GESTIN DE INFORMACIN ELABORACIN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS UN-SIMEGE

PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Cdigo: U-PR-11.005.020 Versin: 4.0 Pgina 1 de 7

1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parmetros generales para la elaboracin de documentos, su codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, actualizacin, control de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos obsoletos, en el marco del UN-SIMEGE con el fin de facilitar su presentacin, utilizacin y disposicin final. ALCANCE: Aplica para la creacin, modificacin, actualizacin, eliminacin, y distribucin de los documentos y registros en todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia que no se encuentren estandarizados dentro del Manual de Identidad Visual de la Universidad u otros, tales como las Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Circulares, Oficios, etc. DEFINICIONES: 1. Administrador de la documentacin: Servidor pblico que tiene a cargo la gestin y el control de la documentacin relacionada con el SIMEG. Es el nico responsable de garantizar la disponibilidad de los documentos para consulta de los diferentes usuarios definidos en el Sistema y de asegurar la implementacin del procedimiento para la elaboracin y control de documentos y registros. 2. Aprobacin: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuacin del documento revisado previamente. 3. Caracterizacin de procesos : Documento que describe las caractersticas generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo 4. Ficha Tcnica de Servicio: Se constituyen en documentos en los cuales se determinan las caractersticas de los servicios que entregan los procesos misionales a sus usuarios, es decir las fichas tcnicas de los servicios 5. Difusin: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer la informacin del Sistema de Mejor Gestin. 6. Documento: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o una combinacin de estos. 7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminacin pierde su vigencia. 8. Elaboracin: Actividad emprendida para documentar la informacin requerida 9. Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. 10. Formato: Documento empleado para registrar la informacin necesaria para la realizacin de un proceso o actividad. 11. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin 12. Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestin de los procesos o la documentacin de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar informacin especfica para orientar una varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos. 13. Instructivo: Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza por suministrar informacin orientada al aprendizaje de una varias actividades, su documentacin debe ser precisa y concreta. 14. Manual: Documento con un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de informacin referente a un tema y consolida su desarrollo. 15. Manual de Mejor Gestin: Documento que especfica el Sistema de Mejor Gestin de la Universidad Nacional de Colombia. 16. Modulo Documento: Componente del SIMEGE ELECTRNICO que permite la implementacin electrnica del procedimiento Elaboracin de Documentos y Registros y sistematiza la administracin documental, el registro de documentos, su gestin, la ejecucin de tareas de la ruta de revisin, y la consulta de documentos. 17. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados

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18. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo 19. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carcter referencial 20. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeadas. 21. Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar el objetivo establecido. 22. Ruta de revisin: Define los flujos de usuarios que harn la elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos. 23. Simege electrnico: Software tipo web que permite la operacin en lnea de la Gestin del mejoramiento del Sistema de mejor gestin UN SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia 24. Tabla de retencin documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros. 25. Versin: Indica mediante un nmero la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una modificacin en el documento cambia dicho nmero, ejemplo 1.0, 2.0, 3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 2. Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005 3. Manual de Identidad Visual de la Universidad Nacional de Colombia 4. NTC 14001 SISTEMAS DE ADMINISTRACIN AMBIENTAL 5. NTC-ISO/IEC 17025 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin 6. Gua Bsica para documentar Procesos. 7. Gua Bsica para documentar Procedimientos. 8. Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. 9. Ley 527 de 1999 (Ley del comercio electrnico). Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. 10. Resolucin 385 de 2003, Rectora. Por la cul se fijan las Polticas Documentales, se crea el Sistema de Archivos y regulan los Comits de Archivo. 11. Resolucin 386 de 2003, Rectora. Por la cul se expide el Reglamento General de Archivos de la Universidad. 12. Instructivo USO Y ADMINISTRACIN SIMEGE ELECTRNICO MDULO DOCUMENTOS U-IN-11.005.001 CONDICIONES GENERALES: 1. La implementacin del procedimiento para la elaboracin y control de documentos y registros se realizar en el mdulo de documentos del simege electrnico de acuerdo a lo establecido en el presente documento y sus documentos asociados. 2. Al presente procedimiento se asocian dos documentos que establecen: a) ANEXO 1. Parmetros generales para la elaboracin de documentos, su codificacin, emisin, revisin, aprobacin, modificacin, control de cambios, distribucin, eliminacin, manejo e identificacin de documentos obsoletos. b) Formato de Solicitud Documental: Formato para presentar las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento que se pueden originar en las en la dinmica del Sistema de Mejor Gestin de la Universidad Nacional de Colombia. Cdigo: U-FT-11.005.004 3. El presente procedimiento define las actividades a realizar para la implementacin del control de los documentos a partir de una elaboracin, modificacin o eliminacin documental. 4. La estructura de la documentacin del Sistema de Mejor Gestin de la Universidad Nacional se presenta en el Anexo 1 y de la misma manera se implementar dentro del mdulo de documentos del simege electrnico.

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5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

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El control de documentos quedar registrado en el mdulo de documentos del simege electrnico el cual contempla el CDIGO DOCUMENTO, NOMBRE DEL DOCUMENTO, VERSIN, ESTADO DEL DOCUMENTO, QUIEN ELABORA, QUIEN REVISA, QUIEN APRUEBA EL DOCUMENTO, MOTIVO DE MODIFICACIN, FECHA DE VIGENCIA. Quien elabora el documento, no podr revisar y/o aprobar el documento. Corresponde al lder de proceso asegurar el buen trmite de las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de documentos. La revisin de la documentacin se ejecutar de acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1 y se realizar en el mdulo de documentos del simege electrnico de acuerdo a una ruta de revisin pre-establecida. En el caso de que la ruta de revisin cambie de responsables, el administrador de la documentacin deber informar a la coordinacin general de UN SIMEGE para incluir la modificacin en el simege electrnico. La documentacin vigente y oficial se encontrar a disposicin de los funcionarios de la Universidad en el mdulo de documentos del simege electrnico. El Control de Registros se ejecutar de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental adoptadas por la Universidad Nacional de Colombia y dando cumplimiento a la ley 594 de 2000 Los Equipos de Gestin que cuenten con sistemas idneos para el Control de Documentos, podrn seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos para la codificacin, dados por el presente procedimiento. En el caso de que algn proceso requiera para su operacin mantener copias impresas de los documentos debe establecerse un listado de distribucin de las mismas con el fin de garantizar la actualizacin de las mismas y corresponde al lder del proceso garantizar la vigencia de las copias impresas Las razones para la aprobacin de una solicitud de elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento implica contemplar y revisar la normatividad, la simplificacin (eliminacin de actividades que no agregan valor), y las oportunidades de mejora para el proceso al que est asociado el documento. En el caso de que algn proceso requiera para su operacin publicar en pginas web u otros puntos de informacin documentacin controlada, es responsabilidad del lder del proceso y del administrador de estos puntos mantener publicada la documentacin vigente coherente con la documentacin controlada en el mdulo Documento de Simege Electrnico.
ACTIVIDAD DESCRIPCIN 2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

ID.

Identificar necesidad documental

Cualquier servidor publico en la ejecucin de sus funciones y en pro del mejoramiento identifica la necesidad de elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento que se utilice dentro de un proceso. El servidor pbico procede a solicitar la elaboracin, modificacin o eliminacin del documento por medio del diligenciamiento del formato de solicitud documental U-FT11.005.004. Dicha solicitud se debe remitir al administrador de la documentacin que controla el documento.

TODAS

TODOS

N.A.

N.A.

Solicitar la elaboracin, modificacin o eliminacin de un documento

TODAS

TODOS

Formato solicitud documental U-FT11.005.004 diligenciado.

N. A

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

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ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO

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REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

Revisar la solicitud documental de elaboracin, modificacin o eliminacin

Socializar la solicitud documental con los integrantes de la ruta de revisin y analizar la razn de la solicitud y los motivos presentados para la adecuacin del documento (Teniendo en cuenta la condicin general N 13 del presente procedimiento), y emitir un aval del lder del proceso o dependencia o unidad de gestin que controla el documento dejando evidencia de ello en el Formato de Solicitud Documental U-FT-11.005.004 La revisin fue favorable? SI: El administrador de la documentacin deber registrar la solicitud en el mdulo de documentos del simege electrnico y activar la ruta de revisin para el documento de acuerdo al instructivo USO Y ADMINISTRACIN SIMEGE ELECTRNICO MDULO DOCUMENTOS U-IN-11.005.001, si la solicitud es de elaboracin o modificacin. Pasar actividad 4. En caso de que la solicitud sea de eliminacin el administrador de la documentacin eliminar el documento del mdulo de documentos del simege electrnico de acuerdo al instructivo USO Y ADMINISTRACIN SIMEGE ELECTRNICO MDULO DOCUMENTOS U-IN-11.005.001 NO: Diligenciar la casilla justificacin del rechazo en el formato de solicitud documental U-FT-11.005.004 e informar el rechazo al solicitante. FIN

TODAS

Administrador de la documentacin Integrantes de la ruta de revisin

Formato solicitud Documental U-FT11.005.004 avalado o rechazado.

Mdulo documentos del simege electrnico

Registro de la elaboracin, modificacin o eliminacin del documento en el Mdulo Documento del simege electrnico

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

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ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO

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REGISTROS SISTEMAS DE INFORMACIN

Elaboracin o modificacin del Documento

El servidor pblico competente para la elaboracin del documento deber elaborar o modificar el documento segn sea el caso de acuerdo al instructivo USO Y ADMINISTRACIN SIMEGE ELECTRNICO MDULO DOCUMENTOS U-IN-11.005.001 y tendr 10 das hbiles para liberar esta actividad dentro del mdulo de documentos del simege electrnico. El servidor publico competente para revisar el documento deber revisar el contenido del documento y su forma de acuerdo al instructivo USO Y ADMINISTRACIN SIMEGE ELECTRNICO MDULO DOCUMENTOS U-IN-11.005.001 teniendo en cuenta la condicin general N 13 del presente procedimiento y tendr 10 das hbiles para liberar esta actividad dentro del mdulo de documentos del simege electrnico Si se acepta la revisin pasar a actividad 6, de lo contrario regresa a la actividad 4.

TODAS

De acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1 Tabla 3.3.2.1 Etapa Elaborar

Tarea Elaboracin de revisin realizada en Mdulo documentos del simege electrnico

Mdulo documentos del simege electrnico

Revisar el documento

TODAS

De acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1 Tabla 3.3.2.2 Etapa Revisar

Tarea Consenso de revisin realizada en Mdulo documentos del simege electrnico

Mdulo documentos del simege electrnico

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ID.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIN

2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O UNIDAD DE CARGO Y/O PUESTO DE GESTIN TRABAJO

REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIN

Aprobar el documento

El servidor pblico competente para aprobar el documento deber aprobar el contenido del documento y su forma de acuerdo al instructivo USO Y ADMINISTRACIN SIMEGE ELECTRNICO MDULO DOCUMENTOS U-IN-11.005.001 teniendo en cuenta la condicin general N 13 del presente procedimiento y tendr 10 das hbiles para liberar esta actividad dentro del mdulo de documentos del simege electrnico. Si se acepta la revisin pasar a actividad 7, de lo contrario regresa a la actividad 5. Difundir el contenido del documento a todo aquel que considere necesario y asegurarse de que el documento haya cumplido con todos los requerimientos del presente procedimiento El administrador documental debe garantizar que se controlen los registros resultantes de la implementacin del Sistema de Mejor Gestin por medio de la Tabla de Retencin Documental tal cual esta dispuesto en el procedimiento U-PR11.005.010 Organizacin de archivos de gestin.

TODAS

De acuerdo con lo establecido en la tabla que se presenta en el Anexo 1 Tabla 3.3.2.2 Etapa Revisar

Tarea Aprobacin de revisin realizada en Mdulo documentos del simege electrnico

Mdulo documentos del simege electrnico

TODAS

Administrador de la Documentacin Lder del proceso al cual esta asociado el documento Administrador de la Documentacin Funcionario asignado para organizar el archivo en cada oficina productora

Evidencias de difusin del documento.

N.A

Difundir el documento

Controlar los Registros

Dependencias productoras de documentos

Registros controlados de acuerdo a la TRD aprobada

N.A

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COORDINACIN GENERAL EQUIPO TCNIO UN SIMEGE NIVEL NACIONAL Y SEDES COORDINADOR GENERAL, ASESORES Y ANALISTAS Enero de 2012

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ELABOR CARGO FECHA

EQUIPO TCNICO UN SIMEGE COORDINACIN GENERAL ANALISTAS Diciembre de 2011

REVIS CARGO

APROB CARGO

VICERRECTORIA GENERAL VICERRECTORA GENERAL Febrero de 2012

FECHA

FECHA