ADMINISTRACIN Y GESTIN DE EMPRESAS 2 Semestre Curso 2011-2012

Estructura, planificacin y organizacin de la empresa

Grupo 3
Javier Garmn Pual Jaime Merln Lpez lvaro del Moral Martnez Fernando Porrinas Ros Juan Manuel Romero Nieva

Determinacin de la estructura orgnica de una empresa. Tipos de estructura. Organigramas. La planificacin. Organizacin funcional. Organizacin departamental. Organizacin geogrfica. Organizacin matricial.

NDICE
NDICE .....................................................................................................................................I 1. Estructura ........................................................................................................................... 1 Determinacin de la estructura orgnica de una empresa ............................................. 1 El Proceso Organizativo ................................................................................................ 1 La Estructura Organizacional ........................................................................................ 1 Divisin del Trabajo ........................................................................................................ 2 La Especializacin .......................................................................................................... 2 La Delegacin ................................................................................................................. 2 La Unidad de Mando y el mbito de Control ............................................................... 3 Organizacin Formal e Informal .................................................................................... 3 Tipos de estructura............................................................................................................. 4 Estructura organizativa lineal ........................................................................................ 4 Estructura en lnea y staff .............................................................................................. 4 Estructura en comit ...................................................................................................... 4 Estructura matricial......................................................................................................... 5 Organigramas ..................................................................................................................... 5 Generales ........................................................................................................................ 6 Suplementarios ............................................................................................................... 6 Analticos ......................................................................................................................... 7 Verticales......................................................................................................................... 7 Horizontales .................................................................................................................... 8 Mixtos .............................................................................................................................. 8 Radiales o Concntricos ................................................................................................ 9 2. Planificacin ..................................................................................................................... 10 Misin ................................................................................................................................ 10 Visin ................................................................................................................................. 10 Objetivos ........................................................................................................................... 10 Metas ................................................................................................................................. 10 Polticas ............................................................................................................................. 10 Reglas ............................................................................................................................... 11 Estrategias ........................................................................................................................ 11
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Determinacin de la estructura orgnica de una empresa. Tipos de estructura. Organigramas. La planificacin. Organizacin funcional. Organizacin departamental. Organizacin geogrfica. Organizacin matricial. Programas......................................................................................................................... 11 Presupuestos .................................................................................................................... 11 Procedimientos ................................................................................................................. 11 3. Organizacin .................................................................................................................... 12 Organizacin funcional ................................................................................................... 12 Organizacin departamental ........................................................................................... 12 Departamentalizacin ...................................................................................................... 12 Funcional ....................................................................................................................... 13 Producto o servicio ....................................................................................................... 13 Comprador o cliente ..................................................................................................... 13 Geogrfica ..................................................................................................................... 13 Proceso ......................................................................................................................... 13 Organizacin geogrfica. ................................................................................................. 13 LINKS DE APOYO ............................................................................................................... 15

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1. Estructura
Determinacin de la estructura orgnica de una empresa
La organizacin es una de las funciones componentes del proceso administrativo que consiste en asignar las funciones y tareas a los miembros componentes de la empresa con el objetivo de que los recursos con los que cuenta la organizacin sean coordinados y enfocados hacia el cumplimiento de la misin y objetivos previamente establecidos. La buena organizacin realiza especficamente para la empresa lo siguiente: Facilita la administracin. Puede facilitar el crecimiento y la diversificacin. Contribuye al ptimo aprovechamiento de la tecnologa. Alienta el desarrollo y efectividad del trabajador. Estimula el esfuerzo creador.

El Proceso Organizativo La funcin de organizar implica un proceso racional que comprende cuatro etapas fundamentales: Identificacin y clasificacin de las actividades requeridas. Agrupamiento de estas actividades segn los objetivos que se pretenden lograr. Definicin de los niveles organizacionales y las relaciones de autoridad y responsabilidad. Determinacin de los flujos de coordinacin horizontal y vertical. La Estructura Organizacional Es la forma en que las actividades de una organizacin se dividen, organizan y coordinan. Es decir, que la estructura de la organizacin es un esqueleto en el que se puede visualizar las unidades orgnicas y sus relaciones de interdependencia. La estructura formal de la organizacin o estructura de organizacin es el resultado de normas y prescripciones sobre la manera en que se interrelacionan las unidades orgnicas y la manera en que se desarrollan las actividades.

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Divisin del Trabajo Es la separacin de una actividad compleja en componentes para que los individuos sean responsables de un conjunto limitado de actividades y no de la actividad completa. Viene a ser un proceso que se sigue para ubicar eficientemente las funciones o actividades entre las unidades orgnicas y las personas de una organizacin. La Especializacin Divisin del trabajo en actividades uniformes relativamente simples. Se persigue mayor eficiencia y mayor productividad. La especializacin es la consecuencia de dividir el trabajo, pues las personas localizadas en una y la misma unidad orgnica tienden a especializarse por el hecho de que ambas realizan la misma tarea. Tiende a reducir costos y ser ms eficiente para la organizacin. Puede ser: -Vertical: ocurre cuando en una organizacin se detecta la necesidad de aumentar la calidad de la supervisin o jefatura. Crecimiento vertical del organigrama. Establece la jerarqua y nmero de niveles en la organizacin. -Horizontal: ocurre cuando en una organizacin se detecta la necesidad de aumentar la pericia, la eficiencia y de mejorar el trabajo. Crecimiento horizontal del organigrama. Origina la departamentalizacin, es decir, divisin de las actividades organizadas en departamentos. La Delegacin Acto de transferir autoridad formal y responsabilidad a un subordinado para el cumplimiento de actividades especficas. Es necesaria para el buen funcionamiento de cualquier organizacin, ya que ningn superior puede realizar personalmente o supervisar totalmente todas las actividades de una organizacin. Es necesario sealar algo importante en la definicin de delegacin: autoridad y obligacin. Se puede delegar autoridad? S. Es la base del Principio Escalar, que consiste en que una lnea clara de autoridad corre paso a paso desde el nivel ms alto de la organizacin hasta el nivel ms bajo. Un administrador puede escoger delegar autoridad a determinados subordinados para que realicen gastos sin necesidad de aprobacin (al menos hasta cierto lmite). Se puede delegar responsabilidad? No, ya que el que delega autoridad, no se puede inhibir de su responsabilidad. Por tanto, la responsabilidad en todo caso se comparte.

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La Unidad de Mando y el mbito de Control Unidad de Mando Para cada funcin debe existir un solo jefe. Este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba rdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esencial para el orden y la eficiencia que exige la organizacin. mbito de Control El mbito, alcance, grado, amplitud o tramo de control, se refiere al nmero de subordinados inmediatos que dependen de un jefe. Es uno de los temas ms discutidos entre los tcnicos en organizacin. Un control amplio, es decir, que el jefe tiene un nmero relativamente grande de subordinados inmediatos, da como resultado, por lo general, pocos niveles organizacionales y un aplanamiento de la estructura. Por el contrario, los tramos estrechos facilitan las relaciones jefe-subordinado, quizs un manejo ms efectivo de los subordinados y una organizacin alta, relativamente con muchos niveles. El nmero de subordinados inmediatos ms adecuado que debe supervisar un jefe es bsicamente una cuestin de comportamiento y vara segn: a) Capacidad del elemento humano con que se cuenta. b) La naturaleza y semejanza de las operaciones, tareas o funciones supervisadas. c) Si el jefe cuenta o no con staff. d) El grado de trabajo en equipo. Se podra indicar, en trminos generales, que el mbito de control en los niveles ms altos de la organizacin se sita entre cuatro y ocho y en los niveles ms bajos entre ocho y veinte. Organizacin Formal e Informal Organizacin Formal Sistema de esfuerzo cooperativo intencionalmente establecido y coordinado para que cada uno de los miembros que integran la empresa conozca las funciones que van a cumplir y asuman las responsabilidades correspondientes. Una organizacin formal permite que el esfuerzo individual en una situacin de grupo conlleve al logro de los objetivos/metas del grupo o de la organizacin.

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Organizacin Informal Relacin grupal que se establece dentro de la empresa, que a pesar de generar un esfuerzo de conjunto no implica que los miembros que lo integran sean conscientes de un propsito comn o de los resultados que se puedan lograr en forma conjunta. Surgen a consecuencia de las relaciones personales y sociales, a medida en que la gente se asocia a los grupos. No son reconocidos dentro de la estructura orgnica formal y, generalmente, sus objetivos y metas no se fijan segn los resultados que la empresa pretende lograr. Estos grupos informales deben tenerse en cuenta en el proceso de gestin empresarial, ya que pueden ser excelentes agentes para lograr una eficaz direccin de personal.

Tipos de estructura
Las organizaciones pueden clasificarse segn la naturaleza de las relaciones de autoridad que existen en ellas. Hay cuatro tipos de estructura organizativas: Estructura organizativa lineal Es el tipo de estructura ms sencillo y antiguo que existe. La cadena de mando es muy clara y es difcil que alguien se la salte. Las decisiones se pueden tomar rpidamente, dado que solo tienen que consultarse con el inmediato superior. Tiene inconvenientes importantes, como que las comunicaciones son muy lentas. Adems, cada directivo tiene toda la responsabilidad de una amplia variedad de actividades y, obviamente, no puede ser experto en todas ellas. Estructura en lnea y staff Se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos denominados staffs. Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es propia de la estructura lineal, y la rapidez de comunicacin directa con los conocimientos expertos de los especialistas de los departamentos staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy diversa ndole. Estructura en comit La autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un grupo de personas en lugar de asumirlas una sola. Para tomar una decisin, el grupo se rene, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la eleccin final. Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en lnea y staff, y solo para la toma de algunas decisiones en concreto.

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Estructura matricial Parte de un nuevo enfoque al que han ido sumndose un nmero creciente de empresas, para ajustar sus estructuras a las necesidades que imponen los cambios del entorno, especialmente en las reas de investigacin y desarrollo y de nuevos productos. La principal caracterstica es que algunos miembros de la organizacin responden ante dos miembros, en lugar de solo uno. Existe un principio de doble autoridad: cada miembro de un grupo recibe instrucciones de director del proyecto, pero, adems, mantiene su pertenencia al departamento funcional en el que habitualmente trabaja. Se desarrolla en torno a proyectos especficos o problemas en los que se renen personas expertas en diferentes reas para centrarse en problemas importantes o en temas tcnicos concretos. Las principales ventajas de la estructura matricial radican en la flexibilidad y en su capacidad para afrontar los problemas y proyectos importantes. Sin embargo, es necesario que el director del proyecto sepa integrar a personas provenientes de diversas partes de la organizacin en un verdadero equipo de trabajo. Esas personas deben saber trabajar cmodamente con ms de un superior.

Organigramas
Los organigramas son la representacin grfica de la estructura de la organizacin empresarial de una forma sinttica y simplificada, y dan a conocer las caractersticas principales de dicha estructura. Un organigrama debe cumplir los siguientes requisitos: Diferenciar los elementos que componen la empresa. Diferenciar los niveles y posiciones que componen la empresa. Ser de fcil comprensin. Ser sencillo, es decir, slo debe comprender los elementos indispensables.

POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA Analticos Generales Suplementarios

POR LA FORMA Y DISPOSICIN Verticales Horizontales Circulares

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Generales Muestran la organizacin completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y departamentos o entre los cargos, segn su naturaleza.

Suplementarios Se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma ms detallada. Por ejemplo: el organigrama de una divisin, de un departamento o de una unidad en particular. Ejemplo:

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Analticos Aparece la totalidad de la estructura organizativa de la empresa de una manera detallada. Ejemplo:

Verticales Destacan la jerarqua de mando: las posiciones que tienen ms autoridad se sitan en los lugares ms elevados y, por debajo de ellas, las subordinadas.

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Horizontales Tienen los mismos elementos que los organismos verticales, pero las unidades de mando normalmente se sitan a la izquierda y las unidades subordinadas a su derecha. El objetivo de esta organizacin es destacar la importancia de las funciones sobre la jerarqua de mando.

Mixtos Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales.

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Radiales o Concntricos Intentan crear un impacto visual para destacar los niveles ms altos de direccin, en el centro se colocara la mxima autoridad.

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2. Planificacin
La planificacin es el proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la eleccin de un curso de accin. Razones de su importancia: Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mximo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

Existen diversos tipos de planes, clasificados como:

Misin
Es la razn de ser de la empresa. El servicio especial que se propone lograr a largo plazo. Por ejemplo, la misin de una universidad es la formacin superior, enseanza y la investigacin.

Visin
Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dnde deseamos estar de aqu a X aos. Por ejemplo, un banco puede tener como visin "ser la empresa lder en la prestacin de servicios financieros en toda Europa".

Objetivos
Son el resultado que se espera obtener y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del ao 2012 con respecto a las del 2011. Los objetivos pueden ser de corto plazo (hasta un ao), mediano plazo (de 1 a 3 aos) y largo plazo (ms de 3 aos).

Metas
Los diferentes propsitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Son fines ms especficos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podra ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del ao 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Polticas
Son guas o lineamientos de carcter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir a precios en base del mercado.

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Reglas
Son normas precisas que regulan una situacin en particular. Se exponen acciones u omisiones especficas, y no dan libertad de accin. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

Estrategias
La accin de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organizacin se comporte como se determin. Por ejemplo, una estrategia podra ser "realizar investigaciones de mercado permanentemente y proveer de eficiente informacin al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

Programas
Son planes que comprenden objetivos, polticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignacin de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecucin de cada una de las etapas de operacin.

Presupuestos
Son planes que representan las expectativas para un periodo futuro, expresados en trminos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Pueden ser de operacin (ventas, produccin, inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos
Son planes que sealan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronolgica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados.

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3. Organizacin
Organizacin funcional
El principio fundamental es el staff. Este tipo de organizacin se sustituy en la organizacin lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino a varios, pero cada uno en su especialidad. Las caractersticas principales de la organizacin funcional son: - Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especializacin, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organizacin. - Lnea directa de comunicacin: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios. - Descentralizacin de las decisiones: no es la jerarqua sino la especialidad quien promueve las decisiones. - nfasis en la especializacin: cada rgano o cargo contribuye con su especialidad a la organizacin. El staff es el resultado de la organizacin lineal y funcional. En esta organizacin existen rganos de decisin en la asesora. Los rganos de lnea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los rganos staff prestan asesora a servicios especializados. Fusin de la estructura lineal con la funcional, predominando la estructura lineal. Cada rgano reporta a un solo y nico rgano superior: principio de autoridad. Pero cada rgano recibe asesora y servicio especializado de los diversos rganos de staff. Coexistencia entre las lneas formales de comunicacin y las lneas directas de comunicacin. Separacin entre los rganos ejecutivos y los rganos asesores.

Organizacin departamental
Abarca cada departamento de la empresa. Es el denominado diseo de departamentos, o simplemente departamentalizacin.

Departamentalizacin
Se relaciona con dos de los cuatro elementos bsicos de la estructura organizacional. Consiste en la subdivisin de tareas y la asignacin de stas a grupos especializados de una organizacin, as como en la creacin de normas para el desempeo de esas tareas.

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Clases de departamentalizacin: Funcional: una de las maneras ms comunes de agrupar actividades es hacerlo por funciones desempeadas. Puede utilizarse en diferentes tipos de organizaciones. Las funciones cambian solo para reflejar los objetivos y actividades de la organizacin. Producto o servicio: si las actividades de la empresa se relacionan ms con servicios que con productos, cada servicio sera agrupado en forma autnoma. Cada uno ofrece una gama de servicios bajo la direccin de un gerente de producto o servicio. Comprador o cliente: el tipo particular de cliente que una organizacin busca alcanzar puede tambin ser utilizado para agrupar a los empleados. Por clientes: los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltas teniendo especialistas departamentales para cada uno. Geogrfica: la funcin de ventas puede tener diversas regiones. Sobre la base geogrfica o territorio. Si los clientes de una organizacin estn distribuidos en un rea geogrfica grande, entonces esta forma de departamentalizacin es muy valiosa. Proceso: puede usarse para procesar tanto al cliente como al producto.

Organizacin geogrfica.
Suele aplicarse en todas las empresas, sobre todo en lo que se refiere a ventas y distribucin fsica. Es una organizacin estructurada verticalmente. El alcance ms corto de esta organizacin permite al director de cualquier nivel dedicar ms tiempo a sus subordinados. Tiene varias ventajas. Los mercados locales pueden estar dirigidos por personas que conocen muy bien las caractersticas y los clientes de la zona. Adems, la empresa puede responder a los cambios del entorno de forma inmediata, ya que el proceso de toma de decisiones se reduce en el tiempo por las peculiaridades intrnsecas de la propia organizacin. Organizacin mixta del departamento de marketing: es la forma adoptada por la mayora de las empresas que incorporan a su organizacin ciertos aspectos funcionales de productos, mercados o territorios. Algunas de las estructuras mixtas que podran darse en el departamento de marketing: a) Cuando todos los productos de la empresa son similares y los mercados tienen un proceso de compra parecido (muebles, electrodomsticos, etc.), lo ms conveniente suele ser la organizacin por funciones, con divisin territorial de las actividades de venta y distribucin. b) Si la empresa tiene productos muy diferentes y mercados muy similares, la forma ms conveniente suele ser la organizacin por productos, y una cierta divisin de las ventas por zona geogrfica. c) Cuando los productos, mercados y territorios son muy diferentes, lo ms adecuado puede ser una forma mixta de organizacin que se caracteriza tambin por una gran descentralizacin.

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d) En el caso de que una empresa fabrique y comercialice una gran variedad de distintos productos destinados a muchos mercados diferentes, puede implantar una organizacin por jefes de producto y por jefes de mercado.

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LINKS DE APOYO

http://html.rincondelvago.com/politica-organizacional-de-empresa.html http://www.cca.org.mx/cca/cursos/administracion/artra/infra/planes/6.2.3/estruc. htm http://www.monografias.com/trabajos59/analisis-organizacional/analisisorganizacional2.shtml http://admindeempresas.blogspot.com/2007/11/tipos-de-estructurasorganizacionales.html http://www.mailxmail.com/curso-administracion-empresas-organizacion/tiposestructuras-organizativas http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html http://www.monografias.com/trabajos22/el-organigrama-empresarial/elorganigrama-empresarial.shtml http://html.rincondelvago.com/planificacion-de-una-empresa.html http://rie.cl/?a=11045 https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:MZ5t_D4SvYkJ:ocw.uc3m.es/ec onomia-financiera-y-contabilidad/economia-de-la-empresa/material-de-clase1/Planificacion.pdf+planificacion+de+empresa&hl=es&gl=es&pid=bl&srcid=AD GEESjjynAVKrSWwog4DKVqipuScpL22Sn8WUy654y3CgkCdkyCTH94U3FTjb BOoYwYJ1prRTjNsxBhhbmGctSFtoamkU7RBzRvqXHh7lYqUPmPxzHg9b8e_ Gtup_qzAG0X0LU5teOV&sig=AHIEtbTyi9R48MYYQ-UXEQgCZDP1yo2FZQ http://html.rincondelvago.com/organizacion-funcional.html http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-organizaciones.html http://www.buenastareas.com/ensayos/OrganizacionDepartamental/910618.html http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-control-comercial/organizaciongeografica http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol16_4_07/aci101007.html http://www.materiabiz.com/mbz/estrategiaymarketing/nota.vsp?nid=39482 http://www.promonegocios.net/organigramas/tipos-de-organigramas.html

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