La Organizacion como Sistema

En la actualidad, las innovaciones son parte del da a da. Por este hecho, todo tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir con la competencia adems de la sociedad en la que se desarrolle. Desde que el hombre fue consiente de este hecho ha intentado crear directrices que le facilite todo el proceso de cambio, as se han creado teoras y modelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus expectativas y que sea adaptable a la misma. A continuacin, detallaremos algunos de estos enfoques que permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a su entorno.

La Organizacin como Sistema

Una organizacin es una estructura en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus elementos estn dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal que se logre una relacin reciproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado, que opera con un muy pequeo intercambio de energa y materia con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas. Intercambian energa y materia con el ambiente, adaptndose a este como medio para sobrevivir. La Organizacin y Su Entorno

En estos tiempos en el que la interaccin que existe entre el entorno y la propia organizacin es tan constante, se llega a confundir los limites de la misma y resulta casi imposible separar a la organizacin del ambiente en el

que se desenvuelve. Es decir que el ambiente interno y externo de la empresa interaccionan, se condicionan y como consecuencia se modifican uno al otro. Esas influencias e interacciones con el ambiente deben ser identificadas para poder as potenciar las favorables y evitar las que no lo sean Para empezar podramos partir de esta sencilla clasificacin:

El entorno general incluye todo lo que est fuera de la organizacin (factores econmicos, polticas, socio culturales, tecnolgicos). Es decir

todos los factores que "podran" llegar a afectar a la organizacin. Estos son:

Condiciones econmicas: la inflacin, la distribucin del ingreso disponible, la presin tributaria, etc. son factores econmicos del entorno general que pueden afectar las prcticas administrativas.

Condiciones polticas: comprenden: la estabilidad poltica, todas las polticas que se desarrollen con respecto a: salud, vivienda, empleo fomento, etc., las polticas internacionales como: integracin, tratados comerciales, concertaciones, etc. las polticas proteccionistas que se apliquen, las polticas de libre cambio, etc.

Condiciones sociales: ya que la empresa es un sistema social, tiene presiones y ejerce influencias sobre el medio... Las tradiciones y actitudes respecto a el trabajo, el grupo familiar la educacin, el ahorro, etc

Global: la globalizacin es un fenmeno de considerable impacto en la administracin y en las organizaciones.

El entorno especfico es la parte del ambiente que est directamente relacionado con el cumplimiento de las metas de la organizacin. Aqu incluimos a proveedores de insumos, clientes o usuarios, competidores, agencias gubernamentales y grupos de presin pblica. Los elementos del entorno especfico de una organizacin pueden convertirse en parte del entorno general y viceversa

Proveedores: organizaciones que aportan material y equipo as como tambin proporcionan servicios financieros y de mano de obra

Clientes: las organizaciones existen para resolver las necesidades de los clientes, ya que son quienes absorben la produccin de la organizacin.

Competidores: todas las organizaciones, hasta los monopolios, tienen uno o ms competidores. Es imprescindible el monitoreo y la identificacin de los mismos. Gobierno: los gobiernos en todos sus mbitos (ya sea nacional, provincial, o municipal) influyen en lo que las organizaciones pueden o no hacer. Algunas organizaciones estn adems bajo el control de agencias gubernamentales especficas.

Adems cabe destacar que no todos los entornos son iguales, difieren en su grado de incertidumbre, que puede ser dividida en dos dimensiones: grado de cambio y grado de complejidad.

Cuando hablamos del grado de cambio, nos referimos a un cambio que sea imprevisible, ya que si el cambio pudo ser previsto la incertidumbre que ocasiona es menor ya que existe un lapso para reprogramar el curso. El grado de complejidad se refiere al nmero de componentes en el entorno de una organizacin y al grado de conocimiento que la empresa tiene sobre estos componentes. Cuanto ms pequeo sea el nmero de competidores, clientes proveedores y agencias gubernamentales con las que debe actuar una organizacin, menos incertidumbre habr en su entorno.

Sistemas y diseos Organizacionales

El diseo organizacional es proceso, donde los gerentes toman decisiones donde los miembros de la organizacin ponen en prctica dicha estrategias. El diseo organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de la organizacin y hacia el exterior de su organizacin. Las decisiones sobre el diseo organizacional con frecuencia

incluye el diagnostico de mltiples factores, entre ellos la cultura de la organizacin el poder y los comportamientos polticos y el diseo de trabajo. El diseo organizacional representan los resultados de un proceso de toma de decisiones que incluyen fuerzas ambientales, factores tecnolgicos y elecciones estratgicas.

- Puntos Bsicos para el Diseo de la Organizacin: 1.- Todo aquello que se ha planeado se debe implementar y lograr los objetivos planeados. 2.- Una relacin entre el cliente y los trabajadores. 3.-Formar lideres para fomentar el liderazgo. 4.-Productividad. 5.- Compromiso (nosotros, equipo y valores) ver a la organizacin como familia. 6.- Saber las fortalezas y debilidades. Oportunidades y amenazas de la organizacin. 7.-Saber entender que el recuso humano es primordial. 8.- La flexibilidad y rigidez de la organizacin.

Enfoque Tcnico de la Organizacin En las tcnicas dentro de una organizacin existen una relacin con la coordinacin del trabajo y la ejecucin de las tareas, eso se ayuda con la tecnologa disponible. Hay un sistema tcnico dependiente: depende de los requerimientos tpicos de las tareas que la organizacin ejecuta esto cambia de acuerdo a la empresa; est determinada por la especializacin del conocimiento

(habilidades para operar determinadas mquinas , equipos, materias primas), en las empresas. La tecnologa determina las caractersticas de las personas que la empresa necesita (ingenieros, mano de obra). El sistema tcnico tiene que responder con la informacin tcnica que se necesita para conseguir los objetivos organizacionales; el sistema tcnico limita y se adapta al sistema social o a la necesidad de negociar con los trabajadores el desempeo de tareas y a su vez determina la capacidad que tienen los

trabajadores para negociar tanto las tareas como la relacin que se establecen durante la realizacin del trabajo en la organizacin. En Enfoque Socio tcnico: Tanto el sistema tcnico como el social estn en permanente interaccin, la naturaleza del trabajo incide en la organizacin de las personas. Cualquier sistema de produccin necesita tanto una organizacin tecnologa como una de trabajo. La tecnologa condiciona y limita la clase de organizacin del trabajo, esta presenta caractersticas sociales y psicolgicas propias que son independientes de la tecnologa. Organizacin del trabajo Es el conjunto de principios o aspectos esenciales que determinan el reparto del trabajo a realizar por un grupo de personas que conjuntamente tienen asignadas unas determinadas funciones que deben realizar en un lugar de trabajo. Este concepto es aplicable tanto a una unidad como a un grupo. Dentro de un grupo hay que tomar decisiones y realizar tareas. Siempre cuando se organiza el trabajo de un grupo, a unos se le asignan las labores de direccin y a otros las de ejecucin; pero tambin podemos organizar el trabajo de forma tal que cualquiera pueda tomar una decisin. Partimos del supuesto de que repartimos individualmente el trabajo, asignando a cada uno una parte; pero eso no siempre es as, es decir, tambin se puede repartir el trabajo por grupos (1, 2, 4 personas distintas). Por lo tanto cuando intentamos organizar el trabajo de un grupo de personas hay multitud de opciones. Organizacin del trabajo y la Estructura Organizativa La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente en la percepcin que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en su rendimiento profesional. Una estructura organizativa muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control corto no favorece el trabajo en equipo , por el contrario las estructuras horizontales facilitan mejor el trabajo en equipo. La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas,

procedimientos, trmites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el desarrollo de su trabajo. Existen seis elementos que se

consideran claves en la estructura organizativa de una empresa: Burocracia , Especializacin del trabajo , Departamentalizacin, Cadena de mando , Centralizacin y descentralizacin y Formalizacin

La burocracia se caracteriza por ser una estructura organizativa fundamentada en la estandarizacin donde se realizan operaciones altamente rutinarias logradas a travs de la especializacin, reglas y reglamentos muy formalizados, donde las tareas se agrupan en departamentos funcionales, divisin de responsabilidades, autoridad entrelazada, tramos de control estrechos y toma de decisiones que sigue la cadena de mando,

especializacin del trabajo, jerarqua y relaciones impersonales. El trmino puede referirse a cualquier tipo de organizacin. La departamentalizacin es la agrupacin de actividades y personas en departamentos que permiten, al menos en teora, las organizaciones crezcan en un grado indeterminado. Algunos tipos de departamentalizacin son: Departamentalizacin de optimizacin, por tiempo, por funcin empresarial o funcional, territorial o geogrfica, por tipo de clientes, por procesos o equipos, o por productos. Variables a Considerar en la Organizacin del Trabajo Mercado: mercado objetivo, segmentacin del cliente, niveles de venta, los sistemas de distribucin, los servicios de potsventa. Producto-Servicio: Participacin porcentual de cada producto en los beneficios de la empresa, la situacin de ciclo de vida desarrollos y patentes etc. Produccin-Operaciones: Niveles de Produccin, costos de produccin, Niveles de Productividad, uso de equipos etc. Economa- Finanzas: Ingresos y gastos, liquidez, cartera pesada estructura de costos de empresa, estructura financiera, rentabilidad Cultura y Clima Organizacional: Identidad, valores, prcticas, concepcin del trabajo, clima laboral, liderazgos, naturaleza y tipos de conflictos, consecuencias, tensiones, cohesin interna, rol de grupos y regulacin. Estructura y Organizacin: Perfil de la estructura, divisin y organizacin del trabajo, los flujos, procesos y niveles, capacidad de adaptacin y respuesta al medio asignacin de cargos y evaluacin.

Direccin y Liderazgos: poder formal y poder informal, sistemas de trabajos en grupos, centralizacin-desconcentracin de decisiones, procesos de planteamiento y programacin. Recursos Humanos: Niveles de Formacin y especializacin, desarrollo y carrera, mecanismos de motivacin laboral, evaluacin de desempeo tanto grupal como individual, sistemas de descompensaciones, relaciones con los sindicatos. Comunicaciones: Sistemas de Comunicaciones internas, medios y modos de comunicacin, niveles, procedimientos, bloqueos, etc. Toma de Decisiones: Significacin dentro del sistema Organizacional, sistema de toma de decisiones dentro de la empresa, procesos de empoderamiento o facultacion, sistemas de informacin para la toma de decisiones. Investigacin y desarrollo: Creatividad, patentes, licencias nuevas, integracin de procesos e integracin de productos. Informacin: Sistema de control y seguimientos, indicadores de eficiencia, proceso de retroalimentacin.

Analisis, La organizacin vista como sistema integra a todas sus partes, de modo que se retroalimente toda la estructura organizativa con la finalidad de conseguir eficiencia en el cumplimiento de sus objetivos. Todos los integrantes de la empresa deben tener bien en claro sus actividades a realizar, para que se puedan cumplir las metas en el tiempo y del modo deseado.

Las teoras que se proponen en la administracin nos marcan una ruta a seguir, permitiendo adaptarnos a los cambios constantes a los que se ven sometidas las empresas. Debemos acotar que no es solamente importante la aplicacin de los cambios necesarios, sino que tambin se debe tener en cuenta una direccin y un control de las actividades muy eficiente, que nos de la oportunidad de reducir errores que se puedan cometer y atrasos en el tiempo de ejecucin de las actividades dentro de una organizacin