Rend Ici On Final FR

MINISTERIO DE HACIENDA
VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURIA

UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP
PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION
FINANCIERA PBLICA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION
ADMINISTRATIVA

MANUAL DE USUARIO RENDICION FINAL DEL
FONDO ROTATIVO Y CAJAS CHICAS

La Paz, Octubre de 2008

Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP - SIGMA
1 CONSIDERACIONES IMPORTANTES

Para generar la rendicin final del Fondo Rotativo, el Responsable del Fondo Rotativo,
debe verificar que:

Todas las solicitudes de gasto tipo Anticipo , deben estar con Pago con
Descargo .

Todas las cajas chicas deben estar CERRADAS (Es decir que, el Operador de
Caja Chica haya capturado la rendicin final de Caja Chica y esta haya sido
aprobada por el Responsable del Fondo Rotativo). Ver procedimiento de la
pgina N 21.

Manual de Usuario Rendicin Final del Fondo Rotativo y Cajas Chicas 1
Todas las devoluciones al Fondo Rotativo deben estar en estado APROBADO.

Todas las solicitudes de gasto ya sean tipo Gasto, Anticipo o Gasto Bancario,
deben estar concluidas, es decir que no existan elaborados, pagados o
impresos, TODAS las solicitudes de gastos deben tener el estado ENTREGADO
o en su defecto ANULADO.

Manual Operativo Fondos Rotativos y Cajas Chicas 2
Los Resmenes de Gastos para Reposicin deben estar en estado
APROBADO, si existen Elaborados o Verificados, estos deben APROBARSE O
ELIMINARSE.

Los C-34s de reposicin del Fondo Rotativo deben concluir su ciclo, es decir su
estado debe ser CONCILIADO , de existir Aprobados estos deben ser firmados
y priorizados o de lo contrario debe anularse la reposicin para que de manera
automtica se anule el C-34 de Reposicin.

NOTA IMPORTANTE
De no realizar las tareas antes mencionadas, USTED NO PODRA generar la
RENDICION FINAL DEL FONDO ROTATIVO. El sistema desplegara el mensaje de
advertencia acerca de procesos inconclusos y no generara la RENDICION FINAL.

2 COMO GENERAR EL REPORTE DE DOCUMENTOS
PENDIENTES DE CONCLUSION PARA EL CIERRE DEL FONDO
ROTATIVO

Perfil: Responsable de Fondo Rotativo
Ingresar por las siguientes opciones:

Fondo Rotativo y Cajas Chicas
Reportes y Consultas
Consulta y Reporte de FR y sus Cajas

El sistema desplegara la pantalla que se muestra a continuacin, el usuario debe
presionar sobre el icono Rep. Pendientes.

El sistema genera de manera automtica el reporte DOCUMENTOS PENDIENTES DE
CONCLUSION PARA EL PROCESO DE CIERRE DE FONDO ROTATIVO , el cual
indica las acciones a seguir de acuerdo al estado del documento.

Asimismo el Responsable del Fondo Rotativo, en funcin a su extracto bancario y su
talonario de cheques debe verificar:

Todos los cheques girados fsicamente, se encuentren registrados en el mdulo
del Fondo Rotativo del SIGMA.
Todas las Comisiones Bancarias, se encuentren registradas en el Mdulo del
Fondo Rotativo, como solicitudes de gasto tipo Gasto Bancario.

Una vez depurada la informacin del mdulo de Fondo Rotativo, se debe proceder a
generar la Rendicin Final.

3 PROCEDIMIENTO RENDICION FINAL DEL FONDO ROTATIVO

Al realizar la conexin al sistema, el usuario ingresa a las siguientes opciones:

Fondo Rotativo y Caja Chica
Fondos Rotativos
Rendicin Final

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la siguiente pantalla:

A continuacin el usuario debe presionar la tecla F8 para visualizar en pantalla el Fondo
Rotativo:

Para generar la Rendicin Final, el usuario se posiciona con el cursor sobre el Fondo
Rotativo y hace clic en el botn de texto , el sistema despliega
el MENSAJE EMERGENTE donde el usuario confirma el cierre del Fondo Rotativo.
Con la confirmacin de cierre el sistema genera el reporte Informacin Para
Rendicin Final del Fondo Rotativo el mismo que detalla el importe de crdito
presupuestario y saldo de cuota de compromiso que requiere el Fondo Rotativo para la
Rendicin Final. (Verificar mediante reportes de ejecucin presupuestaria que se
cuenta con el crdito presupuestario disponible suficiente para todas las partidas
y mediante el reporte de saldos de cuotas de compromiso verificar la existencia
de la cuota de compromiso requerida para cada clase de gasto). Adems genera el
reporte Detalle del Saldo Presupuestario del Fondo Rotativo.

MENSAJE EMERGENTE, CON EL CUAL SE CONFIRMA LA GENERACION DE LA
RENDICION FINAL

REPORTE INFORMACION PARA RENDICION FINAL DEL FONDO ROTATIVO


REPORTE DETALLE DEL SALDO PRESUPUESTARIO DEL FONDO ROTATIVO

Una vez revisado el reporte Informacin Para Rendicin Final del Fondo Rotativo ,
el Responsable del Fondo Rotativo, debe estar seguro de tener en la Cuenta Fiscal del
Fondo Rotativo, el importe a devolver que indica el Sistema, y reconfirmar la generacin
de la Rendicin final

MENSAJE EMERGENTE DE DEVOLUCION DE SALDO

EN EL PROCESO DE RENDICIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO EL SISTEMA
GENERA AUTOMTICAMENTE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:

A) RESUMENES DE GASTO
Los descargos pendientes forman parte de resmenes de gasto, para ver el detalle del
resumen hace clic en el icono .

Los documentos generados automticamente por el proceso de rendicin final que se
encuentren en estado VERIFICADO deben ser aprobados, haciendo clic en el botn de
texto y llenar los datos de Banco, Cuenta Origen y Libreta
Origen (Deben ser los mismos datos de la Cuenta y Libreta Origen de la Apertura del
Fondo Rotativo), posteriormente el usuario debe confirmar la aprobacin, presionando
el botn de texto Aprobar Documento.

B) PAGOS GENERADOS
Al aprobar el documento de Devolucin de Saldo del Fondo Rotativo, el sistema
generara automticamente una solicitud de Gasto Tipo Rendicin Final en Estado
Elaborado por cada fuente de financiamiento del Fondo Rotativo. Esta solicitud de
gasto debe ser pagada, se debe imprimir y entregar el cheque de devolucin del saldo
del Fondo Rotativo. De no concluir la Rendicin Final con la entrega del cheque de
devolucin del saldo del Fondo Rotativo, el sistema no permitir al Aprobador de
Ejecucin del Gasto el registro de la Boleta de Depsito por estar inconclusa la
rendicin final del Fondo Rotativo.

Para pagar la solicitud de gasto en estado elaborado, debe ingresar por las
siguientes opciones del men principal:

Fondos Rotativos y Cajas Chicas
Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Pagar Solicitudes

El sistema despliega la pantalla que se muestra a continuacin, en la cual debe
presionar el Botn de Texto PAGAR, luego presionar el Botn de Texto REALIZAR
PAGO.


Para Imprimir el cheque de devolucin del saldo del Fondo Rotativo, debe ingresar por
las siguientes opciones del men principal:

Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Impresin de Cheques

presionar el Botn de Texto IMPRIMIR CHEQUE, luego introducir los datos del cheque
y presionar nuevamente el Botn de Texto IMPRIMIR CHEQUE.


Para Entregar el cheque de devolucin del saldo del Fondo Rotativo, debe ingresar por
las siguientes opciones del men principal:

Fondos Rotativos
Resumen de Gastos
Entrega de Cheques

presionar el Botn de Texto ENTREGAR CHEQUE, luego nuevamente presionar el
Botn de Texto ENTREGAR CHEQUE.

C) C-34 DE REVERSION EN ESTADO ELABORADO

La rendicin final del Fondo Rotativo genera de manera automtica un C-34 en estado
ELABORADO que corresponde a la REVERSION del saldo del Fondo Rotativo. Para la
verificacin y aprobacin del mismo, deben realizar las siguientes acciones:

PERFIL: APROBADOR DE EJECUCION DEL GASTO
Ruta de Acceso:

Fondos Rotativos
Documentos C-34
Verificacin y Aprobacin de C-34

El sistema despliega la pantalla que se muestra a continuacin, en la cual debe buscar
el documento en estado ELABORADO, luego posicionarse con el cursor sobre el
documento y presionar el Botn de Texto VERIFICAR, introducir los datos de la boleta
de depsito (La boleta de depsito debe ser registrada pasadas las 24 horas luego de
efectuar el depsito), a continuacin presionar el Botn de Texto VERIFICAR.


El documento quedara en estado VERIFICADO, luego posicionarse con el cursor sobre
el documento y presionar el Botn de Texto APROBAR, confirmar la aprobacin
presionando una vez mas el Botn de Texto APROBAR.


El documento quedar en estado CONCILIADO, tal como se muestra en la siguiente
pantalla:

Luego, obtener el Reporte ESTADO ACTUAL DEL FONDO ROTATIVO y verificar
que el estado sea CERRADO.

PERFIL: APROBADOR DE EJECUCION DEL GASTO
Ruta de Acceso:
Fondos Rotativos
Reportes y Consultas
Estado Actual Fondo Rotativo

El sistema desplegar la siguiente pantalla, en la cual presionando el icono , se
puede obtener el reporte.


4 PROCEDIMIENTO PARA LA RENDICION FINAL DE CAJA CHICA

Al realizar la conexin al sistema, ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla
del Men Principal:

El usuario con perfil Operador de Caja Chica ingresa a las siguientes opciones:
Cajas Chicas
Captura para rendicin Final

Al hacer clic en esta ltima opcin se despliega la pantalla que se muestra a
continuacin:


Para crear el documento de rendicin final de Caja Chica, el usuario hace un clic sobre
el icono Insertar , desplegndose la pantalla que se muestra en la siguiente figura,
donde el usuario ingresa la siguiente informacin:

Fecha Inicial
Fecha Final
Total del Resumen
Informacin Adicional


Nota: El monto Total del Resumen debe ser igual al monto a descargar en
facturas y documentos internos (Sin tomar en cuenta el importe a devolver).

Seguidamente hace un clic en el icono Grabar , habilitndose el botn de texto
Descargos, donde el usuario hace clic para ingresar los descargos correspondientes,
desplegndose la pantalla que se muestra, donde ingresa la informacin de descargo
tanto en facturas, documentos internos y boleta de depsito.


Una vez ingresada toda la informacin requerida para el descargo de rendicin final de
Caja Chica, hace clic en el botn de texto Volver.

Luego hace clic en el icono Verificar o sobre el botn de texto Verificar
El documento, quedara en estado VERIFICADO, tal como se muestra a continuacin:


A continuacin debe conectarse al sistema el usuario con perfil Responsable de
Fondo Rotativo e ingresar a las siguientes opciones:

Cajas Chicas
Aprobacin de Rendicin Final C. C.

El sistema desplegara la ventana de aplicacin Resumen por Rendicin Final, el
usuario debe posicionarse sobre el resumen de gasto en estado VERIFICADO y
presionar el botn de texto APROBAR o el icono .

A continuacin el sistema desplegara la pantalla en la cual una vez ms deber
presionar el botn de texto APROBAR o el icono .

El estado del resumen de gasto para Rendicin Final de Caja Chica, quedar en estado
APROBADO, con lo cual queda concluido el proceso de Cierre de Caja Chica.


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