REPUBLICA DE CHILE

I. MUNICIPALIDAD DE LA HIGUERA
DEPARTAMENTO DE FINANZAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

I. MUNICIPALIDAD DE LA HIGUERA

LA HIGUERA, NOVIEMBRE DEL 2008.

INDICE
1. Definiciones
2. Normativa que regula el proceso de compra

4
5

3. Organizacin del abastecimiento en la Institucin

3.1 Personas unidades involucradas en el proceso de abastecimiento
3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento
3.3 El proceso del abastecimiento en la Institucin: Condiciones Bsicas

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4. Procedimiento Planificacin de Compras

5. Proceso de Compra
5.1 Convenios marco
5.2 Compra a travs de convenios de suministro vigentes de la Institucin
5.3 Compra a travs de Trato o Contratacin Directa menor 100 UTM
5.4 Compra por Licitacin Pblica
5.5 Compra por Licitacin Privada

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6. Evaluacin de Las ofertas

6.1 Criterios de evaluacin
6.2 Evaluacin de ofertas para procesos de baja complejidad
6.3 Evaluacin de ofertas para procesos de alta complejidad

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7. Cierre de Procesos
7.1 Fundamentacin de la decisin de compra
7.2 Resolucin de inquietudes

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8. Recepcin de bienes y servicios

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9. Procedimiento de pago
9.1 Respaldar el pago con el informe de Recepcin Conforme

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10. Uso deL Sistema www.chilecompra.cL

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Introduccin
Con fecha 01 de Enero de 2008, entra en vigencia este Manual de procedimiento de adquisiciones, que se
dicta en cumplimiento de lo establecido en Decreto N 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de
2007, que modifica Reglamento de La Ley N 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestacin de Servicios.
Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a La contratacin, a titulo oneroso, de
bienes o servicios para el desarrollo de Las funciones de La institucin, es decir a todas las adquisiciones
y contrataciones reguladas por La Ley 19.886.
EL objetivo de este manual es definir la forma en comn que esta institucin realiza Los procesos de
compra y contratacin para el abastecimiento de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los
tiempos de trabajo, coordinacin y comunicacin, y Los responsables de cada una de las etapas del
proceso de abastecimiento.
Este manual ser conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores de esta institucin.

1. DEFINICIONES
Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a
continuacin:

Bodega: Espacio fsico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y
consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de inventarios necesarios
para evitar quiebres de stock en la gestin de abastecimiento peridica.

Boleta de Garanta: Documento mercantil de orden administrativo y/o Legal que tiene como
funcin respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, Llamados a Licitacin
(seriedad de la oferta), como tambin la recepcin conforme de un bien y/o servicio (fiel
cumplimiento de contrato). En casos en que el monto de la contratacin sea superior a 1.000 UTM
ser siempre exigible.

Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o
servicios, y que est asociado a una orden de compra.

Gua de Despacho: Documento tributario, de registro interno,

mercadera fuera de la bodega hacia otros Lugares de la institucin.

Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y Legal que determina eL

compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como funcin respaldar Los actos
de compras o contratacin, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos
documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su
magnitud, ya sea en el documento o en forma electrnica segn Lo establezcan Los
procedimientos.

Plan Anual de Compras: Corresponde a La Lista de bienes y/o servicios de carcter

referencial, que la institucin planifica comprar o contratar durante un ao calendario.
Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada
en eL Plan anual de compras elaborado por cada Entidad Licitante.

Portal Chile compra: (www.chilecompra.cl), Sistema de Informacin de Compras y

Contrataciones de la Administracin, a cargo de la Direccin de Compras y Contratacin
Publica, utilizado por Las AREAS O UNIDADES DE COMPRA para realizar los procesos de
Publicacin y Contratacin, en el desarrollo de los procesos de adquisicin de sus Bienes y/o
Servicios.

Requerimiento: Es la manifestacin formal de la necesidad de un producto o servicio que el

Usuario requirente solicita aL rea o Unidad de Compra deL Organismo.

Resolucin: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se contiene
una declaracin de voluntad realizada en eL ejercicio de una potestad pblica, en el caso
de esta municipalidad se concreta a travs de un Decreto Alcaldicio.

Siglas: Para Los efectos

siguientes significados:

AG
:
ADQ
:
CM
:
Chile compra :
LP
:
LE
:
OC
:
SP
:
TDR
:
UC
:

deL presente

instrumento,

utilizado

para trasladar

Las siglas que se indican

tendrn los

Administracin General.
Adquisicin.
Convenio Marco.
Direccin de Compras y Contratacin Pblica.
Licitacin Pblica.
Licitacin Privada
Orden de Compra
Servicio Pblico.
Trminos de Referencia.
Unidad de Compra.

2. NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRA

Ley N19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos

Servicios, en adelante Ley de Compras y sus modificaciones.

de Suministros y Prestacin de

Decreto N250, de 2004, deL Ministerio de Hacienda, que aprueba eL Reglamento de La Ley
N19.886, en adelante eL Reglamento, y sus modificaciones.

DFL 1- 19.653 que fija eL texto refundido, coordinado y sistematizado de La Ley 18.575
Orgnica Constitucional de Bases Generales de La Administracin deL Estado.

Ley N 19.880, que establece Bases de Los Procedimientos Administrativos que rigen Los Actos
de Los rganos de La Administracin deL Estado.

Resolucin N520, de 1996, de La Contralora General de La Republica, que fija eL texto

refundido, coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exencin deL trmite de Toma de
Razn.

Ley de Presupuesto deL Sector Pblico que se dicta cada ao.

Normas e Instrucciones para La ejecucin deL Presupuesto y sobre materias especificas,

sancionadas por Resolucin y8o Circular deL Ministerio de Hacienda, documentos Los cuaLes son
prcticos y dictados ao a ao, en virtud a Los contenidos que incorpore La Ley de Presupuesto.

Ley de Probidad N 16.653.

Ley sobre documentos electrnicos, firma electrnica y servicios de certificacin de dicha firma
N 19.799.

Polticas y condiciones de uso deL Sistema Chile compra, instruccin que La Direccin de Compras
Pblicas emite para uniformar La operatoria en eL Portal Chile compra.

Directivas de Chile compra.

Reglamento Interno de La Institucin aprobado por Decreto Alcaldicio N 881 de fecha

29 de Diciembre de 2006.

3. ORGANIZACIN DEL ABASTECIMIENTO EN LA INSTITUCIN

3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento
Las personas y unidades involucradas en el proceso de abastecimiento de La institucin son:

Alcalde(sa): Responsable de generar condiciones para que las reas de la organizacin

realicen los procesos de compra y contratacin de acuerdo a la normativa vigente,
preservando mxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los
procesos de compra, sean directas o delegadas.
As tambin es responsable de la elaboracin, publicacin y control del cumplimiento del presente
manual.

Administrador (a) deL Sistema Chile compra: Nombrado por la Autoridad de la

Institucin, corresponde a un perfil del sistema www.chilecompra.cl, el cual es responsable de:

Crear, modificar y desactivar usuarios

Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores
Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra
Modificar y actualizar la informacin institucional registrada en el Sistema.

Administrador (a) Suplente deL Sistema Chile compra: Es responsable de administrar el Sistema
Chile compra en ausencia del (a) Administrador (a) Chile compra, es nombrado por la Autoridad
de la Institucin.

Usuario Requirente: Todos Los funcionarios de la institucin con facultades especficas

para, generar requerimientos de compras, a travs de documentos internos, la que deber
ser enviada a las unidades de compras.

Unidad Requirente: Unidad a la que pertenece el Usuario Requirente.

Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y

Educacin:
Departamentos encargados de coordinar la Gestin de Abastecimiento
de la
institucin y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Requirentes
segn coorresponda. En su labor debe aplicar La normativa vigente de compras pblicas, el
presente manual y toda otra normativa relacionada.

Seccin de Bodega: Seccin dependiente del Departamento de Administracin y Finanzas

municipal y servicios incorporados, encargada del almacenamiento, registro y control de Los stocks
de artculos, materiales e insumos, que se requiere para el normal funcionamiento de La
Institucin.

Unidad de Compra: Unidad dependiente del Departamento de Administracin y Finanzas

Municipal y de los Servicios Incorporados de Salud y Educacin, a la que pertenecen los
operadores y supervisores de compra. Le corresponde realizar todo o parte de los procesos de
adquisiciones, ajustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a
todas las dependencias, para el normal funcionamiento de la Institucin. Esta unidad elabora
o colabora en la preparacin de bases, trminos de referencia, solicitud de cotizaciones, etc.,
necesarias para generar la compra de un Bien y/o Servicio.

Operadores (as) de compras: Funcionarios de las unidades de compra encargados de efectuar las
compras segn los requerimientos de los usuarios requirentes.

Supervisores(as) de Compras: Funcionarios de las unidades de compras encargados de revisar y de

validar los requerimientos de compra para posteriormente publicarlos en www.chilecompra.cl.
Adems,
una vez cerrados
los
procesos y
recibidas las ofertas
a travs
de
www.chilecompra.cl, el Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adjudicacin,
en virtud de los criterios de evaluacin definidos o respecto de la recomendacin de
adjudicacin de la comisin de evaluacin.

Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Presupuesto,

reas Tcnicas, Auditoria, todas participes conforme a su funcin
asignacin y/o autorizacin de Marcos Presupuestarios, de registro de los
materializacin de los pagos, respectivamente. Estas Unidades, que se
de su rol, apoyan la gestin de abastecimiento de la institucin.

Contabilidad, Tesorera,
siendo en general, la de
hechos econmicos, y de
mencionan en funcin

Comisin de Evaluacin: Grupo de personas internas o externas a la organizacin convocada

para integrar un equipo multidisciplinario que se rene para evaluar ofertas y proponer el
resultado de un llamado a Licitacin.

Jefe (a)
Departamento de Administracin y Finanzas Municipal
y de los Servicios
Incorporados de Salud y Educacin: Responsables del procedimiento de compras ante
el
Alcalde. Encargados de administrar los requerimientos
realizados al Departamento de
Administracin y Finanzas por los Usuarios Requirentes de manera de asegurar eficiencia y eficacia
en el abastecimiento institucional. Adems es el responsable de efectuar el compromiso
presupuestario de las rdenes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de
compras.

3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de abastecimiento

Se entiende como competencias los conocimientos, tcnicas y habilidades con que deben contar las
personas involucradas en los procesos de abastecimiento de la Institucin.
Dichas competencias deben ajustarse
Contratacin Pblica - ChileCompra.

a los

perfiles establecidos

por la Direccin

de Compras y

3.3 El Proceso del abastecimiento en la Institucin: Condiciones Bsicas

El Usuario Requirente enviar al Jefe del Departamento de Administracin y Finanzas municipal y
servicios incorporados de Salud y Educacin, a travs de memorando papel o electrnico, la solicitud de
requerimiento, considerando un plazo mnimo de anticipacin a la entrega del requerimiento
segn los siguientes parmetros:
- Para contrataciones menores a 100 UTM
: 15 das de anticipacin
- Para contrataciones entre 100 y 1000 UTM
: 25 das de anticipacin
- Para contrataciones mayores a 1000 UTM
: 45 das de anticipacin
Respecto del monto asociado a la adquisicin de un producto, ste se calcular conforme al
valor total de los productos requeridos, y para la contratacin de un servicio, por el valor total de
los servicios por el periodo requerido.
La solicitud de requerimiento enviada contendr al menos:
Individualizacin del producto o servicio a contratar.
Cantidad requerida.
Monto total estimado para la contratacin.
Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere.
Criterios, ponderaciones y puntajes para seleccionar las ofertas que se presenten.
Toda adquisicin de bienes o contratacin de servicios que realice la Institucin, deber realizarse a travs
de www.chilecompra.cl. Este ser el medio oficial para la publicidad de los llamados a licitaciones o
trato directo. De la misma forma se deben utilizar solamente los formularios definidos por Chile
compra para la elaboracin de Bases y Trminos de referencia, los que se encuentran disponibles en
www.chilecompra.cl. Las excepciones a este proceder se encuentran claramente reguladas en el Art.
62 del Reglamento de la Ley 19.886.
Articulo 62. Licitaciones en soporte papel:
Las Entidades podrn efectuar los Procesos de Compras y la recepcin total o parcial de
ofertas fuera del Sistema de Informacin, en las siguientes circunstancias:
1. Cuando existan antecedentes que permitan presumir que los posibles proveedores no
cuentan con los medios tecnolgicos para utilizar los sistemas electrnicos o digitales
establecidos de acuerdo al Reglamento, todo lo cual deber ser justificado por la Entidad
Licitante en la misma resolucin que aprueba el llamado a licitacin.
2. Cuando haya indisponibilidad tcnica del Sistema de Informacin, circunstancia
que deber ser ratificada por la Direccin.
3. Cuando en razn de caso fortuito o fuerza mayor no es posible efectuar los Procesos de
Compras a travs del Sistema de Informacin.
4. Cuando no exista de manera alguna conectividad en la comuna correspondiente a
la Entidad Licitante para acceder u operar a travs del Sistema de Informacin.
5. Tratndose de contrataciones relativas a materias calificadas por disposicin legal o por
decreto supremo como de naturaleza secreta, reservada o confidencial.

En el caso de las garantas, planos, antecedentes legales, muestras y dems antecedentes que
no estn disponibles en formato digital o electrnico, podrn enviarse a la Entidad Licitante de
manera fsica, de acuerdo a lo que establezcan en cada caso las Bases.
Con esta solicitud de requerimiento, el Operador de Compra proceder a ejecutar el procedimiento
de contratacin correspondiente, en funcin de los siguientes criterios:
a. Compras y Contrataciones inferiores a UTM 3 (impuestos incluidos).
En estos casos, el Jefe del Departamento Administracin
incorporados, resolver, de acuerdo a las siguientes reglas:

Finanzas

municipal

y servicios

Solicitud por escrito, de la Unidad Requirente.

La Unidad Requirente del bien o servicio a adquirir deber fundamentar claramente la razn o
motivo que origine su adquisicin n la respectiva solicitud.

b. Compras y Contrataciones superiores a UTM 3 e inferiores a UTM 100 (impuestos incluidos).

El Alcalde (sa) resolver previo informe del Jefe Departamento Administracin y Finanzas Municipal
y Servicios Incorporados de Salud y Educacin. En caso de ausencia resolver quien los subrogue
legalmente.
En estas contrataciones se proceder de acuerdo a las siguientes reglas:

Requerimiento previo por escrito del Departamento o Seccin que lo formula.

La unidad Requirente deber redactar los contenidos bsicos de trminos de referencia,

o bases de licitacin, segn sea el caso, en las que se establezcan los aspectos administrativos
ms fundamentales, tales como: definicin tcnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de
entrega, garanta de fabricacin y todas las caractersticas necesarias para individualizar el
bien o servicio y las condiciones de prestacin.

Se debern publicar los llamados a licitacin o cotizaciones a travs del Sistema de Informacin
www.chilecompra.cl, salvo los casos de indisponibilidad sealados en el Reglamento de la Ley N
19.886.

Las resoluciones que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos los
dems actos administrativos que se realicen durante los procesos de contratacin sern
suscritos por el Alcalde (sa).

Los cuadros comparativos que se elaboren sobre La base de La informacin recibida a travs deL
Sistema, deben ser completos y fundamentados y atendern a todos Los criterios de evaluacin
definidos.

La resolucin de adjudicacin o La resolucin que declara eL proceso de contratacin desierto,

deber ser suscrita por eL Alcalde (sa).

c. Compras y Contrataciones Superiores a UTM 100 (impuestos incluidos).

Resuelve el Alcalde (sa) previo informe Jefe de Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y
Servicios Incorporados de Salud y Educacin, de acuerdo a las siguientes reglas:

Se seguirn Las mismas reglas establecidas precedentemente. Asimismo, las resoluciones

que aprueben las bases respectivas, que las modifiquen o aclaren, y todos Los dems actos
administrativos que se realicen durante los procesos de contratacin sern suscritos por el
alcalde (sa).

La Resolucin de Adjudicacin o la resolucin que declara eL proceso de contratacin desierto,

ser suscrita directamente por el alcalde (sa).

EL alcalde podr delegar expresa y especficamente estas funciones en alguno de los Jefes de
Departamento de la Institucin.

Una vez ejecutado el proceso de contratacin seleccionado, los productos o servicios requeridos son
entregados, segn Las condiciones establecidas en la solicitud de la unidad requirente, quien deber
evaluar su conformidad con los productos o servicios recibidos.

4. PROCEDIMIENTO PLANIFICACIN DE COMPRAS

Cada Unidad de la Institucin debe elaborar un Plan Anual de Compras que debe contener los
procesos de compra de bienes y/o servicios que se realizarn a travs del sistema www.chilecompra.cl,
durante el ao siguiente, con indicacin de la especificacin a nivel de articulo, producto o
servicio, cantidad, periodo y valor estimado.
Procedimiento elaboracin Plan Anual de Compras:
1. EL jefe de la Unidad de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de
Salud y Educacin, durante eL mes de junio, solicita los requerimientos de bienes y servicios a
contratar el ao siguiente a todas las Unidades demandantes a nivel interno de La municipalidad.
2. Las Unidades Demandantes recepcionan la solicitud, completan formulario de bienes y
servicios a contratar eL ao siguiente y lo envan a Administracin o a la Unidad que determine La
Institucin.
3. La Unidad de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin
durante
eL
mes
de julio,
recepciona informacin
de requerimientos y los
analiza y evala.
4.

EL departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud

y
Educacin, durante el mes de agosto, con Los datos obtenidos, recopilados y analizados
procede a consolidar la informacin para construir eL plan de compras deL siguiente ao.

5.

Publicacin deL Plan de Compras en eL sistema de informacin: La Administracin o Unidad que

determine la institucin se encargar de revisar, ingresar, modificar, enviar a aprobar, y aprobar eL
plan de compras.

6. EL Administrador deL Sistema Chile compra en la Institucin aprueba eL Plan de Compras y lo

publica en eL Sistema de Compras y Contratacin Pblica, el que genera un Certificado que acredita eL
ingreso y publicacin.
La aprobacin del Plan en el sistema se realiza slo una vez, sin perjuicio de las posteriores
modificaciones que se pudieran informar a travs del sistema en otra ocasin, oportunidad y
modalidad que son informadas por la Direccin de Compras y Contratacin Pblica.
7. En el caso que el Administrador del Sistema Chile compra no apruebe el Plan de Compras, ste
se devuelve a la Unidad que est encargada deL ingreso, para que se proceda a modificar sobre la
base de los reparos realizados por el Administrador.
8. Modificaciones y Actualizaciones: El plan de compras podr ser modificado cuando el organismo lo
determine, lo cuaL podr ser informado en el Sistema en la oportunidad y modalidad que la
Direccin de Compras determine.

5. Proceso de Compra
5.1 convenios marco
Para la contratacin de bienes y servicios de baja complejidad, cuya definicin no requiera de
competencias tcnicas mayores la municipalidad podr utilizar el catlogo ChileCompra Express. De
acuerdo a Los siguientes procedimientos:
Paso 1: Completar solicitud de requerimiento.
Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio deber emitir la solicitud de
requerimiento a la unidad de compra respectiva.
Pas 2: Revisin y Aprobacin deL requerimiento
EL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y
Educacin revisa la solicitud de requerimiento, verifica que no tenga errores ni le falten datos y para
sancionar la disponibilidad inicial de presupuesto (refrendacin presupuestaria).
Paso 3: Emisin orden de compra
Una vez revisado La solicitud de requerimiento, eL Departamento de Administracin y Finanzas
Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin genera La respectiva orden de compra a travs
deL catlogo ChileCompra Express y se solicita el compromiso presupuestario correspondiente.
Pas 4: Envo OC al proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su VB, eL Supervisor de compra enva la Orden de compra
aL proveedor.
Pas 5: Aceptacin OC por el proveedor y despacho de bienes y/o servicios
EL proveedor acepta La orden de compra y enva Los bienes o servicios.
Pas 6: Informar recepcin conforme para pago
Una vez que La Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados,
Requirente la emisin del Informe de Recepcin conforme, que funda eL pago.

solicita

al Usuario

Paso 7: Clasificacin a Proveedor(es) Adjudicados

EL usuario requirente podr calificar en www.chiLecompra.cL aL proveedor, a travs de funcionalidad
correspondiente.
5.2 Compra a travs de convenios de suministro vigentes de la Institucin.
Paso 1: Completar solicitud de requerimiento.
Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio deber emitir la solicitud de
requerimiento a La unidad de compra respectiva.
Pas 2: Revisin y aprobacin requerimiento
EL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y
Educacin revisa La solicitud de requerimiento, verifica que no tenga errores ni Le falten datos y para
sancionar La disponibilidad inicial de presupuesto (refrendacin presupuestaria).
Pas 3: Asignacin del operador responsable y seleccin del proveedor
En caso de que eL producto o servicio requerido se encuentre disponible en un convenio de suministro
vigente, eL Jefe deL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de
Salud y Educacin asigna el requerimiento a un operador de compra, para que genere eL respectivo
proceso de compra a travs www.chilecompra.cl.
El Supervisor de Compra determina a qu proveedor(es) enviar la orden de compra, segn la tabla de
evaluacin de Los proveedores que se encuentran adjudicados en este convenio de suministro, establecida
en las respectivas bases o TDR segn corresponda, y deriva esta informacin aL operador de compra.

Pas 4: Emisin OC
EL operador de Compra genera La Orden de Compra a travs de www.chilecompra.cl y solicita eL
compromiso presupuestario correspondiente.
Pas 5: Envo de OC al proveedor
Una vez que eL jefe de departamento entrega su VB, eL Supervisor de compra enva la Orden de compra
aL proveedor.
Pas 6: Aceptacin de OC por el proveedor
EL proveedor acepta La orden de compra y enva Los bienes o servicios.
Pas 7: Informe Recepcin conforme de pago
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, si est conforme con los
bienes o servicios adquiridos se procede a la emisin deL documento administrativo que sirve para
permitir el pago y lo enva aL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios
Incorporados de Salud y Educacin.
Paso 8: Calificacin Proveedor
EL usuario requirente podr calificar www.chilecompra.cl al proveedor, a travs de funcionalidad
correspondiente.

5.3 Compra a travs de Trato o Contratacin Directa menor 100 UTM

Paso 1: Emitir solicitud de requerimiento
Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio que no se encuentra disponible en eL
catlogo Chile compra Express ni a travs de un Convenio de Suministro vigente en la institucin, debe
emitir la solicitud de requerimiento.
Paso 2: Asignacin y Aprobacin Requerimiento
El Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y
Educacin revisa la solicitud de Requerimiento, para verificar que no tenga errores ni le falten datos y
para sancionar la disponibilidad de presupuesto.
Paso 3: Se asigna Operador Responsable
El Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y
Educacin asigna el requerimiento a un operador de compra para que complete el formulario de
Trminos de Referencia en www.chilecompra.cl y lo publique, con apoyo de la unidad requirente.
La Unidad Requirente
siguientes parmetros:

deber proponer los

Trminos de Referencia,

considerando a lo menos los

La descripcin y requisitos mnimos de los productos8servicios requeridos.

Objeto o motivo del contrato o compra
Requisitos que deben cumplir los oferentes
Criterios de evaluacin
Entrega y Apertura de las ofertas; (Modalidades)
Formas y Modalidad de Pago
Indicacin del Precio o valor de parte de los oferentes de los servicios que prestarn.
Plazos de entrega del Bien y/o Servicio
Nombre y Medio del Contacto en la Institucin
Garantas que se exigirn, si fuere necesario
Etapas de preguntas y respuestas cuando el tiempo lo permite.

Pas 4: Elaborar Cuadro Comparativo

Con las ofertas presentadas en el sistema de informacin y una vez cumplidos los plazos de publicacin
sealados en el punto anterior, el encargado de la publicacin deber elaborar el cuadro comparativo
correspondiente al proceso.

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Pas 5: Evaluacin
La comisin evaluadora o, en caso de no existir la mencionada comisin, la unidad requirente ser la
que determine quin es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluacin definidos para
el proceso.
Pas 6: Creacin Resolucin Adjudicacin
El unidad encomendada por el alcalde (sa) para tal fin, genera la Resolucin que aprueba la
compra en la que, adems, establece la procedencia de la contratacin directa en funcin del monto
del proceso, y la entrega para su VB al Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y
Servicios Incorporados de Salud y Educacin. Esta resolucin debe estar basada en los criterios de
evaluacin que se definieron por parte de la Unidad Requirente.
Pas 7: Aprobacin Resolucin de Adjudicacin y publicacin en www.chilecompra.cl
La Resolucin que aprueba la compra con los VB correspondiente es enviada a la autoridad
competente, quien en caso de estar de acuerdo con la decisin de contratacin firma la
resolucin y la deriva al Departamento
de
Administracin
y Finanzas Municipal y Servicios
Incorporados de Salud y Educacin, quien ingresa y publica de la decisin de contratacin en
www.chilecompra.cl.
Paso 8: Emisin OC al proveedor
Una vez que el jefe de departamento entrega su VB, eL Supervisor de compra enva la Orden de Compra
aL proveedor.
Pas 9: Informe Recepcin
Una vez que la Unidad
Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario
Requirente la emisin del informe de recepcin conforme, que funda eL pago y lo
enva
aL
Departamento
de Administracin
y Finanzas Municipal
y
Servicios Incorporados de Salud y
Educacin.
Paso 10: Calificacin a proveedor
EL usuario requirente podr calificar en www.chilecompra.cl al proveedor, a travs de funcionalidad
correspondiente.
Pas 11: Gestin de Contrato
EL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y
Educacin realiza seguimiento para analizar eL grado de cumplimiento de lo comprometido por eL
proveedor.
Pas 12: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado aL proceso, el Alcalde (sa) debe derivar este
reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con eL
proveedor y Le hagan Llegar por escrito La respuesta.
5.4 Compra por Licitacin Pblica
Para la contratacin de bienes y servicios de alta complejidad, cuya definicin requiera
de competencias tcnicas mayores, y cuyo monto involucrado exceda Las UTM 100, la institucin
podr utilizar eL catlogo Chile compra Express.
En caso de que los productos o servicios requeridos no se encuentren disponibles en eL catlogo
ChileCompra Express, y que la institucin no cuente con convenios de suministro vigentes para
La adquisicin de los productos o servicios requeridos, deber realizar una Licitacin Pblica.
Paso 1: Completar Formulario Requerimiento
Todo departamento o unidad que requiera un producto o servicio deber emitir la solicitud de
requerimiento a la unidad de compra respectiva.
Paso 2: Revisin Requerimiento

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EL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y

Educacin revisa la solicitud de requerimiento, para verificar que no tenga errores ni le falten datos y
para sancionar La disponibilidad inicial de presupuesto.
Paso 3: Asignacin Requerimiento
EL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y
Educacin asigna el requerimiento a un operador de compra para que complete el formulario de bases en
www.chilecompra.cl y lo publique, con apoyo de La unidad requirente, generando la resolucin que
aprueba las bases y la enva a la autoridad competente para su autorizacin.
Pas 4: Publicacin de Bases
La autoridad competente autoriza, la publicacin de la adquisicin y enva al Departamento
de Administracin y Finanzas Municipal y de Servicios Incorporados de Salud y Educacin la resolucin
que aprueba las bases, documento que el Supervisor de la compra utiliza como respaldo para publicar
en www.chilecompra.cl
Pas 5: Evaluacin de Las Ofertas
AL cumplirse la fecha de cierre, el Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios
Incorporados de Salud y Educacin habiendo realizado los correspondientes procesos de apertura bajar
las ofertas presentadas, con las que se realizar el proceso evaluacin de ofertas en funcin de los
criterios de evaluacin y todos Los parmetros definidos en las bases de Licitacin.
Pas 6: Determinar adjudicacin
La comisin evaluadora o, en caso de no existir La mencionada comisin, la unidad requirente, ser
la que determine quin es el (o los) adjudicado(s), considerando los criterios de evaluacin definidos
para el proceso.
Pas 7: Generacin Resolucin Adjudicacin
EL unidad encomendada por el alcalde(sa) para tal fin, proceder a generar la Resolucin de
Adjudicacin y la entrega a la autoridad competente para su autorizacin. Esta resolucin debe estar
basada en los criterios de evaluacin que se definieron por la Unidad Requirente y una vez autorizada y
firmada por la autoridad es derivada aL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y
Servicios Incorporados, quien proceder a realizar el proceso de adjudicacin en www.chilecompra.cl.
Paso 8: Elaboracin Contrato
Si eL monto de la contratacin es mayor a 100 UTM, el Departamento de Administracin y Finanzas
municipal y de servicios incorporados elabora el respectivo contrato, gestionado que sea suscrito
por las partes involucradas. Una vez suscrito genera la resolucin que apruebe el contrato.
Pas 9: Anexar contrato a www.chilecompra.cl
EL contrato suscrito por ambas partes y la resolucin que aprueba contrato debe ser anexado en La
ficha del proceso publicado en www.chilecompra.cl.
Pas 10: Informe Recepcin
Una vez que la Unidad Demandante recibe los bienes o servicios solicitados, solicita al Usuario
Requirente la emisin deL informe de recepcin conforme, que funda el pago y lo
enva
aL
Departamento
de Administracin
y Finanzas Municipal
y
Servicios Incorporados de Salud y
Educacin.
Pas 11: Envo Factura
Cuando el proveedor enve la Factura concerniente a la adquisicin, el Departamento de Administracin y
Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin efectuar eL pago.
Pas 12: Calificacin deL proveedor
EL usuario requirente podr calificar en www.chilecompra.cl al proveedor, a travs de la funcionalidad
correspondiente.
Pas 13: Gestin de Contrato

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EL Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y

Educacin realiza seguimiento para analizar el grado de cumplimiento de lo comprometido por eL
proveedor.
Pas 14: Gestin de Reclamos
En caso de que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Alcalde(sa) debe derivar este reclamo
a quien corresponda, para que en un plazo no superior a 48 horas, se comuniquen con eL proveedor y Le
hagan Llegar por escrito La respuesta.
5.5 Compra por Licitacin Privada
Los pasos a seguir para el procedimiento de compra a travs de Licitacin privada deben ser los mismos
que en el de la pblica, exceptuando lo indicado en eL Art. 8 de La Ley de compras y 10 deL reglamento.
Se proceder a realizar una contratacin a travs de Licitacin privada, previa resolucin fundada que
autorice la procedencia de ste, as tambin el tipo de convocatoria ser diferente ya que en este caso
ser cerrada.
Formulacin de bases
Para determinar el contenido de las Bases se debe considerar la siguiente informacin: lo dispuesto en La
Ley N 19.886, lo sealado en los artculos 9, 19 al 43 y 57 Letra b), del Reglamento de la Ley N 19.886 y
lo indicado en las normas comunes de esta normativa, junto con la responsabilidad de cada actor dentro
del proceso.
Contenidos de Las Bases
Introduccin
Objetivos de la Licitacin
Perfil y requisitos de los participantes
Etapas y Plazos de la Licitacin
Calificacin e idoneidad de los participantes. Este punto ser validado con los antecedentes
Legales y administrativos que los oferentes en forma fsica presenten o que estn
disponibles en eL portal Chile proveedores.
Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades)
Definicin de criterios y evaluacin de las Ofertas (Nombramiento de Comisin, si corresponde)
Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duracin, administrador del contrato,
trmino anticipado, etc.
Modalidad de Pago
Naturaleza y monto de las garantas de seriedad de la oferta, de fiel Cumplimiento y
de anticipo cuando corresponda.
Montos de las garantas, forma y oportunidad de restitucin
Multas y Sanciones
Nombre y medio de contacto en la Institucin
En cuanto a Las especificaciones tcnicas de Los bienes y servicios a contratar, se requiere de lo mnimo:
Descripcin de los Productos/Servicios
Requisitos mnimos de los Productos
Plazos de entrega deL Bien y/o Servicio
Estas condiciones deben ser expresadas en forma genrica. De ser necesario hacer referencia a
marcas especificas, debe agregarse a La marca sugerida La frase o equivalente (Articulo 22 deL
Reglamento).
Las Bases podrn contener otros elementos que se relacionen con el llamado a Licitacin,
con el objeto de precisar la materia de la compra del bien y/o servicio, siempre que no contradigan
las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglamento.
De estas definiciones se extraer la informacin necesaria para completar
disponible en el Portal.

el formulario de Bases

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6. Evaluacin de Las ofertas

6.1 Criterios de evaluacin
Los criterios de evaluacin son parmetros cuantitativos y objetivos que siempre sern considerados
para decidir la adjudicacin, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la
idoneidad y calificacin de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de
la Adjudicacin.
Es obligatorio que todos los procesos de contratacin cuenten con criterios de evaluacin.
Los criterios de evaluacin se pueden clasificar en:
Criterios Econmicos, por ejemplo, precio final del producto o servicio (que incluye valorizacin del
servicio de mantenimiento).
Criterios Tcnicos, tales como: garanta post venta de los productos, experiencia del oferente y del
equipo de trabajo, plazos de entrega, infraestructura, solidez financiera, calidad tcnica de la solucin
propuesta, cobertura, etc.
Criterios Administrativos, que tienen mayor relacin con el cumplimiento de presentacin
de los antecedentes administrativos y legales que se solicitan a los oferentes, como por
ejemplo: constitucin de la sociedad, vigencia de la sociedad, certificado de la inspeccin del
trabajo, declaraciones juradas o simples de diversa ndole, boletas de garanta, entre otros.
Estos elementos, en general, no tienen ponderacin en la evaluacin de la oferta sino que, ms
bien, se consideran requisitos de postulacin, debido a que si alguno se omite, la oferta se considera
incompleta.
Estos antecedentes se pueden encontrar vigentes en Chile proveedores, por lo cual no deben ser
solicitados por papel adicionalmente.
La aplicacin de los criterios debe ser realizada nicamente en funcin de los parmetros y
ponderaciones debidamente establecidos en las respectivas Bases o TDR, segn corresponda.
Para determinar los Criterios Evaluacin es necesario tener claridad respecto de los objetivos de la
contratacin (qu se quiere obtener), los que deben estar asociados a variables cuantificables
(Variables observables que permitan medir el cumplimiento de los objetivos). Estas variables deben
estar asociadas a ponderadores, en funcin de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de
contratacin.
Las Variables a medir deben tener asociadas una Meta o estndar (Valor deseado o ideal
para cada indicador, incluyendo su tolerancia) con sus respectivos Tramos de Evaluacin (Valoracin de
las diferencias en relacin a la meta) y Mtodo de medicin. Cada proceso de evaluacin debe
constar de al menos dos criterios de evaluacin.
Ejemplo de cuadro de Criterios de Evaluacin

Proveedor

Precio
50%

Experiencia
de los
Oferentes
20%

Servicio de
Post Venta
30%

Nota Final

Proveedor A
Proveedor B
Proveedor c
Proveedor d

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6.2 Evaluacin de ofertas para procesos de baja complejidad

Para contrataciones de
baja complejidad, la evaluacin de las ofertas presentadas por los
proveedores debe ser realizada por el Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y
Servicios Incorporados de Salud y Educacin, quien debe levantar la informacin de las ofertas, y
aplicar a estas los criterios de evaluacin previamente definidos en las respectivas bases o TDR,
segn corresponda, generando un Cuadro Comparativo de Ofertas, documento que registra la
informacin de los distintos parmetros a considerar la evaluacin de las ofertas, adems del
puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en funcin de los Criterios de Evaluacin, y
que de e estar anexado a la Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso de
contratacin.
6.3 Evaluacin de ofertas para procesos de atta complejidad
En los casos de contrataciones de alta complejidad, la evaluacin de las ofertas presentadas por
los proveedores ser realizada por una Comisin de Evaluacin .
Podrn integrar la Comisin de Evaluacin una o mas personas del Departamento o
Unidad requirente, una o ms personas del Departamento de Administracin y Finanzas, expertos externos:
unidades tcnicas especiales, u otras personas, segn lo determine el Alcalde (sa).
La Comisin de Evaluacin, proceder a aplicar Los Criterios de Evaluacin y generar el Acta de
Evaluacin, documento que deja constancia, entre otros aspectos, de:
Los integrantes que participaron en el proceso de evaluacin;
Las ofertas evaluadas;
Los criterios, ponderaciones y puntajes establecidos en las bases y que fueron utilizados para la
evaluacin;
Las solicitudes de aclaraciones, pruebas y rectificaciones de defectos formales y las
respuestas a dichas solicitudes;
Las evaluaciones de cada oferta, el puntaje final obtenido por cada una de las ofertas en
funcin de los Criterios de Evaluacin y la recomendacin de adjudicacin,
desercin o
declaracin de inadmisibilidad y su justificacin.
EL resultado del trabajo realizado por la Comisin de Evaluacin quedar registrado en una Acta de
Evaluacin firmada por todos los miembros de la comisin evaluadora y debe anexarse a la
Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso de contratacin.

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7. Cierre de Procesos
Terminado el proceso de evaluacin de ofertas y generado el Informe o Acta de Evaluacin,
segn corresponda, el Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de
Salud y Educacin, debe realizar el cierre del proceso, entregando toda la informacin necesaria para
fundamentar la decisin final respecto del proceso, establecer mtodos para resolver las inquietudes
de proveedores respecto del proceso y agradecer la participacin de proveedores.
7.1 Fundamentacin de la decisin de compra
Cada decisin de compra debe ser fundamentada en el Informe o Acta de Evaluacin segn
corresponda, documento que debe dar cuenta, en forma clara y ajustndose a los criterios previamente
establecidos en las respectivas Bases o TDR, del resultado final del procesos y de la decisin final de la
Institucin, y que debe ser anexado a la Resolucin que establece la decisin final del proceso.
La Resolucin que da cuenta del resultado final del proceso debe estar en concordancia con el Informe o
Acta de Evaluacin, y establecer claramente las condiciones en las cuales se contratar con los
proveedores adjudicados, o de lo contrario, las condiciones que hacen necesario declarar desierto todo o
parte del proceso.
7.2 Resolucin de inquietudes
Las inquietudes que los proveedores manifiesten, respecto de Los procesos de adquisicin que
la Institucin realice, sern recibidas por eL Jefe deL Departamento de Administracin y Finanzas
Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin. En caso de que otro funcionario de la
Institucin reciba directamente consultas o inquietudes respecto de algn proceso de adquisicin de
la Institucin deber derivar esta consulta aL Jefe deL Departamento de Administracin y
Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin, quien gestionar Las respuestas a cada
una de Las inquietudes y derivar Las consultas aL responsable de cada uno de Los procesos.
EL responsable de cada proceso deber preparar la respuesta a la inquietud del proveedor, la que
deber remitir directamente al proveedor, va correo electrnico, con copia al Jefe deL departamento
de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin. La respuesta al
proveedor deber ser enviada en un plazo no superior a 48 horas hbiles.
En caso de que se reciban reclamos de proveedores en forma directa o a travs de la plataforma
Probidad Activa de Chile compra, respecto de algn proceso de adquisicin de la Institucin, los
responsables de cada proceso debern dar respuesta, las que debern ser canalizadas por el Jefe del
Departamento de Administracin y Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin
a travs de la funcionalidad disponible en www.chilecompra.cl al efecto. EL tiempo de respuesta no
debe superar las 48 horas.

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8. Recepcin de bienes y servicios

Se define como las actividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la entrega de los
Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido. Para esto el procedimiento es el siguiente:
Paso 1
Definir la unidad o cargo del encargado de la recepcin de los insumos entregados por el proveedor, para
determinar el procedimiento de almacenamiento de los insumos.
Paso 2
Verificar que los artculos
generar recepcin conforme.

corresponden a lo solicitado

en la Orden

de

Compra

o Contrato y

Paso 3
Si existe conformidad, generar informe de recepcin y enviarlo al Departamento de Administracin y
Finanzas Municipal y Servicios Incorporados de Salud y Educacin para que proceda aL pago.
Si no hay conformidad con los productos o servicios requeridos, emitir informe de rechazo y
enviarlo aL proveedor.
Paso 4
Despachar Los artculos solicitados a Los requirentes.
Paso 5
Posteriormente registrar los antecedentes en el formulario de recibo.
Paso 6
Solicitar el informe de recepcin de los artculos a la unidad requirente y obtener la conformidad de tos
artculos entregados con la firma del formulario de recepcin.

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9. Procedimiento de pago
Todo el procedimiento debe adecuarse a lo establecido en la CIRCULAR N 3 del Ministerio de
Hacienda, que establece que los pagos deben ser realizados dentro de los 30 das desde la recepcin de
la factura.
9.1 Respaldar et pago con et Informe de Recepcin Conforme

Con el objeto de poder materializar un pago a un tercero se requerir siempre, salvo aquellos
que se realicen por Caja Chica, una Resolucin, a la que se adjuntar el Informe de
recepcin de bienes y servicios. Esta resolucin de pago ser suscrita y firmada por el Alcalde(sa) y
el Jefe de Administracin y Finanzas Municipal o Servicios Incorporados de Salud y Educacin.

10. Uso deL Sistema http://www.chiLecompra.cL

El uso del sistema debe regirse por lo establecido en el Manual del Comprador que se adjunta y que
est disponible en www.chilecompra.cl.

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