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COURS MS ACCESS

Cours Access
1) INTRODUCTION AU SGBD.............................................................................................. 4
A)

DFINITION.............................................................................................................................4
B) ENREGISTREMENTS ET CHAMPS................................................................................................... 4
C) LES GRANDES FONCTIONS D'ACCESS........................................................................................... 4
i) Les tables......................................................................................................................... 4
ii) Les requtes....................................................................................................................4
iii) Les formulaires............................................................................................................. 4
iv) Les tats......................................................................................................................... 4
v) Les macros...................................................................................................................... 4
D) MODES.................................................................................................................................. 4
2) LES TABLES........................................................................................................................ 4
A)

CRATION D'UNE TABLE............................................................................................................ 4


LES FORMATS DE CHAMPS SOUS ACCESS..................................................................................... 5
C) LA CL.................................................................................................................................. 6
D) SAISIE DES ENREGISTREMENTS................................................................................................... 6
E) RELATIONS ENTRE LES TABLES................................................................................................... 7
F) PERSONNALISATION D'UNE TABLE ACCESS.................................................................................... 7
i) Proprits des champs Access.........................................................................................7
ii) Le format d'un champ.....................................................................................................8
iii) Masque de saisie........................................................................................................... 9
iv) Autres formats............................................................................................................. 10
(1) Valide Si.................................................................................................................. 10
(2) Message si erreur..................................................................................................... 10
(3) Null interdit............................................................................................................. 11
(4) Chane vide autorise.............................................................................................. 11
(5) Index...................................................................................................................... 11
B)

3) LES REQUTES................................................................................................................ 11
A) INTRODUCTION...................................................................................................................... 11
B)

CRATION D'UNE "REQUTE TRI" SOUS ACCESS.......................................................................... 11


TRIS MULTIPLES.....................................................................................................................12
D) UN FILTRE SUIVANT LE CONTENU............................................................................................. 12
C)

4) LES FORMULAIRES........................................................................................................ 13
A)

INTRODUCTION..................................................................................................................... 13
B) FORMULAIRES ACCESS PERSONNALISS..................................................................................... 14
C) INSERTION DES CHAMPS.......................................................................................................... 14
D) BOITE OUTILS DE CRATION DE FORMULAIRE........................................................................... 15
E) SOUS FORMULAIRES................................................................................................................ 16
i) Base de donne relationnelle Access par un formulaire............................................... 16
ii) Cration d'un sous-formulaire..................................................................................... 16
5) LES TATS......................................................................................................................... 17
A) INTRODUCTION...................................................................................................................... 17
B)

LES LMENTS DE L'TAT........................................................................................................ 18


i) Les en-ttes.................................................................................................................... 18
ii) Le dtail........................................................................................................................18
iii) Le regroupement......................................................................................................... 19

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6) LES CALCULS................................................................................................................... 19
A) INTRODUCTION...................................................................................................................... 19
B)

CHAMP CALCUL DANS UNE REQUTE........................................................................................19


C) CHAMP ACCESS CALCUL DANS UN FORMULAIRE OU UN TAT....................................................... 20
7) PRSENTATION............................................................................................................... 21
A)
B)

LES MACROS ET LES BOUTON DE COMMANDE.............................................................................. 21


PARAMTRAGE AU DMARRAGE D'ACCESS................................................................................. 21
i) Formulaire ouvert au dmarrage..................................................................................22
ii) Titre de l'application et icne...................................................................................... 22
iii) Boutons cocher.........................................................................................................22

8) PROPRITS AVANCES.............................................................................................. 22
A) INTRODUCTION...................................................................................................................... 22
B)

GROUPE D'OPTIONS................................................................................................................ 23

C) INSERTION D'UN CHAMP DE TYPE OUI/NON.................................................................................. 24


D)
E)

CADRE D'OBJET INDPENDANT................................................................................................. 25


CONTRLE D'ONGLET..............................................................................................................25

9) LES LISTES DE CHOIX................................................................................................... 25


A)

FONCTION............................................................................................................................ 25
B) LISTE DE CHOIX PAR VALEURS SOUHAITES................................................................................ 26
C) PROPRITS DES LISTES DE CHOIX........................................................................................... 27
i) Zone de liste droulante:............................................................................................... 27
ii) Zone de liste ................................................................................................................ 27
iii) Zone de texte supprime la fonction ............................................................................ 28
iv) Origine Source.............................................................................................................28
D) LISTE DE CHOIX PAR TABLE..................................................................................................... 28
E) LISTE DE CHOIX PAR REQUTE DE REGROUPEMENT....................................................................... 29

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1) Introduction au SGBD
a) Dfinition
Un Systme de Gestion de Bases de Donnes permet de classer, trier et filtrer de larges
quantits d'informations. Les logiciel de gestion en comptabilit, gestion commerciale,
stock, ...) sont des SGBD.

b) Enregistrements et champs.
Les SGBD notamment Access, sont caractrises par des enregistrements et des champs.
Dans le cas d'un carnet d'adresse, l'enregistrement reprsente les coordonnes de la
personne. Le champ, reprsente la case remplir, un renseignement repris dans une
catgorie pour chaque enregistrement. La cration d'une base de donne implique donc
au pralable la cration d'une structure en fonction des renseignements souhaits. Cette
tape d'analyse pralable est la plus importante.

c) Les grandes fonctions d'Access


i) Les tables
Les tables reprsentent la structure d'entre des informations brutes (non traites) les
enregistrements et les champs.
ii) Les requtes
Les requtes permettent diverses traitements des informations: tri, filtre, extraction mais
aussi saisie dans plusieurs tables en mme temps.
iii) Les formulaires
Un Formulaires est une interface de saisie des informations.
iv) Les tats
Les tats permettent d'imprimer des informations mais aussi de traiter ces informations.
v) Les macros
Les macros permettent d'excuter des fonctions de faon automatique. C'est un moyen de
crer des applications et des interfaces de traitement conviviales.

d) Modes
Access fonctionne en deux modes :
Le mode cration
le mode saisie des informations (formulaire)

2) Les tables
a) Cration d'une table
Une table reprsente une partie de la structure du systme d'information du SGBD. Un
SGBD Access peut comporter plusieurs tables qui peuvent tre lies entre elles (base de
donne relationnelle) ou totalement indpendantes.
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Aprs avoir dmarr Access, sous l'onglet TABLES, slectionner la commande "Crer
une table en mode cration". La fentre suivante apparat:

La colonne champ reprend le nom du champ. Le type reprend des formats de donnes
prtablis.

b) Les formats de Champs sous Access


Le choix d'un format de champ est trs important, surtout si les tables sont relies : on ne
peut relier que des champs dont le contenu a le mme format.

Texte: permet de crer un champ avec du texte et des chiffres mlangs. Vous ne
pouvez pas faire de calculs dans ce type de champs. La taille est limite 255
caractres
Mmo est quivalent TEXTE mais peut reprendre plus d'informations. Des
limitations d'affichage, notamment dans les tats rendent ce type de champ peu
utilis. La taille maximum est de 65.535 caractres.
Numrique. Ce format de champ permet de rentrer des chiffres sous diffrents
formats.
Octet: nombres entiers de 0 255
Entier (2 octets): nombres entiers entre - 32 768 et + 32 767
Entiers long (4 octets) : nombres entiers entre -2 147 483 648 et + 2 147 483 647
Rel simple (4 octets) : 7 dcimales, nombres entre - 3,402 823 E 38 et + 3,402
823 E38
Rel double (12 octets) : 28 chiffres derrire la virgule (dcimales), nombres
entre 1,797 693 134 862 31 E308 et 1,797 693 134 862 31 E308
Montaire (4 octets): 4 dcimales, nombres entre -922 337 203 685 477,5808 et
922 337 203 685 477,5807

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Date et heure
Montaire est identique numrique mais rajoute le caractre montaire. Gnralement,
on utilise directement numrique
Numro Auto permet Access d'incrmenter le numro chaque nouvel enregistrement.
Oui/non est de type boolen (vrai ou faux)
Lien hypertexte
Objet OLE: tous objet provenant d'une application compatible OLE, images, ...
Assistant liste de choix. permet de crer suivant une liste tape ou reprise dans une autre
table les diffrentes possibilits acceptes. Cette notion sera vue dans un chapitre part.
Exemple

c) La cl
Une cl primaire n'est pas obligatoire mais acclre le traitement des informations d'une
base de donne sous Access elle permet aussi de rendre unique un enregistrement par
rapport un autre.
Une cl doit tre unique dans une table, le choix numero auto permet de crer des
numros increments pour chaque enregistrement.

d) Saisie des enregistrements


En cliquant 2 fois sur le nom de la table cr, Access affiche le contenu sous forme de
tableau avec les enregistrements en ligne et les champs en colonne. En bas de la fentre,
on retrouve une petite barre d'outils de navigation.

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Cette barre d'outils permet de se dplacer et d'insrer de nouveaux enregistrements. Dans


l'exemple ci-dessus, la table comporte 92 enregistrements et nous sommes sur le numro
19. Attention, toute modification dans un champ est immdiatement pris en compte dans
la base de donne.

e) Relations entre les tables


Une liaison entre 2 tables Access s'appelle une relation. Par extension, une base de
donne Access qui utilise plusieurs tables relies entre elles s'appelle une base de donne
relationnelle. Cette possibilit permet de rduire les donnes rentrer.
Le point de liaison (ou champ redondant) entre ces 2 tables est le champ "classement",
celui-ci contient des valeurs identiques.

f) Personnalisation d'une table Access.


i) Proprits des champs Access
Chaque champ d'une table Access reprend des caractristiques spcifiques
supplmentaires:
Taille du champ (champs de types texte et numriques l'aide de caractres
spciaux)
Format: Ce format agit sur la manire d'afficher les informations (pas de les
rentrer) et ne modifie pas le contenu)
Masque de saisie: dtermine la manire dont les donnes doivent tre saisies
Dcimales: (types numriques et montaires uniquement), le nombre de chiffres
derrire la virgule.
Lgende: un nom qui remplacera le nom du champ dans les feuilles de donnes.
Valeur par dfaut: la valeur propose automatiquement
Valide si: rgle de validation des donnes rentres.
Message si erreur: Texte affich si les donnes rentres ne sont pas conforme
"Valide si"
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Null interdit: Si le choix est oui, une donne doit effectivement tre rentre
Chane vide autorise: (champs de type texte, memo et liens hypertexte) autorise
rentre le caractre d'espace comme valeur. Cette caractristique est souvent
utilise pour permettre de ne rien rentrer comme donne (espace quand mme) si
la caractristique "Null interdit" est active.
Nouvelles valeurs (uniquement les champs de type NumroAuto): incrment (+1)
ou alatoire. Dans les 2 cas, les doublons sont interdits.
Compression unicode: (champs texte et Memo), dtermine si le contenu doit tre
enregistr en format compress ou non.

ii) Le format d'un champ.


Le format.modifie la manire dont les donnes sont affiches (pas rentres). La
manire de rentrer les donnes ci-dessus va modifier les caractres rentrs: ">" va
convertir les donnes en majuscules, - va afficher le caractre "-" et @ va obliger de
rentrer un caractre ( chaque fois).
Type de
Symboles
Explication
donnes
Numrique /
Sans format de champ, affichage des donnes
montaire
comme elles sont saisies
Affiche un chiffre. En l'absence de chiffre, un
0
0 est affich.
Affiche un chiffre. S'il n'y a pas de chiffre,
#
rien n'est affich.
F
affiche le caractre F (pour francs)
dtermine la position de la virgule dans
, (virgule)
l'affichage
<espace>
Sparateur des milliers
(<Space>)
Multiplie la valeur par 100 et rajoute le
%
symbol %
Notation scientifique avec le signe + pour les
E+ ou e+
exposants positifs et signe - pour les exposants
ngatifs
Notation scientifique avec signe - pour les
E- ou eexposants ngatifs, aucun signe pour les
exposants positifs.
Date / heure
/
spare le jour, le mois, l'anne
Dtermine l'affichage du jour
j=5
j
jj = 05
jjj = mar
jjjj = mardi
m
dtermine l'affichage du mois
m=1
mm = 01
mmm = janv

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a
, (vigule)
h

s
AM/PM
Texte / Memo

@
&
>
<

Gnral

*(caractre)

mmmm = janvier
Dtermine l'affichage de l'anne
aa = 99
aaaa = 1999
Spare les heures, les minutes et les secondes
dtermine l'affichage des heures
h=4
hh = 04
Dtermine l'affichage des minutes
n=7
nn = 07
Dtermine l'affichage des secondes
s=3
ss = 03
Dtermine l'affichage par 12 heures et rajoute
la mention
caractre de texte requis
Caractre de texte non requis
Convertit les textes en majuscule
Convertit les textes en minuscule
utilise le caractre spcifi aprs * pour le
remplissage

Quelques exemples:
>@@-@@@ oblige rentrer 5 caractres qui seront affichs en majuscules avec
un tiret de sparation. fa001 sera donc affich FA-001
# ###,00" ": un chiffre sera affich avec 2 dcimales, sparateur des milliers,
suivi de . 1526,3 deviendra 1 526,30
iii) Masque de saisie
Le masque de saisie oblige rentrer des donnes suivant un format prdfini : les valeurs
sont vrifies et ventuellement rejetes.
exemple
aucun masque de saisie, les donnes sont
affiches telles que saisies
masque 0000, le chiffre
0
chiffre, signe + ou -, saisie obligatoire
123 est refus, le chiffre
+123 est accept
masque 9999, le chiffre 1
9
Chiffre ou espace, la saisie est facultative
est accept

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#
L
?
A
&
C

>

<
!
\
/,.;:()

chiffre ou espace, la saisie est facultative


Lettre, saisie obligatoire
Lettre, saisie facultative
lettre ou chiffre, saisie obligatoire
n'importe quel caractre (lettre, chiffre,
...), saisie obligatoire
n'importe quel caractre (lettre, chiffre,
...), saisie facultative
Tous les caractres droite du symbole
sont convertis en majuscule

>LLL: 3 lettres
obligatoires,
automatiquement
converties en majuscule

Tous les caractres droite du symbole


sont convertis en minuscule
Masque rempli de droite vers gauche
le caractre est ajout sous sa forme asci
Caractres spciaux utiliss tels quels
dans le masque de saisie

masque LL-999: 2 lettres


obligatoire, - ajout
automatiquement, 3
chiffres facultatifs

Exemple:
le masque LL-000 oblige rentrer 2 lettres suivis de 3 chiffres.
le masque CC/CCC permet de rentrer 5 caractres maximum. Les 2 premiers sont
suivis du symbole /
iv) Autres formats
(1) Valide Si.
Cette proprit permet de crer une rgle pour les messages.
Par exemple:
> 2000: chiffre obligatoirement suprieur 2000
> 01/01/2005: champ date, la date doit tre suprieure au premier janvier 2005
Pour combiner 2 conditions de validit, vous pouvez utiliser ET et OU.
ET ncessite que les 2 conditions sont vrifies
OU ncessite qu'au moins un condition soit vrifie.
Exemple: un champ date >=01/01/2000 ET <01/01/2005 n'acceptera que les dates
comprises entre le 01 janvier 2000 et le 31 dcembre 2004 (=< 01/01/2005)
(2) Message si erreur
Ceci permet d'afficher un message dans le cas d'une donne non valide (dans le cas de
l'utilisation de Valide si).
Par exemple, si la rgle d'une date est >01/01/1900 et le message: erreur d'encodage, la
date doit tre suprieure 1900. En cas de date infrieure, la fentre suivante apparat:

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(3) Null interdit


Cette fonction permet d'obliger l'utilisateur rentre une valeur (cas null interdit: Oui).
Elle travaille souvent en coordination avec la fonction suivante: Chane vide autorise qui
permet de rentrer un espace au lieu d'une valeur.
(4) Chane vide autorise.
Cette commande permet d'autoriser rentrer l'utilisateur de la table access rentre un
espace comme valeur dans un champ. Cette possibilit est souvent utilise avec la
commande Null interdit. En acceptant les 2 proprits, cela oblige l'utilisateur rentrer
une valeur, mais l'autorise rentrer un espace dans des cas exceptionnels.
(5) Index.
Cette commande permet directement de trier un champ en ordre croissant. L'option avec
ou sans doublon est une contrainte supplmentaire :
sans doublons, la table refuse de rentrer la mme valeur dans le champ pour 2
enregistrements diffrents de la table access.

3) Les requtes
a) Introduction
Une requte peut tre lie une (ou plusieurs) tables, elle reprend ses donnes et les
organise. Rentrer un enregistrement dans la requte ou la table revient donc strictement
au mme.
Plusieurs types de requtes sont proposes par Access.

b) Cration d'une "requte tri" sous Access


Pour crer une requte en mode cration. Access propose d'ajouter une table, il faut
slectionner "contenu" et une fois cette table ajoute, cliquer sur le bouton "Fermer".

Il faut ensuite dplacer tous les champs dans la partie infrieure les uns aprs les autres
(pour slectionner tous les enregistrements, slectionnez les 2 extrmes avec la touche
shift enfonce).
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En troisime ligne, apparat "Tri". Ceci offre la possibilit en ordre croissant ou
dcroissant. Faisons un tri en ordre croissant sur le classement.
Il faut toujours enregistrer les requtes avec un nom pratiques comme par exemple
"contenu par classement".

c) Tris multiples
Pour trier sur plusieurs champs, le tri se fait suivant l'ordre des champs dans la fentre de
requte.

Dans l'exemple ci-dessus, le tri se fera donc d'abord par ordre croissant sur le
champ "Classement".

d) Un filtre suivant le contenu


La deuxime fonctionnalit d'une base donne Access (comme toutes les bases de
donnes) est le filtre des informations.

Par exemple en crivant C42 dans la partie critre sous le champ classement, la requte
n'affichera que les enregistrements dont le classement est C42

Autre exemple, en tapant fa*, Access rajoutera automatiquement comme"fa*. La requte


n'affichera plus que les enregistrements commenants par FA.

Autre exemple, le critre *A* (Access rajoute comme "*a*). Le rsultat de la requte
affichera tous les enregistrements contenant a dans le champ "classement".

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Autre exemple, pour accepter un seul caractre, il faut utiliser "?". Dans ce cas, il faudra
taper effectivement le comme "" pour accepter cette solution. Le rsultat renvoy par la
requte sera les champs commenant par une lettre ou un chiffre, suivi de la lettre a (ou
A), suivi de 2 caractres indiffrents, suivi du chiffre 2, soit XaXX2.

Autre exemple, pour afficher uniquement les champs vide, il suffit de taper comme critre
est null. Pour afficher uniquement les enregistrements o le champ comporte quelque
chose, le critre inscrire est N'est pas null.
Les autres critres des requtes Access :
>: suprieur
<: infrieur
<> diffrent de
>= suprieur ou gal
<= infrieur ou gal
= gal

4) Les formulaires
a) Introduction
Les formulaires Access permettent de faire un affichage personnalis des tables et des
requtes: mise en forme des champs, mises en formes de quelques donnes, ... Le
formulaire est le point central d'Access pour entrer ou afficher les enregistrements. Un
formulaire doit tre cr partir d'une table ou d'une requte.

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b) Formulaires Access personnaliss


En mode cration, il faut toujours prciser la source de donnes. Il faut utiliser la boite de
dialogue "Proprits" associe au formulaire.

c) Insertion des champs


Une fentre permet de faire glisser les champs vers le formulaire.

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d) Boite outils de cration de formulaire

Les fonctions correspondantes sont :


Slection: permet de slectionner le contenu d'une zone.
Assistant contrle permet de travailler ou non avec des contrles, c'est une aide prcieuse
pour la cration d'un formulaire.
Texte (tiquette): permet de taper un texte (titre par exemple).
Champ: permet d'insrer un champ provenant d'une table ou d'une requte
Bouton bascule, bouton cocher et Case cocher ont la mme fonction, seule la
prsentation change. Ces boutons sont utiliser dans des champs de type "Oui/non"
Zone de liste modifiable permet de slectionner une rponse dans une liste ou une autre
rponse
Zone de liste ne permet de choisir que les rponses dans la liste
Bouton de commande: permet de crer des boutons de fonctions, fermer la fentre,
quitter l'application, .... Cette fonction sera utilise pour faire un formulaire de "dmarrage"
de la base de donne
Image: permet d'insrer une image fixe, un logo par exemple
Cadre d'objet indpendant permet d'insrer un objet venant d'une autre application
indpendamment du contenu

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Cadre d'objet dpendant permet d'insrer un objet d'une autre application mais
dpendant de l'enregistrement
Saut de page, permet de couper le formulaire en pages
Contrle d'onglet: permet d'insrer des onglets pour afficher plus d'informations
Sous-Formulaire: serons vus avec les bases de donnes relationnelles
Ligne: insrer une ligne dans le formulaire
Rectangle: insre un rectangle dans votre formulaire

e) Sous formulaires
i) Base de donne relationnelle Access par un formulaire
Un sous-formulaire permet d'afficher un formulaire dans un autre formulaire. Cela est
pratique pour faire apparatre des donnes lies issues de plusieurs tables. Par exemple, un
formulaire client peut faire apparatre dans un sous formulaire, la liste des factures.
ii) Cration d'un sous-formulaire
En mode cration, l'aide de la bote outils, slectionner "sous-formulaire" et
crer la zone avec la souris sous les donnes du formulaire.

A l'aide de l'assistant, nous Crer ce sous formulaire.

Il faut dfinir le champ de lien (mme si Access le fait automatiquement), cela met les 2
bases en liaison.
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Remarque, dans la boite de dialogue des proprits du sous-formulaire, les fentres
champ pre et champ fils sont renseignes.

La barre d'outils de dplacement en bas permet de se dplacer entre les fiches du


formulaire, celle au milieu, l'intrieur des fiches du sous-formulaire.

5) Les tats
a) Introduction
L'impression d'un rapport ou d'un document de synthse avec Access passe par la cration
pralable d'un tat. Ces tats permettent de faire (outre l'affichage des champs) des tris et
des filtres sur les enregistrements. La dernire possibilit des tats est de permettre
galement de crer des sous-totaux et des totaux sur les rsultats imprims.

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La cration d'un tat est en fait le plan de fabrication : ce que l'on obtient en mode
cration ne ressemble en rien l'aperu du document final.
Comme pour un formulaire, l'tat doit avoir une source de donnes : la boite de dialogue
des proprits doit tre utilise.

b) Les lments de l'tat


Un tat comporte plusieurs lments dont la signification n'est pas la mme. Par dfaut
Access propose :
Un en-tte de page
Dtail
Pied de page
Mais il est possible d'ajouter en plus
Un en-tte de document
Des regroupements
Pied de page de document

i) Les en-ttes
Dans l'entte on ne place que des textes prsents dans chaque page, ou au dbut du
document pour l'en-tte de document, le titre, par exemple. Dans cet lment de l'tat, il
est exclu de placer des champs.
ii) Le dtail
Dans l'lments Dtail, doivent tre placs tous les champs qui ne sont pas susceptibles
d'tre regroups.

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Chaque information prsente est alors imprime.


iii) Le regroupement
Dans cet lments, on ne place que les champs sur lesquels, un regroupement est possible.
Cela permet de faire une synthse, par exemple un regroupement sur champ ville, vite la
rptition d'une mme valeur.

Un regroupement comporte :
Un en-tte: il apparat au dessus de l'lment dtail
Un pied de regroupement : il apparat au dessous de l'lment dtail

Il faut les faire apparatre en cochant "oui" dans les proprits du groupe.

6) Les calculs
a) Introduction.
Avec Access, il n'est pas possible de faire des calculs dans un champ. Les champs ne
servent qu' entrer des donnes.
Il est nanmoins possible de faire des calculs pour traiter les informations. Il y a plusieurs
mthodes dont les consquences sont diffrentes.
On peut crer des champs supplmentaires dans des requtes.
On peut crer des calculs dans des zones de texte avec le gnrateur d'expression

b) Champ calcul dans une requte


Pour, par exemple, crer un prix total HT puis un prix TTC lorsque la table permet de
saisir les informations suivantes :

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Il est possible de crer un champ calcul dans une requte. Il faut don couvrir une
nouvelle requte puis ajouter le ou les tables ncessaires aux calculs.
Il faut crer le champ correspondant au prix total HT. Pour crer un champ dans une
requte il faut mettre un nom suivi de ":" puis d'une formule de calcul tabli directement
ou avec le gnrateur d'expression : hTVA:[Quantite]*[Prix].
Idem avec le prix TTC : tvac: [htva]*(1+[TVA]/100).

Access calcule alors automatiquement le montant hTVA et le montant TVAc.


Lorsqu'un champ est cr dans une requte, il peut tre utilis dans plusieurs type de
documents : les formulaires ou les tats.

c) Champ Access calcul dans un formulaire ou un tat


Dans le formulaire (ou l'tat), il faut utiliser la barre d'outils pour crer une zone de texte.
Une zone de texte permet en fait d'insrer un champ.
Depuis la zone de texte, il faut utiliser la boite de dialogue des proprits, puis dans la
partie source de l'onglet donnes, utiliser le gnrateur d'expressions
et taper
=[Prix]*[quantite].

En utilisant la boite de dialogues des proprits, il est possible d'attribuer un nom


l'tiquette, total HT ou htVA, par exemple.

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7) Prsentation
a) Les macros et les bouton de commande
Une Macro ou macro-instruction permet, sans faire de la programmation, d'automatiser
des actions et des les associer un bouton de commande, par exemple, un bouton qui
permet de faire apparatre un document de synthse (un tat dj prt).
Cela permet de faire des applications conviviales.
Sur un formulaire, utiliser "Boutons de commande", de la barre d'outils, puis le dessiner
sur la zone de formulaire.

L'assistant permet de slectionner une fonction.


Oprations sur les formulaires, tats, va permettre d'ouvrirles formulaires et les
tats.
Applications, permet d'excuter d'autres programmes (Word, excel, ...)
Il est alors possible de raliser des formulaires sur lesquels on ne trouve que des boutons,
ces formulaires peuvent alors servir de menu pour des applications conviviales utilisables
par des non-initis Access.

b) Paramtrage au dmarrage d'Access.


Il est possible de paramtrer Access pour en faire une application informatique. Ces
proprits de dmarrage permettent donc de limiter les possibilits d'utilisation spciales
de la base de donne.
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Dans le menu Outils, slectionner la commande Dmarrage pour ouvrir la boite de
dialogue.
i) Formulaire ouvert au dmarrage
Iil est possible d'afficher ds le dmarrage du SGBD, un formulaire par dfaut, le menu
d'une application, par exemple. Dans la fentre Afficher Formulaire / il faut afficher le
formulaire choisi pour le dmarrage de l'application Access.

Cette commande permet galement de rduire les possibilits des utilisateurs au


dmarrage de l'application Access.
ii) Titre de l'application et icne
Ces fentres permettent de choisir une autre icne que celle d'Access pour l'application
ainsi qu'un titre.
iii) Boutons cocher
Afficher la fentre de base de donne Access : affiche ou non la fentre reprenant les
tables, requtes, formulaire
Afficher la barre d'tat : affiche ou non la barre d'tat en bas de votre fentre
Autoriser les menus complets permet de limiter les commandes des menus d'Access aux
commandes utilisateurs. Les menus peuvent tre totalement tre absents, il faut donc
avoir prvu des boutons pour les remplacer.
Afficher les barres d'outils intgres : affiche ou non les barres d'outils standard de
Access

Utiliser les touches spciales d'accs


F11-Place la fentre Base de donnes au premier plan.
CTRL+G-Appelle la fentre Excution.
CTRL+F11-Bascule entre la barre de menus personnalise et la barre de menus
intgre.
CTRL+PAUSE-Dans un projet Microsoft Access, arrte la rcupration des
enregistrements du serveur par Access.
ALT+F11-Dmarre l'diteur Visual Basic

8) Proprits avances
a) Introduction
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Quelques proprits avances des formulaires permettent d'insrer d'autres objets.

b) Groupe d'options
Un groupe d'options permet de choisir une valeur dans une liste prdtermine. Son
utilisation est donc similaire celle d'une zone de liste ou d'une zone de liste modifiable.
La seule relle diffrence vient de l'affichage. Dans un groupe d'option, toutes les valeurs
possibles sont affiches. Dans une zone de liste, il faut cliquer sur la case de droite pour
les afficher.
Par exemple.

L'assistant permet d'avoir une srie de boite de dialogues

L'tape suivante nous permet de donner une valeur par dfaut au groupe d'option.

L'tape suivante permet de dterminer le numro de chaque possibilit.

Ensuite il faut prciser la valeur dans le champ titre.

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La dernire tape permet de personnaliser le groupe d'options: le type de contrle pour


l'aspect des boutons, le style pour les encadrements.

c) Insertion d'un champ de type oui/non


Pour insrer dans la table un de type Oui ou Non, prvu ds la cration de la table :

il faut insrer un bouton bascule sur le formulaire.

Pour dfinir les proprits de ce bouton, il faut slectionner la commande proprit dans
le menu contextuel du bouton (touche droite de la souris).
Comme source de contrle, il faut utiliser la flche de liste droite pour slectionner le
nom du champ de type oui/non.
Pour insrer du texte sur le bouton, il faut double-cliquer dessus et taper le texte.
Cette possibilits s'utilise de la mme manire pour un Bouton bascule, bouton cocher
et Case cocher

Pour un champ standard (pas de type Oui/non), il est possible d'insrer une zone de texte
et de modifier les proprits de la mme manire.

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d) Cadre d'objet indpendant


Cette fonctionnalit permet d'insrer un objet OLE dans un formulaire (ou un tat). Un
objet OLE reprend par exemple de la musique, vido, clipart et images diverses,
graphique Excel, ...

e) Contrle d'onglet
Un contrle d'onglet permet de dissocier les informations associes en un ensemble de
sous fentre tout fait similaires aux fentres onglet de Windows. Les formulaires
Onglets sont utiliss pour dissocier des informations d'un enregistrement ou pour clarifier
l'affichage.
Il faut cliquer sur le bouton "Contrle d'onglet" dans la barre d'outils de cration de
formulaire, puis dlimiter la zone d'onglet sur le formulaire.

Utiliser le menu contextuel (touche droite de la souris) permet d'afficher les proprits et
de changer les proprits.

9) Les listes de choix


a) Fonction
Une liste de choix permet de slectionner une valeur pour un champ dans une liste de
valeurs possibles. Selon la configuration du champ, la liste peut-tre limitative ou non.
Il y a plusieurs mthodes :
La premire mthode consiste crer manuellement la liste. Cette solution est la
plus simple pour un petit nombre de valeur mais oblige dans la pratique modifier
la structure de la table pour ajouter, modifier ou supprimer un choix de la liste.
Cette solution n'est donc utiliser que pour de petites listes non variables.
La deuxime solution utilise directement une table (ou une requte) pour rcuprer
les donnes. Cette mthode est relativement souple, un simple menu reprenant la
table permet de modifier les donnes de la liste. Cette mthode passe
ventuellement par une solution SQL.
La dernire solution est la plus volutive, puisqu'elle permet de reprendre dans
une table les valeurs prcdemment tapes. Cette solution est la plus difficile

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appliquer, mais n'impose pas de modifier la table chaque nouvelle entre. Par
contre, elle ne permet pas de limiter une liste dfinie l'avance.

b) Liste de choix par valeurs souhaites.


Cette solution se ralise directement dans la Table. Par exemple un champ titre dont les
valeurs possibles sont:
Monsieur
Madame
Monsieur et Madame
Mademoiselle
Il faut d'abord crer le champ, puis dans le type de donnes, slectionner Assistant liste
de choix

Dans cette premire partie, il faut slectionner "Je taperai les valeurs souhaites" :

Slectionner 1 colonne.
Cliquer sur le bouton terminer.
Dans la partie proprit du champ titre, slectionner Liste de Choix. Il ne reste plus qu'
taper les valeurs souhaites spares par le caractre ";".

Remarque, en mode Affichage, la liste dans le champ Titre.

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c) Proprits des Listes de Choix


Il est possible d'utiliser les proprits du champ titre pour crer des contraintes sur ce
champ. Exemple pour le champ titre, les proprits de la liste de choix.

La fonction Afficher le contrle permet de dterminer comment la liste de valeurs est


affiche dans les formulaires et tables Access.
Le choix va galement modifier la liste des proprits.
i) Zone de liste droulante:

ii) Zone de liste

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iii) Zone de texte supprime la fonction

iv) Origine Source


Cette proprit permet de slectionner la manire dont les donnes sont rcupres dans la
liste droulante.

Liste des proprits


Contenu. Spcifie le contenu de la liste de choix, une liste de valeurs tapes, table
requte, ...
Colonne lie et nombre de colonnes.
Lorsque vous crez une liste de choix, vous pouvez demander de rentrer les
donnes dans 2 colonnes (ou plus). Cette possibilit permet d'afficher 2 colonnes
pour la liste de choix. Normalement, Colonne lie devrait permettre de
slectionner la ligne contenant plusieurs colonnes et d'insrer comme valeur la
deuxime la deuxime.
Entte de Colonne: cette proprit permet d'afficher la premire ligne comme entte de colonne.
Largeur de colonne: permet de spcifier la largeur en centimtre de la colonne de
choix.
Lignes affiches (zone de liste droulante uniquement): Cette proprit permet de
choisir le nombre de lignes affiches sans ascenseur dans les zones de listes
droulantes.
Largeur Liste (zone de liste droulante uniquement): permet de dterminer en
centimtres la largeur de la liste.
Limiter liste (droulante uniquement): permet de limiter les valeurs
slectionner uniquement la liste reprise ci-dessus. Cette possibilit est utile dans
de nombreux cas.

d) Liste de choix par table


La deuxime possibilit de crer une liste de choix utilise une table (ventuellement une
requte pour un classement en ordre croissant). Cette possibilit permet de crer une table
reprenant tous les choix possibles. Pour ajouter ou modifier des donnes, il suffit de
modifier la table.
Par exemple, en crant une table TITRE ne contenant qu'un seul champ appel Titre,
galement cl primaire,

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et en rentrant dans cette table les diffrentes possibilits: Monsieur, Madame, ....
Dans la table adresse et pour le champ titre, il faut modifier les proprits du type pour
slectionner "Assistant Liste de choix"et slectionner "Je veux que la liste de choix
recherche les valeurs dans une table ou une requte".

Comme table, il faut slectionner la table Titre et slectionner le champ titre.

e) Liste de choix par requte de regroupement.


Cette possibilit permet de reprendre les donnes dans une requte, mais une requte est
aussi un type regroupement. Cette solution permet de rentrer des valeurs dans une table
mais la liste de choix reprend toutes les valeurs possibles prcdemment cres
Dans la table et la barre d'outils, slectionner
. Cette possibilit cre une requte de
regroupement. La requte (appel titre regroupement) reprend toutes les donnes dj
tapes dans la table Adresse pour le champ Titre, slectionner un tri croissant.

Il ne reste plus qu' crer une liste de choix dans la table adresse reprenant cette requte.

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