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Fiche 9 : Des outils web pour travailler en quipe

1 Dcembre 2012

par vincent bonhomme et anne lhriau

Qui na jamais craint de voir son projet associatif finir aux oubliettes, faute de temps et dchanges suffisants entre les membres de lassociation ? En effet, il nest pas toujours facile de se runir entre les cours et les petits boulots. Ds lors, comment faire aboutir ce projet de festival, dpicerie sociale ou de journal tudiant imagin entre potes ?

Le rfractaire aux nouvelles technologies se dcouragera vite face ces difficults dorganisation et de logistique. Mais le fougueux associatif, un brin geek (non, non ce nest pas une insulte !), va quant lui rebondir et surfer sur la vague des nouveaux outils de travail collaboratif dvelopps sur le web. Les nouvelles tendances geek sont plus quune mode, elles sont au travail collaboratif ce que le basilic frais est une salade tomate-mozza ! Une ribambelle doutils existe. Pour autant, nous avons choisi de vous prsenter de grandes tendances assez complmentaires, de la plus accessible la plus technique. Autant de fonctionnalits pour vous aider mener votre projet par cran interpos ! Pour les geeks ceinture blanche, rassurez-vous, pas besoin dtre un grand technicien : priori, si vous lisez ceci, vous devriez pouvoir y arriver !

1. Le Google agenda
Qui na jamais tent de faire tenir dans un mme agenda emploi du temps universitaire / loisirs et sorties / programme associatif...? Toutes vos tentatives ont t vaines et, entre un agenda lilliputien et un format A2 qui rentre peine dans votre sac, les solutions intermdiaires satisfaisantes ne courent pas les rues. A lheure o un cran dordinateur est plus accessible que votre mga agenda papier, un outil dvelopp par Google permet, grce de multiples fonctionnalits, de partager votre agenda associatif avec tous les membres concerns. On pourra y noter le calendrier des runions, des CA, ou des grands rendez-vous (AG, vnements organiss par lassociation ou ses partenaires...) Il sera galement un pense-bte pour tout lorganisationnel des vnements. Son accs peut tre rserv ou ouvert tous les membres. Et si chacun veut se crer son propre agenda, il peut ensuite choisir de le partager, et ainsi informer chacun de ses disponibilits.

2. Le sondage Doodle
Maintenant que vous savez tout de vos agendas respectifs, comment choisir la date de votre prochaine runion de bureau ? Comme vous tes bien organiss, vous vous y tes pris suffisamment tt pour que chacun anticipe. Les uns et les autres pourront donc faire le choix du crneau qui leur convient le mieux. La circulation de mails via votre liste de diffusion associative est bien pratique mais les changes se multiplient et finalement, vous ne savez plus quelle date a t retenue. Heureusement, un petit outil simple et pratique baptis Doodle pourra permettre chacun de cocher ses crneaux libres et de faire connatre ses disponibilits. Parmi les quelques dates que vous aurez proposes, chacun cochera la ou les dates sa convenance. Au dpouillement des rsultats, vous obtiendrez une ou plusieurs dates libres pour tous les agendas ! A vous ensuite de trancher pour la date qui runira le plus de membres, voire mme, miracle, la totalit ! Avec tout cela, vous naurez plus aucune raison valable de repousser pour une nime fois la commission organisation ! Rendez-vous sur : www.doodle.com

3. La visioconfrence
Matriel ncessaire : un ordinateur muni dun micro et dune webcam + un logiciel tlcharger + une connexion Internet Si elle ne date pas dhier, notamment dans les grandes entreprises internationales, la visioconfrence sest dveloppe chez les particuliers avec la vulgarisation de la webcam, aujourdhui partie intgrante des ordinateurs nouvelle gnration ! Grce elle, et notamment au clbre Skype, il est dsormais ais de discuter par cran interpos du fond du Cantal la Cte dAzur ou mme de New Delhi Quimper ! Un bon moyen pour converser plusieurs afin de faire avancer les projets de lassociation, le tout tranquillement install siroter un th au fond de son canap. Complmentaire, le site justin.tv permet dexploiter les images de vos changes audiovisuels, en direct ou en diffr. Par exemple, vous pouvez envisager, en parallle du fameux compte-rendu de runion, de publier lintgralit de votre visioconfrence sur votre site, votre blog ou dans un espace partag (intranet) avec les autres membres de lassociation qui nont pas pu y prendre part !

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Skype : www.skype.com/intl/fr/home Justin TV : http://fr.justin.tv

4. Les documents partags

Matriel ncessaire : un ordinateur + une connexion Internet Imaginez : votre association se propose de rdiger, avec votre universit, une charte relative au tri des dchets sur le campus. Mieux encore : vous devez rendre un dossier de demande de subvention pour lundi votre plus gros financeur, et on est dj dimanche midi... Alors, comment fait-on? Allez-vous laisser votre prsident plancher dessus toute la nuit ? Sachant quil est dj surmen par ses examens, il lui sera difficile dtre vigilant sur tous les critres et les clauses demandes par ce bailleur de fonds exigeant... Pas de panique, nous avons LA solution : un outil qui permettra une rdaction participative en direct live. Rapide, efficace, deux voire trois contributeurs, linteractivit reste constructive. Chacun sa couleur et cest parti ! (Comme a on partage aussi langoisse de la feuille blanche !). Chacun note simultanment ses ides, les informations quantitatives et qualitatives dont il dispose et le dossier avance vitesse grand V. Au final, on obtient un patchwork assez russi, fidle votre projet collectif. Bon, il restera tout de mme dsigner un bon secrtaire de rdaction pour remettre le dossier en forme, dans une police classique (le noir, plutt que le rose bonbon ou le bleu pervenche, a peut aider pour la crdibilit !). L'une des formes les plus connues reste probablement Google Drives (prsentation ici), mais ce n'est pas la seule. Vous pouvez, selon vos envies, utiliser galement PiratePad ou Sync.in. Enfin, pour les plus geeks dentre vous, il y a aussi le Wiki...

5. Le wiki
Matriel ncessaire : un ordinateur + une connexion internet Peut-tre avez-vous dj surpris les fondus dinformatique de votre asso se parler dans une espce de langage cod o vous entendiez ressurgir ce mot cl : Wiki...Wiki...Wiki... ? Ne cherchez plus, ils sont en train de rflchir la mise en place dun nouvel outil pour faire progresser votre projet, et ce grce aux nouvelles technologies. Petite formation rapide sur cet univers qui fait de plus en plus dadeptes... Pour faire simple, un wiki est un systme ddition collaborative dont lexemple le plus clbre est certainement lencyclopdie Wikipdia. Facilement accessible en tlchargement sur Internet, ce logiciel permet de crer un site dont les pages web sont modifiables par tous les utilisateurs bnficiant dune autorisation. Selon ce que vous voudrez en faire, les visiteurs de votre site pourront modifier toutes les pages ou seulement une partie dentre elles, les pages restantes ne pouvant tre modifies que par vos bnvoles. En bref, vous pourrez grer les accs de chacun chacune des parties de votre wiki. Pensez ce site wiki comme un classeur. Chacun des utilisateurs pourra y insrer des pages, modifier leur contenu, les dplacer, etc. Les pages peuvent tre multiplies lenvi, selon lvolution de votre projet associatif. Un potentiel incroyable de cration ditoriale soffre alors vous ! Loutil wiki, la vulgarisation assez rapide, permet par exemple une structure associative de mettre en place des archives efficaces, vritable mmoire de lassociation (comptes-rendus dAG, de CA, statuts associatifs, rglements, lettres types, annuaires, ressources diverses...). Et laccs notre budget associatif ? Vritablement accessible tous? Non bien sr : des restrictions vous garantissent un accs conditionn pour certaines donnes. Des flux RSS scurisent les changes dinformations sur le wiki et permettent de garder un minimum de contrle. Enfin, en plus des accs personnaliss chacune des parties du wiki, ce dernier a une mmoire infaillible : dans ses entrailles, il garde un historique de chaque page, sauvegardant toutes les versions antrieures en cas de piratage et autre vandalisme ! Alors merci qui ? Merci le wiki ! Mediawiki, le wiki utilis pour Wikipedia : www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/fr Dokuwiki, assez simple et assez graphique : www.dokuwiki.org/fr:dokuwiki Wikini : www.wikini.net/wakka.php?wiki=PagePrincipale Wikini MST, dveloppement de Wikini qui englobe toutes ses fonctionnalits et de trs intressantes amliorations (mise en page, fonctionnalits...) : www.wikini.net/wakka.php?wiki=WikiniMST Et pour finir, il y a aussi un outil tout-en-un, leGroupWare...

6. LeGroupWare
Matriel ncessaire : un ordinateur + une connexion internet. Regroupant une bonne partie des outils prsents plus haut (et mme dautres!), lEgroupWare va vous permettre de retrouver en un clic et sur la mme page web votre calendrier partag, votre carnet

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dadresses collectif, le fameux wiki, un systme de sondage... Une fois inscrit, vous pouvez accder ce logiciel depuis nimporte quel ordinateur connect internet. Magique non ?! Bon, il faut lavouer, cet outil est un peu plus complexe que les autres mais une fois pris en main, il pourrait bien vous simplifier la vie... Deux exemples : www.agora-project.net et www.teamlab.com/fr Mais nest pas geek qui veut me direz-vous, et tout le monde nest pas oblig dtre convaincu demble par les possibi lits offertes par les nouvelles technologies. Les plus rticents seront perturbs par tant de nouveauts dans le quotidien et la gestion de lasso, un tantinet affols par lapprentissage ncessaire dune certaine syntaxe (formatage) assimiler. Quils se rassurent ! Nul besoin dtre un cad de lHTML ou un virtuose du PHP pour matriser ces outils qui se veulent accessibles au plus grand nombre ! Enfin, une excellente ressource sur lintelligence collective et les outils collaboratifs : http://outilsreseaux.org/PresentationProjet Partager | |

Tlchargez le PDF FP9Outils-webBD.pdf (231 Ko)

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Commentaires
Envoy par Camille, 25/09/2012 10:08am (il y a 1 anne ) @Amandine et Sbastien : merci pour votre vigilance et vos remarques, nous avons modifi la fiche en consquence ! N'hsitez pas nous faire part d'autres ides. Envoy par Sbastien, 22/09/2012 3:48pm (il y a 1 anne ) Teamlab offre plus de possibilits qu'Agora Project sans limitation du nombre d'utilisateurs. Envoy par Amandine, 21/09/2012 7:15pm (il y a 1 anne ) Bonjour, il pourrait tre intressant de mettre jour cette fiche. En particulier, il semble que le service etherpad ne soit plus propos par Google. Mais il doit exister de nouveaux sites similaires. Envoy par Sbastien, 16/11/2009 2:05pm (il y a 4 annes ) Bonjour, Je voudrais vous prsenter le site Moxity, dont je m'occupe. Il permet aux associations de faire la promotion pour les vnements et de vendre leurs billets sur le web. En quelques minutes, vous pouvez crer un mini-site web et mettre des billets en vente, sans aucune connaissance informatique. Moxity est dj utilis par beaucoup d'associations, si vous souhaitez nous rejoindre => www.moxity.com ou des renseignements avec le mail contact //at// moxity . com A bientt, Sbastien

Envoy par Violette , 04/11/2009 1:24pm (il y a 4 annes ) Pour vous plongez dedans simplement, je recommande cette page : http://outils-reseaux.org /CoursOutilsAsso (et pour aller plus loin : http://outils-reseaux.org/ContenuSFormation). Les cours sont libres d'accs. Flux RSS pour les commentaires de cette page | Flux RSS pour tous les commentaires

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