UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA PBLICA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
MANUAL DE USUARIO ACREEDORES (Administracin Central y Descentralizada)
Versin 5
La Paz, 28 de Abril de 2006
Propiedad del Ministerio de Hacienda Viceministerio de Presupuesto y Contadura Programa MAFP
No puede reproducirse total ni parcial el contenido del presente manual, por procedimientos electrnicos o mecnicos como fotocopias, discos o cualquier otra forma.
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA TABLA DE CONTENIDO
1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS..................................................................................... 1
2 USUARIO ADMINISTRADOR DE CLASIFICADORES DEL SIGMA - ACREEDORES . 3 2.1 Consulta de Acreedores .........................................................................................................3 2.2 Creacin de Acreedores .........................................................................................................3 2.3 Eliminacin de Acreedores .....................................................................................................5 2.4 Imprimir...................................................................................................................................5
3 USUARIO DE CONSULTA DE ACREEDORES.............................................................. 7 3.1 Consulta de Acumulados de Acreedores ...............................................................................7 3.2 Men de Reportes.................................................................................................................10 3.2.1 Estado General de Acreedores ........................................................................................ 10 3.2.2 Estado General de Acreedores por Cortes ...................................................................... 11 3.2.3 Estado General Mensual de Acreedores.......................................................................... 12 3.2.4 Estado General X Grupos de Acreedores........................................................................ 13 3.2.5 Estado Individual de Acreedores...................................................................................... 13 3.2.6 Reversiones...................................................................................................................... 15 3.2.7 Reclamos de Acreedores ................................................................................................. 16 3.2.8 Recuperacin de Reclamos de Acreedores..................................................................... 17
Manual de Usuario Acreedores Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA
Manual de Usuario Acreedores Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA 1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS
Min. Hacienda (Contadura)
Min. Hacienda (V.T.C.P)
Min. Hacienda (V.T.C.P)
Administrador de Clasificadores del SIGMA Consulta Acreedores Anulacin de Reclamos de Acreedores
Consultas y Reportes de Acreedores Mantenimiento de Anulacin de Reclamos de Acreedores Mantenimiento de Clasificador de Acreedores
El Registro del documento C-31 con retenciones de pago Acreedores se puede ver en Manual de Ejecucin del Gasto
Cada uno de estos procesos se realiza de manera individual por los respectivos responsables de las acciones y en diferentes ambientes de trabajo. Manual de Usuario Acreedores
1 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA
Manual de Usuario Acreedores
2 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA 2 USUARIO ADMINISTRADOR DE CLASIFICADORES DEL SIGMA - ACREEDORES
El usuario Administrador de Clasificadores del SIGMA, se encarga de crear y eliminar Acreedores, es decir hacer el mantenimiento respectivo a este clasificador.
Una vez realizada la conexin al sistema se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-1, en cuya parte izquierda se encuentra el mdulo de Clasificadores del SIGMA.
El usuario ingresa a las siguientes opciones: Clasificadores del SIGMA Tesoro Acreedores
Figura 2-1 2.1 Consulta de Acreedores
Para consultar los datos de este Clasificador, el usuario hace doble clic en el icono de Bsqueda . Entonces se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-2, mostrando la informacin Acreedores.
Para finalizar la consulta hace un clic con el botn del Mouse en el icono Salir .
Figura 2-2 2.2 Creacin de Acreedores
Para adicionar un nuevo Acreedor, el usuario hace un clic con el botn del Mouse en el icono Insertar . Luego se despliega la pantalla como se muestra en la Figura 2-3, habilitndose una Manual de Usuario Acreedores
3 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA nueva fila para ingresar los datos del nuevo acreedor a ser adicionado.
l usuario ingresa los siguientes datos:
onceptos de r entre
on el botn del Mouse en la casilla en blanco para que lista de valores y los siguientes campos del lic con el botn del Mouse en la casilla en blanco para que quede activado (tiqueado)
del Mouse sobre el icono E Cd. (Cdigo de acreedor) Descripcin (El registro de conceptos de retencin de este campo se lo realiza a travs de la opcin de men: Clasificadores del SIGMA Tesoro C
Retencin. Tipo, se puede elegi Patronal y Laboral Concepto Retencin o seleccionar de la lista de valores Liq. Mensual, hace un clic c quede activado (tiqueado) #Doc. Beneficiario, seleccionar de la registro se llenan automticamente Neteable, hace un c Nota 1-1: Haciendo clic con el botn se despliega la lista de valores disponibles para ese campo.
rio registra toda la informacin del acreedor, hace Clic con el botn del Mouse n el icono Grabar Una vez que el usua e .
Para finalizar hace un clic con el botn del Mouse en el icono Salir .
Figura 2-3 Manual de Usuario Acreedores
4 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA 2.3 Eliminacin de Acreedores
Para eliminar un registro el usuario realiza la bsqueda del Acreedor a dar de baja, una vez ubicado el mismo, hace un clic con el botn del Mouse en el icono Eliminar , como se muestra en la Figura 2-4.
Entonces el Acreedor queda eliminado fsicamente. Para finalizar hace un clic con el botn del Mouse en el icono Salir .
Nota 1-2: Cuando se trata de eliminar un Acreedor, el sistema despliega un mensaje de confirmacin para su posterior eliminacin, si el acreedor que se trata de eliminar ya fue utilizado en proceso de retencin de un C-31 el sistema no permite la eliminacin del mismo.
Figura 2-4 2.4 Imprimir
Para imprimir reportes de este Clasificador, el usuario hace un clic con el botn del Mouse en el icono Imprimir , como se muestra en la Figura 2-5.
Entonces se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-6 donde el usuario puede ingresar o no criterios para generar el reporte. Una vez introducidos los mismos, el usuario nuevamente hace un clic en el icono Imprimir . El reporte ser generado en pantalla como se muestra en la Figura 2-7.
Figura 2-5 Manual de Usuario Acreedores
5 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA
Para finalizar cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 2-6 el usuario hace un clic en el icono Salir .
Figura 2-6 Figura 2-7 Manual de Usuario Acreedores
6 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA 3 USUARIO DE CONSULTA DE ACREEDORES
Una vez realizada la conexin al sistema se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-1, en cuya parte izquierda se encuentra el men del mdulo de Acreedores.
Figura 3-1 3.1 Consulta de Acumulados de Acreedores
El usuario ingresa a las siguientes opciones:
Acreedores Consulta de Acumulados de Acreedores
Al elegir sta opcin el sistema despliega la pantalla en la que se hace la consulta haciendo doble clic con el Mouse en el icono de Consulta presionando la tecla F8, entonces se despliega la informacin de los Acreedores como se muestra en la Figura 3-2.
La ventana Totales refleja la informacin de todos los acreedores en general, es decir las sumas totales.
Figura 3-2 Manual de Usuario Acreedores
7 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA Para consultar al detalle cuales fueron los pagos realizados a un acreedor en particular, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono de Detalle , como se muestra en la Figura 3-2, luego se despliega la pantalla de la Figura 3-3 que muestra informacin de las entidades, fuente, organismo, mes y montos respectivos que generaron pago a ese Acreedor, adems de los totales generales.
En esta ltima pantalla, el usuario puede consultar los documentos del gasto, C-31s y C-32s, con las retenciones para el Acreedor elegido. Posicionndose en la fila de la entidad correspondiente y haciendo un clic con el Mouse en el icono Revisar Formularios C-31s y C-32s Asociados en el botn C-31s y C- 32s. Luego se despliega la pantalla de la Figura 3-4 mostrando el detalle del documento elegido.
Adicionalmente el usuario puede consultar datos de la pestaa de Partidas como se muestra en la Figura 3-5 y la pestaa Retenciones como se muestra en la Figura 3-6. Para consultar estos Figura 3-3 Figura 3-4 Figura 3-5 Figura 3-6 Manual de Usuario Acreedores
8 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA datos el usuario hace un clic con el Mouse en el nombre de la pestaa.
Para consultar el C-31 (Preventivo, Compromiso y Devengado), en pantalla de la Figura 3-6 el usuario se posiciona en la fila correspondiente al documento y hace un clic con el Mouse en el icono de Detalle , luego se despliega la pantalla de la Figura 3-7 mostrando el formulario respectivo.
En esta pantalla el usuario puede consultar adems, el Asiento Contable, Consolidado y Doc. Asociados, haciendo un clic con el Mouse en el botn respectivo.
Para consultar el documento de Pago, el usuario, en la pantalla de la Figura 3-6, se posiciona en la fila correspondiente al documento de pago y hace un clic con el Mouse en icono de Detalle , desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 3- 8. Adems, el usuario puede consultar los pagos relacionados con el acreedor, para esto en la pantalla de la Figura 3-3 hace un clic con el Mouse en el icono Revisar lo pagos relacionados con el
Acumulado Acreedor en el botn Pagos Acreedor, entonces el sistema despliega la pantalla de la Figura 3-8.
Para consultar el contenido del documento de Pago, el usuario, en la Figura 3-7 Figura 3-8 Figura 3-9 Manual de Usuario Acreedores
9 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA pantalla de la Figura 3-8, se posiciona en la fila correspondiente al documento de pago y hace un clic con el Mouse en icono de Detalle , desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 3-9.
Para salir de cualquiera de estas pantallas, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir .
3.2 Men de Reportes
Para ingresar a los reportes de Acreedores, en la pantalla de la Figura 3-1, el usuario hace un clic con el Mouse en las siguientes opciones: Acreedores Men de Reportes
3.2.1 Estado General de Acreedores
Al ingresar a esta opcin se despliega la pantalla de la Figura 3-10 donde el usuario ingresa el parmetro: Rango de Acreedores, A Fecha, indica a qu fecha se generar el reporte Luego hace un clic con el botn del Mouse en el icono Imprimir y se despliega el reporte que se muestra en la Figura 3-11.
Para finalizar, cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-10 el usuario hace un clic en el icono Salir . Figura 3-11 Figura 3-10 Manual de Usuario Acreedores
10 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA
3.2.2 Estado General de Acreedores por Cortes
Ingresando a esta opcin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-12 El usuario ingresa los siguientes parmetros: Corte de Control, se puede elegir una de las tres opciones: Fuente de Financiamiento, Por Fuente y Organismo, Grupo. Rango de meses, ingresa Desde y Hasta que Mes se har el corte Fuente de Financiamiento, desde y hasta Organismos Financiadotes, desde y hasta Grupo, desde y hasta
En todos los campos en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo.
Una vez ingresados los parmetros el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir , entonces se genera el reporte que se muestra en la Figura 3-13.
Figura 3-12 Figura 3-13 Manual de Usuario Acreedores
11 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA Para finalizar, cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-12 el usuario hace un clic en el icono Salir .
3.2.3 Estado General Mensual de Acreedores
Al elegir este reporte el sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-14 en la que el usuario ingresa los siguientes parmetros: Tipo de Reporte, elige alguna de las siguientes opciones: Devengado, Deuda Acreedor, Saldo, Pago Deuda Flotante Entidad, desde y hasta Fuente de Financiamiento, desde y hasta Organismos Financiadotes, desde y hasta Grupo, desde y hasta
En todos los campos en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo.
Una vez ingresados los parmetros el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir , entonces se genera el reporte que se muestra en la Figura 3-15.
Figura 3-15 Figura 3-14 Manual de Usuario Acreedores
12 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA Para finalizar, cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-14 el usuario hace un clic en el icono Salir .
3.2.4 Estado General X Grupos de Acreedores
Al elegir esta opcin, se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-16. El usuario entonces ingresa los siguientes parmetros: Grupo, desde y hasta Entidad, desde y hasta Mes, desde y hasta
En todos los campos en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo.
Una vez ingresados los parmetros el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir , entonces se genera el reporte que se muestra en la Figura 3-17.
Para finalizar, cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-16 el usuario hace un clic en el icono Salir .
Figura 3-16 Figura 3-17 3.2.5 Estado Individual de Acreedores
Al elegir esta opcin el sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-18 donde se introducen los siguientes parmetros: Acreedor Manual de Usuario Acreedores
13 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA Entidades, desde y hasta Grupo, desde y hasta Fuente de Financiamiento, desde y hasta Organismo Financiador, desde y hasta Rango de Fechas, Fecha Desde y Fecha Hasta Corte de Control, elige Con o Sin Grupo Tipo de Reporte, elige de Original, Modificacin, Saldos, Pago Todos Tipo de Deuda, elige de Deuda Flotante, Gestin Actual y Anterior. Si es Anterior se debe especificar la gestin en el campo Gestin Anterior
Nota 1-3: El uso del botn Generar Excel es especfico para el Servicio Nacional de Impuestos, se activa cuando se selecciona el acreedor como Tributos, el corte de control esta en sin grupo y el tipo de reporte en pago.
En todos los campos en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo.
No es necesario introducir todos los parmetros, el usuario ingresa solo aquellos que considere relevante para generar el reporte.
Luego hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir , entonces se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-19 mostrando el reporte generado a partir de los parmetros introducidos. Figura 3-19 Figura 3-18 Manual de Usuario Acreedores
14 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA
Para finalizar cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-18 el usuario hace un clic en el icono Salir
3.2.6 Reversiones
Eligiendo esta opcin el sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-20, en la que el usuario ingresa los siguientes parmetros:
Instancia, elige Devengado Pago Rango de Fechas, Desde y Hasta Rango de Acreedores, desde y hasta Grupos, desde y hasta Entidad, desde y hasta Organismos Financiadotes, desde y hasta Fuente de Financiamiento, desde y hasta
En todos los campos en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo.
De la misma manera no es necesario introducir todos los parmetros.
Luego el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir , entonces el sistema despliega el reporte como se muestra en la Figura 3-21.
Figura 3-21 Figura 3-20 Manual de Usuario Acreedores
15 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA Para finalizar cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-20 el usuario hace un clic en el icono Salir .
3.2.7 Reclamos de Acreedores
Eligiendo esta opcin el sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-22, en la que el usuario ingresa los siguientes parmetros:
Rango de Acreedores, desde y hasta Rango de Entidad, desde y hasta Rango de Fechas, Desde y Hasta
En todos los campos en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo.
De la misma manera no es necesario introducir todos los parmetros.
Luego el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir , entonces el sistema despliega el reporte como se muestra en la Figura 3-23.
Para finalizar cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-22 el usuario hace un clic en el icono Salir .
Figura 3-23 Figura 3-22 Manual de Usuario Acreedores
16 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA 3.2.8 Recuperacin de Reclamos de Acreedores
Eligiendo esta opcin el sistema despliega la pantalla que se muestra en la Figura 3-24, en la que el usuario ingresa los siguientes parmetros:
Rango de Acreedores, desde y hasta Rango de Entidad, desde y hasta Rango de Fechas, Desde y Hasta
En todos los campos en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo.
De la misma manera no es necesario introducir todos los parmetros.
Luego el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir , entonces el sistema despliega el reporte como se muestra en la Figura 3-25.
Figura 3-25 Figura 3-24 Para finalizar cierra el reporte y en la pantalla de la Figura 3-24 el usuario hace un clic en el icono Salir .
17 Manual de Usuario Acreedores
Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA Manual de Usuario Acreedores
18 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA 4 USUARIO ANULACION DE RECLAMOS ACREEDORES
Una vez realizada la conexin al sistema se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-1, en cuya parte izquierda se encuentra el mdulo de Anulacin de Reclamos Acreedores del SIGMA.
El usuario ingresa a las siguientes opciones:
Anulaciones Reclamos Boleta Gestin Vigente
Figura 4-1 4.1 Boleta Gestin Vigente
Para consultar los datos de esta opcin, el usuario hace doble clic en el icono de Bsqueda . Entonces se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-2, mostrando la informacin Acreedores.
En la pantalla Figura 4-2 el usuario puede anular el documento de reclamo, posicionndose en la fila correspondiente al registro de reclamo, haciendo un clic con el Mouse en el icono Anulacin de Reclamo en el botn Anulacin. Luego se despliega la pantalla de la Figura 4-3.
El usuario ingresa los siguientes parmetros: Figura 4-2 Acreedor, Descripcin e Importe Figura 4-3 Manual de Usuario Acreedores
19 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA
En el campo en que aparece el icono el usuario hace un clic con el Mouse para abrir la lista de valores posibles para dicho campo. Nuevamente haciendo un clic con el Mouse en el icono Anulacin de Reclamo en el botn Anulacin se anula el registro de reclamo.
Para consultar el documento de Boleta de Gestin Vigente, el usuario, en la pantalla de la Figura 4-2, se posiciona en la fila correspondiente al documento de boleta y hace un clic con el Mouse en icono de Detalle , desplegndose la pantalla que se muestra en la Figura 4-4.
Adicionalmente el usuario puede consultar datos de la pestaa de Beneficiario como se muestra en la Figura 4-5, la pestaa Documento de Respaldo como se muestra en la Figura 4-6, la pestaa Totales como se muestra en la Figura 4- 7, la pestaa Resumen como se muestra en la Figura 4-8, la pestaa Cuenta Bancaria y Moneda como se muestra en la Figura 4-9, la pestaa Imputacin Contable como se muestra en la Figura 4-10 y la pestaa Pago como se muestra en la Figura 4-11. Para consultar estos datos el usuario hace un clic con el Mouse en el nombre de la pestaa.
Figura 4-4 Figura 4-5 Figura 4-6 Manual de Usuario Acreedores
20 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA Figura 4-7 Figura 4-8
Figura 4-9 Figura 4-10 Figura 4-11 Manual de Usuario Acreedores
21 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA En la pantalla Figura 4-4 haciendo un clic con el Mouse en el icono Revisar el Documento Consolidado en el botn Consolidado, se despliega la pantalla de la Figura 4-12.
Para Revisar Movimientos Contables, el usuario, en la pantalla de la Figura 4-4, hace un clic con el Mouse en el icono en el botn Mvtos. Contables, luego se despliega la pantalla de la Figura 4-13.
Por ultimo en la pantalla Figura 4-4 haciendo un clic con el Mouse en el icono Revisar Documentos Asociados en el botn Doc. Asociados, se despliega la pantalla de la Figura 4-14 mostrando el detalle del documento.
Para salir de cualquiera de estas pantallas, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir .
El usuario ingresa a las siguientes opciones:
Figura 4-12 Figura 4-13 Anulaciones Reclamos Boleta Gestiones Anteriores
Figura 4-14 Manual de Usuario Acreedores
22 Ministerio de Hacienda, VMPC, Unidad Ejecutora Programa MAFP SIGMA 4.2 Boleta Gestiones Anteriores
Para consultar los datos de esta opcin, el usuario hace doble clic en el icono de Bsqueda . Entonces se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 4-15, mostrando la informacin Acreedores.
Para ingresar a las dems opciones de Boleta Gestiones Anteriores, se sigue el mismo procedimiento del punto 4.1. Boleta Gestin Vigente, con la diferencia, que solo muestra la informacin de gestiones anteriores.