MAYA NATURAL, S.A.

AUDITORA OPERACIONAL CICLO DE CONVERSIN PROGRAMA GENERAL DE LA FASE III IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LAS REAS CRITICAS O DBILES AL 31 DE DICIEMBRE 2008

Hecho por: Revisado

CDULA: P-03 1/2 BJ FM

TIEMPO TOTAL PREVISTO: 100 horas FECHA DE INICIO: 13/01/09 OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS 1 OBJETIVO DE LA FASE III Identificar las reas dbiles o crticas, mediante la evaluacin del control interno operacional, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y seleccionar las ms importantes. 2 PROCEDIMIENTOS 1 Evale el ambiente y estructura del control interno en vigencia a travs de grficos de flujo de procedimientos y realice el siguiente trabajo: a. Componentes del ciclo de conversin. b. Realice una comparacin de los objetivos de control de la empresa. c. Realice una descripcin de los principales procedimientos y documentacin, responsables, distribucin y comentarios efectuados. d. Determine si existen reas consideradas crticas.

REF.P/T

EJERCIDO POR

4 Para las transacciones realice el siguiente trabajo: a. Verifique el correcto registro en los kardex de la produccin y oportunidad en el registro. b. Analice la documentacin enviada a contabilidad. c. Compruebe que todo lo empacado se haya entregado realmente. d. Evale los inventarios fsicos en el rea de Produccin, Farmacia y Droguera e.Determine los procedimientos de compra de materias primas insumos y material de empaque f.Revise el procedimiento de ingreso y egreso de materia prima a bodegas g.Evale la emisin de ordenes de empaque y mster de produccin

h.Anlisis de materia prima, producto terminado y durante el proceso. i. Proceso de clculo de ordenes de empaque y mster de produccin . 6 Para la revisin del Activo fijo efecte: a. Identifique los principales activos de la empresa b. Proceso de compra de activos fijos c. Que sean amparados por la respectiva compra. d. Verifique la custodia de los activos fijos e. Quien autoriza la adquisicin y bajas de los activos.

DULA: P-03 1/2 Fecha: Fecha:

1/13/2009 20/01/2009

TIEMPO

1. numero de pedidos 2. cantidad entregada 3. descripcin del artculo entregado 4. nombre del proveedor 5. unidad de medida

7. nombre y firma del empleado que recibe la mercanca

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL SECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS PROGRAMA GENERAL DE LA FASE RECEPCION E IDENTIFICACION DE PRODUCTOS AL 31 DE DICIEMBRE ACTIVIDAD RECEPCION E IDENTIFICACION DE PRODUCTOS La recepcin es la encargada de admitir los pedidos demandados y debe efectuar las siguientes operaciones: a. Debe disponer de una relacin de los pedidos esperados, en funcin de los plazos de entrega.

b. Recibe los envos de proveedores con el albarn de entrega del transportista. c. El receptor comprueba la correspondencia entre los datos de los documentos de llegada y las ordenes de pedidos. d. Cuando existen coincidencias entre ambos documentos le asigna un nmero de entrada provisional, en caso contrario, le asigna un nmero de entrada de productos no identificados e informa a compras para que se resuelva el conflicto creado. e. Ordena la descarga de los productos. f. Cuenta los artculos descargados y verifica que no existan daos externos cuando estos se producen, comunican los daos al responsable de compras de forma que este realice la reclamacin oportuna. g. Anota los desperfectos encontrados, en el albarn del transportista, y acepta los productos salvo posterior examen. h. Cursa rpida informacin de la llegada de productos esperados a compras. i. La identificacin tiene como misin realizar una inspeccin general de los artculos recibidos, para ello debe acometer las siguientes tareas. j. Desembolsa y da fe de que se ha recibido lo que se solicitaba o esperaba, en lo que hace referencia al tipo de tamao, cantidad de producto. k. Comprueba que lo recibido coincide con lo relacionado en el albarn de entrega. --Pone los materiales y productos a disposicin del departamento de control de calidad para su verificacin si as se ha ordenado. l. Recibe la parte de verificacin de los artculos del departamento de control de calidad y si procede, da entrada definitiva a los mismos.

l. Recibe la parte de verificacin de los artculos del departamento de control de calidad y si procede, da entrada definitiva a los mismos. m. Enva los datos de identificacin a compras y contabilidad con su anomalas para que reclamen faltas, gestionen devoluciones por exceso etc. y proceden a dar de altas dichas de entradas y autorizar el pago.

n. Informa a quien llevo a cabo la orden del pedido o al departamento de distribucin fsica que el producto est a su disposicin.

o. Entrega el producto a los responsables del transporte interno para que lo coloquen en el lugar correspondiente dentro del almacn o lo traslade al solicitante en el caso de haberse estipulado con l.

p. Da de alta a la mercanca y el stock y en que parte del almacn se encontraba ubicado. Una de las misiones ms importantes de recepcin e identificacin es la de descubrir todos los errores de una transaccin (faltas daos equivocacin de artculos, etc.) Porque de hacerse ms tarde sera muy perjudicial. El registro de entrada de un artculo es el nico documento que corrobora lo que se ha recibido. Sirve por lo tanto para pagar facturas negociar la continuidad del pedido y para cerrarlo. Por consiguiente la ejecucin de estas funciones debe ser muy cuidadosa. Los registros de entrada controlan adems el cumplimiento de los plazos de entrega rechazos y ruptura por parte de los proveedores. Con una recepcin apoyada en un sistema informtico en tiempo real, el tiempo de realizacin de todo el proceso ser corto. Es importante que el departamento de compras exija al departamento de almacn que las mercancas y artculos entregados por parte de los proveedores sean precisamente los solicitados en el pedido y de que no existan variaciones. Por esta razn se debe disponer de hojas de control para la recepcin de productos conteniendo la siguiente informacin: 1. numero de pedidos 2. cantidad entregada 3. descripcin del artculo entregado 4. nombre del proveedor 5. unidad de medida 6. observaciones (en ellos se indica si hubo faltas desperfectos, mermas o alguna otra variacin en las entradas) 7. nombre y firma del empleado que recibe la mercanca

CDULA: Hecho por: Revisado Fecha: Fecha:

RESPONSABLE Encargado de Almacen Encargado de Almacen Encargado de Almacen / Transportista Encargado de Almacen Encargado de Almacen / Compras Encargado de Almacen / Transportista Encargado de Almacen / Compras Encargado de Almacen / Transportista Encargado de Almacen / Compras Encargado de Almacen Encargado de Almacen Encargado de Almacen / Control de Calidad Control de Calidad / Encargado de Almacen

PROCESO

Control de Calidad / Encargado de Almacen Encargado de Almacen / Compras / Contabilidad Encargado de Almacen / Produccion / Otros departamentos Encargado de Almacen / Personal de Almacen / Otros departamentos

Encargado de Almacen / Compras / Contabilidad

Encargado de Almacen / Compras / Contabilidad

12. Se proceder al trmite de pago pactado con el proveedor, los cuales pueden ser:

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROGRAMA GENERAL DE LA FASE PROCESO DE COMPRAS DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS AL 31 DE DICIEMBRE ACTIVIDAD PROCESO DE COMPRAS DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS 1. Se recibe la solicitud de compra GC-SC, impreso por el departamento solicitante, el cual deber contener cantidades y descripcin del producto bien definido, precio estimado del valor del bien o servicio, y justificacin de su compra o adquisicin, deber estar debidamente firmado y sellado por la persona solicitante y el Jefe del departamento solicitante. 2. Una vez recibida la solicitud por la Secretaria del departamento, esta le asignara un nmero correlativo y lo ingresara al libro de Solicitudes de Compra, luego el documento pasara a manos del Jefe del Departamento de Compras. 3. El jefe del Departamento revisara que cada solicitud de compras sea necesaria, y se debe categorizar segn el origen de la necesidad: Compras especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta. Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca para atender las necesidades del da a da. Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda. Luego de Revisarla proceder a autorizarla, firmando y Sellando debidamente y el documento pasa a la Seccin de Presupuesto. 4. El encargado de Presupuesto analizara si la compra se encuentra dentro del presupuesto general de la Empresa, le asignara el nmero de partida afectada con la compra y adjuntara al mismo la papelera que considere necesaria, quien luego de su anlisis, firmara y sellara de conformidad de que la compra puede realizarse y el documento ser entregado nuevamente al departamento de Compras. 5. El documento pasa a la Seccin de Cotizaciones, donde se proceder a solicitar cotizaciones, mediante el formato GC-SCT el / los productos a tres distintas compaas locales proveedoras, para investigar el precio real del bien o servicio, dando importancia no solo a su menor desembolso de dinero sino que tambin a la calidad del bien o servicio.

6. El mismo documento pasa a la seccin de Importaciones, quien analizara si la compra puede hacerse mediante esa modalidad y proceder a solicitar cotizaciones, mediante el formato GC-SCT el / los productos a dos distintas compaas proveedoras del extranjero y cotizara tambin el precio de la importacin sea va Area, Terrestre o Martima. 7. Al obtener las cotizaciones solicitadas se define al proveedor, que cumpla con las cuatro premisas establecidas: Disponibilidad, Calidad, Precio y Servicio, se realizara una segunda negociacin y se definir el tiempo, modalidad de importacin o envi y forma de pago. 8. El documento con su expediente completo pasa a Administracin quien autoriza el desembolso del dinero y se devuelve al departamento de compras. 9. En el Departamento de Compras se elabora la orden de compra GC-OC, en la cual se plasmaran las condiciones pactadas por el proveedor, en moneda nacional o el equivalente del valor en Dlares Americanos segn la tasa de cambio actual del Banco de Guatemala y se notifica al proveedor elegido que se le ha adjudicado la compra. 10. La Orden de Compra se enva va electrnica o fax. Si la compra es de un bien se enva una copia al Departamento de Almacn y Suministros, para que est enterada del producto a ingresar, cantidades, fecha y lugar de ingreso. Si la compra es de un servicio se enva una copia al Departamento solicitante del servicio, para que est enterado de la fecha de realizacin del servicio y el personal encargado de hacerla. 11. Recepcin de la Factura: Se exigir al proveedor dos copias de la factura para que quede constancia en todo momento de los detalles de la compra, una para el departamento financiero y otra para el mismo departamento de compras, ya que de esa manera se tiene constancia de todos los movimientos y de los proveedores que hemos utilizado para futuras compras.

12. Se proceder al trmite de pago pactado con el proveedor, los cuales pueden ser:
Con porcentaje de anticipo y el resto en la recepcin del bien o servicio. (en el caso de importacin el resto contra documentos de embarque: BL). En el momento de la recepcin del Bien o Servicio. (en el Caso de importaciones contra entrega de documentos de embarque: BL). Forma de pago totalmente anticipada: Se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el formato GC-ST por le pago total anticipado del bien o servicio. Se enva copia de la transferencia al proveedor, para que proceda a enviar el bien o realizar el servicio. Forma de pago con porcentaje de anticipo: se solicita al Departamento Financiero realice transferencia mediante el formato GC-ST por el porcentaje de anticipo previamente pactado con proveedor. Se notifica al proveedor para que proceda a enviar el producto o realizar el servicio y momento de recibirlo se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante formato GC-ST por el restante para la cancelacin total del producto.

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Forma de pago total contra entrega del producto: el proveedor enva el bien o realiza el servicio y despus de su recepcin se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el Formato GC-ST por el total del bien o servicio.

Forma de pago total contra entrega del producto: el proveedor enva el bien o realiza el servicio y despus de su recepcin se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el Formato GC-ST por el total del bien o servicio. Forma de pago al crdito: el proveedor enva el producto o realiza el servicio y la documentacin se enva al Departamento Financiero para que haga los pagos o abonos segn los acuerdos del tiempo negociado previamente con el proveedor. 13. Recepcin: Si fuese compra de Bienes se procede a la recepcin del producto adquirido, el cual ser recibido por el Departamento de Almacn y Suministros, con la presencia de un personal del departamento de compras, y se debe dejar por escrito la constancia de Recepcin del producto en el formulario GC-Rec, el cual ser firmado por los que presenciaron la recepcin, el original para el departamento de Compras, una copia en el departamento de Almacn y Suministros quien ser el encargado de distribuir los bienes a los departamento que lo solicitaron y una copia al departamento Financiero quien har la transferencia del pago. Si fuera una adquisicin de un Servicio, la persona o departamento que recibi el servicio deber llenar un formulario de Constancia de Satisfaccin del Servicio GC-CSS.

CDULA: Hecho por: Revisado Fecha: Fecha:

RESPONSABLE

PROCESO

Encargado de Compras / Otros Departamentos Encargado de Compras / Jefe de Compras Jefe de Compras

Jefe de Compras

Evaluacion de la Compra

Jefe de Compras

Jefe de Compras

Jefe de Compras Jefe de Compras / Jefe de Presupuesto Jefe de Presupuesto / Jefe de Compras Jefe de Compras / Encargado de Compras

Jefe de Compras / Seccion de Importaciones

Jefe de Compras

Jefe de Compras / Administracion

Administracion / Jefe de Compras

Jefe de Compras / Almacen y Suministros / Otros Departamentos

Jefe de Compras / Proveedor

Proveedor / Jefe de Compras / Departamento Financiero

Departamento Financiero / Jefe de Compras / Proveedor

Financiero / Jefe de Compras / Proveedor

Jefe de Almacen u Otros Departamentos solicitantes / Encargado de Compras / Departamento Financiero

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL SECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROS PROGRAMA GENERAL DE LA FASE CUSTODIA Y ENTREGA DE ACTIVOS CIRCULANTES AL 31 DE DICIEMBRE ACTIVIDAD CUSTODIA DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS La custodia consiste en colocar y guardar los productos en el lugar apropiado dentro del almacn en espera de la orden de entrega. La entrega supone poner al material a disposicin del departamento de distribucin de los artculos, una vez recibida la orden, de forma rpida y sin errores, por eso el almacn tiene las siguientes responsabilidades:

1. Almacenar de forma segura, tcnica y fsicamente los productos. 2. Proteger a los artculos de robos, usos no autorizados, daos y deterioros. 3. Dosificar marcar y localizar las mercancas as de que sean accesibles.
ENTREGA DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS

1) Verificar las rdenes de compra con las facturas del proveedor. 2) Hacer el respectivo registro de la factura en el sistema.(Entrada almacn)
3) Verificar que las mercancas estn debidamente ubicadas e identificadas en las estanteras por lnea de productos y en su debido orden alfanumrico. 4) Verificar que los pedidos de las diferentes reas estn debidamente diligenciados y sin tachones ni enmendaduras. 5) Realizar en el sistema el descargue de elementos solicitados por las diferentes reas, con los respectivos soportes fsicos. (Salidas del almacn)

6) Informar a quien corresponda, cuando el stock de algn elemento este bajo, para el proceso de compra.

7) Registrar en el sistema los elementos que se devuelvan al almacn, con los respectivos soportes. (Entrada por devolucin)

8) Mantener actualizado el kardex del almacn

9) Entregar inventarios semanales de acuerdo a la lnea de producto 10) Informar sobre los elementos que se encuentran obsoletos o daados, para dar de baja, segn lo establecido-

10) Informar sobre los elementos que se encuentran obsoletos o daados, para dar de baja, segn lo establecido11) Apoyar al auxiliar del almacn en las actividades diarias.

12) Las dems que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.

CDULA: Hecho por: Revisado Fecha: Fecha:

RESPONSABLE

PROCESO

Jefe de Almacen y Personal

Jefe de Almacen y Personal

Jefe de Almacen y Personal

Jefe de Almacen / Otros Departamentos / Compras Otros Departamentos / Almacen Jefe de Almacen y Personal Jefe de Almacen y Personal Jefe de Almacen / Departamento de Contraloria

Jefe de Almacen / Departamento de Contraloria Jefe de Almacen

Jefe de Almacen y Personal

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL SECCION DE SERVICIOS GENERALES PROGRAMA GENERAL DE LA FASE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE ACTIVOS FIJOS AL 31 DE DICIEMBRE ACTIVIDAD MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE ACTIVOS FIJOS inicio Departamento realiza solicitud de mantenimiento correctivo y manda a Servicios Generales.

CDULA: Hecho por: Revisado

RESPONSABLE

Todos Departamentos / Servicios Generales

Servicios Generales recibe Solicitud por escrito de Servicios Generales / Mantenimiento, asigna folio y enva a Tcnico asignado de Mantenimiento Mantenimiento. El Tcnico asignado de Mantenimiento realiza inspeccin al Mantenimiento / Departamento (Solicitante) y realiza diagnostico (listado de Departamento material para reparacin) y para compras. Solicitante / Compras

Compras realiza la compra del material necesario

El Tcnico de Mantenimiento llena reporte del trabajo realizado y lo presenta al Jefe de Departamento que solicito el mantenimiento Correctivo. Jefe de Departamento solicitante firma de conformidad el reporte

Depto de Compras
Mantenimiento / Departamento Solicitante Departamento Solicitante

El Tcnico de Mantenimiento entrega reporte al Jefe de la Mantenimiento / Oficina del Departamento de Servicios Generales. Servicios Generales Auxiliar Administrativo de Departamento de Servicios Generales Servicios Generales archiva reporte de mantenimiento Correctivo.

FIN

CDULA: Fecha: Fecha:

PROCESO

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL SECCION DE SERVICIOS GENERALES PROGRAMA GENERAL DE LA FASE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ACTIVOS FIJOS AL 31 DE DICIEMBRE ACTIVIDAD MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE ACTIVOS FIJOS inicio Encargado de mantenimiento y Servicios Varios revisa calendario de mantenimiento preventivo Encargado de mantenimiento y servicios varios programa el recurso humano para atender los diferentes tipos de mantenimiento en funcin al calendario establecido. El Tcnico de mantenimiento realiza inspeccin al Departamento que corresponde segn el Programa y realiza diagnostico (listado de materiales para reparacin) y para el comprador. Compras realiza la compra del material necesario. El Tcnico de Mantenimiento llena reporte del trabajo realizado y lo presenta al Jefe de Departamento que solicito el mantenimiento Preventivo. Jefe de Departamento solicitante firma de conformidad el reporte. El Tcnico de Mantenimiento entrega reporte al Jefe de la Oficina del Departamento de Servicios Generales. Auxiliar Administrativo de Departamento de Servicios Generales archiva reporte de mantenimiento Correctivo. FIN

CDULA: Hecho por: Revisado

RESPONSABLE

Mantenimiento / Servicios Generales Mantenimiento / Servicios Generales

Mantenimiento

Depto de Compras Mantenimiento Jefe de Departamento Mantenimiento / Servicios Generales Servicios Generales

CDULA: Fecha: Fecha:

PROCESO

18.- Las diferencias que se encuentran como resultado de la verificacin fsica sern:

FIN

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE CONTRALORIA - SECCION INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS PROGRAMA GENERAL DE LA FASE PROCEDIMIENTO DE LOS INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS AL 31 DE DICIEMBRE ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO DE LOS INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS 1.- Se proceder a registrar un activo fijo cuando la compaa haya comprado, construido o recibido en donacin un bien. Para el registro se iniciar el trmite con la verificacin del activo fijo y su conciliacin con las facturas, orden de compra o cualquier documento pertinente Inmediatamente en el sistema se proceder al registro de la incorporacin del bien, iniciando el proceso con la asignacin del nmero de identificacin del bien. Este nmero de identificacin del activo deber escribirse en el activo que se est inventariando, en un lugar visible. Si es un activo mvil, la responsabilidad ser personal, y si se tratare de un activo no mvil, la responsabilidad ser departamental. Todos los documentos exigidos, para la incorporacin de activos fijos, servir al contador de activos fijos para alimentar la informacin en el subsistema de activos fijos, luego ser guardado en forma secuencial por departamento en un archivo de su responsabilidad. Adicionalmente el encargado de activos fijos, al momento de registrar contablemente el bien, deber mediante memorando, enviar copias de la factura a la Ca. de Seguros, para el ingreso del bien dentro de la pliza correspondiente. 2.- Todos los activos fijos que se incorporaran al sistema de activo fijo, correspondiente a bienes utilizados en la operacin deben ser chequeados fsicamente por el rea de mantenimiento, quien debe firmar un formulario de incorporacin de activos fijos y enviarlo a contabilidad. En el caso de otras reas usuarias debe ser firmado por quien verifica el estado inicial del bien. 3.- El jefe del rea de mantenimiento debe solicitar al encargado de activo fijo la placa identificadora y ser su responsabilidad marcar cada activo fijo incorporado a la compaa. 4.- El rea Contable debe constar con la informacin mnima indispensable de estos bienes, para su correcta identificacin verificndose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente peridicamente. 5.- Debe existir un encargado de activo fijo que mantenga actualizados los registros auxiliares de activo fijo, respecto de lo siguiente:

Emitir los registros auxiliares mensuales y efectuar las contabilizaciones. 6.- Todas las Incorporaciones de activo fijo deben adjuntar el formulario firmado por el rea de mantenimiento o del rea usuaria cuando corresponda. 7.- Cada persona o departamento responsable de los activos fijos deben reportar un informe anual con los bienes de la compaa que deben ser dados de baja por encontrarse en mal estado, ste informe debe enviarse a contabilidad.

8.- Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia los diferentes movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc. 9.- Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados. 10.- Todas las bajas de activo fijo deben estar documentadas y firmado por el rea usuaria que valida el mal estado del bien. 11.- El costo de adicin entendindose como tal un aumento del rendimiento, de la vida til o de la capacidad productiva de los elementos instalados, que se traducen en un incremento del valor del bien y que son capitalizables; excluyndose los reemplazos de partes del activo fijo y las reparaciones, los mismos que son considerados como un gasto; se contabilizar de la siguiente manera: 11.1- Al costo del activo se le sumar el valor de la adicin, as como se ajustar la depreciacin acumulada del activo, de acuerdo al nuevo valor adquirido por ste. 11.2.- El tiempo de depreciacin del activo no variar por la adicin, a no ser que se haya incrementado la vida til del mismo, por los cambios sufridos por ste. 12.- Solamente el presidente ejecutivo o el vicepresidente de manufactura o las personas que los subroguen podrn autorizar el cambio de ubicacin de un activo fijo no mvil destinado a la produccin. 13.- Los gerentes, en sus respectivas reas podrn autorizar el cambio de ubicacin de un activo fijo y responsable, para lo cual comunicarn por escrito a la persona responsable del bien y/o del departamento, con copia para el encargado de activos fijos, para que registre el movimiento. 14.- El encargado de activos fijos enviar a la nueva persona o departamento responsable del bien un memorando escrito, para su firma de aceptacin, el mismo que contendr un original y una copia. 15.- El original deber retornar al contador de activos fijos y la copia guardar la persona o el departamento responsable del bien. 16.- Con el original del memorando escrito, mediante el sistema se actualizar ste y luego se comunicar, la transferencia a la persona o departamento, que eran responsables del bien, para que lo archiven como documento de respaldo. 17.- El encargado de activos fijos deber realizar inventarios fsicos peridicos, parciales y totales, para lo cual se recomienda: 17.1.- Activos no mviles.- Los activos no mviles o que se encuentran instalados permanentemente debern verificarse por lo menos cada tres aos. 17.2.- Activos mviles.- Los activos mviles como equipo general de fbrica, muebles, enseres y otros no instalados deberan verificarse rotativa e indistintamente cada ao. 18.- Las diferencias que se encuentran como resultado de la verificacin fsica sern: 18.1.- cuando el bien faltante haya estado bajo la responsabilidad personal de algn funcionario o empleado, ste deber entregar otro bien de caractersticas similares o cubrir el valor del mismo a costo de reposicin, salvo que justifique plenamente la razn del faltante. 18.2.- Cuando el faltante haya estado bajo la responsabilidad de un departamento deber realizarse las investigaciones correspondientes, y el encargado de activos fijos presentar un informe al Jefe de contralora, quien deber ver la forma ms conveniente de resolver el problema. 19- Es importante que se mantengan cuentas contables separadas por rubro de activo fijo, su depreciacin del ejercicio y su depreciacin acumulada. 20.- Todas las ventas deben estar respaldadas por la factura de venta y por la gua de despacho y memorando o autorizacin correspondiente, canalizada a travs de la gerencia Administrativa y Direccin de finanzas. 21.- Para el caso de activos en leasing debe estar contabilizado al valor actual del contrato y deben estar respaldados por el contrato de leasing correspondiente.

Distribucin: El Contador de Activos Fijos ser el encargado de proporcionar una copia de este Manual al Director de los departamentos de Finanzas, Recursos Humanos, Manufactura, y Comercial; los mismos que sern responsables de distribuirlo a todos sus subordinados. FIN

CDULA: Hecho por: Revisado Fecha: Fecha:

RESPONSABLE

PROCESO

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PROGRAMA GENERAL DE LA FASE PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LAS INFORMACIONES FINANCIERAS AL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LAS INFORMACIONES FINANCIERAS

Copia del cheque o transferencia,

SHOPPER, S.A. AUDITORA OPERACIONAL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD PROGRAMA GENERAL DE LA FASE PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LAS INFORMACIONES FINANCIERAS AL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LAS INFORMACIONES FINANCIERAS 1. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, procede a conformar el expediente que sustente cada transaccin, de acuerdo con el orden siguiente: Copia del cheque o transferencia,

2. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, procede a archivar en carpetas aptas para ello, el expediente de que se trate cuidando de no interrumpir la secuencia numrica para los cheques y el orden cronolgico para las transferencias. 3. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, slo podr extraer temporalmente uno o ms expedientes bajo su custodia, cuando reciba solicitud por escrito y motivada de las reas siguientes:

4. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, es responsable de recuperar los expedientes e informaciones entregados a terceros. 5. Fin del procedimiento.

CDULA: Hecho por: Revisado Fecha: Fecha:

RESPONSABLE Encargado de Contabilidad

PROCESO

Encargado de Contabilidad

Encargado de Contabilidad Encargado de Contabilidad / Administracion, Finanzas, Auditores Internos Encargado de Contabilidad