GUILLAMON RUBERT ASOCIADOS

MANUAL DE LA CALIDAD
ISO 9001:2008
Fecha: 01 de agosto de 2012
Revisin: 1.11
La ltima versin de este manual est disponible 24h, 365 das al ao, en
www.gryasociados.com por lo que no es necesario realizar copias locales para su
consulta y ella debe hacerse siempre directamente en la web.
1. GENERALIDADES, OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
1.1

GENERALIDADES - PRESENTACIN DE LA ORGANIZACIN

Guillamn Rubert Asociados, SLP es un estudio de arquitectura con sede principal en Castelln
desde 1.995. Est formado por la sociedad de dos arquitectos Carlos Guillamn y Alejandro
Rubert.
El estudio se encuentra ubicado en la Plaza Sierra Espadn n3 bajo, con unas
instalaciones de 350 m2.
Sus trabajos se distribuyen en concursos, proyectos de obra pblica, privada, urbanismo e
informes, a nivel nacional en su mayor medida, aunque se han realizado trabajos y concursos
internacionales para Guinea Conakry, Dubai y Per.
Su equipo humano incluye los dos socios del estudio, arquitectos, licenciados, tcnicos, delineantes
y personal de administracin. Los socios dirigen el trabajo tanto tcnico como administrativo para
la realizacin de los trabajos de arquitectura con recursos propios del despacho.
Habitualmente el despacho colabora con equipos multidisciplinares y con otros despachos de
arquitectura para la elaboracin de concursos o proyectos para lo cul se dan las especificaciones
oportunas en cada trabajo.
1.2

OBJETO DEL PRESENTE MANUAL

Guillamn Rubert Asociados quiere demostrar su capacidad para proporcionar, de forma

coherente, productos que satisfagan todos los requisitos de sus clientes y aspira a aumentar su
satisfaccin a travs de la aplicacin eficaz de su sistema de gestin de la calidad.
Con ese objeto se ha desarrollado el presente manual como nico documento del sistema, al
margen de los registros.
1.3

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Realizacin de estudios, proyectos e informes de edificacin, urbanismo, urbanizacin y actividad.

Direccin de Obra. Coordinacin de seguridad y salud.
(A partir del da 01/01/2010. De aquellos proyectos abiertos con anterioridad slo estar sujeto al
sistema aquello que se haya modificado con posterioridad al 01/01/2010)

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2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los documentos de referencia siguientes son indispensables para la aplicacin de este documento.
Para las referencias con fecha slo se aplica la edicin citada. Para las referencias sin fecha se
aplica la ltima edicin del documento de referencia (incluyendo cualquier modificacin)
ISO 9000:2005, Sistemas de gestin de la calidad Fundamentos y vocabulario
ISO 9001:2008, Sistemas de gestin de la calidad Requerimientos
La ley de ordenacin de la edificacin 38/1999 de 5 de noviembre y toda la normativa que
de ella se deriva como marco de las atribuciones profesionales de los arquitectos y de las
mejores prcticas profesionales y colegiales.
El resto de ordenamiento jurdico en materia urbanstica, tcnica, laboral o mercantil.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Para el propsito de esta manual son aplicables los trminos y definiciones dados en la Norma ISO
9000 y resto de normativa aplicable adems de los siguientes trminos, definiciones y
abreviaturas.
Carpeta para
papel
Caja de
proyecto
Visado

Estatus de un
trabajo

Carpeta/as que contiene entre otros todos los documentos en formato

papel de un trabajo de los que no se dispone de formato digital en el
servidor.
Caja/as con una copia papel del ltimo proyecto visado. A efectos del
presente manual las cajas y los documentos en ellas no son registros ni
documentos. Se mantienen para evitar en lo posible la reimpresin, una y
otra vez, de documentos en papel a partir del archivo del trabajo visado
por el colegio que se almacena en el servidor y que es el producto
resultado del trabajo. El personal del despacho es responsable de verificar
que la copia en papel que utiliza corresponde con la ltima versin visado
tanto si lo lanza por la impresora como si lo busca en el archivo de cajas.
Situacin en la que se encuentra un trabajo y que esta reflejada en el
sistema de informacin (Tecnora). Puede ser una de las siguientes:
estudio, proyecto, obra, terminado y anulado.
Su aplicacin o no, y su significado en funcin del tipo de trabajo se
recoge en la siguiente tabla:
Tipo de trabajo
Estatus
Estudio (Es un
N/A
trabajo comercial)
Concurso(Es un
N/A
trabajo comercial)
Informe (Trabajo
N/A
tcnico sin estructura
de proyecto)
Proyecto
Estudio: Indica que ya se est trabajando en la
redaccin pero que se est pendiente de recibir
la copia firmada del contrato.
Proyecto: Ya se dispone de contrato firmado.
Obra: Se ha terminado la redaccin del
proyecto de ejecucin y se ha visado.
Terminado: Se ha visado el final de obra.
Puede estar pendiente de facturacin o cobro.
Anulado: Anulado, no se trabaja en l ni
producir ingresos futuros.
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Nivel
Servidor
Arquitecto
responsable
Agenda

Estudio

GFAyC
Introductor
Orden o dato
en la agenda
(o queda
reflejada en al
agenda)
Responsable

Nexus
Tecnora

Hacer
referencia a un
dato desde
otro en la
agenda.
Socio Director

Nivel en que se encuentran las subcarpetas dentro de la carpeta de un

trabajo en el servidor. Los niveles se numeran de forma natural.
Servidor de ficheros que est en la red local de GR Asociados accesible por
todos los puestos de trabajo en la ruta P:\
El arquitecto al que se le asigna la responsabilidad completa de un trabajo
y que figura como tal en los datos de trabajo de Tecnora.
A efectos de este manual agenda es la funcionalidad de Tecnora, accesible
por todas las personas del despacho desde su puesto de trabajo, en el que
se registra toda informacin relevante (que no est ya reflejada en otro
mbito de Tecnora o en el Servidor), orden de trabajo o accin ejecutada.
Se considera estudio, a toda propuesta de trabajo que es susceptible de
convertirse finalmente en un proyecto, concurso o informe para el que no
se tiene todava contrato o peticin formal. Es por tanto una fase previa y
comercial de algunos trabajos.
Gestin Financiera, Administrativa y Contable.
Aquella persona que introduce un dato en la agenda.
Se indica con esta expresin aquella orden que al cumplirla se debe buscar
en la agenda y marcarla como terminada, o bien, si ha sido verbal, el
mismo responsable debe introducirla para su revisin o directamente
como terminada.
Aquella persona que el introductor designa como la responsable de cumplir
con lo recogido en el dato que se introduce en la agenda. Puede ser
indistintamente una orden, una peticin de informacin, colaboracin o
supervisin. Si el dato se introduce para recordatorio de la propia persona
se pondr el mismo introductor y responsable. Si el dato se introduce
como informacin al despacho se pondr como responsable Todos.
ERP de gestin del despacho con el que se integra Tecnora como una capa
superior.
A efectos de este manual Tecnora es la aplicacin, accesible por todas las
personas del despacho desde su puesto de trabajo, en el que se registra
toda la informacin de los trabajos, promotores, recursos (internos y
externos) as como cualquier informacin relevante, orden de trabajo o
accin ejecutada.
Incluir la etiqueta ( D n de dato ) en otro dato. Existe funcionalidad en
el Tecnora para crear un dato de agenda directamente mientras se est
trabajando en otro. El sistema escribe directamente la etiqueta. Para
abrir el dato en cuestin hay que seleccionar el n de dato y elegir la
opcin Abrir Dato de Agenda.
Ambas opciones estn en el men
contextual (botn derecho).
Es el socio responsable de la revisin por la direccin del sistema de
gestin de la calidad as como del procedimiento de control de documentos
y registros. Gestiona los procesos 1,3,4 y 5 descritos en el presente
manual. El Socio Director del despacho es Alejandro Rubert y asume a
todos los efectos el papel de representante de la direccin a efectos de la
gestin de la calidad.

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Tipos de datos de agenda.

La asignacin de tipo de datos en la agenda permite un localizacin gil de la informacin para la
gestin del despacho y es adems la base de los registros del sistema de calidad que permitirn
demostrar nuestra capacidad para proporcionar regularmente trabajos que satisfacen los requisitos
de nuestros clientes y legalmente aplicables.
Reuniones: Se intentar dar la mayor informacin posible de la fecha, asistentes, motivo, etc.
Clientes: Cualquier informacin relativa a un cliente, venga de dnde venga (proveedor, colegio,
etc.), que no se considere reclamacin, propuesta de mejora, etc.
Reclamacin: Reclamacin de un cliente.
Normativa: Informacin relativa a legislacin, reglamentos, cdigos tcnicos, circulares del
colegio, etc.
Formacin: Datos relativos a la necesidad de formacin, a su realizacin o a su evaluacin.
Proveedores: Datos relativos a la necesidad de proveedores, a su contratacin o a su evaluacin.
Control de equipos: Datos relativos al control, calibracin, verificacin, ajuste, identificacin o
proteccin de los equipos.
Calidad NC (No conformidad): Dato en el que se describe el incumplimiento de un requisito
cuando este se detecta.
Calidad AC: Accin correctiva. Dato en el que se propone, analiza, aprueba si procede y se sigue
la ejecucin de la accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad u otra situacin
indeseable.
Calidad AP: Accin preventiva. Dato en el que se propone, analiza, aprueba si procede y se sigue
la ejecucin de la accin para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin
potencial indeseable.
Calidad Correccin: Dato en el que se propone, analiza, aprueba si procede y se sigue la
ejecucin de la accin tomada para eliminar una no conformidad detectada.
A. Calidad HR (Hecho relevante)
Estrategia: Datos introducido por el consejo de estrategia.
Propuesta de mejora: Dato con una propuesta de mejora que puede ser introducido por
cualquier miembro del despacho indicando a ser posible los antecedentes, motivos y beneficios
esperados.
Otros: Cuando no se ha sabido catalogar en cualquiera de los tipos anteriores.

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4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

4.1. POLITICA DE LA CALIDAD
Guillamn Rubert pretende garantizar y mejorar continuamente la calidad de sus trabajos
minimizando los registros fsicos.
Los registros deben ser interpretables rpidamente, dentro del mbito de cada puesto de
trabajo (arquitecto, delineante, administracin), e independientemente de la participacin
directa en el trabajo como garanta de servicio al cliente a largo plazo. Debido a la larga
duracin de un proyecto desde su estudio, proyecto bsico, proyecto de ejecucin y direccin de
obra distintas personas pueden colaborar en l y es imprescindible una buena y eficiente
gestin del conocimiento as como la coordinacin de todo el personal del despacho y su
identificacin con los objetivos del despacho.
El despacho desarrolla decenas de trabajos
concurrentemente con un nmero limitado de recursos, buscando la mxima eficacia y eficiencia
en el cumplimiento de los requisitos de los clientes. Una poltica que persigue la eliminacin
de los registros en papel, siempre que sea posible, permitir alcanzar los objetivos que se
presentan a continuacin.
Los procesos y procedimientos de trabajo as como cualquier otra indicacin del sistema que deban
seguir los miembros del despacho servirn para liberarles de decisiones y problemas previsibles
para que puedan dedicar su formacin, experiencia y creatividad en el desarrollo de los trabajos.
GR Asociados se compromete a la mejora continua de su sistema de gestin de la calidad para
facilitar apoyo suficiente a su personal en este mbito y particularmente a la mejora de sus
procesos internos mediante el uso de tecnologas de la informacin y de la comunicacin.
4.2. OBJETIVOS DE LA CALIDAD
1. Tratar semanalmente los requerimientos del cliente, registrados como datos de agenda de
tipo cliente o reclamacin, e implementar las acciones de mejora oportunas. (Medicin: %
de datos tratados y solucionados, n de acciones de mejora).
2. Que todos lo proyectos tengan una planificacin de sus fases ms relevantes. (% de
trabajos con planificacin)
3. Aumentar el trabajo comercial. (n de acciones comerciales, n de estudios abiertos)
4.3. PROCESOS NECESARIOS PARA EL SISTEMA DE LA CALIDAD
1. Proceso de evaluacin y mejora de la estrategia y del sistema de gestin de la calidad de
forma coherente.
2. Proceso de desarrollo de un trabajo.
3. Proceso de gestin financiera, administrativa y contable .
4. Proceso de gestin de los recursos.

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4.4. DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS, SECUENCIA E INTERACCIN.

Los procesos se presentan a continuacin en la secuencia del punto 4.3 haciendo alusin a los
puntos concretos de interaccin.
4.4.1.
PROCESO DE EVALUACIN Y MEJORA DE LA ESTRATEGIA Y DEL SISTEMA DE
GESTIN DE LA CALIDAD DE FORMA COHERENTE
Responsable:
Periodicidad:

Socio Director
Semestral.

Proceso:
1. Semestralmente en una fecha laboral posible prxima a los das 20 de enero y 20 de julio, o
cuando el socio director lo convoque de forma extraordinaria, se rene el consejo de
estrategia. En este consejo se concluye un proceso y se inicia el nuevo. El consejo est
formado los socios del despacho y el personal que decida convocar el socio director. Todas
las deliberaciones y decisiones tomadas se reflejan en el dato de agenda de tipo estrategia
con ttulo Acta Consejo de Estrategia Fecha. El Socio Director registra en la agenda los
vnculos a los datos y archivos auxiliares necesarios.
Una vez al ao, en la reunin del consejo que el socio director determine, se realizar una
revisin por la direccin completa segn lo indicado en la norma ISO 9001:2008.
Informacin para la revisin (punto 5.6.2 de la norma)
a. Revisin de datos de las auditoras del sistema de gestin de la calidad, de las
recomendaciones de mejora y del seguimiento de acciones correctivas y preventivas.
(S SC3.1).
b. Revisin de datos de informacin facilitada por el cliente (S SC3.3). (S 4.4.1.5).
c. El desempeo de lo procesos y la conformidad del producto (S SC3.1).
d. El estado de las acciones correctivas y preventivas (S SC3.1).
e. Las acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas (Acta del consejo
anterior).
f. Los cambios que podran afectar al sistema de gestin de la calidad.
g. Las recomendaciones para la mejora (Propuestas de mejora).
Se revisar adems los siguientes puntos que no menciona la norma en dicho punto.
h. Revisin de datos de tipo Proveedor y revisin de las evaluaciones.
i. Acciones de formacin (S 4.4.4.5).
Los resultados de la revisin incluirn todas las decisiones y acciones relacionadas con:
a. La mejora de la eficacia del sistema de gestin y de sus procesos.
b. La mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente.
c. Las necesidades de recursos.
2. Se revisan las propuestas del socio director (S SC3.2).
Se revisa el resultado de los
objetivos econmicos del despacho y la previsin para el siguiente periodo. Se revisa el
cumplimiento de los objetivos de la calidad para el periodo vencido y la propuesta para el
periodo planificado.

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3. Las decisiones tomadas en los dos puntos anteriores suponen interacciones con otros
procesos del sistema para asegurar la disponibilidad de recursos y el cumplimiento de los
objetivos estratgicos y de la calidad:
a. El Socio Director determina a partir del acta del consejo los trabajos a realizar que
sern reflejados en la agenda relativos al proceso de Gestin de los Recursos.
i. Comunicacin a la organizacin (E 4.4.4.1.a).
ii. Orden de contratacin o despido (E 4.4.4.1.b).
iii. Orden de modificacin salarial (E 4.4.4.1.c).
iv. Orden de formacin (E 4.4.4.1.d).
v. Orden de compra/inversin (E 4.4.4.1.e).
vi. Acuerdo de suministro (E 4.4.4.1.f).
b. Si no se han implementado en el propio consejo el Socio Director, de acuerdo con el
acta del consejo, implementa o delega los cambios y supervisa su realizacin hasta la
publicacin de la nueva versin. ( E SC 1.2 )
c. El socio director determina a partir del plan estratgico aprobado los trabajos a
realizar que sern reflejados en la agenda relativos al proceso de GFAyC.
i. Ordenes de facturacin y accin de cobro.
ii. Negociacin con proveedores financieros (E 4.4.3.1.a).
4. Un auditor interno E - SC.2 y uno externo auditarn anualmente y extraordinariamente
cuando el socio director lo determine el sistema de gestin de la calidad.
5. Anualmente el socio director dar la orden de envo de la encuesta de satisfaccin a todos
los clientes con obra acabada en el periodo. (E 4.4.1.b).
6. Anualmente el Socio Director supervisar la realizacin de las acciones de formacin,
realizar la evaluacin de su eficacia y si procede lo comunicar su conclusin al
departamento de administracin para la elaboracin y archivo de los documentos oportunos.
Este trabajo quedar registrado en un dato de formacin con ttulo Evaluacin de las
acciones del periodo
7. Anualmente el Socio Director evaluar a los proveedores que afectan a la calidad del
servicio (Ej. Ingenieros, Aparejadores, Topgrafos, ) Este trabajo quedar registrado en
un dato de proveedores con ttulo Evaluacin de los proveedores del periodo
Se seguirn los siguientes criterios:
a. Los proveedores que vienen trabajando con el despacho con anterioridad a 2011 se
consideran aptos.
b. Para los nuevos proveedores ser realizar un pedido de prueba. Se les dar como
aptos si en el seguimiento de dicho pedido no se detecta ninguna no conformidad.
c. Se reevaluar a aquellos proveedores para los que se detecte una no conformidad.
8. Anualmente el socio director determinar en un dato de agenda (tipo control de equipos) la
programacin de calibraciones y verificaciones de los equipos as como los criterios de
aceptacin. En ese mismo dato se vincular el documento que recoja el resultado de dicho
control.

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4.4.2. PROCESO DE DESARROLLO DE UN TRABAJO.
Responsable: El Socio que hace la venta o el arquitecto en el cul delega quedando registrado en
la agenda.
Proceso:
1. Uno de los dos socios, abre el trabajo en Tecnora o da la orden que queda reflejada en la
agenda de abrir un trabajo en Tecnora indicando su tipo (S 4.4.2.10.b).
2. El dato de la agenda se relaciona con el cdigo de trabajo creado. Si faltan datos del
trabajo, promotor, etc. administracin dar de alta un dato en la agenda con administracin
como introductor y responsable y quedar pendiente hasta disponer de toda la informacin
que requiere el Tecnora (Especficamente se solicitar al promotor o cliente la copia de la
escritura que afecta al proyecto. Si hay un efecto o defecto de cabida, servidumbres, etc.
se le notificar al propietario para que subsane estas discrepancias)
3. El responsable da de alta el trabajo en Tecnora asignndole el tipo indicado. Si proviene de
un estudio el sistema le imputa automticamente todos los costes en compras y horas de
recursos provenientes de l.
Se crea automticamente la primera fase del trabajo
Requisitos del cliente y la segunda fase Legislacin aplicable en la que el arquitecto
responsable figura como responsable de identificar dichos requisitos cuando no estn
recogidos en la documentacin del trabajo (Ej. Programa de necesidades). Los proyectos
abiertos con anterioridad al 26/05/2010 no tienen este dato.
4. El responsable crea una carpeta, si no la ha creado ya el socio o arquitecto responsable,
para el trabajo en el servidor con la siguiente codificacin:
Tipo de trabajo
Ruta en el servidor
Codificacin
Estudio
(P:\ao\ESTUDIOS
Eao-n (3 dgitos)
ao)
Proyecto
(P:\ao\PROYECTOS
Ao-n (3 dgitos)
Fases/Estatus:
ao)
Seguido de P si
Estudio: Indica que ya se est trabajando en la
pblico.
redaccin pero que se est pendiente de recibir la
Seguido de E si
copia firmada del contrato.
Verificacin y
edificacin.
validacin: Contrato firmado (*).
Seguido de U si
Proyecto: Ya se dispone de contrato (*).
urbanismo
Verificacin y validacin: Visado
Obra: Se ha terminado la redaccin del proyecto de
(Si excepcionalmente
ejecucin y se ha visado.
Verificacin y
un proyecto cambia
validacin: Visado final de obra.
de tipo despus de
Terminado: Se ha visado el final de obra. Puede
iniciados los trabajos
estar
pendiente
de
facturacin
o
cobro.
no se modificar la
Verificacin
y
validacin:
Cobrado

codificacin
pero
Presupuestado = 0
quedar indicado en
un
dato
de
la
(*) hoja de pedido o similar
agenda)
Informe
(P:\ao\INFORMES
IAo-n (3 dgitos)
ao)
Concurso
(P:\ao\CONCURSOS
Ao-(1000-n-1)C
ao)
Introduce la ruta en el Tecnora. De esta forma el acceso a los ficheros del proyecto se
puede hacer directamente sin tener que navegar a travs del explorador de archivos y
reduciendo la posibilidad de errores.
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5. A medida que se generen documentos se crearn las siguientes subcarpetas en el servidor

dentro de la del trabajo:
a. Administracin.
b. Documentos de trabajo.
i. 1 - Memoria
ii. 2 - Presupuesto
iii. 3 - Planos
iv. 2D - Documentos para visar
v. 4 Sucios
No habr por lo tanto en el servidor ninguna carpeta sin documentos lo cual permitir
comprobar rpidamente la situacin de un proyecto. No habr ningn documento fuera de
las carpetas definidas en el primer nivel.
6. El responsable prepara una carpeta para los documentos en soporte papel.
7. El arquitecto responsable completa los requisitos del cliente y de legislacin aplicable (Para
los proyectos anteriores al 26/05/2010 el arquitecto responsable introducir manualmente
un dato) y resuelve sobre su adecuacin al despacho (Si no se sigue adelante se da por
terminado). Indica en este mismo dato del proyecto si existe algn proyecto anterior
similar cuyas referencias sean aplicables. Si no es un estudio el responsable crea un
documento de contrato, lo archiva en \Administracin y lo remite al cliente para su firma,
posteriormente los archiva en la carpeta de documentos mencionada en el punto 5.
8. Cualquier consulta del cliente o cuestin interna, relevante para el trabajo, que surja en el
desarrollo de un trabajo ser anotada en la agenda as como las medidas y conocimientos
aplicados en su resolucin y las modificaciones de requisitos del trabajo que produzcan. De
igual forma se anotar en la agenda cualquier documento o propiedad del cliente hasta que
sea devuelto as como su estado. Si hay documentacin externa se crear la carpeta
\Documentacin Externa en el primer nivel. En dicha carpeta slo estarn las ltimas
versiones (las anteriores si se considera necesario se introducirn en una subcarpeta
\Versiones anteriores). Si el arquitecto responsable considera que puede haber confusin
en la identificacin de una copia impresa con la ltima versin almacenada en el servidor
introducir un dato en la agenda indicando el mtodo de control y lo comunicar a las
personas interesadas.
9. El arquitecto responsable del trabajo ejecuta el trabajo o da las rdenes oportunas en la
agenda (de trabajo o compra E 4.4.4.2). Tanto el arquitecto como los delineantes o
auxiliares administrativos indican el inicio y el fin de imputacin de tiempo al trabajo en
Tecnora. Si el arquitecto responsable considera que algn dato de agenda es muy relevante
como registro de los trabajos del proyecto esta se grabar tambin como Fase de proyecto.
Si el arquitecto responsable considera que una planificacin en detalle de los trabajos es
necesaria crear un dato con las acciones pendientes de realizar y una previsin de fechas y
responsables. Se crearn los datos de agenda necesarios relacionados para gestionar el
trabajo y si es posible se relacionarn con el dato de planificacin. El arquitecto responsable
supervisar que los colaboradores que mandan documentos externos a incorporar a la
memoria que se manda a colegio, deben de retirar sus logos, para evitar que nos devuelvan
los proyectos.
10. Si es un estudio el arquitecto responsable ordenar la finalizacin del trabajo con una de las
siguientes rdenes que quedar reflejada en la agenda. En los casos b a d se vuelve al
punto 1 de este procedimiento.
a. Pasar a anulado.
b. Pasar a proyecto (Indica si edificacin, pblico, urbanismo) (E 4.4.2.1)
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c. Pasar a concurso (E 4.4.2.E.1).

d. Pasar a informe (E 4.4.2.E.1).
11. Previamente a dar la orden de pasar al estatus de obra o terminado. El arquitecto
responsable revisar todos los datos del trabajo planificados. El registro de la verificacin de
que los requisitos del cliente as como la legislacin aplicable, estn satisfechos es la firma
del trabajo por el arquitecto responsable. A partir de este momento, si hay visado, en las
carpetas 1- Memoria, 2 - Presupuesto y 3 -Planos, se dejar nica y exclusivamente el
origen necesario para generar el documento de proyecto que se enviar a visar. Podr
haber otras subcarpetas con datos auxiliares cuyo nombre no admita ninguna confusin con
las anteriores (no podrn comenzar su nombre por un nmero). Si no hay visado se salta al
punto 16. Los documentos del trabajo se identifican y controlan por el cdigo de trabajo,
fecha y ttulo.
12. El arquitecto dar la orden en la agenda de visar con las indicaciones oportunas. El
responsable solicitar por la agenda a los arquitectos y delineantes que han imputado horas
en el trabajo el crear, los archivos necesarios para generar el documento visado en
subcarpetas de la carpeta Documentos para visar de forma ordenada, clara y concisa. En
Documentos para visar no habr ningn archivo en su primer nivel salvo los pdfs que se
enviarn a visar montados de acuerdo con las plantillas del Colegio correspondiente. Tanto
el arquitecto como los delineantes o auxiliares administrativos indican el inicio y el fin de
imputacin de tiempo al trabajo en Tecnora.
13. Cuando est montado el documento a visar el responsable enviar los honorarios al cliente,
sacar la carpeta 2D - Documentos para visar al primer nivel de la carpeta de trabajo y
solicitar el visto bueno del arquitecto en la agenda. Si hay algn error o modificacin se
vuelve al punto 10.
14. Con el visto bueno remitir el proyecto al Colegio registrando la salida en la agenda con un
dato de registro de Colegio. (botn (+R) en la agenda)

15.

Si hay peticin de modificaciones por parte del Colegio el arquitecto responsable

registra las peticiones en la agenda y se repiten los pasos 8 a 13 manteniendo la carpeta 2D
Documentos para visar en el primer nivel. Una vez recibida la comunicacin de visado, el
arquitecto responsable se informar de la situacin de cobro y del seguro de responsabilidad
contratado con ASEMAS. El arquitecto responsable dar la orden en la agenda de descargar
el proyecto, de reclamar el cobro (E 4.4.3.4 GFA&C) o de facturar (E 4.4.3.3 GFA&C).
Si se ordena descargar el trabajo visado el responsable crear en el primer nivel la carpeta
del proyecto la subcarpeta Documentos visados y dentro de ella la subcarpeta
Fasedeltrabajo (y -PB o -PE si la fase es proyecto) -Original o Fasedeltrabajo (y -PB o
-PE si la fase es proyecto)-modificacin n, siendo n el nmero de modificacin, archivando
los documentos visados en ella. Solicitar el visto bueno del arquitecto en la agenda. Si
hay algn error o modificacin se registrar en la agenda y se vuelve al punto 10
manteniendo la carpeta 2D Documentos para visar en el primer nivel. Los documentos
del trabajo modificados se identifican y controlan por el cdigo de trabajo, fecha y ttulo que
incluye el nmero de modificado si legalmente est permitido.

16. Con el visto bueno del arquitecto el responsable mover la carpeta de documentos para
visar dentro de la carpeta documentos de trabajo y dar por terminado el dato en la
agenda. Por lo tanto la carpeta de documentos para visar slo existir temporalmente, en
el primer nivel, mientras las ordenes de agenda de montar proyecto y enviar a colegio no se
den por terminadas.

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17. Si hay una modificacin se repiten los puntos del 7 al 14 de este proceso hasta la
aceptacin por el cliente o tercero de cuya opinin dependa la aprobacin del trabajo de
acuerdo con el arquitecto responsable.
18. Si se va a efectuar la direccin de obra el arquitecto responsable da la orden que queda
reflejada en la agenda de pasar el proyecto al estatus de obra. El arquitecto responsable
comprueba si procede el seguro (ASEMAS) y si ya se contrat con la orden de visado
(campo Asemas de datos del trabajo), si no est contratado da la orden de hacerlo. Si no
hay obra o no se realiza la direccin el registro de validacin coincide con el de verificacin.
19. Si durante la obra el responsable autoriza modificaciones corta la subcarpeta de planos\obra
de la carpeta Documentos de trabajo y la pega directamente en la carpeta del proyecto. En
dicha carpeta se incluyen nicamente los documentos a modificar.
20. Todas las modificaciones autorizadas, con las explicaciones necesarias, cuando sea
apropiado, en las visitas de obra se recogen en la agenda, con un dato tipo visita de obra, y
se reflejan en los planos de la carpeta de obra del proyecto de ejecucin. Los registros de
revisin, verificacin y validacin en papel, generados en la obra, se almacenarn en la
carpeta de papel del proyecto. Los documentos del trabajo en fase de obra se identifican y
controlan por el cdigo de trabajo, fecha y ttulo. Los planos tiene la cartula naranja y
disponen de nmero de versin. Para confirmar si una impresin est vigente hay que ver
que s nmero de versin coincide con el de la carpeta obra.
21. Se realiza la visita final de obra con el cliente. Se firma el CFO. Se pasa el trabajo al estatus
terminado.
22. El arquitecto da la orden en la agenda de remitir el proyecto al Colegio registrando la salida
en la agenda con un dato de registro de Colegio. (botn (+R) en la agenda)
23. Si hay peticin de modificaciones por parte del Colegio se le comunican al arquitecto
responsable en el mismo dato de agenda y este da las indicaciones oportunas. El arquitecto
responsable dar la orden en la agenda de descargar el proyecto, de reclamar el cobro (E
4.4.3.4 GFA&C) o de facturar (E 4.4.3.3 GFA&C). Si se ordena descargar el visado del
Certificado Final de Obra el responsable crear en la subcarpeta Documentos visados la
subcarpeta Final de Obra - Original o Final de obra modificacin n, siendo n el nmero
de modificacin, archivando los documentos visados en ella. Solicitar el visto bueno del
arquitecto en la agenda. Si hay algn error o modificacin se le comunican al arquitecto
responsable en el mismo dato de agenda y este da las indicaciones oportunas.
24. Una vez terminado el trabajo se registra la fecha en el campo fecha de entrega y se
considera que no se realizar ninguna imputacin de recursos en l salvo de facturacin y
cobro. Si surge algn problema o reclamacin del cliente con posterioridad a la entrega de
la obra el trabajo se mantendr en su estatus Terminado y se registrar la incidencia en la
agenda. Se imputarn entonces las horas o recursos utilizados hasta solucionar la
incidencia. Si se considera que la incidencia no es tal sino la peticin de un nuevo trabajo
por parte del cliente se abrir un estudio y se inicia de nuevo este procedimiento. El
registro de validacin del diseo es el certificado de final de obra.
25. El socio director revisar los trabajos finalizados en cada trimestre realizar, si es necesario,
una entrevista con los clientes. Registrar en la agenda la evaluacin y las conclusiones
sobre su nivel de satisfaccin en el que se incluir las incidencias y la utilizacin de recursos
posteriores a la entrega de un trabajo en el periodo

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4.4.3. PROCESO DE GESTIN FINANCIERA ADMINISTRATIVA Y CONTABLE.

Responsable:
Socio Director
Periodicidad:
Anual
Proceso:
1. El socio director ejecuta o delega la ejecucin de los trabajos derivados de la reunin del
consejo de estrategia quedando reflejado en la agenda.
a. (S 4.4.1.3.c.ii) Negociacin con proveedores financieros.
Las rdenes se darn por terminadas con la finalizacin de los trabajos.
2. A ser posible una vez a la semana se descargarn los movimientos bancarios de todas las
cuentas de la sociedad y se conciliarn con A3ERP. Nunca habr un retraso en la
conciliacin superior a quince das. Se supervisar la realizacin del trabajo y si hay
discrepancias se tomarn las acciones oportunas. Todo el papel comercial que se reciba
(pagars,confirmings, etc.) se recibir tambin en la misma fecha en el A3ERP.

3. Diariamente, si es posible, el personal de administracin revisar si hay alguna orden de

facturacin en la agenda (S 4.4.2.15) (S 4.4.2.23).
(Esta comprobacin se puede
realizar tambin en Tecnora con el filtro Orden de facturar igual a S y Facturado igual a
No). Se seleccionar cada presupuesto a facturar y se le dar al botn de facturar. Tecnora
preguntar si se crea una nueva factura o se aade a una existente, dejar marcado el
presupuesto como facturado, indicando el n de factura. A3ERP junto con la factura crea
automticamente el efecto en cartera para el control de cobros y de tesorera. Si el
presupuesto no se factura completamente el responsable lo partir numerando cada parte
de forma natural. Excepcionalmente se podr crear una factura sin presupuesto. La
persona de administracin que realice el trabajo imprimir la factura para su supervisin por
el socio que ha dado la orden y lo indicar en la agenda.
4. Diariamente, si es posible, el personal de administracin revisar en la agenda las rdenes
de reclamacin de cobro pendientes de realizar (S 4.4.2.15) (S 4.4.2.23). Ejecutara
dichas rdenes y lo indicar en la agenda.
5. Diariamente, si es posible, se revisarn las facturas de compra recibidas. Si no responden
a una orden de compra/inversin (S 4.4.4.2) o a un acuerdo de suministro se informar
en la agenda al arquitecto responsable del trabajo o al Socio Director en cualquier otro
proceso. Se introducirn las facturas de compra aceptadas imputndolas a cada proyecto y
quedando pendientes de aceptacin definitiva por el responsable de proyecto que dar la
orden de pago por la agenda.
6. Al final del ejercicio se prepararn las dotaciones por amortizacin, periodificaciones u otros
apuntes contables que no se deriven de la facturacin de compra y venta o de los cobros y
pagos.
7. Todos los documentos soporte de apuntes contables de los puntos 2 a 7 sern archivados
correlativamente por nmero de asiento interno. Los archivadores una vez completos se
identificarn como Asientos del n inicial al n final. Si existe algn salto de nmero en el
archivo se dejar un documento indicando el por qu.
8. Antes de quince das despus del fin del semestre se tendr preparada, si el socio director lo
requiere, la informacin necesaria como entrada del proceso de evaluacin y mejora del
sistema de gestin de la calidad coherentemente con la estrategia.

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4.4.4 PROCESO DE GESTIN DE LOS RECURSOS
Responsable:
Periodicidad:
Entradas:

Socio Director
Trimestral

1. Manual de la calidad.
2. Plan Estratgico aprobado para el trimestre en curso.
Proceso:
2. El Socio Director ejecuta o delega la ejecucin de los trabajos derivados de la reunin del
consejo de estrategia quedando reflejado en la agenda.
a. (S 4.4.1.3.a.i) Se informar siempre en la agenda, a toda la organizacin del
cumplimiento de los objetivos de calidad y se recordar la importancia de cumplir
tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios. Semestralmente
habr una reunin para asegurar que la poltica de calidad es entendida por la
organizacin.
b. (S 4.4.1.3.a.ii) Orden de contratacin o despido. El Socio Director tendr las
reuniones necesarias con el personal o candidatos. Negociar las condiciones,
comunicar la decisin a los afectados y al departamento de administracin para la
elaboracin y archivo de los documentos oportunos.
c. (S 4.4.1.3.a.iii) Orden de modificacin salarial. El Socio Director tendr las
reuniones necesarias con el personal. Comunicar las nuevas condiciones al personal
y al departamento de administracin para la elaboracin y archivo de los documentos
oportunos.
d. (S 4.4.1.3.a.iv) Orden de formacin. (El seguimiento y evaluacin se realiza en el
4.4.1.6)
e. (S 4.4.1.3.a.v) (S 4.4.4.6) Orden de compra/inversin. Se indicar el proveedor
seleccionado, el precio final pactado, la forma de pago, cada recepcin parcial y la
recepcin total. Tras la recepcin total el Socio Director pondr como responsable al
responsable de administracin quedando pendiente de recepcin de la factura (E 4.4.3.5).
f. (S 4.4.1.3.a.vi) Acuerdo de suministro. Si procede se reflejar en la agenda la
planificacin de actividades del acuerdo de suministro.

3. (S 4.4.2.9) Los arquitectos responsables de cada trabajo introducirn en la agenda las

rdenes de compra directamente imputables a los trabajos en curso. En el dato de la
agenda se indicarn los requisitos (explicitando la calificacin del personal, titulacin y firma
si procede), el proveedor seleccionado, el precio final pactado, la forma de pago, cada
recepcin parcial y la recepcin total. El arquitecto responsable controlar en cada entrega
el cumplimiento de los requisitos e indicar si se acepta o rechaza cada entrega. Tras la
recepcin total el arquitecto responsable pondr como responsable a administracin
indicando que queda pendiente la recepcin de la factura (E - 4.4.3.5).
4. Con la aceptacin de la factura se darn por terminado el dato de la agenda salvo cuando
sea un acuerdo de suministro.
5. Se indicaran en el dato de la agenda las incidencias o detalle significativos, negativos y
positivos que puedan ser de inters para la evaluacin de proveedores dentro del proceso
de revisin de la estrategia.

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6. A lo largo del periodo uno de los socios realizar cuando se considere necesaria una revisin
de las comunicaciones que el Colegio de Arquitectos haya realizado relativas a las
competencias aplicables a la profesin. Si existe alguna que deba suponer una accin de
formacin de cualquier tipo lo indicar en la agenda con un dato (Pendiente Formacin)
indicando la persona, tema, fechas o la rdenes oportunas para que se lleve a cabo. Si es
necesario se archivar los ttulos, certificados, etc. en el expediente de un empleado y se
pasar el dato en la agenda a terminado vinculando los archivos digitales. Estas acciones se
llevarn a cabo segn lo indicado por el socio en la agenda y se revisarn semestralmente
en las reuniones del consejo de estrategia (E 4.4.1.1.e).
7. Cualquier deficiencia o necesidad que se detecte susceptible de mejorar la calidad del
trabajo y de su realizacin se registrar como dato del tipo proveedor. Se indicar que
proveedor debe solucionarlo, el presupuesto y se pondr al socio director como responsable
para que la autorice. (E-4.4.4.1.e)
8. Los sistemas de informacin se subcontratan con dos proveedores principales. El A3ERP y
el TECNORA con Tecnora que acta tambin como consultor y auditor interno de calidad.
Participa en el consejo de estrategia y por lo tanto los registros de incidencias,
requerimientos y su solucin estn en las actas del consejo. Su trabajo (sistemas de
informacin y auditora interna) es supervisado y auditado por el consejo.
Los servidores, red y dems equipos informticos los atienda el Centro Informtico de
Castelln, C.B. con el que hay un acuerdo de supervisin del sistema de copias de seguridad
, por el que realiza una auditora quincenal cuyo informe vincula administracin en un dato
de agenda para cada visita de tipo proveedor y ttulo REVISION COPIAS DE SEGURIDAD
FECHA.

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ANEXO 1
SC1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIN Y REGISTROS.
Responsable: El Socio Director.
Se inicia durante el consejo de estrategia y finaliza en el siguiente consejo ya que es el nico
rgano con capacidad de modificar documentos y registros del sistema.
1. En la descripcin de los procesos y procedimientos se identificar siempre la interaccin
entre ellos de la siguiente forma.
Cuando se indica que un punto es entrada o salida de otro se indicar con una E o S seguida
de un guin y del apartado del manual.
Ejemplo:
El SC3 en su punto 1 es una entrada del SC1 en su punto 2.a.
En el SC.3.1 se indica (E SC.1.2.a)
En el SC.1.2.a se indica (S SC.3.1)

2. El Socio Director ejecutar las propuestas de modificacin del sistema de gestin de la

calidad aprobadas por el consejo de estrategia. (S 4.4.1.3.b). Al iniciar las modificaciones
de documentos lo primero ser indicar la nueva versin, fecha e indicar que su elaboracin
est en curso.
3. Se archivarn las versiones revisadas y se publicarn los nuevos documentos aprobados
por el consejo de estrategia de acuerdo con los datos en la siguiente tabla.
Codigo
MC

Nombre
Manual de la Calidad

Publicacin
Archivo
www.gryasociados.com
\Calidad\Documentos\
Tecnora
El nombre del archivo tendr el siguiente formato versin aomesdia hora nombredocumento
4. Las acciones de implementacin y seguimiento se registrarn en el mismo dato de agenda
que inicialmente fue propuesta para el consejo. Se indicar el documento y la versin en la
que fue implementado y se pasar al estatus Terminado. Las modificaciones incluidas en
cualquier revisin de un documento sern por tanto fcilmente localizables en la agenda.
5. La publicacin del manual de la calidad se realiza en formato .doc en la pgina web
corporativa www.gryasociados.com a la que tienen acceso en todo momento todos los
trabajadores del despacho.
6. De los registros requeridos por la norma se han establecidos los siguiente para el sistema de
la calidad de Guillamn Rubert Asociados. Estn soportados principalmente en la agenda
electrnica del despacho.
a. (5.6.1) Revisin por la direccin. Actas de la reunin del Consejo.
b. (6.2.2 (e)) Educacin, capacitacin, habilidades y experiencia. Titulacin aportada
por el personal al incorporarse al despacho y archivada por administracin. Datos de
agenda tipo Formacin
c. (7.1 (d)) Evidencia que la realizacin de los procesos y el producto resultante
cumplen los requisitos. Datos de agenda registrados en 4.4.2.2
d. (7.2.2) Resultados de la inspeccin de los requisitos relacionados al producto y a las
acciones derivadas de la inspeccin. Datos de agenda registrados en 4.4.2.6
e. (7.3.2) Diseo y desarrollo de las entradas. Datos de agenda registrados en 4.4.2.2
f. (7.3.4) Resultados de la inspeccin de diseo desarrollo y de cualquier accin
necesaria. Datos de agenda registrados en 4.4.2.7. Los registros de revisin en
papel, incluyendo los generados en la obra, se almacenarn en la carpeta de papel
del proyecto.
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g. (7.3.5) Resultados de la verificacin de diseo desarrollo y de cualquier accin
necesaria. Datos de agenda registrados en 4.4.2.10. Datos de agenda registrados en
4.4.2.7. Los registros de revisin en papel, incluyendo los generados en la obra, se
almacenarn en la carpeta de papel del proyecto.
h. (7.3.6) Resultados de la validacin de diseo desarrollo y de cualquier accin
necesaria. Datos de agenda registrados en 4.4.2.11 a 4.4.2.15. Datos de agenda
registrados en 4.4.2.7. Los registros de revisin en papel, incluyendo los generados
en la obra, se almacenarn en la carpeta de papel del proyecto.
i. (7.3.7) Resultados de la inspeccin de los cambios de diseo, desarrollo y de
cualquier accin necesaria. Datos de agenda registrados en 4.4.2.19
j. (7.4.1) Resultado de la evaluacin a los proveedores y de las acciones derivadas de
las evaluaciones. Datos de agenda registrados tipo Proveedores en 4.4.4.1.e
k. (7.5.2 (d)) No aplica.
l.
(7.5.3)
No aplica.
m. (7.5.4) Bienes del cliente que se han perdido, se han daado o de algn modo se
estimen inadecuados para su uso. Datos de agenda del tipo Cliente registrados en
el punto 4.4.7.
n. (7.6 (a)) No se disponen de equipos de medicin. Si en el futuro los hay se
registrarn en un dato de agenda tipo Control de equipos
La documentacin final de los trabajos (memoria y planos) son documentos del sistema de
gestin de la calidad cuyo control se realiza en el proceso 4.4.2 Realizacin de un trabajo.
En los puntos 10, 14, 18 y 19.
El control de la documentacin de origen externo se realiza en el proceso 4.4.2 punto 7.
No est contemplada ninguna limitacin temporal para el almacenamiento de documentos y
registros informticos por no suponer problema de espacio ni de gestin.
Las capetas de papel de los proyectos se mantendrne en el despacho un mnimo de diez
aos desde el final de obra.

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SC2. PROCEDIMIENTO DE AUDITORA INTERNA.
Responsable: Socio Director.

1. (S 4.4.1.4) Anualmente y excepcionalmente cuando el Socio Director lo determine se

audita el sistema de gestin de la calidad por el auditor interno.
2. Los procesos son auditados de forma consecutiva tal y como figuran en el manual de
calidad. Se refleja el acta de auditora en un dato de Tecnora el que se har referencia a los
datos que sean necesarios para seguimiento de no conformidades y acciones correctivas y
preventivas.
3. Se finaliza la auditora con una revisin del estado de conciliacin de los bancos en Nexus
del proceso de GFAyC.
4. El auditor introducir en la agenda (Dato de tipo Calidad - NC) las no conformidades
detectadas indicando las personas presentes en su deteccin, el requisito incumplido, una
descripcin de los hechos, las consideraciones y el anlisis preliminar realizado en el
momento de la deteccin respecto a las acciones de control de productos no conformes y
acciones correctivas. (E - SC.3.1). Tambin se registrarn las propuestas de mejora (Dato
de tipo Propuesta de mejora).
5. Se realizar una auditora por el certificador con la periodicidad necesaria para tener vigente
el sello de calidad.
SC3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES, ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
Responsable: El Socio Director.
1. El socio director, o el consejo directamente, revisar las no conformidades pendientes del S
SC2.4 o aquellas que se hayan detectado en el desarrollo de los trabajos. Decidir si
proceden acciones correctivas o preventivas, registrndolas en la agenda como Calidad AC
o Calidad AP, e identificar claramente aquellas que suponen una propuesta de
modificacin de la documentacin del sistema y sus registros (E 4.4.1.1.a).
2. EL Socio Director, si lo considera necesario, introducir en la agenda las propuestas de tipo
estrategia y con estatus pendiente coherentes con las propuestas del punto 1 de este
procedimiento, con el fin de mejorar el cumplimiento de objetivos y el resultado econmico
del despacho. (E 4.4.1.2).
3. El socio director o el consejo directamente revisa la informacin facilitada por el cliente y
registrada en 4.4.2.6, 4.4.2.7 y 4.4.2.16 identificando aquella que no es tcnica y especfica
de un trabajo sino general y de inters para la aplicacin de medidas correctivas o
preventivas y de la mejora del sistema de la calidad. Introducir las propuestas oportunas
(con estatus Pendiente y tipo Propuesta de mejora) (E 4.4.1.b)
4. El Socio Director, o el consejo directamente, introduce en la agenda las propuestas de
modificacin de documentacin del sistema y sus registros que se deriven del estudio de los
cambios de normativa y legislacin (con estatus pendiente y tipo Calidad AP).

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ANEXO 2 Definicin de los requisitos del personal.
Arquitecto: Requisito mnimo titulacin homologada en Espaa a Arquitecto o Ingeniero de la
edificacin master. Conocimiento alto de Autocad. No se requiere experiencia.
Delineante: Conocimiento alto de Autocad.
similar a Guillamn Rubert Asociados.

Experiencia demostrada de un ao en un despacho

Administrativo: Conocimientos de ofimtica. Experiencia demostrada de un ao en tramitacin de

proyecto va telemtica, contratacin de obra pblica y licitacin de concursos.

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