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CEPEX : Systme de gestion des chantillons par codes barres

GS1 Tunisia

Le CEPEX vise :

Dvelopper le positionnement des produits et services tunisiens linternational.

uvrer pour lexportation des produits et services tunisiens.

Renforcer le rseau des changes commerciaux

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A travers :
la prospection et ltude des marchs extrieurs, la conduite et la ralisation d'actions promotionnelles l'tranger, Les programmes de formation et de sensibilisation dans le domaine du commerce international. q Le soutien administratif et financier des acteurs conomiques dans leur processus dexportation Laccompagner des exportateurs sur les marchs extrieurs en organisant des actions promotionnelles, des rencontres de partenariat et des missions de prospection.
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Le CEPEX organise chaque anne un programme de participation collective aux foires multisectorielles et salons professionnels les plus connus sur le plan international.

Lorganisation

dun

vnement

ncessite

une

planification une prparation et un suivi intensif. planification, intensif Cette mission est confie la Direction de Communication et de Formation.

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Cette direction est charge de :

la rservation et la mise en place du stand ltude des demandes de participation des exposants la gestion de la logistique des produits des exposants exposer : la rception, le stockage, le conditionnement et lexportation.

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Dans ce cadre et dans le but doptimiser la gestion logistique des chantillons des produits exposer ltranger, CEPEX souhaite moderniser le systme de gestion et de suivi de ces produits par lintgration du code barres.

Cest C est travers la mise en place d dun un systme didentification exposants. et de traabilit des colis des

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Problmatique

1. Amliorer la gestion et la traabilit des chantillons des exposants. 2. Informatiser la procdure de gestion des chantillons. 3. Rduire et justifier les rclamations des exposants.

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Prsentation de la mission

L mission La i i consiste i t :
mettre en place dune solution didentification, de codification et de traabilit des stocks des chantillons des produits des exposants dans son entrept

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Primtre de la mission

La mission de GS1 Tunisia porte sur 3 phases :


1. Etude de lexistant 2. Proposition dune solution et dun plan daction 3. Mise en place de la solution et assistance au dmarrage

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Phase 1 : Diagnostic

Etape 1 : Diagnostic de lexistant (situation actuelle) :

Organisationnel et procdural : Procedure de gestion et suivi des chantillons : Rception, Stockage, Conditionnement, Expdition, Livraison Diagnostic des techniques didentification, de codification et de marquage) Technique : Systme dinformation

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Diagnostic de procdure et de lorganisation

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Procdure de gestion

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Remarques gnrales (1)


- Les chantillons des exposants peuvent tre :
de divers secteurs : textile, Agroalimentaire, Quincaillerie, Brochures, CD, Cuir et
Chaussures...

de diverses formes : Boites, Vtements, Bouteilles, Rouleaux, Plaques,... de diverses prsentations : Vrac, Caisse en bois, Carton ondule, Rouleau...

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Remarques gnrales (2)


- Les chantillons seront stocks. Les chantillons mal conditionns seront regroups dans des cartons onduls ou des caisses en bois selon leurs types. types - Chaque caisse ou carton ne peut contenir que les chantillons dun seul exposant.

- Les colis seront regroups en palettes. A la palettisation, le CEPEX prend en considration plusieurs exigences et normes de transport (les dimensions et le poids de la palette, le mode de transport : arien, maritime, terrestre,..)
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Remarques gnrales (3)


Les cartons et les caisses seront films par une spirale de film tirable afin de protger leurs contenus contre les agents extrieurs (humidit, lumire ). Cette opration est ralise soit manuellement soit en utilisant la machine banderoleuse.

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Diagnostic des techniques didentification, de codification et de marquage

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Remarques gnrales (1)


Certaines rceptions sont identifies par des tiquettes. Les tiquettes contiennent les informations suivantes : Le nom de lexposant le nom de lvnement parfois ladresse et le numro de tlphone de lexposant

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Diagnostic de systme dinformation

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Remarques gnrales (1)

Le CEPEX ne dispose pas dune application informatique ddie pour grer les diffrentes tches lies la procdure de gestion des chantillons des produits des exposants. Le travail dans cet entrept est bas sur lchange des papiers et des emails. La seule application pp accessible p par les p personnels de lentrept p du CEPEX est celle de gestion de stock.

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F Forces & Faiblesses F ibl

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Les forces

+ Existence de procdures dcrivant les diffrentes rgles et

dmarches adoptes par le CEPEX pour assurer la bonne gestion des chantillons des produits des exposants et les personnels maitrisent bien leurs tches.

+ Prsence dun systme de marquage (tiquetage) bas sur des

tiquettes autocollantes multicolores. Les informations indiques sont bien choisies et rpondent plus ou moins au besoin du CEPEX pour suivre les colis colis.

+ Beaucoup defforts du personnel du CEPEX pour bien conditionner

les chantillons expdier afin de bien les protger malgr le fait que cette tche soit coteuse pour le CEPEX.

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Les faiblesses

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Lentrept de stockage nest pas bien organis. Pas dapplication de bonnes pratiques de stockage : identification et marquage des colis, identification et marquage des emplacements emplacements, rpartition en zone et rayonnage. Manque dune application informatique. Manque dun cahier des charges qui dfinie quelques exigences de conditionnement des chantillons exposer. Les colis et les palettes expdis ne sont pas identifis. Vu lorganisation des colis dans lentrept, linventaire est une tche difficile. Les tiquettes colles sur les films qui enveloppent les colis seront dcolles ou dtruites lors de lexposition. Do, limpossibilit de tracer les colis et faire le rapprochement entre les colis expdis et ceux retourns. Beaucoup dchantillons retourns peuvent tre gards dans lentrept pour une longue dure (qui peut dpasser un an). Le CEPEX reoit beaucoup de rclamations de perte des chantillons.
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Pl d Plan daction i
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Le plan daction propos est bas sur 4 axes : 1. 2.


Proposition dune solution didentification et de marquage. Optimisation de la mthodologie gestion des rceptions, des expditions et des livraisons (processus) des chantillons et solutions organisationnelles. Mettre en place d dune une application informatique de gestion des chantillons Dfinition des matriels requis pour limpression et la lecture automatique (spcificits techniques)

3 3. 4.

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Solution didentification et de marquage

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Identification & Marquage


- procder lidentification des units logistiques et des units dexpdition p p pour automatiser et faciliter leur suivi.
chantillon Carton/Caisse Palette

1
2 3 4

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Identification & Marquage


ELEMENT A CODIFIER STRUCTURE DE LIDENTIFIANT Code CEPEX Code Article EXEMPLE Exemples : 2000100001 2000100002

1
2 3 4

Les chantillons non codifis

2 0 0 0 1

Les units logistiques (caisses, cartons,..)

Anne

N Squentiel

Exemples : - La 10 me unit logistique expdier en 2013 : 201300010 - La 9 me unit logistique expdier en 2013 :201300009 Exemples : - La L 100 me unit it dexpdition (palette) envoy par le CEPEX : 161990105000001 001 - La 201 me unit dexpdition (palette) envoy par le CEPEX : 161990105000002 015 2013 GS1 Tunisia

Les d dexpdition diti palettes

units (l (les Code SSCC P Code CEPEX N Squentiel C

- P : Bit dextension - Code CEPEX : Code attribu par GS1 Tunisia - N Squentiel : Numro squentiel de lunit dexpdition - C : Cl de contrle 27

Identification & Marquage

1
Type de lunit

Informations sur ltiquette


- Lexposant - N du colis (lidentifiant de lunit logistique attribu par lapplication) - Ordre de colis / Exposant - Lvnement - le Hall - Le Stand - Le code barre du n de colis

Exemple dtiquette

2
Units logistiques

3 4

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Identification & Marquage

1
2 3 4
Units dexpdition

- Le nom du destinataire - Le nom du transitaire - Les coordonnes du destinataire : Adresse et Tlphone - Le nom de lexpditeur - Les coordonnes du destinataire : Adresse et Tlphone - Lvnement - le Hall - Le Stand - N de la palette (Code SSCC ou lidentifiant de lunit dexpdition attribu par lapplication) - Le code barres de la palette

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Identification des zones de stockage

Entrept CEPEX

1
2 3 4

Zone de Rception

Zone de Livraison

Zone de Conditionnement

Zone de Palettisation

Zone de Stockage

Zone Retours

Zone Expditions

Etagre-Position

Etagre-Position

Etagre-Position

Etagre-Position

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Identification des zones de stockage

1
2

ELEMENT A CODIFIER

STRUCTURE DE LIDENTIFIANT

EXEMPLE

Nature Opration

Code Zone Exemples : - Zone 1 de rception : R01 - Zone 4 de stockage : S04

Les zones de stockage

3 4

Natures Opration : - R : Rception - C : Conditionnement - S : Stockage S - L : Livraison - R : Retour

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Optimisation de la mthodologie gestion

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Gestion de stock des chantillons

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Emplacement Contrle Expdition

UL : Unit Logistique UE : Unit U it d dxpdition diti


Stockage des UE

Marquage des UE Etiquette UL

2
3 4

Expdition des chantillons

Fiche Expdition

Plastification des UE

Regroupement en UE

Entre des chantillons


Fiche Rception Contrle Rception Fiche UL Regroupement en UL Etiquette UL Marquage des UL Flux des chantillons Flux dinformation

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Gestion des chantillons retourns

2
3 4

Contrle Livraison

Livraison des chantillons

Fiche Livraison

Emplacement

Stockage

Retour des chantillons


Fiche Retour Contrle Rception Flux des chantillons Flux dinformation

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Application informatique

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Lapplication informatique

1 2

3
4

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Lapplication informatique

1 2

3
4

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Ressources matrielles & logicielles

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Les matriels requis

1
Nbre Prix Unitaire
2000 DT 350 DT 300 - 600 DT 1800 DT

2 3 4

Imprimante codes barres Douchette Terminal portable (pour inventaire)

1 1 2

Les tiquettes vierges

Les rubans

Kit de maintenance

Matriels Pro : 6000 DT


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Ressources humaines

1 2 3 4

La nouvelle solution ne ncessite pas de nouveaux investissements en ressource humaine. Il faut organiser les responsabilits selon la nouvelle dmarche. prvoir des formations lutilisation l utilisation de lapplication l application informatique et la prise en main du matriel dimpression, des douchettes, du terminal dinventaire

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Conclusion
Cette solution va permettre de :
damliorer les mthodes de contrle de stock des produits des exposants davoir un reporting instantan sur les stocks de rduire les oprations manuelles et de diminuer les erreurs de gagner de temps dassurer le suivi et la traabilit des chantillons au long de processus. Rduire les rclamations des exposants

Les codes barres peuvent tre utiliss dans des diverses applications.

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Merci pour votre attention !

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