Tecnicas Secretariales Auxiliar Administrativo 36095

Tcnicas secretariales.
Auxiliar
administrativo
Autor: LIBIA LOPEZ
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Presentacin del curso
Este es un curso donde aprenders tcnicas secretariales, conocers el manejo de
una oficina y los elementos necesarios para comenzar a trabajar como auxiliar
administrativo.
La secretaria es la persona profesional que se encarga de gestionar el tiempo del directivo
directivo con el que colabora.
La palabra secretaria vienen de secreto, esto significa que es la persona de la
oficina que trabaja con un alto nivel de confidencialidad y lealtad.
Los auxiliares de oficina trabajan en empresas privadas, o en la administracin
pblica.
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1. Auxiliar administrativo
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QUE ES UN OFICINISTA?
La profesin de OFICINISTA, SECRETARIO (A) O AUXILIAR ADMINISTRATIVO est
orientada a realizar actividades elementales en centros privados o pblicos.
Sin duda, son un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestin
empresarial.
Sus funciones principales estn relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden
ser:
Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
Recepcin de documentos.
Atender llamadas telefnicas.
Atender visitas.
Tomar recados
Ordenar la oficina
Clasificar los documentos
Archivo de documentos.
Clculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Estar al da de la tramitacin de expedientes.
Tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de reuniones.
Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Pblicas con los
que est ms relacionada la seccin de que dependa.
Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los
programas informticos que conllevan.
Completo conocimiento de uno o ms idiomas extranjeros. Opcional.
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
Excelente atencin en reuniones y al pblico en general
2. Secretaria
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En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del
tiempo del directivo con el que colabora, para que ste no deba preocuparse ms que
en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compaa.
SECRETARIA, viene el origen SECRETA.
Esto es algo que no debemos olvidar cuando trabajamos; ya que, nuestro nivel de
CONFIDENCIALIDAD Y LEALTAD es para con nuestros directivos.
En tal sentido, jams divulgaremos informacin de nuestro departamento u oficina.
Centros de trabajo
Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad
suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administracin Pblica o cualquier
otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.
En diferentes oficinas de Administracin Pblica se requieren otras caractersticas
aadidas a las exigidas y que estn redactadas en las distintas leyes estatales,
autonmicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario
superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar un
supuesto prctico o alguna prueba con la tecnologa que se utiliza en ese momento,
como puede ser de mecanografa o soltura con algn software informtico (Saint,
Excel, Etc), donde se demuestra que tiene la capacitacin necesaria para el
desempeo de la tarea.
La ventaja de trabajar en las Administraciones Pblicas se halla en que es un trabajo
para toda la vida (funcionario pblico) mientras las leyes no digan lo contrario.
En algunas empresas privadas tambin se da algn caso puntual donde es necesario
realizar alguna prueba demostrativa de capacitacin, pero muchas de stas pueden
ser "empresas familiares", siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y
trabajadores, por lo que el acceso algunas veces es ms limitado.
3. Implementos de oficina (1/2)
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IMPLEMENTOS QUE SE USAN EN LA OFICINA
MOBILIARIO:

Debe estar ordenado y limpio. La mesa de trabajo ordenada, los estantes limpios y
con su material ubicables con sus respectivas identificaciones, el ambiente
despejado y aseado.
SALON DE REUNION O CONFERENCIA

Es el lugar donde se renen jefes y personal de distintos departamentos o lugares
con la finalidad de tratar puntos de inters.
Este lugar es importante mantenerlo en orden (con clima agradable) y antes de
iniciar la reunin se deben prever lo siguiente: CONFIRMACION DE LOS ASISTENTES
(nmero de personas, nombres, cargos y empresas) LOGISTICA (refrigerios, caf,
agua, etc) PAPELERIA (carpetas con hojas blancas, material de la reunin y bolgrafos
en buen estado. Todo esto en casa asiento) EQUIPO DE PROYECCION VISUAL (Video
beam, laptop, retroproyector de imgenes, etc) ACTIVIDADES PROPIAS DE LA
REUNION (entrega de algn material adicional, etc)
COMPUTADORAS, ESCANER E IMPRESORA:
Si no se est usando, preferiblemente mantngale apagada y cubierta para
protegerla del polvo. selo con responsabilidad, si no tiene conocimiento de algo,
pregunte primero, con esto usted evita daar la informacin interna. Estos equipos
no se usan para JUGAR, CHATEAR EN INTERNET, VER PAGINAS FUERA DE LUGAR,
ENTRE OTROS.
Impresoras de varios modelos y Multiuso
4. Implementos de oficina (2/2)
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MAQUINAS DE ESCRIBIR:
A pesar de ser un implemento descontinuado, existe oficina donde su uso es un
Instrumento de vital importancia, mayormente para llenar formatos. Cudelo, use
hojas blancas para proteger el rodillo y use correctamente el teclado. No olvide que
la calidad de un oficinista se saca por la forma como transcribe.
PAPELERIA:
Los implementos que usamos para trabajar deben estar en orden, en su lugar, debe
mantenerse protegido del polvo, grasa, entre otros. Estos son: HOJAS DE CARTAS,
HOJAS DE FOTOCOPIAR, HOJAS DE COPIAS, CARPETAS, SOBRES, PAPEL CARBON,
ENTRE OTROS.
GRAPAS Y GRAPADORAS:
Debe encontrarse en un lugar determinado para su pronta ubicacin y en buen
estado. Trtelo con cuidado, debido a que muchas veces se daan por el repetido
abuso del mismo.
SELLOS, CLIPS, CORRECTOR LQUIDO, CINTAS O GOMA CORRECTORA (TIPE) Y DEMAS
ARTICULOS DE OFICINA:
Fundamental para un oficinista, ya que nos permite agilizar efectivamente el manejo
de documentos escritos y aplicar su correctivo, segn sea el caso.
TELEFONO
Este es el instrumento ms importante de un oficinista.
Atender el telfono es UN ARTE, y no todo oficinista logra aprenderlo eficazmente.
No olvide EL CLIENTE SIEMPRE TIENE LA RAZON, y es inculto discutir por telfono.
Usemos nuestro mejor timbre de voz y tratemos a todos con la elegancia y la mejor
cultura.
El correcto TIMBRE DE VOZ en el telfono debe ser bajo y paciencia al conversar con
el interlocutor.
Recuerde que su voz es la imagen que proyecta la empresa.
FAX:
Se denomina fax, por abreviacin de facsmil, a un sistema que permite transmitir a
distancia por la lnea telefnica escritos o grficos (telecopia).
Mtodo y aparato de transmisin y recepcin de documentos mediante la red
telefnica conmutada que se basa en la conversin a impulsos de las imgenes
ledas por el emisor, impulsos que son traducidos en puntos -formando
imgenes- en el receptor.
Al marcar el nmero se pide tono para enviar y es el mismo para enviar.
FOTOCOPIADORA:
Equipo encargado de fotocopiar todo material impreso a color negro o a colores,
segn sea el tipo de equipo.
Debe ser tratado con mucha cautela, ya que a veces por la excesiva cantidad de
trabajo, pudiera ocasionar fallas y lamentables prdidas.
5. Tcnicas de oficina
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TECNICAS OFICINISTAS QUE DEBE TENER EN CUENTA:
Limpieza de su lugar de trabajo y preparar material de trabajo del dia: hojas,
computadoras, mquina de escribir, preparar el caf, la correspondencia del dia,
preparar material de trabajo del jefe o superior, colocar la correspondencia a
contestar, mantener el orden, entre otros.
AGENDA DEL DIA: TELEFONICA: Se lleva el registro de clientes, conocidos, entre
otros. Nombres, E-Mail, Telef. Etc.
DE REUNIONES Y ACTIVIDADES: Da por da, se lleva un cronograma de todas las
actividades que se llevarn a cabo. Con fecha, hora, actividad, entre otros.
DE VISITAS: TOMAR NOTA DE TODAS LAS PERSONAS QUE VAN A LA OFICINA. Esto es
indispensable en todo oficinista. DAR RECADOS.
El archivo: la vida de una oficina. Se debe mantener en orden y pulcro.
Los implementos de trabajo: hojas, grapas, carpetas, tintas, computadora, telfono,
entre otros...se deben cuidar y no usarlo en el plano personal.
La papelera debe estar en un sitio visible y desocupado.
Aproveche los momentos en que no hay mucho trabajo, y procure mantenerse
activa, realizando alguna labor productiva. No jugando en la computadora, hablando
por telfono con algn conocido, durmiendo en nuestro lugar de trabajo o
abandonando nuestra rea laboral.
Mantenga el lugar armonioso y libre de toda carga negativa. Un ambiente musical,
con melodas suaves y relajantes, si se lo permiten puede usar ambientadores; esto
causa una excelente impresin al pblico.
MANTENGA SU ASPECTO IMPECABLEMENTE VESTIDO Y MAQUILLADO (DAMAS).Si
usted es una persona que no se maquilla, le sugerimos aplicar un maquillaje
moderado.
Porque la imagen de una organizacin solo estar a cargo de la que se encuentre
mejor vestida y presentada.
Practique la solidaridad laboral con sus compaeros. Sin embargo, nunca abandone
su lugar de trabajo, ni deje para luego lo que puede hacer en ese momento.
Procure mantener al pblico satisfecho, cmodamente sentado e informado. Este
arte de atender al pblico, solo se adquiere con la prctica y con mucha paciencia.
6. La secretaria (1/2)
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El secretario perfecto
La secretaria mejor, la ms eficiente, la secretaria perfecta. El sueo ideal de una
empresa, de todos los directivos de empresa. Pero cmo lograr ser el secretario
perfecto? Hay cursos secretarias perfectas? Se aprende o se nace? Hace un jefe
perfecto un secretario eficiente o es una secretaria eficiente la que hace el jefe
perfecto? Nuestra respuesta es que "es cosa de dos".
Un buen secretario no es slo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el
telfono y las visitas, escribe cartas y cosas por el estilo... es algo ms.
Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios
colectivos al que recurren una seccin de directivos u otros componentes de la
divisin, departamento, etc. Y es que los porttiles, las agendas electrnicas y de
bolsillo, el correo electrnico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las
secretarias convencionales sean sustituibles...
An quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que s. Una buena
secretaria de alta direccin puede hacer bueno hasta al mismsimo Presidente de la
empresa. Damos algunos consejos.
Consejos para ser un buen secretario
El perfil del secretario perfecto. Por supuesto ponga aquello que todas las
empresas de recursos humanos y de seleccin de personal saben de memoria:
idiomas, ofimtica, relaciones humanas y pblicas, protocol o, etc. etc. Pero la
secretaria perfecta es algo ms y en esto vamos a centrarnos.
Secretario = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora de la mxima
confianza. Su formacin, solidez, discrecin, carcter, personalidad... es clave para
que exista una relacin de confianza absoluta y sea copartcipe de las fortalezas y
debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificacin con la empresa
y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empata y confianza
total entre el jefe y secretario, se est dando un paso de gigantes en multitud de
facetas.

El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda. Para un alto
directivo /a el tiempo es su recurso ms escaso y valioso. Poder atender a los
mximos temas posibles y hacerlo sin estrs y en "buena forma" es fundamental el
apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto
directivo es un arte y requiere una atencin permanente y total. Es preparar a
tiempo toda la documentacin para una reunin. Es la habilidad para cortar una
visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media
hora ms tarde a un prxima reunin; es alquilar un servicio de habitacin durante
dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas
dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas
condiciones a una reunin importante... Es dar la excusa perfecta por telfono y que
el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a
drselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es
mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el da intentando cuidar cada
minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrs y manejando los
imprevistos. Al respecto leer Cmo reducir el estrs en el trabajo (el secretario
puede ayudar mucho).
7. La secretaria (2/2)
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La secretaria como gestor. Uno de los secretarios de alta direccin que es cada
vez que contesta el telfono transmite la importancia de la empresa y la de su
mximo representante, con tal maestra que se convierte en un factor de imagen,
invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestiona hbilmente en un
vuelo de largo recorrido todos los detalles. Se preocupa de hacer llegar tres
propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa
ms especial. Se asegura de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles
estuvieran impecables. Consigue acelerar una entrega, gestiona una mejora de
cualquier tipo. Cunto vale una secretaria as?
Hacer valer la autoridad de su jefe.
El secretario debe ser la garantia de la ejecucin de cualquier reunin en la que se
tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia debe ser con detalle:
buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la
fecha... En resumen, era imposible que alguien que en una reunin se haba
comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y
terminado en tiempo y forma
De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de cosas nuevas,
sabiendo que su secretaria hace un seguimiento perfecto para que se ejecutare los
temas tratados y acordados. La productividad del jefe debe ser espectacular.
Saber estar: La imagen. Un amigo, Gerente de una importante empresa, me
comentaba que su secretaria consegua que en el entorno de su oficina se respirara
un aire positivo por todos los costados.
Sala a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con
nfasis muy bienvenido Sr. Tal, le est esperando. Haca sentirse importante al que
llamaba preguntando al telfono por el jefe, aunque no le pasara. Su cordialidad,
discrecin, forma de vestir, elegancia, la converta en la seora de la empresa.
Respetada y considerada un valuarte absolutamente necesario, para crear un
magnfico clima de confianza.
Contestaba a cualquier reto con una afirmacin, con la necesaria diligencia, con
estilo, transmita la imagen perfecta. Cuando no estaba ella, se echaba de menos
hasta su perfume.
7. Aprender, cursos especializados. Un buen secretario necesita aprender tanto
como el jefe. Debe ponerse al da de todo lo que es importante en la empresa.
Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llmese
nanotecnologa, biotecnologa o terminologa financiera especializada.
Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados y lo debe hacer en
horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada da.
8. Tcnicas secretariales. Eficiencia
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Declogo secretarial
S siempre sincero pero sin ofender. El deseo de servir y no el de herir debe ser faro
orientador de tu sinceridad.
Esfurzate en despertar en ti y en todos los que te rodean el sentido tico latente en
todo ser humano.
Crea un ambiente de cordialidad en la oficina siendo corts, comprensiva y
cooperadora.
Regocjate, si eres responsable, reedcate para perfeccionar tus conocimientos. La
responsabilidad es uno de los pilares donde descansa el xito.
Entusismate. Tu entusiasmo aumentar tu eficiencia y te permitir cosechar
grandes satisfacciones.
S discreto y utiliza el tacto con tu jefe, con tus compaeros de trabajo y con el
pblico.
Ama tu trabajo: amando tu trabajo amas al prjimo y tambin a Dios.
Resptate a ti misma y respeta a los dems, pero recuerda que tienes derecho a
exigir que te respeten.
Intersate sinceramente en todos lo que te rodea. Este sincero inters te permitir
desarrollar al mximo todas tus personalidades.
Acta con lealtad, pero que la mxima expresin de tu lealtad no sea tu adhesin
incondicional a una persona sino a lo bueno, a lo correcto, a lo justo.
ACTIVIDAD EVALUATIVA DE ESTE TALLER
1.-Coloque verdadero (V) o falso (F) segn su criterio en las funciones principales
que estn relacionadas con el trabajo de oficina:
Tramitar correspondencia, su entrada y salida.
Coquetear con los compaeros de trabajo.
Atender llamadas telefnicas.
Atender visitas.
No tomar recados
Llegar tarde al trabajo
Clasificar los documentos
Archivar 1 vez al mes
Hacer el trabajo en casa.
NO informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
No tramitar expedientes
Tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de reuniones.
Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Pblicas con los
que est ms relacionada la seccin de que dependa.
Asimismo, No es necesario tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina,
desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los
programas informticos
Saber de ingls
Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.
Excelente atencin en reuniones y al pblico en general
2.-Explique brevemente como debe ser el manejo del MOBILIARIO Y EN EL SALON DE
CONFERENCIAS de una empresa u oficina.
3.-Cuantas agendas se pueden llevar en una oficina? Mencinelas
4.-Explique con sus propias palabras lo comprendido en CONSEJOS PARA SER UN
BUEN SECRETARIO
QUE TECNICAS SECRETARIALES APRENDIO EN ESTE TALLER? MENCIONELAS
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