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INFORME FINANCIERO Cmo elaborar un flujo de caja .................................................................................................................................... PREGUNTAS Y RESPUESTAS ....................................................................................................................................

Cmo elaborar un flujo de caja

Mario Apaza Meza Miembro del staff interno de la revista Actualidad Empresarial

Qu es el flujo de caja? Es un resumen de las entradas y salidas en efectivo esperadas por la ejecucin de las actividades de la empresa. El flujo de caja esperado como resultado de la ejecucin de un plan de actividades de la empresa es un presupuesto (presupuesto de caja o presupuesto financiero) que muestra los movimientos de efectivo dentro de un perodo de tiempo establecido, no el ingreso neto o rentabilidad de la empresa. Elaboracin del flujo de caja Para estimar los recursos financieros requeridos es necesario un flujo de caja, que est relacionado con los movimientos de fondos del negocio, es decir, con la entradas y salidas de dinero que representan la operacin del negocio. Para elaborar un flujo de caja se debe determinar las partidas que se utilizarn, clasificndolas en ingresos y egresos. stas deben ser elaboradas cada mes. Los ingresos deben incluir todas las partidas que generen entradas de dinero. Se dividen en: Operacionales: son aquellos que provienen de la operacin habitual del negocio, es decir, los que se generaron en el negocio, la partida ms comn en esta categora son las ventas. No operacionales: no provienen de la operacin habitual del negocio; ejemplo los ingresos por arriendo, entre otros. Egresos son todos los que generan salidas de dinero. Se clasifican en: Operacionales: como insumos o materia prima, remuneracin, alquiler de instalaciones, etc. No operacionales: son los que no son producto de la operacin habitual del negocio muebles, maquinarias, decoracin, etc. Proceso para la elaboracin de un flujo de caja El siguiente proceso lo guiar paso a paso en la preparacin de una proyeccin de flujo de caja:

Paso 1. Efectivo disponible Cuente el efectivo del que dispone al comienzo del primer mes de la proyeccin. Este importe es su "efectivo disponible" durante los meses sucesivos, el balance final de caja de cada mes ser traspasado como el inicial del mes siguiente. Paso 2. Recibos de caja Registre las ventas al contado, las ventas con tarjetas de crdito, los cobros de las cuentas de crdito y los ingresos por intereses si los hay. La clave para hacerlo con xito es registrar los recibos en los meses en los que usted espera obtener el dinero efectivamente, y no en aquellos en los que se concretan las ventas. Paso 3. Cuentas por cobrar Registre los valores por cobrar en los meses en que usted espera que el cobro se haga efectivo. Si usted no lleva registros que le muestren cunto tarda cada cliente en pagar sus cuentas, calcule su "perodo de cobro medio" dividiendo sus ventas totales del ao anterior por 365. Esto le dar su volumen medio de venta diaria. Paso 4. Ingresos varios de efectivo Incluya los ingresos previstos de efectivo, tales como nuevos prstamos de los bancos o de miembros de su familia u ofertas de compra de acciones. Paso 5. Efectivo total disponible Esta cifra muestra su efectivo total disponible mes a mes. Paso 6. Efectivo pagado Ahora debe calcular cunto dinero piensa que va a gastar cada mes durante los doce meses siguientes. Primero, evale los gastos de operacin. Aqu, el secreto es registrar cada gasto en el mes en que ser pagado y no en el mes en que se lo origina. No deje de incluir los siguientes puntos en su lista de gastos de operacin: Remuneraciones brutas, incluyendo el tiempo extra previsto. Distribucin de utilidades mensuales a propietarios. Contribuciones sociales. Subcontrataciones y servicios externos, incluyendo el costo de mano de obra y de materiales.

Compras de materiales para la elaboracin de su producto o servicio, o para reventa. Insumos para uso de la empresa. Reparaciones y mantenimiento (no omita gastos grandes ocasionales tales como refacciones, renovaciones, etc.) Gastos de envase, envo y entrega. Castos de viajes, vehculos y estacionamiento. Publicidad y promociones, incluyendo volantes, correo directo, anuncios impresos o en televisin, publicacin en Pginas Amarillas, diseo y mantenimiento del sitio en la web. Servicios profesionales tales como honorarios pagados a abogados, contadores, consultores, etc. Alquileres. Telecomunicaciones: telfono, fax, proveedor de servicios de internet. Servicios generales tales como agua, calefaccin, electricidad y gas. Seguros, incluyendo incendios, riesgos legales, indemnizaciones a trabajadores, etc. Impuestos. Intereses sobre prstamos. Varios (incluya una pequea reserva para gastos varios). Cuando haya terminado, calcule el subtotal de sus gastos operativos. Paso 7. Otros gastos Calcule los gastos corrientes restantes que ocasionara mantener a su empresa en funcionamiento. No deje de completar los siguientes puntos: Amortizaciones de capital de prstamos: vehculos, compras de equipos, etc. Gastos de capital: gastos sujetos a depreciacin tales como equipos, vehculos, construccin de mejoras en edificios existentes y mejoras en instalaciones y oficinas arrendadas. Paso 8. Total de efectivo pagado Una vez que haya detallado todos los dems gastos de funcionamiento de su empresa, smelos al total de gastos operativos. Este valor es su "total de efectivo pagado", que refleja su estimacin de la erogacin mensual que deber hacer. Paso 9. Determine su flujo de caja mensual Reste el total de efectivo (Paso 8) del efectivo total disponible (Paso 5). La diferen-

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A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N. 118

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PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 2006

INFORME FINANCIERO
Cuenta con los siguientes datos y estimaciones: Su saldo actual de caja es de S/. 1,200 Los servicios estimados y las compras estimadas para los prximos meses son:
Mes Ene-05 Feb-05 Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05 Sep-05 Oct-05 Nov-05 Dic-05 Ventas estimadas 12,600 11,400 10,900 10,900 13,500 12,900 15,200 12,600 11,400 13,600 14,900 18,900 Compras estimadas 1,500 1,550 1,550 1,700 1,750 1,550 1,550 1,550 1,400 1,400 1,450 1,500

cia es su posicin mensual de caja o flujo de caja. Al graficar su flujo de caja proyectado, compruebe que la posicin de caja sea positiva. Si no es as, tome accin cuanto antes para cubrir estas brechas previstas. Ajuste su proyeccin mensualmente, introduciendo las correcciones necesarias por los gastos o ingresos inesperados que ocurran. A medida que se hagan efectivas las ventas y los desembolsos, ingrese los importes reales junto a los estimados en la proyeccin. Verifique la precisin de su proyeccin y haga los ajustes necesarios para los meses subsiguientes. Al finalizar cada mes, agregue un mes ms al final de su proyeccin. Caso Prctico Flujo de Caja Proyectado en una empresa de servicios La empresa Servicial S.A., proveedora de servicios de reparacin de maquinarias y equipos, tiene que confeccionar el flujo de caja para los prximos 12 meses.
Mes
INGRESOS Cobranzas-Servicios contado Cobranzas-Servicios a 30 das Otros TOTAL INGRESOS EGRESOS Pagos a proveedores Gastos de administracin Gastos de ventas fijos Gastos de ventas variables Compra de activos fijos Costo de servicios-fijos Costo de servicios-variables Gastos impositivos Gastos de financiacin Retiros particulares TOTAL EGRESOS OPERAT. FLUJO OPERATIVO NETO

Datos adicionales Los servicios se cobran 70% al contado y 30% a 30 das.

Mar-06
7,630 3,420 11,050 1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,090 750 0 1,500 10,890 160

El saldo de crditos por ventas al inicio (que se cobra en enero -2006) es de S/. 4,500. Los insumos se compran al contado. Los gastos previstos son los siguientes: Gastos de administracin: S/. 700 por mes. Tener en cuenta que con las gratificaciones se incrementa la erogacin en los meses de julio y diciembre en S/. 500 Gastos de ventas mensuales: S/. 200 Gastos de venta: S/. 1,100 por mes. Tener en cuenta que las gratificaciones incrementan la erogacin en los meses de julio y diciembre en S/. 700. Gastos impositivos por mes: S/. 750. Gastos de produccin: contienen una parte fija que asciende a S/. 4,000 mensual y una parte variable que asciende al 10.00% de las ventas estimadas en cada mes. Tambin hay que adicionar las gratificaciones de los empleados de produccin en julio y en diciembre S/. 2,200 en cada mes. Los retiros a cuenta de distribucion de utilidades sern de S/. 1,500 por mes.
Sep-06
7,980 3,780 11,760 1,400 700 200 1,100 0 4,000 1,140 750 0 1,500 10,790 970

Ene-06
8,820 4,500 13,320 1,500 700 200 1,100 0 4,000 1,260 750 0 1,500 11,010 2,310

Feb-06
7,980 3,780 11,760 1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,140 750 0 1,500 10,940 820

Abr-06
7,630 3,270 10,900 1,700 700 200 1,100 0 4,000 1,090 750 0 1,500 11,040 -140

May-06
9,450 3,270 12,720 1,750 700 200 1,100 0 4,000 1,350 750 0 1,500 11,350 1,370

Jun-06
9,030 4,050 13,080 1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,290 750 0 1,500 11,090 1,990

Jul-06
10,640 3,870 14,510 1,550 1,200 200 1,800 0 6,200 1,520 750 0 1,500 14,720 -210

Ago-06
8,820 4,560 13,380 1,550 700 200 1,100 0 4,000 1,260 750 0 1,500 11,060 2,320

Oct-06
9,520 3,420 12,940 1,400 700 200 1,100 0 4,000 1,360 750 0 1,500 11,010 1,930

Nov-06
10,430 4,080 14,510 1,450 700 200 1,100 4,000 1,490 750 0 1,500 11,190 3,320

Dic-06
13,230 4,470 17,700 1,500 700 200 1,800 6,200 1,890 750 1,500 14,540 3,160

TOTAL
111,160 46,470 157,630 18,450 8,900 2,400 14,600 52,400 15,880 9,000 18,000 139,630 18,000

Movimiento de Caja
Inicial 1,200 3,510 4,330 4,490 4,350 5,720 7,710 7,500 9,820 10,790 12,720 16,040 Flujo Operativo Neto 2,310 820 160 -140 1,370 1,990 -210 2,320 970 1,930 3,320 3,160 SALDO DE CAJA ACUMUL. 3,510 4,330 4,490 4,350 5,720 7,710 7,500 9,820 10,790 12,720 16,040 19,200 El presente flujo de caja proyectado nos muestra excedentes de liquidez, por lo que la empresa tiene capacidad de pago. Aprovechando esta ventaja de liquidez se solicita a cualquier institucion financiera un prestamo, ya sea para modernizar su activos fijos y prestar un servicio ms eficiente y de calidad a sus clientes o ampliar las operaciones de la empresa, emprendiendo un nuevo proyecto.

Preguntas y Respuestas

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Respuestas a las preguntas formuladas en la segunda quincena de agosto de 2006

1. Cules son las clases de leasing que existen? Las clases de leasing que existen son los siguientes: a. Leasing mobiliario Tiene por objeto el arrendamiento de bienes muebles. Duracin mnima: dos (2) aos para efectos tributarios. b. Leasing inmobiliario Tiene por objeto el arrendamiento de un bien inmueble que tendr que estar destinado obligatoriamente a actividades empresariales o profesionales. Duracin mnima cinco (5) aos para efectos tributarios. c. Leasing financiero En este caso, la sociedad de leasing se compromete a entregar un bien, pero no a su mantenimiento y reparacin quedando el usuario obligado a pagar el alquiler durante toda la vida del contrato. Al final existe la opcin de compra. d. Leasing operativo Consiste en el arrendamiento de un bien que garantiza por parte del arrendador el mantenimiento y reparacin del mismo. e. Lease-back o Retro-leasing El arrendatario compra un bien al proveedor. Posteriormente lo vende a una entidad de leasing a cambio de su cesin en leasing. El propietario de un bien lo vende a una entidad de leasing con el propsito asumido por sta de que de forma inmediata se le arrienda mediante un contrato de leasing financiero. 2. En qu consiste el factoring y cul es su clasificacin? El factoring es contrato en virtud del cual, una de las partes (CEDENTE), cede a otra parte (FACTOR), sus crditos comerciales o facturas frente a un tercero, al objeto de que la sociedad de factoring realice todos o algunos de los siguientes servicios: Gestin de Cobro: la empresa de factoring se encarga de cobrar a su vencimiento los crditos cedidos y el cedente deber comunicar a su clientela la firma del contrato con la sociedad factor. Administracin de Cuentas: la sociedad de factoring facilitar al cliente toda la informacin relativa a la situacin de los crditos y facturas cedidas. Cobertura de riesgos: la sociedad de factoring mediante un estudio previo establece una cobertura de riesgo de insolvencias. Financiacin: el cliente puede disponer de anticipos sobre los crditos cedidos en funcin del porcentaje establecido en el contrato. La cesin del crdito a la empresa de factoring puede realizarse con o sin recursos, lo que da lugar a la distincin entre factoring con recurso y factoring sin recurso. a. Factoring con recurso: la sociedad de factoring no asume el riesgo de la operacin, no se hace cargo de los impagados. b. Factoring sin recurso: La sociedad de factoring asume todos los riesgos de la operacin.

PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 20060

Las preguntas planteadas a continuacin, sern absueltas en la edicin de la segunda quincena de setiembre. 1. Cuales son los objetivos de los estados financieros? 2. Cmo las empresas pueden crear valor para los stakeholders?

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