INTRODUCCIN

El presente trabajo colaborativo refleja los puntos importantes acerca de la forma en que se puede definir y caracterizar un sistema de informacin, as como sus componentes estructurales y sus posibles aplicaciones en el rea de trabajo, en este caso sobre el restaurante buena comida que lleva posicionado en el mercado 10 aos y tiene siete locales en donde le ofrece a sus clientes una gran variedad de platos para disfrutar. Se podr observar cual es el papel que juega un analista de sistemas para tratar de mejorar la gran variedad de servicios que este presta.

OBJETIVOS

Identificar la importancia de la informacin y la organizacin. Conocer en cada problema una oportunidad de mejora. Conocer diferentes metodologas de organizacin. Conocer y manejar los requerimientos de una organizacin. Determinar los requerimientos de un sistema. Reconocer el papel que cumple el analista de sistemas en la implementacin del nuevo sistema.

PROBLEMA

El restaurante Buena Comida es una empresa con ms de 10 aos de permanencia en el mercado. Posee 7 locales de atencin al pblico, donde cada uno tiene capacidad de atender simultneamente a unas 250 personas. Se atiende todos los das del ao en almuerzo y cena. La carta de platos que ofrece la empresa, estn preestablecidos y cada uno tiene un cdigo que los identifica. Cada plato tiene su receta de ingredientes (elemento que interviene y cantidad). Adems por cada plato se dispone de un procedimiento donde se indica: la preparacin del plato y las condiciones de coccin. Existe una Bodega Central, donde se almacenan toda la materia prima, los vinos, carnes, pescados, artculos de fiambrera, entre otros. En esta unidad se realiza un proceso, donde se porcionan las diferentes materias primas, segn la cantidad indicada en las diferentes recetas de los platos que se ofrecen. Diariamente se enva a los locales, la cantidad necesaria de cada una de las materias primas y los otros artculos, para completar los saldos de stocks diarios, definidos para cada uno de ellos. Se dispone de un camin, para despachar diariamente, los artculos que son necesarios en cada local. En el edificio donde funciona la bodega central, se encuentran adems, las siguientes unidades administrativas de la empresa: Gerencia general Gerencia de Operaciones, la cual administra todos los locales y la bodega central. Realiza las compras de los artculos que se almacenan en la bodega y lleva el control de lo que se compra en los locales. Contabilidad General, donde se lleva la contabilidad general y se generan los informes estadsticos de la empresa. Adems en este departamento existe la unidad de Finanzas que prepara todos los pagos y administra los fondos. Personal, donde se realiza la gestin para todo el personal de la empresa y se realiza la liquidacin de las remuneraciones. En cada local se dispone del siguiente personal: Un administrador Un cajero 5 matre y 25 mozos Un encargado de bodega y un ayudante Un encargado de cocina, 5 maestros con sus respectivos ayudantes Un encargado de vinos y bebidas 5 aseadores / lavavajillas En la casa central las diferentes unidades administrativas, realizan las siguientes labores:

Gerencia de Operaciones: Prepara las compras, segn los faltantes de la bodega central. En general se compra para tener un stock equivalente a una semana. Se controla los consumos habidos en cada local, esto es: se compara el consumo real de materias primas vs. El terico. Se aprueban las facturas de los proveedores. Contabilidad General: Registra en la contabilidad todos los movimientos diarios, prepara los pagos segn la aprobacin de Operaciones y prepara informes estadsticos y econmicos a peticin de la Gerencia. Administra los fondos, segn los arqueos de caja que recibe todos los das de los locales y los pagos que se deben efectuar. Personal: Recibe semanalmente la nmina del personal faltante y segn el prepara la liquidacin de remuneraciones. Gerencia General: Administra y lleva el control de la gestin, segn una serie de informes que solicita peridicamente.

A. El analista de Sistemas 1. Qu papel van a cumplir Ustedes en este proceso? Rta: El papel que vamos a asumir es el de agente de cambio porque vamos a implementar un sistema de informacin, para dar solucin al problema planteado, donde se mantendr una interaccin continua con la gerencia general y las dems subsedes que conforman el rea administrativa, para as tener un pleno control del stock que hay en los siete locales que este tiene y por ende saber en bodega que es lo que se est consumiendo ms para as realizar la renovacin de sus inventarios de los productos que deben estar enviando a los locales del restaurante. Luego de esto empezar por entender la solicitud del proyecto, determinar el tamao y costo del proyecto. Se debe examinar la factibilidad del proyecto para determinar si este es viable o beneficioso para el restaurante Buena Comida. Realizar entrevistas a las personas involucradas en el proceso, la idea es poder implementar una actualizacin del sistema anterior para generar cambios que beneficien al restaurante, para esto se realiza la recoleccin de datos para saber los principales problemas, relacin o el impacto entre el sistema anterior y el que se quiere implementar.

B. Determinacin de requerimientos Nota: Si la informacin suministrada en el ejercicio no es suficiente, investigue consigne y/o registre la informacin que usted crea se debe incluir, que hace falta y que es importante conocer para realizar un buen anlisis. 1) Identifique quin o quienes estn o estaran involucrados en el proceso y quin le pueden suministrar informacin para el levantamiento o ampliacin de informacin (Justifique). Identificar quien o quienes estn o estarn involucrados en el proceso y quien le puede suministrar informacin para el levantamiento o ampliacin de la informacin, que en este caso podran ser los diferentes clientes del restaurante quienes son los que estn haciendo uso de este sistema.

Por otro lado tambin es muy importante conocer que piensa en los diferentes locales del restaurante por medio de los administradores, los empleados de cada local, las personas que se encargan de la bodega y aquellas encargadas de realizar el despacho de las materias primas de este restaurante. Adems podemos obtener informacin de otros restaurantes, proveedores de productos alimenticios y gente especializada en reas de impacto sobre el problema, por ejemplo un administrador de bases de datos que identifique quin o quienes estn o estaran involucrados en el proceso.

2) Identifique las caractersticas actuales del sistema Segn el problema anterior, no hay un sistema que satisfaga el orden de inventarios, que se manejan en el restaurante, la comunicacin entre los siete locales que este tiene, el manejo de la informacin, las salidas y entradas de materia prima (productos alimenticios), la manera de saber lo que el cliente quiere y necesita, no exagerar con lo que se le est suministrando a los clientes es decir no es necesario dar las recetas de cmo se hacen los platos que ellos consumen esto llevara a que cada da la frecuencia de consumo disminuyera.

3)

Investigacin de requerimientos

Identifique que tcnicas de recoleccin de informacin utilizara para la recopilacin y ampliacin del proceso descrito. Justifique cada tcnica seleccionada. Como primera tcnica utilizara el mtodo de prototipos ya que me ayudara a recolectar informacin rpidamente, y lgicamente a saber si el diseo del sistema es fcil o no ayudndome a identificar los requerimientos que satisfacen la aplicacin, luego ya podra comenzar a desarrollar el modelo, en el cual colocara los diferentes roles de todas aquellas personas que son participes de este sistema; Y organizara la estructura de documentacin a usar, se procedera a evaluar la informacin que se va recolectando y a mirar que caractersticas debe cumplir el prototipo y luego se realizara la retroalimentacin de los pasos anteriores. Varios mtodos pueden utilizar los analistas de sistemas para obtener, reunir y determinar los requerimientos del sistema. Entre estos se pueden mencionar: -Entrevistas, cuestionarios y observacin detallada de todos los movimientos del sistema. PASO 1: Leer la informacin recolectada de los clientes del restaurante. Esta informacin se puede obtener por medio de cuestionarios aplicados a estas personas. PASO 2: Establecer los objetivos de la entrevista, deben ser claros y concisos. Se debe tener en cuenta las reas clave referentes al procesamiento de la informacin y el comportamiento con la toma de decisiones. PASO 3: Decidir a quin entrevistar, se debe incluir gente clave de todos los niveles que se encuentren involucrados en el proceso. PASO 4: Preparar al entrevistado, es importante preparar a la persona que se va a entrevistar hablndole por anticipado o enviando un mensaje y dndole tiempo para pensar en la entrevista. PASO 5: Decidir el tipo de preguntas y la estructura, Se deben definir preguntas que abarquen las reas clave de la toma de decisiones. Cada pregunta puede lograr resultados diferentes.

TIPOS DE PREGUNTAS: Preguntas abiertas: Le conceden a las entrevistadas opciones abiertas para responder. Preguntas cerradas: Las respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que slo puede contestar con un nmero finito. Sondeos Otro tipo de preguntas es el sondeo o seguimiento. Su propsito es ir ms all de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinin del entrevistado. CUESTIONARIOS Los cuestionarios pueden ser una manera rpida de recopilar grandes cantidades de datos sobre la opinin que los usuarios tienen del sistema actual, sobre los problemas que experimentan con su trabajo y sobre lo que la gente (clientes) espera de un sistema nuevo o uno modificado. Sin embargo, stos requieren una gran cantidad de tiempo en su planeacin. OBSERVACIN Por medio de la observacin el analista obtiene informacin de primera mano sobre la forma en que se efectan las actividades.

4) Desarrolle una descripcin del proceso mediante la utilizacin de las siguientes herramientas para documentar procedimientos: Un espaol estructurado: que describa los procesos y decisiones que intervienen en la solicitud de materias primas. Implementara en la bodega del restaurante lo siguiente. SECUENCIA Indica que las instrucciones de un programa se ejecutan una despus de la otra, en el mismo orden en el cual aparecen en el programa. Se representa grficamente como una caja despus de otra, ambas con una sola entrada y una nica salida. Las cajas x y y pueden ser definidas para ejecutar desde una simple instruccin hasta un mdulo o programa completo, siempre y cuando que estos tambin sean programas apropiados. Una estructura de programa es secuencial si se ejecutan una tras otra a modo de secuencia, es decir que una instruccin no se ejecuta hasta que finaliza la dems. Es decir me manejara de una forma muy eficaz el stock que tengo de productos alimenticios que son la materia prima del restaurante. SELECCIN La estructura selectiva permite la realizacin de una instruccin u otra segn un criterio, solo una de estas instrucciones se ejecutara. ITERACIN Un bucle iterativo o iteracin de una secuencia de instrucciones, hace que se repitan mientras se cumpla una condicin, en un principio el nmero de iteraciones no tiene por qu estar determinado.

El siguiente ejemplo, muestra el espaol estructurado para el sistema de procesamiento de solicitudes de pedidos en la bodega. IF El solicitante quiere materia prima del plato con cdigo 2345A THEN IF cantidad en stock 34 valor $100.000 Actualizar inventario ELSE Continuar END IF Restar el pedido con lo que queda en stock del cdigo 2345A THEN IF se ha realizado el envi Actualizar ELSE Continuar END IF

5)

Especificacin de requerimientos

Realice un anlisis e identificacin de datos descritos en el ejercicio (nombre, tipo de datos, longitud). Identifiquen mnimo cinco (5) datos de acuerdo al proceso seleccionado.

NOMBRE Carne (3423A) Pollo (2345B) Arroz (2418C) Papa (1847D) Zanahoria (2319E)

TIPO DE DATOS 02/11/13 03/11/13 04/11/13 05/11/13 06/11/13

LONGITUD 100 Lb 43 Lb 200 Lb 200 Kg 200 Lb

Identifique mnimo cinco (5) requerimientos de la organizacin que consideran que son necesarios y hacen falta. Requerimiento del restaurante: Visualizacin de los productos de stock en cualquier local. Agilidad a la hora de saber los inventarios. Almacenamiento de informacin. Organizacin de los productos por cdigo y manejar estados y fechas de vencimiento. Un servidor localizado en la bodega principal, al cual puedan tener acceso todos los locales a la hora de realizar pedidos.

CONCLUCIONES

Con la realizacin de este trabajo se pudo concluir que Los problemas son una oportunidad de mejorar los sistemas, es importante saber qu tipo de sistema de informacin debemos usar para el correcto anlisis de un sistema y poder tener un efectivo manejo de la informacin que nos lleve a crear soluciones sobre cualquier problema que se nos presente en cualquier proyecto o trabajo.

BIBLIOGRAFIA

1. Mdulo de anlisis de sistemas universidad nacional abierta y a distancia UNAD.