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Sommaire : Introduction :

I. Aspects conceptuels du contrle interne I.1 Principe de base du CI I.2 Aspects du contrle interne au sein de la direction approvisionnement II. Mthodologie de laudit interne et oprationnel de la direction des approvisionnements II.1 Gnralits sur la onction achat II.2 !es services intervenant dans le processus achat II." !organisation t#pi$ue de la direction des approvisionnements III. Cas prati$ue III.1 %escription narrative III.2 Phase de prparation III." Phase de ralisation III.& Phase de conclusion Conclusion Bibliographie

' MIEUX ACHETER !UR MIEUX "E#$RE () mieu* acheter suppose une par aite ma+trise du processus dapprovisionnement par lentreprise a in de disposer de la meilleure mati,re premi,re et-ou marchandises rsultante dune slection antrieure des ournisseurs. %e ce ait) le c#cle achat ournisseurs rev.t un caract,re vital pour lentreprise sans le$uel une estimation e*acte de ses besoin ne peut .tre aite / !entreprise ne peut ma+triser son activit en amont et en aval $uavec une meilleure prospection de son march) une bonne slection de ses ournisseurs avec un planning scrupuleusement tablit permettant de canaliser lensemble des in ormations dont elle dispose vers ltude) lanal#se et la schmatisation de ces derni,res pour une utilisation iable et simpli ie.

Pour permettre 0 l1entreprise de bien cerner les ris$ues a rents 0 ses activits) la mise en oeuvre d1un contrle interne est indispensable. C1est ainsi $ue dans notre travail) nous essaierons de prsenter une partie thori$ue $ui traitera les aspects conceptuels du contrle interne ainsi $ue la mthodologie d1audit interne et oprationnel dans la onction achats) et ensuite) dans une seconde partie) une tude de cas) portant sur l1application des concepts thori$ues prcdemment dcrits.

I. Aspects conceptuels du contrle interne 2 I.1 !es principes de base 2


Pour avoir sa crdibilit et garantir une $ualit satis aisante) le contrle interne doit observer et respecter un certain nombre de r,gles de conduite ou de percepts. Ces principes sont au nombre de sept 0 savoir 2 lorganisation) lintgration) la permanence) luniversalit) lindpendance) lin ormation et lharmonie. !e principe dorganisation 2 Pour $ue le contrle interne soit satis aisant) il est ncessaire $ue lorganisation de lentreprise poss,de un certain nombre de caractristi$ues. !organisation doit .tre 2 3 pralable) limprovisation tant le*ception. 3 Adapte et adaptable) se con ormer au* ob4ecti s) mais aussi .tre souple pour ne pas .tre vulnrable au* vnements e*ceptionnels) 3 5ormalise) a in d.tre vri iable) 6lle doit comporter une sparation convenable des onctions. !organisation doit .tre tablie sous la responsabilit du che dentreprise. !a r,gle de sparation des onctions a pour ob4ecti dviter $ue dans le*ercice dune activit de lentreprise un m.me agent cumule 2 3 les onctions de dcision) 3 les onctions denregistrement) 3 les onctions de contrle) 3 ou m.me simplement deu* dentre elles. !e principe dintgration !es procdures de contrle interne doivent permettre le onctionnement dun s#st,me dauto7contrle $ui permet de dceler des anomalies par des recoupements ou des contrles rcipro$ues. !es recoupements consistent 0 comparer des in ormations semblables alors $uelles e*istent dans des documents di rents. Ils permettent de sassurer de la iabilit dune in ormation au mo#en de renseignements manant de sources di rentes 8concordance dun compte collecti avec la somme des comptes individuels9. !es contrles rcipro$ues consistent en un traitement subs$uent ou simultan dune in ormation selon la m.me procdure) mais par un agent di rent) de a:on 0 vri ier lidentit des rsultats obtenus 8total des relevs de ch,$ues re:us et total des bordereau* de remise sen ban$ue9. !e principe de permanence 2 Pour la mise en place de lorganisation de lentreprise et de son s#st,me de rgulation $uest le contrle interne) il aut une prennit de ce dernier) elle aussi indpendante de la continuit de*ploitation. !es s#st,mes de contrle interne doivent .tre maintenus aussi bien $uil #a une continuit de*ploitation. !e principe duniversalit 2 Pour $ue le contrle interne soit dune $ualit satis aisante) il doit couvrir toutes les personnes e*clues du contrle par privil,ge) ni de domaines rservs ou dtablissements mis en dehors du contrle interne. !e principe dindpendance 2

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Ce principe impli$ue $ue les ob4ecti s du contrle interne sont 0 atteindre indpendamment des procds) mthodes et mo#ens de lentreprise. 6n particulier) lin ormati$ue ne doit pas liminer certains contrles intermdiaires. !e principe din ormation 2 !in ormation doit rpondre 0 certains crit,res tels $ue la pertinence) lutilit) lob4ectivit) la communicabilit et la vri iabilit. !e principe dharmonie 2 Cest lad$uation du contrle interne au* caractristi$ues de lentreprise et de son environnement) il e*ige $ue le contrle interne soit bien) adapt au onctionnement de lentreprise. 6n particulier) dans la petite entreprise) le contrle interne conna+t des limites inhrentes 0 la dimension) notamment pour ce $ui concerne la mise en ;uvre gnralise du principe de sparation des onctions. Mais) il ne aut pas ignorer $ue cette lacune se trouve en partie compense par la connaissance des hommes et des activits par le che dentreprise $ui est un des lments essentiels du contrle interne.

I%&% CI au sein de la direction d'appro(isionnement: a. Principes dvaluation du CI 2


A ce stade) nous allons e*aminer les di rents principes du contrle interne $uant 0 la procdure dachat. )'e*hausti(it+ des proc+dures : A ce niveau) lauditeur se demande si toutes les oprations de lentreprise ont t enregistres) le ris$ue domission peut se mani ester par 2 !omission de lenregistrement dune acture re:ue ou dun avoir) !a rception des marchandises sans enregistrement de la acture 0 recevoir) <on comptabilisation de certains paiements dans les comptes ournisseurs. Pour sassurer de le*haustivit des procdures) lauditeur e ectue les tests suivants 2 Il slectionne des bons de rception et sassure de lenregistrement des actures correspondantes. Il slectionne des doubles de bon de commande) retrouve les bons de commandes et les actures correspondantes et sassure de leur enregistrement. Il slectionne les relevs ournisseurs et les compare avec les actures enregistres. Il slectionne les demandes davoir ou retrouver les avoirs re:us et les enregistrements correspondants 6n somme) lauditeur doit ac$urir la certitude $ue toutes les oprations intervenues ont t bien communi$ues 0 la comptabilit et traites par cette derni,re. )a r+alit+ des proc+dures :

Il sagit de sassurer $ue toutes les procdures e ectues traduisent correctement une opration relle. !es ris$ues $ui peuvent porter atteinte au respect de ce principe sont les suivants 2 6nregistrement dachats non e ectus 6nregistrement des charges ou des dettes non autorises)

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<on dtection derreurs $ui peuvent entacher les actures. )'autorisation :

!ob4ecti 0 ce niveau est de sassurer $ue 2 3 !es besoins sont dclenchs par des personnes a#ant autorit) 3 !e choi* du ournisseur est approuv par la personne comptente) 3 =outes les commandes sont autorises) 3 !es rceptions sont valides par les personnes habilites pour ce ait) 3 !es r,glements des actures sont autoriss et en cas de paiement par traite sassurer $ue leur acceptation est aite par les personnes comptentes > 3 !es avoirs sont 4usti is) 3 !es iches dinventaire sont valides > !es ris$ues $ui peuvent e*ists sont 2 8le man$ue de prcision) e*istence dachats icti s) dtournements?9. )'optimisation : Il sagit doptimiser les besoins et les conditions dachats de ces besoins via la ma+trise du processus dachats. Pour cela) il aut disposer din ormations iables a in de prendre une tr,s bonne dcision) car cela est re lt dans les documents comptables de la socit.

b. @is$ues lis 0 la direction dapprovisionnement 2

Autorisation

rincipes du CI

Coupure 6*haustivit

Aptimisation

Ris,ues propres 3 Man$ue de prcision 8$uantit) $ualit9 3 Abus de pouvoir 3 %es demandes dachats non 4usti ies 3 6ngagements non autoriss 3 5raudes et dtournements 3 Amission de la comptabilisation ou double comptabilisation 3 Paiement non autoris 3 Mauvais rattachement des charges 3 Burvaluation ou sous valuation des rsultats 3 Amission ou perte de donnes des commandes 3 Amission des demandes dachats 3 Man$ue din ormation pour la passation dune commande 3 Pertes lies 0 la luctuation des monnaies 3 @ception ou livraison dlments non commands 3 Achats icti s 3 5raude et dtournement dargent 3 @is$ue ournisseur 8$ualit) $uantit) pri*) dlais?9 3 @upture de stocC 3 @etard dans la comptabilisation

@alit

3 3 3 3 3 3 3 3

@etard de paiement 8litige) amendes pour retard9 %passement du budget allou 6nregistrement dachats non e ectus 6nregistrement des charges ou des dettes non autorises <on dtection derreurs $ui peuvent ausser les actures Choi* erron des ournisseurs !ivraison partielle Bur7paiement ou sous7paiement de la acture

II.

Mthodologie de laudit interne et oprationnel de la direction des approvisionnement

II.1. Gnralits sur la onction achat 2


!a onction achats nest pas seulement une onction intervenant en amont) mais une onction7carre our entre les divers utilisateurs $uelle doit satis aire dans lentit et lensemble des ournisseurs potentiels. 6lle doit agir de a:on 0 assurer au* utilisateurs un approvisionnement en matriels) mati,res) marchandises) services et ournitures $ui soient 2 Con ormes au* spci ications des utilisateurs et contrlables par les rceptionnaires > Abtenues dans des conditions comptitives de coEt net) compte tenu des oprations $ui a ecteront ces approvisionnements dans lentit et donc les charges $uils engendreront > %isponibles dans la orme) et les conditions ncessaires et souhaites) sans rupture de la continuit des approvisionnements !a hirarchie de ces trois missions peut voluer selon les t#pes dactivit et la nature des biens achets mais aussi dans lchelle du temps. !es acteurs $ue doit prendre en considration) la onction achats sont gnralement multiples et comple*es 2 !a d inition des spci ications acceptables > !e nombre de ournisseurs pour les produits stratgi$ues > !a $ualit du service attendu 8rgularit) prennit) souplesse et e*tensivit9 > !e pri* dans toutes ses composantes > !es conditions permettant de simpli ier la tFche de lentreprise > !attitude du ournisseur sa capacit dentre dans les contraintes du mtier du client.

II.2. !es services intervenants dans le processus dachats 2


G Bervices ' Initiateurs (2 mettent des ' demandes dachat ( dans des limites strictement d inies 8en nature et en montant9) mais ils ne peuvent les envo#er directement au* ournisseurs.

G Bervice 'Achats(2 il tablit les bons de commande sur la base des demandes dachats soit des besoins spci i$ues. Il ngocie les pri*) choisit les ournisseurs et surveille les dlais de livraison. G Bervice 'R+ception(2 sassure de la con ormit de la livraison avec la commande 8$uantit et $ualit9. G Bervice ' Stoc-s(2 il re:oit la marchandise du service ' @ception ( et proc,de au* enregistrements permettant un suivi $uantitati . G Bervice ' Comptable(2 enregistre les actures apr,s leur approbation. G Bervice ' Tr+sorerie (2 r,gle les actures en sassurant de leur approbation par les personnes comptentes.

II.". !organisation t#pi$ue de la direction dapprovisionnement2


1 %clenchement de la commande 2
!e contrle interne sur les oprations relatives au* achats et au* charges doit donner lassurance $ue les commandes de marchandises ou des biens et services sont aites en onction des besoins de lentreprise) pour des $uantits optimales et par des personnes autorises 0 le aire. 6n ce $ui concerne les achats de mati,res et de marchandises ces ob4ecti s sont indissociables des probl,mes de gestion des stocCs. !es procdures mises en place doivent donc permettre de rpondre de mani,re satis aisante au* $uestions suivantes 2 Iui peut dclencher la commandeJ Iuand passer la commandeJ Iuelle $uantit aut7il commanderJ A $uel ournisseur doit7on sadresserJ

a% E*pression du besoin : A lorigine de tout achat) il # a la naissance dun besoin provenant dune entit $uelcon$ue de lorganisation. 6n onction de la nature du bien command) plusieurs procdures peuvent coe*ister 2 Articles courants consommation rgulire 2 les besoins sont dtermins en onction des programmes de production et un stocC minimum doit e*ister pour viter dventuelles ruptures. Articles courants consommation irrgulire 2 dans ce cas) le suivi e ait 0 laide dune iche de stocC et la mise en ;uvre des r,gles rgissant le s#st,me de rapprovisionnement $ui dclenche le besoin. Par ois) on nassiste pas 0 une demande dachat proprement dite) mais ce sont les iches de stocC $ui 4ouent ce rle. Commandes imprvisibles caractre non rptitif 2 la procdure utilise) en gnral) est celle de la demande dachat transmise par les services demandeurs au service achat. Ces demandes doivent .tre approuves par un responsable et ce dans le cadre des dpenses autorises par signature. Commandes urgentes 2 le caract,re durgence peut provenir de plusieurs causes telles les ruptures de stocCs) les mauvaises prvisions des besoins) les erreurs dans les programmes des besoins?

%ans ce cas) les demandes dachats doivent prvoir un reprage de lurgence des commandes 0 destination des acheteurs. Gnralement) Lne demande dachat est tablie par les services utilisateurs et transmise au service ' Achats ( > 6n in) les besoins de rapprovisionnement peuvent) par e*emple) .tre dtermins par les magasiniers en onction dun niveau minimal de stocCs par produit dtermin 0 lavance) ou par le service ' Approvisionnement ( en onction des besoins de production. !a date de passation de la commande et les $uantits 0 commander) dpendent essentiellement des $uantits en stocCs) des consommations et des dlais de livraison. Lne procdure particuli,re doit .tre envisage a in de procder 0 la relance des marchandises non livres 0 la date prvue.

a% Autorisation d'achats : !es onctions a#ant trait au* commandes doivent .tre distinctes de celles de rception) de stocCage) de*pdition) de tenue de linventaire permanent) de lenregistrement comptable et du r,glement des actures > de ce ait) la demande dachat doit .tre signe par le service achats soit par le %irecteur Gnral) et ce avant de passer la commande. c% S+lection et n+gociation des conditions d'achats : A ce stade de traitement de la commande) la collecte du ma*imum din ormations internes et e*ternes 0 lentreprise est un gage de la $ualit de la procdure de slection des ournisseurs. !e choi* du ournisseur doit permettre dobtenir) par comparaison des possibilits o ertes) le meilleur pri* eu gard 0 la $ualit e*ige. Gnralement) il e*iste une liste de ournisseurs agres pour les di rents produits ou services achats comprenant les pri* obtenus et leur dlais de livraison) cette liste ait lob4et dune remise en cause et dune mise 0 4our priodi$ue. Il doit # avoir une procdure dappels do res dEment documente et une 4usti ication) au cas oM le ournisseur le moins disant na pas t retenu. Aussi) la recherche de lin ormation se ait sur la base des tudes de march7 achat et des ngociations directes avec les ournisseurs) notamment dans le cas de ournisseurs en nombre rduit ou dun ournisseur en situation de monopole. 2. Passation de la commande : !a commande est considre) sur le plan 4uridi$ue) comme le contrat liant lentreprise et le ournisseur. !e bon de commande) document $ui matrialise la commande) e*prime clairement les intentions des deu* parties. Pour remplir cette obligation) il aut $ue ce dernier) comporte un certain nombre din ormations telles $ue le nom et ladresse de lentreprise) le numro et la date de la commande) le nom et ladresse du ournisseur) la description et la $uantit des articles commands? !e bon de commande est gnralement tabli en D e*emplaires 2 !original destin au ournisseur > Ln e*emplaire au service initiateur de la demande > Ln e*emplaire au service charg de la rception > Ln e*emplaire au service de la comptabilit > Ln e*emplaire demeure au service ' achats ( pour linclure dans le dossier dachat. Ln bon de commande est s#stmati$uement tabli) si possible sur des e*emplaires standard et prnumrots) 0 partir des demandes dachats par le service ' Achats (>

!es personnes autorises 0 mettre des bons de commande sont dsignes par crit et un montant ma*imum autoris est d ini > !e non respect de telles procdures peut conduire 2 Boit 0 des achats e*cessi s par rapport au* besoins normau*) pouvant se traduire par des rais inanciers ou des coEts de stocCage trop levs) ainsi $ue par des pertes dues au vieillissement ou 0 la dtrioration des produits. !a signature des personnes autorises doit appara+tre clairement sur le bon de commande > ce $ui suppose $ue cette signature soit connue de la personne charge de vri ier le bon de commande avant son envoi. %ans les socits importantes) il est recommand $uun cahier de signatures reproduise un ac7simil des signatures autorises) Boit 0 des achats insu isants ou 0 contre7temps) pouvant se traduire par des retards de production) des pertes de vente) des rais e*cessi s de rapprovisionnement et des conditions moins avantageuses $uant au* pri*.

". Acceptation et traitement des livraisons 8ou services re:us9 2


Il aut en ce domaine garantir $ue 2 3 !es dlais de livraison prvus sont respects) 3 !es livraisons) 8ou les services re:us9 ne peuvent .tre accepts $ue sils correspondent 0 une demande) 3 !es livraisons sont aites selon les spci ications de la commande. !rganisation correspondante : !es lments suivants constituent) en gnral) les bases dune organisation satis aisante 2 3 6lle assure gnralement par le service charg de la rception et dans certains cas par le service de la gestion des stocCs. Ce service a pour tFches 2 %e recevoir les arrivages des transporteurs ou des ournisseurs > %e signer les dcharges prsentes par ceu*7 ci > %identi ier et denregistrer les marchandises $ui entrent > %e mettre plus rapidement possible les marchandises 0 disposition. 3 Ln bon dentre 8ou de rception9 est tabli pour cha$ue rception. Il est particuli,rement utile $ue ces bons soient pr7numrots. Il doit contenir 2 lidentit du ournisseur) le numro de commande) la $uantit re:ue et la $uantit re4ete ventuellement. %ans les petites entreprises) un double du bon de commande peut servir de bon de rception. An pourra m.me admettre dans certains cas lutilisation du bon de livraison du ournisseur) mais 0 la condition $ue celui7ci soit numrot d,s son arrive.

&. Contrle des livraisons2


Ln contrle des rceptions est prvu. !es livraisons ne doivent .tre acceptes $ue dans la mesure oM la rception correspond 0 un bon de commande de lentreprise. Prati$uement) il est ncessaire $ue le service charg de la rception poss,de une copie de lordre dachat lautorisant 0 e ectuer une entre de marchandise. Bur cette copie) il est souhaitable $ue les $uantits soient omises. Ln certain nombre de vri ications doivent .tre e ectues 2 elles sont gnralement aites en deu* temps 2 Contrle de spci ication et de $uantit par rapprochement entre le bon de commande et le bon de rception)

Contrle de $ualit de la marchandise re:ue 2 il ne peut .tre ait $ue par une personne comptente 8en gnral un technicien9 $ui proc,dera soit de mani,re e*haustive) soit par sondages. !es vri ications de $ualit et de $uantit doivent .tre matrialises sur le bon de rception. D. 6nregistrement des dettes 2 Apr,s avoir e ectu les contrles de rception) le service achats re:oit la acture correspondante et lenregistre. !e contrle interne doit garantir $ue 2 !es dettes sont constates au ur et 0 mesure de la rception des ournitures et des services) !a comptabilit est correctement organise pour traiter ces oprations. !a comptabilit doit .tre en mesure de dtecter les marchandises re:ues pour les$uelles aucune acture nest encore parvenue. A cet gard) une bonne procdure 8parmi dautres possibles9 consiste 0 transmettre s#stmati$uement 0 la comptabilit les doubles des bons de commande et des bons de rception. Ceci permet 0 cette derni,re) dune part) de ectuer le regroupement en liasse du bon de commande) du bon de rception et de la acture > dautre part de pouvoir conna+tre 0 tous moments lensemble des rceptions e ectues pour les$uelles la acture na pas encore t re:ue. Il est ncessaire $ue la comptabilit soit organise de la mani,re $ue soient vits 2 3 !a perte ou simplement labsence de suivi des actures ournisseurs. %ans cet esprit) il est indispensable $ue les actures soient centralises d,s rception par la comptabilit. Celle7 ci peut alors sans ris$ue les transmettre au* di rents services $ui peuvent avoir 0 les utiliser. %e plus) les dlais de circulation dans les di rents services et les litiges ventuels ne doivent pas aire obstacle 0 la rcupration de la =.P.A dans les dlais normau*) !es con usions dans la tenue des comptes ournisseurs $ui peuvent donner lieu 0 des litiges et dtriorer limage de mar$ue de lentreprise) !es retards de r,glement $ui peuvent se traduire par le versement dindemnits) !enregistrement incorrect des charges nes de ces oprations) A cet gard) on peut mentionner les procdures suivantes 2 3 3 3 3 %,s leur rception) les actures sont numrotes) a in de permettre leur identi ication et dates a in de mmoriser leur date darrive) !es doubles doivent .tre oblitrs dun tampon ' %uplicata 3 ne pas enregistrer () Avant d.tre vri ies) elles doivent .tre classes en attente 8il convient de noter $ue lensemble des actures classes en attente devra .tre e*amin avec soin en in de*ercice) au moment de ltablissement du Qilan9) Ln certain nombre doprations est e ectue avant lenregistrement de la acture 2 G Ln rapprochement de la acture) du bon de rception ou du bon de commande en vue de sassurer $ue la acture correspond 0 une rception e ective) accepte et lgitime) G Approbation de la acture par une personne responsable) 3 Lne ois enregistre) la acture doit .tre classe dans un chancier 4us$u0 ce $uelle soit pa#e.

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Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilit doit .tre en mesure de les suivre) par e*emple 2 3 6n cas de retour des marchandises) apr,s un premier usage $ui na pas donn satis action) il convient dobtenir du ournisseur un avis de rception et il aut demander au ournisseur dtablir un avoir. Ce genre de situation se traduit) en gnral) par diverses ngociations $ui se prolongent dans le temps. %ans tous les cas) il est indispensable $ue lensemble des rclamations soit suivi par un responsable. 3 6n cas de livraison incompl,te) des prcautions doivent .tre prises $uant au* modalits de r,glement > 3 Bi des avances sont verses au ournisseur) une procdure doit .tre mise en place pour $uelles viennent en dduction du r,glement d initi >

H. Paiement des actures 2


Autre les ob4ecti s relati s au* trois phases prcdentes) les ob4ecti s spci i$ues 0 la mise en paiement sont les suivants 2 !es actures sont contrles avant mise en paiement > !a mise en paiement est dEment autorise > !es actures ne sont pas pa#es plusieurs ois. !rganisation correspondant . ces ob/ecti0s : !es procdures suivantes sont gnralement considres comme satis aisantes au regard du contrle interne 2 !e service comptable compare les lments igurant sur la acture 8pri*) $ualit) $uantits9 avec une copie des bons de rception et les bons de commande) !a mention ' bon 0 pa#er ( nest porte sur la acture $uapr,s comparaison de celle7 ci avec les bons de rception et de la commande correspondante. !e bon 0 pa#er est port uni$uement sur loriginal) a in dviter de le donner plusieurs ois pour la m.me acture. A cette in) lors$ue la acture est re:ue en plusieurs e*emplaires) la mention ' duplicata ( est indi$ue d,s la rception) sur les e*emplaires autres $ue loriginal. !es actures comptabilises portent la r rence de lenregistrement a in dviter les doubles comptabilisations > les actures pa#es sont annules par la mention ' pa# ( pour viter un double usage et portent la r rence du paiement.

II%

Cas prati,ue

III%1 $escription narrati(e %ans le cadre de votre travail dans le cabinet SPMG $ui vous a a ect 0 un $uipe d1audit ) vous aveT t charg d1auditer la onction Approvisionnement de la socit G6BCAM a in d1apprcier ses procdures d1achat et d1en recenser leurs orces et leurs aiblesses. !a socit G6BCAM est une entreprise amiliale $ui conna+t ces derniers temps $uel$ues probl,mes commerciau*. 6lle commercialise un matriel lectri$ue destin 0 l1installation des

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rseau* hausse et basse tension au Maroc. Bon chi re d1a aire s1est stabilis depuis deu* ans 0 12R RRR %hs. 6lle emploie &DR personnes dont "DR 0 la production. !1activit techni$ue consiste en un usinage et un assemblage de pi,ces en acier) aluminium et cuivre. !e si,ge social se trouve au boulevard U6@S=AL<I 0 Casablanca alors $ue l1usine est situe au $uartier industriel AI< B6QAA 8Casablanca9. !a socit G6BCAM ne dispose pas d1un manuel de procdures. Pous aveT intervieV les di rents che s de service et obtenu les renseignements suivants2 I% $escription des proc+dures d2achats3 d2entr+es en stoc-s et de comptabilisation des dettes 0ournisseurs: 1% )es commandes =oute commande doit passer par le service achat. !es bons de commande sont pr numrots et sont tablis en $uatre e*emplaires2 !1e*emplaire blanc pour le 0ournisseur !1e*emplaire bleu pour le ser(ice achat !1e*emplaire rose pour le ser(ice magasinier !1e*emplaire (ert pour la comptabilit+ 0ournisseur Beule les commandes d1un montant suprieur 0 "RRRR %hs doivent .tre signes par le directeur techni$ue avant envoi au* ournisseurs. !1e*emplaire bleu) conserv par le service achat) permet d1indi$uer sur les iches cartonnes de suivi des achats par r rence d1article les $uantits commandes avec la date de commande) la semaine de livraison prvue demande) puis dans l1ordre alphabti$ue des ournisseurs a in de aciliter les relances. &% )a r+ception des articles command+s !e service rception des situe 0 l1entre de l1usine. !ors$ue les camions livrent la marchandise) le rceptionnaire signe le bon de livraison du ournisseur) en garde un e*emplaire et en remet un deu*i,me au livreur. !e rceptionnaire cre alors un bon de rception) bon interne 0 la socit $ui est tabli en $uatre e*emplaires2 !e premier est envo# au ser(ice achat $ui mettre 0 4our le bon de commande correspondant compte tenu des $uantits re:ues !e second accompagne la marchandise re:ue pour son stocCage dans le magasin concern 8mati,res premi,res) mati,res consommables?9 !e troisi4me est conserv par le r+ceptionnaire sans classement particulier !e ,uatri4me est adress au ser(ice comptabilit+ 0ournisseurs &% )es entr+es en stoc!es pi,ces re:ues sont directement entres en stocC) laisses sur des palettes en bois 8pour les grandes pi,ces9 ou ranges dans les casiers 8pour des petites pi,ces9. !es pi,ces d ectueuses ne sont repres $ue lors de l1entre en atelier d1usinage ou d1assemblage. !es entres en stocCs se ont cha$ue apr,s midi sau dans le cas ou il #1aurait rupture de stocC et ncessit de trans rer directement les pi,ces de l1aire de rception 0 l1atelier de production2 aucune procdure de mise 0 4our des stocCs n1est prvue dans ce cas.

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!e magasinier $ui s1occupe des entres ph#si$ues en stocC met 0 4our l1inventaire permanent 0 la in de cha$ue 4ourne. 5% )2enregistrement des 0actures 0ournisseurs !es actures provenant des ournisseurs sont transmises par le ser(ice courrier au ser(ice comptabilit+ 0ournisseurs% Ce dernier classe les actures par ordre d1arrive et par ournisseur) puis recherche le bon de rception et le bon de commande correspondants. Il e ectue alors la vri ication de la acture 8$uantits) pri* unitaires) conditions de r,glement) calculs arithmti$ues9 et appose un cachet avec les imputations comptables 8comptes de G6BCAM la date de vri ication) et sa signature sur la ligne WQon Mercredi le..-..-2RRN charges et code ournisseur9) 0 Pa#erW. 6n ce $ui concerne les ournitures de services 8honoraires) lo#ers?9 igure galement sur la acture la signature du che de service concern par la prestation. %,s lors) les actures sont enregistres en comptabilit par date d1chance en attente de r,glement $ui sera e ectu par ch,$ue ou par virement bancaire. !es bons de rception et de commande $ui restent en attente d1une acture sont revus deu* ois Cabinet SPMG par an ou lors des rclamations des ournisseurs. 6% )e r4glement des 0ournisseurs

!e service comptabilit ournisseur) $uel$ues 4ours avant l1chance) transmet au trsorier les pi,ces pour les $uelles il aut prparer un ch,$ue ou un ordre de virement bancaire. Ab4et2 !e audit oprationnel de la au onction achat trsorier transmet le tout directeur inancier pour signature. !es documents signs reviennent au trsorier pour comptabilisation des paiements) puis au service comptabilit ournisseur pour classement par ordre alphabti$ue des ournisseurs. Aucune mention particuli,re n1est tablie 0 cette occasion.

)ettre de mission

Messieurs)

7% )2anal8se des comptes Lne balance au*iliaire W ournisseursW est tablie 0 la in de cha$ue mois. !es destinataires sont le service Wcomptabilit ournisseurW et le che comptable. Cette balance n1est pas %ans le souci d1amliorer la conduite travail au sein de ournisseursW. notre entreprise et prcisment de anal#se d1une a:on rguli,re par ledu service Wcomptabilit

la onction achat) nous aisons appel 0 vos prestations en tant $ue cabinet de renom. !1activit de notre entreprise consiste 0 la commercialisation du matriel lectri$ue destine 0 III.2 Phase de prparation l1installation des rseau* hausse et basse tension. !e chi re d1a aire ralis au cours 1% des)a deu* derni,res annes varie autour de 12R RRR RRR lettre de collaboration %hs. Pu $ue l1organisation interne de l1entreprise est devenu un atout ma4eur ace 0 la concurrence et constitue actuellement un acteur de comptitivit indiscutable) notre entreprise dsire amliorer son s#st,me de contrle interne) prcisment de la direction approvisionnement) et le rendre d1une grande pertinence et ce par votre assistance et votre accompagnement.

%ans l1attente d1une rponse avorable) agreT messieurs) nos meilleures salutations.

1"

Bignature %irecteur Gnral

&% )e ,uestionnaire de prise de connaissance 9: C; !e $uestionnaire de prise de connaissance est un outil utilis lors de la phase de prparation de laudit interne) cest un ensemble de $uestions $ui permettent de d inir le champ dapplication de la mission) il permet aussi une meilleure organisation de la r le*ion et des recherches et inalement aide 0 llaboration du $uestionnaire de contrle interne. :UESTI!##AIRE $U RISE $E C!##AISSA#CE $onn+es sectorielles !e secteur d1activit 8lectri$ue et lectroni$ue9 !a branche dactivit 8matriel lectri$ue destin 0 l1installation des rseau* de hausse et basse tension9 !1activit 8usinage et assemblage des pi,ces en acier) aluminium et cuivre9 6volution du Chi re d1A aires pendant les trois derni,res annes 8stabilit depuis deu* ans9

1&

6volution du secteur dans les cin$ derni,res annes =au* de marge sectoriel !es acteurs cls de succ,s du secteur !es principau* concurrents !a part du march de l1entreprise $onn+es ,uantitati(es <ombre de ournisseurs par catgories Montant des achats par priode et par catgories de ournisseurs <ombre de bon de commandes par priode <ombre de bon de rception par priode <ombre de bon de livraison par priode <ombre de actures re:ues par priode BtocC minimum gard par l1entreprise Montant des achats par rapport au chi re d1a aires <ombre de r rences d1articles $onn+es ,ualitati(es %lai de paiement des ournisseurs Mode de r,glement <ombre de retours des marchandises par priode <ombre d1avoirs re:ues par priode <ombre de litiges par priode 6*istence d1un contrle $ualit %lai d1approvisionnement @partition des commandes sur les ournisseurs 5ormation du personnel

$onn+es organisationnelles Arganigramme de la socit <ombre de services composant la direction approvisionnement Position de la direction approvisionnement 6*istence dun manuel de procdures 8non9 !e nombre de procdures e*istantes2 6ncha+nement des procdures 8procdure de gnration de la commande) procdure de passation de la commande) procdure de suivi de la commande) procdure de rception de la commande) procdure de r,glement de la commande9 $onn+es r+glementaires =au* de =PA appli$u et ait gnrateur @gime d1imposition de l1entreprise %roits de douane Certi ication Avantages iscau*

1D

1% )e plan d2approche &% )a grille d'anal8se des t<ches : !a grille danal#se des tFches est la photographie 0 un instant = de la rpartition du travail) sa lecture va permettre de dceler les erreurs au* man$uements 0 la sparation des tFches et donc d# porter rem,de. An peut concevoir une grille pour cha$ue onction ou cha$ue processus lmentaire 2 cha$ue grille va comporter le dcoupage unitaire de toutes les oprations relatives 0 la onction ou au processus concern. 8Poir anne*e 19 Commentaire de la GA= 2 !e service comptabilit ournisseurs et le service rception cumulent les tFches dautorisation) de contrle et denregistrement ce $ui constitue une in raction de l1un des principes du contrle interne. D. $iagramme de circulation : 9(oir anne*e &;

Taches +l+mentaires Passation de la commande

Buivi des commandes @ception des commandes

!b/ecti0s !es commandes sont aites en onction des besoins de lentreprise. !es bons de commandes dont le montant est suprieur 0 "R RRR dhs doivent .tre signs par le directeur techni$ue !es commandes doivent .tre aites pour des $uantits optimales. Il aut garantir $ue les dlais de livraison prvus sont respects> !a commande re:ue doit .tre vri ie en $uantit et en $ualit> Pisa du bon de livraison 6mission d1un bon de rception =enue d1un inventaire permanent a in d1valuer l1tat des stocCs !es actures 4usti iant l1achat doivent .tre vri is pour viter toute erreur possible !es actures doivent .tre comptabilises dans l1attente du r,glement Palider le r,glement ultrieur de la acture !a lgitimit du paiement 6viter le double paiement du ournisseur Garantir la conservation et la disponibilit de l1in ormation 6viter l1accumulation des arrirs %tecter le nombre de ournisseurs crditeurs

Mise 0 4our des stocCs @ception et vri ication des actures 6nregistrement des actures et imputations comptables Apposition d1un cachet sur la acture avec la mention Qon 0 pa#er Bignature des documents relati s au ournisseur pour autoriser le paiement de la acture Comptabilisation du paiement par le trsorier Classement du dossier ournisseur 6tablissement d1une balance ournisseur Anal#se de la balance ournisseur

1H

!a lgende adopte pour le diagramme de circulation se prsente comme suit2

%but Cration de document

@union de document

%ocument vis %ocument Alternative Conservation

=% :uestionnaire contr>le interne 914re (ersion;

Principe d'organisation Questions 1) Existe-il un manuel des procdures internes ? 2) La rpartition des taches est-elle respecte par les services suivants ! le service achat ! le service rception ! le service ma"asin ! le service comptabilit #ournisseur ! le service trsorerie Oui / Non Non Observations

Oui Non Non Non Oui

$oir la "rille d%anal&se des taches

Principe d'intgration Questions Oui / Observations

1K

Non

19 6st7ce $ue tout le personnel est satis ait ou insatis ait des procdures $ui organisent l1entrepriseJ 29 !es services suivants disposent7t7ils des mo#ens et outils ncessaires pour laccomplissement de leurs onctions 8matriel 7 iches de stocCs 3 ordinateur 3 imprimante?9
! ! ! ! ! le le le le le service service service service service achat rception ma"asin comptabilit #ournisseur trsorerie Principe de permanence Questions Oui / Non Observations

19 6st7ce $ue la procdure de passation de la commande est tou4ours respecteJ 29 6st7ce $ue le rceptionniste appli$ue les ormalits de la procdure de rception de mani,re rguli,reJ "9 !es magasins sont ils tou4ours rangs selon la taille des produits J &9 !es procdures d1enregistrement et de r,glement de la commande sont elles tou4ours respectes par le service comptabilit ournisseurs et le service trsorerieJ

Principe d'universalit Questions Est-ce 'ue tout le personnel de la direction approvisionnement respecte les procdures 'ui leur sont dicts? Principe d'indpendance Questions Oui / Non Observations Oui / Non Observations

19 !es procdures mises en place permettent t7elles datteindre les ob4ecti s de la direction approvisionnement indpendamment de ses mo#ensJ

1N

Principe d'information Questions Oui / Non Oui Non Non Observations Le ma"asinier se char"e du contr(le et de l%enre"istrement )ucune mise * +our n%est prvue dans le cas d%une commande ur"ente 'ui #ait l%ob+et d%une rentre directe aux ateliers Le service achat n%envoie pas un exemplaire du ,- au service rception Le rceptionniste envoie un exemplaire au service achat. * la comptabilit. au ma"asin/ Le service achat "arde l%ori"inal du ,Le service rception "arde une copie du ,0

19 6st7ce $ue les iches de stocC sont tenues rguli,rementJ 29 Bi oui) sont elles vri ies par une autre personne J 19 !es iches de stocC re l,tent elles la ralit du stocC ph#si$ueJ

Non 29 6st7ce $ue les bons de commandes prpars par le service achat sont envo#s 0 l1ensemble des services concernsJ "9 6st7ce $ue les bons de rception tablis Oui par le rceptionniste sont envo#s au* services concernsJ

&9 6st7ce $ue les e*emplaires des bons tablis par les services sont conservs par les m.mes services 8archivage9 D9 6st7ce $ue toutes les pi,ces concernant les ournisseurs non encore pa#s sont remises au trsorierJ

Oui

Oui

Principe d'harmonie Questions Oui / Non Observations

19 !es mo#ens e*istants sont7 ils su isants pour atteindre les ob4ecti s pralablement d inis J 29 !e s#st,me contrle interne mis en place dans le service achat assure7t7il un niveau su isant de scurit J

2. =5 A 2 !e tableau de orces et aiblesses apparentes conclut la phase d1anal#se de ris$ues sur la base des ob4ecti s d inis dans le plan d1approches>

1O

Il prsente de mani,re s#nthti$ue et argumente les prsomptions ou l1avis de l1auditeur sur chacun des th,mes anal#ss. Il constitue l'tat des lieux des orces et aiblesses relles ou potentielles) et permet de hirarchiser les ris$ues dans le but de prparer le rapport d1orientation.
Objectifs de contrle interne Indicateurs PF /P f 2nexistence de procdure d1autorisation d1achat 2nexistence de procdure de vri#ication des stoc3s existants au ma"asin 2nexistence de procdure de con#rontation ,-/ ,L )bsence de contr(le 'uantitati# et 'ualitati# )bsence d1une mise * +our des stoc3s dans le cas du trans#ert direct des mati7res * l1atelier de production # opinions consquences -ommentaires

)chats correspondants * des besoins rels de l1entreprise Les 'uantits commandes sont optimales

)chats de 'uantit non conomi'ues

Les commandes passes par le service achat et seules celles d1un montant suprieur * 45555 doivent 6tre par le directeur techni'ue/

0espect des dlais de livraison Les livraisons ne peuvent 6tre acceptes 'ue s1ils correspondent * une commande La vri#ication de 'ualit et de 'uantit doit 6tre mentionnes sur le ,E

0ception ne correspondant pas * un ordre d1achat 0etard de production #raude

Le rceptionnaire ne con#irme pas ,- et ,L

Les pi7ces d#ectueuses ne sont dtectes 'u1apr7s entre en stoc3 )ucune procdure de mise * +our n1est prvue dans ce cas

Le service comptable doit comparer les lments sur #acture avec

8#aillance de la procdure de vri#ication et d1enre"istrem

Ecriture errone 8ouble comptabilisatio n

2l & a un ris'ue d1erreur non dtect et/ou ris'ue de #raude

2R

une copie du ,0 et du ,-9 La mise en paiement est d:ment autorise

ent #acture #ournisseurs )utorisation par le 8; Le trsorier choisit le mo&en de r7"lement )ucune mention n1est tablie )bsence de suivi r"ulier de la balance < ;0> = ; ; contr(le Le trsorier transmet le tout au directeur #inancier pour si"nature

Les #actures pa&es sont annules par la mention < pa&er =

8ouble paiement 0etard de paiement 0elation con#lictuelle avec le #ournisseur

?ransmission du trsorier au compta ;0> sans avis ou visa

2. !e rapport dorientation 2 !a rapport dorientation d init et ormalise les a*es dinvestigations de la mission et ses limites > il les e*prime en ob4ecti s en ob4ecti s 0 atteindre par laudit pour le demandeur .pour .tre pertinent) il reprendra les conclusions retenues du tableau des orces et aiblesses apparentes) les priorits dactualit) les proccupations du management et les ob4ecti s incontournables) et les ormulera le plus souvent en 2 3 ' sassurer $ue ( $uand il sagit de con irmer le*istence dune orce > 3 ' apprcier.. ( $uand il sagit de vri ier le*istence dune aiblesse et den valuer limpact Ab4ecti s gnrau* 2 @organisation de la onction Approvisionnement @espect des r,gles du contrle interne 6laboration d1un manuel de procdure organisationnel et comptable Ab4ecti s spci i$ues 2 6viter laccomplissement des tFches de*cution) denregistrement et de contrle par la m.me personne au niveau des services magasin et rception et comptabilit ournisseur et si ncessaire prvoir des recrutements 8cas de sur charge de travail9 5ormaliser les taches 6laborer une procdure de traitement de non7con ormit et retours au* ournisseurs

Champ daction 2 Bervice magasin service rception Bervice achats

21

Bervice comptabilit ournisseur Bervice trsorerie

&% hase de r+alisation


Cette phase comprend essentiellement les tapes suivantes 0 savoir 2 a% R+union d'ou(erture 2 premier contact avec laudit b% rogramme d'audit : document interne et contractuel entre le che de mission et lensemble des auditeurs. Il garantie une meilleure rpartition des tFches entre ces derniers 8voir anne*e9. c% :CI &4me (ersion :

!b/ecti0 de contr>le interne


A. S'assurer ,ue tous les achats 9retours; sont saisies et enregistr+es

9e*hausti(it+;
!ui 1. =outes les marchandises re:ues sont7elles enregistres sur des documents standards J 2. toutes les marchandises retournes et les rclamations e ectues sont enregistres sur des documents standards J ". le service comptable vri ie7 t7il la s$uence numri$ue des documents de support comptable J &. !e service comptable tient 3 il un registre des rceptions et des retours ou rclamations pour les$uels les actures et avoir nont pas t re:usJ D. Ce registre ait7il lob4et dune revue rguli,re pour identi ier les causes des retardsJ H. le 4ournal des achats est 3il rapproch de la liste des X X X X X * #on Commentaires

22

rceptions retours ou rclamations pour sassurer $ue toutes les actures et tous les avoirs sont comptabiliss J K. louverture dun nouveau compte ournisseurs est 3elle soumise 0 autorisationJ X

!b/ecti0 de contr>le interne


Q. S'assurer ,ue tous les achats enregistr+s sont correctement +(alu+s% !ui 1. les actures e tavoirs re:us sont7ils vri is $uant au* 2 Iuantits Pri* unitaires =PA ou autres dductions ou charges J * * * #on Commentaires

!b/ecti0 de contr>le interne


A. S'assurer ,ue touts les achats ainsi ,ue les produits et charges conne*es

sont enregistr+s dans la bonne p+riode


R+0% $iag% !ui #on Commentaires

Rfrence programme de vrification des procdures

1. en in de priode de la comptabilisation

2"

utilise t7elle 2 la liste des bons de livraison non actursJ . la liste des bons de retour et de rclamation sans avoir JJ 2. la comptabilit est7elle in orme des derniers numros de s$uence des documents ci7 dessus pour pouvoir vri ier la cohrence des dates darr.ts J ". pour les charges rcurrentes 8lo#ers) assurances..9

* X

sassurent7on $ue le montant pass en charge correspond 0 la priodeJ &. pour les charges spci i$ues 8publicits) honoraires?9 la comptabilit mo#ens bien a7t7elle les les montants X dobtenir ond des X

in ormations au contrle du concernsJ

!b/ecti0 de contr>le interne


A. S'assurer ,ue touts les achats ainsi ,ue les charges et les produits

conne*es sont correctement imput+s3 totalis+s et centralis+s%


R+0% $iag% !ui #on Commentaires

Rfrence programme de vrification des procdures

1. !es personnes charges dimputer les actures

2&

disposent7elles 2 %une liste des codes ournisseurs J %un plan comptable J %e r,gles dimputation8notamme nt pour ce $ui concerne la distinction entre et et de la la X X charges immobilisation rcupration 2. =PAJ ces documents

sont7ils

rguli,rement mis 0 4ourJ ".les relevs re:us des ournisseurs sont7ils rguli,rement rapprochs des comptes individuels J

Bi oui) les carts identi is sont7ils 2 Anal#ss J Corrigs J les comptes ournisseurs) sont7 ils rguli,rement lettrs et anal#ss pour identi ier les erreurs dimputation ventuellesJ X

d. 5@AP 2

2D

!a 5@AP) est le papier de travail s#nthti$ue par le$uel lauditeur documente cha$ue d#s onctionnement) conclut cha$ue section du travail terrain et communi$ue avec laudit concern. !ensemble des 5@AP) apr,s classement et tirage) peut constituer le corps du rapport. =out d#s onctionnement digne d.tre signal sera ormul sous orme de 5@AP 1. !e ' probl,me ( $ui le rsume 2. les ' aits ( $ui le prouvent ". les ' causes ( $ui le*pli$uent &. les ' cons$uences ( $ue cela entra+ne D. les ' recommandations ( $ui le rsolvent !a 5@AP doit .tre approuve par le che de mission puis valide avec les audits concernes au ur et 0 mesure des sections travail terrain. ?RA #@AA1B $irection appro(isionnementB Ser(ice achats Cabinet D MC Super(iseur: X CESC!M

robl4me : Aucune 0ormalisation des proc+dures Constat : )a soci+t+ ne dispose pas d'un manuel de proc+dures Causes : n+gligence inconscience des responsables ,uant . l'importance de l'enregistrement des proc+dures Cons+,uences : contr>le d+0aillant

Recommandations : )2+laboration d'un manuel de proc+dures permettrait de conser(er une trace +crite de la repr+sentation des t<ches et responsabilit+ et permet d'+(iter des pertes de temps lors du changement de personnel% Etablit par : par 2 (alid+ par : Approu(+

2H

?RA #@AA&B $irection appro(isionnementB Ser(ice achats Cabinet D MC Super(iseur: X robl4me : d aillance du s#st,me d1approvisionnement Constat : Absence d1une demande ormalise d1achat ourni par les services concerns Causes :

CESC!M

Procdure d aillante de ormulation du besoin et de traitement de la commande Cons+,uences : @is$ue de raude du ait de l1absence d1une demande 4usti iant le besoin Con usion entre les bons de commande des ournisseurs Mal organisation du service achat Recommandations : !1e*pression du besoin doit .tre ormalise par une demande d1achat Associer pour cha$ue bon de commande la iche cartonne correspondante et archivage de ces deu* documents une ois la commande est re:ue et valide

6tablit par 2

valid par 2

Approuv par 2

?RA #@AA5B $irection appro(isionnementB Ser(ice r+ception

CESC!M

2K

Cabinet D MC Super(iseur: X

robl4me : d aillance de la procdure de rception de la commande Constat : !e rceptionnaire signe directement le bon de livraison du ournisseur 0 la rception de la marchandise 6tablissement d1un bon de rception interne conserv par le rceptionnaire sans un classement particulier Causes : Mauvaise procdure de rception de la commande Absence d1une personne responsable du contrle de la commande !e service achat n1envoie pas au service rception un e*emplaire du bon de commande Arr.ts ventuels de la production et par la suite des retards de productions Cons+,uences : <on7con ormit de la commande au* besoins de l1entreprise @upture de stocC des mati,res en $uestion Recommandations : Contrle de la commande re:ue en $uantit et en $ualit2 !e service achat doit envo#er au rceptionniste un e*emplaire du bon de commande permettant le contrle de la marchandise ou de la mati,re premi,re grFce 0 un rapprochement entre le bon de commande et le bon de livraison pour tablir un bon de rception. !e bon de rception doit .tre class par le service par ordre chronologi$ue @ecruter une personne se chargeant du contrle de la commande pour chapper au cumul des taches du rceptionnaire 6tablit par 2 valid par Approuv par 2

?RA #@AA6B $irection appro(isionnementB Ser(ice magasin

CESC!M

2N

Cabinet D MC Super(iseur: X robl4me : #on respect du principe de s+paration des taches et d+0aillance de la proc+dure de stoc-age Constat : )es pi4ces reEues du ser(ice r+ception sont directement entr+es en stoc)es pi4ces d+0ectueuses ne sont rep+r+es ,ue lors de l2entr+e en atelier usinage ou assemblage En cas de rupture de stoc-s3 les pi4ces sont directement trans0+r+es au* ateliers sans ,u2il 82ait une mise . /our des stoc-s% )e magasinier s2occupe des entr+es en stoc-s et du contr>le des stoc-s 9cumul des taches; Causes : Absence d2un contr>le en ,uantit+ et en ,ualit+ des mati4res au ni(eau du ser(ice r+ception Absence d2une proc+dure e*hausti(e de stoc-age Cons+,uences : #on respect du principe d2organisation au ni(eau du magasin ArrFts de production Ris,ue de 0raude par l2absence d2une proc+dure d2entr+e des commandes urgentes ArrFts +(entuels de la production et par la suite des retards de productions #on respect des d+lais d2ach4(ement des commandes clients Recommandations : Etablissement d2un bon d2entr+e par le magasinier une 0ois une nou(elle marchandise de(ra Ftre stoc-+e Elaboration d2une proc+dure de stoc-age des commandes urgentes Recrutement d2une personne ,ui se charge de la constatation des mou(ements des stoc-s 9mise . /our et in(entaire permanent; Etablissement d2un bon de sortie une 0ois des articles sont sortis du stoc- pour un meilleur contr>le En(o8er un e*emplaire du bon de li(raison au ser(ice achat et au ser(ice comptabilit+ 0ournisseur Etablit par : (alid+ par Approu(+ par : CESC!M

?RA #@AA7B $irection appro(isionnementB Ser(ice compta% ?ournisseurs

2O

Cabinet D MC Super(iseur: X

robl4me : #on respect du principe d2organisation Constat : R+ception des 0actures 0ournisseurs3 (+ri0ication3 imputations comptables et autorisation des r4glements des 0actures par opposition d2un cachet GBon . a8erG Enregistrement des 0actures Re(ue des bons de commande et de r+ception en attente d2une 0acture deu* 0ois par an ou par r+clamation des 0ournisseurs% Apr4s r4glement3 on proc4de au classement des 0actures sans distinction 0aite entre les 0actures 0ournisseurs r+gl+s et les autres ,ui ne le sont pas% Causes : Absence d2un manuel de proc+dures Mal organisation du ser(ice comptabilit+ 0ournisseurs ,ui se charge de tout Cons+,uences : Cumul des taches au ni(eau du ser(ice comptabilit+ 0ournisseurs ossibilit+ de pa8er le 0ournisseur plusieurs 0ois en l2absence d2une mention 0igurant sur les 0actures pa8+s a(ant de les classer Surcharge de tra(ail ,ui augmente les possibilit+s d2erreurs Recommandations : )es 0actures doi(ent Ftre reEues par le ser(ice achat ,ui3 apr4s (+ri0ication a(ec le bon de commande3 le bon de r+ception et le bon de li(raison3 en(errai une copie de la 0acture au ser(ice comptabilit+ 0ournisseur% )e ser(ice comptable se chargera de l2enregistrement comptable A00ecter la tache d2appr+ciation de r4glement des 0actures au ser(ice tr+sorerie en lui 0i*ant un seuil d2autorisation3 auHdel. de ce seuil le directeur 0inancier ou le directeur g+n+ral le 0era orter une mention Gpa8+eG sur les 0actures 0ournisseurs r+gl+es a(ant de les classer )es lettres de relance doi(ent rele(er de la comp+tence du ser(ice achat3 9p+riodicit+ 10oisBmois; Etablit par : (alid+ par Approu(+ par : CESC!M

?RA #@AA=B $irection appro(isionnementB Ser(ice compta% ?ournisseurs

"R

Cabinet D MC Super(iseur: X robl4me : Mau(ais sui(i des comptes 0ournisseurs

Constat : )a balance au*iliaire 0ournisseur +tablie par le ser(ice comptable n2est pas anal8s+e d2une mani4re r+guli4re )2anal8se rel4(e de la comp+tence du ser(ice comptabilit+ 0ournisseur Causes : Absence d2une proc+dure de sui(i des comptes 0ournisseurs Cons+,uences : Accumulation des arri+r+s G0ournisseursG robl4me de la tr+sorerie

Recommandations : )2anal8se de la balance doit Ftre 0aite par le che0 comptable pour +(iter le cumul des taches subit par le ser(ice comptabilit+ 0ournisseur r+(oir une anal8se mensuelle de la balance Etablit par : (alid+ par Approu(+ par 2

e% Cahier des recommandations :

Recommandation12 Lne ormalisation des procdures est ncessaire) ainsi $ue la direction doit envisager la mise en place d1un manuel de procdure comptable car son absence est reconnue comme une in raction du ait $ue l1entreprise ralise un chi re d1a aire suprieur 0 1R RRR RRR %hs 812R RRR RRR9
"1

Recommandation& !a ormalisation crite des besoins de l1ensemble des services $uel $ue soit le montant du besoin. Recommandation52 !e recrutement d1une ou deu* personnes au niveau du service rception pour viter toute tentative de raude ainsi $ue la perte d1argent Recommandation6: Instauration d1une procdure e*haustive de stocCage et dsignation d1une personne responsable de l1enregistrement des carts constats au niveau de la comptabilit ournisseur autre $ue le magasinier. Recommandation72 !1instauration du manuel de procdures comptables allgera le travail du service comptabilit ournisseur $ui sou re d1une surcharge de travail) il est ort recommand de procder 0 une rpartition de certaines taches con ies 0 ce service entre le service achat et le service trsorerie) tant donne $ue ces taches ne respectent pas les r,gles du contrle interne. Recommandation=2 !e suivi de la balance ournisseurs doit .tre ralis mensuellement et e ectu par un service autre $ue celui $ui l1tablit.

"2

III.4 Phase de conclusion


a% )e pro/et discut+ lors de la r+union de cl>ture b% )e rapport d+0initi0 Bouvent on ait igurer sur la page de garde du rapport les mentions suivantes 2 3 3 3 3 le titre de la mission et la date denvoi du rapport $ui signe tr,s e*actement la date de clture des oprations daudit > ventuellement) lordre de mission initial est rappel > les noms des auditeurs a#ant particip au travail) avec celui des che s de mission les noms des destinataires du rapport daudit mention de ' con identialit (

Ln sommaire est particuli,rement indispensable pour le rapport un tant soit peu volumineu* ou comportant de nombreuses anne*es. )'introduction est en gnral asseT br,ve. 6lle doit obligatoirement comporter des in ormations sur le champ daction et des ob4ecti s de la mission) ainsi $uun tr,s bre descripti de lorganisation de lunit ou de la onction audit. 6n e et) le contenu du rapport est structur comme suit 2 la 1,re partie du rapport doit rappeler le conte*te) le secteur de l1organisme et des in ormations gnrales) ensuite le programme d1audit) les euilles de rvlation et d1anal#se des probl,mes doivent .tre prsent. !e cahier de recommandation $ui igure ci dessous) prsente des conseils 0 l1entit pour liminer les ris$ues dcels. 6n in) en rsum vient la s8nth4se 2 ' la lettre de prsident (. a% )a lettre de pr+sident

LETTRE DU PRE IDE!T

@onsieur le 8irecteur. -on#ormment * votre demande relative * l%audit de la #onction approvisionnement. nous avons procd * l1valuation des dispositi#s du contr(le interne de ladite
""

#onction et ce 45/5B/255A/

entre

le

51/54/255A

et

Notre valuation a t e##ectue en observant les procdures. "nralement appli'ues en mati7re des commandes d1achat/ Elle a comport toutes les vri#ications 'ue nous avons considres ncessaires en la circonstance/ >ur la base de cette valuation d"a"er les d&s#onctionnements du de contr(le mis en place/ 8es tests ont t e##ectus pour tous les concerns * savoir Le service achat Le service rception Le service ma"asin Le service comptabilit #ournisseurs Le service trsorerie on a pu s&st7me dtaills services

8es anomalies ont t dcele tant au niveau du service achat 'u1au niveau des autres services cits ci-dessus/ Les principaux ris'ues peuvent se rsumer dans l%absence d%un manuel de procdure comptable et or"anisationnel 'ui entraCne un cumul des taches dont sou##re le service comptabilit #ournisseur particuli7rement. ainsi 'u%une d#aillance des procdures au niveau des autres services * savoir le
"&

service comptabilit #ournisseur. le service ma"asin.le service rception et le service achat/ -e rapport est exclusivement destin * in#ormer. et * 6tre utilis. la direction. et d1autres structures internes * l1entreprise/ Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous. et de vous assister. si vous le souhaiteD. dans la mise en Euvre des su""estions proposes/
F>i"nature)

Conclusion

!e icacit globale de la onction achats doit sestimer en tenant compte de limportance $ue lentreprise accorde au coEt) 0 la scurit et 0 la le*ibilit de ses approvisionnements. !e contrle interne) comme d ini auparavant) est lensemble des scurits contribuant 0 la ma+trise de lentreprise. Il se mani este par lorganisation) les mthodes et procdures de chacune des activits de lentreprise pour maintenir la prennit de celle7ci. Ainsi) une entreprise appli$uant les principes) r,gles) mthodes et procdures de ce contrle cerne la ma4orit des ris$ues pouvant perturber son onctionnement et pouvant toucher 0 son e icacit et 0 sa per ormance globale.

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Bibliographie

Yac$ues @6<A@%) ' =horie et prati$ue de laudit interne () &,me 6dition dorganisation> Yean Charles Q6CAL@H Zenr# QALILI<) ' !audit oprationnel ( 6dition 6conomica>

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