CARACTERISTICAS DE UN CODIGO CONTABLE Todo cdigo contable debe ser diseado bajo ciertos parmetros que le permiten cumplir

con los requerimientos de informacin que solicitan los usuarios. Debe estar diseado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades especficas de la empresa y adems, cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse. La gerencia de una cadena de supermercados, por ejemplo, necesitar tener informacin contable de las ventas realizadas por la zona geogrfica, por cada establecimiento y por tipos de artculos, pero no a nivel de cajeros que trabajen en cada supermercado. Por esta razn, el cdigo contable es la estructura principal de un sistema contable que permitir generar informacin optima y relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para disear un cdigo de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista el sentido comn. Muchas veces, los errores se generan por la innecesaria complicacin que se le asigna al sistema contable. La complejidad y volumen de operaciones de una entidad pueden ocasionar que el sistema sea ms complicado y por ello se haga necesaria una mayor supervisin para el procesamiento de los datos. Veamos cuales son las caractersticas que debe poseer un cdigo contable: FLEXIBILIDAD Significa que un cdigo contable debe estar diseado de tal forma que permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes. Esta caracterstica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de informacin aplicables a los negocios. ADECUADA CLASIFICACION Indica que un cdigo contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas contables que establece la profesin. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no corresponde con la practica contable general. La situacin ideal u objetivo de todo sistema contable desde el punto de vista de la clasificacin debe recibir las partidas en los estados financieros es la de elaborar estos en forma directa a partir de las cuentas que conforman las cifras en un balance de comprobacin por ejemplo y efectuar una mnima cantidad de ajustes y las reclasificaciones en los reportes. JERARQUIZADO La jerarquizacion de un cdigo contable debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar al informacin hasta el nivel de detalle que sea requerido. CLARIDAD EN LAS DESCRIPCIONES Es uno de los aspectos importantes del diseo de un cdigo contable, con el objetivo de asociar y establecer una relacin directa entre la descripcin de la cuenta y su naturaleza. Generalmente los sistemas de contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio de posiciones para las descripciones o denominaciones de las cuentas DISEO DE UN CODIGO DE CUENTAS Hasta ahora hemos adquirido los conocimientos bsicos de codificacin para disear apropiadamente un cdigo contable. El siguiente paso consiste en unir tales conocimientos bsicos con toda la teora contable, a fin de disear correctamente el cdigo de cuentas.

Para elaborar el cdigo contable de una compaa, el contador debe seguir una serie de pasos mnimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas. Estudiaremos ahora, los pasos a seguir para elaborar la estructura de las cuentas que servir para el registro de las operaciones. Paso 1: especificar o asignar nmeros a los generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y prdidas. Ejemplo: 1 Activo 3 Patrimonio 5 Cuentas de resultado acreedor 2 Pasivo 4 Cuentas de resultado deudor Paso 2: definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles. Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se este usando, y a la definicin de los parmetros de las cuentas. 1. Primer dgito El primer dgito identifica el elemento de la contabilidad 2. Segundo dgito Identifica la clasificacin de cada uno de los elementos anteriores, as: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 3. Tercer dgito Corresponde al rubro de agrupacin, e identifica la posicin de ste dentro de cada una de las clasificaciones anteriores, por ejemplo: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes 4. Cuarto dgito Corresponden a la cuenta e identifican la posicin de sta dentro de cada rubro, as: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes 1.1.01.01 Caja General 5. Dgitos quinto y sexto Corresponden a la subcuenta, e identifican su posicin dentro de cada cuenta, as: 1.1.01.03 Efectivo en bancos 1.1.01.03.01 Depsitos en Cuenta Corrienteestado de ganancias y prdidas. Ejemplo: 1 Activo 3 Patrimonio 5 Cuentas de resultado acreedor 2 Pasivo 4 Cuentas de resultado deudor Paso 2: definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles. Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se este usando, y a la definicin de los parmetros de las cuentas. 1. Primer dgito

El primer dgito identifica el elemento de la contabilidad 2. Segundo dgito Identifica la clasificacin de cada uno de los elementos anteriores, as: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 3. Tercer dgito Corresponde al rubro de agrupacin, e identifica la posicin de ste dentro de cada una de las clasificaciones anteriores, por ejemplo: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes 4. Cuarto dgito Corresponden a la cuenta e identifican la posicin de sta dentro de cada rubro, as: 1. Activo 1.1 Activo Corriente 1.1.01 Efectivo y equivalentes 1.1.01.01 Caja General 5. Dgitos quinto y sexto Corresponden a la subcuenta, e identifican su posicin dentro de cada cuenta, as: 1.1.01.03 Efectivo en bancos 1.1.01.03.01 Depsitos en Cuenta Corriente

Cdigo Contable Sistema ALFA-SIC Versin 1.00

000 00 00 00 00 00 A continuacin definimos la estructura del Cuadro o Catlogo de Cuenta los siguientes parmetros: Nivel 1 Descriptivas, Generales o Cuenta Mayor Subcuentas de Control Cuentas Auxiliares o de detalle 3 dgitos (100 a 599) 2 dgitos 00 99 2 dgitos 00 - 99

Nivel 2 Nivel 3, 4, 5 y 6

Como se puede observar el catlogo puede PASIVO TOTAL operar con los 2 primeros niveles o2 3 PATRIMONIO INGRESOS O PRODUCTOS COSTOS Y GASTOS

El segundo nivel es dependiente del primero, opera con dos dgitos para definir las cuentas en orden de liquidez o de importancia en cada una de las actividades o niveles descriptivos de la siguiente manera: 100 ACTIVO TOTAL

Otros Activos

200

PASIVO TOTAL

300

PATRIMONIO

400

INGRESOS O PRODUCTOS

500

COSTOS Y GASTOS

100

ACTIVO TOTAL

101

Activo Circulante

101 01 EFECTIVO: Constituido por el total de moneda de curso legal, o sus equivalentes tales como fondos para cambio, giros bancarios, depsitos, cuentas de cheques.

101 02 INVERSIONES TEMPORALES: Para efectos de estas cuentas deben considerarse todos aquellos valores depositados en entidades bancarias o financieras que tienen algn tipo de rendimiento ya sean a la vista o a plazo siempre y cuando el mismo sea menor a un ao.

101 03 CUENTAS POR COBRAR: Representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados o cualquier otro concepto anlogo.

101 04 DOCUMENTOS A COBRAR: Es una variacin aceptada de las cuentas a cobrar cuando los derechos provienen del otorgamiento de prstamos o de readecuaciones de deudas cuya garanta est plasmada en un documento diferente de las facturas comerciales.

101 05 PRODUCTOS ACUMULADOS POR COBRAR: Representan derechos exigibles provenientes de una cuenta o un documento por cobrar, generalmente intereses, comisiones, recargos o multas.

101 06 INVENTARIOS: Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin de bienes y servicios para su posterior venta, (MATERIAS PRIMAS, PRODUCTOS EN PROCESO, PRODUCTO TERMINADO) lo mismo que los artculos para uso de la empresa que no se consuman en el ciclo normal de operaciones.

101 07 PAGOS ANTICIPADOS: Los bienes o servicios de una empresa que no son consumidos de inmediato, que deben ser asignados a la produccin o gastos en forma paralela a los ingresos que permiten general, ejemplos tpicos son: ALQUILERES, SEGUROS, ANTICIPOS PARA COMPRAS, COMISIONES, INTERESES ETC.

102

Activo Fijo o activo de largo plazo

102 01 DOCUMENTOS POR COBRAR: Representada por los prstamos o derechos exigibles cuyo perodo de recuperacin sea mayo a un ao.

102 02 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: Son bienes "tangibles" que tienen por objeto a) el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la empresa b) la produccin de artculos para su venta o el uso de la propia empresa y c) la prestacin de servicios a la entidad, a la clientela o pblico en general. nicamente deben incluirse aquellos que la empresa tiene el propsito de usar y no de 103 Otros Activos

200

PASIVO TOTAL

201

Pasivo Circulante

201 01 CUENTAS POR PAGAR: Representadas por los adeudos aceptados en la adquisicin de bienes y servicios inherentes a las operaciones principales de la empresa, sean las destinadas a bienes para la venta, la produccin o el consumo mismo. De igual manera todas aquellas deudas provenientes de obligaciones legales o contractuales tales como Retenciones, Impuestos, etc.

201 02 DOCUMENTOS POR PAGAR: Pasivos provenientes de obligaciones contractuales, prstamos de instituciones crediticias, de particulares, de subsidiarias o filiales, de socios o funcionarios obtenidos a travs de contratos formales de crdito. En el pasivo circulante debe presentarse nicamente la porcin que deba ser atendida en el corto plazo (menos de un ao)

201 03 GASTOS ACUMULADOS POR PAGAR: Los bienes o servicios de una empresa que ya se consumieron, asignados a la produccin o gastos y que no han sido facturados o cobrados por los acreedores ejemplos tpicos son: ALQUILERES, SEGUROS, COMISIONES, INTERESES, SERVICIOS PUBLICOS O PROFESIONALES, BENEFICIOS SOCIALES U OTROS.

201 04 PROVISIONES: Son estimaciones de pasivos, que tienen origen en una disposicin o poltica de la entidad o bien por una disposicin legal, la cual debe ser cancelada en un monto estimado y en fecha futura.

201 05 COBROS ANTICIPADOS: Fondos o recursos recibidos a cuenta de ventas o prestacin de servicios futuros o como garanta de servicios por recibir.

202

Pasivo Fijo o Pasivo de Largo Plazo

202 01 CUENTAS POR PAGAR: Representadas por los adeudos aceptados en la adquisicin de bienes y servicios inherentes a las operaciones principales de la empresa, sean las destinadas a bienes para la venta, la produccin o el consumo mismo. De igual manera todas aquellas deudas provenientes de obligaciones legales o contractuales tales como Retenciones, Impuestos, etc.

202 02 DOCUMENTOS POR PAGAR: Pasivos provenientes de obligaciones contractuales, prstamos de instituciones crediticias, de particulares, de subsidiarias o filiales, de socios o funcionarios obtenidos a travs de contratos formales de crdito. En el pasivo circulante debe presentarse nicamente la porcin que deba ser atendida en el largo plazo (ms de un ao)

203

Otros Pasivos

203 01 PROVISIONES: Son estimaciones de pasivos, que tienen origen en una disposicin o poltica de la entidad o bien por una disposicin legal, la cual debe ser cancelada en un monto estimado y en fecha futura normalmente de Largo plazo, o cuyo uso o destino est orientado a satisfacer necesidades de avance tecnolgico, contingencias u otras.

300

PATRIMONIO

031

Capital Social

301 01 CAPITAL SOCIAL: En este concepto se incluye el Capital social o preferente, representado por acciones o partes sociales que han sido emitidas a los accionistas o asociados como evidencias de su participacin en la entidad.

301 02 SUPERAVIT DE CAPITAL: Est representado por los incrementos en la participacin de los socios, por contribuciones en efectivo o especie hechas por los 302 Reservas

302 01 RESERVAS LEGALES: Para presentar todas aquellas retenciones de utilidad por disposicin legal con fines especficos.

302 02 RESERVAS ESTATUTARIAS: Todas aquellas retenciones de utilidades que de acuerdo con el pacto social hayan sido establecidas para el logro de un objetivo futuro.

302 03 OTRAS RESERVAS: Las retenciones de utilidades que por deseo expreso de los asociados o accionistas decidan separar para un fin especfico.

303

Utilidades o Excedentes

303 01 UTILIDADES (PERDIDAS) DEL PERIODO: Representado por el resultado neto de operaciones de una empresa durante un perodo econmico o fiscal, las cuales se ponen a disposicin de los socios para que se les apliquen las deducciones de impuestos, reservas o aportes de Ley o Estatutarias.

303 02 UTILIDADES (PERDIDAS) ACUMULADAS: Aquellas utilidades que estn a disposicin de los Asociados o Socios a las cuales no se ha dado un destino final.

400

INGRESOS O PRODUCTOS

500

COSTOS Y GASTOS

NIVEL 2 SUB-CUENTAS Con los niveles antes indicado se forma la ecuacin contable incluyendo todas las cuentas contables posibles, lo mismo que el establecimiento de las cuentas de resultados por departamentos. Se recomienda que a este nivel no se permita abrir mas cuentas contable nicamente si se abre un departamento nuevo.

CREDITOS: Se agradece el presente detalle referente al cuadro de cuentas, preparado por Don Alvaro Araya Carvajal, Auditor Independiente que ha