abril de 2008, Acuerdo Superior
365 del 28 de julio de 2009.
Estructuracin del plan de transformacin: Plan General de la Transformacin
Organizacional, Manual de adopcin del MOP para la Universidad de Antioquia.

35

Macroproceso de Desarrollo Institucional: Plan de Adopcin del Macroproceso de


Desarrollo Institucional.

Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad de Antioquia

Debido a que en la Universidad de desarrolla la cultura de la calidad en algunas


Dependencias, a que se ha venido implementado de manera aislada sistemas de
gestin de calidad hasta lograr su certificacin y ante la inquietud de otras por
trabajar en el tema; se crea mediante la Resolucin Rectoral 20848 del 18 de
mayo de 2005, el Comit Institucional de Gestin de la Calidad de la Universidad
de Antioquia, con funciones direccionadas bsicamente hacia la promocin,
coordinacin, implementacin, mantenimiento, articulacin, evaluacin y mejora de
los sistemas de gestin de la calidad en las unidades administrativas.
Con la entrada del proyecto SUGI, que contempla la estructuracin de un modelo
de gestin por procesos Institucional, dicho Comit pierde el enfoque inicial para el
que fue creado y genera la necesidad de articular los esfuerzos en el tema de
calidad a dicho proyecto. Posteriormente a la entrada en vigencia del Modelo
MECI 1000:2005 en la Universidad, se propone que las temticas asociadas al
tema de la calidad sean tratadas en el Comit Coordinador de Control Interno
haciendo alusin a la Circular N1000-002-07 expedida por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.
Posteriormente, en el ao 2008 se elabora un borrador de Acuerdo Superior Por
el cual se actualiza y ampla la normatividad del Sistema de Control Interno y se
integra el Comit Coordinador del Sistema de Control Interno con el Comit
Institucional de Gestin de la Calidad de la Universidad de Antioquia, al cual se
han realizado varias revisiones, pero a la fecha no ha sido presentado para su
aprobacin. En el artculo 18 de este borrador de acuerdo superior, se describen
entre otras, las siguientes funciones:

36

Literal e. Establecer criterios, definir y coordinar mecanismos y estrategias, para


la integracin de los Sistemas de Gestin de la Calidad implementados en las
unidades administrativas, los laboratorios y todas aquellas dependencias o reas,
hacia la implementacin del Sistema de Gestin Integral.
Literal f. Proponer estrategias para el desarrollo del Sistema de Gestin Integral
que permitan la articulacin del Sistema de Control Interno, los Sistemas de
Gestin de la Calidad, as como

con otros Sistemas de Gestin que se

establezcan.
La Universidad de Antioquia actualmente no cuenta con un sistema de gestin de
la calidad nico, ni tampoco ha adoptado ningn modelo o referente para la
implementacin del mismo. La ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de
gestin

de

la

calidad

en

la

Rama

Ejecutiva

del

Poder

Pblico

y en otras entidades prestadoras de servicios, no obliga a la Universidad a


implementar el sistema de gestin de la calidad ni a cumplir con los requisitos
definidos en la Norma NTCGP 1000:2009 y queda a consideracin del Consejo
Superior Universitario la adopcin de la misma.

Sin embargo, el proyecto de

transformacin organizacional que se desarrolla actualmente en la Universidad va


en la bsqueda del diseo e implementacin de un modelo de gestin integrado, el
cual estara estructurado por tres componentes: el modelo de operacin por
procesos, el modelo de gestin y el modelo de gobernabilidad. Para los expertos
en el tema de gestin de la calidad y de sistemas de gestin integral, el modelo de
gestin que actualmente implementa la Universidad dentro del proyecto de
transformacin organizacional, contiene la arquitectura general necesaria para
poder cumplir con los requisitos definidos tanto en la Norma internacional ISO
9001 como en la Norma nacional NTCGP 1000, ambas normas referencian los
requisitos para implementar un sistema de gestin de la calidad.
Se recomienda que dentro del equipo de transformacin organizacional se cuente
con la participacin de expertos en sistemas de gestin de la calidad y sistemas

37

de gestin integral, de tal manera que esto permita que el diseo detallado de los
modelos de gestin arriba mencionados contengan los elementos requeridos para
cumplir los requisitos referenciados en las normas para sistemas de gestin de la
calidad y porque no para la adopcin a futuro de otros modelos o normas
aplicables a otros sistemas de gestin, como es el caso de la Norma ISO 14001
para la gestin ambiental, la Norma OHSAS 18001 para la seguridad y salud
ocupacional, la gua ISO 26000 de responsabilidad social, la Norma ISO/IEC
20000 para la gestin de servicio de tecnologa de la informacin y ISO/IEC 27001
para sistema de gestin de seguridad de la informacin. Lo anterior permitira que
el modelo de gestin integrado de la Universidad est diseado de tal manera que
sea capaz de dar respuesta a los requisitos de estos sistemas de gestin, no
mirados necesariamente desde la ptica de la certificacin de ellos, sino como
referentes internacionales validados y que se han constituido en mejores
prcticas.

Sistema de Control Interno

La Universidad de Antioquia, como organizacin pblica, ha estado atenta

al

desarrollo constitucional del Sistema de Control Interno, y en virtud de ello,


contempl en el Estatuto General (Acuerdo Superior 1 de 1994), artculo 111,
que Corresponde a la mxima autoridad de la Institucin la responsabilidad de
establecer y desarrollar el Sistema de Control Interno segn la Ley. Este Sistema
debe adecuarse a la naturaleza, la estructura y la misin de la Universidad. En
concordancia con lo anterior, el Rector en Acta de Compromiso con el Control
Interno, del 29 de julio de 2005, comprometi a la Institucin con el diseo,
implementacin, seguimiento y evaluacin del Control Interno y convoc a los
niveles directivo, ejecutivo y todos los servidores pblicos a poner en marcha los
mtodos y procedimientos necesarios para que el Control Interno se convierta en
un medio efectivo para el cumplimiento de la misin de la Universidad. 3
3

Resolucin Rectoral 27137 de diciembre 5 de 2008

38

Posteriormente, luego de que la presidencia de la repblica adoptara el Modelo


Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano mediante el Decreto 1599
de mayo 20 de 2005, en el cual determina las generalidades y la estructura
necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de
Control Interno, la Universidad de Antioquia, mediante Resolucin Rectoral 21862
del 20 de diciembre de 2005, adopta el Modelo Estndar de Control Interno MECI
1000:2005 y a travs de la Resolucin 22639 del 22 de junio de 2006, el
respectivo Manual de Implementacin, en lo que no fuera contrario a la autonoma
universitaria.
El cumplimiento a las anteriores disposiciones se hace oficial mediante la
Resolucin Rectoral 27137 de diciembre de 2008, en la cual el Rector de la
Universidad de Antioquia declara diseado e implementado el Modelo Estndar
de Control Interno MECI 1000:2005.

Como prueba del mejoramiento y

sostenibilidad del Sistema de Control Interno, la Oficina de Control Interno, con


base en las directrices que en esta materia expide cada ao el Consejo Asesor del
Gobierno Nacional en materia de Control Interno, ha realizado la Evaluacin del
Sistema de Control Interno mediante el reporte del Informe Ejecutivo Anual y es
as como desde el ao 2006 ha mostrado un mejoramiento en los resultados
obtenidos, as: en el ao 2006 el 52%, en el ao 2007 el 60% y en el ao 2008 el
97.86%.
La Alta Direccin de la Universidad, en compromiso con la implementacin de los
planes de mejoramiento propuestos a partir de los resultados de cada evaluacin
ha dado continuidad al proyecto, orientado por el Equipo de Apoyo al
mejoramiento y sostenibilidad del MECI 1000:2005.

Responsabilidad Social

39

En la Universidad de Antioquia han existido iniciativas relacionadas con el tema de


responsabilidad social desde algunas facultades y se han desarrollado proyectos
de manera aislada. Hacia el mes de septiembre del 2009, la Vicerrectora de
Extensin conforma el Grupo Interdisciplinario de Responsabilidad Social, el cual
fue presentado formalmente al Comit Rectoral a finales del mes de noviembre y
recientemente ante el Comit Acadmico de la Universidad.

Este Comit fue

creado con el fin de promover la calidad tica y la sostenibilidad del desempeo


universitario, mediante la articulacin y divulgacin de la produccin que en
docencia, investigacin y extensin realiza la Universidad de Antioquia en el
mbito de la Responsabilidad Social, con el propsito de proporcionar claridad
conceptual y generar las polticas, estrategias e indicadores universitarios en la
materia.
Participan en este grupo las Facultades de Comunicaciones, Educacin,
Ingeniera y Ciencias Econmicas, la Escuela de Microbiologa, el Instituto de
Filosofa, el Departamento de Trabajo Social y el Programa IDA (Programa
multidisciplinario de integracin docente asistencial) bajo la coordinacin de la
Vicerrectora de Extensin.
El reto actual del grupo lo constituye la articulacin de polticas y prcticas
institucionales de responsabilidad social, el cual esperan lograr mediante la
implementacin de acciones relacionadas con las actividades de fortalecimiento
de la claridad conceptual sobre la responsabilidad social, la transformacin de la
Universidad de Antioquia en un organismo consultivo en Polticas Pblicas de
Responsabilidad Social y el acompaamiento a las directivas universitarias en la
inclusin del componente de Responsabilidad Social en las lneas de actuacin de
la Universidad; tambin se tiene considerada la participacin en el ajuste final y
lanzamiento de la Gua ISO 26000. Comit Tcnico ICONTEC.

40

Seguridad y salud ocupacional

Referente a la adopcin por parte de la Universidad de un modelo de gestin


que permita armonizar los requisitos existentes en seguridad y salud
ocupacional, se nos inform desde el Departamento de Seguridad Social que en
el ao 2005 se realiz por parte de la Aseguradora de Riesgos Profesionales
SURATEP, el Diagnstico OHSAS 18001 Sistema de Gestin en Seguridad y
Salud Ocupacional, con el fin de evaluar, a la fecha, el estado de cumplimiento
de la norma NTC OHSAS 18001 Sistema de Gestin en Seguridad y Salud
Ocupacional (S&SO). El diagnstico se desarroll para los procesos educativos
desarrollados en la ciudad universitaria y no incluy la totalidad de las
verificaciones en campo ni entrevistas al personal operativo.
Los siguientes son los resultados obtenidos frente al grado de cumplimiento de
cada uno de los requisitos de la Norma de referencia.

PUNTOS

PUNTOS

POSIBLES

REALES

4.2.

20

PLANIFICACION PARA LA
IDENTIFICACION DE
PELIGROS, EVALUACION Y
CONTROL DE RIESGOS

4.3.1.

REQUISITOS LEGALES Y
OTROS

NOMBRE

CALIFICACIN

PONDERADO

14

70%

5%

26

11

42%

4.3.2.

13%

OBJETIVOS

4.3.3.

18

0%

PROGRAMA DE GESTION
EN S&SO

4.3.4.

10

40%

ESTRUCTURA Y
RESPONSABILIDADES

4.4.1.

10

40%

ENTRENAMIENTO,
CONCIENTIZACION Y
COMPETENCIA

4.4.2.

14

14%

4.4.3.

12

58%

POLITICA

CONSULTA Y
COMUNICACIN

CRITERIO

35%

35%

41

NOMBRE

CRITERIO

PUNTOS

PUNTOS

POSIBLES

REALES

CALIFICACIN

PONDERADO

DOCUMENTACION

4.4.4.

50%

CONTROL DE
DOCUMENTOS Y DATOS

4.4.5.

12

11

92%

CONTROL OPERATIVO

4.4.6.

10

80%

PREPARACION Y
RESPUESTA ANTE
EMERGENCIAS

4.4.7.

16

38%

MEDICION Y SEGUIMIENTO
AL DESEMPEO

4.5.1.

12

50%

ACCIDENTES, INCIDENTES,
NO CONFORMIDADES Y
ACCIONES CORRECTIVAS
Y PREVENTIVAS

4.5.2.

12

58%

REGISTROS Y
ADMINISTRACION DE
REGISTROS

4.5.3.

10

80%

AUDITORIA

4.5.4.

18

0%

4.6.

16

0%

5%

228

91

43%

100%

REVISION POR LA
GERENCIA

20%

PUNTAJE TOTAL

Se obtuvieron las siguientes calificaciones:


Promedio simple: 43%
Promedio ponderado: 35.7%
Desde el Departamento de Seguridad Social se inform que aunque por ahora
no se tiene proyectada la implementacin de esta norma, dentro del sistema de
gestin de calidad de la Vicerrectora Administrativa se tienen procedimientos
documentados que dan cumplimiento a algunos de los requisitos de este
estndar.

Sistema de Gestin Ambiental

En el ao 1990 mediante la Resolucin Rectoral 0741 del 14 de agosto, se crea el


Comit Ambiental de la Universidad de Antioquia y a partir del ao 2001 se viene
42

tratando de estructurar el Sistema Gestin Ambiental; inicialmente, mediante la


Resolucin Rectoral 14672 del 5 de mayo se crea una Comisin para estructurar
el Sistema, posteriormente mediante Acuerdo Superior 288 del 12 de abril de 2005
(derogado por el Acuerdo Superior 351 de enero 29 de 2008) se estructura el
Sistema Gestin Ambiental y se establece la Poltica Ambiental para la
Universidad de Antioquia.
Adicionalmente, mediante la Resolucin Rectoral 20848 del 18 de mayo de 2005
que crea el Comit Institucional de Gestin de la Calidad, se establece como una
funcin de ste: Servir de vnculo entre los Sistemas de Gestin de la Calidad
certificados y la Comisin creada para estructurar el Sistema de Gestin Ambiental
(SGA) de la Universidad de Antioquia, as como con otros Sistemas de Gestin
que se establezcan.
Actualmente, y a pesar de que la Universidad mediante los anteriores actos
administrativos ya mencionados ha demostrado su propsito de contribuir con la
estructuracin de un Sistema de Gestin Ambiental a nivel institucional, hoy se
cuenta nicamente con la operacin del Comit Operativo para el Manejo Integral
de los Residuos, creado mediante la Resolucin Rectoral 14671 de Mayo 22 de
2001. Algunos de los retos planteados por el Comit son: Realizar el diagnstico
ambiental en la Universidad, disear y mejorar de manera continua el Plan de
Manejo Integral de Residuos Slidos y velar por su ejecucin, realizar campaas
de capacitacin peridicas y elaborar informes y reportes a las autoridades de
vigilancia y control.
Hoy se tienen logros importantes como la disminucin de la tasa de aseo y el
mejoramiento de la educacin ambiental de la comunidad universitaria en general;
se han divulgado protocolos sobre el manejo de residuos slidos, se tiene un
manejo integrado de plagas y se ha trabajado en el ahorro de agua potable.

43

Cabe resaltar los esfuerzos que en el tema ambiental viene realizado la Facultad
de Medicina, en la cual se ha conformado el Grupo Administrativo de Gestin
Ambiental y Sanitaria GAGA, el cual cumple la funcin de ente integrador de los
diferentes

comits

de

la

Facultad

(Bioseguridad,

Emergencias,

Calidad,

Subcomisin de Espacio Fsico y Grupo Gestor para Buenas Prcticas Clnicas),


para trabajar de manera eficiente en torno al objetivo comn de mejorar la
infraestructura fsica, la calidad de los servicios de la Facultad y el bienestar de la
comunidad universitaria4.

Autoevaluacin del Sistema Universitario de Extensin

La Universidad desde finales del ao 2008 viene construyendo una propuesta para
la autoevaluacin del Sistema Universitario de Extensin, mediante el cual se
pueda realizar la redefinicin de indicadores, el acopio y anlisis de informacin de
los resultados de la gestin de extensin en cerca de treinta temticas especficas,
as como el contacto con especialistas nacionales e internacionales, que dio lugar
a la creacin de la Ctedra Abierta de Extensin de la cual se nutre el proceso de
autoevaluacin que tiene como finalidad contar con los insumos para la
acreditacin de la Universidad en el ao 2012, as como la evaluacin con pares
internacionales que le permitan a la Universidad fortalecer la extensin con
referentes de calidad en el mbito global.
Es de destacar igualmente el papel de excelencia demostrado por la Universidad
en los indicadores SUE del Ministerio de Educacin Nacional, en los cuales, ao
tras ao, la Universidad mostr su mejoramiento continuo y se constituye hoy, en
la mejor universidad del Sistema Universitario Estatal en materia de Extensin.
Dichos indicadores se han ampliado a partir del ao 2009, a otras reas antes no
contempladas en el sistema como la gestin tecnolgica, la cultura, entre otros,
que permitirn mostrar los desarrollos institucionales en la materia.
4

Boletn informativo Facultad de Medicina, edicin No.135 de Septiembre de 2009.

44

5.2.8.2

Lnea estratgica Docencia. Temtica: Calidad en el Pregrado y


Posgrado.

CALIDADEN ELPREGRADO
AcreditacindeProgramasAcadmicos
Informacin vigente a noviembre de 2009

72 (100%)

48 de 72 (67%)
42 de 48 (87.5%)
25 de 48 (52%)
6 de 48 (12.5%)

Total Programas
de Pregrado

Programascon
acreditacin
inicial

Programas
reacreditados

Programascon
certificado de
acreditacin
vigente

Programas sin
certificado de
acreditacin
vigente

ACREDITACIONESVIGENTES
ProgramasdePregrado UdeA
;0

Acreditacin
vigente; 42
Programas no
acreditados; 24
(33%)

Programas
acreditados; 48
(67%)

Acreditacin
vencida; 6

Comentarios:

Para el desarrollo del diagnstico slo se tuvieron en cuenta los programas


presenciales-activos ofrecidos en la Sede Medelln y no se tuvieron en cuenta
las tecnologas. Estos son los 72 programas que aparecen al grfico anterior.

45

De los 72 programas de pregrado presenciales-activos ofrecidos en la Sede


Medelln, actualmente se encuentran 42 (58%) de ellos con acreditacin
vigente.

En la pgina web del CNA (Consejo Nacional de Acreditacin) aparecen 44


programas publicados como acreditados, la razn para considerar slo 42 en
este informe es que en la pgina web se tiene publicada doble informacin
para el programa Ingeniera Electrnica, el Coordinador del programa opina
que una de ellas puede ser sobre la renovacin del registro calificado (se envi
consulta al CNA pero no se obtuvo respuesta); la otra diferencia es en el
programa de Nutricin y Diettica, ste aparece publicado en la pgina web a
pesar de que su certificado de acreditacin est vencido.

Segn se nos inform desde la oficina de Admisiones y Registro, los


programas no acreditados son programas muy antiguos que se cerrarn
cuando los alumnos actualmente inscritos culminen los estudios.

La licenciatura en Educacin Bsica con nfasis en Ciencias Naturales y


Educacin Ambiental no aparece en el listado de programas acreditados del
CNA y cuenta con acreditacin vigente segn Resolucin 6670 de Octubre 30
de 2006 por 7 aos; desde la facultad se envi solicitud de correccin a esa
entidad.

46

CALIDADEN EL POSGRADO
Autoevaluacin y Evaluacin de Programas
155 (100%)

95 (61%)

22 (14%)
7 (5%)

2 (1%)
Total programas
de posgrado

Autoevaluacin
en proceso

Autoevaluacin
culminada

Listos para
evaluacin por
pares nacionales

Informacin vigente a noviembre de 2009

20 (13%)

Evaluacin por
pares nacionales
culminada

9 (6%)

Evaluados por
pares
internacionales

Sin iniciar
proceso

Comentarios:

En la Universidad se ofrecen actualmente 155 programas de posgrado. El


grfico muestra la cantidad y el porcentaje de programas que se encuentran a
la fecha de este estudio en las diferentes etapas de autoevaluacin y
evaluacin.

De los 155 programas de posgrado de la Universidad, 60 (39%) de ellos se


encuentran en alguna de las etapas de autoevaluacin y evaluacin y 95 (61%)
estn sin iniciar el proceso.

Adjunto a este informe se entrega un CD con la informacin consolidada en


Excel, donde se muestra de manera detallada el nombre de los programas por
Unidad Acadmica y la etapa en que se encuentran.

Actualmente en Colombia el proceso de autoevaluacin y evaluacin de


programas de posgrado es de carcter voluntario y no tiene lineamientos
aprobados para su aplicacin; a la fecha existe un documento en discusin
publicado por el CNA denominado Lineamientos para la acreditacin de alta

47

calidad de programas de maestra y doctorado, el cual es liderado por la


Universidad de Antioquia.

5.2.8.3

Lnea estratgica Investigacin. Temtica: Clasificacin Grupos


de Investigacin por Colciencias.

INVESTIGACIN
GruposdeInvestigacin UniversidaddeAntioquia
255(100%)

31(12%)

Grupos de
Investigacin
UdeA

Categora A1

51 (20%)

41 (16%)

25 (10%)

Categora A

51(20%)

53 (21%)
3 (1%)

Categora B

Categora C

Categora D

Sin clasificar
por Colciencias

Otros grupos
en la UdeA

Informacin vigente a noviembre de 2009

Comentarios:

En COLCIENCIAS figuran 204 grupos de investigacin clasificados y que se


presentaron en la ltima convocatoria del ao 2008 y cuyos resultados fueron
publicados en el mes de junio del 2009. En la Universidad existen adems
otros 51 grupos que no aparecen clasificados en COLCIENCIAS.

No fue posible consolidar informacin referente al tema de la calidad de la


totalidad de los grupos de investigacin, pues no se cuenta con una base de
datos con ubicacin y telfono de los lderes de los grupos, se alcanz
solamente a adelantar parte de la consecucin de estos ltimos datos.

48

Se visitaron 49 grupos de investigacin en sus respectivos laboratorios; la


siguiente es la relacin de la participacin de algunos de ellos en procesos de
calidad:

ETAPA
En etapa de planeacin
En etapa de documentacin
En etapa de implementacin
Certificado o Acreditado
Total/SGC

SGC BASADO
EN LA
NORMANTCISO 9001:2009
1
13
1
0
15

SGC BASADO
EN LA NORMA
NTC ISO/IEC
17025
1
1
0
2
4

TOTAL/ETAPA
2
14
1
2
19

De los 49 laboratorios visitados donde operan grupos de investigacin, 17 (35%)


se encuentran en alguna de las etapas de implementacin del sistema de gestin
de calidad y 2 de ellos (4%) se encuentran acreditados.
Cabe destacar el Grupo de Investigacin Alimentacin y Nutricin Humana, que
estando netamente dedicado a la investigacin, ha iniciado el proceso de
implementacin de un sistema de gestin de calidad bajo la Norma NTC-ISO
9001:2009.

Los dems grupos que han iniciado este proceso, adems de

desarrollar la investigacin, ofrecen servicios de extensin actualmente.

49

5.2.8.4

Lnea estratgica Extensin.

Temticas: Patentes, marcas y

derechos de autor.

PATENTES, MARCAS Y DERECHOS DE AUTOR


Universidad de Antioquia

21
14
4

Patentes

Marcas

Derecho de Autor

Informacin vigente a noviembre de 2009

PATENTES, MARCASY DERECHOSDEAUTORCONCEDIDAS YENTRMITE


Universidadde Antioquia

17
10
4

Patentes
concedidas

Patentes en
trmite

Marcas
concedidas

Marcas en trmite

Derechos de autor
concedidos

Informacin vigente a noviembre de 2009

Comentarios:

La Universidad cuenta hoy con el Manual de Patentes, Gua de Propiedad


Intelectual y Patentes para Gestores Tecnolgicos e Investigadores de la
Universidad. Este manual fue elaborado por el Programa Gestin Tecnolgica
adscrito a la Vicerrectora de Extensin y se considera como un complemento
al Estatuto de Propiedad Intelectual (Resolucin Rectoral 21231de 2005).

50

De acuerdo con el Manual de Patentes, Gua de Propiedad Intelectual y


Patentes para Gestores Tecnolgicos e Investigadores de la Universidad, se
define:

Patente: Certificado que otorga el Gobierno de un pas, en el cual se le reconoce


al titular de la patente que ha realizado una invencin y, por lo tanto, le pertenece,
dndole por un tiempo determinado el derecho exclusivo de impedir que terceras
personas, sin su consentimiento, exploten, comercialicen o produzcan su
invencin en el territorio en el cual se obtuvo la proteccin.
Marca: Es todo signo perceptible capaz de distinguir en el mercado los productos
o servicios producidos o comercializados por una persona, de los productos o
servicios idnticos o similares de otra persona.
Derechos de autor: Es la rama de la Propiedad Intelectual mediante la cual se
otorga un reconocimiento al autor de obras literarias, cientficas y artsticas.
Protege exclusivamente a la forma de expresin de una idea y no a la idea misma.

Adjunto a este informe se entrega un CD con la informacin consolidada en


Excel, donde se muestra de manera detallada su descripcin, la informacin
del certificado y la Unidad a la cual est adscrita la patente, marca o derecho
de autor.

51

5.2.8.5

Lnea estratgica Extensin. Temtica: Calidad en los servicios


de salud.

SistemaObligatoriodeGarantade laCalidaden Salud


Laboratoriosprestadoresde servicios de salud
Universidad de Antioquia
20 (100%)

16 (80%)

4 (20%)

Total laboratorios
prestadores de servicios
de salud habilitados

PAMEC implementado

PAMEC en proceso de
implementacin

Informacin vigente a noviembre de 2009

Comentarios:
Todos los laboratorios prestadores de servicios de salud visitados tienen el
distintivo que entrega la DSSA al momento de registrar sus servicios, el cual
constituye la habilitacin para prestar el servicio y compromete al laboratorio a
garantizar unas condiciones mnimas de seguridad, de manejo del riesgo y de
dignidad para los usuarios, sin las cuales no se pueden ofrecer ni contratar los
servicios de salud.
El Sistema Obligatorio de Garanta de la Calidad en Salud (Decreto 1011 de
2006) considera otros dos aspectos: "Sistema nico de Acreditacin" y "Sistema
de Informacin para la Calidad"; el primero se implementa a nivel de IPS y
actualmente lo est haciendo la IPS Universitaria; sobre el segundo aspecto, se
manifest por parte de algunos funcionarios entrevistados que no se tiene
conocimiento sobre cmo implementarlo, y actualmente no es exigencia de la
DSSA.

52

La evidencia de implementacin del PAMEC en los 4 laboratorios que prestan


servicios de salud, se tiene a travs de las auditoras realizadas por el ICONTEC.
De acuerdo al estudio de campo realizado se pudieron percibir los siguientes
riesgos:

El proceso en la DSSA sobre la habilitacin para las entidades prestadoras de


servicios cuenta con un riesgo: que los prestadores ofrezcan sus servicios sin
garantizar el cumplimiento de los requerimientos de la DSSA, pues se
registran ante la DSSA llenando un formulario donde presentan el PAMEC y
se comprometen a cumplir con lo dispuesto en l, pero la visita de la DSSA
para verificar su cumplimiento se puede demorar aos, atienden por quejas o
urgencias.

No se tiene un responsable designado para hacerse cargo del proceso de


habilitacin de los laboratorios prestadores de servicios de salud ante la
DSSA; la Universidad cuenta con una persona que ha asumido esta funcin
para la etapa inicial del proceso, pero no hay un responsable para hacer
seguimiento y asegurar la permanente actualizacin de los servicios, as como
la implementacin del PAMEC en cada laboratorio.

Cierre de los servicios en laboratorios de salud de la Universidad por no


cumplir con los requisitos legales en cuanto a implementacin del PAMEC y
actualizacin de sus servicios ante la DSSA.

53

5.2.8.6

Lnea estratgica Extensin. Temtica: Calidad de los procesos


de centros o grupos de extensin.

CALIDADDELOSPROCESOSDECENTROS O GRUPOSDEEXTENSIN
SISTEMA DEGESTINDECALIDADBAJOLA NORMA NTC-ISO9001:2009
LaboratoriosUniversidaddeAntioquia

96 (100%)

Informacin vigente a noviembre de 2009

51 (53%)
37 (39%)
2 (2%)
Total laboratorios
visitados

Sin iniciar
proceso

En etapa de
documentacin

En etapa de
implementacin

6 (6%)
Certificado

Comentarios:
Para el anlisis de los laboratorios se tom como base la informacin sobre la
ubicacin fsica de stos entregada por el Departamento de Sostenimiento. Se
visitaron los 198 laboratorios de la base de datos, en 53 de ellos no se pudo
obtener informacin por estar cerrados en el momento de la visita (se hicieron
varias visitas y siempre se encontraron cerrados), 49 de ellos (includos los que
estn ubicados en la SIU) hacen parte de los grupos de investigacin y para
propsitos de este estudio se consideraron dentro de la temtica investigacin,
por ser sta su actividad principal; por lo tanto, para efectos del proyecto, se hizo
el anlisis en los 96 laboratorios restantes.

54

CALIDADEN LOSLABORATORIOS DE INSPECCIN, MEDICIN O ENSAYO


SISTEMA DEGESTIONDECALIDADBAJOLA NORMA NTCISO/IEC17025
LaboratoriosUniversidaddeAntioquia

Informacin vigente a noviembre de 2009

62 (100%)
54 (87%)

3 (5%)

Laboratorios
acreditables

Sin iniciar proceso

En etapade
documentacin

4 (6%)

1 (2%)
En etapade
implementacin

Acreditado

Nota: Se consideran laboratorios acreditables bajo la Norma NTC ISO/IEC 17025,


aquellos que en el desarrollo de sus actividades prestan servicios externos que
involucran la realizacin de pruebas, ensayo o mediciones.
Comentario:
Es posible que existan otros laboratorios acreditables en la Universidad, diferentes
a los 62 aqu relacionados, lo anterior se debe, como ya se dijo en el prrafo
anterior, a que no fue posible realizarles la entrevista. Los 62 laboratorios estn
adscritos a diferentes unidades acadmicas, informacin que se encuentra adjunta
a este informe y en medio magntico (anexo 10).
Se observa que 54 (85%) de los 62 laboratorios acreditables de la Universidad, no
han iniciado procesos de implementacin de sistemas de gestin de la calidad.
En este grfico no estn relacionados aquellos laboratorios que han iniciado
procesos de implementacin dentro del proyecto certificacin y acreditacin de
laboratorios liderado por el profesor Nelson Orozco, stos se relacionaron en el
grfico anterior a ste, ya que los avances a la fecha se han hecho en la
implementacin de la Norma ISO 9001.
55

CALIDADDELOSPROCESOSEN LOSPRINCIPALES CENTROS


OGRUPOS DE EXTENSIN

SISTEMA DEGESTINDECALIDADBAJOLA NORMA NTC-ISO9001:2009


UnidadesAcadmicasUniversidaddeAntioquia
Informacin vigente a noviembre de 2009

24 (100%)
19 (79%)

2 (8%)

Total principales
grupos de
extensin

Sin iniciar
proceso

En etapa de
planeacin

1 (4%)

En etapa de
documentacin

1 (4%)

En etapa de
implementacin

1 (4%)

Certificado

Nota: La recopilacin de informacin que origin el grfico anterior se hizo slo en


los principales centros o grupos de extensin de la UdeA, del tipo CESET de la
Facultad de Ingeniera o el Centro de Extensin del Instituto de Educacin Fsica.
No fue posible identificar todos los subgrupos que se conforman dentro de cada
unidad acadmica y la informacin de stos no est centralizada en el grupo
principal.
No obstante se listan a continuacin otros grupos, servicios o unidades que
dependen de los centros de extensin de las facultades o directamente de la
facultad, en los cuales se han iniciado procesos de implementacin de sistemas
de gestin de la calidad:

FACULTAD

Facultad de Ingeniera

Facultad de Medicina

GRUPO, CENTRO, UNIDAD


O SERVICIO DE
EXTENSIN

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD


BAJO LA NORMA NTC-ISO 9001
EN ETAPA DE
DOCUMENTACIN

Grupo Regional ISO


DRAI
(Departamento
de
Recursos
de
Apoyo
e
Informtica)
Centro de Simulacin

Unidad de Fotodermatologa

56

CERTIFICADO
X

GRUPO, CENTRO, UNIDAD


O SERVICIO DE
EXTENSIN

FACULTAD

Facultad de Medicina

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD


BAJO LA NORMA NTC-ISO 9001
EN ETAPA DE
DOCUMENTACIN

Servicio de Vacunacin

Central de esterilizacin

CERTIFICADO

Nota: Es posible que a la fecha de este diagnstico otros centros o grupos de


extensin estn iniciando procesos de implementacin de sistemas de gestin de
la calidad y no se vean aqu representados, seguramente debido a la dificultad que
se tuvo en la identificacin de los grupos que existen al interior de las facultades y
a su ubicacin fsica.
5.2.8.7

Lnea estratgica Administrativo.

Temtica: Calidad de los

procesos administrativos.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD BAJO LA NORMA NTC-ISO


9001
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS

Dependencias
Dependencias
Dependencias Dependencias
sin iniciar
en etapa de
en etapa de
con procesos
proceso de
documentacin implementacin certificados
implementacin

Rectora

Vicerrectora General

Secretara General

Vicerrectora de Docencia

Vicerrectora de Docencia
(Oficina de Admisiones y
Registro)

Vicerrectora de Docencia
(Sistema Bibliotecas)

Vicerrectora
Investigacin

de

Vicerrectora
de
Investigacin
(Direccin
Administrativa de la SIU)
Vicerrectora de Extensin

X
X

57

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD BAJO LA NORMA NTC-ISO


9001
UNIDADES
ADMINISTRATIVAS

Dependencias
Dependencias
Dependencias Dependencias
sin iniciar
en etapa de
en etapa de
con procesos
proceso de
documentacin implementacin certificados
implementacin

Vicerrectora de Extensin
(Programa
de
Gestin
Tecnolgica)
Vicerrectora Administrativa
Direccin
de
Asesora
Jurdica
Direccin
de
Bienestar
Universitario
Direccin de Control Interno

X
X
X
X
X

Direccin de Planeacin

Direccin de Posgrados
Direccin
de
Regionalizacin
Direccin de Relaciones
Internacionales

Total: 17

11

X
X
1

Comentario:
Se observa que 11 (65%) de las 17 Unidades Administrativas que aparecen
relacionadas en el portal de la Universidad, no han iniciado procesos de
implementacin de sistema de gestin de la calidad (SGC). Se resalta el hecho
que la Vicerrectora Administrativa, la cual agrupa varios departamentos, tiene
implementado y certificado un SGC desde hace 9 aos, el cual sigue manteniendo
y mejorando continuamente.
Es posible que en la actualidad algunas Unidades Administrativas estn a la
espera de la implementacin del modelo de gestin integral de la Universidad, el
cual est siendo diseado y construido por el equipo de transformacin
organizacional y que a la fecha cuenta con un producto esencial, que es el mapa
orgnico de procesos (MOP).

Sobre ste la Universidad tendr una

transformacin organizacional hacia el enfoque basado en procesos, donde varias

58

Unidades Administrativas estarn articuladas a uno o varios macroprocesos del


MOP.
No se encuentran aqu relacionadas, como Unidades Administrativas, las
actividades de tipo administrativo que se ejecutan en las facultades. Es posible
considerar cada facultad como una Unidades Administrativa que bien podra
implementar un SGC para la adecuada gestin de sus procesos. A la fecha slo
la Facultad de medicina ha iniciado con este proceso.
5.3

ETAPA 3: REALIZAR SEGUIMIENTO AL PROYECTO

El seguimiento al desarrollo del proyecto se realiz de acuerdo con lo planificado


en el Plan de Trabajo, mediante la revisin peridica por parte de los directivos del
Equipo de Apoyo MECI y la coordinacin del convenio.
El proyecto cont con varias reuniones de coordinacin y seguimiento entre el
Equipo de Apoyo MECI y el Grupo Regional ISO, de estas reuniones quedaron
como evidencia actas e informes parciales, en algunas ocasiones se presentaron
informes al Comit Coordinador de Control Interno.

5.4

ETAPA 4: REALIZAR AJUSTES NECESARIOS

Una vez presentado el informe final al Equipo de Apoyo MECI y al Comit


Coordinador de Control Interno es posible que este diagnstico requiera de
algunos ajustes y detalles, como as mismo de la ampliacin del alcance del
mismo, ya que este se considera como un diagnstico tipo inventario, el cual da
unos elementos mnimos para generar acciones o un plan de trabajo.

59

CONCLUSIONES

La modernizacin acadmico-administrativa que propone una transformacin


organizacional hacia un modelo de gestin integral y que cuenta ya con productos
como el Mapa Orgnico de Procesos, sera quien pueda propiciar la adopcin de
un modelo de gestin referente para la implementacin de un sistema de gestin
integral para la Universidad en bsqueda de la eficacia, eficiencia y efectividad en
sus procesos administrativos, acadmicos, de investigacin y de extensin.
La mayora de las unidades acadmico administrativas que cuentan con sistemas
de gestin de la calidad implementados, no cuentan con un software para la
administracin, control y seguimiento del mismo, dichas actividades se realizan de
manera manual, en archivos de office.
A pesar de que el nmero de personas que participaron en la elaboracin de la
encuesta, es poco significativo para la poblacin universitaria, pero al mismo
tiempo conociendo que los que respondieron la encuesta son funcionarios
responsables de procesos claves en la universidad; llama la atencin que slo el
50% de ellos considera que en la universidad se trabaja con calidad.
Los encuestados propusieron 23 atributos necesarios para la prestacin de un
servicio con calidad en la Universidad de Antioquia, siendo 8 de ellos los que
representan el 56% del total: atencin/satisfaccin al usuario, pertinencia,
oportunidad, responsabilidad, conciencia de lo pblico/proyeccin social, sentido
de pertenencia, eficiencia y Caractersticas de calidad definidas en el estatuto y
derivadas de la implementacin de SGC en la UdeA. Dos (2) de los ocho (8)
representan el 21% del 56%, ellos son: sentido de pertenencia y eficiencia. El
primero tiene relacin con la presencia o ausencia de gobernabilidad y la actitud

60

positiva o negativa manifiesta; el segundo tiene relacin con el uso ptimo de los
recursos.

Se relacionan algunas conclusiones a manera de limitantes que tuvo el proyecto


en su desarrollo del mismo:

No se cont con las personas que inicialmente se haba requerido para la


ejecucin de actividades de tipo operativo. Se requeran para el buen
desarrollo del mismo al menos una persona con el mismo perfil del Analista
adscrito al diagnstico. De la Oficina de Planeacin no enviaron la persona
que haba prometido.

Al no contarse con informacin consolidada y actualizada sobre los


laboratorios de la UdeA (slo base de datos del Departamento de
Sostenimiento en cuanto a ubicacin fsica de ellos), se tuvieron que
recorrer la totalidad de ellos para obtener informacin sobre su coordinador,
telfono, misin, implementacin de SGC.

Falta de identificacin fsica de los laboratorios; muchos no tienen el


nombre expuesto ni su nomenclatura.

No contar con una base de datos sobre todos los grupos que realizan
actividades de extensin en la UdeA (actualmente se trabaja en su
conformacin).

En el momento de recoleccin de la informacin las pginas web de la


mayora de las facultades contenan informacin desactualizada o
incompleta, sobre temas como programas vigentes, laboratorios, grupos de

61

investigacin, grupos de extensin; lo que requiri consultar por otros


medios y hacer revisin permanente de las pginas web.

No contar con una base de datos actualizada sobre grupos de investigacin


requiri depurar la publicada por Colciencias, ya que la suministrada por
Vicerrectora de Investigacin mostraba diferencias con la anterior en la
asignacin de nombres de los grupos.

No fue posible consolidar informacin referente al tema de la calidad de


los grupos de investigacin, pues no se cuenta con una base de datos con
ubicacin y telfono de los lderes de los grupos, se alcanz solamente a
adelantar parte de la consecucin de estos ltimos datos.

La falta de centralizacin de la informacin referente a capacitacin en


temas de calidad, no permiti tener conocimiento de cuntos servidores de
la universidad se han capacitado sobre este tema.

De 20 encuestas que fueron enviadas a personas claves de la UdeA en lo


relacionado con el tema objeto del diagnstico, slo se respondieron 12.

Por peticin de personas entrevistadas durante la recopilacin de la


informacin, se relaciona estos dos comentarios: El grupo de investigacin
Inmunomodulacin es uno de los muchos grupos de la Universidad sin
espacios fsicos, funciona en los laboratorios que le faciliten algn espacio.
El Laboratorio Anlisis de Residuos de la Facultad de Ciencias Exactas y
Naturales en 20 aos que lleva funcionando, nunca ha recibido apoyo de la
Universidad (Vicerrectora de Extensin), por eso considera que mucho
menos les darn recursos para implementar un SGC.

62

Se relacionan algunas conclusiones a manera de fortalezas que tuvo el proyecto


en el desarrollo del mismo:

La mayora de personas entrevistadas en los laboratorios de la Universidad


y que no tienen implementado un SGC, muestran inters en participar de
estos procesos y aseguran que si no lo hacen es por falta de recursos.

La disposicin de las personas para brindar la informacin requerida en el


desarrollo del estudio.

Conformacin de grupos al interior de la UdeA para trabajar sobre el tema


de calidad (GAGA, CCCI, Equipo de Transformacin Organizacional, entre
otros).

El compromiso del Grupo Regional ISO, el cual se evidenci en la


colaboracin para conseguir un monitor de la Facultad de Ingeniera para
colaborar en la ejecucin de tareas operativas.

El compromiso de los integrantes del Equipo MECI en el desarrollo de las


actividades, as como en la actitud demostrada de manera permanente
durante el desarrollo del estudio.

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RECOMENDACIONES

Con base en los resultados de este estudio y a partir de las diferentes


temticas en la cuales se clasific el mismo, se recomienda hacer un
comparativo con indicadores nacionales e internacionales para escalafonar
la Universidad.

La implantacin de un modelo de gestin integral como el diseado por el


proyecto de transformacin organizacional, requiere de unos tiempos para
la adopcin y verificacin que no necesariamente requieren de la espera de
todos los procesos y unidades que deseen iniciar con la implementacin de
buenas prcticas en gestin organizacional.

Es posible que estos

adelantos sean un valor agregado para cuando se de la articulacin.

Se recomienda que dentro del equipo de transformacin organizacional se


cuente con la participacin de expertos en sistemas de gestin de la calidad
y sistemas de gestin integral, de tal manera que sto permita que el diseo
detallado de los modelos de gestin arriba mencionados contengan los
elementos requeridos para cumplir los requisitos referenciados en las
normas para sistemas de gestin de la calidad y porque no para la
adopcin a futuro de otros modelos o normas aplicables a otros sistemas de
gestin, como es el caso de la Norma ISO 14001 para la gestin ambiental,
la Norma OHSAS 18001 para la seguridad y salud ocupacional, la gua ISO
26000 de responsabilidad social, la Norma ISO/IEC 20000 para la gestin
de servicio de tecnologa de la informacin y ISO/IEC 27001 para sistema
de gestin de seguridad de la informacin. Lo anterior permitira que el
modelo de gestin integrado de la Universidad est diseado de tal manera
que sea capaz de dar respuesta a los requisitos de estos sistemas de
gestin, no mirados necesariamente desde la ptica de la certificacin de

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ellos, sino como referentes internacionales validados y que se han


constituido en mejores prcticas.

Los factores y caractersticas contenidas en los lineamientos para la


acreditacin institucional deberan ser los componentes rectores en la
implementacin del modelo de gestin integral, toda vez que estos incluyen
y en ellos confluyen todos los prerrequisitos para tener calidad como
institucin universitaria, que se complementan y relacionan con los
requisitos de estndares nacionales e internacionales de la calidad.

Se recomienda darle relevancia, destinar recursos y formalizar los procesos


de implementacin de los sistemas de gestin en la temticas de: calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional, calidad en laboratorios; de tal
manera que se diseen e implanten dichos sistemas, los cuales a la vez
deben cumplir con los requisitos de normas nacionales e internacionales y
que de manera paralela con este diseo, se articulen al MOP como
elemento referente en la creacin del Modelo de Gestin Integral de la
Universidad.

Para una siguiente fase de este estudio se debe contemplar el anlisis de


los resultados

obtenidos en los exmenes de Calidad de la Educacin

Superior (ECAES), con el fin de conocer el nivel de calidad acadmica de la


Universidad y de los estudiantes de ltimo semestre. Este anlisis no se
elabor ya que recientemente se presentaron las pruebas y no se han
publicado los resultados.

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ANEXOS
ANEXO 1

Metodologa proyecto

ANEXO 2

Plan de trabajo

ANEXO 3

Instrumentos para la recoleccin de la informacin

ANEXO 4

Contexto UdeA

ANEXO 5

Instancias de participacin

ANEXO 6

Normograma

ANEXO 7

Correlacin entre modelos de gestin

ANEXO 8

Encuesta pregunta 7

ANEXO 9

Encuesta pregunta 11

ANEXO 10

Base de datos conformadas

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