Sistemas Administrativos CAPITULO 1

CAPITULO

CONCEPTOS GENERALES

1. INTRODUCCION
Estos apuntes fueron preparados con el objeto de cubrir las necesidades de los alumnos que cursan la materia Sistemas Administrativos. Considero oportuno comenzar aclarando la discrepancia que existe entre el nombre de la materia y el contenido de su cursada, puesto que el nombre resulta engaoso. Se podra pensar que el objetivo de la materia se limitara a la necesidad de afrontar el diseo y desarrollo de sistemas relacionado con las actividades administrativas de las Organizaciones. Es por ello, y a los efectos de considerar un espectro mas amplio, que estos apuntes tienen como titulo La Ingenieria de Sistemas y los Sistemas Informticos con lo cul se intenta cubrir todas las clases de sistemas vinculados a las organizaciones, fundamentalmente el de informacin. En el desarrollo de los captulos siguientes, se podr entender porque se consideran a los sistemas administrativos como pertenecientes a una clase de sistemas. Esto implica la existencia de una clasificacin (taxonomia) de los sistemas, realizada por la teora general de sistemas como una ciencia general a la par de la filosofa y de las matemticas. En nuestro caso es imprescindible el conocimiento de los conceptos bsicos tratados por la teora general de sistemas, ya que es la nica manera para comprender el comportamiento de los sistemas, independientemente de su clase. El conocimiento de este comportamiento nos permitira utilizar el concepto de sistema como un instrumentos de conceptualizacin que nos ayuda a bosquejar el planteo y solucin de los problemas complejos. La materia intenta introducir una serie de cambios en nuestra estructura de razonamiento, a los efectos de incorporar aquellos factores, que en nuestro anlisis subjetivo, jamas consideramos en forma explcita. Nos interesa llegar un poco mas lejos del planteo tradicional, que ante la presencia de un problema, reaccionamos con la simple aplicacin de una metodologa (Paradigma) combinada con la utilizacin de las herramientas tecnolgicas que se consideran en ese momento como ms adecuadas para la solucin. Proponemos incorporar a los mecanismos anteriores el entendimiento del porque ciertas cosas suceden o porque lo hacen de una determinada manera. Si no considerramos la conjuncin del entendimiento de los fenmenos de la realidad con la aplicacin de una metodologa adecuada, estaramos cometiendo un error de evaluacin realmente importante.

Conceptos Generales

Sistemas Administrativos CAPITULO 1 A la luz de lo expuesto, podramos decir que, Sistemas Administrativos se comporta como una materia integradora , que intenta considerar a todos los factores intervinientes para la solucin de los problemas . Para formalizar lo anteriormente expuesto y cubrir los objetivos que nos planteamos, se desarrolla el estudio en cuatro lneas conductoras: El concepto de sistemas independientemente de su clase. Introducir al observador como parte del problema a resolver. Analizar las Organizaciones como sistemas. Las herramientas representadas por la Tecnologa de la Informacin (TI).

2. QU ES UN SISTEMA?
Antes de que iniciemos nuestra larga recorrida por estos apuntes, debemos definir lo que queremos dar a entender por sistema. Como de costumbre, vienen a la mente varias definiciones de sistema, y probablemente todas son adecuadas. Utilizaremos la siguiente definicin: Un sistema es una reunin o conjunto de elementos relacionados con un Objetivo comn. Los elementos de un sistema pueden ser conceptos, en cuyo caso estamos tratando un sistema conceptual. Un lenguaje es un ejemplo de sistema conceptual. Los elementos de un sistema pueden ser objetos, como por ejemplo, una computadora compuesta de varias partes. Los elementos de un sistema pueden ser sujetos, como los de un equipo de ftbol. Finalmente, un sistema puede estructurarse de conceptos, objetos y sujetos, como en un sistema hombremquina, o un sistema informtico, ambos contienen las tres clases de elementos. Por tanto, un sistema es un agregado de entidades, viviente o no viviente o ambas. Al desarrollar el tema, se presentarn ms trminos de sistemas. Por lo tanto, es suficiente visualizar que los sistemas se componen de otros sistemas a los que llamamos subsistemas. En la mayora de los casos, podemos pensar en sistemas ms grandes o superordinales, los cuales comprenden otros sistemas y que llamamos el sistema total y el sistema integral. Uno de los problemas al tratar de sistemas se deriva de nuestra incapacidad para saber qu tanto "descomponer" un sistema en sistemas componentes, o qu tanto "componer" u "organizar" un sistema en sistemas ms grandes. Tambin existe la siguiente caracterizacin de un sistema: "Es una unin de partes o componentes, conectados en una forma organizada." "Las partes se afectan por estar en el sistema y se cambian si lo dejan." la unin de partes hace algo" (es decir, sta "muestra conducta dinmica" como opuesto a permanecer inerte). "La unin particular se ha identificado como de inters especial." Adems, "un sistema puede existir realmente como un agregado natural de partes componentes encontradas en la naturaleza, o ste puede ser un agregado inventado por el hombre . Es decir una forma de ver el problema que resulta de una decisin deliberada de suponer que un conjunto de elementos estn relacionados y constituyen una cosa llamada un sistema". En definitiva el concepto de sistema constituye una abstraccin de suma utilidad para resolver o explicar problemas de la realidad dinmica.

3. LOS SISTEMAS INFORMATICOS

Dentro del contexto de las explicaciones contenidas en los puntos anteriores, es necesario que establezcamos la relacin entre lo expresado y el desarrollo de los sistemas Informticos, que en definitiva podramos decir que es el punto donde focalizamos nuestro inters. Los sistemas informticos son sistemas complejos, heterogneos y dinmicos que interactuan con otros sistemas de caractersticas similares y naturaleza diferente que afectan su comportamiento. Es decir no podemos pensar en una solucin confiable si en nuestro anlisis desconocemos la Conceptos Generales 2

Sistemas Administrativos CAPITULO 1 influencia del entorno (otros sistemas) sobre nuestro mundo de inters (mundo del discurso). Es por eso que necesitamos de una teora mas amplia y abarcativa que nos permita comprender conceptualmente el comportamiento y las interrelaciones de los sistemas, independientemente de su naturaleza. Para fijar claramente el concepto y significado de un sistema informtico, podemos realizar la comparacin con la definicin de los sistemas informativos. Estos sistemas (informativos) han existido siempre y son tan viejos como las Organizaciones mismas, entendindose como tal a cualquier estructura socioeconmica que persiga un determinado objetivo. Los sistemas informativos realizaban la captura y tratamiento de la informacin y de esta manera poder controlar las reglas de la Organizacin y garantizar el logro de los objetivos que se plantearon en el momento de su creacin. Esta definicin genrica continua siendo muy actual, la diferencia se establece con la llegada de la Tecnologa de la informacin (TI), que introdujo la posibilidad de automatizar ciertas partes del sistema y con ello el replanteo de muchas cosas. En definitiva, un sistema informtico es un sistema informativo automatizado con la TI. Muy lejos de ser considerada una diferencia sutil, es una diferencia conceptual importante a tener en cuenta puesto que en la actualidad muchisimos casos de la realidad el sistema informtico esta contenido (subsistema) dentro de un sistema informativo.

4. EL SISTEMA DE INFORMACION (SI)

Antes de cualquier avance sobre el tema, seria importante definir que es la informacin. La informacin es el aumento del conocimiento sobre las cosas a travs de los datos. Los datos se obtienen como consecuencia de las acciones y procesos (planificacin, control, operativas) que realiza la Organizacin para lograr los objetivos fijados. En general dichos datos son almacenados y organizados en una Base de Datos corporativa, de forma tal que puedan ser utilizados por los distintos niveles de la Organizacin. Para los fines de nuestra materia, podemos dar la siguiente definicin del SI: SI es el conjunto formal de procesos que, operando sobre una Base de Datos organizada de acuerdo a las necesidades de la Organizacin, recopila, elabora y distribuye la informacin necesaria para la operacin de la Organizacin y para las actividades de direccin y control. En esta definicin podemos discriminar que el sistema de informacin contiene componentes tales como: el SI a nivel operativo para la ejecucin de las acciones, el SI a nivel de control para coordinar las acciones operativas y el SI estratgico para la toma de decisiones. La base de datos que alimenta el sistema de informacin es la base de datos corporativa de la Organizacin y sus datos estn organizados para satisfacer el nivel operativo, puesto que dicha base debe reflejar la percepcin de la realidad que tienen a diario las personas que la utilizan.

5. LAS ORGANIZACIONES Y SU EVOLUCION INFORMATICA

CON LA

A los efectos de ubicarnos en que tipo de Organizacin tenemos que trabajar, es necesario observar a travs del tiempo lo que ha sucedido en las Organizaciones en lo referente a la incorporacin y correspondiente planificacin de los sistemas informticos. Podemos decir que se han seguido cuatro fases diferenciadas: Fase I: La de introducir la informtica dentro de la Organizacin. Fase II: La de expansin anrquica de las aplicaciones informticas. Fase III: La fase de coordinacin SI-Objetivos de la Organizacin. Fase IV: La interdependencia estrategias Organizacin-TI/SI.

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Sistemas Administrativos CAPITULO 1 Fase I: Con la aparicin masiva de la informtica, las Organizaciones introdujeron esta nueva herramienta con el objeto exclusivo de mecanizar procesos administrativos para reducir costos. Esto es as, desde el momento que todava en la actualidad los principales sistemas informatizados son la liquidacin de haberes, la facturacin y la Contabilidad. En estas condiciones no exista conexin alguna entre los objetivos de la Organizacin y el planeamiento del SI. Fase II: Con la situacin descripta, y habindose en general, resuelto los problemas de mecanizacin de los procesos de transacciones bsicos de la Organizacin, el rea informtica se ve progresivamente en la necesidad de hacer frente a peticiones directa de los usuarios que se refieren a problemas cada vez ms complejos e imbricados con el funcionamiento de la Organizacin. En este caso las decisiones del responsable del rea informtica, en cuanto a que usuario satisfacer primero, no necesariamente eran coincidentes con la conveniencia de los objetivos de la Organizacin a nivel global. Por lo tanto, ante las demandas insatisfechas de los usuarios, no era raro encontrar incipientes sistemas de informacin formados por multitud de aplicaciones transaccionales disjuntas. Fase III: En esta fase, las grandes inversiones necesarias para mantener una instalacin informtica funcionando y tecnolgicamente no obsoleta, juntamente con las quejas de los usuarios, que no ven sus necesidades cubiertas con la eficiencia deseada, hacen que los mximos responsables de la Organizacin decidan afrontar el problema del SI desde un punto de vista Global. Las prioridades de los SI son establecidas en conjunto con la alta conduccin de la Organizacin. Fase IV: Superado el estadio de aislamiento de los planes de SI respecto a la estrategia de la Organizacin, y situados en La fase de dependencia formal de los planes de SI respecto de los planes estratgicos de los sectores de que se trate, la alta conduccin se plantea la necesidad de sacar mayor partido de las nuevas TI para lograr ventajas competitivas. Es aqu donde se integra la posibilidad de que los SI y las TI con la estrategia de la Organizacin en el momento de formularla. Es decir la estrategia depende de la TI/SI. Como se observo en las distintas fases de la evolucin de las Organizaciones con la informtica, la TI/SI paso de ser una simple herramienta para el logro de objetivos en las primeras fases, a que la definicin de los objetivos de la Organizacin se dictaran en funcin de la disponibilidad de TI/SI en el mercado.

6. EL SISTEMA DE INFORMACION Y LOS DEMAS SISTEMAS DE LA ORGANIZACION

Habiendo delimitado el concepto de SI y su importancia en la evolucin de las Organizaciones, es interesante profundizar en las interacciones del mismo con los dems sistemas de la Organizacin. En los puntos precedentes hemos hablado del SI haciendo abstraccin del resto de los sistemas que existen en la Organizacin. Al final, el SI debe ser coherente y debe coordinarse con todos ellos, ya que conjuntamente forman la infraestructura informtica de la Organizacin , la que tericamente debera haber sido diseada en funcin de los objetivos que se pretenden alcanzar dentro de la misma. En este punto pondremos el SI explcitamente en el contexto del conjunto de sistema Organizacionales que componen la infraestructura mencionada. As se obtiene una perspectiva ms global del concepto de SI desarrollado hasta el momento. En la Fig. 1.1 se representa la relacin del SI con el resto de los Sistemas de la Organizacin y con la Organizacin misma.

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Estrategia

Funciones y Procesos de la Organizacin

Actividades de la Organizacin
Sistema de Planificacin (Definicin de Objetivos) Sistema de diseo y ejecucin de acciones para conseguir objetivos

Sistemas de Informacin

Sistema de Control (De resultados de acciones contra Objetivos)

Registro de Transacciones

Transacciones

Entorno

Fig. 1.1 El papel del SI en las Organizaciones

La idea fundamental representada en la figura, es que el SI es un sistema ms al servicio de una Organizacin y a sus objetivos, y que por lo tanto no es independiente de esos objetivos ni de la estrategia. Se pone claramente de manifiesto que se trata de proporcionar la informacin necesaria para desempear las responsabilidades que las distintas funciones y procesos de negocio implican. Se observa como fluye la informacin de una parte a otra al interno de la Organizacin, y entre ella y su entorno (clientes, proveedores, competencia, etc.).

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