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COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO Janice Gonalves

Reedio com correo

So Paulo 1998

COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO

MRIO COVAS
GOVERNADOR

COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO Janice Gonalves


Oficina realizada no dia 08 de novembro de 1997 pela AAB/ SP Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Regional de So Paulo, como resultado do Projeto Como Fazer.
t

SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA

MARCOS MENDONA
SECRETRIO

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOS

MARILDA SUYAMA TEGG


DIRETORA

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO

FAUSTO COUTO SOBRINHO


DIRETOR

volume 2

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULO R. Voluntrios da Ptria, 596 - Santana CEP: 02010-000 So Paulo - SP - Brasil Fones / Fax: (011) 6221-1924 / 6221-4785

So Paulo 1998

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ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS NCLEO REGIONAL DE SO PAULO - AAB/SP Diretoria: Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora) Silvana Goulart Frana Guimares (Vice-Diretora) Rita de Cssia Martinez Lo Schiavo (Secretria) Joo Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro) Comisso de cursos: Viviane Tessitore (Coord.) Ana Clia Navarro de Andrade Maria Anglica Campos Resende Simone Silva Fernandes DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO Coordenao editorial: Lauro vila Pereira Editora responsvel: Slnia Nunes Martins Reviso: Beatriz Cavalcanti de Arruda Tereza Regina Leme de Barros Cordido Equipe tcnica: Adriana Cristina Zambrini Andr Oliva Teixeira Mendes Antonio Pedro Leme de Barros Dbora de Castro Arajo CO-EDIO IMESP - Imprensa Oficial do Estado de So Paulo AGRADECIMENTOS FUNDUNESP - Fundao para o Desenvolvimento da UNESP
Gonalves, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonalves. So Paulo: Arquivo do Estado, 1998. 37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2) ISBN 85-86726-05-2 1.Arquivstica - Classificao. 2. Ordenao - Arquivstica I. Arquivo do Estado (So Paulo). II. Ttulo. III. Srie CDD - 025.717 CDU - 930.251

Sumrio

Apresentao ........................................................ 7 Introduo ............................................................ 9 Classificao e ordenao de documentos................ 11 Classificao, identificao dos documentos e anlise documental............................................ 15 Bibliografia comentada........................................... 37

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Apresentao
A instalao do Arquivo do Estado de So Paulo em prdio prprio, na rua Voluntrios da Ptria, 596, Santana, Capital, com dependncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoal tcnico em nmero suficiente para o desenvolvimento de suas atividades, permitiu-lhe assumir uma feio muito mais dinmica, passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamente na administrao pblica e entre seus congneres. Essa nova fase da instituio manifesta-se, entre outros aspectos, pela ampliao da gama dos servios prestados na rea cultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica de instrumentos de pesquisa, e de manuais tcnicos que auxiliem no processo de formao e aperfeioamento dos profissionais da rea de arquivos. O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, de valiosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com a Imprensa Oficial do Estado I.O. e a Associao dos Arquivistas Brasileiros AAB Ncleo Regional de So Paulo. A primeira delas vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programa de publicaes (vinte e trs previstas apenas para este ano), e a segunda tem resultado numa assessoria permanente tanto formal, quanto informal na rea da Arquivstica, eis que a AAB/SP congrega especialistas de renome internacional nesse campo de atuao. A presente publicao , pois, o resultado do esforo conjugado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elaborado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o prprio nome indica, para aspectos prticos do dia a dia dos profissionais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes, sempre de autoria de professores com larga experincia na organizao de arquivos.

A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-se gratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo relacionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique, em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nosso Estado.

Dr. Fausto Couto Sobrinho Diretor Tcnico do Arquivo do Estado

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CLASSIFICAO E ORDENAO DE DOCUMENTOS

Introduo
O Projeto Como Fazer compreende uma srie de oficinas de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tanto em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, capacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao aspecto da Arquivstica em foco. Visa o aperfeioamento tcnico de profissionais que j atuam na rea e que possuem, no mnimo, o nvel mdio completo, bem como conhecimentos arquivsticos bsicos. Como uma de suas marcas caractersticas, para cada Oficina elaborado um Manual, de responsabilidade do Professor. Janice Gonalves, autora deste Como classificar e ordenar documentos de arquivo, mestre em Histria Social pela Universidade de So Paulo, especialista em Arquivos Pblicos e, atualmente, superintendente da Fundao Pr-Memria de Indaiatuba.

O TEMA E O MANUAL
O presente manual aborda privilegiadamente dois procedimentos tcnicos arquivsticos de fundamental importncia: a classificao e a ordenao. As reflexes aqui contidas so, como de esperar, produto do contato com a bibliografia da rea arquivstica, do convvio com profissionais da rea e da experincia com o processamento tcnico de documentos de arquivo. Dai decorre que as posies assumidas no manual, em relao s diversas questes abordadas, sejam, em muitos aspectos, amplamente compartilhadas, enquanto que em outros, no. As questes tratadas esto integradas ao tecido vivo do debate arquivstico e, portanto, sujeitas a questionamentos de maior ou menor profundidade. Entendo que as divergncias mais significativas esto indicadas, mas, considerado o prprio perfil de um manual, no so objeto de longas explanaes: apenas pontuam o texto, sugerindo ao leitor pausas de reflexo para que ele matize, repense e reelabore a argumentao apresentada. Assim, procurei fazer com que o manual, de forma breve e compacta, cumprisse sua vocao, reunindo informaes e apresentando discusses tcnicas essenciais sobre o tema - servindo, enfim, como ferramenta de trabalho dos profissionais da rea arquivstica -, sem ser confundido, porm, com o mero arrolamento de regras estticas.

CLASSIFICAO E ORDENAO: UMA PRIMEIRA APROXIMAO


Classificao ou arranjo? I

Comisso de Cursos da AAB/SP

Tanto a classificao quanto a ordenao esto a servio da organizao dos documentos. Do ponto de vista arquivstico, convm que ambas estejam articuladas, para que a organizao possa resultar eficiente.

No meio arquivstico brasileiro, foi consagrada a distino entre classificao e arranjo. De acordo com tal distino, a classificao corresponderia s operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir anlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Por seu turno, o arranjo englobaria as operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter permanente.

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O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que a classificao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizern respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em estruturas especficas, como departamentos, divis6es etc.). Exemplo: uma classe Administrao de Finanas, subdividida em Classificao ou arranjo? II quatro outras: Controle orgament6rio geral, Receita, Despesa, MoviEm ambos os casos, pomentao bancria. Outro exemplo: rm, o procedimento bsico uma classe Departamento Financeio mesmo: definir grandes clasro, subdividida em duas: Contabilises abstratas que dade e Tesouraria. Nas subclasses, correspondam, de forma coesero inseridas as sries tipolgicas: rente e articulada, s funes notas de empenho e comprovantes e atividades do organismo am de pagamento, ligados s atividades questo, no perodo recoberto de despesa controladas pela rea de pela documentao a ser orContabilidade; extratos bancrios, foganizada. lhas de conciliao bancria, registro dirio de caixa e bancos, todos liga inegvel que as condies dos s atividades de controle da moem que o tratamento tcnico vimentao bancria, de modo geral. da documentao feito, em A classificao geralmente um e outro caso, so bastantraduzida em esquema no qual a hite diferentes; no entanto, erarquia entre as classes e pode-se considerar o trabalho subclasses aparece representada estcnico a ser realizado subspacialmente. Esse esquema chatancialmente diverso, a ponto mado plano de classificao. de merecer outra denominaQuanto ordenao, seu o? objetivo bsico facilitar e agilizar a consulta aos documentos, pois, mesmo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um mesmo tipo documental, os documentos atingern um volume significativo. A adoo de um ou mais critrios de ordenao para uma srie documental permite evitar, em princpio, que, para a localizao de um nico documento, seja necessria a consulta de dezenas ou centenas de outros. O procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera sobretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e

por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os tipos documentais especialmente do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas. Utilizando o exemplo dado anteriormente: cabe ordenao definir a melhor maneira de dispor fisicamente as notas de empenho (numericamente?), os extratos bancrios (cronologicamente?) e todos os demais tipos documentais.

POSSVEL CLASSIFICAR SEM ORDENAR?


Certamente, possvel classificar sem ordenar, mas no recomendvel (pois a organizao dos documentos ficar incompleta). Documentos organizados atravs de um plano de classificao que no estiverem ordenados por nenhum critrio sero mais dificilmente manipulados (o acesso a eles ser mais difcil).

POSSVEL ORDENAR SEM CLASSIFICAR?


Grosso modo, no Brasil, na maior parte dos organismos acumuladores/ produtores de arquivos, pouco freqente que a organizao dos documentos esteja a cargo de um profissional que conhea e aplique ao seu trabalho os princpios tcnicos arquivsticos. Assim, muito raro encontrar, nestes organismos, documentos classificados de acordo com a estrutura ou com as funes que os geraram. Mais comumente, a organizao dos documentos de arquivo costuma ser resumida sua ordenao - aps serem separados por tipo ou espcie, so ordenados cronologicamente, alfabeticamente ou numericamente. No entanto, tal organizao no suficiente para informar sobre os vnculos da documentao com o seu organismo produtor. A natureza destes vnculos fica verdadeiramente clara atravs do plano de classificao. Assim, exatamente em funo de sua complementaridade que a classificao e a ordenao esto sendo aqui consideradas de forma conjunta. Sem a classificao, fica nebulosa a caracterstica que torna os documentos de arquivo peculiares e diferenciados em relao aos demais documentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode ser plenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais de sua produo - ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento de seus vnculos orgnicos. Por conseqncia, a classificao torna-se condio para a compreenso plena dos documentos de arquivo tanto a perspectiva de quem os organiza como de quem os consulta. De outro lado, o acesso bem sucedido documentao est associado, entre outros fato-

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res, sua localizao rpida e precisa, algo que depende da conveniente ordenao dos documentos. Buscar alcanar boa qualidade tcnica na organizao de documentos de arquivo implica entender a necessidade de realizao conjunta - embora no necessariamente simultnea - dos procedimentos de classificao e de ordenao.

CLASSIFICAO, IDENTIFICAO DOS DOCUMENTOS E ANLISE DOCUMENTAL


A NECESSIDADE DE IDENTIFICAO DOS DOCUMENTOS E A IMPORTNCIA DA ANLISE DOCUMENTAL
A identificao dos documentos de arquivo o primeiro passo para sua organizao e guarda adequadas. Na identificao, fundamental que tenhamos como referncia os elementos caractersticos dos documentos. Situao-problema:
documentos desorganizados encontrados em depsito Procedimentos possveis Bem, um encaminhamento possvel e recomendvel para a situao seria, primeiramente, identificar os documentos. Nessa tarefa, conviria aproximar os documentos segundo as espcies e, sobretudo, segundo os tipos documentais. Pois os tipos documentais esto intimamente relacionados s atividades que os geraram, e oferecem pistas significativas, conseqentemente, sobre suas condies de produo. O que podemos concluir? Estamos diante de um conjunto de documentos de arquivo relacionados administrao de finanas da Prefeitura Municipal!!

Plano de Classificao ou Quadro do Arranjo? Como decorrncia da distino tradicional de classificao e arranjo , os esquemas ou quadros gerais que os expressam costumam ser denominados diferentemente: plano de classificao (para os documentos de carter corrente) e quadro de arranjo (para os documentos de carter permanente). Ambos, porm, tm a finalidade do traduzir visualmente as relaes hierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para a organizao da documentao. Vale destacar que, no caso de documentao de carter permanente, as classes ganham nomes especficos: grupos, subgrupos a sries.

A situao-problema (1) Suponhamos que um volume imenso de documentos seja encontrado em depsito de uma determinada Prefeitura Municipal. As condies em que se encontram no so animadoras: amarrados, em sacos plsticos ou soltos, e aparentemente sem nenhuma ordem. Sero documentos de arquivo? Como podemos ter certeza?

A situao-problema (2)
Tentando identificar os documentos encontrados, constatamos a existncia de balancetes mensais, guias de arrecadao de taxas, folhas de pagamento e livros-razo, todos originais, e todos gerados pela Prefeitura Municipal.

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O que podemos concluir? A situao-problema (3) Ao lado daqueles documentos, encontramos cpias de folhas de controle de freqncia de alunos, assinadas por professores de escolas rurais mantidas pelo Governo do Estado, mas que apresentam carimbo de recebimento da Cmara Municipal. Muito provavelmente, estamos diante de documentos de arquivo da Crnara Municipal (enviados a ela por algurna razo a ser investigada, mas que certamente se relaciona questo do ensino no mbito do Municpio).

Por seu lado, um historiador, hoje, tender a dar uma definio mais ampla de documento, abrangendo tanto a esfera pblica da vida dos indivduos como a esfera privada, e contemplando registros nos mais variados suportes, formas e formatos.
Para um historiador, praticamente tudo poder vir a ser considerado documento, desde que fornea informao sobre algum problema sujeito investigao histrica.

Numa situao como a apresentada acima, a espcie, o tipo, a forma, o formato e o prprio contedo do documento so muito importantes para a sua identificao e para a sua caracterizao como documento de arquivo. E todos estes elementos ajudam a esclarecer um outro, ainda mais fundamental, que o contexto de produo do documento.

MAS, AFINAL, O QUE UM DOCUMENTO?


Pensemos em trs pessoas com perfis profissionais distintos um porteiro, um motorista de txi e um historiador. Se solicitssemos a todos que mencionassem a1guns documentos, ao acaso, que tipo de respostas obteramos? bem provvel que, como a maior parte das pessoas, o porteiro e o motorista de txi citassem: cdulas de identidade; certides de nascimento, de casamento ou de bito; certificados de reservista; carteiras de trabalho etc. Fundamentando suas respostas, poderamos perceber a associao de documento quilo que de alguma forma medeia as relaes dos indivduos com a esfera pblica.

No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquilo que possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivduo, enquanto cidado, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, em geral, documento tambm costuma estar identificado a documento escrito.

Assim, uma camiseta poder ser considerada um documento de cultura material, informando sobre a indstria de malhas ou sobre moda; uma boneca poder informar sobre prticas ldicas infantis ou sobre a sociedade de consumo; um disco poder informar sobre a indstria fonogrfica, a produo musical ou os padres estticos vigentes numa determinada poca. Aquilo que para a maior parte das pessoas, no seu dia-a-dia, no documento, pode Valores primrios e secundrios ser transformado em documento por um hisEm Arquivstica, a discustoriador, em funo de seu interesse por cerso em torno dos valores tos temas de pesquisa. Para poder realizar primrios a secundrios da tal transformao, o historiador passa a dedocumentao est intimatectar, nestes materiais, mais do que o seu mente associada questo mero valor primrio - para ele, a camiseta no da avaliao de documen apenas algo para vestir, a boneca no tos - isto , da determinaapenas algo para brincar, o disco no apeo de valores (sejam eles nas algo para ouvir. Ao valor primrio destes administrativos, jurdicomateriais - aquele valor que fez com que foslegais ou histrico- culturais) que permitam estabesem produzidos, o valor que lhes foi atribudo lecer a destinao ser dada primeiramente, primariamente - o historiador a ales (eliminao, guarda acrescenta um segundo valor, um valor setemporria ou guarda percundrio. manente). Os valores pri sabido que os historiadores - e os mrios so tambm chamaespecialistas em documentos, em geral - dedos de valores imediatos, e moraram a adotar esta viso to ampla de doos valores secundrios, cumento. Mas curioso observar que, hoje mediatos. como no sculo XIX, na viso do senso comum ou de profissionais, a definio de documento ainda continua ligada idia de prova, enquanto demonstrao ou evidncia.

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Por mais heterodoxos que sejam os documentos dos quais lance mo, atualmente, o historiador sempre recorrer a eles para fundamentar suas interpretaes: ao citar os documentos consultados em sua pesquisa, no s estar declarando, indiretamente, que eles possibilitaram suas interpretaes, como assegurando que tais interpretaes no so mero fruto de sua criatividade e imaginao (os documentos demonstrariam, evidenciariam, em alguma medida, a consistncia de suas reflexes). Certamente, as grandes inovaes tecnolgicas do sculo XX e a possibilidade de registrar informaes numa multiplicidade de materiais, dimenses e circunstncias contriburam enormemente para ampliar a noo de documento. E, assim, cruzando reflexes historiogrficas e inovaes tecnolgicas, poderemos compreender melhor a tendncia de os profissionais dos documentos (arquivistas, muselogos, bibliotecrios e documentalistas em geral) adotarem uma definio de documento que contemple toda esta diversidade - entendendo-o, muito simplesmente, como todo registro material de informao.

Suporte

Forma

Formato

Gnero

Os elementos caractersticos dos documentos: suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo, contexto de produo
Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gnero, espcie, tipo e contexto de produo. Para maior clareza, convm examinar as definies tcnicas:

Espcie

definio tcnica Material sobre o qual as informaes so registradas. Estgio de preparao e de transmisso de documentos. Configurao fsica de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas. Configurao que assume uma espcie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

exemplos fita magntica, filme de nitrato, papel original, cpia, minuta, rascunho

caderno, cartaz, diapositivo, folha, livro, mapa, planta, rolo de filme

documentao audiovisual, documentao fonogrfica, documentao iconogrfica, documentao textual

boletim, certido, declarao, relatrio

Tipo

boletim de ocorrncia, boletim de freqncia e rendimento escolar, certido de nascimento, certido de bito, declarao de bens, declarao de imposto de renda, relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao

Obs.: as definies acima relacionadas so as mesmas que se encontram em Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

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No exemplo dado anteriormente - dos documentos reunidos de forma desordenada no depsito de uma Prefeitura Municipal -, a importncia da anlise dos elementos caractersticos dos documentos j foi destacada. No entanto, preciso salientar que, ao menos no caso dos documentos de arquivo, um destes elementos ainda mais determinante na organizao da documentao: o contexto de produo, ou seja, as circunstncias que fizeram com que o documento existisse e tivesse um suporte, uma forma e um formato especficos, configurando um determinado tipo documental. Diferentemente do que ocorre com os demais elementos caractersticos dos documentos, o contexto de produo no pode ser percebido apenas atravs da anlise minuciosa do documento que tivermos em mos - embora a anlise sempre fornea indicaes preciosas a este respeito. Como, ento, tal contexto pode ser reconstrudo, por parte de quem est incumbido de organizar a documentao?

O CONTEXTO DE PRODUO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E A IMPORTNCIA DO ESTUDO DA ESTRUTURA E DO FUNCIONAMENTO DO ORGANISMO PRODUTOR
Na histria das sociedades, as etapas da existncia de pessoas e entidades - nascimento/criao e implantao, crescimento/desenvolvimento, morte/desativao - foram e so, costumeiramente, objeto de registro, nos mais variados suportes. Tais registros, intimamente relacionados s diversas atividades exercidas, ao longo do tempo, por pessoas e entidades - ou, mais precisamente, por pessoas fsicas ou jurdicas do origem a arquivos. O documento de arquivo , assim, o documento que um determinado organismo - seja ele pessoa fsica ou jurdica - produz no exerccio de suas funes e atividades (produo que pode significar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, como a recepo e guarda). Conseqentemente, compreender o contexto de produo de um documento de arquivo exige conhecer a histria do organismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das funes e atividades por ele desenvolvidas - na perspectiva da estrutura e funcionamento do organismo produtor. Que procedimentos devem ser adotados para estudar a estrutura e funcionamento do organismo produtor de arquivo, no decorrer de sua histria? Antes de tudo, preciso localizar as fontes de informao privilegiadas para a realizao do estudo.

Se o organismo produtor de arquivo for uma entidade (pessoa jurdica), muito provavelmente estas fontes estaro no prprio arquivo, correspondendo a documentos relacionados criao e instalao da entidade e aos principais momentos de reformulao ou redirecionamento administrativo. No caso de instituies pblicas, as informaes sobre sua criao e sobre suas principais transformaes estruturais devero estar contidas na legislao, podendo ser complementadas atravs da consulta de relatrios de atividades (indicando em que medida as disposies legais se efetivaram) e atas de reunies das instncias internas de poder. No caso de instituies particulares, ao invs da legislao, outros documentos de constituio so, freqentemente, mais decisivos (estatutos sociais, por exemplo), mas o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo tambm costuma se apoiar em atas de reunies e relatrios de atividades, ou outros documentos correlatos (planos de metas, projetos institucionais etc.). Se o organismo produtor de arquivo for uma pessoa fsica, as fontes privilegiadas para a realizao do estudo sero os documentos que concentram informaes gerais sobre sua vida. Tambm aqui, h grande probabilidade de que estas fontes componham o prprio arquivo a ser organizado: currculos (muito teis, por serem simultaneamente sintticos e abrangentes), dirios (timos para esclarecem dvidas mais pontuais), relatos de carter memorialstico etc. Caso a consulta a todos estes documentos no seja suficiente ou ainda, por alguma razo, tais documentos no mais existam ou no sejam encontrados - ser necessrio localizar outras fontes de informao: amigos e parentes do titular do arquivo, ou antigos diretores e funcionrios da entidade (que estejam dispostos a fornecer depoimentos); estudos e trabalhos que tratem, direta ou indiretamente, da entidade ou da pessoa que produziu o arquivo etc. A localizao e a consulta destas fontes de informao devem, em princpio, resultar na reunio substancial de dados que, sistematizados permitiro compreender o contexto geral de produo dos documentos. Na sistematizao dos dados levantados, ser importante, para a organizao dos documentos de arquivo, detectar com clareza as funes primordiais assumidas pelo organismo produtor. O conjunto de funes detectadas envolver necessariamente, atividades que deve cumprir de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lhe servem como suporte (atividades-meio). Grosso modo, uma escola ter como funo primordial servir como espao de exerccio de prticas pedaggicas que permitam o ensino-

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aprendizagem. J uma livraria ter como funo primordial o comrcio de publicaes (especialmente, livros e revistas). Embora as funes primordiais de ambas sejam distintas e, igualmente, suas atividades-fim, muito provvel que existam atividades-meio semelhantes (controle de finanas, controle de materiais, manuteno das instalaes fsicas, contratao de pessoal etc.).
Definir atividades-fim e atividades-meio e relacion-las a funes mais abrangentes j significa reunir elementos para a classificao dos documentos. A reunio lgica de funes e atividades, com a percepo de sua maior ou menor autonomia ou subordinao interna, permitir a elaborao do plano de classificao.

De modo geral, e salvaguardadas as excees de praxe, entendo que a opo pela classificao estritamente funcional, apesar de menos freqente e tecnicamente mais complexa, costuma atender melhor as exigncias da classificao arquivstica. No entanto, cabe ao profissional de arquivo examinar cada situao e decidir pelo que se apresentar como tecnicamente mais correto.

Classificao funcional, estrutural ou por assunto A questo da opo preferencial pela classificao funcional ou estrutural polmica e parece muito longe de qualquer consenso. Como elemento complicador, ambas as classificaes so, com freqncia, associadas classificao por assunto . No mbito arquivstico, o emprego do termo assunto gera inmeras confuses, sendo ora entendido como funo, ora como tema. Seria conveniente que o uso do termo assunto fosse evitado, pois se refere, mais propriamente, ao contedo estrito de um documento. Assim, um relatrio sobre as atividades de alunos e professores de uma escola municipal nas comemoraes do Dia da Brasilidade estar associado funo desenvolvimento de atividades pedaggicas (ou outra similar), mas poder ser remetido a assuntos ou temas diversos (ensino, civismo, nacionalismo etc.).

ELABORAR PLANOS DE CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO


Ao estabelecer as classes do plano de classificao, devemos seguir um critrio funcional (classes correspondendo estritamente a funes) ou estrutural (classes correspondendo a estruturas - setores, divises, departamentos)? A questo talvez parea equivocada - uma falsa questo -, uma vez que as estruturas presentes em um determinado organismo produtor de arquivo (neste caso, obrigatoriamente uma entidade) devem, em princpio, guardar correspondncia com funes por ele assumidas e desenvolvidas. No entanto, a questo se sustenta, e no de fcil resoluo, pois a opo por um ou outro critrio poder interferir na coerncia interna do plano de classificao. Quem se habitua a estudar, numa perspectiva propriamente arquivstica, a histria de organismos produtores de arquivo, freqentemente se depara com situaes em que algumas funes so logo traduzidas em unidades administrativas claramente definidas, ao passo que outras, apesar de importantes e exercidas com regularidade, tardam ou nunca chegam a ter uma correspondncia estrutural. Como proceder? Elaborar um plano de classificao em parte funcional, em parte, estrutural? A opo pela classificao estrutural , tradicionalmente, mais aceita e adotada. Apresenta, porm, inconvenientes - quando no h estruturas que digam respeito totalidade das funes e atividades do organismo; quando, eventualmente, as estruturas existentes so confusas, misturando indevidamente funes; quando as estruturas sofrem alteraes constantes.

Convm ainda salientar que, para elaborar planos de classificao de boa qualidade tcnica, no basta proceder ao levantamento exaustivo de funes, atividades-fim e atividades-meio, nem apenas optar, aps muita reflexo, pelo critrio funcional ou estrutural. Se o plano esboado resultar em um nmero muito grande de classes, tender a ser utilizado com certa dificuldade - quantas classes tero que ser examinadas para que o melhor local do documento seja encontrado? Por outro lado, se resultar em um nmero reduzido de classes para urna documentao muito variada e volumosa, possvel que se torne insatisfatrio. O mesmo poder acontecer no caso de classes muito especificamente ligadas a determinados documentos, de tal modo que no permitam a incluso de outros que venham a ser produzidos. A elaborao do plano no pode estar desconectada da preocupao com sua aplicao.

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Assim, convm buscar, para as classes a serem criadas, um nvel de generalidade ideal, que proporcione ao menos trs qualidades ao plano de classificao:

Simplicidade

Flexibilidade

Expansibilidade

Estas trs qualidades, reunidas, devero permitir que o plano de classificao seja aplicado sem grandes dificuldades, bem como possibilitar a necessria adaptao a situaes no previstas nos levantamentos efetuados para sua elaborao (como o surgimento de novas atividades, ou a incorporao de novos documentos a classes anteriormente definidas). Por fim, interessante verificar se o plano de classificao, uma vez elaborado, est livre de algumas deficincias tcnicas: ele fetivamente espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor de arquivo? mesmo que no tenhamos nenhuma informao sobre este organismo, ser possvel identificar o seu perfil, por meio do exame das diversas classes do plano? a hierarquizao das classes foi bem realizada? e as classes definidas - no se sobrepem, em alguma medida? Alguns exemplos de planos de classificao Seguem, adiante, dois exemplos de planos de classificao, no s para evitar que as consideraes aqui tecidas paream excessivamente abstratas, como para permitir, de imediato, que sejam melhor avaliadas e ponderadas. No so, portanto, apresentados corno modelos, mas como referncias para reflexo.

Administrao Material Patrimnio Pessoal Protocolo Transporte Manuteno Agricultura Cultura Equipamentos Eventos Desenvolvimento Urbano e Rural Habitao Meio Ambiente Obras Particulares Obras Pblicas Uso e Ocupao do Solo Educao Educao Infantil Ensino Fundamental Ensino Superior Merenda Escolar Esportes

Finanas Contabilidade Oramento Tesouraria Tributao Representao Assessoria Jurdica Eleies Publicidade Sade Assistncia Mdico-Odontolgica Vigilncia Sanitria Servios Municipais Abastecimento gua e Esgotos Cemitrio Recursos Energticos Limpeza Pblica Segurana Telecomunicaes Trnsito Transportes

Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO. Guia doArquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto (SP): O Arquivo, 1996.

Exemplo 1: Plano de classificao adotado para os fundos pblicos do Arquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto (identificado como Quadro de Classificao dos Documentos do Poder Pblico Municipal). So discriminados abaixo apenas os grupos e subgrupos.

Exemplo 2: Plano de classificao adotado para o arquivo do Sindicato dos Jornalistas Profissionais no Estado de So Paulo (identificado como Quadro de arranjo do Fundo Sede do SJPESP). So discriminados abaixo apenas os grupos e subgrupos.

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Administrao Tomada de deciso Assemblia Reunio de diretoria Reunio do Conselho de Base Suporte s atividades-fim Recursos financeiros Recursos humanos Recursos patrimoniais Recursos informacionais Recursos documentais Escolha de dirigentes Assistncia Jurdica Acompanhamento de processos trabalhistas Homologao Pedidos de Aposentadoria Assistncia Sade Atendimento ambulatorial Convnios Assistncia Social Auxlio-funeral Auxlio-natalidade Bolsas de estudo Campanhas Convnios Financiamento de casa prpria Fundo-desemprego Fundo de greve Comunicao Boletim do Sindicato Caf Jornal Jornal Unidade Liberdade Sindical Mural Cultura Biblioteca Cineclube Conferncias Cursos Palestras Prmios

Defesa de Condies de Trabalho Acompanhamento de casos individuais Acompanhamento de casos coletivos Campanhas especficas / gestes Campanhas salariais Organizao das redaes Defesa do Exerccio Profissional Campanhas Denncias junto DRT (Delegacia Regional do Trabalho) Pareceres sobre registro profissional Fiscalizao da Aplicao do Cdigo de tica Sindicncias Formao Profissional Campanhas Cursos Formao Sindical Conferncias Congressos Cursos Debates Publicaes Lazer I Recreao Baile da Imprensa Colnia de Frias Shows Relaes Sindicais Campanhas Congressos Debates Entidades Relaes Sociais Campanhas Congressos Debates Entidades Sindicalizao Admisso / demisso de scios Campanhas Sindicncias

vezes opta-se por atribuir a elas nmeros que sigam as convenes do mtodo decimal ou do mtodo duplex1 .

A ORDENAO: SOBRE QUAIS DOCUMENTOS RECAI?


No presente manual, a ordenao est sendo entendida como tecnicamente muito menos complexa que a classificao: trata-se de estabelecer um ou mais critrios que determinem a disposio fsica de um dado conjunto de documentos - e no um conjunto qualquer, mas uma srie, isto , o conjunto de unidades de um mesmo tipo documental. Em princpio, se a classificao precedeu a ordenao, os diversos tipos documentais devero ser facilmente visualizveis, pois estaro (ou deveriam estar) contidos no plano, identificveis sempre como as menores subdivises no interior de cada grande classe. Se, portanto, os documentos a serem ordenados so tipos documentais, o que deve ser considerado no estabelecimento de critrios para sua ordenao?

ORDENAO: A IMPORTNCIA DE CONSIDERAR OS TIPOS DE BUSCA


Para definir como devem ser ordenados os documentos, devemos considerar os tipos de busca a que estaro sujeitos: como os documentos podero ser procurados? ou, de forma mais precisa: como os documentos podero ser mais freqentemente procurados? As respostas tendero a variar, para uma mesma documentao, caso ela esteja em sua fase corrente ou permanente. De uma forma ou de outra, entretanto, as respostas dependero da percepo, por parte do arquivista, das necessidades dos usurios principais dos documentos. Deste modo, se uma determinada empresa rene correspondncia

Fonte: LO SCHIAVO, Rita de Cssia Martinez. Roteiro para organizao de arquivos de entidades de classe. So Paulo, 1997. Dissertao de mestrado apresentada FFLCH/USP.

As classes e subclasses de um plano de classificao podem ser numeradas seqencialmente ou receber um cdigo alfabtico, numrico, ou alfanumrico, definido por quem o elaborou. Para que a hierarquia entre as classes e suas divises se torne mais perceptvel, muitas

Para que possa ser aplicado o mtodo decimal, o plano no pode ter mais de 10 classes, e suas subdivises seguintes tambm devem estar limitadas a dez. Assim, sendo 100 a primeira classe, as subclasses imediatas correspondero s dezenas existentes entre a primeira e a classe seguinte, 200 (ou seja, 110, 120, 130 etc.); por sua vez, as subdivises da classe 110 sero as dez que existem entre 110 e 120 (ou seja, 111, 112, 113 etc.), e assim por diante. No mtodo duplex, no h limite mximo para classes e subclasses; as divises entre classes e subclasses so indicadas por traos (ou, em outras verses, por pontos): sendo 1 a primeira classe, as divises imediatas sero 1-1, 1-2, 1-3 etc.; as divises de 1-1 sero 1-1-1, 1-1-2, e assim sucessivamente.

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com clientes e fornecedores de todo o pas, e se h interesse da empresa em realizar projetos regionais, provavelmente haver tambm interesse em buscar as diversas cartas em funo da situao geogrfica de seus destinatrios e emitentes; tambm, muito provavelmente, no interior desta ordenao geogrfica haver interesse em agrupar as cartas pelos fornecedores e clientes da empresa (ordenao alfabtica dos nomes) e, finalmente, de ordenar cronologicamente as cartas trocadas com cada um deles. Portanto, mais de um critrio de ordenao poder ser adotado para os documentos, de Srie e tipo acordo com a convenincia do seu usurio prindocumental I cipal - no caso citado, a prpria entidade produtora do arquivo. Assim, os interesses do usuNo h consenso rio principal, ao consultar a documentao, arquivstico quanto s tm que ser conhecidos por aquele que orgasries: seriam apenas niza os documentos. tipolgicas? no podePorm, nem sempre a forma de ordenao riam ser funcionais ou que seria supostamente mais adequada aos temticas? Destaco, interesses imediatos do usurio se revela a como apoio para a reflexo, que a palavra mais adequada organizao dos documensrie est fortemente tos, tomados na inteireza de seu ciclo vital. Por associada a dois signiexemplo: as prefeituras municipais costumam ficados: seqncia e produzir, anualmente, milhares de processos, conjunto. Costumam a partir de requerimentos diversos encaminhaformar uma srie os dos a elas pelos cidados. Tais processos coselementos que, mesmo tumam ter origem em um nico rgo, embora no sendo rigorosatramitem por vrios; freqentemente, o rgo mente iguais, apresenno qual os requerimentos foram protocolados tam entre si mais see autuados rene os processos em ordem numelhanas do que diferenas, o que permite mrica seqencial, a cada ano, e, tambm sua reunio (dando freqentemente, pelo nmero que so soliciorigem a um conjunto). tados. Aparentemente, a ordenao mais conveniente seria a cronolgica e numrica (por ano e, no interior do ano, por nmero de processo). Mas, seria mesmo?

Se atentarmos para as consultas feitas a esSrie e tipo tes processos, verificaremos que as solicitaes documental - Il dos documentos se fazem em funo do tipo de requerimento, antes de tudo, e depois pelo reque- Ao serem reunidos, os elementos de rente, sendo que o nmero do processo o nico mecanismo disponvel de busca. Se pensarmos uma srie usualmenainda que esta documentao ter que ser avalia- te obedecem a uma da, estando sujeita a eliminao, torna-se clara a certa disposio sucessiva, seja ela maior convenincia de tais processos estarem agrutemporal ou espacial pados segundo o tipo de requerimento (de apro/ fsica. Ora, numa vao de plantas, de parcelamento de taxa de asperspectiva falto, de reviso de IPTU, de habite-se, de con- arquivstica, no o cesso de alvar de funcionamento etc.). conjunto de docuA que concluses podemos chegar, neste mentos de um mesmo tipo documental caso? (passvel de disposiEm primeiro lugar, que a ordenao adotada o fsica sucessiva, pela unidade de origem insatisfatria, por no se a partir de critrios dar sobre os tipos documentais, propriamente: um comuns) o mais coeprocesso de requerimento de aprovao de planta rentemente identifide construo bastante diferente de um proces- cado a uma srie? so de reviso de IPTU, relacionando-se a reas, funes e atividades administrativas distintas. Em segundo lugar, que os documentos, mesmo separados por tipos e talvez ordenados por ano e por requerente, ainda tero o nmero como um mecanismo de busca importante (mesmo se a administrao no o utilizar, o nmero possivelmente ser a nica informao que o requerente dispor sobre o processo). Assim, se o nmero do processo no for considerado na ordenao direta dos documentos, dever ao menos ser considerado na elaborao de instrumento paralelo de busca (uma listagem, por exemplo).

AS DIVERSAS FORMAS DE ORDENAO


A adoo de uma determinada forma de ordenao est longe de ser uma obviedade. Alm de ter de considerar os interesses dos usurios e a prpria perspectiva de avaliao e eliminao de documentos, o arquivista deve verificar se a ordenao adotada no cria dificuldades para os funcionrios que ficaro diretamente incumbidos dela. Por tudo isso, deve-se optar, tanto quanto possvel, por formas simples de ordenao. A ordenao feita com base nos elementos informativos contidos nos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo docu-

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mental em questo), os elementos informativos mais comumente tomados como referncia para a ordenao so: a) Nmero do documento (atribudo pelo emissor ou pelo receptor); b) Data; c) Local de procedncia; d) Nome do emissor ou do destinatrio; e) Objeto ou tema especfico do documento. Se os documentos a serem ordenados forem relatrios anuais de atividades da entidade, mais provavelmente sero consultados de acordo com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se forem relatrios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles e dirigidos ao superior, os documentos podero ser ordenados cronologicamente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de cada ms, por nome de funcionrio (caso, para a entidade, seja importante acompanhar sistematicamente as atividades de cada funcionrio, a ordenao poder ser invertida: alfabeticamente, por nome de funcionrio, sendo os relatrios de cada um ordenados cronologicamente). Se forem plantas de construes residenciais aprovadas no municpio, podero ser ordenadas cronologicamente e alfabeticamente (pelo nome do projetista/ construtor, pelo nome do proprietrio ou por ambos os nomes, definindose apenas o elemento informativo que deve preceder ao outro). Se forem portarias e resolues, devero ser procuradas pelo nmero (ordenao numrica simples); podero ainda ser procuradas conforme o seu assunto ou tema estrito, o que exigir a confeco de um vocabulrio controlado que preveja os temas mais regulares ou provveis e os transforme em descritores (ento, as portarias sero reunidas conforme esses descritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dos descritores)2. Neste ltimo exemplo, caberia verificar o tipo de busca mais importante; se o nvel de importncia fosse praticamente equivalente, seria conveniente a elaborao de um ndice remissivo (temtico, se a ordenao fosse numrica; numrico, se a ordenao obedecesse a critrio temtico). Os exemplos poderiam ser multiplicados, a partir da considerao de diferentes tipos documentais. J so suficientes, entretanto,
Os procedimentos para elaborao deste vocabulrio controlado seriam os mesmos adotados pela biblioteconomia a as disciplinas ligadas documentao em geral. No caso citado, a necessidade de informao estaria exigindo o conhecimento e a indexao do contedo estrito de cada documento - um grau de detalhamento que no pode ser alcanado pela classificao, tal como tratada neste manual, e pela abordagem essencialmente tipolgica da documentao.
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para reforar o que foi dito anteriormente, quanto adoo de um nico critrio de ordenao para um mesmo tipo documental: mais freqentemente, necessrio combinar dois ou trs critrios, de modo que a ordenao garanta a agilidade necessria consulta. Alm disso, nota-se que nem sempre a ordenao final ser suficiente para dar conta de todos os tipos de buscas - da a necessidade de elaborar ndices remissivos que contemplem as buscas no atendidas pela ordenao adotada. Outra concluso a que se pode chegar, a partir do que foi examinado at agora, que as modalidades de ordenao usualmente consideradas principais - numrica simples, cronolgica, numrico-cronolgica, alfabtica, geogrfica e temtica - formam, a rigor, duas grandes categorias: uma, das que tomam como referncia elementos informativos compostos por algarismos, e outra, das que tomarn como referncia elementos informativos compostos por letras3 . Como a habilidade de lidar com seqncias numricas crescentes e a de lidar com a seqncia das letras do alfabeto so amplamente compartilhadas pelas pessoas, raro que a aplicao de alguma das modalidades de ordenao acima referidas se depare com dificuldades de porte. No obstante, a ordenao alfabtica, em especial, pode gerar dvidas em algumas situaes especficas, sobretudo quando tiverem de ser ordenados nomes de pessoas fsicas e jurdicas. Nestes casos, so seguidas as regras clssicas de alfabetao: 1) Nomes de pessoas fsicas so registrados de forma invertida, com entrada pelo nome de famlia; 2) Nomes de famlia compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidos por hfen, so considerados no seu conjunto; 3) Nomes de famlia que designam entidades religiosas (santos ou santas) tambm so considerados integralmente; 4) Prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedncia; 5) Artigos e preposies devem ser desconsiderados; 6) Nomes que designam grau de parentesco, (Filho, Neto, Sobrinho) so considerados apenas quando o nome de famlia no for suficiente para realizar a ordenao; 7) Nomes espanhis tm entrada pelo penltimo nome de famlia; 8) Nomes orientais no so invertidos; 9) Ttulos (Prof., Dr., Ministro etc.) so desconsiderados;

3 Para definies tcnicas dos tipos de ordenao anteriormente referidos, consultar: Dicionrio de Terminologia Arquivstica, op. cit.

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10) Nomes de entidades so registrados tal como se apresentam; 11) Eventos (como congressos, reunies, seminrios) tm entrada pelo seu nome, sendo o nmero de sua edio considerado apenas quando o nome do evento no for suficiente para realizar a ordenao4 .

CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS CORRENTES E PERMANENTES


Feita, ento, a abordagem genrica da classificao e da ordenao arquivsticas, cabe tratar um pouco mais de perto das especificidades que apresentam, em arquivos de perfil institucional, nas fases; corrente e permanente.

CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS CORRENTES: RELAES COM O PROTOCOLO E A EXPEDIO DE DOCUMENTOS
Os documentos de arquivo de uma entidade so produzidos para cumprirem uma determinada finalidade e, para isso, usualmente, tramitam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma entidade para outra, ou de um setor para outro da mesma entidade, at finalmente ser arquivados. Todos os documentos que tramitam no interior de uma entidade foram elaborados diretamente por ela ou foram a ela encaminhados. Assim, os documentos de arquivo guardam relaes estreitas com o protocolo e a expedio da documentao. A expedio pode ser centralizada ou no. muito comum que as vrias unidades administrativas de um rgo expeam documentos. A expedio descentralizada costuma obrigar a uma multiplicidade de controles e registros do que expedido, e freqentemente acompanhada da criao de pequenos arquivos em setores e sees (sendo arquivadas, basicamente, as cpias de tudo o que expedido). Neste caso, a pulverizao da organizao dos documentos de arquivo favorece a falta de unidade de procedimentos tcnicos, e tambm dificulta a adoo de um plano de classificao unificado.

Similarmente, nem sempre h um setor ou servio de protocolo centralizado - s vezes, nem mesmo formalmente estruturado. No entanto, de uma forma ou de outra, todo organismo deve providenciar a realizao de algumas das atividades essenciais de um servio de protocolo - receber, identificar, registrar e distribuir os documentos na entidade. Seria desejvel ainda que, a estas atividades bsicas, fosse acrescentada a de classificar os documentos. Qual a importncia de classificar os documentos, nos locais de expedio e de protocolo? A classificao o procedimento mais determinante na organizao dos documentos de arquivo: no que se refere especificamente fase corrente, os documentos podem ser classificados durante a prpria tramitao, o que j os prepara para a integrao aos demais documentos, quando tiverem de ser arquivados. Mais que isso: a classificao dos documentos na sua entrada ou sada do rgo auxilia na atualizao do plano de classificao, pois novos tipos documentais, no previstos no plano, que forem recebidos ou expedidos tero necessariamente que ser incorporados a ele. Neste sentido, se adotado em todas as unidades que lidam com os documentos - seja protocolando-os, expedindo-os ou arquivando-os -, o plano de classificao ser um instrumento fundamental para a realizaro da gesto de documentos.

O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM CLASSIFICADOS E ORDENADOS NOS ARQUIVOS CORRENTES


Na fase corrente, o plano de classificao deve abranger todos os tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todos eles devem ser objeto de organizao, estando, portanto, sujeitos classificao e ordenao. Sendo assim, o plano de classificao ser tambm extremamente til elaborao dos planos de destinao e das tabelas de temporalidade, essenciais no processo de avaliao de documentos de arquivo.

4 As informaes sobre as regras de alfabetao, bem como as modalidades de ordenao, foram em grande medida adaptadas de PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica, 28 ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991. esp. p. 33-62.

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CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS CORRENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA


A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e preciso na sua localizao, e um arquivamento que permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca, entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um documento especfico, cuja data, local de produo e emitente so conhecidos), at a tipolgico-cronolgica (ex.: todos os contratos de trabalho do ltimo exerccio), ou mesmo temtica, no sentido de se referir ao contedo estrito do documento (ex.: todos os documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou departamento etc.). Como j foi mencionado anteriormente, os tipos de busca influenciam enormemente a adoo desta ou daquela modalidade de ordenao. Mas, como tambm j foi salientado, muito embora a ordenao atribuda aos documentos, na fase corrente, deva atender satisfatoriamente s demandas de seus usurios (essencialmente, os funcionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser adequada, igualmente, s necessidades do processo de avaliao.

OS ARQUIVOS PERMANENTES E SUAS RELAES COM OS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS


Teoricamente, o arquivo permanente de uma entidade o seu arquivo corrente transformado pelas eliminaes efetuadas no processo de avaliao e pelas mudanas observadas nos valores primrios e secundrios de seus documentos. Pois, em princpio, os documentos de carter permanente invertem a relao estabelecida, na fase corrente, entre valor primrio e valor secundrio: enquanto os documentos correntes costumam apresentar alto valor primrio e baixo valor secundrio, de se esperar que os documentos de carter permanente possuam baixo valor primrio e alto valor secundrio. Seguindo o mesmo raciocnio, os arquivos intermedirios nada mais seriam do que os arquivos correntes a meio caminho desta transformao.

O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREM CLASSIFICADOS E ORDENADOS NOS ARQUIVOS PERMANENTES


Para organizar os documentos de arquivo de carter permanente, necessrio, primeiramente, estudar a histria, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao para os documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi mencionado, costuma ser denominada arranjo). Ou seja: em suas linhas gerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase corrente. Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fase corrente, de acordo com as diferentes estruturas/atividades ou funes/ atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase permanente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificao adotada, sobretudo em funo das eliminaes realizadas na passagem dos documentos correntes para o arquivo intermedirio (transferncia) e dos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para o arquivo permanente (recolhimento).

VNCULOS DA CLASSIFICAO E DA ORDENAO COM O PROCESSO DE AVALIAO


Do que foi dito, conclui-se que, na fase corrente, tanto a classificao como a ordenao a serem adotadas devem ter no horizonte o processo de avaliao. Os estudos que precedem a classificao dos documentos so decisivos para a compreenso da estrutura e do funcionamento do organismo gerador de arquivo, fornecendo condies para a discusso dos valores administrativos, jurdico-legais e histrico-culturais da documentao (e, conseqentemente, de sua destinao). A classificao, em si - desde que periodicamente atualizada -, possibilita o levantamento sistemtico de toda a produo documental do organismo, sem o qual a tarefa de elaborao dos planos de destinao e das tabelas de temporalidade torna-se extremamente rdua. Resta destacar ainda que a prpria avaliao dos documentos dever determinar, em princpio, transformaes significativas na sua classificao e ordenao (que, na fase permanente, tero que ser repensadas e readequadas).

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CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOS PERMANENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA


Se a classificao tem que ser reformulada, na fase permanente, o mesmo deve ocorrer, em alguma medida, com a ordenao, caso as demandas dos usurios dos documentos de carter permanente sejam pouco compatveis com as necessidades dos usurios dos documentos na sua fase corrente. Nos arquivos permanentes de carter privado, a quase indiferenciao dos usurios - pois a abertura consulta pblica mais rara, neste caso - provavelmente no exigir alteraes na ordenao. J nos arquivos permanentes pblicos, o acesso dos cidados documentao deve ser garantido, o que faz com que os usurios passem a ter um perfil bastante diferenciado: praticamente saem de cena os funcionrios da administrao e passam a predominar os pesquisadores (amadores ou profissionais). Assim, os tipos de busca tendero a se diferenciar bastante, do que era observado na fase corrente. No entanto, no caso de existirem novas demandas de busca, os arquivistas dos arquivos permanentes sero sempre obrigados a optar pela alterao da ordenao dos documentos? Vivendo um ritmo menos frentico de busca dos documentos, tais arquivistas, ao invs de se dedicarem a modificar a ordenao dos documentos, podero optar por elaborar instrumentos de pesquisa que atendam s necessidades dos usurios. Os mecanismos de elaborao destes instrumentos so domnio da descrio arquivstica, outro momento fundamental da organizao de documentos de arquivo. Ao se dedicarem classificao e ordenao arquivsticas, os profissionais da rea certamente encontraro situaes no previstas nos exemplos e comentrios deste manual - e, frente a situaes diferentes, diferentes encaminhamentos devero ser dados. Porm, algum novo problema ou desafio pode ser enfrentado com instrumentos e ferramentas completamente novos? No estamos sempre nos servindo de informaes e experincias j adquiridas, que adaptamos e transformamos constantemente? Longe da pretenso de fornecer respostas a toda a sorte de perguntas, esteve na base da elaborao deste manual apenas a inteno de fornecer os materiais de informao e reflexo necessrios realizao tecnicamente qualificada dos procedimentos arquivsticos de classificao e ordenao. S o fazer de seus leitores poder demonstrar em que grau esta inteno se tornou realidade.

BIBLIOGRAFIA COMENTADA
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. So Paulo: T.A.Queiroz, 1991. Neste livro, Helosa Bellotto - uma das mais importantes arquivistas do pais - rene textos que, em sua maioria, foram anteriormente apresentados em encontros ou publicados em revistas especializadas, aqui fundidos, revisados e/ou ampliados. Captulos mais diretamente relacionados ao tema do manual: Identificao de fundos, Sistemtica do arranjo, A ordenao interna dos fundos. DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. S. Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996. uma verso revista e ampliada do dicionrio publicado pela AAB-Ncleo Regional de So Paulo em 1990. Em seus verbetes, assinala a1gumas concepes inovadoras e polmicas, em relao s terminologias usualmente empregadas no pas. Na definio de suas prprias coordenadoras, o dicionrio o fruto do amadurecimento das discusses terminolgicas que, entre 1991 e 1996, envolveram os profissionais de arquivo - sobretudo os profissionais que participaram mais diretamente do projeto deste dicionrio, entre os quais se inclui a autora do presente manual. HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica general: teoria y prctica. 5a. ed. actualizada y aumentada. Sevilla: Diputacin Provincial de Sevilla, 1991. Manual da conhecida arquivista espanhola, abordando questes arquivsticas fundamentais. Boa introduo para aqueles interessados em conhecer as peculiaridades do debate arquivstico na Espanha, no s em relao classificao e ordenao. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1991. Verso revista e ampliada do trabalho Teoria e prtica de arquivo, publicado em 1972, e que, por sua vez, j era verso do trabalho O papel da arquivstica na documentao, publicado em 1969. , h quase trs dcadas, obra de referncia fundamental na parca bibliografia arquivstica brasileira. Muito embora as reflexes contidas no presente manual guardem, hoje, uma certa distncia deste trabalho de Marilena Leite Paes, certo que so, em grande medida, fruto da sua leitura e releitura constantes.

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SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973. Obra de leitura obrigatria, do arquivista americano que influenciou decisivamente as discusses arquivsticas no Brasil. TESSITORE, Viviane. Arranjo: estrutura ou funo? Arquivo: boletim histrico e informativo, So Paulo, 10(l): 19-28, jan.-jun. 1989. Importante reflexo sobre as implicaes da classificao (arranjo) funcional ou estrutural dos documentos de arquivo. No texto, h um balano das posies de vrios arquivistas sobre a questo, tais como Schellenberg, Michel Duchein, Vicenta Corts Alonso, Antonia Heredia Herrera, Marilena Leite Paes e Helosa Bellotto. VAZQUEZ, Manuel. Introduccin a la Archivologa: guia de estudio. Mercedes (Bs.As): Asociacin Bonaerense de Archiveros, 1994. Manual que rene as posies fundamentais deste arquivista argentino. Mais diretamente relacionado ao tema do presente manual: captulo 3, El documento de archivo.

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