Introduccin a la inteligencia de negocios

INTRODUCCIN A LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BUSINESS INTELLIGENCE)

Por: Ing. Octavio Miranda Plata

RESUMEN: La intelegincia de negocios es una tcnica de obtencin de informacin OLAP producto de los datos almacenados en sistemas OLTP, utiliza entro otras el datawarehouse como repositorio principal de datos y la finalidad central del Business Intelligence es soportar la toma de decisiones lo cual lo vuelve un sistema experto especializado para la junta directiva no as un sistema operativo. PALABRAS CLAVE: OLTP, OLAP, datawarehouse, datamart, business inteligence, inteligencia de negocios. 1. INTRODUCCIN La toma de decisiones es una actividad directiva que implica en los sujetos encargados de ello una amplia capacidad de visualizacin del estado del arte de la organizacin as como de vislumbrar el futuro deseado para la misma, es sin duda una capacidad intelectual que deben tener altamente desarrollada y capacitada para realizar su trabajo de manera correcta, ya ni hablar de los grandes visionarios, es fortuito que en ocasiones se logren grandes negocios siguiendo la intuicin A Michel le haban ofrecido la montaa donde hoy est El Santuario, pero l rechaz la propuesta. Sin embargo, en la meditacin de esa noche, su padre, que haba muerto cuando l tena 12 aos, no slo le indic que tena que comprarla sino que sera la misin de su vida convertirla en un ejemplo mundial de convivencia entre el hombre y el medio ambiente.1 Esos casos son simplemente producto de una buena relacin entre gente de negocios, no as producto de un proceso intelectual de toma de decisiones fundamentado en el anlisis de informacin. Luego entonces qu es lo que debemos tomar en cuenta para decidir? La respuesta es simple, INFORMACIN, contar con los datos necesarios, relevantes y ptimos es lo que permitir a la persona o a la organizacin poder realizar sus propios procesos para determinar qu accin tomar, qu alternativa elegir ya que eso determinar el rumbo a mediano y largo plazo.

http://www.elsantuario.com/michel.htm Consultada: 2011-09-08

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La junta directiva, el presidente de la organizacin, el rector de una universidad necesitan saber con qu informacin cuentan, la demanda de los consumidores y entonces as poder ofrecer cobertura a las necesidades del mercado (Hummingbird Ltd. 2003). La informacin hoy en da se encuentra en las organizaciones en el mejor de los casos en medios electrnicos, sin embargo dependiendo del nivel de madurez de la misma organizacin determinar el estado de la infraestructura de tecnologas de informacin (TI) por ello, podemos encontrar repositorios de datos en archivos de texto, bases de datos relacionales, bases de datos orientadas a objetos y en general diferentes interfaces de usuario para el ingreso de los datos a los sistemas, es decir, pueden existir empresas con una madurez considerable cuya infraestructura de TI est soportada en un ambiente homogneo y bien administrado, sin embargo son los menos de los casos, en general las organizaciones cuentan con sistemas heterogneos diversificados de acuerdo a los fines de cada direccin o departamento, descentralizados y consumiendo grandes recursos, podra parecer un panorama bastante terrorfico sin embargo no es ms que un acercamiento a la realidad. En lo sucesivo se har referencia a negocio, empresa, organizacin, entidad como un mismo concepto; se describir de forma general el procedimiento de requerimiento, solucin y prospectiva a efectos de brindar un panorama general de la inteligencia de negocios sin ahondar en trminos especializados ya que para efectos de este documento slo se pretende clarificar y aproximar al lector a lo que es el Business Intelligence cmo tcnica de anlisis de datos. 2. NECESIDADES DE LA ORGANIZACIN Se podran abarcan una gran cantidad de necesidades que cualquier organizacin podra presentar durante su ciclo de vida, ya sea para producir ms, para mejorar la calidad del producto, para eficientar costos, entre muchas otras; sin embargo, para efectos de este artculo nos enfocaremos en las necesidades de informacin y conocimiento. Por principio de cuentas debemos estar en el entendido de que la organizacin manejar proyectos, es decir, un proyecto como una meta a lograr dentro de la globalidad de acciones de la misma, para ello se requieren mtodos y tcnicas administrativas como la planeacin, direccin, gestin, entre otras. Un proyecto que permita manejar exclusivamente el aspecto de TI es slo una parte de las actividades del negocio. Cualquiera que sea una empresa y cualquiera que sea su giro, sus directivos necesitan saber el estado que guarda la misma, y no slo de tiempo presente, sino del pasado para ello debern buscar los datos en los registros que se tengan; no podemos ya ni siquiera imaginar a un presidente de consejo preparando una presentacin buscando en los libros de finanzas la

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informacin anualizada de su empresa durante los ltimos 5 aos, lo que necesitan los negocios de hoy en da informacin disponible en cualquier momento, que baste con un simple procedimiento para conocer dichos datos. Es aqu cuando un tomador de decisiones requiere hacerse llegar de todos los reporte necesarios, de la informacin que existente en su organizacin le permita soportar y justificar un nuevo proyecto, una nueva empresa o en otro caso una reestructuracin del plan original. Para ello entonces se necesita de la integracin de TI que permitan el manejo sistematizado de los datos. Es entonces cuando las organizaciones comienzan a implementar sus sistemas, organizan los procesos e implementan, en la medida de sus posibilidades y en funcin de sus analistas, los mecanismos que permitirn contar con datos, canales de comunicacin y un sin nmero de componentes de sistemas que movern la maquinaria de la empresa. Una vez que se implementan entonces las TI necesarias para contar con esa informacin en bases de datos relacionales surgen entonces las necesidades de explotar esa informacin, pero no a nivel operativo, ni administrativo, sino a nivel de gestin de conocimiento y del nivel directivo2, ahora lo que se necesita es contar con un sistema- que muestre el comportamiento de la organizacin, que nos lleve a datos histricos vinculados con el catlogo de consumidores del producto X de la regin Z.3 Algo que ya no tiene nada que ver con operaciones de insercin, borrado o actualizacin de datos en la base, sino que ahora son operaciones de consultas sobre datos almacenados en un repositorio que nos pueda mostrar lo que necesitamos saber. 3. SOLUCIONES Una vez que la alta direccin de la organizacin ha determinado que requiere un medio de informacin para hacerse llegar de los datos necesarios para el anlisis de los mismos y la toma de decisiones es cuando entonces se est en posibilidades de implementar lo que se ha denominado Business Intelligence (BI, Inteligencia de Negocios) que en resumen, es una tcnica que permite a los interesados contar con informacin concentrada, procesada, organizada y con un perfil analtico todo ello a manera de reportes a efectos de permitirles soportar la toma de decisiones (Hummingbird Ltd. 2003). Los sistemas entonces de BI son altamente especializados en la forma de consultar, procesar y mostrar la informacin, detrs de estos sistemas hay toda una infraestructura de tecnologas de informacin que permiten obtener datos de diferentes tipos, de varios tipos bases en distintos manejadores con diferentes conectores para luego de unificarlos integrarlos en un gran
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http://mundobi.files.wordpress.com/2007/06/business-intelligence.pdf Consultada: 2011-09-08 http://www.materiabiz.com/mbz/ityoperaciones/nota.vsp?nid=32971

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repositorio de datos llamado Datawarehouse (DW) el cual puede ser descompuesto en repositorios menores especializados por reas de organizacin llamados Datamarts (DM) para que sean explotados por algoritmos especializados de anlisis OLAP (On-Line Analytical Processing) para finalmente llegar a la entrega a travs de una interfaz de usuario final que contendr los estadsticos ya sean tabulados pero preferentemente graficados. Hemos dado por hecho que en la parte de requerimientos de la organizacin se han creado e implementados las tecnologas necesarias para contar con los datos necesarios que puedan ser utilizados a futuro, es decir, desde un principio es indispensable contar con el dato pas si es que en algn momento necesitamos agrupar nuestra informacin haciendo uso de dicho campo. Si no se cuenta con la informacin fuente bien definida, no podramos hablar de integrar eficientemente un sistema de Inteligencia de Negocios Ahora el presidente de la organizacin ya no tendr que buscar los datos en los libros de finanzas, bastar con ingresar al sistema de BI parametrizar la consulta y de inmediato contar con la informacin procesada, todo ello en una interfaz que puede ir desde lo ms sencilla e intuitiva hasta permitir al usuario especificar tanto como lo desee la informacin de sus reportes. Una vez explicada la lgica entraremos a los negocios de hoy en da, los cuales estn inmersos en una vorgine de crecimiento de informacin, expansin de operaciones, diversificacin de inversiones entre otras, los corporativos, las juntas directivas, los presidentes de las mismas requieren constantemente informacin, conocer el comportamiento de ventas por ejemplo de este ao comparado el mismo mes de aos pasados, no les importa si el corporativo est en Japn y tiene 20 centros de logstica en todo el mundo, ni les importa si tienen el 60% de sus sistemas corriendo en SAP y el otro 40% en otras plataformas, no les es relevante que las bases de datos estn centralizadas o distribuidas, ni si se conectan a Internet por fibra ptica, satlite, ni muchos menos si es por VPN, lo nico que necesita el CEO es entrar al sistema y obtener la informacin con slo unos cuantos clics. Para ello cada organizacin puede crear sus propio sistema de Business Intelligence, desarrollando toda la infraestructura necesaria para dicho fin, esto depender en gran medida de las dimensiones de la organizacin tanto administrativamente como en funcin de los datos que maneje, puede resultar ms caro contratar a un equipo de ingenieros para desarrollar todo el sistema que comprar una solucin existente en el mercado, para no caer en el error debern aplicarse anlisis como el de costo beneficio, retorno de inversin, factibilidad tcnica, entre otros y elegir finalmente la mejor alternativa que cubra las necesidades de la empresa y brinde un buen margen de varios aos de vida del sistema cuyas caractersticas debern ser flexibles y permita as la integracin de nuevos elementos de infraestructura de informacin.

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Actualmente existen aplicaciones de BI tanto propietarias como de software libre las cuales estn encaminadas a cubrir las necesidades de informacin de la alta direccin de las organizaciones, entre las marcas ms reconocidas se encuentran: Microsoft, Oracle, MicroStrategy, IBM, Information Builders, SAS, QlikTech, SAP, entre otras (Gartner 2011). Todas y cada una de ellas dicen ser las mejores y se consideran lderes en el mercado, sin embargo los clientes son los mejores jueces de las firmas de TI, as pues segn Gartner, los clientes de SAP Business Objects afirman que las migraciones, implantaciones e integraciones son complejas, que el rendimiento y la dificultad de despliegue son problemas detectados por gran parte de sus clientes (Hasta el 40% de ellos), y que la experiencia de usuario y la calidad del soporte es de los peores de toda la comparativa.

4. PROSPECTIVA

Gartner 2007

Gartner 2008

De acuerdo a las grficas anteriores vemos como la herramienta de Microsoft creci de 2007 a 2008 mientras que la de SAP tuvo un ligero decremento.

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Gartner 2009

Gartner 2010

Para 2009 a 2010 Cognos de IBM ya era una herramienta bien posicionada y sigui en crecimiento mientras que 2007 a 2010 QlikTech se posiciona como un competidor maduro. Mientras que para 2011 como se muestra en el siguiente grfico de Gartner se concentran las principales marcas.

Gartner 2011

El futuro de las herramientas de Business Intelligence radicar en quien se adapte mejor a la etapa de desarrollo e implementacin y por supuesto a las interfaces mviles, de acuerdo a William McKnight la inteligencia de negocios proporciona la informacin correcta a la gente adecuada en

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el momento oportuno y es el momento de agregar a esa frase el trmino va el medio correcto dado que en nuestros das la movilidad juega un papel muy importante en los negocios, constantemente los directivos estn de viaje y no pueden esperar hasta llegar al hotel para conectarse al fax y recibir los datos para la presentacin de la prxima hora, ahora lo que necesitan es obtener la informacin en tiempo real, la tecnologa ha logrado poner en nuestras manos dispositivos mviles tan pequeos y tan prcticos que nos brindan la posibilidad de estar conectados al mundo prcticamente todo el tiempo y en cualquier lugar, por tanto, ahora con las tabletas electrnicas y los telfonos inteligentes se pueda estar enlazado a la oficina va VPN e incluso ahora a travs de estos diminutos dispositivos necesitamos obtener la informacin en tiempo real, ya no va fax ni correo electrnico, sino ingresar a la interfaz y procesar el reporte en el momento deseado. He aqu el futuro de las aplicaciones de Business Intelligence. 5. CONCLUSIONES El Business Intelligence es una tcnica que permite contar con datos consolidados e histricos de los procesos de la organizacin, se basa en la adquisicin de datos para ser procesados y mostrados en interfaces grficas. La principal fortaleza del BI es la aportacin de informacin a manera de conocimiento de la organizacin que soporte la toma de decisiones. Una aplicacin de BI no es una aplicacin operativa ni de transacciones en lnea (OLTP), aunque si bien el sistema puede estar en lnea su funcin es analtica (OLAP). La gestin del conocimiento y el BI son la llave que abre el tesoro del manejo de informacin el cual es el activo ms importante de una organizacin a nivel corporativo. FUENTES:
1. Topical Crawling for Business Intelligence Gautam Pant , Filippo Menczer In Proc. 7th European Conference on Research and Advanced Technology for Digital Libraries 2003 http://informatics.indiana.edu/fil/Papers/BizIntel.pdf 2. Enterprise Modeling for Business Intelligence Daniele Barone, John Mylopoulos http://www.cs.toronto.edu/pub/eric/PoEM10-bim.pdf 3. Business Intelligence Environment unknown authors http://support.sas.com/resources/papers/proceedings10/276-2010.pdf 4. Business Intelligence: Multidimensional Data Analysis Per Westerlund

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http://www.cs.umu.se/education/examina/Rapporter/PerWesterlund.pdf 5. http://mundobi.wordpress.com/2007/06/28/que-es-bi-descubriendo-el-business-intelligence/ 6. http://www.sinnexus.com/business_intelligence/ 7. http://www.biconsulting.com.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=51&Itemid=58 8. http://www.businessintelligence.info/definiciones/que-es-business-intelligence.html 9. http://infoempresa.blogspot.com/2005/06/qu-es-business-intelligence.html 10. http://www.ecm-spain.com/interior.asp?IdItem=2224 11. http://www.materiabiz.com/mbz/ityoperaciones/nota.vsp?nid=32971 12. http://www.saleswin.es/board_bi_cpm/que-es-business-intelligence-y-corporate-performancemanagement/ 13. Business Intelligence: When Mobility Matters Information Management Magazine, May/June 2011 William McKnight http://www.information-management.com/issues/14_6/ business_intelligence_mobile_BI_information_management-10020279-1.html?portal=business_intelligence 14. http://www.cms-spain.com/articulo/2224/enterprise-information-integration/administracionpublica/que-es-business-intelligence-para-que-sirve-y-como-puede-ayudar-hummingbird-bi