A funo classificao de documentos arquivsticos

por Renato Tarciso Barbosa de Sousa

So Paulo, agosto de 2012

Sumrio
1. Introduo 2 2. O desenvolvimento da classificao em Arquivstica 5 2.1. A literatura arquivstica e a classificao 5 2.2. A histria das classificaes de documentos arquivsticos 7 2.3. O instrumento de Classificao 32 2.4. Os sistemas de codificao do instrumento de classificao 35 2.5. A definio do Conceito de Classificao 40 2.6. O documento eletrnico e a classificao 53 3. Classificao: construo, trajetria e apropriao de um conceito. A teoria da classificao 57 3.1. A passagem das classificaes com bases intuitivas para bases cientficas 63 3.2. Os campos de aplicao da classificao 73 3.3. Os princpios de classificao 76 4. O objeto a classificar 87 5. Os princpios arquivsticos envolvidos no processo classificatorio 90 5.1. Os princpios arquivsticos: um breve histrico 90 5.2. A identificao do Fundo 97 5.2.1. A aplicao do Princpio de Respeito aos Fundos e a realidade brasileira 103 5.2.2. A aplicao do Princpio da Ordem Original e a realidade brasileira 107 6. O instrumental terico-metodolgico 119 6.1. O ambiente organizacional e seus conceitos 122 6.1.1. A organizao na sua individualidade 131 6.1.2. Os documentos acumulados 136 7. Consideraes Finais 142 8. Referncias 147

1. Introduo A classificao aparece como uma preocupao h vrios anos. A importncia apontada pela literatura da rea no teve, no mesmo nvel, o estabelecimento Fala-se e de um ferramental com terico-metodolgico sem agregar o

consolidado.

trabalha-se

classificao

desenvolvimento desse conceito proporcionado pela Filosofia e pela Teoria da Classificao. Apresenta-se o caminho sem discutir os meios necessrios para percorr-lo. Importam-se, sem crticas, mtodos desenvolvidos para objetos de caractersticas e natureza diferentes dos da Arquivstica. E tudo isso tendo como pano de fundo a impreciso terminolgica, que parece uma marca comum da rea. Uma funo to importante merece estudos mais aprofundados no apenas descritivos. Precisamos de trabalhos que verticalizem

teoricamente a questo. esse o desafio a que nos propomos. Procura-se, no dilogo com outras reas do conhecimento humano, verificar a possibilidade de construo de um novo marco referencial para o tratamento d a classificao de documentos arquivsticos. Parte-se do pressuposto que o arcabouo terico-metodolgico da rea no consegue resolver as questes impostas pela grande massa de documentos acumulados diariamente pelas organizaes contemporneas, pela disseminao das novas tecnologias e pelo desenvolvimento social, que trouxe tona a figura do cidado. A organizao dos documentos tem sido um dos grandes desafios da Arquivstica contempornea. Lidar com massas to grandes de documentos acumulados diariamente pelas instituies exige uma maior sofisticao dos esquemas de classificao. O documento arquivstico um artefato humano com pressupostos e caractersticas especficas. O ambiente e o contedo so delimitados e definidos pelo sujeito acumulador, que pode ser uma pessoa fsica ou jurdica (organizao). Ao contrrio daqueles encontrados em bibliotecas, por exemplo, os documentos arquivsticos no constituem um conjunto formado em vista de uma finalidade especfica: eles

representam o produto d a atividade do sujeito acumulador. Entender o modo como as organizaes estruturam-se e como executam suas funes e atividades compreender como os documentos so acumulados. Ele resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido. A gnese se d quando a organizao tem algo a cumprir, a provar, a determinar. Surge naturalmente como resultado das aes desenvolvidas pelo sujeito acumulador. Aps o registro das informaes em suportes (papel, mdia magntica, microfilme, pelculas fotogrficas, pelculas cinematogrficas etc), necessrio mant-las pelos valores administrativos, tcnicos, legais, fiscais, probatrios, culturais e histricos que possam conter. medida que os documentos vo sendo acumulados, estabelecem relaes entre si. Eles esto unidos por um elo criado no momento em que so produzidos e recebidos, determinado pela razo de sua elaborao e que necessrio prpria existncia e a capacidade de cumprir seu objetivo. Eles so um conjunto indivisvel de relaes intelectuais. A exploso do volume de documentos arquivsticos ocorreu de forma paralela com o aumento geral da informao registrada pelas sociedades humanas. Talvez, em um ritmo mais lento, mas nem por isso menos significativo. Os fenmenos da industrializao e da urbanizao, o

crescimento da presena dos estados nacionais e da complexidade de seus aparatos e, secundariamente, a banalizao dos meios tecnolgicos de reproduo de documentos explicam em parte a afirmao anterior. A partir da dcada de 1980, a consolidao da microinformtica fez aparecer e tornar extremamente comum nas organizaes um novo tipo de documento arquivstico: o eletrnico. No simplesmente um novo suporte para o registro de informaes originadas das funes e atividades das instituies; ele tem caractersticas prprias, que impem a definio de modos especficos de cri-lo, classific-lo, avali-lo, descrev-lo e de atestar sua autenticidade. O conceito de classificao no estranho literatura

arquivstico, muito pelo contrrio. Os grandes manuais sempre dedicaram items para tratar do tema. Entretanto, a presena no garantiu uma verticalizao terica sobre o mesmo. A classificao, que a Lgica define

como a distribuio de indivduos em grupos distintos, de acordo c o m caracteres comuns e caracteres diferenciadores, aparece na arquivstica cindida em dois outros conceitos: classificao e arranjo. A classificao uma operao matricial de todo o trabalho arquivstico e , tambm, um elemento importante para a transparncia e o compartilhamento de informaes, que so caminhos seguros para a tomada de deciso, para a preservao da memria tcnica e administrativa das instituies contemporneas e para o pleno exerccio da cidadania. literatura

2. O desenvolvimento da classificao em Arqulvstica Este item dedicado compreenso do desenvolvimento do conceito d e classificao na literatura e no pensamento arquivstico. Os vrios momentos da classificao de documentos arquivsticos refletem, muitas vezes, o clima epistemolgico da poca em que foram criados e aplicados. O percurso feito buscou, tambm, apresentar a discusso sobre problemas terminolgicos, que ultrapassam, comumente, a questo da lngua e

enveredam por diferenas conceituais e de tradies arquivsticas. Procurouse, ainda, entender como e de que forma so percebidos e tratados o instrumento de operacionalizao da classificao e os mtodos de

codificao utilizados. Em seguida, foram apresentadas as definies do conceito a partir das escolas de pensamento arquivstico e discutidas as suas principais caractersticas. Por fim, delimitamos o problema e apontamos alguns caminhos a serem seguidos.

2.1. A literatura arquivstico e a classificao A exploso da informao arquivstico ocorreu de forma paralela com o aumento geral da informao registrada pelas sociedades humanas. Talvez, em um ritmo mais lento, mas nem por isso menos significativo. Os fenmenos da industrializao e da urbanizao, o crescimento da presena dos estados nacionais e da complexidade de seus aparatos e,

secundariamente, a banalizao dos meios tecnolgicos de reproduo de documentos e as novas tecnologias da informao explicam em parte a afirmao acima. Ficava evidente a impossibilidade de se tornar inteligvel a grande massa acumulada de registros documentais arquivsticos sem lanar mo de um instrumental tcnico-cientfico mais sofisticado. Entretanto, o conceito de classificao na Arquivstico est moldado e fundamentado em aspectos artificiais do artefato e envolvido em uma c a m a procrustiana. Trabalha-se com classificao esvaziando-a do

carter hipottico desse tipo de construo intelectual, dos elementos de representao que ela encerra e da relao dos conceitos, que forma a base do processo classificatrio. As classificaes de documentos arquivsticos ocupam um

espao dentro do saber intuitivo e instrumental. Mas, como alerta Campos (1994, p. 194), "no existe instrumentalizao que no seja sustentada por bases tericas e ou metodolgicas". O conceito de classificao no estranho literatura

arquivstica, muito pelo contrrio. Os grandes manuais sempre dedicaram items para tratar do tema. Entretanto, a presena no garantiu uma verticalizao terica sobre o mesmo. A revista Archivum (1978), do Conselho Internacional de Arquivos, dedicou uma de suas edies para divulgar trabalhos sobre vrios temas relacionados Arquivstica. Um dos items refere-se a textos sobre classificao. So 63 ttulos, em vrias lnguas (alem, inglesa, espanhola, blgara, italiana, francesa, polonesa, russa e portuguesa), relativos teoria e prtica dessa funo nos arquivos. O nico texto em portugus citado foi o de Jos d a Silva reas, intitulado "Relao e mtodos de arranjo dos documentos", publicado, em 1973, pelo Arquivo Nacional brasileiro. Trabalhos recentes de mapeamento das tipologias dos campos de pesquisa em Arquivstica apontaram a ausncia de escritos especficos sobre classificao. No campo de pesquisa intitulado "Funes Arquivsticas", abrangendo a produo, avaliao, aquisio (transferncia e recolhimento), classificao, descrio, conservao e difuso, Couture, Martineau e

Ducharme (1999, p. 58) perceberam certa predominncia, no quadro d a pesquisa desenvolvida, de estudos particulares sobre avaliao e difuso. Entretanto, os autores chamaram ateno para o fato de que, embora o conjunto das funes arquivsticas no tenha sido objeto de particulares, no significava que nenhuma pesquisa foi realizada. O Programa Geral de Informao (PGI), da Unesco, publica, desde 1977, em estreita ligao com o Conselho Internacional de Arquivos estudos

(CIA), uma srie de estudos arquivsticos conhecidos sob o ttulo de Estudos Ramp (Programa de Gesto de Documentos e Arquivos)1. Couture e Lajeunesse (LOPES, 1996, p. 61-62) fizeram um amplo estudo dos trabalhos do Ramp publicados entre 1979 e 1992. Dos 75 ttulos estudados apenas cinco referiam-se classificao. Jardim (1998, p. 243-252) debruou-se sobre a questo da produo do conhecimento arquivstico no Brasil a partir da investigao de 14 peridicos. Os temas predominantes foram: tecnologias aplicadas aos arquivos e legislao (25%); polticas arquivsticas (13%); classificao, arranjo e descrio (13%); e formao profissional (13%). O autor observou a escassa presena de temas como avaliao e seleo e a ausncia de reflexes sobre estudos de usurios, interdisciplinaridade da rea e outros.

2.2. A histria das classificaes de documentos arquivsticos

A organizao dos documentos tem sido um dos grandes temas da Arquivstica contempornea. Podemos abord-lo a partir de dois aspectos. O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados

diariamente pelas organizaes, que exige uma maior sofisticao dos esquemas de classificao. O segundo aspecto vincula-se ao desenvolvimento terico da organizao de documentos arquivsticos. E o aparecimento do princpio de respeito aos fundos o fator desencadeador de uma profunda mudana na disciplina Arquivstica e no ferramental terico-metodolgico. Portanto, a classificao em Arquivstica passa a ser moldada, por um lado, pela

Este programa tem como objetivos principais fomentar a formulao de polticas e planos de informao, difundir os mtodos, normas e regras de gesto da informao, contribuir para o desenvolvimento de sistemas especializados de informao nas esferas de educao, de cultura, de comunicao e das cincias sociais, exatas e naturais, entre outros. Os trabalhos versam sobre os principais aspectos da Arquivstica contempornea e so produzidos por especialistas internacionais. Existem, atualmente, cerca de noventa fascculos. Eles so, em sua maioria, escritos em ingls e alguns esto disponveis em francs, espanhol, russo e rabe (SOUSA, 1995, p. 24).

quantidade c a d a vez maior de documentos acumulados (produzidos ou recebidos) pelas instituies e, por outro, pela necessidade de fundamentar as solues de organizao e recuperao dos registros documentais nos princpios consagrados internacionalmente. Podemos considerar, grosso modo, dois grandes perodos na histria das classificaes de documentos arquivsticos. O primeiro, que percorre a Antigidade at o sculo XIX, e outro do sculo XIX at nossos dias. O marco da passagem , sem dvida nenhuma, o estabelecimento dos princpios de respeito aos fundos e da ordem original. No so perodos estanques, isto , prticas do primeiro perodo podem e so encontradas no segundo. A organizao dos arquivos fundamentada no princpio de respeito aos fundos s foi consolidada em meados do sculo XX. O reconhecimento da importncia dos princpios fundamentais da classificao dos arquivos nem sempre se consolidou em uma prtica. A histria registra e testemunha esse fato. Schellenberg (1973, p. 75) inicia um dos items de seu clssico Arquivos modernos. Princpios e tcnicas com a seguinte afirmao "desde que se comeou a registrar a histria em documentos, surgiu para o homem o problema de organiz-los". Silva ef ai. (1999, p. 28), nessa mesma linha, esclarecem que "na realidade, ao longo dos tempos, o Homem sempre teve necessidade de organizar os registros da sua atividade e de criar meios eficazes para aceder a o respectivo contedo". Escavaes arqueolgicas demonstraram a existncia de da

arquivos reais, religiosos e privados na Antigidade. Nos suportes

informao (tijolos de argila, papiro, pergaminho, papel etc.) eram registrados os resultados das atividades dos homens que os conceberam. medida que os grupos organizados sentiram necessidade de conserv-los, tornou-se mister trat-los. Desde ento, vrios foram os mtodos utilizados. (SCHELLENBERG, 1973, p. 75-78). Na Mesopotmia, presume-se, os tijolos de argila (tabletes) eram amontoados em pilhas c o m inscries nas bordas para evitar o manuseio

desnecessrio. Na Roma Antiga, os dirios de justia [comentari

diurni)

registravam, em ordem cronolgica, documentos expedidos e recebidos. Na Idade Mdia, a Igreja foi herdeira e difusora, bem como de outras prticas, desse tipo de classificao dos documentos. Um nico elemento, neste caso, era utilizado para classificar: o produtor-emissor. At hoje comum

encontrarmos documentos organizados dessa forma. Nos arquivos montados nos setores de trabalho e nas massas documentais acumuladas no Brasil, por exemplo, so observados agrupamentos de correspondncias recebidas e produzidas: memorandos recebidos, memorandos enviados, ofcios recebidos e ofcios enviados, dentre outros. Vale destacar que poucas percorreram tantos sculos. As descobertas arqueolgicas atuais continuam a revelar ao mundo os modos organizacionais e informacionais da Mesopotmia, das comunidades egpcias, como dos monastrios e das chancelarias da Idade Mdia. Assim, mesmo no passado mais distante, os documentos eram criados, conservados, classificados e acessados no mbito da conduo da vida poltica, econmica, cultural, social e religiosa. Em 1320, Pierre d'tampes, primeiro arquivista da histria da Frana, redigia inventrios e repertrios temticos dos arquivos reais, que resultaram na sugesto de uma primeira classificao. Embora o aumento da quantidade de documentos ocorresse no mesmo ritmo do desenvolvimento das instituies e das relaes sociais, as obras que tratavam dos princpios e das prticas de classificao prticas

apareceram, na Europa, somente mais tarde. (HON, 1999, p. 220). Segundo Duranti (1995, p. 4-5), a partir do sculo XVI, os mtodos de ordenao passaram a basear-se nas funes que produziam

documentos. Jacob von Rammingen props os seguintes agrupamentos primrios dentro dessa perspectiva: documentos relacionados aos assuntos de soberania territorial; documentos relacionados com documentos relacionados com assuntos internos e agrupamento

assuntos externos. Cada

primrio era dividido em dois grupos: documentos relacionados com assuntos gerais e documentos relacionados com casos de pessoas ou instituies.

Nicolaus Glussianus sugeria, com um enfoque diferente, uma ordenao por corpos, classes e sries. O corpo correspondia rea geogrfica com a qual se relacionava o documento; a classe, natureza jurdica das aes nas quais participava o documento (administrao,

concesses, consultas e t c ) ; e as sries ao tipo de atividade cumprida pelos documentos (cobrana de taxas, doaes de terras e t c ) . Historicamente, o conceito de classificao em Arquivstica comea a aparecer na literatura a partir do sculo XVII c o m o surgimento dos primeiros manuais com normas escritas. (SILVA ef ai., 1999, p. 205-208). Os primeiros elementos de uma doutrina nesta rea podem ser encontrados, de acordo c o m Duranti (1995, p. 9), no ltimo volume da obra intitulada De Re Diplomtica, de Jean Mabillon, publicada em 1681. Tratava-se de um mtodo

sistemtico de investigao para determinar os fatos e eventos nos quais os documentos se inseriam e no noes sobre organizao ou descrio. Na Itlia, de acordo com Lodolini (1993, p. 85-90), at o sculo XVIII, predominou uma maneira de organizao que agrupava os documentos pela forma (espcie documental), independente as sries, por exemplo, de cartas da e matria as tratada.

Criavam-se

dispunham

cronologicamente. Havia, apenas, uma variao decorrente da dimenso da entidade acumuladora dos documentos. Rousseau e Couture (1998, p. 49) esclarecem que a classificao dos documentos foi objeto de muitas tentativas. Para agrupar os documentos utilizaram-se, ao mesmo tempo, locais, formas simblicas, divises por tipos de documentos ou por assuntos, a estrutura ou funes e atividades da

instituio. Os arquivos dos Pases Baixos, por exemplo, foram organizados por ttulos, tais como: "espada, adaga, florete". Em seguida, outra classificao compreendia as seguintes grandes divises: "Moiss, Jetro, Josu". Os arquivos do ducado de Uzs eram agrupados por meio de sries: Privilgios da Cidade; Direito dos Senhores; Assuntos Militares. As classificaes eram elaboradas, nesse perodo, em bases metdicas e c o m certa preferncia pela ordenao cronolgica. Propostas isoladas apontavam, em 1622, para uma classificao dos conjuntos

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ET / D e v M g m t / D i s c o v e r y T r e e . x m l H T T P / l . l o s t : 127.0.0.1:8080

documentais por origem. A Revoluo Francesa trouxe tona a existncia de um arquivo central do Estado, que provocou, em um primeiro momento, conseqncias desastrosas com a reordenao metdica dos documentos por meio de classificaes anti-naturais, que adulteraram a organicidade original. (SILVA et ai., 1999, p. 206). A concentrao dos arquivos trouxe de volta a discusso sobre a organizao dos documentos. As formas tradicionais foram colocadas prova nesse novo cenrio. Segundo Duchein (1986, p. 15), Duchein cita, inclusive, o exemplo francs. Quando da criao dos Arquivos Nacionais foram reunidos em um mesmo depsito documentos do Tesouro de Cartas Reais, arquivos do Parlamento de Paris, das abadias e conventos da regio parisiense, dos ministrios do governo real, dos prncipes emigrados e, em seguida, os provenientes das novas assemblias e

administraes criadas pela Revoluo Francesa. Os primeiros diretores dos Arquivos Nacionais elaboraram um plano para tratar todos esses acervos de variadas proveniencias como um nico conjunto dividido em cinco sees metdico-cronolgicas: seo legislativa para os documentos das assemblias revolucionrias, seo administrativa para aqueles dos ministrios, seo dominial para os ttulos de propriedade do Estado, seo judiciria para os documentos de tribunais e a seo histrica. Esta ltima foi constituda de documentos arbitrariamente considerados de valor histrico selecionados das sees anteriores. Os documentos da seo histrica foram ordenados por "local, reinados e t c , de tal forma que, na maioria dos casos, tornou impossvel determinar sua origem, ficando tudo profundamente misturado e disperso". (DUCHEIN, 1986, p. 15). Silva et. ai. (1999, p. incorporaes em massa e a 107) afirmam que posterior essa poltica dos de

reordenao

arquivos,

fundamentadas em concepes ideolgicas, atingiram grandes propores na Frana, a ponto de considerar essa situao incontrolvel e alarmante do ponto de vista arquivstico. Era necessrio, portanto, colocar ordem no caos. Carucci (1994, p. 72-73) esclarece que, durante o sculo XVIII, na Itlia teve incio, nos arquivos governamentais, a classificao baseada, grosso

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modo, nas funes administrativas. Assim, por exemplo, os documentos do Arquivo da Casa Real de Turim foram agrupados em matrias relativas ao interior, exterior, justia, finanas, assuntos eclesisticos, domnio sobre outros territrios etc. No estado de Milo, na segunda metade do sculo XVIII, os documentos foram organizados em matrias por meio de um sistema hierrquico. Esse sistema ficou conhecido como peroniano, em referncia ao nome de Luca Peroni, que aplicou sistematicamente aquele mtodo. A classificao temtica adotada refletia, em parte, o que estava ocorrendo com outras reas do conhecimento humano. Os grandes sistemas de classificao cientfica (Zoologia, Botnica e Qumica), que influenciaram a organizao dos livros em bibliotecas, tambm tiveram uma grande repercusso nos arquivos. Os conjuntos documentais passaram a ser usados como fontes de pesquisa para a Histria e o documento, na tica desse tipo de investigao, era considerado pelo seu contedo informacional, isto , por seu valor intrnseco, independente de seu contexto. A classificao, at as primeiras dcadas do sculo XIX, era elaborada sem levar em conta a origem administrativa dos documentos. Considerava-se como um conjunto nico a grande massa documental reunida no Arquivo Nacional francs. Segundo Jos Maria Jardim e Maria Odila Fonseca (1992, p. 34), isso era reflexo da tica historiogrfica

predominante poca. O documento era considerado por seu valor informativo, independentemente de seu contexto gerador. A criao das escolas arquivsticas e os sucessos da Revoluo Francesa mudaram completamente a direo em que se desenvolvia a Arquivstica. A declarao dos documentos da nao francesa como

propriedade pblica, abertos aos cidados para consulta, determinou a proliferao de legislao e regulamentaes dirigidas a proteger o contexto documental. Entre 1812 e 1857 promulgaram-se leis em Npolis, Holanda e Frana que prescreviam a necessidade dos arquivos de um criador, isto , uma pessoa ou instituio que produz ou recebe documentos no curso de sua atividade, de serem mantidos separados dos arquivos de outro criador e

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guardados na mesma ordem na qual estavam quando funcionavam seus criadores. (DURANTI, 1995, p.8). durante essa poca que comeam as discusses sobre os princpios de base da classificao dos arquivos. As classificaes eram elaboradas a partir de critrios cronolgicos (determinaes de perodos) e metdicos (assuntos ou matrias) influenciados pelas classificaes cientficas estabelecidas em outras reas do conhecimento anteriormente. Na Frana, em 1841, elaboram-se os princpios que iriam presidir os fundamentos da Arquivstica moderna. Tratava-se do princpio de respeito aos fundos, que consiste em manter agrupados, sem mistur-los a outros, os arquivos provenientes de uma administrao, de uma instituio ou de uma pessoa fsica ou jurdica. (DUCHEIN, 1986, p. 14). O historiador e arquivista francs Natalis de Wailly, inspirador das instrues ministeriais, rompeu radicalmente com a tradio da classificao por matria, que representava o quadro metdico dos Arquivos Nacionais, institudo por Daunou na linha dos sistemas classificatrios cientficos do sculo XVIII. As instrues francesas de 24 de abril de 1841 estabeleceram um quadro de classificao para os arquivos departamentais que associava o respeito da provenincia s vantagens de uma classificao metdica. A partir de ento, era preservada a integridade dos fundos e, internamente, os documentos eram reagrupados por funes ou por temas em um quadro metdico, que facilitava a integrao do crescimento, o controle intelectual e fsico dos fundos e o acesso a eles. (NOUGARET, 1993, p. 135-137). A partir do sculo XVIII, na Itlia, os documentos passam de uma organizao por sries (espcies documentais) para uma baseada em uma tabela ou quadro de classificao, que ficou conhecido como titolaro. Esse instrumento era elaborado a partir das funes da instituio, quer dizer, segundo as matrias de sua competncia, com uma srie de subdivises representadas por smbolos (notaes) alfanumricos. A unidade de base, nesse sistema, o fascculo (dossi), que reunia toda a documentao relativa a um assunto tratado, independentemente da forma (espcie) que humano, c o m o dito

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assumia a documentao. (LODOLINI, 1993, p. 90-93). O titolaro era um quadro de classificao abstrato, construdo a partir da anlise das funes de uma entidade e do ifer burocrtico dos assuntos de sua competncia, esclarece Carucci (1994, p. 74). Antonia Heredia Herrera (1991, p. 264), dentro da tradio

espanhola, distinguiu dois tipos de sistemas de classificao: a classificao a pror e a classificao a posferior. O primeiro era realizado sem aprofundar no contedo do fundo, sem levar em conta a instituio que o criou. Foi o caso, por exemplo, do arquivo da Casa de Priego, adquirido pelo Archivo Histrico Nacional dividido em documentos reais, eclesisticos e particulares. O segundo (classificao a posferior) levava em considerao a anlise e conhecimento profundo do fundo, que era dado pelo cumprimento das funes prprias do organismo em questo. A preocupao pela classificao de fundos somente teve incio, na Espanha, a partir dos sculos XVIII e XIX. At ento eram aplicados os princpios das bibliotecas e outras vezes os pontos de vista dos historiadores (critrio temtico). Em meados do sculo XIX impe-se a teoria de respeito origem, mas c o m o ressalta Heredia Herrera (1991, p. 265), nem sempre acompanhada da prtica. M. Antal Szed (1964, p. 57-67) apresentou na revista Archivum o resultado de uma pesquisa sobre os mtodos de classificao de arquivos utilizados por instituies arquivsticas e organizaes da ustria, Austrlia, Blgica, Dinamarca, Espanha, Estados Unidos, Finlndia, Hungria, Itlia, Polnia, Portugal, Alemanha, Inglaterra, Sucia, Sua, da ento Tchecoslovquia, da ento Unio Sovitica e da ento Iugoslvia. As indagaes foram feitas a partir de duas questes bsicas: quais eram os mtodos aplicados desde 1800 pelas autoridades e pelas administraes para a elaborao, a conservao e a classificao de seus documentos; em que medida os arquivos e as direes gerais de arquivos influenciavam a elaborao e a aplicao desses mtodos de trabalho. Seguindo uma tendncia dominante poca de intervenes diferenciadas nos records e nos archives, Szed dividiu o trabalho em a classificao dos

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documentos adaptados

nos arquivos correntes e os princpios modernos de aos fundos e arquivos. No caso da classificao dos documentos

classificao

nos

arquivos

correntes, o autor constatou que o agrupamento mais comum era aquele feito pelo assunto e que internamente eles eram ordenados cronologicamente ou pela ordem alfabtica dos nomes de pessoas ou de nomes geogrficos. A classificao era, em geral, estruturada em um plano (em ingls: f/7e manual, scheme, guide to classification; em alemo: aktemplan; prestabilito). em italiano: titolario

Szed afirmou no existir diferenas fundamentais entre os

sistemas americano, francs e alemo de classificao e que o sistema decimal apresentava experincias desfavorveis, pois, aplicado strito sensu, no era indicado para os arquivos por ser muito rgido e excessivamente terico. No caso da classificao nos arquivos permanentes, as respostas dos vrios pases que participaram da pesquisa indicaram, em geral, a classificao de acordo com o princpio da proveniencia. Entretanto, alguns deles mencionaram que no sculo XIX era comum o uso do mtodo

sistemtico. Questionados se foi restabelecida a classificao orgnica desses arquivos, os pases no responderam. Quanto classificao interna dos fundos, eram adotados mtodos cronolgicos, segundo o tipo de documento, o alfabtico pelos nomes de pessoas e localidades ou de acordo com os nomes dos correspondentes. No h dvida, para Szed, que os princpios de classificao evoluram muito aps o sculo XIX. Nesse perodo, apareceram os grandes sistemas lgicos e a classificao nos arquivos seguiu, de certa forma, esses sistemas. Entretanto, observou-se a destruio das unidades orgnicas dos fundos e o aniquilamento dos dados relativos histria das instituies criadoras dos arquivos. As respostas recebidas no contaram a histria dessas classificaes, mas apenas fizeram aluses a esses trabalhos arbitrrios. , sobretudo, a partir da metade do sculo XX que o princpio da proveniencia passa a ser utilizado e respeitado em larga escala.

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Durante o sculo XIX, surgiu, segundo Theodore

Roosevelt

Schellenberg (1980, p. 14) e Michel Duchein (1993, p. 20), inspetor-geral honorrio dos Arquivos de Frana, um dos marcos principais da Arquivstica no mundo. Tratava-se da publicao, em 1898, de Handleidng voor het ordenen en beschrljven van archlven,2 pelos arquivistas holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e R. Fruin. Foram feitas tradues dessa obra para o alemo, em 1905, o francs, em 1910, o ingls, em 1940, e para o portugus em 1960. O manual holands elenca cem regras, que so, na verdade, orientaes, princpios, conceitos, procedimentos e indicaes sobre o arranjo e descrio dos documentos de arquivo. As regras foram divididas da seguinte forma: origem e composio dos arquivos; arranjo dos documentos de arquivo; descrio dos documentos do arquivo; estrutura do inventrio; normas adicionais para a descrio do arquivo; sobre o uso convencional de certos termos e sinais. O seu pioneirismo, reconhecido internacionalmente pela literatura arquivstica, no pode encobrir as limitaes histricas e tericas do manual. Os autores holandeses formularam ou sistematizaram regras

fundamentados, principalmente, nas caractersticas dos registros documentais e das estruturas administrativas de sua poca. No h, por exemplo, regras sobre a avaliao dos documentos. Como nos diz Cook (1996, p. 3), o manual, que Schellenberg chamou de uma Bblia para os arquivistas modernos, " muito importante, porque nessa obra que, pela primeira vez, codifica-se a teoria arquivstica europia e enuncia-se uma metodologia para o tratamento de arquivos, que tem exercido uma grande influncia em nossa teoria e em nossa prtica coletivas". Apesar de tratar-se de uma obra datada e marcada pela prtica dos autores nos arquivos permanentes de documentos pblicos produzidos at 1813, ela revela uma interessante simbiose entre o

estabelecimento de princpios tericos e regras prticas de classificao interna dos fundos. Observa-se, por um lado, a preocupao dos autores em
Traduzido para o portugus por Manoel Adolpho Wanderley, sob o ttulo Manual de arranjo e descrio de arquivos, editado pelo Arquivo Nacional, em um primeira edio, em 1960.

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privilegiar o princpio da ordem original como base da organizao dos fundos e, por outro, a tempestividade de muitos dos princpios e regras apresentados acima. Contribuies teorizao da classificao em arquivos, desse nvel, somente aparecero aps a Segunda Guerra Mundial, principalmente c o m Schellenberg, nos Estados Unidos. Terry Cook (1996, p. 5) esclarece que duas situaes marcaram a histria das idias arquivsticas europias at 1930: os princpios arquivsticos originavam-se fundamentalmente da busca de solues de problemas

relativos organizao e descrio de documentos muito antigos (Jenkinson, por exemplo, teve seu trabalho centrado, basicamente, nos documentos medievais); e esses princpios refletiam, em grande medida, a poca e lugar dos autores e o tipo de documentos trabalhados. Essas observaes d o autor canadense se referem aos arquivistas holandeses (Muller, Feith e Fruin) do Manual de Arranjo e Descrio, ao italiano Eugnio Casanova e,

principalmente, ao ingls Hilary Jenkinson. Este ltimo, inclusive, exigia que se mantivesse de maneira absoluta a ordem original dos documentos recebidos das administraes, sem nenhuma interveno de avaliao ou classificao. Partindo de uma realidade completamente diferente da

vivenciada pelos autores holandeses, por Casanova e por Jenkinson, os americanos, principalmente Theodore Schellenberg, buscaram solues para a gesto de massas c a d a vez maiores de documentos. evidente que os trabalhos desenvolvidos nos Estados Unidos iriam possibilitar a constituio de uma nova vertente dentro do pensamento arquivstico. No podemos falar de ruptura, mas de um outro conjunto de preocupaes. Na perspectiva americana, Schellenberg (1980, p. 33-53)

identificou trs estgios para o arranjo dos documentos. O primeiro foi caracterizado pela classificao dos documentos semelhante realizada na classificao dos livros de uma biblioteca. Dessa forma, o princpio da provenincia no era considerado na elaborao dos esquemas de

classificao. O arquivista americano identificou trs mtodos nesse primeiro estgio: o baseado em tpicos (assuntos); o cronolgico-geogrfico de

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ordenao; e o que tinha como base o agrupamento por atividade do tipo documentrio. O segundo estgio passou a considerar o princpio da

provenincia c o m o o preceito orientador da ordenao. Nesse estgio, o princpio foi aplicado no s aos documentos pblicos, mas, tambm, s colees de manuscritos3. E o terceiro estgio que foi o da extenso d o princpio da provenincia. Nesse momento, o princpio se relacionava a dois instantes: arranjo dos documentos segundo sua origem numa entidade orgnica; e de acordo com a origem numa atividade orgnica. importante ressaltar que Schellenberg fazia uma distino entre as operaes nos arquivos correntes e permanentes. Essa diferenciao originou dois termos: classificao e arranjo. Isso era necessrio, segundo o autor, porque os usos dados aos documentos nessas duas idades no podem ser considerados os mesmos. Ento, o arquivista deveria adotar procedimentos especficos. Os seus dois principais livros Arquivos modernos. Princpios e

tcnicas (1973) e Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio (1980) descreveram os procedimentos tcnicos para implementao da

classificao nos arquivos correntes e permanentes. Schellenberg ocupa, com certeza, um lugar privilegiado na tentativa de estabelecer princpios norteadores para elaborao de

esquemas de classificao de documentos correntes. Ele percebeu tambm que a proximidade com a Biblioteconomia poderia provocar a "importao" de mtodos estranhos s caractersticas e s especificidades do objeto da Arquivstica. Dessa forma, ele fez um esforo para marcar a diferena entre o arranjo dos documentos arquivsticos e a classificao utilizada nas bibliotecas. Ele fez as seguintes consideraes sobre essa diferenciao: - "os materiais documentrios diferem dos da biblioteca, c o m que

freqentemente so associados, tanto pelo aspecto fsico quanto pelo contedo, e estas diversidades fsicas e de essncia
3

(substantivas)

Schellenberg (1980, p. 75) entende que os "os papis de origem pblica recebem, de ordinrio, o nome de arquivo, ao passo que os de origem privada, o de manuscritos".

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explicam as distines entre o arranjo do arquivo e a classificao da biblioteca"; - "as diferenas fsicas tornam necessrio ordenar os documentos c o m o unidades coletivas e as publicaes como unidades singulares"; - "em virtude das suas diferenas substantivas, mister se ordenem os documentos pela origem e as publicaes pelo assunto"; - "as diferenas substantivas e fsicas entre publicaes e documentos fazem do arranjo do arquivo e da classificao da biblioteca duas operaes radicalmente distintas". (SCHELLENBERG, 1980, p. 90-93). Os trabalhos de Schellenberg no se resumiram identificao das diferenas existentes entre a classificao nos arquivos e nas bibliotecas. Muito pelo contrrio, ele aprofundou o entendimento sobre essa discusso. Isso fica claro nas observaes sobre classificao de documentos pblicos e nos pontos estabelecidos para elaborao de um sistema de classificao. As observaes, na verdade, so trs. A primeira que os documentos pblicos, somente em casos excepcionais, devem ser de

classificados em relao aos assuntos que se originam da anlise

determinado campo do conhecimento. Os casos excepcionais referem-se apenas aos materiais d e pesquisa, de referncia e similares. Trata-se, sobretudo, de informao no-orgnica, como definiram os canadenses a partir d a dcada de 1990. A segunda, que os documentos podem ser classificados em relao organizao. Entretanto, o prprio autor entendia que construir um esquema de classificao baseado na diviso em classes organizacionais no era aconselhvel, pois a estrutura organizacional de rgos de governos modernos por demais instvel para fornecer uma base segura para a classificao de seus documentos. E a terceira, em que defendeu a classificao baseada nas funes da organizao. Afinal, os documentos resultam de uma funo, so usados em relao funo, e devem, portanto, ser classificados de acordo com ela. Desses trs elementos surgiram os trs tipos de sistema de classificao: classificao por assuntos;

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classificao estrutural; classificao funcional. (SCHELLENBERG, 1973, p. 7273). Os pontos que devem ser contemplados na elaborao de um sistema de classificao de documentos correntes baseado na anlise das funes, atividades e aes, foram definidos, por Schellenberg (1973, p. 73-74), da seguinte forma:

1 - " essencial que as classes sejam formadas numa base a posterori, e no a prior". As classes devem ser pensadas a partir do conjunto de documentos existente na entidade ou organizao. Elas esto

relacionadas diretamente s funes. Dessa forma, elas no devem ser estabelecidas arbitrariamente na base da especulao. o tamanho e a complexidade de uma entidade que determinaro quantas classes devem ser criadas para a classificao de seus documentos. E , tambm, a complexidade e extenso de uma classe que vo

fundamentar a sua subdiviso. O objetivo da classificao facilitar a localizao dos documentos. No se deve, portanto, prosseguir na subdiviso de classes alm do ponto exigido para utilizar as buscas em unidades razoavelmente pequenas. Os documentos no devem ser ultraclassificados. comum, na elaborao de um esquema de classificao, a subdiviso extrema. No se deve descer a mincias. 2 - " importante que haja consistncia quanto aos sucessivos nveis de subdivises de um sistema de classificao". Dessa forma, se a diviso primria feita a partir da funo ento todas as divises desse nvel devem respeitar esse princpio. Se a diviso secundria por atividade, todos os conjuntos desse nvel devem ser assim divididos. Os ttulos dos nveis ou categorias de classificao devem refletir as funes ou atividades, ou as operaes s quais se relacionam. Deve-se evitar ttulos como "generalidades" ou "miscelneas", pois encobrem grande nmero de "pecados", em geral erros de classificao. Se os ttulos no so mutuamente exclusivos, ou se o significado dos mesmos no aparentemente claro, devem ser elaboradas instrues para o

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arquivamento, explicando quais os documentos que devem e quais os que no devem ser includos sob os mesmos. 3 - "Convm estabelecer cabealhos separados para as atividades auxiliares e para as atividades substantivas". Por atividade auxiliar, Schellenberg entende as atividades-meio e por substantiva, as

atividades-fim. A identificao e a diferenciao devem ser observadas a partir do nvel de vinculao com a misso da entidade organizao. 4 - "Convm estabelecer cabealhos separados para documentos importantes relativos poltica, mtodos, programas e coisas ou

semelhantes". A classificao desses documentos deve ser mais detalhada do que os dos documentos executivos. 5 - "Convm manter um esquema de classificao corrente, no sentido que seus cabealhos reflitam as funes correntes da agncia". Como o esquema de classificao reflete, em grande medida, as funes e atividades de uma entidade ou organizao medida que essas ltimas se expandem ou se modificam, as classificaes, tambm, devem ser ajustadas nova realidade.

Percebe-se, sem dvida nenhuma, a partir desses princpios, que o autor americano tributrio da Teoria da Classificao. No s conhecia os conceitos e os fundamentos, como tentava aplic-los na elaborao dos esquemas de classificao de documentos arquivsticos. Interessante, c o m o identificado acima, que ele mistura aspectos conceituais da classificao com observaes sobre a prtica. Ao mesmo tempo em que discorre sobre o uso dos princpios de classificao, sugere a no utilizao dos ttulos c o m o "generalidades" ou "miscelnea", que aparecem na maioria dos esquemas de classificao. O arranjo dos documentos permanentes tem como fundamento, para o arquivista americano, dois princpios bsicos: proveniencia e ordem original. O princpio da proveniencia importante porque serve para proteger a integridade dos documentos. O arranjo reflete as origens e os processos

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pelos quais foram criados os documentos. A manuteno dessas relaes que garante, segundo Jenkinson, o valor de prova. Outra importncia da aplicao do princpio da provenincia que ele serve para tornar

conhecidas a natureza e significao dos documentos. E s nas suas relaes orgnicas que o arquivo se torna inteligvel. E, por ltimo, o princpio confere, tambm, uma orientao prtica ao arquivista na atividade de arranjo. (SCHELLENBERG, 1980, p. 109-110). O princpio de respeito ordem original relaciona-se

manuteno dos documentos na ordem que lhes foi imposta durante a fase corrente. Esse princpio suscetvel de aplicao sempre que os documentos estiverem "propriamente" arranjados no rgo governamental antes de serem recolhidos ao arquivo. (SCHELLENBERG, 1980, p. 116). Schellenberg (1980, p. 121-122) conclui estabelecendo que o princpio da provenincia relaciona-se com a integridade dos arquivos (a preservao dos valores que lhes so inerentes por causa d o seu carter orgnico) e o da ordem original refere-se ao uso ou convenincia. Uso quando o arranjo d a d o permitir o acesso fcil aos documentos e convenincia quando essa ordem no permitir tal prtica e for necessrio um reajustamento. Outro autor que trabalha com essa distino o italiano Elio Lodolini. Ele deixa bem claro a diferena entre os problemas de classificao nos arquivos correntes (registratura corrente) e nos arquivos histricos

(permanentes). (LODOLINI, 1993, p. 115). A forma pela qual os documentos so dispostos nos rgos produtores, isto , nos arquivos correntes um problema de organizao do rgo produtor, o arquivista deve conhecer a fundo esse trabalho, mas um tema definido como pr-arquivstico, prprio do records management. O problema fundamental da Arquivstica , pelo contrrio,

outro: o de ordenar os documentos que formam os arquivos histricos, para conservar permanentemente e facilitar o acesso. A semelhana entre os trabalhos de classificao nos arquivos correntes e nos histricos apenas aparente. No arquivo corrente, a tabela de classificao aplica-se aos documentos na medida em que so produzidos e constituem a ordem original. No arquivo histrico, a classificao aplica-se aos

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documentos produzidos de maneira diversa e que tm desfeita sua ordem original. (LODOLINI, 1993, p. 124). No Canad, Hon (1999, p. 241) esclarece que era consenso entre os arquivistas preservar a organicidade e a unidade dos fundos de arquivos, mas a classificao interna dos fundos tinha como modelos os perodos cronolgicos e os assuntos ou matrias. Esses modelos foram

progressivamente dando lugar aqueles baseados nas estruturas administrativas e, mais recentemente, naqueles fundamentados nas funes e nas atividades dos criadores dos fundos de arquivos. forte, inclusive, a influncia da gesto de documentos americana na imposio desse ltimo modelo nos arquivos canadenses, principalmente pela grande instabilidade da classificao por estruturas administrativas. A classificao interna dos fundos, no modelo defendido por Hon, seria estruturada da seguinte forma: o fundo seria estabelecido pela estrutura global da instituio; as categorias (sries), as classes (subsries) e as divises (sub-subsries) seriam definidas pelas funes e atividades da

instituio; as subdivises

(dossis) seriam estabelecidas pelos assuntos,

matrias ou tipos de documentos. O autor canadense abre uma interessante discusso

terminolgica. Uma das principais dificuldades que os arquivistas encontram no a multiplicidade de termos utilizados para designar os nveis de classificao, mas a falta de consenso sobre o significado desses termos. As palavras categoria, classe, diviso e subdiviso por um lado, e srie, subsrie, sub-subsrie e dossi, de outro, dizem respeito, muitas vezes, a realidades diferentes. As primeiras so aplicveis ao tratamento dos arquivos correntes, as segundas, aquele dos arquivos permanentes. Os planos de classificao dos arquivos correntes so elaborados sob a base das funes e atividades da instituio e estende-se ao conjunto de suas unidades administrativas. Esse plano utiliza uma codificao

alfanumrica ou uma codificao numrica decimal em vrios nveis e, da mesma maneira, uma terminologia detalhada segundo os autores: categoria, subcategoria, classe, subclasse, diviso e subdiviso. (HON, 1999, p. 242-243).

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plano

de

classificao

dos

arquivos

permanentes,

fundamentado nas atividades do produtor do fundo de arquivo, compreende cinco nveis: srie, subsrie, sub-subsrie, dossi e a pea. Essa situao, segundo Hon, incomoda bastante os arquivistas dos arquivos permanentes que recebem os recolhimentos de documentos classificados segundo um plano e um vocabulrio diferentes de suas prticas. por isso que esforos foram feitos para padronizar a denominao dos nveis de classificao para qualquer estgio do ciclo de vida dos documentos. Apesar de considerar as denominaes utilizadas nos arquivos permanentes mais simples (srie, subsrie, sub-subsrie e dossi), Hon (1999, p. 244) entende que preciso evitar a constituio de sries fundadas nos suportes, nos tipos ou na ordenao cronolgica dos documentos ou ainda na estrutura interna das instituies. Independente se os documentos so textuais, fotogrficos, audiovisuais, cartogrficos ou informticos, eles devem ser relacionados ao nvel de classificao a qual eles correspondem segundo seu contedo e o contexto de sua criao, jamais em funo do seu suporte. preciso evitar confundir classificao intelectual e ordenao, como, muitas vezes, se fez no passado. A classificao seguindo o princpio da provenincia dividida por Heredia Herrera (1991, p. 267-270) em dois nveis: o primeiro identificado pela estrutura ou funcionamento da instituio e corresponde s sees e subsees; o segundo nvel eqivale s sries documentais, isto , aos testemunhos de atividades derivadas daquela estrutura. Esse entendimento vai de encontro c o m a definio de classificao que a autora espanhola trabalha, isto , o agrupamento hierrquico das sries documentais

relacionadas aos rgos ou funes desenvolvidas por uma instituio ao longo de sua gesto. Nessa mesma linha, temos no Brasil, os trabalhos de Helosa Bellotto, que considera o modelo orgnico estrutural o princpio norteador da fixao de fundos de arquivos. Para Bellotto (2004, p. 147), os documentos do primeiro nvel da estrutura hierrquica de uma entidade constituiro o fundo e os ttulos desses conjuntos correspondero aos das unidades administrativas. O

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arranjo interno ainda ser determinado pela estrutura organizacional e, em seguida, pela tipologia documental, que a configurao assumida pela espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. A primeira diviso do fundo de arquivo , para a autora brasileira, o grupo ou seo, que corresponde documentao acumulada pelos rgos da segunda escala hierrquica administrativa. No caso dos fundos com pouca ou escassa documentao esse nvel se torna dispensvel. o conjunto das funes daqueles rgos, ou seja, as atribuies dessas unidades administrativas de segunda linha que norteiam a constituio de um grupo ou seo de fundo. A complexidade do criador do fundo possibilitar, caso necessrio, a diviso dos grupos ou sees em subgrupos ou subsees. (BELLOTTO, 2004, p. 148). Cada uma das unidades administrativas representadas nos

grupos ou sees e nos subgrupos ou subsees produz diferentes tipos documentais, que so resultado das atividades que essas unidades

desenvolvem. E esses tipos documentais que vo constituir os outros nveis do arranjo, isto , as sries e subsries. Para Bellotto (2004, p. 152), o fundo, os grupos ou sees e os subgrupos ou subsees so nomes que correspondem instituio e as suas subdivises. So aglutinaes de documentos, representaes de um

conjunto. As sries e subsries que so "a realidade fundamental e concreta", ou seja, onde esto localizados os documentos arquivsticos. Em 1982, foi lanado um trabalho interessante no Canad intitulado Guide de Classification Idologique, editado pelo Arquivo Pblico do Canad. Esse trabalho tinha como objetivo fornecer as indicaes sobre a maneira de elaborar um sistema de classificao ideolgica para os

documentos administrativos (internos) gerais comuns a maior parte dos ministrios e organismos governamentais canadenses e, ao mesmo tempo, para os documentos especficos prprios de um ministrio ou organismo em particular. O guia canadense definiu, inclusive, os princpios gerais da classificao ideolgica. O princpio fundamental o seguinte: sob o

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assunto de uma comunicao ou de um documento que se extrai a informao necessria para determinar o nmero e o assunto primrio. A constituio dos dossis inspira-se no seguinte princpio: " necessrio sempre ir do geral ao particular". De outra maneira, no adequado estabelecer um dossi particular antes da criao do dossi geral sobre um assunto primrio dado. medida que o assunto ramifique, dossis especficos sero constitudos de acordo c o m as necessidades. Outro princpio: no se devem criar dossis especulativos, que poderiam servir mais tarde. A necessidade de um dossi determinada pela existncia de documentos que o justifiquem. estabelecido tambm o princpio de utilizao de instrumentos mnemnicos para a determinao dos nomes dos dossis e dos nveis de classificao. A classificao ideolgica deve, tambm, ser bastante simples para permitir os ajustes, as supresses ou a contrao de nmeros e assuntos primrios. Por exemplo, um pequeno ministrio ou organismo no pode ter o mesmo nmero de assuntos que uma grande organizao. Se a quantidade de documentos relativamente pouco importante, as categorias-matrias sero pouco numerosas. medida que a quantidade dos documentos aumente h que se aumentar o nmero de categorias-matrias. No mbito do governo federal canadense, o guia esclarece que so utilizados dois sistemas de codificao da classificao ideolgica: sistema numrico por blocos e o sistema numrico duplex. Entretanto, o mais popular o por blocos. Lopes (2000, p. 302-303) esclarece que a proposta de uma classificao ideolgica ainda no est definida claramente. A literatura arquivstica nacional e internacional tem poucos registros sobre a natureza terica desse tipo de classificao. Entretanto, existem experincias efetivas na Amrica d o Norte, como a do Arquivo Pblico do Canad, descrita acima. Essa discusso ampliada e aprofundada pelo autor quando ele questiona o significado de classificar ideologicamente informaes

arquivsticas e de onde devem vir os nomes das unidades de classificao. Para Lopes, o processo classificatrio tem embutido em sua operao um vis arbitrrio. Classificar uma representao e, portanto, no idntica ao real,

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mas uma abstrao. Ao classificar informaes opera-se com o que conhecido, com a interpretao do sentido. A proposta do autor a partir dessas consideraes o de empreender uma investigao de uma teoria da classificao arquivstica, concebida a partir da teoria do conhecimento, tal como uma proposio filosfica. (LOPES, 2000, p. 309). Em 1985, o canadense Michel Roberge lanou a proposta de uma classificao universal de documentos administrativos. Por documento administrativo o autor entende aquele que a organizao tem necessidade para cumprir seu mandato e suas funes. Ele pode ser acumulado pela gesto dos recursos humanos, financeiros e materiais (atividades-meio) ou pela gesto das atividades especficas ao mandato e s funes (atividadesfim) de c a d a instituio. (ROBERGE, 1992, p. 28). A classificao universal dos documentos administrativos

fundamentada por dois princpios: a anterioridade da identificao geral sobre a identificao detalhada, isto , o geral para o especfico; a hierarquia das divises em sete nveis. Segundo Roberge, a sua classificao foi desenvolvida em respeito aos princpios enunciados por Zygmunt Dobrowolski, terico das tcnicas documentrias, e a validade da estrutura foi verificada por meio dos critrios por ele propostos em seu iude sur Ia construction des systmes de classification. Os sete nveis propostos por Roberge seriam os seguintes: categorias, classes, subclasses e quatro nveis de diviso. As categorias, duas no total, seriam representadas pelos documentos de gesto comum aos organismos e por aqueles correspondentes s funes especficas d e c a d a um. As classes, subdivises das categorias, representariam as funes do organismo. As subclasses, subdivises das classes, corresponderiam as

subfunes. A primeira diviso, que ele chama de diviso (D4), seria uma subdiviso da subclasse e representaria as atividades. Em seguida, c a d a diviso pode ser subdividida at o nvel sete. A maior parte das divises propostas pode ser fracionada por meio de trs tipos de subdivises

(uniformes, especficas e nominativas). Na verdade, trata-se do tipo de

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ordenao que voc pode estabelecer para o nvel de classificao. Toda essa estrutura representada por um cdigo alfanumrico. A proposta de Roberge bastante ousada. A sua aplicao, entretanto, s possvel se houver uma semelhana entre as tradies administrativas dos vrios pases, ou seja, uma maneira de executar atividades que permita a produo das mesmas tipologias documentais. Fato que, empiricamente, podemos afirmar que no acontece. Martn-Pozuelo Campillos (1995, p. 94-97), em um artigo muito interessante, discute as dificuldades para a concepo de uma classificao universal em Arquivstica. E os obstculos, para a autora, residem na prpria teoria arquivstica, fundamentalmente no princpio da provenincia. Princpio do qual se originam a conceitualizao de trs elementos fundamentais e que representam o triplo empecilho no estabelecimento de um sistema universal de classificao. Os trs elementos so os seguintes: o conceito de

documento de arquivo; o conceito de arquivo; o conceito de classificao arquivstica. Quanto ao conceito de documento de arquivo, Martn-Pozuelo Campillos entende que ele, em suas mltiplas variantes e tipologias, responde a uma necessidade material, possibilitando a um s tempo a satisfao daquela necessidade. Sua finalidade est vinculada razo de sua

existncia. Quanto ao conceito de arquivo, ela percebe c o m o conjunto orgnico de documentos e que tem uma dupla especificidade: sua formao por um lado e sua funo por outro. O conceito de classificao arquivstica origina-se, ento, dos dois conceitos anteriores (documento e arquivo). E tem c o m o premissa fundamental o respeito total e absoluto gnese mesma do documento, que deve ficar refletida em um conceito de quadro de classificao. Este ltimo entendido como a "soma total de circunstncias acerca das quais temos buscado representar uma escala de valores, concedendo a c a d a uma dessas um grau de importncia diferente das demais por meio de um baremo (escala convencional elaborada para medir algo) determinado por nossas prprias reflexes, que derivam da anlise das necessidades que nos obrigaram a

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construir aquele quadro". (MARTN-POZUELO CAMPILLOS, 1995, p. 96-97). Como instrumento real que possibilita a classificao, o quadro deve, de certa forma, refletir estritamente a soma de organismos produtores de documento

arquivstico, bem como as suas funes e atividades. A autora conclui, ento, que um sistema de classificao

universal em Arquivstica deveria contemplar no s a soma total dos organismos produtores, mas, tambm, a potencialidade de mudanas

contnuas da organizao. Razo pela qual a autora considera difcil a possibilidade de conceber um sistema de classificao vlido universalmente. A teoria arquivstica ao mesmo tempo em que d os fundamentos para a prtica impe os seus limites. Teoria que est, para a autora, mediatizada por um fato singular, a procedncia, e, dessa forma, a natureza especfica do documento propriamente de arquivo e, portanto, do arquivo mesmo, e em conseqncia do tratamento posterior daqueles documentos no prprio arquivo. Longe de defender um sistema de classificao universal, Lopes (2000) demonstra a possibilidade de elaborao de modelos mais gerais de classificao a partir do estudo de famlias de instituies. O autor acredita na possibilidade de se ter solues padronizadas para certas atividades-meio comuns organizao: gesto dos recursos humanos, gesto dos recursos materiais, gesto dos recursos financeiros e oramentrios, dentre outras. Essas atividades geram, segundo o autor, informaes registradas que podem ser agrupadas em sries, subsries e dossis. Entretanto, as tentativas de

padronizao param no estabelecimento de sries, pois as subsries e os dossis so mais especficos e podem ter caractersticas singulares. (LOPES, 2000, p. 308). Nessa mesma linha, Oliveira (2001) prope um quadro de

classificao funcional de fundos para municpios brasileiros. A autora parte do princpio que h uma persistncia das funes municipais e,

conseqentemente, da produo das mesmas sries documentais: "nada mais semelhante a um Arquivo Municipal que outro Arquivo Municipal".

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Oliveira (2001) reconhece, inclusive, a existncia de dois critrios ou mtodos para classificao de fundos: estrutural-funcional e funcional. O mtodo funcional definido como o "procedimento baseado nas funes exercidas pelas entidades produtoras do arquivo". No foi encontrada a definio do mtodo estrutural-funcional e nem justificativa da escolha pelo outro mtodo. O quadro de classificao de fundos funcional trabalha com os seguintes nveis de classificao: grupo (funo); subgrupo (subfunao); srie documental (tipologia documental). Em 1993, o holands Teun de Bruijn fez uma visita provncia canadense de New Brunswick para adquirir conhecimentos sobre as idias de gesto de documentos naquele pas. Ele estava interessado em saber se era possvel aplicar as solues encontradas l na gesto dos arquivos municipais da cidade de Dordrecht, na Holanda. O relato dessa visita e a comparao entre duas prticas arquivsticas foram publicadas em um artigo da revista Janus, do Conselho Internacional de Arquivos, em 1994. O autor analisa e compara os planos de classificao, as tabelas de temporalidade, a educao, aspectos. Na provncia canadense, no que tange prtica de a administrao dos arquivos intermedirios, dentre outros

classificao, Bruijn observou a existncia de um plano de classificao, aplicado em todos os rgos, dividido em duas categorias: administrativos e operacionais. A categoria de documentos administrativos (atividades-meio) comum a todos os rgos, enquanto a categoria de documentos

operacionais (atividades-fim) deve ser desenvolvida especificamente por cada rgo. O plano utiliza um sistema bloco-numrico. Os nmeros primrios so sempre seguidos dos nmeros secundrios, que fazem uma outra diviso do tema. Estes ltimos so dispostos alfabeticamente por categoria. Na cidade holandesa, Bruijn esclarece que, desde meados do sculo XX, tem sido usado o cdigo decimal, como na maioria das outras municipalidades holandesas. Em 1923, foi elaborado o Cdigo da Sociedade das Municipalidades Holandesas e, a partir de 1979, ele passa a ser chamado de Cdigo Arquivstico Bsico e adotado, em verses adaptadas, nas

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provncias, nos conselhos de distritos, no governo nacional e nas Antilhas Holandesas. O cdigo parte de subsries e c a d a assunto indicado por uma nota, seguido de uma descrio, que reflete o significado da nota. Esta ltima consiste de nmeros e dois smbolos (o ponto e o travesso). As notas so divididas de forma decimal, isto , c a d a assunto pode ser dividido em dez partes. O ponto de partida da subdiviso a classificao do geral para o particular. O cdigo foi baseado na Classificao Decimal Universal, dos belgas Otlet e Lafontaine. A idia de ter um esquema geral de classificao para ser aplicado nos arquivos de rgos pblicos de uma determinada esfera bastante difundida no Canad e em outros pases e tomou forma, no Brasil, em 1996, com a divulgao da Resoluo n 4, do Conselho Nacional de Arquivos. O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo definido como um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um rgo no exerccio de suas funes e atividades. Ele estruturado a partir das funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados assuntos, que so dispostos

hierarquicamente. Os assuntos, portanto, refletem a hierarquia funcional do rgo. O modelo de codificao baseado na classificao decimal de Devvey. O Cdigo de Classificao possui duas classes (Administrao Geral e Assuntos Diversos) relativas s atividades-meio. Ele reserva as outras oito classes (sistema decimal) para as atividades especficas de c a d a rgo, isto , para as atividades-fim, que devero ser desenvolvidas especificamente pelos produtores dos documentos. Entretanto, apesar da adoo de modelos de esquemas de classificao ser uma prtica comum em alguns pases, no se tem informaes sobre a extenso e compreenso desses esquemas e sobre o impacto na organizao dos documentos arquivsticos, no acesso e nas condies dos documentos no momento do recolhimento para a guarda permanente.

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2.3. O instrumento de Classificao consenso entre os autores que trataram ou abordaram o problema da organizao de documentos arquivsticos que a classificao para se realizar, para se materializar necessita de um instrumento. Entramos, ento, em uma outra discusso terminolgica. O instrumento de classificao aparece na literatura arquivstica com vrias denominaes: plano de classificao; quadro de classificao; quadro de arranjo; cdigo de

classificao; arranjo; tabela de classificao; titolaro (italiano); sistema de classificao; esquema de classificao. Como era de se esperar, a fratura existente entre as prticas nos arquivos correntes {records managemenf) e nos arquivos permanentes reflete,

tambm, nas denominaes e na concepo do instrumento d e classificao de documentos arquivsticos. Na prtica norte-americana, Schellenberg (1973, p. 62),

operando com a distino entre os arquivos correntes e permanentes, entende que os esquemas ou sistemas de arranjo podem ser divididos em dois tipos: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. Esses dois sistemas incluem tanto o arranjo fsico quanto a atribuio de smbolos (cdigo ou notao) para identificar as unidades documentrias e mostrar a relao entre elas. Analisando a situao dos sistemas de registro na Alemanha, Inglaterra e Austrlia, o autor americano observa uma srie de caractersticas relacionadas composio fsica das unidades de arquivamento e aos mtodos de orden-las e conclui destacando as principais caractersticas de um sistema de registro, que so as seguintes: - deve ser planejado em relao s funes e atividades do ministrio; - deve, tanto quanto possvel, refletir a organizao do ministrio; - deve conter uma separao dos grupos de documentos relativos s atividades especficas (atividades-fim). Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de no usarem protocolos, isto , de no registrarem a

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entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Nos outros pontos h grandes semelhanas. Eles so divididos em trs tipos: os que arquivam as unidades em seqncia numrica; os que arquivam as unidades quer se refiram a pessoas, assuntos ou lugares, em seqncia alfabtica; os que arquivam as unidades numa ordem racional, de acordo com um esquema de classificao. Este ltimo tipo chamado de sistemas

classificados. Em geral, esses sistemas utilizavam a codificao decimal de Dewey para a disposio lgica das unidades de arquivamento. A rigidez, a limitao da expanso e os smbolos demasiadamente complicados eram fatores que levavam o arquivista americano a reprovar o uso de tal codificao para classificao de documentos arquivsticos. (SCHELLENBERG, 1973, p. 86-88). A literatura arquivstica francesa define o quadro de classificao como o documento no qual definido, de maneira preestabelecida, a ordem de classificao dos artigos no interior de um fundo ou de uma srie. (DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE, 1993, p. 585). Na c o n c e p o canadense, o plano de classificao uma estrutura hierrquica e lgica que permite a classificao, ordenao e recuperao das peas do arquivo ou dos conjuntos documentrios. Ele pode ser geral, quando permite reunir todos os documentos de um servio d e arquivos, ou especfico, quando possibilita dividir os documentos de um fundo. (ARCHIVES NATIONALES DU QUEBEC, 1996, p. 154). Couture e Rousseau (1982, p. 107-111) entendem que a idia fundamental de um sistema de classificao o de agrupar os documentos segundo uma estrutura. E as qualidades desse sistema devem levar em considerao o valor dos documentos (quanto maior a importncia mais necessria se torna a classificao); as caractersticas dos documentos; a freqncia da consulta (quanto maior a consulta mais rpidos devem ser os resultados); o volume e a homogeneidade dos documentos (quanto maior a homogeneidade e o volume mais simples deve ser o sistema); a complexidade das atividades (o sistema deve se ajustar diversidade das atividades de uma instituio); a integralidade do sistema (o sistema deve refletir todos os

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documentos arquivsticos da instituio); a simplicidade do sistema (o sistema no deve ser propriedade de especialistas); a flexibilidade d o sistema (ele deve ser flexvel para integrar as funes futuras da instituio); a lgica do sistema (reagrupamento e a subdiviso lgicas dos documentos); a

padronizao do sistema (o sistema deve favorecer a padronizao da classificao, da codificao, da recuperao e da terminologia). Hon (1999, p. 248-249) v o plano de classificao como um instrumento para ser utilizado por vrias pessoas no quadro dos trabalhos de uma unidade administrativa ou nos de pesquisa. Dessa forma, ele deve refletir a misso, funes e atividades do criador do fundo de arquivo. Para o autor canadense, o plano de classificao deve ter as seguintes qualidades: ter ttulos nicos e documentados; ser flexvel; ter uma determinada permanncia. No caso da primeira qualidade, c a d a unidade de classificao deve ser associada a um ttulo nico, que no deve ser utilizado de novo em outra unidade. O ttulo deve ser sempre acompanhado de uma definio para facilitar depois a recuperao dos documentos. A flexibilidade relacionada capacidade do plano de receber novas unidades de classificao que resultam de novas atividades assumidas pela instituio. A permanncia est vinculada estabilidade do plano de classificao. Um plano bem feito no deveria conhecer modificaes significativas em sua estrutura, a no ser que grandes mudanas ocorressem na misso e nas funes do criador do fundo de arquivo. (HON, 1999, p. 248-249). Em uma perspectiva de representao e organizao conhecimento, Esteban Navarro (1995, p. 83) percebe o quadro do de

classificao como uma espcie particular de linguagem de

estrutura

hierrquica, pois serve para identificar um documento a partir de um critrio predeterminado que o vincula a uma classe, que s obtm pleno sentido por meio de sua integrao dentro de uma hierarquia. E como a classificao de um fundo pode partir d a estrutura administrativa da instituio geradora, das aes por parte dessa instituio e dos assuntos sobre os quais ela trata, existem trs classes de sistema de classificao: orgnico, funcional ou por

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assuntos. Nota-se a a influncia de Schellenberg no pensamento do autor espanhol. Gonalves (1998, p. 12-24) entende o plano de classificao como a traduo da classificao em um esquema no qual a hierarquia entre as classes e subclasses aparece representada espacialmente. A autora chama a ateno para o fato de que "a elaborao do plano no pode estar desconectada da preocupao com sua aplicao". Ela identifica trs qualidades que devem ser observadas em um plano de classificao: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. E que essa qualidade pode ser verificada a partir das seguintes questes: ele espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor de arquivo? Ser possvel identificar o organismo produtor a partir do exame das diversas classes do plano? A hierarquizao das classes foi bem realizada? As classes definidas no se sobrepem, em alguma medida? Gagnon-Arguin e Bannouri (1998, p. 30-31) recomendaram que quanto maior e mais complexo o produtor de arquivo, mais um plano de classificao deve se impor para assegurar o controle da informao. E quanto maior o nmero de usurios, mais o plano de classificao deve ser simples para facilitar o uso. Os autores fazem, inclusive, algumas

recomendaes sobre o plano de classificao: ser aplicado para todas as informaes arquivsticas, independente do suporte; ser utilizado e aplicado, aps treinamento, por todos os funcionrios e no apenas por especialistas em classificao; ser utilizado em todas as unidades administrativas de uma instituio. Um elemento envolvido diretamente com o instrumento de classificao o mtodo de codificao. E sobre esse assunto que trataremos no prximo item.

2.4. Os sistemas de codificao do instrumento de classificao Entendendo a classificao como uma representao das

funes dos documentos, a notao ou cdigo significa uma representao 35

numrica ou alfanumrica da informao, como nos esclarece Lopes (2000, p. 304). O que se pretende com a codificao operacionalizar o processo de classificao, transformando termos (ttulos das unidades de classificao) em smbolos para agilizar a classificao, ordenao e arquivamento dos documentos. Novamente Schellenberg quem originariamente estabelece os elementos a serem observados na escolha do mtodo de codificao, que so os seguintes:

1 - o sistema deve ser simples sempre que o volume de documentos seja pequeno e restrito quanto ao alcance dos assuntos. Os smbolos (notao/cdigo) usados em sistemas mais complexos servem a dois propsitos: indicar aos pesquisadores onde foram arquivados

determinados documentos ou, por meio de referncias cruzadas, onde esto arquivados os documentos correlatos; indicar aos classificadores onde os documentos devem ser arquivados. Os smbolos

(notao/cdigo) aumentam em importncia medida que o volume e a complexidade dos documentos aumentam; 2 - o sistema deve ser flexvel. Os smbolos (notao/cdigo) no

devem estar vinculados a coisas sujeitas a alteraes, c o m o o caso das unidades orgnicas em constantes modificaes nas

administraes modernas. O sistema mnemnico, por isso, tem uma aplicao muito limitada nos documentos modernos; 3 - o sistema deve admitir expanses, possibilitando a insero de novas unidades de classificao para atender aos documentos que resultem de novas atividades, bem como permitir a diviso das unidades de classificao medida que os documentos relativos s unidades se tornem mais complexos. Tanto o sistema de assunto-numrico como o duplex-numrico permitem essa expanso. O sistema alfanumrico, por outro lado, no permite o acrscimo de novas unidades de

classificao alm da quantidade de letras do alfabeto. O sistema decimal de Dewey limita o nmero de assuntos primrios, secundrios e

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tercirios a dez, mas permite a expanso de nmeros indefinidamente depois do ponto decimal. Schellenberg impiedoso com a utilizao desse sistema para documentos arquivsticos. Ele afirma que "o sistema decimal de Dewey no se presta para documentos oficiais de uma administrao em expanso. excessivamente rgido. Sua diviso, na maioria dos casos, muito diminuta. Seus smbolos demasiadamente complicados (...)". (SCHELLENBERG, 1973, p. 105).

H uma infinidade de mtodos conhecidos internacionalmente de codificao de planos de classificao. Entretanto, dois destacam-se: o cdigo decimal de Dewey (CDD) e o cdigo-numrico de origem canadense. O cdigo decimal foi desenvolvido pelo bibliotecrio norteamericano Melvil Dewey (1851-1931) e apresentado ao Comit da Biblioteca de Amherst em 8 de maio de 1873. "A tese fundamental em que se baseia o sistema decimal de Dewey a de que o conhecimento humano pode ser dividido em dez classes principais, c a d a uma das quais comportando a repartio sucessiva em sees e subsees de dez. As subdivises por dezenas visam a a d o o dos nmeros decimais, que constituem parte integrante do sistema. Escrevem-se as classes com trs algarismos".

(SCHELLENBERG, 1980. p. 11-12). No Brasil, o exemplo mais significativo do uso do mtodo decimal o Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para administrao pblica: atividade-meio, preparado Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em 1996, como foi falado anteriormente. Ele foi definido como um cdigo

numrico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro, composto de trs algarismos. O sistema bloco numrico foi desenvolvido originalmente para ser aplicado em documentos de arquivo, respeitando as suas caractersticas e peculiaridades (organicidade, unicidade e t c ) . Ele prope a diviso das informaes arquivsticas em trs nveis:

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- primeiro nvel - a distino entre as informaes geradas pelas atividades-meio, ou seja, aquelas indiretamente vinculadas misso e objetivos da organizao e pelas atividades-fim,

vinculadas diretamente misso e objetivos da organizao; - segundo nvel - intitulado srie. A srie o nvel de classificao que representa o conjunto de informaes relativas a uma mesma funo, atividade ou assunto. As sries das atividades-meio utilizam os cdigos de 001 a 999 e as destinadas s atividades-fim de 1.000 a 9.999. - terceiro nvel - intitulado subsrie. A subsrie uma diviso lgica da srie. Em todas as sries so previstas as subsries poltica e normas e generalidades, que identificam,

respectivamente, as informaes referentes s atividades de deciso e s que ainda no justificam a criao de uma subsrie especfica. As outras subsries, que por ventura possam existir, so relacionadas abaixo em seguida s subsries poltica e normas e generalidades. A codificao das subsries feita a partir de

nmeros seqenciais, iniciando com o 0 (zero).

A literatura arquivstica faz referncia a outros mtodos de codificao, c o m o o duplex, que divide a documentao em classes principais, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. Cada classe definida por um nmero. As divises das classes so representadas, tambm, por um nmero. A relao entre as partes indicada por um trao de unio. E, encontramos tambm, o mtodo alfanumrico adotado, por

exemplo, no plano de classificao dos documentos da Universidade de So Paulo. Este mtodo identifica as classes principais por uma letra e as subdivises por um nmero composto por cinco algarismos. Paes (1997, p. 83) fala, ainda, do mtodo Variadex, que uma variante do alfabtico. Remington Rand o concebeu introduzindo as cores

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como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos. Ele consiste, basicamente, em dividir os arquivos em sees menores, restringindo, assim, o campo de pesquisa e o uso de pastas ou fichas. Trabalha-se com uma chave constituda de cinco cores: ouro, rosa, verde, azul e palha. As cores so atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao. Dessa forma, em c a d a letra do alfabeto existiro pastas nas cinco cores da chave. O Guide de classification idologique (1982) dos canadenses faz

meno utilizao de dois sistemas de codificao: sistema numrico por blocos e o sistema numrico duplex. Entretanto, o mais popular o por blocos. No sistema numrico por blocos, os nmeros primrios so reservados para c a d a rubrica principal. Por exemplo: administrao, finanas, pessoal etc. Os assuntos e nmeros primrios so determinados para c a d a uma dessas rubricas principais. Esses assuntos, qualquer que seja o nmero, so dispostos em uma ordem lgica, geralmente alfabtica. Os assuntos primrios so divididos em assuntos e nmeros secundrios que representam os dossis particulares. Enfim, esses assuntos e nmeros secundrios podem ser

subdivididos em assuntos e nmeros tercirios representando outros dossis. No sistema numrico duplex, os blocos de nmeros primrios so atribudos a cada rubrica principal mais geral. Por exemplo: administrao, finanas, pessoal etc. Cada uma dessas rubricas gerais dividida em rubricas de subgrupos, representando os grandes setores de interesse. Cada um desses subgrupos dividido em rubricas e nmeros secundrios. Enfim, c a d a uma das rubricas secundrias organizada em dossis particulares. Por exemplo, no sistema numrico duplex, a rubrica principal "Pessoal", o assunto primrio do subgrupo "administrao de pagamento", o assunto secundrio

"remunerao de base" e o assunto tercirio "trabalhadores" figuram assim:

Rubrica principal: Assunto primrio: Assunto secundrio:

Pessoal Administrao de pagamento Remunerao de base

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Assunto terciario:

Trabalhadores

O nmero completo do dossi compreende um nmero primrio, um nmero secundrio e um nmero terciario. Os nmeros secundrios e tercirios no excedem geralmente o nmero de doze ou de quinze cada, o mximo de 225 dossis-matrias por subgrupo. Entendemos o mtodo de codificao como um tema acessrio dentro do processo classificatro. Entretanto, ele somente ganha importncia quando limita a construo intelectual do esquema de classificao.

2.5. A definio do Conceito de Classificao

A colocao de "A definio do Conceito de Classificao" no final do item no foi fortuita. Traz embutida uma concepo de construo do conhecimento. Essa concepo leva em considerao, inicialmente, o fato de que o entendimento de um conceito no se d por sua definio, mas sim pelo reconhecimento de suas caractersticas (predicados), de sua trajetria, da forma que ele foi pensado e operado no transcurso de uma rea do conhecimento humano. Agora, sim, depois de tudo que foi falado, podemos discutir a definio de classificao de documentos arquivsticos em todas as suas nuances. Dahlberg (1978, p. 106) esclarece que h muitos entendimentos sobre o que seja definio d e um conceito. Para alguns, trata-se da explanao d o sentido de uma palavra. Para outros, a simples descrio de um objeto. Existe, tambm, a tendncia de restringir o conceito de definio aos processos contidos nos sistemas axomticos da matemtica e da lgica. Entretanto, independente das diversas opinies, h certo consenso em compreender as definies como "pressupostos indispensveis na

argumentao e nas comunicaes verbais e que constituem elementos necessrios na construo de sistemas cientficos". A funo da definio , portanto, a de "estabelecer uma 'equao de sentido', sendo que, de um lado ( esquerda) encontramos aquilo que deve ser definido (o definiendum) 40

e de outro ( direita) aquilo pelo qual alguma coisa definida (o definiens)". A definio , na verdade, uma limitao, isto , a fixao de limites de um conceito ou idia. Dessa forma, definio a delimitao ou fixao do contedo de um conceito. Entendendo contedo do conceito como o conjunto de caractersticas ou atributos. a partir dessa compreenso que se buscou na literatura arquivstica a definio do conceito de classificao. A ausncia de trabalhos tericos sobre o tema reflete, em certa medida, nas definies encontradas. O reconhecimento da importncia da funo classificao no garantiu um aprofundamento e um cuidado maior com a questo. As definies foram dispostas cronologicamente.

1 - "Dispor em perfeita ordem prprio somente de Deus e a ordem , por si mesma, algo divino". (BONIFCIO, 1632 apud DURANTI, 1995).

2 - "A classificao significa, enquanto aplicada aos documentos correntes, a criao ordem, de um sistema a qual de se classes possam dispostas agrupar em os

determinada

segundo

documentos e a localizao dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. A classificao tambm pode incluir a inveno de notaes, isto , de smbolos estenogrficos para designar as classes. As notaes ou smbolos constituem um meio para facilitar e expressar o tratamento dos materiais. No so, porm, essenciais classificao e o seu carter fixado pelo sistema de classificao. Distinguir-se- ainda a classificao do arranjo do arquivo da maneira seguinte: - O termo 'classificao' deve ser aplicado somente ao processo de ordenao dos documentos correntes, no ordenao dos

documentos no correntes transferidos para um arquivo. Os planos para a ordenao do material em uso corrente pertencem a duas

categorias: sistemas de registro e sistemas de arquivamento; - O termo 'arranjo dos arquivos' significa a ordenao de grupos inteiros, uns em relao aos outros, de documentos no correntes valiosos, a

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ordenao das peas individuais dentro das sries. Esta ordenao obedece a princpios bsicos da Arquivstica". (SCHELLENBERG, 1959, p. 26-27).

3 - "Se os dossis so os subprodutos inconscientes da administrao, a prova bruta dos atos e das trocas, ento nenhuma interveno

posterior criao desses dossis no pode ser autorizada sem que sua caracterstica de prova imparcial seja colocada em perigo".

(JENKINSON, 1965).

4 - "O sistema de arranjo deve ser baseado na organizao original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do rgo administrativo que o produziu." (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS

HOLANDESES, 1973. p. 44).

5 - "Arranjo o processo e o resultado da organizao de arquivos, documentos e manuscritos de acordo com princpios arquivsticos consagrados, particularmente o da provenincia, respeitando-se os seguintes nveis: arquivo, fundo, grupo ou seo, srie, conjunto lgico dentro da srie e documento". (Sociedade dos Arquivistas Americanos apud BELLOTTO, 2004, p. 140).

6 - "O arranjo , assim, o processo de agrupamentos dos documentos singulares em unidades significativas, de tais unidades entre si. Cabe ao arquivista, contnua e instintivamente, impor ordem e relao a coisas no-relacionadas - classificando, dividindo em categorias - a fim de que se revelem o sentido e o contedo dos documentos com os quais opera. mister encontrar neles uma significao que possa comunicar a outros. O xito que alcance como arquivista determinado pela ordem que consegue estabelecer e pelos meios de busca que lhe dado produzir". (SCHELLENBERG, 1980, p. 89).

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7 - (Classificao) - "Ao de analisar e de determinar o assunto de um documento, de escolher a categoria do assunto e de atribuir um cdigo para permitir recuper-lo mais tarde." "- Ao e efeito de estabelecer classes (cada diviso que compe um sistema de classificao)"; "- Preparao de um quadro ou plano de organizao e a colocao das sries e unidades de arquivamento dentro desse sistema ou quadro"; "- Processo que, na organizao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqncia alfabtica,

numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado". (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 1984).

8 - (Arranjo) "- Operaes intelectuais desenvolvidas para o tratamento de um fundo, ou de parte de um fundo, baseadas no princpio de provenincia, refletindo a estrutura administrativa ou as funes do rgo produtor do fundo ou, na impossibilidade, adaptadas ao

contedo ou forma os documentos, seguindo critrios cronolgicos, geogrficos, temticos etc. O arranjo aplicado em nveis: fundo, srie, subsrie etc. Operaes fsicas complementares s descritas acima, tais como: notao, acondicionamento e armazenamento." (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 1984).

9 - "Operao intelectual que consiste em ordenar os documentos de arquivo segundo um plano que reflete a estrutura interna dos

organismos produtores conforme o princpio de respeito aos fundos e o princpio de ordem original". (WALME, 1988, p. 23).

10 - (Classificao) "processo que consiste em colocar ou distribuir documentos ou informaes de acordo c o m planos previamente adotados". (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS, 1990).

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11 - (Arranjo) "Seqncia de operaes que, com base no princpio da provenincia e de acordo com um plano previamente estabelecido, visam a dispor os conjuntos de documentos de um arquivo de modo a que reflitam a estrutura administrativa e as funes exercidas pelas entidades produtoras". (ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS, 1990).

12 - "A classificao sempre supe estabelecimento de classes, de famlias, agrupadas estrutural ou hierarquicamente dentro de um conjunto". (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 256).

13 - "Classificar separar ou dividir um conjunto de

elementos

estabelecendo classes ou grupos; ordenar unir todos os elementos de c a d a grupo seguindo uma unidade-ordem, que pode ser a data, o alfabeto, o tamanho ou o nmero". (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 263).

14 - "Classificar dividir ou separar um conjunto de

elementos

estabelecendo classes, grupos ou sries, de tal maneira que esses grupos fiquem integrados formando parte da estrutura de um todo. Cada grupo ou classe nico e distinto dos demais, c o m suas caractersticas prprias que o diferenciam dos outros (...) formando parte de uma estrutura hierrquica; c a d a grupo, por sua vez, suscetvel de subdivises". (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 266).

15 - "O sistema de classificao dos documentos administrativos de uma organizao uma estrutura hierrquica e lgica que permite a identificao e o reagrupamento fsico ou intelectual dos documentos assim que sua recuperao pelo conjunto do pessoal d a organizao. Por ocasio do estabelecimento de uma estrutura de classificao, as entradas so os dados recolhidos nos documentos constitutivos ou por ocasio da anlise de algumas sries de dossis e as sadas so as

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classes estabelecidas e a codificao correspondente. Esse sistema elaborado em estreita relao com os recursos humanos das unidades administrativas e pela unidade de gesto da informao administrativa por meio de recursos financeiros, materiais e informacionais apropriados. Seu ambiente no limitado aos locais da organizao, pois que eles podem ser abertos queles de organizaes similares. O desenvolvimento de um sistema corporativo de classificao efetuase segundo uma seqncia predeterminada: anlise preliminar,

sugestes de estrutura de classes, discusso do projeto de sistema, aprovao da estrutura geral, escolha do tipo de codificao, redao do manual de procedimentos de classificao e implementao (classificao e codificao)". (ROBERGE, 1992, p. 160).

16 - "Classificar consiste em agrupar hierarquicamente os documentos de um fundo mediante agregados ou classes, desde os mais amplos aos mais especficos, de acordo com os princpios de provenincia e ordem original". (CRUZ MUNDET, 1994).

1 7 - " (...) no a informao contida em c a d a documento, mas a provenincia dos prprios documentos constitui o elemento sobre o qual se deve fundar o trabalho principal do arquivista, o arranjo do arquivo. (...) Faltando este elemento, no existe mais um arquivo, mas uma simples soma de documentos, uma reunio, uma coleo, uma miscelnea ou qualquer outra coisa, nunca um arquivo". (LODOLINI, 1993).

18 fundo

"Um ou

dos de

termos-chaves uma srie, em

da

Arquivstica. de

Ordenao

dos

documentos no interior de um dossi, ou dos dossis no interior de um funo critrios intelectuais predeterminados (ordem cronolgica, alfabtica, metdica etc.) e conforme o quadro de classificao preestabelecido". (ARCHIVES NATIONALES, 1993).

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19 - "A classificao consiste em dividir e agrupar os documentos em classes, que adquirem pleno sentido mediante sua integrao em uma hierarquia construda a partir da eleio de umas categorias e de uns critrios de estruturao, baseados na prvia assuno de uma

determinada imagem do sistema de classificao mais a d e q u a d a para c a d a caso e da parcela do conhecimento ou da realidade institucional sobre a qual opera a ao de classificar. Entendendo por ordenao, a disposio dos documentos dentro de cada classe, grupos de classes ou de modo global, em uma sucesso seguindo um critrio de relao, predefinido, nico e uniforme (cronolgico, alfabtico, numrico ou alfanumrico)." (ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 74-75).

20 - "- organizao dos documentos de um arquivo ou coleo de acordo c o m um plano de classificao ou quadro de arranjo; - ato ou efeito de analisar e identificar o contedo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o cdigo para a sua recuperao; - ato pelo qual se atribui a documentos, ou s informaes neles contidas, graus de restrio de acesso. Tambm chamada

classificao de segurana." (ARQUIVO NACIONAL, 1996).

21 - "Entende-se, aqui, a classificao como a ordenao intelectual e fsica de acervos, baseada numa proposta de hierarquizao das informaes referentes aos mesmos. Esta hierarquia se consubstancia em planos ou quadros de classificao e em normas gerais de procedimentos derivadas do conhecimento da fonte produtora, das informaes acumuladas e dos aspectos materiais e intelectuais do acervo. Portanto, a classificao consiste numa tentativa de

representao ideolgica das informaes contidas nos documentos. Esta pode ser mais ou menos lgica, atender ou no necessidade contempornea de aumentar a velocidade de acesso aos dados, por

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meio da organizao sistmica em classes e do uso de maquinrio. (...) implica que se pense a classificao a partir do momento do

nascimento da informao at o seu destino final. De modo geral, a literatura fala d a classificao de documentos, feita a partir da entrada dos documentos nos arquivos permanentes. A tradio no discute a possibilidade de classificar informaes desde a hora em que so concebidas e materializadas na forma de documentos at o seu destino final. De um lado da prtica profissional, tm-se os princpios parcialmente cindido de records management nos arquivos correntes, e

de outro, os de classement, nos permanentes". (LOPES, 1996, p. 89-90).

22 - (Classificao de fundos) " uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos

documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos." (BERNARDES, 1998, p. 42).

23 -"(...) que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizem respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em estruturas

especficas, como departamentos, divises etc.)". (GONALVES, 1998, p. 12).

24 - "A classificao o conjunto das operaes intelectuais e materiais que permitem organizar um fundo de arquivos de modo a facilitar ao mximo as consultas, quaisquer que sejam os pesquisadores e quaisquer que sejam os temas de suas pesquisas". (DUCROT, 1998, p. 151).

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25 - 'Toda operao que visa circunscrever os fundos de arquivos e c a d a uma de suas partes da ordem da classificao. Distinta de arquivamento, noo que se refere as operaes materiais de arranjo dos documentos, a classificao concerne na 'identificao e a ordenao intelectual das acumulaes de documentos no interior de um fundo'. O objetivo da classificao o de assegurar que todos os documentos sejam atados a seus fundos de origem e que no interior desses ltimos eles sejam classificados na ordem correspondente quela que seu criador lhes deu. Assim sero respeitadas 'caractersticas da acumulao cronolgica (...) que resulta das atividades mesmas da pessoa fsica ou jurdica e da ordem de sua realizao assim com esse lao c o m a misso, o mandato, os objetivos (...) da pessoa fsica ou jurdica'. somente nesse contexto que o plano de classificao fornece a prova tangvel da aplicao do princpio de respeito aos fundos de arquivos. por esse plano que sero identificados os limites externos e a estrutura interna dos fundos". (HON, 1999, p. 220-221).

26 - "Essencialmente, a classificao um processo intelectual de identificao e de agrupamento sistemtico de elementos

semelhantes, de acordo com caractersticas comuns que podem ser seguidamente objeto de uma diferenciao se a quantidade a exige. Esta funo consiste num conjunto de convenes, mtodos e regras de procedimentos dos estruturados documentos logicamente por grupos ou e permitindo por a

classificao

categorias,

independentemente do seu suporte e da sua idade". (COUTURE et. ai., 1999, p. 18).

27 - Arranjo (arrangement). Os processos intelectuais e fsicos e os resultados d a anlise e organizao de documentos de acordo com princpios arquivsticos. (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2001).

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Analisando as 27 definies selecionadas, entendemos

que

algumas consideraes precisam ser feitas. De certa forma, elas representam o pensamento das principais escolas arquivsticas existentes no mundo. Apesar das diferenas culturais, ideolgicas e das tradies, encontramos pontos de converso e consensos entre elas. A primeira questo que a classificao, que a Lgica define como a distribuio de indivduos em grupos distintos, de acordo c o m caracteres comuns e caracteres diferenciadores (LIARD, 1979, p. 22), aparece na literatura arquivstica cindida em dois conceitos: classificao e arranjo 4 . Schellenberg (1973, p. 207) defendia essa separao. Para ele "os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios (...) (que) se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties". O uso dos documentos nas duas idades (corrente e permanente) justificaria essa diferenciao. Gonalves (1998, p. 11) diz que, no meio arquivstico brasileiro, essa distino foi consagrada. Dessa forma, a classificao "corresponderia s operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir d a anlise das funes e atividades d o organismo produtor de arquivos". Enquanto o arranjo "englobaria as operaes tcnicas

destinadas a organizar a documentao de carter permanente". Entretanto, a autora reconhece que nos dois casos o procedimento o mesmo, isto , o de "definir grandes classes abstratas que correspondam, de forma coerente e articulada, s funes e atividades do organismo em questo, no perodo recoberto pela documentao a ser organizada". Em seguida, Gonalves faz o seguinte questionamento: "(...) pode-se considerar o trabalho tcnico a ser
4

O primeiro, significa, como define SCHELLENBERG (1959, p.26-27), "(...) enquanto aplicada aos documentos correntes, a criao de um sistema de classes dispostas em determinada ordem, segundo a qual se possam agrupar os documentos e a localizao dos documentos nos respectivos lugares em tal sistema. A classificao tambm pode incluir a inveno de notaes, isto , de smbolos estenogrficos para designar as classes". Ainda, segundo o mesmo autor (1980, p. 89), "o arranjo , assim, o processo de agrupamentos dos documentos singulares em unidades significativas, de tais unidades entre si. Cabe ao arquivista, contnua e instintivamente, impor ordem e relao a coisas no-relacionadas - classificando, dividindo em categorias - a fim de que se revelem o sentido e o contedo dos documentos com os quais opera. mister encontrar neles uma significao que possa comunicar a outros. O xito que alcance como arquivista determinado pela ordem que consegue estabelecer e pelos meios de busca que lhe dado produzir".

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realizado

substancialmente

diverso,

ponto

de

merecer

outra

denominao?" Bellotto (2004, p. 135), abordando esse tema, esclarece que na terminologia arquivstica brasileira tornou-se comum a utilizao do termo arranjo, traduzido do ingls arrangemenf. Mas o receio de que se entendesse

arranjo e classificao como operaes distintas levou os estudiosos brasileiros de terminologia a considerarem o termo classificao aplicvel tanto aos arquivos correntes quanto aos permanentes. O uso de dois conceitos aparentemente distintos para definir a mesma operao se deu por conta da separao, com repercusses tericas e profissionais, existente entre os arquivos correntes (aqueles mantidos nos setores de trabalho d a organizao) e os arquivos permanentes (mantidos indefinidamente pelo contedo acerca da trajetria do sujeito acumulador e de suas relaes sociais), que gerou, inclusive, duas profisses distintas: gestores de
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documentos

(arquivos

correntes)

arquivistas

(arquivos

permanentes) . Uma segunda questo, tambm de aspecto terminolgico, a falta de clareza na utilizao de trs conceitos envolvidos no processo de organizao dos documentos arquivsticos: classificao; ordenao e

arquivamento. Os dois primeiros referem-se ao aspecto intelectual e o ltimo ao aspecto fsico. Na literatura arquivstica comum a confuso

principalmente entre os dois primeiros conceitos. Esteban Navarro (1995, p. 74) chama ateno para o que ele chamou de falta de normalizao

terminolgica, que gera certo grau de ambigidade. Dessa forma, em alguns idiomas um nico termo engloba as duas operaes ordenao): ordinamento (classificao e

em italiano, classement em Francs e arrangemenf

em ingls. O autor espanhol esclarece que a origem dessa confuso se encontra na no distino da interrelao entre classificao, ordenao e instalao (arquivamento) como a soma de trs operaes diferenciadas, correlativas e seqenciais. A instalao consiste na colocao dos

Esta distino tem sido discutida por estudiosos canadenses e americanos, que propuseram recentemente o conceito de Arquivstica Integrada.

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documentos nas unidades de acondicionamento mais adequadas para c a d a tipo de suporte e a identificao de seu lugar no depsito, reproduzindo fisicamente o resultado da ao intelectual de classificar. Heredia Herrera (1991, p. 108-109) entende que os documentos devem ser conservados de maneira a facilitar a localizao e para isso necessrio que eles estejam devidamente classificados e dentro de sua classe convenientemente ordenados. Para a autora espanhola, a classificao est relacionada idia de dividir, separar e a ordenao a de unir. Portanto, classificar separar ou dividir um conjunto de elementos estabelecendo classes ou grupos e ordenar unir todos os elementos de c a d a grupo estabelecendo uma unidade-ordem, que pode ser a data, o alfabeto, o tamanho ou o nmero. Alm de ser uma atividade que precede a ordenao, a classificao aplicvel totalidade de um fundo ou as sees desse fundo, mas a ordenao realiza-se sobre os documentos de c a d a srie e dentro das unidades de instalao. Os canadenses utilizam classification para identificar toda

operao que visa circunscrever os fundos de arquivos e cada uma de suas partes e classement para as operaes materiais de arranjo dos documentos. Enquanto os franceses usam classification para a definio do grau de sigilo dos documentos e classement como sinnimo do classification canadense. Para Gonalves (1998, p. 12), "o procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articulaos entre si), mas considera sobretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e por qu foram produzidos)". Enquanto a ordenao "aborda os tipos documentais especialmente do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas". Cabendo a ordenao a melhor forma de dispor fisicamente os tipos documentais. Busca-se com a ordenao uma maneira mais fcil de manipular os documentos dentro de uma classe, grupo ou qualquer outra subdiviso do esquema de classificao. Couture e Rousseau (1982, p. 232) observam que no domnio dos arquivos, a ao de arranjar consiste na realizao de trs grandes operaes. Uma, que puramente intelectual e se relaciona seleo de um

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quadro de diviso para os arquivos de um pas, de uma coletividade, de uma instituio, de uma empresa e t c , que comporta um aspecto substancial e um aspecto formal. Outra, que , ao mesmo tempo, intelectual e material. A ordenao dos documentos e dossis de uma massa limitada de arquivos (um fundo de arquivo). E, a ltima, que uma operao puramente material, a redao dos cdigos em funo das primeiras operaes e o arranjo efetivo dos documentos e dossis. Martn-Pozuelos Campillos (1995, p. 92-93) percebe a ordenao como um conjunto includo em um outro que a classificao e como complemento imprescindvel daquele. Dessa forma, essas duas operaes (classificao e ordenao) so intimamente relacionadas, uma sem a outra no teria sentido ou, ao menos, todo o sentido necessrio para o

desenvolvimento claro da funo organizao, entendida como a inteno de dar uma ordem na forma e no contedo do conjunto de informao contida no arquivo e a realizao material posterior de tal ordem. Lopes (2000, p. 304) participa dessa discusso chamando a ateno para no se confundir a noo de classificao intelectual com a de ordenao fsica. "A primeira trata-se de uma operao mental, que resulta em ps-documentos (plano de classificao) sobre os acervos que esto sendo organizados". A ordenao a disposio dos conjuntos documentais hierarquizados em fundos e suas subdivises. Uma terceira questo que surge analisando as definies apresentadas anteriormente, a da estrutura da classificao de documentos arquivsticos. A rvore, isto , a estrutura hierrquica e lgica que parte do geral para o particular parece ser consenso entre os autores. O todo (o arquivo) dividido em partes (classes ou grupos). A hierarquia , na verdade, o reflexo da estrutura, das funes e das atividades da entidade. A classificao aparece assim, nas vrias definies, como uma atividade intelectual do arquivista. Com as informaes obtidas sobre o sujeito acumulador de documentos (a entidade), ele constri uma representao ideolgica, que revela o sentido e o contedo das relaes entre os documentos. A representao, entretanto, limitada pela gnese dos

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documentos, ou seja, pela maneira que eles surgem, como resultado de uma misso institucional. 2.6. O documento eletrnico e a classificao O plano de classificao deve ser aplicado aos documentos acumulados pelas atividades meio e fim da instituio e a todos os suportes arquivsticos, inclusive ao eletrnico. As caractersticas dos suportes indicam a necessidade de uma diferena fsica (local de armazenamento), mas no intelectual. A consolidao da microinformtica no ambiente organizacional fez aparecer e tornar extremamente comum nas organizaes um novo tipo de documento arquivstico: o eletrnico. Ele no pode ser visto, entendido e tratado simplesmente como um novo suporte para o registro de informaes originadas das funes e atividades das instituies; ele tem caractersticas prprias, que impem a definio de modos especficos para sua criao, classificao, descrio, alm dos aspectos relacionados autenticidade. A literatura arquivstica sobre o tema dos documentos eletrnicos ainda incipiente. As abordagens esto voltadas, quase sempre, para questes relacionadas autenticidade desse documento. A classificao, avaliao e descrio desse tipo de registro documental ainda no se constituram em preocupao principal. De qualquer forma, necessrio fazer algumas consideraes sobre esse problema. O modo como ele produzido, por meio de software de

processamento de texto, de tabelas, de grficos, de apresentaes, dentre outros, ao mesmo tempo em que o diferencia facilita as operaes prprias da Arquivstica. Se o documento de arquivo resultado de um ato

desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido, podemos pensar em cnar modelos de documentos para esses atos que se repetem. Por modelos estamos entendendo a possibilidade de elaborao de formulrios eletrnicos. Formulrio, para Bellotto (2002, p. 69), uma "folha contendo dados fixos impressos e espaos a serem acrescentados c o m os dados variveis, usada para registrar informaes sintticas e pontuais". Nesse caso,

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os "atos cotidianamente repetidos", que precisam ser formalizados em um documento, seriam registrados em formulrio eletrnico criado e mantido por um software especfico, onde poderiam ser encontradas previamente, alm das informaes sobre o ato, as da classificao e as dos prazos de guarda. Por exemplo, a Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias

Humanas, unidade poltico-administrativa da Universidade de So Paulo, tem entre as suas competncias o desenvolvimento do ensino, pesquisa e extenso na rea de Histria. Competncias essas personificadas no Departamento de Histria. Essa unidade vinculada Faculdade desenvolve aes na

graduao e na ps-graduao. No caso da ps-graduao, existe uma atividade de defesa de tese de doutorado definida pelo regulamento da psgraduao, que realizada por meio de algumas tarefas, entre elas a de encaminhamento oficial das dissertaes e teses. Essa tarefa materializa-se com o preenchimento, pelo aluno e por seu orientador, de uma guia de encaminhamento de dissertaes e teses a ser entregue, juntamente com os exemplares d a tese ou dissertao, Secretaria da Ps-Graduao, do Departamento de Histria. Ao que deve ser cumprida por todos os alunos e orientadores. Portanto, trata-se de um ato cotidianamente repetido que deu origem a um formulrio. Esse formulrio est disponvel na pgina da

Faculdade de Filosofia, Letras e Cincias Humanas na internet. Dessa forma, alm das informaes necessrias ao cumprimento da tarefa

"encaminhamento

de dissertaes e teses" podamos ter, tambm, a

classificao dessa tipologia documental e at os seus prazos de guarda. A classificao prvia dos documentos uma possibilidade que deve ser considerada, principalmente em organizaes c o m acumulao documental diria muito grande. Essa medida operacionaliza a classificao e diminui ou mesmo esvazia a subjetividade do processo classificatrio. H, entretanto, um limite para esse procedimento, porque nem todos os atos desenvolvidos por uma organizao podem ser configurados em um tipo de formulrio eletrnico, por questes relacionadas autenticidade especificidades na realizao da tarefa. e s

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Os documentos eletrnicos e os meios que os produzem podem oferecer Administrao e Arquivstica a vinculao dos formulrios (modelos) eletrnicos aos sistemas informatizados de controle do registro e tramitao dos documentos (protocolo). Abre-se a possibilidade de, ao mesmo tempo, criar um documento (por meio dos formulrios eletrnicos) j classificado e com seu prazo de guarda definido, registr-lo e controlar o seu trmite e a destinao final. Tecnologicamente isso possvel, mas para operacionalizar esse procedimento necessrio a existncia do plano de classificao, da tabela de temporalidade, de um profundo estudo d a misso, funes, atividades e tarefas da organizao e da identificao das tipologias documentais produzidas. A classificao, a ordenao e o arquivamento dos documentos eletrnicos so facilitados pela configurao dos discos rgidos. A estrutura de diretrios e subdiretrios encaixa-se perfeitamente na disposio hierrquica de um plano de classificao. No ambiente Windows, por exemplo, os arquivos de um diretrio ou subdiretrio podem ser ordenados de vrias formas a partir do Windows Explorer. Ele permite a ordenao do arquivo por nome (ordenao alfabtica), pelo tamanho (ordenao numrica), pelo tipo de arquivo (extenso do arquivo) e pela data da ltima modificao (ordenao cronolgica). Uma outra facilidade encontrada no universo da criao dos documentos eletrnicos o fato que o gerenciamento feito por meio de uma identificao d o arquivo: o nome do arquivo. Os arquivos no ambiente Windows, por exemplo, podem ser nomeados a partir de mais de duzentos caracteres, superando uma limitao do ambiente DOS que provocou um total descontrole e falta de objetividade e clareza na nomeao dos arquivos. Era comum o arquivo de relatrio de atividades de um projeto ser nomeado porre/7 ou o arquivo de um memorando por mem025. Atualmente, podemos pensar em criar regras de nomeao dos arquivos levando em considerao a classificao e a tipologia documental. Por exemplo, o arquivo da guia de encaminhamento de dissertaes e teses poderia ser assim intitulado "H215 guia de encaminhamento de dissertaes e teses do aluno Renato Tarciso

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Barbosa d e Sousa", sendo que o H215 um cdigo de classificao hipottico. Esse arquivo seria, ento, arquivado em um diretrio ou subdiretrio correspondente estrutura de classificao. Temos, assim, pelas caractersticas especficas d a criao do documento eletrnico, de ter a classificao na origem e como parte integrante do prprio documento, que futuramente poder ser usada at como elemento d e autenticidade. A discusso sobre a autenticidade dos registros eletrnicos tem sido feita a partir de dois eixos: o contexto e o contedo dos documentos. Dessa forma, a "presena de um documento em um corpus constitudo de tipos semelhantes de material, que se sabe ou se acredita terem sido produzidos de acordo com procedimentos-padro,

acarreta uma presuno de fidedignidade e autenticidade". (DOLLAR, 1994). Nesse sentido, a classificao ao representar esse corpus elemento fundamental para essa discusso. entra como

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3. Classificao: construo, trajetria e apropriao de um conceito. A teoria da classificao

Vivemos experincias interessantes todos os momentos de nossas vidas, algumas so singulares. Certa vez um amigo meu foi a uma feira livre para comprar algumas frutas e verduras. Em uma das barracas, o feirante, que estava pronto para vend-lo um quilo de tomate, resolveu discutir sobre a natureza e o carter das pessoas. Ele comprava diariamente cerca de quatro caixas de tomates. Em c a d a caixa havia, pelo menos, dez tomates podres. E essa situao, segundo ele, poderia ser estendida a outros momentos d a vida. Por exemplo, dos mais d e trinta feirantes daquela feira, certamente haveria, pela lgica do feirante, trs ou quatro de carter duvidoso. Provavelmente, ele nunca ouviu falar em estatstica, amostragem, filosofia, dentre outros conhecimentos envolvidos em seu raciocnio. O conceito de classificao tambm apropriado sem que se tenha conscincia sobre ele. Kumar (1988, p. 1) esclarece que a classificao percorre todas as atividades da vida do homem. A maioria das pessoas no consciente do fato que ns classificamos em uma grande extenso em nossas vidas dirias. Sem classificao o progresso humano seria impossvel. Para Langridge (1977, p. 11), o fato da inconscincia um indcio da natureza fundamental d o processo de classificao. E mais: "sem

classificao no poderia haver nenhum pensamento humano, a o e organizao que conhecemos. A classificao transforma impresses padres

sensoriais isoladas e incoerentes em objetos reconhecveis e

recorrveis". Buscando a Psicologia, Langridge cita o ingls Patrick Meredith para quem "grande parte da arte de aprender consiste em regularizar hbitos pessoais de classificao". Astrio Campos (apud PIEDADE, 1983, p. 16) considera que "a classificao, entendida como processo mental de

agrupamento de elementos portadores de caractersticas comuns e capazes de ser reconhecidos como entidade ou conceito, constitui uma das fases fundamentais do pensar humano".

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O ato de classificar parece estar vinculado a todas as aes humanas das mais simples as mais complexas. Langridge (1977, p. 5-8) sintetiza isso muito bem. Ele cria dois personagens (senhor e senhora Brown) e conta a saga diria d o casal e demonstra, com humor, como a todo o momento ele est lidando, sem ter conscincia ou clareza disso, com o conceito de classificao. Desde o momento em que o marido acorda e tem que decidir se um dia de trabalho ou um feriado. A escolha da roupa disposta no armrio, a preparao do caf da manh, auxiliada pela organizao existente na cozinha do casal, e a leitura do jornal, que, tambm, apresenta uma classificao a partir das editorias (poltica, economia, esportes e t c ) . Fora de casa, o casal tambm lidava com a classificao. O supermercado, onde eles faziam suas compras, tambm era montado a partir de um exerccio classificatrio: as sees (mercearia, peixaria, bebidas, produtos de limpeza etc). At o lazer era pautado pelo uso do conceito, j que para assistir a um filme era necessrio conferir a classificao da censura, pois existiam os filmes prprios e imprprios para menores de 18 anos. Langridge entendia que o cotidiano do casal Brown era

estilizado, pois as pessoas, na prtica, no so to ordenadas assim, mas, no restava dvida, quanto penetrao da classificao em todas as atividades humanas. Classificar parece, ento, uma atividade cotidiana do homem, que atravessa sua trajetria desde os primeiros momentos de sua vida. Femandez (1979, p. 256-257) nos mostra que a criana, desde o instante de seu nascimento, depara-se com um mundo novo e desconhecido e como sua sobrevivncia est vinculada diretamente relao com esse mundo. Num primeiro momento, ela se faz exclusivamente por meio dos sentidos. Essas primeiras experincias so, na verdade, impresses sensoriais, isoladas e incoerentes, de luz, som, tato e paladar. Elas, as impresses, vo sendo armazenadas na memria e estaro prontas para serem utilizadas, como fontes de informao, em futuras exploraes. Aquelas impresses sensoriais isoladas e incoerentes so transformadas, por meio de associaes de idias, em objetos reconhecveis e padres recorrveis - o ser humano classifica.

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A criana, em uma etapa posterior, continua Fernandez (1979, p. 257), passa a estabelecer associaes mais complexas. Em seguida, o homem comea a abstrair e a formar conceitos, conhecendo e compreendendo melhor o mundo. A partir da, as classificaes vo se tornando mais difceis acompanhando o grau de desenvolvimento do raciocnio face s

necessidades especficas. Gil (2000, p. 90-110), seguindo Piaget, aprofunda os movimentos da elaborao de classificaes pelo homem. H trs estgios nessa construo. Sem distinguir o objeto e a classe, a criana constri primeiro colees figurais. Ela capaz de reconhecer.relaes de semelhana, mas s as aplica a objetos que se apresentam contnuos, no nos conjuntos descontnuos. A criana est amarrada ao sensvel, "procede gradualmente, esquecendo o que a c a b a de fazer e no prevendo o que se seguir: alinha, por exemplo, o conjunto dos elementos dados, alterando a cada momento o critrio que determina as suas aproximaes sucessivas, ou, constri, ento, um objeto coletivo ou complexo justapondo os elementos, sem plano nem coerncia". Nesse assimilao momento, continua cujos efeitos Gil, em intervm unicamente no a so

sensrio-motora,

compreenso

acompanhadas de uma viso em extenso. A determinao das classes s se far pela introduo de procedimentos simultaneamente retroativos e

antecipadores, suscetveis de operar um regresso ao incio da construo e de introduzir uma coerncia entre os comeos e a continuao. O problema central das classificaes consistir na coordenao progressiva da extenso e d a compreenso. Em seguida, portanto, as colees deixam de ser apenas figurais e obtm-se gradualmente a distino entre todos, isto , a noo de classe. Num segundo momento, os agrupamentos consistem em

pequenos agregados baseados apenas nas semelhanas, que permanecem justapostos sem ainda serem includos em classes mais gerais. Durante muito tempo oscila-se entre um mtodo ascendente, reunindo aqueles pequenos agregados em conjuntos mais vastos, e um mtodo descendente, que opera

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por subdivises mais ou menos ao acaso, ou por dicotomias no interior do conjunto tomado na sua totalidade. Constata-se, de algum modo, o mesmo tipo de incerteza na oposio, quando no dominada, entre a

determinao emprica, indutiva, ascendente das classes a partir dos traos comuns dos objetos, e uma diviso arbitrria dos conjuntos. Segue, ento, o terceiro e ltimo estgio na elaborao das classificaes. Atinge-se com a conquista, bastante difcil, a noo de incluso e, portanto, de hierarquizao. Ao resumir todo o desenvolvimento, Piaget concluir, d e acordo com Gil (2000, p. 90-110), que, sem conhecer as estruturas lgico-matemticas das classificaes, "o sujeito tende por si prprio a construir formas que lhes so progressivamente isomorfas". Essas estruturas, defende Gil, no existem em si, so o outro nome da nossa c a p a c i d a d e de categorizar. As classificaes aparecem assim como uma manifestao direta do pensamento categorizado. As noes de entidade, de qualidade, de relao e de quantidade intervm de modo imediato nas classificaes. Classificam-se conjuntos de objetos, segundo as suas propriedades e as suas interaes c o m outros objetos. ard (1979, p. 122) tenta explicar o processo de construo da classificao. Segundo o autor, dentro de uma perspectiva d a Lgica, ele parte d a observao dos indivduos (objetos) e seguido pela comparao. So observados, ento, caracteres comuns em certo nmero de indivduos dissemelhantes. As diferenas so eliminadas e conservadas as analogias e com estas constitui-se tipos de varivel extenso. Parece haver certo consenso entre os autores sobre a natureza humana do processo classificatrio, mas isto no quer dizer, como alguns concluram anteriormente, que h uma classificao absoluta do mundo a espera de ser descoberta. Classificar , sobretudo, representar para poder conhecer. Essa representao sempre parcial e nunca do todo, pois h limitaes na forma do homem ver a realidade, que so definidas por fatores sociais, culturais, ideolgicos etc. Portanto, no descobrimos, mas sim elaboramos classificaes a partir de nossa cosmoviso, de nossos interesses, de nossos objetivos.

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Langridge (1977, p. 11) no tem muita convico na afirmao do filsofo americano John Dewey quando ele sugere que "conhecimento classificao". Gil (2000, p. 90-110), no mesmo caminho, reconhece que as classificaes ocupam uma posio desconcertante na constituio do conhecimento e na sua relao com ele. Em primeiro lugar, porque no evidente se, e de que modo, elas so suscetveis de produzir conhecimentos. Aparentemente, para o autor portugus, uma classificao limita-se a dispor certos objetos, de determinada maneira, segundo certos critrios. Na verdade, as classificaes encontram-se em um momento anterior ao conhecimento. Isto sugerido pela dependncia da noo de classificao para com as classes. "A organizao dos objetos de investigao em classes representaria uma fase preliminar das atividades de conhecimento - e o arranjo no criaria novos conhecimentos, mesmo que unificasse e consolidasse os conhecimentos existentes". Essa afirmao corroborada por Kant, que em sua Crtica da Razo Pura, reconhece que "o todo portanto um sistema articulado e no apenas uma acumulao; pode assim crescer a partir d o interior, mas no a partir do exterior, semelhante ao corpo de um animal a que o crescimento no junta qualquer membro mas, sem alterar a proporo, toma c a d a um dos seus rgos mais forte e apropriado aos seus fins". O desenvolvimento social, econmico, poltico e cultural d a sociedade impuseram, entretanto, a necessidade de classificar objetos e idias de forma bem mais complexa. Diferentemente das sociedades primitivas que lidavam c o m classificaes mais simples, prticas e bvias dos objetos de uso corrente para agricultura, caa, pesca e guerra por questes de sobrevivncia, segurana e preservao. (FERNANDEZ, 1979, p.257). A percepo e a compreenso dos objetos e dos fenmenos que cercam o homem so to antigas quanto a sua prpria existncia. Como possvel ter conhecimento daquilo que existe simultaneamente nos instantes sucessivos da durao, questiona Liard (1979, p. 121). De um modo geral, deve esse conhecimento consistir na reduo do mltiplo unidade, pois os seres coexistentes so em nmero indefinido e, portanto, impossvel ter de c a d a um deles uma representao individual, complementa o autor.

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O problema da classificao passa, segundo Pombo (1998, p. 2), pelo desejo e necessidade primordial de conhecer o que nos cerca, os fenmenos, os objetos, os seres, isto , a cognoscibilidade da vida e desse longo caminho d a histria. Para Liard (1979, p. 121) necessrio "reunir a multiplicidade indefinida dos seres em um nmero finito de tipos que representem o que tenham de comum todos eles e as relaes gerais que os unem uns aos outros. Essa reduo feita pela classificao". Ela no uma auxiliar da memria e sim um verdadeiro instrumento cientfico. E como tal transformou-se em um dos pilares do conhecimento. Pombo (1998, p. 19) entende que "nada nos parece mais 'natural', bvio e indiscutvel que as classificaes dos entes, dos factos e dos acontecimentos que constituem os quadros mentais em que estamos inseridos. Elas constituem os pontos estveis que nos impedem de rodopiar sem solo, perdidos no inconforto do inominvel, da ausncia de 'idades' ou

'geografias'". Para a autora, somente a classificao nos permite orientar-nos no mundo a nossa volta, estabelecer hbitos, semelhanas e diferenas, reconhecer os lugares, os espaos, os seres, os acontecimentos. E mais: orden-los, agrup-los, aproxim-los uns dos outros, mant-los em conjunto ou afast-los irremediavelmente. Kumar, na mesma linha de Ranganathan, destaca dois sentidos do significado de classificao: diviso e agrupamento. O homem pratica classificao por meio do mtodo da diviso. O agrupamento o processo de diviso de um universo em grupos muito mais que o arranjo dos grupos em uma seqncia definitiva. Esse ltimo sentido de classificao, o

agrupamento, entendido, pelo autor, como a principal contribuio dos filsofos e taxionomistas. (KUMAR, 1988, p. 2). Ns no discutimos as classificaes a partir das quais o nosso prprio discurso se constri, prope Pombo (1998, p. 19-33). Anteriores s palavras, s percepes e aos gestos, essas classificaes primordiais

aparecem-nos bvias e inquestionveis. Elas so cdigos fundamentais de todas as culturas, no no sentido vulgarmente sociolgico e relativista de

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instituies que variam de uma idade para outra, de uma geografia para outra, mas como aqueles que "fixam logo entrada, para cada homem, as ordens empricas com que ele ter que lidar e em que h-de encontrar" (FOUCAULT apud POMBO, 1998, p. 20), solos epistmicos "onde os prprios conhecimentos enrazam a sua possibilidade" (FOUCAULT a p u d POMBO, 1998, p. 20) e onde o olhar minucioso, descritivo, hierarquizador e relacionai que torna possvel a constituio de todos os saberes encontra o seu prprio princpio de instituio. 3.1. A passagem das classificaes com bases intuitivas para bases cientficas Utilizando um trecho de "O idioma analtico de John Wilkins", de Jorge Lus Borges, que aparece citado tambm no prefcio de "As palavras e as coisas", de Michel Foucault, Pombo (1998, p.19) chama a ateno sobre um sentimento que se extrai desse fragmento de Borges, pois, segundo ela, nos coloca em uma situao de desamparo, de inqualificvel mal-estar pelo fato de ele nos confrontar com classificaes inslitas, completamente estranhas s categorias do nosso pensamento. Borges (1985, p. 111) diz que "os animais dividem-se em a) pertencentes ao imperador, b) embalsamados, c)

amestrados, d) lees, e) sereias, f) fabulosos, g) ces soltos, h) includos nesta lista, i) que se agitam como loucos, j) inumerveis, k) desenhados com um pincel finssimo de plo de camelo, l)eta, m) que a c a b a m de partir o jarro, n) que d e longe parecem moscas". Essa classificao dos animais elaborada dentro do imaginrio de Jorge Lus Borges est fundamentada apenas em bases intuitivas, como a maior parte dos processos classificatrios relatados por Langridge na vida do casal Brown, citados anteriormente. possvel encontrar bases cientficas para criao de sistemas ou esquemas de classificao? Para responder essa questo foi preciso trazer a Filosofia para ocupar um lugar privilegiado na construo de um arcabouo terico-metodolgico do que no sculo XX passou a se chamar de Teoria da Classificao.

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Fernando Gil (2000, p. 90-110) considera difcil a

posio

conceituai das classificaes, pois elas esto no cruzamento de vrias dimenses cognitivas. Fundamentadas em diferenas e semelhanas,

colocam-se entre o unvoco e o equvoco, renem anlise e sntese. Elas estariam na interseco d a representao no interpretada ou d e uma fenomenoiogia e de uma teoria propriamente dita: entre descrio e explicao, pensamento emprico e pensamento cientfico. Mas existem classificaes que exprimem o resultado ou que so o condensado de uma teoria. Nesses casos, elas tm tambm um alcance explicativo e preditivo. Parrochia (1998) distingue quatro pocas que marcam os

problemas taxionmicos: de Plato e Aristteles aos grandes taxionomistas do sculo XVIII, p o c a em que se desenvolvem as classificaes hierrquicas e, geralmente, monocritrios; durante o sculo XVIII quando surgem as

classificaes hierrquicas e multicritrios e, virtualmente, infinitas; no incio do sculo XIX c o m as tabelas qumicas de Lavoisier e Mendeleiv e suas caractersticas combinatrias ou de ordens mltiplas; e o sculo XX e a poca contempornea c o m os modelos algbricos rigorosos. Tentaremos, a partir desse momento, entender a trajetria do conceito de classificao por meio das quatro pocas definidas por Parrochia. Buscando, inclusive, a colaborao de outros autores e o entendimento da apropriao do conceito por vrias reas do conhecimento humano. Piedade (1983, p. 61) nos lembra que no existe consenso sobre a origem da histria das classificaes. Alguns autores consideram Plato como o primeiro a se preocupar com as classificaes filosficas. Outros, como a prpria Dahlberg, entendem que Aristteles tem essa primazia. A ele se deve a diviso dicotmica (diviso em dois) das coisas, a diviso tritnica do conhecimento e a origem dos predicveis de Porfrio. Por classificaes filosficas, tambm conhecidas como

classificaes d o conhecimento, classificaes metafsicas ou classificaes das cincias, Piedade (1983, p. 61) percebe como aquelas criadas pelos filsofos com o objetivo de definir e hierarquizar o conhecimento. Elas surgem quando se compreendeu que o Universo um sistema harmnico, cujas partes

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esto dispostas em relao ao todo, que h uma hierarquia das causas e dos princpios e, portanto, uma hierarquia e relao entre as cincias que os estudam, e resolveram esquematizar essas hierarquias, criando classificaes filosficas. Discorrendo sobre a primeira poca da evoluo dos problemas taxionmicos, Parrochia (1998) observa que era uma tendncia tpica do esprito grego querer reduzir uma realidade complexa e mltipla em algumas categorias que satisfizessem a razo, tanto pelo seu nmero restrito quanto pelos sentidos claros e precisos que se unem a c a d a uma delas. Plato, assim, classifica qualquer espcie de coisas: os tipos de vida; a forma das constituies; os prazeres e as artes; as ocupaes e os ofcios; os modos de conhecimento e de no-conhecimento, as posies filosficas etc. As classificaes de Plato so tipicamente hierrquicas e, freqentemente, dicotmicas e fundadas quase sempre sobre um s critrio. Ele divide o conjunto das prticas em prticas relativas ao corpo e prticas relativas alma. Em seguida, subdivide c a d a grupo em duas subclasses: ginstica e medicina (prticas relativas ao corpo) e legislao e justia (prticas relativas alma). De igual forma, o conjunto da realidade dividido em lugar visvel e lugar invisvel, que tambm so subdivididas duas vezes c a d a uma. As regras que devem obedecer as divises nas classificaes so as seguintes: convm operar divises simtricas, a fim de ter classes equilibradas; ser necessrio escolher as boas articulaes; deve-se evitar as determinveis negativas (oposio do no-A ao A). Aristteles, crtico do mtodo d e Plato, introduz definies das noes de tipo, de espcie, de propriedade e uma teoria de predicveis fundamentais, que ser desenvolvida posteriormente por Porfrio e Bocio. Essa teoria repousa sobre a oposio entre a essncia e o acidente. A essncia o conjunto de caractersticas que definem uma coisa (uma substncia) e o acidente a presena ou ausncia que no altera a essncia. O mtodo aristotlico de classificao era a dicotomia descendente, do geral para o especfico. Aristteles, para classificar os animais, formou grupos por inspeo de afinidades.

65

Porfrio,

filsofo

neoplatnico,

apresentou

princpios

para

determinar as subdivises das classificaes, que ele denominou como predicveis. So cinco os predicveis: gnero, espcie, diferena,

propriedade e acidente. Gnero um conjunto de coisas ou idias que pode ser dividido em dois ou mais grupos ou espcies. Espcies so os vrios grupos resultantes da diviso de um gnero por determinada caracterstica. Diferena a qualidade que distingue as espcies, qualidade ou atributo que, somado aos prprios e aos gneros, distingue as espcies. Propriedade ou prprio a qualidade comum a todos os membros de um gnero, mas que no lhes exclusiva. E, por ltimo, o acidente, que uma qualidade que pode ou no se manifestar nos vrios membros de um mesmo gnero e aparece

acidentalmente. (PIEDADE, 1983, p. 25-26). A sistematizao do conhecimento de maneira esquemtica posterior ao sculo XV, como nos lembra Dahlberg (1979, p. 353). , sobretudo, com o italiano ngelo Poliziano que foi iniciado um movimento de elaborao de sistemas de classificao. A partir da vrios filsofos e cientistas (Francis Bacon, Ampre) elaboraram planos de classificao das cincias. E esta arte de elaborar sistemas, com alguma idia intuitiva sobre divises,

prioridades no arranjo (hierarquias e subordinaes) que, at recentemente, era conhecida como teoria da classificao. A Idade Mdia e o Renascimento, segundo Parrochia (1998), conhecero grandes enciclopedistas e grandes defensores das classificaes. Principalmente Francis Bacon (1561-1626), cujos trabalhos so, para muitos, a origem das classificaes enciclopdicas, que inspiraram, mais tarde,

enciclopedistas e bibliotecrios do sculo XIX. Entretanto, a lgica das classificaes, que permaneceu aquela de Aristteles, no conheceu praticamente nenhum desenvolvimento novo at o sculo XVIII. Kant (1724-1804) resumiu o essencial das aquisies dos sculos precedentes precisando as definies de certo nmero de termos e de operaes, que so da competncia da teoria das classificaes, utilizadas empiricamente pelos naturalistas da poca: Lineu, Cuvier, Tournefort. Kant indicou a noo de diviso lgica de um conceito, definida d a seguinte

66

maneira: a determinao d e um conceito do ponto de vista de qualquer compreenso possvel sobre ele, na medida em que esse possvel oposto a outro, ou seja, difere, chama-se diviso lgica do conceito. O conceito superior denomina-se o conceito dividido e os conceitos inferiores, os membros da diviso. De acordo com Kant, a diviso lgica deve obedecer as seguintes regras: os membros da diviso excluem-se entre si; resultam de um conceito superior e a sua reunio volta esfera do conceito dividido; c a d a membro de uma diviso pode ser dividido. Os trabalhos de classificao da Histria Natural tiveram um grande alcance em outras reas do conhecimento nos sculos XVIII e XIX. Pode-se falar que os estudos nessas reas foram fortemente influenciados pelos naturalistas. Como reconheceu Augusto Comte. Para ele "a teoria geral das classificaes, estabelecida nestes ltimos tempos pelos trabalhos

filosficos dos botanistas e dos zoologistas, permite esperar um sucesso real neste trabalho (de classificao das cincias), oferencendo-nos um guia certo para o verdadeiro princpio fundamental da arte de classificar (...)". (COMTE apud POMBO, 1998). Ampre tambm reconheceu essa importncia. Na sua concepo, "na classificao de todos os conhecimentos humanos, o filsofo deve considerar as verdades individuais como o naturalista considera as diversas espcies de vegetais e animais". (AMPRE apud POMBO, 1998). Lineu (1707-1778) reconheceu a espcie como unidade bsica da classificao biolgica e as organizou em grupos c a d a vez mais amplos. Somente os gneros e espcies teriam existncia verdadeira, enquanto que as demais categorias seriam invenes humanas. Dizia ele: "Uma ordem uma subdiviso d e classe necessria para evitar o agrupamento de um nmero maior de gneros do que a mente possa facilmente seguir". Entretanto, Buffon no acreditava na existncia das espcies. Dessa forma, construiu um sistema no hierrquico de classificao dos seres vivos, agrupando algumas espcies por caracteres taxionmicos, outras por critrios fisiolgicos e outras por caracteres ecolgicos. A terceira poca na histria das classificaes, proposta por Parrochia (1998), intitulada de classificaes combinatrias ou ordens

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mltiplas cruzadas. Esse tipo de classificao resultado do cruzamento de duas (ou vrias) divises ou do cruzamento de duas (ou vrias) hierarquias de divises. Nesse tipo de estrutura os elementos so distribudos de acordo com duas ou vrias dimenses que do lugar a uma tabela de multiplicao. As classificaes dos elementos qumicos de Lavoisier, e depois d e Mendeleiev, constituem os exemplos tpicos desse gnero de classificao. A quarta poca na histria das classificaes, definida por Parrochia (1998), que a que percorre o sculo XX at a poca

contempornea c o m os modelos algebricos rigorosos, parece no ter tido muita influncia nas classificaes empreendidas em outras reas do

conhecimento. Portanto, a partir desse momento buscaremos compreender a trajetria do que se convencionou chamar de Teoria da Classificao. Em uma breve histria da Teoria da Classificao, Dahlberg nos fala que, quando apenas arte, a classificao foi aplicada de diversas maneiras de acordo c o m o estgio de desenvolvimento do conhecimento humano. possvel encontrar as marcas dessa forma de lidar com a classificao nos trabalhos de grandes filsofos. Principalmente, no Indic Vedas, na Bblia e nas colees enciclopdicas de tudo o que era conhecido numa determinada poca. Eles foram organizados sistematicamente, isto , o conhecimento neles apresentado era disposto segundo alguma idia

preconcebida. Nessa fase, o ltimo trabalho realizado foi o de Diderot e D'Alembert (1751-1780), que apresentava-se no s numa forma sistemtica, mas tambm - c o m o uma inovao - em uma ordem alfabtica. (DAHLBERG, 1979, p. 352). O papel da Filosofia fundamental para a construo de uma teoria da classificao. Ela, na verdade, fornece a fundamentao para essa uma cincia. "No se trata de impor solues mas (...) de dar um contributo reflexivo e dialgico s elaboraes tericas e tcnicas que forem sendo propostas por todos aqueles que se disponham a trabalhar

interdisciplinarmente na elaborao cientfica e tcnica de uma cincia da classificao". (POMBO, 1998).

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A aproximao da teoria da classificao c o m os princpios filosficos (fundamentos conceituais da formao, diviso e partio de classes) foi compreendida por Dahiberg como fundamental para transformar o status da classificao. Para a autora (1979, p. 352), "a antiga arte de classificar, to antiga quanto a humanidade, apenas recentemente adquiriu uma base terica adequada - base esta que nos permite presumir que ela progrediu do stafus de arte para o de cincia". Os sistemas tradicionais de classificao bibliogrfica, explica Astrio Tavares Campos (1986, p. 86), tiveram origem no final do sculo passado com o famoso Sistema de Classificao Decimal de Melvil Dewey, num clima iluminista e positivista. Esse ambiente epistemolgico atribua ao conhecimento cientfico caracteres idnticos aos do conhecimento

metafsico: rapidez e imutabilidade, com crescimento apenas interno por sucessivas acumulaes. As tabelas de classificao eram, ento, a

representao "da eternidade e da perenidade do saber". Japiassu (apud CAMPOS, 1986, p. 86) adverte que "o pensamento cientfico no se desenvolve num vazio cultural, mas no interior de um quadro de pensamento, de um contexto de idias, de princpios fundamentais e de evidncias axiomticas pertencentes a um domnio de ordem extracientfica". A primeira classificao bibliogrfica de carter universal surge, no sculo XIX, nos Estados Unidos com Melvil Dewey (1851-1931). No a primeira classificao a utilizar o assunto para dividir os livros de uma biblioteca, mas foi, segundo Piedade (1983, p. 87), o primeiro a atribuir smbolos (numricos) de classificao aos livros. Para Schellenberg (1980, p. 11), a tese fundamental do sistema decimal de Dewey a de que o conhecimento humano pode ser dividido em dez classes principais, cada uma das quais comportando a repartio sucessiva em sees e subsees de dez. As subdivises de dezenas visavam a adoo dos nmeros decimais, que constituam parte integrante do sistema. As classes eram escritas com trs algarismos. A maior parte das classes maiores dividia-se segundo critrio puramente lgico, que consistia em decompor o

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todo nas partes, e estas, em partes menores ou, por outras palavras, em dividir sucessivamente uma ampla rea de assuntos em reas menores. A simplicidade e a expansibilidade do sistema de Dewey

representavam ao mesmo tempo sua vantagem e sua fraqueza. A diviso do conhecimento humano no e nunca ser definitivo e nem permanecer satisfatria por um longo tempo. Pelo contrrio, estar em constante

expanso. Dessa forma, nenhum conjunto de classes de dez, de vinte ou de qualquer outro nmero, se ajustar s necessidades da classificao

indefinidamente. O nmero de classes de Dewey (e das divises dentro delas) limitado por sua notao e a diviso do conhecimento humano por mltiplos de dez ser mais arbitrria e forada do que a feita apenas com fundamento na anlise lgica das divises prprias a tal conhecimento. (SCHELLENBERG, 1980, p. 13). Apresentando avanos notveis em relao ao sistema de Dewey, surge na d c a d a de 1930 o sistema do matemtico e bibliotecrio indiano Shiyali Ramamrita Ranganathan. Para Dahlberg, ele tem um papel privilegiado na moderna Teoria da Classificao. Ranganathan contribuiu, em primeiro lugar, a o introduzir trs nveis distintos em que trabalham os classificacionistas (que elaboram sistemas de classificao) e os

"classificadores". Os nveis so os seguintes: plano da idia (nvel das idias, conceitos); plano verbal (nvel da expresso verbal dos conceitos); plano notacional (nvel de fixao dos conceitos em formas abstratas). A segunda contribuio refere-se sua abordagem analtico-sinttica para a

identificao dos assuntos. A classificao de c a d a documento exige uma anlise de seu ttulo ou um enunciado descritivo da cincia qual pertence esse documento. Aps a anlise e orientao desses elementos nas

chamadas facetas, possvel sintetiz-los em expresses combinatrias que formam a classe, construda analtico-sinteticamente, de um determinado tpico do documento. A terceira contribuio foi o estabelecimento dos 18 princpios, que podem ser considerados como um instrumento para avaliao de sistemas de classificao. (DAHLBERG, 1979, p. 357).

70

Para bibliogrficas

Campos

(1994, p.

16), as

tabelas bases

de

classificao para sua

existentes

no

apresentavam

tericas

elaborao. Ranganathan foi o primeiro a evidenciar os princpios utilizados na concepo de sua tabela. Ele "no elabora somente um trabalho terico para explicar a construo da tabela, ele apresenta uma teoria slida e fundamentada para dar Classificao Bibliogrfica um status que a eleva a disciplina independente". Os princpios propostos por Ranganathan permitem que os conceitos possam ser estruturados de forma sistmica. Os conceitos se organizam em renques e cadeias, estas estruturadas em classes abrangentes que so as facetas, e estas ltimas dentro de uma dada categoria

fundamental. O agrupamento de todas as categorias constitui um sistema de conceitos de uma d a d a rea do conhecimento e c a d a conceito no interior da categoria tambm a manifestao dessa categoria. (CAMPOS, 1994, p. 70). Piedade (1983, p. 78) esclarece que os esquemas de

classificao bibliogrficas (Classificao Decimal Universal e a Classificao Decimal de Dewey) seguiam os predicveis de Porfrio, isto , partiam do geral para o especfico, dividindo o conhecimento consecutivamente por diversas caractersticas. As antigas teorias de classificao pressupunham, continua a autora, que as reas do conhecimento humano podiam ser subdividas em classes sucessivas, cada uma mais especfica que a anterior, pelo

relacionamento gnero/espcie. Mas Ranganathan, com os seus trabalhos, demonstrou que as subdivises podiam ser resultado de outros tipos de relacionamento, ao/paciente etc. O sistema de classificao de Ranganathan, que teve c o m o base a Teoria da Classificao Facetada, apesar do pequeno emprego, mesmo na ndia, representou, sem dvida nenhuma, um grande avano da Teoria d a Classificao. Principalmente, no que tange apresentao de tais como: todo/parte, propriedade/possuidor,

71

princpios para a organizao de conceitos hierarquicamente estruturados. (CAMPOS, 1995). Eram considerados, at recentemente, como elementos bsicos de um sistema d e classificao as classes principais, classes bsicas etc. Entretanto, os trabalhos de Ranganathan e as pesquisas feitas sobre tesauros demonstraram que os sistemas de classificao deveriam considerar como elementos fundamentais no as classes (como subdivises de um todo), mas os conceitos e os seus relacionamentos. "Entende-se, hoje, um sistema de classificao, enquanto sistema de ordenao, mais no sentido de obteno de determinada ordem. Esta ordem pode ser tanto de elementos materiais (por exemplo, documentos) como tambm de conceitos." (DAHLBERG, 1978, p. 11). H, portanto, uma ligao clara entre a Teoria do Conceito e a Teoria da Classificao. (CAMPOS, 1994, p. 111). Campos (1994, p. 1) considera, inclusive, que os esquemas de classificao carregam em si uma estrutura de conceitos. Conceito, para Dahlberg (1978, p. 12), " a unidade de conhecimento que surge pela sntese dos predicados necessrios relacionados com determinado objeto e que, por meio de sinais lingsticos, pode ser comunicado". Em seguida, a autora alem esclarece que possvel definir o conceito como a compilao de

enunciados verdadeiros sobre determinado objeto, fixada por um smbolo lingstico. (DAHLBERG, 1978, p. 102). A estrutura de conceitos pressupe relaes. A posse de determinadas caractersticas (predicados) por parte dos diferentes conceitos permite verificar que existem relaes entre esses mesmos conceitos. Dahlberg (1978, p. 105) define os seguintes tipos de relao entre os conceitos: lgica, isto , baseada na posse de caractersticas comuns; hierrquicas (gnero/espcie), quando dois conceitos diferentes possuem caractersticas idnticas e um deles possui uma caracterstica a mais do que o outro; partitivas, que a relao entre um todo e suas partes; de oposio, isto , de contradio (numrico, no numrico) ou contrariedade (branco, preto) e funcionais, que denotam um processo.

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Nesse mesmo caminho, Langridge (1977, p. 37) esclarece que, na moderna Teoria d a Classificao, alm das categorias, as relaes entre as categorias so importantes elementos para anlise dos fenmenos. 3.2. Os campos de aplicao da classificao

Quais

seriam

os

principais

campos

de

aplicao

da

classificao? Pombo (1998) recorre a Diemer (1974, p. 145) para tentar responder a esse questionamento. Ele identifica quatro grandes orientaes: uma orientao ontolgica (classificao dos seres), uma orientao

gnosiolgica (classificao das cincias), uma orientao biblioteconmica (classificao dos livros) e uma orientao informacional (classificao das informaes). claro para o autor que essas quatro orientaes

correspondem a diferentes fases de desenvolvimento histrico do problema da classificao e todas elas mantm, ainda hoje, suas especificidades. A classificao dos seres (primeira orientao) corresponde ao problema da classificao nas cincias o qual, desde Aristteles at os nossos dias, interessa fundamentalmente aos lgicos e aos cientistas ligados a domnios em que a classificao tem um papel importante, tais como a Biologia, a Geologia, a Cosmologia, a Antropologia ou a tipologia psicolgica. A classificao dos saberes (segunda orientao) relativa classificao das cincias. Problema que sempre esteve na ordem do dia dos filsofos e de todos aqueles que procuraram pensar a cincia e os produtos de sua atividade. Embora seja possvel recuar at o Renascimento e ao sculo XVII e encontrar a o desenvolvimento de uma intensa atividade.

fundamentalmente no sculo XIX que ela se constitui como atividade prpria da Filosofia das Cincias. A classificao das cincias ento atividade filosfica autnoma, determinada por razes tericas, especulativas, de conquista de uma mais rica compreenso das relaes entre os saberes, ou visando efeitos normativos sobre as cincias da poca. assim que com Augusto Comte, Ampre e Spencer, ela se constituir no problema central da Filosofia das Cincias. O problema da classificao das cincias, no sculo XX,

73

perder essa importncia no interior da Filosofia das Cincias. O que no significou que trabalhos fossem apresentados, principalmente por Piaget, Foucault, Peirce e Kedrov. O terceiro e quartos nveis (classificao dos livros e das informaes) so tratados por Olga Pombo ao mesmo tempo. Para a autora, esses dois nveis correspondem a constituio de uma cincia da

classificao, isto , de uma nova rea cientfica que tem por finalidade o estudo de todos os possveis sistemas de classificao. O objeto de anlise dessa nova rea o conceito de classificao na sua idealidade e abstrao mxima. O que se persegue: a constituio de uma teoria d a classificao que estude a totalidade dos possveis sistemas de classificao e determine os meios de sua realizao. Domnio que, interessando diretamente aos

classificacionistas, solicita de novo a colaborao dos filsofos. Diemer (apud POMBO, 1998, p. 21) no hesita mesmo em considerar que a filosofia a "alma" do projeto d e constituio de uma cincia da classificao. Analisando os trabalhos de Perelman, Pombo (1998, p. 19-33) percebeu que aquele autor distinguia dois tipos fundamentais de

classificaes: as dicotomias, baseadas na presena ou ausncia de uma determinada propriedade; e aquelas baseadas em uma propriedade

qualificada c o m o diferena especfica. As do primeiro tipo seriam, ento, as logicamente mais satisfatrias, pois o espao classificatrio, isto , o conjunto dos objetos a classificar, sucessivamente dividido em dois subconjuntos simultaneamente exclusivos e exaustivos. A rvore de Porfrio seria um dos primeiros exemplos desse tipo de classificao, pois se constitui c o m o um conjunto hierrquico finito de gneros e espcies, que funciona dicotomias sucessivas. No caso do segundo tipo de classificao, que a baseada na diferena especfica, a sua dificuldade tanto maior quanto o nmero de propriedades que pode desempenhar a funo de diferena especfica. A escolha de uma ou outra propriedade gera diferentes arranjos das realidades a classificar e, por conseguinte, a constituio de diferentes classificaes. "Classificar ento escolher uma entre outras classificaes logicamente por

74

possveis procurando encontrar, para a escolha feita, um conjunto de razes suficientes". Por exemplo, o caso da classificao das cincias onde h sempre vrias propriedades que podem dar origem a diferentes classificaes. (POMBO, 1998, p. 19-33]. Leo Apostei (apud POMBO, 1998, p. 19-33), discpulo de Chaim Perelman um dos principais representantes da vertente lgica do problema da classificao das cincias, define dois tipos de classificao: as classificaes reais e as classificaes pragmticas. As classificaes reais so aquelas caracterizadas enquanto hierarquias, finitas e progressivas, de divises

sucessivas, isto , como devendo comportar um nmero finito de divises e um nmero finito de classes dentro de c a d a diviso e, em c a d a nvel

subseqente, no admitindo conjuntos idnticos a outros conjuntos de nveis anteriores. Tais divises nunca devem ser vazias nem sobrepostas e devem ser exaustivas, quer dizer, cobrir toda a extenso do domnio a classificar. As classificaes pragmticas correspondem a uma soluo extrnseca, quer dizer, ao abandono do isolamento do domnio a classificar em favor de uma perspectiva em que este considerado na sua relao com o uso que o classificador pretende dar a esse domnio e com as aes que sobre ele pretende desencadear. (APOSTEL apud POMBO, 1998, p. 19-33). Pombo (1998, p. 19-33) faz uma ressalva quanto s classificaes pragmticas na Biblioteconomia e na Documentao. Para ela, nesses domnios como em todos os outros, as melhores solues pragmticas so aquelas que se propem resolver os problemas de eficincia prtica em termos tericos e conceituais. " assim que, se para o classificacionista, o que est em causa na apreciao do valor de uma classificao a sua utilidade prtica, a rapidez, exatido e facilidade da sua utilizao, para o filsofo, o problema da classificao sempre, em ltima anlise, um problema de adequao (...) entre a classificao e o domnio de objetos classificados". Os sistemas de classificao so divididos por Richardson em tericos e prticos. Os tericos compreendem trs classes: a filosfica ou cientfica, interessada de maneira abstrata na ordem das cincias ou na

75

ordem das coisas; a pedaggica, elaborada com referncia a cursos de educao; a enciclopdica, semelhante pedaggica, mas incluindo algum material assim c o m o um pequeno resumo. Os sistemas prticos foram divididos em bibliottico, que servem para o arranjo de livros em estantes de uma biblioteca, e o bibliogrfico, relativo ao arranjo de ttulos numa bibliografia ou catlogo. (LANGRIDGE, 1977, p. 38). 3.3. Os princpios de classificao

O principal objetivo de conhecer a trajetria do conceito de classificao e os seus vrios usos , no mbito desta pesquisa, encontrar, descobrir os fundamentos tericos e os princpios do processo classificatrio. Buscam-se os elementos que permitem a passagem de classificaes com bases puramente intuitivas para bases cientficas, ou, como prefere Dahlberg, a mudana do status da classificao de arte para cincia. A seguir, procurase definir ou, no mnimo, delinear os aspectos e requisitos principais de um esquema de classificao. Analisando a estrutura das classificaes, Gii (2000, p. 90-110) conclui que elas se estabelecem sobre os princpios constitutivos e de individualizao dos entes que categorizam. Para o autor, uma classificao deve empregar uma nomenclatura estvel, apropriada e cmoda. So bem conhecidos os avanos realizados em Botnica e em Zoologia. No sistema binominal de Lineu, o gnero definido por um substantivo e a espcie, por um adjetivo. Na Qumica, pela notao de Berzelius, mediante a associao de letras e pesos atmicos dos elementos, em que ndices numricos exprimem as propores nas combinaes destes. Essas nomenclaturas colocaram fim a ambigidades e a uma desordem terminolgica que haviam reinado durante sculos. Infelizmente, o autor no registra o grande avano existente na rea de Terminologia. Essa palavra tem, em geral, segundo Campos (1994, p. 136-137), trs significados distintos: uma lista de termos e seus significados; os termos de uma rea de especialidade e um conjunto de princpios tericos. O primeiro significado do termo nos leva ao campo dos

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dicionrios tcnicos, dos vocabulrios

e lxicos. Assim, terminologia

entendida como a apresentao ordenada de certo grupo de conceitos e termos de uma rea de assunto qualquer. O segundo, abrange o estudo cientfico dos termos de uma rea particular de conhecimento em certa lngua. O terceiro entende a Terminologia como a rea de estudo dos princpios tericos bsicos para o trabalho terminolgico, denominado como o estudo cientfico fundamental da terminologia, isto , aquele que propicia ao termo o status de rea de saber, por meio do estabelecimento destes princpios. Neste sentido, etimologicamente "cincia da terminologia significa: ramo do saber, disciplina cientfica, uma cincia em si, cincia como tal". (DROZD apud CAMPOS, 1994, p. 136-137). H, segundo Apostei (apud POMBO, 1998, p. 19-33), cinco caractersticas gerais de toda classificao: 1. c a d a classificao tem em si um determinado mecanismo

classificador que executa, melhor ou pior, as operaes necessrias classificao; 2. c a d a classificao persegue uma mais ou menos sistemtica multiplicidade de fins que, em ltima anlise, vai determinar a sua estrutura; 3. c a d a classificao exercida sobre um domnio da realidade cujas estruturas internas tornam mais ou menos fceis as operaes necessrias classificao; 4. c a d a classificao constri-se no contexto das classificaes inexorvel

precedentes do mesmo domnio, ou seja, h uma

historicidade das classificaes ao longo da qual os domnios classificados completadas, acrescentados; 5. para c a d a classificao existe um produto externo da atividade classificadora que se apresenta como uma rvore genealgica mais ou menos regular, isto , toda a classificao supe uma dupla operao: o estabelecimento de equivalncias entre classes do 11 podem novos ser modificados, critrios de as divises podem podem ser ser

classificao

espao classificatrio global; o estabelecimento de hierarquias entre subclasses no interior das classes previamente estabelecidas.

Em um exerccio de aplicao dessas cinco caractersticas s classificaes das cincias historicamente produzidas. Pombo (1998, p. 19-33) faz as seguintes consideraes: 1 - toda classificao das cincias supe um agente classificador. isto , um filsofo como Bacon ou Peirce, um cientista c o m o Ampre, um epistemlogo como Piaget ou Kedrov, um educador c o m o Ccero ou um construtor de enciclopdia como Diderot e D'Alembert; 2 - c a d a classificao das cincias tem por trs um determinado mecanismo classificador que executa as operaes necessrias

classificao, tanto em termos da constituio de uma nomenclatura adequada aos diferentes arranjos disciplinares propostos, como

operando por obedincia a exigncias de proliferao, de derivao, de linearidade, de regularidade e simetria, de circularidade, de hierarquia ou mesmo de subordinao; 3 - toda classificao das cincias supe um princpio de classificao,

que, conforme os casos, poder ser o fim a que as cincias se propem, a proximidade ao criador que proporcionam, a ordem histrica da sua constituio e progressiva diferenciao, a natureza dos objetos estudados, as faculdades humanas mobilizadas, as relaes

organizativas que mantm entre si, a sua interdependncia recproca ou a sua articulao dialtica; 4 - toda classificao das cincias persegue uma multiplicidade de fins

que p o d e m ir d o puro interesse especulativo, orientao normativa da atividade cientfica, organizao de uma enciclopdia, determinao de um programa de estudos, ou at mesmo

organizao de uma biblioteca ou de um arquivo; 5 - a classificao das cincias exerce-se sobre um conjunto de elementos finitos, as cincias constitudas ou em vias de constituio. No sobre todo o conjunto das cincias possveis, mas to s sobre o

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conjunto das cincias constitudas numa determinada poca ou nela j previsveis. No entanto, embora as classificaes das cincias visem sempre a cobertura global das cincias do seu tempo, algumas prevem mecanismos de abertura a cincias ainda no constitudas, ou seja, esto abertas para o futuro, antecipando de alguma maneira a sua prpria reestruturao; 6 - c a d a classificao das cincias constri-se no contexto das classificaes precedentes, isto , implica uma sistemtica dos saberes constitudos poca e, tambm, integra-se no contexto da histria das classificaes das cincias; 7 - para c a d a classificao das cincias existe um produto externo da atividade classificadora, tanto em termos da constituio de uma de

nomenclatura como da produo de sistemas diagramticos articulao das cincias. como uma Conforme estrutura os casos, esses uma

sistemas rvore

apresentam-se

hierrquica,

genealgica ou um crculo. No caso das nomenclaturas Fernando Gil (apud POMBO, 1998, p. 23) escreve que "em todos os domnios cientficos, tanto na biologia como nas matemticas, na qumica e nas cincias da terra, a histria das classificaes consiste, antes de qualquer outra coisa, na elaborao de sistemas de designaes que satisfaam essas exigncias". Uma classificao deve, de acordo com Gil (2000, p. 90-110), fundamentar-se a partir de certo nmero de requisitos, tanto de ordem extensional quanto intencional. Eles so os seguintes: - as divises de uma classificao no devem ser vazias nem sobreporse no seu conjunto. Devem exaurir a totalidade do domnio em questo. Mas ainda necessrio que elas estejam completamente ordenadas por uma relao de precedncia que fixa a hierarquia dos nveis. Por exemplo, uma diviso A precede uma diviso B se, e somente se, A e B dividindo um mesmo domnio fundamental. Existe, pelo menos, um conjunto de B que um subconjunto prprio de A e no existe nenhum

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conjunto de B que contenha elementos de conjuntos diferentes de A. Apostei (apud GIL, 2000, p. 90-110) define assim: "uma classificao estritamente subseqente, progressiva conjuntos se no comporta, aos para qualquer dos nvel nveis

idnticos

conjuntos

antecedentes. E estritamente progressiva de grau n se, para qualquer diviso, existem, pelo menos, n classes que diferem das classes das fases precedentes"; - a classificao tem, em princpio, a estrutura de uma rvore

genealgica. Provm de um s ponto de partida (conjunto inicial, inferior ou domnio fundamental) e descontnua e regulada pela relao uno/mltiplo em cada ramificao. Por exemplo, o reino animal, o arquivo de uma organizao, os livros de uma biblioteca etc. A classificao pode vir a revelar-se infinita, embora qualquer uma pretenda-se finita e estritamente progressiva. Apostei (apud GIL, 2000, p. 90-110) observa que no domnio fundamental se podem definir relaes de ordem, d e equivalncia e de semelhana, e que a classificao se procurar adaptar a relaes. Acrescente-se neste contexto que as classificaes so elas prprias geradas graas a relaes desses trs tipos, na seguinte seqncia: a partir das semelhanas entre objetos (segundo critrios morfolgicos e estruturais, genticos, funcionais, pragmticos); definem-se equivalncias (as classes e subclasses do domnio fundamental), para estabelecer, posteriormente, relaes hierrquicas de ordem entre essas classes. Descobrindo, assim, por trs das classificaes, a percepo das semelhanas que est tambm na base da representao; - a estrutura lgica das classificaes intransitiva. A relao de precedncia fixa ascendentes e uma transitividade entre os nveis hierrquicos. Mas a o afirmar que um gnero comporta certo nmero de espcies e que uma dessas espcies contempla determinado nmero de variedades, isso no nos autoriza a afirmar que uma dessas variedades se segue logicamente daquele gnero. A transitividade e a

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continuidade dos nveis instituem-se sobre e contra uma intransitividade na estratificao das unidades classificatrias que compem a rvore. Nestes termos, as classificaes revelam simultaneamente uma tenso entre a seqncia dos nveis hierrquicos (a precedncia, a estrutura de ordem) e a passagem de um termo para c a d a um dos termos posteriores (as ramificaes, a estrutura de rvore); - verifica-se na classificao, com freqncia a existncia de casas vazias e interseces de classes. Haver, portanto, regies de ou

indeterminao, cujas causas variaro conforme os domnios

consoante os critrios de classificao. A classificao designa-se, ento, como aproximada e procurar-se-, em relao a c a d a um dos problemas indicados, mensurar a aproximao e definir os limites de tolerncia quanto indeterminao. Voltamos, nesse caso, a lembrar que classificao representao d a realidade e c o m o tal h limites para sua operao. Limites dados principalmente pelo fato de ser uma atividade humana que carrega em si todos os condicionantes de ordem cultural, social, ideolgica e poltica; - no s ocorrem indeterminaes na maior parte das classificaes como ainda impossvel corrigir a dependncia destas em relao ao estado dos conhecimentos. O peso das indeterminaes varia

conforme os nveis. Em uma classificao biolgica, por exemplo, um erro sobre a variedade de uma espcie ser menos importante d o que um erro sobre uma famlia; - conforme as designaes tradicionais, a classificao estabelece-se a partir da essncia, que define as classes, e da diferena especfica, que distingue as classes. Essas duas noes continuam no fundamento dos mecanismos classificadores. A essncia depender sempre de decises epistmicas; - na hierarquia dos nveis, as propriedades do limite inferior, embora se estendendo ao conjunto de divises, tornam-se progressivamente

menos essenciais para a definio dos nveis sucessivos na sua

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especificidade. Em contrapartida em relao classificao no seu conjunto, as propriedades mais essenciais continuaro a ser as do limite inferior. Uma classificao deve ser lida simultaneamente de cima para baixo e de baixo para cima; - no aspecto intencional, as propriedades devem ser ntidas e as divises se baseiam nas prprias coisas e que o fundamento das divises se mantenha inalterado para todas as divises a um mesmo nvel; - no que se refere extenso, as exigncias intencionais no so geralmente satisfeitas na sua totalidade. Nem os traos distintos so sempre inteiramente unvocos, nem o fundamento das divises de mesma ordem se revela sempre nico. E, nas prprias coisas, nunca se saber decidir a pror que caracteres preferir, mesmo em presena de uma massa considervel de informao. Por exemplo, o fundamento das divises botnicas foi procurado na corola, por Tournefort; nas propores e na posio dos estames relativamente ao pistilo, por Lineu; no desenvolvimento do embrio, por Jussieu; em consideraes de simetria, por Candolle. A escolha de critrios intencionais o motor da histria das classificaes; - uma diviso dentro da classificao dir-se- natural quando a mais adaptada (aproximadamente) a um domnio. E absolutamente natural se significar a diviso natural relativamente ao conjunto completo das divises cientificamente possveis de um domnio. A idia de uma diviso natural s aceitvel se levar em conta o carter provisrio de toda classificao emprica e que a noo de diviso absolutamente natural tem um interesse apenas heurstico, pois nunca se conhecer o conjunto das participaes cientificamente possveis d e domnio emprico. Sobre esse ltimo requisito, a questo da naturalidade da qualquer

classificao, pela sua importncia merece algumas consideraes. Liard (1979, p. 122), a partir de uma vertente da Lgica, entende que a diviso pode ser feita observando caractersticas superficiais e mutveis ou ento a

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partir

de

caracteres

essenciais

e permanentes.

No

primeiro

caso,

classificao ser chamada de artificial. Assim, segundo o autor, poderamos classificar os homens de acordo com a varivel cor dos cabelos ou arranjar os livros em estantes de acordo com o formato ou encadernao, sinais, todos esses, que no se prendem essncia dos objetos distribudos e podem ser modificados, suprimidos mesmo, sem a alterao dessa essncia. Esse tipo de diviso seria til para servir de auxlio memria e facilitar as buscas em numerosas colees de objetos diversos. No possuindo assim alcance cientfico. Diferentemente da diviso natural. O fim de toda classificao natural encontrar e exprimir a ordem seguida pela natureza no meio das dissemelhanas quase infinitas dos seres. Na taxionomia biolgica, o conceito de classificaes naturais variou bastante ao longo do tempo. Eram, em um primeiro momento, baseadas na similaridade geral dos organismos entre si. Em seguida, eram reflexo dos arqutipos existentes na natureza e, em um terceiro momento, eram reflexo da evoluo orgnica, isto , a suposio de que membros de um txon, possuindo uma herana comum, descendentes do mesmo

ancestral, possuiro mais caracteres compartilhados do que

quaisquer

espcies no relacionadas. As classificaes artificiais eram consideradas arbitrrias, pois se serviam de um conjunto de caracteres ou de caracteres no representativos. Piedade (1983, p. 18), a partir de uma abordagem documental, considera como natural quando a diviso inerente ou inseparvel do objeto a classificar e artificial quando ocasional, acidental e varivel. Dessa forma, uma classificao artificial baseia-se em caractersticas superficiais e fceis de observar, mas que no representam relaes verdadeiras e, por esta razo, uma classificao menos perene. Uma classificao ser to mais natural quanto maior for o nmero dos atributos e das qualidades imutveis comuns aos membros de suas classes. Pombo (1998, p. 8) analisa a questo da naturalidade ou arbitrariedade uma vez que a escolha da classificao se faz a partir d a maior

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ou menor ateno s afinidades que devem permitir reunir em classes as diversas realidades a classificar. "Nas classificaes naturais, os elementos que tm maiores afinidades entre si deveriam estar mais prximos no espao classificatrio do que aqueles que tm menores afinidades". (PERELMAN apud POMBO, 1998, p. 26). A autora portuguesa, entretanto, entende que a classificao no faz mais do que romper arbitrariamente a "cadeia de imperceptveis nuances", que liga os seres entre si. Mesmo considerando importante a presena do arbitrrio na classificao da contedo que a

Histria Natural, Buffon entendia

classificao "mais natural" s pode ser aquela em que o homem ocupe o centro. "O ponto de vista do homem o nico princpio a partir do qual a classificao se pode estabelecer. A multiplicidade dos seres s pode ser unificada e subsumida a partir d a relao que o homem estabelece com esses seres". (BUFFON apud POMBO, 1998, p. 27). Langridge (1977) identifica quatro pontos fundamentais na

classificao: "toda classificao est relacionada a um propsito"; "a classificao transforma impresses sensoriais isoladas e incoerentes em objetos reconhecidos e padres recorrveis"; "os mesmos objetos podem ser classificados de maneiras diferentes dependendo do propsito a que se destinam"; "no h substituto classificao". O autor ingls estabelece, tambm, que as regras bsicas para a classificao devem ser encontradas na Lgica. Para ele "a lgica trata de procedimentos corretos de raciocnio. Assim, embora seja habitualmente considerada como um ramo da Filosofia, aplicvel a todas as disciplinas que tentem chegar a concluses atravs da evidncia". (LANGRIDGE, 1977, p. 24). Entende, tambm, que a classificao (agrupamento de objetos em classes) e diviso lgica (diviso d a classe em subclasses) so dois aspectos de uma mesma atividade. As regras bsicas so as seguintes: 1 - a caracterstica (princpio) de diviso deve produzir no mnimo duas classes. Por exemplo, a caracterstica de sexo (princpio de diviso)

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aplicada classe de pessoas gera duas subclasses: masculino e feminino; 2 - podem existir quantas caractersticas (princpios de diviso) quantas forem necessrias, mas apenas um princpio de diviso deve ser usado de c a d a vez para produzir classes ou subclasses mutuamente exclusivas. A sobreposio faz com que no se possa precisar a classe ou subclasse do objeto. Por exemplo, a diviso de uma classe "pessoas" ao mesmo tempo por sexo e idade cria um erro que conhecido como

classificao-cruzada. Dessa forma, uma mulher de trinta anos d e idade pode ser classificada na subclasse feminino ou na subclasse d a faixa etria; 3 - as subclasses devem ser completamente exaustivas quanto classe origem. Assim, todo elemento da classe origem deve ser enquadrado em uma subclasse; 4 - ao dividir uma classe sucessivamente em subdivises c a d a vez menores, nenhuma etapa de diviso deve ser omitida, pois, de outra forma, haver objetos que no podero ser classificados

adequadamente. Essa regra, explica Langridge, conhecida c o m o princpio de modulao.

Langridge (1977, p. 26), entretanto, percebe algumas limitaes ao uso dessas regras de diviso lgica. A primeira que nem sempre possvel construir classes ou subclasses mutuamente exclusivas, principalmente quando voc trabalha com classificaes de idias. Os objetos e as coisas no esto soltos no espao, eles se relacionam. E essa interrelao dificulta a criao de classes e subclasses mutuamente exclusivas. difcil tambm, lembra o autor, ter certeza se um conjunto de subclasses esgota completamente a classe origem. A realidade dinmica e, portanto, novas classes e novas subdivises surgem em um ritmo muito acelerado. Da mesma forma, complicado saber se uma determinada classe foi subdividida em toda sua extenso (regra 4).

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Mas o que ele considera mais limitante na utilizao das regras da diviso lgica que ela se refere apenas a um tipo de relao entre os conceitos: gnero/espcie. Outros tipos de relao no so utilizados, tal como a partitiva, que confundida, geralmente, com a diviso lgica (gnero/espcie). A relao partitiva a diviso de um todo em suas partes. O exemplo que Lagridge (1977, p. 26) utiliza bastante elucidativo: "se divido os pases de clima quente e pases de clima frio estou realizando uma diviso lgica e mostrando relao gnero/espcie. Mas se divido a Inglaterra em

seus condados estou meramente mostrando uma relao todo/parte. Um pas quente obviamente um tipo de pas e Surrey igualmente bvio no ser um tipo de Inglaterra, mas uma parte".

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4. O objeto a classificar O objetivo deste item delimitar o objeto a ser utilizado no processo classificatrio, que coincide com o da prpria Arquivstica. Busca-se, sobretudo, entend-lo em toda amplitude, peculiaridade, funcionamento, extenso, pois acreditamos que o mtodo de organizao deve refletir, c o m a maior exatido possvel, a natureza do prprio objeto. E, nesse aspecto, os conceitos de arquivo e de documento arquivstico devem ser chamados para ocupar um espao privilegiado nessa discusso. No se procura aqui fazer uma histria dos arquivos ou dos documentos arquivsticos, os manuais escritos em vrias lnguas j cumpriram essa tarefa, mas de buscar a natureza desses elementos para, em um primeiro momento, identificar os traos que os caracterizam e, em seguida, distingui-los dos outros objetos. No mbito dessa pesquisa, consideramos arquivo o conjunto de documentos acumulados desde o seu nascimento. As fases arquivsticas (corrente, intermediria e permanente), que foram concebidas por uma razo prtica, sempre se referem ao mesmo conjunto e ao mesmo sujeito criador. E a separao fsica, que consideramos necessria, no pode ser justificativa para uma separao intelectual. Defendemos, assim, um papel ativo da Arquivstica e do profissional de arquivo. O documento arquivstico um artefato humano com

pressupostos e caractersticas especficas. O ambiente e o contedo so delimitados e definidos pelo sujeito acumulador, que pode ser uma pessoa fsica ou jurdica. Ento quando falamos de arquivo, estamos nos referindo a um conjunto finito de documentos acumulados, que tem suas fronteiras demarcadas pela misso do criador, no caso das instituies, e pela rea de atuao, no caso das pessoas fsicas. Ao contrrio daqueles encontrados em bibliotecas, por exemplo, os documentos arquivsticos no constituem um conjunto formado em vista de uma finalidade especfica: eles representam, mais que tudo, o produto d a atividade do sujeito criador.

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Entender o modo como as instituies se estruturam e como executam suas funes e atividades compreender como os documentos so acumulados. Ele resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido. A gnese se d quando a organizao tem algo a cumprir, a provar, a determinar. Surge naturalmente c o m o resultado das aes desenvolvidas pelo sujeito criador. Aps o registro das informaes em suportes (papel, mdia magntica, microfilme, pelculas fotogrficas, pelculas cinematogrficas etc), necessrio mant-los pelos valores

administrativos, tcnicos, legais, fiscais, probatrios, culturais e histricos que possam conter. medida que os documentos vo sendo acumulados,

estabelecem relaes entre si. Eles esto unidos por um elo criado no momento em que so produzidos e recebidos, determinado pela razo de sua elaborao e que necessrio prpria existncia e a c a p a c i d a d e de cumprir seu objetivo. Eles so um conjunto indivisvel de relaes intelectuais, onde o "todo maior que a soma de suas partes". Se o documento o resultado da atividade de uma pessoa fsica ou jurdica, podemos falar do carter orgnico desse registro. A organicidade revelada pelo inter-relacionamento e pelo contexto de existncia e de criao. Entretanto, nem todos os documentos orgnicos so de carter arquivstico, pois essa qualificao limitada em termos de (convencionais ou eletrnicos). Por exemplo, comum suportes encontrar,

principalmente nas indstrias, informaes orgnicas tridimensionais que no so arquivsticas. O suporte, nesse caso, no permite o reconhecimento desse documento c o m o d e carter arquivstico, apesar de entendermos que as caractersticas fsicas no sejam os atributos mais seguros para definio do carter arquivstico de um documento orgnico. No ambiente organizacional, nem sempre fcil distinguir o documento orgnico arquivstico daquele no orgnico, principalmente pela falta de clareza dos funcionrios e pela prtica em mant-los juntos. Por exemplo, no Setor de Recursos Humanos armazenada uma quantidade

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relativamente grande de documentos. Temos o registro d a freqncia dos empregados, o registro do pagamento de salrios, encargos sociais etc. Essas informaes so mantidas, produzidas, revisadas a partir das atribuies regimentais do setor, que de gerenciar os recursos humanos. Entretanto, possvel encontrar outros documentos que so guardados no setor para subsidiar as suas aes, tais como: Dirio Oficial da Unio, Coleo IOB, Manual da RAIS, CLT, dentre outras. So, portanto, documentos no orgnicos ou material d e referncia, como prefere Schellenberg. Por seu turno, o documento no orgnico existe muitas vezes nos setores de trabalho, mas, tambm, na biblioteca, no centro de documentao, sob a forma de publicaes, de bancos de dados ou de dossis temticos etc. A acumulao dos documentos orgnicos de carter arquivstico d origem aos arquivos da organizao. Sob essa designao so agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e recebidos no exerccio das suas funes. A ttulo de exemplo, temos os relatrios, os projetos de pesquisa, as atas, os contratos, os convnios, as correspondncias, os balanos financeiros etc. Estes documentos podem ser encontrados, em geral, nos setores de trabalho. O documento arquivstico nasce como resultado do cumprimento de uma atividade e mantido como prova dela. E, tambm, com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decises e as aes empreendidas e, ainda, para efetuar pesquisas retrospectivas que ponham em evidncia decises ou aes passadas. Reduzindo, assim, a incerteza e tornando a tomada de decises mais segura, a partir do aprofundamento do conhecimento da cultura institucional e do processo decisrio. Portanto, a metodologia para a classificao de documentos arquivsticos deve-se assentar nesses traos e caractersticas que distinguem o objeto, no no seu formato (suporte) e nem na multiplicidade d o contedo informacional (matria ou assunto) que eles carregam. A partir da

apropriao dos pressupostos da Teoria da Classificao, entendemos que os princpios de diviso do conjunto (arquivo) devem ser procurados na prpria

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gnese documental, no processo de criao, nas relaes estabelecidas e na reproduo das conexes originais.

5. Os princpios arquivsticos envolvidos no processo classificatrio O que parece ser o fundamento terico-metodolgico da

classificao de documentos arquivsticos , sem dvida nenhuma, a base sobre a qual tem se construdo a Arquivstica contempornea: o princpio da provenincia, que delimita externamente o conjunto, e o princpio da ordem original, que d o caminho para a organizao interna do fundo. Entretanto, h um hiato entre a elaborao, no sculo XIX, desses princpios e as suas aplicaes prticas, que ocorreram, em grande escala, somente no sculo XX. A consagrao desses princpios pela comunidade arquivstica internacional somente ocorreu em 1964, quando da realizao, em Paris, do Congresso Internacional de Arquivos. Esses dois princpios representam um dos maiores consensos entre os autores, independente da escola ou da tradio, apesar dos diferentes nveis de aplicao e, s vezes, de entendimento. E sobre esses dois princpios que trataremos neste item. A aplicao da idia de relacionar o conjunto de documentos ao seu criador e de preservar a ordem em que ele foi gerado incide diretamente sobre a funo classificao. Para Lopes (1996, p. 73), d a mesma forma que a Teoria das Trs Idades tem sido usada para definir os elementos da avaliao, aqueles dois princpios tm servido, principalmente, para definir estratgias de classificao. Portanto, a discusso sobre esses dois princpios torna-se imprescindvel para fundamentar toda atividade de organizao dos acervos documentais, isto , o processo classificatrio em Arquivstica.

5.7. Os princpios arquivsticos: um breve histrico. A autoria do conceito de respeito aos fundos atribuda ao historiador francs Natalis de Wailly, chefe da Seo Administrativa dos

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Arquivos Departamentais do Ministrio do Interior. Ele foi o inspirador de uma circular assinada pelo ministro Ducharel e publicada em 24 de abril de 1841. Segundo Michel Duchein (1986, p.15), esse documento foi a "certido de nascimento da noo de fundos de arquivos". A circular dispunha: "(...)

agregar os documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos (...)". E para evitar qualquer tentativa de constituio de colees, a circular acrescentava: "(...) os documentos que apenas tm relao com o

estabelecimento, um corpo ou uma famlia no devem ser confundidos com fundo desse estabelecimento, desse corpo ou dessa famlia (...)". Para Rousseau e Couture (1998, p. 80), Natalis de Wailly acabava, com estas propostas, "de dar uma personalidade disciplinar prpria aos arquivistas fornecendo-lhes uma maneira original de abordar os arquivos, que permitia evitar os graves e irreparveis erros que cometiam desde h muito com a organizao dos arquivos por assunto, por tema ou por outro qualquer fator". Rousseau e Couture (1998, p. 81) fazem, entretanto, o seguinte questionamento: qual era o alcance da circular de Natalis de Wailly? O autor tinha unicamente em vista um objetivo arquivstico? O que ele queria proteger? Acreditam os canadenses que, apesar da dificuldade de entender o que queria um administrador francs de meados do sculo XIX, objetivavase, sobretudo, a gesto administrativa, mas sem perder de vista que "os arquivos so em primeiro lugar o produto das atividades de uma pessoa fsica ou moral e que uma parte importante de seu valor provm justamente do fato de poderem, para fins administrativos ou de investigao, testemunhar de modo privilegiado essas mesmas atividades". As instrues, entretanto, traziam um carter ambguo, que foi e motivo de discusses. De um lado, rompia com a tradio de agrupar os documentos por meio de temas ou matrias e os relacionava ao seu criador, por outro permitia organizao interna o uso de critrios estranhos organicidade do conjunto. A circular determinava a classificao dos documentos em c a d a fundo a partir das matrias, dando um lugar particular

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a cada uma, e a coordenao das matrias, segundo o caso, a partir de uma ordem cronolgica, topogrfica ou simplesmente alfabtica. (SILVA et. ai., 1999, p. 107). O princpio da ordem primitiva, como conhecido o princpio da ordem original na Frana, sempre foi considerado como secundrio, privilegiase a relao respeito aos fundos = respeito da provenincia. Essa tradio francesa parece ser mantida at hoje. A justificativa para essa tradio

encontra-se no fato de que esse princpio facilmente aplicvel nos pases dotados de um "Registro", que trata o documento desde a sua criao a partir de um plano preestabelecido. No caso dos pases onde no existe essa prtica, observa-se uma reconstituio artificial de uma ordem que jamais existiu. Dessa forma, o respeito ordem primitiva (original) no foi considerado como um princpio rgido na Arquivstica francesa. Nougaret (1993, p. 135-136) reconhece duas tradies sobre a aplicao do respeito aos fundos. Uma minimalista, que leva em conta a provenincia no sentido do que foi estabelecido por Natalis de Wailly, ou seja, deve-se respeitar unicamente o princpio da provenincia e no necessariamente a ordem interna do fundo. E a outra tradio, que a autora francesa qualifica de maximalista, que adere idia do princpio de respeito ordem primitiva, isto , os documentos no seio do fundo devem ser mantidos na ordem que eles foram recebidos, se a ordem foi destruda, ela ser restaurada tal como era ou deveria ser. Apesar de a literatura apontar a Frana como precursora do princpio, Heredia Herrera (1991, p. 33) afirma, a partir de Lodolini, que o princpio d a provenincia foi aplicado pela primeira vez na Dinamarca, em 1791, com a instruo de uma comisso para a ordenao dos arquivos. Brenneke considera precursor desse princpio Philipo Ernst Spiers em sua obra Von Archiven [1777). Entretanto, em 1826, foi aplicado em alguns arquivos da Holanda e, no ano seguinte, nos arquivos toscanos. Silva et. ai. (1999, p. 107) afirmam que o princpio em si no era nenhuma novidade, mas que sua formulao somente nesse momento havia se concretizado de uma forma explcita.

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Dessa forma, os princpios foram recebendo, de acordo com o pas e as lnguas, denominaes diferentes. Na Itlia, o arquivista Francesco Bonaini, em 1867, elaborou as bases do mtodo histrico {mtodo storco). Esse mtodo determinava que o documento devia permanecer no fundo de onde ele procedia, e, nesse fundo, no seu lugar de origem. Comea a uma tentativa de aperfeioamento do princpio de respeito aos fundos. O mtodo histrico no era intitulado assim porque sua aplicao permitia a pesquisa histrica de uma instituio, mas por fundamentar-se na histria da instituio produtora do arquivo. Na Alemanha, o princpio ficou conhecido como Provenienzprinzip (princpio da proveniencia ou da procedncia) em

contraposio ao princpio de pertinncia ou de ordenao por matrias. Schellenberg, nos Estados Unidos, utiliza o principie of provenance (princpio da

proveniencia) e o principie of original order. Enquanto, o tambm americano Frank Evans, adotou os termos principie of provenance e principie of sanctity of

the original order. Na Espanha, conhece-o tradicionalmente como principio de procedncia. (ESTEBAN NAVARRO, 1995, p. 71-73). A definio do Lexicon of Archival Terminology (1964), que

entende o princpio da proveniencia como "aquele segundo o qual c a d a documento deve estar situado no fundo documental do qual procede, e neste fundo em seu lugar de origem", indica a presena, ao mesmo tempo, do respeito pelos fundos e pela ordem original. Heredia Herrera (1991, p. 34) refora esse entendimento e esclarece que a origem e a ordem so conseqncias da natureza jurisdicional do arquivo e de seu fundo. O que o Lexicon juntou, em 1964, o Dicionrio de Terminologia Arquivstica (1988), tambm d o Conselho Internacional de Arquivos, separou. Este ltimo identifica dois princpios: o da proveniencia que o princpio fundamental "segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniencia no devem ser misturados com os de diferente proveniencia: este princpio inclui por vezes o princpio pela ordem original"; e o da ordem original, definido como "princpio de teoria arquivstica segundo o qual os arquivos d e uma mesma proveniencia devem conservar a organizao estabelecida pelo organismo de origem".

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Em uma abordagem mais atual, os canadenses definem dois graus para o princpio da provenincia. O primeiro grau visa isolar e circunscrever, a partir d a provenincia, a entidade que constitui o fundo de arquivo. O segundo grau objetiva o respeito ou a reconstituio da ordem interna, isto , todos os documentos de um fundo de arquivo (delimitado pelo primeiro grau do princpio da provenincia) devem ocupar um determinado lugar, que tem de ser respeitado ou restabelecido, caso a ordem primitiva ou a ordem original tenha sido modificada. Em decorrncia da aplicao desse segundo grau que o plano de classificao dos documentos correntes, ao ser mantido nas outras fases arquivsticas (intermedirio e permanente), exerce um papel fundamental na preservao da ordem original. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998, p. 82-83). No Brasil, um dos trabalhos mais consolidado sobre os princpios arquivsticos, o de Helosa Bellotto. Para a autora o princpio de respeito aos fundos ou d a provenincia desdobra-se em dois: a provenincia e a ordem original. Da deriva dois aspectos a serem levados em considerao: o respeito ao rgo de origem e o respeito "a ordem estrita em que os documentos vieram da repartio de origem, na seqncia original de sries, mesmo que deturpada pelas baixas decorrentes da execuo das tabelas de

temporalidade". Ela entende, inclusive, que a polmica comea com a separao ou no dos dois princpios ou desdobramentos e segue por meio de uma leitura muito rgida da preservao da ordem original. Utilizando-se dos estudos em Diplomtica, ela esclarece que a ordem original no propriamente a ordem fsica que os documentos tinham l no arquivo corrente, mas sim o respeito organicidade (uma das caractersticas essenciais do documento de arquivo), isto , "a observncia do fluxo natural e orgnico c o m que foram produzidos e no propriamente dos detalhes ordenatrios de seu primeiro arquivamento". (BELLOTTO, 2004, p. 130-131). Um movimento interessante tem ocorrido com esses princpios, pois na medida em que eles foram sendo c a d a vez mais aceitos,

compreendidos e aplicados, fatos relativamente recentes como se pode observar, comearam a surgir algumas vozes discordantes. Autores

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americanos c o m o Lucile Kane, Ruth Bordin e Robert Warner, citados por Silva et. ai. (1999, p. 153), defenderam a imposio de alguns limites ao princpio da ordem original, bem como Kenneth Dutkett, David Gracy II e Richard Bemer. Esse movimento ainda tmido e pouco aprofundado teoricamente para abalar significativamente as bases em que se assenta a Arquivstica

contempornea. Bearman e Lytle, por exemplo, analisando o que eles chamam de defeitos atuais da aplicao da provenincia, revelam que a prtica arquivstica colocao enfatiza de demasiadamente gerados quase a importncia da hierarquia. A em hierarquias arquivstica,

documentos transformou-se

pelas em

atividades uma

organizacionais

obsesso

entendem os autores. A provenincia dos documentos indicada, em sistemas de informao arquivsticos, por meio de termos que identificam os rgos de origem e os subseqentes responsveis. Esses termos so ligados ento em sistemas de recuperao em um esquema hierrquico que serve como uma procurao para o relacionamento entre os verdadeiros rgos de origem. Esta distoro traduz diretamente em prticas de manuteno dos documentos. O modelo arquivstico atual no consegue dar conta das mudanas e transformaes (criao, extino, transferncia e modificao das misses, funes, atividades e responsabilidades) sofridas pelas

organizaes atuais. Eles propem, ento, uma revalorizao do princpio da da

provenincia, a partir de uma preocupao c o m a recuperao

informao. As sugestes feitas para superar os "defeitos" do princpio d a provenincia so as seguintes: a informao da provenincia que fornece os pontos de acesso para a recuperao; enfatizar a forma do material e a funo no sistema de recuperao; estabelecer a provenance authorth

records; separar rigorosamente as autoridades da descrio ou do controle de documentos; e integrar os processos arquivsticos de criao dos documentos que vai da avaliao descrio. (BEARMAN, LYTLE, 2000, p. 345-360). Charles Dollar, por outro lado, analisando o impacto das

tecnologias da informao sobre as prticas e princpios arquivsticos prope

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uma interessante discusso. A informao relacionada com a provenincia , em geral, facilmente percebida nos documentos em suporte tradicional, essa verdade no se aplica aos documentos eletrnicos, pois eles no existem fisicamente, apenas virtualmente. So "sinais eletrnicos cuja localizao relativa no implica em contedo intelectual". Dollar aprofunda mais ainda essa questo quando fala da impossibilidade de determinar a provenincia das redes de informao interorganizacionais complexas ligadas por meio da telemtica. As ligaes das organizaes em redes tornam as fronteiras tradicionais entre elas difceis de serem definidas. O autor no aponta solues para essas situaes, indica, entretanto, a necessidade de reviso dos princpios e prticas no mbito do que ele chama de revoluo informao eletrnica. (DOLLAR, 1994, p. 3-38). Provavelmente, as crticas e as indagaes feitas sobre a validade do princpio d a provenincia motivaram a apresentao de um trabalho por Antonella Mule de Luigi no XIII Congresso Internacional de Arquivos em Pequim, em 1996. O ttulo do trabalho bastante interessante: O princpio da provenincia continua como base de nossa profisso? Ela tenta responder essa questo a partir da interpretao italiana d o princpio da provenincia e d a anlise dos efeitos das novas tecnologias d a informao. Nesse ltimo caso, uma abordagem diferente daquela apresentada por Charles Dollar. Enquanto o autor americano trabalha com a natureza mesma dos registros eletrnicos produzidos pelas organizaes contemporneas. De Luigi aborda a informtica como instrumento, como uma nova ferramenta de trabalho. O conceito de fundo , ento, dependente e tributrio do princpio da provenincia, aquele s existe quando o princpio foi aplicado. Passemos, ento, a uma outra tarefa: a identificao do fundo. Nesse momento, Duchein esclarece, de forma muito apropriada, o tamanho e a complexidade dessa empreitada, quando ele analisa o princpio: " mais fcil de enunciar que de definir e mais fcil de definir que de aplicar". da

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5.2. A identificao do Fundo A a d o o do princpio da provenincia nos encaminha para a necessidade de definio do sujeito criador do fundo de arquivo: quem o criador do fundo de arquivo? Esse questionamento parece simples e, para alguns, descabido, mas quando se entende a organizao, a instituio ou entidade como algo dinmico, que nasce, cresce, se modifica, se extingue ou se transforma, aquela pergunta se torna tempestiva. Michel Duchein foi quem conseguiu melhor defender e

sistematizar a aplicao do princpio de respeito aos fundos, pois como afirma Lopes (1996, p. 69), ele ligou, firmemente, sua concepo de fundo de arquivo existncia jurdica, administrativa e estrutural da organizao. Os critrios formulados por Duchein (1986, p. 20) para a definio do organismo produtor de fundos de arquivos continuam vlidos. So eles:

para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribudo ao termo pela Arquivstica (isto , um conjunto indivisvel de arquivos), um organismo, seja pblico ou privado, deve assumir denominao e existncia jurdica prprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resoluo etc.) preciso e datado; deve possuir atribuies especficas e estveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar; sua posio na hierarquia administrativa deve estar definida com exatido pelo ato que lhe deu origem; em especial, sua subordinao a outro organismo de posio hierrquica mais elevada deve estar claramente estabelecida; deve ter um chefe responsvel, em pleno gozo do poder decisrio correspondente a seu nvel hierrquico. Ou seja, capaz de tratar os assuntos de sua competncia sem precisar submet-los, automaticamente, deciso de uma autoridade superior. Isto no significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de deciso em relao a todos os assuntos; certos

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assuntos importantes podem ser submetidos deciso do escalo superior da hierarquia administrativa. Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que seja prprio, um organismo deve gozar de poder decisrio, pelo menos, no que disser respeito a determinados assuntos; sua organizao interna deve ser, na medida do possvel, conhecida e fixada num organograma.

Segundo Duchein (1986, p. 21), a aplicao desses critrios acarreta as seguintes conseqncias: as divises ou sees internas de um organismo no

correspondem s condies requeridas para produzir um fundo de arquivos; em contrapartida, todo organismo que possuir existncia jurdica e nvel de competncia prprios, produz um fundo de arquivos, mesmo estando subordinado a outro organismo de nvel superior; os rgos locais dependentes de um organismo produzem fundos de arquivos prprios; a introduo de uma hierarquia de fundos correspondendo hierarquia dos organismos, acarretando a subordinao de fundos em relao a outros. central

No esquecido no trabalho do autor francs nem a importante questo das variaes de competncia dos organismos produtores de arquivos e suas repercusses no plano arquivstico. Duchein (1986, p. 21) elenca os principais aspectos dessa questo. No caso de supresso de competncias, ele entende que todo organismo produtor de arquivos pode, no curso de sua existncia, ter suprimido uma de suas atribuies, por no mais corresponder a uma necessidade (por exemplo, as atribuies relativas aplicao de uma legislao abolida) e novas competncias podem ser atribudas a um organismo (correspondendo a novas necessidades.

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especialmente para a aplicao de uma nova legislao). A transferncia de competncias de um organismo a outro eqivale supresso de

competncia de um organismo e criao de uma competncia para outro. As transferncias podem, ainda, ser internas, isto , a atribuio passa de uma diviso para outra no interior do prprio organismo. Nesses casos as competncias podem, alm de modificadas, ser diminudas ou ampliadas. E, por ltimo, a situao das competncias temporrias. Certas atribuies que correspondem a necessidades temporrias podem ser atribudas, s vezes, a organismos j existentes, em acrscimo s suas atribuies regulares. As novas atribuies, no entanto, so suprimidas uma vez desaparecidas as

necessidades que lhes deram origem. Essas formas de variaes de competncia, que, segundo Duchein (1986, p. 21), se combinam entre si, com uma multiplicidade de variantes especficas, traduzem-se, geralmente, na organizao dos servios, em toda a sorte de modificaes de estruturas: criao ou supresso de sees ou divises, criao de novos organismos, vinculados ou subordinados a organismos j existentes, transferncias de um organismo para outro. No mundo anglo-saxo utiliza-se o conceito de record group,

que traz em seu bojo o princpio da provenincia e de fundo, mas sob outra perspectiva. Os principais formuladores desse conceito so Hilary Jenkinson, o National Archives Establishment dos Estados Unidos e Theodore Schellenberg. Jenkinson, por exemplo, entendia o fundo de arquivo como a unidade arquivstica de base, mas o achava restrito quando tinha que tratar de um fundo dentro de outro fundo. Ele sugeriu, ento, uma classificao a partir das unidades mais englobantes, o archive groups, no seio dos quais os arquivos acumulados por uma administrao, representando um conjunto orgnico totalmente independente, poderiam ser reagrupados. Schellenberg (1980, p. 127) definiu o archive group como "a unidade maior de arquivo, delimitada algo arbitrariamente, com a conveniente observncia do princpio da

provenincia, e encarada a oportunidade de dotar a unidade de dimenses e natureza condizentes com o trabalho de arranjo e descrio, e com a publicao de inventrios".

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Mas , em 1941, com o National Archives Establishment dos Estados Unidos, que o termo record group foi definido e utilizado para resolver as dificuldades encontradas na classificao de quantidades c a d a vez maiores de documentos produzidas pelas administraes governamentais contemporneas. (LAASSE, LECHASSEUR, 1996-1997, p. 59-60). Esses autores, entretanto, circunscrever acrescentaram a unidade dois fatores naqueles considerados a para

arquivstica

(fundo)

destinada

encarnar

concretamente a provenincia: a dimenso das unidades de classificao e o acesso s descries registradas em inventrios para o investigador. Essa abordagem provocou a criao de records groups coletivos, que reuniam os arquivos de pequenas organizaes pblicas, e os records groups temticos para os documentos de organismos que trabalhavam em domnios parecidos, principalmente com o objetivo de facilitar a recuperao pelos pesquisadores. A partir de 1950, o conceito de records groups passou a ser utilizado no Canad, depois que arquivistas daquele pas foram fazer estgios de formao em Washington. Dois elementos orientaram, ento, a aplicao desse conceito no Canad: a perenidade administrativa baseada sob a estrutura ou sob as funes dos organismos governamentais; a importncia da longevidade de um sistema organizacional de registro de dossis. Parece, inclusive, que a interpretao canadense do conceito de record group foi ficando, com o tempo, c a d a vez mais permissiva, ao ponto do sujeito criador de documentos ser sinnimo de organismo transferidor de documentos. Os Arquivos Nacionais do Canad, a partir dessa concepo, criou, at meados d a d c a d a de 1990, cerca de 150 records groups para organizar, classificar e descrever os arquivos de organismos governamentais. Esse nmero, por exemplo, est longe de corresponder ao total de organismos, comisses, escritrios, ministrio de toda qualidade criados pelo Governo do Canad, desde 1867. Em uma pesquisa, identificou-se mais de 700 desde 1940. Mas com a elaborao das regras para a descrio dos documentos de arquivos aquele pas foi, pouco a pouco, abandonando o conceito de record group e o substituindo pela noo de fundo, de acordo

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com o sentido dado na Europa continental. Esse redirecionamento se deu pela incapacidade do conceito anterior de dar conta das mudanas administrativas freqentes que afetavam as organizaes governamentais. Portanto, o record group no oferecia toda a flexibilidade que exigiam as flutuaes administrativas. A aplicao do conceito de fundo no Canad representou o abandono do conceito anglo-saxo de record group. L, a partir dos critrios estabelecidos por Michel Duchein e enriquecidos por um relativo existncia de um sistema de registro de dossis, de acordo com a proposta do arquivista australiano Peter Scott e de Terry Cook, foram definidos os elementos para a identificao dos fundos do governo federal canadense, que so os seguintes:

uma identidade jurdica: o criador de documentos deve possuir sua prpria denominao legal e ter uma existncia jurdica prpria, estabelecidas por um texto legal (lei, decreto e t c ) ;

um mandato oficial: o criador de documentos deve ter um mandato importante claramente definido que deve igualmente ser enunciado em um documento jurdico ou regulamentar;

uma posio hierrquica definida: o local ocupado pelo criador dos documentos na hierarquia administrativa deve ser claramente estabelecido em uma lei ou um decreto, e suas relaes c o m outros nveis superiores d a hierarquia devem ser claramente definidas;

um vasto grau de autonomia: o criador de documentos deve possuir um rgo executivo que tenha o poder de tomar decises

independentes, de acordo com o seu nvel hierrquico. Esse ponto deve se refletir em uma legislao. Para ser considerado como independente, um organismo deve ter poder de controlar suas prprias finanas e seu oramento; estrutura: o criador dos documentos deve possuir uma estrutura organizacional interna oficial; sistema de gesto dos documentos: o criador dos documentos deve possuir um sistema de gesto de documentos independente.

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O critrio relativo autonomia financeira determinou a existncia de fundos relativos aos principais ministrios, agncias, sociedades do Estado etc. Vrios organismos governamentais canadenses no tinham o grau de autonomia financeira necessria para serem identificados c o m o criadores de fundos de arquivo. Nesse momento, que surge o conceito de subfundo, que oferece uma alternativa para classificar e descrever, em um nvel apropriado, os arquivos dessas organizaes vinculadas a organismos maiores. E esse conceito um desdobramento lgico daquele que a tradio anglo-saxnica chamou de subgrupo, sem, contudo, precisar a natureza e a validade terica. A identificao do subfundo feita, ento, a partir de duas sries de critrios exploratrios. A primeira srie se enderea s instituies federais autnomas sob o plano hierrquico e que funcionam distncia ou de maneira quase independente do organismo ao qual ele se relaciona ao nvel de fundo. Nesse caso, os organismos devem possuir uma identidade jurdica expressa em um texto escrito, manifestarem um alto grau de autonomia administrativa e se distanciarem do criador do fundo no plano operacional. A segunda srie de critrios visa os organismos que funcionam c o m o unidades administrativas subalternas, que exercem um mandato ou uma funo nica e importante, e que manifestam um alto grau de autonomia. Para ser reconhecido c o m o criador de subfundo, os organismos governamentais devem respeitar seis dos oito critrios seguintes: um estatuto autnomo, uma alocao financeira no transfervel, uma posio hierrquica especfica, um nome oficial, um sistema de classificao distinto, uma individualidade distino

funcional e operacional, uma continuidade estrutural e uma geogrfica.

Esse conceito de subfundo utilizado pelos canadenses no estranho literatura arquivstica. Heredia Herrera props, em concordncia com Pedro Lpez Gmez, o conceito de seo de fundo. Ele decorre, muitas vezes, do crescimento vertiginoso das sees documentais (subdiviso

estrutural ou funcional do fundo) e da total independncia administrativa e fsica das unidades administrativas que elas representam. Essas sees de

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fundo exigem, portanto, uma organizao e descrio independentes das aplicadas no fundo originrio. As sees documentais so partes integrantes e dependentes de um fundo, enquanto que as sees de fundo (...) ou de arquivo so equivalentes, pela independncia de seu tratamento, a um fundo". E a autonomia administrativa que define o limite entre a seo documental e a seo de fundo. (HEREDIA HERRERA, 1991, p. 143-146). O conceito de record group tambm criticado pelo australiano Peter Scott. Ele questiona a validade do conceito, devido a contradies evidentes entre a sua formulao e o princpio de respeito pela ordem original. Prope, ento, a srie arquivstica como a entidade fsica de base da Arquivstica. Uma srie consiste nos documentos que foram acumulados juntos durante sua vida ativa para dar forma a uma determinada seqncia. Essa seqncia pode ser um sistema de arquivamento reconhecvel (classificado, alfabtico, numrico, cronolgico ou uma combinao destes) ou pode simplesmente ser um agrupamento dos documentos a partir de uma funo, do contedo ou do formato. O fator importante que o agrupamento deve ter sido feito durante a vida ativa dos documentos. Ele entende, ainda, que uma ateno particular deve ser dada para identificar aquelas sries que comearam sua vida ativa sob a responsabilidade de um criador passando, em seguida, para a responsabilidade de outro ou de uma sucesso de rgos. A srie, nesse caso, deve ser marcada sob a provenincia do ltimo rgo, mas c a d a um dos rgos precedentes deve ter anotado o perodo durante o qual esteve responsvel. (SILVA et. a/., 1999, p. 184). A contribuio do australiano Peter Scott pode ser percebida em um dos critrios para a identificao dos fundos na tica canadense. Trata-se da necessidade da entidade ter ou ter tido seu prprio e independente sistema de tratamento dos documentos. 5.2.1. A aplicao do Princpio de Respeito aos Fundos e a realidade brasileira Os critrios estabelecidos por Michel Duchein so fundamentais para a aplicao do conceito de fundo de arquivos no Brasil, principalmente pelas caractersticas da administrao pblica brasileira. 103

processo de desenvolvimento da

administrao

pblica

brasileira tem, para Couto (1993), trs momentos histricos de inflexo que ainda apresentam conseqncias importantes para o funcionamento atual. O primeiro a reforma que conduziu formao do Departamento de

Administrao d o Setor Pblico (Dasp), durante o Estado Novo. Criaram-se e instituram-se regras rgidas de admisso de pessoal, concurso pblico, critrios meritocrticos de avaliao e transformaes no plano organizacional. Foi implementado um modelo hbrido. Havia traos de um paradigma burocrtico tradicional, preocupado com a simples gesto das funes tpicas de governo, e de relaes de cunho patrimonialista. O segundo momento teve incio com a publicao do DecretoLei 200, de 1967. Esse dispositivo definiu as atribuies da administrao direta e indireta, assim como as categorias compreendidas por esta - autarquias, empresas pblicas, sociedades de economia mista e fundaes. Houve uma exploso da administrao indireta, com aumento do nmero de empresas. O modelo implantado, segundo seus idealizadores, incentivaria a

descentralizao por meio de empresas estatais, que propiciaria uma maior flexibilidade administrativa. A autonomia das empresas gerou, para Couto (1993, p. 115), alguns problemas, tanto que estas passaram at a agir

independentemente empresas subsidirias. O

das diretrizes governamentais, criando

mesmo

terceiro

momento

definido

pelo

autor

como

da

modernizao, que no houve. Ele se refere aos governos Jos Sarney e Fernando Collor de Mello - caracterizados pela incapacidade de implementar qualquer poltica de reforma que resultasse mudanas significativas e pela desorganizao da administrao pblica federal. A estabilidade institucional dos rgos governamentais

colocada prova a c a d a mudana de governo. As transformaes no organograma governamental se aceleraram a partir dos governos civis. A macroestrutura federal (ministrios, rgos da Presidncia d a Repblica e ministrios extraordinrios) sofreu, por exemplo, durante a administrao de Jos Sarney dez modificaes e a de Fernando Collor, 25. Foram alteraes

104

motivadas, sobretudo, pela busca de apoios polticos. Os rgos foram criados, fundidos, desmembrados e extintos sempre com o objetivo de compor situaes polticas meramente circunstanciais. O alicerce que sustenta as instituies muito frgil. No h uma poltica que garanta a continuidade dos projetos. A sada de alguns dirigentes ou tcnicos o suficiente para destruir ou paralisar atividades que estavam sendo desenvolvidas com xito. A estruturao e o planejamento das aes do Estado so, muitas vezes, movidos por interesses clientelsticos e casusticos de grupos ou de pessoas com poder. O aparato estatal necessita de profundas reformas, e no de arremedos. Couto (1993, p. 130) entende que a macroestrutura

organizacional deve ser relativamente estvel. Para o autor isso permitiria o fortalecimento da diviso do trabalho entre os rgos, a acumulao de experincia, conhecimentos burocrticos e da dinmica organizacional por parte dos servidores, a preservao da memria administrativa advinda das experincias anteriores de governo, a formao de quadros superiores com larga experincia e coeso de equipe e o estabelecimento de parmetros institucionais estveis para as decises dos agentes privados. A instabilidade do aparato estatal brasileiro certamente motivou o Conselho Nacional de Arquivos a elaborao da Resoluo n 11, de 7 de dezembro de 1999, que disps sobre os arquivos pblicos que integram o acervo das agncias das reguladoras, empresas das empresas das em processo de

desestatizao,

desestatizadas,

concessionrias,

permissionrias de servios pblicos, e de pessoas jurdicas de direito privado. Os vnculos entre as organizaes tm colocado novos

problemas para a identificao dos fundos de arquivo no Brasil, no s na esfera pblica. Vejamos o caso da Confederao Nacional da Indstria (CNI), uma entidade privada, vinculada politicamente, e no administrativamente, a outras trs instituies: o Servio Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai), o Servio Social da Indstria (Sesi) e o Instituto Euvaldo Lodi (IEL). Todas as organizaes podem ser consideradas como criadoras de fundos de arquivo, pois os critrios de identificao de fundo, principalmente aqueles enunciados

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por Michel Duchein, so perfeitamente aplicveis. As quatro entidades, a partir da criao de uma comisso, empreenderam um projeto de gesto

compartilhada, visando, sobretudo, a reduo dos custos de operao e de manuteno e a definio de padres administrativos para todo o Sistema (as quatro entidades). A gesto compartilhada consistiu na juno das funes relativas atividade-meio (gesto dos recursos financeiros e oramentrios, gesto dos recursos humanos, gesto dos recursos materiais e gesto dos recursos informacionais) de todas as entidades. As mesmas pessoas, as mesmas instalaes fsicas e os mesmos equipamentos passaram a ser utilizados para administrar aqueles recursos. Quanto aos documentos por

acumulados por esses setores, eles continuavam sendo separados

entidade, isto , pela provenincia. Entretanto, a gesto compartilhada passou a gerar documentos pertencentes a mais de uma entidade. Por exemplo, um nico processo era criado para aquisio de material para mais de uma entidade, o custo era rateado entre elas e o contrato firmado com o fornecedor era assinado pelos titulares ou prepostos das entidades envolvidas no processo. Exemplos como o citado acima ainda so excees, mas o problema que esto ficando c a d a vez mais comuns. Ns no temos uma fundamentao terica para esses casos, qualquer medida a ser adotada permanecer no campo do bom senso ou de uma arbitrariedade por falta de opo. Alm das vicissitudes histrico-administrativas do governo no Brasil, a aplicao dos critrios propostos por Duchein torna-se mais difcil pela ausncia de pesquisa sobre histria administrativa. A autora acredita que a escassez de trabalhos motivada pelo preconceito, pois a histria administrativa seria vista como "histria oficial". Conhecer como os rgos so estruturados, quais so as suas funes e como eles executam suas atividades revela muito sobre a gnese dos registros documentais. Alm disso, a histria administrativa uma fonte para a definio do organismo produtor.

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Acredita-se que tanto a instabilidade institucional e a ausncia de trabalhos de histria administrativa dificultam a aplicao do conceito d e fundo de arquivos e, conseqentemente, do princpio de respeito aos fundos. A identificao e a delimitao de um fundo de arquivo ficam, sem dvida nenhuma, prejudicadas por essas caractersticas da realidade institucional brasileira.

5.2.2. A aplicao do Princpio da Ordem Original e a realidade brasileira A questo que se coloca quando da aplicao do princpio d a ordem original a seguinte: que tipo de organizao a administrao produtora deu aos arquivos? Vejamos o caso brasileiro. O cenrio arquivstico brasileiro formado por dois tipos de acervos: os arquivos montados nos setores de trabalho e a massas

documentais acumuladas. Os arquivos montados nos setores de trabalho so acervos arquivsticos constitudos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passveis de eliminao e a documentos no orgnicos, que no so considerados de arquivo e que so produzidos ou recebidos fora do quadro das misses de uma organizao. Encontra-se ainda, nesses mesmos conjuntos, uma quantidade significativa de documentos duplicados. Acredita-se que, possivelmente, 5% do contedo desses acervos sejam formados por cpias. Isso pode ser resultado da ausncia de um

gerenciamento da reprografia e da falta de confiana nos mtodos de classificao utilizados. comum que c a d a setor mantenha o seu prprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere organizao dos documentos. A autonomia, neste caso, menos em relao articulao entre os setores do que a mtodos diferenciados. Percebe-se que a metodologia para o tratamento dos registros documentais se reproduz por vrias sees, divises, departamentos e diretorias. Trata-se de uma tradio sedimentada na

administrao pblica brasileira que, provavelmente, venha sendo utilizada h vrias dcadas. 107

A organizao, quando existe, fundamenta-se no empirismo e na improvisao. Os mtodos utilizados oscilam entre a fragmentao dos dossis de assunto, o arquivamento por espcie documental, por ato de recebimento ou expedio, pela numerao etc. As correspondncias, por exemplo, so dispostas por suas variantes (ofcio externo, ofcio interno, circular, memorando etc.) ou em "recebidas" e "expedidas". Os processos so ordenados

numericamente. Os outros tipos so classificados pelos nomes a eles atribudos, tais como: projetos, relatrios, atas, pareceres etc. O mtodo empregado, quase sempre, no est consolidado em um plano preestabelecido. A denominao dos dossis e dos conjuntos documentais criada aleatoriamente e, muitas vezes, dissociada dos

elementos que representam. O carter mnemnico desses ttulos nem sempre respeitado. H casos em que esse trabalho feito por bibliotecrios. Eles criam cdigos de classificao baseados na lgica e na metodologia da sua profisso. Em geral, dispem os documentos por assuntos ou pelo nome pelos quais so conhecidos e aplicam a codificao decimal extrada do mtodo de Melvil Dewey. Uma das principais caractersticas desses instrumentos a fragmentao das unidades documentais. Dessa forma, tratam os

documentos individualmente, como se fossem livros ou peridicos. Por outro lado, no significa que os mtodos empricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos no funcionem. Eles so suficientes para atender s principais necessidades. Paradoxalmente, esses mtodos no garantem que o arquivamento e a busca informao contida nos arquivos sejam acessveis a todos. Em c a d a setor, o funcionrio responsvel pela documentao imprime uma caracterstica prpria ao mtodo, o que impossibilita a sua operao por outras pessoas. A ausncia daquele dificulta ou, s vezes, impede a recuperao da

informao. A melhoria das condies de organizao dos arquivos s lembrada quando se procura uma informao e esta no encontrada. Os documentos no so eliminados, mas tambm no so tratados de forma tcnico-cientfica.

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Os arquivos acumulados nos setores de trabalho so, em muitos casos, grandes conjuntos documentais. A fetichizao dos documentos dificulta a sua eliminao. Os instrumentos de gerenciamento dos prazos de guarda, responsveis pela destinao dos documentos, nem sempre so encontrados. As tabelas de temporalidade, quando existem, so elaboradas separadamente de um processo de organizao. So, em geral, utilizadas metodologias equivocadas e distanciadas dos preceitos defendidos pela Arquivstica contempornea. Na verdade, so construes de difcil

aplicao. As eliminaes, assim, so resultado do descaso e das condies de armazenamento e de acondicionamento. A avaliao, no Brasil, feita comumente permanentes. O armazenamento dos documentos feito em arquivos verticais, em estantes e armrios de ao ou de madeira, em cima do prprio mobilirio e, em menor quantidade, em arquivos deslizantes modulares. comum encontr-los simplesmente amontoados. Para o acondicionamento, so quando os documentos so recolhidos aos arquivos

utilizadas as pastas suspensas, as pastas A-Z, as poliondas, os sacos plsticos, as caixas-arquivo, os envelopes etc. No h uma padronizao. O mobilirio e o material de acondicionamento nem sempre so os mais adequados.

Observou-se a utilizao de caixas-arquivo dentro de um arquivo vertical de quatro gavetas, fabricado para ser ocupado por pastas suspensas. A guarda de documentos nas gavetas das mesas de trabalho uma prtica comum nos rgos pblicos. Acredita-se que isso acontea pela desconfiana de alguns funcionrios na eficincia dos arquivos. Por outro lado, os servidores no fazem uma distino muito clara entre o pblico e o privado. Isso ocorre em todos os nveis hierrquicos. Tratam, algumas vezes, os resultados de seus trabalhos, que incluem os documentos produzidos e/ou recebidos, como propriedade privada. O registro e o controle da tramitao dos documentos uma atividade desenvolvida por unidades especficas, que figuram nas estruturas organizacionais com a denominao de "protocolo", "protocolo e arquivo", "comunicao administrativa", "documentao e comunicao

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administrativa" etc. Estes setores, na maior parte dos casos, so responsveis pelo registro e distribuio das correspondncias produzidas e recebidas pelos rgos, bem c o m o pela protocolizao dos processos e sua tramitao. Nem todos os documentos so registrados nesses setores. Muitos tramitam sem qualquer tipo de controle. Normalmente, apenas os processos recebem um nmero, que se constitui na chave de busca dele. Essas atividades geram uma quantidade muito grande de fichas, livros e formulrios. No h, salvo raras excees, relao entre essas atividades e aquelas executadas nas outras sees dos rgos, no que se refere classificao dos documentos arquivsticos. O uso c a d a vez mais freqente da Informtica possibilitou, em muitos rgos governamentais, a substituio do registro e controle manual da tramitao por sistemas automatizados. possvel encontr-los disponibilizados em redes locais e remotas. Esses sistemas tm sido desenvolvidos por profissionais de Informtica. A estrutura das bases de dados criadas para este fim, reproduz os mesmos campos definidos nas fichas, formulrios e livros de protocolo. Esses conjuntos arquivsticos no so formados apenas por documentos em suporte papel. possvel encontrar um nmero significativo de informaes fixadas em outros tipos de bases materiais, tais c o m o pelculas fotogrficas, videogrficas e microflmicas. Nos ltimos anos, com o avano e a banalizao d a microinformtica, tem aumentado sensivelmente o nmero de documentos em suportes informticos. Eles so guardados em armrios de ao ou de madeira ou, no caso dos disquetes, nas suas embalagens de fbrica ou em pequenos arquivos de acrlico, postos sobre as mesas de trabalho. Normalmente, eles no so considerados documentos de

arquivo, apesar de terem sido produzidos ou recebidos no quadro das funes e das atividades dos rgos. Permanecem, geralmente, nos setores que os acumularam. Em alguns casos, recebem a denominao "tcnicos" e so enviados a bibliotecas e a centros de documentao. Nos rgos governamentais, possvel encontrar conjuntos arquivsticos que so resultado

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da transferncia dos documentos dos arquivos montados nos setores de trabalho. Esses acervos so denominados, comumente, "arquivos mortos". Eles so identificados, tambm, por "arquivo geral" e "arquivo central". Para Lopes (1993), "qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive c o m o dilema do que fazer com os documentos produzidos e/ou recebidos no desenvolvimento de suas funes". Os americanos intitularam esses acervos de "voluminous and

loosely organized bodies of records created by modem institutions". No Brasil, eles ficaram conhecidos como massas documentais acumuladas. So

compostos, segundo Lopes (1994, p. 41), por documentos: ativos; eliminveis de imediato, isto , sem nenhum valor administrativo, tcnico, legal ou histrico; de valor intermedirio, ou seja, que podero ser descartados depois de um prazo administrativo, legal ou guardados para sempre; de valor permanente, que interessam pesquisa de carter histrico. A relao dos arquivos montados nos postos de trabalho c o m as massas documentais acumuladas a de depsito. Estes ltimos guardam aquilo o que foi considerado desnecessrio manter nos primeiros. No h organicidade, recolhimentos peridicos e controle do fluxo. A transferncia se d, principalmente, por questes relacionadas com o espao fsico e c o m o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos. Secundariamente, a perda do valor administrativo e tcnico, o encerramento de uma atividade e a falta de perspectiva de utilizao futura norteiam essa passagem. Nas massas documentais acumuladas predominam, segundo os diagnsticos da situao arquivstica elaborados por instituies pblicas, documentos produzidos e/ou recebidos pelas atividades-meio. Em geral, considera-se documento de arquivo somente os produzidos por essa

atividade. So, principalmente, processos administrativos e correspondncias. Os produzidos pelas atividades-fim, que, s vezes, recebem a denominao "tcnicos", so mantidos nos prprios setores, conduzidos para bibliotecas ou transferidos, em menor nmero, queles depsitos. Salvo excees, h certo

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descrdito e ceticismo com relao aos trabalhos desenvolvidos pelo "arquivo geral". As estimativas, de acordo com Lopes (1994, p. 41), a partir dos poucos levantamentos realizados indicam a existncia de mais de 5.000 km de papis6. Esse nmero se refere apenas aos documentos dos rgos do governo federal, dispersos por vrias regies brasileiras. Os acumulados pelos governos estaduais e municipais no foram computados. possvel encontrar nessa massa documentos produzidos na poca colonial. A guarda dos "arquivos mortos" feita, geralmente, em subsolos, garagens, pores, almoxarifados, corredores, prdios abandonados etc.

Muitos desses locais tm problemas nas instalaes eltricas e hidrulicas e na ventilao. Os equipamentos de segurana, quando existem, so

inadequados e colocados em locais de difcil acesso, no caso de um sinistro. No h notcias de planos preparados previamente para situaes de emergncia. Percebe-se o acmulo de lixo e de poeira. Essa situao possibilita a proliferao de roedores e insetos. Os documentos so

armazenados em estantes e arquivos de ao, armrios e estantes de madeira, entre outros. Observa-se que uma parcela do mobilirio necessita de alguns reparos ou mesmo de sua substituio. O acondicionamento feito em caixaarquivo conhecida tambm como caixa-box, em pasta suspensa, em pasta AZ, em pasta polionda, em caixa de papelo, em pacote ou simplesmente amontoado. Verifica-se a prtica comum de encadernao dos documentos, principalmente correspondncias, atos normativos e documentos contbeis. relativamente usual a guarda desses conjuntos em almoxarifados e depsitos de materiais junto a equipamentos inservveis e sobras de material de escritrio. A disposio d a documentao existente nos setores de trabalho dos rgos invariavelmente abandonada nesses depsitos de massas documentais acumuladas. Perde-se o controle sobre o acervo e, por conseqncia, torna-se difcil acessar as informaes nele contidas. As
6

A unidade de medida utilizada para quantificao de acervos arquivsticos o metro linear, que corresponde a, aproximadamente, seis mil folhas de documentos.

112

solues encontradas resumem-se, em muitos casos, na microfilmagem sem critrios predefinidos. Transfere-se para outros suportes a desorganizao existente nos suportes originais. Observa-se, hoje, a substituio desse processo pelo de digitalizao. Acreditamos que o baixo nvel de formulao de uma poltica arquivstica, a ausncia de uma mo-de-obra qualificada, a escassez de reflexo terica sobre o tema e a falta de presso social interna e externa so os principais fatores que explicam essa situao. O caminho para a

compreenso do problema vai alm do mbito estritamente tcnico. As particularidades do aparato estatal brasileiro, a instabilidade de suas

instituies, o nvel de qualificao de seus quadros so elementos que ajudam a esclarecer a questo. Compe o quadro traado acima a questo da formao d o funcionrio pblico. A partir da criao do Dasp procurou-se vincular dentro do servio pblico, o mrito ao desenvolvimento e formao do profissional. Contudo, as escolas de formao existem apenas para algumas carreiras especficas, tais como: a Escola Superior de Administrao Postal e o Instituto Rio Branco, este ltimo o mais tradicional centro de formao do servio pblico federal. A Escola Nacional de Administrao (Enap), antiga Fundao Centro de Formao do Servidor Pblico (Funcep), ainda no se consolidou como uma instituio que se encarregasse d a formao de profissionais destinados a ocupar altos escales da administrao pblica. Para os outros nveis, tambm no se tem notcia de um programa srio e abrangente de formao. Entre as causas dessa situao, podem-se enumerar as seguintes: a ausncia de uma carreira de dirigente pblico; a dificuldade para a criao de uma escola nacional de administrao pblica; a inexistncia de qualquer tipo de formao no estgio probatrio. O ingresso, que o meio pelo qual o indivduo admitido no servio pblico, feito, aps a promulgao da Constituio Federal de 1988, por meio de concurso. Abrucio (1993, p. 61-65) identificou nove problemas relativos a essa questo: a concepo restrita dos mtodos e critrios de

113

avaliao; o nmero excessivo de exames desvinculados das especificidades e necessidades de rgos distintos; a no-aplicao do estgio probatrio; a falta de coordenao na poltica de concursos pblicos; a politizao das normas reguladoras; a rigidez do atual Regime Jurdico nico; a noregulamentao do regime de contratao temporria; a inexistncia de garantias ou incentivos ao funcionrio efetivo para a ascenso funcional; a impossibilidade de efetivao de estrangeiros em determinadas atividades. A burocracia brasileira entende, quase sempre, os arquivos como uma atividade sem muito prestgio, na qual so alocados funcionrios sem nenhuma qualificao ou considerados problemticos. As condies

insalubres dos depsitos, a execuo de procedimentos desnecessrios, o descaso com o setor, que se reveste em um baixo investimento c o m relao a equipamento, material de consumo e treinamento, transformam-nos em locais de punio. O desleixo com os arquivos pode ser observado tanto na esfera pblica quanto na privada, apesar de estar na moda dizer que o Estado o nico "paquiderme" ineficiente no Pas. Compreender o real motivo que leva a essa situao nos rgos governamentais um exerccio que passa tambm pelo entendimento da relao que o funcionrio estabelece com o seu trabalho. O arquivamento indiscriminado de cpias, o engavetamento e o extravio de documentos so cenas comuns nas organizaes brasileiras. A interface da questo arquivstica com a relao entre o funcionrio e o seu trabalho se d pelo fato de o documento ser a sedimentao de um conjunto de funes, atividades e atos realizados cotidianamente. Em sntese, o registro documental o resultado d o trabalho. Se ocorrem atividades mal planejadas e dispensveis, acabam-se gerando documentos com as mesmas caractersticas. A descontinuidade das

atividades e projetos, a inexistncia de planos de trabalho a curto, mdio e longo prazos, a falta de padronizao dos procedimentos, mobilirio e equipamentos so aspectos que ocorrem em todas as funes nos rgos governamentais, no s com relao aos arquivsticos. So do domnio pblico, por exemplo, a compra de equipamentos avanadssimos que ficam

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apodrecendo em depsitos por falta de pessoal especializado para oper-los. Isso demonstra a ausncia de aes articuladas para o desempenho eficiente das tarefas confiadas ao Estado. A inexistncia de planejamento racional, a baixa qualificao profissional, o pssimo servio, em geral, prestado sociedade so elementos constitutivos de um mesmo contexto histrico, no qual se inserem as questes arquivsticas. O tratamento tcnico dos arquivos ativos e das massas

documentais acumuladas na administrao pblica brasileira um dos grandes desafios da Arquivstica no Pas. A aplicao, ainda no muito comum, do conceito das trs idades documentais necessria para dar inteligibilidade a esses acervos. Pensamos que o quadro descrito pelos diagnsticos da situao arquivstica se reproduz em todo o complexo administrativo do Estado brasileiro, em todas as esferas. Pode-se verificar que os problemas, com pequenas variaes, so os mesmos nos vrios rgos pesquisados. importante ressaltar que se trata de unidades poltico-administrativas c o m configuraes distintas. Os problemas arquivsticos principais dos rgos governamentais observados nos diagnsticos so, em geral, dois: a perda de controle d o acervo e a dificuldade de acessar as informaes. Mesmo utilizando uma forma de tratamento dos documentos fundamentada no senso comum, que se tornou uma tradio burocrtica da administrao pblica brasileira, os arquivos ativos funcionam. Geralmente, para os gestores imediatos possvel localizar os documentos mais importantes para as atividades cotidianas. Tratase de um modo personalizado. A ausncia desses funcionrios normalmente inviabiliza essa tarefa. Os mtodos de organizao dos arquivos utilizados so

construes empricas, que se foram reproduzindo e se perpetuando. Baseiamse em elementos, tais como: a data, o formato de apresentao (espcie documental), o produtor, a origem geogrfica, o tema (assunto). A falta de uma padronizao do material de acondicionamento e armazenamento patente. Alm disso, percebeu-se que nem sempre so

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utilizados os equipamentos adequados. O mobilirio , em muitos casos, antiquado e antifuncional em relao capacidade de armazenamento e facilidade de acesso s informaes. Os investimentos em equipamento e espao fsico so quase irrisrios. A compra conjunta e planejada de mobilirio e embalagens podem resultar em economia para os organismos

governamentais. Aspectos de uma gesto racional do patrimnio pblico nem sempre so observados. A ausncia de um instrumento de gerenciamento dos prazos de guarda, concebido a partir de um processo de integrao das vrias atividades necessrias a uma modernizao dos arquivos correntes, facilitou a criao das grandes massas documentais acumuladas, depositadas em locais como garagens, subsolos, stos etc. A eliminao de documentos

comumente ocorre pelas pssimas condies de seu armazenamento e acondicionamento. A aplicao da Informtica na organizao dos arquivos ativos ainda incipiente. Os protocolos eletrnicos reproduzem em uma nova mdia os problemas detectados nos servios manuais. Geralmente, so elaborados sem a interveno de arquivistas. H, tambm, uma compreenso por parte dos dirigentes e dos funcionrios de que documentos arquivsticos so, basicamente,

correspondncias e processos administrativos acumulados pela atividademeio dos rgos. A espcie documental mais encontrada nos arquivos o processo, que, segundo Bellotto (1991, p. 59), o "desenvolvimento de um expediente, incluindo tipos diversos de documentos e que recebendo

informaes, pareceres e despachos tramita at que se cumpra o ato administrativo que gerou sua criao". O processo transformou-se, d e acordo com o senso comum, no meio mais seguro de se evitarem extravios e perdas. Na maior parte dos casos, a morosidade na tramitao pode ser explicada por todo o ritual burocrtico que os envolve, tornando ainda mais complexa a soluo de simples problemas tcnicos e administrativos. Pode-se questionar se essa espcie a melhor forma de facilitar a circulao e resoluo dos assuntos.

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Lopes (1996, p. 70-71), em um esforo de sntese, afirma que no era difcil encontrar instituies extremamente avanadas em suas atividades fim e bastante atrasadas na gesto da informao arquivstica, usando, por exemplo: dossis de correspondncia expedida e recebida; ordem ou desordem cronolgica dos documentos; classificao aleatria por assunto, decidida ao sabor dos humores cotidianos; espcies ou, na maioria dos casos, subespcies documentais memorandos, processos, ofcios etc. -, servindo como

elemento de classificao; inexistncia de planos de classificao e de tabelas de temporalidade feitas com algum rigor cientfico; mistura de documentos de arquivo, com publicaes sem relao direta com a organizao; no considerao de documentos tcnicos e cientficos c o m o de arquivo.

impossvel, portanto, pensar na aplicao do princpio d a ordem original em um cenrio como o descrito acima. Qual a soluo para esse problema? A proposta buscar nas caractersticas dos documentos arquivsticos o entendimento do que "ordem original". Entendemos que a gnese documental um caminho seguro para a garantia dessa ordem e para orientar a interveno dos arquivistas. Nenhum funcionrio, em s conscincia, produz documentos por um desejo pessoal e obscuro. Ele s faz isso como resultado de uma tarefa (conjunto de aes executadas por um indivduo, enquanto membro de uma organizao e ocupante de um papel ocupacional). As tarefas, geralmente, so distribudas a partir das atividades (que so conjuntos de procedimentos necessrios para a execuo de um processo ou funo). As atividades so vinculadas s funes (isto , conjunto de atividades similares e conexas ou interdependentes, de execuo contnua, de carter duradouro e sem

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trmino previsto, que prove suporte para a viabilizao d a misso da organizao. A funo indica "o que" feito, sem detalhar " c o m o " feito) vinculada misso ( a razo da existncia da organizao dentro de seu campo de atuao. a finalidade mais ampla ou o objetivo maior que engloba a contribuio social da organizao, a partir das expectativas da sociedade. Deve ser de conhecimento de amplo, tanto interno utilizados como pela

externamente.

Alguns

sinnimos

misso

geralmente

literatura: finalidade, propsito e objetivo principal). Podemos entender essa cadeia como a gnese documental. Dessa forma, ao final dela surgem os documentos por razes funcionais, administrativas e legais. Tratam, sobretudo, de provar, de testemunhar alguma coisa (BELLOTTO, 1991, p. 15). Defende-se, portanto, que a ordem original esteja vinculada proteo dessa cadeia, dessa gnese, isto , manter a ordem original preservar essa ligao orgnica que os documentos tm e representam da misso, das funes, das atividades e das tarefas. A interveno do arquivista est em identificar essa cadeia e organizar os documentos a partir dela. Isso exige, sem sombra de dvida, de um significativo esforo de pesquisa, mas garante a integridade dessa

caracterstica (organicidade), que diferencia o documento arquivstico de todos os outros tipos.

118

6. O instrumental terco-metodolglco O consenso existente em torno do princpio d e respeito aos fundos, apesar de algumas vozes dissonantes, gerou, diretamente, um acordo sobre a necessidade do conhecimento do sujeito criador do arquivo (pessoa fsica ou jurdica). Se o que determina a primeira diviso no patrimnio documental arquivstico de um pas a provenincia, ou seja, a pessoa ou instituio que durante sua existncia produziu e recebeu documentos como resultado das atividades por ela desenvolvidas, conhecer o sujeito criador essencial para entender o conjunto documental acumulado durante aquele perodo. O percurso entre a misso da entidade, instituio ou organizao e o surgimento dos documentos concomitantemente s relaes estabelecidas entre eles so a chave para a definio das divises internas de um fundo. Os princpios de classificao internos do fundo esto diretamente vinculados compreenso dessa gnese. Mais uma vez encontramos lacunas na literatura e no

pensamento arquivstico. A identificao da cadeia, descrita acima, nem sempre to evidente, principalmente no caso de fundos de entidades extintas e por causa da dinmica, da instabilidade e desorganizao daquelas em atividade. Trata-se, muitas vezes, de um trabalho arqueolgico, onde as camadas superiores devem ser retiradas com muito cuidado para no comprometer o entendimento das inferiores e no perder o vnculo delas c o m o documento. A literatura aponta, de forma descritiva, as informaes

necessrias para a organizao dos documentos de um fundo de arquivo. Trata-se, comumente, da identificao das atividades a serem realizadas, quase nunca de procedimentos metodolgicos. De acordo com Bellotto (2004, p. 141-142), essas atividades so as seguintes:

1 - "Levantamento da evoluo institucional da entidade produtora dos documentos. Isso supe toda a legislao que a cria e regulamenta; os procedimentos administrativos; as funes que exerce para que se

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cumpra o objetivo para o qual foi criada; os documentos produzidos, cuja tipologia adequada s operaes, atividades e funes que eles testemunham";

2 - '"Prospeco arqueolgica' da documentao a arranjar. Essa identificao preliminar, ainda que superficial, obrigatria. Isso

porque, alm de permitir a alienao de papis que realmente no pertenam ao fundo, possibilita a percepo dos 'vazios' em relao s funes institucionais apontadas pela caracterizao geral da entidade feita anteriormente. A desejada justaposio entre as funes (que se desdobram em atividades) desempenhadas e as respectivas sries documentais que as comprovam muitas vezes no se realiza. As razes tm a ver com as lacunas causadas pelas baixas permitidas (expurgos criteriosos) ou por desfalques (perdas causadas por incria, m-f ou ignorncia)";

3 -

"Estudo

institucional

das entidades

produtoras

do

material

detectado. Para estas deve ser elaborado um quadro mais detalhado, contendo dados sobre as entidades ausentes, j que as lacunas porventura existentes podem vir a ser preenchidas pela achado de documentos desaparecidos, como comum acontecer".

Podemos afirmar, com segurana, que nessas trs atividades apontadas por Bellotto encontram-se as informaes necessrias para

definio do plano de classificao do fundo de arquivo. Escolhemos a proposta da autora por dois motivos: ela uma sntese das principais indicaes encontradas na literatura arquivstica e por agregar a necessidade de identificao das tipologias documentais. Defende-se aqui o trabalho a ser desenvolvido pelo arquivista como tpica atividade de pesquisa, que envolve a necessidade de utilizao de metodologia cientfica para a coleta e interpretao dos dados. Uma

120

pesquisa em Arquivstica a partir das contribuies da Histria, da Sociologia, da Administrao e da Diplomtica Contempornea. Entendemos, portanto, como objetos dessa pesquisa os seguintes elementos: 1 - a organizao em toda sua dimenso histrica: criao, extino, relacionamento com outras organizaes e vinculaes hierrquicas;

2 - a organizao na sua individualidade: a misso, a estrutura, as funes, atividades e os procedimentos formais e informais;

os

documentos

acumulados s

(produzidos de

e/ou sua

recebidos): e

contextualizao

quanto

condies

produo

acumulao. As tipologias documentais como decorrncia natural das funes atribudas a uma organizao ou entidade.

Os trs objetos dessa pesquisa em Arquivstica no so isolados, pelo contrrio, a relao entre eles que permite a compreenso, o entendimento de todo o processo de produo do documento arquivstico. As vinculaes lhes d o o sentido, tanto para o criador e usurio direto (a organizao ou entidade) quanto para o futuro utilizador desses documentos. Buscamos, nesse item, esboar os procedimentos metodolgicos necessrios coleta e anlise dos dados dos trs elementos acima a partir das indicaes existentes na literatura arquivstica e do ferramental de outras disciplinas do conhecimento humano. Antes, porm, de verificarmos as possibilidades de

estabelecimento dos procedimentos metodolgicos para identificao e compreenso do criador (organizao, entidade, instituio) e d e seus produtos (os documentos arquivsticos), necessrio delimitar os conceitos prprios do ambiente organizacional: organizao, misso, estrutura

organizacional, organograma, unidade organizacional, atribuio, funo,

121

atividade, tarefa, procedimentos administrativos, atividade-fim e atividademeio. 6.1. O ambiente organizacional e seus conceitos A organizacional, prospeco identificando inicial sua exige um mergulho formas, no ambiente de

evoluo,

modelos

funcionamento, conceitos e termos prprios. Nesse sentido, chamamos para o dilogo a Administrao, que vem desde as grandes transformaes sociais dos sculos XV e XVI e da consolidao do capitalismo buscando entender esse tipo de esforo humano cooperativo que possui um alto grau de racionalidade, que a administrao, a partir de uma perspectiva

operacional e sociolgica. O objeto, grosso modo, da Administrao a organizao, entendida c o m o o sistema social organizado segundo um conjunto de valores, normas e padres formais e informais de funcionamento, c o m vistas ao atendimento de um ou mais objetivos. Organizao um termo simplificado que vem sendo utilizado pela literatura organizacional em substituio a outros, tais como: organizao formal e organizao burocrtica. Numa perspectiva sociolgica a organizao, ou c o m o prefere Max Weber, a burocracia um dos trs pontos do exerccio de poder na sociedade. E para que o poder e a dominao sejam exercidos, a burocracia precisa apresentar os seguintes elementos formais, de acordo c o m Cury (2000, p. 106) a partir de uma leitura de Weber:

"hierarquia - c a d a unidade de trabalho de nvel inferior est sob controle e superviso de outra de nvel superior";

"definio de competncia - as diversas unidades de trabalho devem ter suas atribuies bem definidas e as relaes existentes entre elas devem ser perfeitamente conhecidas por todos os servidores. Por exemplo, nos dias atuais, os regimentos internos";

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"normas de conduta - a maneira de proceder dos servidores, no exerccio de suas atribuies, deve estar regulada, de modo

minucioso, por um consistente sistema de regras. A finalidade dessas regras conseguir uniformidade anlogos. Atualmente, para de procedimento a conduta em de casos seus

orientar

empregados, as empresas adotam as descries de cargos e os manuais";

"documentao e arquivo - todos os atos administrativos, decises, normas de servio etc. devem ser devidamente arquivados, a fim de que, a qualquer momento, se possa contar com elementos

informativos indispensveis s decises mais racionais, tendo em vista precedentes ocorridos".

Cury (2000, p. 157) analisa a evoluo das organizaes ao longo do sculo XX a partir dos seguintes indicadores: enfoque bsico, ambincia da empresa, essncia da Administrao, viso do mundo, estruturas

organizacionais e tomada de deciso. A razo da existncia da organizao conhecida como

misso, isto , a finalidade mais ampla ou o objetivo maior que engloba sua contribuio social, a partir das expectativas da sociedade. Ela, a misso, deve ser de conhecimento amplo, tanto interno como externamente. A literatura da rea utiliza tambm os seguintes sinnimos: finalidade, funo, propsito e objetivo principal. E a ferramenta utilizada pela organizao para atingir seus objetivos conhecida como estrutura organizacional, isto , o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicaes e decises das unidades organizacionais de uma empresa. (OLIVEIRA, 2004, p. 88). Um dos componentes principais d a estrutura organizacional a departamentalizao, ou seja, o processo de institucionalizao de unidades organizacionais

quaisquer (departamentos, divises, sees etc.) por meio d a diviso do

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trabalho geral em funes componentes, desde as principais s mais especializadas. (CURY, 2000, p. 183). Os elementos fundamentais da estrutura organizacional so as unidades organizacionais, isto , um grupo coerente de pessoas reunidas sob uma autoridade a fim d e assumir em carter permanente uma funo determinada. (SIMERAY, 1977, p. 6). Ou em uma definio mais moderna, o agrupamento, de acordo c o m um critrio especfico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos (humanos, financeiros, materiais e equipamentos). (OLIVEIRA, 2004, p. 118). Existem vrios tipos de estrutura organizacional de acordo com os resultados da forma de departamentalizao (funcional, clientes, produtos ou servios, territorial, por projetos, por processos, matricial e t c ) . A literatura aponta a departamentalizao funcional como o critrio mais utilizado. Nesse modelo, as atividades so agrupadas de acordo com as funes da organizao. A representao grfica da estrutura organizacional, que indica a forma como o poder administrativo dividido, que delimita os nveis de autoridade e a linha de comando em seu sentido vertical, independente do modelo de departamentalizao adotado, conhecida na literatura como organograma. As unidades organizacionais so estabelecidas por meio das funes desempenhadas pela organizao. O nvel da unidade depende de sua importncia em relao aos objetivos da organizao ou d o rgo de cuja estrutura interna participa, envolvendo essa avaliao a complexidade da funo e o volume de trabalho. A parcela de poder/autoridade

determinada pela organizao para a unidade organizacional especfica, segundo sua natureza (funcional ou operativa), conhecida c o m o atribuio. Cada funo pode dar origem a um departamento, diviso ou seo. Cury (2000, p. 193) apresenta um exemplo de graduao da funo: suprimento de material (departamento), aquisio de material (diviso) e compras nacionais, importaes e diligenciamento de fornecedores (sees).

124

Funo, portanto, corresponde a uma agregao de atividades anlogas, interdependentes, que se encadeiam num nico campo

especializado de trabalho, devendo, conseqentemente, para uma maior eficcia, ter o desenvolvimento alocado unidade organizacional especfica. (CURY, 2000, p. 192-193). Ela tem, geralmente, carter duradouro e sem trmino previsto e prove o suporte para viabilizao da misso da

organizao. A funo indica "o que" feito, sem detalhar "como" feito. Um grupamento de atividades torna-se uma funo quando seu responsvel tiver recebido delegao de autoridade sobre determinada rea. A funo caracterizada pela noo de autoridade funcional que ela traz consigo, e no pela importncia em si mesma do grupamento de atividades. (SIMERAY, 1977, p. 11). A atividade compreende um conjunto de tarefas/aes

caracterizado pelo consumo de recursos e orientado para um objetivo definido, de carter global. Em resumo, um conjunto de procedimentos necessrios para a execuo de uma funo. por meio do exerccio de um determinado nmero de atividades que uma unidade organizacional

desempenha sua funo. Por exemplo, a funo d e comprar decompe-se, por hiptese, nas seguintes atividades: pesquisa de mercado, seleo de fornecedores, licitao, julgamento, adjuno, diligenciamento e pagamento dos fornecedores. (CURY, 2000, p. 193). A tarefa entendida como o meio pelo qual se realiza c a d a atividade da unidade organizacional. Ela uma seqncia .de passos predeterminados, indispensveis identificao da continuidade operativa. Portanto, o exerccio da atividade implica na execuo de tarefas, que so a concretizao da atividade a partir de um procedimento determinado. Por exemplo, a atividade d e licitao envolve tarefas de elaborao do edital, recebimento de propostas, efetivao do mapa comparativo de preos etc. (CURY, 2000, p. 193). Existem na organizao duas categorias de funes: uma vinculada diretamente misso e outra, indiretamente. A primeira categoria agrupa as funes especficas de cada organizao e a segunda, os meios

125

necessrios para a execuo da primeira. Dessa forma, as funes especficas so conhecidas c o m o atividades-fim e as funes de suporte, as atividadesmeio. Lembramos, que estas ltimas esto presentes em todas as

organizaes. So, em geral, as funes de gesto financeira e oramentria, de gesto dos recursos materiais, dos recursos humanos e informacionais. Quanto aos procedimentos administrativos, Meirelles (2000, p. 146) os define c o m o "a sucesso ordenada de operaes que propiciam a formao de um ato final objetivado pela Administrao. o iter legal a ser percorrido pelos agentes pblicos para a obteno dos efeitos regulares de um ato administrativo principal". Em sntese, uma organizao um sistema social criado a partir de uma misso. Para atingi-la, necessrio que ela possua um conjunto de meios materiais e organizacionais. Os meios materiais so as instalaes, os equipamentos e os materiais. Os meios organizacionais so as regras de funcionamento definidas por um conjunto de textos (regulamentos,

procedimentos etc.) e de esquemas (de implantao, de circulao, de estrutura e t c ) . Os meios organizacionais referem-se, sobretudo, forma ou o modelo adotado pela organizao para atingir sua finalidade. A organizao se estrutura, define atribuies e responsabilidades. As atribuies so distribudas pelas unidades organizacionais, que se estruturam a partir dessas determinaes. Essa estruturao conhecida como estrutura organizacional representada graficamente pelo organograma. Para cada unidade

organizacional estabelecida, em geral, uma funo. H, em geral, uma hierarquia das funes, isto , uma determinada funo pode ser dividida em subfunes. A funo define, em si, o que feito. Podemos entend-la como um conjunto de atividades operacionalizado pelas tarefas.

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6.2. Os procedimentos metodolgicos

6.2.1. A organizao e a sua dimenso histrica

Parece evidente, por tudo que foi mencionado at agora, a ntima relao entre a organizao do arquivo e a histria institucional do criador. Lpez Gmez (1994) fala dessa conexo e como uma (a investigao arquivstica) leva at a outra (histria institucional) inexoravelmente. O

arquivista , para o autor espanhol, um investigador por ofcio, mas no um investigador de qualquer tema, mas das instituies cujos documentos tm sob sua custdia. Investigar a organizao, entidade ou instituio em sua

dimenso histrica significa, antes de tudo, entend-la como parte da sociedade, do contexto e de modelos que foram sendo desenvolvidos c o m o tempo. No significa apenas uma descrio ou uma representao por meio de organogramas de sua trajetria. isso e muito mais. Afinal, a organizao nasce, estrutura-se, modifica-se, agrega, assume e exclui funes e atividades, transforma-se, extingue-se em um movimento nem sempre linear, mas

dinmico e profundamente contextualizado, expressando, assim, sua prpria historicidade. Como entender, por exemplo, os documentos acumulados pela Embrafilme na dcada de 1970 sem ter conhecimento sobre a poltica cultural do Estado brasileiro, sem levar em considerao a ntima conexo daquela empresa pblica com o Conselho Nacional de Cinema (Concine), que tinha um papel regulamentador, e com o Ministrio da Educao e Cultura ao qual era vinculada hierrquica e administrativamente. esse o contexto ao qual nos referimos e essa a tarefa a desvendar, conhecer, analisar e interpretar. A literatura pesquisada aponta duas propostas sobre os

procedimentos metodolgicos para o conhecimento do sujeito criador de arquivo: uma feita por um Grupo de Pesquisa do Arquivo Nacional e uma outra que aparece em um artigo elaborado por Viviane Tessitore, que prope

127

o universo terico-metodolgico da histria administrativa instrumental. As duas no so excludentes, muito pelo contrrio, elas se complementam. O Arquivo Nacional brasileiro criou um Grupo de Pesquisa que tinha como objetivo bsico reconstituir as estruturas administrativas brasileiras ao longo do tempo, visando fornecer elementos para uma compreenso mais substantiva d a evoluo dessas estruturas e assim subsidiar as atividades de organizao dos acervos documentais provenientes da administrao pblica brasileira. (SALGADO, 1986, p. 41). Buscava-se, sobretudo, o entendimento adequado da evoluo e dinmica da administrao pblica brasileira desde o perodo colonial, principalmente pelas lacunas existentes nos estudos realizados. A metodologia utilizada partiu do ordenamento jurdico (o corpo de leis que fundamentou e regeu o Estado brasileiro ao longo do tempo) para a fixao da estrutura administrativa do Estado e para o entendimento no s da forma de organizao do poder, mas da matriz bsica da estrutura encarregada de administr-la. O estudo da estrutura administrativa levou em considerao os objetivos, a lgica, a ramificao e a hierarquia, bem como a organizao e o funcionamento de seus organismos. O Grupo de Pesquisa do Arquivo Nacional esclareceu que estudos dessa natureza somente so possveis quando se adota uma

metodologia especfica, que "permita a compreenso de uma d a d a estrutura em suas diversas gradaes". (SALGADO, 1986, p. 42). A pesquisa trabalhou com trs perodos: colonial, monrquico e republicano. Devido s especificidades de cada um, foram feitas adequaes metodolgicas no levantamento das informaes e no tratamento das mesmas. A proposta metodolgica do Grupo de Pesquisa d o Arquivo Nacional resume-se em analisar o elenco de leis promulgadas em Portugal (no caso do perodo colonial) e no Brasil, isto , ordenaes, decretos, leis, alvars, cartas regias, regimentos, provises, texto constitucional, dentre outros, sobre a criao e reformas dos rgos da administrao pblica no Brasil. As

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informaes coletadas nessa primeira abordagem so colididas c o m as caractersticas e a trajetria do Estado em cada um dos perodos definidos. Tessitore (1996) prope, concretamente, o uso dos

procedimentos metodolgicos da histria administrativa instrumental. Essa pesquisa histrica de natureza instrumental trabalha com dados qualitativos para chegar descrio, que " o resultado da comparao entre fontes diversas e de uma viso crtica delas". A proposta de Tessitore valoriza a dimenso interpretativa de

tomando a instituio (criador do arquivo) em toda sua dinmica

funcionamento e a inserindo dentro de um contexto social mais amplo. Na medida em que este contribui para sua compreenso, esclarece a autora. Privilegia, tambm, o uso de outras fontes de pesquisa, no s as formais. A partir desses dois trabalhos, podemos concluir que conhecer e entender o sujeito criador de arquivo para o

necessrio

desenvolvimento de uma pesquisa histrica de natureza instrumental que analise o sujeito na sua individualidade e no contexto de sua existncia. As fontes a serem utilizadas nessa pesquisa devem privilegiar os aspectos formais e informais das instituies. Os tipos de documentos, na classificao de Gagnon-Arguin (1999, p. 93), importantes para a pesquisa so os constitutivos (decreto d e criao, contrato social, estatuto, regimento, regulamento e t c ) , os de reunio (atas de reunio, memrias de reunio etc.) e os de direo (plano de ao, relatrio anual de atividades, organograma, plano estratgico e t c ) . Prope-se, no caso das lacunas, a utilizao de entrevistas c o m tcnica de histria oral. Apesar da histria oral ser mais do que uma preenchedora de lacunas, ou seja, construtora de registros escritos onde no existia, ela tem se constitudo em uma ferramenta importante, pois pode fornecer algo que os textos legais no conseguem: a realidade concreta das instituies a partir de entrevistas com os sujeitos daquelas, ou seja, os seus funcionrios. Advoga-se aqui o uso da histria oral na modalidade temtica, isto , as entrevistas feitas a partir de um roteiro com temas a serem abordados

129

pelos entrevistados (funcionrios e ex-funcionrios da organizao). Os temas devem ser pensados dentro do mbito do trabalho que est sendo realizado, que o de conhecer o sujeito criador do arquivo. Em alguns casos, os documentos acumulados pelo sujeito criador de arquivo so os nicos vestgios da sua existncia. Nesta situao, as anlises tipolgica e diplomtica revestem na principal ferramenta para reconstituir a trajetria do sujeito. Essa primeira abordagem, o da dimenso histrica do criador, deve revelar os detalhes da trajetria da instituio. As datas, nesse caso, so muito importantes, pois elas demarcam mudanas e alteraes na estrutura e funcionamento. Registrar, tambm, a evoluo da estrutura administrativa com as respectivas necessria. Podemos sintetizar as informaes a serem coletadas e atribuies uma atividade muito importante e

analisadas nesse primeiro momento da seguinte forma:

criao da organizao - instrumento legal de criao e data e denominaes;

misso da organizao - o objetivo principal ou a finalidade. Registrar as alteraes quando existirem;

vinculaes administrativas e polticas - localizar a organizao dentro de uma estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relao existente, inclusive a poltica;

estrutura organizacional - a forma de estruturao da organizao no tempo. Reproduo ou elaborao dos organogramas com as atribuies das respectivas unidades organizacionais e possveis alteraes. Criao e extino das unidades organizacionais e de suas denominaes;

funes da organizao; principais dirigentes - que podem ser objeto de entrevistas;

130

contexto em que se insere a organizao - o contexto polticoadministrativo, social e econmico, no limite dos objetivos

estabelecidos para a pesquisa; extino da organizao (se for o caso) - data e instrumento legal, as razes da extino (reforma administrativa, extino das funes etc).

6.1.1. A organizao na sua individualidade. As informaes necessrias ao conhecimento das funes,

atividades e tarefas de uma organizao nem sempre esto sistematizadas. Na verdade, a maioria delas faz parte do conhecimento tcito, ou seja, est na memria dos funcionrios. As funes, geralmente, podem ser identificadas nos documentos constitutivos (contrato social, estatuto social, regimento interno, regulamento geral, decreto de criao e t c ) , mas as atividades nem sempre esto registradas, apesar de que em algumas instituies podem ser encontradas nos documentos de direo (organograma, plano de ao, plano estratgico e t c ) . Cabe, portanto, ao arquivista, enquanto pesquisador, lanar mo de um ferramental para buscar essas informaes vitais para a compreenso da gnese documental. A Administrao, enquanto disciplina do conhecimento humano, oferece uma srie de procedimentos metodolgicos para o diagnstico de uma organizao. O objetivo desses instrumentos , em geral, a identificao de problemas e a busca de solues para uma melhor eficincia das organizaes. claro que a finalidade de uma pesquisa em Arquivstica no a de intervir, mas a de entender o funcionamento, de saber como a organizao se estrutura, como exerce as suas atribuies e como executa suas atividades. Entretanto, as informaes produzidas por esses dois tipos de interveno na organizao (no mbito d a Arquivstica e da Administrao) complementam o entendimento e a compreenso sobre ela. Infelizmente, esses dois conjuntos de conhecimentos que se forma sobre a organizao

131

caminham separados por falta de comunicao e de reconhecimento entre as duas reas. Cury (2000, p. 273) prope a anlise administrativa como

instrumento dinmico para efetuar diagnsticos situacionais das causas e estudar solues integradas para os problemas administrativos, envolvendo a responsabilidade bsica de planejar as mudanas, aperfeioando o clima e a estrutura organizacionais, assim como os processos e os mtodos de trabalho. O autor desdobra a anlise administrativa em dois momentos: diagnstico situacional das causas, que busca identificar no s o clima e a estrutura da organizao, mas tambm seus mtodos e processos de trabalho; interveno planejada, que o estudo das solues. A fase 1, o diagnstico situacional, o que nos interessa particularmente dentro desses procedimentos propostos pelo autor. Essa fase desdobrada levantamento. O levantamento propriamente dito realizado a partir dos seguintes mtodos de pesquisa: reviso da literatura; aplicao de no levantamento propriamente dito e na crtica do

questionrios; realizao de entrevistas; observao pessoal. A reviso da literatura compreende a identificao, coleta e anlise de todos os instrumentos escritos - internos ou externos instituio referentes ao tema que est sendo desenvolvido, destacando-se a legislao, os documentos constitutivos e de direo da organizao, tais como: normas, instrues, rotinas, estatutos sociais, organogramas, regulamentos, relatrios e outros documentos anlogos, assim como uma bibliografia especializada. (CURY, 2000, p. 281). A aplicao de questionrios tem suas vantagens e suas desvantagens. Ela se justifica quando no h tempo suficiente para se entrevistar todas as pessoas cujas informaes so necessrias, quando o nmero dessas pessoas to grande que no comporte entrevistas c o m todas ou quando as pessoas a serem entrevistadas esto situadas em pontos geogrficos muito distantes, como ocorre em rgos regionais.

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A opo pela aplicao de questionrios deve considerar as seguintes observaes:

antes do envio do questionrio deve-se ter apoio das chefias; os questionrios devem ser cuidadosamente redao clara e sem ambigidades; planejados, com

as perguntas devem permitir respostas simples; as respostas devem ser dadas com um mnimo de redao; as perguntas devem ser de uma natureza que possibilitem a anlise e concluses objetivas;

o questionrio deve ser testado antes de ser aplicado.

A entrevista um mtodo de pesquisa muito importante, pois ela permite, se bem planejada e conduzida, obter informaes que fazem parte do conhecimento tcito das organizaes, ou seja, aquele que est na memria dos funcionrios. importante ressaltar que as atividades e tarefas, diferentemente documento. Nesse momento, parece interessante introduzir um tipo de das funes, nem sempre esto registradas em um

mtodo de pesquisa que tem como objetivo a obteno de informaes que seriam de difcil acesso por meio de outros procedimentos e a ampliao do conhecimento de determinadas situaes. Trata-se da pesquisa-ao, que um tipo de pesquisa social com base emprica, concebida e realizada em estreita associao c o m uma ao ou com a resoluo de um problema coletivo e na qual os pesquisadores e os participantes representativos da situao ou do problema esto envolvidos de modo cooperativo ou

participativo. Em um contexto organizacional, a ao considerada visa resolver problemas de ordem aparentemente mais tcnica. (THIOLLENT, 1996, p. 14-15). Michel Thiollent lista os pontos do mtodo da pesquisa-ao. Primeiro, a fase exploratria, que se reveste de um diagnstico inicial do problema a ser abordado a partir de um contato com os possveis

133

entrevistados. Nesse momento, por exemplo, so identificados os principais problemas. Em seguida, definido o tema da pesquisa, isto , o problema prtico a ser abordado. Por exemplo, quais atividades e tarefas desenvolvidas pela unidade organizacional. Apesar da concepo empiricista da pesquisaao ela no pode prescindir de uma preocupao terica. Dessa forma, no contexto organizacional de no um possvel desenvolver de uma pesquisa

independentemente

quadro

terico

natureza

sociolgica,

tecnolgica ou poltica. Definido o objetivo e o problema, parte-se, ento, para a tcnica principal, que no caso da pesquisa-ao o seminrio. Ele rene os pesquisadores e os membros da unidade organizacional. Os problemas so colocados e a interao entre os sujeitos fornece as informaes necessrias compreenso organizacional. O outro mtodo de pesquisa a ser utilizado o da observao pessoal, que um mtodo de comparao das informaes obtidas na reviso da literatura, questionrios e entrevistas com a realidade dos fatos. Idias e impresses erroneamente coletadas podem ser corrigidas pela observao pessoal dos fatos sob anlise. (CURY, 2000, p. 284). A partir desses mtodos podemos propor uma estratgia de levantamento dos dados. Ela consiste em: das atividades e tarefas desenvolvidas pela unidade

identificar a misso da organizao por meio dos documentos constitutivos e de direo;

estudar a estrutura organizacional a partir do organograma; tomar as unidades organizacionais como ponto de partida nas intervenes, isto , vincular as funes e atividades sempre a uma unidade organizacional;

localizar

a unidade

organizacional dentro das categorias

de

atividades-meio e atividades-fim;

134

identificar as atribuies de cada unidade organizacional e, quando necessrio, graduar as atribuies. Verificar a complementaridade e similaridade entre as atribuies das unidades organizacionais; definir as atividades de cada atribuio da unidade organizacional a partir dos mtodos de pesquisa; verificar a existncia de documentos normativos sobre a atividade. Por exemplo, instrues de servio, manuais de procedimentos e t c ; identificar e entrevistar os funcionrios responsveis por atividade; identificar as tarefas de c a d a atividade a partir dos mtodos de pesquisa; identificar os tipos documentais acumulados a partir da execuo da tarefa; verificar os mtodos de ordenao dos tipos documentais; validar com os dirigentes das unidades organizacionais as cada

informaes obtidas; trabalhar somente com casos reais, ou seja, com o que feito e no com o que se pretende; utilizar, se possvel, um fluxograma para mostrar claramente as etapas de produo dos tipos documentais; assegurar que as respostas recebidas dos diferentes empregados concordem com o fluxo geral do trabalho, qualquer dvida ou omisso, deve-se utilizar da observao pessoal.

Podemos, ento, indicar um modelo para a anlise das funes, atividades e tarefas de uma organizao.

1 - contextualizao - denominao (nome e sigla), localizao, rea de atuao, criao, vinculao administrativa e poltica; 2 - estrutura organizacional - organograma, atribuies, unidades organizacionais da atividade-meio e da atividade-fim, alteraes e modificaes;

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3 -unidade organizacional - denominao (nome e sigla), localizao, responsveis, vinculao hierrquica (poltica, administrativa e

funcional) e as atribuies; 4 - atribuio - descrio das atividades que compem a atribuio; 5 - atividade - descrio das tarefas que compem a atividade; 6 - tarefa - identificao dos tipos documentais que podem ser resultado das tarefas executadas. Nem todas as tarefas produzem ou recebem, necessariamente, documentos.

Cury (2000, p. 275) aponta como fundamentais para o xito da interveno a viso global da organizao, que pode ser obtida na reviso da literatura, e a considerao da organizao como um sistema aberto, necessitando de compatibilizao no s com o ambiente externo, mas tambm com os diversos e diferenciados subsistemas internos. O processo de anlise administrativa deve prever o envolvimento do pblico interno (os funcionrios) da organizao, possibilitando sua conscientizao no sentido de aprender a ver o problema por si prprio, participando ativamente do diagnstico, antevendo sua co-responsabilidade pelos resultados finais. (CURY, 2000, p. 277). So as cadeias que tornam possveis a existncia dos

documentos e o sentido deles. Acreditamos, ento, que os procedimentos metodolgicos, propostos aqui, permitem a identificao desses momentos dos documentos e das relaes que eles assumem uns com os outros. Esto aqui, portanto, nessas condies, juntamente com a contextualizao do criador, os elementos que iro fundamentar os princpios de classificao interna de um fundo. 6.1.2. Os documentos acumulados. Nesse movimento para identificar as bases do processo

classificatrio em Arquivstica falta analisar os produtos e subprodutos das funes e atividades dos criadores de arquivo por meio das tipologias documentais. Elas so, na concepo de Bellotto (2002, p. 28), "a

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configurao que assume a espcie documental de acordo com a atividade que ela representa". A transformao da espcie em tipo documental se d justamente quando lhe agregamos a sua gnese, ou seja, "a

atividade/funo/razo funcional que lhe gera a aplicao de uma actio em uma conscrpfio (a espcie)". (BELLOTTO, 2002, p. 28). A tipologia documental a prova concreta da existncia de uma funo e de uma atividade. Dessa forma, necessrio chamar para esse dilogo a Diplomtica Contempornea, que com seus mtodos, permite a identificao dos documentos dentro das funes nas quais foram gerados e, ao mesmo tempo, a representao dessa prpria funo. Sendo assim, ela cumpre um outro papel. Ela permite verificar se todas as funes e atividades foram identificadas no momento do estudo da individualidade da

organizao, pois se existe uma tipologia documental que no pode ser encaixada em uma das cadeias detectadas, presume-se que houve uma falha na pesquisa anterior. A anlise tipolgica tem como elemento inicial a organizao criadora do arquivo e "o percurso ser: da sua competncia sua estrutura; da sua estrutura ao seu funcionamento; do seu funcionamento atividade refletida no documento; da atividade ao tipo; do tipo espcie; da espcie ao documento". (BELLOTTO, 2002, p. 93). Alm de facilitar o trabalho de classificao, a anlise tipolgica tambm oferece informaes fundamentais para atividades de avaliao e descrio dos documentos arquivsticos. Propomos que a identificao das tipologias documentais faa parte do trabalho de conhecimento das funes, atividades e tarefas d a organizao. Vinculando, a partir das tarefas, a tipologia documental estrutura organizacional, atribuies, funes e atividades. Partindo das espcies definidas por Bellotto (2002, p. 46-90), apresentamos a seguinte frmula para a identificao das tipologias

documentais: substantivo (espcie documental) e uma locuo adjetiva, isto , uma preposio e um substantivo (funo).

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Espcies Documentais

Abaixo-assinado Acrdo Acordo Agenda Agravo Alvar Anais Anteprojeto Anncio Aplice Apostila Artigo Assento Ata Atestado Auto Autorizao Aviso Balancete Balano Banco de dados/base de dados Bilhete Boletim Boneco Cadastro Clculo Calendrio Cardpio Carta Carto Cartaz Catlogo Cdula Certido Certificado Cheque Circular Citao Comprovante Comunicado Contrato Convnio Convite Convocao Crach

Cronograma Croquis Currculo Deciso Declarao Decreto Deliberao Depoimento Despacho Dirio Dirio Diploma Dissertao Dossi Edital Escala Escritura Estatuto Exposio Extrato Fatura Ficha Fluxograma Folder/Folheto Formulrio Grfico Guia Histrico Informe Instruo Inventrio Lanamento Laudo Layout Lei Levantamento Lista/Listagem Livro Manifesto Manual Mapa Memorando Memria Memorial Minuta

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Norma Nota Notificao Ofcio Oramento Organograma Panfleto Parecer Partitura Passaporte Pauta Pauta Planilha

Plano
Planta Portaria Processo Procurao Programa Projeto Pronturio Proposta Protocolo Prova Quadro Questionrio Rascunho Razo Receita Recibo Recorte/Clip Regimento Regulamento Relao Relatrio Release Requerimento Requisio Resoluo Roteiro Sinopse Tabela Talonrio Telegrama Termo Tese Teste Vale

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Funes (locuo adjetiva) = Preposio + nome (substantivo) de abertura de ao de acordo de agradecimento de aprovao de atendimento de autorizao de avaliao de aviso de bens de caixa de c a p a c i d a d e de classificao de colaborao de compensao de compra de comunicao de concesso de conciliao de concurso de congratulaes de consulta de contagem de tempo de controle de convite de c o n v o c a o de curso de designao de devoluo de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de dispensa divulgao eleio empenho encaminhamento ensino entrega envio esclarecimento evento financiamento fornecimento freqncia identificao importao indicao informao infrao inscrio iseno jornal levantamento licena licitao manuteno matrcula ocorrncia oramento orientao participao de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de psames pontos posse preo presena procedncia procedimento proposta propriedade prorrogao protocolo reclassificao recolhimento reenvio registro remessa rendimento resciso ressarcimento reunio revista sade servio solicitao suspenso termo trabalho vigilncia visita vistoria

O objetivo desse item, alm do esboo de um conjunto de procedimentos metodolgicos necessrios coleta e anlise das informaes de base para o processo classificatrio em Arquivstica, mais especificamente para a definio dos princpios de classificao, est em transformar o arquivista em um pesquisador das instituies produtoras d e documentos arquivsticos. possvel a partir de mtodos de pesquisa d a Histria, da Administrao, d a Sociologia e da Diplomtica Contempornea identificar e interpretar as informaes produzidas por meio de trabalho cientfico. Cabe ao arquivista conduzir a pesquisa em estreita relao c o m os objetivos do

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problema proposto, que o da organizao dos documentos arquivsticos, na qual a classificao assume um papel fundamental. O modelo proposto, mesmo na forma de um esboo, privilegia duas dimenses do criador de arquivo: a dimenso histrica e a

individualidade d a instituio. Ao mesmo tempo em que vincula a instituio ao contexto poltico, administrativo e social, isto , a instituio c o m o parte da sociedade, que tem trajetria prpria, promove, por outro lado, uma incurso vertical no interior dessa organizao, buscando a estrutura organizacional, atribuies, funes, atividades, tarefas e os documentos por ela criados. da interpretao desse conjunto de informaes e da

articulao entre elas, que acreditamos na possibilidade de construir planos de classificao apoiados nas caractersticas naturais dos arquivos e dos documentos, pois estaro ancorados nas propriedades e no processo de criao dos registros documentais arquivsticos. As informaes produzidas pela pesquisa fundamentaro no s a classificao, mas a descrio e a avaliao dos documentos arquivsticos, apesar de que outros dados sejam necessrios para essas duas outras atividades do que-fazer arquivstico.

141

7. Consideraes Finais Entendemos a organizao dos documentos d e arquivo como parte da funo social do arquivista. Organizamos para possibilitar o acesso rpido, seguro e eficiente informao. Em um primeiro momento, para a tomada segura de deciso, para a comprovao, para a garantia d e direitos e deveres da instituio ou de pessoas, para um estudo retrospectivo, para a manuteno d e um estoque informacional que possa servir d e ponto de partida para novas atividades e, depois, para preservao do capital

informacional, que permitir um uso alm das fronteiras da criao do prprio documento. Nesse sentido, a classificao assume um lugar privilegiado e aparece c o m o ferramenta importante para esse trabalho, ou melhor, como a primeira interveno, garantindo qualidade e os fundamentos para outras incurses no universo arquivstico, tais como: a avaliao e a descrio. Ao tratarmos os arquivos como conjuntos d e documentos

formados a partir da produo ou recebimento independentes de sua localizao fsica (corrente, intermediria ou permanente), nos coloca a necessidade de trabalharmos com planos de classificao que possam ser operados por leigos (funcionrios de uma instituio, que, alm de suas competncias organizacionais, precisam gerir os produtos de suas aes pelas razes expostas acima) e no s por arquivistas. Ser, por exemplo, que o automvel teria o alcance social atual se fosse conduzido apenas por engenheiros mecnicos? Imagino, que no. Estendendo esse questionamento para o ambiente arquivstico, ser que o plano de classificao de

documentos de arquivo ter a amplitude necessria se for operado apenas por arquivista. claro que no. Portanto, a construo de um plano de classificao, que exige o concurso de uma srie de conhecimentos, no pode ser um cdigo secreto a ser desvendado somente pelo profissional graduado para tal fim. Como para dirigirmos um automvel precisamos de um treinamento, a operao com um plano de classificao t a m b m assim o exigir. Est a mais um desafio, ou seja, a complexidade d a construo deve se converter em simplicidade no uso do instrumento. Esse papel primacial, que no encontra vozes discordantes na literatura, nem sempre foi permeado de conhecimentos que garantissem a

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construo d e planos de classificao c o m certo rigor cientfico. Observa-se, sobretudo, instrumentos elaborados a partir d e bases intuitivas entrelaadas com um entendimento superficial sobre o sujeito acumulador de arquivos e sobre as funes, atividades e tarefas do criador. Acreditamos na possibilidade do estabelecimento de um novo marco referencial de para arquivo. a elaborao de planos de classificao ser, na de

documentos

Esse marco, entretanto, deve

nossa

compreenso, o resultado do conjunto de conhecimentos cujos limites extrapolam as fronteiras da prpria Arquivstica. na Filosofia, na Teoria d a Classificao, na Histria, na Administrao, na Sociologia, na Diplomtica Contempornea, na Representao e Organizao do Conhecimento e na Cincia da Informao, alm da Arquivstica, que encontramos os

fundamentos terico-metodolgicos para a operao c o m a classificao de documentos de arquivo. No a adio simples de saberes, mas uma articulao a partir dos limites dos objetivos propostos. Parte-se, nesse exerccio, dos fundamentos da Arquivstica

contempornea, isto , dos princpios de respeito aos fundos e d a ordem original, c o m suas possibilidades e limitaes, das caractersticas especficas dos arquivos (documentos e informaes), dos fundamentos tericos e conceituais da classificao e dos procedimentos metodolgicos para

desvendar o criador de arquivos na sua dimenso histrica e individualidade e dos produtos e subprodutos das aes desse criador. Os princpios filosficos e da Teoria da Classificao so

perfeitamente aplicveis ao processo classificatrio em Arquivstica em toda dimenso e especificidades. Essas contribuies so importantes para a elaborao de esquemas de classificao de documentos arquivsticos, porque se articulam de maneira muito clara, sem comprometer a integridade, c o m as especificidades e caractersticas do objeto da Arquivstica. A partir d a base proporcionada pela Filosofia e pela Teoria d a Classificao podemos mergulhar no universo arquivstico e encontrar o que fundamenta o processo classificatrio d e documentos arquivsticos. Assume, ento, a partir desse momento um lugar especial o princpio d a provenincia. O princpio da provenincia em seus dois graus ou

desdobramentos (respeito aos fundos e ordem original) ainda a base de

143

todo trabalho de classificao em arquivos. E , tambm, o nosso ponto de partida, o nosso marco zero. No podemos, entretanto, desconhecer as limitaes desse fundamento para responder ou interpretar os novos cenrios que c o m e a m a se delinear a partir das novas tecnologias d a informao no ambiente organizacional e das novas formas de estruturao e d e articulao das instituies contemporneas. Alguns autores tm cercado essa questo e apontado algumas solues. A cortina no se abriu por completo ou no o suficiente para permitir ou proporcionar uma mudana d e paradigmas.

Entendo que as respostas viro, por certo, com o aprofundamento, por meio de pesquisas, e c o m a identificao de novos elementos para a anlise. Portanto, o princpio da provenincia ainda um fundamento vlido para a interpretao e interveno da realidade. Defende-se aqui o princpio da provenincia em t o d a a sua extenso, que vai do respeito ao fundo ordem original. O respeito ordem original entendido aqui no no seu sentido mais restrito, mas c o m o aquele que possibilita a manuteno da ordem original desde que ela represente e reflita a prpria gnese documental e as relaes orgnicas estabelecidas pelos documentos. Preservar a ordem original significa manter o documento e as relaes orgnicas no contexto das atividades que o geraram. Entendemos como vlida a utilizao do princpio da

provenincia e o seu desdobramento como princpios de diviso ou de classificao. Na verdade, esses princpios so para a Teoria d a Classificao a caracterstica ou princpio da classificao ou da diviso, isto , a qualidade ou atributo escolhido para servir de base ao processo classificatrio. Assim, existem tantas classificaes quantas forem as caractersticas possveis de serem empregadas c o m o base d a diviso. Percebendo a provenincia em seu desdobramento inicial ou grau (respeito aos fundos) c o m o o primeiro princpio d e diviso ou de classificao do patrimnio documental de uma nao ou de um pas, a identificao do fundo toma lugar importante nesse exerccio. Se o princpio da provenincia o fundamento, a identificao do fundo a sua aplicao, a sua materializao. Nesse sentido, os critrios formulados por Michel Duchein, pelos canadenses e pelo australiano Peter Scott so importantes elementos para a aplicao do primeiro princpio de classificao.

144

Os

princpios

de

diviso

do

fundo

passam

ter,

nessa

c o n c e p o , uma vinculao direta com o princpio d a ordem original. Ele indica os elementos que vo servir de base para as divises internas d o fundo. Esses elementos podem ser encontrados no contexto de criao do

documento de arquivo. investigando a misso d a instituio, suas funes, suas atividades e suas tarefas administrativas que chegamos aos produtos e subprodutos dessas aes. esse processo que d ao documento d e arquivo sua natureza, caractersticas e as especificidades e, t a m b m , o sentido e a prpria existncia. Da mesma forma que foram elaborados e propostos os critrios e requisitos para a identificao do fundo de arquivo, necessrio buscarmos o meio; a ferramenta, o instrumento para conhecer a cadeia de aes que permite o aparecimento do documento de arquivo. Mais uma vez trata-se de uma tarefa pouco pacfica. As instituies se organizam, se estruturam e trabalham em uma fronteira muito estreita entre os procedimentos formais e os informais. Encontrar o lugar do documento e da informao de arquivo, isto , a ordem original uma atividade muito difcil. Entender o modo c o m o as organizaes se estruturam e c o m o executam suas funes e atividades compreender c o m o o documento acumulado. Ele resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido. A gnese se d quando a organizao tem algo a cumprir, a provar, a determinar. Surge naturalmente c o m o resultado das aes desenvolvidas pelo sujeito criador. Aps o registro das informaes em suportes (papel, mdia magntica, microfilme, pelculas fotogrficas, pelculas cinematogrficas e t c ) , necessrio mant-los pelos valores administrativos, tcnicos, legais, fiscais, probatrios, culturais e histricos que possam conter. Por isso precisamos lanar mo d e um ferramental tericometodolgico para buscar essa gnese e retirar dela as caractersticas ou atributos para fundamentar a diviso dos nveis de classificao internos do fundo de arquivo. E na Histria, na Administrao, na Sociologia e na Diplomtica Contempornea que acreditamos estar os procedimentos

metodolgicos necessrios coleta e anlise das informaes d e base para o processo classificatrio em Arquivstica.

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O modelo proposto, mesmo na forma d e um esboo, privilegia duas dimenses do criador de arquivo: a dimenso histrica e a

individualidade d a

organizao. Ao mesmo tempo

em que vincula a

organizao ao contexto poltico, administrativo e social, isto , a organizao como parte d a sociedade, que tem trajetria prpria, promove, por outro lado, uma incurso vertical no interior da organizao, buscando sua estrutura, atribuies, funes, atividades, tarefas e os documentos por ela criados. da interpretao desse conjunto de informaes e da

articulao entre elas, que acreditamos na possibilidade d e construir planos de classificao apoiados nas caractersticas naturais dos arquivos e dos documentos, pois estaro amparados nas propriedades e no processo de criao dos registros documentais. O estudo das instituies em sua dimenso histrica e

individualidade p o d e ter c o m o resultado a possibilidade d o estabelecimento de modelos de planos de classificao para famlias de instituies. Isso exigir uma pesquisa mais aprofundada e um rigor maior ainda na determinao dessas famlias. No estamos falando de classificao universal, mas se h semelhanas nas misses e na forma de estruturao das instituies essa possibilidade, ento, real. Vejamos o caso dos rgos d a Administrao Pblica Federal brasileira. As atividades-meio desses organismos tm

praticamente a mesma estruturao e seguem as mesmas orientaes do ponto de vista legal. A estrutura organizacional, as atribuies e at as denominaes das unidades organizacionais so parecidas. possvel, a partir de uma pesquisa que tenha como objetivo a identificao das tipologias documentais, encontrarmos registros documentais semelhantes ou com

pequenas variaes. Portanto, podemos ter um plano modelo que sirva como referncia para a classificao dos documentos de arquivo das atividadesmeio dos rgos d a Administrao Pblica Federal. Ento, a idia de um instrumento de classificao de referncia, c o m o o elaborado pelo Conselho Nacional de Arquivos, no estranho e nem intempestivo. Entretanto, esses modelos no p o d e m ser vistos como imposies, mas c o m o referncias ou mesmo pontos de partida.

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8. Referncias

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