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Guide de rfrence

Ciel Compta et Ciel Compta Pro pour Windows

Avenue Van Volxem 79 - B-1190 Bruxelles Tl. +32.2.346.55.07 - Fax. +32.2.346.18.77 Site internet : http://www.ciel.be

Chre Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acqurir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple utiliser. Il vous donnera entire satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner trs rapidement toutes les informations ncessaires votre rfrencement. Bien cordialement, L'quipe Ciel.

Sommaire
Sommaire ................................................................................................................................ 3 Documentation........................................................................................................................ 7 Naviguer dans le guide lectronique ........................................................................................ 9

Menu Dossier............................................................................................10

Vue densemble..................................................................................................................... 11 Nouveau ................................................................................................................................ 12 Ouvrir.................................................................................................................................... 18 Fermer................................................................................................................................... 20 Paramtres ............................................................................................................................ 21 Options ................................................................................................................................. 27 Imports ................................................................................................................................. 31 Exports.................................................................................................................................. 31 Mise en page ......................................................................................................................... 32 Imprimer ............................................................................................................................... 33 Aperu avant impression ....................................................................................................... 33 Impressions........................................................................................................................... 34 Mot de passe ......................................................................................................................... 35 e-Sauvegarde ........................................................................................................................ 37 Sauvegarde............................................................................................................................ 43 Restauration .......................................................................................................................... 44 Quitter................................................................................................................................... 46

Menu Edition.............................................................................................47

Vue densemble..................................................................................................................... 48 Annuler ................................................................................................................................. 49 Couper .................................................................................................................................. 49 Copier ................................................................................................................................... 49 Coller .................................................................................................................................... 49 Effacer................................................................................................................................... 49 Fiches.................................................................................................................................... 50 Slectionner tout ................................................................................................................... 50 Rechercher ............................................................................................................................ 50 Poursuivre la recherche ......................................................................................................... 51 Atteindre ............................................................................................................................... 51 Rafrachir............................................................................................................................... 51 Tout afficher.......................................................................................................................... 51 Liste ...................................................................................................................................... 51

Menu Ma Compta......................................................................................52

Vue densemble..................................................................................................................... 53 Saisie cahier .......................................................................................................................... 54 Saisie des A-nouveaux .......................................................................................................... 61 Journaux ............................................................................................................................... 62 Liste des tches ..................................................................................................................... 63 Rappels ................................................................................................................................. 63 Autres listes .......................................................................................................................... 63

Menu Expert comptable ............................................................................64

Vue densemble..................................................................................................................... 65
3

Liste des critures ................................................................................................................. 66 Saisie des oprations diverses ............................................................................................... 66 Consulter un compte ............................................................................................................. 67 Contrepassation .................................................................................................................... 67 Validation du brouillard ......................................................................................................... 67 Fin dexercice ........................................................................................................................ 68 Relation Expert ...................................................................................................................... 69

Menu Listes ..............................................................................................70

Vue densemble..................................................................................................................... 71 Ecritures ................................................................................................................................ 72 Plan de comptes .................................................................................................................... 75 Consulter un compte ............................................................................................................. 83 Les prvisions........................................................................................................................ 84 Les codes analytiques ............................................................................................................ 86 Journaux ............................................................................................................................... 89 Familles Top Saisie ................................................................................................................ 91 Modles/abonnements .......................................................................................................... 93 Les devises ............................................................................................................................ 96 Infos perso. ........................................................................................................................... 97 Formats dimport relev ........................................................................................................ 98 Autres listes ........................................................................................................................ 101

Menu Immobilisations.............................................................................102

Vue densemble................................................................................................................... 103 Liste des immobilisations .................................................................................................... 104 Familles............................................................................................................................... 121 Localisations ....................................................................................................................... 122 Virements............................................................................................................................ 123 Ecritures de dotations.......................................................................................................... 125 Inventaire ............................................................................................................................ 126 Rcupration Ciel Immobilisations ....................................................................................... 130 Etats immobilisations .......................................................................................................... 131

Menu Saisies ...........................................................................................135

Vue densemble................................................................................................................... 136 Gnralits sur les saisies.................................................................................................... 137 Lassistant Top Saisie .......................................................................................................... 143 Exemples de saisies............................................................................................................. 144 Enregistrer les abonnements ............................................................................................... 146 Les saisies guides .............................................................................................................. 148 Relev bancaire ................................................................................................................... 153 Saisie des A-nouveaux ........................................................................................................ 157 Saisie standard et saisie oprations diverses........................................................................ 159 La gestion des devises......................................................................................................... 166 Les modles de saisie .......................................................................................................... 168

Menu Traitements ...................................................................................170

Vue densemble................................................................................................................... 171 Travail sur un compte.......................................................................................................... 172 Lettrage manuel .................................................................................................................. 175 Lettrage automatique .......................................................................................................... 178
4

Relances clients ................................................................................................................... 179 Virements............................................................................................................................ 182 Contrepassation .................................................................................................................. 183 Rimputation....................................................................................................................... 186 Validation brouillard ............................................................................................................ 187 Fin dexercice ...................................................................................................................... 188 Clture et rouverture dans le cadre dune comptabilit multidevises.................................. 191 Liste des tches ................................................................................................................... 192 Rappels ............................................................................................................................... 195

Menu Etats ..............................................................................................197

Vue densemble................................................................................................................... 198 Liste des tats disponibles................................................................................................... 199 Grand livre .......................................................................................................................... 200 Balance................................................................................................................................ 203 Journaux - Centralisateur .................................................................................................... 205 Brouillon.............................................................................................................................. 206 Analytique ........................................................................................................................... 207 Echancier ........................................................................................................................... 209 Balance age ....................................................................................................................... 210 Encours clients .................................................................................................................... 211 Dclaration de TVA.............................................................................................................. 212 Bilan - Compte de rsultat synthtiques .............................................................................. 215 Soldes Intermdiaires de Gestion ......................................................................................... 216 Mailing ................................................................................................................................ 217 Etats chans ....................................................................................................................... 218 Autres tats......................................................................................................................... 220

Menu Import/Export ...............................................................................221

Vue densemble................................................................................................................... 222 Importer des critures ......................................................................................................... 224 Exporter des critures ......................................................................................................... 227 Importer une balance .......................................................................................................... 230 Exporter une balance........................................................................................................... 231 Envoyer le dossier ............................................................................................................... 232 Coordonnes expert-comptable .......................................................................................... 233 Historique Imports/Exports ................................................................................................. 234

Menu Divers............................................................................................236

Vue densemble................................................................................................................... 237 Statistiques ......................................................................................................................... 238 Trsorerie prvisionnelle ..................................................................................................... 239 Menus dcouverte / Menus standard ................................................................................... 242 Messagerie .......................................................................................................................... 243

Menu Fentres ........................................................................................244

Vue densemble................................................................................................................... 245 Fermer................................................................................................................................. 245 Tout fermer ......................................................................................................................... 245 Suivante .............................................................................................................................. 245 Prcdente .......................................................................................................................... 245 Cascade............................................................................................................................... 246
5

Mosaque............................................................................................................................. 246 Mon Intuiciel ....................................................................................................................... 247 Afficher la barre de Navigation ............................................................................................ 251 Afficher la barre de statut .................................................................................................... 251

Menu Aide ..............................................................................................252

Vue densemble................................................................................................................... 253 Besoin daide ....................................................................................................................... 254 Informations de dernire minute ......................................................................................... 254 Dmo rapide........................................................................................................................ 255 Manuel de rfrence ............................................................................................................ 255 Annexes .............................................................................................................................. 255 Manuel gnrateur dtats ................................................................................................... 255 Manuel gnrateur Tableaux de bord .................................................................................. 256 Infos mise jour.................................................................................................................. 256 A propos de......................................................................................................................... 256

Index ......................................................................................................257

Documentation
Conventions utilises dans la documentation
Utilisation de la souris

cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris

faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris

Les symboles du manuel


Symbole Fonction
indique laccs une fonctionnalit : est suivi du MENU ouvrir puis de la COMMANDE activer. attire votre attention sur un point particulier. renvoie une autre source dinformation, telle que laide.

Les informations de dernire minute


Une fentre s'affiche automatiquement au dmarrage de l'application et prsente les nouveauts de la version et des informations de dernire minute. Par la suite, vous pourrez l'ouvrir depuis le menu AIDE, commande INFORMATIONS DE DERNIRE MINUTE.

La formation Flash
Des squences vidos vous prsentent les principales fonctionnalits du logiciel. Pour consulter la formation Flash, vous avez deux possibilits : A partir du CD-Rom, cliquez sur l'option Suivre la formation flash. A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis slectionnez FORMATION FLASH.

Dans les deux cas, la formation est lance sur une page internet, sur le site ciel.com.

Les manuels
La documentation de votre logiciel est constitue de plusieurs manuels : le manuel de dcouverte qui facilite la dcouverte du logiciel et vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. Les manuels listes ci-dessous sont accessibles par le menu AIDE. le guide de rfrence - que vous consultez actuellement - qui dcrit en dtail la totalit des fonctions de votre logiciel. le manuel lectronique Annexes qui dcrit des fonctions et des paramtrages gnraux du logiciel. le manuel lectronique Gnrateur dtats qui dcrit le fonctionnement du gnrateur dtats vous permettant ainsi de personnaliser vos ditions. le manuel lectronique Gnrateur de tableaux de bord qui dcrit la personnalisation des fentres de type tableau de bord.

Installation d'Adobe Reader


Si l'application Adobe Reader ncessaire pour lire et imprimer les manuels lectroniques n'est pas prsente sur votre ordinateur, il vous est propos de l'installer. Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader et suivez la procdure.

Pour imprimer les manuels lectroniques


Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.

Laide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intgre le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande INDEX du menu AIDE ou par la touche <F1>.

Le site Internet Ciel


Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.be, dans l'espace rserv votre logiciel, des informations utiles.

Naviguer dans le guide lectronique


Plusieurs mthodes sont votre disposition pour naviguer dans le guide lectronique et ainsi consulter facilement l'information souhaite.

Les signets
Dans la partie gauche de la fentre une liste de signets s'affiche. Par un simple clic sur un de ces titres, vous consultez le paragraphe correspondant. Exemple Pour consulter le sommaire du guide, cliquez sur le signet nomm Sommaire.

Les liens dans le guide


Les informations prsentes en vert correspondent des liens vers d'autres parties du guide. Cest le cas pour le sommaire : il vous suffit de cliquer sur le lien pour afficher le paragraphe correspondant. Cest galement le cas pour lindex : cliquez sur le numro de page indiqu en vert droite du mot index pour atteindre le paragraphe correspondant.

Accder une information spcifique


Si vous souhaitez obtenir des renseignements sur un lment ne figurant pas dans le sommaire et n'tant ni un menu ou une commande, vous pouvez effectuer dans ce cas une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION. 2. Indiquez le terme auquel vous souhaitez accder puis cliquez sur le bouton [Rechercher].

Menu Dossier

Nouveau Ouvrir, Fermer Paramtres Options Imports, Exports Mise en page Imprimer, Aperu avant impression, Impressions Mot de passe Sauvegarde, e-Sauvegarde, Restauration Quitter

Menu Dossier

Vue densemble

Votre logiciel vous permet de conserver toutes les informations concernant votre socit dans un dossier que vous devez crer. Les commandes du menu DOSSIER vous permettent ainsi d'accder votre dossier, d'en modifier les donnes, ou bien de les supprimer.

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Menu Dossier

Nouveau
Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
<Alt> <D> <N> Le dossier (socit) contient toutes les donnes de votre entreprise. Lors de la cration d'un dossier, vous dfinissez les paramtres gnraux de celui-ci. 1. Dans la fentre Cration, renseignez le Nom de votre socit.

Si une socit existe dj dans une autre application Ciel, vous pouvez crer un dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la premire option puis choisissez la socit.

2. Cliquez sur le bouton [Crer].

L'assistant de cration d'un dossier s'affiche.

Choix du modle de plan comptable


Vous pouvez crer votre dossier partir d'un modle de plan comptable que vous adapterez par la suite vos besoins. 3. Slectionnez le modle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modle, cliquez sur <Partir dune base vide>. Si vous voulez utiliser une socit existante comme modle de cration, slectionnez <Partir dun dossier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous grez plusieurs socits. 4. Cliquez sur le bouton [Crer]. Dans le cas o vous crez une socit en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe.

Choix du mode comptable


Par dfaut, Ciel Compta (Premium et Pro) cr un dossier en mode Standard. Le mode cahier permet une saisie simplifie de vos critures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez crer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je prfre utiliser le mode Cahier.

Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton

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Menu Dossier

Paramtres du dossier
Longueurs des lments et monnaies
1. Dfinissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de dcimales. 3. Si vous grez une comptabilit multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise utiliser par dfaut en cliquant sur licne dappel de liste .

Modifier le nombre de dcimales


4. Pour modifier le nombre de dcimales de la monnaie du dossier (zones Monnaie du dossier ou Monnaie de la devise) : 1. Positionnez vous sur la zone correspondante puis cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. 2. Slectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DCIMALES. 3. Dans la fentre qui s'affiche, indiquez le nombre de dcimales prendre compte puis validez en cliquant sur [OK]. 5. Cochez l'option Rcupration des informations du rfrencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre rfrencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas les re-saisir. 6. Les tapes qui suivent dpendent du mode comptable choisi (standard ou cahier), reportez-vous au paragraphe correspondant votre choix : Cration en mode Standard, page 13 ou Cration en mode Cahier, page 15.

Cration en mode Standard



Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton .

Choix du mode de cration


Choisissez le mode de cration de votre dossier en slectionnant l'option correspondante :
Mode de cration rapide en 3 tapes

Seules les principales informations (raison sociale, coordonnes et paramtres, etc.) sont renseigner.
Mode de cration dtaill en 8 tapes

Dans ce cas, vous pouvez dfinir des paramtres supplmentaires et complter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi oprationnel plus rapidement.

Etape 1 : raison sociale


La premire tape de l'assistant vous permet de renseigner diffrentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complte, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et slectionnez celle de votre raison sociale dans la liste droulante qui se dploie. 3. Prcisez votre Activit et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre tablissement, son numro dentreprise, le R.C.S. soit le numro d'immatriculation au registre du commerce et des socits. Saisissez votre N.I.I. : Numro d'identification intracommunautaire (N TVA). 5. Indiquez votre Code socit.

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Menu Dossier

Etape 2 : coordonnes et paramtres


Cette deuxime tape permet de dfinir vos coordonnes et paramtres. 1. Saisissez vos numros de Tlphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possdez un. 2. Indiquez les priodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icne du calendrier .

3. Prcisez si vous tes assujetti ou non la TVA en cochant l'option correspondante. 4. En mode de cration rapide, cliquez sur le bouton [Suivant], il ne vous reste plus qu dfinir les options de dmarrage. Pour cela, consultez le paragraphe Dernire tape : options de dmarrage, page 15. 5. En mode de cration dtaill, dfinissez les paramtres de la socit. Pour cela, vous disposez de boutons situs dans la partie Plus de paramtres vous permettant de dfinir : les paramtres comptabilit. Voir Paramtres Comptabilit, page 22. les paramtres TVA. Voir Paramtres TVA, page 25. les paramtres Immobilisations. Voir Paramtres Immobilisations, page 26.

Etape 3 : comptes (Uniquement en mode de cration dtaill)


La troisime tape vous permet de paramtrer les comptes proposs par dfaut.

Crer un compte

Voir Crer un compte, page 76. Modifier un compte

Pour modifier un compte, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un compte

Pour supprimer un compte, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Etape 4 : journaux (Uniquement en mode de cration dtaill)


La quatrime tape vous permet de paramtrer les journaux proposs par dfaut.

Crer un journal

Voir Crer un journal, page 89. Modifier un journal

Pour modifier un journal, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

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Menu Dossier

Supprimer un journal

Pour supprimer un journal, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Etape 5 : codes analytiques (Uniquement en mode de cration dtaill)


Si vous grez une comptabilit budgtaire et analytique, la septime tape vous permet de crer vos codes analytiques.

Crer un code analytique

Voir Crer un code analytique, page 86. Modifier un code analytique

Pour modifier un code analytique, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un code analytique

Pour supprimer un code analytique, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Dernire tape : options de dmarrage


1. Pour que le dossier que vous crez s'ouvre automatiquement au dmarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fentre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 35. 3. Indiquez si, aprs la cration de votre dossier, vous souhaitez :
Saisir les A-nouveaux Importer une balance Ne rien faire

4. Dcochez la case Excuter la dmonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la cration de votre dossier.

Cration en mode Cahier


Si vous crez votre dossier dans ce mode, la cration se droule en 6 tapes.

Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton

Etape 1: raison sociale


La premire tape de l'assistant vous permet de renseigner diffrentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complte, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et slectionnez celle de votre raison sociale dans la liste droulante qui se dploie. 3. Prcisez votre Activit et le nom du Dirigeant de l'entreprise.

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Menu Dossier 4. Indiquez le Capital de votre tablissement, son numro dentreprise, le R.C.S. soit le numro d'immatriculation au registre du commerce et des socits. Saisissez votre N.I.I. : Numro d'identification intracommunautaire (N TVA). 5. Indiquez votre Code socit.

Etape 2 : coordonnes et paramtres


Cette deuxime tape permet de dfinir vos coordonnes et paramtres. 1. Saisissez vos numros de Tlphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en avez un. 2. Indiquez les priodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icne du calendrier .

3. Prcisez si vous tes assujetti ou non la TVA en cochant l'option correspondante.

Etape 3 : choix du mode comptable


Slectionnez le mode comptable utiliser lors de la saisie de vos critures : Crances/dettes : ce mode s'adresse plus spcialement aux artisans, commerants. Vous comptabilisez les factures et leurs paiements. Ainsi, vous avez un suivi de chaque client et fournisseur. Dpenses/recettes : ce mode est particulirement destin aux professions librales. Vous comptabilisez uniquement les entres et sorties de trsorerie.

Etape 4 : validation du mode comptable


Selon le mode comptable choisi prcdemment, cette tape prsente les cahiers qui composent votre comptabilit : mode Crances/dettes : un cahier des achats pour enregistrer les factures fournisseurs, un cahier de ventes pour les factures clients, un cahier de trsorerie pour les encaissements et les paiements. mode Dpenses/recettes : un cahier de dpenses pour les paiements et un cahier de recettes pour les encaissements.

Etape 5 : paramtrages des cahiers


Cette tape vous permet de crer directement les cahiers partir desquels vous saisirez vos critures. Par la suite, vous pourrez toujours crer, modifier ou supprimer des cahiers via le menu MA COMPTA commande SAISIE CAHIER. Cliquez sur le bouton correspondant au type de cahier crer. L'assistant de cration de cahier s'affiche.

Voir Crer un cahier, page 55.


Boutons en mode crances/dettes

Boutons en mode dpenses/recettes

Etape 6 : options de dmarrage


1. Pour que le dossier que vous crez s'ouvre automatiquement au dmarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]

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Menu Dossier puis renseignez les zones de la fentre Mot de passe. Voir Mot de passe, page 35. 3. Indiquez si, aprs la cration de votre dossier, vous souhaitez :
Saisir les A-nouveaux Importer une balance Ne rien faire

4. Dcochez la case Excuter la dmonstration rapide si vous ne voulez pas la visualiser. 5. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la cration de votre dossier.

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Menu Dossier

Ouvrir
Menu DOSSIER - commande OUVRIR
<Alt> <D> <O> La commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant. Lors de la cration de votre dossier si vous avez coch l'option Au dmarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement, votre logiciel ouvre directement votre dossier. Vous n'avez donc pas passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Par contre si vous souhaitez ouvrir un autre dossier, la commande OUVRIR vous permet de changer de dossier courant.

Date de travail
La date du jour est propose par dfaut. Si vous voulez ouvrir cette session une autre date de travail, vous pouvez la modifier.

Si vous souhaitez rcuprer un ancien dossier


Pour convertir et ouvrir un dossier d'une version antrieure celle du logiciel, cliquez sur le bouton

Si vous avez cr votre propre dossier


La fentre qui saffiche vous propose de choisir le dossier ouvrir : SOCIT EXEMPLE correspondant la socit d'exemple, livre en standard avec le logiciel. le dossier correspondant celui que vous avez cr l'aide de l'assistant.

1. Cliquez sur le dossier ouvrir. 2. Un message saffiche et vous demande si vous voulez ouvrir le dossier automatiquement chaque dmarrage de l'application. Si cest le cas, cliquez sur le bouton [Oui] et ce message ne vous sera plus propos. Sinon, vous disposez du bouton [Non] ainsi que du bouton [Non et ne plus demander] pour refuser louverture automatique et ne plus afficher le message.

Si votre dossier ne saffiche pas dans la liste, cliquez sur le bouton directement le dossier ouvrir sur votre ordinateur.

pour slectionner

Si vous n'avez pas encore cr votre propre dossier


Seul le fichier d'exemple est prsent dans la fentre qui s'ouvre. Vous pouvez crer un nouveau dossier

partir de celle-ci, en cliquant sur le bouton nouveau dossier.

. Vous obtenez alors la fentre de cration d'un

La procdure suivre est identique celle dcrite avec la commande NOUVEAU du menu DOSSIER.

Voir Nouveau, page 12.

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Menu Dossier

Si vous ouvrez un dossier Millsime dans Ciel Compta Pro


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action dfinie dans les prfrences d'ouverture d'un dossier Millsime (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRFRENCES - dossier Comptabilit - Ouverture dun dossier).

Pour plus de dtails sur cette prfrence, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE.
Si vous ouvrez un dossier Ciel Compta Facile
Vous pouvez ouvrir le dossier de Ciel Compta Facile avec ou sans conversion. Cliquez sur le dossier ouvrir. Le logiciel effectue directement l'action dfinie dans les prfrences d'ouverture d'un dossier

Pour plus de dtails, reportez-vous aux Annexes disponibles dans le menu AIDE, au chapitre Annexes 4
: Les prfrences puis aux paragraphes Prfrences Comptabilit, Ouverture dun dossier.

Options supplmentaires
Les options supplmentaires sont proposes dans le menu Contextuel (clic-droit) et lorsque le mode avanc est activ.

En mode avanc
Pour activer le mode avanc, cliquez sur le bouton droit de la souris puis choisissez la commande MODE AVANC.

Le bouton apparat dans la barre dactions. Cliquez dessus pour accder la Gestion des dossiers. Vous pourrez ainsi renommer, supprimer ou dupliquer un dossier.

A partir du menu Contextuel


Vous accdez d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fentre.
Ouvrir lemplacement du dossier : slectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez savoir

o se situe le dossier sur votre ordinateur.


Ouvrir le dossier en lecture seule : slectionnez le dossier puis activez cette option si vous voulez consul-

ter votre dossier sans apporter de modifications.

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Menu Dossier

Fermer
Menu DOSSIER - commande FERMER
<Alt> <D> <F> Cette commande permet de fermer le dossier ouvert. Ds que vous activez cette commande, le dossier ouvert est automatiquement ferm. La fentre de votre logiciel ne prsente plus qu'un nombre limit de menus et commandes.

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Menu Dossier

Paramtres
Menu DOSSIER - commande PARAMTRES
<Alt> <D> <A> Cette commande prsente l'ensemble des paramtres du dossier. Vous retrouvez les paramtres que vous dfinissez lors de la cration du dossier l'aide de l'assistant de cration.

Paramtres socit
Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - SOCIT
On entend par paramtres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit de vos coordonnes, vos paramtres de TVA, vos dates d'exercices.

Onglet Coordonnes
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise. 2. Prcisez l'adresse complte de votre socit (Adresse, Code postal et Ville) et ses coordonnes (Tlphone, Tlcopie, adresse e-mail, etc). 3. Indiquez le Capital, le Numro dentreprise de l'tablissement. 4. Selon votre cas, indiquez votre numro dimmatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Socits). 5. Vous devez saisir votre N.I.I : Numro d'identification intracommunautaire (N TVA). Il est gnralement fourni par le centre des impts auprs duquel vous rglez la TVA.

La plupart des informations dfinies dans cette tape seront rcupres sur les tats et ditions que vous effectuez partir de votre logiciel.

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Menu Dossier

Onglet Complments
1. Slectionnez l'aide du menu droulant la Forme juridique de votre entreprise. 2. Prcisez son Activit et Code socit. 3. Vous pouvez saisir, si vous le souhaitez, le nom de votre tablissement (principal ou secondaire). 4. Dans la deuxime partie de l'onglet, indiquez les coordonnes de votre expert-comptable.

Onglet Logos
Dans cet onglet vous pouvez insrer le Logo de votre socit.

Onglet Commentaire
Cet onglet vous permet de saisir des commentaires concernant votre socit.

Paramtres Comptabilit
Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - COMPTABILIT
En mode Standard

Onglet Paramtres
Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.

Attention ! La date de dbut de votre premier exercice correspond la date de cration de votre socit et, en aucun cas, la date de la premire utilisation de votre logiciel.

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Menu Dossier 2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Priode de saisie sont alors renseignes automatiquement. Toutes les critures ayant une date non comprise dans cette priode de saisie ne seront pas acceptes par le logiciel. Vous pouvez modifier cette priode de saisie.

En gnral, la priode de saisie est propose par dfaut dans toutes les fentres de slection des critres des tats et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).

Rgime fiscal
Slectionnez le rgime fiscal auquel votre socit est soumise et, pour les BIC, le type d'impt dont elle relve.

Indemnits de retard
Indiquez le taux lgal d'indemnit de paiement. Il servira calculer le montant des pnalits de retard.

Rglements
Si vous grez l'escompte dans les rglements, cochez la case Gestion de l'cart. Lors de la saisie des rglements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputs automatiquement sur les comptes dclars dans cette partie.

Onglet Devises
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Si vous grez une comptabilit multi-devises, cochez la case Gestion du multi-devises. Vous pouvez dfinir la devise utiliser par dfaut, ainsi que le journal de rgularisation et les comptes concerns.

Onglet Racines/Dfauts
Les lments de cet onglet sont pr-paramtrs selon le PCMN, mais vous pouvez les modifier. Ils permettent au logiciel de vrifier, notamment en saisie guide, la bonne utilisation des comptes.

Pour les comptes clients et fournisseurs, si vous souhaitez crer des comptes alphanumriques, la racine doit tre au minimum de 3 caractres numriques. En effet, lors de la cration d'un compte, les trois premiers caractres sont exclusivement numriques. Si vous crez des comptes entirement numriques, une racine sur 2 caractres suffira.

1. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes dcart de caisse positif et ngatif. 2. Cliquez sur le bouton vants :
La longueur des comptes et des codes analytiques

afin de paramtrer les lments sui-

Cliquez sur les flches pour dfinir le nombre de caractres autoriss pour les numros de comptes et les codes analytiques (13 caractres maximum).
Les caractres autoriss

Prcisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractres accentus en cochant les cases correspondantes.
Les racines de classe et de compte

Vrifiez les racines de classe et compte proposes par dfaut selon le PCMN, et modifiez-les si ncessaire.

Attention ! Si vous grez la Synchro compta, vous ne pourrez plus modifier la longueur et les racines des comptes une fois les paramtres de synchronisation dfinis.

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Menu Dossier

En mode Cahier

Dates
1. Indiquez l'intervalle de dates de votre Premier exercice.

Attention ! La date de dbut de votre premier exercice correspond la date de cration de votre socit et, en aucun cas, la date de la premire utilisation de votre logiciel.
2. Indiquez l'intervalle de dates de l'exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant l' exercice N+1 ainsi que les dates de la Priode de saisie sont alors renseignes automatiquement. Toutes les critures ayant une date non comprise dans cette priode de saisie ne seront pas acceptes par le logiciel. Vous pouvez modifier cette priode de saisie.

En gnral, la priode de saisie est propose par dfaut dans toutes les fentres de slection des critres des tats et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).

Journaux par dfaut


Les journaux ncessaires votre comptabilit : Ventes, Achats, Banques, Oprations diverses et Anouveaux sont slectionns par dfaut.

Comptes par dfaut


Les postes ncessaires au fonctionnement de votre comptabilit sont ceux dfinis par dfaut dans l'application.

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Menu Dossier 1. Si vos numros de postes sont diffrents, slectionnez-les.

Attention ! Les postes de rsultat (pertes et bnfices), de recette par dfaut, de report A-nouveau doivent tre renseigns obligatoirement afin que le logiciel puisse grer vos donnes.
Le poste de Report A-nouveau sera utilis pour quilibrer votre comptabilit au dmarrage de votre comptabilit. 2. Si vous utilisez la saisie Z de caisse, renseignez les comptes dcart de caisse positif et ngatif.

Rglages comptables
Le bouton
La longueur des comptes

ouvre une fentre vous permettant de paramtrer :

Cliquez sur les flches pour dfinir le nombre de caractres autoriss pour les numros de comptes (13 caractres maximum).
Les caractres autoriss

Prcisez si vous souhaitez Autoriser les minuscules et/ou les caractres accentus en cochant les cases correspondantes.
Les racines de classe et de compte

Vrifiez les racines de classe et compte proposes par dfaut selon le PC99, et modifiez-les si ncessaire.

Paramtres TVA

Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - TVA

Onglet Taux de TVA


Cet onglet affiche la liste des taux de TVA existants. Le taux affich en gras est celui utilis par dfaut.

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Menu Dossier Pour dclarer le taux utiliser par dfaut, slectionnez-le puis activez la commande PRENDRE CE TAUX PAR DFAUT du menu CONTEXTUEL (clic droit sur la liste). Pour crer un taux, cliquez sur le bouton [Crer]. Pour supprimer un taux, slectionnez-le puis cliquez sur le bouton [Supprimer].

Onglet Ventilation TVA


Cet onglet permet de dfinir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de la dclaration. Double-cliquez dans la cellule remplir pour saisir le compte ou la racine de compte concern(e). Vous accdez la liste des comptes disponibles en cliquant sur le bouton .

Indiquez le pourcentage de rpartition pour le calcul de la TVA en automatique. renseignez les codes grille pour que les montants se retrouvent dans la bonne case de la dclaration.

Paramtres Immobilisations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu DOSSIER - commande PARAMTRES - IMMOBILISATIONS

Gnral
Vous devez ici dfinir les paramtres ncessaires la gestion des immobilisations. 1. Cochez loption Proratiser les dotations linaires sur : pour prciser si vous souhaitez travailler avec des annes d'une dure fixe de 360 jours ou si vous prfrez grer les annes avec leur dure relle soit 365 jours (donc des mois de 30, 31, 28 ou 29 jours). 2. Indiquez si vous voulez Utiliser la mthode talement si ncessaire ou utiliser le Calcul du taux linaire en jours. Exemple Pour une immobilisation dont la valeur initiale dachat est 100 et qui samortit en linaire sur une dure de 1 an et 6 mois, vous obtiendrez, en anne de 365 jours : avec la mthode talement : taux = 100/1.50 = 66.67 avec le calcul du taux linaire en jours : taux = (100/546)*365 = 66.85

Comptabilit
Vrifiez les comptes utiliser lors des cessions d'immobilisation.

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Menu Dossier

Options
Menu DOSSIER - commande OPTIONS
<Alt> <D> <P>

Prfrences

Menu DOSSIER commande OPTIONS - PRFRENCES


Cette commande vous permet de fixer les prfrences de votre logiciel. Chaque logiciel Ciel dispose de nombreuses prfrences qui facilitent son adaptation votre mthode de travail. Vous pourrez rendre certaines tches automatiques, choisir la couleur des lignes ou encore choisir des options d'impressions.

Reportez-vous au chapitre Les Prfrences du manuel lectronique Annexes disponible dans le menu
AIDE.

Utilitaires

Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES


Les utilitaires prsentent diffrents outils ncessaires aux contrles de vos donnes. Les logiciels Ciel disposent de plusieurs utilitaires destins vrifier, rparer ou rindexer un fichier. Ils vous permettent aussi d'obtenir des informations techniques sur votre application.

Reportez-vous
AIDE.

au chapitre Les Utilitaires du manuel lectronique Annexes disponible dans le menu

Date de travail

Menu DOSSIER commande OPTIONS - DATE DE TRAVAIL


La Date de travail sera fixe par dfaut lors des saisies. Il s'agit de la date du jour de travail.

Modifiez la date puis cliquez sur le bouton [OK] pour l'enregistrer.

Informations

Menu DOSSIER commande OPTIONS - INFORMATIONS


La commande INFORMATIONS ouvre une fentre qui vous renseigne sur votre dossier courant. Cette commande est galement accessible depuis le menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES INFORMATIONS.

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Menu Dossier

Liste des pays

Menu DOSSIER commande OPTIONS - LISTE DES PAYS


Votre logiciel vous propose ici une liste de pays.

Vous retrouvez les boutons

et

ainsi que le menu droulant FILTRAGE.

1. Pour crer un pays, cliquez sur le bouton

. La fentre Choix dun lment saffiche.

2. Slectionnez dans la liste propose le ou les pays que vous souhaitez crer puis cliquez sur le bouton [OK]. Le pays sajoute dans la fentre Liste des Pays.

Cette liste regroupe tous les pays actuellement existants.

3. Si vous souhaitez crer un pays manuellement double-cliquez sur crer manuellement un autre pays dans la fentre Choix dun lment. La fentre Pays saffiche.

4. Saisissez le Code du pays ainsi que le Nom du pays. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer. La case cocher Voir le dtail affiche des zones supplmentaires concernant les codes ISO3166 et
administratifs, ainsi que le Code utilisateur, Indicatif tlphonique, Monnaie officielle du pays, Nationalit, et Continent, etc.

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Menu Dossier

Etats paramtrables

Menu DOSSIER commande OPTIONS - TATS PARAMTRABLES


Votre logiciel dispose d'un gnrateur d'tats qui vous permet de personnaliser les diffrentes ditions disponibles. Ce gnrateur autorise la cration de nouveaux tats tout comme la modification de ceux qui existent dj.

Un manuel lectronique spcifique dcrit cette commande. Reportez-vous au manuel lectronique


Le gnrateur dtats disponible dans le menu AIDE.

Imports paramtrables

Menu DOSSIER commande OPTIONS - IMPORTS PARAMTRABLES


Cette commande vous permet d'importer des formats dcritures comptables dans votre logiciel. Pralablement, partir du dossier ou de l'application concerne, vous devez crer le fichier contenant les informations que vous voulez importer.

Crer un import
1. Pour crer un nouvel import, cliquez sur le bouton [Crer] de la liste des imports paramtrables.

2. Slectionnez la Famille du format d'import puis cliquez sur le bouton [OK]. La fentre Nouvelle importation s'affiche. Un assistant vous aide dans ce traitement.

Pour passer dune tape lautre, cliquez sur le bouton [Suivant].

Choix du fichier importer


3. Cliquez sur l'icne et slectionnez le fichier importer.

Le programme vous propose d'effectuer une analyse du fichier pour dterminer son format. Vous pouvez galement cliquer sur le bouton [Dtecter automatiquement]. Plusieurs formats sont disponibles : CSV, Dlimit,

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Menu Dossier DBF, Longueur fixe, Standard Ciel Windows, Fichier XML,

4. Slectionnez dans la liste droulante le Type de conversion. 5. Pour un paramtrage avanc de l'importation, vous disposez du mode avanc. Pour y accder, cochez l'option Mode avanc.

Si vous slectionnez ce mode, vous ne pouvez pas revenir en mode simple, mode par dfaut.

Format du fichier dlimit


6. Indiquez les options relatives au format de fichier : Caractres de fin de fichier Caractres de remplissage Sparateurs d'enregistrements Taille d'un enregistrement, etc.

Dfinition des options globales


Cette tape vous permet de spcifier des options gnrales de l'importation (options, format des nombres, format des dates, type de sparateur de date, format boolen).

Dfinition des rubriques du fichier importer


La partie suprieure de la fentre vous permet de visualiser les rubriques importer. Vous pouvez ce stade, CRER, MODIFIER ou SUPPRIMER une rubrique.

Valeurs par dfaut


Vous pouvez, ajouter ou supprimer des rubriques pour lesquelles une valeur par dfaut est dfinie par l'application. 7. Cochez respectivement les cases Cration ou Modification (Colonne Cration et Colonne Modification) si vous souhaitez que ces valeurs soient utilises en cration ou en modification.

Essai et Enregistrement
Vous pouvez ce stade tester l'importation. Pour cela, cliquez sur le bouton [Contrler uniquement]. Vous pouvez aussi lancer l'importation. Cliquez alors sur le bouton [Excuter limportation].

8. Saisissez le Nom de l'import et ventuellement un commentaire dans la zone Description. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Modifier un import
1. Pour modifier un import, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fentre de paramtrage de l'importation s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider.

Supprimer un import
1. Pour supprimer un import, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce traitement tant irrversible, un message vous demande de confirmer la suppression. 2. Cliquez sur le bouton [Oui].

Excuter un import
1. Pour excuter un import, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Excuter]. La fentre Ouvrir s'affiche. 2. Slectionnez le fichier contenant les informations que vous voulez importer dans votre logiciel et validez l'importation des donnes en cliquant sur le bouton [OK]. Une fois les donnes importes, votre logiciel vous informe du rsultat du traitement.

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Menu Dossier

Imports
Menu DOSSIER - commande IMPORTS <Alt> <D> <T> Cette fonction est disponible selon le contexte. Par exemple, vous pouvez lactiver lorsque la liste des tats paramtrables du gnrateur dtats est ouverte.

Exports
Menu DOSSIER - commande EXPORTS
<Alt> <D> <X> Cette commande permet d'exporter les informations affiches et slectionnes. Elle est active, par exemple, quand la liste des journaux est ouverte et qu'au moins un lment de la liste est slectionn.

Si plusieurs formats d'export sont disponibles, le logiciel en prsente alors la liste. Vous devez faire votre choix et valider.

1. Vous devez spcifier le format de fichier (text, PDF, HTML, etc.). 2. Une fois votre choix fait, la fentre d'enregistrement de fichier vous permet d'indiquer la destination du fichier sur votre disque.

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Menu Dossier

Mise en page
Menu DOSSIER - commande MISE EN PAGE
<Alt> <D> <M> Cette commande vous permet de spcifier votre imprimante et format d'impression par dfaut.

Onglet Standard
1. Slectionnez l'imprimante qui sera utilise par dfaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle dfinie par dfaut dans votre systme Windows, vous pouvez cliquer sur le bouton pour dfinir les proprits de limprimante.

2. Pour dfinir votre format dimpression par dfaut, cochez : loption Orientation et choisissez le mode Portrait ou Paysage, loption Papier et slectionnez la Taille, le Bac, loption Copies et indiquez le Nombre de copies que vous souhaitez. La case cocher Copies groupes vous permet lors d'une impression de plusieurs exemplaires d'un document de plusieurs pages, d'imprimer les documents de telle sorte que vous n'avez pas les trier manuellement une fois imprim. Exemple Vous souhaitez faire 3 copies d'un dossier de 5 pages. Si vous cochez cette option votre impression se prsentera comme suit : page 1-2-3-4 et 5, 5 fois. Si vous dcochez cette option votre impression sera la suivante : 5 fois la page 1 puis 5 fois la page 2 etc. Vous devrez donc dans ce dernier cas trier vos documents. 3. Dfinissez les Marges. Le bouton [Dfaut] permet de revenir aux valeurs dorigine.

Onglet Options avances


Dans cet onglet, vous pouvez cocher la case Gnrer une impression par document. Si cette case n'est pas coche et que vous imprimez par exemple 5 factures ayant chacune 3 pages, l'imprimante considrera qu'elle reoit un seul et unique document de 15 pages. Si cette option est coche alors l'imprimante recevra 5 documents distincts de 3 pages chacun. Cette option peut s'avrer indispensable si, par exemple, votre imprimante dispose d'une option d'agrafage (dans le premier cas les 15 feuilles seront agrafes, dans le deuxime cas les feuilles seront agrafes 3 par 3). Il est aussi ncessaire de cocher cette option si vous utilisez une imprimante multibacs. 4. Cliquez sur [OK] pour enregistrer vos modifications.

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Menu Dossier

Imprimer
Menu DOSSIER - commande IMPRIMER
<Alt> <D> <I> Cette commande ouvre selon le contenu de la fentre en cours : ou la fentre de mise en page. une fentre dans laquelle saffiche la liste des tats disponibles,

Exemple Si la fiche dune immobilisation est ouverte vous pourrez imprimer un tat avec la valeur de toutes les rubriques de la fiche.

Aperu avant impression


Menu DOSSIER - commande APERU AVANT IMPRESSION
<Alt> <D> <R> La commande APERU AVANT IMPRESSION vous permet de consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. Dans la fentre de l'aperu, vous pouvez :

lancer votre impression directement en cliquant sur le bouton

obtenir votre aperu au format PDF en cliquant sur le bouton Reader

Votre logiciel Adobe s'ouvre automatiquement et affiche votre dition. Vous pouvez alors l'enregistrer au format PDF. enregistrer votre aperu au format PDF en cliquant sur le bouton .

envoyer votre dition par e-mail en cliquant sur le bouton . L'dition est alors gnre dans un document PDF, mis en pice jointe dans un nouvel e-mail. Pour cela, vous devez avoir une messagerie lectronique.

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Menu Dossier

Impressions
Menu DOSSIER - commande IMPRESSIONS
<Alt> <D> <S> Votre logiciel mmorise vos impressions. Pour cela vous devez indiquer le nombre dimpressions conserver dans les prfrences d'impression. Par dfaut, le programme en garde 10. La commande IMPRESSIONS du menu DOSSIER vous permet : dobtenir votre DERNIRE IMPRESSION de REVOIR UNE IMPRESSION parmi celles qui ont t enregistres.

Dernire impression
Lorsque vous slectionnez DERNIRE IMPRESSION, la fentre d'aperu vous propose la toute dernire impression que vous avez ralise. Vous pouvez relancer son dition partir de cette fentre en utilisant le menu CONTEXTUEL (clic droit) commande IMPRIMER TOUT.

Revoir une impression


La commande REVOIR UNE IMPRESSION vous propose une liste contenant les dernires impressions ralises. Dans cette liste vous pouvez connatre le Nom, la Taille, la Date et le Chemin utiliss pour chacune des impressions mmorises. Vous pouvez slectionner une impression et demander nouveau son dition : 1. Slectionnez l'impression que vous souhaitez relancer en cliquant sur la ligne de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La fentre Aperu s'affiche. 3. Activez la commande IMPRIMER TOUT pour lancer votre dition.

Vous pouvez avoir accs directement l'une des dernires impressions mmorises en slectionnant celle-ci directement dans le sous-menu IMPRESSIONS.

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Menu Dossier

Mot de passe
Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE
<Alt> <D> <D> Vous pouvez protger l'accs de votre fichier par un mot de passe.

L'assistant de cration de votre socit vous a propos dindiquer un mot de passe lors de la dernire tape.

Crer un mot de passe


Si vous navez pas cr de mot de passe et que vous souhaitez le faire maintenant, activez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. La fentre prsente ci-dessous s'affiche.

1. Cliquez sur le bouton

, la fentre suivante s'affiche :

2. Saisissez votre Mot de passe. Si vous voulez quil soit visible lors de votre saisie, cochez loption Afficher le mot de passe en clair. 3. Indiquez un indice qui vous aidera vous en souvenir La liste droulante vous propose quelques indices mais vous pouvez en crer un en le saisissant directement dans la zone Indice.

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Menu Dossier 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient la fentre prcdente, il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone concerne.

Lors de l'ouverture de votre fichier, votre mot de passe vous sera demand. Il vous suffira de le saisir puis de cliquer sur le bouton [OK].

Modifier un mot de passe


1. Slectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER.

Si un mot de passe existe dj, la zone Mot de passe affiche des points. .

2. Cliquez sur le bouton

3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Saisissez votre nouveau mot de passe et confirmez-le. 5. Indiquez galement un nouvel indice. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Vous revenez la fentre prcdente. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter.

Supprimer un mot de passe


1. Slectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre mot de passe et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fentre qui s'affiche, cliquez sur le bouton 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter. .

Mode avanc
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Pour une gestion plus complte des utilisateurs, des groupes et de leurs droits vous disposez du mode avanc. Pour y accder, cliquez sur le bouton .

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Menu Dossier

e-Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - E-SAUVEGARDE
<Alt> <D> <V> La sauvegarde de vos donnes est un traitement essentiel dans la bonne tenue de vos dossiers. En effet, 90 % des socits qui doivent faire face des pertes de donnes informatiques (suite une panne, un vol de matriel, un incendie, etc.) disparaissent dans les 2 ans qui suivent ces pertes. D'o l'importance d'un systme de sauvegarde toujours plus scuris et performant. C'est pourquoi Ciel met votre disposition un systme de sauvegarde en ligne, Ciel e-Sauvegarde, permettant une protection optimale de vos donnes ; en les conservant hors des locaux de l'entreprise, cette sauvegarde par externalisation reprsente l'une des meilleures solutions pour un archivage informatique La mise en oeuvre et l'utilisation de e-Sauvegarde ncessitent : Internet Explorer 5.5 ou suprieure une connexion Internet, un logiciel de messagerie un abonnement l'offre Ciel e-Sauvegarde pour utiliser cette fonctionnalit au-del de l'offre d'essai dont vous bnficiez. A ce titre, nous vous invitons vous reporter aux conditions gnrales de souscription l'offre Ciel e-Sauvegarde.

Crer un site
Lorsque vous lancez la commande E -SAUVEGARDE pour la premire fois, seule la fonction CRER LE SITE est accessible. La fonction E-SAUVEGARDE dispose d'un assistant de connexion qui facilite la cration de votre site de sauvegarde.

Etape 1

1. Dans cette premire tape, saisissez votre Code client Ciel. Ce code client vous est remis lors du rfrencement de votre logiciel auprs du Dpartement Services de Ciel. Il prcise notamment votre souscription l'offre Ciel e-Sauvegarde. Par consquent, si votre code est incorrect ou erron, un message vous le signale. 2. Cliquez sur le lien Conditions gnrales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour prendre connaissance de l'abonnement l'offre Ciel e-Sauvegarde. 3. Une fois les termes de l'offre lus, vous revenez sur l'tape 1 de l'Assistant de connexion. Cochez la case J'accepte les conditions gnrales d'utilisation de Ciel e-Sauvegarde pour passer l'tape suivante de cration de site. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>].

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Menu Dossier

Etape 2

L'adresse Internet complte de votre site e-Sauvegarde vous est indique. 5. Renseignez ensuite vos paramtres d'identification en tant qu'administrateur du site, savoir :
votre adresse e-mail, pour vous identifier facilement en tant qu'administrateur ; votre mot de passe que vous confirmez en le saisissant deux reprises, pour une scurit et une confidentialit maximales de l'accs au site.

Ces paramtres, qui protgent l'accs l'espace d'administration de votre site, vous seront demands chaque fois que vous souhaiterez vous connecter au site e-Sauvegarde.

6. Cliquez sur [Suivant>] pour continuer le paramtrage de connexion au site e-Sauvegarde.

Etape 3

7. Les coordonnes saisies lors de la procdure de rfrencement de votre logiciel sont reprises dans cette tape. Vrifiez que le nom de la Socit, du Contact et le numro de Tlphone sont corrects, et modifiez-les si ncessaire. Ces informations sont obligatoires et essentielles pour raliser la cration du site e-Sauvegarde. Veillez par consquent leur exactitude.

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Menu Dossier

Etape 4

Cette dernire tape vous permet de lancer la cration du site et d'y accder. 8. Aprs avoir pris connaissance des informations qui vous sont donnes dans cette dernire fentre, cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer le processus de cration. Un message vous indique alors que la cration du site s'est bien passe. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour accder votre site. Votre site e-Sauvegarde est prsent cr.

Un mail de confirmation vous est galement envoy via votre messagerie lectronique.

Connecter un autre logiciel Ciel au site e-Sauvegarde partir d'un autre ordinateur...
Nous vous rappelons que si vous possdez plusieurs applications Ciel, vous pouvez souscrire un abonnement e-Sauvegarde pour chacun des logiciels que vous possdez. Cela vous permettra ensuite d'archiver les donnes de vos dossiers sur un seul et mme site Internet. Si vous installez toutes ces applications partir du mme poste, l'opration de cration de site ne doit tre ralise qu'une seule fois pour tous les produits Ciel auxquels vous avez souscrit l'abonnement. En revanche, si vous souhaitez connecter des logiciels Ciel sur des postes diffrents, vous devez, dans ce cas, crer votre site de sauvegarde pour chaque logiciel concern. Activez la commande CRER le site comme nous venons de le voir. Si vous avez dj cr un site de sauvegarde en ligne pour un autre de vos logiciels, l'assistant de connexion n'est alors compos que de deux tapes : la premire tape dans laquelle vous indiquez votre code client et acceptez les conditions gnrales d'utilisation ; la deuxime tape dans laquelle vous saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe.

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Menu Dossier Une vrification de vos droits d'accs est ralise afin de synchroniser vos applications et le service Ciel e-Sauvegarde. Vous tes maintenant prt raliser les sauvegardes en ligne de tous les produits Ciel pour lesquels vous avez souscrit une offre e-Sauvegarde.

Si vous avez oubli votre mot de passe...


A partir de la page d'accueil de votre site e-Sauvegarde, cliquez sur le lien hypertexte J'ai perdu mon mot de passe. Vous accdez alors la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors donnes sur les dmarches suivre pour rcuprer votre mot de passe.

Raliser une sauvegarde en ligne


Une fois votre site cr, vous pouvez effectuer la sauvegarde de votre dossier sur votre site et archiver ainsi en toute scurit les donnes informatiques de votre entreprise. La premire sauvegarde que vous effectuerez sera complte. Lors des sauvegardes suivantes, seuls les lments ncessaires seront mis jour. Ce systme de sauvegarde incrmentale permet de rduire le temps du traitement. 1. Slectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION puis activez la commande E-SAUVEGARDE. Vous accdez la fentre Option de sauvegarde dans laquelle vous pouvez saisir quelques lignes explicatives ou donner une description de la sauvegarde. Cela vous permettra ensuite de l'identifier facilement et rapidement sur votre site ou via le Gestionnaire de sauvegardes et darchives. L'option Archiver la sauvegarde coche vous permet de stocker la sauvegarde en archive. Une archive est une sauvegarde complte et dfinitive des donnes un moment prcis. 2. Cliquez sur le bouton [Dmarrer] pour lancer le traitement. La sauvegarde du dossier est d'abord ralise sur votre disque puis elle est transfre vers votre site e-Sauvegarde. A la fin du traitement, un message vous informe que la sauvegarde a t ralise avec succs.

Restaurer une sauvegarde


1. A partir de votre logiciel, slectionnez le menu DOSSIER - SAUVEGARDE/RESTAURATION - E -SAUVEGARDE, puis activez la commande RESTAURATION.

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Menu Dossier La fentre Gestionnaire de sauvegardes et d'archives s'ouvre.

Attention ! Dans la zone Dossier Socit, vrifiez que le dossier slectionn correspond bien celui dans lequel vous travaillez actuellement.
2. Dans la partie infrieure de la fentre, slectionnez la sauvegarde restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une sauvegarde], ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL (clic droit). Une fois le tlchargement de la sauvegarde termin, le gestionnaire se ferme automatiquement afin deffectuer la restauration.

Transfrer une sauvegarde en archive


1. Pour transfrer une sauvegarde en archive, slectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Archiver une sauvegarde] ou activez la commande ARCHIVER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, slectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.

Restaurer une archive


1. Cliquez sur longlet Archives. 2. Dans la partie infrieure de la fentre, slectionnez larchive restaurer puis cliquez sur le bouton [Restaurer une archive] ou activez la commande RESTAURER du menu CONTEXTUEL. Une fois le tlchargement de l'archive termin, le gestionnaire se ferme automatiquement afin d'effectuer la restauration.

Supprimer une archive


1. Pour supprimer une archive, slectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer une archive], ou activez la commande SUPPRIMER du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Pour quitter le gestionnaire, slectionnez la commande QUITTER du menu FICHIER.

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Menu Dossier

Accder au site
La commande ACCDER AU SITE vous permet de vous connecter votre site e-Sauvegarde pour visualiser lensemble des sauvegardes et des archives ralises pour chaque dossier. Identifiez-vous en saisissant votre adresse e-mail ainsi que le mot de passe que vous avez dfini lors de la cration, puis cliquez sur le lien hypertexte Envoi.

Supprimer le site
La commande SUPPRIMER LE SITE vous permet d'effacer toutes traces des paramtres de votre site e-Sauvegarde sur votre disque ainsi que sur le serveur. 1. Dans la fentre Suppression de site, prcisez votre identifiant administrateur, qui correspond votre adresse e-mail. 2. Saisissez ensuite votre mot de passe administrateur, identique celui que vous avez saisi lors de la cration du site. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.

Si vous avez oubli votre mot de passe...


Cliquez sur le bouton [J'ai perdu mon mot de passe]. Vous accdez alors la rubrique e-Sauvegarde du site Ciel ; toutes les explications vous sont alors donnes sur les dmarches suivre pour rcuprer votre mot de passe.

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Menu Dossier

Sauvegarde
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE / RESTAURATION - SAUVEGARDE
<Alt> <D> <U> <A> Cette procdure a pour but d'effectuer la sauvegarde des donnes d'un dossier vers une autre unit de stockage. Il est IMPERATIF de procder priodiquement une sauvegarde de vos donnes. Cette opration est essentielle : en effet, une dfaillance de votre disque dur, un arrt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'excution ou encore une suppression malencontreuse des donnes peuvent arriver tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de rcuprer vos donnes. 1. Si ncessaire, connectez le support sur lequel vous sauvegardez votre dossier (cl USB, disque dur externe...). 2. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fentre suivante saffiche :

Les prfrences, si vous en avez dfinies (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRFRENCES SAUVEGARDE)

sont reprises.

1. Slectionnez le format du fichier de sauvegarde. Vous disposez de trois formats : Zip : la copie de votre dossier sera ralise au format Zip (format compress). Fichier : la copie de votre dossier sera ralise l'identique de l'original. e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera ralise distance sur Internet. Voir Raliser une sauvegarde en ligne, page 40. 2. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton lequel sera stocke la copie de votre dossier. et slectionnez le rpertoire ou le volume dans

3. Prcisez ventuellement le Nom de la copie. Si cette zone n'est pas renseigne, le nom du dossier original sera utilis comme nom de la copie. 4. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom si vous souhaitez personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est coche par dfaut. Ainsi, dans le cas o deux sauvegardes possdent le mme nom, un message de confirmation vous est propos afin de valider ou non le remplacement. Les deux dernires options permettent d'indiquer si vous souhaitez sauvegarder : Votre dossier, Vos donnes annexes (prfrences, modles, etc.).

5. Si vous voulez par la suite lancer directement la sauvegarde selon les paramtres que vous venez de dfinir dans cette fentre, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramtres de sauvegarde par le menu DOSSIER commande OPTIONS-PRFRENCES - SAUVEGARDE. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. 43

Menu Dossier

Restauration
Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION
<Alt> <D> <U> <E> Lorsqu'un problme survient sur votre dossier, il vous suffit de rcuprer les donnes prcdemment sauvegardes.

Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un rpertoire ou support diffrent de celui utilis habituellement.

1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fentre prsente ci-dessous.

2. Choisissez votre Mode de restauration l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
Remplacer les donnes actuelles par les donnes sauvegardes : Si vous choisissez cette option, le pro-

gramme remplacera les donnes et les prfrences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
Restaurer une copie du dossier sauvegard : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde

sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegard vers l'emplacement que vous choisirez.
Mode avanc : Slectionnez Mode avanc si vous souhaitez choisir les informations restaurer. Vous pouvez restaurer vos donnes ou vos prfrences ou les deux.

Par dfaut, votre logiciel slectionne l'option Remplacer les donnes actuelles par les donnes sauvegardes.

3. Une fois le Mode de restauration slectionn, cliquez sur le bouton [Suivant].

44

Menu Dossier La fentre suivante s'affiche.

4. Dans cette fentre vous devez spcifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous dsirez restaurer. Par dfaut, le logiciel slectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernire sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouv correspond celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider rechercher votre dossier sauvegard. Une fois celui-ci slectionn, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient la fentre prcdente et affiche l'emplacement du fichier sauvegard, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernire tape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer].

45

Menu Dossier

Quitter
Menu DOSSIER - commande QUITTER
<Alt> <D> <Q> Cette commande permet de quitter l'application. Si un dossier est ouvert lorsque vous activez la commande, il est automatiquement ferm. D'autres moyens sont votre disposition pour quitter l'application : Le raccourci clavier <Alt> + <F4>. La commande FERMETURE, prsente dans le menu Systme que vous ouvrez en cliquant sur l'icne prsente dans l'angle haut/gauche de la fentre application. Un double-clic sur l'icne du menu systme. Un clic sur la case de fermeture de la fentre tion. , place dans l'angle haut/droit de la fentre applica-

Si vous avez activ l'alerte sauvegarde, dans les prfrences sauvegarde de votre logiciel, un message vous rappelle que vous devez effectuer rgulirement des sauvegardes et vous demande si vous souhaitez en effectuer une avant de quitter votre logiciel.

Reportez-vous

au chapitre Les Prfrences - Sauvegarde du manuel lectronique Annexes disponible dans le menu AIDE.

46

Menu Edition

Annuler Couper, Copier, Coller Effacer Fiches Slectionner tout Rechercher, Poursuivre la recherche Atteindre Rafrachir Tout afficher Liste

Menu Edition

Vue densemble

A l'ouverture d'une commande du menu LISTES, le menu EDITION devient actif. Il prsente des commandes permettant d'effectuer des traitements simples sur les lments de la liste, comme la cration, la modification d'une fiche ou encore les oprations de COUPER-COPIER-COLLER. La plupart des commandes prsentes dans le menu EDITION peuvent tre galement actives par le menu CONTEXTUEL : vous ouvrez le menu CONTEXTUEL en cliquant sur le bouton droit de la souris.

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Menu Edition

Annuler
Menu EDITION - commande ANNULER
<Ctrl> <Z> Vous utilisez cette commande pour annuler la dernire action que vous venez de raliser.

Couper
Menu EDITION - commande COUPER
<Ctrl> <X> Cette commande vous permet de retirer d'un document un texte (ou une image) slectionn et de le stocker dans le presse-papiers afin de pouvoir le rcuprer et le coller dans un autre document. L'action de couper efface la slection.

Copier
Menu EDITION - commande COPIER
<Ctrl> <C> Cette commande vous permet de copier du texte slectionn (ou une image) dans le presse-papiers. Vous rutiliserez ce texte dans un autre document en utilisant la commande COLLER.

Coller
Menu EDITION - commande COLLER
<Ctrl> <V> Cette commande vous permet de coller un texte ou une image pralablement copi et stock dans le presse-papiers.

Effacer
Menu EDITION - commande EFFACER
<Ctrl> <Y> Cette commande permet d'effacer une slection.

Attention ! Ne pas confondre avec la commande SUPPRIMER qui touche les informations stockes dans une base et non des informations simplement affiches comme par exemple le texte d'une note.

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Menu Edition

Fiches
Menu EDITION - commande FICHES
<Alt> <E> <F> Cette commande est active seulement si une liste ou une fiche est ouverte (Liste des clients, fournisseurs, contacts, liste des factures, etc.). Elle permet de :
CRER

: crer un nouvel lment dans la liste en cours, identique au bouton [Crer]. : modifier un des lments prsents dans une liste, similaire au bouton [Modifier].

MODIFIER

PROPRITS : cette commande est contextuelle, elle permet d'afficher les proprits d'un lment slectionn dans une liste. Attention, cette commande n'est pas systmatiquement active. ENREGISTRER

: enregistrer les modifications apportes dans une fiche. : revenir la fiche telle qu'elle tait avant modification.

VERSION PRCDENTE INSRER

: insrer un lment dans la liste. : supprimer un lment de la liste, identique au bouton [Supprimer]. : dupliquer un lment de la liste.

SUPPRIMER DUPLIQUER

Slectionner tout
Menu EDITION - commande SLECTIONNER TOUT
<Ctrl> <A> Cette commande slectionne toutes les informations d'une zone active. Par exemple tout le texte d'une zone saisissable, tous les lments d'une liste, etc.

Rechercher
Menu EDITION - commande RECHERCHER
<Ctrl> <F> La commande RECHERCHER est utilise pour effectuer une recherche dans une liste). Elle s'applique aux informations affiches dans la liste active et non celles contenues dans les fichiers. Saisissez le ou les caractres que vous souhaitez retrouver dans la fentre puis cliquez sur le bouton [Ok]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalit des libells puis slectionne le premier lment rpondant la demande. Les cases cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Slectionner les lments sont des options qui permettent d'indiquer des critres de recherche plus pointus.
Mot entier uniquement : si cette case est coche vous devez saisir entirement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistr dans votre liste. Par exemple, pour rechercher une immobilisation contenant le mot LOGICIEL, vous devez saisir ce dernier dans sa totalit en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez LOG, votre recherche ne pourra aboutir. Respecter Min/Maj : si cette case est coche vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, pour rechercher une immobilisation dont le libell est enregistr sous LOGICIEL, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre vous pouvez saisir l'abrviation LOG, votre recherche sera alors effectue avec succs. Slectionner les lments : si cette case est coche le programme slectionnera tous les lments con-

cerns par votre recherche.

50

Menu Edition

Poursuivre la recherche
Menu EDITION - commande POURSUIVRE LA RECHERCHE
<F3> Une fois un lment trouv par la commande RECHERCHER, on peut relancer le traitement avec les mmes critres afin de trouver l'lment suivant qui correspond ceux-ci. Il suffit donc d'appeler cette option.

Atteindre
Menu EDITION - commande ATTEINDRE
<Alt> <E> <D> Lorsque vous tes dans une fiche, la commande atteindre vous permet d'accder rapidement une autre fiche sans repasser par la liste des fiches. C'est l'quivalent du bouton qui se trouve en haut de certaines fiches.

Rafrachir
Menu EDITION - commande RAFRACHIR
<F5> Cette commande rafrachit l'affichage dans les listes. Dans la plupart des cas, le rafrachissement est automatique.

Tout afficher
Menu EDITION - commande TOUT AFFICHER
<Alt> <E> <O> Cette commande vous permet, lorsque vous venez d'excuter un filtre dans une liste, de revenir la liste initiale.

Liste
Menu EDITION - commande LISTE
<F4> La fonction Liste permet d'obtenir la liste des lments disponibles quand vous avez saisir une information qui elle-mme appartient une liste.

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Menu Ma Compta

Menu uniquement disponible en mode cahier.

Saisie cahier Saisie des A-nouveaux Plan de comptes Journaux Liste des tches, Rappels Autres listes

Menu Ma Compta

Vue densemble

Le menu MA COMPTA est compos des commandes permettant de : dfinir les lments de base de votre comptabilit (plan de comptes, journaux), saisir vos critures (saisie cahier, des A-nouveaux, des relevs bancaires), de grer votre dossier de travail par la tenue dun agenda ou la dfinition de vos propres rubriques (Liste des tches, Rappels, Autres Listes).

53

Menu Ma Compta

Saisie cahier
Menu MA COMPTA - commande SAISIE CAHIER
<Alt> <M> <S>

Liste des cahiers


Les cahiers permettent de grer une comptabilit de faon simple base sur la mthode de saisie manuelle en comptabilit. A lactivation de cette commande, la liste des cahiers saffiche.

Vous pouvez afficher les cahiers selon les critres suivants :


priode : vous pouvez afficher les cahiers par mois, trimestre ou anne. validation : vous pouvez afficher Tous les cahiers (valids et non valids), uniquement les cahiers Valids ou ceux Non valids. saisie : vous pouvez afficher Tous les cahiers (saisis et non saisis), uniquement les cahiers non sai-

sis (Vides) ou les cahiers saisis (Non Vides).

Ces critres sont visibles lorsque l'option Affiner la slection est active via le bouton

Dans la partie gauche, vous pouvez nafficher quune catgorie de cahier en cliquant dessus. Dans la partie droite s'affiche la liste des cahiers que vous avez crs. Ils sont dploys sur tous les mois de l'exercice en cours (N) et de l'exercice qui suit (N+1).

Pour rduire/dployer tous les cahiers :


Faites un clic droit pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande TOUT RDUIRE ou TOUT DPLOYER.

Pour rduire/dployer un cahier :


Cliquez sur le signe - ou + du cahier.

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Menu Ma Compta

Crer un cahier
1. Dans la liste des cahiers, cliquez sur le bouton [Crer]. Un assistant s'affiche et vous guide dans la cration de votre cahier. Si vous avez slectionn la catgorie Tous dans la liste des cahiers, une tape vous demande de choisir le type de cahier crer. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant.

2. Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton . Vous pouvez tout moment revenir sur une tape via le bouton [Prcdent<].

Cration d'un cahier des Ventes / des Achats ou dun cahier des Dpenses / des Recettes


Etape1

Que votre comptabilit soit en crances/dettes ou en dpenses/recettes, la cration d'un cahier des Ventes, des Achats ou des Recettes, des Dpenses est identique.

1. Saisissez le nom de votre cahier. Soyez prcis afin de pouvoir distinguer vos diffrents cahiers par la suite.

55

Menu Ma Compta

Etape 2

2. Saisissez le nombre de comptes d'achats ou de ventes ou de dpenses de recettes ainsi que le nombre de compte de TVA que vous utilisez pour la saisie de vos critures.

Etape 3

La fentre de cette tape ne se prsente pas de la mme faon selon le nombre de comptes que vous ajoutez.

Vous allez slectionner les comptes utiliser dans le cahier. Par la suite, vous pourrez toujours en ajouter. 3. Dans la colonne Intitul ou NCompte, cliquez sur licne dappel de liste .

4. Dans la liste des comptes qui s'affiche, choisissez le compte utiliser. Si celui-ci n'existe pas, vous pouvez le crer directement en cliquant sur le bouton 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez la fentre de l'assistant. .

Vous pouvez directement saisir le numro de compte dans la colonne NCompte.

6. De la mme faon, slectionnez les autres comptes. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Une dernire fentre s'affiche et vous informe que la cration s'est ralise correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.

Cration d'un cahier de Trsorerie


1. Dans lassistant de cration de cahier, saisissez le nom de votre cahier de Trsorerie. 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 3. Une dernire fentre s'affiche et vous informe que la cration s'est ralise correctement. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer.

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Menu Ma Compta

Modifier le paramtrage d'un cahier


1. Dans la liste des cahiers, slectionnez le cahier modifier.

2. Cliquez sur le bouton

Saisir les critures dans un cahier en Crances/Dettes


1. Slectionnez le cahier dans lequel des critures sont saisir.

2. Choisissez le mois correspondant votre saisie puis cliquez sur le bouton La grille de saisie s'affiche.

Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramtrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajouts lors de la cration des cahiers.

Les principales informations renseigner, selon les paramtres par dfaut des cahiers, sont : Le Jour : indiquez la date du jour de l'opration. Ne saisissez pas le mois et l'anne. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icne .

L Intitul du compte (colonne Fournisseur sur un cahier dachat et colonne Client sur un cahier des ventes) : choisissez le fournisseur ou client ou poste de trsorerie, son numro saffiche alors automatiquement. Le N de compte : choisissez le compte du fournisseur ou du client ou du poste de trsorerie. Son intitul s'affiche alors automatiquement. Dans un cahier de trsorerie, vous pouvez indiquer en contrepartie un compte de banque ou dexploitant. Le Libell : prcisez, dans la colonne Libell, le nom de votre opration. Le mode de paiement : le choix du mode de paiement de lopration est uniquement disponible dans un 57

Menu Ma Compta cahier de trsorerie. Le Montant :

Attention ! Le montant de l'opration doit obligatoirement tre en TTC, sinon les calculs sur l'opration seront errons.
Pour les critures d'Achats ou de Ventes, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Montant. Pour les critures de Trsorerie, vous saisissez le montant TTC dans la colonne Mt dpenses ou Mt recettes selon le type de l'opration : dbit ou crdit.
Autre compte et Montant : la colonne Autre compte permet de renseigner un compte que vous utilisez

exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramtres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de lopration dans la colonne Montant. 3. Renseignez les autres colonnes qui correspondent aux comptes que vous avez ajouts. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si licne Liste un lment. s'affiche, cliquez dessus pour slectionner

Lorsque vous cliquez dans une cellule, si l'icne Calculatrice s'affiche, cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice s'affiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer automatiquement le montant de la TVA.

4. Une fois que vous avez saisies toutes vos critures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Vous pouvez visualiser les critures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES
CRITURES.

Saisir une criture dans un cahier en Dpenses/Recettes


1. Slectionnez le cahier dans lequel des critures sont saisir.

2. Choisissez le mois correspondant votre saisie puis cliquez sur le bouton

58

Menu Ma Compta La grille de saisie s'affiche.

Les colonnes de la grille de saisie varient selon le paramtrage du cahier, notamment en fonction des comptes que vous avez ajouts lors de la cration des cahiers.

Les principales informations renseigner selon les paramtres par dfaut, sont les suivantes : le jour : indiquez la date du jour de l'opration. Vous pouvez utiliser le calendrier en cliquant sur l'icone .

le libell : prcisez, dans la colonne Libell, le nom de votre opration. le mode de paiement : slectionnez le mode de paiement utilis. le numro de pice : saisissez-le dans la colonne Npice. Cette rfrence nest pas obligatoire. le montant de l'opration : celui-ci doit obligatoirement tre en TTC sinon les calculs sur l'opration sont errons. Saisissez ce montant dans la colonne Montant dpenses TTC ou Montant recettes TTC selon le type de l'opration : dbit ou crdit. le pointage : cochez la case de cette colonne si vous voulez pr-pointer lcriture. le montant HT : dans la colonne qui porte lintitul du compte sur lequel lopration doit tre impute, cliquez sur licone de la calculatrice afin de calculer le montant HT. le montant de la TVA : dans la colonne correspondant au taux de TVA, cliquez sur l'icone de la calculatrice afin de calculer le montant de la TVA. Autre compte et Montant TTC autre compte : la colonne Autre compte permet de saisir une criture sur un compte que vous utilisez exceptionnellement voire qu'une seule fois. Ainsi, vous n'avez pas besoin de l'ajouter dans les paramtres du cahier. Si vous indiquez un autre compte, saisissez alors le montant de lopration dans la colonne Montant TTC autre compte. Les autres colonnes correspondent aux comptes que vous avez ajouts.

3. Renseignez les diffrentes colonnes. Lorsque vous cliquez dans une cellule, si le logiciel affiche : licne dappel de liste , cliquez dessus pour slectionner un lment.

59

Menu Ma Compta

l'icne Calculatrice , cliquez dessus pour lancer le calcul automatique. La calculatrice saffiche par exemple sur un compte de TVA afin de calculer le montant de la TVA.

4. Lorsque quune criture se rpte, vous pouvez la mettre en abonnement. Ainsi, vous ne la saisissez quune seule fois. Par la suite, le logiciel vous proposera de lenregistrer.

Slectionnez la ligne dcriture passer en abonnement puis cliquez sur le bouton

Voir Saisir des critures d'abonnements, page 60.


5. Une fois que vous avez saisi toutes vos critures, cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Vous pouvez visualiser les critures saisies via le menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES
CRITURES.

Saisir des critures d'abonnements


1. Vous avez plusieurs possibilits pour accder cette fonction :
A partir de la liste des cahiers ou de la liste des paramtrages des cahiers

1. Cliquez sur le bouton habituelle.

et saisissez votre criture en intgralit comme une criture

2. Le bouton

saffiche, cliquez alors dessus.

A partir dune grille de saisie dun cahier : cliquez sur le bouton [Crer] situ dans le groupe Abonnements.

La fentre Priodicit saffiche et permet de saisir les paramtres qui dterminent l'abonnement.

2. Choisissez la priode pendant laquelle les critures seront gnres (zones A partir du et jusqu'au). 3. Dfinissez la frquence des oprations dans la zone Tous les. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider puis sur le bouton [Enregistrer].

Liste des abonnements d'un cahier


Cette commande permet de consulter ou de saisir des critures dabonnements. Pour voir les critures d'abonnements enregistrs dans un cahier : 1. Slectionnez le cahier concern. 2. Cliquez sur le bouton [Liste des abonnements]. Pour saisir des critures dabonnements, reportez-vous au paragraphe ci-dessus Saisir des critures d'abonnements, page 60.

60

Menu Ma Compta

Enregistrer les abonnements d'un cahier


Si une criture d'abonnement (priodique) est saisie dans un cahier, l'ouverture de celui-ci via le bouton

, la fentre Enregistrer les abonnements du cahier s'affiche.

Cette commande affiche la liste des critures dont vous avez programm lenregistrement en crant un abonnement. A partir de cette liste, vous pouvez enregistrer l'criture immdiatement ou repousser son enregistrement.

Passer une criture dabonnement plus tard


Pour repousser l'enregistrement d'une criture dabonnement, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Plus tard].

Passer une criture dabonnement immdiatement


Pour enregistrer immdiatement une criture dabonnement, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Maintenant]. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Saisie des A-nouveaux


Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
<Alt> <M> <A> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.

Pour plus de dtails, reportez-vous au paragraphe Saisie des A-nouveaux, page 157.

61

Menu Ma Compta

Journaux
Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX
<Alt> <M> <J> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.

Pour plus de dtails, reportez-vous au paragraphe Journaux, page 89.

62

Menu Ma Compta

Liste des tches


Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TCHES
<Alt> <M> <L> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.

Pour plus de dtails, reportez-vous au paragraphe Liste des tches, page 192.

Rappels
Menu MA COMPTA - commande RAPPELS
<Alt> <M> <E> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.

Pour plus de dtails, reportez-vous au paragraphe Rappels, page 195.

Autres listes
Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES
<Alt> <M> <T> Le principe de cette fonction est identique en mode cahier et en mode standard.

Pour plus de dtails, reportez-vous au paragraphe Autres listes, page 101.

63

Menu Expert comptable

Menu uniquement disponible en mode cahier.

Liste des critures Saisie oprations diverses Consulter un compte Contrepassation Centralisation Fin dexercice Relation expert

Menu Expert comptable

Vue densemble

Ce menu permet daccder aux principaux traitements comptables et de fin dexercice : consultation des critures, dun compte, validation du brouillard, clture, etc.

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Menu Expert comptable

Liste des critures


Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES CRITURES
<Alt> <X> <L>

Le fonctionnement de la liste des critures tant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe Ecritures, page 72 pour plus de dtails.

Saisie des oprations diverses


Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE OPRATIONS DIVERSES
<Alt> <X> <S> Avec le mode saisie oprations diverses, vous pouvez saisir les lignes de pices de diffrentes dates mais toujours dun mme mois. A titre d'exemple, nous allons dtailler la saisie d'une facture client.

Le fonctionnement de saisie des oprations diverses tant identique en mode cahier et mode standard,
reportez-vous au paragraphe Saisie standard et saisie oprations diverses, page 159 pour plus de dtails.

66

Menu Expert comptable

Consulter un compte
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE
<Alt> <X> <O>

La consultation dun compte fonctionne lidentique en mode cahier et mode standard. Reportez-vous
au paragraphe Consulter un compte, page 83 pour plus de dtails.

Contrepassation
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION
<Alt> <X> <C>

Le fonctionnement de la contrepassation tant identique en mode cahier et mode standard, reportezvous au paragraphe Contrepassation, page 183 pour plus de dtails.

Validation du brouillard
Menu EXPERT COMPTABLE - commande CENTRALISATION
<Alt> <X> <V>

Le

fonctionnement de la validation du brouillard tant identique en mode cahier et mode standard, reportez-vous au paragraphe Validation brouillard, page 187 pour plus de dtails.

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Menu Expert comptable

Fin dexercice
Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN DEXERCICE
<Alt> <X> <F>

L'assistant Top Clture


Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN DEXERCICE - TOP CLTURE
Voir Lassistant Top Clture, page 188.

Clture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN DEXERCICE - CLTURE
Voir Clture, page 189.

Rouverture
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes FIN DEXERCICE - ROUVERTURE
Voir Rouverture, page 189.

68

Menu Expert comptable

Relation Expert
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT
<Alt> <X> <R>

LMenu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT


<Alt> <X> <R>

Assistant dchanges de donns


Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT DCHANGES DE DONNES
<Alt> <X> <R> <D>

Voir Assistant dexport et dimport des critures, page 202.

Coordonnes
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - COORDONNES
<Alt> <X> <R> <C>

Voir Coordonnes, page 205.

Import
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes RELATION EXPERT - IMPORT
<Alt> <X> <R> <I>

Voir Import, page 206.

Export
Menu EXPERT COMPTABLE - commandes RELATION EXPERT - EXPORT
<Alt> <X> <R> <E>

Voir Export, page 206.

Autres exports
Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - AUTRES EXPORTS
<Alt> <X> <R> <A>

Voir Autres exports, page 207.

Historique des transferts


Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - HISTORIQUE
<Alt> <X> <R> <H>

Voir Historique des transferts, page 210.

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Menu Listes

Ecritures Plan de comptes, Consulter un compte Prvisions, Codes analytiques Journaux Familles Top Saisie Modles/abonnements Devises Infos perso. Formats dimport relev Autres listes

Menu Listes

Vue densemble

Le menu LISTES est compos d'lments ayant des rpercussions directes sur la saisie des critures et les traitements effectuer.

71

Menu Listes

Ecritures
Menu LISTES - commande CRITURES
<Alt> <L> <E>

Menu EXPERT COMPTABLE - commande LISTE DES CRITURES


<Alt> <X> <L> La liste des critures prsente toutes les critures enregistres dans la priode de saisie, qu'elles soient enregistres en brouillon, en simulation ou valides.

Le mode cahier ne gre pas les critures en simulation ni la comptabilit analytique.

Les boutons situs dans le cadre Affichage permettent de prsenter les critures par :
Mouvements : dans ce cas loption Afficher le dtail est propose via le bouton les critures du mouvement dans la partie infrieure de la fentre.

et permet dafficher

Le dtail peut tre prsent par lignes d'critures ou par lignes analytiques. Si vous grez les critures analytiques par rpartition, cochez le ou les niveaux afin d'afficher les montants calculs en fonction des pourcentages de rpartition.
Lignes comptables. Lignes analytiques : si vous grez les critures analytiques par rpartition, cochez le ou les niveaux afin

d'afficher les montants calculs en fonction des pourcentages de rpartition.

Affiner la slection
La zone affiche en-dessous des boutons propose des critres supplmentaires de tri. Vous pouvez alors : modifier l'intervalle de dates prendre en compte dans les zones Du et au. prciser le statut (Brouillon, Validation ou Simulation) des critures afficher en cliquant sur la zone
Statut.

prciser le journal souhait en cliquant sur la zone Journal. Vous pouvez activer ou dsactiver laffichage de cette zone en cliquant sur le bouton slectionnant la commande AFFINER LA SLECTION. et en

72

Menu Listes

Saisir une criture


En mode Standard

1. Pour saisir une criture, cliquez sur le bouton [Crer]. Ce bouton ouvre un menu droulant comportant diffrentes grilles de saisie disponibles galement depuis le menu SAISIES. 2. Slectionnez la grille de saisie de votre choix.

Pour plus dinformations sur ces grilles de saisie, reportez-vous au Menu Saisies, page 135 .
En mode cahier

1. Cliquez sur le bouton

2. La fentre de saisie des oprations diverses s'affiche. Saisissez alors votre criture. Voir Saisie standard et saisie oprations diverses, page 159.

Modifier une criture



Vous ne pouvez pas modifier une criture lettre. Vous avez toujours la possibilit de dlettrer une criture tant qu'elle n'est pas valide.

1. Pour modifier une criture, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer une criture



Vous ne pouvez pas supprimer une criture lettre. Vous avez toujours la possibilit de dlettrer une criture tant qu'elle n'est pas valide.

1. Pour supprimer une criture, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Cliquez sur le bouton [Oui] pour confirmer la suppression.

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Menu Listes

Modifier ou consulter un compte

Ces deux boutons permettent d'ouvrir la fiche du compte sur lequel l'criture est saisie soit pour modification soit pour consultation. Ainsi, vous n'avez pas passer par la commande PLAN DE COMPTES ou CONSULTATION D'UN COMPTE. 1. Slectionnez l'criture concerne. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] ou [Consulter].

Totaliser des colonnes de la liste des critures


Cette commande est particulirement utile lorsque vous grez des Infos perso. 1. Cliquez sur lintitul dune colonne qui comporte des valeurs numriques, par exemple la colonne Montant. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fentre qui saffiche, cochez le type de total que vous voulez obtenir : somme, moyenne, minimum, maximum. 4. Cochez ventuellement loption Prendre en compte les valeurs nulles. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le rsultat saffiche tout en bas de la colonne.

74

Menu Listes

Plan de comptes
Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
<Alt> <L> <C>

Menu MA COMPTA - commande PLAN DE COMPTES


<Alt> <M> <C> La commande PLAN DE COMPTES regroupe les comptes livrs avec le plan comptable que vous avez choisi lors de la cration de votre dossier ainsi que ceux que vous crez.

Pour plus d'informations sur le paramtrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes), filtres,
reportez-vous au manuel Annexes disponible dans le menu AIDE.

Afficher laperu (Uniquement disponible en mode Standard)


Cette option permet de visualiser, droite de la liste, l'aperu de l'tat standard dun compte. 1. Slectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperu de sa fiche. 2. Cliquez sur le bouton et slectionnez l'option Afficher l'aperu. L'aperu s'affiche droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Lorsque l'aperu est activ, vous pouvez choisir un autre compte dans la liste. La fiche correspondante s'affichera immdiatement dans l'aperu. Si dautres tats que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton 3. Pour ne plus afficher l'aperu, slectionnez nouveau loption Afficher laperu.

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Menu Listes

Crer un compte

1. Cliquez sur le bouton

2. Dans la fentre Nouveau compte, saisissez le Numro de compte ainsi que son Libell. Le bouton vous permet de saisir un ventuel commentaire sur votre compte.

Le bouton vous permet de saisir des informations complmentaires concernant votre compte. Ces informations sont visibles dans la liste des plans de compte au niveau de la colonne Informations.

En mode cahier
Si vous crez un compte de TVA (411 ou 451)
Les options de TVA apparaissent. Vous pouvez dterminer le Type de TVA (A payer, A rcuprer, A payer sur notes de crdit reues, A rcuprer sur notes de crdit mises) et le Type de grille appliquer au compte. Cliquez sur licne pour choisir le type de TVA et de grille parmi les listes prdfinies.

Si vous crez un compte de Banque (550)

Info
1. Saisissez les codes IBAN et BIC du compte. 2. Renseignez le n de compte proprement dit. Pour rcuprer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. .

Import relev
Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relev bancaire fourni par votre banque. 4. Dans la zone Format, choisissez le format dimport de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le crer en cliquant sur le bouton [Crer]. 5. Dans la zone Chemin daccs, slectionnez le fichier du relev bancaire fourni par votre banque (qui contient les critures quelle a enregistres). Ainsi, lors de la saisie par relev bancaire, ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demand de choisir le format et le fichier dimport.

En mode standard
Onglet Options

Utilisation
1. Pour qu'un compte puisse tre utilis en saisie, cochez imprativement loption Utilisable. A linverse, pour diverses raisons, il est possible dinterdire l'utilisation d'un compte en saisie. Dans ce cas, dcochez loption Utilisable. Exemple Vous avez cr un compte fournisseur 440DURAN et vous lui avez affect des critures. Vous constatez, par la suite, qu'il existe dj un compte 440DURAND pour ce fournisseur. En consquence, vous devez tout d'abord solder le compte 440DURAN, au profit du compte 440DURAND. Le compte 440DURAN ayant t mouvement, vous ne pouvez pas le supprimer : le logiciel comme la rglementation, l'interdisent. En revanche, vous pouvez interdire la saisie de nouvelles critures sur ce compte en dcochant loption Utilisable.

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Menu Listes

Lettrage
2. Si le compte doit faire lobjet dun lettrage, cochez loption Lettrable. La zone Lettrable permet de prciser si le compte doit faire l'objet d'un lettrage ; en principe, il s'agit des comptes de tiers (clients, fournisseurs). Vous pouvez indiquer le prochain code lettrage utiliser.

Budgets/analytique
3. Si vous grez une comptabilit budgtaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgtaire. Pour cela, cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par dfaut qui sera repris lors des saisies dcritures. Vous pouvez galement associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur licne . Voir Affectation sur plusieurs codes analytiques, page 81.

Si vous avez coch, au pralable, l'option Ventilation analytique/budgtaire obligatoire dans les Prfrences comptables (menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRFRENCES, groupe Comptabilit puis Analytique), vous serez oblig d'affecter un code analytique lors de la saisie des critures. Le code analytique par dfaut associ au compte sera alors repris automatiquement.

Saisie
Cette partie regroupe des paramtres intervenant lors de la saisie des critures. Le fait de ne pas les cocher acclrera la saisie standard et des financiers. En effet, le programme ne placera pas le curseur sur ces zones. L'option Rf. /lettrage vous permet de grer le lettrage en fonction du numro de pointage. Si vous souhaitez grer un chancier, cochez l'option Echance pour les comptes clients et les comptes fournisseurs. Vous ne cocherez pas cette option pour les autres comptes l'exception d'une utilisation spcifique (par exemple : utilisation de la zone date d'chance pour les banques afin de grer la date de valeur). La zone Quantit est plutt ddie une gestion analytique. Elle permet d'imputer des quantits pour un compte, en gnral, des comptes de classe 6 ou 7.

Saisie Infos perso


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Dans cette partie, vous retrouvez les infos perso. des lignes dcritures, que vous avez cres. Afin de pouvoir renseigner ces rubriques durant la saisie des critures, vous devez les intgrer aux grilles de saisie (saisie standard et saisie des oprations diverses).

Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalises.

1. Cochez la ou les rubriques personnalises que vous souhaitez faire apparatre dans les grilles de saisie des critures. 2. Pour modifier l'intitul des Infos. perso, cliquez sur le bouton des Infos perso s'affiche. Voir Infos perso., page 97. . La liste

Options TVA
Les options de TVA sont diffrentes selon le type de compte que vous crez.
Options disponibles dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits : Exonr de TVA

En cochant cette case, la TVA ne sera pas calcule lors de vos saisies sur le compte en question.
Compte de TVA par dfaut

Vous pouvez attribuer un compte de TVA par dfaut un compte client, fournisseur, un compte de charges et produits afin quil soit systmatiquement repris et appliqu avec le bon taux de TVA lors des saisies. Cliquez sur licne dappel de liste et choisissez le compte de TVA. Puis, cliquez sur le bouton [OK].
Options disponibles dans un compte de type TVA :

Des options de TVA apparaissent uniquement dans un compte de TVA (411 ou 451).

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Menu Listes

Cliquez sur licne

pour choisir le type et le taux parmi les listes prdfinies.

Onglet Banque

Cet onglet apparat uniquement dans un compte de banque (550).

Identification
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le n de compte proprement dit. Pour rcuprer les informations d'un autre compte Banque, cliquez sur le bouton 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. .

Chemin d'accs
4. Si vous disposez dune connexion Isabel, indiquez le nom et le rpertoire du fichier de connexion Isabel.

Import relev
Cette zone permet d'attribuer au compte le format et le fichier du relev bancaire fourni par votre banque. 5. Dans la zone Format, choisissez le format dimport de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le crer en cliquant sur le bouton [Crer]. 6. Dans la zone Chemin daccs, slectionnez le fichier du relev bancaire fourni par votre banque (qui contient les critures quelle a enregistres). Ainsi, lors de la saisie par relev bancaire (menu SAISIES - commande RELEV BANCAIRE), ces informations seront automatiquement reprises et il ne vous sera pas demand de choisir le format et le fichier dimport.

Onglet Agence

Cet onglet apparat uniquement dans un compte de banque (550).

Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnes compltes de la banque.

Onglet Client ou Fournisseur

L'onglet Client n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client (400). De mme, l'onglet Fournisseur n'est visible que lors de la saisie d'un compte Fournisseur (440).

Les renseignements saisis ici permettent notamment d'effectuer les relances clients et de grer les chances clients et fournisseurs.

Coordonnes
1. Renseignez les coordonnes compltes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numro dentreprise de la socit de votre client ou fournisseur. Si vous utilisez une messagerie lectronique, vous pouvez envoyer un message directement depuis cette fiche.

Vrifiez que votre messagerie lectronique est ouverte. Saisissez l'adresse mail du destinataire dans la zone Email puis cliquez sur l'icne votre messagerie. pour lancer

Vous pouvez galement accder directement au site internet du client ou fournisseur.

Pour cela, vous devez disposer d'un navigateur internet, comme Internet Explorer ou Netscape. Saisissez l'adresse du Site internet du client ou fournisseur dans la zone correspondante puis cliquez sur l'icne pour lancer le navigateur et consulter le site.

Informations supplmentaires
1. Saisissez le nom de la banque. 2. Prcisez l'emplacement de la banque en slectionnant l'option correspondante. 78

Menu Listes

Encours autoris

La zone Encours autoris n'est accessible que pour les comptes clients.

Saisissez l'encours maximum que vous autorisez chacun de vos clients. Vous pourrez ainsi imprimer l'tat des encours clients. Voir Encours clients, page 211.

Dfinir une chance


1. Pour paramtrer l'chance, cliquez sur le bouton La fentre Date d'chance s'affiche. .

2. Dfinissez le calcul de la date laquelle le rglement doit tre effectu selon les trois possibilits suivantes : la rception de la facture : dans ce cas, cochez loption A rception. la fin du mois, plus 30, 60 ou 90 jours : dans ce cas, cochez le nombre de jours ajouter la fin du mois : 30, 60 ou 90. la fin du nombre de jours voulu : dans ce cas, cochez lune des trois options :
jours nets : lchance est aprs le nombre de jours que vous indiquez, jours nets + fin de mois : lchance est aprs le nombre de jours que vous indiquez, ramene en fin

de mois.
Fin de mois + jours nets : lchance est en fin de mois plus le nombre de jours que vous indiquez.

3. Vous pouvez prciser le jour dencaissement dans la zone Le ... du mois except pour une chance rception. Par exemple, cest le cas des chances X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20. L'chance choisie est rappele dans la zone Libell. 4. La zone Exemple vous permet de calculer la date dchance selon les paramtres choisis. Saisissez une date de rglement puis appuyez sur la touche <Entre> afin de voir le rsultat. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le mode de calcul de la date d'chance.

Onglet Complment
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client ou Fournisseur.

1. Renseignez les coordonnes compltes du contact dun client ou fournisseur. Ces renseignements permettent d'obtenir rapidement les coordonnes de vos contacts.

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Menu Listes La partie Divers vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, conomiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs (Forme juridique, Chiffre d'affaire etc.). 2. Saisissez les informations dont vous disposez.

Onglet Relance
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Cet onglet n'est visible que dans un compte Client.

Ciel Compta Pro vous permet de paramtrer trois niveaux de relance lors de l'dition de lettres de relance pour les clients en retard de paiement.

Ce paramtrage concerne un client, pour un compte donn.

1. Pour activer les relances sur le compte client, cochez loption Relance autorise. 2. Slectionnez dans le menu droulant le modle de lettre pour le niveau 1 de relance. 3. Procdez de la mme faon pour les autres niveaux de relance : zones Lettre de relance pour le niveau 2, Lettre de relance pour un niveau suprieur ou gal 3.

Trois modles de lettres sont livrs en standard avec Ciel Compta. Vous pouvez les personnaliser, crer de nouvelles lettres via le menu DOSSIER, commande OPTIONS - TATS PARAMTRABLES.

Dans la zone infrieure de la fentre, toutes les relances effectues s'affichent par ordre croissant.

Voir Relances en version Pro, page 180.


Onglet Immobilisations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.

Il prsente la liste des immobilisations rattaches ce compte.

Onglet Budget
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concern.

Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des critures. La dernire colonne totalise l'ensemble des critures sur le mois.

Onglet Soldes valids


Cet onglet rcapitule les soldes valids sur plusieurs exercices : de N N-10. Ces soldes sont ensuite prsents mois par mois. Les zones Dbit/Crdit seront mises jour systmatiquement chaque fois que votre brouillard sera valid. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est dploy par dfaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton Vous disposez des options Tout rduire et Tout dployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. .

Afficher les totalisations


Vous pouvez afficher les totalisations et ainsi visualiser les cumuls annuels. 1. Faites un clic-droit sur lintitul dune colonne qui comporte des valeurs numriques, par exemple sur Crdit. 2. Choisissez la commande TOTALISER. 3. Dans la fentre qui saffiche, slectionnez l'option Somme et cliquez sur le bouton [OK]. Les totaux s'affichent sur une ligne pour chaque exercice et tout en bas des colonnes pour tous les exercices cumuls.

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Menu Listes

Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'volution du compte durant une priode correspondant lexercice N et N + 1. Les critures en brouillon, en simulation ou valides sont diffrencies.

Onglet Infos perso.


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Cet onglet prsente les rubriques personnalises des comptes, que vous avez cres via la commande du menu LISTES. Voir Infos perso., page 97. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalises.
INFOS PERSO.

Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajout, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent tre utilises par exemple dans des mailings.

Affectation sur plusieurs codes analytiques


Vous pouvez associer plusieurs codes analytiques de niveau 1 un compte, avec le mme pourcentage ou avec une rpartition du pourcentage. Lorsque vous cliquez sur licne plusieurs codes analytiques saffiche. , la fentre Affectation sur

1. Cliquez dans la colonne Code analytique et slectionnez le premier code analytique affecter au compte. 2. Dans la colonne suivante, saisissez son Pourcentage de ventilation. 3. Rptez la procdure pour tous les autres codes analytiques affecter. 4. Cliquez sur le bouton [OK].

Valider la cration dun compte


Pour valider la cration du compte, cliquez sur le bouton [OK] situ en haut de la fentre. Le bouton [Crer] vous permet de valider la cration dun compte et den recrer un autre immdiatement. En effet la fentre Nouveau compte reste active.

Modifier un compte

1. Pour modifier un compte, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un compte

Un compte utilis ne peut tre supprim.

1. Pour supprimer un compte, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Cliquez sur le bouton [OUi] pour confirmer la suppression.

Consulter un compte

(Uniquement disponible en mode Standard)

1. Pour consulter les critures d'un compte, slectionnez-le dans la liste.

81

Menu Listes

2. Cliquez sur le bouton

. (Uniquement disponible en mode Standard)

Travailler sur un compte

Ce bouton permet daccder directement la commande TRAVAIL SUR UN COMPTE sans quitter le plan de comptes. Vous pouvez alors effectuer la plupart des oprations qu'il est possible de raliser sur un compte, cest--dire saisir un rglement, modifier lcriture, solder, lettrer, contrepasser, extourner une criture, etc. 1. Slectionnez le compte sur lequel vous voulez effectuer des traitements.

2. Cliquez sur le bouton

Voir Travail sur un compte, page 172.

Lettrer un compte

(Uniquement disponible en mode Standard)

Vous pouvez lettrer les critures dun compte directement depuis le Plan de comptes, sans avoir passer par le menu TRAITEMENTS. 1. Slectionnez le compte sur lequel vous voulez lettrer des critures. 2. Cliquez sur le bouton sente les critures non lettres. . La fentre de lettrage souvre sur le compte en question et pr-

3. Lettrez les critures comme vous en avez lhabitude.

Pour plus de dtails sur le lettrage, reportez-vous aux paragraphes Lettrage manuel, page 175.

Les tats du plan de compte


A partir de la liste des comptes, vous pouvez diter des n de comptes bancaire, la balance N et N-1, la liste des tiers, le plan de compte, etc. 1. Slectionnez les comptes pour lesquels vous souhaitez lancer une dition.

2. Cliquez sur lun des boutons

situs dans la barre d'options de la liste.

La fentre Etats "Plan de comptes" s'affichent. 3. Slectionnez l'tat de votre choix et cliquez sur le bouton [Aperu] ou [Imprimer]. 4. Si des critres vous sont demands pour dfinir l'tat, slectionnez-les puis cliquez sur le bouton [OK].

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Menu Listes

Consulter un compte
Menu LISTES - commande CONSULTER UN COMPTE
<Alt> <L> <U>

Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONSULTER UN COMPTE


<Alt> <X> <O> Cette commande permet de consulter les critures du compte slectionn dans la liste des comptes. Vous pouvez prciser une priode et le type d'critures prendre en compte (brouillon et/ou simulation).

Le mode cahier ne gre pas les critures en simulation.

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Menu Listes

Les prvisions
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu LISTES - commande PRVISIONS


<Alt> <L> <P> Si vous grez une comptabilit budgtaire prvisionnelle, vous devez crer des codes prvisionnels. La commande PRVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prvisionnels que vous crez. Elle vous permet de crer, modifier ou supprimer un code prvisionnel.

Crer un code prvisionnel

1. Cliquez sur le bouton

. La fentre Nouvelle prvision saffiche.

Dfinir le code et son intitul


2. Renseignez le code (qui peut tre alphanumrique et contenir 13 caractres maximum) puis indiquez l'intitul. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fentre affiche une partie supplmentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prvisions tablies pour ce code prvisionnel sur l'exercice prcdent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculs automatiquement lorsque les zones de l'onglet Budgets d'un compte sont renseignes.

Dtailler les budgets sur un ou plusieurs comptes


4. Aprs avoir dfini le code prvisionnel et son intitul, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez dfinir un budget.

Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Slectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. .

Ajouter une racine de compte


1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de slection situ la fin du bouton puis slectionnez la commande une racine. 2. Dans la fentre qui s'affiche, indiquez la racine des comptes ajouter puis cliquez sur [OK].

Dfinir le budget dun compte

La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.

1. Double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets. 3. Renseignez les diffrentes zones de l'onglet. Pour valider la cration de la prvision, cliquez sur le bouton [OK] situ en haut de la fentre. Le bouton [Crer] vous permet de valider la cration dune prvision et den recrer une autre immdiatement. En effet la fentre Nouveau compte reste active.

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Menu Listes

Modifier un code prvisionnel

1. Pour modifier un code prvisionnel, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un code prvisionnel

Pour supprimer un code prvisionnel, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

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Menu Listes

Les codes analytiques


Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
<Alt> <L> <O> Si vous grez une comptabilit budgtaire et analytique, vous devez crer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut tre associ directement un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'criture, vous pourrez galement l'affecter un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous crez. Vous pouvez partir de cette fentre crer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgtaires, ou uniquement les codes non budgtaires. Pour cela, slectionnez l'option correspondante.

Ces options sont visibles si la fonction Affiner la slection est active. Celle-ci est accessible par le bouton .

Crer un code analytique

1. Cliquez sur le bouton

. La fentre Nouveau code analytique saffiche.

2. Renseignez le code (qui peut tre alphanumrique et contenir 13 caractres maximum) puis indiquez l'intitul. 3. Pour dfinir une ventilation analytique, cochez la case Avec cl de rpartition. L'onglet Rpartition est alors visible. La rpartition plusieurs niveaux est uniquement disponible dans la version Evolution de Ciel Compta. 4. Pour grer un code analytique budgtaire, cochez la case Budgtaire. L'onglet Budget est alors visible.

Onglet Rpartition
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Une comptabilit analytique doit permettre une analyse des cots. Cette analyse peut tre ralise par fonction conomique, par moyen d'exploitation, etc. Pour raliser une rpartition, il est ncessaire de crer autant de codes analytiques que d'lments de rpartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectes trois dpartements : commercial, service aprs-vente, administration. La rpartition peut tre la suivante : 20% l'administration, 35% au service aprs-vente, 45% au service commercial.

Pour rpartir les charges entre ces 3 dpartements, vous devez au pralable crer un code analytique pour chaque dpartement. Dans cet exemple, les codes sont ADM (Administration), AP (Aprs-vente), COM (Commercial). Ces codes sont alors au niveau 2 de la rpartition. Ensuite, le budget attribu au dpartement Administration est rparti entre le service Paye et le service Comptabilit. Les codes analytiques de ces services sont galement crer ; par exemple Paye, Compta ; et constitueront le niveau 3 de la rpartition.

tablir une rpartition (niveau 2)


1. Cliquez sur le bouton .

2. Dans la fentre qui s'affiche, slectionnez le code analytique intgrer dans la rpartition. Si ce code n'existe pas, cliquez sur le bouton [Crer].

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Menu Listes 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Les codes analytiques que vous ajoutez sont de niveau 2 dans la rpartition, ce qui est indiqu dans la colonne Niveau. 4. Saisissez le pourcentage de rpartition dans la colonne correspondante. 5. Si vous voulez procder des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 6. Faites de mme pour tous les autres codes analytiques. Le total de la rpartition doit tre gal 100%.

tablir une sous-rpartition (niveau 3)


Vous pouvez rpartir le budget un 3me niveau, c'est--dire faire une sous-rpartition. 1. Slectionnez le code analytique de niveau 2 et cliquez sur le bouton .

2. Choisissez le code analytique de la rpartition de niveau 3 et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Indiquez le pourcentage de rpartition dans la colonne correspondante. 4. Si vous voulez procder des modifications en cours de saisie, cochez la case Modifier les Mt en saisie. 5. Faites de mme pour les autres codes analytiques de niveau 3. Le total de la rpartition doit tre gal 100%.

Contrler le total des rpartitions


Les rpartitions devant tre gales 100%, vous pouvez contrler vos totaux sans avoir les calculer par vous-mme. Cliquez sur le bouton . Un message vous informe si la rpartition est gale 100% ou non. Si a n'est pas le cas, il vous est indiqu le niveau o la rpartition n'est pas quilibre.

quilibrer les rpartitions


Si une rpartition n'est pas gale 100%, vous pouvez recalculer le pourcentage d'un code analytique sans avoir saisir sa valeur par vous-mme. 1. Slectionnez le code analytique pour lequel le pourcentage de rpartition est inexact. 2. Cliquez sur le bouton gale 100%. . Le pourcentage a chang automatiquement et la rpartition est

Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les priodes N et N+1.

Vous vous dplacez dans les colonnes avec la touche <Entre> ou <Tabulation>. Pour afficher les budgets de la priode N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les prfrences comptables du dossier.

Par la suite, au fur et mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgts avec ceux effectivement raliss, visualiser l'cart et le pourcentage d'atteinte du montant budgt. Pour inclure les critures en brouillon et en simulation dans les montants raliss, cochez la case
Inclure les critures en simulation/brouillon dans le ralis, dans les prfrences comptables du dossier.

Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des critures associes au code analytique. La dernire colonne totalise l'ensemble des critures sur le mois. Pour afficher les cumuls de la priode N-1, cochez la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les prfrences comptables du dossier.

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Menu Listes

Onglet Soldes valids


Les zones Dbit/Crdit seront mises jour systmatiquement chaque fois que votre brouillard sera valid. Il est impossible de les modifier manuellement.

Graphique
La visualisation graphique montre l'volution du code analytique durant une priode correspondant lexercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les critures en brouillon, en simulation ou valides. Pour valider la cration du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situ en haut de la fentre. Le bouton [Crer] vous permet de valider la cration dun code et den recrer un autre immdiatement. En effet la fentre Nouveau code analytique reste active.

Modifier un code analytique

1. Pour modifier un code analytique, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un code analytique

Pour supprimer un code analytique, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

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Menu Listes

Journaux
Menu LISTES - commande JOURNAUX
<Alt> <L> <J>

Menu MA COMPTA - commande JOURNAUX


<Alt> <M> <J> La commande JOURNAUX permet de crer, modifier ou supprimer un journal. Le logiciel vous propose, par dfaut, 5 journaux : AN journal des A-nouveaux, BQ journal de banque, HA journal des achats, OD journal des oprations diverses, VT journal de ventes. Pour raliser un suivi prcis de votre trsorerie, il est impratif de crer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires.

Crer un journal

1. Cliquez sur le bouton

. La fentre Nouveau journal saffiche.

2. Le journal est dfini par un Code (sur trois caractres alphanumriques au maximum) et un Intitul. 3. Le type de journal est ensuite prcis : Achats, Ventes, Trsorerie, Oprations Diverses, A-nouveaux. Les contrles effectus en saisie d'critures dpendent du type de journal. Par exemple, dans un journal d'achats, la saisie sur un compte de racine client est impossible.

Options
4. Le compte de contrepartie est utilis en saisie d'critures pour solder automatiquement le mouvement sur la dernire ligne d'criture. Pour utiliser la contrepartie automatique en saisie cochez la case correspondante et renseignez le Compte de contrepartie. Vous pouvez complter ce compte en renseignant le Libell au dbit et le Libell au crdit. Ils seront galement repris en saisie. Exemples Pour le journal de banque, saisissez 550000. Lors de la saisie des critures sur ce journal, vous pouvez saisir les montants dbiteurs puis les montants crditeurs. Pour quilibrer l'criture, il suffit de cliquer sur le bouton [Contrepartie]. Le solde est affect au compte 550000. Pour le journal de ventes, le compte de contrepartie peut tre le compte de TVA payer 451540. En saisie d'critures non guide (saisie des oprations diverses), saisissez le compte de ventes puis le compte clients. En cliquant sur le bouton [Contrepartie], le logiciel ajoute automatiquement la ligne d'criture qui concerne la TVA. Loption Rupture d'critures sur solde permet de changer automatiquement le numro d'criture ds que le solde des lignes est quilibr.

Gestion des numros de pice


5. Si vous souhaitez incrmenter automatiquement un numro de pice sur le journal, saisissez le Prochain n de pice utiliser. 6. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrle le numro de pice lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numro a dj t utilis par une autre criture du mme journal.

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Menu Listes 7. Pour valider la cration du journal, cliquez sur le bouton [OK] situ en haut de la fentre.

Le bouton [Crer] vous permet de valider la cration dun journal et den recrer un autre immdiatement. En effet la fentre Nouveau journal reste active.

Modifier un journal

1. Pour modifier un journal, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un journal

Pour supprimer un journal, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

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Menu Listes

Familles Top Saisie


Menu LISTES - commande FAMILLES TOP SAISIE
<Alt> <L> <F> Affecter une famille un modle de saisie permet de faciliter sa recherche dans l'assistant de saisie. La commande FAMILLES TOP SAISIE du menu LISTES regroupe les familles Top Saisie prdfinies par le logiciel et celles que vous crez.

Pour plus d'informations sur le paramtrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes), filtres,
reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE. Elle permet de crer, modifier ou supprimer une famille Top Saisie.

Crer une famille Top Saisie

1. Cliquez sur le bouton

. La fentre Nouvelle famille Top Saisie saffiche.

2. Saisissez l'intitul de la famille. 3. Dans la zone Affect , indiquez le type d'criture auquel elle est affecte en cliquant sur la flche 4. Validez la cration de la famille en cliquant sur [OK]. .

Le bouton [OK et crer] vous permet de valider la cration dune famille et den recrer une autre immdiatement. En effet la fentre Nouvelle famille Top Saisie reste active.

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Menu Listes

Modifier une famille Top Saisie

1. Pour modifier une famille Top Saisie, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer une famille Top Saisie

1. Pour supprimer une famille, slectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur le bouton [Oui].

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Menu Listes

Modles/abonnements
Menu LISTES - commande MODLES/ABONNEMENTS
<Alt> <L> <A> La commande MODLES/ABONNEMENTS du menu LISTES regroupe les modles et abonnements que vous crez.

Pour plus d'informations sur le paramtrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes), filtres,
reportez-vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE.

Principe
A partir d'une criture existante, vous pouvez gnrer un modle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amen enregistrer une criture de mme type. Vous pouvez galement programmer plusieurs critures dates fixes : il sagit dun abonnement.

Crer un modle ou un abonnement


Crer un modle
1. Cliquez sur longlet Modles de saisie puis, dans la partie gauche de la fentre, cliquez sur le type dcriture utiliser.

2. Cliquez sur le bouton La fentre de saisie saffiche. 3. Saisissez le nom du modle.

4. Pour pouvoir utiliser ce modle depuis lassistant de saisie, affectez-lui une famille. Licne la liste des familles Top Saisie existantes. 5. Saisissez lcriture modle puis validez lenregistrement du modle en cliquant sur [OK]. Le modle enregistr est visible dans la liste des modles.

ouvre

Crer un abonnement
1. Cliquez sur longlet Abonnements puis, dans la partie gauche de la fentre, cliquez sur le type dcriture utiliser.

2. Cliquez sur le bouton La fentre de saisie saffiche.

3. Saisissez le nom de labonnement puis cliquez sur le bouton

La fentre Priodicit permet de saisir les paramtres qui dterminent l'abonnement 4. Choisissez la priode pendant laquelle les critures seront gnres (zones A partir du et jusqu'au). Dfinissez la frquence laquelle elles le seront (zone Tous les). Validez vos choix en cliquant sur [OK]. 5. Dans la fentre de saisie, saisissez lcriture dabonnement puis validez lenregistrement de labonnement en cliquant sur [OK]. Labonnement enregistr est visible dans la liste des abonnements.

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Menu Listes

Modifier un modle ou un abonnement


1. Pour modifier un modle ou un abonnement, slectionnez-le dans longlet correspondant puis cliquez

sur le bouton

2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer un modle ou un abonnement


Pour supprimer un modle ou un abonnement, slectionnez-le dans longlet correspondant puis cliquez

sur le bouton

Saisir une criture partir dun modle


1. Pour saisir une criture partir dun modle, slectionnez le modle utiliser (onglet Modles de saisie)

puis cliquez sur le bouton

2. Dans la fentre qui s'affiche, vrifiez et compltez les informations puis enregistrez votre criture.

Voir Enregistrer les critures, page 138.

Passer un modle en abonnement


Vous pouvez passer le modle slectionn en abonnement sans avoir recrer et complter la totalit des informations. Le modle est alors supprim. 1. Slectionnez dans la liste le modle que vous voulez transformer en abonnement.

2. Cliquez sur le bouton

3. Saisissez le nom que vous attribuez l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fentre qui s'affiche, dfinissez la priodicit de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK].

Dupliquer le modle
Vous pouvez crer un modle similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Slectionnez dans la liste le modle que vous souhaitez dupliquer.

2. Cliquez sur le bouton

3. Saisissez le nom que vous attribuez au modle et cliquez sur le bouton [OK].

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Menu Listes

Dupliquer en abonnement
Ce bouton permet de dupliquer votre modle afin de le transformer en abonnement tout en conservant l'original. 1. Slectionnez dans la liste le modle que vous voulez passer en abonnement.

2. Cliquez sur le bouton

3. Saisissez le nom que vous attribuez l'abonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fentre qui s'affiche, dfinissez la priodicit de l'abonnement. 5. Cliquez sur le bouton [OK].

Dupliquer un abonnement
Vous pouvez crer un abonnement similaire (dupliquer) en ne changeant par exemple que le montant. 1. Slectionnez dans la liste labonnement que vous souhaitez dupliquer.

2. Cliquez sur le bouton

3. Saisissez le nom que vous attribuez labonnement et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Dans la fentre qui saffiche, dfinissez la priodicit de ce nouvel abonnement puis cliquez sur le bouton [OK].

Dupliquer en modle
Ce bouton permet de dupliquer votre abonnement afin de le transformer en modle tout en conservant l'original. 1. Slectionnez dans la liste labonnement que vous voulez passer en modle.

2. Cliquez sur le bouton

3. Saisissez le nom que vous attribuez au modle et cliquez sur le bouton [OK].

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Menu Listes

Les devises
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu LISTES - commande DEVISES


<Alt> <L> <D> La commande DEVISES du menu LISTES regroupe les devises que vous crez. Elle permet de crer, modifier ou supprimer une devise ; modifier les taux ; consulter l'volution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euro.

Crer une devise

1. Cliquez sur le bouton

2. Dans la fentre qui s'affiche, slectionnez la devise crer puis cliquez sur [OK]. La fentre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libell de la devise est propos par dfaut selon le code choisi prcdemment. Vous pouvez le modifier 4. Prcisez le nombre de dcimales autorises. 5. Dfinissez la date laquelle le taux saisi a t fix. Par la suite, aucun taux ne pourra tre dfini une date antrieure la date saisie lors de la cration de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la cration de la devise en cliquant sur [OK].

Le bouton [Crer] vous permet de valider la cration dune devise et den recrer une autre immdiatement. En effet la fentre Nouvelle devise reste active.

Modifier une devise

1. Pour modifier une devise, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer une devise

Pour supprimer une devise, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton

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Menu Listes

Infos perso.
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu LISTES - commande INFOS PERSO.


<Alt> <L> <I> Les infos perso. sont des rubriques que vous crez. Ces rubriques personnalises sont soit associes aux comptes soit aux lignes dcritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes dcritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomtre) et vos rubriques des comptes dans longlet Infos Perso. du compte (menu LISTES commande PLAN DE COMPTES). Pour crer des rubriques personnalises : 1. Slectionnez Comptes ou Lignes dcritures puis cliquez sur le bouton [Modifier les rubriques].

2. Dans la fentre qui s'affiche, cliquez sur le bouton La fentre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Indiquez un nom votre rubrique. 4. Cliquez sur

et choisissez son type parmi la liste disponible.

5. S'il s'agit d'un type Texte, prcisez ventuellement le nombre de caractres autoriss. 6. Si votre rubrique contient des valeurs numriques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des critures. Voir Totaliser des colonnes de la liste des critures,

page 74.

Vous pouvez ajouter galement une formule la rubrique, qui sera calcule en temps rel. Pour cela, cliquez sur licne afin douvrir lditeur de script.

Pour

plus de dtails sur lditeur de script et la cration des formules, reportez-vous aux Annexes, disponibles dans le menu AIDE.

7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la cration de la rubrique.

Le bouton [OK et crer] vous permet de valider la cration d'une rubrique utilisateur et den recrer une autre immdiatement. En effet la fentre Nouvelle rubrique utilisateur reste active.

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Menu Listes

Formats dimport relev


Menu LISTES - commande FORMATS DIMPORT RELEV
<Alt> <L> <R>

Menu MA COMPTA - commande FORMATS DIMPORT RELEV


<Alt> <M> <F> Cette liste regroupe les formats d'import de relev bancaire que vous crez. Il s'agit de configurer votre logiciel pour qu'il puisse dcoder les relevs bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF ou au format OFX que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi dcod, ce fichier sera utilis lors de la saisie de vos relevs bancaires. Voir Relev bancaire,

page 153.
A partir de cette liste, vous pouvez crer, modifier ou supprimer un format. Vous pouvez crer plusieurs formats, ce qui est trs utile si vous avez plusieurs banques car elles ne fournissent pas le mme format.

Crer un format dimport des relevs bancaires


Vous disposez de trois formats d'import : le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. le format QIF : Quicken Interchange Format. le format OFX : Open Financial eXchange.

1. Dans la liste des formats dimport relev, cliquez sur le bouton

. La fentre suivante saffiche :

2. Slectionnez le format du relev bancaire (Standard, QIF, OFX) en cliquant sur la flche droulante.

de la liste

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Menu Listes

Import au format Standard (Texte)


Le principe est de faire correspondre les informations du relev bancaire aux rubriques de votre logiciel Ciel.

Si votre banque vous fournit vos relevs au format Excel , vous devez auparavant les ouvrir avec Excel puis les enregistrer au format Texte.

Votre relev sera compos de colonnes, chaque colonne contenant diffrents types de donnes : montant, date, etc. Vous pouvez paramtrer jusqu 10 colonnes.

1. Indiquez quelle donne se trouve dans la premire colonne de votre fichier de relev (ouvrez-le avec Excel et observez le contenu de chaque colonne). Pour cela, double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donne correspondant au relev. 2. Oprez de mme pour chaque colonne de votre relev. La rubrique Montant est obligatoire dans un format d'import, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 3. Les relevs fournis possdent souvent des informations complmentaires dans len-tte et pied de document. Les options Ignorer les lignes de dbut et Ignorer les lignes de fin servent indiquer le nombre de lignes laisser lors de la lecture du relev. 4. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].

Import au format QIF


Contrairement au format standard (Texte), l'import au format QIF n'est pas bas sur la dfinition des colonnes du relev. 1. Dans la fentre Format d'import des relevs bancaires, choisissez le type de format QIF (Franais) ou QIF (US). La diffrence entre ces deux formats QIF est le format de la date :
Franais : format de date de type Jour/Mois/Anne US : format de date de type Mois/Jour/Anne.

2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fentre qui saffiche, saisissez le nom que vous attribuez votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format saffiche dans la liste des formats dimport relev.

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Menu Listes

Import au format OFX


Comme pour le format QIF, vous navez pas dfinir le contenu des colonnes du relev bancaire. 1. Dans la fentre Format d'import des relevs bancaires, choisissez le type de format OFX puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans la fentre qui saffiche, saisissez le nom que vous attribuez votre format. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format saffiche dans la liste des formats dimport relev.

Modifier un format dimport des relevs bancaires


1. Pour modifier un format dimport relev, slectionnez-le dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton

3. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].

Supprimer un format dimport des relevs bancaires


1. Pour supprimer un format d'import relev, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression, cliquez sur le bouton [Oui].

Dupliquer un format dimport relev


1. Slectionnez dans la liste le format dimport dupliquer.

2. Cliquez sur le bouton

3. Dans la fentre qui s'affiche, nommez la copie puis cliquez sur le bouton [Ok].

Autres actions sur les formats dimport relev


Les deux boutons permettent de renommer ou vrifier un format pralablement slectionn. L'option Voir le type coche permet de savoir si les formats d'import sont de type standard (livr avec le logiciel) ou utilisateur (crs par vous-mme).

100

Menu Listes

Autres listes
Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
<Alt> <L> <A>

Menu MA COMPTA - commande AUTRES LISTES


<Alt> <M> <T> Dans votre logiciel, les Familles Agenda, les Formes juridiques, les Titres et les Fonctions sont des tables. Une table correspond lenregistrement de divers lments, identifis principalement par des codes.

Slectionnez la liste que vous souhaitez ouvrir puis cliquez sur le bouton contenu.

pour accder son

Pour ajouter un lment une liste, slectionnez la liste puis cliquez sur le bouton

Pour modifier une liste existante, slectionnez-la puis cliquez sur le bouton

Pour supprimer une liste existante, slectionnez-la puis cliquez sur le bouton

101

Menu Immobilisations

Liste des immobilisations Familles Localisations Virements Ecritures de dotations Inventaire Rcupration Ciel Immobilisations Etats immobilisations

Menu Immobilisations

Vue densemble

Ce menu vous permet de saisir vos immobilisations, de calculer leurs amortissements et dimprimer les diffrents tats relatifs vos immobilisations.

103

Menu Immobilisations

Liste des immobilisations


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS


<Alt> <M> <I> La liste des immobilisations prsente le dtail de chacune des fiches Immobilisations crs.

A propos des immobilisations


Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Pro, il est tout fait probable que vous ayez dj amorti des immobilisations dont vous avez dclar les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord crer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procder ce que l'on nomme une reprise d'antriorit. L'option Valeur bloque de la fiche Immobilisation vous permettra de faire concider les derniers montants dclars avec la valeur rsiduelle calcule par l'application la date de dpart de l'exercice en cours. Voir Traitements,

page 110.
Par la suite, au fur et mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous crez et mettez jour les fiches Immobilisations.

La liste des immobilisations

Elle prsente le dtail de chacune des fiches Immobilisations existantes. A ce stade, vous pouvez : crer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations, raliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, recalculer les dotations la date de votre choix, effectuer un virement de poste poste, rviser une immobilisation, etc.

Vous ouvrez la fiche descriptive d'un lment en double-cliquant sur son titre dans la liste.

Afficher l'aperu
Loption Afficher laperu permet de visualiser, droite de la liste, l'aperu de l'tat standard dune fiche immobilisation ainsi que ltat Codes barres.

104

Menu Immobilisations

1. Cliquez sur le bouton

et slectionnez loption Afficher laperu.

2. Choisissez une fiche dans la liste pour voir son aperu. 3. Vous pouvez choisir un autre tat que celui de la fiche standard. Pour cela cliquez sur le bouton et slectionnez ltat de votre choix. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperu et en choisissant la commande Imprimer l'image.

105

Menu Immobilisations

Les commandes
Le bouton [Crer] vous permet de crer une immobilisation.

Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation slectionne.

Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations slectionnes. S'il y a des immobilisations qui sont utilises par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation slectionne.

Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation.

Le bouton [Rviser] permet de rviser une immobilisation sur sa valeur, sa dure ou permet la dcomposition dune immobilisation.

Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation slectionne.

Le bouton [Virement] permet deffectuer les changements de postes comptables dune immobilisation dun exercice lautre.

Le bouton permet dactiver ou non les options daffichage, dditer des graphiques, dexporter la slection, de trier les lments de la liste, dagrandir ou rduire la taille des polices, de dfinir les proprits de la liste. Vous pouvez galement activer diffrentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, CRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL.

106

Menu Immobilisations

La fiche d'une immobilisation


Activez la commande LISTE DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, double-cliquez sur la fiche ouvrir. La fiche est compose de quatre onglets.

L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Dure de l'amortissement, etc. Il dispose galement d'informations complmentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.

L'onglet Complment
Celui-ci dispose d'informations complmentaires comme la Quantit (dans le cas d'une immobilisation constitue de plusieurs lments et qui peut tre divise par la suite) et le numro de Pice comptable. Vous avez aussi la possibilit de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte.

L'onglet Plan
Cet onglet prsente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.

L'onglet Historique
Cet onglet retrace les diffrents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible.

Saisir une immobilisation


1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Crer].

Pour poursuivre la cration, reportez-vous au paragraphe Saisie dune immobilisation, page 107.
Saisie dune immobilisation
1. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur <Tabulation> ou sur <Entre>. Le curseur passe la zone suivante. 2. Saisissez un Libell. Pour notre exemple : Poste serveur. 3. Passez la zone suivante.

107

Menu Immobilisations 4. Dterminez le N de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur licne dappel de liste situe en fin de zone.

Dans longlet Fiche


5. Les informations complter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais titre dexemple, indiquez : la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique sa Localisation : Sige social son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro

6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de dbut d'amortissement a t complte avec la mme valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus frquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matriel qui est mis en service un certain temps aprs l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par dfaut, le logiciel complte la Valeur amortir du mme montant. Celle-ci peut-tre modifie si ncessaire. Quant la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement diffrente de celle de la valeur d'achat. 8. Slectionnez le taux 21 l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de slection situ la fin de la zone Taux de TVA. 9. Dans le menu local Type, slectionnez le type Linaire puis indiquez 3 ans pour la Dure de l'amortissement. Le Taux est alors calcul automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations ncessaires la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilis qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et dj partiellement amorties. Voir Traitements, page 110. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation prsente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donne. Vous pouvez changer la date tout moment, le calcul se refera alors immdiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 110.

Dans l'onglet Complment


10.Saisissez le n de Pice comptable correspondant cette immobilisation (n de la facture du fournisseur, n interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncire des entreprises). 11.Si votre immobilisation est compose de plusieurs lments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre dlments dans la zone Quantit. 12.Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilire. 13.En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considre dans certains tats que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'ventuels projets d'acquisition. Par dfaut, ces immobilisations sont ignores dans les diffrentes ditions.

Le bouton Commentaire

ouvre une fentre dans laquelle vous pouvez indiquer un ventuel com-

mentaire pour l'immobilisation affiche. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan prsente donc le plan d'amortissement correspondant l'immobilisation que vous venez de crer ; l'onglet Historique est vide.

Enregistrer limmobilisation et lcriture dachat


14.Une fois toutes les informations indiques, cliquez sur le bouton [OK]. 15.Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'criture d'achat. Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fentre vous permettant d'enregistrer l'criture s'ouvre. Renseignez les diffrentes zones puis cliquez sur [OK]. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez gnrer l'criture d'achat depuis la liste des 108

Menu Immobilisations immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).

Reprise dantriorit
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations dj partiellement amorties en bloquant la valeur rsiduelle une date donne. Cette date ne peut tre que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant la dernire clture comptable et fiscale que vous avez opre. 1. Pour effectuer une reprise d'antriorit d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloque (dans longlet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond la date du dernier bilan, soit en gnral le 31 dcembre de l'exercice prcdant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur rsiduelle dclare sur le dernier bilan (celui prcdant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel).

Mthode de calcul
La diffrence de calcul entre les deux valeurs rsiduelles peut tre rintgre de deux manires :
Etalement : elle est rpartie rgulirement sur tous les exercices, Ajustement : elle est rintgre intgralement sur le dernier exercice.

Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, anne aprs anne, et pour toute la dure de l'amortissement, les valeurs suivantes :
Valeur amortir : est gale la valeur rsiduelle de l'anne prcdente. Pour la premire anne, elle est

gale soit la valeur amortir indique sur la fiche, soit la valeur rsiduelle en cas de Valeur bloque
Dotation : indique le montant de l'annuit d'amortissement. Amortissement cumul : additionne les dotations anne par anne. Valeur rsiduelle : est gale la valeur de dbut d'anne moins le montant de la dotation.

Amortissement linaire
Dans un amortissement linaire, l'annuit dgage tout au long de la priode d'amortissement est constante. Cette annuit est calcule par rapport un taux appropri la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linaire s'effectue par rapport la date de mise en service indique dans la zone Date de dbut. Dans ce cas, la premire annuit sera rduite prorata temporis pour tenir compte de la priode coule depuis la date de mise en service jusqu' la date de clture.

Symtriquement, la dernire annuit sera galement rduite prorata temporis, si ncessaire.

Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destin compenser une dprciation subie par des lments d'actif. Dans le cas d'lments soumis une dprciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'volution de la technique, l'alas d'une fabrication, l'tat du march, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-mme le plan d'amortissement : Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque anne que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche <Entre> pour valider chaque annuit.

Amortissement dgressif
L'amortissement dgressif, calcul selon un barme spcifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'quipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hteliers (immeubles ou matriels).

109

Menu Immobilisations

Traitements
Calculer les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donne. Cela peut tre utile si vous souhaitez faire des prvisions sur une anne venir. Cette fonction met jour le fichier des immobilisations et/ou la slection des immobilisations effectue. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, dans la liste des immobilisations, slectionnez la ou les immobilisations concernes puis cliquez sur [Calculer au]. La fentre Calculer les immobilisations saffiche.

2. Par dfaut la date de fin de l'exercice est propose comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prvue cet effet ou en utilisant l'icne d'appel du calendrier . Vous noterez la prsence de l'icne en forme de triangle qui vous propose des priodes pr-programmes : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procdure de calcul. Dans la fiche de limmobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumul et Valeur rsiduelle seront alors recalculs.

Sortir une immobilisation

La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations laide du
bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matriel immobilis, vous devez procder la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values ralises et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il sagit dune cession. De la mme manire, si le matriel n'est plus utilis parce qu'il est cass, inutilisable ou obsolte, vous le sortez des immobilisations en cours. Il sagit alors dune mise au rebut.

Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manire suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, slectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fentre Sortir limmobilisation saffiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est diffrente de la date systme). 3. Slectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur [OK]. Le programme revient la liste des immobilisations. Celle qui a t mise au rebut apparat alors en rouge et sa date de sortie est indique dans la colonne Date de sortie.

Cession totale d'une immobilisation


La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manire suivante :

110

Menu Immobilisations 1. Dans la liste des immobilisations, slectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fentre Sortir limmobilisation apparat.

2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est diffrente de la date de travail). 3. Slectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vrifiez le Taux de TVA indiqu par dfaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values court et long terme, la TVA reverser et la Valeur rectifie qui servira dterminer la plus ou moins value. 6. Cliquez sur [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur [Oui]. Le programme revient la liste des immobilisations. Celle qui a t cde apparat alors en rouge et sa date de sortie est indique dans la colonne Date de sortie.

Cession partielle dune immobilisation


Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un lment. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilis sous une seule fiche. Vous pouvez cder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit tre coche dans l'onglet Complment de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.

111

Menu Immobilisations Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqu prcdemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fentre Sortie partielle de limmobilisation saffiche.

1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est diffrente de la date systme). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez prciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va crer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libell donner aux immobilisations qui rsulteront de l'opration. 4. Vous disposez de trois possibilits pour la cession partielle dune immobilisation : indiquez directement un montant correspondant la Valeur amortir. indiquez dans la zone Quantit le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procdera au calcul de la Valeur amortir. indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procdera au calcul de la Valeur amortir.

5. Cliquez sur [OK]. Vous obtenez alors la fentre propose lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procdez comme nous lavons vu prcdemment. L'immobilisation l'origine de la cession sera mise jour avec des valeurs correspondant la partie conserve. De plus, le programme mmorisera les informations principales de l'opration (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilis et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.

Enregistrer lcriture de cession


Lorsque vous avez effectu une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'criture de cession. Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fentre vous permettant d'enregistrer l'criture s'ouvre. Renseignez les diffrentes zones puis cliquez sur [OK]. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez gnrer l'criture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession).

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Menu Immobilisations

Rviser une immobilisation Modification du plan d'amortissement


Les diffrentes rgles qui peuvent entraner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : rvision de la dure d'amortissement rvision de la valeur rsiduelle ou de la valeur d'achat nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rtroactivit des plans d'amortissement.

Rvision de la dure d'amortissement


L'amortissement consiste dsormais rpartir le montant amortissable sur une dure en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la dure d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/09. La valeur amortir est =100,00 Il sagit dune immobilisation de type linaire sur une dure de 5 ans.

Aprs 2 ans d'utilisation, il est dcid d'amortir le bien sur les 2 annes qui suivent. On passe donc de 5 4 ans. A partir du 31/12/2011 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, slectionnez limmobilisation et cliquez sur le bouton [Rviser].

Vous pouvez galement cliquer sur le bouton [Rviser] partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION .

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Menu Immobilisations 2. La fentre ci-dessous saffiche. Renseignez les zones ncessaires.

On obtient alors le plan d'amortissement suivant.

Le plan est dornavant sur 4 ans. Les 2 premires annes ont conserv leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30.

Rvision de la valeur rsiduelle


Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/09. La valeur amortir est =1000,00. Il sagit dune immobilisation de type linaire sur une dure de 5 ans.

Suite un test de dprciation le 31/12/2010, la valeur rsiduelle de l'immobilisation C est estime 510 (au lieu de 600 soit une dprciation de 90). Les nouvelles dotations devront tre de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Rviser].

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Menu Immobilisations 2. La fentre ci-dessous saffiche. Renseignez les zones ncessaires.

On obtient alors le plan d'amortissement suivant :

Rvision de la valeur d'achat


Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/08. La valeur d'achat est =1000,00. Il sagit dune immobilisation de type linaire sur une dure de 5 ans. Suite des dpenses de rnovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe 1100 au 31/12/2010. Les nouvelles dotations devront donc tre de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations dj effectues au 31/12/2009)/3 annes restants amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS ou dans la FICHE DE L'IMMOBILISATION, cliquez sur le bouton [Rviser].

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Menu Immobilisations 2. La fentre ci-dessous saffiche. Renseignez les zones ncessaires.

On obtient alors le plan d'amortissement suivant.

L'approche par composant avec clatement de l'immobilisation


Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/07 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il sagit dune immobilisation de type linaire sur une dure de 10 ans A l'ouverture de l'exercice 2010, l'entreprise identifie les principaux lments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure, un composant A d'une dure prvue d'utilisation fixe 6 ans et un composant B fixe 5 ans. Structure : 7000 Composant A : 8000 Composant B : 5000

1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Rviser]. Vous pouvez galement cliquer sur le menu droulant OPTIONS et choisir la commande RVISER directement dans la fiche de limmobilisation.

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Menu Immobilisations 2. La fentre ci-dessous saffiche. Renseignez les zones ncessaires.

On obtient ensuite la fentre suivante.

3. Il est possible de modifier le libell de l'immobilisation d'origine (qui devient la structure ) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des deux composants ainsi que leur libell et leur valeur.

Il est galement possible de saisir le pourcentage de rpartition, les valeurs seront alors calcules automatiquement.

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Menu Immobilisations

On obtient la liste des immobilisations suivante

Vous devez ensuite effectuer une rvision de la dure pour les deux composants partir de l'exercice 2010 :
composant A : passage d'une dure de 10 6 ans composant B : passage d'une dure de 10 5 ans

Voir Rvision de la dure d'amortissement, page 113.

Disparition progressive de l'amortissement dgressif seul et passage la mthode drogatoire


Les plans d'amortissement des biens amortis en dgressif qui n'ont pas donn lieu la constatation d'un amortissement drogatoire devront, dans la plupart des cas, tre revus lors du passage aux nouvelles rgles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifi de faon rtrospective.

Attention ! N'hsitez pas contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une ventuelle rgularisation comptable concernant les exercices prcdents.

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Menu Immobilisations

Exemple de plan d'une immobilisation en mode dgressif

Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dgressif en linaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement drogatoire en renseignant le type fiscal Dgressif.

On obtient le plan damortissement suivant.

Historique
Ds qu'une rvision de plan d'amortissement est effectue, une ligne d'information saffiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les rvisions de valeur rsiduelle, valeur d'achat et rvision de la dure).

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Menu Immobilisations

On peut voir notamment la date laquelle a t effectue la rvision, le type de rvision effectue et l'exercice rvise. Les valeurs d'achat et le nombre d'annes sont les valeurs de l'immobilisation avant la rvision.

Remarques diverses
Ds qu'une rvision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de dbut d'amortissement, les valeurs d'achat et amortir, le mode d'amortissement, la dure, et la partie Valeur bloque. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifies : la dure (donc la date de fin et le taux d'amortissement), la valeur d'achat (donc la valeur amortir).

Il est possible d'effectuer plusieurs rvisions sur la mme immobilisation. Toutes les immobilisations rvises apparaissent en italique dans la liste des immobilisations.

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Menu Immobilisations

Familles
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES


<Alt> <M> <F> Les familles sont des attributs que vous pouvez spcifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critre de votre choix. 1. Pour crer une famille, cliquez sur le bouton [Crer]. Une nouvelle fiche apparat.

2. Saisissez le Code puis le Libell de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Dure d'amortissement qui seront affects par dfaut aux diverses immobilisations rattaches cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types damortissements, cliquez sur le triangle de slection situ la fin de la zone. 4. Pour valider la cration de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK] situ en bas de la fentre, ou sur le bouton [OK et crer] qui permet de valider la cration dune nouvelle famille et den recrer une autre immdiatement, car la fentre Nouvelle famille reste active.

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Menu Immobilisations

Localisations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS


<Alt> <M> <L> Lorsqu'une entreprise est rpartie sur plusieurs sites, il est ncessaire de prciser l'endroit o se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattaches des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spcifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critre de votre choix. 1. Pour crer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Crer] puis renseignez les zones Code et
Libell.

2. Pour valider la cration de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situ en bas de la fentre, ou sur le bouton [OK et crer] qui permet de valider la cration dune nouvelle localisation et den recrer une autre immdiatement, car la fentre Nouvelle localisation reste active.

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Menu Immobilisations

Virements
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS


<Alt> <M> <V>

Effectuer un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N de compte que vous avez affect cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte compte. 1. Slectionnez la fiche d'immobilisation concerne puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fentre Nouveau virement, prcisez la date du virement (date systme par dfaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton prsent en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.

3. Cliquez sur [OK] pour confirmer ce virement.

Le bouton [OK et crer] vous permet de valider la cration du virement et den effectuer un autre immdiatement. En effet la fentre Nouveau virement reste active.

4. Un message vous propose d'enregistrer l'criture de virement de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur [Oui]. Une fentre vous permettant d'enregistrer l'criture s'ouvre. Renseignez les diffrentes zones puis cliquez sur [OK]. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez gnrer l'criture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement.

Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les ditions suivantes : Dotations mensuelles

La liste des virements


Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS
<Alt> <M> - <V> Depuis la liste des virements, vous pouvez grer tous les virements effectus.

Supprimer un virement
1. Slectionnez le virement souhait puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].

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Menu Immobilisations

Gnrer lcriture comptable correspondant un virement


1. Slectionnez le virement souhait puis ouvrez le menu contextuel (clic droit). 2. Choisissez la commande CRITURE DE VIREMENT. 3. Une fentre vous permettant d'enregistrer l'criture s'ouvre. Renseignez les diffrentes zones puis cliquez sur [OK].

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Menu Immobilisations

Ecritures de dotations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande ECRITURES DE DOTATIONS


<Alt> <M> <E> Cette commande permet de gnrer les critures de dotations aux amortissements et les critures de rgularisation des immobilisations cdes.

Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifi le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculer les immobilisations, page 110.

1. Choisissez le journal dans lequel les critures vont tre enregistres. 2. Pour que les critures gnres soient centralises par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour gnrer les critures de rgularisation des immobilisations cdes, cochez la case Rgularisation des cessions. 3. Par dfaut, dans la partie Priode, le logiciel vous propose le calcul des dotations de lexercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez gnrer les critures. 4. Modifiez le Libell des critures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coch la case Rgularisation des cessions, indiquez le libell des critures de rgularisation dans la zone Rgul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation ce libell en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des critures (Brouillon, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton pour lancer le traitement.

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Menu Immobilisations

Inventaire
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE


<Alt> <M> <N> L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations rellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grce un systme d'tiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations prsentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un systme de lecture optique.

La gestion des codes-barres


Les codes-barres sont gnrs automatiquement partir des codes localisations et immobilisations affects lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc ncessaire pour tablir ces codes. Plusieurs types d'tiquettes associer physiquement vos localisations et vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande Etats immobilisations - Autres tats. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fentre regroupant toutes les immobilisations recenses.

Inventorier une immobilisation


Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilits : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations, ou la saisie automatique du stock physique.

Attention ! Aprs chaque saisie, l'immobilisation apparat en couleur dans la localisation spcifie :
en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, en rouge : l'immobilisation est mal localise.

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Menu Immobilisations

Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fentre saffiche :

1. Slectionnez la localisation de limmobilisation recenser. 2. Choisissez limmobilisation puis saisissez sa quantit. Si votre immobilisation nest pas divisible, la quantit est gale 1. 3. Si vous souhaitez inclure les immobilisations sorties, cochez les cases correspondantes.

Si vous saisissez deux immobilisations de mme code dans la mme localisation, la quantit de cette immobilisation augmente d'une unit.

4. Cliquez sur le bouton [OK].

Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est prfrable de possder un lecteur optique reli un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fentre qui saffiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.

Modifier la saisie de linventaire


1. Cliquez sur le signe + correspondant la localisation de limmobilisation. 2. Slectionnez limmobilisation pour laquelle le stock physique est changer. 3. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 4. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK].

Purger un inventaire
1. Pour supprimer une immobilisation inventorie, cliquez sur le signe + correspondant sa localisation. 2. Slectionnez limmobilisation pour laquelle linventaire est effacer. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].

Purger tout linventaire



Ce traitement efface toutes les saisies que vous avez effectues dans linventaire. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande PURGER TOUT LINVENTAIRE. 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].

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Menu Immobilisations

Purger une localisation


1. Dans la liste des inventaires, slectionnez la localisation souhaite et cliquez sur le bouton [Purger]. Vous pouvez utiliser la commande PURGER LA LOCALISATION du menu CONTEXTUEL (clic-droit). 2. Un message vous demande confirmation, cliquez alors sur [Oui].

Relocaliser une immobilisation


Cette commande corrige la localisation dune immobilisation mal affecte ou une immobilisation non affecte. Une immobilisation mal localise dans linventaire est affiche en rouge. 1. Slectionnez limmobilisation et cliquez sur le bouton [Relocaliser]. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue la localisation dfinie dans la fiche de limmobilisation.

Relocaliser tout linventaire


Lorsque plusieurs immobilisations sont mal localises dans linventaire, vous pouvez toutes les relocaliser en une seule fois. 1. Faites un clic droit et choisissez la commande RELOCALISER TOUT LINVENTAIRE. 2. Un message vous demande de confirmer, cliquez alors sur [Oui]. Ciel Compta attribue les localisations dfinies dans les fiches des immobilisations.

Etats de linventaire
Vous pouvez lancer diffrents tats de votre inventaire savoir les immobilisations inventories, les immobilisations non inventories ou encore exporter linventaire.

Export inventaire
Cet tat permet dexporter linventaire ou de lenvoyer par e-mail. 1. Dans la fentre Etats inventaire, cliquez sur la ligne Export inventaire. 2. Slectionnez la sortie de linventaire (Fichier ou Email) puis cliquez le bouton [OK]. 3. Selon votre choix, enregistrez le fichier dexport gnr (.DBF) ou envoyez l'e-mail contenant le fichier en pice jointe.

Immobilisations non inventories


Cet tat fait apparatre les immobilisations saisies dans le logiciel mais qui n'ont pas t inventories. La liste des immobilisations concernes apparat avec les localisations et quantits thoriques. 1. Dans la fentre liste Inventaire, cliquez sur le bouton [Etats]. 2. Dans la fentre Etats inventaire, slectionnez la ligne Immobilisations non inventories. 3. Pour obtenir un aperu de ltat lcran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement limpression de ltat, cliquez sur le bouton [Imprimante].

Inventaire
Cet tat fait apparatre, par localisation, les immobilisations rpertories avec d'une part, leur localisation thorique et, d'autre part, leur quantit thorique. Un sous-total par localisation permet d'obtenir une vue globale des immobilisations effectivement prsentes. Vous pouvez alors comparer quantitativement le rel et le thorique. 1. Dans la fentre Etats inventaire, slectionnez la ligne Inventaire. 2. Pour obtenir un aperu de ltat lcran, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement limpression de ltat, cliquez sur le bouton [Imprimante]. 3. Dans la fentre qui saffiche, choisissez les immobilisations inclure parmi les choix suivants :
Toutes les immobilisations inventories (correctes ou non),

Uniquement les immobilisations inventories correctes,

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Menu Immobilisations
Les immobilisations inventories incorrectes. Dans ce cas, choisissez si vous voulez prendre en compte

toutes les erreurs (option Dlocalises et quantits incorrectes) ou les immobilisations dlocalises dans linventaire ou les immobilisations dont les quantits sont incorrectes. 4. Cliquez sur le bouton [OK]

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Menu Immobilisations

Rcupration Ciel Immobilisations


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande RCUPRATION CIEL IMMOBILISATIONS


<Alt> <M> <R> Cette fonction permet de rcuprer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. 1. Dans la fentre qui s'affiche, slectionnez le dossier rcuprer.

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Menu Immobilisations

Etats immobilisations
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu IMMOBILISATIONS - commande TATS IMMOBILISATIONS


Cette commande regroupe tous les tats disponibles lis la gestion de vos immobilisations : Dotations, Plus et Moins values, TVA reverser, Tableau des immobilisations, Export des immobilisations, Stats immobilisations, Autres tats : tiquettes, immobilisations par compte, etc.

Dotations
Menu ETATS - commande TATS IMMOBILISATIONS - DOTATIONS
Cette commande permet d'diter un tat des dotations par compte ou par immobilisation. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui que vous souhaitez imprimer.

Si vous cochez la case Voir les commentaires et Voir la vignette, le descriptif de ltat slectionn et son aperu saffiche droite de la fentre.

les dotations par compte : dotations par compte pour le mois en cours, depuis le dbut de l'exercice et pour l'exercice en cours. les dotations par compte (dtailles) : dtail des dotations par compte pour le mois en cours, depuis le dbut de l'exercice et pour l'exercice en cours. des dotations par immobilisation : dotations par immobilisation pour le mois en cours, depuis le dbut de l'exercice et pour l'exercice en cours.

2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre.

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Menu Immobilisations La fentre de paramtrage de ltat saffiche.

3. Slectionnez la date prendre en compte.

Vous pouvez prendre en compte les immobilisations en mode simulation en cochant la case correspondante.

4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].

Plus et moins values


Menu ETATS - commande TATS IMMOBILISATIONS - PLUS ET MOINS VALUES
Une plus ou moins value est la consquence de la sortie d'une immobilisation inscrite l'actif d'une entreprise (par exemple le fonds de commerce). Cette commande vous permet d'diter un tat des plus et moins value une date prcise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre. 2. Saisissez la date prendre en compte. 3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].

TVA reverser
Menu ETATS - commande TATS IMMOBILISATIONS - TVA REVERSER
Cette commande vous permet d'diter un tat de la TVA reverser l'administration fiscale. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre. 2. Saisissez la date prendre en compte. 3. Slectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Tableau immobilisation
Menu ETATS - commande TATS IMMOBILISATIONS - TABLEAU IMMOBILISATIONS
Cette commande vous permet d'diter un tableau des immobilisations une date prcise. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre. 2. Saisissez la date prendre en compte. 3. Slectionnez le format de sortie puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

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Menu Immobilisations

Export immobilisations
Menu ETATS - commande TATS IMMOBILISATIONS - EXPORT IMMOBILISATIONS
Cette commande vous permet de gnrer un fichier d'export des immobilisations au format Txt. 1. Slectionnez le rpertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.

Statistiques immobilisations
Menu ETATS - commande TATS IMMOBILISATIONS - STATISTIQUES
Cette commande vous permet d'diter un tat des statistiques des immobilisations. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre. 2. Dans la fentre Saisie des valeurs, slectionnez les valeurs prendre en compte.

Pour inclure les immobilisations sorties avant la date de calcul, cochez la premire option. Pour inclure les immobilisations sorties sur lexercice de la date de calcul, cochez la deuxime option

3. Choisissez le critre de regroupement (par comptes, par localisations, par familles). 4. Saisissez la date de calcul prendre en compte. Cochez ventuellement les options concernant les immobilisations sorties. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. Slectionnez le format de sortie du fichier. 6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.

Autres tats
Menu ETATS - commande TATS IMMOBILISATIONS - AUTRES TATS
Vous avez d'autres choix d'ditions concernant les immobilisations. Vous pouvez imprimer les fiches des immobilisations, des tiquettes, la liste des immobilisations par compte etc. Certains de ces tats ne ncessitent pas de dfinir les critres imprimer.

Les tats avec critres de slection


Immobilisations par compte
1. Choisissez les Comptes prendre en compte.

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Menu Immobilisations 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice prcdent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK].

Immobilisations par famille, par localisation


1. Choisissez, selon l'tat, les Familles ou Localisations prendre en compte. 2. Indiquez la Date de calcul des dotations de vos immobilisations. 3. Si vous souhaitez inclure des immobilisations sorties sur l'exercice prcdent et/ou sur la date de calcul, cochez les options correspondantes. 4. Cochez l'option Avec les immobilisations en mode simulation, si vous voulez en tenir compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK].

Immobilisations drogatoires par compte


Les critres de slection sont les mmes que ceux de l'tat Immobilisations par compte. La seule diffrence est qu'il n'est pas possible d'inclure les immobilisations en mode simulation.

Liste des immobilisations


1. Cochez le critre de tri de votre choix (par famille, par fournisseur, pas de tri, etc.) 2. Indiquez si vous souhaitez inclure les immobilisations en mode simulation en cochant l'option Oui ou Non. 3. Cliquez sur le bouton [OK].

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Menu Saisies

Lassistant Top Saisie Enregistrer les abonnements Encaisser un montant, Rgler un montant Facture/Note de crdit client ou fournisseur (saisies guides) Encaissement, Paiement (saisies guides) Relev bancaire Saisie des A-nouveaux Saisie Standard, Saisie Opration diverse Saisie en devises

Menu Saisies

Vue densemble

La saisie des critures est une tape obligatoire dans la tenue de votre comptabilit. Pour cela, vous disposez : de l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modles de saisie, de grilles de saisies guides : FACTURE/NOTE DE CRDIT CLIENT, FACTURE/NOTE DE CRDIT FOURNISSEUR, ENCAISSEMENT, PAIEMENT, de la grille de saisie standard, de la saisie des oprations diverses.

Si vous tenez une comptabilit en devises trangres, la commande SAISIE EN DEVISES vous permet deffectuer vos saisies avec la devise de votre choix. Vous pouvez consulter la liste de toutes vos critures et les modles de pices comptables dj paramtres. Dans le cadre d'une comptabilit analytique, vous visualisez vos critures analytiques via la liste des critures. Ce menu vous permet galement de saisir des A-nouveaux, des relevs bancaires ou encore denregistrer les critures dabonnements.

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Menu Saisies

Gnralits sur les saisies


Les diffrents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pices que vous tes amen enregistrer, vous pouvez utiliser l'un des diffrents modes de saisie mis votre disposition. Vous pouvez galement effectuer les oprations de saisie les plus courantes via l'assistant TOP SAISIE qui vous propose plusieurs modles de saisie.

Voir Lassistant Top Saisie, page 143.

Les saisies guides

Menu SAISIES - commandes FACTURE/NOTE DE CRDIT VENTE, FACTURE/NOTE DE CRDIT ACHAT, FINANCIERS
Ce mode de saisie vous guide dans la saisie de vos pices comptables en prsentant des libells plus complets et explicites sur les informations que vous devez saisir. La saisie des diffrentes lignes d'critures est automatise l'aide des paramtrages par dfaut, dfinis en cration de dossier, dans le Plan de comptes et les Journaux. Il existe quatre types de guides de saisie correspondant des oprations courantes : facture/note de crdit client : pour enregistrer les factures ou notes de crdit mis vos clients facture/note de crdit fournisseur : pour enregistrer les factures ou notes de crrdit de vos fournisseurs, prestataires, etc. financier : pour enregistrer les rglements des factures ou notes de crdit clients et pour enregistrer les rglements que vous effectuez vos fournisseurs.

Voir Les saisies guides, page 148.

La saisie standard

Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD


<Alt> <S> <S> Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pices et critures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez dfinir les informations gnrales de la pice (date, code journal, numro de pice, etc.) puis les informations des diffrentes lignes qui la composent (compte, libell, montant, etc.).

Voir Saisie standard, page 159.


Plusieurs moyens sont mis votre disposition pour faciliter la saisie des critures.

Reportez-vous au chapitre Les Prfrences du manuel lectronique Annexes disponible depuis le menu
AIDE.

La saisie des oprations diverses

Menu SAISIES - commande SAISIE DOPRATIONS DIVERSES


Avec le mode SAISIE DOPRATIONS DIVERSES, vous pouvez saisir les lignes de pices sans guide.

Voir Saisie standard et saisie oprations diverses, page 159.

La saisie en devise
Si vous tenez une comptabilit en devises trangres, le menu SAISIE EN DEVISES vous permet deffectuer vos saisies avec la devise de votre choix.

Voir La gestion des devises, page 166.

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Menu Saisies

La palette dinformations
A partir d'une fentre de saisie d'criture, bouton [Palette].

Afin de disposer en permanence des informations comptables sur la pice en cours de saisie, une fentre, nomme Palette d'informations, prsente les donnes suivantes : Lindication Nouveau est affiche lorsque vous saisissez une nouvelle pice. Lorsque vous revenez sur une criture dj saisie, en travail sur un compte par exemple, le numro du mouvement sur le nombre total de mouvements existants est prsent. Total des critures dbitrices du mouvement. Total des critures crditrices du mouvement. Solde dbiteur du mouvement ou du compte. Solde crditeur du mouvement ou du compte. Numro du compte imput la ligne sur laquelle est plac le curseur. Solde dbiteur des critures (en brouillard et valides) du compte affect la ligne. Solde crditeur des critures (en brouillard et valides) du compte affect la ligne.

Mouvement

Dbit Crdit Solde D Solde C Compte Solde B + V D Solde B + V C

Pour dplacer la palette d'informations


Cliquez dessus, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfonc, glissez-la jusqu' l'emplacement voulu.

Pour masquer la palette d'informations


Vous avez deux possibilits : Activez le menu contextuel (clic droit sur la palette) puis slectionnez la commande MASQUER LA PALETTE D'INFORMATION.

Cliquez sur le bouton

situ en haut de la fentre.

Enregistrer les critures


Indpendamment du mode de saisie utilis, lorsque la pice est saisie et solde vous devez l'enregistrer en comptabilit, soit de manire provisoire, soit de manire dfinitive. La mthode d'enregistrement de la pice dtermine le type de l'criture. Pour enregistrer une criture, slectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer] :

Brouillon

Les critures enregistres dans le brouillard de saisie peuvent tre modifies tout moment.

Dans la liste des critures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillon dans la colonne Statut.

138

Menu Saisies Le brouillard de saisie peut tre imprim par la commande BROUILLON du menu ETATS. Lorsque les critures sont contrles, vous pouvez procder la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLON du menu TRAITEMENTS.

Validation
Les critures valides sont enregistres dfinitivement en comptabilit.

Dans la liste des critures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne
Statut.

Pour annuler une criture valide, vous pouvez, selon le cas : annuler l'ensemble des lignes de l'criture en effectuant une contrepassation, modifier le numro de compte d'une des lignes d'critures en ralisant une extourne ou une rimputation de compte.

Simulation
Les critures de simulation peuvent tre utilises pour enregistrer des montants prvisionnels, afin d'obtenir une vue anticipe du rsultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insrer les lments d'un march ventuel ; etc.

Dans la liste des critures, les critures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut.

Comme les critures en brouillard, elles sont provisoires et, ce titre, elles peuvent tre modifies. Elles peuvent tre ou non incluses dans les diffrents tats.

Vous pouvez modifier le sens dune saisie rapide ou guide en slectionnant loption Facture ou Note de
crdit dans la fentre de lcriture. Et, noubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe lcriture dans lautre sens : au dbit ou au crdit.

Si ces critures s'avrent correctes, vous pouvez les enregistrer dfinitivement en comptabilit par la commande VALIDATION BROUILLON du menu TRAITEMENTS.

Si vous enregistrez un rglement ou un encaissement dont le montant total est diffrent du montant rgl ou encaiss et que vous avez activ la gestion automatique de l'cart dans les paramtres comptables, la fentre Gestion de l'cart sur le rglement s'affiche. Vous devez alors indiquer comment le logiciel doit considrer l'cart. Voir Cas de la gestion automatique des carts de rglement, page 152.

A propos des critures analytiques


Vous pouvez demander lappel automatique de la grille de saisie analytique lorsque vous enregistrez des critures de type analytique. Pour cela : 1. Activez le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRFRENCES - Comptabilit - Analytique. 2. Cochez la case Appel automatique de la grille de saisie analytique. Au moment de lenregistrement dune criture analytique, un message vous propose de modifier la rpartition analytique. Si vous optez pour [Oui], vous accdez alors la fentre de Saisie analytique.

Voir Grer les critures analytiques en grille de saisie, page 139.

Grer les critures analytiques en grille de saisie


Dans le cadre d'une criture analytique, votre logiciel vous permet de visualiser et de modifier directement en grille de saisie vos montants ou vos pourcentages. 1. Saisissez votre criture (quel que soit le mode de saisie choisie).

139

Menu Saisies 2. Enregistrez l'criture en brouillard ou en simulation. A l'enregistrement un message vous informe que vous pouvez modifier les rpartitions analytiques.

Pour cela, vous devez avoir coch la case Appel automatique de la grille de saisie analytique dans les prfrences comptables du menu DOSSIER (option Analytique).

3. Le cas chant, cliquez sur le bouton [Oui]. La fentre de saisie de votre criture analytique s'ouvre. Cette fentre est compose de deux parties distinctes : Dans une premire zone, le montant rpartir ainsi que le montant restant rpartir sont affichs. Dans la seconde zone, vous pouvez visualiser les lments de la rpartition. Ces lments sont modifiables si et seulement si vous avez pralablement coch l'option Possibilit de modification des montants en saisie lors de la rpartition budgtaire.

A chaque niveau de rpartition est associe une couleur. Les informations sont affiches en rouge quand il s'agit d'un 1er niveau de rpartition. Les informations sont affiches en bleu quand il s'agit d'un 2me niveau de rpartition. Les informations sont affiches en gris quand il s'agit d'un 3me niveau de rpartition.

1. Double-cliquez dans les zones montant ou pourcentage rel pour modifier les lments de la rpartition. 2. Vous pouvez oprer des modifications sur les pourcentages ou les montants en utilisant les boutons suivants : [100%] applique le pourcentage de 100% sur la ligne slectionne. [Equilibre] tablit l'quilibre budgtaire sur la ligne slectionne. [Pourcentage original] restaure les donnes aprs modification.

3. Confirmez votre saisie en cliquant sur le bouton [Valider]. Pour quitter la saisie sans prendre en compte les modifications, cliquez sur [Annuler].

Grer automatiquement les encours client en saisie


La notion d'encours est exploite dans les fiches tiers du plan de comptes en dfinissant un encours maximum autoris chacun des clients concerns. En fonction des encours ainsi dfinis, vous pouvez faire ressortir les clients ayant dpass cet encours autoris via l'tat ENCOURS CLIENTS. Votre logiciel vous permet, pendant la saisie de vos critures, d'tre averti automatiquement lorsque cet encours maximum autoris est dpass.

Paramtrages et vrifications pralables avant saisie


Avant d'effectuer une saisie d'critures : 1. Cochez la case Afficher lalerte encours client, menu DOSSIER, commandes OPTIONS - PRFRENCES COMPTABILIT, Options de saisie. 2. Cochez galement la case Inclure les critures en brouillard dans l'encours client si vous voulez inclure les critures en brouillard dans le calcul de l'encours. Dans le cas contraire, seules les critures valides seront prises en compte. 3. Dans le plan de comptes, vrifiez qu'un encours maximum autoris est bien dfini pour les clients concerns.

Utilisation en saisie
Si vous saisissez un montant suprieur l'encours maximum que vous avez autoris pour le client concern, un message d'alerte vous avertissant de l'encours dpass s'affiche. Vous pouvez alors annuler la saisie en cliquant sur le bouton [Non] ou continuer en cliquant sur le bouton [Oui].

140

Menu Saisies

Dfinir et utiliser des comptes de contrepartie


en saisie standard ou opration diverse
Pour chaque journal que vous utilisez, vous pouvez dfinir : un compte de contrepartie, le libell qui sera affect au dbit de l'criture, le libell qui sera affect au crdit de l'criture, le prochain numro de pice affecter l'criture impute au journal.

En saisie des critures, le numro de pice suivant la dernire pice enregistre dans le mme journal est propos par dfaut dans la zone Pice N. Il est galement repris comme N Pointage. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Contrepartie], le Compte de contrepartie dfini pour le journal est automatiquement imput la ligne en cours de saisie. Le montant permettant de solder le mouvement est imput au dbit ou au crdit selon le cas.

Solder la pice sur la dernire ligne d'criture


en saisie standard ou opration diverse
Pour qu'une pice soit enregistre dans le brouillon, en simulation ou valide, elle doit tre quilibre, c'est--dire que le total des lignes dbitrices doit tre strictement identique au total des lignes crditrices. Lorsque vous enregistrez la dernire ligne d'criture d'une pice, cliquez sur le bouton [Solde] pour calculer le montant permettant de l'quilibrer. Il renseigne automatiquement la zone Dbit ou Crdit selon le cas.

Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1



partir d'une zone de slection du code analytique. Vous pouvez ventiler des critures sur plusieurs codes analytiques, un seul niveau, avec le mme montant ou avec une rpartition du montant. Lorsque vous cliquez sur licne , la fentre suivante saffiche :

Le montant global est rappel en haut de la fentre. 1. Vous pouvez soit rpartir 100% du montant global avec un code analytique soit rpartir en plusieurs codes analytiques. Afin de vous aider dans cette saisie, les totaux des colonnes sont affichs par dfaut. Si la totalisation ne saffiche pas, placez votre souris dans la colonne Montant ou % et faites un clic-droit puis slectionnez la commande TOTALISER. Le total s'affiche alors en bas de la colonne. 2. Cliquez dans la colonne Code analytique et slectionnez le premier code analytique sur lequel l'criture est rpartie. Par dfaut, le montant global est repris dans la colonne Montant et le Pourcentage est 100%. 141

Menu Saisies 3. Saisissez le Pourcentage ou le Montant de rpartition. Le logiciel calcule automatiquement le montant ou le pourcentage, selon la colonne que vous avez renseigne. 4. Rptez la procdure pour tous les autres codes analytiques affecter. 5. Cliquez sur le bouton [Equilibrer] pour complter la dernire ligne ou pour ajuster une rpartition qui ne tombe pas juste. Exemple : Le total d'une dpense est gal 46,99 euros. Cette dpense est rpartie sur les deux codes analytiques COM et ADM, 50% chacun. Aprs la saisie du pourcentage sur les 2 lignes, le montant est arrondi 23,50 euros. Le total de la rpartition est de 47 euros donc suprieur au montant global. Si un montant est modifi manuellement, le pourcentage change galement, comme ci-dessous :

En utilisant le bouton [Equilibrer], le pourcentage est conserv et le montant rajust automatiquement. 6. Une fois que vous avez fini, cliquez sur le bouton [OK].

Ventiler sur plusieurs comptes



partir d'une zone de slection dun compte - icne . Vous pouvez ventiler des critures sur plusieurs comptes. Pour information, le montant global est affich en haut de la fentre ainsi que le montant restant affecter.

Le total des rpartitions doit tre gal au montant global de l'opration.

1. Cliquez dans la colonne Ncompte et slectionnez le premier compte sur lequel l'opration est rpartie. La zone Intitul du compte est renseigne automatiquement lorsque vous passez une autre zone. 2. Saisissez le Montant de la rpartition. 3. Si vous tenez une comptabilit analytique, slectionnez le Code analytique correspondant l'opration. Licne qui saffiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet daffecter plusieurs codes analyti-

ques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 141. 4. Procdez l'identique pour les autres comptes sur lesquels l'opration doit tre ventile. 5. Une fois que vous avez termin, cliquez sur le bouton [OK].

142

Menu Saisies

Lassistant Top Saisie


Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
<Alt> <S> <T> L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les oprations les plus courantes (critures de vente et d'achat, rglements clients et paiements fournisseurs, oprations bancaires, etc.) l'aide de modles.

Vous devez au pralable crer des modles de saisie afin de pouvoir utiliser lassistant Top Saisie.

Voir Crer un modle ou un abonnement, page 93.


1. Cochez l'option Ne pas afficher l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement chaque ouverture de dossier.

2. Slectionnez l'opration que vous souhaitez effectuer puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Dans la fentre qui s'affiche, prcisez votre choix en slectionnant l'une des oprations proposes, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. Une liste de modles correspondant au type de l'opration que vous avez prcdemment choisie s'affiche. Slectionnez un modle puis cliquez sur le bouton [OK]. 5. La grille de saisie correspondant au modle que vous avez slectionn s'ouvre. Saisissez votre opration en compltant les lignes d'criture.

Consultez laide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.

143

Menu Saisies

Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modles d'oprations les plus frquemment utilises. Vous pouvez ainsi vous entraner paramtrer les crans de saisie.

Les factures
Une facture d'achat
Je reois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat TTC au crdit du compte Fournisseur. TTC au crdit du compte Banque/CCP/Caisse. HT au dbit du compte Achats. TTC au dbit du compte Fournisseur. TVA au dbit du compte TVA rcuprer.

Une facture de vente


J'envoie une facture de vente TTC au dbit du compte Client. HT au crdit du compte Ventes. TVA au crdit du compte TVA payer. Mon client me paye TTC au dbit du compte Banque/CCP/ Caisse. TTC au crdit du compte Client.

Il est intressant de passer les critures sur les comptes Clients et Fournisseurs ds la rception ou l'mission d'une pice commerciale. En effet, mme si le rglement est effectu ultrieurement, vous savez tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit

Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dpenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. J'enregistre une note dessence Montant TTC au crdit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au dbit du compte Carburant. Montant TVA au dbit du compte TVA rcuprer. J'enregistre une dpense de papeterie Montant TTC au crdit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant HT au dbit du compte Fournitures de bureau. Montant TVA au dbit du compte TVA rcuprer.

Factures payer par effet


Il peut tre intressant dans la comptabilit de mettre en vidence les traites payer ou recevoir. Il faut pour cela crer deux comptes : 441xxx Effets payer. 401xxx Effets recevoir.

Je reois une facture que je paye en renvoyant une traite Montant TTC au crdit du compte Fournisseur. Montant HT au dbit du compte Achats. Montant TVA au dbit du compte TVA rcuprer. Montant TTC au dbit du compte Fournisseur. Mme somme au crdit du compte Effets payer avec comme libell Traite Dupont et la date d'chance.

144

Menu Saisies Le compte Fournisseur est donc sold puisque vous l'avez pay avec une traite. Et dans le compte Effets payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs diffrentes chances. La traite est retire de mon compte l'chance Montant de la traite au crdit du compte Banque/CCP. Mme somme au dbit du compte Effets payer. Pour les effets recevoir, c'est--dire les traites que les clients vous envoient, procdez de la mme manire en prenant garde au sens dbit/crdit des critures.

La TVA
Lors de l'dition de l'tat TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opration comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le rgime rel normal. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) TVA payer sur les ventes de septembre au dbit du compte TVA payer. TVA rcuprer sur les immobilisations de septembre au crdit du compte TVA sur immobilisations. TVA rcuprer sur les achats de septembre au crdit du compte TVA rcuprer. Le Solde, c'est--dire la TVA payer, au crdit du compte TVA payer. Je paye cette TVA au Ministre des Finances Montant de la TVA payer au crdit du compte Banque/CCP/Caisse. Montant de la TVA payer au dbit du compte TVA payer. Le compte TVA payer est donc sold l'issue de cette procdure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA rcuprer que de TVA payer, c'est--dire que j'ai un CREDIT de TVA. J'ai un crdit de TVA TVA apyer sur les ventes de septembre au dbit du compte TVA payer. TVA rcuprer sur les immobilisations de septembre au crdit du compte TVA sur immobilisations. TVA rcuprer sur les achats de septembre au crdit du compte TVA rcuprer. Crdit du compte TVA obtenu au dbit du compte Crdit de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. J'ai un crdit de TVA TVA payer sur les ventes d'octobre au dbit du compte TVA payer. TVA rcuprer sur les immobilisations d'octobre au crdit du compte TVA sur immobilisations. TVA rcuprer sur les achats d'octobre au crdit du compte TVA rcuprer. Solde du crdit de TVA au crdit du compte Crdit de TVA. Le Solde, c'est--dire la TVA payer, au crdit du compte TVA payer.

145

Menu Saisies

Enregistrer les abonnements


Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS
<Alt> <S> <B> Cette liste affiche les critures priodiques arrives chance mais qui ne sont pas encore enregistres. Exemple Vous crez le 15 du mois, une opration dont l'chance est au 5 et dont la date de dbut est dans ce mme mois. Il en rsulte une chance qui n'a pas encore t enregistre : celle du mois courant. Vous pouvez alors provoquer cet enregistrement.

Pour visualiser ces abonnements, vous devez avoir coch la case Activer l'criture automatiquement (dans la fentre Priodicit) lors du paramtrage de labonnement. Voir Crer un abonnement, page 168. Pour que la liste des critures priodiques enregistrer s'affiche automatiquement l'ouverture de votre dossier, cochez la case Lancer Enregistrer les abonnements l'ouverture du fichier.

Slectionnez les oprations enregistrer puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Modifier une criture dabonnement

1. Slectionnez lcriture dabonnement dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Passer une criture dabonnement plus tard


Pour repousser l'enregistrement d'une criture dabonnement, slectionnez-la dans la liste puis cliquez

sur le bouton

146

Menu Saisies

Passer une criture dabonnement maintenant


1. Pour enregistrer immdiatement une criture dabonnement, slectionnez-la dans la liste puis cliquez

sur le bouton

2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Enregistrer toutes les critures


Pour enregistrer toutes les critures immdiatement.

1. Cliquez directement sur le bouton

sans slection dcritures.

2. Un message vous demande de confirmer l'enregistrement de toutes les critures. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

147

Menu Saisies

Les saisies guides


Dans ce mode de saisie, les informations sont proposes par dfaut selon les paramtres du dossier dfinis pour les racines de comptes et selon les valeurs indiques par dfaut dans les prfrences comptables.

Reportez-vous au chapitre Les Prfrences du manuel lectronique Annexes disponible dans le menu
AIDE.

Saisir une facture / une note de crdit client ou fournisseur en mode saisie guide
Menu SAISIES - commande FACTURE/NOTE DE CRDIT VENTE ou FACTURE/NOTE DE CRDIT ACHAT
<Alt> <S> <C> pour les clients et <Alt> <S> <F> pour les fournisseurs Les saisies guides dune facture ou dune note de crdit, client ou fournisseur, sont semblables. Les diffrences sont : le choix du destinataire de la facture ou de la note de crdit : client ou fournisseur. le sens de lcriture : au crdit ou au dbit. Le sens de lcriture varie selon la saisie que vous choisissez : une note de crdit ou une facture.

Exemple Grille de saisie guide Facture/Note de crdit client

1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou une Note de crdit. 2. Choisissez si le libell de l'criture correspondra l'intitul du compte ou sera libre, en cochant l'une des deux options.

Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplmentaire vous permet de choisir la devise utiliser.

3. Le code du Journal est propos par dfaut et doit correspondre un journal de type ventes ou achats (selon le cas). Si ce nest pas le cas, cliquez sur l'icne d'appel de liste puis slectionnez le journal adquat dans la liste propose. prsente en fin de zone,

148

Menu Saisies 4. Renseignez la zone Client ou Fournisseur en fonction de la grille slectionne. Vous obtenez la liste des comptes en cliquant sur l'icne du numro. . Le libell du compte est automatiquement affich ds validation

Vous pouvez consulter le compte client ou fournisseur sans quitter la fentre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client ou Fournisseur et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE.

Le N Facture ou NNote de crdit correspond au numro de pice. Ce n'est pas une zone obligatoire. Il correspond gnralement au numro de pice indiqu sur la facture ou la note de crdit. Le bouton , situ la fin de la zone Libell, permet de saisir un commentaire pour l'criture.

5. La Date du jour est propose comme date du mouvement. Modifiez-la ventuellement. Si vous avez paramtr une gestion des chances pour ce compte, la date Echance est alors automatiquement calcule selon la date de la facture. 6. Dans la zone Rf. pointage/let, le numro de facture est propos par dfaut pour effectuer le lettrage de cette facture avec le rglement que vous enregistrerez. Vous pouvez le modifier.

Les deux zones Echance et Pointable doivent tre coches dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie.

7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqu sur la fiche du compte concern. S'il est dclar comme zone saisir obligatoirement (en paramtrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseign cette zone. L'icne permet de slectionner un code analytique et licne daffecter plusieurs codes analy-

tiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 141. 8. Saisissez le montant de la facture dans la zone Total TTC puis appuyez sur la touche <Entre>.

Ventiler sur plusieurs comptes


Par dfaut, l'option Ventiler sur ...Plusieurs comptes est active. Dans la grille de saisie, le compte de contrepartie apparat sur la premire ligne active dans la colonne N
de compte. Le logiciel calcule alors le Montant HT, le Taux de TVA et propose le Compte de TVA pour les lignes

de contrepartie. 1. Si un compte de TVA est attribu au compte de produit ou de charge que vous saisissez et que le taux de TVA affich par dfaut est diffrent, un message vous demande de confirmer lapplication du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

Dans le cas o vous avez affect un compte de TVA sur le compte client ou fournisseur et galement un compte de TVA sur le compte de charge ou de produit, cest toujours le compte de TVA du compte de charge ou de produit qui est retenu en priorit.

2. Saisissez le deuxime compte en cliquant sur le bouton calcule alors automatiquement.

. Le solde du montant HT se

3. Procdez l'identique si le montant doit tre ventil sur plus de deux comptes.

Ventiler sur un seul compte


Pour ventiler sur un seul compte, activez l'option Ventiler sur ...Un compte. Vrifiez le compte de contrepartie automatiquement imput l'criture s'il a t dfini ou slectionnezle en cliquant sur l'icne . Si un compte de TVA est attribu au compte de charge ou de produit que vous indiquez et que le taux de TVA affich par dfaut est diffrent, un message vous demande de confirmer lapplication du taux de TVA. Cliquez alors sur le bouton [Oui].

149

Menu Saisies

Gnrer un modle ou un abonnement


Voir Crer un modle, page 168. Voir Crer un abonnement, page 168.

Enregistrer lcriture

Lcriture est enregistre au dbit pour une facture client, un avoir fournisseur et au crdit pour un avoir client, une facture fournisseur.

Voir Enregistrer les critures, page 138.

Effacer lcriture

Le bouton

permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.

La palette dinformations

Le bouton permet dafficher la palette dinformations concernant les informations comptables sur la pice en cours de saisie.

Voir La palette dinformations, page 138.

Paiement et Encaissement

Menu SAISIES - commande FINANCIERS Les Financiers permettent d'enregistrer respectivement les rglements de vos fournisseurs et ceux de vos clients. 1. Le libell de lcriture de paiement ou dencaissement peut correspondre lintitul du compte ou lintitul que vous saisirez dans la zone Libell. En fonction de votre choix, cochez lune des deux options : Libell=intitul du compte ou Libell libre.

Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplmentaire vous permet de choisir la devise utiliser.

2. Le code du Journal est propos par dfaut et doit correspondre un journal de type ventes ou achats. Si ce nest pas le cas, cliquez sur l'icne d'appel de liste le journal adquat . prsente en fin de zone puis slectionnez

3. Slectionnez le compte Client ou Fournisseur en cliquant sur l'icne

Vous pouvez consulter le compte client sans quitter la fentre de saisie. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris dans la zone Client et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER
LE COMPTE.

4. Passez la zone suivante. Votre logiciel dtecte alors les factures non rgles sur le compte que vous venez de slectionner. Ceci afin de vous faciliter la saisie du rglement et les oprations de lettrage.

150

Menu Saisies

Les factures correspondent aux rglements enregistrer


1. Cliquez sur la (ou les) facture(s) correspondant au rglement enregistrer. Si le rglement concerne plusieurs factures, procdez leur slection en appuyant simultanment sur la touche <Ctrl> et en cliquant sur les lignes concernes. 2. Cochez la case Lettrage la validation de l'criture pour lettrer automatiquement la facture et son rglement. 3. Cliquez sur le bouton [Rgler]. Le logiciel rcupre alors des informations des mouvements slectionns. 4. Vous revenez la fentre Paiement ou Encaissement. Compltez les zones suivantes : la Date du rglement, le Libell, le N de la Pice et le numro de compte Banque.

Les factures ne correspondent pas aux rglements enregistrer


Si aucune des factures prsentes dans la liste des critures non lettres ne correspond au rglement que vous voulez enregistrer : 1. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Vous revenez la fentre Paiement ou Encaissement. 2. Renseignez les diffrentes zones de la pice : la Date de lcriture : la date du jour est propose par dfaut. Vous pouvez la modifier. Si vous avez paramtr une gestion des chances pour ce compte, la date Echance est alors automatiquement calcule selon la date de la facture. le paiement : cliquez sur l'icne d'appel de liste cliquez sur [OK]. et slectionnez le mode de paiement utilis puis

la Date de valeur : correspond la date relle dencaissement. Celle-ci diffre de la Date de lcriture lorsque vous enregistrez une criture avant le dpt la banque. le N de Pice : cette zone nest pas obligatoire et celle-ci ne saffiche pas si votre mode de paiement est le chque. Ce numro correspond gnralement au numro de pice indiqu sur la facture. Le bouton , situ la fin de la zone Libell, permet de saisir un commentaire pour l'criture.

le Libell : Si, dans la zone Option de la fentre, vous avez coch Libell=intitul du compte, le libell du compte est automatiquement affich dans cette zone. Dans le cas contraire, saisissez un libell.

151

Menu Saisies la rfrence pointage/let : le numro de la pice est report par dfaut dans cette zone et servira pour lettrer cette facture avec le rglement que vous enregistrerez en fonction de son pointage. Vous pouvez le modifier. le code analytique : si le code analytique par dfaut est indiqu dans la fiche du compte concern, celui-ci s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. S'il est dclar comme zone saisir obligatoirement (en paramtrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseign cette zone. Licne permet daffecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur

plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 141. le montant total de la facture en TTC. le montant rgl : cette zone ne saffiche que si, dans les paramtres comptables, vous avez coch la case Gestion de l'cart dans les rglements. Lors de la saisie des rglements fournisseurs et encaissements clients, les montants des escomptes seront imputs sur lun des comptes dclars dans ces paramtres. Indiquez le montant rellement rgl dans cette zone. Lescompte se calcule automatiquement en fonction du montant TTC indiqu et saffiche dans la zone Ecart. le compte banque : il sagit du compte de contrepartie associ au journal. Celui-ci est renseign par dfaut si vous lavez dclar dans la fiche du journal (menu LISTES - commande JOURNAUX).

Enregistrer le paiement ou lencaissement


page 138.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

1. Cochez lune des trois options : Brouillon, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les critures,

Cas de la gestion automatique des carts de rglement


Si la gestion automatique des carts est active et que le rglement que vous enregistrez prsente une diffrence entre le montant total et le montant rgl, une fentre saffiche :

Dans cette fentre, les options permettant de grer lcart de rglement varient en fonction de lcart et de lopration (encaissement ou paiement).

1. Afin de dfinir comment grer lcart, cochez l'option de votre choix :


Rglement partiel ou suprieur : en effectuant un rglement partiel ou suprieur de la facture, celle-ci

n'est pas solde et le solde reste d.


Escompte obtenu (paiement) ou Escompte accord (encaissement) : dans ce cas, slectionnez le compte servant la rcupration de la TVA sur le montant de lescompte. Perte (encaissement) ou Profit (paiement) : Ciel Compta passe lcart de rglement en perte ou profit et solde dfinitivement la facture.

2. Cliquez sur le bouton [OK].

Aprs lenregistrement de l'encaissement ou du paiement, en consultant la liste des critures (menu LISTES), vous pouvez constater la ventilation de lcart de rglement en escompte, en perte ou en profit.

152

Menu Saisies

Relev bancaire
Menu SAISIES - commande RELEV BANCAIRE
<Alt> <S> <L> Cette commande vous permet de saisir les critures des relevs bancaires. Deux mthodes sont proposes : soit manuellement soit par limport des lignes du relev bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relev bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relev bancaire sont ainsi intgres dans votre compte de banque.

Vous pouvez saisir un relev bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de
Banque.

Dans le cas dun import du relev bancaire, vous devez au pralable : vous munir du fichier du relev bancaire auprs de votre banque, connatre le format dimport de votre banque.

A lactivation de cette commande, un assistant saffiche et vous guide travers diffrentes tapes. Dans le cas dun import du fichier CODA, vous devez au pralable : vous munir de votre carte Isabel.

A lactivation de cette commande, un assistant saffiche et vous guide travers diffrentes tapes

Pour passer la prochaine tape, cliquez sur le bouton

Etape 1 : choix du journal

1. Dans la zone Code Journal, cliquez sur licne dappel de liste lequel les oprations du relev bancaire seront enregistres.

puis slectionnez le journal sur

Le mme Journal sera repris automatiquement chaque fois que vous saisirez un relev ; le journal tant toujours le mme en saisie relev bancaire.

2. Dans la zone N de compte, cliquez sur licne dappel de liste lignes du relev bancaire seront enregistrs.

pour choisir le compte sur lequel les

Si le compte nexiste pas, vous pouvez le crer directement en cliquant sur le bouton

153

Menu Saisies

Etape 2 : choix du mode de saisie

3. Trois modes sont proposes : soit manuellement, soit par limport des lignes du relev bancaire, soit par limport des lignes du fichier CODA via Isabel Go. Cochez loption de votre choix.

Si vous avez opt pour limport du relev bancaire


Si vous navez pas renseign le format et le fichier dimport au pralable dans la fiche du compte, onglet Banque, deux tapes supplmentaires sont proposes. 1. Cliquez sur licne puis choisissez le format dimport.

Vous pouvez crer votre format dimport sil ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Crer]. Voir Crer un format dimport des relevs bancaires, page 98.

2. Slectionnez, dans ltape suivante, le fichier fourni par votre banque.

Etape 3 : Informations relev bancaire


Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette tape saffiche.

4. Indiquez la priode du relev bancaire en choisissant la Date de dbut et la Date de fin. 5. Saisissez la Rfrence du relev bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. La fentre Saisie du relev bancaire saffiche.

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Menu Saisies

Fentre de saisie du relev bancaire

Dans cette fentre, vous pouvez : saisir manuellement les oprations figurant sur votre relev bancaire papier, vrifier et complter les lignes du relev bancaire importes dans votre logiciel.

Saisir manuellement le relev bancaire


1. Cliquez dans la colonne Date. Slectionnez la date de lopration laide de licne du calendrier 2. Appuyez sur la touche <Entre> de votre clavier pour passer la colonne suivante. 3. Saisissez le montant de lopration dans la colonne Montant dbit ou Montant crdit selon le type dopration. 4. Passez la colonne suivante. Slectionnez le numro de compte sur lequel lopration a t enregistre en cliquant sur licne liste. Si lopration a t mouvemente sur plusieurs comptes, cliquez sur licne pour indiquer tous les comptes puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Ventiler sur plusieurs .

comptes, page 142. Le nom du compte saffiche automatiquement dans la colonne Intitul du compte.

Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une criture. Positionnez le curseur de
COMPTE.

votre souris sur la cellule dun compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE La fentre de celui-ci saffiche. le mode de paiement

5. Dans la colonne Code mode de paiement, slectionnez laide de licne Liste de lopration.

6. Si votre comptabilit est analytique, choisissez dans la colonne qui suit le Code analytique de lopration. Licne qui saffiche lorsque vous cliquez dans la zone, permet daffecter plusieurs codes ana-

lytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, page 141. 7. Dans les colonnes suivantes, saisissez si ncessaire le Numro de pice et le Libell de lopration. 8. Si vous avez renseign des oprations qui sont dj inscrites dans votre comptabilit, dcochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 9. Une fois que vous avez saisi toutes les oprations, cliquez sur le bouton [Enregistrer].

155

Menu Saisies

Vrifier le relev bancaire import


Toutes les oprations de votre relev bancaire ont t rcupres et sont affiches dans la grille de saisie. 1. Vrifiez les critures. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 2. Si des oprations sont dj inscrites dans votre comptabilit, dcochez la case A enregistrer pour ne pas les prendre en compte. 3. Slectionnez le ou les N de Compte sur lequel lopration est enregistre en cliquant soit sur licne soit sur licne .

4. Indiquez galement le code mode de paiement de chaque opration. 5. Choisissez ventuellement le code analytique. Licne niveau 1, page 141. qui saffiche lorsque vous cliquez dans la

zone, permet daffecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes analytiques de

Si une rgle daffectation est applique sur une opration, ces lments sont dj renseigns. Par ailleurs, vous pouvez crer une rgle daffectation directement partir de cette grille de saisie.

Les boutons
Ce bouton permet de supprimer toutes les oprations prsentes dans le relev. Dans ce cas, vous devrez tout re-saisir ou rimporter le fichier dimport.

Ce bouton permet dinterrompre votre saisie afin de la continuer ultrieurement. Lorsque vous activerez de nouveau la commande relev bancaire, un message vous demandera alors si vous voulez continuer la saisie en cours ou en crer une nouvelle.

Dans le cas dune saisie manuelle, ce bouton permet de passer la mthode de limport du relev bancaire. Dans lautre cas, ce bouton permet de rimporter le relev fourni par votre banque si par exemple vous vous tes tromp de relev.

Ces deux boutons permettent respectivement de modifier ou de consulter le compte slectionn dans la grille de saisie.

Enregistrer le relev bancaire

Une fois que vous avez saisi ou complt toutes les oprations, cliquez sur le bouton

Votre relev est valid et toutes les oprations sont enregistres en criture. Vous pouvez visualiser les critures de votre relev dans la liste des critures. Il ne vous restera plus qu les pointer.

156

Menu Saisies

Saisie des A-nouveaux


Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX
<Alt> <S> <N>

Menu MA COMPTA - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX


<Alt> <M> <A> A lactivation de cette commande, la fentre Saisie des A-nouveaux saffiche et vous prsente votre plan de comptes partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie.

1. Dans la partie Comptes situe gauche de la fentre, cliquez sur le type de comptes correspondant votre saisie. 2. Saisissez les A-nouveaux compte par compte dans la colonne Montant dbit ou Montant crdit. Les comptes doivent tre quilibrs.

Si le compte nexiste pas, vous pouvez en crer un directement en cliquant sur le bouton [Crer un compte]. Voir Crer un compte, page 76.

3. Rptez pour tous les comptes faisant l'objet de report d'A-nouveaux. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.

Si un compte n'est pas quilibr, un message vous le signale et il est impossible d'enregistrer. Cliquez alors sur le bouton [OK] puis corrigez afin d'obtenir un Montant Dbit gal au Montant Crdit.

5. Une fentre saffiche, indiquez la date denregistrement de lcriture et cliquez sur le bouton [OK].

Vous pouvez visualiser les critures du report des A-nouveaux dans la liste des critures.

Ce bouton permet de supprimer tous les montants saisis. Dans ce cas, un message vous demandera de confirmer la suppression.

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Menu Saisies

Ce bouton permet dinterrompre votre saisie et de la continuer ultrieurement sans perdre les montants dj saisis.

Ce bouton permet de crer un compte sans quitter la fentre de saisie.

Vous validez la saisie et toutes les oprations sont enregistres en criture. Vous pouvez visualiser les critures des A-nouveaux dans la liste des critures (Menu EXPERT COMPTABLE ou LISTES - commande LISTE DES CRITURES ou CRITURES).

158

Menu Saisies

Saisie standard et saisie oprations diverses


Saisie standard
Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD
<Alt> <S> <S> Ce mode de saisie permet d'enregistrer les pices et critures comptables dans une grille de saisie. Vous devrez dfinir les informations gnrales de la pice (date, code journal, numro de pice, etc.) puis les informations des diffrentes lignes qui la composent (compte, libell, montant, etc.). A titre d'exemple, nous allons dtailler la saisie d'une facture client.

Pour dplacer le curseur d'une zone une autre, appuyez sur la touche <Tabulation> ou sur la touche <Entre>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.

Les donnes de l'entte


Devise
Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. Si vous effectuez une saisie en devises (menu SAISIES, commande SAISIES EN DEVISES), une zone supplmentaire vous permet de choisir la devise utiliser.

Calcul automatique/Calcul manuel


Loption Calcul automatique est coche par dfaut. Ainsi, le logiciel calcule les montants et les insre dans la grille de saisie. De plus, lorsquun compte de TVA par dfaut est dfini dans un compte de charge ou de produit, dans un compte client ou fournisseur, les calculs sont automatiquement effectus selon le taux de ce compte de TVA.

Le taux de TVA appliqu par dfaut est le taux dfini dans les paramtres de TVA (en gnral 21%) sauf si vous avez attribu un compte de TVA au compte client, fournisseur, charge ou produit que vous saisissez. Dans ce cas, le logiciel appliquera le taux de TVA du compte client, fournisseur, charge ou produit.

159

Menu Saisies Si vous ne souhaitez pas saisir vos critures avec un automatisme sur les calculs, cochez loption Calcul manuel.

Journal
Le Journal est propos par dfaut selon la dernire criture effectue en saisie standard ou en opration diverse. Vous pouvez le modifier en slectionnant un des codes proposs dans la liste des journaux que vous obtenez en cliquant sur l'icne d'appel de liste ou en appuyant sur la touche <F4> de votre clavier.

Dans notre exemple, il sagit du journal de ventes : V.

Date
La date que vous avez valide lorsque vous avez ouvert la socit est propose par dfaut comme Date d'criture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vrifie alors qu'elle est bien comprise dans la priode de saisie dfinie dans les paramtres comptables (onglet Paramtres). Voir Paramtres Comptabilit,

page 22. Nde pice


La zone Nde pice vous permet de donner un numro (sur 15 caractres alphanumriques maximum) la pice que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'criture. Si vous avez dclar une gestion automatique des numros de pices pour le journal, celui-ci s'incrmente automatiquement. Voir Crer un journal, page 89.

Libell
Le Libell correspond celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'dition des journaux. Si un numro de pice est dfini pour l'criture, il est automatiquement propos comme libell de l'criture, mais vous pouvez le modifier.

La grille de saisie
Saisie de la premire ligne
1. Dans la premire ligne de la colonne Nde compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractres 400, puis cliquez sur licne liste des comptes. prsente en fin de zone. Vous obtenez ainsi la

2. Slectionnez le compte adquat puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans notre exemple, il sagit du compte 400FOU de la socit FOU dINFO.

Si vous avez coch l'option de saisie Afficher la liste auxiliaire pour les comptes dans les prfrences comptables, la liste auxiliaire des comptes souvre automatiquement ds que le curseur se place dans la zone Compte.

3. Vous constatez que le libell de lcriture est propos par dfaut comme Libell de la ligne d'criture. Ceci est d au fait que l'option Libell libre, prsente en haut de la fentre de saisie, est active par dfaut. Pour renseigner le libell de l'criture par le libell du compte, activez l'option Libell = intitul du compte. 4. Vous pouvez changer laffichage de la colonne Intitul du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE INTITUL DU COMPTE. Voir Affichage de la colonne Intitul du compte, page 164.s 5. Le montant total TTC de la facture client doit tre imput au dbit de l'criture. Suivant les journaux indiqus en paramtrage et les comptes utiliss, le logiciel propose un prpositionnement dans la colonne Montant dbit ou Montant crdit. Pour notre exemple, saisissez 500 au dbit. 6. Dans la zone Code mode de paiement, vous pouvez indiquer le mode de paiement utilis.

Si vous avez dfini des modes de paiement, cliquez sur licne

pour en slectionner un.

160

Menu Saisies La Date d'chance est alors calcule selon les paramtres dfinis pour le compte et la date de l'criture. Vous pouvez la modifier. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Si vous avez indiqu un numro de pice dans l'entte de l'criture, il est repris par dfaut comme
Rfrence pointage/Let. Cette information est utilise pour effectuer le lettrage sur numro de pointage de

cette ligne d'criture avec la ligne d'criture correspondant au montant TTC rgl. Lorsque l'criture sera lettre, les codes lettrage utiliss seront rappels dans la colonne Code lettrage. En saisie, vous n'accdez pas cette zone.

Attention ! Les zones Date d'chance, Rfrence pointage/Let et Quantit doivent tre dclares accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concerns, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la cration d'une ligne sont affiches sur fond gris.

Saisie de la deuxime ligne


1. Saisissez la racine du compte de TVA puis cliquez sur licne liste propose. pour slectionner le compte dans la

2. Si l'option Libell libre, prsente en haut de la fentre de saisie, est active par dfaut, le Libell de la ligne d'criture est automatiquement renseign par le libell de l'criture. Pour renseigner le libell de la ligne d'criture par le libell du compte, activez l'option Libell = intitul du compte. Le montant de la TVA est alors calcul (selon le montant TTC saisi prcdemment et le taux de TVA dfini pour le compte slectionn) et imput au Crdit. Ceci est d au fait que l'option Calcul automatique, prsente en haut de la fentre de saisie, est active par dfaut.

Saisie de la troisime ligne


Renseignez la zone N de compte par le numro 700000. Comme pour la ligne 2 : le Libell de la ligne est renseign par celui de l'criture, le montant HT est automatiquement calcul et imput au Crdit.

Ventilation budgtaire (Uniquement en mode standard)


Si la ventilation budgtaire est demande pour le compte 700000, le curseur se place sur la zone Code
analytique.

Le code est propos par dfaut, si vous l'avez saisi pralablement dans la fiche du compte. Sinon, slectionnez-le dans la liste des codes budgtaires/analytiques existante en cliquant sur licne sur licne qui permet daffecter plusieurs codes analytiques. Voir Ventiler sur plusieurs codes ou

analytiques de niveau 1, page 141.

La saisie d'un code analytique/budgtaire peut tre obligatoire si l'option Ventilation analytique/
budgtaire obligatoire est coche dans les prfrences comptables.

Oprations sur les lignes dcritures


Solder l'criture

Cette commande part du principe qu'une criture tant toujours quilibre et comportant au minimum 2 lignes, la dernire ligne saisie solde les prcdentes. Pour viter d'avoir saisir le montant qui va solder votre criture, cliquez sur le bouton [Solde].

161

Menu Saisies

Enregistrer une contrepartie

Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqu un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'criture en affectant le solde de l'criture au compte de contrepartie.

Insrer une ligne

Ce bouton permet d'ajouter une ligne d'criture entre deux lignes dans la grille de saisie.

Effacer une ligne

Ce bouton permet de supprimer une ligne d'criture dans la fentre de saisie. Slectionnez la ligne supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne slectionnez aucune ligne, le logiciel efface par dfaut la dernire ligne saisie.

Dupliquer une ligne

Ce bouton duplique la ligne slectionne au pralable dans la grille de saisie.

Commandes de la barre
Tout effacer

Ce bouton permet de supprimer toutes les lignes de la grille de saisie.

Visualiser laperu ou imprimer

Ces boutons permettent dobtenir un aperu ou bien dimprimer les mouvements en cours de saisie.

Reprendre

Ce bouton napparat uniquement lorsque vous avez interrompu la saisie sans enregistrer.

Ce bouton permet de reprendre votre saisie son tat initial, cest--dire de revenir sur les lignes dcritures avant la dernire interruption de votre saisie. Si vous avez saisi dautres lignes dcritures entre temps, celles-ci seront alors supprimes.

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Menu Saisies

Saisir partir dun modle (Uniquement en mode standard)


1. Cliquez sur le bouton [Saisir partir dun modle]. 2. Slectionnez le modle et cliquez sur le bouton [OK]. Les lments pr-renseigns dans le modle sont alors repris dans la grille de saisie. Il ne vous reste plus qu modifier ou complter certains lments, par exemple le N de pice.

Enregistrer comme modle ou abonnement (Uniquement en mode standard)


Lcriture que vous venez de saisir peut-tre enregistre comme modle ou abonnement que vous pourrez rutiliser et ainsi vous viterez de re-saisir certaines informations communes. 1. Cliquez sur le bouton [Enregistrer modle] ou [Enregistrer abonnement]. 2. Nommez votre modle ou abonnement et cliquez sur le bouton [OK].

Voir Crer un modle, page 168. Voir Crer un abonnement, page 168.

Modifier le compte
Vous pouvez modifier le compte sur lequel vous saisissez une criture. 1. Slectionnez la ligne de saisie dont le compte est modifier. 2. Cliquez sur le bouton . La fiche du compte s'affiche.

3. Procdez aux modifications et cliquez sur le bouton [Enregistrer].

Consulter le compte
Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une criture. 1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule dun compte et faites un clic-droit. 2. Cliquez sur le bouton . La fentre de celui-ci saffiche. Voir Consulter un compte,

page 83.

Lettrer le compte (Uniquement en mode standard)


Vous pouvez lettrer une criture directement dans la grille de saisie. 1. Slectionnez la ligne de l'criture 2. Cliquez sur le bouton .

3. Si le compte nest pas lettrable, un message demande de confirmer le lettrage du compte. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 4. Dans la fentre qui s'affiche, procdez au lettrage de votre criture et fermez la fentre. Vous revenez la grille de saisie.

Pour plus de dtails sur le lettrage, consultez le paragraphe Lettrage manuel, page 175.
Afficher la palette dinformations

Le bouton

permet dafficher la palette dinformations concernant les informations comptables

sur la pice en cours de saisie. Voir La palette dinformations, page 138.

163

Menu Saisies

Enregistrer lcriture

1. Lorsque vous avez fini de renseigner la grille de saisie, cochez loption Brouillon, Validation ou Simulation. Voir Enregistrer les critures, page 138.

2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situ en haut de la fentre.

Commandes du menu Contextuel (clic-droit)


Affichage de la colonne Intitul du compte
Vous pouvez masquer, afficher ou dplacer la colonne Intitul du compte afin de faciliter votre saisie. 1. Positionnez-vous dans une cellule de la grille de saisie. 2. Faites un clic droit et choisissez la commande Affichage Intitul du compte. La fentre suivante saffiche :

3. Cochez loption de votre choix : soit vous naffichez plus cette colonne, soit vous laffichez : aprs la colonne N de compte ou en dernire colonne.

Cliquez sur le bouton [OK].

Saisie aprations diverse


Menu SAISIES - commande SAISIE OPRATIONS DIVERSES
<Alt> <S> <K>

Menu EXPERT COMPTABLE - commande SAISIE OPRATIONS DIVERSES


<Alt> <X> <K>

164

Menu Saisies

La grille de saisie des oprations diverses tant semblable celle de la saisie standard, reportez-vous
au paragraphe Saisie standard, page 159, pour plus de dtails.

165

Menu Saisies

La gestion des devises


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES


<Alt> <S> <D> Si vous grez une comptabilit multidevise, vous devez imprativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos critures. Tous les modes de saisie y sont proposs. Ils sont similaires ceux utiliss pour enregistrer des critures en euros.

Paramtrages pralables
Dclarer la gestion multidevise

Menu DOSSIER - commandes PARAMTRES puis COMPTABILIT - onglet Devises


Pour enregistrer des critures dans diffrentes devises, vous devez imprativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramtres du dossier.

Voir Onglet Devises, page 23.

Dfinir les devises utilises

Menu LISTES - commande DEVISES


Pralablement la saisie des critures, vous devez crer les diffrentes devises utilises. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, la date de fixation de chacun.

Voir Crer une devise, page 96.

Modifier en cours de saisie le taux de la devise utilise

Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRFRENCES - COMPTABILITS - Options de saisie


Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez pralablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les prfrences comptables du dossier.

Saisir des critures en devises


Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES
<Alt> <S> - <D> Indpendamment du mode de saisie utilis, une zone supplmentaire Devise est prsente dans l'entte des fentres de saisie que vous obtenez par la commande SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Licne devises existantes. , prsente droite de la zone, ouvre la liste des

2. Si vous avez coch l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les prfrences comptables, la zone Taux prsente dans l'entte de la fentre est active. Par dfaut, le taux est propos en fonction de la date de lcriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. 3. Saisissez votre criture comme dans les autres modes de saisie.

166

Menu Saisies

Consquences sur la saisie et la liste des critures


Une fois la devise et son taux dfinis, vous saisissez vos critures comme l'accoutume. Les montants sont exprims dans la devise choisie. Dans la liste des critures, vous retrouvez le dtail du mouvement avec dans les colonnes Montant dbit et Montant crdit les montants exprims en devises.

Les ditions en devises


Dans les ditions, le critre Les critures dont la devise est permet d'imprimer les critures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et slectionnez la devise prendre en compte. Pour prendre en compte toutes les critures dans la monnaie du dossier, dcochez cette option.

Constatation des carts de conversion


Si vous souhaitez saisir l'criture de rglement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, il se peut qu'un cart de conversion soit constat au moment de lenregistrer. Pour tre inform du constat d'une diffrence de conversion, immdiatement aprs lenregistrement de l'criture : 1. Slectionnez la facture concerne dans la liste des factures non lettres. 2. Si vous souhaitez lettrer lcriture directement aprs sa validation, cochez la case Lettrage la validation de l'criture. 3. Cliquez sur [Rgler] pour basculer l'criture en saisie de rglement. 4. Aprs avoir complt les lments manquants, validez l'criture de rglement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coch la case Lettrage la validation de l'criture, confirmez le lettrage. Si un cart de conversion est constat, la fentre Gestion de l'cart sur le rglement affiche l'criture pour l'cart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.

167

Menu Saisies

Les modles de saisie


A partir d'une criture existante, vous pouvez gnrer un modle que vous rappellerez chaque fois que vous serez amen enregistrer une criture de mme type. Exemple Vous recevez tous les deux mois une facture de gaz. La date, le numro de pice et le montant varient d'une facture l'autre. En revanche, le journal, le numro de compte fournisseur, le mode de paiement ne changent pas. Dans ce cas, vous pouvez crer un modle Facture GAZ qui reprendra ces informations.

Les modles sont lis au mode de saisie dans lequel ils sont crs. Ainsi, un modle cr en mode Saisie Standard ne sera pas propos en Saisie guide. Pour rutiliser votre modle via l'assistant Top Saisie, vous devrez lui affecter une famille (cration partir de la commande MODLES/ABONNEMENTS du menu LISTES).

Crer un modle
1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intgralement l'criture qui doit servir de modle. 2. Avant d'enregistrer l'criture, cliquez sur le bouton [Enregistre modle] ou slectionnez la commande ENREGISTRER COMME MODLE du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fentre qui s'affiche, indiquez le nom du modle crer puis cliquez sur le bouton [OK]. Un message confirme l'enregistrement du modle d'criture. 4. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre criture.

Vous pouvez galement crer un modle partir de la commande MODLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Crer un modle, page 93.

Saisir une criture partir dun modle



Pour utiliser un modle, la fentre de saisie ne doit contenir aucune ligne d'criture. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis cliquez sur le bouton [Saisir partir d'un modle] ou slectionnez la commande SAISIR PARTIR D'UN MODLE du menu contextuel (clic droit). Une fentre affiche la liste des modles dj crs. 2. Slectionnez le modle puis cliquez sur [OK]. L'criture se trouve alors transfre en saisie. 3. Vrifiez les donnes et modifiez-les si ncessaire puis enregistrez votre criture.

Vous pouvez galement saisir une criture daprs un modle partir de la commande
MODLES/ABONNEMENTS

du menu LISTES. Voir Saisir une criture partir dun modle, page 94.

Crer un abonnement
A partir d'une criture existante, vous pouvez programmer plusieurs critures dates fixes. Exemple Vous rglez tous les 5 du mois votre facture de loyer, gnralement du mme montant. 1. Activez une des commandes du menu SAISIES puis saisissez intgralement l'criture qui doit servir de modle d'abonnement. 2. Avant d'enregistrer l'criture, cliquer sur le bouton [Enregistrer abonnement] ou slectionnez la commande ENREGISTRER COMME ABONNEMENT du menu contextuel (clic droit). 3. Dans la fentre qui s'affiche, indiquez le nom du modle crer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fentre Priodicit permet de saisir les paramtres qui dterminent l'abonnement. 4. Choisissez la priode pendant laquelle les critures seront gnres (zones A partir du et jusqu'au).

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Menu Saisies 5. Dfinissez la frquence laquelle elles le seront (zone Tous les). 6. Pour pouvoir dclencher l'enregistrement de l'criture d'abonnement via la commande ENREGISTRER L'ABONNEMENT du menu SAISIES, cochez la case Activer l'criture automatiquement. 7. Validez vos choix en cliquant sur [OK]. Un message confirme l'enregistrement de l'abonnement. 8. Cliquez sur [OK] pour revenir dans la grille de saisie et enregistrer votre criture.

Vous pouvez galement crer un abonnement partir de la commande MODLES/ABONNEMENTS du menu LISTES. Voir Crer un abonnement, page 93.

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Menu Traitements

Travail sur un compte Lettrage manuel Lettrage automatique Relances Virements Contrepassation, Rimputation Validation brouillard Fin dexercice Liste des tches, Rappels

Menu Traitements

Vue densemble

Plusieurs oprations sont regroupes dans ce menu. Il vous permet notamment de : effectuer un lettrage automatique ou manuel permettant de rapprocher une facture et son rglement, relancer vos clients en retard de paiement, raliser une contrepassation : annuler comptablement un mouvement erron en crant un mouvement inverse, rimputer un compte : effectuer un remplacement global de compte dans les critures, valider les critures, clturer un exercice avant rouverture d'un nouvel exercice (grce l'assistant Top Clture), dfinir lensemble des tches que vous devez effectuer une date et une heure de votre choix, etc.

171

Menu Traitements

Travail sur un compte


Menu TRAITEMENTS - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE
<Alt> <R> <T> Cette commande permet d'effectuer la plupart des oprations qu'il est possible de raliser sur un compte. Vous pouvez ainsi : saisir directement un rglement sur un compte de tiers, modifier une pice, solder, lettrer, contrepasser, extourner une criture, etc.

1. Cliquez sur licne situe la fin de la zone Compte. Dans la liste des comptes qui s'affiche, slectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer un traitement puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Dans les zones Date du et au, indiquez la priode prendre en compte. 3. Si vous voulez n'afficher que les critures valides, dcochez la case Brouillard. 4. Si vous inclure les critures en simulation, cochez loption correspondante. 5. Dans la fentre Travail sur un compte, slectionnez la ou les critures (en maintenant la touche <Ctrl> enfonce) traiter puis cliquez sur le bouton correspondant au traitement effectuer.

Rgler
Cette commande gnre automatiquement les critures d'encaissement (ou de paiement) des mouvements slectionns. Exemple Vous voulez gnrer un rglement pour trois factures. 1. Aprs slection des 3 critures concernes (en cliquant dessus avec la touche <Ctrl> enfonce), cliquez sur le bouton [Rgler].

172

Menu Traitements 2. Vrifiez le Journal de Banque, le compte et la date du rglement. 3. Vous pouvez lettrer directement les lignes slectionnes avec le rglement. Pour cela, vrifiez que l'option Lettrer l'enregistrement est bien coche. 4. Pour voir l'criture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des critures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur [OK]. 7. Si vous avez coch l'option Validation, l'criture sera enregistre et valide. Un criture valide ne peut plus tre modifie, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Dans la fentre Travail sur un compte, vous retrouvez les critures initiales avec en contrepartie les mouvements gnrs pour chaque facture au journal de banque.

Contrepasser
Voir Contrepassation, page 183.

Extourner
Cette commande gnre une rimputation de compte mais contrairement cette dernire, l'criture initiale est conserve. Dans la fentre Extourne : 1. Indiquez la date de l'opration. 2. Saisissez le journal ainsi que le compte sur lequel sera rimpute l'criture. 3. Prcisez le mode d'extourne : Global : les critures extournes sont soldes et enregistres dans un seul mouvement. Dtail : chaque criture extourne est enregistre dans un mouvement. Et, si vous extournez plusieurs critures en une seule fois, vous avez la possibilit de gnrer un seul mouvement en cochant l'option Dans la mme criture.

4. Vous pouvez voir l'criture avant de l'enregistrer. Pour cela, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des critures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coch l'option Validation, l'criture sera enregistre et valide. Un criture valide ne peut plus tre modifie, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].

Solder
Cette commande part du principe qu'une criture tant toujours quilibre et comportant au minimum 2 lignes, la dernire ligne saisie solde les prcdentes. 1. Pour viter d'avoir saisir le montant qui va solder votre criture, cliquez sur le bouton [Solde]. 2. Indiquez la date de l'opration. 3. Vrifiez le journal ainsi que le compte sur lequel sera rimpute l'criture. 4. Pour voir l'criture avant de l'enregistrer, cochez l'option correspondante. 5. Cochez le type d'enregistrement des critures : en brouillard ou en validation ou en simulation. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Si vous avez coch l'option Validation, l'criture sera enregistre et valide. Un criture valide ne peut plus tre modifie, un message vous demande donc de confirmer la validation. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non].

173

Menu Traitements

Inverser D/C
Cette commande permet d'inverser les montants dbit/crdit du mouvement slectionn. Un message vous demande de confirmer l'inversion.

Lettrage
Voir Lettrage manuel, page 175.

174

Menu Traitements

Lettrage manuel
Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL
<Alt> <R> <L> Dans le cas du lettrage manuel, vous effectuez le lettrage d'un compte la fois. 1. Indiquez le numro du Compte lettrer. 2. Pour choisir les critures afficher, vous pouvez : modifier l'intervalle de dates prendre en compte dans les zones Date du et au. cocher les cases Brouillard et/ou Simulation. slectionnez l'option Les lettres, Les non-lettres ou Les deux. pour lancer la slection des critures.

3. Cliquez sur le bouton

4. Si le compte n'est pas dclar lettrable dans la base plan comptable, le logiciel vous en informe et vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] s'il doit bien tre lettr.

Les critures en simulation ne sont pas gres en mode cahier.

Lettrer manuellement les critures ligne ligne


La premire solution pour lettrer les critures d'un compte consiste slectionner les diffrentes lignes lettrer. Pour cela : 1. Double-cliquez sur la premire ligne devant tre lettre. La ligne ainsi slectionne est alors affiche en italique, un code lettrage par dfaut est affect dans la colonne Lettre, et le montant dbit ou crdit mouvemente la ligne Courants dans le tableau rcapitulatif des soldes. 2. Procdez ainsi pour chacune des lignes lettrer. 3. Lorsque le solde des critures slectionnes est zro, le logiciel vous propose alors de changer de code lettrage afin qu'une nouvelle lettre soit affecte aux prochaines critures lettrer. Si vous voulez utiliser un code lettrage diffrent pour chaque groupe d'critures lettrer, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur [Non]. 4. Si votre lettrage nest pas quilibr, un message vous en informe et vous propose au choix : de dlettrer toutes les critures du traitement en cours. Pour cela, cliquez sur le bouton , denregistrer une criture qui quilibre le lettrage. Pour cela, cliquez sur le bouton de zro, page 176. de poursuivre le lettrage. Pour cela, cliquez alors sur le bouton . .

La fentre Equilibrage du lettrage saffiche. Voir Equilibrer les critures lettrer dont le solde est diffrent

Lettrer automatiquement les critures selon le montant ou le n de pointage


Dans ce cas, le lettrage est effectu par le logiciel, d'aprs l'option que vous retenez.

Aucun lettrage manuel ne doit tre en cours pour utiliser cette commande. .

1. Cliquez sur le bouton

2. Slectionnez l'option correspondant au type de lettrage que vous voulez effectuer : [Montant] : Le logiciel analyse le montant des critures pour effectuer le lettrage. [Rfrence] : Dans ce cas, le logiciel recherche les critures ayant le mme numro, dfini dans la zone Ref. Pointage/Lettrage lors de la saisie des critures, et leur affecte le mme code lettrage si leur solde est zro. 175

Menu Traitements 3. Si vous choisissez un lettrage par montant, dfinissez ensuite la puissance de recherche en choisissant un niveau sur une chelle de 1 10. Ces niveaux correspondent au nombre maximum de rglements que le logiciel doit faire correspondre la facture. Ainsi, si vous choisissez le niveau 1, le logiciel recherchera pour une facture donne un seul et unique rglement du mme montant. Pour le niveau 2, Ciel Compta cherchera 2 montants dont la somme donnera le montant de la facture, et ainsi de suite.

Lettrer toutes les critures prsentes dont le solde est zro


Si le solde des critures affiches dans la liste est zro, ce que vous vrifiez dans la colonne Solde des critures Non lettres, cliquez sur le bouton .

Equilibrer les critures lettrer dont le solde est diffrent de zro


Il se peut qu'un cart de rglement entre la facture et le paiement empche le lettrage des critures. Dans ce cas, vous avez la possibilit d'enregistrer (avec le bouton )une criture de rgularisation dont le montant sera calcul par le logiciel de telle sorte qu'il quilibre les diffrentes lignes lettrer. Pour cela, vous devez avoir autoris l'cart de rglement pour le lettrage dans les options du dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRFRENCES - dossier Comptabilit - Rglement). Dans la fentre suivante :

Selon qu'il s'agit d'une charge ou d'un produit, le montant correspondant l'cart de rglement est imput au compte adquat dfini dans les paramtres du dossier. Exemple La facture du client 400000, de 228.37 euros, doit tre lettre avec son rglement qui est de 228.67 euros. Le logiciel va crer une criture de rgularisation pour quilibrer les 30 centimes d'euros en sus. Dans notre exemple, le montant est imput au dbit du compte 400000 et au crdit du compte 764000 Produits exceptionnels. 1. Cochez loption Voir lcriture avant de lenregistrer pour un contrle pralable. 2. Par dfaut, lcriture gnre est enregistre en Brouillard. Vous pouvez modifier son statut en cochant les options Validation ou Simulation. 176

Menu Traitements 3. Cliquez sur le bouton [OK].

Annuler le lettrage dun compte


A tout moment vous avez la possibilit d'annuler le lettrage d'un compte. 1. Activez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS. 2. Slectionnez le compte dlettrer et la plage de dates. 3. Cochez loption Les lettres. 4. Pour dlettrer une ligne, slectionnez-la. Pour dlettrer toutes les critures prsentes dans la liste, slectionnez une ligne de vos critures (nimporte laquelle). Faites un clic-droit laide de votre souris, puis slectionnez la commande TOUT SLECTIONNER (du menu CONTEXTUEL). 5. Cliquez sur le bouton .

6. Cliquez sur le bouton . Vos critures dlettres ne sont plus affiches lcran. Pour les visualiser, cochez loption Les Lettres.

Annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la squence


Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez deffectuer ou les lettrages de la squence, cliquez sur le bouton .

Un message vous demande si vous voulez annuler tous les lettrages cest--dire les lettrages de la squence ou le lettrage en cours. Cliquez sur le bouton correspondant votre choix.

177

Menu Traitements

Lettrage automatique
Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE
<Alt> <R> <A> Le traitement que vous effectuez par cette commande est identique celui que vous lancez avec le bouton de la commande LETTRAGE MANUEL, la diffrence prs que vous pouvez lettrer plusieurs comptes en mme temps et que seuls les comptes dclars lettrables sont pris en compte. 1. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 2. Dans l'onglet Slection : Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une srie de comptes.

Choisissez les critures inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez galement choisir d'effectuer le lettrage par rfrence ou par montant. .

Pour prendre en compte toutes les critures, cliquez sur le bouton

3. Validez le traitement en cliquant sur [OK].

Annuler le lettrage d'un compte


A tout moment vous pouvez annuler le lettrage d'un compte. 1. Cochez la case Mode dlettrage situe dans l'entte de la fentre. 2. Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez annuler le lettrage. Le bouton vous permet de choisir une srie de comptes. Vous pouvez galement dlettrer uniquement le dernier lettrage automatique effectu. 3. Validez le traitement en cliquant sur [OK].

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Menu Traitements

Relances clients
Cette commande permet d'diter des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : lors de la saisie de vos critures, vous devez avoir renseign la zone Echance, les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent tre renseignes dans les paramtres socits (menu DOSSIER - commandes PARAMTRES - SOCIT),
PLAN DE COMPTES,

la case Relance autorise dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande onglet Relance) doit tre coche.

Assurez-vous que le lettrage a bien t effectu avant l'dition des lettres de relance. Seules les factures lettres sont considres comme rgles par le logiciel.

Relances en version Premium


Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS
Une fentre regroupant les 3 tats disponibles pour la relance client s'affiche. 1. Slectionnez l'tat qui correspond votre demande (1re, 2me ou 3me lettre de relance) puis cliquez sur le bouton [Imprimer] situ en haut de la fentre. Une nouvelle fentre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les slections ncessaires l'dition de vos relances. 2. Slectionnez les Clients auxquels vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposes :
Tous : Tous les clients existants seront slectionns. Le client : Dans ce cas, vous n'indiquez que le code du client auquel vous voulez envoyer une

relance. Utilisez l'icne d'appel de liste pour le slectionner. 3. Renseignez la zone Factures non rgles et chues au. La relance sera dite pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas t lettres et dont l'chance est situe avant la date indique ou non renseigne. 4. Vous pouvez spcifier : le dpassement en jour de la date d'chance le mode de paiement utilis pour les factures le seuil de relance calcul par rapport un montant minimal ou par rapport l'encours client autoris. Si vous choisissez cette dernire option, le logiciel ditera les lettres de relance des factures non rgles dont le montant est suprieur l'encours autoris paramtr dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autoris).

5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression de votre lettre de relance.

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Menu Traitements

Relances en version Pro


Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS
Paramtrage des relances

1. Renseignez la zone Factures non rgles et chues au. La relance sera dite pour tous les clients ayant des factures qui n'ont pas t lettres et dont l'chance est situe avant la date indique ou non renseigne. 2. Prcisez le ou les compte(s) relancer. 3. Vous pouvez spcifier : le dpassement en jour de la date d'chance, le mode de paiement choisi, le seuil de relance calcul par rapport un montant minimal ou par rapport l'encours client autoris. Si vous choisissez cette dernire option, le logiciel ditera les lettres de relance des factures non rgles dont le montant est suprieur l'encours autoris paramtr dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client, zone Encours autoris).

4. Vous pouvez diter les lettres de relances en utilisant les lettres types (modles) ou les niveaux de relance. Cochez loption correspondante.
Lettre type : dans la zone La lettre type, cliquez sur le bouton pour choisir le niveau de relance sou-

hait. Quatre modles de lettre de relance (ou lettres types) sont prparamtrs. Le 4me modle mentionne le taux dintrt applicable pour tout retard de paiement. Pour cela, vous devez avoir renseign la zone taux dintrt des pnalits de retard dans les paramtres comptabilit (menu DOSSIER - commandes PARAMTRES - COMPTABILIT).

Vous pouvez modifier les lettres types en activant les commandes RELANCES - MODIFIER LETTRE DE RELANCE 1, 2 ou 3 du menu TRAITEMENTS.

Niveau de relances : les niveaux de relance sont dfinis pour chaque lettre lors du paramtrage de vos

comptes clients (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance).

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Menu Traitements

Actions sur les relances


Les factures correspondant aux critres dfinis prcdemment s'affichent dans la partie infrieure de la fentre. Vous pouvez alors : dcocher les factures ne pas relancer, consulter l'aperu avant impression des factures coches en cliquant sur le bouton [Aperu], lancer directement l'dition des factures coches en cliquant sur le bouton [Imprimer], envoyer les factures coches par mail en cliquant sur le bouton [Email], modifier les factures coches en cliquant sur le bouton [Modifier lcriture], modifier le niveau de relance des factures coches en cliquant sur les boutons [Incrmenter], [Dcrmenter] ou [Mise zro]. Pour l'impression du nom et de l'adresse du client, le logiciel utilise les informations saisies dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Client).

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Menu Traitements

Virements
Menu TRAITEMENTS - commandes VIREMENTS
Cette commande permet dditer la liste des virements remettre en banque sous format papier ou via Isabel Go. Cette commande va vous permettre en fait de gnrer les paiements automatiques aux fournisseurs sur base de critres distincs.

Tous les comptes


Reprend lentiret des comptes dclars Lettrables au niveau du plan comptable et pour lesquels les critures ne sont pas lettres.

Partiel
Dun compte un autre compte (plage de comptes).

Regroupement des factures


Regroupe les diffrents paiements relatifs un fournisseur en un seul. Les notes de crdit seront dduites du montant global.

Isabel Go
Permet de gnr un fichier SEPA et de le dposer directement sur la plateforme Isabel. Il vous suffira par aprs de vous connecter sur la plateforme Isabel pour signer le fichier de virements SEPA.

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Menu Traitements

Contrepassation
Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
<Alt> <R> <O>

Menu EXPERT COMPTABLE - commande CONTREPASSATION


<Alt> <X> <C> Si les critures en brouillard ou en simulation peuvent tre modifies tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements dfinitivement valids en comptabilit. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements valids, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'criture concerne. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle criture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des notes de crdit.

Attention ! Il est impossible de contrepasser une criture pointe ou lettre.


La commande CONTREPASSATION prsente toutes les critures enregistres dans la priode de saisie, qu'elles soient enregistres en brouillard, en simulation ou valides.

Le mode Cahier ne gre pas les critures en simulation.

1. Dans la barre situe en haut, cliquez sur lun des boutons du cadre Affichage afin de prsenter les critures par :
Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le dtail est propose via le bouton

et permet de visua-

liser le dtail des critures dans la partie infrieure de la fentre.

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Menu Traitements
Lignes comptables.

2. Pour choisir les critures afficher, vous pouvez : modifier l'intervalle de dates prendre en compte dans les zones Du et au. prciser le journal souhait en cliquant sur la zone Journal. prciser le statut des critures afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. .

Ces options sont visibles si l'option Affiner la slection est active, via le bouton

3. Double-cliquez sur le mouvement contrepasser ou slectionnez-le puis cliquez sur le bouton

. La fentre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.

4. La date du jour est propose par dfaut comme date de l'criture contrepasser mais vous pouvez la modifier dans la zone Date. Par dfaut, le logiciel vous propose d'imputer le mouvement au Journal d'O.D. mais vous pouvez le modifier. Le libell du mouvement est galement propos par dfaut. Vous pouvez le modifier. 5. Choisissez le mode utilis pour gnrer l'criture en slectionnant l'option correspondante :
Sens : gnre un mouvement dont le sens dbit/crdit est invers. Signe : gnre un mouvement dont le sens dbit/crdit est conserv mais auquel le signe - (moins)

est appos aux montants. 6. Cochez la case Voir l'criture avant de l'enregistrer pour consulter le dtail de l'criture. 7. (Non disponible en mode Cahier) Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en slectionnant l'option correspondante :
Brouillard : le mouvement est enregistr en brouillard. Validation : le mouvement est enregistr dfinitivement en comptabilit. Simulation : le mouvement est enregistr en simulation.

8. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Une fois les critures de contrepassation gnres, le logiciel affiche un message vous informant de la russite du traitement. 9. Fermez la fentre de message en cliquant sur [OK]. Le libell du mouvement ainsi gnr sera Contrepassation du Mvt n....

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Menu Traitements

Actions sur les critures


Vous pouvez effectuer dautres actions sur les critures directement depuis la contrepassation :

modifier ou supprimer lcriture slectionne en cliquant sur le bouton correspondant modifier ou consulter le compte denregistrement de lcriture, en cliquant sur le bouton correspon-

dant

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Menu Traitements

Rimputation
Rimputation d'un compte
Menu TRAITEMENTS - commande RIMPUTATION - COMPTE
<Alt> <R> <R> <C> Cette opration consiste permuter automatiquement des critures passes pour un compte sur un autre compte.

La rimputation est effectue uniquement sur des critures en brouillard ou simulation.

Exemple Saisissez des critures pour le compte 400DURAND. En mme temps, un compte 400DURANT (avec un T) existe dans le plan de comptes. Vous vous apercevez qu'il y a eu une mauvaise affectation et que des critures destines au 400DURAND ont t saisies sur le 400DURANT. Pour remdier rapidement cette confusion, il suffit d'intervertir les numros de compte pour la priode concerne. 1. Saisissez le numro de compte rimputer. Licne ouvre la liste des comptes disponibles.

2. Saisissez le compte sur lequel les critures vont tre rimputes. 3. Indiquez la priode de rimputation. 4. Lancez l'opration en cliquant sur .

5. Le logiciel vous avertit qu'il va procder la rimputation et vous demande de confirmer le traitement.

Rimputation d'un code budgtaire


Menu TRAITEMENTS - commande RIMPUTATION - CODE ANALYTIQUE
<Alt> <R> <R> <A> La rimputation d'un code analytique s'effectue de la mme faon que celle d'un compte, la diffrence prs que la rimputation porte sur les codes analytiques et peut tre excute sur des critures valides. Exemple Vous achetez du matriel informatique que vous ddiez au service Dveloppement de votre socit. Vous attribuez, lors de la saisie des critures, le code DV cr pour le service Dveloppement. Ces critures sont valides directement. Vous vous apercevez, trop tard, que le matriel en question ne devait pas tre affect au service Dveloppement mais orient vers le service Maintenance. Vous procdez donc la rimputation des codes.

Rimputation d'un journal


Menu TRAITEMENTS - commande RIMPUTATION - JOURNAL
<Alt> <R> <R> <J> La rimputation d'un journal s'effectue de la mme faon que celle d'un compte, la diffrence prs que la rimputation porte sur les journaux.

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Menu Traitements

Validation brouillard
Menu TRAITEMENTS - commande CENTRALISATION
<Alt> <R> <V>

Menu EXPERT COMPTABLE - commande CENTRALISATION


<Alt> <X> <V> Ce traitement consiste enregistrer dfinitivement en comptabilit les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements valids, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation.

Voir Contrepassation, page 183.


Vous allez choisir les mouvements devant tre valids en dfinissant des critres de slection. Par dfaut, les dates de l'exercice N sont proposes comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront slectionns. Vous pouvez modifier ces dates. 1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputs au journal dont vous indiquez le code seront slectionns pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numro est compris dans l'intervalle que vous dfinissez dans les zones qui suivent. 3. (Non disponible en mode cahier) Pour tenir compte des mouvements enregistrs dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les critures en simulation. 4. Pour connatre le nombre d'critures qui vont tre valides, cliquez sur le bouton 5. Une fois tous les critres dfinis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irrversibilit du traitement, une sauvegarde vous est propose. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement termin, un message vous indique le nombre de mouvements ayant t valids. 7. Fermez la fentre de message en cliquant sur [OK]. .

Dans la liste des critures, les critures valides sont affiches en rouge et la mention Validation apparat dans la colonne Statut.

187

Menu Traitements

Fin dexercice
Menu TRAITEMENTS - commande FIN DEXERCICE
<Alt> <R> <F>

Menu EXPERT COMPTABLE - commande FIN DEXERCICE


<Alt> <X> <F>

Si vous avez une comptabilit multi-devises


Avant de lancer la clture, vous devez imprativement mettre jour l'historique des taux de change. Pour procder aux valuations, le logiciel utilise le dernier taux de change renseign dans le menu LISTES, commande DEVISES. Renseignez, pour chacune de vos devises, le taux la date de clture de votre exercice. Reportez-vous ensuite au paragraphe Etapes de vrification supplmentaires, page 191.

L'assistant Top Clture


L'assistant Top Clture vous permet de raliser la clture puis la rouverture d'un exercice en toute scurit.

Clture et rouverture
Si vous ne souhaitez pas utiliser l'assistant Top Clture, vous devez : 1. lancer la clture, 2. puis lancer la rouverture.

Lassistant Top Clture


Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN DEXERCICE - TOP CLTURE
L'assistant Top Clture vous permet de raliser la clture puis la rouverture d'un exercice en toute scurit.

Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clture. Voir Validation brouillard, page 187.
1. Lisez attentivement l'tape Clture - Informations puis vrifiez le journal de clture et les comptes de rsultat de l'exercice (bnfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces lments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMTRES - COMPTABILIT. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 2. Dans l'tape Mode assist, cliquez sur les icnes correspondant aux traitements effectuer avant de lancer la clture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].

Vous

trouverez le dtail des traitements avant clture dans laide intgre, rubrique Assistant Top Clture, lien Traitements.

L'tape suivante vous permet darchiver les tats et d'exporter les donnes ayant contribus leur tablissement.

Attention !
L'archivage des donnes est obligatoire. Cette opration permet d'archiver les tats et les lignes comptables ayant permis d'tablir les documents lgaux.

Les donnes seront archives dans le rpertoire indiqu par dfaut dans la fentre.

3. Cliquez sur le bouton [Excuter] pour exporter les donnes archiver.

188

Menu Traitements 4. Pour certaines ditions (grand livre, balance, journaux), la liste des tats disponibles s'affiche. Choisissez alors l'tat archiver et cliquez sur le bouton [OK]. A la fin de l'opration, le bouton [Excuter] est gris et la case Archiv coche. 5. Dans l'tape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous pourrez par la suite consulter lhistorique des donnes archives. 6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos donnes. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clture s'est correctement ralise. Cliquez sur [OK]. 8. La premire tape de lassistant de Rouverture s'affiche automatiquement. Vous pouvez alors procder l'ouverture d'un nouvel exercice. Voir Rouverture, page 189.

Clture
Attention ! La validation du brouillard est obligatoire pour pouvoir lancer la clture. Voir Validation brouillard, page 187.

Menu TRAITEMENTS ou EXPERT COMPTABLE - commandes FIN DEXERCICE - CLTURE


1. Lisez attentivement l'tape Clture - Informations puis vrifiez le journal de clture et les comptes de rsultat de l'exercice (bnfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces lments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMTRES - COMPTABILIT. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. L'tape Archivage vous permet darchiver directement tous les documents comptables lgaux et obligatoires ainsi que dexporter les lignes dcritures. Il vous est indiqu le chemin du rpertoire dans lequel seront archivs ces documents. 2. Cliquez sur chaque bouton correspondant aux documents comptables (Grand livre, Balance, Journaux, Export des lignes comptables) archiver. Si vous tenez une comptabilit analytique, dans la partie Etats analytiques/Donnes analytiques de la fentre, cliquez sur chaque bouton [Excuter]. 3. Dans certains cas, la liste des tats disponibles s'affiche, choisissez alors l'dition archiver puis cliquez sur le bouton [OK]. Une fois le traitement termin, loption Archiv est coche. 4. Dans l'tape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. 5. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos donnes. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. 6. A la fin du traitement, un message vous informe que la clture s'est correctement ralise. Cliquez sur [OK]. Vous devez maintenant lancez la rouverture de votre exercice.

Rouverture
Menu TRAITEMENTS OU EXPERT COMPTABLE - commandes FIN DEXERCICE - ROUVERTURE
Cette commande n'est accessible que si vous avez auparavant effectu la clture de l'exercice. 1. Lisez attentivement l'tape Informations puis vrifiez le journal de rouverture et le compte de report nouveau. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. (Uniquement disponible en mode Standard) Dans l'tape Report en dtail dans l'criture d'A-nouveau, slectionnez Oui pour reporter le dtail des critures non lettres et des critures non pointes dans l'A-nouveau. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 189

Menu Traitements 4. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 5. Dans l'tape Options, dfinissez vos choix concernant les budgets. 6. Si vous voulez supprimer les dclarations de TVA de l'exercice prcdent, cochez l'option correspondante. Dans le cas contraire, cochez l'option Ne pas supprimer les dclarations. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la rouverture. 8. A la fin, un message vous informe que la rouverture s'est correctement ralise. Cliquez sur [OK].

190

Menu Traitements

Clture et rouverture dans le cadre dune comptabilit multidevises


En clture, le logiciel constate automatiquement les critures de diffrence de conversion actif/passif (constatation des gains et de pertes de change latents), suite l'valuation au taux du jour de clture, des dettes et crances en devises. Pour les pertes latentes des comptes de tiers, le logiciel ne gnre pas d'criture de provision pour pertes de change. Dans le journal paramtr en tant que journal des A-Nouveaux, le logiciel gnre un mouvement de clture pour chaque criture en devise. Les critures d'valuation constates automatiquement par le logiciel sont inscrites dans le mouvement de clture de la devise locale.

Etapes de vrification supplmentaires


Si vous grez une comptabilit multidevises, la clture comporte quelques tapes de vrification supplmentaires une clture d'exercice ordinaire :

Donnes supplmentaires contrler


Vous devez vrifier les racines de comptes clients/fournisseurs : le logiciel constate les diffrences de conversion actif/passif sur les critures (non lettres) des comptes clients et fournisseurs correspondant ces racines.

Paramtres
Vrifiez l'exactitude des comptes de diffrence de conversion Actif et diffrence de conversion Passif utiliss pour l'enregistrement des critures de diffrences de conversion des dettes et crances en devises.

Traitement des comptes clients et fournisseurs : critures de diffrences de conversion actif et passif
Clture
Traitement des comptes de Tiers dclars lettrables dans le Plan de comptes
Les critures de diffrences de conversion actif et passif sont exclusivement constates sur les critures en devise non lettres au jour de la clture. Il est donc TRES IMPORTANT de lettrer vos comptes clients et fournisseurs avant d'effectuer la clture. Le logiciel enregistre les critures sur les comptes de diffrence de conversion actif et passif compte tenu : de la variation du taux de change (diffrence entre le taux de change de la devise le jour de l'inscription en comptabilit, et le taux de change le jour de la clture), du type d'enregistrement comptable (dettes ou crances).

Traitement des comptes de Tiers dclars non lettrables dans le Plan de comptes
Le logiciel ne constate aucune diffrence de conversion actif/passif sur les comptes de tiers non lettrables.

Rouverture
Comptes de Tiers dclars lettrables
Les critures non lettres et les critures de diffrences de conversion actif et passif sont reprises en dtail dans le mouvement de rouverture du journal des A Nouveaux. De plus, les critures de diffrences de conversion actif et passif sont automatiquement extournes dans le journal des Oprations Diverses.

Comptes de Tiers dclars non lettrables


Les critures de ces comptes sont reprises sous forme de solde pour chaque compte de tiers.

191

Menu Traitements

Liste des tches


Menu TRAITEMENTS - commande LISTE DES TCHES
<Alt> <R> <I>

Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TCHES


<Alt> <M> <L> Cette fonction vous permet de tenir un agenda en crant des tches effectuer.

Crer une tche

1. Cliquez sur le bouton

. La fentre Nouvelle tche saffiche.

2. Prcisez la date de dbut ventuelle. Vous pouvez pour cela utiliser les boutons [Aujourdhui] ou [demain]. 3. Saisissez dans la zone Description l'intitul de la tche. 4. Indiquez dans la zone Famille le critre de votre choix (urgent, en attente, personnel, etc.). Vous pouvez dfinir vous mme une famille. Pour cela, positionnez le curseur de la souris dans la zone Famille et cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL. Slectionnez ensuite la commande CRER. 5. Indiquez le lieu de laction de la tche. Licne dappel de liste Licne Gomme vous permet de slectionner une valeur dans une liste prdfinie.

efface la valeur indique.

6. Vous pouvez mentionner le nom d'une personne contacter dans la zone Contact. 7. Indiquez le Statut (A faire, En cours, Termin) de la tche. 8. Cochez la case Active pour signaler que l'alerte est active. La date et l'heure de l'alerte sont alors rappeles en bas de la fentre. 9. Prcisez le jour et l'heure laquelle vous souhaitez tre rappel. 10.Saisissez si besoin un commentaire dans la zone infrieure de la fentre. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la tche.

Modifier une tche

1. Pour modifier une Tche, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fentre correspondant la tche slectionne s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].

Supprimer une tche

1. Pour supprimer une Tche, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'lment. Cliquez sur le bouton [Oui]. 192

Menu Traitements

Dupliquer une tche

1. Pour dupliquer une Tche, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Dupliquer]. La fentre correspondant l'lment dupliqu s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Actions spcifiques

Ce bouton vous propose diffrents traitements lis aux tches de paiement ou dencaissement 1. Slectionnez la tche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spcifiques]. Une fentre saffiche et vous propose diffrents traitements, par exemple payer la facture, modifier lcriture.

Si aucune action nest disponible, un message derreur saffiche.

2. Choisissez laction effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit laction est ralise directement, soit la fentre correspondant laction saffiche.

Rendre priodique
Vous pouvez rendre une tche priodique. 1. Pour cela, slectionnez l'lment dans la liste. 2. Faites un clic-droit et choisissez la commande RENDRE PRIODIQUE. Un assistant de cration s'affiche.

3. Slectionnez la priodicit de la tche ou du rendez-vous. Vous avez le choix entre :


A date fixe, tous les : dans ce cas slectionnez le jour et le mois de l'anne. A date fixe, le... de chaque mois : dans ce cas slectionnez le jour du mois. Chaque dbut de mois : l'action sera rpte le premier jour de chaque mois de l'anne. Chaque fin de mois : l'action sera rpte le dernier jour de chaque mois de l'anne.

193

Menu Traitements
Tous les jours Certains jours de chaque mois : dans ce cas, une tape supplmentaire proposera de choisir le jour.

4. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Si vous avez choisi l'option Certains jours de chaque mois, une tape supplmentaire s'affiche. Slectionnez alors le jour prcis et cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Indiquez la date laquelle la priodicit doit dbute dans la zone Du et la date de fin dans la zone Au. Cette dure ne peut pas dpasse 10 ans. 7. Dfinissez ce que le logiciel doit faire dans le cas o la date calcule est chme : La crer quand mme, Ne pas la crer, Prendre le jour travaill prcdent, Prendre le jour travaill suivant.

8. L'option Proposer les dates gnres avant cration est coche par dfaut. Ceci vous permet d'avoir un aperu des dates de rappel. 9. Cliquez sur le bouton [Terminer]. Dans la fentre de l'aperu, cliquez sur le bouton [OK] ou bien sur [Annuler] si les dates calcules ne vous conviennent pas.

194

Menu Traitements

Rappels
Menu TRAITEMENTS - commande RAPPELS
<Alt> <R> <E>

Menu MA COMPTA - commande LISTE DES TCHES


<Alt> <M> <E> Cette fonction vous permet de consulter, ds l'ouverture de votre dossier, la liste des tches en cours ou en attente. Vous pouvez partir de cette fentre modifier ou supprimer une tche, ou encore marquer un lment comme tant Termin.

Si vous ne vous voulez pas que la fentre Liste des alertes agenda soit prsente systmatiquement chaque fois que vous ouvrez le dossier, dsactivez l'option Ouverture au dmarrage du menu CONTEXTUEL (clic droit).

Modifier une tche

1. Pour modifier une Tche, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fentre correspondant la tche slectionne s'affiche. 2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer une tche

1. Pour supprimer une Tche, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de l'lment. Cliquez sur le bouton [Oui].

Actions spcifiques

Ce bouton vous propose diffrents traitements lis une tche. 1. Slectionnez la tche dans la liste puis cliquez sur le bouton [Actions spcifiques].

Si aucune action nest disponible, un message derreur saffichera.

Une fentre saffiche et vous propose diffrents traitements, par exemple payer la facture, modifier lcriture. 2. Choisissez laction effectuer et cliquez sur le bouton [OK]. Soit laction est ralise directement, soit la fentre correspondant laction saffiche.

195

Menu Traitements

Afficher lagenda
Pour consulter lagenda, cliquez sur le bouton [Agenda]. Voir Liste des tches, page 192.

Mettre un terme une action


Cette commande vous permet de stipuler que la tche est Termine. Elle n'apparat plus dans la fentre d'alerte. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne de l'lment concern pour rappeler la fiche l'cran : slectionnez l'option Termin dans la zone Statut.

Dsactiver lalerte agenda


Cette commande vous permet de dsactiver les alertes agenda. Lorsque l'alerte est inactive, l'lment n'apparat plus dans la fentre d'alerte.

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Menu Etats

Grand livre, Balance Journaux, Centralisateur Brouillard Analytique Echancier, Balance age, Encours client Dclaration de TVA Bilan-Rsultat synthtiques Soldes Intermdiaires de Gestion Mailing, Etats chans, Autres tats

Menu Etats

Vue densemble
Menu en mode Standard (mode par dfaut)

Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode la cration du

Votre logiciel prend en charge l'dition des pices comptables et permet de suivre avec prcision vos critures comptables. Le menu ETATS regroupe : les tats comptables : Grand livre, Balance, Journaux, Centralisateur, Brouillard. les tats budgtaires/analytiques : si vous grez une comptabilit budgtaire et analytique, vous pourrez diter les tats s'y rapportant. les tats clients et fournisseurs : Echancier, Balance age, Encours clients. la dclaration de TVA. le Bilan synthtique et le Compte de rsultat synthtique. les soldes intermdiaires de gestion.

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Menu Etats

Liste des tats disponibles


Au lancement dun tat, plusieurs tats peuvent tre disponibles. Dans ce cas une fentre semblable celle ci-dessous souvre.

Pour ne plus afficher le commentaire et laperu de ltat slectionn, dcochez cette case.

Aperu de ltat slectionn

Commentaire sur ltat.

Pour agrandir laperu, glissez le curseur vers la droite.

1. Slectionnez dans la liste des tats disponibles celui gnrer. 2. Pour choisir le type de sortie de l'tat, cliquez sur l'un des boutons situs en haut de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

Dans tous les cas, une fentre de paramtrage s'ouvre pour que vous prcisiez les valeurs prendre en compte dans l'tat slectionn.

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Menu Etats

Grand livre
Menu ETATS - commande GRAND LIVRE
<Alt> <T> <L>

Si vous travaillez en mode Standard


1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche.

2. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Slection : Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'tat. Le bouton vous permet de choisir une srie de comptes ou racines.

Vous pouvez galement choisir d'imprimer les critures d'un journal en particulier. Choisissez les critures inclure : brouillard et/ou simulation. .

Pour prendre en compte toutes les critures, cliquez sur le bouton

4. Dans longlet + de critres, cochez les options de votre choix : Hors comptes solds : lorsque cette option est coche, les comptes dont le solde est gal zro sont exclus du grand livre. Saut de page par compte : ltat est prsent avec un compte par page. Affichage des cumuls antrieurs : pour chaque compte, le solde antrieur la priode est affich. Affichage des soldes de la priode : cette option est accessible si laffichage des cumuls antrieurs est activ. En cochant cette option, pour chaque compte, le solde de la priode est affich sans tenir compte des soldes antrieurs. Sous total / sous classe : le total par sous classe est affich.

200

Menu Etats Sous total / mois : le total par mois est affich. Centralisation : cette option permet de ne pas afficher le dtail des comptes. Le bouton met de saisir les racines de comptes centraliser dans le grand livre. per-

5. Dfinissez les critures prendre en compte : Pointes, Non pointes ou Les deux, Lettres, Non lettrs ou Les deux, Loption Lettrage quilibr sur la priode demande permet dexclure les critures lettres sur deux exercices ou priodes. Ainsi, si vous avez coch Non lettres, vous prenez en compte uniquement les critures rellement non lettres sur la priode. De mme, si vous avez coch Lettres, uniquement les critures vraiment lettres seront dites dans votre grand livre.

6. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK].

Si vous travaillez en mode Cahier


Les critres de slection de l'dition sont simplifis. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie. 2. Prcisez la priode pour laquelle vous voulez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

Grand livre avec quantits / par chance


Vous pouvez imprimer un grand livre avec uniquement les critures ayant une quantit ou bien avec uniquement les critures ayant une date d'chance. A l'activation de la commande GRAND LIVRE, slectionnez dans la liste des tats disponibles Grand livre
avec quantits ou Grand livre par chance puis cliquez sur un type de sortie.

En mode cahier
Si vous travaillez en mode Cahier, les critres de slection sont simplifis. 1. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK].

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Menu Etats

En mode standard

1. Indiquez la priode des critures prendre en compte dans les zones Du et au. 2. Slectionnez les comptes inclure dans le grand livre : Tous, un compte en particulier ou une classe de comptes. 3. Si vous voulez diter les critures d'un seul journal, cochez l'option Le Journal et choisissez-le. 4. Pour prendre en compte les critures en brouillon et critures en simulation, cochez les options correspondantes. 5. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 6. Prcisez si vous voulez prendre en compte les critures Pointes, Non pointes ou Les deux (pointes et non pointes) ou Lettres, Non lettres ou Les Deux. 7. Vous pouvez imprimer le grand-livre avec un saut de page par compte ou par classe, ou encore sans saut de page. Cochez l'option de votre choix. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'dition.

202

Menu Etats

Balance
Menu ETATS - commande BALANCE
<Alt> <T> <B> Lorsque vous lancez cet tat, une liste dtats disponibles vous est prsente. Vous avez alors le choix entre ldition dune balance, dune balance comparative N N-10, dune balance rapide. 1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez ltat gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

Balance
Si vous travaillez en mode Standard
La fentre de paramtrage de ltat saffiche.

2. Prcisez la priode pour laquelle vous imprimez la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Slection : Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'tat. Licne vous permet de choisir une srie de comptes.

Choisissez les critures inclure : brouillon et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les critures valides seront prises en compte. Vous pouvez galement choisir d'imprimer les critures d'un journal en particulier. .

Pour prendre en compte toutes les critures, cliquez sur le bouton

4. Pour dfinir davantage de paramtres, cliquez sur l'onglet + de critres et slectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK].

203

Menu Etats

Si vous travaillez en mode Cahier


1. Une fois que vous avez choisi ltat et un type de sortie, indiquez la priode pour laquelle vous voulez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 2. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

Balance comparative N N-10 (Uniquement en mode standard)


Cet tat permet de comparer sur diffrentes annes, le solde de vos comptes une priode donne. Une fois que vous avez choisi le type de sorti, la fentre avec ltat saffiche.

204

Menu Etats

Journaux - Centralisateur
Menu ETATS - commandes JOURNAUX et CENTRALISATEUR
<Alt> <T> <J> et <Alt> <T> <C>

Menu EXPERT COMPTABLE - commandes TATS - JOURNAUX et CENTRALISATEUR


<Alt> <X> <E> <J> et <Alt> <X> <E> <C> La commande JOURNAUX permet d'diter la liste des critures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une dition de contrle comprenant le cumul des critures Dbit et le cumul des critures Crdit pour chaque journal.

Attention ! Seules les critures valides sont prises en compte.

La slection des critres est identique pour un tat Journal et un tat Centralisateur.

1. Dans la liste des tats disponibles slectionnez celui gnrer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche. 3. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer l'tat en indiquant un intervalle de dates. 4. Indiquez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'tat en cochant les cases correspondantes.

Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton

5. Prcisez l'affichage souhait (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

205

Menu Etats

Brouillon
Menu ETATS - commande BROUILLON
<Alt> <T> <O>

Menu EXPERT COMPTABLE - commande TATS - BROUILLON


<Alt> <X> <E> <B> Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les critures saisies en mode brouillon. Vous pouvez y inclure galement les critures en simulation.

Le mode Cahier ne gre pas les critures en simulation.

1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons prsents : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche.

2. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer l'tat en indiquant un intervalle de dates. 3. Indiquez si vous voulez obtenir un tat : pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en slectionnant l'option correspondante. La flche de la liste droulante ouvre la liste des journaux disponibles.

pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en slectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numros de mouvement prendre en compte.

4. Pour inclure les critures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez slectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demandez l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

206

Menu Etats

Analytique
Menu ETATS - commande ANALYTIQUE
<Alt> <T> <Y> Si vous grez une comptabilit budgtaire et analytique, vous disposez dune srie d'tats vous permettant d'tablir les statistiques et rsultats bass sur les codes analytiques affects au cours de l'exercice.

Grand livre analytique


Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE
<Alt> <T> <Y> <G> Par dfaut, les critures seront classes par code analytique puis par compte de comptabilit gnrale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options qui s'affiche en cliquant sur le bouton [Continuer]. 1. Slectionnez les critres prendre en compte : priode, codes analytiques, comptes, critures en simulation et en brouillon. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des rpartitions analytiques, cochez Avec cls de rpartition et choisissez le niveau de rpartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Pro 4. Par dfaut, les critures seront classes par code analytique puis par compte de comptabilit gnrale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les critures seront tries par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'tat est prsent avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affects, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK].

Balance analytique
Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - BALANCE
<Alt> <T> <Y> <B> 1. Slectionnez les critres prendre en compte : priode, codes analytiques, comptes, critures en simulation et en brouillard. 2. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 3. Si vous voulez inclure des rpartitions analytiques, cochez Avec cls de rpartition et choisissez le niveau de rpartition. Uniquement disponible dans Ciel Compta Pro 4. Par dfaut, les cumuls et soldes seront classs par code analytique puis par compte de comptabilit gnrale. Vous pouvez modifier ce tri dans la partie Options. Choisissez si les critures seront tries par code ou par compte. Si vous cochez Avec saut de page, l'tat est prsent avec un code analytique ou un compte par page. 5. Si vous voulez afficher les classes de codes ou les classes de comptes ainsi que les comptes non affects, cochez les cases correspondantes. 6. Cliquez sur le bouton [OK].

207

Menu Etats

Echancier analytique et Balance age analytique


Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - CHANCIER / BALANCE AGE
<Alt> <T> <Y> <E> ou <Alt> <T> <Y> <A> Ces deux ditions ne sont utiles que pour les entreprises qui affectent des codes analytiques aux critures concernant leurs clients et fournisseurs. Cela peut tre utile dans le cas d'une entreprise ayant plusieurs secteurs d'activit bien distincts et voulant connatre la part qui revient chacun de ces secteurs dans les montants exigibles clients et fournisseurs.

Etat budgtaire
Menu ETATS - commande BUDGTAIRE - TAT BUDGTAIRE
<Alt> <T> <Y> <U> Pour les codes budgtaires inclus dans l'dition demande, le logiciel va calculer : le montant budgt, le montant ralis, le montant de l'cart, le pourcentage d'cart par rapport au budget.

Les dbits sont traduits en chiffres positifs, les crdits en chiffres ngatifs. Par consquent, pensez affecter aux codes analytiques des budgets de ventes avec des chiffres ngatifs. Le logiciel calcule des sous-totaux sur le radical du code budgtaire (premier caractre du code) ce qui permet d'effectuer des regroupements. 1. Slectionnez les critres prendre en compte dans l'tat : priode, codes budgtaires, comptes, critures en simulation et en brouillon. 2. Si vous voulez afficher les classes de codes ainsi que les codes budgtaires non imputs, cochez les cases correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK].

Bilan / Compte de rsultat analytiques


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro.

Menu ETATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHTIQUE et COMPTE DE RSULTAT SYNTHTIQUE


<Alt> < T> <Y> <S> et <Alt> < T> <Y> <C> Le bilan permet de connatre la valeur patrimoniale de l'entreprise. tabli en fin d'exercice, il prsente les lments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparatre, de faon distincte, les capitaux propres. Le compte de rsultat est un document qui prsente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. 1. Une fois que vous avez choisi un type de sortie (Fichier, Aperu, etc.), prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer le bilan ou compte de rsultat en indiquant un intervalle de dates. 2. Indiquez les codes analytiques inclure dans votre bilan ou compte de rsultat synthtiques, dans les zones Du...au. 3. Vous pouvez prendre en compte un niveau de codes analytiques. Dans ce cas, slectionnez-le en cliquant sur la flche de la liste droulante.

4. Cochez les options critures en brouillon et/ou critures en simulation pour les prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, choisissez le format de sortie (PDF, Word,...) et cliquez sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

208

Menu Etats

Echancier
Menu ETATS - commande CHANCIER
<Alt> <T> <E> Cette commande vous permet d'imprimer diffrents types d'chancier et ainsi de contrler le rglement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les critures pour lesquelles une date d'chance a t inscrite sont prises en compte. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons prsents : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche.

2. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer l'tat en indiquant un intervalle de dates. 3. Choisissez les comptes concerns par l'chancier. 4. Slectionnez le type d'critures prendre en compte (Dbit et/ou Crdit). 5. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

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Menu Etats

Balance age
Menu ETATS - commande BALANCE AGE
<Alt> <T> <A> Cet tat vous prsente la liste des critures clients et fournisseurs non soldes. Vous pouvez ainsi effectuer des prvisions de trsorerie et surveiller les chances. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons prsents : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fentre] : pour obtenir directement la fentre de paramtrage de l'tat. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche.

2. Prcisez le mois partir duquel vous souhaitez imprimer l'tat ou indiquez un intervalle. 3. Choisissez les comptes concerns par l'tat : clients ou fournisseurs. 4. Indiquez la date utiliser pour la slection : d'chance ou date d'criture. 5. Slectionnez le type d'critures prendre en compte : brouillard et/ou simulation. 6. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

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Menu Etats

Encours clients
Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS
<Alt> <T> <I> La zone Encours autoris des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez chacun de vos client. L'tat Encours clients permet de contrler la position de ces encours. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons prsents : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche.

2. Prcisez la priode de facturation pour laquelle vous souhaitez imprimer les encours clients en indiquant un intervalle de dates dans les zones Factures clients du ... au. 3. Dans l'onglet Slection : Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'tat. Licne vous permet de choisir une srie de comptes.

Choisissez les critures inclure : brouillon et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les critures valides seront prises en compte. Vous pouvez galement choisir d'imprimer les critures d'un journal en particulier. .

Pour prendre en compte toutes les critures, cliquez sur le bouton

4. Pour dfinir davantage de paramtres, cliquez sur l'onglet + de critres et slectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail. 211

Menu Etats

Dclaration de TVA
Menu ETATS - commandes DCLARATION DE TVA
<Alt> <T> <D> Vous pouvez gnrer la dclaration de TVA via un assistant. Cette dclaration correspond au rgime de TVA auquel vous tes soumis : TVA menquelle,

TVA trimestrielle.

Effectuer une nouvelle dclaration de TVA


1. Cochez l'option Crer une dclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans la fentre qui s'affiche, paramtrez la dclaration : 2. Choisissez la priode prendre en compte pour la dclaration. ans le cas o vous tes soumis la dclaration de TVA trimestrielle, cochez la case Trimestrielle. 3. Prcisez si vous souhaitez inclure les critures en brouillon et/ou en simulation.

Le mode Cahier ne gre pas les critures en simulation.

4. Si vous avez modifi l'une des informations du paramtrage de la TVA, cochez la case Recalculer les valeurs automatiquement pour en tenir compte. 5. VValidez votre paramtrage en cliquant sur [Suivant]. 6. Si des montants sont en prendre en compte pour le paiement dacompte ou des montants supplmentaires sont dclarer en case 61 ou 62 complt les cases avec ses montants. 7. Validez votre paramtrage en cliquant sur [Suivant]. 8. Les entreprises qui nont pas effectu doprations devant tre repris sur la liste annuelle des clients assujettis ne doivent plus dposer de liste nant mais doivent en informer ladministration en cochant la case Listing client nant dans leur dclaration TVA du mois de dcembre ou du 4me trimestre. L'tat prparatoire Dclaration de TVA s'affiche. Il comprend l'ensemble des lignes de la dclaration papier. 9. Vrifiez et modifiez, si ncessaire, les informations qui figureront sur la dclaration de TVA.

Pour afficher le feuillet suivant de la dclaration, cliquez sur le bouton

situ au bas de la fentre. situ au bas de la

10.Vous pouvez ajouter un commentaire la dclaration en cliquant sur le bouton fentre. 11.Validez la dclaration en cliquant sur [Ok].

12.Pour obtenir l'aperu avant impression de la dclaration, cliquez sur le bouton [Aperu]. Pour lancer directement l'impression de la dclaration, cliquez sur le bouton [Impression].

Ouvrir une dclaration de TVA

Vous ne pouvez pas modifier une dclaration valide.

1. Cochez l'option Ouvrir une dclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Slectionnez la ligne correspondant la dclaration modifier puis cliquez sur [OK]. Votre dclaration s'affiche et vous pouvez la consulter ou modifier.

Reprendre le travail prcdent

Cette option est accessible lorsque votre dclaration de TVA nest pas valide.

212

Menu Etats 1. Si vous voulez revenir sur la dclaration en cours, cochez loption Reprendre le travail prcdent puis cliquez sur le bouton [Ok]. 2. Dans la fentre qui saffiche, modifiez ou compltez la dclaration.

Imprimer une dclaration de TVA


1. Cochez l'option Editer une dclaration de TVA puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Slectionnez la dclaration imprimer puis cliquez sur [OK]. 3. Pour obtenir l'aperu avant impression de la dclaration, cliquez sur le bouton [Ecran]. Pour lancer directement l'impression de la dclaration, cliquez sur le bouton [Imprimante].

Afficher les dclarations de TVA


Cochez l'option Afficher les dclarations de TVA puis cliquez sur le bouton [OK]. La liste des dclarations de TVA s'affiche.

Transmettre une dclaration via Intervat


1. Si vous souhaitez transfrer vos dclarations de TVA depuis votre logiciel vers INTERVAT, cochez loption Gnrer le fichier XML (INTERVAT). 2. Si vous navez pas encore tabli de dclaration, suivez les tapes dcrites prcdemment au paragraphe Effectuer une nouvelle dclaration de TVA, page 212 3. Slectionnez la dclaration transmettre.

La liste des dclarations de TVA


Menu ETATS - commandes DCLARATION DE TVA - LISTE DES DCLARATIONS
<Alt> <T> <D> <L> Cette liste regroupe toutes les dclarations de TVA que vous avez gnres. A partir de cette liste, vous pouvez : imprimer votre dclaration, la valider,

Crer une dclaration de TVA

Dans la liste des dclarations, cliquez sur le bouton

La fentre Dclaration de TVA saffiche. Voir Effectuer une nouvelle dclaration de TVA, page 212.

Modifier une dclaration de TVA

Vous ne pouvez pas modifier une dclaration valide.

1. Pour modifier une dclaration, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Dans la fentre qui s'affiche, paramtrez la dclaration puis cliquez sur le bouton [Ok]. 3. Dans ltat prparatoire, modifiez les informations saisies puis cliquez sur le bouton [Ok].

Supprimer une dclaration de TVA

Vous ne pouvez pas supprimer une dclaration valide.

213

Menu Etats

1. Pour supprimer une dclaration, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton

Imprimer une dclaration de TVA


1. Pour imprimer une dclaration, slectionnez-la dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton

pour obtenir l'aperu avant impression de la dclaration ou sur le bou-

ton

lancer directement l'impression de la dclaration.

Valider une dclaration de TVA

1. Pour valider une dclaration, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton 2. Confirmez la validation de la dclaration en cliquant sur le bouton [Oui].

TVA dtaille
Menu ETATS - commandes DCLARATION DE TVA - TVA DTAILLE
<Alt> <T> <D> <V> Cet tat permet dimprimer le dtail de votre dclaration de TVA. 1. A lactivation de la commande, choisissez le type de sortie (aperu, fichier, imprimante). 2. Saisissez la priode sur laquelle sera tabli l'tat. Vous pouvez utiliser l'icne du calendrier. 3. Si vous souhaitez inclure les critures en brouillon et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.

Le mode Cahier ne gre pas les critures en simulation.

4. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de chaque compte s'affichent. 5. Cliquez sur le bouton [OK].

214

Menu Etats

Bilan - Compte de rsultat synthtiques


Menu ETATS - commande BILAN-RSULTAT SYNTHTIQUES
<Alt> <T> <N> Le bilan permet de connatre la valeur patrimoniale de l'entreprise. tabli en fin d'exercice, il prsente les lments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparatre, de faon distincte, les capitaux propres. Le compte de rsultat est un document qui prsente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Le compte de rsultat permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'anne est : un bnfice : total des produits > total des charges. une perte : total des produits < total des charges. Les Bilan et Compte de rsultat synthtiques vous permettent de prparer les ditions fiscales.

1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons prsents : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche. 2. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer l'tat en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer le bilan ou le compte de rsultat par rapport l'exercice prcdent. 4. Slectionnez le type d'critures prendre en compte : brouillon et/ou simulation. Si ces deux options sont dcoches, seules les critures valides seront dites.

Le mode Cahier ne gre pas les critures en simulation.

5. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

215

Menu Etats

Soldes Intermdiaires de Gestion


Menu ETATS - commande SOLDES INTERMDIAIRES DE GESTION
<Alt> <T> <G> Les Soldes Intermdiaires de Gestion sont des documents fiscaux joindre au Bilan. 1. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons prsents : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fentre] : pour obtenir directement la fentre de paramtrage de l'tat. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche. 2. Prcisez la priode pour laquelle vous souhaitez imprimer l'tat en indiquant un intervalle de dates. 3. Cochez l'option Soldes N-1 au mois si vous voulez comparer les valeurs par rapport l'exercice prcdent. 4. Slectionnez le type d'critures prendre en compte : brouillon et/ou simulation. 5. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

216

Menu Etats

Mailing
Menu ETATS - commande MAILING
<Alt> <V> <M> Cette commande permet de composer des lettres en vue d'dition de mailings. 1. Pour composer le mailing envoyer, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MODIFIER LE MAILING. 2. Pour lancer l'dition, activez le menu ETATS - commandes MAILING - MAILING. 3. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche. 4. Dfinissez les critres prendre en compte pour ltat. 5. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

217

Menu Etats

Etats chans

Menu ETATS - commande TATS CHANS <Alt> <T> <H> Vous pouvez lancer, en une seule fois, plusieurs ditions diffrentes. Vous pouvez ainsi diter toutes les ditions de fin dannes (grand-livre, balance, journaux) en une seule fois ou crer votre propre tat chan. A lactivation de la commande, la fentre Etats chans saffiche.

Lancer un tat chan


1. Choisissez ltat de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Excuter]. 3. Les fentres de paramtrage des tats s'ouvrent les unes aprs les autres. Renseignez chacune dentre elles et cliquez sur le bouton [OK]. 4. Le type de sortie de ldition peut vous tre demand, cliquez alors sur le bouton [Ecran] ou [Imprimante].

Crer un tat chan


1. Cliquez sur le bouton [Crer] situ en bas de la fentre. 2. Saisissez le nom de votre tat chan puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fentre qui saffiche, cliquez sur le bouton [Ajouter], situ en haut.

4. Choisissez dans la liste qui souvre ltat que vous voulez intgrer et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Ajoutez de la mme manire les autres tats. Vous disposez des boutons suivants :

Bouton [Logique] : permet de dfinir des filtres de recherche et des critres de tri. Bouton [Script li] : vous accdez l'diteur de script. 218

Menu Etats Bouton [Proprits] : si l'tat slectionn possde des proprits modifiables, vous pourrez les personnaliser. Bouton [Sortie] : vous avez la possibilit de choisir et paramtrer la sortie de votre dition (Impression, Fichier, Email, Fentre). Bouton [Rubriques] : vous pouvez dfinir des rubriques locales votre tat chan. Bouton [Mise en page] : vous pouvez dfinir directement les paramtres de mise en page de votre tat chan. Voir Mise en page, page 32. Bouton [Commentaire] : vous pouvez ajouter un commentaire sur votre tat chan. vous au manuel Annexes, disponible dans le menu AIDE.

Pour plus de dtails sur les fonctionnalits de lditeur de script, sur les filtres de recherche, reportez-

En utilisant ce bouton, ltat que vous ajoutez sera positionn avant celui slectionn dans la liste.

Vous supprimez ltat slectionn.

Dans la fentre qui saffiche, vous pouvez : utiliser les paramtres par dfaut de l'tat en cochant loption correspondante, ou bien saisir les valeurs de l'tat en cochant l'option Dfinir les paramtres prdfinis.
Ne pas demander les paramtres l'excution : dans ce cas, la saisie des valeurs de l'tat ne sera pas

demande son lancement. Les paramtres par dfaut ou que vous avez prdfinis seront alors pris en compte.
Dsactiver l'tat : l'tat sera ignor.

6. Utilisez les boutons [Essayer] ou [Vrifier] pour contrler votre tat chane. 7. Cliquez sur le bouton [OK].

Modifier un tat chan


1. Slectionnez dans la liste des tats chans celui modifier. 2. Cliquez sur la flche du bouton et slectionnez la commande MODIFIER.

Un tat chan livr en standard avec l'application ne peut tre modifier. Pour cela, vous devez le dupliquer. Ciel Compta vous le propose automatiquement. Cliquez alors sur le bouton [Dupliquer] puis renommez l'tat chan.

3. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].

Liste des tats


1. Slectionnez dans la liste des tats chans celui que vous voulez personnaliser. 2. Cliquez sur la flche du bouton TATS. et slectionnez la commande LISTE DES

La fentre des tats paramtrables s'affiche. Vous pouvez alors renommer, dupliquer, supprimer l'tat chan, etc.

Pour

plus dinformations sur les tats paramtrables, reportez-vous au manuel lectronique Le gnrateur dtats disponible dans le menu AIDE.

219

Menu Etats

Autres tats
Menu ETATS - commande AUTRES TATS
<Alt> <T> <T> La commande AUTRES TATS regroupe les tats suivants : Etat du lettrage, Etat prvisionnel, DNA, Fiche 281.50 et 325.50.

1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier. [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie.

La fentre de paramtrage de ltat saffiche. 2. Dfinissez les critres prendre en compte pour ltat. 3. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

220

Menu Import/Export

Importer des critures Exporter des critures Importer une balance Exporter une balance Envoyer le dossier Coordonnes expert-comptable Historique Imports/Exports

Menu Import/Export

Vue densemble

Ce menu regroupe tous les moyens dchanger des donnes avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous tes amen changer des informations. Vous pouvez : changer vos donnes avec votre expert-comptable via limport/export, importer ou exporter une Balance, envoyer par email le dossier de votre socit, saisir les coordonnes de votre expert-comptable, consulter lhistorique des imports/exports.

Le format Ximport
Ce format vous permet dimporter un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorit des diteurs de texte) contenant des critures. Le nom du fichier importer est : XIMPORT.TXT. Avant dimporter vos critures, vrifiez que ce fichier se trouve bien dans le rpertoire ou le chemin daccs o sont situs les fichiers du dossier en cours. Au cours de limportation, si des comptes ou des journaux nexistent pas, le logiciel va les crer. Si le fichier contient des critures non quilibres, celles-ci ne seront pas importes. Le fichier XIMPORT.TXT doit tre de type SDF (sans dlimiteur fixe) et la taille dun enregistrement ne doit pas dpasser 137 caractres. Il doit avoir la structure suivante : N de Mouvement Journal Date d'criture Date d'chance N de pice Compte Libell Montant 5 caractres 4 caractres 8 caractres 8 caractres 12 caractres 11 caractres 25 caractres 13 caractres Numrique Alphanumrique Date (AAAAMMJJ) Date (AAAAMMJJ) Alphanumrique Alphanumrique Alphanumrique (2 dc.) Numrique

222

Menu Import/Export Crdit-Dbit N de pointage Code analyt./budgt Montant de TVA Pourcentage de TVA Code TVA Monnaie 1 caractre 12 caractres 6 caractres 15 caractres 5 caractres 4 caractres 1 caractre (D ou C) Alphanumrique Alphanumrique (2 dc.) Numrique (2 dc.) Numrique Alphanumrique E pour Euro

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Menu Import/Export

Importer des critures


Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT CIEL GESTION / FACTURATION ou RELATION EXPERT - IMPORT
<Alt> <C> <I> Cette commande peut tre utilise : par vous-mme pour intgrer dans votre comptabilit des critures fournies par votre expert-comptable (critures de bilan, par exemple), par votre expert-comptable pour intgrer dans son dossier les critures de votre comptabilit. Les critures sont intgres dans le brouillard.

Vous pouvez importer des critures comptables provenant dun logiciel Ciel .

Attention ! Si vous utilisez le format XImport, une fois que les critures sont correctement importes en comptabilit, le fichier est renomm (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus tre import.

Options pour limport des critures


Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRFRENCES - groupe Liaison comptable
La prfrence Import des critures propose de nombreuses options afin de paramtrer les traitements effectuer lors de limport. Par exemple, vous pouvez demander la prvisualisation des critures importer, laffichage dun rapport concernant limport effectu, la cration des comptes, des journaux sils nexistent pas, etc.

Le dtail de ces options est dcrit dans laide contextuelle (touche <F1> de votre clavier).

Importation des critures


A lactivation de cette commande, la fentre Assistant import/export dcritures saffiche.

1. Slectionnez le fichier dans lequel les critures ont t gnres : 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Dans le cas o des critures ont t transfres depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Profes224

Menu Import/Export sionnel Indpendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et quelles ny sont pas encore intgres, ces critures sont attente. Ciel Compta les dtecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que limportation a t effectue.

Tant que les critures ne seront pas importes dans Ciel Compta, louverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer limportation.

Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fentre Liste des formats d import saffiche et vous avez les formats dimports prdfinis correspondants aux diffrents logiciels. Choisissez alors le format dimportation en fonction du logiciel dans lequel vos critures ont t gnres puis cliquez sur le bouton [OK].

Exemple de la liste des formats dimport

3. Slectionnez le fichier qui contient les critures importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Lorsque vous importez des critures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les critures avant l'envoi dans les prfrences, la fentre Ecritures transfrer s'affiche

: Cliquez sur le bouton [Vrifier] pour lancer une vrification de toutes les critures transfrer. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour effectuer des changements sur une ou plusieurs critures. Pour ne pas prendre en compte les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler les modifications]. Cliquez sur le bouton [Continuer] pour lancer le transfert des donnes.

225

Menu Import/Export 4. Un rapport saffiche et vous informe si limportation a t ralise avec succs ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les oprations effectues par le logiciel, par exemple la cration dun compte qui nexistait pas. En effet, si les critures que vous transfrez comporte des numros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les crer.

Les formats dimport, excepts RImport et Ciel Compta, nautorisent quun seul code analytique par ligne dcriture.Si vous avez ventil des critures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacs dans le fichier gnr.

226

Menu Import/Export

Exporter des critures


Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT ou RELATION EXPORT - EXPORT ou ECHANGE DE DONNES
<Alt> <C> <E> A l'aide de cette commande, vous crez un fichier d'exportation contenant les critures de votre choix que ces critures soient en brouillard ou valides. Elles pourront ainsi tre ultrieurement intgres dans un autre dossier Ciel ou dans dautres logiciels. Vous pouvez exporter des critures de Ciel Compta vers dautres logiciels.

Rglages de lexport au format Ciel


Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRFRENCES - groupe Liaison comptable
La prfrence Gnration des critures permet de fixer les paramtres dexport des critures Ciel.

1. Indiquez le fichier de destination des critures comptables (Texte, XImport, RImport, Ciel Compta France). En choisissant Ciel Compta, le logiciel recherche les dossiers de comptabilit prsents sur votre disque et vous propose de choisir celui qui doit recevoir les critures. Si plusieurs versions de Ciel Compta sont installes sur votre machine, vous pouvez la choisir l'aide de l'option Application utiliser. La liste des socits est alors actualise et vous devez refaire votre choix. 2. Dans l'onglet Options, le numro du prochain mouvement comptable gnr vous est prcis. Et, pour afficher et contrler les critures avant leur transfert, cochez les options correspondantes. 3. Cliquez sur le bouton [OK].

Pour plus de dtails sur cette fentre, reportez-vous laide contextuelle (touche <F1> de votre clavier).

227

Menu Import/Export

Exportation des critures


A lactivation de cette commande, la fentre Assistant import/export dcritures saffiche.

L'assistant vous propose une tape dans laquelle vous sont proposs les formats d'export :
Ciel : vos critures comptables seront intgres dans un logiciel Ciel. Autres : vos critures comptables sont destines un logiciel de comptabilit.

1. Slectionnez l'option correspondant votre cas afin de transfrer vos critures dans le format adquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez choisi le format Ciel, la premire fois que vous importez des critures, le programme vous avertit que les rglages ncessaires pour le transfert en comptabilit doivent tre effectus. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fentre Gnration des critures s'affiche. Voir Rglages de lexport au format Ciel,

page 227.
3. Si vous avez choisi le format Autres, la fentre Liste des formats d import saffiche et vous avez les formats dexports prdfinis correspondants aux diffrents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos critures seront intgres puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Avec le bouton [Email], le fichier des critures est cr puis mis en pice jointe dun nouvel email prdfini. 4. Choisissez le type d'critures exporter en cochant les cases correspondantes :
critures valides : les critures valides et correspondant aux critres dfinis prcdemment seront

exportes.
Ecritures en brouillard : les critures enregistres dans le brouillard et correspondant aux critres dfinis prcdemment seront exportes. Ecritures en simulation : les critures enregistres en simulation et correspondant aux critres dfinis prcdemment seront exportes. (Non disponible en mode cahier)

5. Si vous exportez des critures au format Ciel, vous avez la possibilit de les visualiser avant de les envoyer ainsi que de mettre le fichier des critures en pice jointe dun nouvel email prdfini. Pour cela, cochez les cases Voir les critures avant le transfert et Envoyer le fichier par mail. 6. Cliquez sur le bouton [OK]. 7. Indiquez lemplacement o sera gnr votre fichier dexportation. Ce fichier contient vos critures comptables.

228

Menu Import/Export 8. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].

A lexception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats dimport nautorisent quun seul code analytique par ligne dcriture. Si vous avez ventil des critures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacs dans le fichier gnr.

Si vous transfrez vos critures vers un fichier Ciel Compta, vos critures seront dtectes la prochaine ouverture du fichier concern.

Les fichiers crs lors de lexportation sont nomms par dfaut. Ce tableau peut vous aider les retrouver. Tableau de correspondance entre les formats et fichiers dexportation

Formats
Ciel : Standard

Fentres
Si vous n'avez pas au pralable dfini les paramtres de transfert, la fentre Gnration des critures s'affiche sinon vous accdez directement la fentre Liaison comptable. Export d'critures (Ximport) Export Ciel Export critures Autres

Ciel : Ximport Ciel : Ximport enrichi Autres

229

Menu Import/Export

Importer une balance


Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORTER UNE BALANCE
<Alt> <C> <B> 1. A l'activation de cette commande, choisissez le fichier de la balance rcuprer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. La fentre suivante saffiche :

3. Une criture sera enregistre, par dfaut, dans le journal des A-nouveaux (AN). 4. La Date ainsi que le Libell de l'criture sont renseigns par dfaut. Modifiez-les si ncessaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message saffiche et vous informe si limportation sest droule avec succs. Vous pouvez voir les oprations effectues par le logiciel, par exemple la cration dun compte qui nexistait pas.

230

Menu Import/Export

Exporter une balance


Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - EXPORTER UNE BALANCE
<Alt> <C> <X> Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des critures vers un autre dossier. 1. Slectionnez le format dexport gnrer.

2. Cliquez sur le bouton

pour gnrer le fichier d'export dans le rpertoire de votre choix ou sur

le bouton

pour joindre le fichier un nouvel e-mail.

La fentre de paramtrage de lexport saffiche.

3. Indiquez la priode prendre en compte. Si vous ne prcisez aucune date, c'est la priode d'exercice qui sera considre par dfaut. 4. Dans l'onglet Slection : (Uniquement disponible en mode standard) Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez exporter l'tat. Licne vous permet de choisir une srie de comptes.

Choisissez les critures inclure : brouillon et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les critures valides seront prises en compte. Vous pouvez galement choisir dexporter les critures d'un journal en particulier. Pour prendre en compte toutes les critures, cliquez sur le bouton .

Dans longlet + de critres : (Uniquement disponible en mode standard) 5. Pour dfinir davantage de paramtres, cliquez sur l'onglet et slectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramtrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail. 231

Menu Import/Export

Envoyer le dossier
Menu DIVERS - commande ENVOYER LE DOSSIER
<Alt> <C> <V> Cette commande permet denvoyer une sauvegarde de votre dossier au format zip soit par e-mail soit ultrieurement par le moyen de votre choix. Vos prfrences telles que vos tats personnaliss ne sont pas prises en compte dans cette sauvegarde.

Attention L'expert-comptable doit possder la mme version de Ciel Compta que la vtre pour utiliser votre sauvegarde.
Par exemple, vous possdez Ciel Compta Facile 3.0, votre expert-comptable doit possder Ciel Compta Pro 17.0 ou Ciel Compta 17.0.

Lenvoi par e-mail fonctionne lorsquune messagerie lectronique est installe sur votre poste. Vous pouvez auparavant renseigner ladresse e-mail de votre expert-comptable par la commande
COORDONNES EXPERT-COMPTABLE

du menu ECHANGES. Voir Coordonnes expert-comptable, page 233.

1. Activez la commande ENVOYER LE DOSSIER. 2. Un message vous demande si vous voulez envoyer votre dossier par e-mail ou lenregistrer sur le bureau de votre ordinateur. Cliquez sur le bouton de votre choix. Si vous avez choisi lenvoi par e-mail, la sauvegarde de votre dossier est directement mise en pice jointe dun nouveau message. Et, ladresse e-mail de votre expert-comptable est rcupre des paramtres socit. Vrifiez que ladresse de votre expert-comptable et envoyez votre email. Si vous avez choisi denregistrer la sauvegarde sur le Bureau, un message vous informe de la russite du traitement. Cliquez sur le bouton [OK].

232

Menu Import/Export

Coordonnes expert-comptable
Menu DIVERS - EXPERT-COMPTABLE - COORDONNES
<Alt> <C> <X> Cette commande permet de renseigner les coordonnes postales, tlphoniques, les adresses e-mail et du site internet de votre expert-comptable. Lorsque vous activez la commande COORDONNES EXPERT-COMPTABLE, la fentre Paramtres socit saffiche, positionne sur longlet Complments. En effet, cest partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives votre expert-comptable, plus prcisment dans la seconde partie de la fentre.

Vous accdez galement cette commande via le menu DOSSIER - commandes PARAMTRES - SOCIT onglet Complments. Voir Onglet Complments, page 22.

233

Menu Import/Export

Historique Imports/Exports
Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - HISTORIQUE
<Alt> <C> <R> <H> Lhistorique des transferts rcapitule tous les imports, exports que vous avez effectus.

Vous pouvez consulter, supprimer vos imports ou encore les rimporter.

Consulter un transfert
Pour visualiser les critures comptables dun import, slectionnez limport dans la liste puis cliquez sur le

bouton

Vous pouvez galement double-cliquer sur la ligne dimport.

Supprimer un transfert

1. Pour supprimer un import, slectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton

2. La suppression tant irrversible, un message vous demande de confirmer celle-ci, cliquez alors sur le bouton [Oui].

Options
Vous pouvez rimporter, exporter ou retransfrer un fichier d'import.
Rimporter : vous pouvez rimporter vos critures. Exporter : l'exportation gnre un fichier Ximport et vous choisissez son emplacement. Retransfrer : le transfert gnre un fichier Ximport directement dans le dossier comptable devant rece-

voir les critures. Vous devez au pralable choisir ce dossier comptable dans les prfrences Liaison
comptable (menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRFRENCES - dossier Liaison comptable).

1. Slectionnez l'import dans la liste.

2. Cliquez sur le bouton

puis activez la commande RIMPORTER ou EXPORTER ou RETRANSFRER.

3. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 4. Si vous avez choisi la commande EXPORTER, une autre fentre s'affiche et votre logiciel vous demande

234

Menu Import/Export de choisir l'emplacement du fichier gnr. Un dernier message vous informe si le traitement a t ralis avec succs.

235

Menu Divers

Statistiques Trsorerie prvisionnelle Menus dcouverte / Menus standard Messagerie

Menu Divers

Vue densemble

Menu en mode Standard (mode par dfaut)

Menu en mode CAHIER Vous avez choisi ce mode la cration du dossier.

A partir du menu DIVERS, vous pouvez : visualiser, via les statistiques, les principales informations relatives votre socit (volution des comptes, indicateurs clefs, rpartition des charges/produits, rpartition des classes), de faire des prvisions de trsorerie, d'envoyer des courriers lectroniques partir du logiciel, etc.

237

Menu Divers

Statistiques
Menu DIVERS - commande STATISTIQUES
<Alt> <V> <S> Cette commande propose les tats suivants :
Evolution des comptes Indicateurs clefs

Cet tat vous permet de visualiser rapidement les lments principaux de votre comptabilit : soldes dbit et crdit, rsultat comptable, chiffre d'affaire, rpartition charges produits, rpartition dune classe, etc.
Rpartition charges produits Rpartition d'une classe

1. Dans la liste des tats disponibles, slectionnez celui gnrer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situs en haut de la fentre : [Imprimante] : pour lancer directement l'impression [Aperu] : pour consulter l'dition l'cran telle qu'elle s'imprimera sur papier [Fentre] : pour obtenir directement la fentre de paramtrage de l'tat [Fichier] : pour gnrer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows [Email] : pour gnrer un fichier et l'envoyer en pice jointe via votre messagerie

La fentre de paramtrage de ltat saffiche. 2. Dfinissez les critres prendre en compte pour ltat. 3. Validez le paramtrage de l'tat en cliquant sur [OK]. Si vous avez opt pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du rpertoire dans lequel seront enregistres les donnes. Si vous avez opt pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pice jointe d'un nouvel e-mail.

238

Menu Divers

Trsorerie prvisionnelle
Menu DIVERS - commande TRSORERIE PRVISIONNELLE
<Alt> <V> <T> Cette commande vous permet d'effectuer des prvisions de trsorerie. Le chiffrage de votre trsorerie prvisionnelle vous permet danticiper vos besoins et ventuellement de ngocier par avance avec vos partenaires financiers.

Attention ! Avec Ciel Compta vous ne pouvez crer qu'une seule trsorerie prvisionnelle.
Avec Ciel Compta Pro, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez crer plusieurs trsoreries prvisionnelles.

Crer une trsorerie prvisionnelle

1. Activez le menu DIVERS commande TRSORERIE PRVISIONNELLE - bouton 2. Saisissez l'Intitul de la trsorerie. 3. Slectionnez le compte de trsorerie que vous souhaitez grer. Vous pouvez grer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trsorerie.

4. Cliquez sur licne dappel de liste

pour slectionner le compte prendre en compte.

5. Cochez la priodicit de la prvision (jour, semaine, quinzaine, mois...). Uniquement en version Pro. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fentre Trsorerie prvisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs.

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Menu Divers

Trsorerie prvisionnelle : saisie des montants


Les options d'affichage vous permettent de trier les donnes afficher. Uniquement en version Pro. Vous pouvez afficher :

le dtail, les totaux, les prvisions coules, le type de priode (prvision sur une semaine, une dcade, une quinzaine ou un mois). Pour une priodicit mensuelle, cette zone n'est pas modifiable.

Dans la partie infrieure de la fentre, vous visualisez le Plan de trsorerie prvisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage pralablement dfinies. Pour saisir un lment ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trsorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent vos recettes puis celles correspondant vos dpenses. La ligne Solde dbut de priode vous indique le solde du ou des comptes slectionns en dbut de priode. La ligne Solde de la priode vous donne le total des dpenses et recettes sur un mois. La ligne Solde final indique le solde une fois les dpenses et les recettes renseignes et calcules avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises jour.

1. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond votre dpense ou votre recette ainsi quau mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prvisions. 2. Saisissez le montant de la recette ou la dpense. 3. Rptez l'opration pour toutes les autres dpenses ou recettes prendre en compte pour la priode slectionne. 4. Pour ajouter, insrer ou supprimer une ligne du plan de trsorerie, cliquez sur le bouton correspondant en haut de la fentre ou cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL et choisissez la commande correspondante. Uniquement en version Pro.

Calcul de la trsorerie prvisionnelle


Vous pouvez calculer les rglements clients et paiements fournisseurs en tenant compte des dates dchance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Rglements clients (ou Paiements fournisseurs) et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer les chances] ou activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES CHANCES. Les autres colonnes sont compltes automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients. Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de dbut de priode suite une modification. 3. Cliquez sur le bouton [Commentaire] pour ajouter une note. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre trsorerie prvisionnelle.

240

Menu Divers

Modifier une trsorerie prvisionnelle


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. 1. Pour modifier une trsorerie prvisionnelle, slectionnez-la dans la liste des trsoreries prvisionnelles

puis cliquez sur le bouton . Vous pouvez galement double-cliquer dans la liste des trsoreries sur celle que vous souhaitez modifier. 2. Dans la fentre qui s'affiche, effectuez vos modifications puis cliquez sur [OK].

Supprimer une trsorerie prvisionnelle


Disponible uniquement dans Ciel Compta Pro. 1. Pour supprimer une trsorerie prvisionnelle, slectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton

. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression de la trsorerie. Cliquez sur le bouton [Oui].

241

Menu Divers

Menus dcouverte / Menus standard


Menu DIVERS - commande MENUS DCOUVERTE ou MENUS STANDARD
<Alt> <V> <D> ou <Alt> <V> <N> Vous disposez de deux modes d'affichage : le mode dcouverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de votre logiciel, le mode standard, pour une gestion et un suivi des donnes de comptabilit plus dtaills ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.

Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DCOUVERTE ou MENUS STANDARD.

Le mode daffichage dans lequel vous travaillez (dcouverte ou standard) est conserv lorsque vous quittez lapplication.

242

Menu Divers

Messagerie
Menu DIVERS - commande MESSAGERIE
<Alt> <V> <M> Cette commande permet d'envoyer des courriers lectroniques partir du logiciel. Pour utiliser cette commande, vous devez pralablement : installer une application de messagerie lectronique, disposer d'une connexion Internet, prendre connaissance du fonctionnement de la messagerie.

Pour envoyer un message : 1. Activez la commande MESSAGERIE du menu DIVERS. 2. Dans la fentre qui saffiche, saisissez l'adresse e-mail du destinataire de votre courrier puis cliquez sur le bouton [OK]. Le programme lance votre logiciel de messagerie en prremplissant la zone adresse du destinataire (...). 3. Rdigez votre message puis envoyez-le.

243

Menu Fentres

Fermer Tout fermer Suivante Prcdente Cascade Mosaque Mon Intuiciel Afficher la barre de navigation Afficher la barre de statut

Menu Fentres

Vue densemble

Fermer
Menu FENTRES - commande FERMER
<Alt> <N> <F> ou <Ctrl> <F4> Vous utilisez cette commande pour fermer la fentre active dans la fentre principale de votre logiciel.

Tout fermer
Menu FENTRES - commande TOUT FERMER
<Alt> <N> <T> ou <Maj> <Ctrl> <F4> Vous utilisez cette commande pour fermer d'un seul coup toutes les fentres ouvertes.

Suivante
Menu FENTRES - commande SUIVANTE
<Alt> <N> <S> ou <Ctrl> <F6> Lorsque plusieurs fentres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fentre suivant celle qui est affiche.

Prcdente
Menu FENTRES - commande PRCDENTE
<Alt> <N> <P> ou <Maj> <Ctrl> <F6> Lorsque plusieurs fentres sont ouvertes, activez cette commande pour appeler la fentre prcdant celle qui est affiche.

245

Menu Fentres

Cascade
Menu FENTRES - commande CASCADE
<Alt> <N> <C> Cette commande a pour effet de placer toutes les fentres ouvertes de telle sorte que leurs barres de titres soient toujours visibles et accessibles.

La liste des fentres ouvertes dans la fentre principale de votre logiciel est affiche dans le menu FENTRE, ceci permet de mettre directement une fentre ouverte et masque au premier plan.

Mosaque
Menu FENTRES - commande MOSAQUE
<Alt> <N> <M> Cette commande a pour effet de placer toutes les fentres ouvertes les unes ct des autres. La fentre active est celle affiche au premier plan. Elle est reconnaissable par la couleur de sa barre de titre (non grise).

En-dessous de la commande MOSAQUE, vous disposez de la liste des fentres ouvertes dans la fentre principale de votre logiciel, ceci permet de mettre directement une fentre ouverte et masque au premier plan.

246

Menu Fentres

Mon Intuiciel
Menu FENTRES - commande MON INTUICIEL
LIntuiciel est intgr la fentre principale de votre logiciel. Lorsque des fentres sont ouvertes, il nest donc plus visible. Vous pouvez alors y accder depuis les boutons de la barre dactions ou encore via le menu FENTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui rsume vos principales activits et vous permet d'accder directement certaines oprations comptables ou des rcapitulatifs de votre exercice.

Il est compos de quatre parties, accessibles depuis les onglets de la barre dactions.

Mon Bureau, accessible par licone de longlet

, est longlet actif par dfaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon lorganisation que vous aurez dfini lors de la personnalisation de votre Intuiciel.

En mode Cahier, un seul Bureau est disponible.

Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation Pour plus dinformations, reportez-vous au paragraphe Personnaliser mon bureau, page 248.
Mon tableau de bord, accessible par licone de longlet

. Voir Mon tableau de bord, page 249.

247

Menu Fentres

Mes tats et statistiques, accessible par licone de longlet

. Vous y retrouvez une liste dtats et de

statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accder plus rapidement aux tats que vous utilisez le plus souvent. Pour plus dinformations concernant la personnalisation de vos tats et statistiques, reportez-vous au paragraphe Mes tats et statistiques, page 249.
Mes actualits, accessible par licone de longlet

. Voir Mes actualits, page 250.

Personnaliser mon bureau


Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tches vous permettant daccder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.

1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation

2. Une liste des principales fonctions du logiciel saffiche sous forme de menus droulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tches du logiciel saffichent. 3. Pour afficher la liste complte des tches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et slectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TCHES.

Ajouter une tche au bureau en utilisant le glisser-dposer


Une fois que vous avez choisi la tche ajouter votre bureau, vous pouvez la glisser-dposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfonc. 2. Glissez votre souris jusqu lellipse du bureau. 3. Des petites flches blanches saffichent. Elles prcisent les emplacements o vous pouvez dposer votre tche.

4. Dposez votre tche sur lemplacement souhait. Votre tche se trouve dsormais sur votre bureau.

Crer un groupe de tches


Vous pouvez choisir de regrouper certaines tches sur le bureau. 1. Pour cela, slectionnez la tche souhaite dans la liste des tches. 2. Vous devez ensuite la glisser-dposer sur la tche avec laquelle vous souhaitez crer un groupe. Une flche blanche saffiche. 3. Relchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se cr.

Personnaliser les tches du bureau


En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tches du bureau, une petite barre dicones daffiche.

248

Menu Fentres

Le bouton Le bouton Le bouton Le bouton

vous permet de supprimer la tche ou le groupe de tches slectionn. vous permet de renommer la tche ou le groupe de tches slectionn. vous permet de modifier licone de la tche slectionne. vous permet de paramtrer louverture de la tche.

Vous pouvez utiliser les icones et pour effectuer une rotation des tches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.

Mes bureaux

En mode Cahier, un seul Bureau est disponible.

Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez crer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez crer un bureau pour grer uniquement vos comptes, et un pour grer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...

Restaurer le paramtrage par dfaut


1. Pour restaurer laffichage du bureau par dfaut, cliquez sur le bouton .

2. Un message de confirmation saffiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].

Mon tableau de bord


Vous pouvez visualiser dans longlet Mon tableau de bord les principales informations de votre socit. Vous pouvez reprer rapidement les rsultats, les factures non payes par vos clients, celles relancer, les volutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent la date de travail affiche en haut droite de la fentre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.

Mes tats et statistiques


Vous accdez directement certains tats de votre logiciel.

Pour plus de dtail, reportez-vous au chapitre Menu Etats, page 197.


Ajouter un tat dans la liste des tats en utilisant le glisser-dposer
Vous pouvez ajouter et retirer des tats de votre liste dtats et crer des groupes dtats en cliquant sur le

bouton de personnalisation

Une liste des principaux tats du logiciel saffiche sous forme de menus droulants. Certains tats paramtrables peuvent galement tre visibles si vous avez activ laccessibilit de ces tats depuis la liste des tats paramtrables.

Pour plus de dtails, reportez-vous au Manuel Gnrateurs dEtats disponible depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tats du logiciel saffichent. Vous pouvez choisir dajouter un tat votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur ltat souhait avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfonc. 2. Glissez votre souris jusqu lendroit souhait. Des petites flches blanches saffichent. Elles prcisent les emplacements o vous pouvez dposer votre tat. 3. Dposez votre tat sur lemplacement souhait. Votre tat apparat dans lIntuiciel.

249

Menu Fentres

Ajouter un tat un groupe dtats


Vous pouvez glisser-dposer un tat directement dans un groupe dtats. 1. Pour cela, slectionnez ltat souhait dans la liste des tats. 2. Vous devez ensuite le glisser-dposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter ltat. Un + blanc saffiche. 3. Relchez le bouton gauche de la souris. Ltat sajoute au groupe.

Personnaliser les tats


En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un tat ou un groupe dtats, une petite barre dicones daffiche. Le bouton Le bouton Le bouton vous permet de supprimer ltat ou le groupe dtats slectionn. vous permet de renommer ltat ou le groupe dtats slectionn. vous permet de modifier la sortie de ltat slectionn.

Mes actualits
Cet onglet vous permet daccder directement au site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter diffrents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles lgislations etc.) ainsi que les mises jour tlcharger. Enfin, vous avez les numros de l'assistance technique.

250

Menu Fentres

Afficher la barre de Navigation


Menu FENTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION
Cette commande vous permet de faire apparatre ou disparatre la barre de navigation. Lorsque cette commande est active, la barre de navigation apparat dans linterface. Sinon, elle napparat pas. 1. Cliquez une fois sur la commande pour lactiver. Une coche apparat avant cette commande. 2. Cliquez de nouveau pour la dsactiver. La coche disparat.

Afficher la barre de statut


Menu FENTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE STATUT
Cette commande vous permet de faire apparatre ou disparatre la barre de statut. Lorsque cette commande est active, la barre de statut apparat dans linterface. Sinon, elle napparat pas. 1. Cliquez une fois sur cette commande pour lactiver. Une coche apparat avant la commande. 2. Cliquez de nouveau pour la dsactiver. La coche disparat.

251

Menu Aide

Besoin daide Informations de dernire minute Dmo rapide Manuel de rfrence Annexes Manuel gnrateur dtats Manuel gnrateur Tableaux de bord Infos mise jour A propos de

Menu Aide

Vue densemble

253

Menu Aide

Besoin daide
Menu AIDE - commande BESOIN DAIDE
<Alt> <A> <B> Cette fonction ouvre une fentre qui vous donne les coordonnes de notre service assistance.

Informations de dernire minute


Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIRE MINUTE
<Alt> <A> <D> Cette commande ouvre une fentre prsentant les nouveauts de la version de votre application, des informations complmentaires au manuel qui n'ont pu y tre intgres. La fentre des informations de dernire minute souvre automatiquement au dmarrage de votre logiciel. Cochez loption Ne plus afficher au dmarrage.

254

Menu Aide

Dmo rapide
Menu AIDE - commande DMO RAPIDE
<Alt> <A> <R> Cette commande ouvre une vido qui prsente rapidement votre logiciel. Cette dmonstration se lance dans votre navigateur internet, sur le site de Ciel.

Manuel de rfrence
Menu AIDE - commande MANUEL DE RFRENCE
<Alt> <A> <M> Cette commande ouvre le manuel de rfrence du logiciel, qui dcrit menu par menu la totalit des fonctions.

Annexes
Menu AIDE - commande ANNEXES
<Alt> <A> <N> Cette commande ouvre le manuel Annexes qui dcrit les paramtrages gnraux du logiciel.

Manuel gnrateur dtats


Menu AIDE - commande MANUEL GNRATEUR DTATS
<Alt> <A> <G> Cette commande ouvre le manuel du gnrateur dtats qui vous explique la personnalisation des ditions.

255

Menu Aide

Manuel gnrateur Tableaux de bord


Menu AIDE - commande MANUEL GNRATEUR TABLEAUX DE BORD
<Alt> <A> <T> Cette commande ouvre le manuel lectronique Gnrateur de Tableaux de bord qui dcrit la personnalisation des fentres de type tableau de bord.

Infos mise jour


Menu AIDE - commande INFOS MISE JOUR
<Alt> <A> <F> Cette commande ouvre le manuel qui vous explique comment rcuprer un dossier dune version prcdente et prsente les nouveauts de chaque version de votre logiciel.

A propos de...
Menu AIDE - commande A PROPOS DE...
<Alt> <A> <P> Vous trouvez dans l'A propos le dtail de la licence de lutilisateur pour lequel votre logiciel a t install ainsi que le rappel du texte lgislatif sur les limites d'utilisation de l'application. D'autre part, le site Internet de Ciel est accessible en cliquant sur le bouton [Http://www.ciel.be].

256

Index
A
Abonnements 60, 168 Afficher menus dcouverte/standard 242 Agenda 192 Ajustement 109 Amortissement
dgressif 109 exceptionnel 109 linaire 109 plan 109 rsultat synthtique 215

Contrepassation 183

D
Dclaration de TVA 212 Devises
clture et rouverture 191 crer 96 gestion 166 saisir en devises 166

Analytique
codes 86 multi-ventilation 141 saisie 139

Dossier
affecter un mot de passe 35 crer 12 dfinir les options 27 envoyer lexpert-comptable 232 modifier les paramtres 21 ouvrir 18 restaurer 44 sauvegarder 43

Annuler
criture valide 183 lettrage 177

A-nouveaux 157 Archivages DGFiP 188

B
Balance 203
age 210 analytique 207 exporter 231 N N-1 204

E
Echancier 209 Ecritures
analytiques 139 enregistrer 138 exporter 227 listes 72 modles 168 validation 139

Bilan synthtique 215 Bordereau de remise en banque 212 Brouillard 138


imprimer 206 valider 187

Editions
autres tats 133 dotations mensuelles 131 plus et moins values 132 TVA reverser 132

Budget
balance analytique 207 codes analytiques 86 dfinir 80 tat budgtaire 208 grand livre analytique 207

Encours clients 140, 211 Enregistrer des critures 138 Envoyer un dossier 232 Exercice
clturer 188 clturer (multidevises) 191 rouverture 189 rouverture (multidevises) 191

C
Cahier
saisie 54

Clturer un exercice
assistant Top Clture 188 en comptabilit multidevises 191

Expert-comptable
coordonnes 233

Exports 31, 133


balance 231 critures 227

Comptes
contrepartie 141 crer 76 multi-ventilation 142

257

F
Familles Top Saisie 91 Fichier
ASCII 222

Intuiciel 247

J
Journaux 89

Format dimport
OFX 100 QIF 99 relev bancaire 98 Texte 99 XImport 222

L
Lettrage
annuler 177 automatique 178 manuel 175

G
Gnrateur dtats 29 Grand livre 200 Grand livre analytique 207

M
Mailing 217 Mise au rebut 110 Modles de saisie 168 Modes daffichage 242 Mot de passe 35

I
Immobilisations 104
cession partielle 111 cession totale 110 fiche 107 imprimer 131 inventaire 126 liste 104 reprise dantriorit 109 saisir 107 sortir 110

P
Paramtres
comptabilit 22 comptabilit mode cahier 24 dossier 21 immobilisations 26 socit 21 TVA 25

Imports
balance 230 critures 224 paramtrables 29

Plan damortissement 109


normes CRC 2002-10 113

Impressions 34
aperu 33 imprimer 33

Plan de comptes 75 Prvisions 84

R
Rappels 195 Rapprocher
une facture et son rglement 175

Imprimer
balance 203 balance age 210 bordereau de remise en banque 212 brouillard 206 centralisateur 205 dclaration de TVA 213 chancier 209 encours clients 211 tats chans 218 grand livre 200 immobilisations 131 journaux 205 mailing 217

Recherche 50 Rimputation 186 Relancer un client


avec Ciel Compta Evolution 180 avec Ciel Compta Millsime 179

Relev bancaire
formats dimport 98 saisie 153

Infos perso. 97 Internet


messagerie 243

Relevs didentit bancaire 78 Restaurer 44 Rubriques utilisateurs 97

258

S
Saisie
A-nouveaux 157 assistant Top Saisie 143 critures analytiques 139 encours clients 140 guide 148 kilomtre 66 modles 168 relev bancaire 153 standard 137

Sauvegarder
en ligne 37 sur lecteur ou sur disquette 43

Simulation 139 Soldes Intermdiaires de Gestion 216 Statistiques 133, 238

T
Tche agenda 192 Trsorerie prvisionnelle 239 TVA
dclaration 212 paramtrer 25

X
XImport 222

Copyright 2011 Ciel Guide de rfrence Ciel Compta et Ciel Compta Evolution pour Windows - Rfrence ME_WKE 18.1 / 11.1 - 09.11 La dtention de ce manuel natteste pas la proprit dune licence dutilisation du logiciel.