Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria

Facultad:

NEGOCIOS.
Carrera Profesional:

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS.
Materia:

PRESUPUESTOS.
Docente:

CARDENAS RAMREZ, Julio Csar.

Tema:

PRESUPUESTOS, PLANIFICACIN Y CONTROL/CAP. 2

Autores:

CHICLOTE FERNANDEZ, Dante Brayan Jordy, ESCOBEDO VILLACORTA, Angela Leonela, MALCA TAFUR, Martn Abihail. PEREZ CENTURIN, Markin Alexis, ROJAS FIGUEROA, Cristhian.

Cajamarca, 13 de setiembre del 2013

TEMAS DE DISCUSIN:

Presupuestos, planificacin y control

PREGUNTA N 2 sta es una pregunta de estudio que pide identificar los doce conceptos fundamentales de la planificacin y control de utilidades que se explican en el captulo. Relacione las descripciones con los trminos clave anotando, en los espacios respectivos, las letras maysculas que les corresponda.

F I G E J K H B L C A D

PREGUNTA N 6 sta es una pregunta de estudio. Relacione los principales participantes con las actividades respectivas, anotando las letras que correspondan en los espacios en blanco.

D B A C

PREGUNTA N 10

Presupuestos, planificacin y control

Enumere y explique las cuatro caractersticas esenciales de un informe de desempeo de PCU. Segn WELSCH, GLENN A. y Cols. definen las cuatro caractersticas esenciales de un informe de desempeo de PCU de la siguiente manera: El desempeo se clasifica por las responsabilidades que se asignan (WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pg. 24) La informacin que se desarrolla y se comunica en cada una de las diversas reas de la organizacin debe estar vinculada de acuerdo a la presente estructura organizacional o llamada organigrama; de esta forma se podr tomar decisiones tanto operativas como estratgicas, puesto que ayuda a concretar responsabilidades por rea y colaborador, adems de un mejor control de quin supervisa que se las cumpla. Se designan los conceptos que son controlables y los que no lo son (WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pg. 24) Para que la organizacin sea competitiva tiene que precisarse con claridad estas dos variables. Para la toma de decisiones ms que todo gerencial o estratgica se puede proyectar y crear una planificacin para ver cules son sus efectos y as poder tomar decisiones de acuerdo a la informacin esto para las variables no controlables (exteriores). En cambio en las variables controlables existe un mayor acceso a informacin primaria, confiable y oportuna; es ms cmodo operar con dichas variables puesto que se pueden moldear de acuerdo de la situacin deseada. Se formulan informes oportunos (WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pg. 24) Para que el control sea eficaz, los informes de desempeo deben emitirse por periodos secundarios o provisionales esto es, sobre una base mensual, semanal o, en algunos casos, diaria; lo recomendable es a menor tiempo puesto que mientras ms sea el tiempo de demora en brindar informacin mayor ser el efecto financiero desfavorable. Una efectiva presentacin de reportes ayuda a que fluya mejor la informacin entre las diversas reas y colaboradores (subordinado -> jefe inmediato), permitiendo as acciones de control, identificaciones de problemas y planificacin de mejora continua. Se concede importancia a la comparacin de los resultados reales con los resultados planificados (WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pg. 25) Se realiza las comparaciones para la toma de decisiones tanto operativas como estratgicas. La informacin de los resultados nos aclara en que

Presupuestos, planificacin y control

magnitud hemos alcanzado nuestras metas y objetivos trazados de acuerdo al desempeo proyectado; esto a su vez obliga a que la alta administracin consigne en cifras lo que considera necesario para un desempeo satisfactorio. PREGUNTA N 15 Por qu es importante la flexibilidad en la aplicacin de la planificacin de utilidades? El presupuesto es algo que no debe dominar el negocio, no es una camisa de fuerza y debe siempre existir una flexibilidad en su aplicacin para aprovechar las oportunidades favorables que se presenten y que no estn consideradas en el presupuesto, as mismo cuando no se cumpla algo que se tena previamente establecido no debe considerarse como un error en la elaboracin, ya que siempre existirn situaciones que pueden ser imprevisibles (FRANCO CUARTAS, Fernando De Jess, pg. 34) Es muy importante, ya que permite mayor libertad en todos los niveles de la administracin, de tal modo que se comprometen en el proceso de la toma de decisiones al desarrollarse los planes. Asiente realizar planes de contingencia producto de que las decisiones contempladas no son slidas como que se pensaba respecto a sucesos imprevistos, proyectando as beneficios econmicos en relacin a situaciones espontaneas en un mundo cambiante como lo es actualmente. PREGUNTA N 20
Puede

la planificacin y control de utilidades aplicarse en los negocios pequeos? la planificacin y control de utilidades puede adaptarse a cualquier organizacin (lucrativa o no lucrativa, de servicios o manufacturera), independientemente del tamao, de las circunstancias o de condiciones especiales. El hecho de que una compaa tenga rasgos peculiares o problemas crticos a menudo constituye una buena razn para adoptar ciertos procedimientos de planificacin y control de utilidades (WELSCH, GLENN A. y Cols., 2005, pgs. 38-39) La PCU se puede aplicar a negocios pequeos, medianos y grandes; de tal modo que se obtendrn beneficios econmicos (rentabilidad y liquidez), maximizar el valor para los accionistas, as tambin como competitividad, un mejor control en el desempeo de funciones y logro de metas, crecimiento continuo y la sostenibilidad en el tiempo. Sin embargo hay que

Presupuestos, planificacin y control

tomar en consideracin que cada PCU se realizar en funcin a lo que quiere lograr la organizacin y el diseo organizacional de la misma; cada organizacin es diferente por lo tanto para cada organizacin hay una especifica planificacin y control de utilidades. PREGUNTA N 22 Haga sus comentarios respecto a esta declaracin: Una administracin zigzagueante seguramente ser una administracin ineficiente.

CASO 2-1 Un recorte de 10% en todos los gastos

Manufacturas Daisy, S.A., fabrica y vende cinco productos. Los esfuerzos de ventas cubren un rea de diez estados. La compaa es de tamao mediano en relacin con otras compaas de la industria. Durante los ltimos cuatro aos, ha aumentado la competencia de empresas extranjeras. La compaa emplea aproximadamente a quinientos obreros y empleados y tiene treinta y dos departamentos y distritos de ventas. Durante los ltimos tres aos, la compaa ha experimentado un descenso gradual, pero importante, en las utilidades. Carece de un programa de planeacin y control de utilidades, aunque, como lo declar el vicepresidente ejecutivo: Hacemos un enorme trabajo de planificacin y control. Recientemente, el presidente envi un memorando a todos los gerentes de departamento y de distrito de ventas que contena la siguiente orden: Se espera que cada departamento lleve a cabo un recorte general del 10 por ciento, con base en los resultados del ao pasado, en todos los gastos para el ao entrante. Los estados financieros trimestrales se evaluarn para determinar la eficacia con la que es emprendida esta orden.
SE PIDE

1 Evale el enfoque adoptado por el presidente para aumentar la utilidad de la compaa. Es un mtodo efectivo para aumentar el margen de utilidad. Uno de los modos ms efectivos de enfrentarse a la crisis o, al menos, de sufrir menos las consecuencias, es aprender a reducir los gastos. Una buena gestin de los recursos y el control de los gastos de una organizacin, son una gran

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responsabilidad y, con toda probabilidad, pueden salvar a la organizacin en tiempos de crisis 2 Suponga que algunos gastos fueran efectivamente demasiado altos. D algunas ideas, en cuanto a un enfoque general, que pudieran ayudar a aumentar las utilidades. FORMAS (EFICACES) DE REDUCIR GASTOS El Instituto Pyme considera que la clave es reducir y priorizar los riesgos, averiguar qu seguros de tus clientes protegen a tus productos, evitar duplicar coberturas y considerar las que son para asociaciones comerciales. Analizar los Costes Energticos Las facturas de luz, gas o agua de las oficinas pueden representar un gasto mensual importante. Por este motivo podra ser interesante estudiar la posibilidad de adoptar medidas que permitan ahorrar gastos como cambiar las bombillas por modelos que permitan ahorrar energa; evitar los salvapantallas que, aunque no lo parezca, aumentan increblemente el consumo de energa de nuestros equipos informticos; limitar los procesos de impresin de documentos que, no slo son de los ms caros sino que adems generan muchos residuos como el tner o los cartucho, muy costosos. Renegociar el alquiler de sus oficinas El alquiler de un local o de la oficina de una empresa suele ser uno de los principales gastos que ha de afrontar un emprendedor cada mes. En poca de crisis, no se debe descartar la posibilidad de negociar una rebaja del precio de alquiler con el propietario para reducir gastos. Esta es una opcin que muchos emprendedores ni siquiera contemplan y, sin embargo, es muy factible ya que, en momentos de dificultad el propietario preferir seguramente cobrar menos por un alquiler que arriesgarse a tener un local vaco. Optimizar la publicidad off line La publicidad off line, con trpticos, anuncios en peridicos, etc.puede ser muy interesante y necesaria para la organizacin (depende del tipo de negocio) pero no todos los canales o campaas son igualmente rentables. Se debe hacer un correcto estudio de cules son los tipos de campaas de marketing que realmente le ofrecen resultados y eliminar todas las dems. De este modo se concentrar todos sus recursos en comunicacin que le ofrece resultados y no se perder dinero. Por otro lado, si no lo se est haciendo, se debe apostar por la publicidad online. Existen muchas formas de hacer publicidad gratuita para un negocio y, en cualquier caso, ser mucho ms econmica que la publicidad tradicional

Presupuestos, planificacin y control

Buscar mejores planes de comunicaciones Si se trabaja en una empresa en la que los trabajadores disponen de telfonos mviles, se debe buscar los mejores planes y tarifas para empresas. Tambin es necesario transmitir a los colaboradores la importancia de utilizar el telfono cuando sea estrictamente necesario y slo por motivos de trabajo. Lo mismo vale en el caso de coches de empresa, desplazamientos por trabajo, etc..se necesita controlar todo este tipo de procesos si se quiere reducir costes. Ajustar los sueldos al volumen de trabajo S que es una medida que puede resultar desagradable, sobre todo cuando se trata de pequeas empresas en los que la relacin entre emprendedores y colaboradores suele ser estrecha. Sin embargo, esta puede ser una medida indispensable, no es momento de sueldos generosos y, estoy completamente seguro de que, tras el impacto inicial, todos los trabajadores entendern la conveniencia de asumir algunas rebajas en el sueldo que tener que despedir a alguno de ellos. Mejorar la calidad Uno de los ms grandes secretos para garantizar la supervivencia y crecimiento de una empresa, tanto en momentos de crisis como en tiempos de abundancia, es aumentar el nivel de calidad de su producto o servicio. Este aumento en la calidad ofrecer una mayor satisfaccin de los potenciales clientes que se transformar automticamente en una mayor fidelidad = ms ventas. Mejorar la productividad Una mayor productividad significa un mejor aprovechamiento de los recursos de su empresa, por tanto, una reduccin de gastos. Para mejorar la productividad es necesario el establecimiento de nuevos objetivos y la definicin de nuevas estrategias. Se deben implementar tecnologas de avanzada para mejorar procesos y mejorar toma de decisiones gerenciales, pero antes de ser implementadas se debe hacer una anlisis previo del margen de gasto y ganancia. Buscar siempre nuevas oportunidades En un mercado global como el actual, para ser competitivo, es necesario tener siempre los ojos bien abiertos en busca de nuevas oportunidades de negocio o nuevos mercados que le puedan ayudar a incrementar sus ganancias con los mismos gastos. La llegada de Internet al mundo del business, aunque usted se dedique a los negocios tradicionales, representa una oportunidad de oro para ampliar su capacidad de mercado y de ventas. No descuidar este aspecto y adaptarse a las nuevas tecnologas y al mundo de la red.

Presupuestos, planificacin y control

CASO 2-2 Cul fue el distrito de ventas que tuvo el mejor desempeo?
La compaa Ventas Metropolitanas vende unidades de aire acondicionado residenciales e industriales en un rea de veinte condados de los estados del medio oeste. Las unidades se compran a tres fabricantes diferentes y se venden directamente a contratistas y a los usuarios. Los vendedores de la compaa visitan a los compradores potenciales; el territorio est dividido en cinco distritos de ventas. El 31 de mayo de 20B se distribuy a los gerentes distritales el siguiente informe de desempeo, apegndose al formato que se utiliz en aos anteriores:

INFORME DE DESEMPEO EN VENTAS Mayo 31 de 20 B

VENTAS REALES EN EL AO A LA FECHA DISTRITO 1 2 3 4 5 MAYO 20A $43,000.00 $56,000.00 $37,000.00 $76,000.00 $62,000.00 MAYO 20B $47,000.00 $57,000.00 $35,000.00 $79,000.00 $60,000.00 20A $130,000.00 $165,000.00 $113,000.00 $220,000.00 $190,000.00 20B $135,000.00 $164,000.00 $110,000.00 $227,000.00 $191,000.00 VARIACIONES* EN EL MES $4,000.00 $1,000.00 -$2,000.00 $3,000.00 -$2,000.00 EN EL AO FECHA $5,000.00 -$1,000.00 -$3,000.00 $7,000.00 $1,000.00

INFORME DE GASTO DE VENTA

GASTOS REALES EN EL AO A LA FECHA DISTRITO 1 2 3 4 5 MAYO 20A MAYO 20B $4,500.00 $5,400.00 $3,800.00 $7,200.00 $6,100.00
SE PIDE

VARIACIONES* EN EL MES $300.00 $200.00 -$300.00 $200.00 -$300.00 EN EL AO FECHA $3,000.00 $1,000.00 -$3,000.00 $1,000.00 $1,000.00

20A $15,000.00 $16,000.00 $14,000.00 $19,000.00 $21,000.00

20B $18,000.00 $17,000.00 $11,000.00 $20,000.00 $22,000.00

$4,800.00 $5,600.00 $3,500.00 $7,400.00 $5,800.00

Presupuestos, planificacin y control

1 Critique los informes anteriores de desempeo. En el presente informe de desempeo de ventas de la compaa Ventas Metropolitanas, se logra apreciar que para las variaciones en el mes Mayo 20B, en relacin a los 5 distritos donde se realiza dichas ventas y en el mes Mayo 20A; los distritos ms competitivos han sido el 1, 2 y 4, logrando el mayor ndice de ventas. Para las variaciones en el ao fecha, ocurre que los sectores ms competitivos son el: 1, 4 y 5. Se puede interpretar que el sector ms competitivo dentro de los 5 es el 4 y seguidamente el 1 puesto que para el Mes y para el ao Fecha no han asumido dficit monetario alguno en las variaciones. La Compaa Ventas metropolitanas debe tomar medidas correctivas para mejorar el nivel de ventas puesto que las variaciones en sectores como el 2, 5 y principalmente el 3 son desfavorables, asumiendo de esta manera que los sectores de 20A son ms efectivos en sus ventas con lo que respecta a los sectores anteriormente mencionados; por lo contrario se obtiene que en el sector 5 para la variacin del ao fecha obtiene un mejor desempeo, producto posiblemente de la accin estratgica a largo plazo; para el sector 2 ocurre lo contrario en el mes Mayo produce competitividad concorde a las decisiones de corto plazo, pero para el ao fecha 20A logra incrementar ventas y produce una variacin desfavorable. Analizando el informe de gasto de venta, en relacin a los 5 distritos donde se realiza dichas ventas y a mayo 20A y al ao fecha; existe un alto indicador del porque la competitividad del sector 1 anteriormente mencionado; como se muestra en el informe es uno de los sectores (conjuntamente con el 4) que ms gastos de ventas (salidas de dinero) realiza, estos gastos que realiza producen un mayor nivel de ventas, se deduce que mientras ms es la inversin necesaria para administrar el negocio en ese sector es mayor la contribucin en ventas, pero por lo contrario en el excepcional caso el sector 4 no utiliza tanto el gasto como herramienta de obtencin de ingresos, este sector gasta corto pero obtiene mayores ventas. Como se observa el sector 3 es el menos competitivo, razn conjuntamente del no realizar gastos como medio de consumo para obtencin de ingresos. Compaa Ventas metropolitanas tiene 2 sectores en 20B (1 y 4) muy competitivos frente a 20A. Debe mejorar el tema de replanificacin de metas y objetivos tanto a corto como largo plazo, utilizar una adecuada administracin de costos y gastos respecto a los dems sectores (2, 5 y principalmente el 3), planificar sus recursos humanos para ser ms efectivos y realizar planes de seguimiento a las diversas funciones que se dan en el rea de ventas de cada regin, as de esta manera contribuir cuantificablemente con el beneficio econmico para la organizacin. 2 Ahora suponga que en vez de stos, Ventas Metropolitanas prepara, sobre una base participativa, el siguiente plan tctico de utilidades para 20B (simplificado para los fines de presentacin del caso):

Presupuestos, planificacin y control PLAN TACTICO (CORTO PLAZO)

VENTAS PRESUPUESTADAS DISTRITO 1 2 3 4 5 MAYO 20B $46,000.00 $60,000.00 $32,000.00 $82,000.00 $60,000.00 EN EL AO A LA FECHA $133,000.00 $170,000.00 $105,000.00 $230,000.00 $190,000.00 GASTOS PRESUPUESTADOS MAYO EN EL AO A LA 20B FECHA $4,900.00 $17,000.00 $5,700.00 $18,000.00 $3,200.00 $10,000.00 $7,000.00 $18,000.00 $5,700.00 $23,000.00

HACER EL ANALISIS COMO EL DE LA ANTERIOR PAGINA

INFORME DE DESEMPEO Mayo 31 de 20B

Presupuestos, planificacin y control

MES DE MAYO 20 B CONCEPTOS RESULTADOS RESULTADOS VARIACIN REALES PLANIFICADOS (DESFAVORABLE) ACUMULADO A LA FECHA RESULTADOS RESULTADOS VARIACIN REALES PLANIFICADOS (DESFAVORABLE)

VENTAS 1 $47,000.00 2 $57,000.00 3 $35,000.00 4 $79,000.00 5 $60,000.00 TOTAL VENTAS $278,000.00 GASTOS 1 2 3 4 5 TOTAL GASTOS

$46,000.00 $60,000.00 $32,000.00 $82,000.00 $60,000.00 $280,000.00

-$1,000.00 $3,000.00 -$3,000.00 $3,000.00 $0.00 $2,000.00

$135,000.00 $164,000.00 $110,000.00 $227,000.00 $191,000.00 $827,000.00

$133,000.00 $170,000.00 $105,000.00 $230,000.00 $190,000.00 $828,000.00

-$2,000.00 $6,000.00 -$5,000.00 $3,000.00 -$1,000.00 $1,000.00

$4,800.00 $5,600.00 $3,500.00 $7,400.00 $5,800.00 $27,100.00

$4,900.00 $5,700.00 $3,200.00 $7,000.00 $5,700.00 $26,500.00

$100.00 $100.00 -$300.00 -$400.00 -$100.00 -$600.00

$18,000.00 $17,000.00 $11,000.00 $20,000.00 $22,000.00 $88,000.00

$17,000.00 $18,000.00 $10,000.00 $18,000.00 $23,000.00 $86,000.00

-$1,000.00 $1,000.00 -$1,000.00 -$2,000.00 $1,000.00 -$2,000.00

CONTRIBUCIN DE LA REGION 1 $42,200.00 2 $51,400.00 3 $31,500.00 4 $71,600.00 5 $54,200.00 TOTAL $250,900.00 CONTRIBUCIN

$41,100.00 $54,300.00 $28,800.00 $75,000.00 $54,300.00 $253,500.00

-$1,100.00 $2,900.00 -$2,700.00 $3,400.00 $100.00 $2,600.00

$117,000.00 $147,000.00 $99,000.00 $207,000.00 $169,000.00 $739,000.00

$116,000.00 $152,000.00 $95,000.00 $212,000.00 $167,000.00 $742,000.00

-$1,000.00 $5,000.00 -$4,000.00 $5,000.00 -$2,000.00 $3,000.00

BIBLIOGRAFA

FRANCO CUARTAS, Fernando De Jess,

Presupuestos, planificacin y control

Planeacin Y Presupuestos, Expositor nacional e internacional. Especialista en Finanzas universidad EAFIT Medellin. Candidato a MBA. MSc. HEC Canada. Consultor Especialista del Banco Interamericano de Desarrollo BID. Estudios actuales Magister en Economa Internacional. Universidad Nacional de Colombia. www.gacetafinanciera.com WELSCH, GLENN A. y Cols. 2005, Presupuestos, Planificacin y control PEARSON EDUCACIN, Mxico S.A. de C.V.