Vous êtes sur la page 1sur 185

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION

MEMOIRE pour obtenir le Titre professionnel "Chef de projet en ingnierie documentaire" INTD niveau I

prsent et soutenu par

Isabelle Plouviez
le 14 dcembre 2009

Analyser la pratique documentaire pour amliorer la qualit du service : le cahier des charges d'un SIGB.
Etude de cas Saint-Gobain Recherche
Jury Isabelle Debaisieux Brigitte Guyot Nadia Ras

Cycle suprieur Promotion XXXIV

Remerciements
En premier lieu l'INTD qui m'a fait confiance pour suivre cette formation, ses enseignants et en particulier, Nadia Ras qui a suivi ce travail, et galement Carole Brend pour la chaleur son accueil. Puis au "Groupe 3" riche de toutes ses personnalits, avec une pense spciale pour mes "relecteurs & relectrices". Et, bien sr, Isabelle Debaisieux et Eliane Menegon (Saint-Gobain Recherche) qui m'ont encadre durant le stage. Et encore aux amis du quartier Manin qui ont apport leur aide et soutien logistique pour ce projet de formation : Vronique Dorner, Evelyne Thomas, Laurent Saincet. Et enfin tous ceux qui ont patiemment support cette anne atypique, en particulier Julie et Suzanne, mes enfants. Un grand merci toutes et tous.

Notice
PLOUVIEZ isabelle. Analyser la pratique documentaire pour amliorer la qualit de service ; Le cahier des charge dun SIGB. 2009. 185 p. Mmoire, Sciences et techniques de l'information, Institut national des techniques documentaires (INTD), 2009

Rsum : Cette tude de cas effectue dans le contexte du service dinformation spcialise dun centre de recherche de lindustrie verrire prsente dabord la mthode adopte et les informations recueillies pour effectuer lanalyse du besoin et lanalyse fonctionnelles. Elle dveloppe ensuite les prconisations qui sous-tendent la rdaction du cahier des charges du futur outil de gestion documentaire et propose deux axes de vigilance pour prolonger la rflexion sur la qualit du service documentaire. Ce document comporte une description dtaille du fonds tudi et de ses outils de gestion, de la mthode utilise pour dterminer les formats documentaires, et des amliorations qualitatives attendues aprs la mise en uvre du dispositif. Il prsente galement un historique des services dinformation et des techniques mise en uvre dans lentreprise, depuis 1940. Mots-cls : analyse de besoins ; analyse fonctionnelle ; cahier des charges ; accs linformation, structuration ; indexation ; SIGB ; service ; qualit ; documentation scientifique ; aspect historique ; Saint-Gobain Recherche ; SGR

Table des matires


INTRODUCTION PREAMBULE PRESENTATION DE L'ENTREPRISE
SPECIALISEE ETDU SERVICE D'INFORMATION

13 15 15 15 17 17 18 19 21 21 22 24 26 26 30 36 38 38 39 40 49

Prsentation de Saint-Gobain Recherche (SGR) 1.1 1.2 La Compagnie de Saint-Gobain Saint-Gobain Recherche

L'organisation et les missions actuelles du service 2.1 2.2 Les missions Les professionnels de l'information

PREMIERE PARTIE LES ELEMENTS DETERMINANTS DE LA REINFORMATISATION


1 Les enjeux d'une rinformatisation 1.1 1.2 1.3 2 Informatiser, rinformatiser : une opration rcurrente Caractriser les acteurs Dfinir des objectifs

Les outils mthodologiques 2.1 2.2 2.3 Le concept de projet Les types d'analyses . Le cahier des charges fonctionnelles

Comprendre loffre logicielle 3.1 3.2 3.3 Prsentation gnrale des Systmes intgrs de Gestion de Bibliothque Architecture et fonctionnalits, gnralits Loffre de SIGB en 2009

SECONDE PARTIE LES EVOLUTIONS D'UN SERVICE D'INFORMATION SPECIALISEE


4

Linformation scientifique et technique dans le secteur de l'industrie et SGR 51 4.1 4.2


4.3

Dfinitions et primtre de l'IST considre dans l'tude L'IST dans le secteur de l'industrie et SGR
Le poids du secteur de l'industrie dans la R&D

51 53
57
5

Origines de l'actuel service VTIC de SGR (de 1940 2008) Evolution du services 59 59 61 63 64 66 72 72 72 73 74 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Organisation, missions, technologies : Repres chronologiques La diffusion de l'IST externe La gestion des documents internes La coopration documentaire Les techniques documentaires successivement mises en uvre

et ses missions d'information et de gestion documentaire

Un terrain en volution 6.1 6.2 6.3 6.4 L'volution du primtre de connaissance L'volution du service VTIC L'accs groupe l'information interne Le systme d'information concern par l'tude

TROISIEME PARTIE L'ANALYSE DES BESOINS : UNE ETAPE FONDAMENTALE DU


PROCESSUS

79 81 81 85 91 91 97 101 103 103 106 106

Le fonds, ses outils de gestion et les accs pour l'usager final en 2009 7.1 7.2 Typologie et volumtrie du fonds Les outils de gestion actuels

Prconisations l'issue de l'tude 8.1 8.2 8.3 Reprer les besoins essentiels d'amlioration Harmoniser la description du fonds pour tendre vers un ensemble cohrent Intgrer la notion dvolution ultrieure

Rdiger le cahier des charges 9.1 9.2 9.3 Un outil de communication entre client et prestataire Un cadre pour la formulation loffre Une tape dans la rflexion Des axes de rflexion pour lamlioration des services de diffusion de

10

linformation 10.1 10.2 La description documentaire L'accs l'information

110 110 114 117 121 125 125


6

CONCLUSION BIBLIOGRAPHIE
BIBLIOGRAPHIE GENERALE 1. Rinformatiser [rfrences 01 07]

2. Outils : analyse et mthode [rfrences 08 12] 3. Les SIGB [rfrences 13 21] 4. L'information scientifique et technique [rfrences 22 26] 5. Techniques et mthodes documentaires [rfrences 27 30] BIBLIOGRAPHIE SAINT-GOBAIN 1. Notes techniques (Technical report) [rfrence 31 33] 2. Notes (Mmo) [rfrences 34 37] NORMES [rfrences 38 42]

127 129 133 135 137 137 138 139 143 145 183

ANNEXES
Annexe 1. Cahier des charges fonctionnelles Annexe 2. Slection d'applications de SIGB

Liste des figures


Figure 01. Etapes de mise en place d'un SIGB Figure 02. Evnements concomitants la mise en place du SIGB. figure 03. L'environnement considr dans l'tude et les types d'analyse appliqus. Figure 04. Fonctionnalits d'un SIGB figure 05. La place de l'IST dans le processus d'une tude. Figure 06. Diffrents types d'information ncessaires au processus industriel Figure 07. Evolution du nombre de notes et rapports archivs entre 1980 et 2000. Figure 08. Accs aux bases documentaires pour un usager SGR et un usager du groupe Saint-Gobain juin 2009 Figure 09. Accs aux bases documentaires pour un usager SGR et un usager du groupe Saint-Gobain, prvus pour 2010. 76 75 64 55 54 39 35 29 28

Introduction

10

De nombreux centres d'information et de ressources documentaires, ainsi que des bibliothques, utilisent ce jour un Systme intgr de gestion de bibliothque (SIGB) ; ce produit tant arriv maturit, l'offre est diversifie. L'absence d'un tel outil dans un centre de recherche appliqu l'industrie de l'importance de Saint-Gobain Recherche (SGR) peut surprendre, nanmoins elle s'explique par les options prises au fil du temps dans la gestion de l'information et du centre de ressources documentaires . Le service "Veille technologique, information et communication" (VTIC) du centre de recherche transforme ses services : nouvel outil de veille, dcentralisation d'une partie de la commande d'article, ramnagement de l'actuelle bibliothque dans les mois venir. A cela s'ajoute l'abandon prvu court terme de l'actuel outil de gestion des connaissances qui donne accs au fonds documentaire interne (Notes & rapports) et une partie importante du fonds externe (notices bibliographiques d'articles verriers et ouvrages), pour cause de cessation de maintenance par l'diteur. C'est dans ce contexte qu'intervient le projet de rinformatisation qui nous intresse. La mission qui nous est confie ne concerne pas la conduite du projet de rinformatisation dans son ensemble mais la ralisation d'un livrable : le Cahier des charges fonctionnelles (CdCF) qui s'appuie sur la synthse de l'analyse des besoins Dans ce mmoire nous nous situerons sur le plan de la mission et le plan de l'tude (observations, relevs de donnes, documentation, questions) qui alimente le point de vue sous-tendu par le cahier des charges. C'est cet aller et retour constant entre les fonctionnalits objectiver et l'observation des particularits documentaires du contexte qui permet d'laborer les axes d'amlioration du service rendu aux usagers professionnels et aux usagers finaux, les chercheurs. Aprs une prsentation de l'entreprise et du service, nous aborderons, dans la premire partie, le primtre de la mission en termes gnraux et nous interrogerons les outils mthodologiques sur lesquels nous nous sommes appuys pour cette rnformatisation documentaire. Nous prsenterons leurs principes et les limites de leur application dans notre cas. Puis nous verrons quelles sont les ressources du march en termes de logiciel et prestation de mise en uvre d'un SIGB. Dans la seconde partie, nous nous intresserons aux spcificits de l'information concerne, en dfinissant le primtre de l'IST, le rle de linformation dans lactivit scientifique applique la cration industrielle et le poids de l'industrie dans l'activit de Recherche et dveloppement (R&D). Puis nous aborderons lvolution historique des missions et techniques de documentation scientifique dans l'entreprise, en les resituant dans

11

l'volution des techniques et des usages de la documentation en gnral, depuis les annes 1950. La troisime partie est consacre l'analyse de l'existant et aux conclusions que nous en tirons. Nous effectuerons la description prcise du fonds (typologie, volumtrie) et de ses actuels outils de gestion et de diffusion indispensable la connaissance technique du fonds et la rdaction du cahier des charges. A l'issue de cette analyse nous exposerons les principes essentiels qui orientent la rdaction du cahier des charges, puis nous nous intresserons aux diffrentes fonctions que remplit ce document dans la mise en uvre du projet, tant du point de vue de l'laboration de la solution que du point de vue de l'analyse des usages du service. Le dernier chapitre est consacr deux aspects qualitatifs amliorables avec la mise en place de ce nouvel outil : l'amlioration des rsultats de recherche et l'amlioration ergonomique des accs pour l'usager final.

12

Prambule Prsentation de l'entreprise et du service d'information spcialise

13

14

1 Prsentation de Saint-Gobain Recherche (SGR)


1.1 La Compagnie de Saint-Gobain
Cre en 1665 par la volont de Louis XIV et de Colbert, la Manufacture Royale des Glaces de miroirs, doit son essor une invention technologique dcisive : le coulage du verre en table. L'entreprise acquiert rapidement d'un quasi-monopole en Europe et prend le relais de Venise. Seul producteur de glace coule au monde, elle voit culminer son activit la veille de la Rvolution franaise. Durant la seconde moiti du XIXe sicle, la Compagnie simplante en Europe : Allemagne, Italie, Belgique, Espagne. La fusion en 1970 avec la Compagnie de Pont--Mousson, leader mondial des tuyaux en fonte, donne naissance un groupe producteur de matriaux et de biens d'quipement adapt la taille mondiale des marchs. Lorganisation reflte le recentrage du Groupe et sa complmentarit sur les marchs du btiment, de lautomobile et des services. Le chiffre daffaire de Saint-Gobain est 43 800 millions deuros pour lanne 2008 (quasi stationnaire entre 2007 et 2008, + 4,5% entre 2006 et 2007, +18% entre 2005 et 2006,). Elle emploie 208 000 personnes dans 59 pays, son ambition est dtre leader ou n2 dans chacun de ses cinq secteurs dactivit : Vitrage Matriaux haute performance Produits pour la construction Distribution-btiment Conditionnement.

Pour illustrer l'activit de la compagnie, signalons : lclairage du Tunnel sous la Manche (verre auto-nettoyant), les vitrages destins lindustrie aronautique et ferroviaire, les portes de fours auto-nettoyantes, les pots de confiture Bonne Maman, les bouteilles deau dEvian, les rseaux Lapeyre, Point P. En Europe : lquipement dun vhicule sur deux dun pare-brise Saint-Gobain, lisolation dune maison sur trois, le vitrage isolant dune habitation sur trois.

1.2 Saint-Gobain Recherche


Cr en 1978, Saint-Gobain Recherche est lune des quatre plateformes transverses de Recherche et Dveloppement du Groupe, cest une filiale rattache directement la direction la Compagnie de Saint-Gobain et non un ple dactivit. 15

Son budget annuel pour 2008 a t de 41 millions deuros, soit 11% du budget global de recherche, dont 48 % est consacr la masse salariale. Le financement est assur par un prlvement sur lensemble de Groupe et par le financement direct de certaines tudes par lun ou lautre des ples. Lentreprise assure 5 missions : mener des travaux de recherches sinscrivant dans les projets des ples ; acqurir les comptences ncessaires au dveloppement des ples ; participer linnovation au sein du groupe ; assister les diffrents ples : service scientifique, et technologique ; participer la politique de recrutement.

Sur les 400 salaris prsents sur le site dAubervilliers, on compte 35% de femmes, 40 % de cadres de recherche dont 75% sont titulaires de doctorat ; 71% ont t forms en cole dingnieur, 18 % dans le systme acadmique, 18 nationalits du monde entier sont reprsentes. Les services (60 80 personnes) sont organiss par comptence, et subdiviss en groupe dune dizaine de personnes (ingnieurs de recherches et techniciens). Le travail en mode projet implique une transversalit, par exemple, le dveloppement du photovoltaque implique les services laboration des verres , couches minces et optique .

16

2 L'organisation et les missions actuelles du service


Le service autrefois essentiellement documentaire a dvelopp depuis plusieurs annes des prestations de veille technologique et concurrentielle et intgre les activits de communication interne et externe de Saint-Gobain Recherche (SGR).

2.1 Les missions


Le service est organis en trois ples dactivit : Veille : veille scientifique, veille : vitrage, isolation, emballage, outils et recherches bibliographiques ; Documentation et formation des utilisateurs : gestion administrative

(abonnements, bibliothque, commandes darticles, normes), formation Scopus, Intellixir ; Communication : publications (SGR actualits, livrets motus), vnementiels (SGID, sessions posters, journes Gay-Lussac, visites, salons). (Il est intressant de constater que dans cette organisation les recherches bibliographiques ont rejoint le ple "Veille" au lieu du traditionnel ple "Documentation", mme si dans la pratique la charge de gestion documentaire fait aussi des bibliographies. A noter galement que si le terme "information" a remplac le terme "documentation" dans le nom du service, il ne l'a pas encore remplac dans la prsentation que le service fait de lui-mme. Mme si les concepts et les pratiques se sont dplacs, les reprsentations perdurent.) Le service VTIC fournit des prestations destination des diffrents services de recherche et de certains ples ou activits de Saint-Gobain. Il rpond aux demandes manant de diffrents clients : les chercheurs de SGR ; les chercheurs des autres centres du groupe ; les clients des diffrentes veilles qui largissent le primtre au-del de la fonction Recherche toutes les fonctions de l'entreprise Saint-Gobain (marketing, production, vente, direction gnrale, ...). 17

La typologie des informations recherches est diffrente dun client lautre. Pour les chercheurs, il sagit essentiellement d'informations scientifiques mais aussi de normes (les demandes concernant les brevets sont traites par le service de la proprit intellectuelle). Pour les clients des veilles, les informations concernent les concurrents, les marchs, les produits.

2.2 Les professionnels de l'information


Le service est aujourdhui compos de sept personnes permanentes, dont une personne cadre : deux chargs de veille soit technologique et concurrentielle pour les ples du Groupe, soit scientifique pour les chercheurs du centre, une documentaliste qui soccupe plus spcifiquement de la gestion documentaire, une responsable communication (et responsable du service), une documentaliste dont le profil est transverse la veille et la documentation, une charge de communication intranet/internet, une secrtaire de service (temps partiel), le service accueille galement une apprentie en communication. Parmi les documentalistes, deux ont une double comptence en sciences et en documentation. Pour faire face la varit des missions du service, les professionnelles de l'information-documentation doivent tre polyvalentes. Elles doivent galement s'impliquer dans les projets du service, comme la mise en uvre des nouveaux outils logiciels, le ramnagement des locaux, les contenus du service VTIC sur intranet et la visibilit du service, l'accueil et la formation des usagers. Les moyens humains dont dispose le service VTIC sont infrieurs aux besoins pour faire face au service courant et volution du service, aussi la notion de productivit est-elle au cur des proccupations du service autant pour des raisons de qualit de service que pour des raisons de cot. Nous citerons en exemple de ce handicap, en termes de moyens humains, la dure de mise en place du nouvel outil de veille "AMI Entreprise". Les difficults rencontres (interface, implmentation des sources, push) ncessiteraient le dtachement d'une personne sur cette mission pour acclrer le processus et pouvoir exploiter l'outil achet fin 2008, ce qui ne pourrait se faire actuellement qu'au dtriment de la continuit de service.

18

Premire partie Les lments dterminants de la rinformatisation

19

20

1 Les enjeux d'une rinformatisation


" La problmatique du changement de systme documentaire ne se limite pas aux aspects techniques du remplacement dun outil logiciel par un autre : cest aussi loccasion de remettre en cause les missions du systme, ses modes de fonctionnement, ainsi que les produits et services proposs aux usagers."
[06, Morineau]

Dans le cas de Saint-Gobain Recherche, la mise en place du Systme intgr de gestion de bibliothque s'articule autour de trois axes : La r-ingenierie, puisqu'il s'agit de mieux assurer un certain nombre de fonctions mise en uvre avec des outils de fortune ou pars et d'assurer de nouveaux services ; L'inscription dans un processus d'volution qui concerne l'ensemble du service ; L'intgration dans un systme d'information, l'intranet SGR. C'est essentiellement l'axe de la re-ingnierie que nous nous attacherons dans cette tude. Mais cet aspect ne se limite pas la mise en place de briques fonctionnelles formant plus ou moins systme (l'acte technique) mais doit aussi prendre en compte la satisfaction de besoins ergonomiques (repres, navigation, lisibilit), proposer une bonne qualit de reprsentation (homognit, comprhension de la structuration du dispositif documentaire, composition du catalogue) pour tous les types d'usagers et satisfaire aux objectifs qui seront dfinis.

1.1 Informatiser, rinformatiser : une opration rcurrente


Les systmes
[02, Chaumier & de Abreu Nunes] Jacques Chaumier identifie trois gnrations de systmes documentaires informatiss. La premire gnration se caractrise par la cration des bases de donnes bibliographiques implantes dans des units centralises, l'accs n'est possible que sur site ou via des rseaux ddis. La seconde gnration est marque par l'apparition des systmes client-serveur et l'articulation possible entre base de donnes bibliographiques et base de documents numriss. La troisime gnration est celle de la gestion des documents lectroniques et donc du texte intgral. Nous verrons plus loin comment les services de documentation successifs de Saint-Gobain se sont situs dans cette histoire. 21

Plus de dix ans aprs la publication de cet article, les outils de gestion documentaires dit full web 1 sont trs prsents sur le march, les moteurs de recherche linguistiques interrogent aussi bien le texte que les donnes et mta-donnes, les interfaces avec l'utilisateur final sous forme d'accs public ou rserv sont quasiment la norme.

Les pratiques
Chaque gnration, chaque forme de systme documentaire induit une pratique diffrente. La centralisation et la technicit des modes d'interrogation des bases de donnes spcialises implique l'intervention de spcialistes pour retrouver et transmettre l'information et/ou le document son utilisateur. Dans le cas de systmes dcentraliss et orients vers une transparence de l'accs, l'utilisateur final peut tre le premier acteur de la recherche d'information; l'intervention du professionnel en information-documentation se situe alors plus en termes de mdiation que d'acte concret, et se dmatrialise son tour. Les services de documentations, les centres de ressources et les bibliothques sont donc amens, priodiquement, se poser la question de l'adquation entre leur systme de gestion, la forme et la nature de l'information qu'ils grent, les attentes de leurs utilisateurs et leurs moyens. C'est le cas de Saint-Gobain qui a su crer des produits spcifiques son secteur d'activit trs spcialis (Base de donnes verrire) et qui, face l'augmentation du volume d'informations produites et la diversification de ses activits, roriente sa politique documentaire vers une utilisation croissante de services externes (e-book, archives en ligne, paralllement l'utilisation de son fonds propre. Cette volution appelle de nouvelles pratiques en termes de diffusion et d'accs l'information. L'outil qui sera mis en place SGR s'inscrit dans une suite d'outils documentaires, il sera l'hritier des connaissances collectes antrieurement mais galement la passerelle vers le systme suivant dont la ncessit ne manquera pas de s'imposer dans les annes venir.

1.2 Caractriser les acteurs


Le dcisionnaire
Le premier acteur entrer en scne est la personne ou le groupe qui acte la dcision et en dfinit les contours : le primtre envisag, une tude seule (tude d'opportunit, de faisabilit), une tude suivie d'une mise en uvre, l'engagement de moyens financiers et

c'est--dire que tous les accs sont possible via un navigateur depuis n'importe quel poste connect au rseau

22

humains, selon le cas. Cette premire tape est le coup d'envoi du processus de renouvellement de tout ou partie du systme documentaire. En ce qui nous concerne, l'initiative revient la responsable du service VTIC et rpond une double contrainte : pallier la dfaillance de la base de connaissance actuellement utilise et allger la charge de travail inhrente aux tches de gestion documentaire. Le principe d'un financement est acquis, il restera arrter le calendrier, entre fin 2009 et dbut 2010.

Les utilisateurs finaux


Ce sont eux qui justifient la mise en place du dispositif de gestion et d'accs l'information. C'est pour mieux satisfaire leurs besoins en information, exprims ou implicites, leur donner un accs direct ou mettre en place un systme de "push", que l'on souhaite amliorer la qualit du service au travers du nouvel outil. Il est donc essentiel de recueillir d'une faon ou d'une autre leurs points de vue : questionnaires portant sur les usages ou les souhaits, interviews concernant les pratiques, analyses des statistiques disponibles, par exemple. Les usagers finaux des ressources documentaires SGR n'ont pas t sollicits lors de cette tude, mais le souci de palier les carences identifies au fil de la pratique par les responsables de la gestion documentaires et du service est prsent dans les objectifs dfinis, et sera souvent mentionn dans les runions de travail.

Les utilisateurs professionnels


Ils exploiteront et alimenteront le dispositif, formeront les utilisateurs finaux. Ils participent l'laboration du cahier des charges avec des degrs d'implication divers selon le nombre de personnes que comprend le service et leurs missions respectives. Le choix final ainsi que la mise en place de l'outil, le plus souvent en partenariat avec un prestataire externe, passent galement par eux. Ils ont deux points de vue : celui d'utilisateurs qui expriment des besoins spcialiss ou de "confort", se rfrent leur exprience, et celui des experts qui valuent la pertinence et les implications des besoins, la capacit des solutions techniques proposes les satisfaire, le cot financier et l'investissement en temps des options prises. Toute l'quipe du service VTIC aura contribu, sous des formes diverses (du simple point de vue sur les outils actuels ou d'autres utiliss dans d'autres entreprises, de dmonstrations du travail sur les systmes actuels, la participation active), l'tude formalise par le cahier des charges fonctionnelles. 23

Le prestataire externe l'organisation


A la lecture du cahier des charges fonctionnelles, il value sa capacit rpondre aux diffrents points du systme souhait et peut proposer des solutions alternatives. Outre ses comptences techniques et ses moyens humains, il est important d'valuer sa prennit, la qualit de ses rfrences et des prestations de maintenance. L'outil mis en place est un outil de service et le suivi de son fonctionnement implique une relation dans le temps. La relation tablie doit donc s'appuyer plus sur la notion de partenariat que sur la notion de prestation, sur celle de rsultat plutt que sur celle de moyen.

Les autres services de l'organisation


Selon la taille et la structure de l'organisation, les missions confies au service d'information-documentation, d'autres services peuvent tre partie prenante dans la mise en place de l'outil. Le plus frquemment concern est le service informatique, qui peut-tre aussi dcisionnaire au moment du choix final de l'outil documentaire, mais des services trs utilisateurs, ou producteurs d'informations intgrer au systme, peuvent aussi tre impliqus dans la dfinition des besoins satisfaire. Seul le service informatique de SGR est impliqu en tant que service support et en tant que prestataire pour ce qui concerne le transfert des donnes. Nous le solliciterons pour expliciter le fonctionnement des actuelles bases Access, valuer les possibilits de tri des donnes. La prise en compte des attentes, des contraintes, des comptences et des prrogatives de tous ces acteurs, du dcideur l'usager final, est indispensable la russite d'une rinformatisation qui demande un investissement de la part de tous, en temps de service, en capacit d'adaptation au nouveau systme, en critique et en amlioration.

1.3 Dfinir des objectifs


La mise en uvre d'un nouvel outil marque ncessairement une rupture, il y a un avant et un aprs. C'est par comparaison avec la situation antrieure que l'outil sera peru dans un premier temps, puis pour ses qualits intrinsques. Aussi le travail de renouvellement de l'outil de gestion commence-t-il par une rflexion sur les objectifs viss qui permet d'orienter l'tude venir et de situer les manques ou dfauts du systme en place. [02, Chaumier & de Abreu Nunes] Voici les objectifs noncs par le service VTIC. 24

Le gain de productivit. En rationnalisant l'excution des taches quotidiennes, en utilisant au mieux les moyens techniques et humains disponibles, dans l'optique de dgager du temps qui pourra tre allou des activits plus forte valeur ajoute. Les possibilits d'importation de notices bibliographiques ou celles des catalogues partags seront exploites.

L'amlioration de la description documentaire et de son exploitation des fins de recherche. Cette amlioration passe par la reprise des langages contrls et par l'exploitation des donnes des champs "Descripteur" interrogeables et, ventuellement, lis une approche thmatique.

L'amlioration de la diffusion vers l'usager final de l'information. L'orientation vers un systme de diffusion de linformation pour un large public, appuy sur un systme Intranet, et/ou, la mise en place de dispositifs destination de publics cibls, par exemple, dans notre cas, distinguer les services proposs aux chercheurs de ceux destins aux stagiaires ou informer un service donn d'vnements le concernant.

L'intgration de l'importance croissante du caractre numrique de l'information . Depuis la cration ou l'acquisition du document jusqu' sa diffusion, ce qui vaut aussi bien pour les documents internes que pour les documents externes, et modifie notablement la composition du fonds et sa gestion. Ces objectifs dterminent les principes qui sous-tendront l'expression des besoins au

travers du cahier des charges fonctionnelles. Ils doivent se traduire au plan organisationnel, qualitatif et technique. Dans le chapitre suivant nous aborderons ces diffrents outils mthodologiques et verrons en quoi ils ont t des guides pour conduire l'tude et formaliser le cahier des charges. Les attentes exprimes par le service VTIC portent essentiellement sur l'amlioration du rapport Temps consacr la tche / Qualit du service obtenu. Pour maximiser ce ratio nous envisagerons le problme traiter en tant que systme fonctionnel dont chaque brique assurera un ensemble de fonctions lies au type de documents ou de service concern (le

QUOI ? ), sans perdre de vue que ce systme s'intgre dans un processus de rnovation des
services documentaires. Cela nous conduira effectuer une analyse de l'existant dtaille qui permettra l'inventaire et l'identification des constantes de description ou de fonctionnement sur lesquelles s'appuyer autant pour articuler les fonctions (le COMMENT ? ) que pour assurer une continuit de repres pour l'usager professionnel comme pour l'usager final (le POUR QUI ? ) et minimiser le travail de reprise des donnes.

25

Les outils mthodologiques

2.1 Le concept de projet


" Un projet se dfinit comme une dmarche spcifique qui permet de structurer mthodiquement et progressivement une ralit venir. Un projet est dfini et mis en uvre pour laborer la rponse au besoin dun utilisateur, dun client ou dune clientle et il implique un objectif et des actions entreprendre avec des ressources donnes. Un projet est caractris par :

la satisfaction dun besoin spcifique (singulier) et particulier ; un objectif autonome, en ce sens quil a un dbut et une fin ; gnralement, un caractre novateur, au moins partiel. "
[39, X50-105] Cette dmarche, applicable des oprations d'envergure comme des oprations

impliquant une ou plusieurs personnes pendant quelques heures, se caractrise par une attitude prospective et prvisionnelle et une capacit s'adapter aux modifications (apparition d'un nouveau paramtre ou changement d'orientation sur un point). Elle nous a paru tre le premier repre sur lequel s'appuyer pour conduire l'tude puis rdiger le cahier des charges fonctionnelles.

" Le projet est un processus unique qui consiste en un ensemble dactivits coordonnes et matrises, entrepris en vue datteindre un objectif conforme des exigences spcifiques, incluant des contraintes de dlais, de cots et de ressources. "
[39, X50-105] Cette autre dfinition confirme la qualification de "Projet" pour la mise en place du nouvel outil de gestion et de diffusion documentaire SGR afin de la distinguer du processus d'volution des missions documentaires du service VTIC. En effet, elle prsente l'essentiel des composantes qui caractrise un projet : Le processus unique : dans le sens o ce projet intervient un instant "t" de l'volution des pratiques documentaires et du service VTIC; bien que nous ayons soulign le caractre rcurrent du renouvellement des outils de gestion ;

26

Les activits matrises et coordonnes : l'observation du dispositif existant, l'tude des solutions du march, se font dans l'optique de nourrir des hypothses ralistes en fonction du contexte de mise en uvre ;

L'objectif conforme des exigences spcifiques : pour SGR l'objectif gnral est qualitatif et se dcline sur les plans de la productivit, de la description documentaire et de l'accs ;

Les contraintes : c'est elles que renvoie le terme d' "hypothses ralistes", pour pouvoir aboutir, le projet doit tenir compte de l'urgence relayer la base de connaissances qui n'est plus maintenue, d'un budget prvu de 30 40 000 euros et de ressources humaines internes limites.

La ncessit de travailler avec un prestataire externe implique une formalisation importante des lments descriptifs du livrable et il nous parat donc lgitime et structurant de nous rfrer une mthodologie prouve pour identifier, en les adaptant notre cas, les composantes et les phases dterminantes pour la bonne fin du projet. Le tableau de la page suivante permet de situer la rdaction du cahier des charges dans le processus et galement d'envisager le planning et le travail ncessaire la mise en uvre, ce qui permettra de dterminer les exigences prioritaires en fonction des moyens humains dgags.

27

Figure 01. Etapes de mise en place d'un SIGB

28

Le schma ci-dessous permet quand lui de visualiser la chronologie des diffrentes phases du projet et mentionne les autres vnements du service qui interfrent avec lui.

Figure 02. Evnements concomitants la mise en place du SIGB.

29

2.2 Les types d'analyses


Il ne s'agit pas ici de prsenter de faon approfondie un ou plusieurs systmes d'analyse, ou de montrer en quoi l'application d'un modle particulier serait particulirement pertinent dans le cadre de cette tude de cas mais de souligner la complmentarit de ces outils pour la comprhension du problme traiter. Ces diffrentes approches permettent d'adopter des points de vue qui varient de "l'infiniment grand l'infiniment petit", d'un groupe de taille mondiale la notice bibliographique.

2.2.1 Analyse systmique


Selon les domaines tudis (biologie, conomie, gestion, sciences humaines, informatique...) l'analyse systmique varie dans ses formes : tude de modles et de comportements, analyse des interactions et consquences, analyse des conditions de propagation d'un phnomne, etc, et dans ses finalits : solution des situations de contradiction et de conflit, reprsentation des systmes, scnarios de fonctionnement, amlioration des performances... Elle s'appuie sur les concepts suivants : Le systme : ensemble d'lments en interaction dynamique, organis en fonction d'un but ; La finalit : les activits d'un systme ne trouvent leurs sens que par rapport sa finalit ; L'environnement : la dlimitation des frontires d'un systme dfinit en creux celles de son environnement qui est constitu des lments hors systme pouvant l'influencer ; L'autonomie : elle s'apprcie par le niveau de dpendance l'environnement et peut avoir diffrents niveaux : opratoire, fonctionnelle, structurelle ; Le bruit : la perturbation stimule le principe d'auto-organisation ; Le temps : sur un plan historique et prospectif, autorgulation ou volution du systme ; La reprsentation : lie la position de l'observateur, au type d'interfrence qu'il entretient avec le systme. [12, Volant] Ce type d'analyse n'intresse pas directement l'outil technique mettre en place, mais il offre quelques cls pour situer le service et la mission de documentation, dans son rapport avec l'entreprise, son histoire, sa fonction. Cet angle nous semble important pour conduire

30

l'tude dans l'optique de maintenir et valoriser un capital d'abord informationnel mais aussi culturel. De l'analyse systmique, nous retiendrons surtout l'attention porte non pas aux composantes du systme mais aux relations qu'elles entretiennent entre elles ainsi qu' la notion de dynamique : l'organisation en volution, en mouvement. Ce qui nous conduira remettre en perspective les fonctions documentaires assures par le service VTIC avec la notion gnrale d'IST (Information Scientifique et Technique) et son rle dans le processus de cration scientifique et technique ainsi qu' nous intresser l'histoire du service et des techniques documentaires qui ont t mises en uvre, en nous rfrant la prsence de "marqueurs" temporels dans les notices (diffrents systmes de classifications, traces des migrations successives).

2.2.2 Analyse de la valeur


" Dmarche crative et organise utilisant un processus de conception fonctionnel et conomique dont le but est daugmenter la valeur dun sujet AV - NOTE : Le sujet AV peut tre un produit existant ou un produit nouveau en cours de dveloppement."
[42, NF EN 1325-1] Conceptualise il y a plus de cinquante ans, l'analyse de la valeur a pour objectif de matriser la consommation des ressources ncessaires pour rendre le service le mieux adapt un besoin dfini et rendre maximale la relation entre la satisfaction du besoin et la "dpense" effectue. La notion de "dpense" peut concerner le cot financier mais aussi, par exemple, le dlai, l'accs ou le niveau de qualit. Ce qui se traduit concrtement par : Exprimer le but ( quoi a sert) avant les solutions (comment on fait) ; Rechercher les moyens permettant de satisfaire le juste besoin avec le minimum de ressources. Les concepts mis en uvre proposent une grille d'analyse trs complte qui concerne : La dmarche, pluridisciplinaire, crative, de remise en cause Le besoin, les ressources, l'environnement La fonction, sa flexibilit, sa quantification, son cot. [41, X 50-152]

Lanalyse de la valeur se prsente comme une dmarche originale de mobilisation des comptences en vue dun rsultat prcis ce qui se traduit, dans notre cas, par une implication des acteurs professionnels de l'information-documentation. 31

Se rfrer l'analyse de la valeur est en adquation avec le besoin qui sous-tend les objectifs exprims prcdemment : l'amlioration du rapport Temps consacr la tche / Qualit du service obtenu. En effet la ressource la plus "rare", et pourtant indispensable, du service VTIC est le temps de service. Aussi serons-nous, au cours de l'analyse de l'existant, attentive , par exemple, dpister toutes les oprations consommatrices de temps vitables et, lors de la rdaction du cahier des charges, leur prfrer des solutions automatisables ou assistes. Ce processus obit dans sa mise en uvre une mthode de projet et comme dans celui-ci, l'valuation occupe une place importante dans le dispositif. L'apprciation de la valeur se fait en mettant en rapport les termes suivants : La rfrence fonctionnelle (quilibre besoin - contrainte) ; Les ressources mobilises ; Les avantages perus (positif) ; Les impacts gnrs (ngatif) ; La hirarchisation des critres d'valuation qui peut varier d'un acteur l'autre.

La ralisation de fonctions "chrono-light" 2 sera trs fortement values par le service alors qu'elles n'auront aucun impact sur l'valuation de l'usager final, dans le cadre de l'valuation stricte de l'outil. Par contre, si le temps dgag permet l'amlioration d'autres services dont ce mme usager final est bnficiaire, celui-ci apprciera une amlioration globale des services documentaires.

2.2.3 Analyse fonctionnelle du besoin


Cette analyse est le premier pas de " la progression technique vers la solution la

mieux adapte au besoin, cest--dire la mise en relation entre ce qui est attendu du produit et sa propre concrtisation "
[40, X 50-151].

Elle est la cl de vote du systme d'analyse par la valeur et permet de dfinir, plus ou moins finement, les fonctions que devra assurer le produit ou le service. Elle permet d'approfondir les objectifs exprims dans un premier temps en termes gnraux en prenant en compte les points de vue de tous les acteurs concerns, des phases amont et aval la phase d'utilisation. Elle s'intgre au processus d'analyse fonctionnelle dont elle partage la finalit et en utilise la mthode, et, tel que dcrit dans la norme X 50-151, intervient en itration avec la recherche et l'tude de solutions, et l'analyse comparative.

par opposition avec chronophage

32

Dans notre cas, au terme de l'analyse du fonds et de ses outils de gestion, des runions et discussions avec les documentalistes, nous avons synthtis le rsultat de cette analyse fonctionnelle du besoin dans l'introduction du cahier des charges fonctionnelles soumis aux diffrents prestataires. Certains impratifs techniques (contraintes) ont t mentionns sur le mme plan que l'nonc des besoins dans la mesure o leur non respect taitt rdhibitoire pour la solution propose, ce qui les place en termes de critres d'valuation sur le mme plan que la satisfaction d'un besoin primordial. C'est le cas du refus d'un systme ncessitant l'installation d'un plug-in sur le poste de l'usager final, l'installation de plug-in tant incompatible avec les rgles de fonctionnement dfinies par les services informatiques de la compagnie de Saint-Gobain.

2.2.4 Analyse fonctionnelle


Dans ce cadre, les problmes sont traiter en termes de finalit (but atteindre) et les outils utiliss conjuguent deux points de vue complmentaires : Celui du processus d'analyse et de formalisation du besoin satisfaire (point de vue externe au produit ou service - fonction de service dans l'analyse de la valeur POURQUOI) Celui de la mthode d'interrogation de la faon de satisfaire le besoin (point de vue interne au produit ou service - fonction technique dans l'analyse de la valeur COMMENT).

" L'Analyse Fonctionnelle comporte toujours :

Une activit de recherche, d'identification et de caractrisation des fonctions. Chaque fonction est dcrite par son nonc, c'est--dire une phrase dcrivant l'action attendue et les lments intresss qui comporte un verbe l'infinitif suivi d'un ou plusieurs complments. Elle est dite valide, lorsque l'on s'est assur de son bien-fond et de la pertinence de son expression. Elle est caractrise qualitativement et/ou quantitativement l'aide de critres d'apprciation dont on dfinit le niveau attendu, en prcisant la plage d'acceptation (notion de flexibilit) ;

Une activit de classification (ordonnancement ou structuration des fonctions), aboutissant une structure fonctionnelle ;

Une activit de dtermination de l'ordre d'importance des diffrentes fonctions vis-vis de la satisfaction du besoin (hirarchisation ou valorisation) ;

33

Tout autant que l'expression positive de ce qu'on attend d'une fonction, l'examen des consquences de l'absence, de la dfaillance ou d'une dgradation d'une fonction renseigne sur l'importance qu'elle revt. ".
[38, X 50-100] La conduite d'une analyse fonctionnelle, comme l'nonc des spcifications

fonctionnelles, est faite de faon structure et progressive : du besoin au type de rponse qui le satisfait puis du rsultat obtenir aux moyens mis en uvre pour l'obtenir. Ce dcoupage systmatique permet, en dissociant chacun des termes d'une fonction, de mettre en vidence son impact sur la fonction prise isolment et sur la structure fonctionnelle.

Nous nous sommes appuy sur l'analyse fonctionnelle pour : Elle Etablir les spcifications fonctionnelles qui figurent dans cahier des charges du futur outil de gestion et de diffusion de la documentation externe ; Dterminer les diffrents chapitres qui figurent au cahier des charges ; Ordonner.les fonctions.

nous a galement permis de conduire l'analyse de l'existant, en dterminant les

lments pertinents observer par rapport aux objectifs du projet, d'tablir le bilan de fonctionnement et plus globalement de construire le travail ncessaire la production du livrable " Saint-Gobain-Recherche - Cahier des charges pour la mise en place dun SIGB Aot 2009 " La poursuite de cette dmarche, dans la mise en uvre de l'outil qui sera choisit, permettra de juger de l'adquation des offres soumises aux besoins satisfaire, de comparer ces offres et de vrifier une fois l'outil install qu'il rpond bien aux besoins exprims, du gnral au particulier.

L'tude de ces diffrents concepts permet de cerner leur complmentarit mais aussi de mettre en vidence les relations d'embotement ou d'intersection. L'analyse systmique ddie l'tude des systmes complexes permet une approche globalisante du primtre et des influences ainsi que des modifications dans le temps. L'analyse de la valeur apporte un critre permettant de qualifier les objectifs et les solutions, d'orienter les rponses au besoin. L'analyse fonctionnelle implique un mode d'investigation systmatique des finalits du systme tous ses niveaux, du gnral au particulier, des objectifs aux dtails de fonctionnement. 34

Il faut souligner que les diffrents systme d'analyse consults se renvoient les uns aux autres : Articulation de l'analyse de la valeur et de l'analyse fonctionnelle sur le concept de finalit ; Application de la mthode fonctionnelle pour qualifier la valeur d'une proposition ; Rfrence l'environnement et l'analyse systmique dans une approche de la valeur et de l'expression fonctionnelle du besoin ; Inscription de l'analyse fonctionnelle dans une approche de type systmique (attention porte aux interactions) ; Organisation des besoins exprims par la structure fonctionnelle renvoyant aux diffrentes analyses et pouvant se traduire en termes hirarchiques ou transversaux.

figure 03. L'environnement considr dans l'tude et les types d'analyse appliqus.

35

2.3 . Le cahier des charges fonctionnelles


Le cahier des charges est le livrable que nous devons produire l'issue de la mission et nous verrons ultrieurement selon quels critres, en termes de communication et d'information, il a t tabli. Ici nous ferons juste un rappel des exigences gnrales que dfinit la norme. [40, X50-151] L'outil "cahier des charges fonctionnel" est dans le processus d'obtention d'un produit ou d'un service documentaire la premire rfrence produite. Il est le vecteur principal dans la relation avec les prestataires externes. Il doit donc un premier niveau proposer : La formulation synthtique du besoin ; La prsentation des avantages attendus ; La prsentation du contexte dans lequel s'insre le produit.

Et ce afin de pouvoir rapidement dterminer si une solution donne est globalement en adquation avec le besoin exprim. Dans un second temps, il doit dfinir les fonctions assurer et les contraintes respecter. La collection dexigences dfinies cette occasion permet dtablir une expression fonctionnelle rigoureuse, cohrente avec les objectifs du projet et en adquation avec lutilisation qui en sera faite par les acteurs du projet. Pour permettre au prestataire une bonne connaissance de la problmatique traiter, le cahier des charges doit galement comporter des informations relatives l'environnement du projet, aux ressources disponibles, la dure, aux conditions contractuelles. L'organisation et le niveau de dtail utiliss pour la rdaction du document doivent tre adaptes son emploi. Cet extrait de la norme X50-151 prsente les diffrentes informations communiquer, si elles existent, au travers du cahier des charge fonctionnelles. 1. la prsentation du projet, du contexte demploi du Cahier des charges fonctionnelles 2. la situation du projet dans un programme plus vaste ; 3. les limites de ltude ; 4. les tudes dj effectues ; 5. les tudes menes en parallle sur des sujets voisins si elles peuvent tre divulgues 6. les suites prvues ; 36

7. les parties concernes par le droulement du projet et ses rsultats ; 8. services ou personnes qui seront les utilisateurs rels du produit ; 9. le degr dintrt pour des solutions nouvelles originales et non traditionnelles ; 10. le caractre confidentiel sil y a lieu ; 11. le produit (objet du CdCF) et son domaine d'emploi ; 12. la prsentation des parties intresses ; 13. les phases du cycle de vie associ ; 14. la description des interacteurs ; 15. les principes/concepts dj retenus ; 16. la liste des fonctions caractrises, a minima sous forme de critres dapprciation, de niveaux et de flexibilits ; 17. linventaire des contraintes applicables ; 18. une rubrique fixant aux offreurs un cadre de rponse ; 19. un glossaire prcisant la terminologie utilise. Cette liste permet de traiter et de structurer les lments recueillis ou labors au cours des tudes d'opportunit, de faisabilit et technique ainsi que les consquences de l'analyse fonctionnelle du besoin, tout en s'assurant qu'aucun point essentiel la connaissance du projet n'ait t omis. Le cahier des charges fonctionnelles, aussi appel "Expression fonctionnel du besoin", reflte les attentes du demandeur et constitue le socle de la rponse aussi bien technique, organisationnelle que financire. S'il est diffus dans le cadre d'une procdure d'appel d'offre (restreinte, simplifie, publique) il constitue une rfrence contractuelle et doit mentionner les obligations dans les formes voulues.

Les diffrents repres norms auxquels nous nous sommes rfrs permettent de qualifier le primtre observ (l'environnement de l'analyse systmique), le point de vue selon lequel l'observer (analyse de la valeur) et la faon de l'observer (l'analyse fonctionnelle), en vue de produire un cahier des charges fonctionnelles (outil), tape identifie du projet (dveloppement temporel) de mise en place d'un SIGB.

37

3 Comprendre loffre logicielle


L'outil central actuel, "Ingenium", est une base de connaissances qui permet la gestion de notices bibliographiques et de documents en texte intgral, leur recherche via un moteur linguistique franais-anglais. Il gre galement les autorisations d'accs. C'est exclusivement une base de donnes, aucun outil de bibliothconomie ne peut lui tre associ. Ce logiciel est en fin de vie, aussi la responsable du service VTIC saisit cette opportunit pour mettre en place un outil qui offre une bonne efficacit pour les tches de bibliothconomie. La recherche d'outils est oriente vers l'utilisation d'une solution logicielle de type SIGB, avec ou sans dveloppement spcifique.

3.1 Prsentation gnrale des Systmes intgrs de Gestion de Bibliothque


" Par systme de gestion de bibliothque, il faut entendre tout logiciel permettant au minimum le catalogage des documents et la gestion de leur circulation. Bien entendu, la plupart du temps dautres fonctions sont prsentes : gestion des acquisitions, gestion des priodiques, gestion des autorits" [17, Maisonneuve]
Ces systmes apparaissent dans les annes 1980, au moment o les capacits techniques permettent de rpondre par un seul logiciel la satisfaction d'un ensemble de fonctions, plus ou moins automatises, ncessaire la gestion d'un centre de documentation ou d'une bibliothque. D'abord mergent les catalogues informatiss puis des outils intgrant les tches de bibliothque dans des modules dont le dcoupage et les modes opratoires se calquent sur les "outils manuels" du mtier (catalogue, index, classifications, gestion du prt et des commandes, etc...) puis voluent, pour certains, en intgrant le caractre numrique des fonds et les techniques de recherche de l'information sur le texte intgral. A l'origine il s'agissait de plateforme mtier fonctionnant en mode client serveur, usage du professionnel de l'information-documentation ou du bibliothcaire. L'interfaage avec le public, accs sur site puis accs distant, initie l'usage de l'Online public access catalogue (OPAC), premier pas vers la mise en place d'accs documentaire (type portail) pour un certain nombre de centres d'information et de documentation et de bibliothques.

38

3.2 Architecture et fonctionnalits, gnralits


Le cur du systme, c'est dire les fonctions minimales satisfaire pour prtendre l'appellation SIGB, se compose de plusieurs modules qui grent la description bibliographique (catalogue, indexation), la recherche (interface professionnelle) et les prts ainsi que la gestion et l'administration du systme (paramtrage, droits d'accs). Les solutions les plus matures intgrent des modules de gestion des acquisitions, des priodiques et les statistiques, enfin certains diteurs proposent des modules externes permettant l'dition (liste des nouveauts, diffusion slective de l'information), la gestion lectronique des documents (GED) et des accs publics (OPAC)

Figure 04. Fonctionnalits d'un SIGB On constate que le cur du systme ne couvre qu'une faible partie de la chane documentaire (description et recherche) et que le service l'usager, le prt, est en fait centr sur une opration concernant le fonds (localier momentanment l'ouvrage). Les modules de gestion des priodiques et acquisitions sont au service des besoins professionnels, et sont l'objet principal des volutions techniques et fonctionnelles, de mme la gestion des normes et formats de description ncessaire au fonctionnement en rseau. Les services aux usagers finaux se sont limits l'accs aux catalogues, jusqu' ce que la banalisation des usages du web cre une pression telle que se sont dveloppes des interfaces s'appuyant sur les accs directs aux services et ressources (accs thmatiques, usages personnaliss, interrogation en langage naturel). 39

L'intgration de la gestion et de la diffusion des ressources numriques dans les SIGB est rcente, certains diteurs la proposent mais elles font souvent l'objet de modules externes. Il faudra distinguer, parmi les diffrentes solutions, celles qui satisferont strictement aux besoins documentaires spcifiques de SGR (le libre paramtrage des donnes bibliographiques et la gestion de thsaurus) de celles qui, axes sur les fonctions de bibliothque (acquisition, prt, gestion des priodiques, etc), proposeront des descriptions bibliographiques figes, des fonctionnalits de recherches limites. Il nous faut veiller trouver une solution qui satisfasse ces deux exigences. Les modules retenus pour satisfaire aux besoins gnraux exprims par SGR sont les suivants : Systme de gestion bibliothque : norme de catalogage, accs au paramtrage du format de description, acquisition, prt, gestion des priodiques, code barre ; OPAC ; Client Z39-50 ; Gestion des ressources et accs lectroniques.

3.3 Loffre de SIGB en 2009


En vue de la soumission du cahier des charges, nous avons entrepris de reprer les profils de logiciels qui pouvaient satisfaire globalement aux besoins exprims. Pour cela nous avons utilis diffrentes sources d'information : La presse professionnelle (Archimag) ; Les listes, forum d'utilisateurs professionnels ; Les expriences des documentalistes du service ; Les propositions commerciales (salons, rencontres professionnelles).

A la demande de la responsable du service, nous avons interrog des solutions libre comme des solutions propritaires. Dans le cas qui nous occupe, c'est au travers de la dimension "support technique associe une notion de risque, que nous avons apprhend la distinction entre logiciels propritaires et les logiciels libres. Notre recherche n'a pas t systmatique, partir de quelques points d'entre nous avons progress par rebond : Croisement entre les logiciels correspondant au profil recherch et ayant rpondu aux enqutes annuelles 2008 et 2009 de Tosca-consultant [17, Maisonneuve] [18, 40

Maisonneuve] et une liste de SIGB o chaque systme fait l'objet d'une description succincte,, diffuse par le Centre de Ressources informatiques et Bibliothques 3 ; Consultation des sites des diteurs des solutions ; Consultations des rfrences, des blogs et autres lieux d'changes.

Cette approche nous a assez rapidement permis apprhender les contextes d'applications, l'envergure des projets, le niveau technique, l'ge des solutions et d'oprer un premier tri en nous appuyant sur les besoins exprims par le service VTIC. En complment de cette approche sur "littrature", avec la responsable de la gestion documentaire, nous avons pris part des dmonstrations soit en direct soit via des visioconfrences. Cette faon de suivre une dmonstration qui consiste "laisser la main" sur un terminal pour voir les crans successifs et changer par tlphone permet des prsentations interactives sans ncessit de dplacement pour personne et apportent des informations sur la qualit de navigation, le temps pass effectuer une tche, le temps de rponse une requte.

3.3.1 Analyse des fonctionnalits retenues

Systme de gestion de bibliothque


Nous en avons dcrit les fonctions caractristiques en dbut de chapitre, et au cours de notre reprage nous avons cherch les informations les plus prcises en accs public. La hirarchisation qui pourrait tre fate porte sur : Le paramtrage des donnes : l'autonomie gnrale pour l'usager professionnel, l'ergonomie, le degr d'intervention sur les formats de notice possible pour l'usager professionnel, la norme de description (gnralement un format MARC, le Dublin Core signant une orientation "ressources lectroniques") ; Le paramtrage des interfaces : autonomie, degr ; Le niveau d'expertise ncessaire la mise en uvre et l'exploitation ; Le temps ncessaire la mise en uvre et l'exploitation.

http://compubib.enssib.fr/index.php?m=c&c=20

41

OPAC
Si la fonction premire d'un OPAC est l'accs au catalogue permettant d'identifier et de localiser la ressource, les OPAC de nouvelle gnration permettent l'accs aux ressources selon un mode qui diffrent de celui de la recherche par champs. Les rponses la requte initiale proposent non seulement une liste de document, mais aussi une vision structure du rsultat (pertinence, tri par date, thmes) et l'ouverture vers d'autres champs smantiques (de mme niveau ou de niveau suprieur). Leur philosophie repose souvent plus sur "Trouver l'information sous la forme adapte au profil du fonds" que sur "Trouver l'information la plus pertinente en rponse la requte". [19, Maisonneuve] Le fonctionnement facettes permet d'enrichir la qualit de diffusion des ressources, encore faut-il que le logiciel propose un paramtrage adapt la spcificit du fonds et ses usagers finaux (trs spcialiss). De la mme faon les outils de recherche devront tre tudis prcisment pour rpondre aux diffrents niveau de technicit documentaires des usagers (certains chercheurs pratiquent eux-mmes la recherche par quation). Ces OPAC permettent galement de diffuser de l'information textuelle (informations sur les dernires acquisitions, un calendrier d'vnements, par exemple), de donner accs des services extrieurs l'OPAC (base de donnes internes, slection de sites), le degr de d'adaptation de la charte graphique est variable d'une solution l'autre. L'usager final a souvent la possibilit de grer un espace priv, panier, historique de recherche, liste des documents emprunts. Il serait intressant d'interroger, mme de faon informelle, quelques usagers pour connaitre leur avis sur leurs attentes, les possibilits d'usage de cet outil et de son intgration dans le systme d'information personnel de chacun.

Protocole Z39-50
" Le protocole Z39.50 est un protocole de communication informatique client-serveur pour rechercher travers un rseau informatique des informations dans des bases de donnes. Il est surtout utilis par les bibliothques pour interroger simultanment plusieurs catalogues. Son volution est coordonne par la Bibliothque du Congrs des tats-Unis dont une agence spcialise anime le ZIG (Z interest group). Ce protocole a donn lieu la norme amricaine ANSI/NISO Z39.50 et aux normes ISO 23950. Depuis 2001, les programmes SRU et SRW ont l'ambition de retranscrire les procdures pour les rendre conformes celles du Web." 4
4

http://fr.wikipedia.org/wiki/Z39.50

42

Notre objet n'tant pas de dtailler les fonctionnements techniques de ces protocoles, nous nous arrterons ces quelques repres. Dans l'optique d'un gain dans le traitement des descriptions bibliographiques, l'import automatique des donnes des notices prsente un intrt pour le service. L'utilisation de ce protocole permet d'accder 36 catalogues dont ceux du SUDOC (catalogue du Systme Universitaire de Documentation - 9 millions de notices), de la BNF. En termes de fonctionnalits : Un serveur Z39.50 permet que votre base soit interrogeable simultanment d'autres en temps rel ; Un client Z39.50 permet d'interroger plusieurs bases simultanment en temps rel ; Un client Z39.50 associ une passerelle Web permet aux internautes (Internet) ou un public local (Intranet) d'interroger plusieurs bases simultanment en temps rel partir d'un navigateur. Dans tous les cas, il faut vrifier la compatibilit des profils des serveurs et des fonctionnalits des clients : attributs d'usage, format des notices fournies en rponse, encodage des caractres.

Gestion des ressources et accs lectroniques


Elle peut tre prise en charge diffrents niveaux : champs prvus cet effet dans les descriptions avec ou sans lien vers l'url, liens externes grs par les OPAC ou prsence de modules spcifiques (intgrs ou externes). C'est le cas des rsolveurs de liens (mise en correspondance d'une donne avec l'adresse url du document), des moteurs de recherche fdre (interrogation simultane de plusieurs bases internes ou externes). Les objectifs dfinis pour la rinformatisation de la gestion documentaire doit prendre en compte la monte en puissance des ressources lectroniques dans les pratiques documentaires, mais dans un premier temps, le besoin concerne seulement l'intgration de ces donnes lectroniques dans les descriptions et l'accs par lien l'adresse indique. La complexit technique de la mise en place de rsolveurs de lien et/ou de recherche fdre demanderait tre trait en tant que projet spcifique

43

3.3.2 Les logiciels propritaires

Il s'agit d'application dont le code n'est lgalement et souvent matriellement accessible que par l'diteur ou le dveloppeur de la solution. Reprsentant un march, source de profit, les investissements faits permettent le dveloppement de solutions priori robustes, fiables et dont le primtre fonctionnel est bien dfini lors de leurs mises sur le march, la diffrence d'un logiciel libre qui est un work in progress. La comparaison entre les tudes 2008 et 2009 mentionnes plus haut fait apparatre la poursuite de la progression des modules grant les accs numriques externes, les protocoles d'change, les contenus numriques internes avec les bibliothques lectroniques, l'dition numrique avec les CMS (content management systme). La description des fonctions lies la gestion de bibliothque est inexistante, preuve s'il en est, que cet aspect du produit n'est plus porteur sur le march, corroborant la difficults trouver une littrature rcente (moins de 5 ans) sur le sujet. Ces tudes qui brossent les tendances annes aprs annes ne proposent aucune valuation, comparaison ou retour d'exprience mais par contre, elles contiennent une liste assez complte des logiciels disponibles.

3.3.3 Les logiciels libres


Le principe sur lequel repose un logiciel libre est le libre accs au code source, ce qui garantit de pouvoir maintenir l'application et accder aux donnes, contrairement aux solutions propritaires o, en cas de dfaillance de la maintenance ou de la distribution, l'accs peut devenir problmatique voir impossible. L'arrive d'internet a favoris, depuis les annes 2000, via la constitution de communauts de dveloppeurs, de contributeurs et d'utilisateurs, l'mergence de nouveaux logiciels libres. Les cots importants, de 20 000 80 000 pour un SIGB et environ 10% de ce cot pour la licence annuelle d'exploitation, sont relier la monte en puissance des solutions libres vers lesquelles se tournent les bibliothques qui ne peuvent faire face un tel investissement.

44

Le cas d'Evergreen est exemplaire. Face un diteur qui brutalement cesse de maintenir une gnration de SIGB et tente d'imposer ses utilisateurs la migration vers un nouveau logiciel vendu au prix fort, et l'impossibilit d'obtenir les dveloppements correspondants ses besoins sur ce march, le Public

information network for electronic services (PINES), consortium runissant la


grande majorit des bibliothques de l'tat de Gorgie dcide, en 2005, de commander le dveloppement d'une application base sur le modle Open Source. En septembre 2006, 265 bibliothques migrent vers Evergreen. PINES offre dsormais un catalogue commun aux bibliothques de l'tat, qui partagent en rseau 9,6 millions de livres, pour un cot environ 10 fois moins lev (15 millions $ pour l'achat des logiciels et 5 millions $ pour les licences annuelles compars au 1,6 millions $ annuel pour la solution Open Source).

Exemplaire par la rsistance que PINES a oppos aux diteurs, exemplaire par les avantages pour les usagers (un catalogue unique, la possibilit d'emprunter n'importe quel titre depuis n'importe quelle bibliothque de l'tat), mais la qualit de la solution dveloppe a t possible en un temps aussi court en raison de l'chelle de ralisation qui a permis de monopoliser d'importants moyens de dveloppement tout en s'appuyant sur un vaste rseau. En comparaison, l'implantation de Koha dans les bibliothques universitaires du sud de la France, qui devrait s'tendre avec l'implmentation de la gestion du Z 39-50 dveloppe l'initiative d'un groupe de bibliothques, se fait la faon d'une tche d'huile plutt que comme le raz-de-mare Evergreen. Notre tude a surtout port sur l'apprciation de la maturit des diffrents logiciels, leurs capacits satisfaire les besoins noncs par SGR et l'valuation de l'investissement en temps de service qu'elles pouvaient ncessiter. Pour commencer cette valuation nous avons consult l'tude comparative des principaux SIGB libres prsente dans le cadre du " Premier congrs mondial de l'association Internationale Francophone des Bibliothcaires Documentaliste (AIFBD) et colloque satellite IFLA 2008 en collaboration avec le Programme ALP" en 2008. L'objectif de cette tude tait d'valuer la viabilit et la prennit des solutions au regard de la vitalit des communauts 45

de dveloppeurs et de contributeurs ainsi que le nombre de fonctionnalits disponibles et leur qualit d'implmentation. Cette tude conclut que seules trois solutions offrent une maturit suffisante pour une implantation : KOHA, PMB, Evergreen. L'tude plus fine de leurs fonctionnalits et performances nous a conduit liminer Evergreen qui ne permet pas de traiter les acquisitions et les priodiques. De plus sa communaut est essentiellement nord-amricaine, ce qui est une limite. Nous n'avons finalement retenu et approfondi que KOHA qui prsente, selon l'tude, un niveau de performance global des fonctionnalits de 74%, contre 63% pour PMB [21, Muller]. L'tude de KOHA a t faite partir de la documentation en ligne qui permet d'interroger le fonctionnement des diffrents modules. Ce logiciel satisfait globalement au besoin pour les tches de bibliothconomie, par contre la recherche avanc ne propose pas d'oprateurs boolens internes au champ. Concernant les formats de description, les classifications ou les descripteurs, les besoins de SGR sont assez diffrents du modle propos. [16, Koha communaut] Il semble donc que mme en ayant recours un prestataire pour implmenter la solution au mieux des besoins exprims par SGR, le temps de travail du service pour la mise en uvre de cette solution soit lourd supporter.

Un tableau synthtisant les informations gnrales sur 9 logiciels : fournisseurs, fonctionnalits, cot dans certains cas et commentaires, figure en Annexe,2. Il comprend une solution libre, couvre une gamme de prix ouverte, prend en compte les fournisseurs actuels du service.

46

En conclusion de cette premire partie, nous soulignerons la ncessit d'une approche mthodique, couvrant dans un premier temps un champ large pour identifier le primtre, les enjeux, les acteurs et les moyens du projet. L'analyse de l'existant est un rvlateur puissant de la complexit du problme traiter qui permet de dterminer le niveau d'exigence attendu pour les diffrentes fonctionnalits. Aussi nous semble-t-il ncessaire de progresser dans l'tude en interrogeant alternativement besoins et solutions du march.

47

48

Seconde partie Les volutions d'un service d'information spcialise

49

50

Linformation scientifique et technique dans le secteur de l'industrie et SGR


Avant d'aborder l'volution des services de documentation de l'entreprise jusqu'

l'actuel service VTIC (Veille technologique, information, communication), contexte de cette tude de cas, nous revenons sur la dfinition de l'information scientifique et technique, sur sa place dans l'industrie, et SGR, ainsi que sur la place qu'occupe l'industrie dans l'ensemble de la recherche.

4.1 Dfinitions et primtre de l'IST considre dans l'tude


Le site du ministre de l'enseignement suprieur et de la recherche : (2009) Rubrique : Information scientifique et technique 5 L'Information Scientifique et Technique (IST) regroupe l'ensemble des informations produites par la recherche et ncessaires l'activit scientifique comme l'industrie. (consultation 09/2009) Le dictionnaire de l'information (Cacaly,Le Coadic et al ) : (2008) Connaissance produite par et pour les sciences et les techniques et enregistre sur un support papier et/ou lectronique. L'article scientifique est l'archtype du produit d' IST. Dans cette dfinition les auteurs signalent galement l'apparition, au cours des annes 1980, de la notion d'information utile aux entreprises, puis de celles d'information spcialise et d'information professionnelle. Le vocabulaire de la documentation dit par l'ADBS : (2004) Ensemble des informations dont les diffrents professionnels des secteurs de la recherche, de l'enseignement, de l'industrie et de l'conomie ont besoin dans l'exercice de leur mtier. Ce concept, apparu dans les annes 1960, est li au dveloppement des technologies de l'information et de la communication. Actuellement on utilise plus souvent le terme information spcialise.

http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/pid20156/information-scientifique-ettechnique.html

51

De ces trois dfinitions, nous retiendrons qu'elles dlimitent des primtres diffrents mais en interaction: celui de l'industrie, celui l'entreprise (notion qui englobe production de biens et services), celui de l'conomie, celui de l'enseignement, enfin celui de l'activit scientifique et de la recherche, qu'elle soit ralise dans le monde acadmique ou dans le secteur priv C'est partir de la seconde moiti XXe sicle que le concept d'information scientifique et technique s'est largi pour s'adapter au secteur industriel et professionnel. En consquence, l'IST va s'tendre de l'offre et de la diffusion de donnes et de connaissances issues de la science et des innovations technologiques la mise en uvre de ces services pour l'information conomique, financire ou commerciale [22, Comberousse]. Les connaissances rsultantes de la recherche ne sont communicables ou conservables que formalises, enregistres, sur un support quelconque. Le terme d'IST confond donc la fois le contenu et la forme sous laquelle les savoirs sont reprsents. Pour revenir sur l'archtype de produit d'IST mentionn dans le Dictionnaire de l'information, l'article scientifique vhicule des connaissances mises en forme de faon tablie : titre signifiant, nonc de la problmatique ou du sujet, mthodologie, rsultats et conclusion, la structuration du texte permettant d'identifier les lments de connaissance. [30, Pochet]

L'IST intresse toutes les disciplines scientifiques (sciences exactes et sciences humaines et sociales) et techniques et prsente des formes et des modes d'accs varis : ouvrages, revues et articles scientifiques sur support papier ou numrique, spcifications techniques dcrivant des processus de fabrication, documentation technique accompagnant les produits, notices de brevet, bases de donnes bibliographiques, littrature grise, banques de donnes brutes, archives ouvertes et entrepts de donnes accessibles sur internet, portails.[24, Keller] Les dispositifs d'valuation (qualit et notorit des auteurs, conseils scientifiques, citations par les pairs, par exemple) jouent un rle majeur dans le dispositif distinguant l'IST de la communication, de l'information gnrale et de la vulgarisation. Il faut galement noter qu'une des caractristiques de l'information scientifique et technique est de conserver, dans un certain nombre de disciplines, une valeur dans le temps. Dans le cas des connaissances lies aux techniques verrires, un article datant de 30 ans peut tre toujours pertinent. En cela elle se distingue nettement de l'information conomique, rglementaire ou normative.

52

Dans le cadre de ce mmoire, nous nous intressons au corpus des donnes et des connaissances issues de la science et des innovations technologiques en liaison avec le secteur industriel de l'entreprise.

4.2 L'IST dans le secteur de l'industrie et SGR


4.2.1 La fonction premire
Le rapport du Comit IST, remis le 19 mai 2008 au Directeur gnral de la recherche et de linnovation et au Directeur gnral de lenseignement suprieur, souligne dans son introduction : "L'accs l'information scientifique et technique (IST), sa circulation et sa

disponibilit sont des facteurs cls de l'efficacit de la recherche scientifique, de la comptitivit industrielle et du progrs social." [25, Ministre de l'enseignement suprieur et
de la recherche] Ce constat conforte la position dterminante de l'information scientifique et technique dans le processus de cration industrielle. En effet les chances d'aboutissement d'un projet industriel dpendent de plusieurs paramtres : sa faisabilit thorique et scientifique, les succs des tests de mise en uvre (tant en laboratoire qu'en contexte de production), son cot, l'tat de la proprit industrielle, et celui du march. Aussi innover impose de connatre l'tat de la science et de la technique, de savoir si ce que nous estimons nouveau n'a pas dj t brevet. Les volutions socitales ou techniques peuvent galement permettre de rinterroger des axes de recherche ou de dveloppement technique abandonn prcdemment. [23, Jakobiak] Tel est actuellement le cas dans le secteur de l'nergie avec les agrocarburants, ou dans le secteur des transports avec la voiture lectrique. Lors d'entretiens semi - directifs, raliss en fvrier 2009, avec deux ingnieurs de recherche Saint-Gobain Recherche, il tait apparu qu'ils abordent une nouvelle tude par une bibliographie rtrospective du domaine. Pour l'un la recherche, la lecture et l'analyse d'information reprsente environ 30% de son temps de recherche, pour l'autre 20%.

53

figure 05. La place de l'IST dans le processus d'une tude. Ce schma met en vidence le processus d'itration entre bibliographie, modlisation et exprience. La production d'information est l'un des rsultats de ce processus.

4.2.2 Les documents externes


Dans son rapport remis en 2008, le comit IST s'intresse la problmatique de la politique commerciale des grands diteurs concernant les abonnements aux revues scientifiques et l'accs aux articles. L'augmentation permanente des prix conduit globalement une baisse de la quantit d'information accessible pour une organisation donne, et par voie de consquence, pour le chercheur producteur de la connaissance venir, une limitation d'accs aux ressources. [25, Ministre de l'enseignement suprieur et de la recherche] L'industrie y est surtout considre sous l'angle de son poids sur ce march, constitue d'acteurs dont la coalition, entre eux, et avec le monde acadmique, est ncessaire pour mieux peser dans le rapport de force face aux diteurs. Dans ce rapport les pratiques sont trs faiblement documentes : seul un groupe industriel du secteur pharmaceutique a t auditionn. Les types d'information principalement utiliss par les 22 centres de recherche de ce groupe pharmaceutique dans le monde sont : les revues scientifiques (1000 titres), les bases de donnes (400), les actes de colloque, congrs et rencontres internationales, et les brevets. 54

C'est cette typologie que l'on retrouve dans les services de documentation des diffrents centres de recherche du groupe Saint-Gobain et dans les services de documentation de Lafarge, Pchiney et Schneider Electric dcrits dans deux notes techniques conserves SGR consacres au fonctionnement de ces services.[32, Gurin] [37, Gurin]

4.2.3 Les documents internes

Figure 06. Diffrents types d'information ncessaires au processus industriel (d'aprs F. Jakobiack).

Ce schma synthtise les diffrents types d'information ncessaire l'aboutissement d'un processus industriel, il concerne les informations externes aussi bien qu'internes. Tout au long de cette chane, des informations seront produites et diffuses dans le cadre du processus, organises, destines tre rutilises dans le cadre d'un nouveau projet, archives, ou utilises pour faire valoir ce que de droit, elles font parties du patrimoine de l'entreprise. Dans notre cas, les services de documentation successifs ont t responsables depuis leur cration de l'archivage des "Notes & Rapports" qui permettent de conserver les connaissances de l'entreprise. Voici la typologie des diffrents documents ainsi que l'tat des versements dans la base de connaissances "Ingenium" au 30 juin 2009 : Un Technical Report S (note de synthse) prsente : soit les rsultats obtenus dans le cadre dune tude, soit une tude bibliographique cible ou un rapport de stage prcd dune synthse et co-sign par les ingnieurs SGR responsables

55

Un Technical report N (note technique) prsente : soit une synthse intermdiaire de rsultats, soit la prsentation dune invention ou dune ide nouvelle ou un rapport de stage ordinaire.

Un Technical report DR (document de rfrence) est un mmoire dexpert ou une tude bibliographique de fond portant sur un domaine large

Une Note prsente : les conclusions dune runion, la programmation dune campagne dessais ou la description dun mode opratoire, des informations administratives

Une Note Flash prsente : des lments ncessaires linformation et la dynamique du travail de recherche, il en existe 4 types : Congrs, Essais, Runion, Visite.

tableau 01. Etat des versements au 30 juin 2009. Le groupe Saint-Gobain possde un important centre d'Archives situ Blois. Le service VTIC gre, en parallle la gestion documentaire, les versements d'originaux papier aux archives. A l'occasion du colloque "Les archives, patrimoine et richesse de l'entreprise" (2008) 6 le directeur du centre des Archives de Saint-Gobain souligne la valeur de ce patrimoine constitu des recherches et des savoirs-faire de l'entreprise, source de connaissances pour les innovations actuelles du groupe.

Association des archivistes franais et l'Institut national du patrimoine. Les archives, patrimoine et richesse de l'entreprise, Actes du colloque organis les 5 et 6 juin 2008. La gazette des archives n213 -2009-1

56

4.3 Le poids du secteur de l'industrie dans la R&D

L'observatoire des sciences et des techniques (OST) est un Groupement d'intrt public (GIP), fond en 1990, et administr par les acteurs majeurs du systme franais de recherche et d'innovation 7 afin de rpondre aux besoins des acteurs de la recherche et du dveloppement (R&D). Sa principale mission est de concevoir et de produire des indicateurs quantitatifs et comparatifs sur les activits scientifiques et technologiques des acteurs de la R&D. Pour mener bien cette mission, l'OST maintient une base de donnes acquises auprs de fournisseurs de rfrence : OCDE, Eurostat, ministre de lEnseignement suprieur et de la Recherche, Thomson Reuters, offices de brevets... La publication biennale du rapport "Indicateurs de sciences et de technologies" fournit des donnes (rgionales, nationales, europennes et mondiales) concernant : les dpenses de R&D, les comptences scientifiques et techniques (personnels et tudiants), la production scientifique mesure par les publications, la production technologique mesure par les brevets, la coopration internationale.

Le rapport 2008 de l'OST, tabli partir de donnes de 2005 et 2006, mentionne que : Le ratio des dpenses intrieures de recherche et dveloppement (DIRD) sur le produit intrieur brut (PIB) est de 2,09% en 2006, il tait de 2,29 en 1995. La part de financement assure par les entreprises est majoritaire depuis 1995, 54,9 % des dpenses nationales de R&D assures par les entreprises (21,3 milliards d') et 45,1% par les pouvoirs publics (17,3 milliard d') Entre 1981 et 2005, le nombre de chercheurs du secteur priv a plus que tripl, passant de prs de 35 100 plus de 108 000. La rpartition des personnels chercheurs entre le secteur public et celui des entreprises a considrablement volu. En 2005, 53,2 % travaillent dans les entreprises alors quils ntaient que 45,4 % dix ans plus tt.

Les membres actuels du GIP sont les ministres en charge de l'enseignement suprieur, de

la recherche, de la dfense, de l'industrie, de l'quipement, des affaires trangres, le CEA, le Cirad, le Cnes, le CNRS, l'Inra, l'Inria, l'Inserm, l'IRD, la CPU et l'association nationale de la recherche et de la technologie (ANRT). 57

En 2006, les entreprises reprsentent 91,7 % des demandes franaises de brevet europen dposes par une institution (entreprises, structures publiques ou prives titulaires des inventions de leurs salaris).

La part de la France dans les brevets dposs dans toute la triade (cest--dire la fois auprs des offices amricains, europens et japonais) est passe de 5,9 % en 1988 2,8 % en 2002.

Plus des trois quarts des coordinations de la France pour le 6e programme-cadre de Recherche et Dveloppement europen sont assures par des laboratoires publics, et 22,2 % seulement par des entreprises. Concernant le Groupe Saint-Gobain, et pour l'anne 2008, le budget consacr la

R&D est de 378 millions d'euros, en hausse de 34 % sur 4 ans et le nombre de brevets dposs a t de 338.

Ces quelques rappels nous ont permis d'aborder la nature, les usages et les enjeux de l'IST et ses acteurs principaux, dans un environnement o la vigueur de la recherche dans l'industrie peut permettre de freiner l'rosion des brevets franais au plan international et tre un facteur de dveloppement. Ils nous ont sembl ncessaires pour souligner l'importance stratgique de la mission documentaire du service VTIC, et mieux situer les diffrentes comptences et connaissances, en terme d'information, en jeu dans le processus qui va de la recherche la mise sur le march d'un produit.

58

5 Origines de l'actuel service VTIC de SGR (de 1940 2008) Evolution du services et ses missions
d'information et de gestion documentaire
Ces informations concernant l'volution des services et de ses missions nous semblent importantes pour la comprhension des lments documentaires et fonctionnels qui seront dcrits dans l'analyse de l'existant, puis lors de la rdaction du cahier des charges, elles nourrissent galement la rflexion pour une amlioration de la qualit du service.

5.1 Organisation, missions, technologies : Repres chronologiques


Nous indiquons ici les transformations structurelles du service et les pratiques documentaires qui signalent une direction forte ou une mutation marquante. Cette connaissance des "vnements" qui ont fait le service VTIC nous permet d'amliorer la comprhension du contexte de la mission. (Les lments en gras permettent une identification rapide de ce qui a trait la documentation.) 1940 : Organisation d'un service spcialis de documentation dans la branche verrire, l'une de ses missions est d'diter un bulletin analytique. 1945-46 : Transfert de ce service sous le nom de "Service central de documentation

des glaceries" la direction technique des glaceries, la publication du bulletin de documentation perdure. 1958 : - Rattachement du service documentation de la branche Produits chimiques

la Direction de la recherche des Produits chimiques et, runion des Directions des recherches chimiques et verrires sous une mme autorit - Premires tudes avec IBM sur l'application des ressources de l'informatique la documentation industrielle 1961 : Cration de Pchiney Saint-Gobain, la direction de la recherche est

rescinde, les documentations chimie et verre sont spares, le personnel cadre comptent en informatique documentaire est rparti entre les deux organisations. 59

1969 : paraverrire

Dcision prise de fdrer les services de documentation verrire et des diffrentes entreprises du groupe : normalisation des fichiers, liste

commune des traductions rcentes ou en cours, catalogue gnral des revues reues dans les diffrents services 1970 : Fusion Saint-Gobain - Pont--Mousson, nouveau les services de documentation se restructurent : regroupement des services de documentation de la Direction de la recherche verrire et de la Direction gnrale des industries du verre. Sparation des fonctions assures par les anciens services en trois et traites comme suit : 1. La traduction : plus de fonction permanente au sein du service documentation, mais recours des traducteurs selon les besoins ; 2. Les bibliothques : deux bibliothques sont maintenues, l'une au Service technique commun, l'autre au Service commun de recherches ; 3. La documentation : un service rattach la Direction des recherches. 1971 : Etude pour la mise en place d'un programme unique de documentation

concernant la diffusion de l'IST, l'chelle du groupe Saint-Gobain - Pont--Mousson 1975 : l'activit documentaire s'est progressivement dplace de Neuilly l'dition du bulletin documentaire la gestion des abonnements aux revues la gestion de la bibliothque la recherche bibliographique dans les fichiers Saint-Gobain et de l'Institut du Verre la traduction de document la conservation des rapports internes la photocopie des articles de revues

Aubervilliers, un service compos de 8 personnes assure les tches suivantes :

1978 : Cration de Saint-Gobain Recherche, le service de documentation est intgr

cette organisation et dpend directement de la direction gnrale de l'entreprise 1990 : 1996 : Mise en place d'un logiciel documentaire en rseau local "Taurus" Mise en place d'un dispositif de veille technologique et concurrentielle

la demande du ple vitrage 1998 : Mise en place l'initiative du service documentation d'un intranet

60

2000 : 2005 : 2007 : 2008 :

Constat de la monte du bilinguisme franais/anglais Introduction d'abonnements des revues numriques Accs groupe une slection d'e-books Fusion du service "Ressources en documentation et veille" avec le service pour former le service "Veille technologique, information et

"Communication"

communication" (VTIC)

5.2 La diffusion de l'IST externe


A noter que les brevets sont exclus de ce primtre : ils sont grs par le service de la Proprit industrielle.

5.2.1 Les produits documentaires


Le bulletin documentaire est la forme la plus ancienne de diffusion de l'IST dans l'entreprise : 1. Le Bull-doc (Bulletin de documentation) : analytique, prsente essentiellement une information scientifique et technique, 10% d'information conomique (trs apprcie). A partir de la fin des annes 1970, des mots cls seront associs chaque article dans la perspective de l'tablissement d'index annuel. Parution mensuelle . Diffus tous les centres de R&D et aux directeurs des usines verrires . Rebaptis Vridoc en 1994, il devient lectronique en 2002. 2. Le GOBAINDEX : signaltique, sur le titre permut (KWIC 8 ), articles vocation scientifique et technique, brevets verriers. Un numro annuel reclasse tous les signalements de l'anne. Parution mensuelle. Arrt fin 1970. 3. Le fascicule documentation de la revue "Verres et rfractaires", contenant, entre autres, les analyses documentaire tablies par le systme coopratif "Pool francophone d'abstracts" et l' analyse de brevets verriers. Parution tous les 2 mois. Entre 2006 et 2008, Bi-news, une news-letter de veille technologique est diffuse exclusivement un public d'abonns interne SGR.
8

Key Word In Context

61

L'activit d'analyse et de description bibliographique qui permet l'dition de ces diffrents bulletins alimente galement la base de donnes verrire de Saint-Gobain. D'abord fichiers manuels, elle devient base de donnes informatise, au travers de diffrents systmes serveur. A partir de 1993 la collecte des donnes verrires est faite automatiquement via Current Contents 9 . Aujourd'hui le maintien d'une base exhaustive est un travail dmesur face la quantit de publications, l'accs en ligne a remplac l'accs local pour le reprage de l'information rcente.

5.2.2 La diffusion sur profil


Ds 1971 apparat dans le cadre d'un programme unique de documentation l'chelle du groupe Saint-Gobain Pont--Mousson, une volont de rationalisation de l'dition et de la diffusion des donnes bibliographiques en fonction des besoins de chaque ple : diffusion Saint-Gobain, diffusion Pont--Mousson, diffusion d'informations non-verrires vers les entreprises du groupe concernes et galement diffusion vers le pool d'abstracts (coopration externe), et ce, dans l'optique d'une absence de redondance et d'une baisse des cots. En 1995, la mise en place de profils Current Content permet de suivre de faon personnalise les sommaires des revues auxquelles SGR n'est pas ou plus abonn, les profils volueront de suivis par titres des suivis par thme. En 2006 l'accs internet la base bibliographique Scopus et l'utilisation des alertes remplace ces profils.

5.2.3 Les recherches bibliographiques


Jusqu' la banalisation des accs en ligne des bases de donnes conues pour un accs un public non-spcialiste de l'information aussi bien que spcialiste (en offrant la coexistence de diffrents modes d'interrogation), et de l'accs aux outils du rseau internet : Google Scholar, archives ouvertes, sites et portails, catalogues en ligne, les recherches bibliographiques incombaient au service de documentation : recherche dans les fichiers manuels, interrogation de base de donnes spcialises, puis localisation des documents. Aujourd'hui, seules les recherches complexes et consommatrices en temps sont encore demandes au service (environ 10 par mois).

http://www.h-h.ca/navigation/fiche.php?n=B1109, 62

5.2.4 La fourniture d'articles scientifiques et techniques


De cette mission dcoulent les autres pratiques lies la diffusion de l'IST : elle justifie les collections de revue, le travail d'analyse et de signalement, la mise en uvre des alertes. Elle comporte spcifiquement une dimension concrte (matrielle pour le support papier, immatrielle pour le fichier numrique) dans l'accs au document primaire pour l'utilisateur final. Au fil du temps les pratiques ont volues de la photocopie de revue et de la rception de copie papier la commande en ligne et au tlchargement de fichiers par l'utilisateur final. Actuellement ces diffrents modes coexistent : exploitation des collections papier, fournitures de copies papier par l'INIST, accs Science Direct par l'usager final, d'autres sources payantes par les documentalistes et diffusion l'usager.

5.3 La gestion des documents internes


Le fonds actuel est dfini par la rsultante des diffrentes restructurations et regroupe des documents en rapport avec l'activit de R&D verrire. Le service Documentation a toujours eu pour mission de rpertorier et de conserver les rapports du centre de recherche. Un fichier papier recensant ces rapports existait mais tait peu utilis, entre 1989 et 1991, la base Rapport est constitue partir du fichier papier existant et partir des rapports originaux "retrouvs" l'occasion de la rorganisation de locaux. Elle est constitue de notices bibliographiques comportant des mots cls. Cette base sera intgre "Taurus" puis verse dans "Ingnium" Au fil du temps, le service observe une baisse inexorable des rapports produits, lie au contexte de travail (mouvement de personnel, manque de temps), et inquiet du risque de perte de savoir pour l'entreprise il sollicite, auprs des chefs de service, le dpt des notes techniques prsentant des connaissances, des savoir-faire et mritant d'tre archives. Le schma, page suivante, met en vidence la quasi disparition des "Rapports" et l'explosion des "Notes techniques". Il faut noter qu'avec la raret des rapports c'est la pratique des synthses larges et des tats de l'art qui tend disparatre, comme le montre l'tat actuel des versements.

63

Figure 07. Evolution du nombre de notes et rapports archivs entre 1980 et 2000. A partir de 2003, date de l'introduction de la base de connaissance "Ingenium", les documents seront exclusivement numriques, de faon native, leur typologie et niveau de diffusion (niveau de confidentialit) sont dfinis par des notes. [34, Arribart] [35, Debaisieux] [36, Debaisieux] Le service documentation collecte les originaux papier des "Technical reports" et les transmet pour archivage Blois.

5.4 La coopration documentaire


5.4.1 La coopration interne
Ds 1969, une dmarche de rationalisation des activits documentaires des services de documentation des diffrentes entreprises de la Compagnie de Saint-Gobain est adopte. Actuellement les quipes de spcialistes de l'information de chacun des quatre Centres de recherche utilisent des outils diffrents pour grer leurs bases de donnes respectives : "Ingenium" pour Saint-Gobain Recherche (SGR), "Cindoc" pour le Centre de recherche et d'tudes Shanga. Ces bases de donnes s'organisent selon des axes diffrents : par exemple, les comptences pour SGR, les marchs pour HPM. Chaque base est accessible tous les autres centres de recherche via le portail groupe, l'accs aux documents primaires est conditionn par les niveaux de confidentialit mais les notices bibliographique sont, en principe, visibles par 64 europennes (CREE, Cavaillon), "ECM" de stellent pour High

performances materials (HPM, Etats-Unis), "ECM Livelink" pour le centre de Recherche de

tous. A l'horizon 2010, les "Notes et Rapports" des quatre centres de recherche devront tre accessibles au travers d'un outil unique ("ECM livelink"), pour l'ensemble du groupe. Depuis 2007, les services de documentation des centres de recherche SGR et HPM ont mutualis leur accs Scopus, aux "Techniques de l'ingnieur", une slection de ebooks. SGR utilise le service de veille de HPM pour obtenir des informations sur les cramiques et les rfractaires.

5.4.2 La coopration externe


Les documentalistes verriers europens (industries et instituts) ont collabor la cration du thesaurus verrier et de la base de donnes "Glass File". SGR a contribu lalimentation de "Glass File" jusquen 2005. Un systme dchange de notices bibliographiques a t mis en place dont a bnfici la base verrire de SGR. Un comit se runit encore rgulirement (IPGA 10 ), anim par les Instituts du verre franais et italien) pour mettre jour le thesaurus et pour alimenter la base "Glass File", unique base de donnes spcialise dans le domaine verrier.

10 http://www.verreonline.fr/ipga/glassfile.php 65

5.5 Les techniques documentaires successivement mises en uvre


L'aprs seconde guerre mondiale verra la monte en puissance de la documentation et des techniques documentaires : En 1945 l'amricain V.Bush constate dans un article publi dans le "Atlantic Monthly" que l'explosion documentaire est telle que les outils traditionnels (catalogue papier et fichiers manuels) ont atteint leurs limites et qu'il faut inventer d'autres procds pour retrouver l'information pertinente ; En 1951 parait, de R.S. Casey, J.W. Perry, M.M. Berry et A. Kent, "Punched cards, Their application to science and industry" ouvrage traitant de moyens et mthodes pour rechercher l'information dans de grands corpus ; En 1954 le "Filmorex" 11 slecteur photographique est utilis pour la premire fois (ce systme connatra un certain succs et son usage contribue au dveloppement de l'automatisation documentaire en France) ; En 1958 l'Institut Pasteur et Pchiney utilisent pour la premire fois des machines cartes perfores. Ds la fin des annes 1950, Paris et Grenoble, des ordinateurs IBM sont utiliss par les centres de recherches en traduction automatique et en documentation automatique, la compagnie de Saint-Gobain mne avec IBM des expriences d'automatisation documentaire qui aboutiront en 1960 la premire utilisation d'un calculateur lectronique des fins documentaires. [27, Chaumier]

Depuis leur origine les services de documentation de Saint-Gobain dveloppent des pratiques en phase avec les volutions de la documentation tant au niveau des techniques, qu'au niveau de l'indexation, des rseaux documentaires et des pratiques de l'usager final.

5.5.1 Le bulletin documentaire et les fichiers manuels de la base de donnes verrire.


Chaque article analys dans le bulletin a donn lieu, depuis 1944, l'dition et au classement d'une fiche "Auteurs" et de fiches "Matires" (une fiche par code de classement

Descans, Jacques, Le filmorex , BBF, 1959, n 3, p. 135-139 http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-1959-03-0135-003 66

11

"Matires"). L'ide d'automatiser ces oprations est ne ds 1966 12 . Aucune application du march ne permettant ce traitement, les services informatiques de la Direction gnrale ont dvelopp une application "maison" baptise "Chadoc" (Chane documentaire). Au dpart (1978) les saisies taient faites sur ruban papier perfor Aubervilliers et transfres sur bande au service informatique de la Direction gnrale, puis les saisies ont t faites sur ordinateur et transfres par ligne tlphonique ddie. Le logiciel classait les notices bibliographiques et les rsums selon les codes de classement, ditait le bulletin selon une maquette prdfinie. La base de donnes ainsi constitue tait interrogeable selon la procdure suivante : Envoi d'une requte au service informatique ; Interrogation de la base par un informaticien ; Transmission de la rponse par courrier interne.

Vu la lourdeur de ce fonctionnement, la consultation du fichier papier lui a souvent t prfre. Avec l'dition des fiches signaltiques depuis les logiciels ("Chadoc" puis "Taurus"), l'alimentation des fichiers a t maintenue jusqu'en 1992 pour le fichier "Matires" et 1998 pour le fichier "Auteurs".

5.5.2 La base de donnes hberge


A la fin des annes 1980, pour pallier aux lourdeurs de l'interrogation via "Chadoc", une tude est entreprise pour transfrer la base de donnes sur un serveur-hbergeur spcialis interrogeable via le minitel. Des essais sont en cours avec Questel au moment o des solutions constitues de PC sur site deviennent abordables et que les logiciels spcialiss en documentation se dveloppent. Compare au cot d'un hbergement externe, une solution "march" est envisageable.

5.5.3 La base de donnes numrique en local (1990)


Aprs une tude des solutions logicielles ralise par un consultant externe, le logiciel "Taurus" est implant. Premier logiciel avoir t dvelopp pour la GED ce logiciel documentaire est n pour les besoins de la documentation technique. Il prsente aussi la particularit d'avoir t le premier logiciel directement dvelopp sous Windows (les autres
12

M.L. Deribre-Desgardes et J. Ledu . Compagnie de Saint-Gobain. "Mcanisation des

oprations documentaires" note du 01/06/1966 67

logiciels plus anciens tant ns l're de MS-DOS). "Taurus" est donc un systme de gestion de documents numriss avec un noyau documentaire qui relve de l'informatique champs. 13 Lors du transfert des donnes certaines difficults sont apparues : Perte des donnes initialement saisies sur papier perfor pour cause de dfaut de procdure de sauvegarde ; Difficults lire certains supports magntiques grand format ; Problmes de reformatage des donnes ; Problme d'homognit des donnes et critures.

Les donnes finalement transfres couvrent la priode 1986-1990, pour les annes antrieures, les donnes sont consultables dans les fichiers manuels qui sont toujours conservs (et consults). Taurus permettait la gestion documentaire, par bases spares, des types de document suivants : Notices bibliographiques de la base verrire ; Catalogue ouvrages ; Revues (y compris le bulletinage) ; "Notes et Rapports". intgrait un module de GED. Celui-ci n'a

Il permettait l'utilisation du thsaurus verrier,

jamais t exploit car les droits acquis sur les articles ne permettent pas leur diffusion et, qu' l'poque, les "Notes et Rapports" taient produites et communiques sur support papier. Ce logiciel sera abandonn en raison de l'obsolescence du systme d'exploitation Windows qui le supportait.

5.5.4 Base de connaissances "Ingenium" (2003)


"Linformation et son support, le document, ont t les vecteurs fondamentaux de la socit de linformation. Mais la connaissance sera lenjeu essentiel du XXIme sicle." 14

13 http://www.les-infostrateges.com/article/031059/informatique-documentaire http://www.les-infostrateges.com/article/0402222/l-information-documentation-connaissancemode-ou-nouveau-concept
14

68

Une base de connaissance regroupe des connaissances spcifiques un domaine spcialis donn, sous une forme exploitable par un ordinateur. Elle se distingue d'une base de donnes, dans le sens o elle sous-entend une mise en relation des informations contenues dans la base en fonction de critres autres que descriptifs au sens bibliographique. Ce concept se dveloppe partir des possibilits qu'offre l'interrogation sur les mtadonnes croise avec l'interrogation en langage naturel sur le texte intgral. Les critres de mise en relation peuvent tre d'un autre ordre que smantique : rseau d'utilisateur, niveau de protection, version de document par exemple.

Le choix de l'outil
La rinformatisation des bases de donne de SGR prenait en compte de nouveaux besoins : Moteur de recherche bilingue anglais-franais pour rechercher non seulement dans la base de donnes mais aussi dans les pages de lintranet (ARGOS) ; Gestion des documents produits par SGR dsormais tous en version lectronique ; Prise en compte de la gestion des niveaux de confidentialit des documents dans la GED ; Gestion de groupes dutilisateurs ; Travail collaboratif.

Ce logiciel a t dvelopp pour le CEA et diffus par une la socit Nautitia. En 2009 cette socit cesse son activit et donc la maintenance du logiciel. "Ingenium" est un environnement informatique bas sur lintranet, son moteur de recherche "Spirit" permet, grce une analyse linguistique, d'interroger la base de connaissances en langage naturel avec reformulation "translangue" et d'obtenir des rponses ordonnes par classes de pertinence dcroissantes. La pertinence est indique par l'analogie entre les mots de la requte, leurs relations syntaxiques et le contenu des textes de chacune des classes. Il est possible de rechercher des connaissances sur la base par les donnes descriptives (auteur, date, ...) ou par une requte en langage naturel. Ce n'est pas une base de donne documentaire : son interrogation obit donc des rgles et une terminologie spcifique. Elle ne comporte ni thsaurus, ni index consultable.

69

Tableau02. Caractristiques fonctionnelles du moteur de recherche "Spirit", 2002.

15

Le point de vue des usagers


Les professionnels de l'information s'accordent trouver "Ingenium" difficile utiliser (et faire utiliser) : trop loign des logiciels documentaires classiques, utilisant une terminologie diffrente de celle habituellement utilise en documentation (exemples : une notice devient un cartouche, le domaine du document renvoie aux mots cls), posant des problmes d'ergonomie (on ne peut extraire les donnes des notices que cinq par cinq en mode gestionnaire. De plus le logiciel est lent. Mais il pose surtout un problme d'exhaustivit, il faut faire une requte dans chaque langue pour largir les champs des rponses. Le traitement des rsultats ne permet pas de gestion dhistorique ou de filtrage. C'est un outil peu convivial, handicap par l'absence de recherche boolenne. Pour utilisateur final (chaque chercheur de SGR accde "Ingenium" via l'intranet), les recherches sur critres (quivalente une recherche par champs) sont limites la fois par le type de donnes interrogeables et par lergonomie de loutil. Elles ont recul au profit de la recherche sur le texte intgral passant de 20% en 2005 11% en 2007, pour environ
15

D'aprs prsentation de Spirit dans : Bureau van Dijk. Recherche et analyse de l'information textuelle : Panorama des outils linguistiques (Etat de l'art). janvier 2002.

70

100 000 recherches par an). Lors d'entretiens semi-directifs les ingnieurs interrogs nous ont indiqu utiliser "Ingenium" pour valuer les connaissances de l'entreprise sur un domaine en dbut de recherche (accder aux rapports et rsultats internes) et rechercher (par auteur) dans le catalogue les ouvrages disponibles SGR. Cet outil, a t sous-exploit dans sa dimension collaborative, cette dimension tant sans doute en dcalage avec les habitudes et le mode de fonctionnement hirarchis de l'entreprise. De mme l'utilisation des entits (connaissances, runions, dfinitions) n'a pas t exploite alors qu'un certain nombre de notes et notes-flash auraient, en principe, pu y tre rattaches. Il tait aussi possible d'tablir des relations entre les fichiers (par exemple, rattacher une runion, et son agenda : les prsentations faites, le compte-rendu, des documents connexes). Par contre la dimension bilingue franais-anglais de l'outil prend tout son sens dans le contexte d'un groupe international et d'un centre de recherche o se ctoient 18 nationalits du monde entier.

71

6 Un terrain en volution
6.1 L'volution du primtre de connaissance
L'un des axes de croissance de l'entreprise est le dveloppement durable et responsable, le groupe Saint-Gobain se dveloppe dans des secteurs d'activits varis (vitrage, matriaux haute performance , produits pour la construction, distribution-btiment, conditionnement). Si les techniques verrires restent au cur d'une part importante de l'activit de SGR , la demande d'informations concernant d'autres domaines de comptences est forte, et implique de la part du service VTIC la slection de nouvelles sources, de nouvelles revues, la mise en place de nouvelles alertes, d'une veille "Habitat" et le renforcement de la veille "Isolation".

6.2 L'volution du service VTIC


Pour les annes 2009-2010, le service VTIC doit mettre en place de nouveaux outils : Logiciel de veille ; Nouvelles procdure dacquisitions et de livraisons des articles scientifiques ; Accs aux archives numriques de revues (le pack Materials d'Elsevier regroupant les revues majeures pour SGR) ; Accs Science Direct pour les chercheurs. Mise en place dun outil de gestion de bibliothque ; Remplacement d"Ingnium".

Ces volutions influent sur la politique documentaire qui tend vers une gnralisation des accs numriques individualiss en rponse : Une forte demande des usagers pour une rduction du dlai entre l'expression du besoin d'information et la satisfaction de ce besoin ; Une ncessit de dgager du temps au sein du service VTIC pour amliorer la qualit du service avec l'quipe existante ; La prminence de l'information numrique.

En parallle, et pour permettre une optimisation de l'accs l'information et de lactivit du service, il est galement ncessaire de procder un tat des lieux des abonnements, des collections de revues papier, de l'utilisation des locaux (bibliothques, rserves, archives) avant de procder un dsherbage et une rorganisation des espaces de stockage. Un 72

ramnagement de lespace bibliothque est imminent : remise en place dun accueil, amnagement dun espace brainstorming , rorganisation des ouvrages et mise en place d'un systme de code barre pour allger la gestion des oprations de prt.

6.3 L'accs groupe l'information interne


Les "Notes et Rapports" des quatre centres de recherche devront tre accessibles, l'horizon de 2010, au travers d'un outil unique "ECM livelink" pour l'ensemble des centres de recherche du groupe. Actuellement la base de donnes contenant les documents internes de chaque centre de recherche est accessible tous, mais ne propose d'aucun outil de reprage de l'information et de son organisation destin l'usager extrieur au centre diteur. Ce n'est pas un logiciel documentaire au sens mtier mais un ECM (Entreprise

Content Management / Gestion des contenus de l'entreprise) dont les fonctionnalits


peuvent potentiellement s'adapter un usage documentaire. Il s'agit donc de reprer dans cet outil les fonctionnalits permettant de grer des documents structurs, la confidentialit et de faciliter la recherche et la rcupration des informations. En 2009, les responsables des services ont lanc des tudes techniques, chang leurs ides, en vue de la mise en place de cette base commune. L'attention se porte sur la normalisation des descriptions, le contenu des rsums, auxquels il faudrait ajouter l'tablissement d'une terminologie commune pour identifier le type de document, de rgles de nommage des fichiers et de rgles d'criture. Les tests qui ont eu lieu jusqu'en Aot 2009 font apparatre, outre des problmes de temps d'accs, une absence de visibilit de l'arborescence, une absence d'exhaustivit et une irrgularit dans les rsultats de recherche. Les services de SGR et de HPM (EU) partagent ce constat. En Septembre 2009, La direction de la Recherche du Groupe Saint-Gobain met en place un comit "R&D Livelink" dont la mission est de centraliser les prconisations de chaque centre de recherche, d'tablir des rgles communes concernant la dfinition des informations partages, et l'harmonisation du fonctionnement. Ce dispositif favorise les change entre les centres, leur donne un poids collectif face la Direction des services informatique (DSI) qui assurera la mise en uvre technique des prconisations finales. Cinq groupes de travail ont t crer : 1. Archivage ; 2. Moteur de recherche ; 3. Droits d'accs ; 73

4. Harmonisation des niveaux de confidentialit et de leur usage ; 5. Mtadonnes : dfinition des donnes obligatoirement partageables. Dans "ECM Livelink", l'utilisation d'un plan de classement par dossier est indispensable pour permettre une gestion des niveaux de confidentialit. L'organisation des documents de chaque centre s'articulant sur des approches diffrentes des activits, il faudrait pour obtenir une organisation unifie de l'information, crer un plan de classement spcifique pour cet outil, commun au groupe. Pour SGR, le transfert des documents et donnes relevant des "Notes et Rapports" s'inscrit dans une dmarche plus globale de rinformatisation de sa gestion documentaire.

6.4 Le systme d'information concern par l'tude


La mise en place d'un SIGB est l'objet du cahier des charges fonctionnelles (annexe p.136) qui motive cette tude. Il nous a donc sembl utile de reprsenter sous la forme de schmas l'tat actuel du systme d'information et ce qu'il est amen devenir. Ceci nous permettra galement de situer les cooprations ncessaires entre diffrents services de SGR et du groupe Saint-Gobain.

74

6.4.1 Les schmas

Figure 08. Accs aux bases documentaires pour un usager SGR et un usager du groupe Saint-Gobain - juin 2009

De cette reprsentation, nous retiendrons, pour SGR, une gestion parpille de l'information externe, laquelle l'usager final n'a que partiellement accs via l'intranet et un accs l'information interne au niveau du groupe peu fdr : si les accs sont facilement reprables, l'accs aux bases documentaires des diffrents centres est donn sans aucun accompagnement pour l'usager.

75

Figure 09. Accs aux bases documentaires pour un usager SGR et un usager du groupe Saint-Gobain, prvus pour 2010.

La mise en place d'un SIGB permettra chaque usager d'accder aux catalogues des documents externes grs par le service VTIC et, selon les autorisations donnes, aux informations elles-mmes. Les articles isols restent pour des questions de droit hors de ce dispositif. Les "Notes & Notes techniques" des diffrents centre de recherche seront fdres par un outil commun ce qui ne sera pas ncessairement synonyme de base unique.

6.4.2 Les services informatiques


Le service informatique de SGR participe la mise en place des services documentaires diffrents niveaux : Mise en uvre du matriel et maintenance des systmes d'exploitation et des applications gnrales ; 76

Gestion des espaces de serveur mis disposition sur le rseau SGRD ; Administration technique de la base de connaissances "Ingenium" ; Extraction, transfert et reformatage des donnes ; Dveloppement de bases de donnes et macros ddies aux usages de la gestion documentaire (base Access, macros Excel pour les statistiques) ; Sauvegardes de la base de connaissances sur support optique (DVD) ; Sauvegarde du serveur du service VTIC ; Mise jour des informations et des accs, maintenance du portail SGR : mission troitement lie la dimension communication du service VTIC.

Dans le contexte d'une rinformatisation, ce service est partie prenante. Il est l'interlocuteur en ce qui concerne la compatibilit technique entre le logiciel implanter, et le systme informatique dploy SGR et dans le groupe Saint-Gobain, le respect des protocoles et des rgles de scurit. Le service VTIC et le service informatique n'ont aucun rapport de hirarchie, et la collaboration entre eux est fluide, au quotidien comme sur les projets. La Direction des services informatiques de la Direction gnrale du groupe intervient dans le choix de solution groupe dans un souci de rationalisation et une volont de faciliter les changes entres les diffrentes entits du groupe. Par exemple, "Websphere" d'IBM est la solution retenue pour le portail, le moteur de recherche est "Sinequa".

77

Cette tude de l'volution du service et de la gestion documentaire permet d'expliquer en partie l'htrognit des descriptions que nous observerons plus loin, de pouvoir en resituer l'origine et d'en comprendre les raisons et ventuellement de les exploiter. Elle permet aussi de mettre en vidence un point de rupture dans l'volution des outils de gestion, avec la runion des informations internes et externes dans un systme unique dont les fonctionnalits n'ont pas rencontr les besoins. L'informatisation venir sparera nouveau documents internes et documents externes, et aura, parmi ses objectifs, de regagner en qualit de rsultats de recherche d'informations en harmonisant et en exploitant les donnes existantes. L'volution du systme de gestion documentaires et des services qui en dpendent repose sur la qualit de l'analyse des besoins et de l'objectivation des rsultats qui en dcoulent.

78

Troisime partie L'analyse des besoins : une tape fondamentale du processus

79

80

7 Le fonds, ses outils de gestion et les accs pour l'usager final en 2009
Le fonds est un fonds spcialis dans les techniques verrires, constitu par les rapprochements successifs des diffrents centres de documentation comme par exemple, en 1970, suite la fusion avec Pont--Mousson, le regroupement de 3 centres de recherche de la rgion parisienne Aubervilliers, o se cre une unit documentaire qui accueille la bibliothque en provenance du centre de recherche de la Villette.

7.1 Typologie et volumtrie du fonds


7.1.1 Ouvrages
Le fonds se compose de 10500 ouvrages (les plus anciens datant des annes 1920) aliment par les demandes des chercheurs de SGR. Les ouvrages, dans la base "Access", se rpartissent selon les types suivants : Livre, Congrs, Thse, Handbook (manuel), CD/DVD/VHS, Revue (numro isol). Les ouvrages sont principalement en franais et en anglais, il faut noter quelques ouvrages en allemands et en russe (avec ou sans traduction). Aprs versement dans "Ingenium" des notices, les types de document deviennent : Book, Procceding, Thesis, Other.

7.1.2 Revues
Papier
Actuellement 675 revues sont rpertories, abonnement en cours ou suspendu, pour certaines, un abonnement lectronique seul succde labonnement papier, pour dautres SGR est abonn aux deux formules. Un rcent dsherbage de la collection a limin 145 titres.

81

Electronique
180 abonnements lectroniques sont rpertoris, accessibles soit par Science Direct, soit par Ebsco, soit directement sur le site de lditeur.

7.1.3 Articles
Notices bibliographiques (base verrire)
Historiquement lie ldition du bulletin bibliographique, la base papier se compose de deux groupe-fichiers papier (Auteurs et Matires) se rfrant aux articles traits dans le bulletin. Les diffrentes volutions du traitement des notices bibliographiques et du signalement des articles aboutissent en 2003 au versement dans la base "Ingenium" de 55000 notices. Actuellement environ 60000 notices se trouvent dans cette base. Les notices bibliographiques ont volues au cours du temps, elles contiennent les lments suivants : Auteur(s) de l'article ; Titre de l'article, premier titre et titre traduit en franais si ncessaire, partir de 2000, les titres anglais ne sont plus traduits ; Nom de la source ; Mention de collation : volume, n, page, nombre de figures, tableaux et rfrences bibliographiques ; Anne ; Code matires jusqu'en 1990, mise en service de "Taurus" et fin de l'alimentation des fichiers manuels, termes issus du thsaurus verrier ; Mots cls, liste extraite du thsaurus verrier, termes provenant de deux niveaux de hirarchie.

Texte Intgral Papier


Les traductions d'articles depuis le russe et le tchque (environ 10000) sont conserves la bibliothque.

Electronique
Les articles (environ 3000) sont conservs par le service VTIC. 82

7.1.4 Normes
Actuellement ces documents sont conservs sur support papier ou lectronique, par le service VTIC ou par le demandeur. Ils sont classs par organisme diteur et chronologie.

7.1.5 Documents internes


A priori ces donnes et documents ne sont pas concerns par le transfert vers un SIGB, car ils devraient devenir accessible via un outil fdrateur au niveau du groupe SaintGobain. Nanmoins ils ne doivent pas tre compltement exclus du primtre du cahier des charges , ni de la rflexion sur la description documentaire. Aussi nous semble-t-il pertinent de donner, quelques repres les concernant.

Les rapports et notes techniques (Technical Reports)


L'appellation entre parenthse est celle reprise du critre "type de document" dans la base "Ingenium" (Voir la volumtrie et l'tat des versements pour les documents internes, II.4.2.3.)

A partir de 2004 les diffrents documents natifs lectroniques sont conservs en texte intgral dans la base "Ingnium", ils sont rpartis selon les types suivants 16 : Technical report S, Technical report N, Technical report DR. Pour la priode 1940 2003, des notices signalent ces rapports et ces notes, les notes sont de type Technical report N, les rapports de type Technical report S, une copie des documents peut tre obtenue auprs du service VTIC.

Les notes (Memo)

Les notes ont t institues en 2003, elles sont intermdiaires entre la note technique et la note flash, elles prsentent soit les conclusions dune runion, la

Un Technical Report S (note de synthse) prsente : soit les rsultats obtenus dans le cadre dune tude, soit une tude bibliographique cible ou un rapport de stage prcd dune synthse et co-sign par les ingnieurs SGR responsables Un Technical report N (note technique) prsente : soit une synthse intermdiaire de rsultats, soit la prsentation dune invention ou dune ide nouvelle ou un rapport de stage ordinaire. Un Technical report DR (document de rfrence) est un mmoire dexpert ou une tude bibliographique de fond portant sur un domaine large 83

16

programmation dune campagne dessais ou la description dun mode opratoire, ou des informations administratives.

Les notes-flash (Flash-memo)


Les notes ont t institues en 2006, ce sont des documents dont la diffusion est ncessaire linformation et la dynamique du travail de recherche, compte rendu dessais, de congrs ou de runions. Elles sont rdiges dans les deux semaines qui suivent lvnement auquel elles se rfrent. Il existe quatre types de Note Flash : Congrs, Essais, Runion, Visite. Ces types ne sont pas mentionns dans les notices "Ingenium", mais seulement dans len-tte du fichier associ. Pour ces diffrents documents rendant compte de l'activit et des connaissances de l'entreprise, des rgles de rdaction ont t formules dans des Notes, elles concernent : l'identification du type de document, son niveau de confidentialit, l'obligation d'un titre, d'un rsum et de perspectives en anglais, des rgles de nommage du fichier. Le premier titre et le texte peuvent tre rdig en franais ou en anglais. Pour chaque type de document, un modle est disponible sur l'intranet SGR. [34, Arribart] [35, Debaisieux] [36, Debaisieux]

L'annexe au cahier des charges dtaille par type de document (Ouvrages , priodiques, normes, notices de la base verrire) les descriptions bibliographiques actuelles et celles souhaites. Les outils de contrle sont galement mentionns.

84

7.2 Les outils de gestion actuels


Nous nous intresserons aux fonctionnalits concernant l'alimentation,

l'interrogation, les rsultats concernant les diffrentes bases du point de vue des usagers professionnels ainsi qu'aux fonctions de bibliothconomie (acquisition, diffusion, statistique).

7.2.1 La base "Ingenium"


Alimentation :
Insertion des notices et fichiers dans la base "Ingenium" par le secrtariat du service metteur, pour les Technical reports et les memos ; Insertion de tous les memos flash (notices et fichiers) par une mme secrtaire ; Versement par groupes de 25 titres des notices de la base "ouvrages".

C'est au moment de l'insertion que ce fait la description du document qui comprend l'auteur, le titre, la date du document, le rsum d'auteur pour les documents internes. Le nom des fichiers, dont le format natif est souvent un .doc, doit comprendre : SGR+numro de la note ; Le nom du premier auteur ; Si possible un mot-cl.

Nous avons observ que globalement ces indications taient respectes quant au contenu mais que l'absence de rgle d'criture, qu'aurait pu fixer quelques exemples, aboutit un manque d'homognit du nommage des fichiers. Le modle unique de notice mis en place pour accueillir des donnes htrognes, a conduit un appauvrissement de la description bibliographique, par exemple le champ "Description" contient le rsum pour les "technical reports" et les articles et le nom de l'diteur associ au nombre de pages pour les ouvrages, le champ. "Mots cls" est renseign ou non pour un mme type de document, par exemple, pour un "technical report" signal par sa notice seule le champ est renseign, si le texte intgral est associ la notice le champ n'est pas renseign, puisque la recherche s'effectue sur le texte intgral.

Interrogation et rsultats :
La recherche (principes gnraux et principales critiques) a t aborde prcdemment et nous nous intresserons ici la procdure de recherche telle que dcrite 85

dans l'aide labore par le service VTIC et qui exprime les difficults du maniement des requtes en langage naturel dans "Ingenium" :

" Exemple de recherche simple qui ne "donnera" pas les rsultats attendus : "Les notes crites par X de l'anne A l'anne B sur les verres borosilicates". Les rsultats seront les documents de X et ceux dans lesquels il est cit, dans lesquels il est question du nombre A, du nombre B, de notes et des verres borosilicates (pour les premires classes de pertinence)."
Pour rpondre cette requte il est prfrable d'utiliser le mode de recherche avance ou l'onglet document qui permet de prciser l(es)'auteur(s), le(s) type(s) de document, les dates des documents (date d'insertion ou de modification dans la base) et de poser la question "Les verres borosilicates" . Il est possible prciser un titre de revue (critre Projet), un ou plusieurs mots-cls (critre Domaines), le niveau de confidentialit du document (critre Niveau d'habilitation, ainsi que la langue du Cartouche qui peut tre diffrente de celle du document. Le systme formulera un "ou" implicite l'intrieur d'un mme critre et un "et" implicite entre chaque critre. Les mots-cls du critre "Domaines" sont grs par une liste de termes issus du Thsaurus verrier. La recherche par entit (documents, lments de connaissance, runions, dfinitions) est possible mais l'essentiel des donnes et documents est rattach l'entit document (95%). Il est indispensable d'indiquer la langue de la question : les synonymes des mots dans la langue de la question sont automatiquement ajouts, les mots de la questions sont traduits (franais anglais et inversement) mais les synonymes des traductions ne sont pas pris en compte dans la recherche. Ceci implique de formuler les recherches successivement dans les deux langues pour amliorer l'exhaustivit des rsultats. Les requtes les mieux satisfaites sont les recherches par auteurs. Interroger l'ensemble des documents dans une base unique peut tre un gain de temps, d'exhaustivit et de pertinence. En fait, d aussi bien l'absence de recherche boolenne, aux dfauts de description (type de champs, homognit, qualit des listes), qu'aux limites de l'outil (nombre de rsultats prsents : 100 classes de pertinence prsentant les 100 premiers documents pertinents de chaque classe) les recherches sont difficiles. Les critiques principales portent sur le bruit et l'absence d'exhaustivit.

86

7.2.2 Les bases "Livres" et "Revues"


Ces bases sont exclusivement utilises par les usagers professionnels. Elles ont t mises en place pour assurer les fonctions qui cessaient d'tre assures lors du passage de "Taurus" "Ingenium". Il s'agit de bases SQL serveur via "Access" relies l'annuaire "Access Directory" (AD) de SGR avec mise jour d'index.

La base "Livres"
Elle permet la saisie des notices douvrage avec mise jour dun index auteur, dun index mots-cls, ainsi que lenregistrement et le suivi des prts, cette fonction tant relie lannuaire.

Alimentation
A rception d'un ouvrage, sa notice est cre. Elle comprend les champs de description bibliographique suivants : Titre ; Auteur(s) ; Editeur et nombre de page (mme champ) ; Anne ddition ; Type (sur liste) ; ISBN/ASIN/ISSN ; Mots-cls (sur liste).

Les 9 autres champs concernent la gestion de la commande et des rfrences internes. La personne charge de la gestion des commandes renseigne les diffrents champs l'exception des champs "Identification" et "Mots-cls" qui sont traits par une documentaliste spcialise.

Interrogation et rsultats
Une interface de recherche permet daccder aux notices des ouvrages via les champs Ttre, Auteur ou Mots cls, sans aucune opration boolenne dans un mme champ ni entre champ.

87

Le champ "Identification" dsigne la localisation (il renvoie au plan de classement de la bibliothque), il peut tre renseign par le nom de la personne qui le conserve dans son bureau.

Gestion du prt
C'est dans cette base que sont galement grs les prts. La gestion du prt sarticule sur les tables de la partie Gestion des ouvrages et lannuaire AD de SGR. La date demprunt est automatiquement renseigne. Il existe deux profils demprunteur : SGR et stagiaire. La dure du prt est illimite et seule linterrogation de la gestion des emprunts permet de savoir quun titre est emprunt.

La base "Revues"
Il existe galement une base "Revues diverses", d'un fonctionnement identique celui de la base "Revue", qui regroupe les abonnement auxquels le service a souscrit pour rpondre aux demandes d'information non-verrires lies aux activits de SGR.

Alimentation
Elle consiste crer les notices des nouveaux abonnements. Actuellement 675 collections de revues font l'objet d'une notice qui indique leur couverture et leur localisation. La description bibliographique comporte : le titre, le complment du titre, la localisation de la collection, les 6 autres champs concernent les informations sur labonnement.

Bulletinage
Une fentre spcifique permet denregistrer le bulletinage qui se fait par la saisie des anne, volume, numro, mois, date de rception, un champ Divers permet de noter les manques, numros spciaux etc Toutes les saisies sont manuelles, il ny a pas dincrmentation de la priodicit, pas de date de saisie automatique. Aucun raccourci ne permet une vision synthtique des numros manquants, des abonnements de lanne. Les indications de diffusion renvoient une diffusion manuelle vers le lecteur ou le service. Les revues ne sont pas empruntes, donc aucune fiche de circulation nest mise. La saisie est manuelle pour lessentielle, sans gestion des rgles dcriture, aucune mise jour automatique de champ, aucune tche externe ne peut tre intgre ou dclenche. 88

A noter : Certains abonnements sont reus directement par labonn et ne sont donc pas bulletinns.

Recherche
La recherche d'un titre s'effectue par l'intermdiaire du champ "Titre" qui propose la consultation d'un index alphabtique ou par un champ "Mot.du titre". La documentaliste peut galement consulter une liste des revues par localisation : bibliothque, rserves ou archives

7.2.3 Les outils complmentaires


Ils concernent la commande des ouvrages, la gestion des abonnements et les statistiques, les accs directs aux revues lectroniques. De la mme faon que les bases Access compensent l'absence de module de gestion dans "Ingenium", des fichiers Word et Excel grent les services que ne couvrent pas ces bases.

Commande d'ouvrage : Le cahier


Les commandes sont assures par la secrtaire du service qui reoit la demande d'ouvrage par mail ou formulaire interne SGR (Fosfore). C'est elle qui compare les services des fournisseurs, prix et surtout, dlais de livraison, et passe les commandes par mail ou fax. Les commandes sont enregistres dans un cahier qui indique : les rfrences bibliographiques, le fournisseur, les rfrences du demandeur (nom, service, tude), le prix, la date de commande. A la livraison de l'ouvrage, elle valide la facture payer et saisit la description de l'ouvrage dans la base "Livres".

Gestion des abonnements papier et lectronique


Ebsco fournit la majorit des abonnements papier, il y 9 autres fournisseurs pour 1 5 revues chacun. Les renouvellements se font principalement suite des sollicitations par courriel des fournisseurs ou diteurs. Une liste des abonnements est tenue sur un fichier Excel.

89

Accs par liens : le rpertoire HTML


Accessible sur l'intranet, il permet d'accder directement aux abonnements lectroniques agrgs par Ebsco ou Science Direct. Pour ceux souscrit directement auprs des diteurs, une identification est gnralement ncessaire.

Les Aides : Word


Le service VTIC dite des aides et des procdures, soit, par exemple, pour encadrer l'alimentation de la base "Ingenium" par les secrtariats, ou usage interne pour l'utilisation des bases, ou destination des usagers finaux (dans ce cas il s'agit de pages accessibles via l'intranet).

Les statistiques : Excel


Etablies partir des relevs des diffrents actes du service, sous forme de fichiers Excel (avec ou sans graphique), elles permettent dobtenir quelques indicateurs quantitatifs sur lvolution des usages des ressources et de lenrichissement du fonds et de la base de connaissances.

7.2.4 Les accs pour l'usager final


Pour l'utilisateur final les outils de reprage de l'information et les accs sont variables selon le type de document : Ouvrages > "Ingenium", type de document "Book" "Procceding", "Thesis", "Other" Notices Base verrire SGR Documents internes > > "Ingenium", type de document "Article" "Ingenium", type de document "Technical Report" et "Memo" Revues papier > Catalogue sur intranet ARGOS qui donne l'tat des collections, mise jour 2005 Revues lectroniques > Liste de liens, mise jour 2009

Consquence d'un systme de gestion dsintgr, l'accs pour l'utilisateur final est fragment. Il est donc mal ais de faire de la recherche d'information dans ce fonds qui est surtout sollicit pour retrouver des documents dj identifi. La liste de lien est un outil apprci. 90

8 Prconisations l'issue de l'tude


Si dans la seconde partie nous nous sommes intresss des aspects d'environnement culturel au sens large et une approche historique concernant la documentation dans l'entreprise c'est qu'il nous a paru impossible de les dissocier de la problmatique de rinformatisation du fonds documentaire, dans la mesure o le fonds tudi pour cette tude est l'hritier de ces mutations successives. L'analyse des outils et des descriptions fait constamment apparatre des rfrences aux systmes antrieurs, par exemple les classifications du fichier papier matire, toujours prsentes dans certaines notices mais qui ne sont plus jamais interroges. L'outil qui sera mis en uvre doit permettre d'optimiser puis d'amliorer la qualit du service documentaire tout en allgeant le poids que constitue aujourd'hui les tches de bibliothconomie. Il devra galement prendre sa place dans un environnement numrique fortement orient vers des services forte valeur ajoute d'usage disponibles via internet (Scopus est l'outil plbiscit par les chercheurs).

8.1 Reprer les besoins essentiels d'amlioration


8.1.1 L'amlioration de l'accs l'information pour l'usager final
Au dbut du premier chapitre, nous avons prcis l'importance de l'information dans le processus industriel la fois dans son apport au processus de recherche et dans sa dimension "capital de connaissances" de l'entreprise. Le premier axe de rflexion repose donc sur l'accs.

"Quel est le plus pnible : accder l'information ou se passer de l'information ? De la rponse cette question dpendra l'attitude de l'usager face son besoin."
En l'tat actuel des outils proposs pour l'accs l'information diffuse en interne, l'usager doit avant toute recherche se poser les questions suivantes : O se trouve l'information ? Comment dois-je formuler ma requte ? Suis-je sr de la pertinence, de l'exhaustivit des rsultats?

91

Pour les bibliographies rtrospectives, les recherches d'antriorits internes indispensables aux recherches menes SGR et qui demandent des recherches dans la base "Ingenium", c'est au service VTIC que s'adressent nombre de chercheurs au vue de la difficult de maniement du moteur de recherche et de l'incertitude quant la qualit des rsultats. Pour les recherches concernant les articles scientifiques et techniques les outils externes sont privilgis, par les usagers professionnels et finaux, associs la commande d'articles via les formulaires internes. La possibilit d'interroger les bases des diteurs et agrgateurs avec une antriorit de plus en plus profonde incite moins interroger la base verrire de SGR. La mise en place dune interface daccs permettant de centraliser et didentifier les diffrentes sources et supports dinformations s'avre indispensable. L'parpillement et la redondance des accs crent un brouillage qui nuit la perception du systme documentaire mis en place par le service VTIC.

Pour trouver, SGR, un ouvrage dont la rfrence est connue, la base INGENIUM est accessible depuis : 1. Argos, intranet SGR 1. bouton rechercher 2. infos internes > Vie scientifique > Information scientifique et technique Outils (question 3) "Vous cherchez un ouvrage..." Accs direct 3. bases de donnes 2. Saint-Gobain, intranet Groupe > Domaines > R&D 1. site intranet R&D SGR > Accueil Argos > ... 2. Raccourcis Documentation SGR > Ingenium
Cet accs groupe est destin donner accs aux Notes & Rapports de chaque centre

Si l'ouvrage est dans le fonds, la localisation sera mentionne. Cet exemple montre galement quil faut utiliser un outil ("Ingenium") dont la complexit est disproportionne par rapport la simplicit de la demande. 92

8.1.2 L'amlioration qualitative des usages professionnels


Les outils utiliss sont en fait assez rudimentaires dans le sens o ils sont essentiellement mono-tches et spcialiss, mme "Ingenium", malgr le "modernisme" de son moteur linguistique. Les descriptions dans chacune des bases obissent la logique de l'usage de la base sans que napparaisse un souci de cohrence d'ensemble. Aucun de ces outils nassocie aux fonctions dveloppes des contrles de saisie, ce qui rend la qualit formelle des descriptions ingale. Les bases Access permettent de maintenir jour, la faon dun fichier labor, les catalogues ouvrages et revues papier sans liaison avec d'autres tches de la chane documentaire. La gestion des prts relie la base ouvrage est le seul exemple d'intgration.

Le suivi du fonds et les mesures d'usage


Le service ne dispose d'aucun outil permettant de synthtiser l'tat du fonds ni mme de rpondre des questions lmentaires, comme un tat des revues sur abonnements non reues. La dsintgration du systme de gestion documentaire est un handicap lutilisation des statistiques qui sont surtout tablies pour rpondre des besoins ponctuels, comme le bilan sur la rdaction et la diffusion des notes ou le bilan des commandes d'articles scientifiques. Les statistiques quantitatives annuelles portent sur : Les recherches dans "Ingenium", elles sont dtailles par type de recherche (langage naturel ou sur critre) par service, par mois ; Les versements dans "Ingenium" dtaills par type de document, par services et par mois ; La commande d'articles scientifiques (suivi tenu sur Excel) qui permet d'valuer la proportion d'articles communiqus depuis le fonds SGR et de dtailler les sources externes. Les bases Access peuvent tre interroges via des requtes SQL par le service informatique, pour connatre par exemple la liste des revues diffuses une personne ou le nombre d'ouvrages localiss sous une cote. Le fait d'avoir "externaliser" ce traitement rend son usage limit.

93

De plus, il est souvent plus efficace d'excuter soi-mme une tche dans un but dtermin que de la faire excuter par quelquun dautre puis d'en analyser les rsultats. Les besoins lis aux activits quotidiennes du service (suivi de commandes, rclamations, etc.) doivent tre satisfaits la main (cahier de commande, relevs au moment du bulletinage, etc.) ce qui n'encourage pas les suivis systmatiques qui permettent, en gnral, d'amliorer les dlais de diffusion. Le besoin d'un systme permettant un suivi centralis du fonds est donc impratif, la fois pour rationnaliser les tches de gestion et de suivi du fonds et pour mieux apprhender les usages des diffrentes sources.

L'automatisation et l'interaction entre les tches


Parce qu'elles supportent au quotidien la lourdeur que constitue le maniement d'outils indpendants, dont la seule possibilit de relation est le "copier-coller" entre applications, les documentalistes sont particulirement attentives limiter les oprations de saisie. Aussi, dans l'optique d'un gain de temps et de qualit de travail, les fonctions permettant l'acquisition automatique de descriptions bibliographiques, les mises jour automatiques de champ ou de liens, les contrles sur liste et les contrles des rgles d'criture seront perus comme de rels progrs.

La normalisation des notices


L'tude prcise du contenu (informatif et formel) des notices dans les diffrentes bases fait apparatre un manque d'homognit qui s'explique en partie par le fait qu'elles sont conues chacune pour rpondre un besoin dans un environnement logiciel spcifique, sans qu'aucune rgle d'criture n'existe ni pour l'ensemble, ni l'intrieur d'une mme base. Cette htrognit est aussi due aux migrations successives. En voici quelques exemples : les titres : ils sont mentionns en capitales pour la base 'Revue", en bas de casse avec capitale initiale pour la premire lettre du titre franais et de chacun des termes signifiants du titre anglais dans la base "Livres", et pour les articles et les documents internes dans la base "Ingenium", ils peuvent tre indiqus soit de la mme faon soit tout en lettres capitales. les dates : le format dans "Ingenium" est jj/mm/aaaa hh/mm ss/1/10 et dans les bases Access, jj/mm/aaaa 94

les variations de graphie et chane de caractres pour indiquer dans la base "Revue" qu'un priodique est accessible au format numrique en ligne : online # comprend le O1 DSI Online : Science Direct 2008 Online : Science direct 2008" online depuis 2003 Online seul online seul online seul # Accs depuis 2003 # n abonne 89000632000006204524 / PRO 1252233 Online seul depuis 2007 - Abonn 22767631 022906 online seul depuis 2007 - accs 2004 - 2009 # abonn 8900063200... online seul depuis 2007 n abonn 2535864 / PRO1258511 # Suite de ... paper + online Science Direct depuis 1995 n abonn 02176605 00001 PRO 1252221" paper + online seul paper + web depuis 2009 # cust ID 3003174 Paper + web? depuis 2009 # cust ID 3003817

(On peut galement relever les variations d'criture pour l'identification du n d'abonn, "Science Direct", ainsi que l'usage de diffrents signes comme sparateur, ou leur absence) En ce qui concerne les listes de mots-cls utilises par les documentalistes pour indexer les diffrents types de documents, elles diffrent entre "Ingenium" (env. 8000 unitermes) et la base "Livres" (env. 4000 unitermes), la liste "Ingenium" contenant tous les termes de la liste "Livres". L'indexation porte l'heure actuelle sur les ouvrages. Les documents internes, dont le texte intgral est systmatiquement vers dans "Ingenium", ne sont plus indexs puisque leur contenu est analys lors de la recherche en langage naturel. Partant de ces constats et, dans l'optique du versement des donnes issues de bases diffrentes dans un logiciel unique, qui proposera des fonctionnalits transverses aux types de documents, il apparat indispensable dunifier autant que possible la composition des diffrentes notices, leur criture et leur graphie. Sur le mme principe, il faudrait adopter un outil unique pour l'indexation, qui soit accessible et utilisable lors de la recherche. Cette attention porte la normalisation des notices apportera une stabilit dans les oprations de saisies et de traitement et donc, un gain en qualit et en temps. 95

8.1.3 L'amlioration de la productivit


L'tude des outils de gestion du fonds et des ressources documentaires externes met en vidence le temps pass des saisies manuelles, aux vrifications et corrections la vole sur les diffrentes bases, et la multiplicit des applications dans lesquelles il est possible chercher un lment. La dsintgration implique une dmultiplication des corrections en cas d'erreur ou de mise jour d'une information. Un changement d'adresse url, par exemple, implique des corrections dans la base "Revue", sur la page html accessible via l'intranet, auprs des abonns de la liste de diffusion et ventuellement sur une liste tablie sous Word qui regroupe tous les accs numriques rservs (codes, et autres identifiants). Le service VTIC, dont les moyens humains sont limits pour faire face ses diffrentes missions, cherche optimiser sa capacit de travail, tant en volume trait qu'en qualit de traitement. Actuellement les axes explors pour dgager du temps de service sont : La mise en place d'un systme permettant l'emprunt autonome des ouvrages ; Le choix d'un systme performant dans la gestion et la mise en relation des bases et des tches ; La mise en place de l'accs Sciences Direct pour les chercheurs (hors primtre de cette tude).

Nous pouvons donc, en conclusion de ce bilan de fonctionnement, dire que lamlioration de la gestion et de la diffusion des supports dinformation passe par trois axes : La mise en place dune interface daccs pour l'usager final permettant de centraliser, didentifier et de localiser les diffrentes sources, supports et services dinformation ; Une intgration des diffrents outils de bibliothconomie dans un systme qui assure des relations entre les diffrents actes ; Une homognisation et un enrichissement des descriptions des diffrents supports, en vue damliorer la recherche et laccs pour lusager professionnel et lusager final. La mise en place de mesures d'usages, pouvant tre compltes par d'autres modes d'investigation (enqute, interview), permettra d'valuer l'incidence de ce dispositif. 96

8.2 Harmoniser la description du fonds pour tendre vers un ensemble cohrent


Les descriptions documentaires sont tablies selon des grilles de description systmatique qui s'appliquent au traitement intellectuel des documents quelle que soit leur forme (nature, support, format). Nous ne reviendrons pas sur l'absence de cohsion de la descriptions des documents SGR dtailles sous plusieurs angles prcdemment mais nous insisterons plutt sur le fait de profiter des changements d'outils et des transferts de donnes pour poser les bases d'une nouvelle construction des notices qui permette des repres stables dans la description bibliographique ainsi que des lments spcifiques chaque de documents et leur usage au sein de l'entreprise.

8.2.1 ISBD et formats MARC


L'International Standard Bibliographic Description (ISBD) 17 est un ensemble normatif de rgles valides au niveau international, pour la description bibliographique de toute ressource publie existant dans les bibliothques, quel quen soit le support. Il indique les lments requis pour une description bibliographique tablie par une agence bibliographique nationale, leur ordre de prsentation rpartie en 8 zones (voir tableau, page suivante), la ponctuation qui les dlimite et dfinit le codage lors des changes de donnes. Il a pour but premier de permettre l'change international des notices, en aidant leur comprhension, en permettant de faciliter leur intgration dans des catalogues et des bibliographies. C'est le standard utilis la Bibliothque Nationale de France (BNF), dans les bibliothques universitaires, la British Library, etc., et dans de nombreuses bibliothques (le rseau Worldcat de l'OCLC regroupe 9000 bibliothques rparties dans le monde). Il a donn lieu, pour la France, a la transposition sous la forme de normes par l'AFNOR. Sa dernire mise jour date de 2007 (ISBD consolid) et se caractrise par le retour un standard unique pour tout type de ressource, avec une notice bibliographique unique qui comprend une identification des lments spcifiques la ressource dcrite. Les formats MARC s'appuient sur les recommandations de la norme ISO2709 pour la structure des enregistrements, la multiplication des MARC nationaux crera des problmes d'incompatibilit, aussi l'initiative de l'IFLA se forme un groupe de travail qui aboutira un accord autour de l'UNIMARC. A l'origine format pivot pour faciliter l'change des donnes, il
17

http://www.bnf.fr/pages/infopro/normes/no-isbd.htm 97

sera adopt comme format de catalogage. Il se compose de 999 champs dcoups en 10 blocs logiques qui correspondent aux critres d'identification et de recherche bibliographique. L'UNIMARC implique le respect global du format ISBD, ce qui garanti la possibilit d'changer des donnes bibliographiques, tout en permettant chaque bibliothque de travailler dans son propre format. Parmi les logiciels de SIGB reprs pour cette mission, la majorit propose un catalogage dans un format MARC ou un affichage ISBD. Nous nous sommes donc appuys sur la structure gnrale de ces formats de description pour laborer les grilles de description des diffrents documents traiter.

Tableau03. Comparaison des description ISDB et UNIMARC.

8.2.2 L'organisation des donnes


Le centre de documentation de SGR n'a pas vocation s'aligner sur les pratiques documentaires des bibliothques mais il a tout avantage s'appuyer sur des rgles partages par un ensemble de professionnels, qui constituent une rfrence pour certains de ses usagers et qui, de par la somme d'expertise qui a prsid leur adoption, sont un modle sur lequel appuyer la dfinition de ses propres descriptions. Nous devons donc, partir des besoins exprims par les professionnels et de ceux dcoulant de l'analyse des outils de gestion ainsi que des donnes prsentes dans les description actuelles, dterminer les formats documentaires pour les notices 98 catalographiques suivantes : Ouvrages, Normes, Revues, Articles (Base de donnes

verrires). Dans le cadre de la mission, les documents internes ne sont pas traits mais leurs descriptions pourraient tre bties sur le mme principe. Nous avons considr qu'aucune nouvelle donne ne serait introduite dans un premier temps, par contre, les champs concatns ou multivalus seraient clats en autant de champs que de type de donnes

8.2.3 Mthode d'laboration


Nous avons d'abord dtermin, partir de standards et normes de description, les quatre parties des notices crer, qui correspondent chacune des fonctions diffrentes (administration, recherche d'information, accs). Ces quatre parties sont dnommes : Gestion, Description, Analyse et Localisation. Le choix des termes correspondant aux dsignations dj utilises dans les bases de SGR. Puis nous avons identifi pour chaque type de documents les donnes existantes qui s'y rapportaient. Dans un second temps nous avons class dans chaque partie, les champs en respectant deux critres : L'usage (au plus proche des formats de rfrence ou des habitudes internes SGR) Le nombre de notices dans lequel ce champ est prsent

Aussi le numro de notice, la date de saisie et le type de document viennent-ils en tte de des parties "Gestion" de toutes les fiches, pour le champ "Ttre", premier champ de la partie "Analyse" dans toute les notices, son tiquette est dcline selon le type de document dcrit. Sous chacun de ces champs titres se trouvent les complments de titre ncessaires selon la nature du document dcrit. Nous avons synthtis cette organisation dans le tableau page suivante.

99

Tableau 04. Structures des quatre types de notices.

Si le service VTIC est attentif la possibilit de collecter automatiquement des notices, il ne dfinit pas comme une priorit de pouvoir effectuer des versements selon les normes. La pratique actuelle du service pour le versement du catalogue "Ouvrages" au catalogue du SUDOC consiste transmettre des fichiers Excel extrait de la base Access, sans formalisation des rfrences bibliographiques en fonction de l'ISBD. Aussi certains lments

100

de description ont-ils t placs en fonction des habitudes professionnelles de SGR plutt qu'en respectant l'ordre du standard. Nous avons galement propos des indications concernant les rgles d'criture et de graphie qui prennent en compte l'aspect actuel des donnes tout en tendant vers l'harmonisation. L'utilisation de listes doit galement concourir l'homognit des descriptions.

8.2.4 Amliorations attendues


Au del du gain qualitatif intrinsque, elles concernent les deux types d'usagers. Pour l'usager professionnel : faciliter son travail de cration et de mise jour des enregistrements en travaillant sur une grille stable, avec l'aide de vocabulaires contrls et en les dissociant des donnes d'administration qui requirent un autre type d'attention professionnelle. Pour l'usager final : amliorer son accs l'information en proposant des descriptions homognes qui permettent d'expliciter les modes d'interrogation, ce qui amliorera la qualit des requtes et des rsultats de recherches.

8.3 Intgrer la notion dvolution ultrieure


8.3.1 Lvolution des besoins de SGR
Actuellement le primtre de la mission se limite la gestion des documents

externes, puisque les documents internes doivent tre traits avec un autre outil logiciel. Nanmoins il n'est pas exclure que le SIGB accueille ce fonds de notices et fichiers lis en cas de difficults lors de la mise en place de l'outil groupe. Le service est riche de groupe-fichiers papier, de recueils du bulletin bibliographique depuis 1944, de 10000 traductions d'articles dont il possde les droits. La cration d'un accs numrique ces documents pourrait, elle aussi, faire l'objet d'une intgration dans le systme sous une forme dpendante du type de services attendus de cet accs. Par exemple, une consultation de type album ou une intgration aux donnes contenues dans la base verrire, ce qui ne demanderait pas le mme type de traitement documentaire. Cependant, vu la charge des missions courantes et des projets en cours, le traitement de ces lments n'est pas l'ordre du jour. A moins que le ramnagement de la bibliothque ne prcipite les choses... 101

L'accs centralis aux ressources via un OPAC pourra gale tre galement le vecteur d'informations concernant les services et les actualits. Sa mise en place pourra faire l'objet d'ajustement en fonction de l'observation des usages et la prise en compte des avis exprims par les usagers.

8.3.2 L'volution des outils


Le service VTIC met disposition des usagers de plus en plus de services externes accessibles en ligne. Cette croissance ncessitera sans doute, moyen terme, un type de gestion spcifique (organisation des accs, rsolveur de liens, gestion des historiques et favoris). Il est donc important que le SIGB choisi soit d'une conception qui puisse intgrer cette volution, ou proposer des modules le permettant. Cette rinformatisation s'inscrit dans une suite de changements dans la gestion documentaire. L'outil qui sera implant, et qui voluera, sera son tour remplac par un outil satisfaisant de nouveaux besoins. Aussi est-il important d'tre attentif aux normes et standards utiliss par l'application choisie, leur compatibilit avec d'autres systmes, leur capacit d'adaptation des usages mergeant qui conditionne sa prennit.

Cette tude nous a amen dtailler de nombreux facteurs, contextuels, humains et techniques. Il ressort de leur analyse que ce projet de rinformatisation, s'inscrit dans un changement plus gnral de l'organisation de la gestion documentaire et doit privilgier, pour produire une amlioration qualitative globale du service, les points suivants : La rationalisation des taches administratives quotidienne chronophage et peu productrice de valeur L'amlioration de la description documentaire. Un premier seuil sera franchi au moment du versement des donnes, l'amlioration intellectuelle de la description pouvant intervenir ultrieurement. Un accs numrique unique l'ensemble des ressources diffus par le service VTIC, pour un accs plus facile et une meilleure visibilit.

102

9 Rdiger le cahier des charges


9.1 Un outil de communication entre client et prestataire
Le cahier des charges fonctionnelles (CdCF) est lui aussi un produit fonctionnel Il se doit de dlivrer les informations ncessaires au prestataire, ou aux autres parties prenantes, dans une optique de satisfaction d'un besoin : celui d'acqurir la meilleure connaissance possible des besoins et du contexte du projet afin d'y rpondre au mieux. C'est un outil de travail et il doit donner tous les lments permettant de se faire une image d'ensemble du projet tout en donnant les dtails qui en font la spcificit. Pour cela les lments descriptifs, factuels et l'expression des besoins doivent apporter la "juste information" (celle qui est ncessaire et suffisante), sans qu'elle soit parasite par des informations secondaires, lesquelles pourront tre changes, lors de la mise en uvre du projet. Ils doivent l'apporter au travers d'une structure qui permette une apprciation correcte des diffrents acteurs (dcideurs, professionnels, usager final), du contexte technique (description du fonds, gestion documentaire, infrastructure technique existante). Dans le cas qui nous occupe, il nest pas anodin davoir une ide de ltat des donnes.

"Dans le CdCF, les besoins sont exprims en termes de fonction, sans faire rfrence aux solutions techniques pouvant les satisfaire, et avec un minimum de contraintes. Ceci permet au demandeur d'obtenir du concepteur, fabricant ou fournisseur la conception, la ralisation ou la proposition pour le produit le plus efficace, et le plus avantageux pour l'utilisateur " [N03, X50-151]

9.1.1 L'introduction
Elle prsente en premier lieu l'esprit dans lequel le service souhaite travailler, celui d'une collaboration, engage dans une dmarche de rsultat, fonde sur une connaissance claire, une comprhension des moyens et de leurs ventuelles limites. Cette dimension, peut-tre "idelle", est en mme temps une des conditions ncessaires une approche constructive du projet et influe sur la mthode de travail. Cette introduction inscrit le projet dans une perspective d'volution et elle synthtise les objectifs et les contraintes techniques les plus fortes, afin de permettre une valuation rapide du besoin dans ses grandes lignes. Elle indique galement, brivement, les objectifs et les contraintes. 103

9.1.2 L'ordre d'exposition


Fidle au schma qui a guid l'tude, nous avons maintenu l'approche qui va du global au dtail. Nous prsentons en premier lieu : le contexte (entreprise, service VTIC), l'opportunit, l'objet (le fonds et ses actuels outils de gestion), les utilisateurs puis les caractristiques gnrales des besoins et spcifications fonctionnelles, traduites pour certaines, en termes de solutions techniques pour viter les ambiguts. Nous finissons avec la dimension "mise en uvre", caractrise par la prsentation des parties prenantes et de l'environnement technique. Cet ordre d'nonc, classique, permet de rpondre successivement aux questions suivantes, qui cernent les contours du projet : QUOI POURQUOI POUR QUI COMMENT AVEC QUI QUAND > l'intitul du cahier des charges et son introduction > environnement, opportunit > utilisateur > spcifications et contraintes techniques > comptences internes > calendrier

(Si la rponse l'une de ces questions devenait une contrainte, comme un dlai particulirement court ou des utilisateurs avec un profil particulier, elle devrait tre mentionne immdiatement aprs le QUOI, afin de respecter la hirarchie des charges.) La grille propose pour la soumission de l'offre classe les rponses dans un ordre diffrent : QUOI COMMENT > requalification du besoin > rponses techniques > valider la communication > conformit aux spcifications > mthodologie QUAND AVEC QUI COMBIEN > calendrier > comptences, rfrences > cot de la solution > capacit

Cet ordre reflte le mme souci fonctionnel et de hirarchisation que prcdemment : approcher la rponse dans sa globalit, en s'assurant que les objectifs du projet sont bien compris, analyser dans le dtail la satisfaction aux spcifications, prendre connaissance de la

104

mthode et de la dure de mise en uvre, prendre connaissance des moyens humains et du cot. Cet ordre traduit les priorits du demandeur.

9.1.3 La lisibilit
Le vocabulaire
Le cahier des charges synthtise et expose les rsultats de l'analyse dans des termes explicitant ce qui est attendu de la part du partenaire auquel on s'adresse. Le vocabulaire doit tre prcis mais sans jargon : termes mtier trs spcialiss ou termes spcifiques l'organisation. S'ils doivent tre utiliss, la norme X50-105 prescrit de faire figurer un glossaire, ce qui n'est pas indispensable dans notre cas. Son emploi doit tre homogne, un terme recouvre toujours une mme notion et une notion doit toujours tre reprsente par le mme terme, nous y avons t particulirement attentive dans la rdaction des tableaux concernant les spcifications fonctionnelles.

Structure du document
Ici, il se compose du cahier des charges et de ses annexes. Cet outil de travail doit permettre une "navigation" fluide autant en version numrique (pdf avec signets par chapitre), que sur support papier. C'est pour cette raison que nous avons opt pour le regroupement de tous les tableaux dans une annexe en fin de document, ce qui permet une localisation simple pour le lecteur et ne perturbe pas la lecture linaire de la prsentation en passant un niveau de granulosit diffrent avec une prsentation trs dtaille.

La couleur
Son usage nous a sembl pertinent pour permettre une meilleure identification des informations : Dans le cahier des charges les renvois aux annexes sont mentionns en couleur ; Chaque type de document est identifi par une couleur, pav et encadrement pour les notices, couleur du texte dans les spcifications ; Le domaine de spcification est mis en vidence par le rouge.

105

En plus de sa fonction de vecteur d'information, le cahier des charges assure une fonction de reprsentation du service metteur, il indique son niveau de rflexion et d'expertise sur le projet.

9.2 Un cadre pour la formulation loffre


"Le CdCF apporte aux partenaires (demandeur, concepteur ralisateur ou tout autre offreur) un cadre structur pour tablir et maintenir un dialogue constructif et enrichissant pour chacune des parties. Il sert de support, la fois pour ltablissement des offres, leur dpouillement et le choix des fournisseurs." [N03, X50-105]
L'laboration de ce document correspond la ncessit de pouvoir aligner et confronter des propositions fonctionnelles diffrentes une mme expression du besoin. Nous avons communiqu aux prestataires le cahier des charges sur des supports permettant la lecture mais aussi l'utilisation des donnes en communiquant, sous forme de fichier Excel, l'ensemble des tableaux des spcifications et de description des notices. Ce qui permet de renseigner en face de chaque spcification, la solution propose. Chacun pourra ainsi s'appuyer sur ces donnes pour mettre en forme sa solution. Lors du dpouillement, ces fichiers permettent un traitement efficace des rponses. Ils permettent de regrouper les rponses, de les comparer entre elles et par rapport aux besoins, d'en vrifier la cohrence interne et au regard des objectifs. Les diffrentes fonctions sont dlibrment sans critre de flexibilit ou de hirarchie. Les scnarios de fonctionnement restent ouverts, le choix effectu sera fonction d'un quilibre entre fonctions attendues satisfaites, fonctions attendues non satisfaites, et fonctions supplmentaires associes l'application propose. Le cot financier et en temps de service ncessaire pour la mise en uvre seront galement pris en compte.

9.3 Une tape dans la rflexion


Prises dans le quotidien du service, les professionnelles de l'informationdocumentation ont une connaissance dtaille de chacune de leur pratique, mais pas de vision d'ensemble. L'analyse de l'existant aura permis un inventaire exhaustif, arrt au 15 juillet 2009, du fonds pour tous les types de documents, supports imprims et lectroniques, et une analyse de toutes les descriptions catalographiques, ainsi qu'un bilan des diffrents outils de recherche et d'accs. Cet inventaire constitue un tat des lieux, une rfrence.

106

Le bilan de fonctionnement par outil et le bilan des accs aux diffrents services documentaires met en vidence une grande dsintgration des usages professionnels et finaux. Le reprage des SIGB permet d'envisager des scnarios d'usage destination des usagers finaux. L'exploitation d'une interface publique devrait permettre au service de fdrer les services actuellement proposs mais clats, et de transmettre une information ditorialise. C'est une opportunit de travail sur l'image du service. Concernant les usages professionnels, ce sont les outils de bibliothconomie qui apporteront le changement le plus radical, prolong par la gestion des prts via un systme de codes barre. Dans un contexte riche par son anciennet, par la diversit de ses missions et de ses pratiques, entreprendre un travail de remise niveau des outils de gestion documentaire et des descriptions bibliographiques conduit prendre en compte ou voquer l'existence de nombreux lments.. Si en terme technique, il peut tre indiffrent de savoir que tel code de classification a t utilis d'une date une autre sur tel systme, cette indication peut tre pratique pour trier les notices et les regrouper en vue d'un traitement. La rdaction du cahier des charges permet au service de faire le point sur sa pratique et d'en acter les consquences en fixant l'expression des besoins et les limites du primtre. Ce projet questionne, sollicite, fait appelle la mmoire et la projection et, activant une dynamique de propositions, il s'intgre aux autres volutions du service

9.3.1 De la thorie la ralit du terrain


Qu'il s'agisse de projet, d'analyse fonctionnelle ou de la valeur, de cahier des charges, la lecture des normes donne une vision complte et dtaille de chaque processus qui laisserait supposer que leur mise en uvre traite tous les aspects avec la mme profondeur. Mais quand l'quipe projet est restreinte et le dlai court, il est indispensable de hirarchiser les priorits et de focaliser ses ressources sur les points essentiels du projet, ceux qui permettront d'avancer vers les objectifs avec un minimum de risques. A cela s'ajoute l'expertise du service qui permet ou non de traiter les lments dans les rgles de l'art. Par exemple les spcifications des fonctions de recherche sont exprimes en "Caractristiques principale" et "Complment" et non pas "Objectif vis" et "Fonction attendue". Dans ce cas nous prenons aussi en compte le fait que nous cherchons un SIGB et non pas un moteur de recherche. 107

Le cahier des charges a t soumis 9 fournisseurs potentiels, certains diffusant des solutions trs fermes, d'autres compltement paramtrables. La connaissance que chaque prestataire a des fonctionnalits de son systme, croise avec son apprhension de la problmatique, l'tude des spcifications et notices dtailles, devrait permettre d'obtenir des scenarios diffrents dont certains incluront des fonctionnalits qui ont chapp notre primtre, mais qui servent les objectifs du projet. Nous proposons ici une synthse du niveau d'approfondissement de l'tude, dans l'optique de souligner les points de vigilance pour la suite du projet.

Couche logicielle
Nous nous sommes contents d'une approche globale, parfois intuitive, par comparaison entre les besoins de SGR et les solutions interroges au travers de l'information publique (sites, plaquettes) et quelques dmonstrations. L'analyse comparative devra avoir lieu au moment du dpouillement des offres.

Couche organisationnelle
Les moyens humains sont restreints mais les comptences bien identifies, mme si une personne peut intervenir sur plusieurs missions. Les diffrentes tches peuvent tre attribues ce qui permettra de cibler les besoins en formation et ventuellement de rorganiser les attributions de chacun.

Couche intellectuelle
Les descriptions ont t analyses finement (lments constitutifs, criture), c'est le point le plus approfondi de l'tude. Vu l'investissement en temps qu'il a ncessit, le service aurait difficilement pu l'intgrer dans son fonctionnement ordinaire. Il est une base solide pour envisager le transfert des donnes et s'interroger sur l'amlioration de la description.

Couche matrielle
En parallle lanalyse de lexistant, un dsherbage des collections de revues a t fait. Au final, cent quarante-cinq titres (et donc la totalit de leur collection) ont t mis au pilon et les notices correspondantes supprimes. En septembre les ouvrages obsoltes (jamais emprunts) ont eux aussi t mis au pilon ou donns. La mise en place d'un systme de prt autonome demande la pose de code barre. Ce systme est rendu ncessaire par la prsence de nombreux ouvrages antrieurs aux annes 1970, priode d'introduction de l'ISSN. A cette occasion, l'inventaire des ouvrages sera fait.

108

Il a t dcid de reconstituer le catalogue "Ouvrages", dans le futur systme, partir des ouvrages prsents.. La ralisation des vignettes ncessaire la prsentation des couvertures des ouvrages, si cette information doit tre intgre aux notices, pourra tre faite ce moment l.

Couche interface
Les besoins en termes de paramtrage des champs ont t identifis. Par contre les prconisations sont restes trs gnrales concernant l'aspect visuel et la navigation au travers de l'OPAC. Cet aspect de l'exploitation est pourtant important pour l'efficacit de l'outil, sa perception et son futur usage. Il faut donc envisager un travail spcifique sur cet aspect pour la mise en place de l'interface publique, dont les axes sont : une rflexion ditoriale (communication) et documentaire (information) mais aussi ergonomique.

109

10 Des axes de rflexion pour lamlioration des services de diffusion de linformation


A l'issue de cette tude et aprs avoir rdig le Cahier des charges fonctionnelles qui fixe le primtre des besoins satisfaire dans le cadre du projet de mise en place d'un SIGB, nous avons souhait poursuivre la rflexion en nous d'amlioration. La description documentaire, pour laquelle un saut qualitatif sera effectif avec l'harmonisation des champs et de l'criture des notices, doit faire l'objet d'une analyse la fois fonctionnelle et technique. L'analyse fonctionnelle permettra d'identifier les besoins en terme d'outils et rsultats de recherche, tandis que l'analyse technique des donnes ouvrira vers des possibilits de traitements s'appuyant sur les donnes existantes. L'accs l'information pour l'usager final sera abord en terme de visibilit de l'ensemble des services documentaires proposs par le service VTIC et d'ergonomie gnrale. Nous reviendrons cette occasion sur certaines possibilits ouvertes par la mise en place d'un OPAC. attachant deux axes principaux

10.1 La description documentaire


" ... l'analyse documentaire, ce n'est pas faire des rsums. L'indexation ce n'est pas chercher des mots dans un langage documentaire. L'analyse documentaire, c'est l'opration pivot de la qualit ou de la non-qualit de la recherche documentaire qui en est l'aboutissement."
18

L'amlioration de la description documentaire et de son exploitation des fins de recherche figure parmi les objectifs dfinis pour la rinformatisation, cette amlioration dpend autant de la possibilit d'interroger les donnes qu' leurs qualits descriptives. Aussi est-il important de dterminer le contenu de l'analyse, la transcription de l'analyse et l'usage qui en sera fait. Il faut galement dterminer la prcision de la description, l'indexation d'un titre de priode ne rpond pas au mme niveau de signalement que celle d'un article.

WALLER Suzanne, MASSE Claudine (Collaboration). L'analyse documentaire.Paris, ADBS Editions, 1999.

18

110

Les composantes de l'analyse intellectuelle


Actuellement l'analyse est traite systmatiquement via : Le champ "Identification" pour la base Ouvrages et le champ "Collection-Localsation" pour la base Revues, ils renvoient au plan de classement de la bibliothque (exemple d'criture : AIII, BVIII) ; Le champ "Commentaires" dans la base "Ingnium" qui contient sous forme concatne les indications de classe et de sous-classe se rfrant la classification matire de la base verrire Saint-Gobain (SGVER) (exemple : 22000C) ou une autre (exemple : 06130K) ; Les champs "Mot-cl" ou "Descripteur" contrls par les listes ou index des bases Ouvrages et Ingenium.; Le champ Description de la base Ingenium qui contient les rsums pour les articles.

Ce tableau donne voir les champs d'analyse qui seront renseigns pour les quatre types de documents ainsi que les diffrents langages documentaires auxquels ils se rfrent. Ce qui met en vidence l'htrognit des langages utiliss.

Tableau 05. Champs d'analyse intellectuelle et langages documentaires utiliss.

La classification
Les outils de classification sont conditionns par les supports traiter : ouvrages et collections grs en bibliothque ou base de donnes, et par la date de leur adoption. La classification des ouvrages (1re dition 1962) comporte 16 classes et 66 sous-classes. C'est 111

une organisation hirarchique alors que la classification SGVER (reprise en 2002) est dcimale et se dcompose en quatre entres (technologies, application du verre et matriaux composites, sciences, divers) dans lesquelles se rpartissent 25 classes et 18 sous-classes, les termes utiliss tant issus du thsaurus verrier, des termes de premier et second niveau. Les deux classifications peuvent se mettre en correspondance, mme si certaines sous-classes de la classification des ouvrages doivent tre intgres, soit, si son importance le justifie, en crant la nouvelle sous-classe correspondante, soit directement dans une classe ou une sous-classe existante. A partir d'une classification runifie, il devient possible de dcrire le fonds dans sa globalit, de la complter si ncessaire, en fonction de l'volution des domaines de connaissance ncessaires l'entreprise. Le systme dcimal permet une volution dans des conditions simples. Cette classification pourrait alors tre utilise comme critre de recherche ou de tri.

Les langages contrls


L'autre outil de description intellectuelle est constitu de listes ou d'index de termes issus du thsaurus verrier. La liste "Ingenium" contient tous les termes de la liste de la base "Livres", comme pour les classifications il serait bon de fusionner ces deux outils pour n'en conserver qu'un, moins que les listes ne soient remplaces par le thsaurus verrier. L'utilisation des termes issus du thsaurus verrier bilingue permet une traduction sans ambigut. La lecture d'un certain nombre de notices d'articles fait apparatre une disparit dans l'utilisation des descripteurs. Il s'avre qu'aucune rgle d'indexation n'est applique, par exemple, attribuer systmatiquement un ou plusieurs descripteurs de premier niveau et un ou plusieurs descripteurs de second niveau. Cette pratique permet de satisfaire plusieurs niveaux de requte. Etant donn l'ge du fonds considr et de certaines descriptions, il y a lieu de confronter les termes utiliss aux diffrentes priode, le thsaurus verrier ayant t actualis en 1998, il est possible que certains termes utiliss antrieurement n'y figurent plus. La constatation faite sur les termes des deux classifications utilises lgitime cette question. La recration du catalogue ouvrage en utilisant des imports de notices permettra d'introduire un nombre de donnes homognes et actualises reprsentant environ 12% des donnes. Le catalogue des revues pourrait tre actualis de la mme faon. Il faut nanmoins tre attentif au langage d'indexation utilis par les diteurs de la description, 112

l'indexation Rameau (utilise par le SUDOC) doit tre confronte la liste utilise SGR ou au thsaurus verrier.

10.1.1

La recherche

La principale raison d'tre de la description est de permettre l'accs l'information en permettant de la retrouver parmi d'autres. Elle permet galement de gnrer un corpus de documents rpondant aux termes d'une quation d'interrogation donne. Il est donc important de prendre en compte les deux aspects de la recherche de document : "retrouver" et "chercher". La coexistence des trois modes de recherche (simple, avance et thmatique) rpond cette double attente. La dfinition des "thmes" devra donner lieu une rflexion fonctionnelle. Elle peut tre simple, reprise de la classification ou plus spcifiques, par comptences par exemple. La problmatique de l'articulation entre description intellectuelle et recherche est un sujet complexe que nous ne traiterons pas ici mais qui est primordial pour l'efficience du dispositif, aussi avons-nous souhaiter le mentionner.

10.1.2

Les rfrences internes

Celles-ci ne concernent que les documents internes priori exclus de notre primtre. Nanmoins, elles contiennent, avec des rgles d'criture totalement disparates, des rfrences de mention de responsabilits concernant l'entreprise ou le service auteur du document, qu'il pourrait tre intressant de dcoder dans la perspective d'une approche thmatique par comptences. En voici quelques exemples, dats, qui concernent les notes techniques (technical report N): 1939 1943 1964 1965 1966 1967 > > > > > > > JE/SL-3 YG/SL-5 131.108.3 DR/LS/A 43 50.054 211/DR/LT/C 1995 2000 1991 1992 > > > > > > > 8200/91/P2 4168/92/PR 40/92 SGVF 4671/95/CMC 5625/00 5591/00/TPV

113

Pour les documents les plus anciens, ce sont les initiales des auteurs qui constituent l'essentiel de la rfrence, mais partir des annes 1990, la rfrence au service auteur est indique.

10.2 L'accs l'information


Cette problmatique a deux aspects, celui dj voqu propos des systmes d'information qui concerne le reprage des accs, et le second qui concerne la navigation proprement dite.

10.2.1

Le reprage de l'accs

Nous avons vu que pour l'usager final SGR ou Groupe, l'accs la base de connaissances ou aux diffrents services proposs par le service VTIC est mal identifi. IL peut falloir jusqu' 6 clics pour accder, par exemple, Scopus via Argos : Bureau > ARGOS > Informations internes > Informations scientifiques et techniques > Service VTIC > " Vous voulez commander un article?" > Plateforme SCOPUS > La rflexion pour mise en place de l'OPAC devra donc commencer par la prise en compte de cette premire tape. La page d'accueil devra quant elle permettre l'identification rapide de tous les services accessibles par ce biais. L'utilisation d'un accs unique pour l'ensemble des services VTIC permet une meilleure visibilit de ces services ainsi qu'une bonne identification de leur origine. Cela donne galement au service une matrise sur la mise jour des contenus.

10.2.2

La navigation

Il s'agit d'un point de vigilance qui se situe dans la continuit du prcdent. Nous prconisons d'tre attentif la prsence d'un lment (fil d'Ariane ou mmorisation d'tape de recherche) qui permette l'usager de se situer dans sa recherche et, lment corollaire, 114

de faire figurer un lment (plan du site ou Read me first) proposant l'usager d'apprhender la structure gnrale de l'outil mis sa disposition et son fonctionnement. Les spcifications fonctionnelles ne fixent aucune rgle quant l'ouverture des fentres supplmentaires. Cependant, si le systme choisi le permet, l'ouverture de nouvelles fentres peut tre utilise pour marquer que l'on sort de l'OPAC ou constituer un affichage rapidement consultable de notices, par exemple. Il est en tout cas important que cet usage soit dtermin et explicit pour l'usager.

10.2.3

L'ergonomie gnrale

Elle sera fonction de la ligne ditoriale adopte, diffrente dans le cas d'un simple catalogue de rfrences internes et dans celui d'une utilisation oriente "portail". Dans le premier cas, les lments organiser sont les crans de recherches, les affichages de rsultats, dans diffrents formats (du format court la notice) ainsi que tous les outils de mmorisation (recherche et collecte de notices). Dans le second, il est ncessaire d'organiser, en plus de l'exploitation de la base de donnes, les diffrents accs, de faon ce que l'usager identifie les accs vers des ressources internes, externes, en accs libre ou limit, vers son espace personnel s'il y a lieu. Cette identification peut s'appuyer sur la charte graphique de la dernire version de l'intranet SGR, qui propose une organisation en une colonne encadre de blocs aisment reprables. Comme pour l'tablissement de la grille des notices, nous prconisons d'tre attentif la stabilit des repres de positionnement des informations dans l'cran, et d'affecter des informations ou des fonctions similaires toujours dans la mme zone, par exemple la position des liens. L'utilisation de la couleur des fins de reprage peut tre envisage mais en restant attentif la lisibilit et au contraste. Cet usage doit tre utile la navigation et ne doit pas perturber la lecture d'autres lments dont l'aspect se modifie (rfrences consultes, liens activs). Pour la publication d'informations et d'actualits, les aides et prsentations de service, il est prfrable d'viter les crans longs (longueur maximum 2,5 crans), les caractres trop petits et peu contrasts avec le fond.

115

116

Conclusion

117

Ce mmoire met en lumire la ncessit d'adopter une dmarche qui permet d'apprhender les diffrents paramtres d'une rinformatisation dans une appproche la fois souple et complexe. Souple, car mme identifi au travers d'une grille d'analyse, un paramtre peut avoir sa dynamique propre (dans notre cas : intgrer ou non les documents internes de l'entreprise, inventorier un fonds pendant un dsherbage) et complexe dans le sens o il est ncessaire de prendre en compte tous les lments rvls par l'analyse de l'existant (ici, par exemple, l'volution dans le temps du fonds et de sa gestion aussi bien que les effets de l'utilisation der la base de connaissances "Ingenium" ou le profil des utilisateurs finaux et leur besoin d'information). Cette tude porte sur la rdaction d'un cahier des charges pour la mise en place d'un SIGB. La bonne fin de cette rinformatisation est conditionne par la faon dont ce cahier des charges pourra tre mis en uvre. Si le cahier des charges fonctionnelles est une tape fondamentale de la mise en uvre de ce projet de rinformatisation ; il reste nanmoins ncessaire d'tudier attentivement les budgets proposs, l'implication des diffrentes solutions en termes de temps de service et de calendrier, ainsi que les restrictions ou ouvertures apportes par les solutions proposes par les prestataires en rponse au cahier des charges. La vigilance du service VTIC de SGR quant au respect ou aux consquences des adaptations de ce cahier des charges doit tre constante, et ce jusqu' la mise en service de l'outil. L'une des spcificits de ce fonds, qui par certains aspects a une dimension historique et patrimoniale, est que, se ctoient une information ancienne (avec des supports physiques, livres, CD, priodiques) et une information contemporaine (de plus en plus numrique). La gestion actuelle les dissocie nettement. La mise en place d'un outil fdrateur devra permettre un renouvellement de la vision de l'utilisateur final sur la complmentarit des diffrentes sources d'information, en effet cet outil, dont la partie visible pour l'utilisateur final, sera l'OPAC, est mis en place dans la perspective qu'il devienne le nud d'accs une information gre, et qu'il soit identifi comme tel. Les objectifs qualit de cette rinformatisation pourront tre atteints, dans la mesure o une attention constante sera porte au respect des buts dfinis (meilleure gestion des tches quotidiennes, meilleure description, meilleur accs l'information). Cette attention devra s'exercer particulirement lors de la mise en place du logiciel, au cas o des difficults non identifies au pralable par le service VTIC ou le prestataire choisi apparaitraient. Elle devra se poursuivre tout au long de la vie de ce produit, autant dans le cadre de la maintenance technique et de l'volution du logiciel, que dans le cadre de la maintenance

118

documentaire (mise jour des liens, mise jour des notices et catalogues, volution de la navigation).

119

120

Bibliographie

121

122

Cette Bibliographie analytique, arrte le 20 novembre 2009, est rdige conformment aux normes Z44-005 de dcembre 1987, Rfrences bibliographiques : contenu, forme et structure et NF ISO 690-2 de Fvrier 1998, Rfrences bibliographiques : Documents lectroniques, documents complets et parties de documents. Elle se compose de deux parties, "Bibliographie gnrale" qui contient les rfrences de documents en accs public et "Bibliographie Saint-Gobain" qui contient les rfrences de documents internes l'entreprise. La "Bibliographie gnrale" est organise par thmes, le plan de classement suit globalement le droulement du mmoire. A l'intrieur de chaque thme, les rfrences sont prsentes par ordre alphabtique. La "Bibliographie Saint-Gobain" est classe par types de documents, la typologie utilise est celle de la base de connaissance "Ingenium". Les descriptions n'obissent pas aux normes mentionnes ci-dessus, mais aux rgles internes de description de l'poque laquelle elles ont t produites. Les rfrences sont indiques dans le texte de la faon suivante : [00, Auteur]. A la suite de ces bibliographies se trouve la description des normes auxquelles nous nous sommes rfres. Les descriptions sont tablies partir du modle de description des monographies compltes - support papier. Il nous a paru pertinent de conserver l'indexation selon le Thsaurus international technique tablit par l'organisme auteur. L'analyse, conformment aux indications de l'INTD, ne propose pas ncessairement un rsum indicatif du contenu du document, mais souligne les lments pertinents dans le cadre de ce mmoire. La contribution du document au travail global (tude, cahier des charges, mmoire) est caractrise par les tags mis en GRAS pour indiquer le type de contribution.
ANALYSE CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

ANALYSE CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

Analyse du sujet trait par le document Connaissance globale du sujet trait par le document Donnes chiffres, descriptions par le document Situe le sujet trait par le document dans son contexte Concerne les mthodes de travail pour la rdaction du CdCF lment li la problmatique du mmoire Participe une vision structure du sujet trait dans le mmoire

123

SOMMAIRE Bibliographie gnrale 1. Rinformatiser 2. Outils : analyse et mthodes 3. Les SIGB 4. L'IST [rfrences 01 07] [rfrences 08 12] [rfrences 13 21] [rfrences 22 26] [rfrences 27 30] Bibliographie Saint-Gobain 1. Notes techniques 2. Notes Normes [rfrences 38 44] p. 139 [rfrences 31 33] [rfrences 34 37] p. 137 p. 138 p. 125 p. 128 p. 130 p. 133 p. 135

5. Techniques et mthodes documentaires

124

Bibliographie gnrale
1. Rinformatiser [rfrences 01 07]

[01, Chaumier] CHAUMIER Jacques, SUTTER Eric. Documentalistes, ajoutez de la valeur vos services !. Paris, ADBS Editions, 2007. 63 p. Collection "L'essentiel sur...". Bibliographie, tableaux,

figures. ISBN 978-284365-095-6


Cet ouvrage dbute par la mise en perspective des notions de "service", "information" et "valeur", puis les auteurs dfinissent l'information " valeur ajoute", prcisent les traitements dit " valeur ajoute" et distinguent les niveaux de service, de l'orientation en bibliothque l'tude complte. Au chapitre 3, ils exposent des mthodes et des pistes pour accrotre la valeur au sein d'un service (analyse et valuation, attention porte au besoin, amlioration de la qualit et des accs, optimisation des outils techniques). Ils prconisent galement une attitude de mutualisation externe et interne (service informatique par exemple). De trs nombreux exemples sont proposs. ANALYSE
CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT

METHODE

PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

[02, Chaumier & de Abreu Nunes] CHAUMIER Jacques, de ABREU NUNES Luis Filipe. La r-ingnierie documentaire. Reconcevoir ou repenser. Documentaliste Sciences de l'information [version lectronique], 1998, [Consult le 2009/09/12]. 1998, vol. 35, n 4-5, p. 251-254. <http://www.adbs.fr/la-reingenierie-documentaire-reconcevoir-ou-repenser-13418.htm?RH=REVUE.> L'introduction fait un rappel de l'volution des schmas informatiques des systmes documentaires. Puis il souligne les principaux axes de la rflexion : l'importance de la dfinition des objectifs, la ncessit de cerner l'environnement au plan externe, interne et humain. Il attire l'attention sur les points de vigilance lis au processus de rinformatisation. La seconde partie de l'article est consacre une tude de cas, celui de La Banque du Portugal.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

125

[03, Chourrot] CHOURROT Olivier. Comment passer d'un SIGB un systme d'information ? Vers une nouvelle gnration de systmes d'information documentaires. BBF - Bulletin des bibliothques de France [version lectronique], 2007, [Consult le 2009/09/12]. vol. 52, n 6, p. 96-97.a <http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2007-06-0096-008> . Ce document prsente l'analyse d'un Atelier (lieu & date non prciss). Le constat est fait que les SIGB sont ddis la chane documentaire, au dtriment de l'usager final et que la notion de "documentation finie" s'oppose celle de rseau. La seconde partie plaide pour un meilleur quilibre entre les places faites aux professionnels (en interne) et aux usagers (en externe). ANALYSE
CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT METHODE STRUCTURATION

PROBLEMATIQUE

[04, Le Coadic] LE COADIC Yves-Franois. Le besoin d'information : formulation, ngociation, diagnostic. 2me dition refondue. Paris, ADBS Editions, 2007. 204 p. Collection Sciences et techniques de l'information. Bibliographie, glossaire, index. ISBN 978-2-84365-097-0 L'introduction interroge le point de vue adopt par les tudes et enqutes d'usage, l'auteur propose de substituer aux questions QUI? QUAND ? QUEL ? la question COMMENT ? Il propose ensuite une caractrisation du besoin d'informations, du point de vue de l'usager (demande, attente, dsir) et des objectifs (connaissance, action) et propose une prise en compte des dterminants contextuels (environnement personnel, professionnel, culturel) du besoin d'informations (figure 4, p. 25). ANALYSE
CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE

PROBLEMATIQUE

[05, Le Coadic] LE COADIC Yves-Franois. Usages et usagers de l'information. Nouvelle impression Paris, ADBS Editions, Armand Colin, 2004. 127 p. Collection 128. Information documentation.

Bibliographie, index, tableaux, graphiques. ISBN 2-200-34062-1


Le temps o les bibliothques et les centres de documentation pouvaient fonctionner sans les usagers qui interrogent l'organisation interne, la manire de classer l'information, est rvolu. Ils sont de plus en plus exigeants, et donnent leur sens des institutions dont la mission est l'information et la documentation ANALYSE
CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

126

[06, Morineau] MORINEAU Elisabeth. Changer de systme documentaire : une opportunit saisir. Documentaliste Sciences de l'information [version lectronique], 2000, [Consult le 2009/09/12]. vol. 37, n3-4, p. 216-219. <http://www.adbs.fr/changer-de-systeme-documentaireune-opportunite-a-saisir-journee-d-etude-adbs-paris-23-mars-2000-13259.htm?RH=REVUE> Analyse de la journe d'tude ADBS du 23 mars 2000, centre sur la problmatique de la remise en question des services et produits documentaires. L'auteur dgage des principes et lments de mthodes : dfinir les objectifs et analyser l'offre ; conduire une analyse organisationnelle, qualitative, stratgique ; viter l'approche purement technique (oriente usages professionnels) en associant les utilisateurs ; matriser le dlai. Suivent quatre tudes de cas, chacune centre sur une approche diffrente : orientation du dispositif de gestion documentaire pour un large public appuy par un rseau intranet ou internet, prise en compte de l'ergonomie dans un dispositif orient services documentaires (Base de donnes, revue de presse, veille), optimisation des traitements, dlai et valorisation commerciale d'une base de donnes, rponse des besoins multiples comme conserver et diffuser un fonds patrimonial et, diffuser des informations et des donnes un public vari.
ANALYSE CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION [07, Texier] TEXIER Marc (coordinateur). Trois questions Dominique Lahary. Archimag, les technologies de l'information, dcembre 2007-janvier 2008, n210, p. 21-22. Inclus dans le

dossier "Pendant l'volution 2.0, le SIGB rsiste". ISSN 0769-0975.


Dans cet interview, Dominique Lahary, directeur d'une bibliothque dpartementale de prt, s'intresse aux volutions des SIGB, l'apport des solutions libres et aux rapports du web 2.0 aux SIGB.

ANALYSE CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

2. Outils : analyse et mthode [rfrences 08 12]


127

[08, AFAV] Association franaise pour l'analyse de la valeur (AFAV). [site internet], [consult le 2009/11/03]. <http://www.afav.eu/> L'Association franaise pour l'analyse de la valeur (loi de 1901) propose une rubrique documentation : glossaire (dfinition des principaux concepts), bibliographie, articles de la revue "La Valeur", les rfrences des normes franaises et europennes, et des listes d'entreprises certifies, des associations europennes d'analyse de la valeur, ainsi que des informations sur son activit.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

[09, Fondimarre] FONDIMARRE Amlie. Construire une analyse comparative de logiciels de gestion de bibliothque adapte aux besoins de l'institut franais du ptrole. 2004. 146 p. Mmoire DESS, Sciences de l'information et de la documentation spcialise, Institut national des techniques documentaires (INTD), 2004. Voir en particulier : 2me partie, chapitre 2,

Construire une analyse des besoins, p. 35-51


Ce chapitre cerne le primtre de la notion de besoin, les points de vigilance de l'expression fonctionnelle du besoin puis il dtaille les outils mthodologiques invoqus (analyse de la valeur, analyse fonctionnelle). Les outils mis en place pour conduire l'analyse du besoin dans le cadre de l'entreprise sont prciss (analyse de l'existant, observation des situations de travail, entretiens) ainsi que les contraintes.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT

METHODE

PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[10, Milon et Lasoudris] MILON Marit, LASOUDRIS Louis. Conception Systmes d'Information [site internet]. Evry, Institut national des tlcommunications, cellule Multimdia, 2001, 2006/10/03 [consult le 2009/11/14]. <http://www-public.it-sudparis.eu/~milon/csi/index.html> Ce site, destin aux tudiants en management des tlcommunications, propose une approche dans les grandes lignes, d'un projet de systme d'information. Les chapitres sont structurs en cinq onglets : Comprendre, Outils/mthode, Complments, Exemples, Bibliographie. L'exemple est une tude de cas d'informatisation de bibliothque, la bibliographie est oriente management et systme informatique. 128

ANALYSE CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT

METHODE

PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

[11, Rigail] RIGAIL Philippe. De lexpression lanalyse des besoins dans les systmes dinformation. Association franaise pour l'analyse de la valeur (AFAV). La Valeur [version lectronique], 2001, [consult le 13/09/2009]. Avril 2001, n 88. <http://www.formes-ettechnologies.com/publications.html> Dans un contexte de conduite de projets informatiques, l'tude de l'expression du besoin peut aboutir l'incompltude, la dformation et la surabondance de besoins exprims, sans exprimer les besoins cachs. L'auteur oppose des pratiques non matrises de l'expression du besoin, l'utilisation de l'analyse fonctionnelle, en produisant une valuation chiffre de limportance des besoins mal exprims, dans un ensemble de onze projets.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE

PROBLEMATIQUE

[12, Volant] VOLANT Christiane. Le management de l'information dans l'entreprise. Vers une vision systmique. Paris, ADBS Editions, 2002. 106 p. Collection Sciences de l'information, Srie Etudes et techniques. Bibliographie, tableaux. ISBN 2-8436-5063-1 Appliquer une vision systmique un systme documentaire prsente de nombreux avantages, dont lun des plus importants est de mieux comprendre sa place dans le systme dinformation global de lentreprise. La systmique est dfinie dans le premier chapitre comme tant ltude des lois, des modes de fonctionnement et des principes dvolution des ensembles organiss , des interactions reliant les lments de cet ensemble, et celles associant lensemble son environnement. Quelques concepts-cls sont explicits tels systme , finalit , environnement , autonomie , auto-organisation , bruit , temps , relation observant-observ , reprsentation .

ANALYSE

CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT

METHODE

PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

3. Les Systmes intgrs de gestion de bibliothque

[rfrences 13 21] 129

[13, Boustany] BOUSTANY Joumana. SIGB, les fonctionnalits des SIGB. In BOUSTANY Joumana. Docinfos [site internet], 2008/01/13, 2008/04/25, [consult le 2009/11/15]. <http://www.docinfos.com/informatique-documentaire/568-les-fonctionnalites-des-sigb> Carte heuristique des fonctionnalits d'un SIGB qui dtaille prcisment chaque famille de fonctionnalits, les normes de description et d'change, dans une vision centre sur le catalogue. L'auteur est Matre de confrences l'Universit Paris Descartes - IUT Dpartement Information & Communication.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEE ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION [14, Fondimarre] FONDIMARRE Amlie. Construire une analyse comparative de logiciels de gestion de bibliothque adapte aux besoins de l'institut franais du ptrole. 2004 146 p. Mmoire DESS, Sciences de l'information et de la documentation spcialise, Institut national des techniques documentaires (INTD), 2004. Voir en particulier : 2me partie, chapitre 2, Les

systmes intgrs de bibliothque, p. 22-26.


Ce chapitre dbute en prcisant la caractristique des SIGB concern par l'analyse comparative : la satisfaction des fonctions documentaires (paramtrages des donnes bibliographiques, gestion de thsaurus) et de gestion de bibliothque. L'articulation des deux fonctions peut se faire soit par habillage (appauvrissement du paramtrage documentaire au profit de la gestion de bibliothque), interfaage de deux logiciels, structuration en modules, un logiciel unique. Les volutions du march sont abordes, amliorations au plan fonctionnel (portail, GED, DSI) et technique ("full web" et XML). ANALYSE CONNAISSANCE
DONNEE ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

[15, Ibarra] IBARRA Doriane. Les SIGB Open Source, Opportunit pour la rinformatisation des bibliothques ? Le cas du Musum national d'histoire naturelle. 2008, 131 p. Mmoire, Sciences et techniques de l'information, Institut national des techniques documentaires (INTD), 2008. Voir en particulier : 2me partie, Les systmes intgrs de gestion de

bibliothque Open Source, p. 38-71.


Ce chapitre aborde les fonctionnalits des SIGB en sparant fonctions premires et modules additionnels. Il signale les volutions du march qui sont les suivantes : recentrage vers 130

l'usager final (OPAC), modules orients change (Z 39-50 ou SRU et SRW, OAI) ou ressources lectroniques (rsolveur de lien, recherche fdre). A partir du chapitre 3 les SIGB Open Source sont inventoris et dcrits (p. 41- 75). ANALYSE CONNAISSANCE
DONNEES ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION [16, Koha Communaut] KOHA COMMUNAUTE. Documentation. In Koha- fr I communaut francophone [site internet], 2008/10/24, [consult le 2009/11/12]. < http://www.koha-fr.org/node/7> Accs la documentation du logiciel libre Koha, tutoriel structur et dtaill, qui permet d'interroger le fonctionnement en dtail.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEE ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

[17, Maisonneuve] MAISONNEUVE Marc. Logiciels mtier pour bibliothque : tat des lieux en 2009. Archimag, les technologies de l'information, Juin 2009, n 225, p. 30-35. ISSN 0769-0975 Etude annuelle de march portant sur soixante-quatre logiciels intressant la gestion de bibliothque. Quinze familles de fonctionnalits sont rpertories dont l'auteur donne les principales caractristiques. Un tableau rcapitule les fonctionnalits par diteurs et logiciels.
ANALYSE

CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[18, Maisonneuve] MAISONNEUVE Marc. Rpertoire des logiciels mtier pour bibliothque. In MAISONNEUVE Marc. Tosca Consultant, Tosca Consultants, 2009/03/16, [consult le.2009/07/05]. < http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm> Prsentation des conditions de l'enqute de march 2009 portant sur les logiciels mtier destins aux bibliothques. On y trouve : la typologie des fonctions retenue pour caractriser les logiciels, des tableaux logiciels par fonctionnalits auxquelles s'ajoutent des donnes sur les ventes, la typologie des clients. On peut galement accder en ligne aux enqutes de 2008, 2007 et 2005.
ANALYSE

CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[19, Maisonneuve]

131

MAISONNEUVE Marc. Dix bonnes raisons de choisir un OPAC de nouvelle gnration. Documentaliste Sciences de l'information [version lectronique], 2008. [consult le 2009/07/03], 2008, vol. 45, n3, p. 16-17. <http://www.toscaconsultants.fr/articles/10bonnesraisons.pdf> Cet article prsente les caractristiques principales des OPAC de nouvelles gnrations, leurs principes et des exemples. Nous relevons la prminence de la souris sur le clavier, des moteurs type Google associs un tri par pertinence ou facettes (pour compenser l'excs de rsultats parfois peu pertinents), les espaces personnaliss, la gestion automatique des nouveauts. ANALYSE CONNAISSANCE
DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[20, Maisonneuve] MAISONNEUVE Marc. Tous les logiciels pour les bibliothques. Archimag, les technologies de l'information, Avril 2008, n 213, p. 30-31et 34-38. ISSN 0769-0975 Etude annuelle de march portant sur soixante logiciels intressant la gestion de bibliothque. Quinze familles de fonctionnalits sont rpertories dont l'auteur donne les principales caractristiques. Un tableau rcapitule les fonctionnalits par diteurs et logiciels.
ANALYSE

CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[21, Mller] MLLER Tristan. tude comparative des principaux SIGB libres [en ligne]. Montral, Fondation pour une bibliothque globale, 2008/08/03 [consult le 2009/11/15]. <http://bibliothequeglobale.org/sigb_libre/FBG_SIGBL_Etude2008.pdf>

"Cette tude des principaux SIGB libres apporte une vue critique de leur capacit fonctionnelle de mme quune valuation de la prennit tablie par leur communaut respective" (Extrait du rsum de l'auteur).
Les critres d'valuation et l'valuation des logiciels sont dtaills, ainsi que l'analyse des performances de chaque fonctionnalit (seize tableaux analysent et comparent le positionnement des diffrents modules pour trois logiciels). Un tableau comparatif des trois logiciels, considrs comme suffisamment matures pour donner lieu exploitation, Evergreen, Koha, PMB est inclus (p. 16).
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

132

4.L'information scientifique et technique

[rfrences 22 26]

[22, Comberousse] COMBEROUSSE Martine. Histoire de l'information scientifique et technique. Paris, Nathan, 1999. 127 p. Collection 128, information documentation. Bibliographie, index. ISBN 2-09191015-5 Concernant la priode d'aprs 1945 (p. 79-121), cet ouvrage propose une analyse des volutions techniques, des pratiques et des produits documentaires, ainsi que des enjeux conomiques et stratgiques de l'IST, enjeux qui se traduisent par l'engagement de politiques nationales, de programmes europens. Le dernier chapitre est consacr la rvolution internet qui immerge l'IST dans le march de l'information dans le mme tant qu'elle consacre les revues lectroniques et les bibliothques virtuelles.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[23, Jakobiak] JAKOBIAK Franois. L'information scientifique et technique. Paris, Presses universitaires de France, 1995. 126 p. Collection Que sais-je ?. Bibliographie. ISBN 2-13-047272-9 Cet ouvrage s'intresse l'information, principalement l'IST, dans son application l'activit industrielle. Il aborde la typologie des documents, les acteurs (Base de donnes, fournisseurs), les volumes de diffusion et les mthodes de collecte (collecte documentaire, priodique d'indicateurs, continue d'informations parses), les usages de la bibliomtrie. Il s'intresse galement la mmorisation de l'information, son classement et la constitution d'une base de ressources personnelles pour chaque usager. Les exemples sont appliqus la chimie. ANALYSE
CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION [24, Keller] KELLER Anne-Sophie. Le projet Ireda : un exemple de la valeur ajoute apporte par les documentalistes aux chercheurs. 2008. 110 p. Mmoire, Sciences de l'information et de la documentation spcialise, Institut national des techniques documentaires (INTD), 2008. Voir en particulier : 1re partie, Chapitre 1, L'information scientifique l're des nouvelles

technologies. p. 13-24.

133

En premier lieu l'IST est dfinie par son primtre, le type de documents qu'elle traite, et par le cycle, en boucle, qui la caractrise. L'histoire est prsente au travers d'un historique technique, d'un rappel des acteurs et des politiques nationales. Les outils d'valuations sont prsents.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[25, Ministre de l'enseignement suprieur et de la recherche] MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE. Rapport du comit IST Information scientifique et technique [en ligne]. Paris, Ministre de l'enseignement suprieur et de la recherche, 2008/05/08, 2008/07/15, [Consult le 2009/09/12]. <http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/cid21677/rapport-du-comite-ist-informationscientifique-et-technique.html> Ce rapport, remis au Directeur gnral de la recherche et de linnovation et au Directeur gnral de lenseignement suprieur, "sattache, autant que possible, une analyse par les

besoins : en priorit ceux de la communaut des scientifiques, mais aussi ceux du secteur industriel, pour lequel lIST, rappelons-le, est un outil important de comptitivit et dinnovation. Il sattache remettre le sujet dans le contexte international particulier du march de ldition scientifique, o lEurope (et non la France) a une position forte, et o les Etats-Unis dveloppent un certain nombre de rponses innovantes." (Extrait de l'introduction
du rapport). Il dcrit les ples en prsence, du point de vue des usagers et producteurs d'information, celui des diteurs commerciaux et celui des archives ouvertes. Il aborde les problmes de cot, volume, poids des acteurs. Les attentes des industriels sont traites mais faiblement documentes.
ANALYSE

CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT


STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

[26, OST] OBSERVATOIRE DES SCIENCES ET DES TECHNIQUES (OST). Indicateurs de sciences et de technologies 2008 [en ligne]. 2008. Paris, Editions Economica, [Consult le 2009/09/13]. <http://www.obs-ost.fr/>

" Cette neuvime dition du Rapport Indicateurs de sciences et de technologies prsente comme les prcdentes toute une gamme dindicateurs et dlments factuels, permettant de mieux connatre le paysage actuel de la recherche franaise et internationale. Plus de trois cents tableaux et graphiques comments analysent les moyens et les rsultats de la recherche, notamment les ressources humaines et financires de la R&D et la production darticles et de brevets. Pour permettre des lectures plus ou moins approfondies, chaque
134

grande partie du Rapport est prcde dune synthse des principaux faits saillants." (Extrait
de la prface du rapport). Une lecture rapide de ce rapport permet d'approcher les enjeux du domaine et d'y reprer la part du secteur priv.
ANALYSE

CONNAISSANCE DONNEES ENVIRONNEMENT


STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

5. Techniques et mthodes documentaires [rfrences 27 30]


[27, Chaumier] CHAUMIER Jacques. Les techniques documentaires au fil de l'histoire 1950-2000. Paris, ADBS Editions, 2003. 179 p. Collection Sciences de l'information, Etudes et techniques.

Bibliographie, chronologie, index. ISBN 2-8436-5064-X


La chaine documentaire est interroge, dans ses volutions, chacune des tapes suivantes : le stockage et la conservation de linformation, la description de linformation, la recherche documentaire, laccs linformation et son exploitation. Les volutions techniques, conceptuelles et d'usages sont traites. La chronologie et le tableau permettent une lecture fluide des successions et des synchronismes entre les faits institutionnels et intellectuels, la technologie, les langages et les faits marquant du domaine.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE

PROBLEMATIQUE

[28, Chaumier] CHAUMIER Jacques. Les techniques documentaires. 9me dition mise jour. Paris, Presses universitaires de France, 2004. 127 p. Collection Que sais-je ?. Bibliographie, Glossaire,

sigles et abrviations. ISBN 2-13-052424-9


Ouvrage de rfrence, trs utile pour des dtails, des fonctionnements et la comprhension dune volution
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEE ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE STRUCTURATION

[29, Fayet-Scribe] FAYET-SCRIBE Sylvie. Chronologie des supports, des dispositifs spatiaux, des outils de reprage de l'information. Solaris [revue lectronique], 1999, [consult le 2009/09/14]. n4. <http://biblio-fr.info.unicaen.fr/bnum/jelec/Solaris/d04/4fayet_0intro.html>.

135

"Cet article consiste prsenter un tableau chronologique (compris entre la prhistoire et le

XXe sicle), et son commentaire qui donnent voir l'histoire des "techniques intellectuelles" permettant le reprage de l'information. C'est--dire les mthodes et les outils ayant la capacit de reprer et de retrouver l'information: indexation, classification, activit rsumante, encyclopdies, dictionnaires et outils de recensement: rpertoires, annuaires, chronologies; ainsi que les moyens de retrouver les rfrences du document (et non l'information elle-mme) : bibliographies et catalogues." (Extrait du rsum de l'auteur).
Le tableau chronologique prsente cinq entres : temps/lieu, support, dispositif spatial, reprage de l'information et remarques. La priode 1945 nos jours est mettre en parallle avec le tableau chronologique de l'ouvrage "Les techniques documentaires au fil de l'histoire 1950-2000" de Jacques Chaumier.
ANALYSE

CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[30, Pochet] POCHET Bernard. Mthodologie Documentaire : comment accder la littrature scientifique l'heure d'internet ?. Bruxelles, De Boeck, 2002. 141 p. Collection Sciences et mthodes.

Bibliographie, glossaire, index. ISBN 2-8041-4142-X


Prsentation du schma de production des documents (auteur), de la typologie des documents, de l'crit scientifique et de ses circuits de diffusion. Un chapitre est consacr aux critres d'valuation externes : auteur, institution, url, pairs, date, objectif du document ; et interne : la forme (la structuration du texte et du document) et le fond valu selon des critres d'argumentation, de mthode, de concept, de limite, de sources. Cet ouvrage indique les connaissances que devrait possder l'usager final dans un contexte scientifique.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT METHODE

PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

136

Bibliographie Saint-Gobain
1. Notes techniques (Technical report) [rfrence 31 33]
[31, Guy] GUY R. Evolution des documentations techniques et scientifiques Saint-Gobain depuis 1940 et prvisions davenir dans le cadre SG-PM. Runion des chefs de Laboratoire, Aubervilliers, 9-10 juin 1971. Ce document synthtise les volutions structurelles qui ont marqus les diffrents services documentaires des entreprises Saint-Gobain et rattaches Saint-Gobain de 1940 1971. Il dcrit les pratiques documentaires et la coopration documentaire interne et externe.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[32, Gurin] GUERIN Martine. Comparative Study of Technical Information Service (TIS) Departments at Saint-Gobain R&D Centres. Worcester - Northboro - Cavaillon Aubervilliers. 2003/12/18, Note 6564/03. Cette note dcrit l'organisation des missions et des services de trois des quatre centres de R&D de Saint-Gobain. Elle compare les fonctionnements (gestion documentaire, budget), les Base de donnes interroges, informations et rseaux internes utiliss.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

[33, Gurin] GUERIN Martine. 1990-2008 : Du service "Documentation" au service "Ressources en documentation et Veille". Histoire, projets et perspectives. 2009/03/09, Note de synthse SGR/RDVMG/FCn 6507/08. Cette note dresse un tat des lieux du service, missions, pratiques, outils en 1990 et de leurs volutions dans le temps jusqu'en 2007. Quatre figures chronologiques synthtisent l'volution, entre 1995 et 2007, des activits documentaires et de la veille, en terme de prestations, de sources d'informations, de logiciel et de comptences.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE

PROBLEMATIQUE

137

2. Notes (Mmo) [rfrences 34 37]


[34, Arribart] Arribart Herv. Prcisions sur les diffrentes notes de nature technique dites par SGR. 2004/04/20, Mmo : SGR/DSHA/CP -n1531/04 Rcapitule les types de notes mises, leur lectorat, relecteurs, rythme de parution, initiateurs. Comporte des exemples et un tableau synthtique.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

[35, Debaisieux] Debaisieux Isabelle. Nouveaux modles de notes : les notes-flash. 2006/05/15, Mmo : SGR/DSID/AC-- n1574/06 Prsentation des notes flash : typologie, usage, procdure, modle.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

[36, Debaisieux] Debaisieux Isabelle. Rdaction et diffusion des notes mises par SGR. Changements 2007. 2007/05/09, Mmo : SGR/DSID/AS -n 1547/07. Rappel sur l'utilisation des diffrents types de notes, liste des modifications immdiates, rcapitulatif des procdures.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT
STRUCTURATION

METHODE PROBLEMATIQUE

[37, Gurin] GUERIN Martine. Technical Information Departments at Pechiney, Lafarge and Schneider Electric. (October - November 2003). 2005/01/10, Note 6500/05, Comparaison des fonctionnements, fonds, usagers, services documentaires, diffusion, conservation des documents internes, relations avec les usagers dans les entreprises visites.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT METHODE


STRUCTURATION

PROBLEMATIQUE

138

Normes [rfrences 38 42]


[38, X 50-100] AFNOR. NF X 50-100. Analyse Fonctionnelle Caractristiques fondamentales. Paris La Dfense, Association franaise de normalisation (AFNOR), 1996. 16 p. ISSN 0335-3931 Cette norme permet d'avoir une vue d'ensemble des principaux concepts et termes de l'analyse fonctionnelle. Elle dcrit la logique d'enchanement de la dmarche et sa contribution aux autres disciplines de la comptitivit. Thsaurus International Technique : analyse de la valeur, analyse fonctionnelle, qualit, assurance de qualit, prsentation, caractristique, spcification, relation client-fournisseur ANALYSE
CONNAISSANCE DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[N02, X 50-105] AFNOR. NF X 50-105. Le management de projet, Concepts. Paris La Dfense, Association franaise de normalisation (AFNOR), 1991. 14 p. Figures. ISSN 0335-3931 Cette norme dcrit le concept et prcise les primtres du management de projet, de la direction de projet et de la gestion de projet. Elle prconise la mise en uvre du "mode projet" dans le cas de l'analyse de la valeur. Thsaurus International Technique : entreprise, ingnierie, gestion de projet
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT STRUCTURATION

METHODE

PROBLEMATIQUE

[39, X 50-151] AFNOR. NF X 50-151. Management par la valeur, Expression Fonctionnelle du Besoin et cahier des charges fonctionnel. Exigences pour lexpression et la validation du besoin satisfaire dans le processus dacquisition ou d'obtention. Paris La Dfense, Association franaise de normalisation (AFNOR), 2007. 35 p. Norme franaise. Figures. ISSN 0335-3931 Cette norme propose une approche dtaille du processus d'analyse de la valeur et dcrit les articulations entre analyse de la valeur, analyse et expression fonctionnelles du besoin. Elle prcise les conditions d'application et le vocabulaire. Le contenu du cahier des charges fonctionnel est dtaill.

139

Thsaurus International Technique : analyse de la valeur, cahier des charges, tude fonctionnelle, gestion de projet, guide d'emploi, spcification ANALYSE
CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE

PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

[39, X 50-152] AFNOR. NF X 50-152. Management par la valeur, Caractristiques fondamentales de lanalyse de la valeur. Paris La Dfense, Association franaise de normalisation (AFNOR), 2007. 26 p. Norme franaise. Tableau, figures. ISSN 0335-3931 Cette norme dfinit les concepts, finalits et apports de l'analyse de la valeur. Quatre situations d'emploi sont dcrites (exploration, structuration, optimisation, reconception). Les objectifs de chacune des phases du processus d'analyse sont prciss en termes de contenu et de formalisation. Elle aborde l'analyse comparative et l'valuation. Thsaurus International Technique : analyse de la valeur, caractristique, conception, mise en uvre, recherche de l'information, tude fonctionnelle, cot, organisation
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT STRUCTURATION

METHODE

PROBLEMATIQUE

[40, X 50-153] AFNOR. NF X50-153. Analyse de la valeur, Recommandations pour sa mise en uvre. Paris La Dfense, Association franaise de normalisation (AFNOR), 2009. 38 p. Norme franaise.

Tableaux, figures. ISSN 0335-3931


Cette norme se rfre aux normes X 50-101 et X 50-151 & 152. Elle approfondit la comprhension et lapplication des pratiques de conduite dune action d'analyse de la valeur et de matrise des processus associs. Son contenu, plus dtaill, est proche de celui de la norme X 50-152. Thsaurus International Technique : analyse de la valeur, caractristique, mise en uvre, recherche de l'information, tude fonctionnelle, organisation, cahier des charges, cot.
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES ENVIRONNEMENT

METHODE

PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION [41, NF EN 1325-1] AFNOR. NF EN 1325-1. Vocabulaire du Management de la Valeur, de l'Analyse de la Valeur et de L'Analyse Fonctionnelle - Partie 1 : Analyse de la Valeur et Analyse Fonctionnelle. Paris La Dfense, Association franaise de normalisation (AFNOR), 1996. 19 p. Index, tableau. ISSN 0335-3931 140

Ce document prcise le sens et l'usage de trente-quatre termes, classs en quatre catgories : termes gnraux, termes relatifs au droulement de l'analyse de la valeur, termes relatifs aux fonctions, termes relatifs au cot. Thsaurus International Technique : analyse de la valeur, analyse fonctionnelle, vocabulaire.
ANALYSE CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION [42, AFNOR] AFNOR. Management par la valeur, Analyse fonctionnelle et cahier des charges fonctionnel, analyse de la valeur, matrise du cot global en conception. Nouvelle dition Paris La Dfense, AFNOR Editions, 2009. 382 p. ISBN 978-2-12-217031-1 Ce recueil met en relation les normes qui s'articulent autours du concept de valeur. Il s'intresse aux diffrents usages, d'une action au primtre limit son application l'entreprise dans sa globalit. Il contient les normes suivantes : NF EN 13290-7:2002, NF X50-100:1996, FD X50-101:1995, NF EN 1325-1:1996, NF EN 1325-2:2005, NF X50-151:2007, NF X50-152:2007, X50-153:1985, NF EN 12973:2000, XP X50-155:1997, NF X50-156:2003, FD X50-158:2007
ANALYSE

CONNAISSANCE

DONNEES

ENVIRONNEMENT

METHODE PROBLEMATIQUE

STRUCTURATION

141

142

Annexes

143

144

Annexe 1. Cahier des charges fonctionnelles


Ce Cahier des charges t ralis dans le cadre d'un stage de huit semaine au sein du service Veille technologique, information et communication (VTIC) de Saint-Gobain Recherche.

SAINT-GOBAIN-RECHERCHE Cahier des charges pour la mise en place dun SIGB Aot 2009

145

SOMMAIRE du CdCF
Introduction 1. Contexte 2. Prsentation du fonds et de sa gestion actuelle 3. Les utilisateurs 4. Spcifications fonctionnelles 5. Spcifications concernant les donnes 6. Rle des services VTIC & Informatique, du prestataire 7. Mise en uvre 8. Forme de l'offre Annexes au CdCF p. 147 p. 147 p. 149 p. 151 p. 151 p. 153 p. 153 p. 155 p. 156 p. 158

146

INTRODUCTION
Ce cahier des charges a pour objectif de permettre aux prestataires consults et au service VTIC de construire ensemble une rponse cohrente avec les besoins, offrant des possibilits dadaptation aux usages par le service, pouvant voluer dans le temps (respect de standart et normes, possibilit dintgrer de nouvelles fonctions (GED, numrisation ). Il comporte la fois des indications fonctionnelles et techniques. Il est demand chaque prestataire de positionner prcisment sa rponse (en terme logiciel et humain) en face de chaque problmatique ou spcification, de faon permettre un choix clair. Le futur outil devra permettre : Une rationalisation des taches de bibliothconomie ; Une recherche multi-champs, catalogues ; Un accs pour lutilisateur final par types de document ; une souplesse pour ladministrateur permettant lajout de champ, le paramtrage des interfaces. Sans aucune installation spcifique sur les postes des utilisateurs (consultation seule). avec oprateurs boolens, dans les diffrents

1. CONTEXTE
1.1 Saint-Gobain Recherche (SGR) et ses missions SAINT-GOBAIN RECHERCHE est l'un des quatre centres transversaux du Groupe Saint-Gobain avec SG CREE (Cavaillon, France), NWRDC (Northboro, USA) (Shanghai, Chine). Saint-Gobain Recherche n'est pas intgr un Ple dactivits mais une socit anonyme rattache directement la Compagnie de Saint-Gobain. Sa mission principale est d'effectuer des recherches pour l'ensemble des ples du Groupe Saint-Gobain. Ces recherches s'effectuent au sein d'quipes projets pluridisciplinaires pouvant intgrer le marketing, la production et d'autres chercheurs du Groupe. Elles ont pour but d'apporter court ou moyen terme des rponses aux besoins exprims tant dans le domaine des procds que dans le domaine des produits. Saint-Gobain Recherche mne galement une veille scientifique large dans le domaine des matriaux et collabore avec de nombreux partenaires extrieurs et internationaux. Saint-Gobain Recherche participe au processus d'innovation du Groupe en menant un programme de recherche exploratoire destins identifier de nouvelles ides. Des services utiles l'ensemble de la R&D du groupe Saint-Gobain sont galement proposs afin de rpondre aux besoins en matire de documentation, veille, brevet, analyse et expertise. 147 et SGRS

Enfin Saint-Gobain Recherche constitue un vritable vivier d'hommes et de femmes de talent dont beaucoup font le choix d'voluer ensuite au sein du Groupe Saint-Gobain. Saint-Gobain Recherche a l'ambition d'tre un lieu d'changes internes et externes, un lieu d'excellence reconnu par ses clients pour la qualit de ses rsultats et pour son rle dans l'innovation et un lieu auquel chacun est fier d'appartenir. 1.2 Le Service Veille Technologique, Information et Communication (VTIC) au sein de SGR Le service autrefois essentiellement documentaire a dvelopp depuis plusieurs annes des prestations de veille technologique et concurrentielle et intgre les activits de communication interne et externe de SGR. Son fonds documentaire est principalement constitu darticles scientifiques et techniques sur lindustrie verrire, douvrages et des notes et rapports internes du centre de recherche (voir Annexes CdCF, TABLEAU RECAPITULITIF DU FONDS ET DE SA GESTION ACTUELLE). VTIC est aujourdhui compos de 6 personnes permanentes : 3 chargs de veille soit technologique et concurrentielle pour les ples du Groupe, soit scientifique pour les chercheurs du centre, 1 documentaliste qui soccupe plus spcifiquement de la gestion documentaire, 1 responsable communication (responsable du service), 1 assistante en charge aussi de la gestion de bibliothque. Le service accueille 1 apprentie en communication.

1.3 Opportunit Au moment o pour des raisons la fois technique ( loutil de gestion de lactuelle base de connaissance Ingenium cesse dtre maintenu par son diteur) et de politique de groupe (tous les centres de recherche du groupe sont invits mettre les Notes & Rapports en consultation via un outil commun sur le portail du Groupe Saint-Gobain), le service VTIC dcide de reconsidrer lensemble de ses outils de gestion documentaire et de mettre en place un outil unique qui assure les fonctions classiques de bibliothconomie ( acquisition, bulletinage, prt), lalimentation des diffrents catalogues (priodiques, ouvrages, normes, base verrire), la consultation publique sur lintranet SGR pour ses documents externes.

148

2. PRESENTATION DU FONDS & DE SA GESTION ACTUELLE


VOIR LE TABLEAU CORRESPONDANT EN ANNEXE 2.1 Typologie et volumtrie du fonds 2.1.1 Ouvrages Le fonds se compose de 10 500 ouvrages (les plus anciens datant des anne 1920) aliment par les demandes des chercheurs de SGR. Les ouvrages se rpartissent selon les types suivants : livre, congrs, thse, handbook, CD/DVD/VHS, revue (n isol). Les ouvrages sont principalement en franais et anglais, noter quelques ouvrages en allemands et en russe (avec ou sans traduction) 2.1.2 Priodiques Papier Actuellement 675 revues sont rpertories, abonnement en cours ou suspendu, pour certaines revues, un abonnement lectronique seul succde labonnement papier, pour dautres SGR est abonn aux deux formules. Un rcent dsherbage de la collection a limin 145 titres, donc 530 notices seront verser dans le futur outil. Electronique Environ 180 accs (abonnements lectroniques (env. 80) et accs libre) sont rpertoris, accessibles soit par Science Direct, soit par Ebsco, soit directement sur le site de lditeur.
DU

CDCF

2.1.3 Articles, notices bibliographiques (base verrire) Historiquement lie ldition du bulletin bibliographique (le premier bulletin conserv SGR date de 1944) cette base se compose de deux groupe-fichiers papier (Auteur et Matire) se rfrant aux articles traits dans le bulletin. Les diffrentes volutions du traitement des notices bibliographiques et du signalement des articles aboutissent en 2003 au versement dans la base Ingenium de 55000 notices. Les articles pertinents reprs par les dispositifs de veille et lors des commandes darticles par le service VTIC font encore lobjet dune notice dans Ingenium, actuellement environs 60 000 notices se trouvent dans cette base. Texte Intgral Papier Les exemplaires papiers darticles pertinents sont conserves la bibliothque. (env. 20 000 articles) ainsi que des traductions darticles (env. 10 000 traductions) Electronique 149

Les articles numriques (env. 3 000) sont conservs par le service VTIC.

2.1.4 Normes Actuellement ces documents sont conservs sur support papier ou lectronique, par le service VTIC ou par le demandeur. 2.2 Outils de gestion actuels des diffrents types de documents 2.2.1 Ouvrages Une base SQL serveur via Access permet la saisie des notices douvrage avec mise jour dun index auteur, dun index mot cl, ainsi que lenregistrement et le suivi des prts, cette fonction tant relie lannuaire interne de SGR. Une interface de recherche permet daccder aux notices des ouvrages via les champs : titre, auteur ou mot-cl, sans aucune opration boolenne dans un mme champ ni entre champ. Les commandes douvrages neufs et les prts entre bibliothque ne sont pas grs dans cette base. Cet outil est utilis uniquement par le service VTIC, l'accs aux notices des ouvrages se fait pour les chercheurs via Ingenium o les notices sont rgulirement verses. 2.2.2 Priodiques Une base SQL serveur via Access permet la saisie des notices des nouveaux abonnements ainsi que le bulletinage des revues papier. Actuellement 675 collections de revues font l'objet d'une notice qui indique leurs couverture et localisation. Cet outil est utilis uniquement par le service VTIC, il ne permet aucune gestion des abonnements. Celle-ci est faite avec des outils bureautiques (fichiers Excel, Word) 2.2.3 Articles, notices bibliographiques (base de donnes verrire) Insertion des notices et fichiers dans la base Ingenium par le service VTIC. 2.2.4 Normes Aucun outil spcifique nest utilis : les commandes sont faites en ligne sur les sites des diffrents organismes, les normes au format lectronique sont conserves dans un dossier accessible par le seul service VTIC

150

3. LES UTILISATEURS
On distingue 3 profils : les administrateurs (qui paramtrent la base et attribuent les droits, alimentent, modifient et consultent, etc.) les gestionnaires (qui alimentent, modifient, suppriment, mettent jour et consultent) les utilisateurs (les salaris de Saint-Gobain qui consultent uniquement)

Administrateur Principalement la personne en charge de la gestion documentaire, et sa responsable. Gestionnaire Tous les autres salaris du service VTIC, documentalistes, assistante, secrtaire. Elles seront galement en charge des acquisitions (ouvrages, normes, nouveaux abonnements) et du bulletinage ainsi que de la mise en place du systme code barre . Utilisateur Potentiellement tous les salaris de SGR et du Groupe Saint-gobain , dont les besoins et la matrise des outils documentaires et numriques peuvent tre variables. Sur les 400 salaris de SGR, on compte 40 % de cadres de recherche dont 75% sont titulaires de doctorat ; 71% ont t forms en cole dingnieur, 18 % dans le systme acadmique, 18 nationalits du monde entier sont reprsentes. SGR accueille galement des stagiaires (issus de diffrents cursus : filires technologiques, universitaires, grandes coles, et diffrents niveaux de formation). Les cadres de recherches sont les principaux prescripteurs en termes dachat douvrages.

4. SPECIFICATIONS FONCTIONNELLES
4.1 Gnralits

Rappel : les documents concerns sont les suivants :


Ouvrages : livre, congrs, thse, handbook, CD/DVD/VHS, revue (achat dun n particulier) ; Priodiques : collections arrtes ou en cours, support papier et/ou lectronique ; Articles, notices bibliographiques de la base verrire ; Normes.

151

Actuellement les diffrents types de documents sont grs, recherchs, consults de faons distinctes, lobjectif est de permettre la gestion et la consultation au travers dun seul outil tout en maintenant la possibilit dun accs par type de documents, lidal serait une base distinct pour chacun des 4 types de documents, avec la possibilit den crer de nouvelles en fonction de lvolution des besoins. Pour chaque cran (saisie, interrogation des diffrentes fonctions) le service VTIC souhaite pouvoir modifier les intituls de champs, crer de nouveaux champs de faon transparente (via un diteur et non en code), disposer de nombre de signes par champs important(essentiellement pour les : titres, collections, rsum, notes. La langue de linterface de consultation pour lutilisateur doit pouvoir tre le franais ou langlais, les interfaces accessibles par ladministrateur et les gestionnaires sont en franais. Les notices actuelles dans Ingenium et Access sont peu homognes, certaines informations devront tre extraites de champs concatns et redistribues entre plusieurs champs, des diffrences dcriture pourront tre corriges (filtrage). Loutil devra permettre la gestion durl externes (e-revue par exemple), et la possibilit d'insrer des images dans les notices (couverture d'ouvrage)

4.2 Dtails des spcifications Voir tableaux en annexes au CdCF Ouvrages Acquisition Prt Priodiques Gestion des abonnements Bulletinage Mode administrateur Recherche & rsultats OPAC 4.3 Evolutions envisageables Laccs dventuels documents primaires sous la forme de lien vers un fichier par exemple (la recherche sur le texte intgral nest pas envisage ce jour). La rintgration du thsaurus verrier qui nest plus utilis ce jour

p.161 p.162

p.163 p.164 p.166 p.168 p.170

152

La conservation de documents internes ncessitant la gestion de 3 5 niveaux de confidentialit en consultation et accs aux documents primaires

5. SPECIFICATIONS CONCERNANT LES DONNEES


5.1 Gnralits

Ces tableaux sont tablis par type de document, pour chaque type est tabli un relev des donnes existantes associ une affectation champ par champ dans le futur outil ainsi quun tableau rcapitulant lensemble des champs que lon veut voir renseigns. Pour le moment les rgles dcriture et de graphie sont indiques par dfaut ( elles correspondent celle qui existe dans les bases actuelles), il est attendu de la part du prestataire des propositions concernant les possibilits de traitement.
5.2 Dtail des spcifications Ouvrages Priodiques Normes p.172 p.173 p.174

Articles, notices bibliographiques (base de donnes verrire) p.175

6. RLES DES SERVICES VTIC & INFORMATIQUE, DU PRESTATAIRE


6.1 Le service VTIC Il assure llaboration et la rdaction du cahier des charges, la liaison entre le service informatique et le prestataire, contrle lavancement du projet et les relations entre les diffrents intervenants. Il facilite laccs aux donnes et informations ncessaires la ralisation de ce projet. A lissue de la mise en place de loutil, le service assurera : Les oprations de paramtrage des bases, si des adaptations savrent ncessaire ; Les modifications des diffrentes interfaces ; La formation des utilisateurs et nouveaux gestionnaires ;

153

La rdaction des ventuelles aides ncessaires pour les utilisateurs (consultation seule).

6.2 Le service informatique Il est linterlocuteur pour toutes les questions concernant : Le serveur ; Le rseau ; Lidentification via SSO ou annuaire AD ; Linformatique SGR : Systme dexploitation, logiciels utiliss, versions, etc

Il fournit les donnes au format souhait par le prestataire, il peut galement, partir des codes communiqus par le prestataire, assurer le transfert des donnes. Il peut tre sollicit pour des oprations de tri des donnes en provenance des diffrentes bases pour faciliter les oprations de transfert. A lissue de la mise en place de loutil, le service assurera : Le stockage des donnes ; La sauvegarde ; Les installations complmentaires, mise jour, utilitaires (uniquement dans le cadre du service VTIC). 6.3 Le prestataire Il se chargera de la mise en place de la solution. Il accompagnera ou assurera le transfert des donnes des bases actuelles vers le futur outil. Il formera ladministrateur la procdure intgrale de paramtrage de loutil, la gestion des interfaces, et la gestion des profils. Les gestionnaires et ladministrateur seront forms lalimentation et la consultation. Il fournira les guides dutilisation, dcrivant les fonctionnalits du systme en fonction du type de profil. Il proposera les mises jour et assurera lassistance technique. Dans le cadre de la maintenance, le prestataire mettra disposition de SGR les nouvelles versions de la solution et assurera une assistance technique rgulire et fiable. Les sances de travail, de formation se drouleront dans les locaux de SGR Aubervilliers.

154

7. MISE EN UVRE
7.1 Configuration technique du matriel actuellement utilis Serveur Systme dexploitation Espace disque RAM Windows serveur 2003 US la demande la demande

Serveur Web Systme dexploitation Windows serveur II S 6

Client VTIC (service administrateur et gestionnaire) Systme dexploitation Espace disque RAM Processeur Logiciel Windows XP ; sur serveur ; 2 Go ; Dual core ; Internet Explorer 6, office 2003, Acrobat & Acrobat Reader 8.

Client utilisateur Idem VTIC Calendrier Diffusion du cahier des charges Rception des offres Dpouillement des offres Rponses aux prestataires Dmonstrations complmentaires Choix de loutil 01 septembre 2009 01 octobre 2009 du 02 au 31 octobre 2009 02 novembre 2009 partir du 10 novembre 2009 partir du 15 novembre 2009

Le calendrier et la chronologie du dploiement seront proposs par le prestataire, la liste cidessous tant indicative : Mise en place ; Formation administrateur ; 155

Paramtrage ; Prparation des donnes test ; Test de migration ; Test de loutil ; Corrections ; Migration complte ; Formation gestionnaire ; Mise en route utilisateur ; Corrections.

8. FORME DE LOFFRE
Pour simplifier la comparaison entre les offres, le prestataire rpondra en respectant le cadre suivant : Rappel de la problmatique et des objectifs viss Description de loffre de service et de produit Rdaction libre et Renseignements en face des spcifications fonctionnelles et des champs de description souhaits (fichiers Excel joints) Configurations techniques ncessaires

Dmarche dintervention Mthodologie Calendrier Responsabilits et engagement

Formation Equipe intervenant sur le projet Organisation et expertise Noms et comptences des intervenants

Budget dtaill Cot des produits Cot des services Cot dinstallation Cot de maintenance Frais de dplacement 156

Cots divers

Clauses complmentaires Facturation et conditions de paiement Dure et validit de loffre Garantie Proprit des dveloppements raliss Confidentialit

Annexes Prsentation de la socit Rfrences Club utilisateurs et autres lments de rfrence consultables

Nanmoins le prestataire est libre de faire toutes les suggestions ou propositions qui lui semblent pertinentes au regard de ce cahier des charges et des outils et services quil propose.

157

158

ANNEXES AU CdCF

Sommaire
1. Tableau rcapitulatif de la gestion lectronique du fonds SGR p. 160 2. Tableaux des spcifications fonctionnelles Ouvrages, acquisition Ouvrages, prt Priodiques, gestion des abonnements Priodiques, bulletinage Mode administrateur Recherche et rsultats Consultation distance 3. Format documentaire souhait, par type de document Ouvrages Priodiques Normes Articles 4. Tables de conversion, par type de document Ouvrages Priodiques Articles p. 176 p. 178 p. 180 p. 172 p. 173 p. 174 p. 175 p. 161 p. 162 p. 163 p. 164 p. 166 p. 168 p. 170

159

1. Rcapitulatif de la gestion lectronique du fonds SGR

160

161

2. Spcifications fonctionnelles Ouvrages

162

163

2. Spcifications fonctionnelles Priodiques

164

165

2. Spcifications fonctionnelles Mode administrateur

166

167

2. Spcifications fonctionnelles Recherche et rsultats

168

169

2. Spcifications fonctionnelles Consultation distance

Indications graphiques Rfrence couleur : Gris Saint-Gobain : Typographie : Verdana Bannire : Sur toute la largeur de la page, visuel fourni par SGR Composition : 3 colonnes, voir capture d'cran ci-contre 170 web 666666

171

3. Format documentaire souhait Ouvrages

172

3. Format documentaire souhait Priodiques

173

3. Format documentaire souhait Normes

174

3. Format documentaire souhait Articles

175

4. Table de conversion Ouvrages

176

177

4. Table de conversion Priodiques

178

179

4. Table de conversion

Articles

180

181

182

Annexe 2. Slection d'applications de SIGB


Le tableau des pages suivantes est un reprage. Il synthtise les principales fonctions que le service VTIC souhaite voir implant dans le futur SIGB, et indique les rponses pour 9 logiciels. Les renseignement sont issus d'lments en accs public (presse, site des diteurs).

183

184

185