20 PASOS PARA UN MANTENIMIENTO DE CLASE MUNDIAL

El mantenimiento a sido por largo tiempo el hijastro ignorado de la organizacin. Un departamento de mantenimiento de clase mundial debera de tener el respeto que se merece y el sostenimiento que necesita. El departamento de mantenimiento proactivo llega al punto de buscar en el piso de la planta problemas por ocurrir. Por Joel Levitt, Springfield La ola de cambios organizacionales requerida para emprender un programa de calidad en las empresas a nivel mundial ha golpeado al departamento de mantenimiento. La calidad consistente depende directamente en el departamento de mantenimiento. El mantenimiento profesional alrededor del mundo ha tenido problemas al proveer de tiempo efectivo deoperacin, equipamiento de alta tolerancia, y utilidades interrumpidas sin el adecuado apoyo. Las ideas de mantenimiento de clase mundial encajan perfectamente con las ideas de fabricacin de clase mundial. La competitividad en el mercado mundial y la supervivencia conducen ahora los cambios de acuerdo a como la alta gerencia o administracin enfoca el mantenimiento. 1. La toma de conciencia y apreciacin del significado de mantenimiento al total de los objetivos de la organizacin por parte de la administracin. La primera clave para un esfuerzo de mantenimiento de clase mundial es el apoyo, entendimiento, y la confianza en la alta gerencia. Estos factores son frecuentemente olvidados. Una misin del Departamento de Mantenimiento de clase mundial es la educacin de la alta gerencia. Aunque mucho de mantenimiento es difcil de conocer (el minuto exacto en que una rueda se romper), mucho de mantenimiento puede ser enseando realmente (la maquinaria se rompe sino recibe serviciotcnico) Solamente un ejecutivo con una visin estrecha podra ignorar las advertencias de un vicepresidente de finanzas. Muchos gerentes an ignoran rutinariamente las advertencias, conocimientos y experiencia de los Gerentes de mantenimiento. 2. Enunciado de Misin Un enunciado de misin es necesario para iniciar un departamento de mantenimiento de clase mundial. El enunciado de misin viene a ser el parmetro de comparacin primario que el staff usa para lograr efectivas tomas de decisin. Esto cubre los aspectos de la orientacin a los clientes, calidad, seguridad, posicin ambiental, desarrollo de empleados, tiempo de paralizacin de las mquinas, una actitud proactiva, y cualquier rea especfica de la industria. 3. Constancia de Propsito (nfasis en metas y visin a largo plazo) No hay nada que debilite ms la efectividad del departamento de mantenimiento que la gerencia con una administracin cuyo estilo es la presentacin de cada corriente nueva como si fuera un club que presenta el sabor del mes. La administracin que se monta sobre el vagn de cada nuevo gur, pierde el enfoque necesario para el desempeo de unaclase

mundial. Actualizando un departamento reactivo a uno preventivo, luego a uno predictivo y luego a uno de clase mundial es, con frecuencia, un esfuerzo de 6 aos. Grandes logros como el mantenimiento de clase mundial requiere un largo plazo con mano firme. 4. Paciencia en ambas partes: En Mantenimiento y en Administracin Yendo de la mano con constancia de propsito demanda paciencia. Los problemas de mantenimiento toman largo tiempo para desarrollar y consecuentemente toma largo tiempo en solucionarse. Un sistema demantenimiento sustancial y de mejoras en los procedimientos requiere tiempo e inversin. Resultados iniciales de diez toman un ao o ms. Los administradores acostumbrados a encarar resultados mensuales pueden sentirse incmodos con los perodos largos. 5. Enfoque servicio al cliente. El departamento de mantenimiento es un vendedor de servicios para todos lo otros departamentos de la organizacin. Los otros departamentos representan los clientes y necesitan comprender esto a travs de comunicaciones regulares, estudios peridicos y necesidades evaluadas. Cuando los esfuerzos de mantenimiento fracasan, los clientes sufren. Todos lo miembros del grupo de trabajo de mantenimiento deberan entender el impacto que sus acciones tienen en los clientes. El mantenimiento debe estribar en servir a las reales necesidades del cliente, las cuales podran ser diferentes de los departamentos de mantenimiento o de la percepcin de los clientes respecto a esas necesidades. 6. Proactivo, no reactivo El departamento de mantenimiento de clase mundial no permite hacer aportaciones crticas para deteriorarse al punto de quebrarse. La definicin del diccionario de un mantenimiento mundial (el acto de mantener cualquier estado, sostenimiento o preservacin) respalda la actitud proactiva para el departamento de mantenimiento. El departamento de mantenimiento proactivo va al punto de buscar en el piso de la planta problemas por ocurrir. Lo implcito en la aproximacin proactiva es el deseo de sacar equipos fuera de servicio antes que dejen de funcionar. La aproximacin reactiva dice: No lo repares si no se ha roto an La aproximacin proactiva dice: No dejes que deje de funcionar,punto! 7. Anlisis de la raz causa Llegando a la raz-causa de los problemas es la mejor forma en la que un departamento de mantenimiento logra mejorar gradualmente la entrega del servicio de mantenimiento a los clientes. El anlisis de la causa-raiz puede ser hecho por cualquiera que tenga conocimiento de la situacin actual e ideas acerca de la eliminacin del problema. El anlisis de al raz causa es un rea excelente para usar el concepto de equipo y tirar por el suelo las barreras inter-departamentales(construir equipos) con mecnicos de mantenimiento, ingenieros, clientes, etc. 8. Concepto de equipo Muchos problemas de mantenimiento son sumamente complejos para ser resueltos por una persona. Los departamentos de mantenimiento de clase mundial reconocen y sacan provecho

a las habilidades expertas de los trabajadores de mantenimiento y de otros departamentos. Los equipos solucionan problemas, planifican trabajo, e instituyen mejoras. Untrabajador de mantenimiento puede estar involucrado en varios equipos simultneamente. Algunos equipos podran establecerse para un problema y otros podran ser el tipo principal (para seguridad de aspectos ambientales, etc). El entrenamiento en liderazgo y oportunidades de ejercer liderazgo son parte del concepto de equipo. 9. Barreras departamentales tradicionales estn desapareciendo progresivamente Cantidades significantes de expertos necesitados para un mantenimiento exitoso estn ocultos en otros departamentos de la organizacin. El departamento de mantenimiento de clase mundial logra tener acceso a este experto rompiendo las barreras departamentales. Los departamentos tradicionales que sostienen el mantenimiento (ingeniera, ventas, seguridad, compras, almacn, etc.) estn activamente involucrados en cuestiones de mantenimiento. Los socios notradicionales (finanzas, acceso de informacin, marketing, planes estratgicos) son trados dentro del proceso de decisin de mantenimiento 10. La participacin del cliente en mantenimiento (con entrenamiento) El patrimonio ms grande que el departamento de mantenimiento tiene para poder dar servicio a los equipos es el usuario. En algunas industrias es comn para los operadores participar en procedimientos de mantenimiento preventivo (tales como, el conductor del camin al chequear su propio aceite y haciendo una inspeccin previa al viaje). En otras industrias los operadores no tocan los equipos. Un mantenimiento de clase mundial requiere que el operador se involucre. Los beneficios para el operador incluyen el sentimiento de pertenencia del proceso o de la mquina, responsabilidad mejorada y alta productividad total. El entrenamiento apropiado del operador puede ser de gran beneficio. 11. Entrenamiento Cross Training (tambin conocido como multitarea o multifuncin) Altos niveles de productividad requieren algn nivel de Cross Training. Muchos departamentos de mantenimiento tienen suficiente personal pero no el adecuado para tcnicas o habilidades particulares. El entrenamiento cross training proporciona un trabajo ms seguro debido a la posibilidad de intercambiar trabajos cuando las temporadas lo permiten (poco trabajo). La principal razn para el cross training es que permite a una persona hacer ms de un trabajo y sentir que es suyo. Un motivador poderoso para el trabajador de mantenimiento es el sentimiento de orgullo por un trabajo bien hecho. Es ms probable que un trabajador entrenado para multitarea o multifuncin experimente este sentimiento porque l hace todo trabajo. 12. Entrenamiento continuo El personal de mantenimiento est involucrado en un entrenamiento continuo. Este entrenamiento es una inversin que la organizacin realiza en su mejor patrimonio (el personal). El proceso no se detiene. 13. Informacin compartida

La informacin es esencial para que el mantenimiento efectivo exista en muchos sectores de la organizacin. El mantenimiento concierna muchos niveles de actividad, los que poseen informacin importante. Algunos ejemplos son los mtodos y decisiones de los informes de los activos fijos, los costos elevados, los costos del perodo de inactividad de las maquinarias, siclos de retiro de equipos y los presupuestos, y las prioridades inter-departamentales. Un mantenimiento de clase mundial puede darse solamente en una atmsfera de intercambio de datos financieros y de produccin. 14. Punto de referencia (benchmark) El punto de referencia es la caracterstica de los artesanos del viejo mundo usado para la medicin; toda la produccin fue comparada ala de los artesanos para asegurarse si sta se ajustara. Su definicin, hoy en da, es el estndar comparado. Los puntos de referencia dicen si una operacin est mejorando, estancndose o bajando. Un departamento de clase mundial desea saber cmo est desarrollndose. 15. Mejoramiento continuo Mejoramiento continuo es el trabajo de cada uno. El reto de clase mundial es conseguir la misma o mejor produccin o salida (output) con una calidad ms alta con menos entradas (input). Una de las entradas es el esfuerzo de mantenimiento y partes. Las entradas necesitadas por unidad de produccin (mantenimiento por superficie cuadrada, cajas de botella gaseosa, millaje de pasajeros, camas de hospitales, etc.) deberan ser establecidas. A travs de continuos procesos de mejoramiento las entradas por unidad de produccin deberan de bajar. Las cifras de los aos pasados pueden ser el punto de referencia para mejorar este ao. 16. Dar importancia a la gente antes que a la tecnologa o a los sistemas de computadora Los jefes de mantenimiento corren el riesgo de pensar que si solamente ellos tuvieran una nueva computadora nuevo scner, u otro juguete el departamento de mantenimiento estara mejor finalmente. La verdad es que las mejores prcticas de mantenimiento son bajas en tecnologa. El personal es el patrimonio importante. Los planes de mejoramiento primero deberan enfocar a sus propias necesidades. Cualquier cambio de sistema debera considerar el buen trato del personal, un perodo adecuado de ajuste y el entrenamiento suficiente. 17 Consideracin a los trabajadores para que se tomen otras decisiones antes de tomar la decisin del despido Muchas organizaciones despiden al personal como una primera opcin. Las organizaciones necesitan acciones de alta moral cuando tratan con los empleados. Las organizaciones necesitan acciones de alta moral cuando tratan con los empleados. La absurda expansin y la contratacin de permanente fuerza laboral son inmorales en el trabajo competitivo de estos das. Cualquier otra opcin debera de tratarse antes de despedir a la gente, incluyendo el acortar semanas de trabajo, salarios de ejecutivos rebajados, usando a los trabajadores de mantenimiento para el trabajo de construccin, retiro acelerado y latransferencia de los trabajadores de mantenimiento a produccin, staff o trabajos de marketing. 18. Buena voluntad para emprender experimentos controlados La experimentacin controlada es la clave para el nuevo conocimiento. Bajo el ciclo de Shewart u otra tcnica, las ideas sonintroducidas por la fuerza de trabajo, probadas,

refinadas, y re-probadas. Un anlisis de causa-raz (Cul es la causa raz? Cmo se puede establecer sta?) Tambin sugerir necesidades para experimentacin. 19. La aplicacin de herramientas estadsticas al mantenimiento . En el gran movimiento hacia la bsqueda de la calidad al final de los setentas y los ochentas, la produccin y la alta administracin volvi a darse cuenta de algunas viejas herramientas estadsticas. Estas herramientas explicaron el problema de variacin natural. Tambin ayudaron a identificar cuando un proceso esta fuera de control. Mantenimiento puede aprender del pensamiento estadstico con anlisis de fallas, intervalo de mantenimiento preventivo, y otras reas. 20. Auto motivacin Una fuerza de trabajo motivada por s misma, es el resultado de la administracin que ha realizado ciento de pequeas cosas correctamente. Los principios de un mantenimiento de clase mundial resultaran en una fuerza de trabajo motivada por s misma y un ambiente que incitar a trabajar. Hay grandes oportunidades para las organizaciones que ponen su mayor esfuerzo en elaborar productos, entender los beneficios reales de mantenimiento, llegando a ser expertos en sus campos. Los aos noventas es la dcada de los expertos. El mercado ya no tolerar por mucho tiempo fabricantes, instituciones gubernamentales, hospitales, u otro tipo de institucin conducida y realizada por aficionados.