Planeacin de Recursos Humanos

Una vez conocida la importancia de los recursos humanos en la empresa y las funciones de la administracin de recursos humanos, en esta unidad vamos a analizar la importancia de la planificacin como punto de arranque en todo proceso de administracin del personal de una compaa. Para poner en funcionamiento cualquier empresa lo primero que habr que determinar ser qu actividades se han de ejecutar para el normal desenvolvimiento del negocio para a partir de ah crear los puestos de trabajo pertinentes, grupos profesionales y categoras profesionales. El siguiente paso ser cubrir estos puestos de trabajo. Por lo tanto, la primera etapa del proceso de planificacin de recursos humanos ser la determinacin de las necesidades de personal.
Determinar las necesidades de personal depender del tipo de empresa, de su dimensin, volumen de trabajo a realizar, la posible estacionalidad, variacin en la carga de trabajo, etc. En definitiva, habr que llevar a cabo una planificacin de las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal del siguiente modo: - Planificacin de las necesidades cualitativas: consiste en determinar qu actividades se han de realizar, agrupndolas en puestos de trabajo y estableciendo a su vez los grupos y categoras profesionales en la organizacin. En base a ello se identificarn los conocimientos necesarios que debe tener la persona que desempee cada tarea, as como sus aptitudes y actitudes, definindose de este modo el perfil de exigencias de cada puesto de trabajo. - Planificacin de las necesidades cuantitativas: consiste en calcular, una vez determinadas las necesidades cualitativas, el nmero de personas de cada perfil profesional necesario para el desenvolvimiento de la empresa. Este nmero depender del tamao de la compaa de su grado de tecnificacin, jornada de trabajo, rotacin, (despidos, jubilaciones, bajas temporales, etc.-) y absentismo, rendimiento del personal y sobre todo en el sector turstico de la estacionalidad de la demanda. En base a estas previsiones de las necesidades cualitativas y cuantitativas de personal, se llevarn a cabo nuevas planificaciones; como las siguientes: Planificacin de los procesos de reclutamiento y seleccin: segn estas necesidades, se puedan cubrir o no con la plantilla existente. Planificacin de la promocin, para cubrir posibles vacantes de puestos de superior categora con personal de la propia empresa. Planificacin de la formacin, para reciclar a los empleados con vistas a adaptarlos a las nuevas necesidades cualitativas de personal de la compaa. Planificacin de los gastos de personal, tanto por lo que respecta a los gastos sociales como a la remuneracin de los empleados de acuerdo previa valoracin de las tareas que realizan y una evaluacin de su desempeo.

2.1. Concepto de planeacin de recursos humanos. Es una tcnica para determinar en forma sistemtica la provisin y demanda de empleados que tendr una organizacin. Al determinar el nmero y el tipo de empleados que serian necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, seleccin, capacitacin y otras ms. (Werther, William B. Jr., 2000). Esta permite al departamento de personal suministrar a la organizacin el personal adecuado en el momento adecuado. Por ello se convierte en una actividad altamente prioritaria. La planeacin de recursos humanos es el proceso de anticipar y prevenir el movimiento de personas hacia el interior de la organizacin, dentro de sta y hacia fuera. Su propsito es utilizar estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y cuando se necesiten, a fin de alcanzar las metas de la organizacin. 2.2. Propsitos: Utilizar todos estos recursos con tanta eficacia como sea posible, donde y cuando se necesiten, al fin de alcanzar las metas de la organizacin. Anticipar periodos de escasez y de sobre oferta de mano de obra. Proporcionar mayores oportunidades de empleo a las mujeres, a las minoras y a los discapacitados. Organizar los programas de capacitacin de empleados. 2.3. Ventajas: Mejorar la utilizacin de recursos humanos Permitir la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos globales de la organizacin Economizar en las contrataciones Expandir la base de datos del personal, para apoyar otros campos. Coadyuvar a la coordinacin de varios programas, como la obtencin de mejores niveles de productividad mediante la aportacin de personal ms capacitado. Una organizacin de tamao reducido tambin puede lograr estas ventajas, pero su mejora en efectividad puede resultar considerablemente menor debido a la escala ms reducida de sus operaciones.

2.4. Fuentes internas y externas de la demanda de recursos humanos La demanda de recursos humanos. Las organizaciones estiman sus necesidades de personal a futuro a fin de prepararse para llevar a cabo sus estrategias operativas. Este proceso puede realizarse de manera formal o informal, en ocasiones considerando las posibles caractersticas de la oferta de trabajo. Los desafos que caracterizan a la demanda de recursos humanos y los mtodos que existen para evaluarla y estimarla requieren una breve explicacin. La demanda a futuro que experimenta una organizacin en el campo de los recursos humanos es esencial para la planeacin de las polticas de empleo. La mayor parte, de las compaas evala sus necesidades futuras en este campo. A pesar de que la demanda de recursos humanos se ve influida por muchos retos, por lo general estn presentes en el proceso cambios en el entorno, en la organizacin y en la fuerza de trabajo. Estos factores aparecen tanto en los planes a corto como a largo plazo.

Causas de la demanda. Muchos factores influyen en la demanda de recursos humanos de la organizacin y en la fuerza de trabajo. El conjunto de estos factores influye en las estrategias corporativas y en los planes que la organizacin se formula a largo plazo. Algunos de estos factores se encuentran dentro del rea de control de la organizacin, en tanto que otros no lo estn, como se ilustra en la tabla. Causas de la demanda de recursos humanos a futuro Externas Organizativas Laborales Econmicas Planes estratgicos Jubilaciones Factores Sociales Presupuestos Renuncias Tecnolgicas Ventas y Produccin Terminacin de contratos Competitivas Nuevas actividades Decesos Cambios organizativos Permisos no remunerados Fuente Werther B. William, Jr. Administracin de personal y recursos humanos, Quinta Edicin, Editorial McGrill, 2000 Desafos externos. Los cambios que ocurren en el entorno en el que la organizacin existe y funciona son de difcil prediccin a corto plazo y en ocasiones sus efectos a largo plazo resultan casi imposibles de evaluar. Los factores de carcter social, incluso los de naturaleza poltica o legal, son un poco ms difcil de predecir, pero sus implicaciones no siempre son claras. En otros casos el efecto que tendrn sobre la organizacin es obvio. Los cambios tecnolgicos son muy difciles de predecir, pero con mucha frecuencia pueden alterar de manera radical todos los planes de recursos humanos de la organizacin. Por ejemplo, muchas personas consideraron que la aparicin e introduccin de las computadoras en las sociedades latinoamericanas tradicionales provocaran desempleo masivo. Por el contrario, las computadoras han creado miles de empleos en casi toda el rea. Las computadoras, sin embargo, no crearon empleos uniformes a todos los niveles; afectaron de modo adverso ciertas reas, como las de contabilidad, en tanto que incrementaron la oferta en otras, como los departamentos de servicios de comunicacin por Internet. Decisiones de la organizacin. Planes estratgicos. Una organizacin responde a los cambios que percibe en su entorno tomando decisiones que alteran y modifican sus planes estratgicos. Dichos planes establecen objetivos como las tasas de crecimiento y penetracin del mercado o la preparacin y el lanzamiento de nuevos productos y servicios. Para alcanzar objetivos a largo plazo los gerentes y directivos de la empresa, junto con sus especialistas de recursos humanos, deben disear planes de recursos tambin a largo plazo. Presupuestos. A corto plazo, los planificadores pueden formular sus acciones mediante presupuestos, que generalmente tienen validez de uno o dos aos. Las organizaciones reflejan sus prioridades y objetivos en el campo de recursos humanos mediante los incrementos o recortes de presupuesto. Los estimados y ventas de produccin no son tan exactos como los presupuestos, pero pueden constituir indicadores rpidos de cambios a corto plazo en la demanda de recursos humanos. Nuevas operaciones, lneas o productos. El inicio de nuevas actividades dentro de la organizacin significa tambin el cambio en las caractersticas de los planes de recursos humanos. Cuando se genera internamente una nueva operacin en una organizacin, el tiempo necesario para poner en marcha todo el programa puede ser suficiente para disear planes de recursos humanos. Una fusin de dos empresas, por ejemplo, puede llevar a una reorganizacin

total, as como a cambios fundamentales en el diseo de puestos. Estas reorganizaciones pueden modificar profundamente las necesidades de recursos humanos de las compaas. Factores de la fuerza de trabajo. La demanda de recursos humanos experimenta variaciones debido a factores tales como: Jubilaciones, Renuncias, Embarazos, Enfermedades, Despidos, Muertes, etc. Cuando estos fenmenos incluyen nmeros considerables de empleados, la experiencia obtenida en ocasiones anteriores puede servir como indicador de la accin que se debe realizar, teniendo en cuenta siempre los nuevos factores que pueden apuntar a la convivencia de cambiar las practicas del pasado. 2.5. Tcnicas para pronosticar la demanda y oferta de recursos humanos. En el campo de los recursos humanos consisten en diversas practicas que orientan a determinar cules sern las futuras necesidades de personal. Basadas en la experiencia: Decisiones formales a cargo de expertos en el rea. Se basan en las opiniones que emite un grupo de personas ampliamente familiarizadas con las necesidades de recursos humanos a futuro por parte de la organizacin. Ya que los gerentes de lnea toman la mayor parte de las decisiones de contratacin, los planificadores de recursos humanos deben emplear mtodos que les permitan informarse de las necesidades de personal de esos gerentes. En organizaciones de menores dimensiones es posible que el director de operaciones o el gerente de recursos humanos posea toda la informacin necesaria. Muestreo. En organizaciones de mayores dimensiones el mtodo ms sencillo consiste en efectuar un muestreo de los gerentes que constituyen una autoridad respecto a las necesidades de recursos humanos en los departamentos. Este muestreo puede consistir en un sondeo informal, un cuestionario o una discusin sobre el tema, que utilice la tcnica de grupo nominal. Tcnica de grupo nominal. En esta dinmica se presenta a un grupo de gerentes un tema bsico, por ejemplo: Cules sern los factores que ms incidirn en nuestra demanda de los recursos humanos para el ao entrante? Cada uno de los participantes (entre 5 y 15) procede a poner por escrito las respuestas que estime pertinentes. Despus de 10 minutos se discuten las ideas del grupo se clasifican y se permite que cada integrante las numere en orden de importancia, seleccionando las tres o cuatro mas importantes. Tcnica de Delfos o Delphi. Es una tcnica de sondeo de opiniones, en esta dinmica se solicitan estimados especficos de un grupo de expertos, por lo general a nivel gerencial. Los planificadores de recursos humanos actan como intermediarios, resumen las respuestas obtenidas e informan a los expertos de los resultados. El proceso se repite hasta que el grupo empieza a concordar en determinados factores. Generalmente cuatro o cinco fases sucesivas son suficientes para llegar a resultados concretos. Basadas en tendencias. Es probable que es la tcnica mas expedita se la proyeccin de las tendencias de la organizacin durante el pasado. A continuacin se presentan: o Extrapolacin. Por medio de la extrapolacin se requiere prolongar las tendencias del pasado a fases futuras. Por ejemplo si el promedio de contratacin de obreros de la planta ha sido de 20 obreros mensuales, la extrapolacin de esa tendencia significara en el futuro una necesidad de 240 obreros en el lapso de un ao.

Indexacin. Es un mtodo til para el calculo de las necesidades futuras, mediante el cual se establece una comparacin entre el incremento en los niveles de empleo con un ndice determinado, como la relacin entre el numero de trabajadores de los departamentos de produccin y las cifras de ventas de la compaa. Anlisis estadsticos. De mayor complejidad, utilizan modelos por computadora que incluyen factores como las variantes en la demanda externa de producto. Los procedimientos estadsticos utilizan datos histricos para proyectar la demanda futura. Los procesos de modelos pueden ofrecer una representacin simplificada de la demanda de los recursos humanos de toda la organizacin. Alterando los datos de entrada pueden contrastarse las necesidades recursos humanos en diferentes escenarios de demanda. Entre las tcnicas estadsticas de modelizar utilizadas para la previsin de las necesidades de recursos humanos se encuentran las siguientes: o Anlisis de series temporales. Se utilizan niveles histricos de personal (en lugar de indicadores de carga de trabajo) para proyectar las necesidades futuras de recursos humanos. Se estudian los niveles histricos de personal para aislar las variaciones estacinales y cclicas, las tendencias a largo plazo y los movimientos aleatorios. A continuacin se extrapolan las tendencias a largo plazo utilizando una media mvil, un suavizado exponencial o la tcnica de regresin. Ratios de personal. Se examinan los datos pasados de personal para determinar las relaciones histricas entre el nmero de empleados en diversos puestos o categoras de puestos. A continuacin se utiliza el anlisis de regresin o ratios de productividad para proyectar las necesidades totales o de grupos claves de recursos humanos y se utilizan los ratios de personal para asignar necesidades totales a diversas categoras de puestos o para estimar necesidades de grupos no claves. Ratios de productividad. Se utilizan datos histricos para examinar los niveles histricos de un ndice de productividad. Formula: p = Carga de trabajo / Numero de personas. Si se encuentran relaciones constantes o sistemticas, pueden calcularse las necesidades de recursos humanos dividiendo las cargas previstas de trabajo entre p. Anlisis de regresin. Se examinan los niveles histricos de varios indicadores de carga de trabajo, como ventas, niveles de produccin y valor aadido, para encontrar relaciones estadsticas con los niveles de personal. Cuando se encuentran relaciones suficientemente fuertes, se obtiene un modelo de regresin (o de regresin mltiple). Los niveles previstos de los indicadores mantenidos se pasan al modelo resultante y se utilizan para calcular el nivel asociado de las necesidades de recursos humanos. Los modelos de regresin presentan la ventaja de sensibilidad a los cambios en la orientacin de la organizacin, lo cual permite identificar la necesidad de reasignar personal o de modificar los niveles de dotacin. Los modelos de regresin dan buen os resultados cuando se utilizan con empresas que operan en un entorno estable.

Basadas en otros mtodos: Anlisis y planeacin de presupuestos. Las organizaciones necesitan planear sus recursos por lo general poseen presupuestos y planes a largo plazo. Un estudio de los distintos presupuestos de los departamentos permite conocer las asignaciones financieras para contratar nuevos empleados. Estos datos, mas las extrapolaciones de cambios en la fuerza de trabajo (incluso renuncias, terminaciones, jubilaciones, etc.), pueden proporcionar estimados a corto plazo sobre las necesidades de recursos humanos. Los estimados a largo plazo pueden estimarse a partir de los planes futuros de cada departamento o divisin.

 Anlisis de nuevas operaciones. Cuando la aparicin de nuevas actividades o giros de la compaa complica el proceso de planeacin de los recursos humanos, los planificadores pueden utilizar el anlisis de nuevas operaciones, que requiere efectuar comparaciones con compaas que llevan a cabo actividades similares. Modelos de computadora. Las tcnicas mas avanzadas y complejas de determinacin de necesidades incluyen la preparacin de modelos de computadora, que mediante formulas matemticas combinan de manera simultnea la extrapolacin, la indexacin, los resultados de diversos sondeos de opinin y los estimados de cambios en la fuerza de trabajo para determinar las necesidades de personal. A medida que transcurre el tiempo, los cambios que ocurren en la demanda de recursos humanos se utilizan para refinar y corregir las formulas que las computadoras emplean. Las tcnicas mas complejas se usan en organizaciones grandes que han acumulado aos de experiencia en el proceso de determinar sus necesidades de personal.