PROCESO: Contabilizar Operaciones De Acuerdo Con Las Normas Vigentes Y Las Polticas Organizacionales.

PROCEDIMIENTO: Cuentas Por Pagar

Cdigo: 455565 Versin: 1 N Pginas: 4

INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6. Objetivo Alcance Responsables Descripcin de actividades Registros Aplicables Anexos

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1. Objetivo Registrar las respectivas cuentas por pagar con una metodologa oportuna y eficaz. Teniendo en cuenta los principios contables.

2. Alcance Origina con la contabilizacin de las facturas de los proveedores y prestadores de servicios y finaliza con su entrega a la tesorera, donde se lleva el control de las facturas ya canceladas. 3. Responsabilidades El Asistente Administrativo y el Gestor Administrativo estn encargados de mantener los registros de toda la facturacin que corresponda a los egresos de la organizacin asistindole al contador. 4. Descripcin de Actividades 4.1 Facturas de proveedores: Se debe colocar la fecha y firmar el recibo. Anexando la gua con la que llego la mercadera en general. Luego se incorpora a un sistema comercial. Donde se ingresa el documento de la factura del proveedor. Donde se ingresa virtualmente los datos de la factura fsica. En caso tal que se registre alguna anomala esta debe ser reportada inmediatamente al rea de compras y ventas. Se analiza la factura de las compras u orden de compra, en caso de una irregularidad se hace lo siguiente: 1. Faltante: se enva un correo al departamento de compras y ventas informando del producto faltante y se realiza la observacin en la factura. Donde se d permiso al contador de generar una nota dbito por el producto faltante. 2. Faltante Sobrante: se enva un correo al departamento de compras y ventas informando de la anomala procediendo a un cambio mutuo por ambas partes y este debe ser informado al encargado de la bodega.

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3. Sobrecosto: se enva un correo a la compaa proveedora o prestadora de servicios informndole del precio mal facturado y luego se procede a presentarle la facturacin al contador para que este genere una nota de sobre costo.

4.2 cuentas por pagar a los acreedores: 4.2.1 Compra de activos: debe de tener la autorizacin o la orden de compra firmada y autorizada por el encargado del rea de compra y ventas. Despus de que se verifican las facturas se procede a contabilizar el valor del producto ms el IVA. 4.2.2 Reembolso De Caja Menor: la caja menor se compone de un valor de $1.000.000 donde se pagan los gastos inferiores a $100.000 pero estas son pasadas a las cuentas por pagar del siguiente modo: de manera ordenada se debe especificar en un documento cada gasto, su valor total y la firma de revisado y autorizado. Se deben adjuntar a este documento todos los gastos previamente firmados. 4.3 Gastos Por Pagar A Proveedores: Se debe revisar que los documentos estn autorizados y realizar una causacin de la siguiente manera: 4.3.1 las facturas deben cumplir los requisitos 4.3.2 estos gastos tienen que ser registrados antes de realizar el cierre del mes. 4.3.3 Registrar todas las retenciones. 4.3.4 Se debe realizar una factura de proveedor, ajuntarla a el resto de facturas y presentarlas al departamento de compras y ventas. 5. Registros aplicables. 6. Anexos: 1 pagina (glosario)

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Acreedores: Un acreedor es aquella persona (fsica o jurdica) legtimamente autorizada para exigir el pago o cumplimiento de una obligacin contrada por dos partes con anterioridad. Es decir, que a pesar de que una de las partes se quede sin medios para cumplir con su obligacin, sta persiste. Por ejemplo, en caso de la quiebra de una empresa sus acreedores mantienen la facultad de requerir el cumplimiento de dicha obligacin. Que tiene mrito para obtener algo. Accin o derecho a pedir el requerimiento de alguna obligacin, es decir, que se le satisfaga una deuda. Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. Causacin: El principio de causacin es otro de los principios elementales de la Contabilidad. Este principio habla que los hechos se debe reconocer cuando estos se realicen y no cuando se reciba o se haga el pago, es decir, se causan cuando venda el producto o se preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando se realiza el hecho econmico, esta ha constituido una obligacin o un derecho exigibles. Retencin: La retencin es la cantidad que se retiene de un sueldo, salario u otra percepcin para el pago de un impuesto, de deudas en virtud de embargo, es decir, te retienen ahora para asegurar el pago del impuesto.

Elaborado por: Stefana Gutirrez O. Cristian Garca Gaan. Mara Alejandra Navarro. Juliet Ortiz Carmona. Diana Cristina Zapata. Ana Milena Durango

Aprobado por:
GUILLERMO LEON RESTREPO ELKIN ZAPA LUZ OMAIRA URIBE