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Fiche 6 : Grer la comptabilit de son association - Animafac

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Fiche 6 : Grer la comptabilit de son association


1 Dcembre 2012

On ne sattardera pas ici sur les mrites dun suivi comptable prcis et crit noir sur blanc ( vrai dire, la couleur est votre discrtion), mais rappelons tout de mme que cette autorgulation est assurment un excellent moyen de susciter un climat de confiance au sein de lassociation. Lesprit associatif se conforte dans la transparence : en ce sens, la tenue dune bonne comptabilit est, au-del de la technique, une ncessit politique... Cela sera aussi apprci par les partenaires et financeurs, qui ont en commun daimer savoir ce qui est fait de largent quils donnent, voire par les services fiscaux qui, un jour peut-tre, auront lide de contrler lhonntet de vos dclarations.

1. Quelques dfinitions
La comptabilit se dfinit comme la gestion des ressources et des dpenses financires de votre association. La trsorerie reprsente le niveau du compte en banque et de la caisse de lasso. Elle peut tre positive ou ngative. Les charges correspondent aux dpenses de lassociation, les produits aux recettes. Dans le jargon comptable, lorsque lon parle dexercice, on fait rfrence une priode donne de fonctionnement de lassociation. Gnralement, il sagit dune anne civile. Mais vous pouvez aussi faire le choix de fonctionner sur une anne universitaire, du 1er septembre au 31 aot par exemple. La loi 1901 noblige pas les associations tenir une comptabilit mais celle-ci savre tout de mme ncessaire ds lors que lon souhaite grer au mieux son budget et ses projets mais aussi tre transparent vis vis des adhrents. En outre, ds lors que lon reoit de largent public, lobligation de rendre compte de lutilisation des fonds rend obligatoire la tenue dune comptabilit.

2. Comment sy prendre ?
LENREGISTREMENT Pour tenir votre comptabilit, vous devez enregistrer les entres et sorties dargent de lassociation. Le document qui sert de support cet enregistrement est appel registre . Il peut se matrialiser sur un ou plusieurs cahiers (ou un ou plusieurs tableurs) : si vous utilisez une caisse (pour la gestion quotidienne dun foyer, dune cooprative...), il sera en effet plus ais davoir un livre de caisse et un livre de banque (pour les mouvements vers et hors le compte bancaire). Vous noublierez pas dans ce cas de mentionner les mouvements entre la caisse et la banque. Vous devez inscrire dans ce document toutes les dpenses et recettes de lassociation. Chaque mois, une page (ou une colonne) est consacre aux charges, la page qui lui fait face aux recettes. De faon minimale, on prvoit quatre colonnes : la date la nature de lopration : impression flyer X, cotisation M. Y... le n de la pice justificative : chaque enregistrement doit tre li une pice justificative, aussi appele pice comptable. Nous y reviendrons un peu plus loin. le montant (quon peut sparer en deux colonnes, caisse et banque, sil ny a quun livre). Cependant, cette disposition peut vite savrer insuffisante si les activits de lassociation sont multiples et les sources de dpenses et de recettes nombreuses. Vous pouvez alors faire le choix de tenir une comptabilit analytique, scinde en grands secteurs dactivit, qui claircira les objectifs financiers et simplifiera certains calculs. Pour cela, chaque dpense et chaque recette sera affecte une activit de lassociation. la fin de chaque mois, soldez recettes et dpenses et reportez le rsultat sur la double-page suivante : dans la colonne recettes sil est positif, dans la colonne dpenses sil est ngatif. LE PLAN COMPTABLE Il existe un plan comptable des associations (que vous pouvez retrouver ici : www.associanet.com/docs /plan-compt.html), adopt par le Conseil National de la Comptabilit, qui prsente une nomenclature sur laquelle appuyer vos critures. Vous retrouverez les diffrents types de dpenses dans le compte 6, les diffrents types de recettes dans le compte 7. Cela nest pas exig votre niveau pour la tenue de votre comptabilit, mais tout de mme bon savoir.

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LES JUSTIFICATIFS Vous devez pouvoir retrouver tout moment un document comptable et son ventuel rapport avec un autre. Do la ncessit de bien conserver tous vos justificatifs, qui constituent ces pices comptables et vous serviront justifier vos enregistrements dans le registre. Parmi les pices comptables, on retrouve gnralement les justificatifs suivants : factures, tickets de caisse, notes de frais mais aussi doubles des reus de cotisations, relevs bancaires... Toutes ces pices comptables sont conserver 10 ans. Pour les notes de frais, tant que vous avez des justificatifs pour expliquer pourquoi vous avez fait un chque une personne plutt qu un prestataire, pas de souci ! Pour les factures, assurez-vous quelles comportent les lments suivants, indispensables : n facture, nom du prestataire, adresse du prestataire, nSIRET, date, montant de la dpense et part de la TVA. APPRENDRE A BIEN CLASSER Afin de pouvoir vous y retrouver, il faut trouver une manire de classer vos justificatifs. Quelle que soit la faon dont vous les classerez, ces documents doivent tre identifis par une lettre et un numro (correspondant celui de leur arrive) qui permette de les reprsenter et de les retrouver sur le registre, en regard de lopration qui les concerne. Le numro dune pice devra par ailleurs tre report sur tout autre document correspondant. Par exemple, le numro dordre dune facture dun fournisseur devra tre report sur le talon du chque rglant cette facture. Et cette facture comportera galement la date et le mode du rglement (ex : chque nx le ...). Pour votre classification, vous pouvez par exemple dcider de diviser vos justificatifs en quatre grands groupes (et ainsi quatre classeurs), chacun identifi par une lettre : un pour les cotisations, les dons et les subventions immatricul A. Il contiendra les doubles des reus de dons, les carnets souches correspondant au versement des cotisations, les lettres dengagement de vos partenaires financiers, les bordereaux de versement... ; un pour les recettes dactivits immatricul B. Il regroupera factures clients, relev de billetterie... ; un pour les dpenses immatricul C, qui contiendra factures fournisseurs, quittances de loyer, factures de tlphone, notes de frais... ; un pour la banque immatricul D, qui regroupera talons de chquiers, relevs de banque... Ce nest l quun exemple, vous de trouver la classification qui vous convient le mieux et qui est la plus adapte vos activits. En effet, si votre association ne donne lieu qu quelques rares mouvements financiers, une classification en deux groupes (R pour recettes et D pour dpenses par exemple) suffira amplement. Et noubliez pas, mme si des programmes informatiques du trs simple au trs complexe sont adapts la gestion de la comptabilit dune association, cela ne vous exonre pas de la ncessit de bien archiver lensemble des justificatifs.

3. Un outil indispensable : le plan de trsorerie


Ce nest pas un document officiel qui pourra vous tre demand par un partenaire, mais cest pourtant un outil indispensable pour la bonne gestion dune association. partir dun calendrier, il sagit en effet de savoir lavance quand seffectueront vos dpenses et vos rentres financires, et surtout quel moment vous vous approcherez dangereusement dun dcouvert sur votre compte en banque. Libell graphiste impression salle Janvier 500 Fvrier 1000 500 (acompte) 500 entres buvette FSDIE 1500 300 Mars Avril

Dpenses

700

TOTAL dpenses Recettes

700 400 1000 1000

TOTAL recettes TOTAL (recettes - dpenses) Niveau compte + 540 au 01/12 en banque

-500

300 -1200

1400 700

1000 1000

40

-1160

-460

540

On ne peut que vous encourager parler de vos difficults votre banquier et dentamer des ngociations avant quil ne soit trop tard. En cas de retard dans le paiement dune subvention, il peut notamment vous autoriser un dcouvert sur prsentation dun document officiel dattribution.

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4. Pour les trsoriers force 4...


LE COMPTE DE RESULTAT Gnralement prsent en fin dexercice et parfois rclam par les partenaires, le compte de rsultat complte le travail quotidien de classement des recettes et dpenses, en replaant les changes dargent dans le contexte global de lassociation. Il dresse donc un panorama de lensemble des dpenses et recettes lies au fonctionnement de lassociation sur une anne. Le compte de rsultat concerne uniquement lexercice en cours (une charge est donc intgre mme si son rglement na lieu qu lexercice suivant). Dans le compte de rsultat, et votre chelle, on distingue deux grands types de charges : les charges dexploitation, correspondant au fonctionnement routinier de lassociation ; les charges exceptionnelles. Le principe est le mme pour les produits. Aux charges doivent cependant sajouter les dotations aux amortissements et les provisions. Les premires reprsentent la valeur dun achat, considr comme investissement pour lassociation, divise par le nombre dannes estim pour son amortissement (on parle ici damortissement linaire). Pas de panique, ce nest pas aussi compliqu que a en a lair : si vous achetez un ordinateur 1500 euros, vous pouvez amortir son cot sur trois ans, cest dire que chaque anne, vous placerez 500 euros dans la ligne Dotations aux amortissements de votre compte de rsultat. Cela donne une ide du patrimoine de lassociation et de son usure au fil du temps. Les provisions reprsentent des prcautions que vous prenez devant des risques financiers qui vous menacent. Si vous craignez quun client ne vous rgle pas une somme due, vous la provisionnez et, en linscrivant comme une charge, vous ltez de votre rsultat. Lanne suivante, vous la passerez sans douleur ni consquence en perte si vous navez pas t rgl, ou, au contraire, vous aurez la bonne surprise dtre pay, et reprendrez la provision en linscrivant en produit ! Le rsultat (bnfice ou perte) reprsente quant lui la diffrence entre lensemble des produits et lensemble des charges. CHARGES (les dpenses) Charges d'exploitation Charges exceptionnelles Dotations aux amortissements Provisions TOTAL LE BILAN Le bilan est une photographie du patrimoine de lassociation un instant T (souvent au dernier jour de lexercice coul). Il prsente lactif (la faon dont lassociation a employ ses ressources) et le passif (lorigine des ressources de lassociation). Lactif se compose notamment : des immobilisations matrielles : acquisitions prennes telles que mobilier, quipement etc, dont la valeur doit tenir compte de lamortissement ; des stocks ; des sommes qui vous sont dues ; de votre encours en banque. Le passif est quant lui compos : des fonds propres : sommes investies ou prtes, rsultat de lexercice et report nouveau (le rsultat des annes prcdentes) ; des provisions ; des dettes de lassociation : envers des fournisseurs ou des organismes sociaux notamment. ACTIF PASSIF TOTAL PRODUITS (les recettes) Produits d'exploitation Produits exceptionnels

Actif immobilis Fonds propres Immobilisations matrielles (quipement, Sommes investies ou prtes mobilier...) Rsultat de l'exercice Report nouveau Actif circulant Provisions Stocks, crances clients... Dettes Disponibilits (ce qu'il y a sur le compte en Dettes court terme banque) Emprunts TOTAL TOTAL Cette prsentation reste videmment succincte, et nous ne vous avons pas livr ici toutes les subtilits de la comptabilit des associations, mais ces quelques principes vous permettront de grer au mieux vos dpenses et recettes, et dtre ainsi le plus transparent possible auprs de vos diffrents partenaires. Si vous souhaitez nanmoins approfondir ces questions et devenir un pro du plan comptable des associations et de la comptabilit analytique, des formations sur ces questions sont gnralement dispenses par des structures telles quAnimafac, les Points Information Jeunesse, les Maisons des Etudiants ou encore la Maison des Associations de votre ville. Nhsitez pas les contacter, et noubliez pas quune comptabilit bien ficele, cest la promesse dun projet bien engag !

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Commentaires
Envoy par brahim hizani, 21/10/2013 4:20pm (il y a 9 jours ) je vous remercie bcp pour votre effort merci et bon continuation face: boyka_jet@hotmail.fr Envoy par , 29/08/2013 11:35am (il y a 2 mois ) bonjour a vous je gere une association loi 1901 avec un budjet annuel de 2000 euros . mon verificateur exterieure l'association me reproche que mes factures ou ticket de caisse ne sont sign est ce normal merci pour votre reponse mon email jramez@dbmail.com Envoy par vion dury, 02/07/2013 5:43pm (il y a 4 mois ) Topo trs interessant. Merci Envoy par Hlne, 22/06/2013 10:31pm (il y a 4 mois ) Bonjour, J'aimerais savoir quelles sont les modalits suivre pour passer d'une comptabilit de recette une comptabilit d'engagement ? Auriez-vous de la documentation sur ceci ? Voici mon e-mail : chahtota@hotmail.fr Envoy par Jrmy F, 14/06/2013 9:49am (il y a 5 mois ) Bonjour, pourriez-vous prciser la nature de votre demande ? Cordialement. Envoy par APETO KOMLA FOLY EDEM, 13/06/2013 3:39pm (il y a 5 mois ) Les critures comptables dans les ONG Associations au Togo pays membre de l'UEMOA. e-mail: edemkom@gmail.com; edem_kom@yahoo.fr Envoy par Jrmy F, 07/06/2013 11:13am (il y a 5 mois ) Bonjour Fabrice, la rubrique Bote outils d'Animafac est faite pour a. Vous y trouverez des guides et des fiches pratiques qui vous permettront de dvelopper sereinement votre projet associatif. Par ailleurs, Animafac organise rgulirement des formations ddies de nombreuses thmatiques et modes d'action. N'hsitez pas revenir vers nous pour en savoir plus. Enfin, rien ne vous empche de vous connecter dans la section Communaut et d'changer avec les membres d'Animafac.net. C'est gnralement une bonne solution pour attirer l'attention sur un projet, poser une question concrte et bnficier des conseils d'autres porteurs de projets. Bonne chance et bientt. Envoy par fabrice, 07/06/2013 10:24am (il y a 5 mois ) mon email mahuloloataklo@yahoo.fr c fabrice merci Envoy par fabrice, 07/06/2013 10:23am (il y a 5 mois ) Slut je mets en place une association humanitaire qui a pour objectif soutenir les dmunis sur tous les plans. Donnez moi les dmarches possibles suivre et tt ce qu'il faut mettre en place pour la bonne marche de l'association. Je prcise que c'est du bnvolat Envoy par Jrmy F, 03/06/2013 2:22pm (il y a 5 mois ) Bonjour Djamel,

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Tout au long de l'anne, Animafac organise des formations la conduite de projets comprenant notamment des ateliers sur l'pineuse question de la comptabilit. Elles reprendront la rentre pour la saison 2013/14. En attendant, n'hsitez pas puiser quelques ressources utiles dans notre Boite outils. Cordialement. 1 2 suivant Flux RSS pour les commentaires de cette page | Flux RSS pour tous les commentaires

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