SISTEMA DE GESTIN

PROCEDIMIENTO GENERAL
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

PGL 0001

ELABORADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

RODRIGO ESPINOZA

RAUL LECAROS

GUILLERMO EFFICA

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1. OBJETIVO
El objetivo del procedimiento es establecer la metodologa para asegurar que los documentos que componen el sistema de gestin (SG) de constructora EFESLE, sean adecuadamente identificados, emitidos, revisados, aprobados, distribuidos, utilizados, conservados y actualizados, previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos

2. ALCANCE
El procedimiento aplica a los siguientes documentos del SG:

Documentos internos:

Procedimientos generales, procedimientos especficos, instructivos de trabajo, planes de gestin de obras. Contratos generales, ordenanza general de urbanismo y construccin, bases administrativas de proyectos, especificaciones tcnicas, planos de construccin, normativa aplicable Ejemplo: Listas de Chequeo, protocolos.

Documentos Externos

Registros o Protocolos del SG

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma Iso 9001: 2008: Sistema de gestin de calidad requisitos (4.2.3) Manual de gestin

4. DEFINICIN
Documento Informacin y su medio de soporte Ejemplo: procedimiento documentado, plano. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico, fotogrfico o una combinacin de estos. especifico o Informacin referida al proyecto, como permisos, comunicaciones con entidades pblicas, actas, libros de obra Forma especfica de llevar a cabo una actividad o un proceso. Los procedimientos pueden ser documentados a o no.

Documento particular Procedimiento

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Procedimiento general:

Las disposiciones contenidas en ellos deben aplicadas por todas las personas de la organizacin, es decir, son aplicacin a la totalidad de los procesos de la organizacin y al sistema de gestin Las disposiciones contenidas son generadas por un rea especfica de la organizacin y deben ser aplicadas por todos aquellos involucrados en el proceso o actividad a la cual se refiere Las disposiciones contenidas en estos documentos son especficas a una actividad o rea. En ellos se enuncian instrucciones precisas a una actividad criticas Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas

Procedimiento especficos:

Instructivo de trabajo

Registros o Protocolos

5. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

5.1.1 IDENTIFICACIN

Los documentos internos se identifican mediante: Logo de la empresa, nombre del documento, revisin, N de pgina, fecha aprobacin. En la siguiente tabla se describe la forma de identificar los documentos

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Logo

El logo de la empresa se ubica en la portada, si corresponde, y en el encabezado de pgina de los documentos Los cdigos se componen de la sigla que identifica el tipo de documentos y un nmero correlativo. Los cdigos generales definidos son: MG: Manual de gestin PGL: Procedimiento general PEE: Procedimiento especifico ITT: Instructivo de trabajo PRG: Programa PLN: Plan PGO: Plan de gestin de obra. Si el documento es aplicables solo a una obra particular se agregar un cdigo que identifique es obra. Para los cdigos de la obra se utilizaran los definidos en Iconstruye, Ejemplo ITT-01-43803 Donde: ITT: Tipo de documento 01: numero correlativo 43803:cdigo Iconstruye de la obra Si el documento es aplicable solo a un rea particular, se agregara un cdigo que identifica esa rea. Siendo: CAL (Calidad); MA (medioambiente); RHH (recursos humanos) El cdigo asociado al documento debe indicarse en la portada, si corresponde, y en el encabezado de pgina segn corresponde.

Cdigo

Nombre

El nombre de los documentos es la nomenclatura especfica que lo identifica. Ejemplo: Auditoras internas. El nombre asociados al documento debe indicarse en portada, si corresponde, y encabezado de pgina de los documentos segn corresponda. Completamente la identificacin de un documento e indica la versin de ste. La primera edicin de un documento aprobado es la revisin 00. Cuando dicho documento se actualiza y aprueba nuevamente, se genera la revisin 01. La revisin asociada al documento debe indicarse en portada y pginas de los documentos, segn corresponda. Fecha en la que se aprob la revisin del documento, sealando en la portada y/0 pginas de los documentos. Numeracin de pginas y el total de ellas, sealando en cada pgina.

Revisin

Fecha

Pagina

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5.1.2

ELABORACIN REVISIN, APROBACIN Elaboracin Encargado del SG Encargado del SG y/o Encargado de Calidad de obra y/o Jefe de rea. Encargado de Calidad de obra y/o Jefe de rea. Jefes de Departamento y/o Encargado del SG y/o Encargado de Calidad de Obra Jefes de Departamento y/o Encargado del SG y/o Encargado de Calidad de Obra Encargado de Calidad de Obra Revisin Aprobacin Observacin

Documento Manual del sistema de Gestin Procedimientos Generales

Coordinador de Gestin Gerente General Encargado del SG Encargado del Sg y/o Jefe de Gerente General Encargado del SG departamento correspondiente y/o Administrador de obra. Encargado de Calidad de obra y/o Jefe de rea. Administrador de Encargado de Obra / Obra. Encargado de SG en Oficina Central Encargado del Sg y/o Jefe de Jefe de Encargado del SG en departamento departamento oficina central o correspondiente y/o y/o Encargado Encargado de Administrador de obra. del SG Calidad de obra Encargado del Sg y/o Jefe de Administrador de Encargado del SG en departamento Obra y/o oficina central o correspondiente y/o Encargado del SG Encargado de Administrador de obra. Calidad de obra Encargado del Sg y/o Jefe de Administrador de Encargado del SG en departamento Obra y/o oficina central o correspondiente y/o Encargado del SG Encargado de Administrador de obra. Calidad de obra

Plan de Gestin

Planes especficos

Instructivos de Trabajo

Registros, Protocolos

En la portada se registrara el nombre, fecha y cargo de las personas que elaboran, revisan y aprueban el documento. Si algn instructivo o procedimiento especfico no tiene portada, dichos antecedentes se incorporan en la primera pgina del documento o en el pie de pgina de estos. Los procedimientos generales y especficos se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura: 1. Objetivo, 2. Alcance, 3. Documentos de referencia, 4. Definiciones, 5. Desarrollo, 6. Resposibilidades, 7. Registros, 8. Anexos y 9. Modificaciones

5.1.3

CONSERVACIN, ARCHIVO Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS INTERNOS

El encargado del SG mantiene los documentos internos generales y aquellos aplicables a oficina central. Los archiva adecuadamente con el objeto de evitar su posible deterioro o perdida, este archivo puede ser un soporte digital o fsico (papel). Asimismo es responsable de mantener actualizados los documentos de carcter general.

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En obra son los jefes de cada departamento los responsables de mantener los documentos y registros de su rea actualizados y archivados en soportes digitales o papel (en condiciones ambientales adecuadas con objeto de que no se deterioren durante su periodo de vigencia), siendo ellos responsables de dar aviso oportuno a las distintas reas de cualquier cambio de registro Los documentos generales en su versin vigentes se encuentran disponibles en la intranet de la empresa, cuando sea necesario, los documentos especficos o particulares de la obra se publicaran en la red de cada obra, centralizado por el encargo del departamento de calidad. En oficina central cada vez que se genere, actualice o anule un documento el encargado del rea del documento informa por escrito al encargado del SG, quien actualizara la informacin de intranet e informara va mail a la organizacin indicando su ubicacin.

5.1.4

LISTADO DE DOCUMENTOS

En la oficina central el encargado del SG mantiene actualizado en intranet los documentos internos vigentes aplicables a nivel central. Para ello sube los documentos aprobados, revisa y actualiza peridicamente la informacin publicada. En Obras los jefes de cada departamento mantienen actualidad en la red de obra o en formato papel los documentos internos vigentes aplicables a su rea. Para ello sube revisa y actualiza peridicamente la informacin.

5.2 DOCUMENTOS EXTERNOS 5.2.1 NORMATIVA APLICABLE

El Gerente general, administradores de obra y directores de rea revisan peridicamente los cambios en la normativa aplicable, lo que comunican al encargado del SG en oficina central para que se suba a intranet lo normativa actualizada que ser utilizada por las distintas obras. Los cambios a la normativa son identificados a travs de la cmara chilena de la construccin, Mutual de Seguridad, Asesores Externos, Biblioteca del congreso nacional, INN o cualquier otro medio que se considere una fuente confiable

5.2.2

PLANOS, ESPECIFICACIONES TCNICAS Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

S recibe de manera oficial por parte clientes (ITO, of, de Arquitectura), Las bases (contratos), Especificaciones tcnicas y otros documentos que identifican los requisitos para la ejecucin de las obras, a travs de la Unidad de control de Obra y/o Of. Tcnica, estos son controlados y distribuidos por las entidades mencionadas anteriormente. El control lo realiza en el documento R PGL01-002 Matriz de documentos externos, listado que identifica al menos el nombre del documento, su cdigo, breve descripcin, su revisin o fecha de aprobacin, estatus y fecha de recepcin. Los documentos externos que no definen requisitos para la ejecucin de las obras sern manejados por el jefe de cada departamento, quien los mantendr de acuerdo a lo sealado en el punto 5.1.3 El responsable de mantener el registro y almacenamiento el registro y almacenamiento timbrado de las copias actuales y nulas es las Unidad de Control de Obra o la Oficina tcnica, quien guardara ordenadamente y en condiciones que garanticen su durabilidad La entrega de los documentos externos esta predefinida en el documento R PGL01-001 Matriz de distribucin de documentos, en esta matriz permite mantener la trazabilidad de las entregas, junto con esto se dejara constancia de su entrega R PGL01-004 (Distribucin de documentos)

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Si se actualizan los documentos, Oficina Tcnica enva un correo electrnico indicando que documentos se han modificado. Con esto se da por notificado al personal sobre la existencia de nuevos antecedentes. Lo mismo aplica para documentos que se hayan anulado sin existir una nueva versin a entrega Si el documento ha sido distribuido en papel, los responsables de cada departamento que tengan copias nulas deben llevarlas al encargado de control de documentos, quien destruir y les entregara las copias actualizadas y timbradas La unidad de control de obra o oficina tcnica deber dejar una versin obsoleta en papel y timbrada como NULO. Cuando se guarda una copia en versin digital el nombre del archivo debe incluir la palabra NULO

5.3 CONTROL DE REGISTROS 5.3.1 IDENTIFICACIN

Los registro son claros, legibles y se identifican por su nombre por cdigo (cuando aplica) y de acuerdo a la actividad a que re refieren. Las versiones vigentes por un nmero de revisin o fecha de vigencia. Dicha informacin debe ser ubicada en el encabezado o pie de pgina del documento. La definicin del cdigo de registro obedece a la siguiente estructura.

Cdigo R XX YY Donde: R: Sigla que identifica que es un Registro XX: Cdigo con que se relacin (si aplica). En el caso que un registro no se asocie a un documento se identificara con el rea que con la que se relaciona (CAL, MAE; RHH o UCO) YY: Numero correlativo
Esta codificacin se aplica a los registro que provienen de un procedimiento o instructivo, cuando no sea este el caso sern identificados solo con la fecha de creacin del registro y su revisin Los registros externos (guas, informes, facturas, etc) se mantendrn tal como estn, ocupando sus respectivos correlativos para su orden de almacenamiento y recuperacin.

5.3.2

ELABORACION

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Cada registro es elaborado con el documento que lo rige, cuando exista. Los registros son claros y legibles e incorporan informacin relativa a la fecha de realizacin de las actividades y a la identificacin de las personas implicadas en su generacin. Cada registro que tenga observaciones, debe evidenciar el levantamiento de dichas observaciones.

5.3.3

ALMACENAMIENTO, RECUPERACION Y PROTECCION, RETENCION Y DISPOSICION.

Los registros cuyo medio de soporte sea papel se almacenan y protegen en archivadores adecuadamente identificados con objeto de evitar su posible deterioro o perdida y solo pueden ser recuperados por los responsables de su archivo o quien ellos definan. Los registros deben ser completados con lpiz de pasta azul y nunca ser enmendados con corrector. No son considerados como registros validos las copias en fax. Los lugares o locales destinados a archivo de registros renen condiciones ambientales adecuadas a las caractersticas de los registros, con objeto de que no se deterioren durante su periodo de conservacin. Los registros cuyo medio de soporte es digital, son respaldados mensualmente por los jefes de departamento, En oficina central, el encargado del SG mantiene un listado de los registros vigentes asociados a cada procedimiento general que son aplicables a toda la organizacin. Para ello completa el listado de registros vigentes (R PGL1-003 Listado de Registros Vigentes), que contiene al menos, los nombre del registro, cdigo, revisin vigente, documento del que proviene, si aplica, responsable de completarlo, lugar de archivo, retencin y disposicin final. En obra los jefes de departamento de calidad es responsable de mantener el listado de registros vigentes. El periodo durante el cual, cada registro del sistema es archivado, se define en el registro listado de registros vigentes, as mismo se define su disposicin final, el responsable de completarlo, lugar de archivo y retencin. Una vez terminada cada obra, los registros son guardados en cajas etiquetadas segn corresponda por departamento y enviados a la Bodega Central. En el caso de que se establezca por contrato un periodo de conservacin diferente para cualquiera de ellos, estos se mantienen a disposicin del cliente durante el periodo de tiempo estipulado. Asimismo, si el cliente establece por contrato la entrega de alguno de los registros, se le har llegar lo solicitado y se registrara la entrega con un acta. Una vez terminado el plazo de conservacin, los registros sern reciclados o destruidos. Los documentos asociados a actividades administrativas, propias de la gestin interna de la obra, tales como vales de entrega de materiales, solicitud de materiales, guas de despacho internas, report, etc. Solo sern conservados hasta el trmino de la obra

5.4 MODIFICACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS INTERNOS

Las modificaciones a los documentos debern ser efectuados por las personas que los elaboran o en si defecto, por quienes estn autorizados para cumplir sus funciones. Una vez modificados son revisados y aprobados por quienes corresponda de acuerdo a la tabla del punto 5.1.2 Al introducir una modificacin se aumenta el uno (1) el numero que indica el estado de revisin del documento, siendo cero (0) la primera revisin La identificacin de cambios en los documentos se realizara mediante la consideracin de un capitulo de modificaciones. En dicha tabla se incorpora una breve descripcin del cambio realizado respecto de la versin anterior. Esta ltima disposicin no es aplicable para los cambios a los formatos de los registros.

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6. RESPONSABILIDADES
Gerente General: Administrador de Obras: Revisar y aprobar documentos segn corresponda. Revisar peridicamente la normativa aplicable. Revisar y aprobar documentos segn corresponda. Velar porque la documentacin del SG de la obra se mantenga vigente y actualizado Revisar peridicamente la normativa aplicable. Velar porque la documentacin del SG se mantenga vigente y actualizada Gestionar la aprobacin y distribucin de los documentos del sistema de gestin. Elaborar y actualizar los listados de registros, listados de documentos de oficina central. Velar por la disposicin de los registros de las obras finalizadas y de oficina central. Cuando corresponda elaborar, revisar o aprobar documentos Cuando corresponda archivar al trmino de la obra. Gestionar el control y distribucin de los documentos del sistema de gestin en obra. Distribuir documentos internos y externos en obra. Archivar documentos y registros asociados a la obra Archivar registros al trmino de la obra Identificar versiones obsoletas de documentos Recibir y controlar los documentos proporcionados por el cliente (planos y/o especificaciones) Entregar y controlar los documentos proporcionados por el cliente (planos y/o especificaciones) a oficina tcnica de obra correspondiente.. Consultar los documentos vigentes en los lugares habilitados para ellos

Encargado del SG Oficina Central

Jefe de departamento

rea

Encarado de control de documentos

Todo el personal

7. REGISTROS
R PGL01-001 Matriz de distribucin de documentos R PGL01-002 Matriz de documentos externos R PGL01-003 Listados de Registros vigentes R PGL01-004 Distribucin de documentos

8. Anexos
No Aplica

9. Modificaciones
No Aplica

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