Informe Final Sistemas Pailitas Emserpupa

CONTRALORA GENERAL DEL DEPARTAMENTO DEL CESAR CONTRALORIA AUXILIAR CONTROL FISCAL MUNICIPAL
INFORME TECNICO FINAL DE SISTEMAS Y TECNOLOGIA AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
MODALIDAD ESPECIAL
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE PAILITAS VIGENCIA 2009
CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL CESAR FEBRERO DE 2011
INFORME TECNICO FINAL DE SISTEMAS Y TECNOLOGIA AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
MODALIDAD ESPECIAL
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE PAILITAS VIGENCIA 2009
WALBERTO SNCHEZ BLANCO Contralor General del Departamento
EDGARDO SANTIAGO ARRIETA Contralor Auxiliar
MARCOS PEA CRDOBA Director Tcnico de Control Fiscal
Ing. AMAURY AEZ GAMEZ Auditor
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN DICTAMEN 1. EQUIPOS DE CMPUTO ACTIVOS 2. EQUIPOS DE CMPUTO DADOS DE BAJA 3. EQUIPOS DE CMPUTO FUERA DE SERVICIO POR DAO 4. EQUIPOS DE CMPUTO POR FUNCINARIO 5. EQUIPOS DE CMPUTO POR DEPENDENCIA 6. EQUIPOS DE IMPRESIN ACTIVOS 7. TIPO DE RED UTILIZADA 8. EQUIPOS DE REDES E INTERCONEXION DE DATOS 9. SERVICIO DE INTERNET 10. LICENCIAS DE SISTEMA OPERATIVO 11. LICENCIAS DE HERRAMIENTAS DE OFIMATICA 12. SOFTWARE DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y SUS BASES DE DATOS 13. OTROS PROGRAMAS 14. SEGURIDAD DE EQUIPOS Y DE LA INFORMACIN 15. EQUIPOS DE RESPALDO UPS Y ESTABILIZADORES 16. RECURSO HUMANO DE SISTEMAS 17. CAPACITACION EN SISTEMAS 18. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CMPUTO 19. ENCUESTA DE EVALUACION TECNOLOGICA 20. EVALUACION TECNICA DE ADQUISICIONES EN SISTEMAS Y TECNOLOGIA 21. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS 22. ANALISIS DE LAS CONTRADICCIONES PRESENTADAS AL INFORME PRELIMINAR Pg. 4 4 5 6 6 6 6 7 7 7 8 8 8 9 10 11 12 12 13 13 14 17 17 17
INTRODUCCIN. La Contralora Departamental del Cesar en desarrollo de su funcin Constitucional y en cumplimiento de su Plan General de Auditorias 2010 practic Auditoria Gubernamental Con Enfoque Integral Modalidad Especial, Lnea Evaluacin Tcnica de Sistemas y Tecnologa. Es obligacin de todas las entidades territoriales y los sujetos de control a los que vigila la Contralora General del Departamento del Cesar, definir sus propsitos de desarrollo, as como la planeacin y orientacin de sus inversiones para alcanzar el desarrollo sostenible, en tanto que es deber de ste ente de control fiscal evaluar el avance y aproximacin a este propsito constitucional, soportado en el conocimiento e informacin que se tenga sobre los sistemas de informacin, equipos informticos, de redes y comunicaciones en general. Ante la existencia de frecuentes e impactantes hechos de corrupcin detectados en los procesos contractuales en todo el territorio nacional, del cual no escapa el departamento del Cesar, la Contralora General del Departamento viene realizando un control oportuno y efectivo a esos procesos, para que se cumplan sus propsitos y para que las adquisiciones en sistemas y tecnologa se realicen con transparencia, eficacia, eficiencia y economa. El rgano fiscalizador espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo del Municipio y, con ello, a una eficiente Gestin en la contratacin estatal. El anlisis de la ejecucin de los contratos y compras de la vigencia 2009 se efectu sobre una muestra de auditora seleccionada en forma tcnica, conforme a los parmetros y procedimientos establecidos en la Contralora General del departamento del Cesar.
DICTAMEN La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE PAILITAS no cuenta con suficientes equipos de cmputo para sus funcionarios, estos equipos de impresin se encuentran en regular estado, no se cuenta con un servidor de datos, no existe una red de datos, no se cuenta con servicio de internet, se tiene el programa INTEGRIN, no se cuenta con pagina WEB. No se cuenta con la totalidad de las licencias de uso de los programas utilizados, no se realiz plan estratgico de sistemas, plan de contingencia de daos y plan de seguridad de la informacin; no se cuenta con pliza de seguro para los equipos de computo, no se tienen los suficientes equipos UPS, no hubo capacitaciones en la vigencia, no se encuentra red elctrica independiente para los equipos de cmputo.
1- EQUIPOS DE CMPUTO ACTIVOS: Propios 3 0 0 3 Comodato 0 0 0 0 Prstamo 0 0 0 0 Otro 0 0 0 0 Sub Total 3 0 0 3
DE ESCRITORIO PORTTILES SERVIDORES TOTAL
Se verific la existencia, el uso y el regular estado de conservacin y funcionamiento de los equipos descritos. * SERVIDORES DE RED QUE TIENE INSTALADOS: SERVIDOR DE COREO 0 SERVIDOR DE SERVIDOR DE SERVIDOR DE APLICACIN IMPRESIN INTERNET 0 0 0 DIRECTORIO ACTIVO 0
No se cuenta con servidor.
2- EQUIPOS DE CMPUTO DADOS DE BAJA: CANTIDAD 0 0 0 0
3- EQUIPOS DE CMPUTO FUERA DE SERVICIO POR DAO: CANTIDAD 0 0 0 0
4- EQUIPOS DE CMPUTO POR FUNCINARIO: Nmero de computadores asignados a funcionarios de planta Nmero de funcionarios de planta que necesitan computador para cumplir con sus funciones y no lo tienen 5- EQUIPOS DE CMPUTO POR DEPENDENCIA: DEPENDENCIA GERENCIA JEFE OPERATIVO JEFE FINANCIERO TOTAL Equipos de Equipos Servidores Escritorio Porttiles 1 0 0 1 0 0 1 0 0 3 0 0 3 0
6- EQUIPOS DE IMPRESIN ACTIVOS: CANTIDAD 1 1 1 3 TIPO LASER LASER INYECCION DE TINTA ESTADO GENERAL (Bueno, Regular, Malo) Bueno Malo Malo
TOTAL DE IMPRESORAS ACTIVAS EN LA VIGENCIA 2009:2 TOTAL DE IMPRESORAS FUERA DE SERVICIO EN LA VIGENCIA2009:1 Se encuentran equipos de impresin en regular estado de conservacin. 7- TIPO DE RED UTILIZADA: LAN WAN INALAMBRICA NINGUNA X
No existe red de datos. 8- EQUIPOS DE REDES E INTERCONEXION DE DATOS: CANTIDAD DESCRIPCIN 0 Puntos de red instalados 0 SWITCH Puntos de red utilizados 0 NUMERO DE PUERTOS 0 Velocidad de conexin de red en Mbps (10/100/1000) 0 MARCA Y MODELO D-LINK Equipos con Velocidad de conectividad conexin Inalmbrica inalmbrica 0 0
9- SERVICIO DE INTERNET: BANDA ANCHA (KB) 0 BANDA INTERNET MICROONDAS ANCHA MOVIL (SATELITE) DEDICADO (KB) (KB) (KB) 0 0 0
CONMUTADO (KB) 0
OTRO (KB) 0
No existe servicio de internet en la entidad. 10- LICENCIAS DE SISTEMA OPERATIVO: WIN 95 0 WIN 7 0 WIN 98 0 WIN SERVER 0 WIN XP 0 LINUX 0 WIN NT 0 OTRO 0 WIN 2000 0 WIN VISTA 0
TOTAL LICENCIAS 0
11- LICENCIAS DE HERRAMIENTAS DE OFIMATICA: M.S OFFICE 0 OPEN OFFICE 0 M.S WORKS 0 OTRO 0 TOTAL LICENCIAS 0
La entidad se encuentra con deficiencias en licenciamiento de programas bsicos, las licencias faltantes se relacionan a continuacin. TIPO DE SOFTWARE SISTEMA OPERATIVO OFIMATICA ANTIVIRUS LICENCIAS INSTALADAS 0 0 0 LICENCIAS FALTANTES 3 3 3
De la revisin hecha se deduce que la entidad cuenta con el 0 % de licenciamiento en SISTEMA OPERATIVO, 0 % en aplicativos de OFIMATICA y 0 % en ANTIVIRUS.
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HALLAZGO 1: CONDICION: En la entidad no se encontr evidencia de contar con la totalidad de las licencias de uso requeridas; de los programas de SISTEMA OPERATIVO, OFIMATICA y ANTIVIRUS utilizados. CRITERIO: lo establecido por las leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 sobre derechos de autor. CAUSA: Falta de gestin y compromiso por parte de la administracin. EFECTO: Riesgo de enfrentar sanciones por violacin de derechos de autor y uso no autorizado de software. Por ser primera vez que se realiza esta auditora y teniendo en cuenta que uno de nuestros objetivos primordiales es coadyuvar a nuestros sujetos de control en el mejoramiento de su gestin y resultados y en cumplimiento de las normas vigentes se le concede un plazo de tres (3) meses improrrogables a partir de la recepcin de este informe para cumplir con el licenciamiento de los programas de SISTEMA OPERATIVO, OFIMATICA y ANTIVIRUS utilizados por la entidad, de lo contrario se compulsarn copias a la procuradura y a la Fiscala General de la Nacin. Connotacin: Administrativo 12- SOFTWARE DE GESTIN ADMINISTRATIVA Y SUS BASES DE DATOS:
NOMBRE Y ORIGEN DEL PROGRAMA DESCRIPCIN FUNCIONA (SI/NO) DOCUMENTADO (SI/NO) LICENCI ADO (SI/NO)
INTEGRIN
CONVENIO MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERITORIAL
SI
NO
SI
HALLAZGO 2: CONDICION: La entidad no cuenta con software de Gestin Administrativa y financiera para Contabilidad, Tesorera, Presupuesto y Nomina entre otros CRITERIO: Lo establecido por las normas relacionadas con el rgimen del servidor pblico y el deber de suministrar a stos de las herramientas e informacin necesaria para ejercer cabalmente con sus funciones. CAUSA: Falta de gestin y compromiso por parte de la administracin. EFECTO: Baja productividad o afectacin de la eficiencia de los funcionarios de la entidad y la certeza de la informacin contable y presupuestal. Connotacin: Administrativo
13- OTROS PROGRAMAS: NOMBRE, DESCRIPCIN Y PLATAFORMA DE OPERACIN NOD32 COREL DRAW X3 HALLAZGO 3: CONDICION: En la entidad no se encontr evidencias de contar con las licencias de uso requeridas; de los programas NOD32 y COREL DRAW X3 utilizados. CRITERIO: lo establecido por las leyes 23 de 1982 y 44 de 1993 sobre derechos de autor. CAUSA: Falta de gestin y compromiso por parte de la administracin.
ORIGEN DEL FUNCIONA DOCUMENTADO LICENCIAD PROGRAMA (SI/NO) (SI/NO) O (SI/NO) INTERNET INTERNET SI SI NO NO NO NO
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EFECTO: Riesgo de enfrentar sanciones por violacin de derechos de autor y uso no autorizado de software. Por ser primera vez que se realiza esta auditora y teniendo en cuenta que uno de nuestros objetivos primordiales es coadyuvar a nuestros sujetos de control en el mejoramiento de su gestin y resultados y en cumplimiento de las normas vigentes se le concede un plazo de tres (3) meses improrrogables a partir de la recepcin de este informe para cumplir con el licenciamiento de los programas NOD32 y COREL DRAW X3 utilizados por la entidad, de lo contrario se compulsarn copias a la procuradura y a la Fiscala General de la Nacin. Connotacin: Administrativo
14- TIPO DE SEGURIDAD CON QUE CUENTAN LAS OFICINAS: VIGILANCIA CERRAMIENTO CAMARAS DE SEGURIDAD ALARMAS OTRO
* SEGURIDAD DE LA INFORMACIN: HALLAZGO 4: CONDICION: No se encontr evidencia de contar con polticas establecidas para la seguridad de la informacin oficial. CRITERIO: Articulo 11, 16 y 19 de la LEY 594 del 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO. CAUSA: Falta de Gestin y descuido por parte de la administracin y del funcionario responsable del rea de sistemas. EFECTO: Riesgo de prdida de la informacin o de manipulacin indebida de la misma. Connotacin: Administrativo
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15- EQUIPOS DE RESPALDO UPS Y ESTABILIZADORES: CANTIDAD % DE PCS CANTIDAD DE DE UPS CUBIERTOS CON UPS ESTABILIZADORES 0 0% 0 % DE PCS CUBIERTOS CON ESTABILIZADORES 0%
No se encuentran UPS para la proteccin de los equipos de cmputo. 16- RECURSO HUMANO DE SISTEMAS: NOMBRES Y APELLIDOS MARIA INES RESTREPO COLMENARES HALLAZGO 5: CONDICION: La entidad no tiene asignado un funcionario con el debido perfil para atender las labores de sistemas y tecnologa. CRITERIO: Lo establecido en los artculos 6, 121 y 122 de la Constitucin nacional y el decreto 785 de 2005. CAUSA: Falta de gestin y limitaciones en la planta de personal. EFECTO: Deficiencias en la administracin, manejo, conservacin y seguridad de la informacin, mantenimiento de los equipos y en la implementacin de herramientas tecnolgicas. Connotacin: Administrativo CARGO JEFE OPERATIVO PROFESIN
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17- CAPACITACION EN SISTEMAS A USUARIOS Y PROFESIONALES DEL AREA: NOMBRE DE LA CAPACITACIN ENTIDAD ENCARGADA FECHA FUNCIONARIOS CAPACITADOS 0
HALLAZGO 6: CONDICIN: No se encontr evidencia de la realizacin de capacitaciones para los usuarios que manejan los equipos de cmputo durante la vigencia. CRITERIO: Ley 734 de 2002 articulo 33 numeral 3, El derecho de todo servidor pblico de recibir capacitacin para el mejor desempeo de sus funciones. Decreto 1221 del 93, La capacitacin es una obligacin de la administracin. CAUSA: Debido a la omisin de realizar capacitaciones por parte de la administracin. EFECTO: Riesgo de manejo inadecuado e indebido de las herramientas tecnolgicas, afectando la productividad de los funcionarios y la prestacin de los servicios de la entidad. Connotacin: Administrativo. 18- MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE CMPUTO: HALLAZGO 7: CONDICION: No se encontr evidencia de haber realizado mantenimiento de computadores y de la realizacin del cronograma de mantenimientos. CRITERIO: El deber de responder por la conservacin de los equipos confiados a su guarda o administracin. y bienes
CAUSA: Negligencia y falta de compromiso de la administracin y del funcionario responsable del rea de sistemas. EFECTO: Deterioro de los equipos de cmputo.
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Connotacin: Administrativo. 19- ENCUESTA DE EVALUACION TECNOLOGICA: ASPECTO A EVALUAR EXISTE PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS PARA LA VIGENCIA SOLICITADA? EXISTE PLAN DE CONTIGENCIA CONTRA DAOS? EXISTEN DISEADAS POLITICAS PARA LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIN? SE CUENTA CON POLIZA DE SEGUROS DE LOS EQUIPOS ELECTRICOS Y ELECTRONICOS? SE CUENTA CON PLAN DE MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES? SE CUENTA CON PAGINA WEB? SE CUENTA CON RED ELECTRICA INDEPENDIENTE PARA LOS COMPUTADORES? SE CUENTA CON POLO A TIERRA EN TODAS LAS OFICINAS? SE CUENTA CON AIRE ACONDICIONADO EN LAS OFICINAS DONDE HAY COMPUTADORES? X SI NO X X X X X X X X
HALLAZGO 8: CONDICION: No se encontr evidencia de contar con un PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS. CRITERIO: El deber de formular y ejecutar planes que conlleven al mejoramiento institucional, teniendo como base el fortalecimiento tecnolgico. CAUSA: Descuido y desconocimiento por parte de la administracin y del funcionario responsable del rea de sistemas. EFECTO: Ausencia de metas u objetivos generales y especficos en el rea de sistemas. Connotacin: Administrativo
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HALLAZGO 9: CONDICION: No se encontr evidencia de contar con un PLAN DE CONTIGENCIA EN CASO DE DAOS. CRITERIO: El deber de responder por la conservacin de los equipos confiados a su guarda o administracin. y bienes
CAUSA: Descuido y desconocimiento por parte de la administracin y del funcionario responsable del rea de sistemas. EFECTO: Riesgo de daos en los equipos de computo. Connotacin: Administrativo
HALLAZGO 10: CONDICION: La entidad no cuenta con una pgina web. CRITERIO: Lo establecido en el decreto 1151 del 14 de abril de 2008 sobre Gobierno en Lnea. CAUSA: Negligencia y falta de compromiso de la administracin. EFECTO: Falta de publicacin electrnica del proceso contractual y dems informacin importante de la entidad, falta de interaccin con la comunidad utilizando las tecnologas de la informacin y la comunicacin que son apoyadas por el Gobierno Nacional. Connotacin: Administrativo
HALLAZGO 11: CONDICION: La entidad no cuenta con red elctrica independiente y regulada para los equipos de cmputo.
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CRITERIO: El deber de responder por la conservacin de los equipos confiados a su guarda o administracin. CAUSA: Omisin y falta de compromiso por parte de la administracin.
y bienes
EFECTO: Riesgo de prdida de informacin por fallas e interrupciones en el fluido elctrico y daos en los equipos de cmputo. Connotacin: Administrativo
HALLAZGO 12: CONDICION: La entidad no cuenta con polo a tierra para la seguridad elctrica de los equipos de cmputo. CRITERIO: El deber de responder por la conservacin de los equipos confiados a su guarda o administracin. CAUSA: Omisin y falta de compromiso por parte de la administracin. EFECTO: Riesgo de prdida de informacin por interrupciones en el fluido elctrico y daos en los equipos de cmputo. Connotacin: Administrativo y bienes
HALLAZGO 13: CONDICION: No se encontr evidencia de contar con pliza de seguro de los equipos de cmputo para siniestros de incendio, robo, prdida y destruccin. CRITERIO: artculo 107 de la ley 42 de 1993 sobre CONTROL FISCAL. CAUSA: Negligencia y falta de compromiso por parte de la administracin. EFECTO: Riesgo de prdida total de bienes pblicos en eventos de siniestros. Por ser primera vez que se realiza esta auditora y teniendo en cuenta que uno de nuestros objetivos primordiales es coadyuvar a nuestros sujetos de control en el mejoramiento
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de su gestin y resultados y en cumplimiento de las normas vigentes se le concede un plazo de tres (3) meses improrrogables a partir de la recepcin de este informe para adquirir la pliza de seguro de los equipos de cmputo, de lo contrario se compulsarn copias a la procuradura y a la Fiscala General de la Nacin. Connotacin: Administrativo
20- EVALUACION TECNICA DE ADQUISICIONES EN SISTEMAS Y TECNOLOGIA La entidad informa que no realiz contratacin en sistemas y tecnologa en la vigencia
21- CONSOLIDACION DE HALLAZGOS TIPO DE HALLAZGO ADMINISTRATIVOS NEGATIVOS FISCALES PENALES DISCIPLINARIOS TOTAL CANTIDAD 13 0 0 0 13
NOTA IMPORTANTE: La fuente de las tablas que se encuentran entre el punto No 1 y el 19 es la auditoria especial en sistemas y tecnologa.
22- ANALISIS DE LAS CONTRADICCIONES PRESENTADAS AL INFORME PRELIMINAR En la ciudad de Valledupar, a los tres (03) das del mes de febrero de 2011, siendo las 10:00 a.m., se reunieron en el Despacho de la Direccin de Control Fiscal Municipal, los seores, EDGARDO SANTIAGO ARRIETA, Contralor Auxiliar; MARCOS PEA CRDOBA Director de Control Fiscal Municipal y AMAURY AEZ GMEZ, Ingeniero de Sistemas, Auditor encargado de realizar los Procesos de Auditoras en Sistemas y Tecnologa, con el propsito de dejar en firme el contenido del Informe Preliminar realizado a la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE PAILITAS a las operaciones fiscales y actividades adelantadas por la citada entidad durante el ao 2009; lo
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anterior en razn a que vencido el trmino concedido para presentar descargos o contradicciones al Informe Preliminar, estos no fueron presentado. Ante la necesidad de continuar con los trmites que regulan el proceso auditor, y con el consentimiento de las partes intervinientes, se determina dejar en firme el contenido del Informe Preliminar arriba citado y continuar con los procedimientos establecidos hasta agotar las etapas del proceso
Atentamente
WALBERTO SANCHEZ BLANCO. Contralor General del Departamento del Cesar
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EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE PAILITAS VIGENCIA 2009

WALBERTO SNCHEZ BLANCO Contralor General del Departamento

EDGARDO SANTIAGO ARRIETA Contralor Auxiliar

MARCOS PEA CRDOBA Director Tcnico de Control Fiscal

Ing. AMAURY AEZ GAMEZ Auditor

1- EQUIPOS DE CMPUTO ACTIVOS: Propios 3 0 0 3 Comodato 0 0 0 0 Prstamo 0 0 0 0 Otro 0 0 0 0 Sub Total 3 0 0 3

DE ESCRITORIO PORTTILES SERVIDORES TOTAL

No se cuenta con servidor.

2- EQUIPOS DE CMPUTO DADOS DE BAJA: CANTIDAD 0 0 0 0

DE ESCRITORIO PORTTILES SERVIDORES TOTAL

3- EQUIPOS DE CMPUTO FUERA DE SERVICIO POR DAO: CANTIDAD 0 0 0 0

DE ESCRITORIO PORTTILES SERVIDORES TOTAL

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WALBERTO SANCHEZ BLANCO. Contralor General del Departamento del Cesar

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