Proceso administrativo

Investigacin documental
Concepto, importancia, enfoque y elementos.

3-12-2013
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Direccin General de Educacin Superior Tecnolgica Instituto Tecnolgico Superior de Champotn

Carrera Ingeniera en Administracin

Investigacin Documental Proceso Administrativo

Alumnos: Matrcula 131080098 131080107 Nombre (s) Huicab Koh Katherin de Jess Soto Arellano Jess Alejandro

Champotn, Campeche, Diciembre 2013

Dedicado a nuestros compaeros.

Introduccin

El proceso administrativo es una secuencia de pasos dirigidas a un solo fin: el xito de una empresa. Conocerlo nos da una ventaja sobre los dems ya que no solo puede ser utilizado en el trabajo sino tambin en la vida diaria, solo escuchar las etapas de este nos hace ver los problemas de otra forma, planeacin, organizacin, direccin y control. Esta investigacin rene cinco puntos bsicos en la comprensin de un nuevo tema, primero conoceremos el concepto, luego, el porque es importante, seguido de una explicacin de cmo se compone, pasando por una explicacin de cmo el proceso administrativo no es exclusivo de los profesionales, una vez que llega a aplicarse afecta a todo un sistema.

Contenido
Introduccin ....................................................................................................................................... 3 1. 2. 3. 4. 5. Concepto de proceso administrativo ..................................................................................... 5 Importancia del proceso administrativo ................................................................................ 6 Fases y elementos del proceso administrativo .................................................................... 7 Enfoque sistmico del proceso administrativo ..................................................................... 8 Funciones administrativas ..................................................................................................... 10

Anexos ............................................................................................................................................. 12 Bibliografa ....................................................................................................................................... 16

1. Concepto de proceso administrativo

Para entender de una mejor manera el concepto de proceso administrativo es correcto descomponer el ttulo en sus palabras, dicho con otras palabras, llegar a su esencia por medio de su definicin nominal. Para comenzar, proceso se define como la secuencia de pasos requeridos para llevar a cabo una funcin o actividad. (Mnch, 2006) Seguimos tomando la definicin a la que llego Wilburg Jimnez Castro sobre la administracin: Una ciencia compuesta de principios, tcnicas y prcticas, cuya aplicacin a conjuntos humanos permiten establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes que individualmente no se logran en los organismos sociales. (Hernndez, 2002, p.195) Ya conociendo la definicin por separado podemos considerar al proceso administrativo, en una forma breve y concisa, como los pasos a seguir para llevar a cabo un propsito, claro, una definicin mejor estructurada la encontramos del autor Sergio Hernndez y Rodrguez el cual lo define de esta forma: Pasos para sistematizar la operacin de una empresa en forma efectiva, desde su presin para la fijacin de objetivos claros planeacin, organizacin, integracin, direccin y control de sus actividades, que permiten el adecuado aprovechamiento de sus recursos y la mxima motivacin del elemento humano que la conforma. (2002, p.195)

2. Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo puede asimilarse desde cualquier punto porque al ser una secuencia de pasos se le puede considerar como una gua, ya que al observar cualquier estructura organizacional se pueden visualizar todos los componentes del proceso administrativo, entonces, al conocerlo uno obtiene una herramienta que permite conocer mejor el funcionamiento de la organizacin y as poder obtener los mejores resultados. (Hernndez, 2002). Algo muy importante en el proceso administrativo lo menciona Weihrich y Koontz (2007): En el proceso de la administracin se postula que hay un ncleo central de conocimientos administrativos que ataen exclusivamente a este campo. Temas como personal de lnea y de apoyo (staff), divisin en departamentos, evaluacin de gerentes y diversas tcnicas de control administrativo remiten a conceptos y teoras que solo se encuentran en las situaciones que competen a los administradores. Adems, este mtodo toma y asimila conocimientos de otros campos, como la teora de sistemas, conceptos de calidad y reingeniera, teora de las decisiones, teoras de la motivacin y el liderazgo, comportamiento de individuos y grupos, sistemas sociales, cooperacin y comunicaciones, as como la aplicacin de anlisis y conceptos. (p.22) No importa qu tipo de organizacin se pretenda administrar, el proceso administrativo surtir efecto. (Montana, 2002)

3. Fases y elementos del proceso administrativo

Mnch (2006) utiliza la semejanza de una organizacin social con el funcionamiento de un organismo vivo, un animal, para hacer referencia al proceso administrativo; en su comparacin nos dice que al observar el desarrollo de cualquier ser vivo se pueden notar dos fases o etapas primordiales, una de estructuracin y otra de operacin. En la primera se puede observar como las clulas se acomodan para formar membranas, tejidos, rganos, etc., que luego tendrn una funcin. En la segunda etapa todos los elementos formados antes desempean su funcin. En el organismo social ocurre lo mismo, en la primera fase forman las ideas, procedimientos y las asignaciones que se requieren para alcanzar el fin u objetivo, y en la segunda se ejecutan. A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: mecnica y dinmica de la administracin. (Mnch, 2006, p.36)

Cuadro sinptico de las fases del proceso administrativo

Qu se quiere hacer? Qu se va a hacer? Cmo se va a hacer? Ver que se haga. Cmo se ha realizado? Fuente: (Mnch, 2006, p.36)

Planeacin Mecnica

Administracin

Organizacin

Direccin Dinmica Control

4. Enfoque sistmico del proceso administrativo

Como se mencion antes, el proceso administrativo es una secuencia de pasos a seguir, por tanto es correcto pensar en llevarla paso a paso, es decir paso uno, paso dos, paso tres, etc., Hernndez (2002) lo ejemplifica con el diseo de una casa, antes de construir la primera planta hay que hacer los cimientos y ya de ah avanzar en la obra, primera planta, segunda, tercera y as seguir en forma secuencial; aunque el proceso administrativo puede ser visto de esta forma hay que tener en cuenta que funciona como un sistema, en el que mientras algo acurre en una etapa avanzada le afecta a una inicial y viceversa, mejor dicho en otras palabras, lo que ocurra en una parte del proceso administrativo le afecta a todo, no solo hablando del proceso en s, sino tambin a todo lo que le rodea, en este caso, la empresa. Habiendo dicho que el proceso administrativo afecta tal como un sistema no sera incorrecto hacer mencin de la teora de sistemas en palabras de Montana (2002): La teora de sistemas es un enfoque ms contemporneo y complejo parar la solucin de problemas, el cual supone que estos son complejos y estn relacionados con una situacin, que las soluciones no solo resuelven el problema, sino que tambin influyen en el resto de la empresa y deben ser evaluadas en funcin de que tan bien resuelven el problema (resultado pretendido) y afectan a toda la empresa (resultados no calculados), y adems, ni problema ni soluciones son constantes: las situaciones cambian, los problemas evolucionan y se necesitan soluciones nuevas de manera constante. (p.102) Entonces, una empresa no es inmutable a su ambiente, sino es parte de algo ms y esto la afecta, Weihrich y Koontz (2007) hablan de la industria, el sistema econmico y la sociedad, en fin, todo su ambiente externo; hablan tambin de como una empresa toma los insumos del medio externo, los transforma y luego los
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devuelve al entorno como productos (anexos figura 1), esto confirma lo mencionado anteriormente, tambin indican que al ser transformados son sometidos al proceso administrativo, es decir, pasan por las funciones administrativas de planeacin, organizacin, direccin y control.

Sistemas sociotcnicos Teora aplicada de sistemas Reingeniera Eleccin y decisiones racionales "Ciencia administrativa"

BASICAS DEL ENFOQUE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO U OPERACIONAL.

Sistemas sociales cooperativos Comportamiento en grupo CIENCIA Y TEORA Comportamiento ADMINISTRATIVAS social El marco de las siete eses Administracin de la calidad total

Experiencia administrativa destilada y anlisis de los papeles Teora de la administrativos contingencia (empricos y administrativos)

Figura. El enfoque del proceso administrativo u operativo. La teora y la ciencia administrativas como un sistema que trae consigo otras reas de conocimiento organizado. La figura muestra como la teora y la ciencia administrativa-operacional, encerradas en un crculo, tienen un ncleo de ciencias y teoras bsicas y recurren a otros campos de conocimiento pertinentes para el entendimiento de la administracin. La administracin bsica es, as, un compuesto eclctico de ciencia y teora. (Fuente: Weihrich y Koontz, 2007, p.23)

5. Funciones administrativas Ya que son muchos los autores que han contribuido con las fases en el proceso administrativo se puede decir que es la corriente o escuela de administracin ms difundida pero esto, adems de intensificar las formas en que se implementa, tambin ha provocado una gran variedad de estilos que varan solamente en forma pues en fondo siguen siendo lo mismo. En lo que la mayora de ellos coincide es en separarlo en etapas, de las cuales casi todos incluyen la previsin o planeacin, la organizacin, la direccin y el control. (Hernndez, 2006) Un ejemplo, por mencionar alguno, es el que seala Montana (2002) en su libro: EL PROCESO DE ADMINISTRACIN
I.

II.

PLANEACIN A) Planeacin estratgica 1. Fijacin de metas B) Planeacin de operaciones 1. Definicin de objetivos 2. Diseo de la organizacin de la mejor manera para conseguir las metas y los objetivos 3. Asignacin de responsabilidades 4. Asignacin de recursos 5. Diseo de controles organizacionales (agendas y medidas del desempeo de la organizacin como un todo) CONTROL A) Control de la administracin (para asegurar un uso de recursos eficiente y eficaz) 1. Desarrollo de estndares individuales 2. Diseo de control de proyectos (como planes de trabajo, grfica de eventos significativos) 3. Motivacin 4. Supervisin 5. Anlisis del progreso 6. Solucin de problemas 7. Capacitacin y asesora 8. Evaluacin del desempeo B) Control de operaciones (asegura que las tareas especficas se realicen con eficacia y eficiencia) 1. Programacin 2. Establecimiento de procedimientos
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III.

EVALUACIN Y RETROALIMENTACIN DEL PRXIMO CICLO p.122

Como puede verse, cuenta con tres funciones bsicas, planeacin, control y evaluacin, sin embargo al estudiarlas a fondo uno descubre que estas incluyen las cuatro bsicas del proceso, planeacin, organizacin, direccin y control pero muy al estilo de este autor. No hay ideas, resultados de investigacin ni tcnicas que no encuentren fcilmente un lugar en la clasificacin de la planeacin, organizacin, integracin de personal, direccin y control. (Weihrich y Koontz, 2007, p.27) En la tabla 5.1 de los anexos se comparan los principales autores del proceso administrativo.

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Anexos

Figura 1.1 Modelo de insumos y productos.

Revitalizar el sistema

Insumos

Proceso de informacin

Produccin

Medio externo

Fuente: (Weihrich y Koontz, 2007, p.24)

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Figura 5.1 CUADRO 12.1 Cuadro comparativo de autores del proceso administrativo
Previsin Gobernar es prever. Calcular el porvenir y programarlo. Articular los programas de accin, instrumento de la previsin. Planeacin Organizacin Proveer la empresa de todo lo til para su funcionamiento: herramientas, capital y personal. Organizar es saber constituir el cuerpo social. Integracin Ejecucin Direccin Arte de manejar a los hombres. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa. Inspecciones peridicas del cuerpo social. Coordinacin Armonizar los actos, hacer que converjan los esfuerzos. Adaptar los medios al objeto. Dar a las cosas y los hechos las proporciones convenientes. Control Comprobar si todo ocurre conforme a los programas adaptados a las rdenes dadas y a los principios emitidos. Se realiza controles administrativos, financieros, tcnicos, comerciales, de seguridad. Medir y corregir el desempeo individual y colectivo en la organizacin. Garantizar que los hechos se apeguen a los planes.

HENRY FAYOL

HAROLD KOONTZ

GEORGE R. TERRY

Seleccin de misin y objetivos, acciones necesarias para cumplirlos. Toma de decisiones. Eleccin de cursos futuros de accin. Determinar los objetivos y los cursos de accin que deben tomarse. Qu se necesita? Qu cursos de accin deben adoptarse? Cmo y cundo realizarlos? Terry incluye la previsin aqu.

Establecer estructuras de los papeles que los individuos deben desempear en la empresa. Asignar tareas necesarias para el cumplimiento. Distribuir el trabajo entre el grupo. Establecer y reconocer la autoridad necesaria. Quin y cundo realizar el trabajo?

El diseo de la estrategia personal debe poner la mira en aprovechar las fortalezas y en superar las debilidades para concretar las oportunidades laborales. Es el anlisis del porque y el cmo se ejecutan las tareas por los miembros del grupo para que se realicen con entusiasmo.

Influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Liderazgo. Comunicacin.

Controlar las actividades para conformarlas con los planes.

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JAMES F. STONER

Proceso para establecer metas y un curso de accin adecuados para alcanzarlas.

DAVID R. HAMPTON

Reflexionar sobre la naturaleza fundamental de la organizacin y decidir cmo situarla o proporcionarla en el ambiente. Determinar ambiciones a corto y largo plazo. Definir mtodos de realizacin. Elemento de la administracin en el que con base en las condiciones futuras en que habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, que determinan los principales cursos de accin que permiten realizar los objetivos de la empresa. Fijar cursos de accin a seguirse, estableciendo principios que los orienten. Fijar la secuela de operaciones para realizarlos, determinar tiempos y nmeros necesarios para ellos.

Proceso para comprender a dos o ms personas para que trabajen de manera estructurada, con el propsito de alcanzar una meta o una serie de metas especficas. Divisin de la empresa en unidades o departamentos. Divisin de funciones.

Proceso para dirigir e influir en las actividades de los grupos o de una organizacin entera con respecto a una tarea.

Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas.

Actividades mediante las cuales el administrador establece el carcter y tono de su organizacin. Valores, estilo, liderazgo, comunicacin, motivacin.

Vigilar los procesos basndose en los objetivos y las normas obtenidos de la planeacin. Comparacin, evaluacin, ajustes.

AGUSTN REYES PONCE

Estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, los niveles y actividades de los recursos de una empresa.

Obtener y articular los elementos materiales y humanos de la organizacin y la planeacin.

Lograr la realizacin efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones directamente o delegando dicha autoridad. Vigilar simultneamente que se cumplan en forma adecuada las rdenes emitidas.

Es la comparacin de lo obtenido con lo esperado.

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ISAAC GUZMN VALDIVIA

Sealar los objetivos que se persiguen, dictar las polticas que orientan el criterio de los subordinados, escoger los procedimientos que debern aplicarse y elaborar los programas a corto y largo plazo, incluyendo los factores de tiempo y costo.

Coordinar las actividades humanas que se realizan dentro de una empresa para lograr el mejor aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos en el cumplimiento de los fines que a la propia empresa corresponden.

JOS A. FDEZ. ARENA

En la planeacin se definen los problemas a resolver, se analizan las experiencias pasadas, se esbozan planes y programas a realizar. Visin previsin. y Planeacin estrategia. y

Adquisicin, Conjunto de conservacin y funciones acrecentamiento administrativas de los recursos encaminadas al logro econmicos de los resultados que necesarios para se buscan. El acto de la vida de la dirigir es un acto de empresa. As gobierno. como la adquisicin, conservacin y desarrollo de los hombres que han de cubrir todos los puestos que la estructura orgnica de la empresa requiere para su funcionamiento. La planeacin es el punto de partida del esfuerzo humano dentro del proceso administrativo, pero interesa lograr su implementacin. Dentro de la implementacin, la primera fase se refiere a la decisin, que debe considerar la mejor alternativa de ejecucin una vez seleccionado el mencionado plan o programa ms adecuado. La implementacin se inicia con la decisin. En todos los planes es conveniente tener varias alternativas, para discriminar entre ellas y escoger la mejor.

Control de las actividades humanas encaminadas hacia un fin previsto.

SERGIO HERNNDEZ Y RODRGUEZ

Organizacin.

Integracin equipos trabajo.

de de

Direccin.

Por medio del control se compara el resultado con lo que se esperaba obtener y se buscan las causas que pueden haber ocasionado las desviaciones. Control y evaluacin del sistema.

Fuente: (Hernndez, 2006, pp.198-199)

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Bibliografa
Chiavenato, I. (2006). Introduccin a la teora general de la administracin. Mxico: McGraw Hill. Hernndez y Rodrguez, S. (2002). ADMINISTRACIN Pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. Mxico: McGraw Hill. Koontz, H., & Weihrich, H. (2007). Elementos de administracin Un enfoque internacional . Mxico: McGraw Hill. Montana, P. J. (2002). Administracin. Mxico: PATRIA. Mnch Galindo, L. (2006). Fundamentos de administracin. Mxico: Trillas. Reyes Ponce, A. (2007). Administracin de empresas 1: Teora y prctica. Mxico: Limusa.

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