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Classement et organisation des processus sur l'espace documentaire

Processus 1 dossier par processus dcrit. Rgle de nommage du dossier : code du processus_libell court (sans accent, ni espace). exemple : M01_definir_politique_qualite Chaque description de processus sera stocke dans les dossiers processus respectif.

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Lisez-moi Description des informations contenues dans la fiche d'identit du processus


Liste des informations Description
Code unique d'identification du macro-processus. Ce code est construit comme suit : M+1ere lettre du type du macro-processus + numro du processus Code macro-processus M pour les processus de Management, O pour les processus Oprationnels, S pour les processus de Soutien. Exemple : MP01, MO02, MS03 Code unique d'identification du processus. Ce code est construit comme suit : 1ere lettre du type de processus + numro du processus M pour les processus de Management, O pour les processus Oprationnels, S pour les processus de Soutien. Exemple : M01, O02, S03 Lorsque qu'un sous-processus existe, le code du sous-processus est construit comme suit : code processus_+SP+numro de sous-processus Exemple : M01_SP01, O02_SP05, S03_SP04 Lorsque la fiche d'identit du processus est modifie (quelle que soit la modification apporte), le numro de version est incrment afin de conserver les enregistrement des prcdentes versions. Le numro de version est construit comme suit : V+numro de version Exemple : V0 (pour les version de travail), V01, V02, V03 La date de cration correspond la date ou la fiche d'identit du processus est cre. Elle est construite comme suit : jj/mm/aaaa Exemple : 01/01/2012 L'approbation est l'action qui consiste donner son consentement la cration d'un document. Cet "autorisation" est donne lorsque, par exemple, un document n'existe pas et qu'il est pertinent de le concevoir pour rpondre un besoin. La date d'approbation correspond la date ou la cration de la fiche d'identit du processus est approuve. Elle est construite comme suit : jj/mm/aaaa Exemple : 01/01/2012 La date de modification correspond la date ou la fiche d'identit du processus est modifie. Elle est construite comme suit : jj/mm/aaaa Exemple : 01/01/2012 Le nom de la personne en charge de la rdaction de la fiche d'identit du processus doit tre prcis sur le document dans le format suivant : Prnom NOM. Exemple : Franck DURAND Le nom de la personne qui a approuv la cration de la fiche d'identit du processus doit tre prcis sur le document dans le format suivant : Prnom NOM. Exemple : Franck DURAND L'intitul du processus correspond son nom. Il doit tre court, vocateur et compos d'un verbe l'infinitif. Exemple : Communiquer la politique qualit de son organisme. Le propritaire du processus est la personne qui a la responsabilit du bon suivi et du pilotage du processus (donne les objectifs aux responsables oprationnels intervenant dans son processus, il se fait prsenter les rsultats des activits du processus, il rend compte des rsultats, il met en uvre l'amlioration continue, etc.) Le propritaire du processus n'est pas identifi nommment dans la fiche d'identit mais uniquement par leur fonction. Exemple : Directeur(trice) des Affaire Gnrale, Directeur du Dpartement Edition, Directeur de l'Accompagnement des tablissements, etc.

Code processus

N version

Date de cration

Date d'approbation

Date de modification

Rdig par

Approuv par

Intitul du processus

Propritaire (pilote)

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Finalit

C'est la raison d'tre du processus, la valeur ajout qu'il apporte au client du processus. Il doit tre rdig d'une ou deux phrases, avec un ou plusieurs verbes d'action qui caractriseront le processus dans la cartographie. Exemple : assurer la qualit de la prestation de formation destination des tablissements. Permet de prciser si le processus dcrit est critique. Les causes peuvent tre : - immature : n'a pas atteint la performance souhaite - transversal : processus trs partag - moteur : grande influence sur les autres processus - stratgique : fort impact sur l'atteinte de la stratgie une notation de 1, 3 ou 5 peut tre appose sur chacun de ces critre si ncessaire (1 reprsentant le risque le moins lev). Les exigences clients du processus permettent de dcrire comment les exigences implicites, explicites, rglementaire ou normatif du client se dclinent pour chaque processus. Exemple : Avoir un cahier des charges dtaillant le besoin du client, bnficier d'un accueil tlphonique courtois, rpondre la norme ISO 9001, etc. Le processus amont est le processus qui est excut en amont du processus dcrit dans la fiche d'identit. Le nom du processus amont est formalis comme suit : Code du processus - Intitul du processus Exemple : S01 - Acheter des prestations intellectuelles Le processus aval est processus qui est excut en amont du processus dcrit dans la fiche d'identit. Le nom du processus amont est formalis comme suit : Code du processus - Intitul du processus Exemple : S01 - Acheter des prestations intellectuelles Les donnes d'entre correspondent des flux d'informations utilises par les activits du processus lors de son excution (matriaux, documents, outils informatiques). Important : chaque activit doit correspondre au moins une donne en entre et une donne en sortie. Si pas de donne en entre ou sortie alors l'activit n'existe pas. Exemple : demande d'intervention, bon de commande de prestation, etc. Les acteurs sont les personnes qui interviennent lors de la ralisation des activits du processus et qui alimente en donnes d'entre le processus. Les acteurs ne sont pas identifis nommment dans la fiche d'identit mais uniquement par leur fonction. Les diffrentes activits fine qui composent le processus doit tre dtaille dans cette rubrique. Ces activits sont prsentes sous la forme de logigramme. La notation utilise pour dcrire le processus est la notation BMPN (Business Process Modeling Notation) Les donnes de sortie correspondent aux flux de sortie (service, produit, livrables) rsultant de la bonne excution du processus. Important : Tout lment de sortie du processus doit obligatoirement alimenter en donnes d'entre un autre processus. Exemple : demande d'intervention, bon de commande de prestation, etc. Les besoins en ressources humaines et matriels du processus doivent tre prciss. Il est intressant de prciser le fournisseur de ces moyens (gnralement un des processus de soutien). Un indicateur est un outil de mesure du bon fonctionnement ou des rsultats d'un processus. Exemple : dlai moyen de traitement d'une demande, note de satisfaction client sur la fonction commerciale, etc. Permet de donner des prcisions sur les indicateurs du processus (mode de calcul, frquence, acteurs, etc.). Si le processus s'appuie sur un document alors citer ce document et prciser sa localisation sous la forme de lien afin de pouvoir ventuellement le consulter. Commentaires, remarques, annotations, etc.

Criticit

Exigences

Processus amont

Processus aval

Donnes d'entre

Acteurs

Activits

Donnes de sortie

Ressources

Indicateurs de performance

Description des indicateurs Rfrences documentaires Observations

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code P code MP
Processus amont Code Intitul

Fiche d'identit du processus intitul du processus


Finalit du processus Processus aval Code Intitul

Version Propritaire

Criticit

Notation

Indicateur(s) de performance
Ind. 1 Ind. 2 Ind. 3 Ind. 4

Exigences

Date d'approbation Approuv par Date de cration Rdig par Date de modification

jj/mm/aaaa Prnom NOM jj/mm/aaaa Prnom NOM jj/mm/aaaa

Observation

Acteurs (fonction)

Donnes d'entre

Activits

Donnes de sortie

Ressources

Description des indicateurs

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Rfrences documentaires

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Criticit Immature Moteur Stratgique Transversal

Notation 1 3 5