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OPTIMISATION DE LA PRISE EN CHARGE ALIMENTAIRE A LHOPITAL : DU CAHIER DES CHARGES A LASSIETTE

Didier LAFAGE : Directeur du Ple Equipements, Htellerie, Logistique CHU TOULOUSE


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Optimisation de la prise en charge alimentaire lhpital : du cahier des charges lassiette


Cahier des charges : terminologie habituellement utilise dans les marchs publics (code des marchs publics) les cahiers des charges des marchs passs selon une procdure formalise dterminent les conditions dans lesquelles les marchs sont excuts (art. 13) la nature et ltendue des besoins satisfaire sont dtermins avec prcision avant tout appel la concurrence.... (art.5)
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Formulation des besoins satisfaire


Les prestations qui font lobjet dun march ou dun accord-cadre sont dfinies dans le document de la consultation, par des spcifications techniques formules : 1 ) soit par rfrence des normes ou dautres documents quivalents accessibles aux candidats, notamment des agrments techniques ou dautres rfrentiels techniques labors par les organismes de normalisation ; 3

2 ) soit en termes de performances ou dexigences fonctionnelles. Celles-ci sont suffisamment prcises pour permettre aux candidats de connatre exactement lobjet du march et au pouvoir adjudicateur dattribuer le march (art. 6)
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Du cahier des charges lassiette : dune formulation des besoins satisfaire une obligation de rsultats
Cahier des charges : au-del de lapproche relie aux marchs publics, dfinition AFNOR: document par lequel le demandeur exprime son besoin en terme de fonctions de service et de contraintes ; Assiette : qualit perue par le client ; Enjeu : dune formulation des besoins satisfaire une obligation de rsultats ; 8 pistes de rflexions :
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1 - Elaborer un cahier des charges, ce nest pas uniquement un enjeu de politique dachat (1 )
Achat de fournitures (matires premires) : production internalise Dfinir un cahier des charges prcis par produit ou par type de produits alimentaires (exigences en termes de qualit, de provenance, compositions, conditionnements...) ;

1 - Elaborer un cahier des charges, ce nest pas uniquement un enjeu de politique dachat (2)
Achat de services : (gestion concde) Exercice exigeant ncessitant de bien dfinir les critres qualitatifs et conomiques permettant de faire le choix du meilleur prestataire ; Mme type de dmarche conduire pour formaliser le contenu des prestations servies

2 - Prendre en compte plusieurs niveaux de contraintes


Satisfaction des besoins implicites (prise en charge nutritionnelle, scurit sanitaire (hygine, scurit) ; Satisfaction des patients (qualit gustative, prsentation, temprature, heure des repas, aide aux repas) ; Recherche de lorganisation la plus efficace (productivit, cot, qualification des personnels).
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3 - Intgrer les nombreux documents de rfrence dans le domaine de la restauration hospitalire


Certains dapplication obligatoire - hygine alimentaire : le paquet hygine - le manuel de certification V2 (novembre 2008) : critre 6 c qualit de la restauration
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QUALITE DE LA RESTAURATION Critre 6.c


PREVOIR Il existe une organisation permettant ds ladmission du patient, de recueillir ses prfrences alimentaires. Les attentes des professionnels en matire de restauration sont recueillies

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QUALITE DE LA RESTAURATION Critre 6.c


METTRE EN OEUVRE Les prfrences des patients sont prises en compte. Des solutions de restauration sont proposes aux accompagnants EVALUER ET AMELIORER La satisfaction des consommateurs concernant la prestation restauration est value et des actions damlioration sont mises en oeuvre 11

Beaucoup dapplications volontaires ANC (Apports Nutritionnels Conseills) PNNS (Programme National Nutrition Sant) Recommandations GPEMDA (Groupement Permanent dEtude des Marchs Alimentaires) sur les caractristiques des produits, sur la nutrition, sur la restructuration de la restauration collective Rpertoire des mtiers hospitaliers ; Normes ISO 9000 et 22000 Recommandations sur la restauration en tablissements de sant pour la MEAH.
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4 - Identifier les diffrents niveaux de satisfaction


a) Satisfaction des besoins implicites Prise en charge nutritionnelle
Caractristiques des principales typologies de rgimes Dfinition dun plan alimentaire type (nombre de composants par repas, catgorie daliments, possibilits de choix) Existence et rle du CLAN (composition, nombre de runions annuelles) Calcul dingesta (taux minimum)

Hygine Scurit Traabilit


Etre conforme la rglementation en vigueur
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b) Satisfaction des besoins explicites Qualit gustative


Modalits dtablissement des menus (composition, frquence, cycle en fonction dure de sjour) Critres sur le choix des matires premires (% des gammes, produit certifi, % de produits prts lemploi) Critres sur les techniques de fabrication (cuisine dassemblage, fiches techniques avec critres et niveau de validation) Etablissement dun taux minimum de satisfaction sur la base dun questionnaire et dun plan dchantillonnage

Environnement du repas
Heure des repas ou amplitude horaire Aide au repas Communication au patient

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5 - Rajuster les organisations pour les rendre plus efficientes (1)


Segmentation du processus pour rendre les cots comparables

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Rajuster les organisations pour le rendre plus efficientes (2)


Analyse conomique du cot global du repas chantillon 8 tablissements Etude MEAH

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6 - Dployer les bonnes pratiques organisationnelles (1)


Travaux de la Mission dExpertise et dAudit Hospitalier (MEAH) Un chantier restauration ouvert depuis 2004 avec une phase pilote (8 hpitaux) et 4 phases de dploiement de 40 hpitaux chacune (160 hpitaux)

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Dployer les bonnes pratiques organisationnelles (2)


Mode opratoire
Mthode par comparaison pour dynamiser le chantier Construction des indicateurs qualit et cot Audit externe pour le diagnostic Plan daction pour amliorer la prestation avec un accompagnement externe Une capitalisation des bonnes pratiques organisationnelles mises en oeuvre
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Identification de 35 bonnes pratiques organisationnelles


I Type de prestation
II Commande des repas III Approvisionnement IV Fabrication des repas V Distribution des repas VI - Management

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Bonnes Pratiques Organisationnelles (1)


Offre de prestation
1 Crer un plan alimentaire et des plans de menus 2 Crer une carte de mets constants qui permet une simplification des rgimes et de la fabrication 3 Crer des cahiers des charges prcis par produit ou par type de produit alimentaire

Commande des repas


4 Prendre les commandes de repas : proposition dun choix personnalis ou par aversion 5 Crer et mettre en place systmatiquement des fiches techniques recettes de fabrication valorises avec process intgr 6 Raliser une gestion prvisionnelle 20

Bonnes Pratiques Organisationnelles (2)


Approvisionnement : achat, rception, stockage, dstockage 7 Crer un planning de rception des fournisseurs 8 Contrler la rception des marchandises 9 Veiller raliser la rotation de stock des produits frais 10 Rduire la dure dexposition du produit (hors de son emballage et de sa temprature de rfrence) et fabrication J-1 au maximum

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Bonnes Pratiques Organisationnelles (3)


Fabrication des repas : prparation, stockage, allotissement 11 Crer un planning de fabrication prcis 12 Goter sa prestation 13 Grer le stockage des PCA 14 Allotir le plus prs possible de la consommation

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Bonnes Pratiques Organisationnelles (4)


Distribution des repas : dressage, transport, mise en temprature, service, rangement 15 Assembler au plus prs de la distribution 16 Transporter dans des conditions optimales 17 Adapter le moyen de transport aux contraintes logistiques de ltablissement 18 Adapter les pratiques htelires en matire de livraison 19 Mettre en place une procdure de distribution (repas patient) 20 Mettre en place une procdure de distribution (repas personnel)
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Bonnes Pratiques Organisationnelles (5)


MANAGEMENT : management des hommes, gestion de la qualit, pilotage de lactivit 21 Mettre en place une gestion prvisionnelle des postes et des personnes 22 Crer un plan de formation personnalis et adapt pour le service de restauration 23 - Mettre en place un management participatif 24 Raliser des runions rgulires avec lquipe de cuisine 25 Mettre en place des responsables de secteurs 26 Adapter les outils HACCP 27 Mettre en place la liaison alimentation nutrition et dfinir une politique htelire 24

Bonnes Pratiques Organisationnelles (6)


28 Crer un protocole de dgustation des mets 29 Raliser et exploiter des enqutes de satisfaction 30 Mettre en place un protocole de mesure de la consommation des patients 31 Visiter sa clientle : rle du responsable de restauration 32 Matriser la prestation en cas de concession du service de restauration 33 Fixer et suivre des objectifs qualitatifs et conomiques 34 Suivre des tableaux de bord de gestion mensuels pour ltablissement 35 Crer un plan de vie chiffr des matriels et des locaux
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7 - Mettre en place un groupe projet pluridisciplinaire


La prise en compte de niveaux de contraintes, de diffrents niveaux de satisfaction atteindre doivent favoriser non pas une approche par mtiers mais par processus (cf bonnes pratiques organisationnelles) - comit de pilotage - groupes de travail pluridisciplinaires - dfinition dobjectifs clairs, simples, mesurables par des indicateurs - communication, information, formation - suivi et valuation 26

8 - Evaluer de faon rgulire les rsultats et rajuster les plans dactions


(1) Du cahier des charges lassiette : ncessit dune valuation rgulire des rsultats
Enqutes satisfaction Ex: Enqute SAPHORA - Qualit des repas - qualit globale du petit djeuner - Varit des plats - temprature du plat principal - Choix du menu - qualit plat chaud - Dessert du choix du menu - qualit servie au djeuner et dner - Vaisselle - qualit globale au djeuner et - Quantit servie au pt djeuner et au dner Enqutes de consommation alimentaire
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Evaluer de faon rgulire les rsultats et rajuster les plans dactions (2)
Identifier les plans daction correctives
Ce qui est important Ce qui est ralisable ..... Ce qui est facile

Pour chaque thme


Dfinir les objectifs Identifier les acteurs et responsable Fixer un calendrier Vrifier et caractriser les faits Chercher les causes du problmes Classer les causes ... Et choisir Proposer des solutions Dfinir qui fait quoi Informer Suivre et valuer - indicateurs

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En conclusion : pour des rsultats durables


Passer de faon irrversible dune vision segmente une vision intgre des dmarches qualit - partir dune valuation croise : scurit sanitaire/professionnels/patients - mettre en oeuvre une dmarche projet Evolution vers lefficience - Analyse croise : rsultats qualit/ressources utilises
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