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Ministre de l'Equipement Manuel d'Audit Interne Gnralits Version 1998

Chapitre 5 Gestion de la Structure d'Audit Interne Sommaire


1 ORGANISATION DE LA STRUCTURE D'AUDIT INTERNE 2 RESPONSABILIT DE L'UNIT CENTRALE DAUDIT INTERNE 3 GESTION DES ENTITS DCONCENTRES DAUDIT INTERNE 4 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES DE LA STRUCTURE D'AUDIT INTERNE 78 80 82

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1.1

Organisation de la structure d'audit interne

Rattachement hirarchique des entits d'audit interne


Le rattachement hirarchique de lentit Audit Interne est stratgique, dans la mesure o le poids et limportance de cette entit en dpendent. En effet, ce positionnement doit faire en sorte que l'indpendance des entits daudit interne ne soit pas compromise, et c'est la hirarchie suprieure d'assurer cette indpendance !dont dpend l'o"#ecti$it de l'auditeur% et de donner l'appui ncessaire pour l'accomplissement et le&cution des missions. Le choi& du rattachement des entits daudit interne a t adapt aux spcificits du 'inist(re de lEquipement. La dcision de ce rattachement a tenu compte de l'orientation donne aux missions d'audit interne. Le rattachement d'Audit Interne .

un ni$eau hirarchique le$ !)ecrtariat *nral% si+nifie que l',nit -entrale

est concerne par toutes les phases de lactivit rentrant dans le cadre dune mission daudit interne, a accs direct tous les documents ncessaires l'e&cution des tra$au& daudit, a accs tous les secteurs et activits du 'inist(re de lEquipement, est charge d'assurer l'la"oration des plans pluriannuel et annuel d'audit interne. /our cela, elle a la char+e de centraliser l'ensem"le des demandes manant des directeurs centrau& et territoriau& et d'arr0ter un choi& quant au& th(mes pr$us dans le plan pluriannuel et plan annuel selon les processus de planification propos et approu$ par les responsa"les du 'inist(re de l'Equipement, a +alement pour mission de +rer les quipes des entits dconcentres d'audit interne.

Lor+anisation et la structure de la fonction Audit Interne, dcoulent dune dmarche mthodolo+ique qui a tenu compte de trois points essentiels, sa$oir .

les "esoins du 'inist(re de lEquipement, len$ironnement de contr1le en place !en interne et en e&terne%, les normes uni$erselles de laudit interne.

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Lanal3se com"ine de ces lments a permis de d+a+er les facteurs cl de succ(s et les o"#ectifs prendre en compte pour assurer la russite de la mise en place de laudit interne au sein du 'inist(re de lEquipement, sa$oir .

permettre la conduite rapide du chan+ement au sein du 'inist(re de lEquipement, respecter lquili"re entre les diffrentes directions, $iter linstauration dun esprit inquisiteur en d$eloppant un esprit de conseil et d'assistance au sein du 'inist(re et des directions qui en dpendent, assurer la transparence de lacti$it de laudit interne, diffuser la culture du contr1le interne dans le 'inist(re de lEquipement, institutionnaliser laudit interne dans le 'inist(re de lEquipement, constituer une ppini(re de cadres prpars pour dautres responsa"ilits, l'audit interne n'tant qu'un tremplin $ers des postes de responsa"ilits.

Au sein du 'inist(re de lEquipement, lor+anisation de la fonction Audit Interne se matrialise au ni$eau de lor+ani+ramme, approu$ par la hirarchie suprieure, par .

une Unit entrale d!udit "nterne rattache au )ecrtariat *nral, et des #ntits $concentres d!udit "nterne au ni$eau des 4irections -entrales et 5erritoriales.

L'a$anta+e d'a$oir une unit -entrale d'Audit Interne et des entits dconcentres implantes dans les directions centrales du 'inist(re de l'Equipement rside dans le fait .

de se pr$aloir d'0tre plus pr(s du terrain, d'0tre mieu& m0me d'en anal3ser les forces et fai"lesses relati$es connaissance approfondie de l'acti$it par l'auditeur, chaque secteur de par la

de pou$oir assister plus concr(tement les diri+eants des directions centrales et territoriales parce qu'ils sont mieu& int+rs et per6oi$ent mieu& leurs proccupations.

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Responsa&ilit de l'Unit entrale d!udit "nterne

L,nit -entrale dAudit Interne dont la structure est compose d'un responsa"le et d'auditeurs super$iseurs, est rattache au 'ecrtariat (nral du 'inist(re de lEquipement. Le rattachement de l',nit -entrale d'Audit Interne au )ecrtaire *nral correspond dimension culturelle inculquer au sein du 'inist(re de l'Equipement. une

-ette dimension culturelle se $eut o"#ecti$e et totalement indpendante des acti$its auditer tout en insistant sur l'importance du r1le confi l'Audit interne en mati(re de conseil et d'assistance en $ue d'une +estion et ma8trise plus optimale des acti$its. L',nit -entrale dAudit Interne, sous la responsa"ilit du responsa"le dAudit interne est char+e .

de la dfinition des normes de tra$ail qui s'imposent en mati(re d'audit interne l'ensem"le des auditeurs internes du 'inist(re de l'Equipement !9r+anisation des dossiers, structure et conception des rapports d'audit interne, frquence des missions d'audit interne%. La dfinition de ces normes est importante dans la mesure ou elle permettra d'assurer une qualit de tra$ail de m0me nature et de m0me qualit aussi "ien au ni$eau de l',nit -entrale de l'Audit Interne qu'au ni$eau des entits dconcentres. -es derni(res doi$ent tra$ailler a$ec les m0mes o"#ectifs et une mthodolo+ie identiques ceu& de l',-A, la dfinition de la politique et des mo3ens ncessaires la formation professionnelle des auditeurs internes du 'inist(re de l'Equipement. L',nit -entrale d'Audit Interne doit prciser le ni$eau de formation professionnel requis et e&i+ pour les auditeurs afin d'$iter d'a$oir des quipes de haut ni$eau et des quipes moins qualifies. /our atteindre cet o"#ectif, l',-A est tenu de dfinir les mo3ens de cette formation !profil adquat des auditeurs internes, sminaires et c3cles de formation, formation professionnelle,:%, de s'assurer que les normes, politiques et mo3ens de formation professionnelle dfinis par l',-A sont "ien respects, que le ni$eau professionnel des auditeurs internes correspond ceu& qui sont dfinis par l'or+anisation et que la fonction d'audit interne est "ien per6ue et accepte par les audits, de raliser des missions d'audit ponctuelles spcialises caract(re confidentiel, demandes par le 'inistre, par le secrtaire +nral ou par les directeurs centrau& et ;ou territoriau&, le choi& des entits auditer dans le cadre des plans pluriannuel et annuel daudit, la super$ision des missions en mati(re de planification, dor+anisation et de&cution des tra$au&, la composition et la +estion des quipes dauditeurs internes, la lecture, co<si+nature des rapports daudit interne et diffusion la +estion des carri(res des auditeurs internes du 'inist(re de l'Equipement !rotation des auditeurs au sein de la structure, promotion d'un +rade l'autre, $aluations de fin d'anne%.

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Relations entre 'ecrtariat (nral et l#ntit entrale d!udit "nterne


Le )ecrtariat *nral est le suprieur hirarchique direct de lentit centrale daudit interne au sein du 'inist(re de lEquipement. Il approu$e et $alide les plans pluriannuel et annuel daudit proposs par le responsa"le de l'entit centrale daudit interne en application du processus de planification des missions. Le )ecrtaire *nral si+ne les lettres de mission !mandat donn par le )ecrtariat *nral laudit interne% pour informer les responsa"les concerns de linter$ention imminente des auditeurs internes%. Il dcide +alement de la liste des destinataires du rapport daudit.

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(estion des #ntits dconcentres daudit interne


la prparation des missions daudit interne dans le cadre du plan annuel la"or par lentit centrale daudit interne, le&cution de ces missions, la rdaction des rapports daudit interne, lamlioration de lor+anisation et des procdures au sein de leur direction daffectation.

Les entits dconcentres daudit interne, sont char+es de .

).1

Relations entre l'Unit d'audit interne

entrale d!udit et les entits dconcentres

Les entits dconcentres daudit interne, cres au ni$eau des 4irections -entrales !oprationnelles et fonctionnelles% et des 4irections territoriales, sont rattaches fonctionnellement lentit centrale daudit interne. L,nit -entrale dAudit interne est le matre duvre de laudit interne. Les entits dconcentres daudit doi$ent cooprer lensem"le des tra$au& dili+ents par l,nit -entrale dAudit interne, et $eiller au "on droulement des missions qui leur incom"ent. LUnit Centrale daudit interne dtient la responsabilit de la estion du temps et des activits des entits dconcentres nonobstant le rattachement hirarchi!ue de ces derni"res # leur direction d'a$$ectation% A cet effet, les entits dconcentres sont tenues de&cuter les pro+rammes et plans daudit annuel et pluriannuel mis en place par l,nit -entrale dAudit interne. La promotion et la$ancement des auditeurs internes des entits dconcentres de$ront 0tre soumis la$is prala"le du responsa"le de l,nit -entrale dAudit interne !,-A%.

).%

Relations entre les diffrentes entits dconcentres d'audit interne


Entre lensem"le des entits dconcentres situes au ni$eau des 4irections -entrales et des 4irections territoriales, il ne&iste ni liens hirarchiques ni liens fonctionnels. -ependant, lesprit de colla"oration, du tra$ail en quipe ainsi que la coopration r+uli(re et continue !chan+e technique dinformations sur la mthodolo+ie et les techniques daudit% sont e&i+s et fortement recommands.

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).)

Relations entre l'Unit entrale d!udit "nterne et les autres entits du *inistre de l#quipement
Les entits du 'inist(re de lEquipement sont tenues dinformer l,nit -entrale dAudit interne .

de tout chan+ement concernant les te&tes et r(+lements, de leurs plans daction annuels et pluriannuels par secteur dacti$it, des rapports daudits techniques et des post< $aluations des pro#ets, des rapports de contr1le manant dor+anes internes et e&ternes !les inspecteurs des finances, la cour des comptes, ...%, des $olutions souhaita"les au ni$eau des procdures du minist(re de l'Equipement, etc.

/arall(lement, l,nit -entrale dAudit interne est tenue de communiquer au& diffrentes entits et directions concernes par les missions d'audit interne ralises .

la s3nth(se des rsultats de lensem"le des missions daudit interne, ltat de sui$i de la mise en @u$re des actions de pro+r(s recommandes suite au& diffrentes missions d'audit interne raliss, le rapport dacti$it des diffrentes entits daudit interne, les mises #ours du rfrentiel des procdures 3 compris les procdures de +estion du personnel, les pu"lications effectues en interne et dans les re$ues spcialises, Etc.

Lo"#ectif est dinstaurer un chan+e dinformations entre lentit centrale daudit interne et les autres entits du 'inist(re de lEquipement -et chan+e permettra l,nit -entrale dAudit interne de sacquitter de ses missions en mati(re de planification des pro#ets auditer et de mise #our du rfrentiel au sein du 4partement de lEquipement ! rfrentiel des procdures, +uide daudit,...%.

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+ (estion des ressources humaines de la structure d'audit interne


,ne or+anisation "ien structure et une +estion optimale et efficace des ressources alloues sont les facteurs cls de la russite et de la promotion de l'audit interne au sein du 'inist(re de l'Equipement. -ette +estion repose sur quatre points importants, sa$oir .

-hoi& du responsa"le de la )tructure de l'Audit Interne . facteur primordial, )lection des auditeurs internes, /rofil des auditeurs internes, E$aluation des auditeurs internes.

+.1

hoix du responsa&le de la 'tructure de l'!udit "nterne


Le responsa"le de la structure d'audit interne au sein du 'inist(re de l'Equipement doit disposer des comptences techniques et professionnelles requises en plus des qualits humaines que tout auditeur interne doit a$oir. En effet, le responsa"le de l'audit interne doit possder les qualits humaines qui rpondent au& crit(res sui$ants .

L'animation de l',nit -entrale d'Audit interne, La modestie et le respect des autres, L'initiati$e et prise de dcision, Le sens du contact et de la communication !relationnel facile%, L'esprit d'anal3se et de s3nth(se, La pda+o+ie, La ri+ueur et la mthode, Le "on sens et l'esprit lo+ique,

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)on r1le consiste +alement en .

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La prparation et ta"lissement des plans pluriannuels et annuel d'audit interne, L'ta"lissement des plannin+s d'audit interne, La prparation du "ud+et de fonctionnement de l',nit centrale d'Audit interne ainsi que des entits dconcentres, La constitution d'une documentation sur le 'inist(re de l'Equipement au ni$eau or+anisationnel, structurel, financier et procdurier, La promotion de la pratique de l'audit interne au sein du 'inist(re de l'quipement !rencontre des diffrents directeurs centrau& et responsa"les de di$isions, chefs de ser$ices et oprationnels%, La slection des auditeurs internes et autres colla"orateurs !secrtariat et assistance% en e&ternes ou en internes, La dfinition et la mise #our des standards d'audit respecter en mati(re de tra$ail !ordre de mission, feuilles de tra$ail, +uides d'audit et rapports d'audit interne%, L'ta"lissement du plan de formation des auditeurs internes en colla"oration a$ec le responsa"le de la formation au sein du 'inist(re de l'Equipement, La diffusion des notes d'information sur l'audit interne.

+.%

'lection des auditeurs internes


Les auditeurs internes doi$ent en plus de leurs qualits humaines et comptences professionnelles .

A$oir une certaine connaissance de l'en$ironnement et des acti$its du 'inist(re de l'Equipement, A$oir une connaissance des principau& circuits oprationnels et financiers du 'inist(re de lEquipement, )a$oir 0tre l'coute des interlocuteurs et des audits, )a$oir 0tre diplomate dans leurs relations a$ec autrui !les audits%, Caire preu$e d'e&cellentes capacits de rdaction et d'e&pression orale.

Le recrutement des auditeurs internes se fait soit en interne soit en e&terne. Les personnes suscepti"les d'assurer la fonction d'auditeur interne ne doi$ent pas forcment 0tre de formation spcialise. La di$ersit des formations de "ase des auditeurs internes est un crit(re important pour la constitution dquipes d'audit interne complmentaires. /our tous les recrutements, un c3cle de formation de "ase de$ra 0tre dispens en $ue d'harmoniser et de prparer les diffrents profils au& missions d'audit interne.

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+.)

,rofil des auditeurs internes


,n facteur dterminant pour le succ(s de l'audit interne est une quipe d'auditeurs internes disposant d'un ni$eau de culture +nrale et de culture conomique aussi le$s que possi"le en plus des comptences professionnelles et techniques requises et de l'aisance dans le relationnel. Les auditeurs internes doi$ent 0tre des laurats de l'ensei+nement suprieur. Ils sont tenus d'enrichir r+uli(rement leurs connaissances par la formation continue sur les techniques et outils d'audit interne ainsi que sur les $olutions des structures et de l'en$ironnement du 'inist(re de l'Equipement.

+.+

#valuation des auditeurs internes


La +estion des carri(res des auditeurs internes du 'inist(re de l'Equipement sera dfinie sur la "ase d'un s3st(me d'$aluation des auditeurs internes par le responsa"le de l,nit -entrale de lAudit interne. Le s3st(me d'$aluation des auditeurs internes est dclench la fin du mois de mai de chaque e&ercice. En effet, le responsa"le de l,-A diffuse l'ensem"le des auditeurs internes des fiches d'$aluation qu'ils de$ront remettre dEment rensei+nes au plus tard >D #ours apr(s leur distri"ution. Les m0mes fiches seront rensei+nes par le responsa"le de l,nit -entrale dAudit interne sur la "ase des tra$au& raliss par chaque auditeur. Ensuite, lors d'un entretien d'$aluation entre le responsa"le de l',nit -entrale d'Audit interne et l'auditeur en question, il sera d"attu de l'ensem"le des points fi+urant sur la fiche d'$aluation. Au terme de cet entretien le responsa"le prsentera une s3nth(se ainsi qu'une note d'$aluation l'auditeur concern. Les fiches d'$aluation ta"lies par le responsa"le de l'audit interne permettront la promotion ou non de l'auditeur un +rade suprieur.

+.-

ommentaire et explication sur les o&.ectifs et l'utilisation de la feuille d'valuation du personnel


O&.ectifs /
La feuille d'$aluation doit 0tre per6ue comme un outil entre les mains des auditeurs. Elle doit donner lieu discussion entre l'$aluateur et l'$alu. Elle fa$orise le dialo+ue au sein de l',-A permettant au& responsa"les de, et les incitant , s'occuper du d$eloppement du personnel, de s'enqurir de ses "esoins et aspirations. Elle permet au& auditeurs d'0tre +uids dans leur $olution au sein de l',-A. L'$aluation ta"lie par l'$aluateur, l'issue de chaque inter$ention, permet chacun de se rendre compte de la situation actuelle, des pro+r(s accomplis et de ceu& qu'il faudrait accomplir. Enfin, l'ensem"le des feuilles d'$aluation feront l'o"#et d'une s3nth(se semestrielle dans le "ut de l'$aluation annuelle des auditeurs. -ette $aluation constitue l'lment o"#ectif dans la dtermination de la promotion de chaque auditeur.

+.-.1

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+.-.%

*odalits d'utilisation

La feuille doit 0tre remplie apr(s chaque inter$ention .


le responsa"le de l',-A pour l'$aluation des super$iseurs et char+s de mission, le super$iseur ou char+ de mission pour l'$aluation des auditeurs confirms et des auditeurs assistants.

4ans l'or+anisation des missions, chaque indi$idu doit a$oir la possi"ilit de chan+er d'quipe et de tra$ailler respecti$ement sous la direction des diffrents super$iseurs et char+s de mission.

Le s3st(me de notation correspond des coefficients dont l'chelle s'tend de > au& auditeurs en fonction de leurs performances . > ? A B E&cellent . 5r(s satisfaisant . 'o3en . Insuffisant .

attri"uer

5r(s mdiocre .

Indi$idu dont les performances sont e&cellentes, ncessitant tr(s peu de super$ision dans son tra$ail, il est au ni$eau idal requis. L'indi$idu est un ni$eau tr(s satisfaisant compte tenu de son +rade. )on tra$ail est men de mani(re totalement satisfaisante. Gi$eau mo3en au ni$eau de l'e&cution des tHches et responsa"ilits I l'indi$idu pourra faire mieu&. Les tHches et les responsa"ilits ne sont pas menes de la mani(re et au ni$eau de performance requis. 4es amliorations et;ou pro+r(s sont ncessaires pour atteindre le ni$eau de satisfaisant attendu. Les insuffisances peu$ent a$oir pour ori+ine le manque d'e&prience, les capacits de l'indi$idu, son attitude, son ni$eau de formation. Indi$idu dont les capacits e&cuter les tHches confies sont tr(s fai"les et dont le profil ne correspond pas celui requis.

,n espace est rser$ au ni$eau de chaque note pour permettre l'$aluateur d'e&pliquer et de moti$er de mani(re succincte et pertinente le ni$eau d'apprciation retenu. En cas de "esoin, aussi "ien l'$aluateur que la personne $alue peu$ent a#outer une feuille complmentaire incluant les commentaires et e&plications propres clairer le contenu de la feuille d'$aluation.

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0#U"11# $'23!1U!4"O5 $#' ,#R0OR*!5 #'


5om 6 ,rnom . ........................................... (rade . ........................................................... #ntit . .......................................................... 5om&res d'heures passes . .......................... 7rve description des travaux effectus . 8sections9 dossiers...:............................................ ........................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ -ompte tenu du +rade de la personne $alue, le tra$ail confi doit 0tre considr comme tant difficile ou normal < E&pliquer . ................................................................... ................................................................................................................................................... L'indi$idu est<il ou non en mesure d'assumer plus de responsa"ilit !il ne s'a+it pas ncessairement de promotion%. E&pliquer . ........................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................. !6 4echnique ommentaires Apprcier les connaissances en mati(re de techniques d'audit en relation a$ec le tra$ail confi. Apprcier l'assimilation par l'auditeur des d$eloppements rcents au ni$eau professionnel applica"les la mission. ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... apacit d'anal;se9 d'apprciation et Apprcier la capacit de la personne . efficacit < Identifier les pro"l(mes, rele$er les faits importants, proposer les solutions alternati$es et formuler les "onnes conclusions. < distin+uer les aspects matriels de ceu& qui ne le sont pas et adapter la thorie ainsi que son e&prience au cas particulier de la mission. ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... .......................................................................................... 5ote / onnaissances

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76 Organisation

5ote /

E$aluer la personne en mati(re d'or+anisation +nrale ........................................................................................... ........................................................................................... E$aluer la clart, la ri+ueur et la concision dans . < La tenue des dossiers de tra$ail < La rdaction des rapports, CJA/, 5ffA: ........................................................................................... ........................................................................................... ...........................................................................................

6 ,ersonnel<Relationnel

#xpression

Relation avec les audits

!ttitude et caractre personnel

5ote / S&'()*S* +

E$aluer l'efficacit de la personne . < dans l'ta"lissement des consi+nes et la super$ision des tra$au&. < d$elopper son sa$oir<faire pour que le tra$ail soit ralis et pour contri"uer la formation des mem"res de l'quipe. La personne a<t<elle ou non<tendance faciliter la mission de l'quipe K Est<elle accepte en tant que leader K Est<elle efficace dans la direction et la conduite des hommes K ........................................................................................... ......................................................................................... E$aluer l'efficacit de la personne dans la communication orale, sa capacit de con$aincre et d'o"tenir l'adhsion et l'action. ........................................................................................... ........................................................................................... E$aluer les pro+r(s de la personne en mati(re de pratique de lan+ues !s% tran+(re !s%. ........................................................................................... .......................................................................................... E$aluer le sens des relations a$ec l'audit et la capacit de +a+ner son respect. Apprcier aussi la capacit d'identifier les "esoins de l'audit. ........................................................................................... ........................................................................................... .......................................................................................... E$aluer le de+r d'implication dans la ralisation de la mission. Apprcier la raction positi$e de l'indi$idu au& su++estions et conseils formuls par ses suprieurs. La personne est<elle dili+ente et empresse pour aider l'audit et son quipe au mieu& de ses possi"ilits K Est<elle une aide efficace pour l'quipe K Apprcier le de+r de confiance en elle m0me de la personne et la mani(re de le montrer, tact et attitude professionnelle. ........................................................................................... ..........................................................................................

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,oints $orts de la personne value ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ................................................................................................................................... LLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLLL -omaines # appro$ondir ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ................................................................................................................................... .ecommandations pour la pro ression de la personne value ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................ ................................................................................................................................... Si natures /indi!uer la date # c0t de votre si nature1% L'valu L'valuateur

Le responsable de l'UCA

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